PROJECT 2010 1. 1.1 1.

2 primeros pasos antes de comenzar conceptos bsicos

Qu es un proyecto? Un proyecto se puede definir como una tarea, usualmente de una magnitud considerable que se tiene que completar en un periodo de tiempo determinado, usando un conjunto de recursos y con un presupuesto especfico. Un proyecto tiene un objetivo bien definido que cuando se alcanza significa el final del proyecto. Un proyecto tpico tiene las siguientes caractersticas: Un resultado o producto definido Usualmente nico en algunos aspectos (no un proyecto recurrente) Fechas de inicio y trmino bien definidas Un periodo de tiempo predeterminado y generalizado Planeacin del Proyecto La planeacin del proyecto es el proceso de tareas secuenciales y recursos para completar los objetivos del proyecto. Es el acto de definir: Qu es lo que se va a hacer Cmo y cuando se va a hacer Cmo se sabe que est hecho Administracin del proyecto

La administracin del proyecto es un proceso estructurado de planeacin, organizacin, direccin, control y motivacin de una serie de recursos para un periodo de tiempo especfico encaminados a cumplir una serie de objetivos predefinidos. La administracin de proyectos puede ser dividida en tres fases distintas: 1) Fase de definicin 2) Fase de planeacin 3) Fase de control Fase de definicin En esta fase se define lo que el proyecto es y no es. Define el destino del proyecto y debe responder a las siguientes preguntas bsicas: 1. Cul es el propsito del proyecto? 2. Cuales son los objetivos? 3. Qu se espera tener al final? 4. Qu recursos se requieren? 5. Quines son nuestros clientes Fase de planeacin El propsito de esta fase es definir y asignar los objetivos del proyecto y desarrollar un plan que los complete con el alcance propuesto. La definicin de cmo completar el proyecto involucra las siguientes preguntas bsicas: 1. Quin es el responsable para cada tarea? 2. Cul es el camino para completar las actividades/tareas?

3. Sobre qu restricciones de tiempo estamos trabajando? 4. Qu recursos especficos se requieren? Fase de control El propsito de esta fase es implantar un plan, monitorear el progreso del proyecto y tomar acciones correctivas para asegurar que la distribucin del proyecto es realizada eficientemente. Estas son algunas de las muchas actividades que comprenden esta fase: 1) Seguir el progreso de lo que est ocurriendo actualmente en relacin a lo que est planeado 2) Preparar reportes y sumarios detallados de tiempo 3) Resolver los conflictos concernientes a recursos, programacin, dinero, etc. 4) Anticiparse a los problemas potenciales 5) Reconocer la conclusin del proyecto y celebrar el xito Secuencia de manejo del proyecto En cualquier proyecto se tienen las siguientes variables de control: 1) Costo 2) Tiempo 3) Recursos 4) Nivel de calidad Estas cuatro variables determinan la secuencia completa del proyecto. Para completar un proyecto se tienen las siguientes alternativas: Trabajar tiempo extra Pagar valores agregados

 Incrementar recursos Aadir turnos Diseando el plan 1. El diseo de un plan de proyecto implica los siguientes pasos: 2. Definir suposiciones. 3. Segmentar el proyecto en actividades. 4. Definir alcance, duracin, recursos y costo. 5. Definir orden de distribucin. 6. Dibujar el diagrama de la red. 7. Calcular la ruta critica y definir lanzamiento. 8. Definir el calendario del proyecto. 9. Asignar fechas de inicio/trmino y dibujar el grfico de barra. 10. Optimizar el plan y el programa. Actividad Forma 1-4 Captura de informacin en la computadora 5, 6, 8 Las efecta la computadora 7,9 El administrador las determina 1. Definir suposiciones a) Suposiciones de alcance Inclusin Exclusin

b) Disear suposiciones c) Ejecutar suposiciones Nmero de cambios Recursos? Internos Externos Contratos Servicio incluido en el contrato Costo adicional 2. Segmentar el proyecto en actividades Caractersticas de la actividad: Definida (inicio, trmino, alcance) Detallada Asignable Significativa Elegir revisiones Comunicacin: Describir actividades: Con un verbo y un sustantivo Ejemplo: disear tubera Describir revisiones:

 Como un evento Ejemplo: diseo de tubera Describir recursos Con un sustantivo Ejemplo: ingeniero de diseo 3. Definir alcance Actividades especficas: Variables de alcance Duracin das de trabajo Recursos requeridos Costo 4. Definir restricciones o delimitaciones Una restriccin o delimitacin que establece el usuario en la fecha de comienzo o la fecha de fin de una tarea. Por ejemplo, podr especificar que una tarea debe comenzar en una fecha determinada o finalizar no ms tarde de una fecha determinada. Las delimitaciones le permiten imponer ciertas restricciones a la forma en que MS Project 2010 calcular las fechas de comienzo y de fin de las tareas. 1.3 la ventana de Microsoft Project

La ventana de proyecto tiene atajos convenientes escondidos en cada esquina de la ventana y la mayora de los lugares en el medio. La barra de herramientas de acceso rpido es un lugar accesible para su tapa favorita de comandos La barra de estado muestra informacin sobre su proyecto igual que el modo de trabajo que ha seleccionado.

En el lado derecho de la barra de estado, puede hacer clic en los iconos de las vistas de Project populares o arrastre el deslizador de zoom para cambiar la escala de tiempo en la vista actual

1.4

abrir un proyecto

Abrir un proyecto con Project Standard

1.

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en

Abrir.
2.

En el panel izquierdo del cuadro de dilogo Abrir, haga clic en la En el panel derecho del cuadro de dilogo Abrir, abra la carpeta que

unidad o carpeta que contiene el proyecto.

3.

contiene el proyecto que desea.

4.

Haga clic en el proyecto y, a continuacin, en Abrir.

Abrir diferentes tipos de proyectos En el cuadro de dilogo Abrir, realice una de las siguientes acciones:

Para abrir el proyecto como de slo lectura o como una copia, haga

clic en la flecha del botn Abrir la opcin correspondiente.

y, a continuacin, haga clic en

Para abrir un proyecto en una base de datos compatible con ODBC,

haga clic en ODBC, seleccione un nombre del origen de datos (DSN) y, a continuacin, inicie sesin en su base de datos.

Para abrir un proyecto de una base de datos de Microsoft Access,

haga clic en Base de datos de Microsoft Access en la lista Tipo de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.

Para abrir un proyecto de una base de datos de Project, haga clic en

Base de datos de Project en la lista situada a la derecha del cuadro Tipo de archivo y, a continuacin, haga clic en Abrir.

Para abrir un proyecto creado en otro programa, haga clic en el

formato de archivo que desea en la lista situada a la derecha del cuadro Tipo de archivo y, a continuacin, haga doble clic en el nombre de archivo en la lista de carpetas. Tambin puede escribir la extensin en el cuadro Nombre de archivo (por ejemplo, escriba *.mpt para buscar archivos de plantilla de Project). Definir las propiedades del archivo para el proyecto
1.

Abra el proyecto. (Ms informacin acerca de cmo abrir un Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Informacin.

proyecto).
2.

3.

En el panel derecho, haga clic en Informacin del proyecto y, a

continuacin, haga clic en Propiedades avanzadas.

4.

En la ficha Resumen, escriba la informacin pertinente del proyecto En la ficha Personalizar, escriba la informacin personalizada en los Haga clic en Aceptar.

en los cuadros.
5.

cuadros Nombre, Tipo y Valor y, a continuacin, haga clic en Agregar.

6.

1.5

informacin del proyecto

No hay dos organizaciones que vean la informacin (especialmente la informacin de un proyecto) de la misma forma. Una simple lista de tareas y algunas barras no siempre son la mejor forma de ver lo que sucede en un proyecto. Project 2010 cuenta con nuevas caractersticas que permiten ver no slo elementos crticos de un proyecto, sino tambin administrar la programacin y los recursos de forma ms eficiente.

Esta introduccin le guiar por las diferentes formas en que se puede ver un proyecto. Siga los vnculos incluidos en cada paso para obtener informacin detallada acerca de cada proceso.

Paso 1: Buscar la vista adecuada La forma clsica de ver informacin de Project siempre ha sido la vista Diagrama de Gantt. No obstante, Project 2010 ofrece muchas otras vistas que le permiten ver solo los datos que le interesen. Adems, puede usar estas nuevas vistas para administrar tareas y los integrantes de su equipo de formas que no eran posibles con versiones anteriores de Project. Mostrar una vista Lo primero es lo primero: necesita encontrar algunas vistas para mostrar. La cinta le ayudar a encontrar Organizar una vista de tareas o una vista de recursos. trabajo El organizador de equipo le permite asignar trabajo a colocndolas en el lugar deseado. Administrar el

rpidamente con el nuevo los recursos y redistribuir tareas arrastrndolas y Organizador de equipo trabajo de su equipo nunca haba sido tan fcil. Ver trabajo en una escala A veces quiz slo desee tener un panorama general de tiempo (el vnculo se del proyecto. Use la vista de escala de tiempo para incluir prximamente) obtener una visualizacin grfica de todo el proyecto para imprimir y realizar informes fcilmente. Ms informacin sobre la Deje que la cinta le ayude a encontrar la vista correcta. cinta de Project 2010 Todo lo que necesite hacer en Microsoft Project se encuentra ms a su alcance que nunca. Controlar la vista con el El control deslizante del zoom es una caracterstica control deslizante del zoom nueva que permite controlar exactamente qu parte de (el vnculo se incluir la vista de escala de tiempo de sus proyectos desea ver. Lo encontrar en la esquina inferior derecha de la prximamente)

ventana del programa Project. Ver una lista de todas las Project ofrece cientos de vistas. Encuentre la ms

vistas

(el

vnculo

se adecuada consultando una lista de todas las vistas

incluir prximamente) posibles. Organizar tareas en Un proyecto no es una simple lista de tareas. La subtareas resumen y tareas de esencia de un proyecto son las relaciones entre las tareas. Aprenda cmo organizar las tareas para configurar las relaciones que reflejan el trabajo del Ver informacin proyecto. del A veces, no se necesita Project (s, es verdad). Puede cubrir sus necesidades bsicas del proyecto. Paso 2: Ajustar la vista Si de algo no hay duda en relacin con las vistas de un proyecto es que seguramente desear modificarlas a medida que vaya conociendo mejor el proyecto y su equipo de trabajo. stos son algunos aspectos que hay que tener en cuenta cuando desee ajustar una vista. Agregar una columna Agregar columnas a una vista de proyecto permite controlar la informacin que se ve. Tambin es posible ocultar una columna para proteger informacin confidencial. Inspeccionar la tarea (el Por ms sencillo que sea usar Project 2010, los vnculo se incluir proyectos pueden complicarse. Aprenda cmo prximamente) inspeccionar problemas de programacin manteniendo el mouse sobre una tarea o usando el Inspector de Filtrar vnculo una se vista tareas en la ficha Tarea. (el Filtrar una vista permite quitar los elementos que

proyecto sin Project 2010 recurrir a otras aplicaciones, como Excel o Visio, para

incluir estorban en una programacin para poder concentrarse

prximamente) en tareas o recursos especficos. Ordenar la informacin Ordenar la informacin permite organizar las tareas o del proyecto (el vnculo se recursos numrica o alfabticamente para detectar incluir prximamente) problemas de programacin a travs de tendencias que se pueden crear. Agrupar informacin del Agrupar la informacin permite clasificar las tareas o

proyecto (el vnculo se recursos para poder ver informacin relacionada en el incluir prximamente) mismo lugar. Imprimir una vista o Es natural que desee imprimir un vista. Todo el mundo informe lo hace. Con Project, imprimir una vista o un informe es mucho ms fcil. Personalizar an ms la Las vistas pueden modificarse. Descubra los mtodos vista ms convenientes para personalizar an ms una vista.

Paso 3: Usar otro programa para ver datos de Project A veces, Project no es suficiente. Afortunadamente, Project 2010 permite prescindir de Project para ver informacin de Project. Usar SharePoint (el vnculo Project 2010 hace que sea mucho ms fcil se incluir prximamente) compartir informacin su de Project no con tenga SharePoint, aunque organizacin

instalado Project Server 2010. Ver informacin del proyecto Aunque no tenga uno de los mejores programas de sin Project 2010 administracin de proyectos del mundo instalado en el equipo, podr ver informacin de Project. Ver informacin de Project Si su organizacin tiene instalado Project Server en Outlook (el vnculo se 2010, puede ver y actualizar informacin de tareas incluir prximamente) Exportar informacin vnculo se usando Outlook. de Use las caractersticas avanzadas de informes de

Project a Excel o Visio (el Project para exportar informacin a Excel, Visio o incluir PowerPoint. prximamente) Copiar una imagen de un Tomar una instantnea de un proyecto y pegarla en proyecto (el vnculo se otro programa de Office es una forma sencilla de mover informacin del proyecto a otro lugar. otro Puede exportar informacin desde Microsoft Project a otro formato usando un asistente. Los formatos ms comunes incluyen Excel, archivos de solo texto incluir prximamente) Exportar datos a formato de archivo

o XML, entre otros. Guardar un plan en formato Los formatos de archivo PDF y XPS suelen usarse PDF o XPS para guardar un plan de proyecto que los dems podrn ver sin necesidad de tener Project instalado Usar Project 2010 en sus equipos. con Por qu no usar Project con Project? Project 2010 funciona con versiones anteriores de Project, aunque algunas de las nuevas caractersticas pueden diferir en las versiones anteriores. 1.6 guardar un proyecto

versiones anteriores

Guardar un proyecto con Project Standard 2010

1.

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, haga clic en

Guardar.
2.

Si es la primera vez que guarda el proyecto, escriba su nombre en el

cuadro Nombre de archivo y, a continuacin, haga clic en Guardar. NOTA Si va a guardar un archivo con varios proyectos, se le podra solicitar un nombre de proyecto. Puede guardar el proyecto en un formato de archivo diferente.
1. 2. 3.

Haga clic en la pestaa Archivo. Haga clic en Enviar y guardar. Debajo de Tipos de archivo, haga clic en Guardar proyecto como En la derecha, debajo de Tipos de archivo de proyecto u Otros

archivo.
4.

tipos de archivo, seleccione el tipo de archivo que desea guardar. Hay dos mtodos para guardar el archivo de proyecto en otro formato.
Haga

doble clic en el tipo de archivo que desea guardar.

 Haga

un solo clic en el tipo de archivo que desea guardar y, a

continuacin, haga clic en.

5.
6.

Escriba un nombre para el archivo. Haga clic en Guardar.

Puede guardar el proyecto en cualquiera de los siguientes formatos:

Project 2010 Project 2007 Project 2000-2003 Formato de documento porttil (PDF) Especificacin de papel XML (XPS) Libro de Excel Texto delimitado por tabulaciones Delimitado por comas (CSV) XML

1.7 1.8 1.9

guardar y enviar un proyecto cerrar un proyecto crear un proyecto nuevo

Crear y programar un proyecto nuevo

1. 2.

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Nuevo. Asegrese de que la opcin Proyecto en blanco est activada y, a

continuacin, haga clic en Crear en el panel derecho.

3.

En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en

Informacin del proyecto.

4.

Programe el proyecto en el cuadro de dilogo Informacin del

proyecto: Para programar un proyecto a partir de la fecha de comienzo, haga clic en el Fecha de comienzo del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de comienzo.

Para programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin,

haga clic en Fecha de finalizacin del proyecto en el cuadro Programar a partir de y, a continuacin, seleccione la fecha en el cuadro Fecha de finalizacin.

SUGERENCIA Puede programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin si tiene que averiguar la fecha lmite en la que puede comenzar un proyecto. Sin embargo, le recomendamos que cambie esta configuracin para programar a partir de la fecha de inicio cuando el trabajo comience en el proyecto.
5.

Si est utilizando Project Professional 2010, puede incluir campos

personalizados de la empresa en el proyecto. En la seccin Campos personalizados de empresa, haga clic en el campo Valor de un campo personalizado y, a continuacin, seleccione el valor. NOTA Debe escribir los valores de los campos personalizados de empresa obligatorios marcados con un asterisco (*) o de lo contrario no podr guardar el proyecto. Si cambian los planes, puede modificar esta informacin inicial del proyecto en cualquier momento en el cuadro de dilogo Informacin del proyecto. Sin embargo, si ya ha aplicado datos reales a las tareas, como las fechas de comienzo o de finalizacin reales, las tareas se reprogramarn en funcin de la informacin actualizada del proyecto. Adems, si ha aplicado restricciones a las tareas, el desplazamiento de la fecha de comienzo o de fin no desplazar necesariamente todas las tareas basndose en la nueva fecha. Algunas notas para los usuarios de Project Professional 2010:

Si desea guardar el proyecto como un proyecto de empresa, debe Si crea y guarda este proyecto localmente y despus decide

conectarse a Project Server antes de crear el proyecto.

guardarlo en Project Server, el proyecto se actualizar con la configuracin de la plantilla de informacin global de la empresa. El proyecto se puede actualizar con distintas vistas, tablas, campos y otros elementos. Adems, se perder todo formato que no sea consistente con la plantilla de la informacin global de la empresa.

PLANIFICACION DE UN PROYECTO

Definicin de planificacin Es el proceso de establecer metas y elegir medios para alcanzar dichas metas La planificacin es un proceso continuo que refleja los cambios del ambiente en torno a cada organizacin y busca adaptarse a ellos. Es el proceso de establecer objetivos y escoger el medio ms apropiado para el logro de los mismos antes de emprender la accin Accin global o conjunto de medidas pertenecientes a un plan establecido y concreto, realizado a la consecucin de un fin. Es el proceso de evaluar toda la informacin relevante y los desarrollos futuros probables, da como resultado un curso de accin recomendado: un plan Planificar significa que los ejecutivos estudian anticipadamente sus objetivos y acciones, y sustentan sus actos no en corazonadas sino con algn mtodo, plan o lgica. Los planes establecen los objetivos de la organizacin y definen los procedimientos adecuados para alcanzarlos. Adems los planes son la gua para que:
1.

la organizacin obtenga y aplique los recursos para lograr los Los miembros de la organizacin desempeen actividades y tomen

objetivos;
2.

decisiones congruentes con los objetivos y procedimientos escogidos, ya que enfoca la atencin de los empleados sobre los objetivos que generan resultados.
3.

pueda controlarse el logro de los objetivos organizacionales.

Asimismo, ayuda a fijar prioridades, permite concentrarse en las fortalezas de la organizacin, ayuda a tratar los problemas de cambios en el entorno externo, entre otros aspectos.

2.1

pensando en la planificacin

Proceso de Planeacin de Proyectos.

Determinacin de alcances y objetivos. Delimitacin del problema. Visin. Justificacin. Metodologa. Recursos. Objetivos. Equipos. Definicin de etapas de desarrollo. Plan. Confirmar responsabilidades. Planeacin y control Definir la Fecha de comienzo o fin del proyecto

2.2

Programar a partir de una fecha de comienzo o de fin Casi todos los proyectos deben programarse a partir de una fecha de comienzo conocida. Aunque sepa la fecha en la que debe finalizar un proyecto, programarlo a partir de una fecha de comienzo le proporcionar mayor flexibilidad. En algunas ocasiones, sin embargo, puede ser ms conveniente programar un proyecto a partir de la fecha de finalizacin. Esto es as, por ejemplo, en los siguientes casos:

Cuando desea identificar la fecha en la que debe comenzar un

proyecto para que finalice obligatoriamente en una fecha especfica.

Cuando no est seguro de cundo comenzar el proyecto (por

ejemplo, si la fecha de inicio depende de cundo reciba el trabajo de otra fuente y an no sabe cundo ser esa fecha).

Cuando la metodologa de administracin de proyectos exija

programar el proyecto a partir de una fecha de finalizacin. Cuando trabaje con un proyecto programado a partir de una fecha de finalizacin, tenga en cuenta las diferencias en el modo en que Microsoft Office Project trata algunos procesos de estos proyectos. En un proyecto programado a partir de una fecha de finalizacin:

Cuando se especifican nuevas tareas, Office Project asigna

automticamente la delimitacin Lo ms tarde posible (LMTP) a esas tareas. Slo debe definir otras delimitaciones sin son necesarias.

Si arrastra una barra de Gantt para cambiar la fecha de fin de una

tarea, Office Project asigna automticamente una delimitacin No finalizar despus del (NFDD).

Si utiliza la redistribucin automtica para reducir la sobreasignacin

de recursos del proyecto, Office Project agrega automticamente un nmero negativo al retraso por redistribucin con el fin de equilibrar la disponibilidad de los recursos. Como el proyecto est programado a partir de la fecha de finalizacin, los retrasos por redistribucin negativos agregan tiempo despus, y no antes, de las tareas. Si cambia un proyecto que previamente estaba programado a partir de una fecha de comienzo y lo programa a partir de una fecha de finalizacin, Office Project quita automticamente todos los retrasos por redistribucin y divisiones de redistribucin de las tareas y las asignaciones. Programar la fecha de comienzo y de fin del proyecto
1.

En el men Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto. Realice uno de los procedimientos siguientes:

2.

Para programar el proyecto a partir de la fecha de comienzo,

haga clic en Fecha de comienzo del proyecto en la lista Programar a partir de.

Para programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin,

haga clic en Fecha de fin del proyecto en la lista Programar a partir de.
3.

En el cuadro Fecha de comienzo o Fecha de fin, escriba la fecha a

partir de la cual desea programar el proyecto. NOTAS

Si elige programar el proyecto a partir de la fecha de finalizacin

porque desea identificar la ltima fecha en la que puede comenzar el proyecto y que finalice en esa fecha de fin, suele ser conveniente volver a programarlo desde la fecha de comienzo cuando empiece trabajar en el proyecto. De esta forma, podr ver claramente el avance del proyecto y realizar un seguimiento de los factores y situaciones que podra causar un cambio en la fecha de finalizacin.

Un proyecto slo se puede programar desde la fecha de comienzo o

desde la fecha de finalizacin cada vez. No se puede programar desde ambas fechas al mismo tiempo. Cuando programa el proyecto a partir de la fecha de comienzo, la fecha de finalizacin se calcula automticamente cuando el proyecto cambia. Cuando se programa a partir de la fecha de finalizacin, la fecha de comienzo del proyecto se calcula automticamente. Para cambiar la fecha calculada automticamente, debe cambiar a la programacin del proyecto a partir de la fecha calculada automticamente, o realizar modificaciones en las tareas del proyecto para ajustar el clculo de la fecha.

Si la fecha de finalizacin no cambia despus de modificar la fecha

de comienzo, puede que una o varias tareas tengan aplicada una delimitacin de fecha. Revise las delimitaciones del plan para asegurarse de que son necesarias y adecuadas. (Para ver las delimitaciones de una

tarea, seleccione la tarea y, a continuacin, en el men Herramientas, haga clic en Controladores de tareas).

Si la fecha de comienzo no cambia despus de modificar la fecha de

finalizacin, puede que se haya indicado el progreso real de una o varias tareas o que ests tengan aplicada una delimitacin de fecha. Revise las delimitaciones del plan para asegurarse de que son necesarias y adecuadas. (Para ver las delimitaciones de una tarea, seleccione la tarea y, a continuacin, en el men Herramientas, haga clic en Controladores de tareas).

Puede cambiar la fecha de comienzo o finalizacin del proyecto

siempre que lo desee, incluso despus de crear el plan de proyecto. Por ejemplo, si intenta ceirse a una fecha de finalizacin especfica y su programacin se prolonga ms all de esa fecha, puede definir manualmente una fecha de comienzo anterior para ajustar automticamente la fecha de finalizacin. Para mover la fecha de comienzo o fin del proyecto, haga clic en Ajustar fechas en la barra de herramientas Anlisis. Esta macro cambia las fechas de las tareas en relacin con la nueva fecha de comienzo o fin del proyecto. 2.3 Configurar el calendario del proyecto

Puede usar el calendario del proyecto para reflejar los das y horas laborables generales del proyecto, as como los perodos no laborables normales (por ejemplo, fines de semana y noches) y das de descanso especiales (como los das festivos). NOTA Si usa Project Professional 2010 con Project Web App, solo puede cambiar los calendarios de proyecto y de recursos con permisos especficos concedidos por un administrador. Agregar un da de descanso para un recurso

1.

Haga clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga

clic en Cambiar calendario laboral.

2.

En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, en la lista Para Haga clic en la pestaa Excepciones. Escriba un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo, Da de

calendario, haga clic en el recurso cuyo calendario desea cambiar.

3. 4.

descanso, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5.

Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin, Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde

haga clic en Detalles.

6.

Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. NOTA Los anual.
7.

detalles

del

patrn

de

periodicidad

cambian,

dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o

En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la

excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el. 8. Escriba o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora

de finalizacin seleccionada. Si seleccion Terminar despus de, escriba o seleccione el Si seleccion Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la nmero de repeticiones de la tarea.

que desea que finalice la tarea repetitiva.

Cualquier tarea a la que este recurso est asignado se programar en funcin del da de descanso. Para ello, por lo general se aumenta el nmero de das necesarios para completar la tarea. Agregar un da festivo al calendario del proyecto NOTA Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las festividades de su organizacin a un proyecto, debe especificarlas una por una en el calendario del proyecto. Si va a usar esta programacin de festividades para varios proyectos, considere la posibilidad de que el proyecto sea una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si usa Project Professional, considere pedirle al administrador del servidor que agregue el calendario a la plantilla de la informacin global de la empresa.
1.

Haga clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga

clic en Cambiar calendario laboral.

2.

En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea

cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche.
3.

En el cuadro de dilogo Cambiar calendario laboral, haga clic en la Escriba un nombre descriptivo para la excepcin, por ejemplo,

pestaa Excepciones.
4.

Festividad de la empresa, y las horas de comienzo y fin durante las que se producir la excepcin.
5.

Si la excepcin se repetir en toda una parte de la programacin,

haga clic en Detalles.

6.

Bajo el Patrn de periodicidad, seleccione una frecuencia desde

Diaria hasta Anual y, a continuacin, seleccione cualquier detalle adicional sobre el patrn de periodicidad. Los detalles del patrn de periodicidad cambian, dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o anual. NOTA Los anual.
7.

detalles

del

patrn

de

periodicidad

cambian,

dependiendo de si desea crear un patrn diario, semanal, mensual o

En Intervalo de repeticin, seleccione la hora de comienzo de la

excepcin mediante el cuadro Comienzo y, a continuacin, seleccione Terminar despus de o Terminar el. 8. Escriba o seleccione la informacin correspondiente, segn la hora

de finalizacin seleccionada. Si seleccion Terminar despus de, escriba o seleccione el Si seleccion Terminar el, escriba o seleccione la fecha en la nmero de repeticiones de la tarea.

que desea que finalice la tarea repetitiva. Cualquier tarea programada durante la festividad ser reprogramada de forma automtica para tener en cuenta el tiempo no laboral del da festivo. Establecer los perodos laborables para recursos o tareas en el proyecto El procedimiento siguiente se aplica al cambiar cualquier calendario del proyecto, incluido el proyecto estndar predeterminado, un calendario de recursos especfico o un calendario de tareas. NOTA Project no incluye un calendario de festividades preestablecido. Para agregar las festividades de su organizacin a un proyecto, debe especificarlas una por una en el calendario del proyecto. Si va a usar esta programacin de festividades para varios proyectos, considere la posibilidad de que el proyecto sea

una plantilla o de agregar el calendario al archivo global. Si usa Project Professional, solicite al administrador del servidor que las agregue a la plantilla de la informacin global de la empresa.
1.

Haga clic en la pestaa Proyecto y, en el grupo Propiedades, haga

clic en Cambiar calendario laboral.

2.

En la lista Para calendario, haga clic en el calendario que desea

cambiar. El calendario del proyecto actual muestra (Calendario del proyecto). El valor predeterminado es Estndar (Calendario del proyecto). Tambin puede seleccionar la opcin 24 horas o Turno de noche. NOTA Si desea crear un nuevo calendario en lugar de cambiar el calendario predeterminado, haga clic en Crear calendario, escriba un nombre para el calendario y, a continuacin, elija si desea crear un nuevo calendario base o crear un calendario basado en una copia de otro calendario. Puede usar esta caracterstica para personalizar el calendario del proyecto segn las necesidades de su organizacin (como crear una semana laboral que incluya fines de semana).
3.

Para cambiar la semana laboral predeterminada para cualquier

calendario de proyecto, calendario de recurso o para un calendario nuevo, haga clic en la pestaa Semanas laborales.
4.

En la ficha Semanas laborales, puede seleccionar o crear una

programacin adicional de semanas laborales para un rango de das que difieren del da laborable predeterminado, como un calendario de verano para obras en carretera o una semana laborable que incluya fines de

semana. En la tabla Perodos laborales escriba un nombre descriptivo para la programacin de la nueva semana laborable en la columna Nombre, como Obra y, a continuacin, escriba las fechas de inicio y finalizacin del perodo en que tendr lugar la programacin adicional.
5. 6.

Haga clic en Detalles. En el cuadro de dilogo Detalles de, seleccione a su vez los das

que desea cambiar de laborables a no laborables, o viceversa, y seleccione una de las siguientes opciones:

Utilizar tiempos de trabajo predeterminados para estos Elija los das que deben usar los perodos laborables

das

predeterminados, que son de 8:00 a.m. a 12:00 p.m. y de 1:00 p.m. a 5:00 p.m., de lunes a viernes, y los perodos no laborables en fines de semana.

Establecer das como tiempo de descanso

Elija los das

en los que no se puede programar ningn trabajo. Por ejemplo, si nadie en su organizacin trabaja los viernes, seleccione Viernes y, a continuacin descanso.

seleccione das

Establecer en estos

das

como

tiempo

de

Establecer

perodos

laborables

especficos

Para establecer los perodos laborables para los das

seleccionados a lo largo de la programacin, especifique las horas a las que desea que comience el trabajo en los cuadros Desde y las horas en las que desea que finalice el trabajo en los cuadros A. Por ejemplo, si las personas de su organizacin trabajan los sbados, seleccione Sbados y, a continuacin seleccione Establecer da(s) en estos perodos laborables especficos. Descripcin general de calendarios del proyecto Project usa varios calendarios para determinar la disponibilidad de los recursos y la forma en que se programan las tareas:

Calendario del proyecto

ste es el calendario que se usa para

designar la programacin de trabajo predeterminada de todas las tareas de un proyecto.

Calendario de recursos

Para cada recurso que especifique,

Project crea calendarios de recursos individuales basados en la configuracin del calendario Estndar. Para modificar dichos calendarios, haga clic en Cambiar calendario laboral, en la ficha General del cuadro de dilogo Informacin del recurso. Tambin puede crear y asignar calendarios de recursos para recursos individuales o grupos de recursos con el fin de indicar horas de trabajo especficas. Por ejemplo, puede asignar un recurso al turno de tarde o al turno de noche. Puede modificar los calendarios de recursos para indicar perodos no laborables, como vacaciones y permisos. NOTA Si usa Project Professional, primero debe desproteger el recurso.

Calendario de tareas

Las tareas se programan segn los perodos

laborables del calendario del proyecto. No obstante, puede personalizar los perodos laborables desde el calendario del proyecto en un calendario de tareas si tiene tareas que necesitan completarse a distintas horas, especialmente tareas que son independientes de los recursos. Un calendario de tareas resulta especialmente til para equipamiento que ejecuta y completa tareas en noches o fines de semana, que estn designados como perodos no laborables en el calendario del proyecto.

Calendario base

Un calendario base se usa como plantilla en la

que se basan el calendario del proyecto, el calendario de recursos y el calendario de tareas. Project ofrece tres calendarios base:

Estndar (8:00 a.m. a 5:00 p.m. en das de la semana con una 24 horas Turno de noche

hora para comida)

2.4

Programar tareas automticamente o manualmente

El campo Modo de tarea indica si una tarea est programada manualmente o automticamente, lo cual le brinda la opcin de decidir cunto control desea tener sobre la programacin de tareas en un proyecto. De manera predeterminada, las tareas se establecen como programadas manualmente, con una fecha de inicio, una fecha de finalizacin y una duracin que el usuario define. Microsoft Project nunca cambiar las fechas de una tarea programada manualmente pero es posible que aparezcan advertencias si existen posibles problemas con los valores especificados. Puede cambiar una tarea para que se programe automticamente. Esto hace que Project programe la tarea en funcin de dependencias, restricciones, calendarios y otros factores. Recomendaciones Puede programar manual o automticamente todas las

tareas en el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, durante la fase de propuesta, es probable que desee programar todas las tareas del proyecto de forma manual y luego cambiar a la programacin automtica una vez que la propuesta haya sido aceptada y el proyecto est a punto de comenzar. Algunos conjuntos de tareas pueden ser programados manualmente mientras que todas las dems tareas se programan automticamente. De manera predeterminada, el campo Modo de tarea est incluido junto al campo Nombre de tarea en todas las vistas de hojas basadas en tareas, incluida la del Diagrama de Gantt. Se muestra un icono que indica si la tarea es un marcador de posicin, una tarea programada manualmente o una tarea programada automticamente. Para cambiar el modo de tarea, haga clic en el campo. En la lista que aparece, haga clic en Programada manualmente o en Programada automticamente. Tambin puede seleccionar tareas especficas y luego, en la ficha Tarea, en el

grupo Programacin, haga clic en Programar manualmente o en Programacin automtica. Ejemplo Se configura un plan de Project preliminar que an se encuentra en la

etapa de propuesta. Tiene una idea poco precisa de las fechas de hitos importantes pero sin muchos detalles. Crea tareas e hitos por medio del modo de tarea Programada manualmente. La propuesta es aceptada y los elementos de trabajo y las fechas de entregas estn cada vez ms definidas. Contina programando manualmente esas tareas y fechas. A medida que algunas fases quedan mejor definidas, decide cambiar las tareas en esas fases al modo de tarea Programada automticamente. Al permitir que Project se encargue del complejo proceso de programacin, usted puede centrar su atencin en aquellas fases que an estn en desarrollo. Observaciones Si bien el modo de tarea predeterminado es Programada

manualmente, ste se puede cambiar para todas las tareas nuevas. En la ficha Tarea, en el grupo Programacin, haga clic en Modo de tarea y luego haga clic en Programacin automtica. Todas las tareas nuevas especificadas en este proyecto tendrn un modo de tarea predeterminado de Programada automticamente. El campo Modo de tarea muestra una lista de tareas programadas manualmente y automticamente, con el aspecto de un tipo de datos Enumerado. Sin embargo, Project ve este campo como un tipo de datos S/No. Si la tarea est programada manualmente, sta tiene un valor en Modo de tarea de S o Verdadero. Si la tarea est programada automticamente, el valor en Modo de tarea es No o Falso. Las tareas de planes creados en versiones anteriores de Project tienen como modo predeterminado el de Programada automticamente. Si bien el campo Modo de tarea muestra el icono de Marcador de posicin, no se puede seleccionar Marcador de posicin como modo de tarea. Project identifica como un marcador de posicin a cualquier tarea programada manualmente que no

tenga informacin suficiente en al menos dos de los campos de inicio, finalizacin o duracin. 2.5 crear listas de tareas

Puede que desee usar varias listas cuando haya diferencias inequvocas entre los elementos que desea administrar o entre los grupos de personas que trabajan con ellos. Use varias listas cuando:

No espere que se vayan a necesitar resmenes de los elementos en conjunto. Los grupos de personas que trabajan con la informacin son distintos y tienen niveles de permisos diferentes. Tiene que aplicar opciones distintas, como el control de versiones o la aprobacin, a varios conjuntos de elementos. No tiene que analizar los elementos conjuntamente ni recibir

actualizaciones consolidadas acerca de la lista. Organizar los elementos en una lista A continuacin, se enumeran algunas maneras en que se pueden organizar las listas y sus elementos: Agregar columnas Para ayudar a un grupo a concretar los elementos ms

importantes, puede agregar columnas a una lista. Por ejemplo, puede agregar la columna Proyecto a una lista para ayudar a las personas que estn trabajando en proyectos especficos a ver y trabajar con los elementos ms fcilmente. Tambin puede ser aconsejable agregar ms columnas si se desea recolectar informacin de cada elemento de una lista, como el nombre del departamento o de un empleado.

Si tiene muchos elementos en una lista, puede que piense en indizar algunas columnas para mejorar el redimiendo cuando vea varios elementos o cambie de vista. Esta caracterstica no cambia la forma en la que estn organizados los elementos, sino que puede facilitar a las organizaciones el almacenamiento de muchos elementos en una lista. No obstante, la indizacin puede ocupar ms espacio en la base de datos. Crear vistas Puede usar vistas si los componentes de un grupo suelen necesitar

ver los datos de cierto modo. En las vistas, las columnas se usan para ordenar, agrupar, filtrar y mostrar los datos. Tambin puede seleccionar cuntos elementos se muestran a la vez en cada vista. Por ejemplo, se puede examinar una lista en grupos de 25 o de 100 elementos de lista por pgina, segn las preferencias y la velocidad de la conexin. Las vistas ofrecen la flexibilidad de almacenar un gran nmero de elementos en una lista, pero solo se ven los subconjuntos que se desee en un momento en particular, por ejemplo, solo los elementos que se han expuesto este ao o solo los eventos actuales de un calendario. Puede crear vistas personales que nicamente estn disponibles para usted y, si dispone de permiso para modificar una lista, puede crear vistas pblicas que estn disponibles para todos los usuarios. Crear carpetas Puede agregar carpetas a la mayora de los tipos de lista, si el

propietario de la lista ha permitido que se creen carpetas. Esto es especialmente til si los elementos de la lista se pueden dividir de un modo concreto, por ejemplo, por proyecto o por grupo. Las carpetas ayudan a buscar y administrar los elementos de las listas con ms facilidad. Las tecnologas de SharePoint proporcionan una vista de rbol que permite navegar por los sitios y las carpetas de forma similar a las carpetas del disco duro. Por ejemplo, cada departamento tiene su propia carpeta. 2.6. Como organizar tareas

organizar las tareas Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas:

Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. Nota Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase.

Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles tareas y, a continuacin, se agrupan en fases.

Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project. 2.7 2.8 ocultar o mostrar tareas crear un hito

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan

una duracin cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa slo se puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin. Sugerencia Tambin puede realizar un seguimiento de las tareas externas del proyecto con las dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].). Project 2010 ofrece la capacidad de crear dependencias entre los proyectos para realizar un seguimiento de los hitos asociados a las entregas (resultado: elemento o producto medible y tangible que debe producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los resultados del proyecto antes de que ste comience.) externas. Crear un hito
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la

primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3. Escriba 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presione

ENTRAR. Cuando escriba una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra automticamente el smbolo de hito Diagrama de Gantt en ese da. Crear un hito con una duracin mayor que cero Por lo general, los hitos tienen una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de aprobacin al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana.
1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de

en la seccin de grficos de la vista

Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la

primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.

3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic

en Informacin de tarea.

4. En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, haga clic en la pestaa

Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin.

5. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a

continuacin, haga clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo da de la tarea. 2.10 como insertar una tarea repetitiva

Crear una tarea repetitiva Si la tarea se repite en ciertos intervalos, escrbala como una tarea repetitiva (tarea repetitiva: tarea que se produce repetidamente durante el transcurso de un proyecto. Por ejemplo, podra definir la reunin semanal sobre el estado del proyecto como una tarea repetitiva.). Si no se repite en determinados intervalos, escrbala como una tarea regular cada vez que se lleva a cabo.
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. Seleccione la fila debajo de donde desea observar la tarea repetitiva.

3. En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte inferior del

botn Tarea y, a continuacin, haga clic en Tarea repetitiva.

4. En el cuadro Nombre de tarea, escriba el nombre de la tarea. 5. En el cuadro Duracin, escriba la duracin de una nica repeticin de la

tarea.
6. En la seccin Frecuencia, haga clic en Diariamente, Semanalmente,

Mensualmente o Anualmente. 7. Seleccione la casilla junto a cada da de la semana en que debe repetirse la tarea.
8. En el cuadro Iniciar, escriba la fecha de inicio y realice uno de los

siguientes procedimientos:

Seleccione Finalizar despus de y, luego, escriba la cantidad de repeticiones de la tarea. Seleccione Finalizar el y, luego, escriba la fecha en que desea que finalice la tarea repetitiva.

Nota Si no escribe una fecha en el cuadro Iniciar, Project usa la fecha de inicio del proyecto.
9. En la seccin Calendario para programar esta tarea, seleccione un

calendario de recursos de la lista Calendario para aplicar a la tarea. Si no desea aplicar un calendario, seleccione Ninguno.

Sugerencia Si desea aplicar un calendario, pero no desea usar dicho calendario para la programacin de la tarea, active la casilla La programacin omite los calendarios de recursos. Cuando inserta una tarea repetitiva, los identificadores de la tarea se vuelven a numerar automticamente y se observa un indicador (indicadores: pequeos iconos que representan informacin de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores est situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.) columna Indicadores . de tarea repetitiva en la

Si asigna recursos a una tarea de resumen repetitiva escribiendo los nombres del recurso en el campo Nombres del recurso, el recurso se asignar al trabajo total de la tarea repetitiva y no a las tareas repetitivas individuales cada vez que se repiten. 2.11. Dependencia entre tareas Dependencias entre tareas es relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF]. 2.12. Informacin de la tarea

2.13. Borrar una tarea Eliminar una tarea de la Lista de Tareas En ocasiones durante la programacin del proyecto se decidir eliminar una tarea de la lista de tareas.
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt.

2. En el campo Nombre de Tarea, seleccione la tarea que desee

eliminar.
3. Pulse

la

tecla

Suprimir

para

eliminar

la

tarea

Nota: Al eliminar una tarea de la lista de tareas el resto de las tareas del proyecto se reprograman segn las especificaciones de dependencias, duraciones y delimitaciones establecidas.

Sugerencia: En general para eliminar un elemento de una vista se selecciona la fila completa haciendo clic en su identificador (nmero ubicado ms a la izquierda de cada vista), lo que sombrea toda el rea, luego haga clic en el botn derecho del ratn y en el men desplegado seleccione eliminar tarea, en el caso de una tarea, y eliminar recurso en el caso de un recurso. Esto eliminar toda la informacin relativa al recurso o tarea eliminado. 2.14 activar o desactivar una tarea

Microsoft Project Professional 2010 le permite cancelar una tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) pero conservar un registro de la tarea en el plan del proyecto. A esto se le denomina desactivar la tarea. La tarea permanece en el plan del proyecto pero no afecta a la disponibilidad del recurso (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.), la programacin (programacin: medicin del tiempo y secuencia de las tareas dentro de un proyecto. Una programacin se compone principalmente de tareas, dependencias entre tareas, duraciones, restricciones e informacin del proyecto en funcin del tiempo.) del proyecto o el modo en que las dems tareas estn programadas. Nota Desactivar una tarea es una caracterstica disponible nicamente en

Project Professional.

Por qu desactivar una tarea? Por una razn. Puede ayudarle a modelar los efectos de las restricciones (restriccin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) de programacin o recursos sin eliminar las tareas de forma permanente. Adems, las tareas inactivas permanecen en el plan del proyecto y, de esta manera, proporcionan un registro de las tareas programadas y permiten que el usuario las vuelva a activar si cambian las circunstancias. Nota La desactivacin no es una buena manera de archivar las tareas completadas ya que podra tener efectos no esperados en el resto de la programacin. En lugar de desactivar las tareas, mrquelas como completadas. Desactivar una tarea
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. En la parte de tabla de la vista, seleccione la cantidad de tareas que desea desactivar.

3. En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en Desactivar.

La tarea inactiva permanece en la lista de tareas pero el texto se muestra atenuado y con una lnea que lo atraviesa. Para volver a activar la tarea, seleccione la tarea inactiva y, a continuacin, haga clic en Desactivar. 2.15 2.16 poner un delimitador a una tarea poner fecha limite a la tarea Fecha (campo de fecha: tipo de campo cuyo contenido es una

Tipo de datos anticipado.) Tipo de entrada

fecha. Como ejemplos pueden citarse los campos Comienzo previsto y Fin

Especificada (campo especificado: campo en el que se puede

escribir o modificar informacin. Es lo contrario a un campo calculado, donde Project calcula y especifica la informacin.) Descripcin El campo Fecha lmite muestra la fecha que se especifica como

fecha lmite (fecha lmite: fecha objetivo que indica cundo se desea completar una tarea. Project muestra un indicador si se supera la fecha lmite y la tarea no se ha completado.) para la tarea. Una fecha lmite es una fecha objetivo que indica cundo se desea que se complete una tarea. Si se supera la fecha lmite y la tarea no se ha completado, Microsoft Office Project muestra un indicador (indicadores: pequeos iconos que representan informacin de una tarea o un recurso y que se muestra en el campo Indicadores. El campo Indicadores est situado a la derecha del campo Identificador y aparece en diversas tablas.). Las fechas lmite tambin se muestran como flechas en la vista Diagrama de Gantt. Recomendaciones Aplique una fecha lmite a una tarea cuando desee realizar

un seguimiento de la fecha lmite de una tarea determinada pero no desea bloquear la programacin estableciendo una delimitacin inflexible como Debe finalizar el (restriccin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una

fecha determinada. Las restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) o No finalizar despus del (restriccin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].). Estas delimitaciones influyen en la programacin mientras que el campo Fecha lmite simplemente hace que se muestre un indicador si una tarea no se ha completado al llegar su fecha lmite. Agregue el campo Fecha lmite a una hoja de tareas si desea especificar, ver o cambiar las fechas lmite de las tareas del proyecto. Tambin puede utilizar el campo Fecha lmite para ordenar, filtrar y agrupar por fecha lmite. Ejemplo Supongamos que algunas tareas del proyecto deben finalizar en

determinadas fechas objetivo. Sin embargo, no desea que esas fechas influyan realmente en el modo en que Project programa las tareas; slo desea que se le notifique si las tareas no se han completado en esas fechas. Agregue el campo Fecha lmite a la tabla Entrada de la vista Diagrama de Gantt y establezca las fechas lmite para ellas. Notas Aunque establecer una fecha lmite no genera mensajes de error de la

programacin como pueden hacer las delimitaciones de fecha (restriccin inflexible: restriccin que se considera inflexible porque asocia una tarea a una fecha. Las restricciones inflexibles son Debe finalizar el y Debe comenzar el.), las fechas lmite pueden influir en el modo en que se calcula el Margen de demora total. Tambin puede establecer una fecha lmite de tarea en el cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Haga clic en Informacin de la tarea y luego haga

clic en la pestaa Avanzado. Haga clic en la fecha en el cuadro Fecha lmite. Si desea que Project programe las tareas segn una fecha de finalizacin especfica, aplique una restriccin No finalizar despus del, No finalizar antes del o

Debe finalizar el. Puede establecer restricciones para la tarea en la ficha Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. 2.17 mostrar la tarea resumen del proyecto

Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Opciones. En la pgina Opciones de proyecto, seleccione Avanzadas. En Mostrar opciones para este proyecto, active la casilla Mostrar tareas de resumen del proyecto. 2.18 agregar una tarea a la escala de tiempo 2010 incluye una vista Escala de tiempo que se muestra

Project

automticamente encima de otras vistas y muestra una introduccin concisa de toda la programacin. Puede agregar tareas a la escala de tiempo e incluso imprimirla para crear un atractivo informe resumido del proyecto completo. Tambin puede pegarla en un mensaje de correo electrnico para enviar un informe instantneo y de forma sencilla.

2.18

como dividir una tarea

Dividir una tarea

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. En el grupo Programacin de la ficha Tarea, haga clic en Dividir tarea.

3. En la barra de Gantt de la tarea, haga clic en el rea de la barra sobre la fecha donde desea que tenga lugar la divisin, y arrastre la segunda parte de la barra hacia la fecha en la que desea que comience de nuevo el trabajo.

Notas

Puede dividir una tarea varias veces. Para quitar una divisin en una tarea, arrastre una parte de la barra de Gantt de forma que toque otra parte. Si identifica el tiempo de descanso en un calendario para indicar una divisin, este tiempo de descanso no aparecer como una tarea dividida en la vista Diagrama de Gantt.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no est seguro del motivo, es posible que el proyecto se haya redistribuido mientras se permita que tuviera lugar la divisin. En la ficha Recurso, en el men Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de redistribucin. En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la redistribucin, o bien desactive la casilla de verificacin para impedir las divisiones durante la redistribucin de recursos.

Mover una parte de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. Site el puntero en cualquier parte de la tarea dividida que no sea la

primera parte. El cursor cambia a una flecha de cuatro puntas antes o a la derecha para que comience despus. Notas

3. Arrastre la barra de tareas hacia la izquierda para que la parte comience

Si arrastra la primera parte de una tarea dividida, se mueve la tarea completa. Si arrastra una parte de una tarea dividida y la coloca directamente junto a la parte siguiente, se incorporar a la otra parte de la tarea dividida.

Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no est seguro del motivo, es posible que el proyecto se haya redistribuido mientras se permita que tuviera lugar la divisin. En la ficha Recurso, en el men Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de redistribucin. En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la redistribucin, o bien desactive la casilla de verificacin para impedir las divisiones durante la redistribucin de recursos.

Mover todas las partes de una tarea dividida

1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. Site el puntero sobre la primera parte de la tarea dividida. El cursor cambia

a una flecha de cuatro puntas

3. Arrastre la barra de tareas a la izquierda para que la tarea comience antes, o a la derecha para que comience despus. Notas

Si arrastra cualquier parte de una tarea dividida que no sea la primera parte, mover slo esa parte de la tarea en lugar de la tarea completa. Tambin puede modificar la fecha de comienzo o de finalizacin para mover la tarea completa y sus partes relacionadas. Si el proyecto tiene tareas que ya estaban divididas, pero no est seguro del motivo, es posible que el proyecto se haya redistribuido mientras se permita que tuviera lugar la divisin. En la ficha Recurso, en el men Herramientas, en el grupo Nivel, haga clic en Opciones de redistribucin. En el cuadro de dilogo Redistribuir recursos, active la casilla de verificacin La redistribucin puede crear divisiones en el trabajo restante para permitir divisiones como resultado de la

redistribucin, o bien desactive la casilla de verificacin para impedir las divisiones durante la redistribucin de recursos. Ajustar la duracin de una tarea dividida Para cambiar la duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea dividida completa (incluidas todas sus partes divididas), especifique una nueva duracin en el campo Duracin de la tarea en la vista Diagrama de Gantt. Puede convenirle mover partes de la tarea dividida despus de cambiar la duracin. Tambin puede ajustar la duracin de cada parte de una tarea dividida.
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. Site el puntero sobre el extremo derecho de cualquier parte de la tarea

dividida, hasta que el cursor cambie a una flecha de expansin . 3. Arrstrelo hacia la izquierda para acortar la duracin de la parte, o hacia la derecha para alargar su duracin. Sugerencia Para quitar una divisin en una tarea, arrastre una parte de la barra del diagrama de Gantt hacia otra parte hasta que ambos lados se toquen y se unan. Modificar el estilo de las barras de Gantt en las tareas divididas De forma predeterminada, las tareas divididas se representan en la vista Diagrama de Gantt con lneas de puntos que conectan cada parte dividida. Puede cambiar el aspecto de la divisin si se modifica el estilo de la barra de divisin.
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. En la ficha Formato, haga clic en el cuadro en la parte inferior derecha del

grupo Estilo de diagrama de Gantt.

3. En el cuadro de dilogo Estilos de barra, haga clic en Dividir en la

columna Nombre de la tabla.

4. En la ficha Barras, en Barra central, haga clic en las opciones para la

barra de divisin en las listas Forma, Trama y Color

3 3.1 3.2

Gestin de recursos pensando en los recursos definicin de recursos

Los recursos son las personas, suministros y equipos que le permiten completar las tareas de su proyecto. En el proyecto, se pueden definir cuatro tipos de recursos:

Los recursos de trabajo

Los recursos materiales genricos recursos Los recursos de costo

Los recursos de trabajo son las personas o equipos que consumen el tiempo cuando se trabaja en una tarea. Al configurar los recursos de trabajo, se define la cantidad de tiempo que los recursos tienen que invertir en un proyecto (100 por ciento es a tiempo completo). 3.3 como agregar una nota al recurso

Aadir notas a un recurso

Haga clic en la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin del recurso. El cuadro de texto Notas, que se muestra en la Figura 5.8, es una caja de texto de forma libre en el que puede escribir cualquier informacin que desee almacenar sobre la de los recursos. Por ejemplo, es posible que desee guardar un recordatorio sobre las prximas vacaciones de un recurso o una explicacin sobre la disponibilidad de recursos. Despus de escribir el texto en este cuadro y haga clic en Aceptar, aparece un icono indicador de nota aparece en la columna del indicador en la Hoja de recursos, como se muestra en la Figura 5.9. Haga clic en la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin del recurso

No hay necesidad de volver a abrir el cuadro de dilogo Informacin del recurso de leer una nota. En su lugar, colocar el puntero del ratn sobre el icono en la columna de indicador para mostrar el contenido de la nota.

3.4

informacin de un recurso

Haga clic en la ficha Notas del cuadro de dilogo Informacin del recurso 3.5 borrar un recurso

En Microsoft Project 2010, no puede eliminar los recursos de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organizacin. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.). En cambio, puede desactivar los recursos que ya no necesite. Esto asegura que se conserva toda la informacin e historial del proyecto asociados a ese recurso. La desactivacin del recurso se realiza mediante Microsoft Project Web App. Slo el administrador del servidor puede desactivar el recurso. 3.6 agregar recursos

Paso 1: Agregar recursos

Para poder administrar personas y otros recursos, primero debe agregarlos al proyecto. Tenga en cuenta que agregar personas no es lo mismo que asignarlas a tareas. Esta diferencia es motivo comn de confusin cuando se trabaja con cualquier software de administracin de proyectos.

Un proyecto es temporal y nico Es un programa nico y no una serie de actividades continuadas. El diseo de una fbrica de automviles es un proyecto porque se trata de una actividad nica. La fabricacin de los automviles, si bien implica numerosos pasos vinculados, es una serie continuada de actividades y, por lo tanto, no es un proyecto.

Un proyecto tiene un ciclo de vida con un comienzo y un final En el ejemplo anterior, el diseo de una fbrica de automviles tiene una fecha de finalizacin, pero la fabricacin de los automviles es continua. Cuando finaliza el diseo de la fbrica, termina el proyecto.

Los proyectos consumen recursos

Los recursos, ya sean personas o

recursos materiales como herramientas o textiles, deben administrarse cuidadosamente, especialmente si se comparten entre varios proyectos.

Un proyecto tiene fondos limitados que se describen en el presupuesto Normalmente, los jefes de proyecto se ocupan de la rentabilidad general de un proyecto y de si las actividades del proyecto se encuentran dentro de los costos asignados al mismo.

Agregar personas a un proyecto Primero lo principal: debe agregar personas al proyecto. Agregar personas al grupo de recursos de empresa Si tiene Project Professional y est conectado a Project Server, puede agregar personas y otros recursos a la coleccin de recursos de toda la organizacin (o grupo de recursos de empresa). Exportar informacin de recursos a Excel o Visio A veces se necesita ms que Project para analizar datos de proyectos. Las capacidades matemticas y estadsticas sumamente eficaces de Excel pueden ayudarle a analizar en ms detalle y generar informes sobre la informacin de sus recursos. Quitar o reemplazar una asignacin de recurso Si la persona u otro recurso no son los adecuados para el trabajo, cambie (o quite) el recurso. Especificar o cambiar la

informacin de recursos de empresa Una vez que se ha agregado un recurso de empresa a la coleccin de recursos de la organizacin, puede modificar la informacin del recurso, como tasa de pago, calendario de trabajo o direccin de correo electrnico. 3.7 asignar un recurso a una tarea

Usted puede asignar recursos a las tareas de la vista Diagrama de Gantt. Haga clic en la vista Diagrama de Gantt de acceso directo en el borde derecho de la barra de estado o haga clic en la parte superior del botn Diagrama de Gantt en la vista grupo en la ficha Tarea de la cinta de opciones para cambiar a la vista Diagrama de Gantt. A continuacin, siga estos pasos para asignar recursos a las tareas:

1. Seleccione la tarea a la que desea asignar un recurso. Puede hacer clic en la barra de tareas en el diagrama de Gantt, o puede hacer clic en cualquier columna de la tabla de Gantt.

2. Haga clic en la pestaa Recursos y, en el grupo de misiones, haga clic en el botn Asignar recursos para abrir la ventana Asignar recursos (ver Figura 5.14). Utilice la ventana Asignar recursos para asignar un recurso a la tarea identificada en la parte superior de la caja.

3. Seleccione el recurso que desea asignar a la lista de nombres de recursos del cuadro de dilogo Asignar recursos.

4. (Opcional) Si utiliza Project Server y tiene la intencin de utilizar el Asistente para la sustitucin de recursos, en el mbito de la I / D de entrar en un proyecto de I Solicitud para indicar que cualquier recurso con las habilidades requeridas pueden trabajar en la tarea. O bien, introduzca una D de la demanda para indicar que el recurso seleccionado est especficamente obligada a trabajar en la tarea 3.8 eliminar un recurso asignado a una tarea

Quitar una asignacin de recursos Quitar una asignacin de recursos no es lo mismo que quitar un recurso del plan de proyecto. Quitar una asignacin de recursos quitar las obligaciones del

recurso para trabajar en tareas o conjuntos de tareas determinados, pero el recurso an puede existir en el proyecto. Sugerencia Para quitar un recurso de un proyecto, en la ficha Ver, haga clic en Hoja de recursos. Seleccione el recurso y, a continuacin, presione la tecla SUPR. Para quitar las obligaciones del recurso para trabajar en una tarea, haga lo siguiente:
1. En el ficha Ver, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.
2. En la columna Nombre de tarea, seleccione y haga clic con el botn

secundario en la tarea de la que desea quitar un recurso.

3. Seleccione Asignar recursos

4. En el cuadro de dilogo Asignar recursos, en la columna Nombre del

recurso, seleccione el recurso que desea quitar.

5. Haga clic en Quitar.

Notas

Cuando quite recursos asignados de las tareas, pueden cambiar las duraciones (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de dichas tareas. El trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) restante se redistribuye entre los recursos asignados restantes. Si no desea que cambien las duraciones, desactive la programacin condicionada por el esfuerzo (programacin

condicionada por el esfuerzo: mtodo predeterminado de programacin de Project. La duracin de una tarea disminuye o aumenta a medida que se agregan o quitan recursos de una tarea, mientras que la cantidad de esfuerzo necesaria para completar dicha tarea permanece sin cambios.) para la tarea.

Si quita el nico recurso de una tarea de Unidades fijas o de Duracin fija, el valor del trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) desaparece. Para conservar el valor del trabajo, puede reemplazar el recurso con un recurso de marcador de posicin (recurso con marcador de posicin: nombre de recurso temporal agregado a un plan de proyecto para ayudar a calcular los tipos y la cantidad de recursos necesarios. Los nombres de recursos con marcador de posicin permiten desarrollar la propuesta de proyecto y obtener aprobaciones.). Esto es particularmente importante si usa valores de trabajo como ayuda para crear la programacin (programacin: medicin del tiempo y secuencia de las tareas dentro de de un proyecto. Una programacin entre se compone duraciones, principalmente tareas, dependencias tareas,

restricciones e informacin del proyecto en funcin del tiempo.).

Cuando quita un recurso de una tarea, tambin se quitan los valores de trabajo reales asociados a la tarea. Cuando quita un recurso de una tarea, se eliminan todos los costos reales asociados al recurso. Para conservar los costos reales para la tarea, establezca el trabajo restante para el recurso en cero.

Una manera sencilla de quitar un recurso de una tarea es desactivar la casilla de verificacin de la columna Nombre del recurso.

3.9

sobreasignacin

Microsoft Office Project basa el campo Sobreasignacin en la cantidad total de trabajo asignado al recurso y en la capacidad de trabajo, que se basa en la informacin del calendario de recursos y en la disponibilidad del recurso (fechas y unidades) que se muestra en el cuadro de dilogo Informacin del recurso. Recomendaciones Agregue el campo Sobreasignacin a la parte de fase

temporal de la vista Uso de recursos para ver cunto trabajo se ha sobreasignado al recurso en general y a todas las asignaciones individuales de cada recurso en cada perodo de tiempo. Ejemplo Supongamos que Juan dice que hay demasiado trabajo para terminar

en el tiempo programado. Para comprobar los detalles y buscar soluciones, agregue el campo Sobreasignacin a la parte de fase temporal de la vista Uso de recursos. Puede ver que Juan est realmente sobreasignado dos horas diarias durante las dos semanas prximas. 4 bsqueda de informacin

Aprenderemos a utilizar las vistas principales, para buscar informacin sobre las tareas y recursos del proyecto: Diagrama de Gantt, Gantt de seguimiento, Uso de tareas, Diagrama de red, Calendario, Escala de tiempo, Formulario de tareas, Hoja de recursos, Organizador de equipo, Uso de recursos, Grfico de recurso. Tambin aprender cmo utilizar las tablas y a filtrar, agrupar, ordenar y resaltar las tareas y recursos que desee. Y ver cmo manejar el Organizador para copiar informacin entre proyectos. 4.1 4.2 proyectos, tareas, y recursos estadsticas de proyecto

En Microsoft Project 2010, existe una forma muy sencilla y rpida de obtener las estadsticas del proyecto. Para visualizar las estadsticas de un proyecto debes seleccionar en el men Proyecto, la opcin Informacin de proyecto y en la

ventana que se abre selecciona Estadsticas, te aparecer una ventana como la siguiente:

En esta pantalla se muestran los datos actuales, previstos, reales y restantes de la duracin, trabajo y coste del proyecto, informacin que podemos extraer del proyecto de una forma rpida para informar del estado del proyecto. 4.3 diagrama de Gantt

Las vistas Diagrama de Gantt le permiten ver, a simple vista, la informacin sobre la tarea en filas y columnas con las barras correspondientes en una escala de tiempo. Puede personalizar la parte del diagrama especfica de estas vistas en Project de la manera que ms le convenga. Por ejemplo, puede cambiar el modo en que se observan los horarios no laborables o puede dar formato a la vista Diagrama de Gantt para identificar rpidamente las tareas especficas. Asimismo, es posible que desee agregar texto a determinadas barras para poder identificarlas fcilmente. Recuerde que los cambios realizados en una vista Diagrama de Gantt no modifican el aspecto de otras vistas Diagrama de Gantt. Cambiar el color, la forma o el modelo de las barras de Gantt

Para resaltar las barras de tareas en una vista Diagrama de Gantt, tal como una tarea de resumen o hito, puede cambiar su color, su forma o modelo para distinguirlas de otras barras de un determinado tipo.
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la ficha Formato.

2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a

continuacin, haga clic en Estilos de barra.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
3. En el campo Nombre, haga clic en el tipo de Barra de Gantt (barra de

Gantt: elemento grfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt que representa la duracin de una tarea.) (por ejemplo Tarea o Progreso) al que desea dar formato y, a continuacin, haga clic en la pestaa Barras. Si el tipo de barra de Gantt no aparece en la tabla, puede crear una nueva barra de Gantt para el tipo de tarea que desea.
4. En Inicial, Central y Final haga clic en las formas, tipos o modelos, y

colores para la barra. Algunas categoras tienen nicamente una forma inicial (tal como hito (hito: punto de referencia que marca un evento importante en un proyecto y se utiliza para controlar el progreso del proyecto. Toda tarea con una duracin cero se muestra automticamente como hito. Tambin puede marcar cualquier otra tarea de cualquier duracin como hito.)), mientras que otras

tienen una forma inicial, una barra central y una forma final (como por ejemplo, las tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) mediante la utilizacin de informacin procedente de las subtareas.)). Sugerencia Para resaltar una sola barra de Gantt al cambiar su formato, haga clic con el botn secundario en la barra y seleccione un color de relleno. Cambiar rpidamente las barras de Gantt usando un estilo Con un solo clic puede aplicar un estilo predefinido a todas las barras de una vista Diagrama de Gantt.
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la ficha Formato.

2. Haga clic en el grupo Estilos de Diagrama de Gantt.

El estilo se aplica instantneamente a todas las barras de la vista. Crear un nuevo tipo de barra de Gantt Para resaltar una categora de tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) en particular que no est representada por una barra de Gantt especfica, puede crear un estilo nuevo de barra de Gantt. Por ejemplo, puede crear un tipo de barra de Gantt que muestre el margen de demora disponible o que llame la atencin respecto de tareas demoradas.

1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la ficha Formato.

2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a

continuacin, haga clic en Estilos de barra.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
3. En la lista de la barra de Gantt, seleccione la fila que se encuentra debajo

de donde desea insertar un nuevo estilo de barra de Gantt y, a continuacin, haga clic en Insertar fila.
4. En la columna Nombre de la nueva fila, escriba el nombre del nuevo estilo

de barra.
5. En la columna Mostrar para tareas, escriba o seleccione el tipo de tarea

que desea representar mediante la barra. Si desea excluir algunas tareas con un tipo de barra especfico, escriba no antes del tipo de tarea. Por ejemplo, puede definir un tipo de barra como no hito para que muestre solamente las tareas que no son hitos. Si desea que una barra de Gantt se muestre para tareas de diferentes tipos (tales como tareas crticas e hitos), escriba una coma (,) despus de la categora de tarea en el cuadro de entrada de texto y, luego, escriba o seleccione una segunda categora de tareas en el campo Mostrar para tareas.
6. En las columnas Desde y Hasta, escriba o seleccione los campos que

desea usar para indicar los puntos de inicio y finalizacin de la nueva barra de Gantt.

Si desea crear un smbolo que represente una nica fecha, escriba o seleccione el mismo campo en las columnas Desde y Hasta.
7. Haga clic en la pestaa Barras y, a continuacin, en Inicial, Central y

Final, seleccione las formas, modelos o tipos, y los colores para la barra. Sugerencia Para ahorrar tiempo, puede copiar el estilo de barra de Gantt existente que tiene varios de los atributos que desea y puede pegarlo donde quiera. En el cuadro de dilogo Estilos de barra, seleccione la fila que desea copiar y luego haga clic en Cortar fila. Haga clic en Pegar fila para restablecer la fila cortada, seleccione la fila que se encuentra arriba del lugar en donde desea insertar la fila copiada, haga clic en Pegar fila nuevamente y, a continuacin, modifique la copia. Agregar texto a las barras de Gantt Puede agregar informacin especfica del proyecto, como nombres de tareas, nombres de recursos, porcentajes de finalizacin y fechas de inicio a las barras de la vista Diagrama de Gantt. En la mayora de los casos, es posible que desee agregar texto a ciertos tipos de barras de Gantt.
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la ficha Formato.

2. En el grupo Estilos de barra, haga clic en la flecha Formato y, a

continuacin, haga clic en Estilos de barra.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
3. En la tabla, haga clic en el tipo de barra de Gantt (por ejemplo, Tarea o

Progreso) a la que desea agregar texto y, a continuacin, haga clic en la pestaa Texto.
4. En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o

seleccione el campo que contiene los datos que desea mostrar en la barra de Gantt. Si desea agregar un texto que es especfico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automticamente a las barras de Gantt. Tambin puede agregar texto a una barra de Gantt especfica. 1. Para ello, haga doble clic en una barra dentro de la parte del diagrama de una vista Diagrama de Gantt, pero no en el espacio que se encuentra entre las barras.
2. En el cuadro de dilogo Formato de barra, haga clic en la pestaa Texto

de la barra.
3. En los cuadros Izquierda, Derecha, Superior, Inferior e Interior, escriba o

seleccione el campo que contiene los datos que desea que se observen en la barra de Gantt. Si desea agregar un texto que es especfico de dicha tarea, escriba o seleccione un campo de texto personalizado, tal como Texto1, Texto2 o Texto3. El texto que escriba en estos campos desde otras vistas se agrega automticamente a las barras de Gantt. No puede agregar texto individual a las barras de Gantt sin escribir el texto en los campos de texto personalizados.

Notas

Para cambiar el formato de las fechas de las barras de Gantt, haga clic en Diseo en el grupo Formato y, a continuacin, haga clic en el formato de fecha que desea en el cuadro Formato de fecha.

Haga clic en las otras barras para agregarles la informacin del proyecto. Tenga cuidado de sealar las barras y no los espacios que las rodean. Si para cada tarea se muestra ms de una barra, podr mostrar nicamente la informacin de la barra de nivel superior al hacer clic en Barra en el grupo Estilos de barra.

Cambiar el alto de las barras de Gantt Para que sea ms sencillo revisar las barras de la parte del diagrama (diagrama: vista o parte de una vista que representa la informacin del proyecto de forma grfica. Por ejemplo, la vista Diagrama de Gantt consta de una hoja y de un panel grfico donde las tareas se representan en forma de barras horizontales.) de la vista Diagrama de Gantt, es posible que desee ajustar el alto de las barras de Gantt (barra de Gantt: elemento grfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt que representa la duracin de una tarea.).
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de ella se muestra la ficha Formato.

2. En el grupo Formato, haga clic en Diseo.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic dentro de la parte del diagrama en una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
3. En el cuadro Alto de barras, haga clic en el tamao de punto que desea.

Cambiar el aspecto de las lneas de vnculo entre las barras de Gantt Cuando vincula tareas, Project muestra las lneas de vnculo (lnea de vnculo: en un diagrama de Gantt y en un diagrama de red, lnea que aparece entre dos tareas para indicar una dependencia.) de la vista Diagrama de Gantt que muestran las dependencias de tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].) de las tareas vinculadas. Puede cambiar el modo en que se observan estas lneas de vnculo u ocultarlas.
1. Aplique una vista Diagrama de Gantt. Se muestra la ficha Herramientas de

Diagrama de Gantt y debajo de dicha ficha se muestra la ficha Formato.

2. En el grupo Formato, haga clic en Diseo.

Sugerencia Tambin puede hacer doble clic en el vnculo entre las tareas en la parte del diagrama de una vista Diagrama de Gantt, no en cada una de las barras.
3. En Vnculos, haga clic en el tipo de lnea de vnculo que desea usar. Si

desea usar el primer tipo de vnculo, no se observarn las lneas de vnculo. Nota Si desea cambiar la relacin entre las tareas (como por ejemplo, cambiar a una dependencia de tareas de fin a comienzo por una dependencia de tareas de comienzo a comienzo) debe cambiar el tipo de dependencia de tareas. 4.4 Gantt de seguimiento

La vista Gantt de seguimiento se basa tambin en la vista Diagrama de Gantt. La vista Gantt de seguimiento proporciona una gran manera visual para evaluar el progreso de las tareas individuales y del proyecto en su conjunto. Mediante el uso de la vista Gantt de seguimiento, se puede ver cmo su proyecto se ha desplazado de sus estimaciones originales - y luego decidir cmo ajustar sus planes para dar cabida a los retrasos. En teora, si un proyecto cada vez va ms rpido de lo que hemos esperado, tambin se puede ver la cantidad de tiempo extra que te has comprado, como resultado de su eficiencia. (Siendo realistas, sin embargo, los proyectos que rara vez van ms rpido de lo previsto que no voy a mostrar que la opcin aqu!) Figura 6.10 muestra una vista de Gantt normal de un proyecto que ha tenido algn tipo de actividad. La norma de vista de Gantt muestra el progreso de las tareas como una barra de color negro en la barra de tareas de Gantt. Aparecer una marca en la columna de indicadores al lado de cada tarea completada. 4.5 uso de tareas

Este punto de vista de gran alcance, que se muestra en la Figura 6.40, le permite centrarse en cmo los recursos afectan a la tarea de mostrar las asignaciones de recursos para cada tarea Utilice esta vista para organizar los recursos de la tarea, evaluacin, el esfuerzo de trabajo y el costo por tarea, y comparar el trabajo previsto y el real y los costos. La vista Hoja de tareas le ayuda a ver las tareas en orden cronolgico

La vista Uso de tareas muestra los recursos agrupados en las tareas que se les asigna

La tabla por defecto para el lado izquierdo de la vista Uso de tareas es la tabla de uso, pero puede mostrar otras tablas con el botn de seleccin de tabla, como se describe en la seccin "Cambio de una mesa", anteriormente en este captulo. Adems, por defecto, muestra el trabajo del proyecto en la seccin Detalles de la

derecha. Una vez ms, usted puede seleccionar cualquier elemento del men que aparece al hacer clic en Detalles en la seccin o desde el cuadro de dilogo Detalles de Estilos (haga clic en la ficha Formato y, en la seccin Detalles, haga clic en agregar detalles.

4.6

diagrama de red

La vista Diagrama de red que se muestra en la figura 6.13, tiene menos que ver con el momento que con el flujo general de trabajo y las relaciones entre las tareas en el proyecto. Esta visin hace que sea fcil para usted para evaluar el flujo de su proyecto y para comprobar las dependencias de tareas. Cada nodo en la vista Diagrama de red representa una tarea en el proyecto. Un nodo contiene el nombre de la tarea, duracin numero de ID de tarea en la secuencia del perfil del proyecto, fecha de inicio, fecha de finalizacin y, si se asigna el recurso (s), en la figura 6.14, he usado el control de zoom en el borde derecho de la barra de estado para agrandar cada nodo para que pueda ver sus detalles. El color y el sombreado de cada nodo representan diferentes tipos de tareas, por ejemplo, tareas crticas son tareas de color rojo, no crticos son de color azul, y las tareas programadas manualmente se rellenan con un patrn de sombreado. Usted puede determinar (y cambio), el significado de formas de los nodos en el cuadro de dilogo Estilos de cuadro, que se vera en un momento. Las lneas que fluyen entre los nodos representan las dependencias, Una tarea que debe venir en pos de otra tarea es completado, llamado una tarea sucesora, aparece a la derecha o a veces por debajo de su predecesor.

la vista diagrama de red

Usted puede ver detalles de la tarea cuando se examinan los nodos del diagrama de red

Puede filtrar el Diagrama de Red para mostrar solo cierto tipo de informacin, por ejemplo, puede ocultar todas las tareas no criticas y mostrar solo las tareas criticas. Tambin puede agrupar tareas en la vista Diagrama de Red, esto es similar a la forma en que se puede agrupar las tareas en la vista de Gantt. Bandas de color por separado los nodos. 4.7 calendario

La vista de calendario en el Proyecto de 2010, (que se muestra en la Figura 6.5) se asemeja mucho a la vista Calendario en Outlook 2010. Usted puede mostrar un calendario semanal o mensual haga clic en los botones en la parte superior del calendario. Tambin puede establecer las fechas de encargo para ver.

La vista de calendario cuenta con una forma fcil de leer.

El formato familiar de la vista del calendario hace que sea fcil de usar; un cuadro negro rodea el da seleccionado. El uso de un formato de calendario mensual, la vista de calendario indica la longitud de una tarea con una barra que atraviesa porciones de das o incluso semanas. En la vista de calendario, das no laborables aparecen sombreados. A pesar de una barra de tareas se puede extender ms das no laborables, como el sbado y el domingo en este ejemplo, el trabajo de la tarea no avanza en esos das. No hay que olvidar que cada proyecto tiene un calendario (que no debe confundirse con la vista de calendario) que dice del Proyecto de cmo controlar eventos, tales como turnos de 24 horas, fines de semana y feriados, durante la vida til de su proyecto. La vista Calendario es til para entrar en un proyecto simple y de revisar lo que hay que hacer en un da determinado. Puede pasar de un mes a otro mediante el uso de los botones de flecha junto al nombre del mes, por debajo del mes, semana, y el botn Personalizar Bove el calendario

4.8

escala de tiempo

La vista Lnea de tiempo puede ayudarle a comunicarse de una manera grfica, la programacin del proyecto de alto nivel

Lo nuevo. La vista Lnea de tiempo es algo nuevo para Project 2010. n

Se puede visualizar la lnea de tiempo en cualquier momento por encima de cualquier punto de vista en el proyecto como se muestra en la Figura 6:43. Haga clic en la pestaa Ver y, en el grupo Vista en dos paneles, marque en el cuadro Lnea de tiempo. Si lo prefiere, puede mostrar la lnea de tiempo solo, como se muestra en la Figura 6.44. Haga clic derecho en la barra gris corriendo por el lado izquierdo de la ventana de proyecto y, en el men que aparece, haga clic en la lnea de tiempo.

La lnea de tiempo aparece por encima de la vista Diagrama de Gantt.

A la vista de pantalla completa de la lnea de tiempo.

4.9

formulario de tareas

La vista Formulario de tareas aparece en la parte inferior de la vista. Entrada de tarea, se mostr anteriormente en la figura 6.37. La vista Formulario de tareas se parece mucho a la vista de tareas Detalles del formulario, se mostr anteriormente en la figura 6.36.

El punto de vista Entrada de tarea

La vista Formulario de tareas proporciona ms informacin sobre los recursos (tales como los costos de la vista de tareas formulario de datos, la vista de tareas Detalles Forma proporciona ms informacin de la tarea (como precursores) que a la vista Formulario de tareas. Utilice los botones Siguiente y Anterior para cambiar entre tareas, La vista Formulario de tareas tambin se parece mucho al nombre de la tarea la vista formulario.

4.10

hoja de recursos

La vista Hoja de recursos que se muestra en la Figura 6.27, le da una gran cantidad de informacin acerca de los recursos asignados a su proyecto, incluyendo las tarifas estndar y las horas extraordinarias, la disponibilidad de las horas extraordinarias, y los costos fijos

Lo que puede ver las tarifas estndar y las horas extraordinarias en la vista Hoja de recursos

4.11

uso de recursos

La vista Uso de recursos que se muestra en la Figura 6.28, muestra cada recurso y las tareas que se asignan a la misma. Puede utilizar la vista Uso de recursos para introducir y modificar informacin de recursos, y se puede asignar o reasignar tareas a los recursos en este punto de vista arrastrando las tareas entre los recursos. La vista Uso de recursos tambin es til cuando se desea hacer lo siguiente:

Revise las sobreasignaciones de recursos Examine el nmero de horas o el porcentaje de capacidad en la cual est programada a cada recurso para el trabajo Ver el progreso de un recurso o los costos Determinar la cantidad de tiempo que un recurso en particular tiene para las asignaciones de trabajo adicionales

La vista Uso de recursos organiza la asignacin de tareas por los recursos de esta manera puede saber quin est haciendo qu y cundo se est haciendo.

La tabla por defecto en el lado izquierdo de esta visin es la tabla de uso. Usted puede utilizar el botn de seleccin de la tabla, se describe en la seccin "Cambio de una mesa", anteriormente en este captulo, para cambiar a una tabla diferente Del mismo modo, usted puede hacer clic derecho en la seccin Detalles y seleccione el elemento que desea aadir o quitar a la seccin Detalles (el trabajo es la seleccin predeterminada). 4.12 grafico de recursos

La vista Grfico de recursos muestra como un recurso en particular se est utilizando en un proyecto. Puede utilizar la vista Grfico de recursos para detectar y corregir los recursos que son asignados incorrectamente.

Tenga en cuenta que la vista Grfico de recursos muestra informacin de un recurso a la vez. Para ver un recurso diferente, haga clic en las flechas de desplazamiento que aparecen debajo del panel de la izquierda de esta ventana. Este punto de vista funciona bien como parte de una visin de combinacin. La vista Grfico de recursos pone de relieve los conflictos de recursos, personas, equipos u otros recursos que se estn sobrecargados o infrautilizados. En cuanto a la vista Grfico de recursos tanto como una sola y ver la combinacin puede mostrar cmo las asignaciones de tareas individuales estn afectando a la utilizacin de un recurso en un proyecto. La figura 6.24 muestra la vista Grfico de recursos principales, Figura 6.25 muestra una vista de combinacin, con el Formulario de recursos con todos los detalles de las tareas que se realiza se muestra en la parte inferior de la ventana del proyecto. Puede crear este punto de vista, haga clic en la pestaa Ver y en el grupo Vista en dos paneles, colocando una marca en la casilla de informacin, y continuacin, utilice el cuadro de lista al lado de Datos para seleccionar la vista del proyecto debe mostrar en la parte inferior de la ventana.

El porcentaje de tiempo que un recurso de trabajo disponible se hace un seguimiento y se muestra como sobreasignado o infraasignados.

Viendo la informacin de tareas bajo un Grfico de recursos muestra las asignaciones de trabajo que mantienen los recursos ocupados.

Proyecto muestra el total de horas de un recurso de trabajo en un da determinado como un bar. Un bar que est a la altura de la marca de 100 por ciento indica que un recurso no est trabajando a tiempo completo y pueden ser subutilizados. Una barra que se extiende ms all del 100 por ciento indica que alguien est trabajando demasiadas horas en un da. El porcentaje de la jornada de trabajo que el recurso est trabajando en la parte inferior de las barras de uso

4.13 4.14 4.15 Tipos

ms vistas tablas cambiar la vista predeterminada

Project usa tres tipos de vistas: vistas de tareas (vista de tareas: vista que muestra informacin sobre tareas. Las vistas de tareas incluyen tres formularios de tareas. Como ejemplos pueden citarse: Calendario, Gantt detallado, Diagrama de Gantt, Informe de hitos, AP_Hoja de entradas PERT, Entrada de tarea, Diagrama de relaciones, Hoja de tareas y Uso de tareas.), vistas de recursos (vista de recursos: vista que muestra informacin sobre recursos. Las vistas de recursos incluyen las vistas Hoja de recursos, Grfico de recursos, Uso de recursos y formularios de recursos.) y vistas de asignaciones (vista de asignaciones: vista en la que se muestran los recursos asignados a cada tarea as como el trabajo total y de fase temporal, adems de la informacin del costo de cada asignacin. Las dos vistas de asignaciones son las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.). Formatos Las vistas de Project utilizan diversos formatos de presentacin. Los formatos de las vistas incluyen: el Diagrama de Gantt, el Diagrama de red, grficos, hojas, usos y formularios.

Las vistas del Diagrama de Gantt, del Diagrama de red y las de grficos presentan la informacin grficamente.

Las vistas del Diagrama de Gantt estn formadas por una tabla y un grfico. Las vistas del Diagrama de red estn formadas exclusivamente por un grfico. Las vistas del Diagrama de Gantt muestran una lista de las tareas en el extremo izquierdo de la vista, con una presentacin grfica de esas tareas en barras que abarcan hasta una escala temporal situada en el extremo derecho de la vista. Este formato puede ser til al planear inicialmente la programacin y para revisarla a medida que avanza el proyecto. Las vistas del Diagrama de red muestran las tareas en formato de diagrama de flujo. Este formato puede ser til al ajustar la programacin. Las vistas de grficos proporcionan una imagen de la programacin y del progreso del proyecto. Las vistas de hoja presentan la informacin en filas (fila: serie horizontal de campos contiguos que muestran una categora comn de informacin. Por lo general, una fila contiene informacin sobre una tarea, un recurso, una asignacin o algn detalle como el trabajo o costo en Project.) y columnas, de forma parecida a una hoja de clculo. Las filas contienen informacin sobre las tareas o los recursos. Se suele hacer referencia a las columnas de Project como campos (campo: ubicacin en una hoja, un formulario o un grfico que contiene un determinado tipo de informacin acerca de una tarea, un recurso o una

asignacin. Por ejemplo, cada columna de una hoja es un campo. En un formulario, un campo es un cuadro con nombre o un lugar en una columna.) y se usan para especificar informacin especfica sobre las tareas o los recursos.

Una vista de hoja es similar a una hoja de clculo o una tabla de informacin. Las vistas de uso enumeran los datos de las tareas o los recursos en las filas y columnas en el extremo izquierdo de la vista, mientras que muestran los datos de las fases temporales en las filas y columnas en el extremo derecho de la vista. Las vistas de formularios presentan informacin detallada en un formato estructurado sobre una tarea o recurso a la vez.

Una vista de formulario facilita la especificacin de informacin sobre tareas y recursos especficos. Componentes

Cada vista est formada por componentes individuales, como tablas, filtros, grupos y detalles. Para centrarse en una tarea, recurso o asignacin especficos de una vista, puede mostrar una tabla distinta y cambiar un filtro o un grupo. En algunas vistas, tambin puede cambiar el tipo de datos que se muestran.

Una tabla es un conjunto de campos que se muestran en la parte de hoja de una vista como columnas y filas. La tabla predeterminada mostrada es diferente en funcin de la vista aplicada.

Un filtro es un conjunto de criterios que permiten mostrar tareas, recursos o asignaciones especficos. El filtro predeterminado que se aplica a una vista puede ser: Todas las tareas (para las vistas de tareas) o Todos los recursos (para las vistas de recursos).

Un grupo muestra una categora especfica de informacin del proyecto. Los grupos permiten clasificar y ver tareas, recursos o informacin de asignacin resumida de distintas maneras. De forma predeterminada, no se aplica ningn grupo.

Los detalles estn formados por campos relacionados que se muestran en columnas, al igual que en una vista de formulario, o en tablas que presentan la informacin en el tiempo, como en una vista de uso.

El cambio de tablas, filtros, grupos o detalles de las vistas no agrega ni elimina la informacin almacenada en Project; simplemente presenta una parte de la informacin de distintas maneras. Si suele utilizar una opcin para consultar la informacin de una manera concreta, puede personalizar y guardar una vista que contenga una configuracin predeterminada distinta para las tablas, filtros, grupos y detalles. Puede elegir incluir estas vistas personalizadas en el men Ver. Qu vistas se deben utilizar? Al usar las vistas de Project, decida la informacin que desee ver (datos de tareas, recursos o asignaciones) y, a continuacin, decida el formato que desee usar. De esta forma, es ms fcil identificar la vista que se adapte mejor a sus necesidades. Por ejemplo, si desea especificar los datos de los recursos del proyecto en una

hoja de clculo, elija la vista Hoja de recursos o la vista Uso de recursos. Para ver los datos de uso de los recursos en un grfico, elija la vista Grfico de recursos. Sugerencia Para ver una lista de las vistas en un panel a lo largo de la ventana de Project, en el men Ver, haga clic en Barra de vistas. Esta vista muestra los iconos de las vistas enumeradas en el men Ver. Si una sola vista no le proporciona los detalles necesarios, puede que le ayude una vista de combinacin. Las vistas de combinacin muestran dos vistas a la vez. Al seleccionar una tarea o un recurso en el panel superior de una vista combinada, la vista del panel inferior mostrar informacin detallada sobre la tarea o el recurso seleccionado. Por ejemplo, si muestra cualquier vista de tareas en el panel superior y la vista Uso de recursos en el panel inferior, la vista del panel inferior muestra los recursos asignados a las tareas seleccionadas en el panel superior, junto con la informacin sobre dichos recursos. La informacin sobre los recursos mostrada pertenece a todas las tareas asignadas a cada recurso, no slo a las tareas seleccionadas en el panel superior. Sugerencia Para ver varias vistas como vista de combinacin, en el men Ventana, haga clic en Dividir. Para recuperar una sola vista, en el men Ventana, haga clic en Quitar divisin. Utilice las siguientes secciones para obtener ms informacin sobre las vistas utilizadas para los datos de tareas, recursos y asignaciones.

4.16 4.17

filtrar tareas y recursos agrupar tareas y recursos

Puede usar los grupos de Project 2010 para categorizar y crear informes de la informacin del proyecto de diversas maneras. Los grupos tambin permiten ver informacin resumida de tareas, recursos o asignaciones en las vistas de hoja. Agrupar tareas o recursos por un solo criterio
1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de

recursos, haga clic en la vista que desee. Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. Tambin puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.

Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la

vista Hoja de recursos o Uso de recursos.

2.

En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Ms grupos en el Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro

cuadro Agrupar por.

3.

Agrupar por, haga clic en Sin agrupar. Agrupar tareas o recursos por varios criterios
1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de

recursos, haga clic en la vista que desee. Para agrupar tareas, seleccione una hoja de vista como la vista Diagrama de Gantt, Hoja de tareas o Uso de tareas. Tambin puede agrupar tareas en la vista Diagrama de red.

Para agrupar recursos, seleccione una hoja de vista como la

vista Hoja de recursos o Uso de recursos.

2.

En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Ms grupos en el Siga uno de estos pasos:

cuadro Agrupar por. 3. En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un

criterio de agrupacin y, a continuacin, haga clic en Editar.

En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso y, a continuacin,

en Nuevo para crear un grupo nuevo.

4.

En la fila Agrupar por, en la columna Nombre de campo, haga clic En la fila Segundo criterio (debajo de la fila Agrupar por), en la

en uno de los campos que desea usar para agrupar tareas o recursos.
5.

columna Nombre de campo, haga clic en uno de los campos que desea usar para agrupar tareas o recursos.
6.

En la columna Criterio de ordenacin, haga clic en Ascendente o Para seleccionar opciones de formato para cada campo, haga clic en

Descendente para cada campo.

7.

la columna Nombre de campo en la fila Agrupar por o Segundo criterio y, a continuacin, bajo Agrupar por valor de, haga clic en las opciones que desee en los cuadros Fuente, Fondo de celda y Trama.
8.

Agregue ms niveles de agrupacin rellenando otras filas de Haga clic en Guardar y, a continuacin, en Aplicar. Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro

Criterio.
9. 10.

Agrupar por, haga clic en Sin agrupar. Agrupar asignaciones

1.

En la ficha Vista del grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos,

haga clic en la vista que desee. Para agrupar asignaciones, seleccione la vista Uso de tareas o Uso de recursos.
2.

En la ficha Vista, en el grupo Datos, haga clic en Ms grupos en el En Grupos, haga clic en Tarea o Recurso, seleccione un criterio de Active la casilla de verificacin Agrupar las asignaciones, no las Haga clic en Guardar y, a continuacin, en Aplicar.

cuadro Agrupar por.

3.

agrupacin y, a continuacin, haga clic en Editar.

4.

tareas o Agrupar las asignaciones, no los recursos.

5.

6.

Para restablecer la vista a su estado no agrupado, en el cuadro

Agrupar por, haga clic en Sin agrupar. 4.18 ordenar tareas y recursos

Elegir un mtodo para organizar las tareas Al organizar las tareas de un proyecto, puede agrupar aquellas tareas que compartan caractersticas o que se van a completar en el mismo intervalo de tiempo bajo una tarea de resumen. Los jefes de proyecto suelen llamar a las tareas de resumen "tareas hamaca". Puede usar las tareas de resumen para mostrar las fases y subfases principales del proyecto. Las tareas de resumen esquematizan los datos de sus subtareas, que son las tareas agrupadas en un nivel inferior. Puede aplicar la sangra a las tareas en todos los niveles que sea necesario para reflejar la organizacin del proyecto. Existen dos mtodos de organizacin de la lista de tareas:

Con el mtodo arriba-abajo, primero se identifican las fases

principales y, a continuacin, se detallan las fases en tareas individuales. Este mtodo proporciona una versin del plan tan pronto como haya decidido las fases principales. NOTA Si alguna de las tareas no se ajustan a ninguna de las fases que ha definido, probablemente falte alguna fase.

Con el mtodo abajo-arriba, se enumeran primero todas las posibles

tareas y, a continuacin, se agrupan en fases. Cuando haya decidido el mtodo para organizar las tareas, puede comenzar a aplicar el esquema a las tareas de resumen y subtareas en Project. 4.18 4.19 ordenar tareas y recursos resaltar tareas y recursos

4.20

crear y modificar una vista

Personalizacin de vistas mejorada Manipular las vistas en Project casi siempre ha sido algo complicado. Ya no. Eche un vistazo a las nuevas formas en las que puede organizar cmo se presenta y se controla su proyecto. Agregar nuevas columnas rpidamente Agregar nuevas columnas en Project ahora es mucho ms sencillo. Solo haga clic en el encabezado Agregar nueva columna en el extremo derecho de la vista de hoja y escriba o seleccione el nombre de una columna. Tambin puede cambiar el nombre de una columna existente rpidamente con solo hacer clic en el ttulo y escribir un nombre de columna distinto. Nunca haba sido tan fcil personalizar una columna.

Control deslizante del zoom Project 2010 permite acercar o alejar la parte de fase temporal de una vista con el control deslizante del zoom en la barra de estado. Simplemente mueva el control deslizante a la derecha para acercar la programacin (muestra intervalos ms reducidos, como das u horas) o a la izquierda para alejarla (muestra intervalos ms prolongados, como semanas o meses). El control deslizante del

zoom funciona en los diagramas de Gantt, en los diagramas de red, en las vistas de calendario y en todas las vistas de grficos.

5 5.1 5.2

gestin de costos pensando en los costos asignacin de costos a los recursos

asignar los costos de los recursos Microsoft Project calcula los costos de recursos en funcin de la normal y las tasas horas extra, en los costos por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.)de , en los costos fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.)de o en los costos de recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo los billetes de avin o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa area o mantenimiento del hogar) que estn asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la informacin de un recurso de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organizacin. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.) de de costo, el recurso debe estar abierto para su edicin. Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de (por ejemplo, cemento o rebar) o un

recurso de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo los billetes de avin o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa area o mantenimiento del hogar). 5.2 asignacin de costos a los recursos

Microsoft Project calcula los costos de recursos en funcin de la normal y las tasas horas extra, en los costos por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.)de , en los costos fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.)de o en los costos de recursos de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo los billetes de avin o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa area o mantenimiento del hogar) que estn asignados a tareas. Antes de guardar los cambios realizados en la informacin de un recurso de empresa (recursos de empresa: recursos que forman parte de la lista completa de recursos de una organizacin. Los recursos de empresa se pueden compartir entre proyectos.) de de costo, el recurso debe estar abierto para su edicin. Los distintos tipos de costos funcionan de diferentes maneras, dependiendo de si el recurso es un recurso de trabajo (una persona), un recurso material (recurso material: suministros u otros elementos consumibles que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) de (por ejemplo, cemento o rebar) o un recurso de costo (recursos de costo: recursos que no dependen de la cantidad de trabajo de una tarea o de la duracin de una tarea, por ejemplo los billetes de avin o el alojamiento.) de (por ejemplo, la tarifa area o mantenimiento del hogar).

5.3

aplicar una tabla de costo Es posible establecer diferentes tablas de tasas de costo

Recomendaciones

para un recurso con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para cada tipo de asignacin. Agregue el campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos cuando desee ver el campo Tabla de tasas de costo correspondiente a las asignaciones individuales de un recurso. Ejemplos Supongamos que est revisando y modificando las tablas de tasas

de costo de las asignaciones. Agregue el campo de recursos Tabla de tasas de costo a la vista Uso de recursos. No aparecer ninguna informacin en el campo Tabla de tasas de costo prximo a los nombres de los recursos. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones aparecern en los campos de asignacin Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada recurso. Notas Para establecer las tablas de tasas de costo, en la vista Hoja de

recursos, seleccione el recurso y, despus, haga clic en Informacin del recurso . Haga clic en la pestaa Costos. La ficha A (Predeterminado) muestra la fecha efectiva, la tasa estndar, la tasa de horas extra y el costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.) del recurso. Si desea indicar otras tablas de tasas de costo para costos especiales del recurso, haga clic en las pestaas B, C, D o E y escriba la informacin de costo. 5.4 asignacin de costos a las tareas Se pueden establecer diferentes tablas de tasas de costo

Recomendaciones

con el fin de proporcionar diferentes tasas de costo para una tarea determinada. Agregue el campo de tarea Tabla de tasas de costo a una vista de tarea cuando desee ver el campo Tabla de tasas de costo correspondiente de las asignaciones individuales de la tarea.

Ejemplos

Supongamos que est revisando y modificando las tablas de tasas

de costo de las asignaciones. Agregue el campo Tabla de tasas de costo a la vista Uso de tareas. No aparecer ninguna informacin en el campo Tabla de tasas de costo prximo a los nombres de las tareas. Sin embargo, las tablas de tasas de costo de sus asignaciones aparecern en los campos de asignacin Tabla de tasas de costo bajo el nombre de cada tarea. Notas Para establecer las tablas de tasas de costo, en la vista Hoja de

recursos, seleccione el recurso y, despus, haga clic en Informacin del recurso . Haga clic en la pestaa Costos. La ficha A (Predeterminado) muestra la fecha efectiva, la tasa estndar, la tasa de horas extra y el costo por uso (costo por uso: tarifa fija por el uso de un recurso que se puede aplicar en lugar de, o adems de, una variable. Para los recursos de trabajo, el costo por uso se acumula cada vez que se utiliza el recurso. Para los recursos materiales, el costo por uso se acumula slo una vez.) del recurso. Si desea indicar otras tablas de tasas de costo para costos especiales del recurso, haga clic en las pestaas B, C, D o E y escriba la informacin de costo. 5.5 modificar el formato de moneda
1. En el men Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuacin, en la

ficha Vista.
2. En el cuadro Smbolo, escriba el smbolo de la moneda que desee utilizar. 3. En el cuadro Posicin, seleccione la ubicacin que desee que ocupe el

smbolo de la moneda.
4. En el cuadro Decimales, especifique el nmero de dgitos decimales que

desee que se muestren. Notas

No se puede utilizar ms de una moneda por proyecto. Antes de consolidar proyectos con distintas configuraciones de moneda en un archivo de proyecto, es necesario cambiar la configuracin de cada proyecto a una

moneda comn y actualizar los valores de costo en consecuencia. Tambin puede aceptar la configuracin del proyecto principal y despus actualizar los valores de costo.

El cambio de la configuracin de moneda slo tiene efecto en el proyecto actual. Un proyecto nuevo utilizar automticamente la configuracin predeterminada de Windows. Para cambiar la configuracin de moneda predeterminada, en el Panel de control haga doble clic en el icono Configuracin regional , haga clic en la ficha Moneda y, a continuacin, realice los cambios que desee.

En el Panel de control de Windows XP, haga clic en Configuracin regional. Haga clic en Cambiar el formato de nmeros, fechas y horas y, a continuacin, en Personalizar. Haga clic en la ficha Moneda. En el cuadro Smbolo de moneda, escriba o seleccione un smbolo de moneda. Para cambiar el smbolo de la moneda mientras est conectado a Microsoft Office Project Server 2003, deber desproteger la plantilla global de la empresa. 5.6 analisis del valor acumulado

Qu es el anlisis de valor acumulado? En la raz del anlisis de valor acumulado hay tres valores fundamentales que se calculan para cada tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.):

El costo presupuestado de las tareas tal como est programado en el plan del proyecto, que se basa en los costos de los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) ms los costos fijos (costo fijo: costo establecido para una tarea que permanece constante, independientemente de la duracin de la tarea o del trabajo realizado por un recurso.) asociados a las tareas. Lo que se denomina "costo presupuestado del trabajo programado", o CPTP

(CPTP (costo presupuestado del trabajo programado): campo de valor acumulado que muestra cunto presupuesto se debera haber gastado, en vista del costo de lnea base para la tarea, la asignacin o el recurso. El CPTP se calcula como los costos de lnea base de fase temporal acumulados hasta la fecha de estado o la fecha actual.) es el costo previsto (costo de lnea base: costo original del proyecto, el recurso y la asignacin tal y como se muestra en el plan de lnea base. El costo de lnea base es una instantnea del costo en el momento en que se guard el plan de lnea base.) hasta la fecha de estado (fecha de estado: fecha que se fija [distinta de la actual] para realizar un informe de las horas, el costo o la condicin de rendimiento de un proyecto.) que elija. Por ejemplo, el presupuesto total planeado para una tarea de 4 das es $100 y comienza un lunes. Si la fecha de estado establecida es el mircoles siguiente, el CPTP es $75.

El costo real (costo real: costo contrado realmente de una tarea, un recurso o una asignacin hasta la fecha. Por ejemplo, si el nico recurso asignado a una tarea cobra 20 por hora y ha trabajado dos horas, el costo real de dicha tarea hasta la fecha ser de 40 .) necesario para completar todas o algunas partes de las tareas hasta la fecha de estado. ste es el costo real del trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) realizado (CRTR). Por ejemplo, si la tarea de 4 das del ejemplo anterior incurre realmente en un costo total de $35 durante los 2 primeros das, el CRTR de este perodo ser $70 (pero el CPTP seguir siendo $75).

El valor del trabajo realizado en la fecha de estado medido en valor de moneda. ste es, literalmente, el valor acumulado por el trabajo realizado y se denomina costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). Por ejemplo, si despus de 2 das se ha completado el 60% del trabajo de una

tarea, puede esperarse haber gastado el 60% del presupuesto total de la tarea, es decir $60. El anlisis de valor acumulado siempre es especfico para una fecha de estado que elija. Puede seleccionar la fecha actual, una fecha del pasado o una fecha en el futuro. Normalmente, la fecha de estado seleccionada es la fecha en la que se actualiz el proyecto por ltima vez. Por ejemplo, si hoy es martes 12 de septiembre pero el progreso del proyecto se actualiz por ltima vez el viernes 8 de septiembre, la fecha de estado seleccionada sera viernes 8 de septiembre. A continuacin, un ejemplo de cmo analizar el rendimiento del proyecto mediante el anlisis de valor acumulado. Supongamos que una tarea tiene un costo presupuestado (CPTP) de $100 y que en la fecha de estado se ha completado un 40% de la misma. El valor acumulado (CPTR) es $40, pero el valor programado (CPTP) en la fecha de estado es $50. Esto quiere decir que la tarea est retrasada respecto a lo programado (se ha ganado un valor inferior al planeado). Supongamos tambin que el costo real de la tarea (CRTR) en la fecha de estado es $60, quizs porque se asign un recurso ms caro a la misma. Esto quiere decir que la tarea tambin ha sobrepasado el presupuesto, es decir, se ha incurrido en un costo superior al planeado. Puede verse claramente el potencial de este anlisis. Cuanto ms temprana sea la deteccin de las discrepancias entre los valores de CRTR, CPTR y CPTP en el ciclo de vida del proyecto, antes podr tomar medidas para corregir el problema. Una forma comn de visualizar los valores clave del anlisis de valor acumulado es usar un diagrama. Comience con un diagrama simple en el que se muestre una acumulacin de costo constante a lo largo de la vida del proyecto.

El eje vertical y muestra el costo acumulado proyectado para un proyecto. El eje horizontal x muestra el tiempo.

El presupuesto planeado para este proyecto muestra un gasto constante a lo largo de la vida del mismo. Esta lnea representa el costo previsto acumulado. Una vez comenzado el trabajo en el proyecto, ste es el aspecto que puede tener un diagrama de los valores clave del anlisis de valor acumulado:

La fecha de estado determina los valores que calcula Project. El costo real de este proyecto (CRTR) es superior al costo presupuestado. El valor acumulado (CPTR) refleja el verdadero valor del trabajo realizado. En este caso, el valor del trabajo realizado es inferior a la cantidad gastada en realizar el trabajo. Qu otros elementos mide el valor acumulado? Adems de los valores de CPTP, CRTR y CPTR, el anlisis de valor acumulado mide lo siguiente:

La variacin de costos (VC) (VC: [Variacin de costo] Diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado [CPTR] de una tarea y el costo real del trabajo realizado [CRTR]. Si la VC es positiva, el costo estar actualmente por debajo de la cantidad presupuestada. Si la VC es negativa, la tarea estar actualmente por encima del presupuesto.) (la diferencia entre el costo estimado de una tarea y el costo real de la misma, cuya frmula es VC = CPTR - CRTR). En el ejemplo anterior, en el que el presupuesto planeado total de una tarea de 4 das es $100 y comienza un lunes, si la fecha de estado se establece en el mircoles siguiente, el valor de CPTP es $75, el de CRTR para ese perodo es $70 y el de CPTR es $60. En este caso, la VC de la tarea es -$10.

Variacin de la programacin (VP) (VP: [Variacin de programacin] Diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado [CPTR] y el

costo presupuestado del trabajo programado [CPTP]. Se calcula de la siguiente manera: VP = Costo presupuestado del trabajo realizado - Costo presupuestado del trabajo programado.) (la diferencia entre el progreso actual y el progreso programado de una tarea en cuanto a costos, cuya frmula es VP = CPTR - CPTP). En el ejemplo anterior, la VP de la tarea es -$15.

El ndice de rendimiento del costo (IRC) (IRC: [ndice de rendimiento de costos] Relacin entre los costos presupuestados y los costos reales del trabajo realizado [CPTR/CRTR]. El IRC acumulado, que es la suma de los CPTR de todas las tareas dividida por la suma de los costos reales del trabajo realizado (CRTR) de todas las tareas, se utiliza con frecuencia para prever si un proyecto excede el presupuesto y en cunto lo excede.) (la relacin entre costos presupuestados y costos reales, cuya frmula es IRC = CPTR / CRTR). En el ejemplo anterior, el IRC de la tarea est entorno a 86, o 86%.

El ndice de rendimiento de la programacin (IRP) (IRP: [ndice de rendimiento de la programacin] Relacin entre el costo previsto de trabajo realizado [CPTR] y el costo previsto de trabajo programado (CPTP), que se utiliza normalmente para calcular la fecha de fin. Se calcula de la siguiente manera: IRP = CPTR/CPTP.) (la relacin entre trabajo realizado y trabajo programado cuya frmula es IRP = CPTR / CPTP). En el ejemplo anterior, el IRP de la tarea es.80, o 80%.

El ndice de rendimiento para completar (IRPC) (IRPC: [ndice de rendimiento por completar] Relacin entre el trabajo restante que se debe realizar y los fondos restantes que se pueden gastar, tomando como referencia la fecha de estado [CPF - CPTR] / [CPF - CRTR]. Un valor de IRPC mayor que uno indica que es necesario que el rendimiento aumente; un valor menor que uno significa que el rendimiento puede disminuir.) (la relacin entre el trabajo que queda por hacer y los fondos restantes en la fecha de estado o el presupuesto en el momento de la finalizacin, cuya frmula es IRPC = [CPF - CPTR] / [CPF - CRTR]).

Cmo hay que interpretar el valor acumulado? Los indicadores de valor acumulado, que son variaciones o relaciones, pueden ayudarle a determinar si queda suficiente dinero en el presupuesto y si el proyecto finalizar dentro de plazo. Las variaciones (variacin: diferencia entre la informacin de lnea base de la tarea o el recurso y la programada. Suelen tener lugar cuando se establece un plan de lnea base y comienza a especificarse la informacin real en la programacin. Las variaciones pueden producirse en trabajo, costos y programacin.), como la variacin de costos (VC), pueden ser positivas o negativas:

Una variacin positiva indica que el proyecto est adelantado respecto a lo programado o est costando menos de lo presupuestado, lo cual podra permitirle reasignar dinero y recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones negativas.

Una variacin negativa indica que un proyecto est retrasado respecto a lo programado o est costando ms de lo presupuestado y es necesario tomar medidas. Si una tarea o proyecto tiene una VC negativa, puede que tenga que aumentar el presupuesto o aceptar una reduccin de los mrgenes de beneficios.

Las relaciones, como el ndice de rendimiento de costos (IRC) y el ndice de rendimiento de la programacin (IRP), pueden ser superiores o inferiores a 1:

Un valor mayor que 1 indica que el proyecto est adelantado respecto a lo programado o est costando menos de lo presupuestado.

Un valor inferior a 1 indica que se est retrasando respecto a lo programado o est costando ms de lo presupuestado. Por ejemplo un valor del IRP de 1,5 significa que slo se ha tardado un 67% del tiempo planeado en completar una porcin de tarea en un perodo de tiempo determinado, y un

valor de IRC de 0,8 significa que ha dedicado un 25% ms de tiempo de lo planeado a una tarea. Cmo afecta al valor acumulado el % completado frente al % fsico completado? Puede especificar si Project debe utilizar el valor de porcentaje completado (porcentaje completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duracin de la tarea que se ha completado.) o el valor de porcentaje completado fsico de cada tarea en los clculos de valor acumulado relacionados con el CPTR (recuerde que los dems valores se calculan tomando el valor de CPTR como referencia, as que su decisin afectar a todo el anlisis de valor acumulado).

Puede introducir directamente el porcentaje completado o hacer que Project lo calcule, dependiendo de la forma en que se realice el seguimiento del trabajo real.

El porcentaje completado fsico siempre es introducido por el usuario. Utilice el porcentaje completado fsico cuando el porcentaje completo no ofrece una medida precisa del trabajo realmente realizado o del trabajo restante.

A continuacin, un ejemplo sencillo de la discrepancia que puede haber entre ambos valores: un proyecto de construccin de un muro de piedra compuesto por 100 piedras apiladas en columnas de 5 filas. La primera fila de 20 piedras se puede colocar en 20 minutos, pero para colocar la segunda se tardarn 25 minutos porque hay que levantar las piedras hasta la altura de la segunda fila, con lo que se tarda un poco ms. En colocar la tercera fila se tardarn 30 minutos, 35 minutos para colocar la cuarta y 40 para la ltima, 150 minutos en total. Una vez colocadas las tres primeras filas, puede decirse que el proyecto est fsicamente completado en un 60% (puesto que se han colocado 60 piedras de 100). Sin

embargo, slo se le han dedicado 75 minutos de 150, as que en cuanto a duracin, el trabajo slo se ha completado en un 50%. Dependiendo de cmo se pague el trabajo, o lo que es lo mismo, de cmo se acumule el valor (por piedras o por horas), elegir el valor de porcentaje completado o el valor de porcentaje completado fsico para que quede correctamente reflejado en el anlisis de valor acumulado. Qu cantidades de valor acumulado pueden mostrarse o calcularse en Project? En Project, puede mostrar:

El costo real del trabajo realizado (CRTR) (CRTR (costo real del trabajo realizado): muestra los costos reales contrados por el trabajo realizado por un recurso en una tarea hasta la fecha de estado o la fecha actual del proyecto.) muestra los costos reales en los que se ha incurrido, por el trabajo ya realizado por un recurso o en una tarea, hasta la fecha de estado del proyecto o hasta la fecha de hoy. Normalmente Project establece una correlacin ente costos reales y trabajo real. Slo si se introducen los costos reales de manera independiente del trabajo real o si se cambian las tasas de pago (tasa de pago: costo del recurso por hora. Project ofrece dos tipos de tasas de pago: tasas estndar y tasas de horas extra.) de los recursos, el costo real y el programado estarn descompensados.

El presupuesto del proyecto en el momento de la finalizacin (CPF) (CPF: [Costo presupuestado al finalizar] Estimacin del costo total del proyecto.) muestra una estimacin de los costos totales del proyecto.

El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) (CPTR (costo presupuestado del trabajo realizado): campo de valor acumulado que indica cunto presupuesto de la tarea se debera haber gastado, dada la duracin real de la tarea. Tenga en cuenta que Project calcula el CPTR en el nivel de tarea de forma distinta que en el nivel de asignacin.) muestra la parte del presupuesto que debera haberse gastado dada la duracin real de una

tarea. El CPTR tambin se denomina "valor acumulado". Tenga en cuenta que Project calcula el valor de CPTR de formas diferentes segn la tarea y la asignacin. Para obtener los mejores resultados, use los valores de CPTR del nivel de tareas, que son los que Project utiliza para las tareas de resumen (tarea de resumen: tarea que se compone de subtareas y que las resume. Utilice el esquema para crear tareas de resumen. Project determina automticamente la informacin de la tarea de resumen (por ejemplo, la duracin y el costo) mediante la utilizacin de informacin procedente de las subtareas.) y los valores de CPTR de las tareas de resumen de proyecto. (tarea de resumen del proyecto: tarea que resume la duracin, el trabajo y los costos de todas las tareas de un proyecto. La tarea de resumen aparece en la parte superior del proyecto, su nmero de identificacin es 0 y representa la lnea de tiempo del proyecto de principio a fin.) Este valor se calcula para cada tarea individual pero se analiza a un nivel agregado (normalmente a nivel de proyecto).

El costo presupuestado del trabajo programado (CPTP) (CPTP (costo presupuestado del trabajo programado): campo de valor acumulado que muestra cunto presupuesto se debera haber gastado, en vista del costo de lnea base para la tarea, la asignacin o el recurso. El CPTP se calcula como los costos de lnea base de fase temporal acumulados hasta la fecha de estado o la fecha actual.) muestra la parte del presupuesto que debera haberse gastado teniendo en cuenta el costo previsto para la tarea, asignacin o recurso. El CPTP se calcula en forma de costos previstos de fase temporal acumulados hasta la fecha de estado o hasta la fecha de hoy (los valores de costo presupuestado se almacenan en los campos de lnea de base, o en los campos Lnea de base1 a Lnea de base10 si se han guardado varias lneas de base).

La variacin de costos (VC) (VC: [Variacin de costo] Diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado [CPTR] de una tarea y el costo real del trabajo realizado [CRTR]. Si la VC es positiva, el costo estar actualmente por debajo de la cantidad presupuestada. Si la VC es negativa,

la tarea estar actualmente por encima del presupuesto.) muestra la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo real (costo real del trabajo realizado o CRTR). Si la VC es positiva, el costo actual es inferior a la cantidad presupuestada (o lnea de base); si es negativa, la tarea ha sobrepasado el presupuesto.

La variacin de la programacin (VP) (VP: [Variacin de programacin] Diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado [CPTR] y el costo presupuestado del trabajo programado [CPTP]. Se calcula de la siguiente manera: VP = Costo presupuestado del trabajo realizado - Costo presupuestado del trabajo programado.) muestra la diferencia entre el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) y el costo previsto del trabajo programado (CPTP). Si la VP es positiva, el proyecto est adelantado respecto a lo programado en cuanto a costos; si es negativa, el proyecto est retrasado respecto a lo programado en cuando a costos.

La variacin al finalizar (VAF) (VAF: [Variacin al finalizar] Campo de valor acumulado que muestra la diferencia entre el costo presupuestado al finalizar [CPF] y el costo estimado al finalizar [CEF]. En Project, el CEF corresponde al campo Costo total y el CPF corresponde al campo Costo de lnea base.) muestra la diferencia entre el presupuesto en el momento de la finalizacin (CPF) y el costo estimado al finalizar (CEF). En Project, el CEF es el campo Costo total y el CPF es el campo Costo previsto de la lnea de base asociada.

El ndice de rendimiento del costo (IRC) (IRC: [ndice de rendimiento de costos] Relacin entre los costos presupuestados y los costos reales del trabajo realizado [CPTR/CRTR]. El IRC acumulado, que es la suma de los CPTR de todas las tareas dividida por la suma de los costos reales del trabajo realizado (CRTR) de todas las tareas, se utiliza con frecuencia para prever si un proyecto excede el presupuesto y en cunto lo excede.) es la relacin entre los costos presupuestados, o previstos, y los costos reales del trabajo realizado (CPTR/CRTR).

El ndice acumulado de rendimiento del costo (IRC) (IRC: en valor acumulado, suma de todos los costos presupuestados del trabajo realizado [CPTR] de todas las tareas dividido por la suma de todos los costos reales de trabajo realizado [CRTR]. El IRC se utiliza con frecuencia para prever si un proyecto excede el presupuesto y cunto es dicho exceso.) es la suma de los valores de CPTR de todas las tareas divididas por la suma de los costos reales del trabajo realizado (CRTR) en todas las tareas. El CPI acumulado suele utilizarse para predecir si un proyecto sobrepasar el presupuesto y por cunto.

El ndice de rendimiento de la programacin (IRP) (IRP: [ndice de rendimiento de la programacin] Relacin entre el costo previsto de trabajo realizado [CPTR] y el costo previsto de trabajo programado (CPTP), que se utiliza normalmente para calcular la fecha de fin. Se calcula de la siguiente manera: IRP = CPTR/CPTP.) es la relacin entre el trabajo realizado y el trabajo programado (CPTR/CPTP). El IRP suele utilizarse para estimar la fecha de finalizacin de los proyectos.

El costo estimado al finalizar (CEF) (CEF: [Costo estimado al finalizar] Costo previsto total de una tarea o un proyecto, basado en el rendimiento a partir de la fecha de estado. El CEF se calcula del siguiente modo: CEF = CRTR + (CPF-CPTR)/IRC.) es el costo total esperado de una tarea o proyecto basndose en el rendimiento en la fecha de estado. El CEF tambin se denomina previsin al finalizar y se calcula mediante la siguiente frmula: CEF = CRTR + (CPF - CPTR) / IRC.

El ndice de rendimiento para completar (IRPC) (IRPC: [ndice de rendimiento por completar] Relacin entre el trabajo restante que se debe realizar y los fondos restantes que se pueden gastar, tomando como referencia la fecha de estado [CPF - CPTR] / [CPF - CRTR]. Un valor de IRPC mayor que uno indica que es necesario que el rendimiento aumente; un valor menor que uno significa que el rendimiento puede disminuir.) es la relacin entre el presupuesto restante disponible para gastar y el costo programado restante en la fecha de estado. El IRPC se calcula mediante la

siguiente frmula: IRPC = (CPF - CPTR) / (CPF - CRTR). Un valor de IRPC mayor que 1 indica un buen rendimiento proyectado para el trabajo restante; un valor menor que 1 indica un rendimiento proyectado bajo. En qu parte de Project pueden verse los datos de valor acumulado? Puede ver la informacin de valor acumulado en cualquier vista de hora aplicando la tabla Valor acumulado o la tabla Indicadores de costo del valor acumulado.

La tabla Valor acumulado muestra los valores de CPTP, CPTR, CRTR, VP, VC, CEF, CPF y VAF. Utilice esta tabla para ver la informacin de valor acumulado consolidada, incluyendo los campos de variacin clave. Utilice los valores de CEF, CPF y VAF para evaluar la diferencia entre los costos programados y los presupuestados. Compare el valor de VC, que muestra la diferencia entre el costo presupuestado y el costo real, con el de VP, que muestra la diferencia entre el costo presupuestado y el costo real del trabajo.

La tabla Indicadores de costo del valor acumulado muestra los valores de CPTP, CPTR, VC, %VC, IRC, CPF, CEF, VAF e IRPC. Utilice esta tabla para analizar las variaciones de costo. Consulte los valores de IRC e IRPC para comprobar el progreso del proyecto respecto al presupuesto y para comparar la tasa de trabajo con la tasa esperada. Si el valor de IRC es inferior a 1, se est obteniendo menos trabajo por cada dlar de lo planeado. El IRPC indica cunto tiene que aumentar el rendimiento en las tareas restantes para mantenerse dentro del presupuesto.

5.7

metodos de calculo del valor acumulado El campo Mtodo del valor acumulado permite elegir entre utilizar % completado o % fsico completado para calcular el costo

Descripcin el campo

presupuestado del trabajo realizado (CPTR).

Recomendaciones

Agregue el campo Mtodo del valor acumulado a una vista

de tareas cuando necesite cambiar la base del valor acumulado de una serie de tareas. Si el valor acumulado de la tarea se debe basar en el trabajo real realizado en vez de en el esfuerzo en trminos de porcentaje completado, establezca este campo en % fsico completado. Ejemplo Supongamos que la mayora de las tareas del proyecto utilizan

% completado como el mtodo del valor acumulado para calcular CPTR. Sin embargo, hay unas diez tareas que deben utilizar % fsico completado como mtodo del valor acumulado. Agregue el campo Mtodo del valor acumulado al diagrama de Gantt y, a continuacin, cambie el mtodo para esas tareas a % fsico completado. Notas El valor predeterminado del campo Mtodo del valor acumulado es

% completado. El costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR) no se ve afectado al establecer el campo Mtodo del valor acumulado porque se calcula mediante los valores de la fecha de estado y del costo previsto. Tambin puede establecer el mtodo del valor acumulado para una tarea en la ficha Avanzado del cuadro de dilogo Informacin de la tarea. Para establecer el mtodo del valor acumulado predeterminado para todas las tareas nuevas, haga clic en Opciones en el men Herramientas. Haga clic en la pestaa Clculo y despus en Valor acumulado. Tambin puede utilizar este cuadro de dilogo para elegir cul de las 11 lneas de base disponibles es la que se debe utilizar para los clculos del valor acumulado. 5.8 configurar las opciones de calculo

El campo Comienzo muestra la fecha para la que se ha programado el comienzo de una tarea, un recurso o una asignacin. Puede hacer que Microsoft Project calcule la fecha de comienzo o especificarla directamente.

Existen diversas categoras de campos Comienzo. Cmo se calcula Project calcula la fecha de comienzo de la tarea a partir de la

fecha de comienzo del proyecto y de las dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].). Project tambin puede usar la duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de la tarea y otras restricciones (restriccin: restriccin establecida en la fecha de comienzo o fin de una tarea. Puede especificar que una tarea comience o que no finalice despus de una fecha determinada. Las restricciones pueden ser flexibles [no ligadas a una fecha concreta] o inflexibles [ligadas a una fecha concreta].) de la tarea. Si hay recursos asignados, Project tambin tiene en cuenta el calendario de recursos (calendario de recursos: calendario en el que se especifica el perodo laborable y no laborable de un nico recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que ste ltimo especifica el perodo laborable y no laborable para ms de un recurso.) y las unidades de asignacin. Si especifica una fecha de comienzo para una tarea programada automticamente (tarea programada automticamente: este tipo de tarea se programa mediante el motor de programacin de Project, teniendo en cuenta las restricciones de tarea, las dependencias, los calendarios del proyecto y los calendarios de recursos.), Project asigna una restriccin No comenzar antes del a la tarea y usa la fecha de comienzo especificada como fecha de restriccin. Si ha configurado su proyecto para que se programe a partir de la fecha de finalizacin, y si especifica una fecha de comienzo, Project asignar automticamente a la tarea una restriccin No comenzar despus del.

Nota En Microsoft Office Project 2007 y versiones anteriores, todas las tareas se programan automticamente. Si est usando Microsoft Project 2010 y especifica una fecha de comienzo para una tarea programada manualmente (tarea programada manualmente: este tipo de tarea se puede ubicar en cualquier punto de la programacin sin que Project la vuelva a programar; no se mueve cuando la informacin relacionada sobre la tarea cambia.), la fecha simplemente se aplicar tal cual es y Project no asignar restricciones a la tarea ni realizar ningn otro cambio en la programacin. Si especifica una fecha de comienzo diferente de la fecha de comienzo programada, Project cambiar la fecha de comienzo programada para que coincida con la fecha especificada en el campo Comienzo real. Recomendaciones Agregue el campo Comienzo a una hoja de tareas para ver

o filtrar las fechas de comienzo de las tareas. El campo Comienzo aparece en la vista Diagrama de Gantt de forma predeterminada. Ejemplo Supongamos que necesita filtrar todas las fechas de comienzo

programadas despus de marzo. Fltrelas usando el campo Comienzo para ver slo aquellas tareas programadas con una fecha de comienzo posterior al 31 de marzo. Comentarios En una tarea programada manualmente, puede especificar una

fecha de comienzo vlida o bien escribir texto como a determinar o desconocida. Una tarea programada manualmente se considera una tarea de marcador de posicin hasta que dos de los tres factores de programacin (fecha de comienzo, fecha de finalizacin y duracin) contengan informacin de programacin vlida. Cuando se especifica un porcentaje completado o trabajo real, Project puede volver a programar el trabajo restante para la fecha de estado y esto puede cambiar la fecha de comienzo programada. Si lo prefiere, puede dejar estos campos de seguimiento del proyecto tal como estaban programados, aunque el

trabajo completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada. En Office Project 2007 y versiones anteriores, en el men Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Clculo, desactive las casillas de verificacin Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado. Para ajustar la fecha de estado en una fecha distinta de la actual, haga clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto y, a continuacin, especifique la fecha en el cuadro Fecha de estado. Si est usando Project 2010, haga clic en la pestaa Archivo, despus en Opciones y, por ltimo, en Clculo. Desactive las casillas de verificacin Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado. Puede ajustar la fecha de estado en una fecha diferente de la actual. En la ficha Proyecto, en el grupo Propiedades, haga clic en Informacin del proyecto y, a continuacin, especifique la fecha en el cuadro Fecha de estado. Cmo se calcula Project calcula la fecha de comienzo del recurso como la

fecha ms temprana de comienzo de todas las asignaciones del recurso. Recomendaciones Agregue el campo Comienzo a una hoja de recursos para

ver o filtrar las fechas ms tempranas de comienzo de los recursos. Ejemplo Supongamos que necesita ver cundo est programado que Antonio

comience la primera de las 10 tareas asignadas. En la vista Hoja de recursos, agregue el campo Comienzo. Ver la primera fecha de comienzo de todas las asignaciones de Antonio. Cmo se calcula Project calcula la fecha de comienzo de la asignacin

basndose en el calendario de recursos (calendario de recursos: calendario en el

que se especifica el perodo laborable y no laborable de un nico recurso. El calendario del recurso difiere del calendario base en que ste ltimo especifica el perodo laborable y no laborable para ms de un recurso.) y las dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas: Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].). Tambin tiene en cuenta la fecha de comienzo de la tarea y cualquier retraso en la asignacin de la siguiente manera: Comienzo (asignacin) = Comienzo (tarea) + Retraso (asignacin) Si escribe una fecha de comienzo para la asignacin que sea posterior a la fecha de comienzo de la tarea, Project indicar la diferencia como un retraso de la asignacin. Recomendaciones Agregue el campo Comienzo a la vista Uso de tareas o Uso

de recursos cuando desee revisar, filtrar o modificar las fechas de comienzo programadas de las asignaciones. Ejemplo Supongamos que necesita revisar las fechas de comienzo de siete

personas asignadas a la tarea "Redactar propuesta". En la vista Uso de tareas, agregue el campo Comienzo. Bajo la tarea "Redactar propuesta", podr ver las fechas de comienzo de cada recurso asignado a la tarea. Notas Cuando se especifica un porcentaje completado o trabajo real, Project

puede volver a programar el trabajo restante para la fecha de estado y esto puede cambiar las fechas de comienzo programadas de las tareas sucesoras y las asignaciones asociadas. Si lo prefiere, puede dejar estos campos de seguimiento del proyecto tal como estaban programados, aunque el trabajo completado se muestre en una fecha futura o el trabajo restante en una fecha pasada.

En Microsoft Office Project 2007 y versiones anteriores, en el men Herramientas, haga clic en Opciones. En la ficha Clculo, desactive las casillas de verificacin Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado. Para ajustar la fecha de estado en una fecha distinta de la actual, haga clic en Informacin del proyecto en el men Proyecto y, a continuacin, especifique la fecha en el cuadro Fecha de estado. Si est usando Microsoft Project 2010, haga clic en la pestaa Archivo, despus en Opciones y, por ltimo, en Clculo. Desactive las casillas de verificacin Retrasar el fin de las partes completadas despus de la fecha de estado a la fecha de estado y Adelantar el comienzo de las partes restantes antes de la fecha de estado a la fecha de estado. Puede ajustar la fecha de estado en una fecha diferente de la actual. En la ficha Proyecto, en el grupo Estado, haga clic en Fecha de estado y, a continuacin, especifique la fecha. 5.9 especificar las horas extraordinarias

El campo Trabajo de horas extra contiene la cantidad programada de horas extra (horas extra: cantidad de trabajo en una asignacin programada fuera de las horas laborables normales del recurso asignado y que se cargan en la tasa de horas extra. El trabajo de horas extra indica la cantidad de trabajo de la asignacin que se ha especificado como trabajo de horas extra.) que van a realizar todos los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) asignados a una tarea, que se van a emplear en todas las tareas asignadas a un recurso o las empleadas por un recurso en una determinada tarea (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se componen de tareas.) y que se cargarn a las tasas de horas extra de los recursos implicados. Las versiones de fase temporal (fase temporal: informacin sobre tareas, recursos o asignaciones distribuida en el transcurso del tiempo. Puede revisar la informacin de fase temporal en cualquier

perodo de tiempo disponible en los campos situados en el lado derecho de las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.) de estos campos muestran los valores distribuidos en el tiempo. Existen diversas categoras de campos Trabajo de horas extra. Cmo se calcula Cuando se crea una tarea por primera vez, el campo Trabajo

de horas extra muestra el valor "0 hrs". Cuando indique el trabajo de horas extra programado en la parte de hoja (hoja: representacin similar a una hoja de clculo [en filas y columnas] de la informacin sobre tareas o recursos. Cada fila especifica una tarea o recurso individuales. Cada columna [campo] especifica un tipo de informacin, como fechas de comienzo o tasas estndar.) de las vistas (vista: combinacin de una o ms vistas [Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.] y, si procede, una tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con informacin en distintos formatos. Existen tres tipos de vistas: diagramas o grficos, hojas y formularios.) Uso de tareas o Uso de recursos de la asignacin (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.), Microsoft Office Project resumir estas horas de trabajo extra e indicar el trabajo de horas extra total de la tarea en este campo. Recomendaciones Agregue el campo Trabajo de horas extra a una hoja de

tareas para revisar o filtrar el tiempo de horas extra programado en una tarea. Ejemplo Supongamos que la tarea "Redactar propuesta" tiene una duracin

(duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) de cinco das, con 40 horas de trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) asignadas nicamente a Carlos, y desea reducir la duracin pero no cuenta con ms

recursos para asignarlos a la tarea. Agregue ocho horas de trabajo de horas extra a la asignacin. Todava quedan 40 horas de trabajo, aunque la duracin es ahora de 4 das, con 8 horas de trabajo de horas extra distribuidas a lo largo de la tarea. Notas Puede modificar el trabajo de horas extra en el campo de asignacin

Trabajo de horas extra, en la parte de hoja de la vista Uso de tareas o Uso de recursos. Tambin puede modificar el trabajo de horas extra en la vista Trabajo del Formulario de tareas o Formulario de recursos. Cmo se calcula Cuando se agrega un recurso por primera vez, el campo

Trabajo de horas extra muestra el valor "0 hrs". Como el trabajo de horas extra se encuentra programado en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos de las diferentes asignaciones de los recursos, Microsoft Office Project resume estas horas de trabajo extra e indica el trabajo total de horas extra del recurso en este campo. Recomendaciones Agregue el campo Trabajo de horas extra a cualquier hoja

de recursos para ver o filtrar el trabajo de horas extra de un recurso. Ejemplo Supongamos que su equipo est programado para trabajar un gran

nmero de horas extra durante los tres prximos meses y desea reunir datos para justificar la contratacin temporal de personal que le ayude en el proyecto. Agregue el campo Trabajo de horas extra a la vista Hoja de recursos para revisar la cantidad de trabajo de horas extra programado para los recursos. Notas Puede modificar el trabajo de horas extra en el campo de asignacin

Trabajo de horas extra, pero no en los campos de recursos o de tareas Trabajo de horas extra. Tambin puede modificar el trabajo de horas extra en la vista Trabajo del Formulario de tareas o del Formulario de recursos. Recomendaciones Asigne trabajo de horas extra a una asignacin para reducir

la duracin de la tarea. Agregue el campo Trabajo de horas extra a la parte de

hoja de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos y, a continuacin, modifique el campo Trabajo de horas extra para la asignacin. Ejemplo Supongamos que la tarea "Redactar propuesta" tiene una duracin de

cinco das, con 40 horas asignadas nicamente a Carlos. Supongamos que desea reducir la duracin pero no cuenta con ms recursos para asignarlos a la tarea. Especifique ocho horas de trabajo de horas extra para la asignacin. Todava quedan 40 horas de trabajo, aunque la duracin es ahora de 4 das, con 8 horas de trabajo de horas extra distribuidas entre la nueva duracin de la tarea. Notas Puede modificar el trabajo de horas extra total en el campo de asignacin

Trabajo de horas extra, en la parte de hoja de las vistas Uso de tareas o Uso de recursos. Tambin puede modificar el trabajo de horas extra en la vista Trabajo del Formulario de tareas o del Formulario de recursos. 6 6.1 6.2 seguimientos de proyectos el punto de partida guardar una lnea base

Definir una lnea de base

1. En la ficha Vista, haga clic en Diagrama de Gantt en el grupo Vistas de

tarea.

2. Si va a definir una lnea de base para tareas especficas, seleccione las tareas, incluidas las subtareas y las tareas de resumen, que desea incluir en el plan de lnea de base. (Si va a definir una lnea de base para todo el proyecto, omita este paso). Sugerencia Para seleccionar tareas contiguas, presione MAYS y haga clic en la primera y en la ltima tarea que desee. Para seleccionar tareas que

no estn contiguas, presione CTRL y haga clic en cada una de las tareas que desee. Puede seleccionar hasta 10 tareas a la vez.
3. Haga clic en la pestaa Proyecto . En el grupo Programacin, elija

Establecer lnea de base y, a continuacin, haga clic en Establecer lnea de base.

4. Haga clic en Establecer lnea de base y, a continuacin, seleccione la

lnea de base que desea definir.

5. En Para, siga uno de estos procedimientos:

Para definir la lnea de base para todos los datos del proyecto, haga clic en Proyecto completo. Para definir la lnea de base solo para las tareas que ha seleccionado en la vista Diagrama de Gantt, haga clic en Tareas seleccionadas.

6. En Resumir lneas de base, seleccione el modo en que desea resumir los

datos de lnea de base:

En todas las tareas de resumen

Active esta casilla si desea que los

datos de lnea de base actualizados de las tareas seleccionadas se resuman en las tareas de resumen correspondientes. De lo contrario, los datos de lnea de base de las tareas de resumen puede que no reflejen exactamente los datos de lnea de base de las subtareas.

De subtareas a tareas de resumen seleccionadas

Active esta casilla si

desea que los datos de lnea de base de las tareas de resumen seleccionadas se actualicen para reflejar las subtareas eliminadas y las tareas agregadas para las que previamente ha guardado valores de lnea de base. Nota Si ha seleccionado tanto las subtareas como sus tareas de resumen, active ambas casillas.

6.3

visualizar informacin de una lnea base

Ver informacin de lnea de base del proyecto Una vez definida la lnea de base para todo el proyecto, puede ver los datos simultneamente con los datos previstos actuales, los datos reales y la variacin.
1. En la ficha Proyecto, haga clic en Informacin del proyecto en el grupo

Propiedades.

2. Haga clic en Estadsticas.

6.4 6.8

borrar una lnea de base seguimiento de tareas

Un hito es un punto de referencia que marca un evento importante de un proyecto y se usa para supervisar el progreso del proyecto. Todas las tareas que tengan una duracin cero se muestran automticamente como un hito. Tambin puede marcar como hitos otras tareas de cualquier duracin. Puede crear hitos en el proyecto para representar tareas externas (tarea externa: tarea que representa la tarea vinculada en el otro proyecto y constituye un modo sencillo de revisar los atributos de las tareas vinculadas sin tener que cambiar de proyecto. Una tarea externa slo se puede cambiar en el proyecto de origen.). Por ejemplo, una de las tareas del proyecto requiere una aplicacin que otra empresa est desarrollando. Puede crear un hito con duracin cero en el proyecto para representar la finalizacin de esa aplicacin. Sugerencia Tambin puede realizar un seguimiento de las tareas externas del proyecto con las dependencias entre tareas (dependencias entre tareas: relacin entre dos tareas vinculadas; el vnculo se establece por una dependencia entre sus fechas de comienzo y fin. Existen cuatro tipos de dependencias entre tareas:

Fin a comienzo [FC], Comienzo a comienzo [CC], Fin a fin [FF] y Comienzo a fin [CF].). Project 2010 ofrece la capacidad de crear dependencias entre los proyectos para realizar un seguimiento de los hitos asociados a las entregas (resultado: elemento o producto medible y tangible que debe producirse para completar un proyecto o parte de un proyecto. Normalmente, el grupo de proyecto y los participantes acuerdan los resultados del proyecto antes de que ste comience.) externas. Cear un hito
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la

primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3. Escriba 0 en el campo Duracin del hito y, a continuacin, presione

ENTRAR. Cuando escriba una duracin cero en una tarea, Project 2010 muestra automticamente el smbolo de hito en la seccin de grficos de la vista Diagrama de Gantt en ese da. Crear un hito con una duracin mayor que cero Por lo general, los hitos tienen una duracin (duracin: perodo total de tiempo de trabajo activo que es necesario para completar una tarea. Normalmente es la cantidad de tiempo de trabajo desde el comienzo hasta el fin de una tarea, definido en el calendario del proyecto y de recursos.) cero; sin embargo, algunos hitos pueden necesitar otra duracin. Por ejemplo, si un proyecto tiene un hito de

aprobacin al final de una fase (etapa: grupo de tareas relacionadas que completan el paso principal de un proyecto.) y sabe que el proceso de aprobacin tardar una semana.
1. En el grupo Vistas de tareas de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de

Gantt.

2. Escriba el nombre del nuevo hito en el campo Nombre de tarea de la

primera fila vaca de la lista. Si est convirtiendo una tarea existente en un hito, omita este paso.
3. Seleccione el hito y, en la ficha Tarea, en el grupo Propiedades, haga clic

en Informacin de tarea.

4. En el cuadro de dilogo Informacin de tarea, haga clic en la pestaa

Opciones avanzadas y, a continuacin, especifique la duracin del hito en el cuadro Duracin.

5. Active la casilla de verificacin Marcar la tarea como hito y, a

continuacin, haga clic en Aceptar. Project 2010 muestra el smbolo de hito en la vista Diagrama de Gantt en el ltimo da de la tarea. 6.9 actualizar una tarea

Actualizar una tarea Es muy importante volver a la lista de tareas del proyecto a medida que avanza el proyecto y actualizar las columnas que pertenecen al estado de cada tarea. Esto

ayuda a comunicar lo que est sucediendo en el proyecto a aquellas personas que posiblemente no estn al da de los detalles cotidianos de las tareas del proyecto. En la lista de tareas del proyecto, complete las siguientes columnas para cada tarea para proporcionar una actualizacin en el proyecto:

% completado

Escriba una buena estimacin de cunto trabajo se ha

completado en la tarea, mediante un porcentaje. Por ejemplo, si se ha completado casi la mitad de una tarea, escriba 50% en la columna % completado. Este porcentaje se usa para dibujar una superposicin del progreso en la barra de Gantt de la tarea.

Estado de la tarea esta tarea.

Elija el descriptor que mejor refleje el estado actual de

Adems, es posible que surjan otros cambios en el proyecto que requieran actualizaciones en la lista de tareas del proyecto. Por ejemplo, la Fecha de inicio o la Fecha de vencimiento de una tarea pueden cambiar si una tarea se inicia antes de lo planeado o si se demora. Puede actualizar estas columnas en la parte de la tabla de la vista, al igual que hara en cualquier otra columna. En algunos casos, es posible que la persona que actualmente est trabajando en una tarea ya no est disponible para continuar con ella. Tambin puede actualizar a quin est asignada la tarea al actualizar la columna Asignado a. Para obtener ms informacin, vea el tema sobre cmo asignar personas a tareas en una lista de tareas del proyecto. 6.15 seguimiento de lneas de progreso

Para crear una representacin visual del progreso de un proyecto, se pueden mostrar lneas de progreso en el diagrama de Gantt. Para una fecha de progreso determinada (o la fecha de estado (fecha de estado: fecha que se fija [distinta de la actual] para realizar un informe de las horas, el costo o la condicin de rendimiento de un proyecto.)) de un proyecto, Microsoft Office Project 2003 dibuja

una lnea de progreso, conectando las tareas en curso y las tareas que deberan haber comenzado, creando un grfico en el diagrama de Gantt con picos hacia la izquierda en el caso del trabajo (trabajo: en el caso de las tareas, corresponde a la mano de obra total necesaria para completar una tarea. En las asignaciones, la cantidad de trabajo que se ha asignado a un recurso. En los recursos, corresponde a la cantidad total de trabajo para la que est asignado un recurso en todas las tareas. Trabajo no equivale a duracin de tarea.) que est retrasado respecto a la programacin y hacia la derecha para el trabajo que est adelantado respecto a la programacin. La distancia desde la lnea vertical hasta el pico indica el grado de adelanto o de retraso de la tarea respecto a la programacin para la fecha especfica de progreso o estado. Obtener informacin sobre cmo agregar lneas de progreso a su proyecto. Se pueden mostrar varias lneas de progreso para fechas distintas del proyecto y cambiar su aspecto. Asimismo, se pueden mostrar lneas de progreso relativas al plan real o a un plan previsto (plan de lnea base: planes originales del proyecto [hasta 11 por proyecto] que se utilizan para el seguimiento del progreso durante un proyecto. El plan de lnea base es una instantnea de la programacin en el momento de guardar la lnea base e incluye informacin sobre tareas, recursos y asignaciones.) guardado. Notas

Puede establecer valores predeterminados para especificar cmo ajustar Project automticamente la informacin si hay datos reales (real: informacin que muestra lo que ha ocurrido realmente. Por ejemplo, la fecha de comienzo real de una tarea es el da en que ha comenzado la tarea realmente.) y trabajo restante segn la fecha de estado del proyecto.

Si muestra un gran nmero de lneas de progreso, es posible que Project tarde algn tiempo en calcularlas y dibujarlas. Puede acelerar la presentacin de las lneas de progreso en un perodo de tiempo extenso seleccionando un intervalo de tiempo repetitivo ms largo.

6.16

modificar el formato de lnea de progreso

Ver el progreso de las tareas con lneas de progreso Para crear una representacin visual del progreso de un proyecto, se pueden mostrar lneas de progreso en la vista Diagrama de Gantt.
1. En el men Ver, haga clic en Diagrama de Gantt. 2. En el men Herramientas, seleccione Seguimiento y, acto seguido, haga

clic en Lneas de progreso.

3. A continuacin, haga clic en la ficha Fechas e intervalos.

4. Seleccione las opciones para mostrar las lneas de progreso:

Para mostrar siempre la lnea de progreso actual, active la casilla de verificacin Mostrar siempre la lnea de progreso actual y, a continuacin, seleccione En la fecha de estado del proyecto o En la fecha actual para indicar el lugar en el que desea que se dibuje la lnea de progreso.

Para mostrar una lnea de progreso en intervalos de tiempo especficos, active la casilla de verificacin Mostrar lneas de progreso a intervalos repetitivos y, a continuacin, haga clic en Diariamente, Semanalmente o Mensualmente para especificar un intervalo de tiempo. Despus seleccione las opciones que desee.

Para que las lneas de progreso empiecen al iniciarse el proyecto, en Comenzar, haga clic en Al comenzar el proyecto; en caso contrario, haga clic en la opcin de fecha, y escriba o seleccione la fecha en la que desea que comiencen las lneas de progreso.

Para mostrar una lnea de progreso en una fecha especfica, active la casilla de verificacin Mostrar las lneas de progreso seleccionadas y, a continuacin, escriba o seleccione las fechas para las que desee mostrar las lneas de progreso. Para eliminar una fecha para la que ha establecido lneas de progreso, seleccinela y haga clic en Eliminar.

5. Para mostrar el progreso comparado con un plan previsto, en Mostrar

lneas de progreso en relacin con el, haga clic en Plan previsto.

6. Para cambiar el aspecto de las lneas de progreso, haga clic en la ficha

Estilos de lnea y seleccione las opciones de Estilos de lnea que desee. Notas

Puede agregar rpidamente una lnea de progreso al proyecto utilizando el mouse (ratn). En el men Ver, elija Barras de herramientas y haga clic en Seguimiento. Haga clic en Agregar lnea de progreso lnea de progreso. Para quitar una lnea de progreso con el mouse, haga doble clic en la lnea de progreso, seleccione la ficha Fechas e intervalos, elija la fecha de progreso en la lista Fechas de la lnea de progreso y, por ltimo, haga clic en Eliminar. y, a continuacin, en la zona del Diagrama de Gantt en la que desee dibujar la

Puede establecer valores predeterminados para especificar cmo Microsoft Office Project 2003 ajustar automticamente la informacin si hay datos reales y trabajo restante segn la fecha de estado del proyecto.

Las lneas de progreso se dibujan en la barra de Gantt (barra de Gantt: elemento grfico en la parte de diagrama de la vista Diagrama de Gantt que representa la duracin de una tarea.) segn el porcentaje acumulado de conclusin de una tarea hasta la fecha especificada. Para garantizar que los picos se dibujan correctamente (o para mostrar el trabajo que est adelantado a la programacin) los cambios del porcentaje completado (porcentaje completado: campo que se utiliza para especificar o mostrar la cantidad que se ha completado de una tarea. Este valor se expresa como porcentaje de la duracin de la tarea que se ha completado.) total deben extenderse hasta la fecha de estado. En el men Herramientas, elija Opciones, haga clic en la ficha Clculo y, a continuacin, en Opciones de

clculo para, active la casilla de verificacin Las modificaciones de los porcentajes completados se extienden a la fecha de estado. 7 impresin de informacin

Una vista impresa es mucho ms que una forma atractiva de presentar informacin del proyecto. En algunos casos, puede ser la forma ms eficaz. Con Project 2010, puede imprimir vistas (vista: combinacin de una o ms vistas [Diagrama de Gantt, Hoja de recursos, etc.] y, si procede, una tabla y un filtro. Utilice las vistas para trabajar con informacin en distintos formatos. Existen tres tipos de vistas: diagramas o grficos, hojas y formularios.) que presentan la informacin exacta que desea compartir. Imprimir una vista
1. En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas o Vistas de recursos, haga

clic en la vista que desee imprimir.

2. Haga clic en la pestaa Archivo y, a continuacin, en Imprimir.

3. Para revisar la vista o para realizar ajustes antes de imprimir, vea el lado derecho de la pgina. Sugerencia Para ver el tamao real de la vista tal como se imprimir, haga clic en cualquier parte del rea de la vista previa de impresin.
4. Haga clic en Imprimir para imprimir la vista.

Sugerencia Si una vista predefinida no satisface exactamente sus necesidades, puede aplicar tablas (tabla: conjunto de columnas que muestran informacin especfica acerca de tareas, recursos y asignaciones en una vista de hoja.) o filtros (filtro: especifica qu informacin de las tareas o los recursos debe mostrarse o resaltarse en una vista. Por ejemplo, si se aplica el filtro Crticas, slo se mostrarn las tareas crticas.) diferentes, o bien cambiar la forma en que las tareas (tarea: actividad con un comienzo y un fin. Los planes de proyectos se

componen de tareas.), los recursos (recursos: personas, equipamiento y material que se utilizan para completar las tareas de un proyecto.) o las asignaciones (asignacin: recurso especfico asignado a una tarea concreta.) estn agrupados (grupo: se utiliza para combinar o reorganizar tareas o recursos de un proyecto conforme a ciertos criterios, por ejemplo, duracin de la tarea, prioridad, sobreasignacin de recursos o fecha de finalizacin. No debe confundirse con el campo Grupo, que es un campo de recursos.) u ordenados (ordenacin: mtodo de controlar el orden en el que se muestra la informacin de la tarea, el recurso u otra informacin.). Imprimir un informe bsico Este artculo no trata sobre cmo imprimir informes visuales en Project 2010. Dado que los informes visuales se crean en Excel 2010 y en Visio 2010, use esos programas para imprimir informes visuales.
1. Haga clic en el grupo Proyecto. 2. En el grupo Informes, haga clic en Informes.

3. En el cuadro de dilogo Informes, haga clic en un informe y, a

continuacin, en Seleccionar.
4. En el siguiente cuadro de dilogo, seleccione el tipo de informe y vuelva a

hacer clic en Seleccionar. El informe aparecer en el modo Vista previa de impresin.

5. Haga clic en Imprimir.

7.2

crear un informe personalizado

Crear un informe visual mediante una plantilla

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, en la ficha Todo, haga clic en

el informe que desee crear. Si no se muestra el informe que desea crear, active la casilla de verificacin Incluir plantillas de informes desde y haga clic en Modificar para buscar la ubicacin que contiene el informe. Sugerencia Si sabe qu categora contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa categora para ver una lista de informes ms breve. Si nicamente desea mostrar los informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive la casilla de verificacin Microsoft Excel o Microsoft Visio.
3. Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe, seleccione

Aos, Trimestres, Meses, Semanas o Das en la lista Seleccionar nivel de datos de uso que desea incluir en el informe. Nota De forma predeterminada, Project establece la cantidad de datos de uso en la recomendada para el tamao de los proyectos. En la mayora de los proyectos, ser semanas. Si elige incluir datos de un nivel ms detallado, el rendimiento del informe puede disminuir. Para un rendimiento ptimo, si est viendo varios informes del mismo proyecto a la vez, no cambie el nivel de datos. Si lo cambia, debe volver a crearse la base de datos de informes temporal almacenada localmente. Si no necesita incluir datos de uso en los informes, establezca el nivel de datos en Aos para lograr un rendimiento ptimo.
4. Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio.

7.3

modificar u texto de un informe

Modificar una plantilla de informe visual existente

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, en la ficha Todo, haga clic en

el informe que desee editar. Sugerencia Si sabe qu categora contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa categora para ver una lista de informes ms breve. Si nicamente desea mostrar los informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive las casillas de verificacin Microsoft Excel o Microsoft Visio.
3. Haga clic en Editar plantilla. 4. En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, haga clic

en los campos que desee agregar o quitar del informe y, a continuacin, haga clic en Agregar, Quitar o Quitar todo para mover los campos entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados o entre los cuadros Campos personalizados disponibles y Campos personalizados seleccionados. Los campos de los cuadros Campos seleccionados y Campos

personalizados seleccionados se incluyen en el informe.

5. Haga clic en Editar plantilla para crear el informe con la lista de campos

modificada. Notas

En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, algunos campos se identifican como dimensiones (Cota: campos de Project que representan las categoras principales de un anlisis OLAP por el que los datos de un proyecto se pueden ver y analizar.). Es importante seleccionar

menos de seis dimensiones para un informe. Si selecciona ms de seis, el rendimiento del informe disminuye drsticamente.

No todos los campos estn disponibles en todos los informes. Algunos campos slo estn disponibles en los informes de Visio, pero no en los de Excel.

Si no puede localizar el campo que desea incluir en el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, es posible que est almacenado en otra categora de datos. Por ejemplo, muchos campos que considerara campos de Resumen de tareas son realmente campos de Resumen de la asignacin.

7.4

como copiar informes entre proyectos

Exportar datos de informes Puede seleccionar datos especficos para exportarlos dentro de una categora (cubo OLAP) o puede exportar todos los datos del proyecto como una base de datos de informes. Exportar datos como un cubo OLAP
1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, haga clic en Guardar datos. 3. En la seccin Guardar cubo de informes, seleccione la categora que

contiene el tipo de datos que desee guardar.

4. Haga clic en Selector de campos para modificar los campos incluidos en la

lista de datos que se va a exportar.

5. En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, haga clic

en los campos que desee agregar o quitar de la lista de datos que se va a exportar y, a continuacin, haga clic en Agregar, Quitar o Quitar todo para mover los campos entre los cuadros Campos disponibles y Campos

seleccionados o entre los cuadros Campos personalizados disponibles y Campos personalizados seleccionados. Los campos de los cuadros Campos seleccionados y Campos

personalizados seleccionados se incluyen en los datos exportados.

6. Haga clic en Aceptar en el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector

de campos y haga clic en Guardar cubo.

7. Busque la ubicacin en la que desee guardar los datos del cubo y, a

continuacin, haga clic en Guardar. Notas

Los datos del cubo se guardan como un archivo .cub. Cuando tenga acceso a datos del cubo con Visio, el archivo .cub no se podr almacenar en un recurso compartido de red.

Exportar datos como una base de datos de informes

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, haga clic en Guardar datos. 3. Haga clic en Guardar base de datos. 4. Busque la ubicacin en la que desee guardar la base de datos y, a

continuacin, haga clic en Guardar. Nota Los datos se guardan como un archivo de base de datos de Microsoft Office Access (.mdb). 7.6 7.7 configurar las mrgenes de una pagina configurar el encabezado y el pie de pagina

Agregar un encabezado, un pie de pgina a una vista

Los procedimientos siguientes se aplican en todos los casos, independientemente de si est modificando un encabezado, un pie de pgina o una leyenda.
1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuacin,

en Configurar pgina.
2. En la ficha Encabezado, Pie de pgina o Leyenda, haga clic en la pestaa

Izquierda, Centro o Derecha. 3. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue la informacin del documento o proyecto, o inserte o pegue un grfico. Sugerencia Puede crear encabezados, pies de pgina y leyendas de varias lneas. Al final de la primera lnea de texto o informacin, presione la tecla ENTRAR. Para agregar lneas despus de una imagen, haga clic en ella, coloque el cursor despus de la imagen y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR. Los encabezados pueden tener hasta cinco lneas de informacin. Los pies de pgina y las leyendas pueden tener hasta tres lneas.

Para agregar nmeros de pgina al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar nmeros de pgina , Insertar nmero total de pginas o en ambas.

Para agregar la fecha u hora actual al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar fecha actual , Insertar hora actual o en ambas.

Para agregar el nombre del archivo al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar nombre de archivo . Para agregar un grfico al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar imagen . Para dar formato a la informacin preestablecida, seleccione el smbolo de "y" comercial (&) o el texto al que desee dar formato. Haga clic en Formato de la fuente del texto y seleccione las opciones de formato que desee aplicar al encabezado, pie de pgina o leyenda.

Para agregar informacin especfica del proyecto, haga clic en la informacin que desee en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar para cada entrada.

Sugerencia Puede usar el men contextual para mover texto, informacin o una imagen de una ficha a otra. Seleccione el texto, informacin o imagen que desee mover, haga clic con el botn secundario y despus haga clic en Cortar o en Copiar. Coloque el cursor en la pestaa que desee, haga clic con el botn secundario y despus haga clic en Pegar. Notas

El encabezado y el pie de pgina que establezca aparecern en cada pgina. No se puede especificar que aparezcan de forma diferente en la primera pgina con respecto a las pginas siguientes, que aparezcan de forma diferente en las pginas pares e impares o que aparezcan de forma diferente en cada pgina.

Puede cambiar el tamao de un grfico despus de agregarlo a un encabezado, pie de pgina o leyenda seleccionando el grfico y arrastrando el borde. Para mover el grfico, seleccinelo y arrstrelo a otra ubicacin. No se puede recortar un grfico.

Puede personalizar los campos y las barras que aparecen en la leyenda usando el cuadro de dilogo Estilos de barra. Con la vista Grfico de recursos o Diagrama de Gantt, haga clic en Estilos de barra en el grupo Estilos de barra. En la columna Nombre del cuadro de dilogo Estilos de barra, escriba un asterisco (*) antes del nombre del campo que no desea que aparezca en la leyenda impresa.

Agregar un encabezado o un pie de pgina a un informe bsico Nota Este artculo no trata sobre cmo crear encabezados, pies de pgina o leyendas para la caracterstica de informes visuales en Project 2010. Dado que los

informes visuales se crean en Excel y Visio, use esos programas para modificar el encabezado, el pie de pgina o la leyenda.
1. Haga clic en el grupo Proyecto. 2. En el grupo Informes, haga clic en Informes.

3. En el cuadro de dilogo Informes, haga clic en Personalizado y, a

continuacin, en Seleccionar.
4. En el cuadro de dilogo Informes personalizados, seleccione un informe

en la lista Informes y, a continuacin, haga clic en Imprimir. La lista de informes contiene todos los informes que se pueden imprimir.
5. Haga clic en Configurar pgina. 6. Haga clic en la pestaa Encabezado o Pie de pgina. 7. Haga clic en la pestaa Izquierda, Centro o Derecha.

8. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue informacin del documento o del proyecto, o inserte o pegue un grfico.

Para agregar nmeros de pgina, haga clic en Insertar nmeros de pgina , Insertar nmero total de pginas o en ambas. Para agregar la fecha u hora actual, haga clic en Insertar fecha actual , Insertar hora actual o en ambas. Para agregar el nombre del archivo, haga clic en Insertar nombre de archivo . Para agregar un grfico, haga clic en Insertar imagen . Para dar formato a la informacin predefinida, seleccione el smbolo de "y" comercial (&) o el texto al que desea dar formato, haga clic en Formato de la fuente del texto y, a continuacin, seleccione las opciones de formato que desee.

Para agregar informacin especfica del proyecto, haga clic en la informacin que desee en los cuadros General y Campos del

proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar para cada entrada. Repita este paso para agregar ms informacin del proyecto. Sugerencia Puede crear encabezados, pies de pgina y leyendas de varias

lneas. Al final de la primera lnea de texto o informacin, presione la tecla ENTRAR. Para agregar lneas despus de una imagen, haga clic en ella, coloque el cursor despus de la imagen y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR. Los encabezados pueden tener hasta cinco lneas de informacin. Los pies de pgina y las leyendas pueden tener hasta tres lneas. Notas

El encabezado y el pie de pgina que establezca aparecern en cada pgina. No se puede especificar que aparezcan de forma diferente en la primera pgina con respecto a las pginas siguientes, que aparezcan de forma diferente en las pginas pares e impares o que aparezcan de forma diferente en cada pgina.

Puede cambiar el tamao un grfico despus de agregarlo a un encabezado, pie de pgina o leyenda seleccionando el grfico y arrastrando el borde. Para mover el grfico, seleccinelo y arrstrelo a otra ubicacin. No se puede recortar un grfico.

7.8

configurar la leyenda de la pagina

Agregar una leyenda a una vista Los procedimientos siguientes se aplican en todos los casos, independientemente de si est modificando un encabezado, un pie de pgina o una leyenda.
1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuacin,

en Configurar pgina.

2. En la ficha Encabezado, Pie de pgina o Leyenda, haga clic en la pestaa

Izquierda, Centro o Derecha. 3. En el cuadro de texto, escriba o pegue el texto, agregue la informacin del documento o proyecto, o inserte o pegue un grfico. Sugerencia Puede crear encabezados, pies de pgina y leyendas de varias lneas. Al final de la primera lnea de texto o informacin, presione la tecla ENTRAR. Para agregar lneas despus de una imagen, haga clic en ella, coloque el cursor despus de la imagen y, a continuacin, presione la tecla ENTRAR. Los encabezados pueden tener hasta cinco lneas de informacin. Los pies de pgina y las leyendas pueden tener hasta tres lneas.

Para agregar nmeros de pgina al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar nmeros de pgina , Insertar nmero total de pginas o en ambas.

Para agregar la fecha u hora actual al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar fecha actual , Insertar hora actual o en ambas.

Para agregar el nombre del archivo al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar nombre de archivo . Para agregar un grfico al encabezado, pie de pgina o leyenda, haga clic en Insertar imagen . Para dar formato a la informacin preestablecida, seleccione el smbolo de "y" comercial (&) o el texto al que desee dar formato. Haga clic en Formato de la fuente del texto y seleccione las opciones de formato que desee aplicar al encabezado, pie de pgina o leyenda.

Para agregar informacin especfica del proyecto, haga clic en la informacin que desee en los cuadros General y Campos del proyecto y, a continuacin, haga clic en Agregar para cada entrada.

Sugerencia Puede usar el men contextual para mover texto, informacin o una imagen de una ficha a otra. Seleccione el texto, informacin o imagen que desee mover, haga clic con el botn secundario y despus haga clic en Cortar o en Copiar. Coloque el cursor en la pestaa que desee, haga clic con el botn secundario y despus haga clic en Pegar. Notas

El encabezado y el pie de pgina que establezca aparecern en cada pgina. No se puede especificar que aparezcan de forma diferente en la primera pgina con respecto a las pginas siguientes, que aparezcan de forma diferente en las pginas pares e impares o que aparezcan de forma diferente en cada pgina.

Puede cambiar el tamao de un grfico despus de agregarlo a un encabezado, pie de pgina o leyenda seleccionando el grfico y arrastrando el borde. Para mover el grfico, seleccinelo y arrstrelo a otra ubicacin. No se puede recortar un grfico.

Puede personalizar los campos y las barras que aparecen en la leyenda usando el cuadro de dilogo Estilos de barra. Con la vista Grfico de recursos o Diagrama de Gantt, haga clic en Estilos de barra en el grupo Estilos de barra. En la columna Nombre del cuadro de dilogo Estilos de barra, escriba un asterisco (*) antes del nombre del campo que no desea que aparezca en la leyenda impresa.

7.9

configurar la vista de la pagina

1. Haga clic en la pestaa Archivo, haga clic en Imprimir y, a continuacin,

en Configurar pgina. 7.10 8 copiar imagen diagrama de red

La vista Diagrama de red que se muestra en la figura 6.13, tiene menos que ver con el momento que con el flujo general de trabajo y las relaciones entre las tareas en el proyecto. Esta visin hace que sea fcil para usted para evaluar el flujo de su proyecto y para comprobar las dependencias de tareas. Cada nodo en la vista Diagrama de red representa una tarea en el proyecto. Un nodo contiene el nombre de la tarea, duracin numero de ID de tarea en la secuencia del perfil del proyecto, fecha de inicio, fecha de finalizacin y, si se asigna el recurso (s), en la figura 6.14, he usado el control de zoom en el borde derecho de la barra de estado para agrandar cada nodo para que pueda ver sus detalles. El color y el sombreado de cada nodo representan diferentes tipos de tareas, por ejemplo, tareas crticas son tareas de color rojo, no crticos son de color azul, y las tareas programadas manualmente se rellenan con un patrn de sombreado. Usted puede determinar (y cambio), el significado de formas de los nodos en el cuadro de dilogo Estilos de cuadro, que se vera en un momento. Las lneas que fluyen entre los nodos representan las dependencias, Una tarea que debe venir en pos de otra tarea es completado, llamado una tarea sucesora, aparece a la derecha o a veces por debajo de su predecesor.

la vista diagrama de red

Usted puede ver detalles de la tarea cuando se examinan los nodos del diagrama de red

8.1

descripcin del diagrama de red

El Diagrama de red descriptivo, que se muestra en la figura 6.20, es semejante al diagrama de red y por lo tanto se centra en el flujo general de trabajo y las relaciones entre las tareas en el proyecto.

Al igual que con el diagrama de red, cada nodo en la vista Diagrama de red descriptivo representa una tarea en el proyecto. Si se comparan las figuras 6.13 y 6.20, se ve ms detalladamente en los nodos del diagrama de red descriptivo de lo que ve en el diagrama de red. El Diagrama de red descriptivo tambin indica si la tarea es crtica y cmo completar la tarea.

La red descriptivo vista Diagrama.

8.2 8.3

expandir y contraer una tarea de resumen insertar una tarea

Crear una tarea nueva Agregar una tarea a una lista de tareas
1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en

Diagrama de Gantt.

2.

En un campo Nombre de tarea vaco, escriba el nombre de la tarea

y luego presione ENTRAR. Insertar una tarea entre otras tareas existentes
1.

Seleccione la fila debajo de donde desea que aparezca la nueva En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior

tarea.
2.

del botn Tarea.

3.

Escriba el nombre de la tarea en la fila insertada. Los identificadores

de las tareas se vuelven a numerar automticamente despus de que se inserta una tarea. Agregar una tarea en la vista Diagrama de red
1.

Para pasar a la vista Diagrama de red, en el grupo Vista de tareas

de la ficha Vista, haga clic en Diagrama de red.

2.

En la ficha Tarea, en el grupo Insertar, haga clic en la parte superior

del botn Tarea.

3.

En el nuevo cuadro de tarea escriba el nombre de la tarea.

Puede usar un esquema para organizar su programacin a medida que escribe las tareas; o bien, puede esperar a escribir todas las tareas del proyecto. Cuando disea una programacin para su proyecto, simplifica su organizacin, de modo que ser ms sencillo crear, administrar y mantener el proyecto.

8.4 8.5

eliminar una tarea vincular tareas

Vincular tareas en la vista Diagrama de Gantt

1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en

Diagrama de Gantt.

2.

En el campo Nombre de tarea, seleccione dos o ms tareas que

desee vincular, en el orden en que desee vincularlas. Para seleccionar tareas que estn una junto a la otra, mantenga presionada la tecla MAYS mientras hace clic en la primera y en la ltima tarea que desee vincular.

Para seleccionar tareas que no estn una junto a la otra,

mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en las tareas que desee vincular.
3.

En la ficha Tarea, en el grupo Tareas, haga clic en el botn Vincular

tareas.

Project, de manera predeterminada, crea un vnculo a la tarea de tipo fin a comienzo. Puede cambiar este vnculo de tarea a los tipos comienzo a comienzo, fin a fin o comienzo a fin. Vincular tareas en la vista Diagrama de red
1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en

Diagrama de red.

2. 3.

Site el puntero en el centro del cuadro de la tarea predecesora. Arrastre la lnea hasta el cuadro de la tarea sucesora.

Vincular tareas en la vista Calendario

1.

En la ficha Vista, en el grupo Vistas de tareas, haga clic en

Calendario.

2. 3.

Site el puntero en la barra de calendario de la tarea predecesora. Arrastre la lnea hasta la barra de calendario de la tarea sucesora.

8.6 8.7 8.8

modificar el formato de un cuadro de tarea modificar el estilo de los cuadros de tarea crear y modificar una plantilla de datos

Crear un informe visual mediante una plantilla

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, en la ficha Todo, haga clic en

el informe que desee crear. Si no se muestra el informe que desea crear, active la casilla de verificacin Incluir plantillas de informes desde y haga clic en Modificar para buscar la ubicacin que contiene el informe. Sugerencia Si sabe qu categora contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa categora para ver una lista de informes ms breve. Si nicamente desea mostrar los informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive la casilla de verificacin Microsoft Excel o Microsoft Visio.
3. Para cambiar el nivel de datos de uso incluidos en el informe, seleccione

Aos, Trimestres, Meses, Semanas o Das en la lista Seleccionar nivel de datos de uso que desea incluir en el informe. Nota De forma predeterminada, Project establece la cantidad de datos de uso en la recomendada para el tamao de los proyectos. En la mayora de los proyectos, ser semanas. Si elige incluir datos de un nivel ms detallado,

el rendimiento del informe puede disminuir. Para un rendimiento ptimo, si est viendo varios informes del mismo proyecto a la vez, no cambie el nivel de datos. Si lo cambia, debe volver a crearse la base de datos de informes temporal almacenada localmente. Si no necesita incluir datos de uso en los informes, establezca el nivel de datos en Aos para lograr un rendimiento ptimo.
4. Haga clic en Ver para generar el informe y abrirlo en Excel o Visio.

Modificar una plantilla de informe visual existente

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, en la ficha Todo, haga clic en

el informe que desee editar. Sugerencia Si sabe qu categora contiene el informe, puede hacer clic en la ficha de esa categora para ver una lista de informes ms breve. Si nicamente desea mostrar los informes que se abren en Excel o Visio, active o desactive las casillas de verificacin Microsoft Excel o Microsoft Visio.
3. Haga clic en Editar plantilla. 4. En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, haga clic

en los campos que desee agregar o quitar del informe y, a continuacin, haga clic en Agregar, Quitar o Quitar todo para mover los campos entre los cuadros Campos disponibles y Campos seleccionados o entre los cuadros Campos personalizados disponibles y Campos personalizados seleccionados. Los campos de los cuadros Campos seleccionados y Campos

personalizados seleccionados se incluyen en el informe.

5. Haga clic en Editar plantilla para crear el informe con la lista de campos

modificada. Notas

En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, algunos campos se identifican como dimensiones. Es importante seleccionar menos de seis dimensiones para un informe. Si selecciona ms de seis, el rendimiento del informe disminuye drsticamente.

No todos los campos estn disponibles en todos los informes. Algunos campos slo estn disponibles en los informes de Visio, pero no en los de Excel.

Si no puede localizar el campo que desea incluir en el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, es posible que est almacenado en otra categora de datos. Por ejemplo, muchos campos que considerara campos de Resumen de tareas son realmente campos de Resumen de la asignacin.

Crear una nueva plantilla de informe visual

1. En el grupo Informes de la ficha Ver, haga clic en Informes visuales.

2. En el cuadro de dilogo Informes visuales, haga clic en Nueva plantilla. 3. En la seccin Seleccionar aplicacin, haga clic en Excel para crear una

plantilla de Excel o haga clic en Visio (Mtrica) para crear una plantilla de Visio.
4. En la seccin Seleccionar tipo de datos, seleccione el tipo de datos que

desee utilizar en el informe. Sugerencia Para incluir datos de fase temporal, seleccione Uso de tareas, Uso de recursos o Uso de la asignacin en la lista de la seccin Seleccionar tipo de datos.

5. Haga clic en Selector de campos. 6. En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos,

mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos de Project predeterminados que desee agregar al informe en el cuadro Campos disponibles.
7. Haga clic en Agregar para moverlos al cuadro Campos seleccionados. 8. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en los campos

personalizados que desee agregar al informe en el cuadro Campos personalizados disponibles.

9. Haga clic en Agregar para moverlos al cuadro Campos personalizados

seleccionados. Notas

Si ha instalado la versin en ingls de Office Project 2007, tiene la opcin de crear una plantilla de Visio que utiliza unidades de EE.UU. Para quitar un campo del informe, en el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, haga clic en el campo en el cuadro Campos seleccionados o Campos personalizados seleccionados y, a continuacin, haga clic en Quitar. Para quitar todos los campos predeterminados o personalizados del informe, haga clic en Quitar todo en la seccin Seleccionar campos o Seleccionar campos personalizados.

No todos los campos estn disponibles en todos los informes. Algunos campos slo estn disponibles en los informes de Visio, pero no en los de Excel.

Si no puede localizar el campo que desea incluir en el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, es posible que est almacenado en otra categora de datos. Por ejemplo, muchos campos que considerara campos de Resumen de tareas son realmente campos de Resumen de la asignacin.

En el cuadro de dilogo Informes visuales: Selector de campos, algunos campos se identifican como dimensiones. Es importante seleccionar menos

de seis dimensiones para un informe. Si selecciona ms de seis, el rendimiento del informe disminuye drsticamente.

Cuando termine de crear el informe visual, puede decidir guardarlo en la ubicacin de plantillas predeterminada (c:\Archivos de Programas\Microsoft Office\Plantillas) o en otra ubicacin del equipo o de la red. Las plantillas guardadas en la ubicacin de plantillas predeterminada aparece automticamente en el cuadro de dilogo Informes visuales: Crear informe.

Si comienza a usar un paquete de idioma diferente despus de guardar una plantilla de informe visual personalizada, la plantilla seguir estando disponible pero no se rellenar. Los nombres de campo originales no se reconocen en el nuevo idioma y no se incluyen en el informe.

8.9 9 9.1 9.2

modificar el diseo del diagrama configuracin y personalizacin configurar las opciones de Project personalizar una cinta de opciones

La cinta de opciones sustituye los mens y barras de herramientas como la ubicacin principal para encontrar las funcionalidades de manera organizada y as ayudarle a realizar las tareas. He aqu un breve desglose de cada una de las pestaas de la cinta de opciones de Project 2010.

La ficha de Tareas le da acceso a los comandos asociados con tareas, adems de los comandos que estn constantemente en la primera ficha en otras aplicaciones de Office. Usted puede pensar en la ficha Tarea, como la ficha Inicio de Project.

La ficha de recursos es donde usted puede acceder a los comandos asociados a

los

recursos.

La ficha Proyecto incluye comandos que afectan a todo el proyecto.

La ficha Vista, es donde puede cambiar la vista en que se encuentre, editar qu datos ve y cmo se organizan, as como configurar vistas combinadas.

Adems, cada vista tiene su propia ficha contextual, Formato, que contiene comandos utilizados para dar formato al contenido de las vistas. Por ejemplo, la ficha contextual Diagrama de Gantt contiene comandos relacionados con estilos de barra, adems de comandos de formato de vista ms genricos, tales como estilos de texto y configuracin de columnas; mientras que la ficha contextual Uso de tareas, contiene los comandos para la edicin de los detalles mostrados en la vista.

En la parte inferior de la ventana de la aplicacin est la nueva barra de estado. El lado derecho de la barra de estado incluye convenientemente, controles para ajustar rpidamente el nivel de zoom de la escala temporal y cambiar vistas.

El lado izquierdo de la barra de estado incluye informacin relacionada con la condicin de lo que est trabajando. Por ejemplo, puede ver si la vista en la que se encuentra est filtrada; y an ms: si coloca el cursor sobre el texto, sabr qu filtro est aplicado. Adems, algunos de los elementos son interactivos, tal como el elemento Nuevas tareas: Si hace clic en l, puede establecer el modo para las

nuevas

tareas.

En la esquina superior izquierda de la ventana de la aplicacin est la barra de acceso rpido, en la que puede agregar los comandos que utiliza con ms frecuencia, eliminando la necesidad de cambiar a la pestaa de la cinta en la que se encuentran durante la creacin de diagramas.

Por ltimo, hemos remodelado los mens del botn derecho y agregamos mini barras de herramientas. Las "Mini barras de herramientas" son lo que su nombre indica y se muestran al hacer clic derecho en cualquier elemento. En la siguiente imagen se muestran tanto los mens de clic derecho como las mini barras de herramientas para tareas y recursos.

9.3 9.4 9.5

cambiar el formato cambiar los estilos campos personalizados

Los campos personalizados extienden los atributos de las tareas, los recursos o los proyectos en Microsoft Project 2010. Se pueden filtrar, agrupar, ordenar y crear informes y cubos OLAP en funcin de los valores de los campos personalizados. Project 2010 extiende la funcionalidad y facilidad de uso de los campos personalizados en comparacin con las versiones anteriores de Project. Los siguientes son las principales mejoras para los campos personalizados en Microsoft Project Server 2010:
Las

colecciones de campos personalizados se pueden asociadas con el

nombre de un departamento. Puede definir mediante programacin los

departamentos en la tabla de consulta de departamento con los mtodos de UpdateLookupTablesMultiLang, UpdateLookupTables o CreateLookupTables. Tambin puede utilizar la pgina de campos personalizados de empresa y las tablas de bsqueda en Project Web App (http://ServerName/ProjectServerName/_layouts/PWA/Admin/CustomizeField s.aspx) Microsoft Project Professional 2010 permite el acceso a todos los campos personalizados, aunque puede filtrar listas de campo personalizado basadas en el departamento de proyecto o recurso. Project Web App puede restringir los usuarios fuera de un departamento de edicin de campos personalizados; Sin embargo, Project Server Interface (PSI) permite a los usuarios editar campos personalizados en las colecciones de departamento que pertenecen a otros departamentos.

Project Web App almacena las fechas en un formato interno estndar que CustomFields mtodos de clase para crear, leer y actualizar los campos

es independiente de la configuracin regional.

personalizados de empresa cada incluyen un mtodo coincidente que controla las frmulas dependientes de la configuracin regional. Por ejemplo, el mtodo ReadCustomFields ignora el formato de la configuracin regional para las frmulas y el mtodo ReadCustomFields2 devuelve un CustomFieldDataSet que tiene las frmulas en el formato de la configuracin regional.

No es necesario iniciar Project Professional 2010 para crear o validar las Operacin de publicacin del campo personalizado que se calculan las Indicadores grficos se actualizan despus de cambiar el valor de Project Campos personalizados de costos que se basan en una frmula funcionen

frmulas de campo personalizado.

frmulas en un servidor.

Web App.

correctamente en Project Server 2010.

Puede utilizar punto y coma (;) en las frmulas de servidor, incluso cuando Si se produce un error en una frmula de campo personalizado evaluar una Project Server 2010 incluye tablas de bsqueda predeterminada y los

un punto y coma es el separador de lista definida en configuracin regional.

entidad, las frmulas de campo personalizado restantes con evaluando.

campos personalizados de anlisis de cartera. Tablas de bsqueda incluyen los objetivos principales y las reas afectadas. Los campos personalizados incluyen la propuesta de cumplimiento de normas, propuesta costo, departamentos de proyecto, fecha de contabilizacin de revisin de implementacin, las reas afectadas, objetivos principales, empresa necesita, fin.

objetivos

suposiciones.

Campos

de

predeterminado

personalizados tambin incluyen inicio propuesta y aprobada y las fechas de Comportamiento de campo personalizado puede controlarse mediante un

flujo de trabajo de Project Server. Por ejemplo, un flujo de trabajo puede realizar un campo personalizado de slo lectura o requiere un nivel de escenario.

Los campos personalizados de parte de horas se agregan a la base de Los campos personalizados de texto pueden ser varias lneas hacia arriba a

datos de informes.

4000 bytes, para su uso en pginas de detalles del proyecto (PDP) y con flujos de trabajo para la gestin de la demanda en Project Web App. Los campos personalizados de texto multilnea no son utilizables en Project Professional.