SSP SPU

SSS FH M

PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS

I. PENDAHULUAN Administrasi merupakan proses penyelenggaraan setiap usaha kerjasama manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Untuk terselenggaranya administrasi dengan baik dan mencapai tujuan diperlukan suatu proses yang tertib. Administrasi dalam pengertian luas maupun sempit, dalam penyelenggaraannya diwujudkan dalam fungsi-fungsi administrasi, yang terdiri dari perencanan (planning), pengorganisasian (organizing), pelaksanaan (actuating) dan pengawasan (controlling). Administrasi kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS adalah segenap proses penye1enggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS yang benar-benar berfungsi sebagai tempat dan pusat aktivitas organisasi. Untuk maksud dan tujuan tersebut, penyelenggaraan aktivitas kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS merupakan hal yang sangat vital guna mendukung lancarnya gerak organisasi. II. KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS Untuk menyelenggarakan administrasi organisasi secara efektif, diperlukan adanya suatu tempat tertentu atau pusat aktivitas segala sesuatu yang berhubungan dengan organisasi. Tempat penyelenggaraan administrasi organisasi dinamakan Sekretariat Organisasi atau dengan kata lain Kantor Organisasi. Aktifitas organisasi berpusat pada sekretariat organisasi dan bagi HIMAHI FISIP UNHAS tentunya berpusat di FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Hasanuddin. III. ADMINISTRASI SURAT MENYURAT (KETATAUSAHAAN) Urusan surat menyurat (ketatausahaan) adalah suatu bagian yang penting dari kelengkapan administrasi kesekretariatan. Surat pada hakekatuya adalah bentuk penuangan ide atau kehendak seseorang dalam bentuk tulisan.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Secara terperinci, dikatakan pegertian surat sbb: o Bentuk pernyataan kehendak seseorang kepada orang lain melalui tulisan. o Bentuk suatu media penyampaian perasaan, kehendak, pemikiran dan tujuan seseorang untuk diketahui oleh orang lain. o Merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa dan tujuan seseorang untuk dapat diketahui oleh orang lain. o Juga merupakan suatu bentuk gambaran tentang suatu peristiwa atau keadaan yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Dengan demikian surat merupakan jembatan pengertian dan alat komunikasi bagi seseorang dengan orang lain. Karena alasan tersebut di atas, maka surat harus disusun secara ringkas dan padat, tetapi jelas dan tegas. Bahasa yang dipakai haruslah mudah dimengerti, sederhana, dan teratur. Penulis surat harus memikirkan terlebih dahulu dengan masak apa yang akan ditulis serta menyadari kepada siapa tulisan itu ditujukan, karena melalui surat berarti dia telah mengantarkan dan membawa idenya kepada orang lain. Mengingat pengertian dan sifat dari suatu surat seperti tersebut di atas, maka bagi suatu organisasi surat menjadi sangat penting, yaitu: o Sebagai alat komunikasi o Sebagai dokumen organisasi o Sebagai tanda bukti (alat pembuktian/ persaksian) Dengan daya dan kekuatan serta kemampuan surat, maka pimpinan organisasi dapat menyalurkan suatu kebijakan dan keputusan organisasi serta dapat pula mengetahui tentang perkembangan kehidupan organisasi. Proses penyelenggaraan ketatausahaan atau dengan istilah lain administrasi surat menyurat adalah suatu proses yang terencana dan teratur yang dimulai dengan adanya ide pemugarannya sampai penyelesaian dan penyampaian sebagaimana mestinya. Surat-surat dalam lingkup organisasi HIMAHI FISIP UNHAS terbagi atas surat keluar dan surat masuk. Surat keluar kemudian terbagi atas surat keluar internal dan surat keluar eksternal. 1. Definisi Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan dan ditujukan untuk mengemukakan kehendak atau tujuan terhadap orang/instansi lain. Seperti yang telah dikemukakan

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

sebelumnya, dalam lingkup organisasi mahasiswa HIMAHI FISIP UNHAS, jenis surat keluar dibagi atas dua, yakni : 1. Surat keluar internal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan ditujukan untuk kepentingan internal organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP UNHAS yang termasuk dalam surat ini adalah : surat keputusan, Surat Mandat, Surat Peringatan dan surat lain dimana alamat tertuju surat adalah anggota atau warga HIMAHI FISIP UNHAS secara internal 2. Surat keluar eksternal adalah surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS dan ditujukan untuk kepentingan-kepentingan eksternal organisasi. Yang termasuk dalam surat ini adalah : Surat Permohonan Rekomendasi Kegiatan, Surat Peminjaman, Surat Permohonan Kerjasama, Surat permohonan bantuan dana, Undangan, dll. Surat masuk adalah sarana komunikasi tertulis yang diterima oleh sebuah organisasi atau individu dari organisasi maupun individu di luar organisasi tersebut. a. Jenis Surat HIMAHI FISIP UNHAS Surat Mandat : Surat yang dikeluarkan Untuk memandat seseorang atau beberapa orang anggota HIMAHI FISIP UNHAS untuk melaksanakan suatu tanggung jawab. Surat Keputusan : surat yang berisi tentang suatu keputusan atau ketetapan yang dikeluarkan oleh organisasi. Surat Peringatan : surat yang dikeluarkan untuk memberikan peringatan terhadap anggota HIMAHI FISIP UNHAS atau pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS mengenai suatu hal. Surat Edaran : surat yang bersifat penting untuk diketahui oleh khalayak dan harus disebarkan. Surat Peminjaman: surat yang berisi permohonan peminjaman suatu barang. Surat permohonan kerjasama : Surat yang berisi permohonan untuk menjalin hubungan kerjasama dengan pihak lain di luar HIMAHI FISIP UNHAS Surat Permohonan bantuan dana : Surat yang dikeluarkan untuk memohon bantuan dana guna mendukung aktivitas keorganisasian. Undangan : Surat permohonan atau permintaan yang ditujukan kepada seseorang atau sekelompok orang untuk turut hadir dalam suatu kegiatan. Administrasi surat menyurat meliputi 3 hal : Bentuk dan isi surat Sirkulasi surat (Keluar masuk Surat) Penyimpanan (Pengarsipan)

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

2. Bentuk dan Isi Surat Surat-surat HIMAHI FISIP UNHAS adalah termasuk surat resmi, sehinga bentuk dan isi surat harus mematuhi ketentuan-ketentuan yang telah dibuat organisasi. Ketentuan-ketentuan tersebut meliputi hal pemakaian kertas, pengetikan atau penulisan, bentuk surat, macam dan isi surat. Ketentuan kertas dan huruf dalam pembuatan surat menyurat resmi adalah: a. Surat-surat organisasi ditulis dalam kertas putih ( kertas kop) Ukuran kertas yang. dipakai adalah kertas ukuran folio (F4) : 215mm-330mm Huruf yang digunakan Times New Roman 12 Kop Surat a.1. Header Kop surat dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS diklasifikasikan atas Tiga : 1. Kop pada surat yang dikelurakan langsung oleh pengurus HIMAHI FISIP UNHAS. 2. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh panitia pelaksana. 3. Kop pada surat yang dikeluarkan oleh DPO HIMAHI FISIP UNHAS o Kop surat yang dikeluarkan secara langsung oleh pengurus dari HIMAHI FISIP UNHAS terdiri atas logo HIMAHI di sebelah kiri (kertas) dan logo Unhas di sebelah kanan (kertas) serta bertuliskan nama organisasi diantara kedua logo tersebut. o Kop surat untuk kepanitiaan boleh mengikuti kop yang dikeluarkan oleh pengurus atau pun membuat kop berdasarkan kreativitas dan disesuaikan dengan kegiatan akan tetapi tetap menggunakan lambang HIMAHI FISIP UNHAS dan Universitas Hasanuddin. o Kop Surat Untuk DPO hampir sama dengan Kop Surat yang dikeluarkan oleh pengurus, terdiri atas logo HIMAHI FISIP UNHAS di sebelah kiri kertas dan logo Unhas disebelah kanan serta bertuliskan keterangan DPO diantara kedua logo tersebut a. 2. Footer Footer pada surat Himahi fisip Unhas bertuliskan alamat sekretariat, contact person dan alamat Email organisasi.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

b. Nomor Surat Nomor surat dimaksudkan sebagai bentuk dari penertiban tiap surat yang dikeluarkan oleh himpunan atau kepanitiaan. Tiap surat yang dikeluarkan harus diberi nomor secara berurutan. Dalam Himahi Fisip Unhas penomoran surat dibedakan atas : 1. Surat keluar Internal 2. Surat keluar eksternal 3. Surat kegiatan Departemen 4. Surat kegiatan Panitia Pelaksana b. 1. Penomoran surat keluar internal Surat keluar internal mencantumkan nomor urut surat, kode surat, jenis spesifik surat, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketetuannya adalah sebagai berikut : Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan dan sejak surat pertama diterbitkan. Surat keluar Internal diberi kode A Untuk jenisnya : Surat keputusan diberi kode SK, Surat mandat diberi kode SM, sedangkan kode surat internal jenis lain disesuaikan dengan abjad, misalnya : surat peringatan atau surat teguran (SP/ST). Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi Tahun ditulis dalam bentuk angka Adapun polanya adalah sebagai berikut : Nomor urut surat/Kode surat internal/kode spesifik surat/nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009 Pengecualian : Dalam Organisasi HIMAHI FISIP UNHAS, surat pertama yang dikeluarkan oleh tiap periode kepengurusan yang baru berjalan, biasanya diawali oleh surat istimewa yang isinya berupa surat keputusan penetapan struktur kepengurusan. Contohnya adalah : IST/A/SK/HIMAHI FISIP UNHAS/IV/2009 b. 2. Penomoran surat keluar eksternal Surat keluar eksternal mencantumkan nomor urut surat, kode surat, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Nomor surat terdiri atas tiga digit dan dimulai dari nomor 001 setiap awal kepengurusan dan sejak surat pertama diterbitkan. Surat keluar Eksternal diberi kode B Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi Tahun ditulis dalam bentuk angka Adapun polanya adalah sebagai berikut : Nomor urut surat/Kode surat eksternal /nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/B/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009 b. 3. Penomoran surat kegiatan departemen Surat departemen mencantumkan nomor urut surat, kode surat departemen, nama organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya :

Surat yang dikeluarkan adalah jika bersifat internal departemenm, diberi kode A diikuti angka setelah titik berdasarkan nomor urut departemennya. Jika bersifat eksternal departemen, diberi kode B diikuti angka setelah titik berdasarkan nomor urut departemennya. Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi Tahun ditulis dalam bentuk angka Adapun polanya adalah sebagai berikut : Nomor urut surat/Kode surat departemen/nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/B.1/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009 b. 4. Penomoran surat kegiatan panitia pelaksana Surat Kepanitian memiliki pola tersendiri. organisasi, bulan dan tahun. Ketentuannya : Surat kepanitiaan mencantumkan nomor urut surat, kode surat, pan-pel nama kegiatan, nama

Surat yang dikeluarkan adalah, jika bersifat internal kepanitiaan diberi kode A, Jika bersifat eksternal kepanitiaan diberi kode B. Bulan dikeluarkannya surat ditulis dalam angka romawi Tahun ditulis dalam bentuk angka Adapun polanya adalah sebagai berikut : Nomor urut surat/Kode surat eksternal /pan-pel nama kegiatan/nama organisasi/bulan/tahun Contoh : 005/B/PAN-PEL SIRKUMSISI MASSAL/HIMAHI FISIP UNHAS/II/2009

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

c. Lampiran Lampiran dalam surat adalah dokumen pelengkap lain selain surat utama yang ditujukan kepada pihak lain. Gunanya adalah untuk memberikan informasi tambahan serta meyakinkan kepada tertuju urgensitas sebuah surat. Posisi lampiran ialah di bawah nomor surat. Lampiran dalam surat harus ditulis dengan jelas dan sesuai dengan jumlah pada kenyataannya. Contoh : Lampiran : 1 (satu) rangkap Proposal/ 1 (satu) eks. proposal Atau bisa juga , 1 Lembar daftar kebutuhan inventaris, 2 lembar fotokopi Surat rekomendasi, dll. d. Perihal Surat Mengenai perihal dimaksudkan sebagai inti atau isi singkat surat, biasa juga disebut pokok surat. Tidak terlalu panjang, ringkas tetapi jelas dan tepat. Sehingga dengan membaca perihal atau pokok surat ini saja pembaca atau penerima surat sudah mengetahui (minimal dapat mengetahui maksud surat). Adapun posisi penulisan perihal ialah di bawah lampiran. Contoh : Perihal : Pemateri Ket : Perihal dicetak dengan huruf besar pada awal kata dan cetak tebal. e. Tanggal. Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota, tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat, berada di sebelah kiri atas di bawah kop, sejajar dengan nomor surat. Contoh : Nomor Lampiran Perihal f. : : : Makassar, 03 Januari 2009 Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis secara alphabetical dan diawali huruf kapital.

Alamat Surat Alamat surat yaitu kepada siapa surat itu ditujukan, terletak pada kiri atas surat dibawah perihal atau pokok surat. Contoh :

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Nomor Lampiran Perihal

: : :

Kepada/ Yang Kami Hormati Pembantu Dekan III Fisip Unhas di Tempat Ket : - Jarak antar kalimat 1,5 spasi Berdasarkan kaidah Bahasa Indonesia yang baku, penggunaan kata Kepada dan Yang Kami Hormati tidak dicantumkan secara bersamaan melainkan salah satunya saja guna menghindari pemborosan penggunaan kata sandang. Nama pihak tertuju ditulis dengan menggunakan huruf tebal. g. Kalimat Permulaan Surat Kalimat pada permulaan surat menggunakan salam pembuka. Kalimat permulaan ini berfumgsi sebagai pembuka surat, ditulis dengan alinea baru, berjarak 2 spasi dibawah alamat surat. Contoh : Kepada/Yang Kami Hormati ...................................... di Tempat Assalamu Alaikum Wr. Wb. Puji syukur atas segala limpahan rahmat dan ridha Allah SWT, semoga segala aktifitas kita selalu berada di bawah lindungan-Nya. Amin. h. Isi Surat Surat pada dasarnya tidak berbeda dengan suatu karangan. Penyusunannya memakai sistematika sebagai berikut: Pendahuluan Isi (uraian persoalan/pokok surat) Penutup

h. 1. Pendahuluan

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Pendahuluan

dimaksudkan

untuk

menarik

perhatian

pembaca/penerima surat tentang hal atau masalah yang dipersoalkan dalam surat itu. Kalau hanya sekedar menyampaikan berita singkat, kalimat pendahuluan ini tidaklah menjadi keharusan tetapi pertimbangannya adalah efisiensi. Tetapi bila menyangkut persoalan penting (apalagi memerlukan penguraian dan perincian), maka surat itu mestilah memakai kalimat pendahuluan. Gunanya tidak hanya sekedar menarik perhatian melainkan sebagai motivasi (konsideran). Contoh : Surat Pemberitahuan dengan ini disampaikan pemberitahuan/penyampaian). Surat Jawaban = Memenuhi undangan saudara atau merujuk pada surat saudara nomor........tertanggal......dst (untuk surat permintaan, jawaban, balasan, pertanyaan). Tempo-tempo kalimat pendahuluan ini bisa berupa konstalasi ataupun pertimbangan-pertimbangan yang melatarbelakangi hingga surat ini dibuat, misalnya : Surat berdasarkan tujuan pada:..................... h. 2. Isi (Uraian Persoalan/Pokok Surat) Selain Maksud Surat, sasaran atau tujuan isi surat haruslah jelas. Iapun harus dipertanggung jawabkan. Untuk itu hal-hal yang harus diperhatikan adalah : 1. Jangan memakai kalimat yang panjang dan berbelit-belit. Singkat = Sehubungan dengan pelaksanaan kegiatan........oleh HIMAHI FISIP UNHAS yang akan dilaksanakan = diberitahukan bahwa............. atau bahwa.......dst. (Untuk surat-surat

lagi terputus-putus juga tidak baik, hal-hal yang seperti ini biasanya akan membuat salah pengertian bagi penerima surat. Untuk mudah dipaham, maka pada surat-surat yang panjang sebaiknya atau seharusnya diberi alinea. Jumlah alinea tergantung dari banyaknya pokok-pokok yang ada dalam surat tersebut. Pembagian dalam alinea sangat memudahkan pengertian. Jarak antara alinea 1,5

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

(satu setengah) dan jarak antara kalimat dalam satu alinea adalah 1 (satu) spasi. 2. Dalam satu surat sebaiknya/seharusnya hanya untuk satu jenis permasalahan. Sebab pencampuran soal dalam satu surat akan menimbulkan kesulitan, baik dalam penyusunannya dan mencari kembali surat itu bila diperlukan lagi. 3. Dalam penyusunan isi surat, selanjutnya yang harus dijaga, yakni katakata dalam kalimat yang digunakan hendaklah sopan dan wajar, tidak berlebih-lebihan, kecuali yang sudah lazim digunakan. Pengaruh bahasa sangat besar sekali, sebab di dalamnya tergambar tentang sikap orang yang membuat surat itu. Oleh sebab itu, untuk menyusun surat diserahkan kepada orang yang memiliki keahlian linguistik. h. 3. Penutup Kalimat penutup Untuk kesopanan dalam melaksanakan suatu korespondensi, perlu adanya kalimat-kalimat penutup seperti : Demikianlah surat permohonan ini kami buat, atas perhatian dan kebijaksanaanya kami mengucapkan banyak terima kasih. Fungsi kalimat penutup adalah sebagai pemanis surat yang kita buat. Karena itu bukanlah suatu keharusan mutlak dalam pembuatan surat-surat resmi. Kalau dalam pembuatan surat dimulai dengan Assalamu Alaikum Wr. Wb. maka dalam penutup diakhiri dengan Jazzakumullah Khairan Katsiran, Wassalamu Alaikum Wr. Wb. Tanggal Penulisan tanggal surat : secara berurut dituliskan nama kota, tanggal bulan dan tahun dikeluarkannya surat. Posisi penulisan tanggal ini, berada di sudut kanan atas, tepatnya di bawah kop dan sejajar dengan nomor surat. Nama kota dan bulan dikeluarkannya surat harus ditulis

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

secara alphabetical dan diawali huruf kapital. Contoh : Makassar, 03 Januari 2009. Ket. : Terkecuali untuk beberapa jenis surat yang khusus seperti SK atau SM, maka penulisan tanggalnya adalah 4 spasi di bawah kalimat terakhir. Pembubuhan tanda tangan resmi Resminya suatu surat ditandai dengan adanya tanda tangan dan pembubuhan stempel. Selanjutnya untuk penetuan pihak-pihak yang bertanda tangan dalam surat, disesuaikan pada jangkauan dan kebutuhan resmi surat yang akan dikeluarkan. Pemegang jabatan tertinggi selalu berada pada posisi kiri. Berikut adalah beberapa pengaturan pembubuhan tandan tangan dalam surat yang dikeluarkan oleh HIMAHI FISIP UNHAS : 1. Surat Keputusan pertama atau surat Istimewa ditandatangani oleh Formatur Tunggal, Steering Committe, Diketahui Oleh Ketua Jurusan dan Disetujui Oleh Pembantu Dekan bagian Kemahasiswaan (PD III). 2. Surat Keputusan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris serta diketahui oleh Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Intenasional. 3. Surat Mandat : ditandatangani oleh Ketua Himpunan. 4. Surat Rekomendasi Kegiatan : ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Ketua Panitia Pelaksana serta diketahui oleh ketua Jurusan. 5. Surat permohonan peminjaman secara umum ditandatangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris. 6. Surat permohonan peminjaman peralatan terhadap instansi khusus atau pihak akademik seperti peminjman LCD atau ruangan ditandatangani oleh Ketua Himpunan, Sekretaris dan/atau diketahui oleh Pembantu Dekan III FISIP UNHAS. 7. Surat-surat lain seperti surat permohonan bantuan dana, atau permohonan kerjasama terhadap instansi/organisasi lain pada umumnya ditandangani oleh Ketua Himpunan dan Sekretaris. 8. Khusus untuk persuratan kegiatan (Departemen dan Panitia Pelaksana), ada penjelasan lebih lanjut pada halaman selanjutnya.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Posisi pembubuhan tanda tangan berada pada bagian bawah surat, dimana pembubuhan tanda tangan pengurus oleh ketua Himpunan di sebelah kanan kertas dan Sekretaris di sebelah kiri kertas. Untuk pihak yang mengetahui atau menyetujui pembubuhan tanda tangan diposisikan dibawah pembubuhan tanda tangan pengurus. Contoh : Hormat Kami Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2008-2009 Nama Ketua Mengetahui, Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional Nama NIP. Ket. : Pembubuhan stempel (pengurus) pada tanda tangan Pengurus, yakni di sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda tangannya. i. Tembusan Tembusan dalam sebuah surat adalah pihak-pihak yang dinilai berkepentingan untuk turut menerima surat yang dikelurkan oleh sebuah organisasi. Oleh karena itu, untuk penetapan pihak-pihak yang berkepentingan untuk turut menerima draft surat yang dikeluarkan adalah berdasarkan kebutuhan dalam organisasi. Dalam lingkungan HIMAHI FISIP UNHAS, setiap surat keluar internal, wajib diberikan tembusan kepada DPO HIMAHI FISIP UNHAS. Contoh tertuju tembusan yang dikeluarkan HIMAHI FISIP UNHAS pada umumnya : 1. 2.
3. 4. 5. 6. 7. Pembantu Dekan III FISIP UNHAS Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional FISIP UNHAS Ketua Senat Mahasiswa FISIP UNHAS Ketua HMJ Se-FISIP UNHAS DPO HIMAHI FISIP UNHAS Masing-masing yang bersangkutan Arsip

Nama Sekretaris

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Dalam menuliskan tembusan surat juga harus disesuaikan dengan tingkatan jabatan tertuju tembusan, dengan mengurutkan dari atas ke bawah sesuai dengan jabatan yang tertinggi . Tembusan surat berada pada bagian bawah sebelah kiri surat diatas footer. Font pada tembusan surat berjenis Times New Roman berukuran 8. j. Persuratan Kegiatan Pada dasarnya kerangka surat yang dikeluarkan untuk suatu kegiatan sama dengan kerangka surat organisasi (HIMAHI) yang telah dijabarkan sebelumnya. Perbedaan yang ada dalam surat kegiatan ini, terletak pada pejabat/pihak yang berwenang untuk menandatangani surat tersebut, yaitu ketua dan sekretaris panitia pelaksana dan diketahui oleh pengurus himpunan dalam hal ini, ketua himpunan atau koordinator departemen yang membawahi kegiatan tersebut. Apabila kegiatan dilaksanakan secara langsung oleh departemen yang bertanggung jawab tanpa kepanitiaan yang di-SK-kan oleh ketua himpunan, maka yang bertanda tangan adalah koordinator departemen, dan diketahui oleh ketua himpunan Contoh 1. Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan yang di-SK-kan oleh Ketua Himpunan: Hormat Kami Panitia Pelaksana Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua Mengetahui, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Sekretaris

NAMA Ketua /Koord. Departemen

Contoh 2. Surat kegiatan yang dikeluarkan oleh departemen Keterangan : 1. Nama ditulis dengan huruf kapital dan tebal, jabatan ditulis dengan huruf kapital pada awal, tanpa menggunakan huruf tebal.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

2. Bentuk penomoran surat sama dengan penomoran surat himpunan, tetapi ditambah dengan cantuman Panpel kegiatan/Departemen yang bersangkutan. 3. Kode surat kegiatan A : Internal kepanitiaan dan organisasi B : Eksternal 4. Pembubuhan stempel (Paniatia Pelaksana) pada tanda tangan Panitia Pelaksana, yakni di sudut kiri sekretaris dangan menyentuh nama serta tanda tangannya, sedangkan pada tanda tangan pengurus, stempel (pengurus) terletak pada sudut kiri nama dan tanda tangan pengurus. (untuk Contoh 1) 5. Untuk Contoh 2, stempel panitia pelaksana dibubuhkan pada sudut kiri penanggung jawab kegiatan dan stempel pengurus pada susut kiri ketua. 6. Adapun untuk surat tertentu (dalam hal ini berdasarkan tempat/instansi yang akan disurati) yang membutuhkan persetujuan Ketua Jurusan / PD III, diletakkan di sebelah kiri atau di bawah pengurus HIMAHI.

Contoh :
Hormat Kami Panitia Pelaksana Rapat Kerja HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua

NAMA Sekretaris

Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X NAMA Ketua / Koord. Departemen FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Sekretariat

Menyetujui, Pembantu Dekan III Fisip Unhas

Mengetahui, Ketua Jurusan Ilmu Hubungan Internasional

NAMA NIP.

NAMA NIP.

IV. SIRKULASI PERSURATAN Untuk memudahkan sistem administrasi dan kesekretariatan, dalam hal ini pengelolaan surat menyurat, baik surat masuk maupun surat keluar, pengarsipan dan dokumentasi agar teratur dan sistematis, maka sistem peng-agendaan surat perlu diatur tersendiri. Adapun unsur-unsur yang penting untuk dicatat adalah : Nomor urut surat Nomor kode arsip Nomor surat Tanggal terima dan tanggal keluar Nomor dan tanggal surat Isi surat Asal surat, tertuju surat Keterangan (tambahan untuk keterangan surat)

1. Surat Keluar Surat keluar harus melalui sirkulasi sebagai berikut. a. Konsep surat harus terlebih dahulu mengajukan permohonan persetujuan kepada pengurus yang berkepentingan (Administrasi Umum) agar tidak terjadi perbedaanperbedaan antar muatan isi dan redaksi surat tersebut. b. verbal. c. Penulisan surat keluar dalam agenda buku verbal disesuaikan dengan perihal pengiriman surat, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan undangan, peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan permohonan utusan, dll Buku verbal untuk surat keluar memuat antara lain: Konsep surat yang telah mendapat persetujuan, kemudian diberi nomor

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Nomor unit surat Nomor surat Kepada siapa surat ditujukan Tanggal surat Perihal rinci isi surat

Contoh Agenda Buku Verbal No. Urut 1 No. Surat 038/B/HIMAHI FISIP UH/IV/2008 d. Kepada Rektor Unhas Tanggal 3 Juni 2007 Perihal Permohonan peminjaman gedung Keterangan -

Konsep surat yang telah mendapat persetujuan dan nomor surat diketik sesuai dengan jumlah yang dikehendaki bersangkutan. Legalitas organisasi (tanda tangan Ketua/Koord. Departemen, Sekertaris dan stempel).

2. Surat Masuk Sirkulasi surat masuk dalam kerangka organisasional HIMAHI FISIP UNHAS adalah sebagai berikut : a. Surat yang masuk dan sampai ke tangan pengurus yang berkepentingan harus diperlihatkan kepada ketua atau pengambil keputusan tertinggi organisasi/Himpunan untuk kemudian ditindaklanjuti. b. Surat yang telah disampaikan kemudian diberi nomor verbal.

c.

Penulisan surat masuk dalam agenda buku verbal diklasifikasikan berdasarkan perihal surat yang masuk, misalnya undangan disatukan penulisannya dengan undangan, peminjaman dengan peminjaman, permohonan utusan dengan permohonan utusan, dll Buku verbal untuk surat masuk memuat Pencatatan surat dalam agenda/buku haruslah berisi sebagai berikut :

No urut surat No. Surat masuk Perihal Organisasi/instansi/indvidu pengirim surat Tanggal masuk
FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Sekretariat

Keterangan Contoh :

No. Urut 1

No. Surat 044/B/panpelkampung HUMANIS/Lec.2005/III/2009

Perihal Undangan

Pengirim HUMANIS FISIP UNHAS

Tanggal 15 masuk Maret

Keterangan -

2009

V. ADMINISTRASI KEARSIPAN Arsip adalah kumpulan warkat/surat-surat yang disimpan secara otomatis, karena mempunyai suatu kemanfaatan apabila dibutuhkan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi intinya arsip berarti pengumpulan dan penyimpanan warkat/surat-surat. Tata kearsipan yang sempurna yakni apabila semua surat dan dokumen-dokumen lainnya tersimpan pada suatu tempat tertentu dan teratur rapi, dan apabila diperlukan kembali, dapat dengan mudah ditemukan walaupun surat-surat tersebut telah tersimpan lama. Pengarsipan yang baik sangat berguna terutama membantu kelancaran dan kerapian organisasi pada khsusnya, serta membantu perkembangan ilmu pengetahuan pada umumnya. Surat-surat organisasi pada prinsipnya harus disimpan di sekretariat/kantor. Sangat tidak benar dan dilarang apabila penyimpanan surat-surat organisasi di luar arsip organisasi ataupun oleh person-person pengurus. Untuk lebih memudahkan pengarsipan surat

HIMAHI FISIP UNHAS dibuat dalam dua bentuk, yakni pengarsipan dalam bentuk fisik dan penyimpanan arsip dalam bentuk soft file. Pengarsipan fisik Untuk memperoleh kepraktisan lebih lanjut dari kode-kode dasar surat keluar dibagi 2 (dua), yakni kode A dan kode B sesuai kebutuhan, yaitu: 1. Surat Keluar Intern Organisasi (A) Surat keluar intern departemen (A.Kode Departemen) 2. Surat Keluar Ekstern Organisasi (B) Surat keluar ekstern departemen (B.Kode Departemen) 3. Surat Masuk Organisasi Setiap bentuk fisik surat yang masuk maupun yang dikeluarkan diarsipkan dalam map atau filling list tertentu.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

1. Pengarsipan Surat dalam Bentuk Soft File a. Surat Keluar Pengarsipan surat keluar bentuk soft file di HIMAHI FISIP UNHAS, terbagi atas dua yakni surat keluar internal dan surat keluar ekternal. Folder-folder yang berisi konten surat-surat tersebut terintegrasi dalam folder kepengurusan yang sedang berjalan. Demi memudahkan pencarian arsip dalam komputer, maka suratsurat keluar diatur dalam beberapa kode indeks. Surat keluar internal berbentuk folder dengan kode (A). tersebut kembali dibedakan atas dua yakni : Surat Keputusan dengan indeks A(X1) Surat Mandat dengan indeks A(X2) Selanjutnya pengaturan surat keluar eksternal pada dasarnya hampir sama dengan dengan surat keluar internal. File surat keluar eksternal juga terintegrasi dalam folder kepengurusan, hanya saja jenis atau pengelompokan surat dalam surat keluar internal jauh lebih banyak. Hal ini menyangkut perihal kepentingan surat yang dikeluarkan. Surat keluar eksternal berbentuk folder dengan kode (B). tersebut kembali dibedakan atas empat, yakni : Surat permohonan rekomendasi kegiatan B(X1) Surat permohonan bantuan dana B(X2) Surat permohonan peminjaman dan penambahan inventaris B(X3) Surat undangan dan kerjasama B(X4) Dalam folder Dalam folder

Contoh :

b. Surat Masuk Pengarsipan surat masuk dalam bentuk soft file tidak dibedakan lagi berdasarkan perihal pengiriman surat tersebut. Bentuk pengetikan surat masuk disesuaikan dengan pencatatan surat dalam buku agenda persuratan VI. FORMAT LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN (LPJ)

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Laporan Pertanggungjawaban sangat berfungsi vital bagi setiap organisasi. Kedua hal tersebut berfungsi sebagai bukti administratif dan laporan tertulis dari berjalannya suatu kegiatan atau suatu kepengurusan, oleh karena itu penulisan LPJ harus betul-betul berdsarkan kenyataan dan objektif. Adapun pengelompokan LPJ dalam organisasi HIMAHI FISIP UNHAS adalah terbagi dua : 1. LPJ Kegiatan 2. LPJ Pengurus Berikut adalah formatnya : 1. LPJ Kegiatan : A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul) B. Pendahuluan C. Kondisi Objektif Kepanitiaan : Internal Eksternal Persiapan Hari Pelaksanaan Kegiatan

D. Gambaran Umum Kegiatan

E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran) F. Lampiran : Lampiran SK Kepanitiaan Lampiran Administrasi Persuratan Laporan Keuangan Dokumentasi Kegiatan Lampiran lain yang dianggap perlu Keterangan : Gambaran umum kegiatan harus dipaparkan serinci mungkin dan memuat hambatan-hambatan dalam pelaksanaan kegiatan, serta target yang ingin dicapai. Contoh lembar pengesahan LPJ Kegiatan : Lembar Pengesahan LPJ Kegiatan Hi-Fest 2008, Sebuah langkah kecil untuk dunia yang lebih baik Pelataran Baruga Universitas Hasanuddin, 22-24 April 2008

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Disahkan di, Makassar, 09 Mei 2008 Steering Commitee Hi-Fest 2008 CAKRA BASTIAN Koordinator Organizing Committee Hi-Fest 2008 HASRUL EKA PUTRA Ketua Mengesahkan, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2008-2009 AHMAD ZAKY Ketua

2. LPJ Pengurus A. Lembar Pengesahan LPJ (setelah sampul) B. Pendahuluan C. Kondisi Objektif Kepengurusan Internal Eksternal

D. Laporan evaluasi tiap departemen E. Penutup (berisi ucapan terima kasih, kritik dan saran) F. Lampiran : Lampiran Administrasi persuratan Laporan Keuangan Lampiran Keanggotaan HIMAHI FISIP UNHAS Lampiran lain yang dianggap perlu (semacam, LPJ kegiatan-kegiatan,

nota pengeluaran, dll) Contoh lembar pengesahan LPJ Pengurus :

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Lembar Pengesahan LPJ Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

Disahkan di, Makassar, 09 Mei 2009 Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 200X-200X

NAMA Ketua Mengesahkan, Presidium Sidang Musyawarah besar XXIII

NAMA Sekretaris

Pimpinan Sidang Sidang

Pimpinan Sidang

Pimpinan

VII. INVENTARISASI DOKUMEN ORGANISASI 1. Inventarisasi Organisasi Inventarisasi Organisasi adalah segala sesuatu yang menjadi milik organisasi dan menjadi kekayaan organisasi. Inventarisasi organisasi pada pokoknya terbagi dua, yaitu: Inventarisasi permanen Inventarisasi organisasi yang tidak permanen. Yang digolongkan inventaris permanen adalah inventaris organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami perubahan, misalnya: - Gedung Sekretariat/kantor - Alat-alat Tulis kantor kecuali barang-barang habis terpakai seperti spidol, pulpen, dll. - Dsb

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Untuk mengontrol inventaris orsanisasi ini perlu dibuat daftar inventarisasi. Sesuai dengan penggolongn di atas, maka kita dapat membuat daftar inventarisasi dua macam, yakni : 1. Daftar inventarisasi organiasi yang permanen. 2. Daftar Inventarisasi organisasi yang tidak permanen (habis terpakai) dalam waktu relatif pendek yang biasa disebut Buku Stok. Tujuan dibuat daftar inventarisasi organisasi ialah : a. b. c. Menunjukkan kuantitas fisik inventaris organisasi. Untuk menghindari adanya pemborosan. Sebagai alat kontrol dari inventaris (mengetahui kerusakan, perubahan, penggantian, serta menambah bila terjadi kekurangan). Penyimpanan inventaris organisasi harus dilakukan dengan baik oleh orangorang yang bertanggung Penyimpanan harus jawab sesuai dengan serta job description kesekretariatan. di sekretariat, tidak dilaksanakan ditempatkan

diperkenankan dibawa atau disimpan di rumah fungsionaris. 2. 1. Dokumen Organisasi Dokumen organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan, penyimpanan serta penjagaan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah menurut hukum dan juga merupakan peristiwa-peristiwa atau suatu kejadian dan kemudian disimpan. Pada hakekatnya semua arsip organisasi adalah Dokumen.

Bentuk-bentuk dokumen : 1. Gambar-gambar dan foto-foto. 2. Tulisan-tulisan dan surat-surat penting. 3. Foto copy atau salinan surat penting. 4. Surat kabar, majalah, dan lain sebagainya. 2. Dokumentasi itu selain digunakan untuk kepentingan tertentu juga dipakai untuk menyusun laporan tahunan organisasi serta tanda bukti yang sah. 3. Pemeliharaan dan penyimpanan dokumen seperti halnya barangbarang inventaris dan arsip, hendaknya disusun dengan rapih dan teratur dalam map-map tertentu dengan pengelompokan menurut kebutuhan. 4. Dokumentasi aktivitas juga sangat penting sebagai bukti historis yang dimiliki organisasi.

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

3.

Pengaturan Pengarsipan dan Inventarisasi a. Surat (Hard File) Pengarsipan surat terdiri atas tiga folder dengan rincian sebagai berikut:

Surat masuk (1 folder), dalam folder pengarsipan dipilah berdasarkan jenis-jenis suratnya, yakni :

1. Surat Keputusan 2. Surat Mandat 3. Surat Permohonan 4. Surat Undangan 5. Surat Rekomendasi Kegiatan
-

Surat keluar, pada bagian ini terdiri atas 2 folder, yakni surat keluar internal dan surat keluar eksternal, pemilahannya sama dengan yang dilakukan pada folder surat masuk, namun pada folder ini tidak terdapat surat rekomendasi. b. Kode Surat Departemen Untuk kode departemen disesuaikan berdasarkan departemen-departemen yang dibentuk sesuai dengan kebutuhan (A.1 dan B.1) (A.2 dan B.2) (A.3 dan B.3) kepengurusan. Contoh pada kepengurusan HIMAHI periode 2008/2009 terdapat enam departemen, yaitu :

Dept. Perkaderan dan Keorganisasian Dept. Kesekretariatan dan Inventaris Dept. Advokasi dan kajian Strategis Dept. Dana dan Usaha Dept. Hubungan masyarakat Dept. Sosial dan Kemanusiaan c. Penomoran inventaris

(A.4 dan B.4) (A.5 dan B.5) (A.6 dan B.6)

Barang non pustaka Dalam hal ini, yang diberi penomoran hanya untuk inventaris yang permanen. Sistem penomoran: No.X/A/HIMAHI-UH/XX Ket: X A HIMAHI-UH XX = Nomor barang yang terdiri atas tiga digit = Kode untuk barang non pustaka = Kode organisasi = Tahun masuknya barang

- Perpustakaan, terbagi atas:

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

1. Buku Sistem penomoran: No.X/B.1/HIMAHI-UH/XX No.X/B.2/HIMAHI-UH/XX Ket: tiga digit B.1 B.2 HIMAHI-UH XX 2. Skripsi Sistem penomoran: No.X/C/HIMAHI-UH/XX Ket: atas tiga digit C HIMAHI-UH XX d. Penomoran Anggota Penomoran anggota hanya dilakukan bagi anggota HIMAHI FISIP UNHAS yang telah ditetapkan sebagai anggota penuh. Hal ini untuk menjaga keefektifan atau menghindari kerancuan/perubahan nomor keanggotaan bagi anggota muda yang nantinya ditetapkan sebagai anggota penuh di kemudian hari. Adapun pada proses pemberian nomor kenggotaan, dilakukan dengan bentuk koordinasi antara Departemen Kesekretariatan dan Inventaris dengan Departemen Perkaderan dan Keorganisasian. Sistem penomoran: HIMAHI-UHXXYYY Ket: HIMAHI-UH XX YYY = Kode organisasi = Dua angka terakhir dari tahun ditetapkan menjadi anggota penuh = Nomor keanggotaan yang terdiri atas tiga digit = Kode untuk Skripsi = Kode organisasi = Tahun masuknya skripsi X = Nomor skripsi yang terdiri = Kode buku keilmuan HI = Kode buku di luar X = Nomor buku yang terdiri atas

keilmuan HI (termasuk majalah maupun novel) = Kode organisasi = Tahun masuk buku

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

Ket. : Pemberian nomor keanggotaan diawali dengan 001 pada penetapan keanggotaan penuh di tiap kepengurusan. VIII. PENUTUP 1. Pedoman adminitrasi kesekretariatan merupakan hal yang sangat penting diperlukan guna keseragaman menuju suatu bentuk organisasi yang modern dan efektif dalam proses kerjanya. 2. Untuk melaksanakan administrasi kesekretariatan yang baik sangat tergantung pada pelaksana-pelaksananya, yaitu terutama staf sekretariat (dalam hal ini Dept. Kesekretariatan dan Inventaris) dengan bantuan dan pengertian dari anggota pengurus lainnya bahkan seluruh anggota. 3. Akhirnya dengan adanya pedoman administrasi kesekretariatan ini. Mudah-mudahan HIMAHI FISIP UNHAS akan lebih mampu bekerja dengan efektifitas yang maksimal dan mengeliminasi kekurangan sebelumnya, berkat adanya administrasi yang teratur dan rapih. Wassalam, Makassar, 23 Mei 2009 Tim Penyusun : 1. Andi Mallombasang 2. Ridwan Mappa 3. Nur Amaliah Mardianty Wasahua 4. Dept. Kesektariatan dan Inventaris HIMAHI FISIP UNHAS

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

KATA PENGANTAR Alamdulillahhi Rabbil Alamiin, akhirnya hanya kalimat inilah yang dapat kami ucapkan sebagai rasa syukur yang tak terhingga kepada Sang Maha Kuasa dan Sang Pemberi Hidayah, yang atas petunjuk dan tuntunan-Nya-lah hingga kami dapat menyelesaikan penyusunan Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS ini. Shalalawat serta Salam atas Nabi Muhammad SAW, sang pembawa perubahan. Tak lupa pula ucapan terima kasih kami haturkan kepada segenap pihak yang telah berperan serta member sumbangsih selama proses penyusunan ini berlangsung. Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini akhirnya rampung setelah melalui proses penyusunan selama dua periode kepengurusan HIMAHI FISIP UNHAS, yakni periode 2007/2008 dan dilanjutkan pada periode 2008/2009, oleh tim perumus yang dimandat langsung oleh Ketua HIMAHI pada dua periode kepengurusan tersebut dengan komposisi yang sedikit mengalami perubahan, kemudian ditetapkan dalam Lokakarya Kamus Kelembagaan dan Pedoman Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS. Adapun pembuatan Pedoman Administrasi Kesekretariatan ini awalnya atas rekomendasi dari Musyawarah Besar XXII HIMAHI FISIP UNHAS dan dilanjutkan sebagai rekomendasi Musyawarah Besar XXIII, karena beberapa kendala yang menghambat proses penyelesaiannya. Alasan pembuatannya adalah atas saran warga agar proses administrasi dan kesekretariatan dalam HIMAHI FISIP UNHAS dapat berjalan dengan tertib dan teratur. Untuk itu penyusunan pedoman ini disesuaikan dengan kebutuhan internal organisasi organisasi HIMAHI sendiri. Kami menyadari bahwa penyusunan Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS ini masih jauh dari kata sempurna, namun besar harapan agar Pedoman ini dapat menjadi panduan bagi pengurus maupun warga dalam menjalankan proses kerja administrasi kesekretariatan di kemudian hari. Akhir kata, semoga adanya ini dapat memberi manfaat yang besar serta pembelajaran bagi kita semua. Amin Wassalam, Makassar, 26 Mei 2009

Tim Penyusun

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person

LEMBAR PENGESAHAN PEDOMAN ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN HIMAHI FISIP UNHAS Ditetapkan di, Makassar, 09 Mei 2008 Tim Penyusun Pedoman Administrasi Kesekretariatan HIMAHI FISIP UNHAS

ANDI MALLOMBASANG

RIDWAN MAPPA

NUR AMALIAH MARDIANTY W.

DEPT.KESEKRETARIATAN DAN INVENTARIS

Mengesahkan, Pengurus HIMAHI FISIP UNHAS Periode 2007/2008

AHMAD ZAKY Ketua

Sekretariat

FIS IV Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik, Universitas Hasanuddin, Tamalanrea Makassar 90245. e-mail/friendster : himahiunhas@yahoo.com Contact Person