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RECEPCIONISTA

RECEPCIONISTA

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Published by: Cecilia Gabriela Andie on Sep 26, 2011
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¿Cuál es el rol de una buena recepcionista?
La recepcionista es lo primero que un cliente ve al entrar a la empresa y causa la primer impresión.Debe dar una buena imagen desde el primer momento. Es importante que la persona que ocupaeste puesto sea muy prolija, alerta, sonriente, amable y ...... muy paciente. El escritorio de larecepción también debe estar muy prolijo. Una buena recepcionista no deja nunca sola la recepción.Si necesita alejarse por un momento, pide ayuda!
Filtrando los llamados
a. No hacer esperar a las personas.b. Si la persona debe esperar, la recepcionista debe pararse detrás de su escritorio para indicarledonde esperar.c. Si la visita es de un rango superior a su jefe en la empresa, debe acompañarla a la oficina de su jefe enseguida. Si es una visita importante, hay que anunciarla de inmediato a la secretaria para quela venga a recibir.d. Manténgase al tanto de los movimientos de la oficina en general. Si el jefe o el gerente salen de laoficina, no dude en preguntarles si se los puede contactar de ser necesario.e. La recepcionista debe saber cuáles son las personas que el jefe no desea atender, para poder filtrarlas con amabilidad y mucho tacto, sin darles la posibilidad de quedarse por mucho tiempo.
Tarjetas de presentación
Cuando llega una visita desconocida, pídale su tarjeta. Esto facilita la presentación a otraspersonas. "¿Me permite su tarjeta para nuestros registros, por favor?... para nuestro mailing?". Lastarjetas de presentación se archivan bajo el nombre de la empresa. Se pueden utilizar para buscar los nombres y las direcciones de los clientes para enviarles material de promoción o tarjetas denavidad. Es más práctico archivar las tarjetas bajo el nombre de la empresa, ya que las personascambian de empresa, pero las empresas rara vez cambian de nombre.
Registro de Visitas
Las recepcionistas suelen llevar un registro de visitas donde figuran el nombre de la visita, laempresa o dirección particular, hora de la visita, a quién visitó en la empresa, si se le dio otro horariode visita, qué se hizo (si vino sin anunciarse y se le dio otro horario de visita).
Filtrando por teléfono
a. Trate a la persona con tacto, cortesía y sentido común.b. No tutee a los que llaman, ni los llame por su primer nombre. Utilice Sr. y Sra. ¿Cuán formaldebería ser la recepcionista por teléfono? Si la persona desea que la llamen por su primer nombre oque la tuteen, lo indicará.c. La recepcionista debe saber cuáles llamadas puede manejar directamente y cuáles debe referir aotra área.d. Pregunte con amabilidad el nombre de la persona que llama: ¿De parte de quién, por favor? o¿Puedo ayudarlo?e. Todas las llamadas son importantes.f. Trate de determinar qué desea la persona que está llamando.g. Siempre pregunte si desea dejar un mensaje. "¿Desea dejar un mensaje?"h. Las conversaciones en vivo son las más importantes. No interrumpa una conversación cara a cara
 
para atender el teléfono.i. Si usted es una asistente, lleve un registro de todas las llamadas de entrada y de salida: fecha,empresa, nombre, nombre de la persona que está llamando, número de teléfono, estado (ok,pendiente, etc.)Recuerde, usted es la primer persona que el cliente ve cuando entra a su empresa, no se descuide:no hay una segunda oportunidad para causar una buena impresión. 
RECEPCIONISTA :
UNA RECEPCIONISTA ES UN PROFESIONAL QUE ATIENDE A LOS CLIENTESO USUARIOS DE UN EDIFICIO EN UNA ZONA PARTICULAR CONOCIDACOMO RECEPCION.
TAREAS USUALES :
SIENDO LA ATENCION AL CLIENTE SU PRINCIPAL COMETIDO.PRINCIPALMENTE PROPORCIONA INFORMACION PRECISA,ASI COMOTRAMITAR CUALQUIER SOLICITUD DE SERVICIO DE UN CLIENTE,BIEN DEFORMA PRESENTE,POR TELEFONO,POR FAX O CORREO ELECTRONICO.POR LA CORTESIA QUE ELLO CONLLEVA SUELEN MANTENER UNCONTROL DE LAS PERSONAS QUE ENTRAN Y SALEN DELESTABLECIMIENTO,PUDIENDO EN CUALQUIER MOMENTO HACER USO DECAMARAS DE VIGILANCIA O Y MANEJO DE RADIOTRANSMISORES PARACOMUNICARSE CON EL EQUIPO DE SEGURIDAD.PARA EL CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL DEPARTAMENTO DERECEPCION,MANTIENEN UNA LISTA CRONOLOGICA DEACONTECIMIENTOS RELEVANTES EN EL LLAMADO LIBRO DEINCIDENCIAS ASI COMO LOS CORRESPONDIENTES PARTES DE ROTURAS OLIMPIEZA PARA LOS DISTINTOS DEPARTAMENTOS A MODO DEPROCEDER A SU PRONTA REPARACIONLA IMPORTANCIA DEL LIBRO DE INCIDENCIAS RADICA EN QUE PERMITECONOCER CIERTOS DETALLES SOBRE HECHOS DESTACABLES QUEPUEDEN SER CONSULTADOS POSTERIORMENTE PARA RESOLVER QUEJASDE CLIENTES O INCIDENCIAS MAYORES.
RECEPCIONISTA DE CENTRO MEDICO :LOS RECEPCIONISTA PUEDEN SER PARTE DEL REGISTRO DE INGRESOPOR PARTE DEL PACIENTE, LO QUE PUEDE INCLUIR EL INICIO DEARCHIVOS Y ETIQUETAS, Y OPERACIONES SECRETARIALES PARA ELPROCESO DE HOSPITALIZACION, ESTO SIGNIFICA, QUE PUEDE QUEHAYA VARIAS RECEPCIONISTAS EN SUS RESPECTIVAS AREAS DETRABAJO PARA LA ATENCION DE LA ENTRADA DE PERSONAS ALHOSPITAL.
 
Y TAMBIEN PUEDE SIGINFICAR QUE EL CONOCIMIENTO DE LARECEPCIONISTA, EN ESTE CASO,PUEDE SER EXTENDIDO A LATERMINOLOGIA MEDICA
.EN GENERAL LAS RECEPCIONISTAS CONTESTAN LOS TELEFONOS,DIRECCIONAN Y EXAMINAN LAS LLAMADAS, RECIBEN A LOSVISITANTES, RESPONDEN A LAS DUDAS DEL PUBLICO Y PROVEENINFORMACION A LA EMPRESA.COMO PARTE DE SUS LABORES, ALGUNAS RECEPCIONISTAS ESTANENCARGADAS DE LA COORDINACION Y ENTREGA DEL CORREO DENTROY FUERA DE LA OFICINA.EL PAPEL DE LAS RECEPCIONISTAS COMOAGENTES DE SEGURIDAD AL MONITOREAR Y CONTROLAR LA ENTRADADE VISITANTES.
RECEPCIONISTA SECRETARIA
LA RECEPCIONISTA ES LA PERSONA ENCARGADA DE RECIBIR A LOSVISITANTES QUE LLEGAN A LA OFICINA O A LA EMPRESA POR ALGUNACAUSA O MOTIVO.TAMBIEN ES LA PERSONA ENCARGADA DE MANEJAR LOS RECORDS DECITAS DE SU JEFE.ES LA PERSONA CON QUIEN UN VISITANTE CONVERSA CUANDO LLEGA ALA OFICINA O LLAMA POR TELEFONO.
1 SECRETARIA RECEPCIONISTAFUNCIONES DE LA SECRETARIA RECEPCIONISTA
 _RECIBIR VISITAS Y ARREGLAR ENTREVISTAS
PARA PODER REALIZAR UN BUEN TRABAJO LA SECRETARIARECEPCIONISTA DEBE CONOCER LOS SIGUIENTE:
 _MANEJO DE LA CENTRAL TELEFONICA
PERSONALIDAD DE UNA SECRETARIA RECEPCIONISTAVISITANTES
SE LLAMA VISITANTE A LA PERSONA QUE LLEGA A LA EMPRESA POR ALGUNA CAUSA O MOTIVO.LA RECEPCIONISTA QUE SE ENTREVISTADIARIAMENTE CON EL PUBLICO PUEDE APRENDER A CLASIFICARLO,POR EJEMPLO,PUEDE DIVIDIRLO DE LA SIGUIENTE MANERA:
VISITANTES FRECUENTES O CONOCIDOS
:SON AQUELLAS PERSONAS QUE VAN A MENUDO A LA EMPRESA.POR LOGENERAL UNA PERSONA SE SIENTE ALAGADA SI LA RECEPCIONISTA LORECONOCE Y LO LLAMA INMEDIATAMENTE POR SU NOMBRE.
MIEMBROS DE LA FAMILIA Y AMIGOS PERSONALES DEL JEFE:

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