ISO 9001:2000 Uygulaması

İçin Hayat Kurtaran Teknikler

ISO Uygulamasının
Derinliklerindeki
Güçlüklerden
Kaçınmanın Yolları
DerinlereDalmak
Sudaki Tehlikeler
Yarışı Kazanmak
Antrenmanlara Devam
Etmek
Derinlere Dalmak

Su korkusunu
yenmek.
 Derinlere Dalmak

Çoook soğuk!

 Hiçkimse soğuk bir havuza atlamak

istemez.
 Derinlere Dalmak

Yönetim suyun ılık olmasını

sağlamalıdır.

 Yöneticiler:
Önce siz girin.
 Projeye bağlı kalın ve bu bağlılığınızı
gösterin.
 Derinlere Dalmak

Yönetim:
 İlk adımı;
 ISO’yu öğrenerek
 Projeyi planlayarak ve sorumlulukları dağıtarak
atın...
 Bağlılığınızı;
 Gerekli kaynakları sağlayarak,
 ISO projelerine katılımı ödüllendirerek,
gösterin...
 Derinlere Dalmak

Yönetim
 Bu noktaların zaten aşikar olduğunu
düşünebilirsiniz. Ancak bunların ISO
uygulamalarının önündeki en büyük engel
olduğunu unutmayın.

Yönetimin kabulü ve
desteği
 Derinlere Dalmak

Yönetim her şeyi hazırladı,

yolu gösterdi, fakat hala bir
çoğu suya dalmak istemiyor...
 Şu anki
konumumdan
mutluyum, neden
farklı bir şey yapayım
ki?
 Derinlere Dalmak

Suyu onlar için çekici yapın

 İnsanlar
kendileri ve işleri için
anlamını/değerini bilmedikleri projelerde
yer almak istemezler.
 ISO’ nun şirketiniz için neden önemli
olduğunu açıklayın.
 ISO’nun işleri nasıl kolaylaştırdığını anlatın.

 İşlerinin nasıl değişeceğini

 Ve nasıl aynı kalacağını anlatın.

 Derinlere Dalmak

Çalışanların endişelerine
anlayış gösterin.
 “Eğer yaptığım her şeyi dokümante
edersem hala bir değerim olur mu?”
 “Düzeltici eylem de ne? Müdürün
odasına gitmeyi çağrıştırıyor.”
 “Birileri benim ya da bölümümün
performansımı denetleyecek mi?”
 Derinlere Dalmak

Endişeleri yok edin

 Çalışanları sistem oluşturma sürecine
dahil edin.
 Standardı karşılamak için süreci
geliştirirken ya da iyileştirirken, sürecin
içinde bulunan insanları kullanın.
 Personeli düzeltici faaliyet ya da iç denetim
konularında eğitin, süreç iyileştirmenin
önemini vurgulayın.
 Sudaki tehlikeler

Sudaki tehlikelere
karşı dikkatli olun:
 Sudaki tehlikeler

Şirket yüzmeyi
bilmeyebilir.
 Yüzme dersleri verin
 ISO 9000’e genel bir giriş tüm personel
için yararlı olacaktır.
 Proje yöneticisi ve projede yer alan
diğer personel için daha ileri bir eğitim
planlayın.
 Sudaki tehlikeler

Standardın Hatalı
Yorumlanması
 Çaba ve zamanın boşa harcanmasına
yol açabilir.
 Proseslerin defalarca tekrar tasarlanması,
 Standardın uygulanmasında aşırıya kaçma
– Örnek: Çok fazla dokümantasyon.
 Majör hataların Dış Tetkik sırasında ortaya
çıkması. Tescil sürecinin uzaması.
 Hayat Kurtaran Teknikler

Danışman kullanın
 Bir danışman kullanmayı;
 Projenizi planlamanızda size
yardımcı olması,
 Standardı yorumlamanıza
yardım etmesi,
 Tecrübenizden faydalanması,
 Uygulamalarınızı takip etmesi ve
değerlendirmesi,
için düşünün.
 Sudaki tehlikeler

Detaylara boğulmak…..
 “Bu prosedürün amacı yapılacak tüm
faaliyetlerin dokümantasyon esaslarını
belirlemektir. Dokümantasyonun temel
amacı faaliyetlerin tutarsız bir şekilde
yapılmasını önlemektir. Bu husus özellikle
oluşabilecek tutarsızlıkların telafisi
mümkün olmayan sonuçlar doğurabileceği
faaliyetler için önemlidir.”
 Sudaki tehlikeler

Ve kötü yazılan prosedürler

 Birkelimenin yeterli olduğu durumlarda
neden on kelime kullanıyorsunuz?
 “Burada referans alınan maddeler bir takım
durumlarda normal parametrelerin dışına
çıkabilir.”

 “Burada yer alan prosedürler aşağıda yer

alan departmanların fonksiyonel
birimlerindeki tüm faaliyetler uygulanabilir.”
 Hayat Kurtaran Teknikler

Prosedürleri kullanıcı odaklı

yapın
 Eylem içeren kısa cümleler kullanın.
 Edilgen cümle kullanımından kaçının.
İşi kimin yaptığını açıklığa kavuşturun.
 Okumayı kolaylaştıracak font büyüklüğü
ve satır aralığı seçin.
 Sudaki tehlikeler

Dokümantasyon
Çok fazla? Çok az?
 Çok fazla:
 Her şey için mutlaka bir talimat oluşturma
alışkanlığı.
 Tekrar ve uyumsuzluk – Bir işlemin birden
fazla talimat içerisinde farklı şekillerde yer
alması.
 Çok az:
 Prosesin
ürün kalitesini etkilediği
durumlarda iş talimatının bulunmaması.
 Hayat Kurtaran Teknikler

Dokümantasyon
 Buradaki amacın proseslerin tutarlılığı
olduğunu hatırlayın.
 İki farklı çalışan belirli bir işi aynı şekilde
yapabilirler mi?
 Eğer bu soruya vereceğiniz cevap
“Belki” ise o işi dokümante etmeniz
gerekir.
 Sudaki tehlikeler

“Farklı” olan departmanlar

 Ar-Ge gibi üst düzey bilgiye sahip
çalışanlardan oluşan departmanlarınız
var mı?
 Bu alanlarda prosedürleri dokümante
ederken bir miktar dirençle
karşılaşabilirsiniz.
 Hayat Kurtaran Teknikler

Prosedürlerin onlar için nasıl

çalışacağını görmelerine
yardımcı olun.
 Bu tür departmanlara proseslerinin
tutarlı olması gerektiğini göstermek
önemlidir.
 Yaratıcılık proseslerin içersinde
gerçekleşir.
 Prosedürleri ayrıntıları emretmek için
değil, izlenmesi gereken adımları
tanımlamak için dokümante edin.
 Sudaki tehlikeler

Projeniz Kontrolden Çıkıyor

 Takımlar zaman çizelgesine

uymuyorlar.
 Tekrar eden prosesler koordine
edilmiyor.
 Takımlar farklı yönlerde
hareket ediyorlar.
 Hayat Kurtaran Teknikler

Yönlendirici bir takım kullanın

 Kara verici ve kaynak sağlayıcıları
takıma dahil edin.
 Takımın yapması gerekenler:
 Zaman çizelgesinin takibi
 Engellerin kaldırılması
 Kaynakların sağlanması
 Farklı gruplar arasındaki çabaların
koordinasyonu
 Sudaki tehlikeler

Çalışanların gelişmelerden
haberdar olmamaları.
 Proje ilerledikçe çalışanlar gelişmelerden
daha az haberdar olmaya başlarlar.
 Sadece çalışmada yer alanlar yeni prosesler
hakkında bilgi sahibidir.
 Sanki proje bir anda ortaya çıkmış yine bir anda
yok olmuştur.
 Yeni prosesler, kağıt üzerindeki değişikliklerle
sınırlı kalmıştır, uygulama eskisi gibi devam
etmektedir.
 Hayat Kurtaran Teknikler

Kutlama
 Gelişme ve başarıları tüm çalışanların
katıldığı toplantılarda kutlayarak
ilerleme ve başarıyı herkesin görmesini
sağlayın.
 Bir araya gelin
 Yemek, kokteyl

 Çalışanları ödüllendirin

 İletişim için haber bültenlerinden yararlanın

 Sudaki tehlikeler

Ve olağan şüpheliler

Düzeltici eylem
Doküman kontrol

Tasarım kontrolü

Eğitim
Satın alma
Yarışı kazanmak !
 Yarışı kazanmak

Tetkik için hazırlanın!

 İçtetkiklerin bir turunu tamamlayın.
 En az bir yönetimin gözden geçirmesi
yapın.
 Yaklaşık 3 aylık kayıt toplayın.
 Başlangıcından sonuna kadar
dokümante edilmiş en az projeye sahip
olun.
 Yarışı kazanmak

Tetkik için hazırlanın!

 Tüm çalışanları tetkik konusunda
bilgilendirin.
 Onların ne beklemeleri gerektiğini
bilmelerini sağlayın.
 Tesisinizi kalibre edilmemiş ekipman ve
kontrolsüz dokümandan arındırın.
Yol almak
 Yol Almak

Suda üzerinde yürümeye mi

kalktınız?
 Sistem çok karmaşıktır ve statik bir hal
almıştır.
 Sistem gerçeklerden ziyade ideal durum
düşünülerek tasarlanmıştır.
 Çalışanların kafası karışmakta ve işler
durmaktadır.
 Yol Almak

Basitleştirin
 Sistemdedeğişiklik yapmaktan
korkmayın. Prosedürleri basitleştirin.
 Sistemin bir anda kusursuz olmasını
beklemeyin.
 Değişiklikler için proseslerde yer alan
çalışanlardan geri besleme alın.
 Yol Almak

Yönetimin gözden geçirmesi

etkin mi?
 Yönetime kalite sisteminin nasıl
çalıştığını iletmek yeterli midir?
 Yönetim eylem maddelerini belirliyor ve
bunları takip ediyor mu?
 Yönetim gözden geçirme için yeterli
zaman ayırıyor mu?
 Yol Almak

İç tetkikler etkin mi?

 Internal audits become ineffective
 Üst yönetimin bağlılığını eylemleri ile
ortaya koyuyor mu?
 Çalışanlar tetkik için hazır mı?

 Tetkikler hep aynı kişiler tarafından mı

yapılıyor?
 Yeni insanlar, yeni bakış açıları kazandırabilir,
belki değişim zamanı gelmiştir.
 Yol Almak

Tecrübeli yüzücülerin
kurallarını izleyin
 Bol antrenman yapın
 Asla yalnız yüzmeyin
 Kurallara uyun
 Yol Almak

Antrenman
 Oluşturduğunuz sistemi kullanın.
 Düzeltici eylemleri uygulayın.
 Düzeltici eylem, Yönetimin gözden
geçirmesi ve İç tetkiklerin önemini
vurgulayın.
 Eğitime devam edin.
 Yol Almak

Asla yalnız yüzmeyin

 Sistem
sadece bir kişinin sorumluluğu
olamaz.
 Sorumlulukları çalışanlara dağıtın
Kalite Müdürünün her şeyden sorumlu olduğunu
düşünmeyin.
 Diğerlerini, Düzeltici faaliyet, Eğitim
kayıtları, Ekipman, Kalite kayıtları ve İç
tetkiklerin koordinatörü olarak kullanın.
 Yol Almak

Kurallara uyun
 Suyu ılık tutun
 Suya ilk önce siz girin
 Yüzme dersleri verin
 Koç/danışman kullanın
 Prosedürleri kullanıcı odaklı yapın
 “Yaratıcı” departmanları dahil edin
 Yönlendirici bir takım kullanın
 Yol Almak

Kurallara uyun
 Kutlayın ve iletin
 Prosesi uygulayan personelin katılımını
sağlayın
 Olağan uygunsuzlukları takip edin
 Tetkik için hazırlanın
Başarının keyfini çıkarın!