DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Arturo J. Sempertegui Delgadillo

DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION NB-ISO 9001-2008 La documentacin del SGC debe incluir Poltica de Calidad Objetivos de Calidad Manual de Calidad Procedimientos requeridos por la NB-ISO 9001:2008 Documentos necesarios para asegurar la eficaz planificacin, operacin y control de los procesos. Registros.

DOCUMENTACIN DEL SGC.

La extensin de la documentacin del sistema de gestin de la calidad depende de:
El

tamao de la organizacin y el tipo de actividades que realiza. La complejidad de sus procesos y sus interacciones. La competencia del personal.

DOCUMENTACIN DEL SGC COPIAS DURAS

MEDIO ELECTRONICO
USO DE DOCUMENTOS

VENTAJAS DEL ELECTRONICOS:

El personal apropiado tiene acceso a la misma informacin actualizada en todo momento. El acceso y los cambios se hacen y controlan fcilmente. La distribucin es inmediata y se controla fcilmente con la opcin de imprimir copias en papel. Existe acceso a los documentos en lugares remotos. El retiro de documentos obsoletos es fcil y

OBJETIVOS DE LA DOCUMENTACIN
Comunicacin

de la

informacin Evidencia de la conformidad Compartir conocimientos

BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIN
Contribuye a lograr la conformidad con los requisitos del cliente. Se comunica al personal el compromiso de la direccin con la calidad. Ayuda al personal a comprender su funcin dentro de la organizacin, dndoles as un mayor sentido del propsito e importancia de su trabajo. Suministra informacin para grupos con funciones relacionadas, de manera que pueden entender mejor las interrelaciones.

BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIN
Facilita el entendimiento mutuo entre los empleados y la direccin. Establece como se van a realizar las actividades para lograr los requisitos especificados. Suministra evidencia objetiva de que los requisitos especificados se han cumplido. Brinda una base para la formacin de nuevos empleados y la formacin peridica de los empleados actuales.

BENEFICIOS DE LA DOCUMENTACIN
Brinda una base para el orden y equilibrio dentro de la organizacin. Transmite confianza al cliente. Brinda una estructura de requisitos clara para los proveedores. Brinda una base para evaluar la eficacia y conveniencia continua del sistema de gestin de la calidad.

METODOLOGIA PARA LA ELABORACIN

Poner la idea por escrito. Designar quienes prepararn los documentos. Consensuar el documento por todos los actores (aprobacin). Definir un mecanismo para la revisin de la documentacin. Definir un mecanismo para mantener y actualizar los documentos en los lugares de uso.

ELABORACIN DE DOCUMENTACIN
La documentacin debe ser desarrollada por las personas involucradas con los procesos y actividades para lograr:

Mejor entendimiento de requisitos. Sentido de compromiso y pertenencia por el personal.

La revisin y utilizacin de los documentos existentes puede acortar el tiempo de desarrollo de la documentacin del SGC.

MTODOS DE PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SGC

Determinar los procesos necesarios para implementar eficazmente el SGC. Entender las interacciones entre los procesos. Documentar los procesos en la extensin necesaria.

El anlisis de procesos debe servir para definir la cantidad de documentacin necesaria para el SGC

MTODOS DE PREPARACIN DE LA DOCUMENTACIN DEL SGC

Dar formacin al personal involucrado. Determinar la estructura y formato para los documentos propuestos. Elaborar diagramas de flujo de los procesos. Revisar y aprobar la documentacin antes de sus liberacin. Validar la documentacin a travs de la implementacin.

PRESENTACIN E IDENTIFICACIN DE DOCUMENTOS

Presentacin uniforme para cada tipo de documento. Mencionar:
El tipo de documento. El ttulo. La codificacin. El paginado (ej. X de Y) El nmero de revisin o edicin. La persona o sector que aprueba

y libera

para su distribucin.

JERARQUA DE LA DOCUMENTACIN
Poltica y Objetivos

Manual de Calidad
Procedimientos documentados exigidos por la norma ISO 9001
Procedimientos operativos, instructivos de trabajo, organigramas planes, programas, especificaciones, listados, etc.

Registros

POLTICA DE CALIDAD
La poltica de la calidad expresa las intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin.

POLTICA DE CALIDAD
La alta direccin debe asegurarse que la poltica de calidad:
Es adecuada al propsito de la organizacin. Incluye el compromiso de cumplir con los

requisitos y de mejorar continuamente la eficacia del sistema de gestin de la calidad. Proporciona el marco de referencia para establecer y revisar los objetivos de la calidad. Es comunicada y entendida dentro de la organizacin. Es revisada para su continua adecuacin.

POLTICA DE CALIDAD
Al fijar la poltica de la calidad se debe tener en cuenta:

La posicin en el mercado que se aspira desde el punto de vista de la calidad. Las relaciones con los clientes (incluyendo la tica de las mismas). La capacidad real para satisfacer las expectativas de los mismos. La estructura de la organizacin y sus reales posibilidades en el entorno en que se inserta.

POLTICA DE CALIDAD
POR QU UNA POLTICA ESCRITA?
Puede

comunicarse en forma uniforme. Proporciona una base para dirigir mediante objetivos convenidos en lugar de tomar decisiones en momentos de crisis o de oportunismo. Facilita la verificacin entre lo realizado y lo planificado.

OBJETIVOS DE LA CALIDAD
Son algo ambicionado o pretendido con respecto a la calidad. Son los fines a los que se dirigen las acciones y los esfuerzos de la organizacin. Se despliegan a partir de la poltica de la calidad y se documentan (coherentes). Se especifican y comunican para los niveles y funciones pertinentes. Son alcanzables en un espacio temporal. Son medibles.

MANUAL DE CALIDAD
El manual de calidad es el documento que especifica el sistema de gestin de calidad de una organizacin. Describe la forma de cmo se estn cumpliendo los requisitos de la norma ISO 9001.

MANUAL DE CALIDAD
La organizacin debe establecer y mantener un manual de la calidad que incluya como mnimo:

El alcance del Sistema de Gestin de la Calidad, incluyendo los detalles y la justificacin de cualquier exclusin. Los procedimientos documentados establecidos para el Sistema de Gestin de la Calidad, o la referencia a los mismos. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

PROCEDIMIENTOS
La norma NB-ISO 9001:2008 requiere especficamente que la organizacin tenga procedimientos documentados para los siguiente requisitos:

4.2.3 Control de documentos 4.2.4 Control de registros 8.2.2 Auditoria interna 8.3 Control de producto no conforme 8.5.2 Accin correctiva 8.5.3 Accin preventiva

PROCEDIMIENTOS
Adems de los procedimientos obligatorios el sistema de gestin de calidad debe contar con otros procedimientos necesarios para su funcionamiento. Estos procedimientos describen actividades para llevar a cabo los diferentes procesos dentro de la organizacin y deben dejar en claro que, como, quien y cuando se realiza un trabajo.

PROCEDIMIENTOS
De acuerdo a la organizacin se podra combinar procedimientos para varias actividades en un nico procedimiento documentado o se puede documentar una actividad utilizando ms de un procedimiento documentado.

PROCEDIMIENTOS
VENTAJAS:
Hacen

que la gente trabaje de manera uniforme. Permiten que el comportamiento de los procesos sea predecible. Reducen la dependencia con respecto a determinadas personas para realizar operaciones importantes. Clarifican las responsabilidades. Crean condiciones de autocontrol.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO
Documento que indican la forma especfica en que se ejecuta una tarea.

INSTRUCTIVO DE TRABAJO
El instructivo debe:

Describir de forma sencilla y detallada. Ser comprensible para que cualquier persona pueda entenderlo. Estar redactado en el lenguaje ms apropiado para el nivel educativo de los usuarios. Pueden utilizarse dibujos, flujo gramas, fotos, videos, etc.

OTROS DOCUMENTOS

PLAN DE CALIDAD

Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato especfico.

PROGRAMAS

Son documentos que especifican un conjunto de una o ms actividades para un periodo de tiempo determinado y con un propsito especfico. Tiene mucha semejanza con los cronogramas por la fijacin de las actividades en fechas determinadas pero adems de eso debe contar con un objetivo trazado.

OTROS DOCUMENTOS

ESPECIFICACIONES

Las especificaciones establecen, en forma escrita, los requisitos que deben reunir los productos o procesos. Son nicas al producto y a la organizacin. Una especificacin puede contener o hacer referencia a valores nominales y tolerancias, esquemas, modelos, clasificacin por seriedad de los defectos o las no conformidades o lmites permisibles de acuerdo a normas.

OTROS DOCUMENTOS

DOCUMENTOS EXTERNOS

Estos pueden contener requisitos gubernamentales, normas internacionales, manuales, legislacin vigente, etc.

REGISTROS
Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Los registros reflejan informacin acerca de desempeo de los procesos, actividades.

La norma NB ISO 9001:2008 exige 21 registros como mnimo

REGISTR O

REGISTROS
Las organizaciones son libres de desarrollar otros registros que puedan necesitarse para demostrar la conformidad de sus procesos, productos y del SGC. Los registros deben : Ser legibles. Identificables. Fcilmente recuperables. Estar disponibles.

CONTROL DE DOCUMENTOS
Debe establecerse un procedimiento para:

Aprobar los documentos en cuanto a su adecuacin antes de su emisin. Revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente. Asegurase que se identifican los cambios y el estado de revisin actual de los documentos. Asegurase que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentren disponibles en los puntos de

CONTROL DE DOCUMENTOS
Asegurarse que los documentos permanecen legibles y son fcilmente identificables. Asegurase que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribucin. Prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificacin adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razn.

CONTROL DE REGISTROS
Los registros establecidos para proporcionar evidencia de la conformidad con los requisitos as como de la operacin eficaz del sistema de gestin de la calidad deben controlarse. La organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles necesarios para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.

GRACIAS