ERGONOMIA DE UNA SECRETARIA

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ERGONOMIA DE UNA SECRETARIA Qu es la ergonoma? Es la Ciencia que estudia la capacidad y la psicologa de las personas en relacin con su trabajo y con quien lo realiza , la maquinaria o equipo que maneja, y trata de mejorar las condiciones, el ambito de trabajo. La ergonomia se utiliza para determinar cmo disear, adaptar el lugar de trabajo para el trabajador con el fin de evitar distintos problemas de salud,y asi poder tener un rendimiento mejor en su trabajo como puede ser aumentar la productividad y la eficiencia, tener condiciones mas sanas y seguras. En ella abarca distintos factores que pueden influir en la comodidad y la salud del trabajador, comprendidos como la iluminacin, el ruido, la temperatura, las vibraciones, el diseo del lugar en que se trabaja, el de las herramientas, el de las mquinas, el de los asientos y el calzado y el del puesto de trabajo, incluidos elementos como el trabajo en turnos, las pausas y los horarios de comidas.

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El departamento de recursos humanos de la empresa moderna debe prestarle atencin cul debe ser el perfil, personalidad que debe cumplir la secretaria ejecutiva en pro del desempeo de sus funciones que garantice operatividad eficaz al gerente. Adems de requerir el aseguramiento de una personalidad que demuestre seguridad en sus funciones, gracias a los conocimientos, experiencia, habilidades que se tiene, aunado al alcance repercusiones que genera los fundamentos bsicos administrativos, es necesario contar con otras caractersticas en donde este demostrada la asertividad, confianza, autoestima, necesidades de logro, motivacin, comunicacin trato. Images,google.com.ve nos recuerda sobre la relevancia de la personalidad, que : La personalidad es la sntesis de todas las caractersticas que perfilan a un individuo de la raza humana. Es la resultante de todos nuestros conocimientos, pensamientos, sentimientos, habilidades, fracasos, xitos, proyectos, virtudes, vicios y en general de odas nuestras experiencias. Una parte es innata y la otra parte es adquirida. Algunos rasgos de personalidad ms congeniales con el puesto de secretaria seran: FSICOS

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Buena salud, belleza, aspecto distinguido, tono agradable de voz, sonrisa agradable, buena educacin, peinado y maquillaje naturales. MENTALES Se exige un buen grado de cultura escolar, porque de ordinario el jefe de la secretaria es una persona de cierto nivel, es un profesionista y adems porque a la secretaria le toca tratar a personas de todos los niveles culturales. DE CARCTER Lista de rasgos que con la experiencia y sentido comnse podr entender y aplicar: 1. Ser Corts, respetuosa, saber escuchar con atencin. 2. Flexible, adaptable a las personas y a las situaciones 3. Ordenada, ubica cada objeto en su lugar, cada actividad en su momento, no se fa de la improvisacin. 4. Emocionalmente estable, sabe dominar sus propios sentimientos y las situaciones externas; se controla y se controla. 5. Segura 6. Prudente y sensata, es oportuna y trata con tacto los problemas 7. Ejecutiva, es eficiente y decidida, no deja las cosas para maana, tiene iniciativa 8. Paciente, tolera sus fallas y sobrelleva los defectos que tan a menudo hacen difcil el trato con el prjimo. 9. Optimista, alegre
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10. 11. 12. 13.

Discreta Honrada y honesta Servicial Fiel y leal a su jefe y a la empresa

Por supuesto, la gerencia no puede descuidar que se deteriore la personalidad de su secretaria, garantizar un trato justo, corts, ecunime, de respeto, sin acosamiento. Proporcionar la capacitacin y desarrollo de la secretaria antes las exigencias que la cultura organizacional demanda. LA SECRETARIA EJECUTIVA MODERNA

Los escenarios econmicos en donde operan las empresas se caracterizan por ser proactivos, cambiantes, retadores, con grandes oportunidades yen donde salen avante aquellas empresas que se han preparado para ello, que cuentan con un buen recursos humano, ejecutivos capacitados, capaces de actuar en estas caractersticas. A todo ello se agrega ,como lo indica Fernando Vigorena, que vivimos un cambio de poca y no una poca de cambios lo que se traduce en un verdadero proceso de anorexia estructural que vive la empresa moderna, externalizacin de
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funciones medio hacia proveedores externos, estructuras en redes, el paso de mercados masivos a mercados segmentados y en general un ambiente poco propicio para "hacer carrera laboral", en empresas con estructuras desmontables, descartables, transportables, desechables y hasta virtuales que estn en permanente cambio. En este contexto el trabajo de secretaria tradicional pasa a constituir pieza de museo y surge una nueva actividad, la de una secretaria, asistente Emprendedora, una profesin de apoyo a la gestin. La gerencia ante esta realidad de los cambios, grandes retos que hoy se dan en los escenarios, ms en uno turbulento, agresivo, riesgoso, incierto cono, el venezolano, debe contar con la colaboracin de una secretaria ejecutiva, proactiva, que permita transitar exitosamente en este proceso se hace necesario, cada vez ms, adquirir nuevos conocimientos, en un mundo en el que se maneja mucha informacin Definitivamente, la secretaria ejecutiva moderna desempea en el presente un rol muy importante en pro de la eficacia, rendimiento, productividad del gerente. Debe contar con una serie de atributos que le permitan desempear su rol proactivamente, cumplir con sus funciones, ante las nuevas exigencias que demandan las organizaciones que se han propuesto ser exitosas, poder cumplir stas, con su misin, desempearse adecuadamente en los nuevos escenarios que el presente exige. Muy vlido cuando se comenta, que se tenga presente que la secretaria ejecutiva, es el brazo derecho del gerente pudindole sustituir en ciertos casos, incluso cuando este
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viaja. Lleva a cabo las funciones que le han sido delegadas, aplicando su propia iniciativa y criterio, de modo que los asuntos importantes reciban la atencin necesaria, para reducir al mnimo el vaco ocasionado por la ausencia del jefe. Es necesario contar con conocimientos bsicos de los actuales tpicos gerenciales modernos; a fin de interpretar el lenguaje de los actuales ejecutivos, saber los fundamentos bsicos que la telemtica presenta en funcin de un desempeo exitoso en el ejercicio funcional de la secretaria. Haber alcanzado un buen crecimiento personal , empata, trato, manejo adecuado de las interrelaciones humanas, servicio al cliente, amabilidad, asertividad, presencia, seguridad, autoestima alta, responsabilidad, moral, tica, aspiraciones, superacin, creatividad, autoconocimiento de si mismo. A todo ello se debe considerar en la actualidad lo que aporta por ejemplo, nujeresdeempresas.com, en relacin a un tpico que muchas empresas han descuidado, como es el concerniente que a igual que las organizaciones exigen de sus directivos capacidad de liderazgo, habilidad para comunicar y visin a largo plazo, las secretarias van asumiendo nuevas responsabilidades y abandonando otras. Sobre todo desde mediados de los aos noventa, cuando las tecnologas de la informacin y comunicacin sacudieron hasta sus cimientos una serie de conceptos de la gestin empresarial. Definitivamente es vlido cuando se indica, que una secretaria es una colaboradora inmediata de un centro de
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gestin, con un conocimiento cabal de las actividades de su jefe y del sector en que trabaja, adems est capacitada para la delegacin de ciertas reas o trabajos que desarrollan o pueden desarrollar sus jefes Es decir, en general se ocupa de: * Organizar, y en ciertos casos, asistir a reuniones * Establecer buenos contactos telefnicos * Redactar y presentar correctamente informes, comunicados, etc. * Planificar su tiempo y el de su jefe * Preparar y tratar la informacin adecuadamente * Concertar, acoger y atender a las visitas * Preparar presentaciones de productos o servicios * Organizar los viajes de negocios, etctera. Resumiendo, se nos indica, debe saber: Trabajar en equipo gestionando todo aquello que su jefe delega en ella y establecer relaciones personales efectivas con el entorno interno y externo de la empresa Muy importante lo que indica Fernando Vigorena,, que una secretaria que centre su futuro en sus capacidades tcnicas no estar aprovechando el cambio de poca que se esta verificando, sino ms bien estar preparndose slo para sobrevivir. Quienes sepan que slo el cambio de uno mismo podr asegurar un xito, sern las secretarias del Siglo XXI. SECRETARIAS EJECUTIVAS Y COMPETENCIAS ACTTUDINALES

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Carlos Mora Vanegas Las secretarias ejecutivas desempean un rol muy relevante en pro de la colaboracin de que el gerente desempee sus funciones de la manera ms eficiente que garantice el desempeo esperado en pro del desarrollo, xito de la empresa. Para ello es necesario contar con una secretaria que adems de sus competencias administrativas, destrezas, habilidades en el ejercicio de su funcin tenga una alta confiabilidad en lo concerniente a sus competencias actitudinales, las cuales se le ha descuidado mucho y requieren drsele la atencin necesaria para garantizar un excelente rol de la ejecutiva moderna. No se puede ignorar, que el presente muestra grandes transformaciones econmicas, comerciales en los actuales escenarios en donde se desenvuelven las empresas en pro de tener una participacin preactiva, que le garantice no solo con quista de mercados, sino permanencia. Todo ello hace que la empresa moderna se involucre ms en cul debe ser su recurso humano apto para garantizar un buen desempeo, productividad y desde luego, uno de los actores importantes es la secretaria ejecutiva que debe ser
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un buen aval de ayuda, cooperacin en pro del desempeo de la gerencia. El compromiso, participacin de la gerencia moderna obligan a reesctrucutrar el perfil de la secretaria ejecutiva y en donde a la hora de contratarla, se debe tomar muy en cuenta las competencias, pero especialmente las actitudinales, y otros aspectos que permitan seleccionar la idnea en el desempeo del cargo, en escenarios que se caracterizan por: La Importancia significativa del conocimiento, no slo en la esfera de lo econmico, donde la vitalidad de los sistemas productivos y la competitividad internacional dependen cada vez ms de innovaciones tecnolgicas y del conocimiento concomitante- sino tambin en todas las otras esferas socioculturales, llevando a considerar la sociedad actual como la sociedad del conocimiento (Garca, 1996). El rol de las comunicaciones, la nuevas apertura que ha generado Internet, informtica que conlleva a saber manjar sus fundamentos bsicos que le den paso al manejo de herramientas que faciliten las comunicaciones y otras operaciones de oficina ms fcilmente Las exigencias que los sistemas econmicos y comerciales hoy demandan a las empresas para ser competitivas y la forma de cmo colaborar con la gerencia en pro de facilitar su desempeo. La exigencia de responder a nuevas e impredecibles necesidades productivas y de ocupacin. El rol, alcance de la competitividad.
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Lo cierto que al evaluar los requisitos que deben cumplir las secretaria ejecutivas en la actualidad , se debe tener muy en cuentas todas las capacidades, competencias que el cargo demanda, no obstante, consideramos se haga nfasis en una de las grandes debilidades que se encuentra en el ejercicio de la funcin. como son lo relacionado a las competencias actitudinales Sobre ella se ha escrito, que las competencias actitudinales, forman, junto a los conocimientos y habilidades, la triada de competencias laborales, que en su estndar ms alto definen nuestras fortalezas de trabajo. La actitud, a diferencia de las otras competencias mencionadas, generalmente es una cualidad innata del ser humano y no fcilmente pasible de ser aprendida o adquirida, como si pueden serlo los conocimientos (en idiomas, por ejemplo) o las habilidades (prctica en el uso de un software en particular).Es importante par ambos actores la gerencia y su secretaria ejecutiva contar con buenas competencias actitudinales, por ejemplo la correspondiente al gerente seran: capacidad de Liderazgo; Iniciativa y tenacidad; Relaciones pblicas; Comunicacin ; Planificacin y organizacin estratgica; Orientacin a resultados; Orientacin a la calidad; Conciencia organizacional; Autoridad; Desarrollo y motivacin de personas; Trabajo en equipo y delegacin; Negociacin y persuasin; Asuncin de riesgos; Confianza en s mismo y autocontrol. En lo concerniente a la Secretarias: Auto confianza.
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 Auto desarrollo. Auto motivacin. Comunicacin interpersonal. Disponibilidad. Gestin de conflictos. Gestin de recursos. Impacto e influencia Autoestima y asertividad Trato Necesidades de logro Es necesario prestarle mucha atencin al ejercicio de las funciones, desempeo de la secretaria, y determinar cmo esta est plenamente identificada con su rol y si realmente ha evaluado su responsabilidad, alcance, repercusiones que genera su participacin en apoyo de la gestin del gerente. Evaluar, que tanto demuestra su autoconfianza en ella misma, su seguridad, sus emociones, comunicaciones, as, si est plenamente identificada con su desarrollo, necesidades de logros, autoconocimiento de si mismo, motivacin, saber escuchar, ser asertiva, respetuosa, maneja adecuadamente las interrelaciones humanas. En la medida que la gerencia colabore con el desarrollo, compromiso y logro de las funciones eficaces de su secretaria en el desempeo de sus funciones, le ayudar significativamente a lograr los objetivos propuestos, en donde ambos, se beneficiarn y cumplirn con una verdadera integracin de equipo que conllevar resultados beneficiosos.
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FLEXIN DE TRONCO

-Brazoz doblados -manos en codo contrario -flexion lateral del tronco -5 segundos a cada lado, hasta sentir una suave tensin Publicado por constanza en 07:24 0 comentarios Publicado por constanza en 07:20 0 comentarios Etiquetas: bX-6tnmaz
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EXTENSIN DE BRAZOS

Extender los brazos Juntar las manos 5 segundos Extender brazos hacia adelante hasta sentir una suave tensin Publicado por constanza en 06:55 0 comentarios EXTENDER MUECAS

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Extensin de mueca y estiramiento del antebrazo Ambas palma una contra otra Ddedos hacia arriba Movimiento hacia abajo de estiramiento de muecas 8 segundos, extendiendo cada antebrazo hasta sentir una suave tensin Publicado por constanza en 06:46 0 comentarios ESTIRAR LA ESPALDA

Brazos sobre la cabeza Palmas arriba Dedos cruzados 5 segundos extender cada brazo hasta sentir una leve tensin Publicado por constanza en 06:37 0 comentarios
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ERGONOMIA COMODIDAD Y SALUD

Pasa horas y horas frente al monitor. Siente molestia en dedos, antebrazo, muecas. Cansancio en brazos, espalda y sus ojos, simulan ser los de drcula. Posiblemente usted tenga problemas producto de una mala postura en el uso de la computadora. Con la intensa penetracin en el uso de computadoras en el mundo, su uso en el hogar, en la oficina y en la escuela, puede ocasionar, a largo plazo, problemas en las personas que, por desconocimiento o por las condiciones del rea de trabajo, no sean las adecuadas Publicado por constanza en 06:01 0 comentarios jueves 11 de octubre de 2007

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ENFERMEDADES DE LA SECRETARIA Bursitis: inflamacin de la cavidad que existe entre la piel y el hueso o el hueso y el tendn. Se puede producir en la rodilla, el codo o el hombro. Celulitis: infeccin de la palma de la mano a raz de roces repetidos. Cuello u hombro tensos: inflamacin del cuello y de los msculos y tendones de los hombros. Dedo engatillado: inflamacin de los tendones y/o las vainas de los tendones de los dedos, Incapacidad de mover libremente los dedos, con o sin dolor. Epicondilitis: inflamacin de la zona en que se unen el hueso y el tendn. Se llama "codo de tenista" cuando sucede en el codo. Ganglios: un quiste en una articulacin o en una vaina de tendn. Normalmente, en el dorso de la mano o la mueca. Osteoartritis: lesin de las articulaciones que provoca cicatrices en la articulacin y que el hueso crezca en demasa. Tendinitis: inflamacin de la zona en que se unen el msculo y el tendn. La profesin de auxiliar administrativo est orientada a realizar actividades elementales en centros privados o pblicos. Sus funciones principales estn relacionadas con el trabajo de oficina, como pueden ser:

Tramitar correspondencia, su entrada y salida.

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Recepcin de documentos. Atender llamadas telefnicas. Atender visitas. Archivo de documentos. Clculos elementales. Informar sobre todo lo referente al departamento del que depende. Estar al da de la tramitacin de expedientes. Tener actualizada la agenda, tanto telefnica como de direcciones, y de reuniones. Poseer conocimiento de los departamentos de las Administraciones Pblicas con los que est ms relacionada la seccin de que dependa. Asimismo, tener conocimiento del manejo de maquinaria de oficina, desde calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los programas informticos que conllevan. Amplios conocimientos en protocolo institucional y empresarial.

En definitiva, la figura de la persona profesional del secretariado es como gestora del tiempo del directivo con el que colabora, para que ste no deba preocuparse ms que en la toma de decisiones que beneficien el progreso de la compaa. CENTROS DE TRABAJO DE UNA SECRETARIA Pueden ser cualquier lugar donde sea necesaria una persona que tenga la capacidad suficiente, pudiendo ser una empresa
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privada, una Administracin Pblica o cualquier otro lugar donde se deban desarrollar las funciones descritas. En las distintas Administraciones Pblicas se requieren otras caractersticas aadidas a las exigidas y que estn redactadas en las distintas leyes estatales, autonmicas o locales para tener acceso al puesto de trabajo, asimismo es necesario superar alguna prueba consistente en responder una serie de preguntas o realizar un supuesto prctico o alguna prueba con la tecnologa que se utiliza en ese momento, como puede ser de mecanografa o soltura con algn software informtico, donde se demuestra que tiene la capacitacin necesaria para el desempeo de la tarea. La ventaja de trabajar en las Administraciones Pblicas se halla en que es un trabajo para toda la vida (funcionario pblico) mientras las leyes no digan lo contrario. En algunas empresas privadas tambin se da algn caso puntual donde es necesario realizar alguna prueba demostrativa corporal de capacitacin, pero muchas de stas pueden ser empresas familiares donde todo quede entre parientes, siendo ellos mismos los que ejerzan de jefes y trabajadores, por lo que el acceso es ms limitado. pero que es secretaria en si es una persona que ejerce un trabajo en oficina y que es muy indispensable su labor. 1 - Qu hace una secretaria virtual? Normalmente una secretaria virtual desarrolla un nmero de actividades dependiendo directamente de las habilidades y
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conocimientos que posee, pueden llevar la agenda del contratante, atendiendo y anotando los mensajes telefnicos, as como organizarle las citas. Generalmente cuentan con una oficina virtual donde el jefe, no importa donde est, accede a travs de una clave y ve todo el trabajo y las citas que le ha organizado. HERRAMIENTAS Como suelen atender a ms de un cliente, que son de lo ms variados, van desde empresas, pymes hasta profesionales independientes, utilizan un contador de tiempo del tipo "http://www.syntap.com/ Time Stamp", Open Source. Este software les permite emitir un resumen mensual por cliente, que resulta muy til en el caso de haber pactado un pago por hora. Adems es la constancia y registro de los trabajos realizados que pueden enviarse junto con la factura de cobro. Otra herramienta que no puede faltar es un mensajero instantneo, tipo Messenger, icq, irc, yahoo u otros. El http://www.ceruleanstudios.com/downloads/ Trillian puede ser muy til ya que permite tener en un solo lugar a todos los mensajeros instantneos a la vez. Estar en lnea permanentemente da seguridad al cliente, pero requiere que tengamos una buena conexin. Si el trabajo aumenta, hay que pensar en conseguir una conexin de banda ancha y animarse a utilizar la webcam para verse con el cliente.
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En Argentina, el valor por hora de una secretaria virtual oscila entre $ 30 y $ 50. Si ests investigando para introducirte en esta actividad, te conviene vincularte con quienes ya estn en el tema en sitios como http://www.tic.org.ar/ www.tic.org.ar o http://www.secretariasenred.com/secretarias_freelance.htm http://www.secretariasenred.com/secretarias_freelance.htm Las empresas que contratan estos servicios se ven beneficiadas ya que cuentan con asistencia profesional cada vez que lo necesitan sin sobrecargar sus costos. Contar con la persona adecuada en el momento preciso, puede mejorar la relacin con un cliente y como consiguiente efecto lograr nuevas ventas y oportunidades de negocios. Resulta til para agregar horas a los horarios normales para atender clientes en pases con usos horarios diferentes, o como refuerzo de una secretaria presencial en pocas de mucho trabajo. Garantizar un excelente trabajo profesional en la atencin al cliente, respetando las indicaciones, manejndose con reserva y respeto, es la clave del xito de una secretaria virtual. HERRAMIENTAS INFORMTICAS PARA UNA GESTIN EFICAZ EN EL REA DE SECRETARA - PRESENTATION TRANSCRIPT
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Mdulo de Tecnologa en Informacin Secretarial Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Elaborado por: Lic. Ximena Torres Asesor: Ing. Patricio Medina 2009 Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Gestin Herramientas Informticas TECNOLOGA EN INFORMACIN SECRETARIAL Eficaz en el rea de Secretara Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Hace referencia a todos los programas de softwareHerramientas para oficina que permiten realizar las tareas que normalmente se llevan a cabo en una oficina. En especial un paquete incluye, por lo tanto, los siguientes programas Una herramienta Una hoja de clculo Procesamiento de textos de software: Un programador Una base de datos de presentacin Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara A Apple Microsoft Office continuacin se enumeran los principales paquetes: Open Office IBM/Lotus SmartSuite Sun StarOffice Works Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara El trabajo administrativo que realiza cadaGestin Eficaz de la Secretaria Secretaria puede ser diferente dependiendo del tipo de actividad al que est En forma general, las ocupaciones administrativas que ladedicada la empresa. secretaria suele desempear son:
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 Redactar comunicaciones Tomar dictados y transcribirlos Realizar trabajos y de mecanografa Preparar reuniones y juntas Organizar entrevistas y viajes Archivar la correspondencia de la oficina Custodiar los documentos de la oficina Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Qu cualidades debe tener una secretaria para desempear bien su rol? Discrecin Es vital para una persona que ocupa especialmente un cargo de confianza, como lo es el cargo secretarial, dado que tiene acceso a material reservado. Hay que mantener el material alejado de miradas indiscretas, adems de todo lo que pasa por tus manos. La discrecin tambin es aplicable a la hora Puntualidad Ten ende elegir la vestimenta adecuada para el ambiente laboral. cuenta que la puntualidad es una manifestacin de seriedad y formalidad. No solamente para llegar al trabajo, sino tambin a la hora de entregar un trabajo como en el cumplimiento de los horarios y/o calendarios asignados a cada tarea. Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Paciencia Esta es una virtud indispensable si eres secretaria; enfurecerse jams ha dado buenos resultados, slo sirve para descargar nuestros nervios sobre los Organizacin Una secretaria debe ser organizada, sin excusas. Lasdems. personas que se relacionan contigo deben tener confianza en ti y estar Lealtad Latranquilas de
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que tendrn el trabajo solicitado en tiempo y forma. lealtad es otra de las caractersticas indispensable para el cargo. Sin embargo, lealtad no significa quedarse en las buenas y las malas, o dedicarse a pesar de Significa que nos damos cuenta de las debilidades de nuestros superiores y no las revelamos. Defendemos, si es necesario, a los que trabajan con nosotros. Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara Responsabilidad La responsabilidad es vital en un cargo secretarial. Una profesional evita cometer errores de cualquier tipo, se comporta con diligencias ante las visitas y se atiene con puntualidad a los horarios, mantiene el orden de la oficina y es discreta en el telfono. Conclusin Siempre recuerda que t misma sers quien, desempeando tu cargo con responsabilidad e inteligencia, le dar categora e importancia a tu puesto. Si conocemos nuestros defectos podemos llegar a corregirlos. Si eres nerviosa, puedes intentar frenar tus impulsos y no dejarte llevar por ellos. Una secretaria debe intentar mejorar siempre sus aptitudes y si tenemos habilidad para una determinada faceta, debemos explotarla.

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Herramientas Informticas para una gestin eficaz en el rea de Secretara http://www.creacionempresa.es/caracteristicaLinkografa http://www.monografias.com/trabajos67/softsindispensables-en-una-secretaria/ wareaplicacion/software- aplicacion2.shtml?monosearch

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