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1. Introduccion
En este mundo dinmico en el cual estamos viviendo es necesario adelantarse a los hechos para poder hacer frente a las dificultades e ir tomando las medidas necesarias para resolver problemas potenciales. Es por esto que los presupuestos tienen una gran importancia en la direccin de una empresa como apoyo para tomar las ms acertadas decisiones, por medio de las cuales se alcanzarn eficientemente los objetivos. Los hombres de negocios deben planear la manera de lograr sus metas con los recursos de que disponen, y as cumplir con sus obligaciones. Los presupuestos muestran anticipadamente los ingresos, gastos y la situacin financiera de la empresa en algn punto futuro en el tiempo. La prediccin sistemtica ayuda a la funcin de control principalmente en dos aspectos: Primero, al mostrar los resultados que se obtendrn si se ponen en prctica los planes, y en segundo trmino, permiten evaluar el rendimiento, indicando las reas que requieran atencin o accin correctiva. As pues, un presupuesto bien planeado es como una especie de brjula que va marcando el camino a seguir a los directivos para realizar las operaciones de la empresa de la manera ms eficiente y ser una herramienta de verdadera utilidad para la direccin de cualquier empresa si las personas responsables participan de manera total en el desarrollo. Mientras mayor participacin de los diferentes integrantes de la empresa se obtenga en el proceso de planeacin, mayor ser el logro de los objetivos. El propsito mostrar la importancia que tienen los presupuestos en la toma de decisiones. Se explica en qu consisten; la forma en que se elaboran, empezando desde definir los objetivos de la empresa y conocer sus necesidades, hasta ver cmo influyen los factores externos e internos a las operaciones de la misma, y la responsabilidad de cada rea para su propio presupuesto; para culminar en los informes o estados financieros estimados, mostrando un caso prctico. Por ltimo se habla del control presupuestal, cmo se lleva a cabo su implantacin para que sta sea adecuada y aceptada en la empresa, sirviendo cmo una ayuda a la direccin en su toma de decisiones. Finalmente, se ha pretendido que la estructura deje perfectamente claro cules son los pasos a seguir para la elaboracin del presupuesto, explicndolos primero de forma simple y luego detallada de manera que en la prctica los datos presupuestados se apeguen lo ms posible a la realidad.
2. El presupuesto
DEFINICIN Y GENERALIDADES A) Etimologa y Concepto Para comenzar definiremos la palabra "presupuesto", la cual se compone de dos races latinas: "Pre", que significa antes de o delante de, y "Supuesto", que significa hecho o formado; Por lo tanto, etimolgicamente Pre-supuesto significa "antes de lo hecho o formado". Ahora bien, en el uso comn que se da a "presupuesto", se entiende como: un plan integrador y coordinado, expresado en trminos financieros, de las operaciones y recursos de una entidad, con objetivos comunes a todas las reas de la empresa para un periodo futuro determinado. Esta definicin podemos analizarla de la siguiente manera, es decir, el presupuesto debe comprender los lineamientos que a continuacin se mencionan: Plan: se entiende como tal al conjunto de actividades programadas anticipadamente, de tal manera que va a expresar lo que la administracin tratar de realizar para la consecucin de un fin. El presupuesto es integrador porque toma en cuenta todas las reas y actividades de la empresa como un todo, de tal modo que va a contribuir con el objetivo global de la misma. Es coordinado porque los planes de la entidad deben ser preparados conjuntamente y en armona para que el presupuesto tenga sentido; es decir, que el todo sea igual a la suma de sus partes. Contendr trminos financieros, lo que significa que el plan debe ser expresado en unidades monetarias tomando en cuenta todas las afectaciones econmicas de la entidad. El presupuesto comprender las operaciones que son las actividades propias que realiza la empresa, las cuales se van a traducir en los ingresos que se obtendrn, as como todos los gastos que se van a generar. Adems har referencia a los recursos, que son todos aquellos factores necesarios que la entidad exige para poder llevar a cabo sus operaciones, y as cumplir con sus objetivos, que son las metas a alcanzar por la propia empresa. El presupuesto abarcar un perodo futuro determinado, al cual tendrn que adaptarse todas las actividades para poder cumplir con los objetivos. B) Caractersticas Generales. Las caractersticas generales de los presupuestos son tres: 1) Formulacin a) Que se adapte a la entidad; es decir, debe de ir en funcin directa con las
3. Objetivos
Los objetivos de los presupuestos se clasifican de acuerdo a las etapas del Proceso Administrativo, en la forma siguiente: 1) Previsin. El objetivo de previsin consiste en tener todos los elementos necesarios para poder elaborar y llevar a cabo el presupuesto. 2) Planeacin. El objetivo de Planeacin se traduce en la correcta elaboracin del presupuesto, que depender de la informacin que se tenga proveniente de estimaciones, las cuales se obtienen en base a hechos histricos y de todo aquello que se realizar, para que con el apoyo de las experiencias anteriores, puedan proyectarse los posibles resultados a futuro. Por lo tanto, debe hacerse una sistematizacin y unificacin de las actividades, las cuales deben ser acordes con las metas empresariales. 3) Organizacin. Una vez establecidos los objetivos generales de la empresa, se agrupan las actividades por departamentos. Estos tendrn que elaborar sus propios presupuestos auxiliares, para que en base a ellos se lleve a cabo el presupuesto principal, haciendo notar que los auxiliares deben estar coordinados para as lograr un perfecto ensamble de todas las funciones que realiza la empresa. 4) Integracin. Este objetivo persigue compaginar todas las funciones de la empresa para evitar que existan malos entendidos y as lograr los fines de la entidad. 5) Direccin. El objetivo de Direccin ayuda a no desviarse de las polticas a seguir, y a la vez da una visin conjunta de las actividades de la empresa para facilitar la toma de decisiones. 6) Control. La accin controladora del presupuesto consiste en comparar los resultados obtenidos contra lo planeado. As se determinarn las variaciones o desviaciones ocurridas, las cuales se analizarn para tomar las medidas necesarias para corregirlas y aprovecharlas, segn sea el caso.
4. Tipos de presupuestos
Existen diferentes tipos de presupuestos, los cuales van a tener ciertas caractersticas especficas, en base a las cuales se van a formar ocho grupos: 1) Segn la Entidad. a) Pblicos: Son realizados por el Gobierno y Empresas Descentralizadas para controlar los ingresos y egresos que realizan las diferentes dependencias. Estetipo de presupuestos se elabora en base a los gastos, ya que primero se hace una estimacin de las erogaciones que se llevarn a cabo para satisfacer las necesidades pblicas, y despus se planea como cubrirlas. b) Privados: Son los que utilizan las empresas particulares, que primero estiman sus ingresos para poder predeterminar su aplicacin. Por lo tanto, la diferencia entre ambos presupuestos est en la finalidad que ambos tipos de entidades persiguen. Las entidades privadas buscan como fin primordial la obtencin de utilidades al tiempo que se proporciona un bien a la sociedad, mediante un uso apropiado de los recursos econmicos. Las entidades gubernamentales buscan fundamentalmente satisfacer las necesidades pblicas de la mejor manera con el fin de lograr una estabilidad econmica. 2) Por su Contenido. a) Principales: Son una especie de resumen en donde se presentan los puntos medulares que componen los elementos de la empresa b) Auxiliares: Muestran las operaciones estimadas de cada uno de los departamentos que conforman la empresa. Son una parte del presupuesto principal. 3) Por su Forma. a) Flexibles: Son aquellos que anticipan posibles variaciones o alternativas y tienen cierta elasticidad por posibles cambios. En este tipo de presupuestos existen diferentes planos de alternativas en caso de que las situaciones previstas cambien. Dichas variaciones se expresan fijando porcentajes de acuerdo a una base determinada. b) Fijos: Son aquellos presupuestos que permanecen iguales durante el perodo presupuestal, es decir, no se prevn las variaciones por posibles cambios. Sin embargo, esto no quiere decir que no se tengan que revisar peridicamente. 4) Por su Duracin. Para determinar el lapso que abarcarn los presupuestos se debern tomar en cuenta las operaciones que realice cada entidad. Pueden ser: a) A corto plazo, si el ciclo de operacin abarca un ao o menos. b) A largo plazo, los cuales se elaboran para ms de un ao. 5) Segn la tcnica de valuacin. Conforme a este criterio los presupuestos se consideran: a) Estimados: Son aquellos que se formulan en base a experiencias del pasado, es
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6. Responsabilidades
La responsabilidad del manejo del presupuesto y su control se delega, como se mencion anteriormente, a una persona que habr de fungir como Director del mismo, sin olvidar que todo el personal que ha participado en la elaboracin de los planes es responsable de su realizacin. La persona que lleva a cabo lo que plane hacer no puede eludir la responsabilidad por los resultados obtenidos, pues como dijimos antes, la realizacin que no resulta de acuerdo con lo planeado slo tiene dos orgenes: La mala planificacin o la ejecucin deficiente, y en cualquiera de los dos casos existe un responsable. Comit de Presupuestos. Debido a que en la elaboracin del presupuesto participa todo el personal de la empresa es conveniente que exista un Comit de Presupuestos integrado por los principales funcionarios, quienes representan a cada uno de los departamentos de la entidad, y que por lo general son el Director General, el Contralor y los Gerentes de Ventas y Produccin. Algunas veces se pueden incluir tambin a los Gerentes de personal y de compras, dependiendo de la constitucin de la empresa. El director del comit realizar, entonces, las labores de coordinacin y enlace entre los representantes de los departamentos que integran al Comit. 1,- Principales Funciones del Comit de Presupuestos. Las principales funciones del comit de presupuestos son: 1) Revisar y aprobar las previsiones de los diferentes departamentos de la empresa. 2) Examinar y aprobar las estimaciones de gastos departamentales. 3) Aprobar los Presupuestos Generales. 4) Someter al Consejo de Administracin dichos presupuestos para su autorizacin. 5) Ordenar estudios especiales de las desviaciones que al parecer del Comit lo ameriten. 6) Aprobar las modificaciones peridicas que deben hacerse a los presupuestos. 2.- Funciones del Director del Presupuesto. Las principales funciones del Director del Presupuesto deben ser. 1) Elaborar los instructivos necesarios para indicar a cada uno de los encargados de los presupuestos parciales el procedimiento a que debern sujetarse para su preparacin. Estos instructivos deben ser detallados y claros, con el fin de evitar malos entendidos. 2) Disear las formas que debern ser empleadas por todo el personal que intervenga en la elaboracin del presupuesto. 3) Supervisar los presupuestos, parciales para lograr su coordinacin y as poder preparar el Presupuesto principal. 4) Someter al Comit la aprobacin de los Presupuestos Generales.
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En donde a es el total de gastos fijos, y b es la contribucin marginal, es decir, la relacin de los gatos variables sobre las ventas, expresada como sigue: Ventas - Gastos Variables Gastos variables Contribucin Marginal = -------------------------Ventas
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Primero que nada habr que distinguir entre los gastos fijos y los gastos variables, de forma que: Gastos Fijos: Salario indirecto Papelera y artculos de oficina Seguros y Fianzas Depreciacin en lnea recta Mantenimiento de equipo de trabajo Total de gastos fijos Gastos Variables: Costo de ventas directo Comisiones sobre ventas Bonos a ejecutivos Total de gastos variables 310,000 30,000 10.000 350,000 60,000 15,000 12,000 85,000 44,000 216,000
Sustituyendo los datos anteriores en la frmula tenemos: Punto de Equilibrio = 216,000 / (1 - 350,000/900,000) Punto de Equilibrio = $ 353,450 pesos se deben vender para recuperar los costos
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A manera de ejemplo tenemos los siguientes datos: Ventas del ao anterior Factores especficos de ventas. De ajuste De cambio De crecimiento Fuerzas econmicas generales Influencia administrativa
Sustituyendo los datos anteriores en la frmula tenemos que las ventas ms los factores especficos se multiplicaron por 0.95 porque las fuerzas econmicas afectaron en un 5% a la empresa, por lo tanto, al 100% se le resta el 5%. La influencia administrativa contribuy a mejorar las ventas por lo que se les aumenta un 10%. PV = ((15, 000,000+ (-1, 500,000+900,00+500,000) x 0.95) x 1.1 PV = ((14, 900,000) x 0.95)1.1 = $15, 570,500 Importe de ventas del nuevo ejercicio = $15, 570,500 No basta confiar en la frmula para llevar a cabo el presupuesto de ventas, porque los factores externos no se pueden medir con exactitud pues no dependen de la empresa. El clculo resulta terico y por ello se recomienda tambin usar otros mtodos como son: a) Las proyecciones de Tendencias de Ventas: Este mtodo se aplica en productos con demanda fcilmente predecible y comportamiento estable. Se analiza cules han sido las ventas establecidas en el transcurso de un periodo de aos, y se hace un pronstico de las ventas futuras tomando en cuenta los efectos de los factores externos. b) Estudios de Campo: Este estudio es una investigacin de mercados para conocer las razones de preferencias del consumidor, la existencia de hbitos de compra, pronosticar la demanda o bien otros factores del mercado. Estos estudios son realizados por agencias externas con base de consultora, pero tambin pueden ser realizados por personal de la empresa, ya que los encargados de las ventas tienen un contacto ms estrecho con la situacin, conocen su producto, el mercado y al
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9. Periodo presupuestal
En un sistema de control presupuestal deben planearse absolutamente todas las operaciones que llevar a cabo el negocio en un tiempo determinado. El tiempo que abarque el perodo presupuestal depender de las operaciones que realice la empresa, pues existen industrias que necesitan pronosticar sus ventas con tres o cinco aos de anticipacin. Sin embargo, dada la complejidad de las operaciones que realiza una firma y por la dificultad de predecir con razonable exactitud todos los elementos y factores que afectarn su marcha en un perodo demasiado extenso, esta planeacin suele efectuarse en un estudio estratgico a largo plazo. Al agregar las situaciones cambiantes de los factores externos, se llega a la conclusin de que el perodo del presupuesto debe ser ms bien corto, como ya se explic antes. Se puede decir que el perodo ideal del presupuesto es el de un ao, ya que muchas empresas terminan sus operaciones cada ao, tanto desde el punto de vista fiscal como desde el punto de vista comercial. Este perodo presupuestal todava es susceptible de dividirse en meses, trimestres, etc., lo cual ayuda a efectuar de manera ms eficiente las comparaciones de lo real con lo presupuestado y a tomar las medidas correctivas a tiempo de mejorar la situacin.
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