Conceptos bsicos de Excel 2007 Lecciones

1. Ejecutar Excel. Los documentos 2. Entorno de trabajo de Excel I 3. Entorno de trabajo de Excel II 4. Guardar el libro de trabajo 5. Crear y abrir un libro de trabajo 6. Introducir datos 7. Tipos de datos 8. Modificar los datos. Copiar y mover 9. Insertar y eliminar 10. Ayuda para la introduccin de datos

1. Ejecutar Excel. Los documentos Ejecutar Excel Hay distintas maneras de arrancar Excel, es decir, de ponerlo en funcionamiento. A saber: Hacer clic en el icono de Excel que se encuentra en el men Inicio, Programas (o Todos los programas, dependiendo de tu versin de Windows), Microsoft Office (figura 1.1). Si usas este procedimiento se iniciar Excel y se abrir un documento en blanco.

Figura 1.1. El icono de Excel en el men Inicio, Programas Pulsar dos veces en el icono de un documento de Excel. Se iniciar Excel y se abrir el documento sobre el que hayas pulsado dos veces.

Figura 1.2. Office 2007 en la lista de programas recientes Hacer clic sobre Microsoft Office Excel 2007 en la lista de programas abiertos recientemente (si la tenemos habilitada, figura 1.2) que se encuentra en el men Inicio de Windows. Se iniciar Excel del mismo modo que en el primer procedimiento (figura 1.3).

Figura 1.3. Acabamos de abrir con xito Office 2007 Documentos Como todo programa de ordenador, la misin de Excel es trabajar con documentos creados por y para l. Por ejemplo, en el caso de un programa procesador de textos, el documento sera la carta escrita con ese procesador de textos. En el caso de Excel, sus documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est compuesto por una o ms hojas de clculo (en concreto, tres por omisin). Para comprender el concepto de libro de trabajo veamos de nuevo el ejemplo del procesador de textos. Supn que el documento del procesador de textos, en lugar de ser una carta, fuera una carpeta que contuviera cartas. As, en cada documento se podran tener varias cartas. En el caso de Excel es igual: su documento, en lugar de ser una hoja de clculo, son varias hojas de clculo agrupadas en un libro de trabajo. El motivo de hacerlo as es que resulta muy frecuente tener la necesidad de repartir el trabajo que se realiza con Excel entre varias hojas de clculo. Es ms fcil tener un solo documento que agrupe todas esas hojas de clculo relacionadas que tener un documento por cada hoja.

Los libros de trabajo se almacenan como archivos dentro del disco duro o de una memoria porttil. De esa manera es posible conservar el trabajo realizado cuando se apaga el ordenador. En el apartado anterior, cuando se utilizan las opciones primera o tercera para ejecutar Excel, ste arranca y crea un libro de trabajo nuevo y en blanco. Este libro de trabajo no est todava almacenado en el disco duro. Si se utiliza las opcin segunda, Excel arrancar y abrir un libro de trabajo (el que t selecciones) que estaba previamente almacenado en el disco duro. Ms adelante, en este mismo captulo, veremos la manera de guardar en disco duro un libro de trabajo de Excel. Y en el captulo 5 veremos la manera de gestionar los libros de trabajo y sus hojas de clculo. volver al ndice 2. Entorno de trabajo de Excel I Para comenzar el estudio de Excel vamos a suponer que lo has ejecutado utilizando el icono Excel que aparece en el men Inicio. Si es as, el aspecto que tiene Excel cuando se ejecuta es el que puedes ver en la figura 1.4.

Figura 1.4. La pantalla de Excel con un libro en blanco Es posible que el aspecto de Excel en tu ordenador no sea exactamente igual que el que aparece en la figura 1.4. No te preocupes, eso es completamente normal y no afecta a la funcionalidad del programa.
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La ventana de Excel Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft Excel (que puedes ver en la figura 1.4), y a la que tambin se llama ventana del programa para diferenciarla de la ventana del documento que veremos ms adelante. La ventana de Excel contiene un gran nmero de elementos distintos. Veamos para qu sirven todos estos elementos (figura 1.5).

Figura 1.5. Las partes de la ventana de Excel (maximizada) La barra de ttulo En la parte superior de la ventana est la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel) y tambin aparece el nombre del documento con el que ests trabajando. En el caso de la figura 1.5 el nombre es Libro1. En el extremo derecho de la barra del ttulo hay tres botones que son, respectivamente, los siguientes: Minimizar. Si haces clic en l, la ventana de Excel se convierte en un icono en la barra de tareas de Windows, liberando espacio en el escritorio para que puedas hacer otras cosas. Maximizar/Restaurar. Si la ventana de Excel no ocupa todo la pantalla (como ocurre en la figura 1.4), el dibujo que aparece en este botn es el de un cuadrado. Si entonces
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haces clic en l, la ventana pasar a ocupar toda la pantalla (se maximizar), como aparece en la figura 1.5. En ese momento el dibujo del botn se transformar en el de dos cuadrados superpuestos. Si pulsas el botn, la ventana volver a tener el tamao intermedio que tena antes de maximizarla (se restaurar). Nota En general, siempre resulta ms cmodo trabajar con la ventana de Excel maximizada (como en la figura 1.5). A lo largo del resto del libro lo haremos as. Te sugiero que t tambin lo hagas para que las figuras del libro se parezcan lo mximo posible a lo que aparece en tu pantalla. Cerrar. Si haces clic en el botn que est ms a la derecha de los tres se cerrar la ventana, es decir, saldrs del programa (o sea, de Excel). La cinta de opciones La cinta de opciones est justo debajo de la barra del ttulo. Cada una de las fichas o pestaas que aparecen en esta cinta es el nombre de un grupo de comandos. Las opciones o comandos que contiene cada grupo se organizan por tareas lgicas o tipos de actividad (como por ejemplo configurar la pgina, elegir el formato del texto o insertar imgenes). Las fichas y sus grupos permiten acceder a todas las caractersticas y funcionalidades que Excel pone a tu disposicin. Para seleccionar una opcin o comando, slo tienes que buscarlo por su actividad en la cinta de opciones y pulsar sobre su nombre o botn. Aunque el nmero de fichas de Excel no es muy grande, solo seis en principio, el de los comandos que contienen todos los grupos s que lo es. Para simplificar el acceso a todos esos comandos, por omisin Excel oculta de la vista algunas fichas y solo aparecern en la cinta cuando se las necesite, es decir, el entorno de trabajo de Excel interactuar con el usuario y cambiar en funcin de nuestras elecciones. Si quieres comprobarlo rpidamente sigue estos pasos: Maximiza la ventana de Excel si no lo est (acabamos de aprender a usar ese botn) y fjate bien en los grupos y botones de la cinta de opciones. Ahora devuelve la ventana al tamao que tena antes y, si es preciso, reduce un poco el tamao de la ventana. Lo que tratamos de ver es cmo los grupos de comando se contraen o alargan para ocupar mejor el espacio de la ventana y cmo los botones pueden reducirse a iconos que muestran sus opciones en un desplegable (fig 1.6).

Figura 1.6. El grupo de comandos Alineacin cambia su tamao y el de sus botones para adaptarse al de la pantalla.

 En el grupo de opciones donde veas un icono como este en su esquina inferior derecha plsalo para lanzar un cuadro de dilogo o un panel. Estos se abren para darte ms opciones o el control total sobre la herramienta que vas a utilizar. Haz clic en la segunda ficha, Insertar, y luego en Tabla; acepta en el cuadro de dilogo sin importarte las opciones, solo queremos ver la ficha nueva, que antes no figuraba en la ventana de Excel, Herramientas de tabla (fig 1.7). Para diferenciarse de las otras se monta sobre la barra de ttulo y se muestra retroiluminada. Pues as, cada vez que insertes una imagen, una grfica, un dibujo o cualquier tarea que requiera unas herramientas especficas, Excel aadir a la cinta de opciones nuevas fichas que solo aparecern cuando seleccionemos el elemento u objeto que vayamos a editar. Es decir, solo aparecern cuando las necesitemos. As la ventana de Excel est ms limpia de botones y es ms difcil que los confundamos.

Figura 1.7. Las ficha Herramientas de tabla solo aparece de forma eventual cuando est seleccionada alguna tabla La barra de herramientas de acceso rpido Encima de la cinta de opciones y compartiendo espacio en lnea con la barra de men hay una barra pequea, la barra de herramientas de acceso rpido. Esta barra de herramientas es un conjunto de botones agrupados (aunque adems de botones tambin puede haber otros controles, como cuadros desplegables). Hacer clic en uno de esos botones es equivalente a seleccionar un comando de de entre los muchos que hay por toda la cinta de opciones y, en algunos casos, despus seleccionar una opcin en un cuadro de dilogo. La gran diferencia es que resulta mucho ms rpido y cmodo pulsar un botn en esta barra que tener que desplazarse por las fichas hasta encontrar el comando que se busca o tener que rellenar opciones en un cuadro de dilogo. Por omisin, Excel muestra solo tres comandos en esta barra, pero su gran ventaja es que es totalmente personalizable. Cualquier comando de la cinta de opciones puede agregarse a la barra de herramientas de acceso rpido, lo que significa que el aspecto final de esta barra puede ser el que queramos y contendr los comandos que ms utilicemos, como una especie de "favoritos". Y as los tienes ms a mano (figura 1.8).

Figura 1.8. La Barra de herramientas de acceso rpido personalizada Agregar y eliminar comandos de la barra de acceso rpido es muy sencillo: 1. Elige el comando que quieras agregar y pulsa sobre l con el botn secundario del ratn. 2. En el men contextual que aparece selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Nota Si quieres saber qu funcin tiene cada comando, slo tienes que situar el puntero del ratn sobre ese botn unos segundos; entonces aparecer un recuadro con la descripcin de las caractersticas de ese comando. 3. Ya est agregado!. Si ahora quieres eliminarlo el proceso es parecido. Clic secundario sobre el icono en la barra de acceso rpido y eliges eliminarlo. Si adems haces clic en el desplegable de la propia barra de herramientas, Excel te sugerir una serie de comandos para agregar. Aquellos nombres que tengan una marca de verificacin a su izquierda identifican a los comandos que ya se ven en la barra en este momento. Para que se vea cualquier otro, haz clic sobre su nombre. Si quieres ocultar un comando de estos, pulsa sobre su nombre en este men: el comando desaparecer de la barra y su nombre dejar de tener una marca de verificacin a la izquierda. volver al ndice 3. Entorno de trabajo de Excel II Personalizar y cambiar de posicin la barra de herramientas de acceso rpido Agregar y quitar comandos varias veces puede llevarte a tener una barra de acceso rpido algo desorganizada o con demasiados comandos para el lugar que ocupa en la
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pantalla. Sera ese el momento de tener un control ms completo sobre qu comandos y qu orden deberan ocupar en la barra. Sigue la secuencia del apartado anterior, pero en el segundo paso selecciona Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, aparecer la ventana que muestra la figura 1.9.

Figura 1.9. Ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido Aqu puedes hacer bsicamente lo mismo que hicimos desde la cinta de opciones, agregar comandos, pero ahora estn todos listados en la columna de la izquierda y no tienes que buscarlos por la cinta (que como hemos dicho, a veces no aparecen todos visibles). La mecnica para configurar nuestra barra es simple. Haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre el comando que elijas para seleccionarlo (usa el desplegable para ver ms). 2. Haz clic en el botn Agregar para pasarlo a la columna de la derecha, que es nuestra barra de herramientas de acceso rpido. 3. Luego selecciona ese mismo comando u otro en la columna de la derecha y pulsa los botones de Arriba o Abajo para darle un orden en la barra.
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4. Quitar un comando es el procedimiento contrario; seleccionas en la columna de la derecha y pulsas el botn Quitar. Puedes agregar incluso grupos de comandos enteros (los que en la columna de la izquierda tienen una flecha hacia la derecha, indicando que contienen ms comandos). Nota Cambia todo lo que quieras para probar. Siempre podrs devolver la barra a su estado original y eliminar todos los cambios pulsando el botn Restablecer. Cuando tu barra de herramientas crezca con tus comandos favoritos tal vez te interese tenerla ms cerca de la hoja de trabajo. Puedes hacer que cambie de posicin activando la casilla Mostrar la barra de herramientas de acceso rpido debajo de la cinta de opciones. Si adems combinas el cambio de ubicacin con minimizar la cinta de opciones (haz clic secundario sobre la cinta y elige Minimizar la cinta de opciones), conseguiras un aspecto de la ventana de Excel muy parecido al de versiones anteriores; ideal si eres un nostlgico (fig 1.10).

Figura 1.10. La barra de acceso rpido y la cinta de opciones imitando a un Excel anterior La barra de frmulas Debajo de la cinta de opciones est la de frmulas, que tiene dos partes. En la izquierda aparece siempre la direccin o referencia de la celda seleccionada (en la figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como vers ms adelante, esto es muy til para saber en todo momento cul es la celda activa aunque est fuera de la pantalla. La parte derecha de la barra de frmulas se utiliza para introducir datos en la hoja de clculo (aunque esto tambin se puede hacer escribiendo directamente en las celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En algunas ocasiones, cuando una celda contiene frmulas o formatos es difcil distinguir su contenido real; mediante la barra de frmulas siempre es posible ver cul es ese contenido. La barra de estado Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla. Tambin tiene dos partes. En la izquierda aparece informacin sobre el estado de Excel en cada momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura 1.5). En la parte derecha de la barra hay un botn, Macro, que no trataremos aqu (sirve para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se desee) y mucho espacio para mostrar informacin. Qu informacin?. Pues al igual que con la barra de acceso rpido, la que decidamos. Haz clic secundario con el ratn sobre la barra de estado y
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decide, por el sistema de marcas de verificacin, qu tipo de informacin quieres que aparezca en la barra. La informacin que ofrece es muy diversa pero por ejemplo Promedio y Suma cumplen la funcin de una pequea calculadora. La ventana del documento Todo lo que est por debajo de la barra de frmulas y por encima de la barra de estado es la ventana del documento de Excel. Tal y como aparece en la figura 1.5 no parece una ventana, pero eso es porque la ventana est maximizada. Si observas los tres botones que hay en el extremo derecho de la barra del ttulo de la ventana del programa (los que vimos un poco ms arriba), vers que hay otros casi idnticos debajo de ellos. Esos tres botones pertenecen a la ventana del documento y, si haces clic en el del medio (Maximizar/Restaurar), conseguirs ver la ventana del documento dentro de la ventana del programa (figura 1.11).

Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del programa Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios a la vez. Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho su gestin. En los prximos apartados veremos cules son las partes de la ventana del documento. La barra del ttulo En la barra del ttulo de la ventana del documento aparece el nombre del libro de trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11 pone Libro1, porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que tengas varios libros de trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del ttulo te permitir saber cul de ellos tienes seleccionado en cada momento.
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En el extremo izquierdo de la barra del ttulo est el men de control de la ventana del documento (aparece como un icono de los documentos de Excel). Este men contiene comandos para mover, cambiar el tamao y cerrar la ventana, aunque no se utilizan casi nunca. En el extremo derecho de la barra del ttulo hay tres botones: Minimizar.Sirve para reducir al mnimo tamao la ventana del documento y para colocarla en la parte inferior de la ventana del programa. Maximizar/Restaurar. Cuando la ventana est minimizada o cuando est maximizada, ste es el botn Restaurar y sirve para devolver a la ventana su tamao intermedio. Cuando la ventana est restaurada, es decir, tiene un tamao intermedio, sirve para hacer que sta pase a ocupar el mximo tamao posible dentro de la ventana del programa. Cerrar.Sirve para cerrar la ventana del documento, es decir, el libro de trabajo, sin cerrar Excel. Si has realizado cambios en el libro de trabajo y no los has guardado en el disco, Excel te ofrecer la posibilidad de hacerlo antes de cerrarlo. Cuando la ventana del documento est maximizada (como en la figura 1.5), se producen algunos cambios en la barra del ttulo de la ventana del documento. En realidad sta desaparece como tal, y sus elementos se disponen de la siguiente manera: El nombre del libro de trabajo aparece en la barra del ttulo de la ventana del programa, precediendo al ttulo del programa Microsoft Excel. El men de control de la ventana del documento desaparece por completo. Los botones Minimizar, Maximizar/Restaurar y Cerrar de la ventana del documento se sitan en el extremo derecho de la barra de mens, debajo de los botones equivalentes de la ventana del programa. Durante el resto del libro trabajaremos casi en todos los casos con la ventana del documento maximizada, ya que resulta ms cmodo. La barra de seleccin de las hojas del libro En la parte inferior izquierda de la ventana del documento est la barra de seleccin de las hojas del libro de trabajo. Recuerda que cada libro de trabajo puede contener ms de una hoja de clculo; pues bien, esta barra permite pasar de una a otra hoja de las que contenga el libro. En la parte izquierda de la barra hay cuatro botones que permiten pasar, respectivamente, a la primera hoja del libro, a la anterior a aquella en la que estemos, a la siguiente y a la ltima. A continuacin de los botones hay una ficha o solapa por cada una de las hojas que contenga el libro, cada una con el nombre de la hoja (que ser distinto al nombre del
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libro de trabajo). Para pasar a cualquier hoja del libro, slo hay que hacer clic en la ficha que contiene su nombre. Las barras de desplazamiento A lo largo del borde derecho de la ventana del documento se encuentra la barra de desplazamiento vertical y en la parte derecha del borde inferior est la barra de desplazamiento horizontal. La funcin de ambas barras consiste en permitir cambiar la parte de la hoja de clculo que se ve en la pantalla. Filas, columnas y celdas El interior de la ventana del documento est compuesto por una red de casillas. En realidad, estas casillas se forman por el cruce de filas (horizontales) y columnas (verticales). En cada cruce de una fila con una columna aparece una casilla que se denomina celda. Cada fila y cada columna tienen un nombre. Los nombres de las filas se pueden ver a lo largo del borde izquierdo de la ventana del documento y consisten en un nmero. Los nombres de las columnas aparecen a lo largo del borde superior de la ventana del documento y estn formados por una o ms letras. As se habla de la fila 5, de la columna R o de la columna HZ. A su vez, todas las celdas de la hoja de clculo tienen un nombre o referencia, que se forma uniendo el nombre de la columna y de la fila que, al entrecruzarse, dan lugar a esa celda. As se habla de la celda A1, C72, AD5, etctera (figura 1.12). Al nombrar una celda siempre se pone en primer lugar el nombre de la columna y luego el de la fila, y nunca al revs.

Figura 1.12. Filas, columnas y celdas

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La celda activa Segn lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de trabajos, y estos estn compuestos por una o ms hojas de clculo. Las hojas de clculo a su vez estn compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se introducen todos los datos con los que se quiera trabajar. La cuestin por tanto es, habiendo tantas celdas, en cul de ellas se introducir la informacin que yo teclee? La celda en la que se introducir la informacin que se teclee se denomina celda activa y hay varias maneras de reconocerla: 1. Mirando la direccin o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra de frmulas. 2. Por el reborde grueso que aparece a su alrededor y que se denomina puntero de celda. 3. Mirando la interseccin de la columna y la fila activas, que se reconocen porque sus respectivos nombres aparecen en negrita. En la figura 1.11 puedes ver que el puntero de celda est en la celda A1, que pone A1 en el extremo izquierdo de la barra de frmulas y que el nombre de la columna A y el nombre de la fila 1 estn en negrita. Nota La forma ms segura de localizar la celda activa es mirando su direccin en el extremo izquierdo de la barra de frmulas, puesto que hay ocasiones en las que la celda activa estar fuera de la zona de la hoja que se ve en pantalla, con lo que los procedimientos 2 y 3 no servirn. Para introducir un dato en la celda activa basta con que lo teclees y pulses Intro. Cambiar la celda activa El procedimiento para introducir datos en la hoja de clculo consiste pues en seleccionar una celda (que una vez seleccionada pasar a ser la celda activa), teclear el dato y pulsar Intro. Seleccionar una celda como activa implica poner el puntero de celda (el reborde grueso) sobre la misma. Eso se puede hacer con el teclado o con el ratn. Para mover el puntero de celda de una celda a otra utiliza las teclas del cursor: se mover en la direccin que marque la correspondiente tecla. Si la celda que quieres seleccionar no est cerca de la que actualmente es la celda activa, es mucho ms aconsejable utilizar el ratn para seleccionar esa nueva celda. El procedimiento consiste en situar el puntero del ratn (que cuando est sobre la hoja de clculo tiene forma de cruz ancha) sobre la celda que se quiere seleccionar y hacer clic. El puntero de celda pasar inmediatamente a esa celda.
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Seleccionar un rango Un rango es un conjunto de celdas. Igual que se puede seleccionar una celda, en Excel se puede seleccionar un rango, es decir, un grupo de celdas. Esto se hace habitualmente cuando se quiere trabajar a la vez con todas las celdas seleccionadas, lo que ahorra tiempo y esfuerzo. Hay dos tipos de rangos: Rangos sencillos, en los que todas las celdas que componen el rango se tocan unas con otras. Rangos discontinuos, en los que las celdas que lo componen pueden estar alejadas unas de otras. En la figura 1.13 puedes ver seleccionado un rango sencillo de 28 celdas (4 columnas por 7 filas). Se reconoce porque las celdas que componen el rango aparecen sombreadas.

Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente: 1. Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior izquierdo del rango que vas a seleccionar. 2. Pulsa la tecla Mays y mantenla pulsada.

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3. Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las dems celdas que vayan a componer el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando termines, suelta la tecla Mays. Si quieres utilizar el ratn en lugar del teclado para seleccionar un rango sencillo, haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre la celda que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango. 2. Haz clic y mantn pulsado el botn del ratn. 3. Desplaza el ratn alejndote de la celda inicial hasta seleccionar todas aquellas que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botn del ratn. Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el caso de los rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de las celdas que ocupan los extremos superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por dos puntos. En el caso de la figura 1.13, la referencia del rango sera C4:F10. Si te fijas, un rango discontinuo no es ms que la unin de varios rangos sencillos. Entonces, para seleccionar un rango discontinuo con el ratn, haz lo siguiente: 1. Sigue el mismo procedimiento de antes para seleccionar el primero de los rangos sencillos. 2. Cuando termines, pulsa la tecla Ctrl y mantenla pulsada. 3. Repite el procedimiento por cada uno de los rangos sencillos adicionales que compongan el rango discontinuo. En la figura 1.14 puedes ver un rango discontinuo seleccionado. Observa que este rango es la unin de tres rangos sencillos. La referencia de un rango discontinuo se forma separando con punto y coma las referencias de los rangos sencillos que lo componen. As, la referencia del rango discontinuo que aparece en la figura 1.14 sera B3:C6;D11:E15;G18:H22.

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Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratn sobre cualquier celda de la hoja de clculo (o pulsa cualquier tecla del cursor). volver al ndice 4. Guardar el libro de trabajo Una vez que hayas creado o modificado tu libro de trabajo, introduciendo, borrando o modificando el contenido de las celdas de las hojas de clculo, querrs guardarlo en el disco, ya que en caso contrario perders el trabajo una vez que salgas de Excel. Para guardar en el disco el libro de trabajo (y, por tanto, todas las hojas de clculo que contiene) ejecuta el Botn Office, y luego Guardar (observa la figura 1.15). Entonces aparecer el cuadro de dilogo Guardar como (figura 1.16).

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Figura 1.15. El Botn Office desplegado Este cuadro de dilogo sirve para que le des un nombre al libro de trabajo. Introduce el nombre que quieras darle en el cuadro Nombre de archivo (en la figura 1.16 pone Libro1.xlsx).

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Figura 1.16. El cuadro de dilogo Guardar como Excel ha seleccionado la carpeta Documentos en el cuadro desplegable Guardar en. Esta es la carpeta que Excel selecciona por omisin para que guardes tu trabajo, pero si quieres puedes utilizar cualquier otra: usa la lista desplegable Guardar en y el cuadro que aparece debajo de ella para seleccionar la unidad de disco y la carpeta en la que quieras guardar el libro de trabajo. Despus de introducir un nombre para el libro de trabajo y la carpeta en la que quieres guardarlo, pulsa el botn Guardar. Excel guardar el libro de trabajo en el disco. Guardar el libro de trabajo por segunda y sucesivas veces Si despus de guardar un libro de trabajo en el disco lo modificas, debers hacerlo de nuevo para que se guarden esas modificaciones. La forma de guardar por segunda y sucesivas veces un libro de trabajo es ms sencilla que hacerlo por primera vez, basta con que hagas clic en el comando Guardar, en la barra de acceso rpido (el primero por la izquierda), o pulses la combinacin de teclas Ctrl+G. Excel se limitar a guardar la versin modificada de tu libro de trabajo en la misma carpeta donde estaba la original, sustituyendo a sta, y sin preguntarte nada. Esta operacin es tan sencilla porque es muy recomendable que guardes tu libro de trabajo a medida que trabajes con l; as, en el caso de que ocurra un accidente (por ejemplo un corte de luz) no perders apenas nada del trabajo que hayas realizado.

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Si quieres guardar el mismo libro de trabajo con otro nombre o en otra carpeta, entonces utiliza el comando, Guardar como... , Libro de Excel, despus de pulsar el Botn Office. Los pasos a seguir son los mismos que si fuese la primera vez que guardaste el libro de trabajo. Guardar el libro de trabajo para otras versiones de Excel En la figura 1.16 vimos que el tipo de archivo que guardbamos era *.xlsx. Esto no ha sido siempre as, y hasta esta versin 2007 ese no era el formato que Excel utilizaba para guardar los libros de trabajo, era *.xls. Con formato nos referimos a la extensin, lo que acompaa al nombre del archivo detrs del punto, y que determina qu tipo de fichero es. Y lo que diferencia uno de otro es la manera de codificar el archivo; el formato *.xslsx utiliza un lenguaje llamado XML que, aparte de las mejoras de rendimiento y ventajas que conlleve, lo cierto es que afectar a nuestra forma de trabajar porque ambos formatos son incompatibles entre s. No tendremos problemas si no compartimos nuestros documentos, pero de tener que trabajar en grupo e intercambiar nuestros libros de trabajo con un colaborador, puede ocurrir que: Tengas que ceder tu archivo creado en Excel 2007 a un usuario que utiliza una versin anterior. No hay problema. Con el comando Guardar como crea un documento como Libro de Excel 97-2003 para que pueda abrirlo. Consejo Cada vez que se guarde un archivo en otro formato, es posible que se pierda parte de su formato, sus datos y sus caractersticas. Pulsa en el Botn Office y ve al men Preparar, all ejecuta el comprobador de compatibilidad para ver si eso ocurrira. Tengas que abrir un archivo de una versin anterior. brelo normalmente como hemos visto en este captulo. A lo mejor no notas nada pero fjate que se activa el modo de compatibilidad (en la barra de ttulo aparece Modo de compatibilidad). Este modo asegura que no estarn disponibles las caractersticas nuevas de Excel 2007, de manera que al guardarlo, quienes utilicen versiones anteriores podrn editarlo sin problemas. Nota Existe la opcin de saltarte el Modo de compatibilidad. Pulsa el Botn Office y ve al comando Convertir. Si aceptas la conversin podrs usar todas las mejoras que trae el formato nuevo. Cerrar el libro de trabajo Para finalizar la tarea con el libro de trabajo, despus de guardarlo debes cerrarlo. Esto es tan fcil como ejecutar el comando Cerrar, dentro de las opciones que despliega el Botn Office. Si has hecho modificaciones en el libro de trabajo desde la ltima vez que lo guardaste, Excel te advertir de ello (figura 1.17), dndote la opcin de guardar de nuevo el libro antes de cerrarlo (si lo cierras sin guardarlo, perders los cambios que hubieras hecho).
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Figura 1.17. Excel te da la opcin de guardar el libro de trabajo antes de cerrarlo si has realizado modificaciones Si no hay cambios que guardar o, si los hay, despus de que elijas la opcin adecuada del cuadro de dilogo de la figura 1.17 (excepto si es Cancelar), la ventana del libro de trabajo se cerrar y slo quedar la ventana del programa. Si pulsas el botn Cancelar en el cuadro de dilogo de la figura 1.17, el libro no se cerrar y no se guardarn los cambios, de modo que podrs seguir trabajando en l. volver al ndice 5. Crear y abrir un libro de trabajo Si quieres comenzar a trabajar con un libro nuevo y en blanco, haz clic en el Botn Office, Nuevo y luego clic en el botn Crear del cuadro de dilogo Nuevo libro que aparecer. Excel crear un libro de trabajo nuevo y en blanco y lo mostrar en la pantalla para que puedas comenzar a trabajar con l. Abrir un libro de trabajo Cuando inicies una sesin de trabajo con Excel tienes dos opciones: comenzar a trabajar con un libro nuevo o seguir con un libro que hayas guardado previamente. En este segundo caso, para poder seguir trabajando con el libro, primero debers abrirlo en Excel. Para abrir un libro de trabajo ejecuta el comando Abrir despus de pulsar el Botn Office. Excel te mostrar el cuadro de dilogo Abrir, que es muy parecido al cuadro de dilogo Guardar como. Selecciona el disco y la carpeta en la que est el libro guardado. Cuando lo hagas, el libro aparecer en el cuadro que hay debajo del desplegable Buscar en (figura 1.18). Haz clic sobre l para seleccionarlo y luego pulsa Abrir.

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Figura 1.18. El cuadro de dilogo Abrir Salir de Excel Para terminar una sesin de trabajo con Excel hay que cerrar la ventana del programa o, lo que es lo mismo, salir de Excel. Cuando quieras cerrar Excel, utiliza el comando Botn Office, y luego el comando Salir de Excel. Si has modificado el libro en el que estuvieses trabajando y no lo has guardado, Excel te mostrar el mismo cuadro de dilogo de la figura 1.17. Despus de responder a este cuadro de dilogo, Excel se cerrar (a menos que selecciones la opcin Cancelar). volver al ndice 6. Introducir datos Excel es un programa de hoja de clculo y, como su propio nombre indica, se dedica fundamentalmente a realizar clculos. Lgicamente, antes de pedirle a Excel que realice un clculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este captulo veremos la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay. Cualquier informacin que se introduce en Excel es un dato. Cuando se aade un dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de clculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en Excel, ste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada (consulta el captulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado o el ratn para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el captulo anterior).
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2. Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente teclendolo). 3. Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introduccin del mismo en la celda activa. Prestemos un poco de atencin a lo que ocurre en el punto 2 mientras tecleas el dato. Tan pronto como comiences a teclear podrs notar que suceden varias cosas (figura 2.1):

Figura 2.1. Introduciendo un dato en la celda activa Lo que vas escribiendo aparece en el interior de la celda activa, as como un cursor parpadeante al final que se denomina punto de insercin (lo siguiente que teclees aparecer donde est el punto de insercin). Lo que vas escribiendo tambin aparecer en la barra de frmulas y a su izquierda se mostrarn dos botones, uno en forma de aspa (botn Cancelar), que sirve para anular la introduccin del dato (es equivalente a la tecla Esc), y otro en forma de signo de verificacin (botn Introducir), que sirve para aceptar la introduccin del dato (es equivalente a la tecla Intro). En el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel aparece la palabra Introducir. Puede que cometas un error mientras ests escribiendo el dato. Si es as, utiliza la tecla Retroceso para borrar lo que est mal y completa el dato correctamente.

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Cuando hayas terminado de escribir el dato y pulsado la tecla Intro, ste se introducir en la celda activa y el puntero de celda se desplazar a la celda inmediatamente inferior de aquella en la que estaba. Si quieres modificar un dato que ya hayas introducido en una celda, debers utilizar tcnicas distintas, tcnicas que veremos en el apartado Editar los datos, ms adelante en este mismo captulo. Sin embargo, si introduces un dato en una celda que ya contena otro, el nuevo dato sustituir al antiguo. Esto es til para sustituir un dato por otro o, si aades un dato con errores y no quieres complicarte la vida, para corregir un dato ya introducido. Borrar el contenido de una celda Una vez que has introducido un dato en una celda, para borrarlo completamente utiliza este sencillo procedimiento: 1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar. 2. Pulsa la tecla Supr o la tecla Retroceso. 3. Si elegiste pulsar la tecla Retroceso habr aparecido el punto de insercin dentro de la celda. Pulsa Intro o introduce otro dato. Otra forma de borrar el contenido de una celda consiste en utilizar el comando Borrar en la cinta de opciones, una vez que la celda activa es aquella cuyo contenido quieres borrar. Sin embargo, este procedimiento es ms complejo, porque el comando Borrar no permite slo borrar el contenido de una celda, sino tambin otros aspectos de la misma, como los formatos o los comentarios. Este es el procedimiento: 1. Lleva el puntero de celda a la celda cuyos datos quieres borrar. 2. Selecciona el comando Borrar del grupo Modificar de la ficha Inicio de la cinta de opciones. 3. Observa que al hacerlo se despliega un submen con distintas opciones (figura 2.2). En este caso, como lo que quieres borrar es el dato de la celda, selecciona la opcin Contenido.

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Figura 2.2. El comando Borrar Las otras opciones de este submen, que utilizaremos ms adelante, sirven para lo siguiente: Todo. Sirve para borrar absolutamente la celda, es decir, el contenido, los formatos y los comentarios. Formatos. Esta opcin sirve para borrar los formatos de la celda, pero dejando intactos el dato y el comentario (si los hay). Los formatos los veremos en el captulo Formatos. Comentarios. Esta opcin sirve para borrar los comentarios de la celda, pero sin alterar el contenido ni los formatos. Deshacer En muchas ocasiones se cometen errores durante el trabajo con Excel, lo que es completamente normal. Pueden ser errores al introducir los datos, al editarlos, al aplicar formatos o durante cualquier otra tarea que se realice en Excel. A medida que se van realizando tareas en Excel, ste va almacenando en una memoria lo que vas haciendo. El motivo de esto es que, si cometemos un error, Excel nos permite deshacer esa accin, volviendo al estado anterior al de cometer el error. El comando que permite deshacer las acciones que hemos realizado es el comando Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido. Por ejemplo, supn que introduces el apellido Santiago en la celda C5 y que luego lo borras (como hemos visto
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ms arriba) por error. Si despliegas el submen del comando Deshacer justo despus de borrar el dato de la celda C5, vers que aparece una lista de esas acciones memorizadas y que Borrar es la ltima tarea que has llevado a cabo en Excel (figura 2.3).

Figura 2.3. El comando Deshacer Si ahora ejecutas el comando Deshacer, Excel deshar la ltima accin que realizaste, en este caso borrar el contenido de la celda C5, y el dato Santiago volver a aparecer en su interior. Pero, como has visto, Excel almacena todas las acciones que vas realizando. Esto significa que si despus de deshacer la ltima accin que hayas realizado quieres deshacer la inmediatamente anterior, puedes volver a ejecutar el comando, Deshacer. De esta manera, en el caso de que se hayan cometido una serie consecutiva de errores, o en el de que el trabajo realizado durante un rato no sirva, mediante el comando Deshacer puedes volver a un estado anterior del trabajo que fuese vlido. Tambin debes tener en cuenta que hay algunas acciones que Excel no puede deshacer y que, por tanto, si las realizas no podrs utilizar el comando Deshacer para invertir su efecto. Sin embargo, Excel te avisar de esto antes de que realice efectivamente la orden que le hayas dado. El atajo de teclado del comando Deshacer es Ctrl+Z. Es decir, si pulsas a la vez la tecla Ctrl y la tecla Z, ejecutars el comando Deshacer. Rehacer El comando Rehacer (que tambin est en la Barra de herramientas de acceso rpido) es hermano de Deshacer y es una especie de doble seguro.
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Supn que introduces el dato Santiago en la celda C5 y que luego lo borras. Entonces piensas que eso es un error y utilizas el comando Deshacer para anular la accin de borrado y recuperar el dato en la celda C5. Pero de nuevo vuelves a cambiar de idea y decides borrarlo definitivamente. Ahora tienes dos opciones: utilizar cualquiera de los sistemas de borrado que ya hemos visto o usar el comando Rehacer. Este comando repite la ltima accin que hayas realizado. Como lo ltimo que hiciste fue borrar un dato, si ahora ejecutas el comando Rehacer volvers a borrar el dato que haya en la celda activa. Lgicamente, en el caso de borrar un dato es ms rpido y cmodo pulsar la tecla Supr que utilizar el comando Rehacer. Sin embargo, y como veremos a lo largo del libro, hay muchas tareas en Excel que son complejas y que llevan bastante tiempo. Es en esos casos en los que el comando Rehacer representa una ayuda inestimable. Al igual que Deshacer, el comando Rehacer cambia de nombre en la Barra de herramientas de acceso rpido para mostrar lo que rehar si lo utilizas. Si utilizas el comando Deshacer varias veces consecutivas para invertir un grupo de acciones que hayas realizado, el comando Rehacer te permitir tambin recuperar consecutivamente las acciones que hayas deshecho. Adems, el comando Rehacer tambin sirve para repetir sobre otras celdas la ltima accin que hayas realizado. Por ejemplo, si despus de borrar un dato desplazas el puntero de celda a otra celda y ejecutas este comando, Excel borrar el contenido de esa otra celda. El atajo de teclado del comando Rehacer es F4 (o bien Ctrl+Y). Con slo pulsar esta tecla podrs rehacer una accin que previamente hubieses anulado o repetir en otras celdas la ltima accin que hayas realizado. volver al ndice 7. Tipos de datos Al comienzo del captulo vimos que un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con ningn otro. Por tanto, es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel, puesto que ello determinar qu puedes hacer con esos datos. Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores. En caso de que Excel no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor, automticamente lo considerar un texto. En los siguientes apartados veremos los
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conceptos bsicos de cada tipo, as como la manera de introducirlos en las hojas de clculo. Texto Los datos de tipo texto son cualquier combinacin de letras, nmeros y smbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etctera) que Excel no pueda considerar un valor o una fecha (en los dos siguientes apartados veremos qu datos considera Excel que sean fechas o valores). En el caso de que quieras forzar a Excel a que considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o valor, introduce un apstrofe () delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel considerar un valor; sin embargo, si introduces 2345, Excel lo considerar como un dato de texto. Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se puede operar matemticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rtulos para los datos de tipo valor o fecha, para nombres y, en general, para realizar anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por omisin con respecto al borde izquierdo de la celda en la que estn. Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no puedas verlos todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que est a la derecha contenga datos (consulta el apartado Desbordamiento ms adelante en este mismo captulo). Fechas El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer operaciones con fechas; por ejemplo, puede calcular cuntos das han pasado desde el 8 de noviembre de 1966, cuntos das hay entre dos fechas, el tiempo transcurrido entre dos horas, etctera. Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan aritmtica de fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se introduzcan. Cuando las reconoce, Excel alinea por omisin las fechas con respecto al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra con un formato determinado. Un formato es una modificacin de la apariencia que un dato tiene en pantalla, pero que no altera al dato en s. Por ejemplo, un Renault Clio es un modelo de coche; el color concreto de cada Clio podra considerarse un formato, puesto que slo cambia la apariencia esttica, pero no el coche en s. Llevado a Excel, un dato puede tener un formato de negrita o no, y eso har que se vea distinto en pantalla; sin embargo, el dato en s no habr cambiado, sino solamente su apariencia esttica en la pantalla. Ms adelante hay un captulo dedicado a los formatos. Como te deca, es necesario que las fechas se introduzcan en las celdas de una forma que Excel pueda reconocer para que las considere como tales (y adems, lgicamente, tiene que ser una fecha vlida). La tabla 2.1 muestra todas las formas posibles.

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Tabla 2.1. Forma que debe tener un dato para que Excel lo reconozca como una fecha Dato 8/11/10 8-Nov-10 8-Nov Nov-10 8/11/10 9:45 14:45 14:45:30 1:45 PM 1:45 AM Interpretacin de Excel La fecha que se indica. La fecha que se indica. Excel tomar el ao de la fecha del ordenador. Excel tomar el da de la fecha del ordenador. La fecha y hora que se indican. La hora que se indica. La hora que se indica. La 1:45 de la tarde. La 1:45 de la madrugada.

Excel tambin reconoce la mayora de las formas comunes de fechas. Si utilizas una de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocer como fecha, pero la introducir en la celda con una de las formas de la tabla 2.1. Consejo Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus+, (coma), y si deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que utilizar una funcin para obtener la fecha y hora actuales (hay un captulo dedicado a las funciones ms adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas introducidas as no cambian por s mismas. Valores El tercer y ltimo tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son, en general, nmeros y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar operaciones matemticas con ellos. Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una forma aceptada por Excel. Para estar seguro de que Excel reconoce un dato como un valor, slo tienes que seguir estas dos sencillas reglas: 1. Introduce slo nmeros (ni letras ni smbolos). 2. Los nicos smbolos que Excel reconoce como partes de un dato de tipo valor son los siguientes: a) La coma decimal (para los nmeros fraccionarios). b) El punto de millar.
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c) El smbolo (euro) delante o detrs del nmero. d) El signo menos (para los nmeros negativos); si lo prefieres, tambin puedes usar parntesis en lugar del signo menos. e) El smbolo de porcentaje (%) para introducir tantos por ciento; por ejemplo, 10% es lo mismo que 0,1. f) El signo de divisin para nmeros fraccionarios; por ejemplo, 5 1/4 es lo mismo que 5,25. g) El signo de exponenciacin (E o e) para notaciones cientficas; por ejemplo, 5,5E+02 es lo mismo que 550. Cuando Excel reconoce un dato como de tipo valor, lo alinea con respecto al borde derecho de la celda. El Euro Un tipo especial de nmero es que el se utiliza para representar valores monetarios. Para escribir cantidades monetarias, Excel pone a tu disposicin un botn desplegable llamado Estilo de moneda en la cinta de opciones, dentro del grupo de comandos Moneda (en la ficha Inicio), que te permite expresar el valor que escribas en euros o en otras monedas (figura 2.4). A menos que le digas lo contrario con este comando, Excel toma los valores monetarios primero como euros.

Figura 2.4. El botn Estilo moneda y la opcin de Euro que te permite expresar los valores de las celdas con el smbolo del Euro Adems, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que habilitarla en Opciones de Excel: pulsa primero el Botn Office; ve a la pestaa Complementos y haz clic en el botn Ir del desplegable Administrar Complementos de Excel. Activa la casilla Herramientas para el Euro en la ventana que aparece y acepta (es posible que Excel te pida una instalacin para terminar). Aviso

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El botn Estilo de moneda lo nico que hace es aadir el smbolo del Euro (u otro) al valor escrito en una celda, pero no realiza ningn tipo de conversin ni de pesetas a euros ni viceversa. Para convertir cantidades de pesetas a euros y viceversa debes introducir unas frmulas muy sencillas. Observa la figura 2.5. En la celda A1 hemos introducido el valor 1000 y en la B1 la frmula que nos permite convertir el valor de dicha celda a euros (observa que en la celda B1 aparece el valor 6,01, pero en la barra de frmulas se muestra la frmula =A1/166,386). En las celdas A2 y B2 se realiza la conversin inversa. En este caso, la frmula introducida en la celda B2 es =A2*166,386. Si habilitaste el complemento para el Euro, ms fcil es el uso de la herramienta EuroValue (que instala el complemento), con la que tan solo tenemos que seleccionar una conversin y marcar la casilla que contenga el valor que queramos convertir, sin embargo, con este mtodo no tenemos una casilla con su frmula (figura 2.5).

Figura 2.5. Conversin de pesetas a euros y de euros a pesetas Desbordamiento El desbordamiento es un fenmeno que se produce cuando el dato que contiene una celda no cabe en el tamao de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato del que se trate, el desbordamiento se comportar de una manera o de otra. Si el dato es de tipo texto pueden ocurrir dos cosas: Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado est vaca, Excel utilizar ese espacio para mostrar el texto que no cabe en la celda en la que est el dato.
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 Si la celda que hay a la derecha de la que se ha desbordado contiene un dato, Excel slo mostrar la parte del texto que quepa en la celda. Esto no altera para nada al dato en s, sino nicamente a la manera en la que aparece en pantalla (en este caso, truncado porque no hay sitio para que se pueda ver en su totalidad). Si el dato es valor o fecha, entonces Excel mostrar en la celda las marcas de desbordamiento (#) para avisarte (ten en cuenta que si slo mostrase parte del nmero te podra inducir a error). De nuevo, el dato en s no cambia, sino nicamente la manera en la que aparece en pantalla (puedes comprobar que el dato no ha cambiado seleccionando la celda en cuestin y mirando su contenido en la barra de frmulas en lugar de en la propia celda). Hay varias maneras de solucionar un desbordamiento. Las ms comunes son aumentar la anchura de la celda o disminuir el tamao de la fuente. Ambas las veremos ms adelante. En la figura 2.6 puedes ver el efecto que producen distintos desbordamientos.

Figura 2.6. El efecto que producen distintos desbordamientos volver al ndice 8. Modificar los datos. Copiar y mover Hasta ahora hemos visto cmo introducir datos en las celdas, cmo borrarlos y cmo sustituirlos por otros. Sin embargo, en muchas ocasiones te encontrars con que es preferible modificar un dato que ya est en una celda a sustituirlo completamente.

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Esto es tanto ms cierto cuanto ms largo es el texto que hay en una celda o ms complicada es la frmula que hay en ella (las frmulas se tratan en un captulo posterior). Para corregir un dato errneo que haya en una celda debes situar el puntero de celda en ella y luego pasar al modo Modificar. Para pasar al modo Modificar simplemente pulsa la tecla F2. Entonces vers que ocurren dos cosas: El punto de insercin aparece dentro de la celda activa, justo detrs del ltimo carcter que haya en la misma. La palabra Modificar aparece en el extremo izquierdo de la barra de estado de Excel. Una vez que has hecho esto, slo te queda corregir el dato y, cuando termines, pulsar Intro para aceptar los cambios realizados. Si cambias de idea mientras ests modificando los datos y quieres dejar la celda como estaba, pulsa la tecla Esc. Mientras ests en el modo Modificar, puedes usar varias teclas que te ayudarn a corregir los datos. Esas teclas aparecen en la tabla 2.2. Tabla 2.2. Teclas que puedes usar mientras ests en el modo Modificar Tecla Flecha izquierda Flecha derecha Inicio Fin Retroceso Efecto Mueve el punto de insercin un carcter hacia laizquierda. Mueve el punto de insercin un carcter hacia laderecha. Sita el punto de insercin a la izquierda del primercarcter. Sita el punto de insercin a la derecha del ltimo carcter. Borra el carcter que haya a la izquierda del punto de insercin.

Copiar y mover Cuando comiences a tener hojas de clculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te encontrars muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podras teclear de nuevo todos esos datos, resulta mucho ms rpido y cmodo utilizar las tcnicas de Mover/Copiary Pegar de Excel. A continuacin puedes ver el procedimiento para copiar datos, y en la figura 2.7 un esquema del mismo procedimiento: 1. Selecciona los datos que quieras copiar. Puede ser una sola celda, en cuyo caso basta con que sites en ella el puntero de celda, o un rango, en cuyo caso debers seleccionarlo (paso 1 de la figura 2.7).

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2. Ejecuta el comando Copiar en la cinta de opciones. Vers que el nico efecto es la aparicin de una lnea discontinua mvil alrededor de los datos seleccionados (paso 2 de la figura 2.7).

Figura 2.7. El procedimiento para Copiar 3. Si vas a copiar los datos en otra hoja de clculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las tcnicas para cambiar de hoja de clculo y de libro de trabajo las veremos ms adelante. 4. Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si ests copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango cuando lo copie. El puntero de celda se mover a la nueva posicin en la celda, pero la lnea discontinua mvil seguir alrededor de los datos que vas a copiar. 5. Ejecuta el comando Pegar. Los datos se copiarn en la posicin de destino, pero la lnea discontinua mvil permanecer alrededor de los datos originales (paso 3 de la figura 2.7).
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6. Vuelve a pegar los datos tantas veces y en tantos lugares como quieras. Cuando termines, pulsa Esc para detener la lnea discontinua mvil. En el caso de que quieras mover los datos en lugar de copiarlos, la nica diferencia en el procedimiento anterior consiste en que en el punto 2 debes ejecutar en el grupo Portapapeles el comando Cortar en lugar de Copiar. Cuando ejecutes el comando Pegar (punto 5), los datos aparecern en la ubicacin de destino y desaparecern de la ubicacin original. Debes tener en cuenta que estos procedimientos copian o mueven tanto los datos como cualquier otro elemento que haya en la celda o rango seleccionados (como los formatos). Si en vez de utilizar el comando Pegar usas el comando Pegado especial, Excel mostrar un cuadro de dilogo que te permitir escoger de qu manera quieres pegar los datos (figura 2.8). La utilidad de este cuadro de dilogo la vers mucho ms clara despus de leer el captulo dedicado a los formatos.

Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo El Portapapeles de Office Las operaciones de Copiar/Cortar y Pegar se realizan a travs de un accesorio de Windows denominado Portapapeles. El mecanismo consiste en que cuando se copia o corta un dato, ste se almacena en el Portapapeles. Luego, al pegarse, ese dato se copia desde el Portapapeles al lugar de destino. Desgraciadamente, el Portapapeles de Windows slo puede contener un elemento a la vez, por lo que cualquier elemento que se copie o pegue sustituye al que estuviera anteriormente en el Portapapeles. Para aumentar la versatilidad del sistema, Excel incorpora su propia versin mejorada del portapapeles: el Portapapeles de Office. ste puede contener hasta 24 elementos. Cada vez que se ejecuta una operacin de copiar o cortar, los datos se almacenan en
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posiciones sucesivas del Portapapeles de Office y permanecen all. Luego es posible pegar cualquiera de los elementos que contiene el Portapapeles en el lugar deseado. Es decir, supn que copias y pegas una celda, que ms tarde copias y pegas un rango. Una copia de ambos elementos (la celda y el rango) permanecen en el Portapapeles de Office. Si quieres, ms tarde puedes utilizar esas copias para pegarlas de nuevo en la hoja de clculo sin tener que seleccionar y copiar de nuevo los datos. Para verlo pulsa el lanzador de panel en el grupo de comandos Portapapeles y aparecer acoplado en el lado izquierdo de la ventana de Excel, aunque puedes arrastrarlo a cualquier lugar de la pantalla (figura 2.9). Sita el puntero de celda en el elemento que quieras pegar y haz clic sobre l. Si pulsas Pegar todo, se pegarn todos los elementos del Portapapeles, el primero en la celda seleccionada y los siguientes en las celdas de debajo. Para borrar todos los elementos del Portapapeles, pulsa el botn Borrar Portapapeles. En la figura 2.9 puede haber almacenados elementos de aplicaciones diferentes. Puedes ver fcilmente el contenido de cada elemento su cuadro informativo.

Figura 2.9. El Portapapeles de Office volver al ndice 9. Insertar y eliminar En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de clculo, te das cuenta de que deberas haber aadido otro conjunto de datos en una zona que ya est ocupada o de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opcin puede ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta solucin es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo ms fcil es insertar o eliminar filas, columnas o celdas. Seleccionar filas y columnas Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar
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una columna o una fila es tan fcil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas vers que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).

Figura 2.10. La columna E seleccionada Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si se tratase de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11, primero haz clic sobre el encabezado de la fila 8 y mantn pulsado el botn del ratn. Luego arrastra el ratn hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces suelta el botn (figura 2.11).

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Figura 2.11. Varias filas seleccionadas a la vez Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic en los encabezados de las dems filas o columnas que quieras seleccionar. Por ltimo suelta la tecla Ctrl. Cuando una o ms filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones que realices (como asignar un formato) se aplicarn a todas las celdas de esa columna. Insertar filas y columnas Una vez que sabes seleccionar una fila o una columna, insertarlas es muy sencillo: selecciona la fila o la columna que est donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable. Por ejemplo, imagina que queremos insertar una columna en blanco en la columna C de la hoja de clculo que aparece en la figura 2.12. Selecciona la columna C y ejecuta el comando Insertar, Insertar columnas de hoja. Excel insertar una columna en blanco en ese lugar y desplazar todas las dems columnas hacia la derecha (observa la figura 2.13).

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Figura 2.12. Vamos a insertar una columna

Figura 2.13. Despus de insertar la columna

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Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar. Recuerda que al insertar columnas, Excel desplaza hacia la derecha las que haya desde la posicin en la que inserta; al insertar filas, Excel desplaza hacia abajo las filas que haya desde la posicin en la que inserta. Eliminar filas y columnas El procedimiento para eliminar filas y columnas es exactamente el mismo que para insertarlas, con la diferencia de que debes utilizar el comando Eliminar. Al eliminar una fila o una columna tambin desaparecen todos los datos que hubiera en ellas, as que ten mucho cuidado al utilizar este comando. Por ejemplo, para eliminar la columna que hemos insertado en el apartado anterior, simplemente ejecuta el comando Eliminar (puesto que la columna C ya est seleccionada; en caso de que no lo estuviera, seleccinala antes de ejecutar el comando). Cuando se eliminan filas y columnas, Excel desplaza las restantes, respectivamente, hacia arriba y hacia la izquierda. Es decir, en el sentido contrario a cuando se insertan. Insertar y eliminar celdas En ocasiones, insertar filas o columnas no es til para lo que buscamos, ya que estos comandos insertan una fila o columna completa, desplazando todo el resto de la hoja hacia abajo o hacia la derecha segn el caso. Si slo quisieras insertar unas celdas, estos comandos no te serviran y deberas usar el comando Insertar, Insertar celdas en su lugar. Primero selecciona el rango de celdas que quieres insertar. Por ejemplo, si en la hoja de la figura 2.12 quisieras insertar celdas en el rango C6:C8, selecciona ese rango. Luego ejecuta el comando Insertar, Insertar celdas. Aparecer el cuadro de dilogo Insertar celdas que puedes ver en la figura 2.14.

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Figura 2.14. El cuadro de dilogo Insertar celdas Este cuadro de dilogo te permite elegir hacia dnde desplazar las celdas existentes cuando insertes las nuevas. Si dejas seleccionada la opcin por omisin y haces clic en Aceptar, Excel insertar celdas en blanco y desplazar las que haba hacia la derecha, tal y como puedes ver en la figura 2.15.

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Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que haba hacia la derecha El procedimiento para eliminar celdas es idntico al que se usa para insertarlas: selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y seala en el cuadro de dilogo que aparecer hacia dnde deben desplazarse las celdas existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior. Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o parcialmente lo que contengan. volver al ndice 10. Ayuda para la introduccin de datos Excel dispone de muchas ayudas que facilitan la introduccin de datos en las celdas. En los prximos apartados vamos a ver algunas de las ms notables. Autocompletar Si escribes una columna de datos (es decir, en celdas unas debajo de otras), cada vez que inicies la introduccin de un dato nuevo Excel tratar de completarla por s mismo basndose en los datos que ya hayas introducido. Por ejemplo, mira la lista de nombres que hay en el rango B4:B8 de la figura 2.7. Ahora supn que vas a la celda B9 y tecleas la letra S para escribir el apellido Snchez. Tan
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pronto como escribas la letra S, Excel completar la introduccin con Santiago (figura 2.16), puesto que ste es el nico dato que comienza por S que hay en la columna (en la celda B4). En el caso de que te valiese Santiago slo tendras que pulsar Intro para validar la entrada, y hubieses introducido todo un apellido con slo teclear la primera letra. Figura 2.16. Excel completa la introduccin de un dato automticamente Evidentemente, en este caso la entrada no te sirve, porque quieres introducir Snchez y no Santiago. En estos casos, simplemente contina escribiendo el dato que quieres y Excel remplazar su sugerencia por el dato que t escribas. En el caso de que hubiese ms de un dato en la columna que empezase por S, Excel se esperara a que escribieses suficientes letras para identificar uno de ellos de manera exclusiva antes de autocompletar la entrada. Por ejemplo, si en la columna apareciesen Santiago y Samaniego, Excel esperara a que escribieses la tercera letra antes de completar la entrada, puesto que la tercera es la primera diferente entre ambos apellidos. Si t escribes una tercera letra que no sea la n o la m, entonces Excel no completar la entrada automticamente; si la tercera letra que escribas es la n completar Santiago; y si es la m escribir Samaniego. Elegir de la lista Asociada a la caracterstica Autocompletar est la caracterstica Elegirde la lista. En este caso, puedes hacer que Excel te muestre una lista con todos los datos contenidos en una columna para que selecciones uno, en lugar de dejar que l complete el dato automticamente. El procedimiento es muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que vas a introducir el dato (la que haya debajo de la ltima que contenga datos) y haz clic con el botn derecho del ratn sobre ella. 2. Selecciona el comando Elegir de la lista desplegable del men emergente que aparecer. 3. Excel te mostrar una lista ordenada con todos los datos que haya en esa columna (figura 2.17). Ahora ya slo tienes que hacer clic sobre el que quieras seleccionar.

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Figura 2.17. Elegir de la lista Si ya has escrito alguna letra cuando hagas clic con el botn derecho, Excel resaltar el primer dato de la lista que comience por las letras que hayas escrito (si hay alguno), de forma que te resulte ms fcil localizar los datos que comienzan por esas letras. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del ratn sobre una celda de la columna que ya contenga datos y seleccionar el comando Elegir de la lista despelgable. Aparecer la lista y, si haces clic sobre uno de los datos de la misma, ste sustituir al dato que ya haba en esa celda. Autorrelleno La caracterstica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Su inters radica en que cuando los datos cumplen unos requisitos determinados, Excel adapta la copia de los datos a lo que presumiblemente queremos hacer, facilitndonos as en gran medida la introduccin de datos. Como te deca, la funcin bsica de Autorrelleno es copiar datos. Por ejemplo, supn que tienes el dato Santiago introducido en la celda B2 (paso 1 de la figura 2.18). Sita el puntero de celda sobre el dato y ahora fjate en el propio puntero de celda. Observa que en su extremo inferior derecho hay un pequeo recuadro. Ese recuadro se llama gestor de relleno (paso 2 de la figura 2.18).

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Figura 2.18. Procedimiento para utilizar la caracterstica Autorrelleno Si sitas el puntero del ratn sobre el gestor de relleno, vers que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre l y, sin soltar el botn del ratn, arrstralo hacia abajo. Vers que Excel va seleccionado todas las celdas por las que pase el puntero del ratn (paso 3 de la figura 2.18). Cuando se haya sombreado un rango de diez o doce celdas, suelta el botn. Excel copiar el dato Santiago en todas las celdas sombreadas (paso 4 de la figura 2.18). Listas Aunque la funcin de copiar que hemos visto en el apartado anterior es muy apreciable en s misma por su sencillez, el verdadero inters de Autorrelleno estriba en copiar datos que, como te deca anteriormente, cumplen unos requisitos. Por ejemplo, introduce Enero en la celda B2 y utiliza Autorrelleno para copiarlo hasta la celda B12 (igual que en el apartado anterior). Fjate en lo que ha ocurrido: en lugar de copiar Enero en todas las celdas, lo que hecho Excel es completar la lista de meses; ha supuesto que queras crear una lista de meses y lo ha hecho por ti. Por supuesto, si hubieses introducido Marzo en lugar de Enero, Excel tambin hubiese creado una lista de meses que comenzara por Marzo. Si quieres que Excel copie Enero en todas las celdas en lugar de crear la lista de meses, mantn pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el gestor de relleno y hasta que sueltes el botn del ratn. Adems de la lista de los meses, Excel crea automticamente otras listas de datos cuando se utiliza Autorrelleno. En la tabla 2.3 puedes ver cules son esas otras listas. Tabla 2.3. Las listas que Excel crea automticamente con la caracterstica Autorrelleno
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Lista Das de la semana Das de la semana abreviados Meses Meses abreviados

Ejemplo Lunes, Martes, Mircoles, Jueves, Viernes, etc. Lun, Mar, Mi, etc. Enero, febrero, Marzo, Abril, Mayo, Junio, etc. Ene, Feb, Mar, etc.

Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la caracterstica Autorrelleno. Las listas se definen en el botn Modificar listas personalizadas de la ficha Msfrecuentes del cuadro de dilogo Opciones de Excel, al que se llega pulsando el Botn Office. Series Adems de listas, tambin puedes utilizar la caracterstica Autorrelleno para crear series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los elementos que la componen no guardan una relacin numrica entre ellos, mientras que en las series s. Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuacin, igual que antes, arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas, el valor que se introducir en cada una de las celdas por las que vaya pasando aparecer en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto ocurre siempre que se utiliza la caracterstica Autorrelleno, y no slo con las series). Cuando llegues a la celda B13 suelta el botn del ratn. Como podrs comprobar, Excel crea una serie en la que va incrementando el nmero que hay en el texto (figura 2.19).

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Figura 2.19. Autorrelleno para crear una serie Tambin puedes crear cualquier serie de nmeros o de fechas, aunque en este caso debes seleccionar dos celdas antes de arrastrar el gestor de relleno (es decir, seleccionar un rango de dos celdas y arrastrar el gestor de relleno del rango): En la primera celda debe estar el nmero o fecha que da comienzo a la serie. En la segunda celda debe estar el incremento que va a haber entre dos elementos consecutivos de la serie. Por ejemplo, puedes decirle a Excel que cree una serie que empiece en el 1 y que vaya de 3 en 3, u otra que empiece en el 10 y vaya de 10 en 10, etctera. O puedes decirle a Excel que cree una serie de fechas que empiece el da 20 de febrero y vaya de 7 en 7 das. Veamos el procedimiento para crear esta ltima serie: 1. Introduce 20 febrero en la celda B3. 2. Introduce 27 febrero en la celda B4. 3. Selecciona el rango B3:B4.
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4. Arrastra el gestor de relleno hasta la celda B13 (ve mirando el cartelito que aparece junto a las celdas que vas seleccionando). 5. Suelta el botn del ratn cuando llegues a la celda B13. Como vers, Excel crea una serie de fechas que empieza el 20 de febrero y que va de semana en semana (figura 2.20).

Figura 2.20. Una serie de fechas que va de 7 en 7 das volver al ndice

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