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Planilla de Movilidad

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03/18/2014

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I
NFORMATIVO
C
 ABALLERO
B
USTAMANTE
Fuente: www.caballerobustamante.com.pDerechos Reservados 
ECB Empresarial 
Planilla de Movilidad:Registro y Aplicación Práctica
1.Aspectosconceptuales
Como es de pleno conocimiento, a travésdel articulo 14º del Decreto Legislativo Nº970, publicado el 24.12.2006 y cuya entradaen vigencia rige a partir del 01.01.2007, seeectuó la incorporación del literal a1) alarticulo 37º de la Ley del Impuesto a la Renta(LIR), el carácter de gasto deducible, sujeto alimite, de aquellos desembolsos motivadoscon la fnalidad de suragar los gastos demovilidad del personal de la empresa, a con-secuencia del desempeño de sus uncionesy cuya naturaleza (de tales gastos) mantengaen esencia los elementos constitutivos deuna condición de trabajo, no obstante queestos no se encuentren sustentados encomprobantes de pago que cumplan conlos requisitos y características contenidosen los artículos 8º y 9º del Reglamento deComprobantes de Pago (RCP).Es importante señalar que antes de laincorporación del inciso a1) al articulo 37º dela LIR, la legislación del Impuesto a la Rentano había contemplado el supuesto en queun gasto resultara deducible por cumplir enesencia y naturaleza propia con el principiode causalidad sin mantener un comprobantede pago que lo sustente, como es el casodel gasto por movilidad. No obstante, yaen el tiempo la deducibilidad de los gastosde movilidad aún cuando no se cuente concomprobantes de pago habían sido recono-cidos por el Tribunal Fiscal a través de lasResoluciones Nº 8729-5-2001 (26.10.2001) yNº 05794-5-2003 (15.10.2003), en las cualeshabía maniestado el órgano colegiadoque en la medida que exista evidencia yun debido control tributario de los gastosde movilidad, tales conceptos resultaríandeducibles siempre que sean necesariospara el desempeño de las labores de lostrabajadores. Es de esta manera, observandoello, que la Legislación del Impuesto a laRenta, ha tenido a bien considerar condi-cionantes para la deducibilidad de dichosgastos, vinculadas con el cumplimiento derequisitos sustanciales, esto es; que resul-ten necesarios para el desempeño cabalde las unciones de los trabajadores y noconstituyan benefcio o ventaja patrimonialdirecta de los mismos y otros de carácterormal, como es el caso del control quedeberá ejercerse sobre ellos (los gastos) através de la planilla de movilidad, así comosu aceptación hasta un limite máximo diariopermitido por trabajador.Un aspecto de suma importancia y elcual se constituye en el elemento principalque deberá contener cada uno de lo cargosa resultados y registros en la planilla demovilidad, lo constituye la condición detrabajo. Cabe señalar que la LIR ha previstoindirectamente la conceptualización de lacondición de trabajo en el segundo párraodel inciso a) del articulo 34º señalando que
“no se considerarán como renta de quinta categoría las cantidades que percibe el servidor por asuntos del servicio en lugar distinto al de su residencia habitual, tales como gastos de viaje, viáticos por gastos de alimentación y hospedaje, gastos de movilidad y otros gastos exigidos por la naturaleza de sus labores, siempre que no constituyan sumas que por su monto revelen el propósito de evadir el impuesto 
”.Asimismo, la legislación laboral vigente, deacuerdo a lo señalado en el artículo 7º delDecreto Supremo Nº 003-97-TR (27.03.97)y en los incisos c) e i) del artículo 19º delDecreto Supremo Nº 001-97-TR (01.03.97),respectivamente, ha dispuesto para eectosremunerativos como para los beneiciossociales (Compensación por Tiempo deServicios) el carácter de no remunerativode
“Todos aquellos montos que se otorguenal trabajador para el cabal desempeño de su labor, o con ocasión de sus unciones,tales como movilidad, viáticos, gastos de representación, vestuario y en general todo lo que razonablemente cumpla tal objetivo y no constituya benefcio o ventaja patrimonial para el trabajador”.
 Es en este sentido, como se ha podidoapreciar precedentemente, siempre que losdesembolsos otorgados no constituyan unbenefcio que genere una ventaja patrimonialpara el trabajador, dichos gastos de movilidadcalifcarían en esencia como condición detrabajo y por ende deducibles aún cuandono cuenten con comprobante de pago, claroestá, en la medida que no superen el limitemáximo diario permitido por trabajador.Uno de los aspectos que resulta impor-tante tener en consideración es que losdesembolsos asumidos por la empresa,en avor de trabajadores independientes,tales como; pasajes al centro de trabajo,movilidades vinculadas con la prestación,entre otros, desde la perspectiva analizadano resultarían deducibles.De otra parte, se agrega a lo anteriormen-te expuesto, los gastos de movilidad asumi-dos por la empresa en avor de trabajadoresindependientes (en esencia, sin vinculaciónlaboral encubierta) en unción a un acuerdocontractual o no. Cabe señalar que dichosgastos se constituirían en liberalidades alser suragados en beneicio de terceros,lo cual, generaría una disminución de susgastos (beneicio patrimonial del tercero)derivado de tal hecho. En consecuencia noresultaría aplicable lo señalado en el incisoa1) del artículo 37º de la LIR, al no existir unavinculación laboral.En virtud a las consideraciones expues-tas, el objetivo del presente trabajo seorienta a proporcionar alcances de carácterpráctico, para eecto de un debido controltributario y administrativo. Es importanteseñalar que en esta oportunidad no se abor-dará un análisis conceptual de la naturalezade los gastos de movilidad, por cuanto esteha sido desarrollado en el inorme especial
"La deducción de gastos mediante la plani- lla de movilidad" 
publicado en la segundaquincena de enero 2007.
2.Controladministrativo,contable,tributario
2.1.Controladministrativo-contable
Ya en el plano netamente práctico,muchas son las motivaciones por lascuales diversas áreas de la empresatales como; inanzas, créditos y co-branzas, tesorería, contabilidad, entreotros, mantiene, cada una de ellas,ondos de caja chica a eecto se suragardesembolsos vinculados con trámitesadministrativos, gestiones de cobranza,operaciones bancarias, presentaciónde declaraciones juradas mensuales,entre otros supuestos. Es aquí que alproducirse la entrega a rendir, en dondela persona encargada de tales ondosdeberá identifcar en primer orden alpersonal que realizara la gestión, lamisma que eectuara posteriormentela rendición de gastos respectiva, locual a partir de ello, permitirá evaluarla relación causal de los gastos y consi-guiente clasifcación de renta de quinta,condición de trabajo, liberalidad, queposteriormente generará el registro enla planilla de gastos de movilidad, res-pecto de aquellos gastos que cumplanen estricto dicha naturaleza.
2.2.Controltributario
En lo concerniente al control tributario,como bien se ha señalado anterior-
Apunte Tributario
 
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USTAMANTE
Fuente: www.caballerobustamante.com.pDerechos Reservados 
mente, previa conceptualización de losgastos de movilidad no sustentadosen comprobantes de pago, de acuerdocon el inciso a1) del articulo 37º dela Ley del Impuesto a la Renta, estosno podrán exceder del importe de S/.20.00 (4% de la Remuneración MínimaVital), aplicables para el ejercicio 2007,por trabajador y respecto de aquellosdesembolsos incurridos y que seannecesarios para el cabal desempeñode sus unciones y que no constituyanbenefcio o ventaja patrimonial directade los mismos.
3.Aplicaciónprácticaintegral
3.1.Enunciado
La empresa COMPUDATA S.A. se dedicaa la importación y venta de equipos decómputo, y cuenta con 17 trabajadoresen planilla:1 Gerente general1 Gerente comercial2 Secretarias1 Contador3 Asistentes de contabilidad2 Auxiliares contables4 Vendedores2 Asistentes de créditos y cobranza1 ConserjeCon la inalidad de implementar undebido control tributario de los gastosde movilidad a los cuales se reiereel inciso a1) del artículo 37º de la LIR,nos ha proporcionado la siguiente in-ormación correspondiente a los díascomprendidos entre el 26 y 31 de marzodel presente ejercicio:
a.Movilidadotorgadaatrabajadoresindependientes
a.1. La empresa ha contratado losservicios de un
proesionalindependiente
para que rea-lice la evaluación y estudio demercado por 1 mes, compren-dido entre el 15 de marzo y el15 de abril de 2007, el importede su retribución asciende aS/. 2,500. Adicionalmente se leha otorgado por cada uno de losdías comprendidos entre el 26 y30 de marzo un importe total demovilidad ascendente a S/. 100.00,atribuibles en S/. 20.00 diarios.a.2. La empresa ha contratado los ser-vicios de 2
trabajadoresinde-pendientes
, los cuales eectúangestiones específcas de acuerdoa la necesidad de la misma, paratales eectos se les han asignadoa cada uno de ellos un importe deS/. 18.00 diarios por concepto demovilidad. Al cierre del mes haneectuado la siguiente rendiciónde gastos incurridos durante losdías comprendidos entre el 26 y30 de marzo.
DescripcióndelgastoTrabajadorTrabajadorNº1Nº2
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Boletos transporte urbano 55.00 50.00––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Con facturas de taxi 20.00 46.00––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––Sin sustento 15.00 30.00––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
GastototalS/.
90.00S/.126.00
b.Asignacióndemovilidad
La empresa asigna vehículos a 2de sus vendedores, a los cualesles otorga diariamente S/. 17.00 porconcepto de movilidad, términoempleado al suragarle los gastosde combustible de dichos vehícu-los. A continuación presentamosla liquidación eectuada por dichosvendedores:
TrabajadorPeríododel28al31demarzo2007283031SustentoImporteSustentoImporteSustentoImporteS/.S/.S/.
 
VendedorNº2
 Factura 10.00Boletas de7.00VentaSin sustento 7.00 Sin sustento 17.00 Sin sustento 10.00
TrabajadorPeríododel26al29demarzo200726272829ConSinConSinConSinConSinVendedorSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustento
 
Nº3
15.00 15.00 20.00 20.00 
5.00 7.00 5.00 5.00 3.00 23.00 
Total
 
20.005.0022.003.0020.0025.0023.00TrabajadorPeríododel26al28demarzo2007262728SustentoImporteSustentoImporteSustentoImporteS/.S/.S/.
 
VendedorNº1
Ticket15.00Boletas12.00Factura de ventaSin rendir 2.00Ticket5.00 Sin sustento 17.00Factura
El conserje ha eectuado la rendición de gastos de la siguiente manera:
TrabajadorPeríododel26al29demarzo200726272829VendedorConSinConSinConSinConSinNº4SustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustento
 
9.00 10.00 14.00 15.00 10.00 18.00 25.00 25.00 
Total
 
9.0010.0028.0014.0025.0015.0025.00TrabajadorPeríododel27al31demarzo200727283031ConSinConSinConSinConSinSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustentoSustento
 
Conserje
7.00 20.00 15.00 25.0010.00 6.0016.00 5.00 8.00
Total
 
7.0016.0020.0020.0010.0014.0025.00
c.Movilidadotorgadaavendedo-resyconserjes
La empresa cuenta con un cuadro decontrol de gastos de movilidad asigna-dos a los vendedores 3 y 4 y al conserjetal como se muestra a continuación:
 
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USTAMANTE
Fuente: www.caballerobustamante.com.pDerechos Reservados 
d.Movilidadcondicionadaaasis-tenciaaltrabajo
La empresa ha acordado de maneracontractual otorgar una asignaciónpor concepto de movilidad supe-ditada a la asistencia al centro detrabajo de 5 trabajadores por unimporte de S/. 5.00 diarios. Durantelos días comprendidos entre el 26y el 30 de marzo, la empresa haabonado un importe total ascen-dente a S/. 125.00. La empresa nolos considera como mayor renta dequinta categoría.
e.Movilidadotorgadaporlaboresueradehorario
La empresa ha otorgado durante losdías 26, 27 y 31 de marzo, S/. 15.00a cada uno de los 3 asistentes con-tables y a 2 auxiliares, por conceptode movilidad, dado que han labo-rado hasta altas horas de la noche.Es importante señalar que duranteel reerido periodo la empresa haincurrido en gastos de movilidadascendentes a S/. 225.00.
3.2.Solución
Una vez recepcionada la inormaciónvinculada con los principales gastosincurridos por las diversas áreas de laempresa, se deberá eectuar la siguien-te clasifcación a eecto de otorgarle eltratamiento debido a cada uno de ellos,según el análisis siguiente:
a.Clasifcacióndelanaturalezadelosgastosincurridosporalempresabajoladenominacióndemovilidad
la naturaleza de sus labores, siempreque no constituyan sumas que por sumonto revelen el propósito de evadirel impuesto. En ese sentido, al haberotorgado una asignación por movilidadacordada o no contractualmente porparte de la empresa, la cual se en-contraría supeditada a la asistencia altrabajo, dicho desembolsos generaríauna ventaja patrimonial a avor del tra-bajador, no conteniendo en ese sentidolos elementos de una condición detrabajo, por cuanto se constituirían enuna renta de quinta categoría. De otraparte, respecto a los gastos de movi-lidad sujetos a la asistencia al trabajo,dado que la empresa no les otorga eltratamiento de rentas de quinta cate-goría, devendrían en gastos reparablesal ser liberalidades del empleador.
3.3.Determinacióndellímitemáximodiario
De acuerdo a los gastos de movilidadque en unción al análisis realizado en elnumeral anterior, corresponde incluirlosen la planilla de movilidad, la empresadeberá eectuar la adición del importeregistrado en la planilla de movilidad queexceda el límite máximo diario permitidopor trabajador (S/. 20.00). Ya en el planonetamente práctico es recomendable quela empresa tenga un adecuado control delimporte que resultará deducible y aquelque será materia de reparo aperturandosub divisionarias específcas.
3.4.Llenadodelaplanilladegastosdemovilidad
Para eectos prácticos procederemos aeectuar el llenado de la planilla de gas-tos de movilidad correspondiente al día29.03.2007. Es importante señalar que laempresa deberá realizar el llenado de laplanilla de gastos de movilidad en ormadiaria. Uno de los aspectos que resultaimportante tener en consideración para eldebido llenado de las planillas, es el hechoque resultaría mucho más relevante, quela persona que ha realizado las gestionesentregue una pre-liquidación respecto deldetalle de los importes desembolsadospor movilidad, a fn de identifcar a pleni-tud los gastos incurridos y el motivo delos mismos para su debido sustento. 
3.5.Librodeplanilladeremuneracionesyboletadepago
En lo concerniente a obligaciones decarácter laboral, podemos señalar que laempresa deberá eectuar la anotación enel libro planillas de la empresa, entre otrasde los desembolsos por movilidad quecalifquen como condiciones de trabajo,bajo la descripción de un concepto noremunerativo, de acuerdo a lo señaladoen el inciso e) del articulo 1º del D.S. Nº001-98-TR (22.01.98).
n
b.Análisis
1. No constituyen gastos de movilidad, alos cuales se refere el inciso a1) del arti-culo 37º de la LIR, aquellos incurridos porla empresa, pactados contractualmenteo no, asumidos en avor de trabajado-res independientes, vinculadas con laprestación de sus servicios, por cuantoéstos (los gastos) se encuentran vincu-lados en estricto, con los incurridos porel personal que mantenga vinculaciónlaboral con la empresa.
Por ende califcará como una liberali-dad, que será reparable salvo que seconsidere como una mayor renta parael prestador del servicio.2. No constituyen gastos de movilidad,aquellos asignaciones en dinero oen especie (combustible, entre otros)otorgadas a trabajadores a consecuen-cia de la asignación de vehículos, porcuanto de acuerdo al ultimo párraodel inciso a1) del articulo 37º de la LIR,se ha señalado que no se aceptara ladeducibilidad de gastos de movilidadsustentados en la planilla, en el casode trabajadores que tengan a sudisposición movilidad asignada porel contribuyente. Cabe señalar que ellegislador habría previsto que taleserogaciones, bajo las condicionesseñaladas precedentemente, deberánser sustentadas con los comprobantesde pago (acturas y ticket’s, entre otros)no resultando posible sustentar talesgastos sin comprobantes de pago através de la planilla de movilidad.3. En lo que respecta a los gastos enreerencia, al proporcionar la empresadesembolsos para la realización de suslabores bajo una relación laboral, talesgastos resultarán deducibles en la me-dida en que se encuentren sustentadosen comprobantes de pago que cumplancon los requisitos y características se-ñalados en el RCP, así como aquellossustentados en la planilla de gastosde movilidad y siempre y cuando nosuperen el límite máximo diario permi-tido de S/. 20.00 por trabajador, dada sunaturaleza de condición de trabajo.4. Para eectos del IR de acuerdo al ar-tículo 34° de la Ley, constituyen rentasde quinta categoría las obtenidas porconcepto del trabajo personal presta-do en relación de dependencia talescomo; sueldos, salarios, asignaciones,(...) y, en general, toda retribución porservicios personales, agrega la normaque no se considerarán como tales lascantidades que percibe el servidor porasuntos del servicio en lugar distinto alde su residencia habitual, tales comogastos de viaje, viáticos por gastos dealimentación y hospedaje,
gastosdemovilidad
y otros gastos exigidos por
Apunte Tributario
CondicióndetrabajoRentadeLiberalidadesEnunciadoPlanilladeSustentadoquinta(gastosNotasmovilidadenCPcategoríareparables)
 
A
 
(a.1)
100.00 1––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
(a.2)
216.00 1––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
B
30.00 72.00 2––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
C
162.00 194.00 3––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
D
125.00 100.00 4––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
E
225.00 3––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––– 
Totales
 
387.00224.00125.00488.00
 

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