Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

REGIONAL VALLE
CENTRO DE GESTION TECNOLGICA DE SERVICIOS
Sistema de Gestin de la Calidad

Fecha: Febrero 2 de 2009 Pginas. 1 de 6

ISO9001:2008 MDULO 3. DOCUMENTACIN DE UN SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD Taller Semana 4

ACTIVIDAD SEMANA 4
DATOS GENERALES

Programa

SENA Puntaje Modalidad de La actividad Objetivo de la Actividad Grupal:

Programa Sistemas de Gestin de la Calidad ISO9001:2008 Modulo: Documentacin de un Sistema de Gestin de la Calidad ISO9000 REGIONAL SANTANDER 10 puntos, equivalentes al 50% de la nota acumulada de la semana 4. INDIVIDUAL Identificar y aplicar los conceptos bsicos sobre el control de documentos y control de registros.

INTRODUCCIN Ahora usted hace parte el comit de calidad de la empresa donde labora y como responsable del proceso de calidad ya conoce sobre los conceptos de calidad, los aspectos ms importantes de la normalizacin, la documentacin exigida por la norma ISO9001:2008, y ha desarrollado algunos documentos como el manual de calidad, el mapa de procesos, ha revisado los aspectos a tener en cuenta para la caracterizacin de procesos y elaboracin de procedimientos. Igualmente, ha elaborado un diagnstico frente a la documentacin actual de la empresa, y en el surgi un anlisis de acuerdo a las respuestas que obtuvo. El reto con el desarrollo de la actividad que logre definir y desarrollar dos de los seis procedimientos documentados obligatorios que exige la norma, estos procedimientos son: 4.2.3 Control de los documentos y 4.2.4 Control de los registros

Para el logro de lo anterior, se ha diseado el desarrollo de la presente actividad, donde usted realizar un ejercicio interesante y enriquecedor para su aprendizaje.

PAUTAS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD GRUPAL Deber realizar la siguiente actividad: Con base en la documentacin presentada durante el desarrollo del curso Documentacin de un Sistema de Gestin de Calidad:

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1. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de documentos que aplica o aplacara en su empresa.

EL DIAGRAMA DE FLUJO CONTROL DOCUMENTOS

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2. Escoja un proceso misional, diligencie el siguiente formato: Listado maestro de documentos, con los documentos del Proceso que escogi.

Cdigo

Nombre del Documento

Responsable

Versin

Fecha de Aprobacin 16/10/2008

PE.001.CAR

PLANEACION ESTRATEGICA MEJORAMIENTO CONTINUO Y GESTION HSEQ

GERENCIA

HSEQ.001.CAR

HSEQ

16/10/2008

PC.001.CAR

PROCESO DE CONTABILIDAD GESTION COMERCIAL GESTION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y COMPRAS CARACTERIZACION PROCESO DE MANTENIMIENTO

CONTADORA

0
16/10/2008

GC.001.CAR GAC.001.CAR

JEFE OPERACIONES JEFE ADMINISTRATIVO

0 0

16/10/2008

16/10/2008

PM.001.CAR

JEFE OPERACIONES/AUXILIAR MANTENIMIENTO

0
16/10/2008

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3. Elaborar el diagrama de flujo del Procedimiento de Control de Registros que aplica o aplacara en su empresa.

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4. Diligencien el siguiente formato: Listado maestro de Registros, con los documentos del proceso que seleccion:

Cdigo

Nombre del Documento Responsable Ubicacin Acceso

Tiempo de Retencin

Disposicin Final

PE.001.FOR

HSEQ.001.FOR GC.001.FOR

Listado maestro de documentos Listado maestro de documentos internos Opcin de negocios Listado de proveedores aprobados

HSEQ

HSEQ

DIGITAL

2 AOS

DESTRUCCION

HSEQ GERENCIA ADMON OPERATIVA HSEQ

HSEQ GERENCIA ADMON OPERATIVA HSEQ

DIGITAL, MC DIGITAL RED GC DIGITAL

2 AOS

DESTRUCCION

2 AOS

DESTRUCCION

GAC.001.FOR

2 AOS

DESTRUCCION

5. Comente por lo menos dos dificultades que surgen al momento de establecer control sobre los registros y sobre los documentos del sistema y proponga por lo menos una solucin a cada dificultad.

Cuando las empresas son pequeas no hay un responsable de calidad que haga el trabajo de actualizar documentos o controlar registros, terminamos con archivos obsoletos y a la final ms papeles. La solucin sera distribuir las funciones, dejando en claro los responsables de llevarlas a cabo y las fechas de ejecucin.

El desconocimiento de la norma tambin puede ser un problema a la hora de realizar estas actividades de forma adecuada sin incurrir en exageraciones que a la final compliquen la labor. La solucin es hacer capacitaciones y seleccionar adecuadamente a los lderes y responsables del proceso.

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6. De los Registros Requeridos Norma ISO 9001:2008, seleccione TRES de su preferencia y elabore un formato de registro para cada uno.

7. Genere por lo menos tres conclusiones como resultado del desarrollo de esta actividad.

El sistema de informacin que se implemente en una organizacin debe permitir una comunicacin sencilla, fluida, con un idioma fcil de entender en todos los niveles de la empresa, trasmitiendo una informacin vlida, oportuna y confiable, con el fin que todos los colaboradores participen de ella y puedan generar un concurso efectivo en el desarrollo del proceso.

Todos los colaboradores deben sentirse identificados con las polticas de la empresa y participar en forma activa en todas las etapas del proceso, con lo cual se genera un sentido de pertenencia y responsabilidad que facilitar lograr los objetivos propuestos por la organizacin para el diseo, implantacin, seguimiento y mejoramiento del sistema de gestin adoptado por la organizacin.

La base de la divulgacin y crecimiento del sistema de gestin adoptado por la empresa lo encontramos en el sistema de informacin adoptado por la misma, el cual debe contar con unos documentos y registros que permitan realizar las actividades de seguimiento y control efectivas para formular las estrategias y planes de mejoramiento que se requieran, para lograr que la organizacin est inmersa en un proceso de mejora y crecimiento continuo, como base de su desarrollo organizacional y social.

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