Tata Cara Pembuatan Surat Dinas

Oleh: Rustina, S.Sos.

4/17/2012

Pengertian Surat Dinas

Surat Dinas/ Naskah Dinas : Bentuk komunikasi kedinasan secara tertulis. (PERMENDIKNAS NO. 37 THN 2006).

4/17/2012

Surat Dinas yang Baik dan Benar :

Bentuk yang menarik. Tidak terlalu panjang. Bahasa yang jelas, padat dan sopan. Sesuai dengan kaidah yang ada (Ejaan yang disempurnakan dan Pedoman Tata Persuratan).

Surat Dinas dapat berbentuk :

Pernyataan Pemberitahuan Permintaan, dll.
4/17/2012

Bagian dari Surat Dinas :

1. 2. 3. 4.

5.
6. 7. 8. 9. 10.

Kepala Surat. Tanggal Surat. Nomor Surat. Lampiran Surat. Hal Surat. Alamat yang dituju. Paragraf pembuka surat. Paragraf isi surat Paragraf penutup surat. Penutup surat Dinas :
Nama jabatan penanda tangan, Tanda tangan, Nama pejabat, Nomor Induk Pegawai (NIP),

Tembusan, (jika ada).

4/17/2012

Penjelasan

Kepala Surat :
Berisi nama organisasi, lambang organisasi, alamat dan garis penutup.

Tanggal Surat :
Diketik di sebelah kanan sebaris dengan nomor surat jika ada kepala surat, tanggal tidak diberi tempat/ daerah pembuatan surat.

Nomor surat :
Berisikan nomor urut surat, kode jabatan, kode unit kerja, kode hal, dan tahun pembuatan surat.

4/17/2012

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh pejabat eselon I dengan memakai anb. (Menteri). Contoh : 0900/ MPN. A/ LK/ 2009
Tahun pembuatan surat.
Kode perihal surat. Kode unit kerja Sekretaris Jenderal Kode jabatan Menteri.

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

4/17/2012

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon II dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon I. Contoh : 0901/ A.A8/ KP/ 2009
Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat.

Kode Pusat Perbukuan

Kode unit utama Sekretariat Jenderal

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

4/17/2012

Cara Penomoran Surat Dinas Keluar :

Surat dibuat oleh Pejabat Eselon III dan ditandatangani oleh Pejabat Eselon II. Contoh : 0100/ A8. 5/ TU/ 2009
Tahun pembuatan surat. Kode perihal surat. Kode salah satu unit kerja Pusat Perbukuan Kode unit Pusat Perbukuan

Nomor urut Surat Dinas Keluar.

4/17/2012

Lampiran :
Diketik di bawah nomor dan tidak diketik apabila tidak ada yang dilampirkan.

Hal :
Diketik dibawah kata lampiran.

Alamat tujuan Surat Dinas :

Diketik dibawah kata hal dan diawali dengan singkatan Yth. Kemudian diikuti nama orang yang dituju. Nama tempat alamat tujuan surat tidak didahului kata di.

4/17/2012

Paragraf pembuka surat :

Awal kalimat pembuka diketik di bawah dan sejajar dengan alamat tujuan surat.

Paragraf isi surat :

Berisikan uraian dari inti surat.

Paragraf penutup :
Berisikan kalimat penutup yang mengakhiri Surat Dinas.

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat :

1.

Kepala Surat :
DIRJEN MAN DIKDASMEN

Jl. RS. Fatmawati, Kebayoran Jakarta Telepon 7591463 Kotak Pos 6302/ JKSBU 12063

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL PUSAT PERBUKUAN Jalan Gunung Sahari, Nomor .. Jakarta Pusat Telepon : (021) .

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

2.

Tanggal Surat :
Jakarta, 21 - 3 2009,Jakarta, 21 Maret 2009,21 Maret 2009 (Memakai kepala surat).

3.

Nomor Surat :
Nomor : 1027/ C1. - 3/ TU/ 2009.No. : 1027/ C1. 3/TU/ 2009.Nomor : 1027/ C1.3/ TU/ 2009 No : 1027/ C1.3/ TU/ 2009

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

4.

Lampiran Surat :
Lampiran : satu berkas.Lamp. : 2 (dua) eksemplar.Lampiran : satu berkas Lamp. : dua eksemplar

5.

Hal Surat :
Hal : Permintaan sebagai narasumber dalam rangka Pendidikan dan Pelatihan Tata Persuratan Dinas yang akan diselenggarakan pada tanggal 8 Juni 2009 Hal : Permohonan sebagai narasumber

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

6.

Alamat Surat : Yth. Bapak Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Yth. Kepala Biro Umum Sekretariat Jenderal Departemen Pendidikan Nasional Jalan Jenderal Sudirman, Senayan Jakarta

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

7.

Paragraf pembuka :

Dengan hormat. Bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan.... Dengan hormat, bersama ini kami lampirkan data pegawai Subbagian Persuratan Isi surat :
Bersama surat ini kami mengundang Bapak menghadiri rapat... Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam Rapat Koordinasi Ketatausahaan yang akan diselenggarakan pada...

8.

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

9.

Paragraf penutup :
Atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

4/17/2012

Penulisan Bagian Surat

10.

Penutup Surat Dinas :

Salam, Kepala Biro Umum
(tanda tangan) Cap dinas

Kepala Biro Umum

(tanda tangan)

(Hindun Basri Purba,S.H.,M.Si.) NIP:............................................

Hindun Basri Purba,S.H., M.Si. NIP...........................................

4/17/2012

Kalimat Surat Dinas :

Kalimat-kalimat yang dipakai dalam Surat Dinas :

Sesuai dengan kaidah bahasa. Singkat dan jelas. Mudah dibaca. Memiliki subjek dan predikat.

4/17/2012

Contoh Kalimat Surat Dinas :

Menurut rencana, dalam rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah. Seharusnya : Menurut rencana, rapat itu akan dihadiri Sekretaris Direktorat Jenderal Manajemen Pendidikan Dasar dan Menengah.
Bersama surat ini kami ingin memberitahukan bahwa... Seharusnya : Dengan ini kami ingin memberitahukan bahwa...

4/17/2012

Contoh Kalimat Surat Dinas :

Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih. Seharusnya : Atas kerja sama Bapak, kami ucapkan terima kasih.
Atas kehadirannya, kami ucapkan banyak terima kasih. Seharusnya : Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

4/17/2012

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

1.

Surat Pemberitahuan :
Dengan ini kami beritahukan, bahwa seleksi Penerimaan CPNS Tahun 2008 telah selesai dilaksanakan di (tanpa lampiran).

Bersama ini kami lampirkan laporan keuangan Direktorat Pembinaan Sekolah Menengah Pertama. (ada lampiran).

4/17/2012

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

2.

Surat Balasan :
Sehubungan dengan surat Kepala Biro Umum, tanggal 4 Juni 2009, Nomor 0900/ A1. 5/TU/2009, tentang Sosialisasi Tata Persuratan dan Tata Kearsipan kami mengirimkan peserta dari Subbagian Persuratan

4/17/2012

Contoh Paragraf Pembuka Surat :

3.

Surat Undangan :
Kami mengharapkan kehadiran Bapak dalam pertemuan Panitia Rapat Pelaksanaan Pelatihan Tata Persuratan dan Tata Kearsipan yang akan dilaksanakan pada hari : Kamis tanggal : 4 Juni 2009 pukul : 10.00 WIB tempat : Pusat Perbukuan acara : persiapan pelaksanaan pelatihan tata persuratan

4/17/2012

Contoh Paragraf Penutup Surat :

1.

Surat Pemberitahuan :
Atas perhatian Bapak, kami ucapkan terima kasih.

2.

Surat Permintaan :
Atas perhatian dan bantuan Saudara, kami ucapkan terima kasih.

3.

Surat Undangan :
Atas kehadiran Saudara, kami ucapkan terima kasih.

4/17/2012

ampaikan informasi segera

sah resah dan kecil hati

aih prestasi dengan lurus hati

sa yang dinanti pasti kan datang

ebarkan senyum yang tulus disetiap langkahmu

4/17/2012