Manajemen Dan Ruang lingkupnya

a. Definisi Manajemen Ada banyak ahli yang memberikan definisi manajemen, beberapa di antaranya adalah Mary Parker Follet: Manajemen adalah seni dalam menyelesaikan suatu pekerjaan melelui orang lain Stoner: Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan Jadi manajemen adalah bekerja sama dengan orang lain untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan, dengan melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Manajemen dibagi menjadi 3 tingkatan 1. Top management (manajemen puncak): bertanggung jawab atas keseluruhan manajemen dalam organisasi. Termasuk di dalamnya adalah Presiden Direktur, Sekretaris perusahaan, Kepala Perwakilan. 2. Middle management (manajemen menengah): mereka bertugas membawa dan mengawasi kegiatan manajer lain, juga karyawan operasional. Yang termasuk manajemen menengah adalah Kepala Departemen, Manajer Cabang, Kepala Pengawas (Superintendent) dll. 3. First line management (manajemen lini pertama): mereka bertugas memimpin dan mengawasi tenaga operasional. Yang termasuk dalam manajemen lini pertama antara lain Pimpinan (Leader), Mandor (Foreman) dan Penyelia (Supervisi)

b. Fungsi-fungsi manajemen

FUNGSI MANAJEMEN MENURUT PARA AHLI

Henry Fayol O Luther Gullick George Terry Ernest Dale P L A N N I Koontz & ODonnel N G Oey Liang Lee William Newman James Stonner R G

commanding

Coordinating

Staffing

Directing

coordinating

Reporting

Actuating A N I Z I N G Directing Coordinating Staffing Directing

Staffing Directing Inovating Representing

Assembling of resources

Directing

LEADING

Banyak fungsi manajemen didefinisikan oleh para ahli. Meskipun berbeda-beda, namun intinya adalah sama yaitu menyangkut Planning, Organizing dan Controlling.

Perencanaan ( Planning )
1. Definisi

Panglaykim mengambil definisi dari Terry mendefinisikan Perencanaan sebagai : memilih dan menghubung-hubungkan kenyataan dalam membayangkan dan merumuskan tindakan-tindakan yang dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan. Cara memilih sekumpulan kegiatan dan memutuskan apa yang akan dilakukan, bagaimana melakukannya dan siapa yang melakukannya serta berapa lama kegiatan itu diperkirakan akan dapat dilaksanakan dalam mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Proses pengambilan keputusan yang bersifat ilmiah dan tujuan tertentu.

Empat tahap dasar dalam perencanaan , yaitu

menetapkan tujuan merumuskan keadaan saat ini identifikasi kemudahan dan hambatan yang mungkin muncul mengembangkan rencana (kegiatan) untuk mencapai tujuan.

2. Perencanaan dalam organisasi Untuk menyusun perencanaan global digunakan metode SWOT analysis yang meliputi Strength (kekuatan) yaitu mengetahui kekuatan yang dimiliki oleh organisasi Weakness (kelemahan) yaitu mengetahui kelemahan yang dimiliki oleh suatu organisasi

Opportunity (kesempatan) yaitu mengetahui kesempatan yang terbuka di pasar yang dapat dimanfaatkan oleh organisasi tersebut Threat (ancaman) untuk mengambil langkah dalam mengantisipasi ancaman yang ada. Terdapat dua tipe utama rencana: 1. Strategik yaitu rencana untuk memenuhi tujuan organisasi 2. operasional yaitu yang digunkan untuk mencapai rencana strategik Perencanaan Strategis Batasan: mempertahankan kesesuaian strategi antara tujuan, kemampuan dan kesempatan yang selalu berubah Langkah penyusunan perencanaan strategis a. menetapkan sasaran/tujuan perusahaan (jangka pendek, menengah dan panjang b. mengadakan penelitian (untuk mendapatkan fakta sumber daya kemudian diolah menjadi data yang objektif)) c. mengadakan analisis lingkungan (untuk mengetahui faktor lingkungan yang mempengaruhi) d. menganalisis ancamam strategis e. menetapkan alternatif strategi (dipilih yang paling sesuai dari alternatif yang ada) f. menetapkan perencanaan strategi (dipilih perencanaan yang akan dijalankan) g. operasional perencanaan strategi (diperlukan aktivitas pendukung : kebijaksanaan, program dll) h. evaluasi perencanaan strategi (untuk menilai keberhasilan dalam merealisasikan rencana perusahaan) Hierarki Rencana

Gambar Hirarki Rencana Organisasi

Perbedaan perencanaan strategis dan perencanaan operasional

Perencanaan Operasional Perencanaan Strategis Pusat bahasan Sasaran Batasan
Masalahmasalah pengoperasian Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Laba di waktu yang akan datang Lingkungan sumber daya waktu yang akan datang

Laba sekarang Lingkungan sumber daya sekarang

Hasil yang diperoleh Informasi Organisasi Kepemimpinan Pemecahan masalah Risiko

Efisiensi dan stabilitas

Pengembangan potensi mendatang

Dunia bisnis sekarang

Kesempatan waktu yang akan datang Kewirausahaan/fleksibel Mengilhami perubahan radikal Antisipasi, menemukan pendekat-an baru Tinggi

Birokrasi/stabil Konservatif Berdasarkan pengalaman masa lalu

Rendah

Sumber: Manajemen (T. Hani Handoko,1999) 3. Rencana yang efektif Ada beberapa kriteria yang dapat digunakan untuk menilai efektif tidaknya suatu perencanaan, yaitu: 1. Kegunaan 2. Ketepatan dan objektivitas 3. Ruang lingkup 4. Efektif biaya 5. Akuntabilitas 6. Ketepatan waktu

Pengorganisasian ( Organizing )
a. Definisi Organisasi Bentuk persekutuan (kerja sama) antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan Unsur-unsur organisasi meliputi adanya:

a. b. c. d.

sekelompok orang interaksi tujuan bersama hubungan informal (hubungan yang tidak diatur dalam tata hubungan pendidikan organisasi dan struktur organisasi) misalnya hubungan pribadi, hubungan yang berdasarkan pada kesamaan keahlian, kepentingan dll.

Pengorganisasian Menurut T. Hani Handoko (1999) adalah 1. manajemen merancang struktur formal untuk menggunakan dengan efektif sumber daya fisik, keuangan, bahan baku dan tenaga kerja dalam organisasi 2. Cara orang mengelompokkan kegiatannya yang diikuti dengan penugasan manajer dengan wewenangnya untuk mengawasi anggota kelompoknya. 3. Hubungan antara fungsi, jabatan, tugas dan para karyawan. 4. Cara manajer membagi tugas yang harus dilaksanakan dalam departemennya dan mendelegasikan wewenangnya untuk mengerjakan tugas tersebut. Menurut Sukanto R (1999): Proses menciptakan hubungan antara fungsi-fungsi personalia dan faktor fisik agar kegiatan yang harus dilaksanakan dapat diarahkan untuk mencapai tujuan. b. Prinsip-prinsip Organisasi 1. perumusan tujuan 2. pembagian kerja 3. pendelegasian wewenang 4. rentang kekuasaan 5. kesatuan perintah 6. rentang pengawasan (batas mengawasi) 7. koordinasi c. Jenis-jenis Organisasi

Organisasi formal

Merupakan hubungan antara pekerjaan dengan wewenang, tanggung jawab dan pertangungjawaban aktivitas yang diselesaikan sesuai dengan tujuan organisasi.

Organisasi informal

Hubungan pribadi dan sosial yang tidak memiliki hubungan dengan wewenang formal. Tujuan organisasi formal adalah memenuhi kebutuhan anggotanya yang tidak dapat dipenuhi organisasi formal, misalnya menyelenggarakan budaya kelompok dan karena kebutuhan akan informasi. d. Struktur Organisasi Struktur organisasi atau disain organisasi adalah susunan dan hubungan antara bagian dan posisi dalam suatu organisasi. Dalam pembuatan keputusan dan satuan kerja suatu struktur organisasi terkandung unsur-unsur: Spesialisasi kerja Standardisasi, koordinasi, sentralisasi/desentralisasi Aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian yaitu: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

pembagian tugas departementalisasi bagan organisasi formal rantai perintah dan kesatuan perintah tingkat hierarki dalam manajemen saluran komunikasi rentang manajemen Struktur organisasi formal

Dasar struktur organisasi formal adalah 1. Wewenang

Adalah kekuasaan untuk bertindak dan mengambil keputusan dalam menjalankan tugas. 2. Tanggung jawab Adalah kewajiban bawahan untuk melaksanakan tugas yang diberikan oleh atasannya. Tanggung jawab dan wewenang harus diberikan secara seimbang. 3. Pertanggungjawaban keharusan bawahan untuk mempertanggungjawabkan wewenang yang diberikan kepadanya. 4. Pendelegasian kekuasaan dan kewajiban yang diberikan kepada orang lain untuk bertindak atas nama orang lain. 5. Koordinasi penyatuan seluruh aktivitas untuk menjamin aktivitas yang dilakukan dilakukan secara benar dan tepat waktu.

Struktur organisasi informal

Karena munculnya tidak direncanakan dan tidak terikat pada kondisi (aktivitas) yang formal dan hanya berdasarkan pada ikatan persahabatan atau keinginan memperoleh informasi, maka tidak terdapat struktur organisasi seperti organisasi formal. 5. Departementisasi

Proses menentukan cara bagaimana kegiatan dikelompokkan Pengelompokan kegiatan kerja yang hampir sama dan erat hubungan satu dengan lainnya.

Dasar pembentukan departementisasi adalah Fungsi Produk atau jasa Wilayah

Langganan Proses/peralatan Waktu Pelayanan Alpha-numerical Proyek dan matriks