BAB IV KEGIATAN MAGANG DI IFRS dr. SOEBANDI A. Depo Gudang Farmasi RSD dr.

Soebandi Gudang Farmasi Rumah Sakit merupakan salah satu unit yang menggunakan biaya terbesar di rumah sakit, sehingga seleksi yang kurang efektif dan efisien akan memberikan pengaruh yang besar kepada rumah sakit. Untuk melaksanakan managemen obat di rumah sakit secara efektif, diperlukan pengetahuan yang mendalam mengenai logistic. Logistik adalah tahapan dalam Drug Management Cycle yaitu pengetahuan mengenai seleksi, pengadaan, distribusi persediaan dan penggunaan. Semua proses siklus diatas memerlukan pengawasan, pemeliharaan pemantauan, administrasi, pelaporan, dan evaluasi. Tujuan dari pengelolaan obat adalah tersedianya Perbekalan Farmasi yang bermutu dalam waktu dan jumlah yang tepat sesuai spesifikasi dan fungsi yang ditetapkan. Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di Gudang Farmasi RSD dr. Soebandi meliputi : Perencanaan dan penyusunan kebutuhan, penerimaan, pemeriksaan barang, pengirimman barang ke depo farmasi dan ruangan. Pendistribusian perbekalan Swadana setiap hari dilakukan hamper ke setiap depo farmasi lain, dengan alur permintaan barang sesuai dengan buku permintaan barang(defekta). Adapun prosedur tetap alur barang di Gudang Farmasi RSD dr. Soebandi : a. Dengan data dari setiap depo farmasi,Instalasi Farmasi mengajukan usulan/perencanaan kebutuhan obat/AMHP (Alkes Medis Habis Pakai) kepada direktur tiap tiga bulan. b. Dengan persetujuan direktur, kebutuhan farmasi diadakan oleh panitia pengadaan Rumah Sakit. c. Rekanan yang ditunjuk oleh rumah Sakit, mengirimkan barang ke rumah sakit, diterima/dicek oleh tim penerimaan medis rumah sakit (antara lain anggotanya dari Gudang Farmasi/dan Distribusi Farmasi). d. Gudang Farmasi menerima barang, selanjutnya disimpan dengan dilengkapi dokumentasi administrasi. e. Gudang Farmasi menegluarkan barang ke depo lain dan ruangan atas dasar permintaan (menggunakan buku defekta).

Penerimaan dan pemeriksaan barang merupakn proses lanjutan setelah pengadaan. Rekanan mengirimkan barang yang telah dipesan selanjutnya diterima oleh bagian Depo Gudang Farmasi dan dilakukan pemeriksaan barang. Pemeriksaan barang bertujuan untuk mengatasi kesesuaian barang yang diterima (sesuai dengan spesifikasi obat) dengan SP. Selain itu dengan pemeriksaan dapat diketahui kondisi barang yang diterima dan batas Expired Date (ED). Prosedur penerimaan barang : a. Perbekalan Farmasiyang datang diterima oleh penanggung jawab gudang dan dilakukan pengecekan secara fisik. b. Pastikan kesesuaian antara pesanan dengan barang yang meliputi : Kebenaran jumlah kemasan Kebenaran jumlah satuan dalam kemasan Kebenaran jenis produk yang diterima Kebenaran identitas produk Kebenaran kondisi kemasan seperti yang disarankan Tanda-tanda kerusakn Kelainan warna, bentuk, dan kerusakan produk Terlihat partikel atau benda asing dalam cairan atau kemasan Terlihat kebocoran

c. Pastikan ketiadaan hal-hal sebagai berikut :

d. Waktu kadaluarsa memadai e. Pastikan adanya dokumentasi penerimaan meliputi ; Faktur atau surat penyerahan barang Kartu stok Buku pembelian Pengarsipan faktur

f. Tim pemeriksa barang melakukan ricek perbekalan farmasi yang datang Barang yang telah diterima dan diserahkan ke Gudang Farmasi selanjutnya disimpan sesuai dengan ketentuan dan aturan penyimpanan. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu barang, menjaga kelangsungan persediaan, memudahka pencarian dan pengawasan serta menghindari penggunaan yang tidak bertanggung jawab. Kegiatan-kegiatan penyimpanan meliputi pengaturan tata ruang dan penyusunan stok, pengmanan mutu obat, pencatatan mutu obat, dan ED.

Ruangan Gudang farmasi dibagi menjadi : 1. Ruang transit, terdiri dari ruang penerimaan dan pemeriksaan barng. Barang-barang dari distributor/supplier diterima dan diperiksa kelengkapan barang serta administrasinya. 2. Ruang penyimpanan Ruang penyimpanan dibagi menjadi tiga, yaitu : ruang penyimpanan untuk pasien reguler, pasien askes dan pasien maskin. Penyimpanan barang harus disesuaikan dengan sifat-sifat fisis atau kimia dari barang yang bersangkutan. Penyimpanan obat psikotropika dan narkotika disimpan di almari tersendiri (sesuai ketentuan), setiap obat baik penyimpanan, pemasukan maupun pengeluaran dicatat dan dilenkapi di kartu stok. Pengeluaran obat harus berdasarkan resep. Setiap pengeluaran dan pemasukan harus dicatat dalam kartu stok dan diparaf. 3. Ruang administrasi Ruang administrasi merupakan ruang untuk kepala Gudang Farmasi, dan ruang kantor staf gudang farmasi untuk pelaporan dan pencatatan bagi penerimaan dan pengeluaran barang. 4. Ruang pengeluaran (ruang penyiapan pesanan) Ruang pengeluaran barang digunakan untuk pemeriksaan kelengkapan administrasi barang dan persiapan penyerahan barang ke depo dan ruangan. Pengeluaran barang dilakukan dengan sistem FIFO (First In First Out) dengan dasar pertimbangan waktu kadaluarsa.barang yang datang terakhir tetapi waktu kadaluarsa sudah dekat maka harus tetap dikeluarkan lebih dulu. Untuk memudahkan pengawasan batas ED maka tanggal ED ditulis di box atau kemasan bagian luar yang mudah terbaca sehingga kemungkinan kerusakan barang karena ED yang terlampaui batas dapat dihindari. Pendistribusian barang-barang dari Gudang farmasi menggunakan sistem floor stock berdasarkan permintaan dari depo farmasi (rawat jalan,rawat inap,operasi dan gawat darurat), laboratorium klinik, dan ruangan/poliklinik. Kegiatan mahasiswa magang di depo gudang farmasi meliputi : pencatatan administrasi gudang, pelayanan obat dan alkes (defecta) dari masing-masing depo farmasi yang ada di RSD dr. Soebandi, serta pencocokan faktor pembelian dengan barang yang datang.

B. Depo Farmasi Rawat Inap (UDD) RSD dr. Soebandi Pengertian pasien UDD (Unit Dose Dispensing) adalah pasien rawat inap yang dilayani dengan obat yang dikemas, diserahkan, dan dicatat dalam dosis terbagi dalam jumlah yang cukup untuk sekali pemakaian. Dasar pelaksanaan UDD IFRS dr. Soebandi adalah sebagai berikut : 1. SK Dirjen YANMED No. 4428/YANMED/SK/1989 tentang farmasi satu pintu. 2. Peraturan pemerintah No 51 tahun 2009 tentang Pekerjaan Kefarmasian. 3. SK Direktur RSD dr. Soebandi No. 800/SK/436.7/2002 tentang pelayanan UDD di Rumah Sakit. Pada bulan Agustus 1999 Depo Farmasi UDD RSD dr. Soebandi mulai beroperasi dengan melayani beberapa ruang rawat inap. Depo ini mulanya dimaksudkan merupakan strategi farmasi satu pintu dan sarana ideal dalam peningkatan peran Farmasi Rumah Sakit untuk asuhan kefarmasian tetapi kemudian pada April 2004, UDD mulai melayani semua ruang rawat inap. Per tanggal 1 Juli 2010, UDD di RSD dr. Soebandi beroperasi 24 jam. Depo farmasi UDD dikoordinasi seorang apoteker spesialis Farmasi Rumah Sakit dibantu oleh seorang koordinator, sebelas orang AA (Asisten Apoteker), dan seorang SIM (Sistem Informasi Manajemen). Peran Farmasi Rumah Sakit melalui pelayanan UDD adalah sebagai berikut : 1. Mengefisiensikan waktu pasien karena pasien tidak harus mengantri panjang untuk memperoleh obat. 2. Menguntungkan pasien karena obat yang dibayar adalah obat yang digunakan, jika ada sisa obat bisa dikembalikan (retur). 3. Pemberian saran atau intervensi farmasi terhadap DRP yang teridentifikasi sebelumnya. 4. Pencegahan DRP dengan melakukan regimentasi dosis ulang. 5. Konseling farmasi dan pemberian informasi obat kepada pasien atau keluarganya. 6. Memonitoring dan memotivasi kepatuhan pasien. 7. Memonitoring perilaku penulis resep. 8. Memonitoring rasionalitas dan keamanan penggunaan obat. 9. Melakukan studi penggunaan obat.

Kegiatan di depo farmasi UDD meliputi pelayanan mulai dari visitasi farmasis, skrining resep atau terapi, peracikan (dispensing) sampai penyerahan obat kepada pasien, untuk alkes melayani resep sesuai permintaan darin dokter penulis resep. Sistem pembayaran di UDD yaitu awalnya pasien diminta untuk mengisi surat kesanggupan pembayaran dan seterusnya membayar sesuai dengan catatan obat dan alat kesehatan pada lembar perincian pemakaian obat (LPO). Kegiatam mahasiswa magang di depo farmasi UDD meliputi 2 kelompok yaitu : 1. UDD 1 (Dispensing R/ Rawat Inap) Kegiatan yang dilakukan di UDD 1 yaitu sistem dispensing (farmasis bangsal) berorientasi pada pasien yang meliputi pencatatan terapi pasien, memeriksa sisa obat dan emergency kit, mencatat harga obat dan alkes pada lembar LPO (Lembar perincian Obat), kemudian menyiapkan obat dan alat selanjutnya mengirim ke ruangan-ruangan. Penyimpanan obat di depo farmasi UDD berdasarkan alfabetis, bentuk sediaan dan suhu penyimpanan. Setiap hari dilakukan pengecekan terhadap ketersediaan obat dan alkes, apabila obat dan alkes hampir habis, maka petugas membuat permintaan ke gudang farmasi dengan mencatat kebutuhan obat dan alat pada buku defecta. 2. UDD 2 (Preparasi Sitostatika + PFT) Kegiatan yang dilakukan di UDD 2 yaitu preparasi Sitostatika dan peranan Panitia Farmasi Terapi (PFT). Kegiatan preparasi sitostatika dilakukan oleh seorang petugas yang setiap enam bulan dilakukan pergantian. Setiap petugas yang melakukan kegiatan preparasi sitostatika diwajibkan menggunakan perlengkapan preparasi dan melakukan kegiatan preparasi sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan. Perlengkapan yang digunakan antara lain : topi, kacamata, masker, handscoon, baju dan sepatu.

KESIMPULAN : 1. DEPO GUDANG Kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan di Gudang Farmasi RSD dr. Soebandi meliputi : Perencanaan dan penyusunan kebutuhan, penerimaan, pemeriksaan barang, pengirimman barang ke depo farmasi dan ruangan. Pendistribusian perbekalan Swadana setiap hari dilakukan hamper ke setiap depo farmasi lain, dengan alur permintaan barang sesuai dengan buku permintaan barang(defekta). 2. DEPO RAWAT INAP (UDD) Depo farmasi UDD dikoordinasi seorang apoteker spesialis Farmasi Rumah Sakit dibantu oleh seorang koordinator, sebelas orang AA (Asisten Apoteker), dan seorang SIM (Sistem Informasi Manajemen). Kegiatan yang dilakukan di UDD 1 yaitu sistem dispensing (farmasis bangsal) berorientasi pada pasien yang meliputi pencatatan terapi pasien, memeriksa sisa obat dan emergency kit, mencatat harga obat dan alkes pada lembar LPO (Lembar perincian Obat), kemudian menyiapkan obat dan alat selanjutnya mengirim ke ruangan-ruangan. Kegiatan yang dilakukan di UDD 2 yaitu preparasi Sitostatika dan peranan Panitia Farmasi Terapi (PFT).