BAB I PENDAHULUAN A.

GAMBARAN UMUM LOKASI

1. Sejarah Singkat Rumah Sakit

Rumah sakit ini didirikan kurang lebih tahun 1917 oleh pemerintah Belanda sebagai rumah sakit militer yang dipimpin oleh seorang dokter Belanda. Selain merawat penderita Belanda, juga melayani masyarakat umum dengan membawa pengantar dari aparat desa. Pada awal tahun 1942 yaitu masa penjajahan Jepang, Rumah sakit Belanda dalam kekuasaan Jepang dan hanya khusus merawat tentara Jepang. Pada tahun 1945 setelah Jepang menyerah, rumah sakit ini berubah menjadi rumah sakit PMI Magelang, dan sejak 1 januari 1947 Rumah sakit PMI berganti nama menjadi RSU wates Magelang. Pada tanggal 1 maret 1948 RSU wates diserah terimakan dari pemerintah kepada kepala DKT Divisi III dan diganti namanya menjadi RST Divisi III yang dipimpin oleh kolonel dr.Soetono. Sejak 1 november 1973 nama rumah sakit diganti menjadi RS Dr.Soedjono untuk mengabadikan nama letkol dr.Soedjono seorang dokter Brigade kuda putih yang gugur ditembak Belanda didesa pogalan kecamataan pakis kabupaten Magelang. Sejak saat didirikan sampai tahun 1980 kondisi bangunan rumah sakit ini tidak mengalami perubahan atau pun penambahan kalaupun ada sifatnya hanya pemeliharaan atau perbaikan bangunan yang ada. Baru mulai 1981 ada beberapa penambahan bangunan antara lain bangunan poliklinik (tahun 1981) dan kamar bedah sentral (tahun1986) dan yang baru adalah renovasi UGD di Jl. Urip Soemohardjo. Perubahan pimpinan saat itu adalah untuk meningkatkan pelayanan RS Dr.Soedjono kepada masyarakat umum, karena selain melayani penderita ABRI dan keluarganya rumah sakit juga melayani penderita Askes sukarela, Askes hamkam atau non hamkam, pasien umum dan jamsostek. Untuk menghadapi besarnya persaingan dibidang pelayanan kesehatan maka RS Dr. Soedjono merencanakan untuk melakukan pembenahan-pembenahan baik dibidang fisik maupun non fisik antara lain peningkatan pelayanan oleh para medis, dan medis menyediakan alat-alat canggih serta menyatukan poliklinik menjadi satu didekat pintu gerbang utama disisi timur.
1

2. Visi dan misi Rumah sakit TK.II 04.05.01 Dr soedjono magelang Visi : Misi :

Menjadi rumah sakit kebanggaan setiap prajurit Melaksanakan fungsi rujukan rumah sakit dan jajaran kodim IV Diponegoro Meningkatkan mutu spesialisasi sesuai standar Rumah sakit TK.II Mempunyai sumber daya manusia sarana dan prasarana yang cukup memadai secara kuantitas maupun kualitas

3. Jenis Pelayanan Kesehatan Rumah Sakit TK II 040501 Dr. Soedjono

Magelang Jenis pelayanan kesehatan rumah sakit TK II 04.05.01. Dr. Soedjono Magelang terdiri dari : a) Pemeriksaan kesehatan PPBD-AD PPBD-AD adalah para pelayanan periksaan kesehatan atau ritkes yang terdiri dari : Ritkes sederhana Meliputi surat keterangan sehat, visum et repertum, surat keterangan asuransi. Ritkes type 1 atau semi itensif
Meliputi periksaan fisik, pemeriksaan darah rutin dan pemeriksaan urin rutin.

Ritkes type II atau intensif Meliputi pemeriksaan foto thorak Ritkes type III atau general chek up Meliputi pemeriksaan gula darah, kolesterol, asam urat ureum creatinim, SGOT, SPOT, EKG

Ritkes calon pegawai Meliputi pemeriksaan poli bedah, poli gigi, poli THT, Darah rutin foto thorak, EKG untuk pemeriksaan fisik serta surat keterangan sehat dilaksanakan oleh dokter umum, sedangkan surat keterangan visum dan asuransi dilaksanakan oleh dokter spesialis.

b) Instalasi rawat jalan atau poliklinik

c)

poliklinik umum poliklinik gigi dan mulut poliklinik penyakit dalam poliklinik paru poliklinik jantung poliklinik mata poliklinik syaraf poliklinik fisioterapi poliklinik kulit dan kelamin poliklinik THT poliklinik badah poliklinik anak poliklinik jiwa poliklinik kebidanan dan kandungan poliklinik akupuntur Pembagian bangsal bagi pasien rawat inap didasarkan pada jenis

Instalansi rawat inap penyakit dan tingkat kelasnya. Sadangkan pemberian nama ruangannya diambil dari nama-nama bunga. Ruang Nusa indah Merupakan bangsal utama (paviliun) yang setiap ruangannya ber AC dengan ruang tamu, kulkas, tempat tidur dan TV.

Ruang Dahlia Merupakan bangsal vip yang dilengkapi dengan tv dan sofa. Ruang Melati Merupakan bangsal umum atau ruang kelas 1 Ruangan ini untuk pasien dinas, askes umum dengan fasilitas tempat tidur dan kamar mandi didalam, dua ruangan khusus untuk taruna atau akmil.

Ruang Anggek Merupakan bangsal kebidanan. Ruang Bougenfile

Merupakan bangsal untuk pasien kasus penyakit dalam.

Ruang Flamboyan Merupakan bangsal untuk merawat pasien anak-anak dengan usia 0-12 tahun dengan segala jenis penyakit yang diderita.

Ruang Mawar Merupakan bangsal jiwa atau psikiatri. Ruang Cempaka Merupakan bangsal untuk merawat pasien yang kurang mampu. Ruang Edelweis Merupakan bangsal untuk merawat pasien kasus bedah dan kecelakaan. Ruang ICU Merupakan ruang perawatan khusus bagi pasien yang memerlukan perawatan instensive terdiri dari 1 ruang dengan 4 tempat tidur dan 1 kamar kelas 1.

d)

instalasi gawat darurat (UGD)

e) f)

instalasi farmasi Penunjang medik terdiri dari : Radiologi laboratorium bedah sentral
g)

Penunjang non medik terdiri dari:

instalasi gizi pelayanan rohani laundry perawatan jenazah ambulans di Rumah Sakit TK.II 04.05.01 Dr.soedjono

4. Sumber Daya Manusia

Magelang Di rumah sakit TK II 04.05.01 Dr.soedjono Magelang terdapat 14 orang petugas rekam medik dan seorang kepala rekam medik. Berikut ini tugas-tugas tiap bagian rekam medik. Seorang koordinator rekam medik bertanggung jawab atas :

a.

Penyelenggaraan dan pengelolaan informasi rekam medik

secara cepat dan akurat

b. c.

Mengkoordinir tugas dan tanggung jawab petugas rekam medik Pengawasan hasil kerja petugas rekam medik
d.

Bertanggung jawab atas keamanan dan ketenangan dalam Merencanakan mengatur kelancaran penyelenggaraan rekam

pekerjaan terhadap staf pelaksana kerja

e.

medik di rumah sakit

f.

Merencanakan dan mengadakan rapat bulanan

1) Penanggung jawab coding bertanggung jawab atas :

a.

Menerima berkas rekam medik dari keperawatan

b.

Membuat klasifikasi penyakit dan pembedahan untuk pasien

rawat jalan dan rawat inap sesuai diagnose yang di tegakkan oleh dokter yang merawat atau memeriksa
c.

Membuat rekapitulasi klasifikasi penyakit

d.

Melengkapi atau menghubungi dokter yang merawat atau

memeriksa jika didapatkan diagnose yang kurang jelas

e.

Menyajikan data sesuai klasifikasi penyakit

f. Menyerahkan dokumen rekam medik rawat jalan dan rawat inap yang

sudah di coding ke petugas asembling

g. 3)

Menyusun indeks penyakit

a.

Penanggung jawab filling Bertanggung jawab atas penyimpanan dan penyediaan berkas Secara berkala mengadakan pengecekan terhadap rekam medik rekam medik
b.

yang ada pada rak

c.

Bertanggung jawab atas persedian tracer

4) Penanggung jawab analisa a.

Membuat laporan BOR(bed occupancy rate), LOS (leight of

stay) TOI (trun of internal) BTO (bed turn of), NDR (Net death rate) dan GDR (gross death rate) rumah sakit berdasarkan rekapitulasi bulanan
b.

Membuat laporan morbiditas rawat jalan berdasarkan indeks

penyakit rawat jalaan dan morbiditas rarat inap berdasarkan indeks rawat inap

c. d.

Membuat laporan kematian kurang dari 24 jam dan lebih dari 24 jam Pengolahan data sensus harian rawat inap

5)

Staf pelaksana, bertugas :

a. b. c.

Membantu kelancaran penyelenggaraan rekam medik Membantu pengambilan dokumen rekam medik untuk permintaan Mengantar dokumen rekam medik ke poliklinik
d.

Membantu penyimpanan kembali dokumen rekam medik ke

rak penyimpanan
5. Sarana dan Prasarana Rumah Sakit TK 040501 Dr. Soedjono Magelang 1)

Rawat inap
a. Ruang Anggrek b. Ruang bougenfile

: 11 tempat tidur : 42 tempat tidur : 16 tempat tidur : 8 tempat tidur : 31 tempat tidur : 15 tempat tidur : 15 tempat tidur : 5 tempat tidur : 160 tempat tidur : 5x seminggu : 5x seminggu : 4x seminggu : 4x seminggu : 5x seminggu : 5x seminggu : 3x seminggu : 5x seminggu : 5x seminggu : 5x seminggu : 5x seminggu : 5x seminggu

c. Ruang dahlia atau nusa indah : 17 tempat tidur d. Ruang flamboyant e. Ruang mawar f. Ruang melati g. Ruang edelweiss h. Ruang cempaka i.

Ruang ICU Jumlah tempat tidur

2)
a. b. c. d. e. f. g. h. i. j. k. l. m. n.

Rawat jalan Poliklinik umum Poliklinik anak Poliklinik paru Poliklinik THT Poliklinik mata Poliklinik gigi dan mulut Poliklinik syaraf Poliklinik rehsb medik Poliklinik kebidanan Poliklinik jiwa Poliklinik dedah Unit gawat darurat

Poliklinik penyakit dalam : 5x seminggu

Poliklinik kulit dan kelamin: 5x seminggu

3)

Tindakan operasi
a.

Kamar operasi : 1 buah

: 2 buah

b. 4)

Kamar bersalin Penunjang medik

a. Laboratorium b. Radiology 5)

:darah rutin, urine rutine, kimia darah : thorak, tulang : menggunakan kompor : menggunakan tenaga mesin cuci : dengan kapasitas 2 jenajah : 4 buah dengan kondisi baik : Terdapat sekolah pendidikan keperawatan yang

Penunjang perawatan
a. Dapur b. Laundry c. kamar jenajah d. ambulance

6)

Pendidikan B. LANDASAN TEORI 1

siswanya dari siswa umum dan tentara.

Teori Usaha Kesehatan Dewasa ini banyak organisasi pelayanan kesehatan (balai pengobatan,

klinik, rumah sakit, dll) mulai bergeliat untuk melakukan kegiatan pemasaran. Dahulu mereka merasa sebagai organisasi sosial mereka tidak etis melakukan kegiatan pemasaran, hal ini dikarenakan kekurang pahaman arti pemasaran itu sendiri. Anggapan ketidak etisan ini antara lain : Pemasaran dianggap tabu dan mengkomersilkan orang sakit

Pemasaran dianggap manipulatif Pemasaran dianggap mengahamburkan uang Pemasaran dianggap menurunkan mutu pelayanan kesehatan

Pemasaran dianggap membuat organisasi pelayanan kesehatan bersaing

Pemasaran dianggap mengarah kepada memanfaatkan ketidak tahuan pasien akibat keamanan

Hal ini seharusnya diluruskan bahwa pemasaran dirumah sakit bukan mengarah kepada pemenuhan kebutuhan pasien dan masyarakat. Dalam dunia usaha kesehatan diperlukan manajemen pemasaran. Manajemen pemasaran menurut asosiasi pemasaran amerika adalah proses perencanaan dan pelaksanaan pemikiran, penetapan harga, promosi dan penyaluran gagasan barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran barang dan jasa untuk menciptakan pertukaran yang memenuhi sasaran individu dan organisasi. Rumah sakit oleh WHO (1957) diberikan batasan yaitu suatu bagian menyeluruh, (Integrasi) dari organisasi dan medis, berfungsi memberikan pelayanan kesehatan lengkap kepada masyarakat baik kuratif maupun rehabilitatif, dimana output layanannya menjangkau pelayanan keluarga dan lingkungan, rumah sakit juga merupakan pusat pelatihan tenaga kesehatan serta untuk penelitian biososial. Dalam hal ini perkembangan rumah sakit didunia kesehatan semakin maju sehingga batasan mengenai rumah sakit banyak macamnya diantaranya adalah :
1) Rumah sakit Adalah suatu organisasi yang melalui tenaga medis

prefessional yang terorganisir serta sarana kedokteran yang permanen menyelenggarakan pelayanan kedokteran, asuhan keperawatan yang berkeseimbungan, diagnosis serta pengobatan penyakit yang diderita oleh pasien.
2)

Rumah sakit Adalah tempat dimana klinik

orang sakit mencari dan

menerima pelayanan kedokteran serta tempat dimana pendidikan untuk mahasiswa kedokteran perawat dan berbagai tenaga professional kesehatan lainnya diselenggarakan. Dari batasan di atas dapat dipahami bahwa fungsi dan kegiatan rumah sakit saat ini memang bervariasi. Rumah sakit saat ini tidak sama dengan masa lalu, rumah sakit sekarang mulai mengalami perkembangan yang dapat dibedakan menjadi 4 macam :
a.

Perkembangan pada fungsi yang dimilikinya

b.

Perkembangan pada ruang lingkup kegiatan yang dilakukanya

c.

Perkembangan pada masing-masing fungsi yang dimiliki oleh Perkembangan pada pemilikan Rumah sakit Jenis rumah sakit sesuai dengan perkembangan yang dialami ,

rumah sakit
d. e.

maka rumah sakit dapat dibedakan menjadi : a) Menurut pemilik Rumah sakit pemerintah Rumah sakit swasta
b)

Menurut filosofi yang dianut Rumah sakit yang tidak mencari keuntungan Rumah sakit yang mencari keuntungan sss Menurut jenis pelayanan yang diselenggarakan

c) d)

Rumah sakit umum Rumah sakit khusus Rumah sakit pusat jika lokasinya di ibu kota Negara Rumah sakit provinsi jika lokasinya di ibu kota provinsi Rumah sakit kabupaten jika lokasinya di ibu kota kabupaten

Menurut lokasi rumah sakit

Kedudukan Rumah Sakit Rumah Sakit Daerah berkedudukan sebagai lembaga teknis Daerah atau unsure penunjang Pemerintah Daerah Rumah Sakit Daerah dipimpin oleh seorang Kepala dengan sebutan Direktur yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Daerah melalui Sekretaris Daerah. Tugas dan Fungsi Rumah Sakit Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.983/MENKES/SK/XI/1992, tugas umum rumah sakit adalah melaksanakan upaya kesehatan secara berdaya guna dan berhasil guna dengan mengutamakan upaya penyembuhan dan pemulihan yang dilaksanakan secara serasi dan terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan. Berdasarkan Surat Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No.164/B/MenKes/PER/II/1998.

10

11

Sistem Rekam Medis Rumah Sakit Rekam medis adalah catatan fakta tentang ciri-ciri dan kondisi pasien,

permintaan diagnosa dan pengobatan hasil pemeriksaan dan kemajuan yang dicapai dan persetujuan pasien atas tindakan-tindakan. Adapun manfaat rekam medis digunakan sebagai berikut : Pengambilan keputusan dalam perawatan pasien lebih optimal Data rekam medis dapat menunjukkan praktek yang baik dan buruk

Data utilisasi sumber daya dapat menunjukkan efisiensi pelayanan

Dalam kegiatan rekam medis dalam (TPPRJ) tempat penerimaan pasien rawat jalan yang berada dibagian pendaftaraan. Untuk menerima dan mendaftar pasien rawat jalan menggunakan formulir meliputi sebagai berikut : a. kartu identitas berobat Formulir KIB berisi identitas pasien dan no. RM dibuat dan diisi untuk diserahkan kepada pasien dengan pesan untuk dibawa pasien saat dirumah sakit. Formulir ini dapat dikatakan sebagai bukti bahwa pasien telah terdaftar dan tercatat sebagai pasien rumah sakit. b. KIUP ( kartu Identitas Utama Pasien ) Formulir yang berbentuk index ini dibuat dan diisi untuk disimpan secara alfabetik berdasarkan nama pasien di tempat penerimaan pasien rawat jalan. Penyimpanan alfabetik berguna untuk mencari nomor RM pada KIUP. Pencarian RM ini sangat penting sekali artinya untuk mencari dokumen RM yang tersimpan di bagian filling. Dengan menulis no. RM, tanggal, pengguna dokumen RM pada tracer oleh petugas loket di serahkan kepetugas

12

filling. Petugas fillinglah yang menyediakan dokumen RM lama agar informasai medis tetap berkesinambungan. Kegunaan lain dari KIUP adalah dapat digunakan untuk memetakan (maping) pelanggan rumah sakit yaitu berdasarkan alamat yang tertulis didalamnya dikelompokkan menurut desa atau kecamataan sehingga dapat diketahui penduduk mana telah dan belum memanfaatkan rumah sakit. c. TRACER ( Kartu Petunjuk ) Yang paling membutuhkan kartu ini sebenarnya adalah bagian filling, karena digunakan untuk memudahkan pengembalian dokumen RM yang telah digunakan dan dikembalikan di bagian filling. Oleh sebab itu kartu ini harus diisi setiap dokumen RM akan diambil dan kemudian disisipkan pada tempat dokumen yang akan diambil tersebut sebagai petunjuk bahwa dokumen RM tersebut sedang tidak ada dalam tempat penyimpanan. Formulir ini penting artinya pula untuk melacak apabila dokumen RM tersebut hilang karena didalamnya berisi kapan, siapa, diaman, untuk apa dokumen RM digunakan.
d.

DOKUMEN RAWAT JALAN Dokumen RM rawat jalan dogunakan olehh dokter dan perwat di URJ (unit rawat jalan) untuk mencatat hasil pelayanan medis dan keperawatan. Untuk mencatat hasil pelayanan yang sesuai dengan identitas pasien. Untuk pasien baru mengunakan dokumen baru yang harus di tulis no. RM, data pribadi dan social pasien secara lengkap. Data dasar pasien ini akan digunakan seterusnya untuk setiap pelayanan yang dilakukan. Apabila pasien datang dengan surat rujukan, maka syarat itu harus ditempelkan satu dengan dokumen RM. medis dan keperawatan. Untuk pasien lama harus disediakan dokumen lama

13

Selain TPPRJ di dalam rekam medis juga terdapat URJ (unit rawat jalan/intalasi rawat jalan/klinik) yang meliputi, sebagai berikut : 1. Dokumen RM rawat jalan Formulir yang diperoleh dari petugas TPPRJ ini digunakan untuk mencatat hasil anamnesa, pemeriksaan fisik, laboratorium, rongen, diagnosis, no kode ICD-X, pengobatan, tindakan yang diterima pasien sebagai rekaman/catatan medis, bentuk dan isi formulir ini dapat bermacam-macam tergantung pada jenis pelayanannya, misalnya poliklinik mata membutuhkan gambar skema mata manusia.
2.

Admission note (syarat pengantar rawat inap) Apabila pasien harus dirawat inap karena penyakitnya, maka harus dibuatkan admission note dengan menyebutkan identitas pasien, media diagnosa terapi sementara, antara URJ instruksi dengan berikutnya dan ruang/kelas yang diminta pasien. Formulir ini merupakan komunikasi penerimaan pasien rawat inap.

3.

Surat pengantar rujukan Surat pengantar ini ditulis oleh dokter digunakan bila pasien harus dirujuk kedokter lain atau keluar ruamah sakit, dapat rumah sakit yang fasilitasnya lebih baik (kelas lebih timggi) atau ke kelas yang lebih rendah di rumah sakit yang bersangkutan. Isi formulir ini harus lebih lengkap di tujukan kepada dokter siapa (keahlian apa), identitas pasien dan semua keterangan medis serta dimasukkan kedalam amplop tertutup bertuliskan RAHASIA.

4.

Surat pengantar pemeriksaan penunjang Formulir ini merupakan alat komunikasi antara dokter dengan petugas instalasi pemeriksaan penunjang atau

14

penunjang medis biasanya sudah tersedia berbagai jenis pemeriksaan penunjang sehingga dokter cukup memberi tanda silang pada pasien jenis yang diperlukan dan menuliskan identitas pasien. 5. Surat keterangan Surat keterangan sering diperlukan pasien atau

keluarganya untuk berbagai keperluan. Oleh sebab itu harus selalu tersedia disini yaitu surat keterangan sehat, sakit dan kematian.

15

6.

Resep Resep merupakan media antara dokter dengan apoteker digunakan untuk menulis nama obat, dosis, cara pemberian dan cara menggunakan untuk disediakan oleh apoteker setelah dikontrol keberadaanya selanjutnya kepada pasien dengan penjelasan seperlunnya.

7.

Informed consent ( persetujuan tindakan medik ) Dipoliklinik tertentu misalnya bedah, gigi dan mulut kadang kala melakukan tindakan medik. Untuk itu perlu dipersiapkan formulir persetujuan tindakan medik. Formulir yang berisi tentang tindakan dan persetujuan pasien atau keluargannya ini harus di tanda tangani kedua pihak yang memberi penjelasan atau yang akan melakukan tindakan dan pasien atau keluargnya. Formulir ini sangat penting artinya untuk alat bukti hukum. Selain itu juga ada UGD. Formulir yang digunakan disini sama dengan formulir yang digunakan di URJ ditambah dengan formulir visum et repertum. Visum et repertum disediakan untuk melayani permintaan kepolisian terhadap kasus kasus penyakit atau kematian yang tidak wajar dan diperlukan keterangan atau saksi ahli. Formulir ini akan digunakan sebagai alat bukti hokum pengadilan. Oleh sebab itu aturan pembuatan dan pengirimannya berlaku. Apabila bagian filling tidak buka 24 jam sehingga dokumen RM pasien lama tidak dapat disediakan langsung TPPRJ yaitu dengan diberi alokasi No RM, KIB, dan KIUP sementara yang selanjutnya diproses oleh TPPRJ pada keesokan harinnya. Selain hal-hal tersebut ada juga sistem penamaan / identifikasi, tujuan penamaan : Memberikan identitas kepada pasien harus mengikuti undang-undang yang

16

Membedakan antara pasien yang satu dengan yang lain

Memperlancar

pelayanan

rekam

medis

bila

dibutuhkan kembali. Prinsip utama yang harus ditaati : Nama pasien sendiri Nama pasien dilengkapi dengan nama suami, apabila pasien sudah bersuami. Nama pasien sendiri dilengkapi nama orang tua biasanya ayah Nama pasien sendiri dilengkapi gelar / nam baptis / haji.

SP2RS ( system pencatatan pelaporan rumah sakit ) Dalam suatu pelaporan rekam medis langkah adalah assembling.

Assembling merupakan bagian dari URM yang berfungsi sebagai dokumen rekam medis sebelum disimpan. Fungsi assembling di unit RM merupakan juga tempat penerimaan sensus harian dan dokumen RM dari unit di luar unit RM. Formulir yang digunakan : a. Kartu kendali Formulir yang berwujud dokumen kartu RM ini yang digunakan belum untuk lengkap

mengendalikan

dikembalikan ke unit kerja pencatat dan RM, isi katu kendali : 1. 2. Tanggal penerimaan dan penyerahan dokumen RM No RM dan identitas pasien 3. Tanggal masuk, tanggal keluar dan lama dirawat

(lama dirawat inap)

17

4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Ruang dan kelas perawatan Askes / non askes Keadaan keluar dan sebab kematian Diagnosis utama dan komplikasi dengan no kode ICD Tindakan / operasi Dokter yang bertanggung jawab ketidak lengkapan isi dokumen RM 11. selain di gunakan untuk mengendalikan

dokumen yang tidak lengkap kartu kendali ini juga digunakan untuk : a.Membuat indeks penyakit, operasi, kematian dan indeks dokter b. Melacak kehilangan dokumen

c.Membuat laporan ketidak lengkapan isi dokumen d. Bila sudah tidak digunakan sisi belakang bias digunakan untuk tracer. b. Catatan penggunaan dokumen / formulir RM Rekam medis setiap penggunaan formulir harus dicatat unit penguna, jenis dan jumlahnya. Hal ini penting artinya untuk merancang formulir pengadaan serta efisiensi penggunaanya. c. Buku catatan pengendalian No RM Seperti halnya formulir, assembling juga mendistribusikan No RM oleh sebab itu perlu ada catatan penggunaanya untuk unit kerja. d. Buku ekspedisi dokumen RM e. Buku catatan tingkat kehilangan dokumen RM
18

Diskripsi Kegiatan SP2RS a. System Pencatatan Rumah Sakit Uraian Kerja ( Deskripsi Kerja ) : 1) Melakukan pencatatan setiap pelayanan ke dalam buku register - Buku register pendaftaran pasien rawat jalan - Buku register pelayanan pasien rawat jalan - Buku register pendaftaran pasien rawat inap - Buku register pelayanan pasien rawat inap - Buku register pembedahan - Buku register persalinan dan oburtus - Buku registrasi tindakan atau pelayanan diagnostic atau terapi - Buku register penerimaan spesiemen pasien - Buku register kegiatan pemeriksaan laboratorium - Buku register rujukan dokter ahli - Buku register kunjungan rumah

19

2) Membuat sensus harian, kemudian : Merekap SHRI ke rekapitulasi harian, bulanan, tribulanan untuk penyusunan kegiatan rawat inap pada formulir RL_1

Mengolah data sensus harian unit pelayanan klinis lainnya untuk penyusunan kegiatan rawat jalan, gawat darurat, kesehatan gigi, radiplogi, pengujian kesehatan, rujukan, rehabilitasi medik, latihan kerja, keluarga berencana, imunisasi, pelayanan kesehatan jiwa dan lain lain pada formulir RL_1

b. Sistem Pelaporan Rumah Sakit Uraian Kerja ( Deskripsi Kerja ) : 1. Meminjam indeks penyakit rawat jalan dan

rawat inap dan fungsi K/I untuk penyusun laporan : Mobiditas rawat inap (keadaan penyakit rawat inap) pada formular RL_2a Mobiditas rawat jalan (keadaan penyakit rawat jalan) pada formulir RL_2b Mobiditas khusus rawat inap (keadaan penyakit khusus rawat inap) pada formulir RL_2a_1 Mobiditas khusus rawat jalan (keadaan penyakit khusus rawat jalan) pada formulir RL_2b_1 Status imunisasi rawat inap dan formulir RL_2c sebagai lampiran formulir RL_2a
2.

Mengkalkulasi data rekam medis dan laporan

laporan tersebut untuk di analisis statistiknya ( baca statistic rumah sakit dan biostatic)

20

3.

Membuat laporan laporan khusus untuk

keperluan manajemen rumah sakit.

4.

Bersama-sama fungsi lain terkait : Mengumpulkan dan mengolah data inventaris rumah sakit sebagai dasar laporan invetaris rumah sakit (RL_3)

Mengumpulkan dan mengelola data ketenagaan sebagai dasar laporan ketenagaan (RL_4)

Mengumpulkan data individual ketenagaan sebagai dasar laporan individual ketenagaan (RL_4a)

Mengumpulkan dan mengolah data inventaris peralatan medis sebagai dasar laporan inventarisasi peralatan medis (RL_5)

Mengumpulkan data morbiditas individual pasien rawat inap (RL_2.1,RL_2.2.RL_2.3)

5.

Mengolah data rekam medis untuk analisis statistic. menyusun dan menyiapkan laporan-laporan

untuk dikirin ke dinas kesehatan kabupaten atau kota, dinas kesehatan Propinsi dan Depertemen kesehatan serta pemilik rumash sakit yang bersangkutan, meliputi : kegiatan rumah sakit pada formulir RL_1 mencangkup kegiatan mulai tanggal 1 bulan pertama sampai tanggal 30 atau 31 bulan ketiga pada setiap tribulan yang bersangkutan. Morbiditas rawat inap (kegiatan penyakit rawat inap) pada formulir RL_2a, mencangkup keadaan mulai tanggal 1 bulan januari sampai dengan tanggal 31 desember pada setiap tahun laporan.

21

Morbiditas rawat jalan (keadaan penyakit rawat jalan) pada formulir RL_2b, mencangkup keadaan mulai tanggal 1 bulan januari sampai dengan tanggal 31 desember pada setiap tahun laporan.

Morbiditas khusus rawat inap (keadaan penyakit khusus rawat inap) pada formulir RL_2a_1, mencangkup keadaan mulai tanggal 1 sampai dengan 28 atau 29 31 setiap bulan yang bersangkutan.

Morbiditas khusus rawat jalan (keadaan penyakit khusus rawat jalan) pada forlumir RL_2b_1, mencangkup keadaan mulai mulai tanggal 1 sampai dengan 28 / 29 31 setiap bulan yang bersangkutan

Status imunisasi rawat inap pada formulir RL_2c, sebagai lampiran formulir RL_2a, mencangkup keadaan mulai tanggal 1 sampai dengan tanggal 28 atau 29 31 setiap bulan yang bersangkutan

Invetaris rumah sakit (RL_3) pada keadaan tanggal 31 Desember setiap tahunnya

Ketenagaan (RL_4) pada keadaan tanggal 31 Desember setiap tahunnya.

Inventarisasi peralatan medis (RL_5) pada keadaan tanggal 31 Desember setiap tahunnya.

Infeksi nosokimia (RL_6) pada keadaan tanggal 31 setiap bulannya.

SURVEILANS RUMAH SAKIT

Kegiatan pokok dalam surveilens adalah :

a.

Pengumpulan Data (collecting Data)

22

Pengumpulan data surveilens dapat dilakukan ditingkat local maupun nasional. Pengumpulan data dapat dilakukan langsung di wilayah tinggal populasi tertentu atau melalui data dari instansi atau lembaga tertentu. Pengumpulan data di rumah sakit dapat dilakukan baik secara rertospektif maupun prospectiflconcurrent. Pengumpulan data secara concurrent adalah pengumpulan data dilakukan pada saat atau sesaat setelah timbulnya kejadian. Melalui metode ini, petugas surveilens melakukan review terhadap medical record, menilai kondisi pasien dan mendiskusikan kejadian tersebut dengan petugas memberi pelayanan. Keuntungan metode ini adalah bahwa sebagian besar informasi masih tersedia seperti misalnya buku log bangsal dan laporan yang biasanya terpisah dari medical record. Pengumpulan data secara retrospektif adalah pengumpulan data yang dilakukan setelah pasien meninggalkan rumah sakit. Masalah yang sering muncul dari metode ini adalah sering tidak lengkapnya data, sementara tingkat akuransi dan kualitas data yang terdapat di medical record juga sering meragukan. Metode ini juga tidak dapat digunakan untuk mengidentifikasi maslah yang sifatnya current. Supervisi terhadap proses pengumpulan data menjadi sangat penting untuk menjamin mutu informasi yang diperoleh. Supervisor perlu melakukan checking secara acak terhadap data yang telah dikumpulkan sehingga koreksi dapat segera dilakukan sebelum pengumpulan data selesai. Agar informasi yang dikumpulkan sesui dengan tujuan surveilens maka manajemen data harus dilakukan secara sistematis. Penggunaan form pengumpulan data dengan format standard menjadi bagian penting yang harus secara otomatis tersedia dan builtin dengan proses data entri yang biasannya dilakukan secara rutin. System kodding sederhana menggunakan metode baku akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan data. Data yang dikumpulkan kemudian dikonsultasikan kepada klini atau expert yang releven dengan permasalahan yang ada untuk konfirmasi akurasi informasi. Sumber data yang dapat digunakan dalam surveilens antara lain : 1. Sarana Kesehatan

23

Sumber utama informasi adalah laporan dari sarana kesehatan, termasuk rumah sakit, puskesmas dan balai pengebotan, dokter praktek pribadi, dan ahli pengobatan tradisional ( tabib atau dukun ). Idealnya tenaga senior di setiap sarana kesehatan bertanggung jawab mengirimkan informasi secara berkala ( misalnya setiap bulan ) untuk setiap kasus, atau dalam bentuk rekapitulasi. Untuk kasus aktif yang terlacak, perlu dilakukan kunjungan ke sarana kesehatan tersebut untuk memeriksa pencatatan keseluruhan kasus ataupun catatan kasus perorangan. Sumber informasi seperti ini mempunyai kelemahan karena

pemanfaatan sarana kesehatan oleh penduduk di pengaruhi oleh jarak sarana tersebut dari tempat tinggal mereka, factor biaya pengobatan, sarana kesehatan tidak tersebar secara merata serta masih rendahnya tingkat kemampuan petugas kesehatan dalam mengumpulkan data. 2. Catatan Kematian Catatan ini bisa bermanfaat dinegara atau wilayah yang kematian penduduknya sebagian besar tercatat. Pencatatan ini sangat berguna pada keadaan wabah dengan jumlah kematian yang kecil dan tersebar di wilayah yang luas. 3. Laboratorium Laboratorium bermanfaat untuk informasi yang dapat diperoleh dari uji khusus untuk mengisolasi organisme penyebab infeksi atau menegakkan diagnosis.

24

4.

Masyarakat Surveilens di masyarakat dapat menjadi bagian integral pelayanan

kesehatan dasar dengan jalan menjalin kerjasama/ikatan antara PUSKESMAS dan tenaga kesehatan masyarakat, dukun beranak dan kelompok lainnya (misalnya Kader, Pokjakes dan lain-lain). Unsur masyarakat yang dipandang penting untuk dilibatkan antara lain guru sekolah, pemuka agama dan staf administrasi pemerintah (RT, RW, Sekdes, Lurah, dll). Dalam metode masyarkat dapat menggunakan kriteria diagnostik yang sederhana dan baku. Misalnya diagnosa mungkin kasus yang dilaporkan petugas kesehatan. Laporan ini selanjutnya divalidasi untuk memastikan keakuratan data tersebut. 5. Sumber Informasi Kesehatan Lainnya : a. Penyelidikan kasus Penyelidikan kasus dapat dilakukan di sekolah, pasar, desa tertentu dan kelompok rumah tangga resiko tinggi dengan maksud menyempurnakan pelacakan kasus. Kegiatan ini hendaknya dilaksanakan oleh petugas kesehatan atau tenaga khusus yang terlatih. b. Penyelidikan wabah Wabah penyakit perlu diselidiki dan semua kasus yang dicurigai perlu dikenali. Pada kejadian wabah, penting sekali mengorganisasikan pelacakan kasus aktif, bila perlu dapat dilakukan survey di beberapa desa sekitarnya.
c. Survei

Survei dapat bermanfaat sebagai surveilens berkala terhadap beberapa keadaan tertentu juga dapat dipakai untuk menaksir cakupan laporan rutin atau sistem surveilens dan memantau perubahan kelengkapan laporan.

25

1. Analisis dan Penyajian Data Data yang terkumpul harus segera dianalisis dan disajikan dalam bentuk sederhana namun jelas. Cara melakukan analisis dan penyajian data tergantung pada keadaan setempat. Contoh :

Catatan merupakan buku arsip yang berisi catatan data Pada setiap akhir masa pelaporan (misalnya perbulan), data yang didapat dapat dibuat dalam bentuk diagram atau grafik.

Pada masa pelaporan tertentu (misalnya satu tahun), dapat dibuat peta spot yaitu pemberian tanda pada peta daerah/kabupaten tempat/lokasi munculnya kasus dengan menempelkan paku payung atau tanda lain pada peta tersebut.

2. Penyampaian dan Pemanfaatan Informasi Alasan utama dilakukan sistem pelaporan dan surveilens adalah agar informasi tersebut dapat digunakan untuk merencanakan program kesehatan dan menanggulangi penyakit. Informasi yang didapat dari sistem pelaporan atau surveilens beserta penjelasannya perlu disebarkan kepada semua orang yang terkait, terutama: Staf daerah dan nasional, supaya mereka mengetahui keadaan

setempat dan dapat menyatukan informasi yang mencakup wilayah lebih luas. Petugas pelayanan kesehatan primer yang mengirimkan dan

melaporkan data primer. Petugas kesehatan yang aktif mengelola program kesehatan

masyarakat. Pemuka desa dan lembaga setempat. Media massa setempat, seperti pemancar radio.

26

27