Soalan 25 Anda telah ditugaskan untuk memastikan aspek keselamatan dokumen terperingkat jabatan terpelihara sepanjang masa.

Keselamatan dokumen terperingkat termasuk juga dalam membuat salinan dengan menggunakan mesin penyalin atau mesin fotostat. a. Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen terperingkat? b. Jelaskan peraturan-peraturan kawalan keselamatan yang perlu dipatuhi berkenaan dengan mesin penyalin?

Pendahuluan Arahan Keselamatan adalah arahan yang dikeluarkan oleh jemaah menteri. Ia mula dikuatkuasakanpada 1 Mac 1974. Arahan Keselamatan ini menggantikan buku Panduan Pejabat 1958 dimana ia menggantikan Perintah Am Bab M - Pelbagai 1958. Dalam Arahan Keselamatan ini ia telah menetapkan darjah keselamatan setiap dokumen yang dihasilkan mengikut prinsip-prinsip tertentu. Semua jabatan dan penjawat awam dikehendaki mematuhi arahan ini. Kepentingan Arahan Keselamatan ini adalah untuk menjaminkan kawalan keselamatan berterusan. Ia juga menjaga rahsia kerajaan agar ia tidak jatuh ketangan kuasa asing. Sekiranya perkara ini berlaku maka ia akan mendatangkan kerugian besar kepada negara. Selain itu, ia juga menjaga supaya perkara terperingkat tidak jatuh kepada orang yang ingin mencari faedah kewangan. Penjelasan tentang tatacara pengurusan dokumen-dokumen tersebut telah dinyatakan di dalam sumber rujukan berikut : a. Panduan Keselamatan Pejabat b. Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4, Fail-memfail Para 4(1) dan (b) c. Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan Rahsia Rasmi d. Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 Dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah : a. Perlantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan dokumen/surat rasmi jabatan. b. Kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen/suratan rahsia rasmi Jabatan supaya ianya terhenti menjadi rahsia rasmi. a. Apakah yang dimaksudkan dengan dokumen terperingkat? Dalam perkhidmatan awam terdapat pelbagai jenis ataupun pengklasifikasian dokumen kerajaan. Antaranya ialah dokumen rasmi, dokumen terperingkat, maklumat rasmi dan persendirian. Dokumen rasmi ditakrifkan sebagai apa-apa maklumat yang tercatat berkenaan

dengan perkara rasmi. Contoh dokumen rasmi ialah perkara bertulis, bertaip, fotograf, fotosalinan, pelan cetak, jalur rakaman, pelan lakar, lukisan, huruf cetak atur, huruf cetak miring dan juga acuan. Dokumen Terperingkat merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan untuk kepentingan keselamatan dan yang bertanda sesuai dengan peringkat keselamatan. Dokumen Terperingkat yang mempunyai edaran yang luas dikehendaki untuk disimpan dalam jangkamasa yang tidak ditetapkan dan atas sebab-sebab keselamatan dikehendaki diakaunkan oleh pemegangnya pada tempoh-tempoh masa tertentu. Dokumen tersebut hendaklah diberi nombor-nombor siri mengikut bilangan salinan dan tidak boleh dibinasakan tanpa kebenaran pemula. Senarai pembahagian salinan dokumen tersebut hendaklah di selenggara oleh pemula setahun sekali untuk menentukan dokumen-dokumen tersebut masih di dalam simpanan pemegang-pemegang asal atau penggantinya. Dokumen-dokumen terperingkat hendaklah disimpan mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan bagi setiap peringkat keselamatan. Dokumen terperingkat pula dibahagikan kepada empat jenis iaitu Rahsia Besar, Rahsia, Sulit dan Terhad. Keempat-empat kategori ini berkaitan dengan Peringkat Keselamatan iaitu suatu prosedur yang digunakan dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Pendefinisian keempat-empat peringkat keselamatan tersebut dapat dilihat dengan jelas seperti berikut: a. Rahsia Besar Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada Malaysia, hendaklah diperingkatkan Rahsia Besar. Contoh dokumen Rahsia Besar ialah kertas-kertas Jemaah Menteri yang sangat penting mengenai dasar utama kerajaan berkaitan dengan perkara politik atau ekonomi dan maklumat yang sangat penting mengenai perancangan gerakan dan penempatan barisan peperangan Angkatan Tentera jika berlaku peperangan. Dokumen terperingkat rahsia besar hendaklah disimpan didalam bilik kebal atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Sekiranya dokumen-dokumen tersebut masih dalam tindakan seseorang pegawai bolehlah disimpan untuk sementara waktu dalam cabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tetapi jika bangunan yang diduduki

itu tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi. b. Rahsia Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah diperingkatkan Rahsia. Contohnya arahan-arahan penting untuk perwakilanperwakilan Malaysia yang membuat perundingan dengan negara asing dan maklumatmaklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera. Dokumen terperingkat rahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat rahsia besar iaitu dalam cabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci. c. Sulit Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi, yang jika didedahkan tanpakebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi memudaratkan kepentinganatau martabat Malaysia atau kegiatan kerajaan atau atau orang kepada perseorangan pentadbiran atau atau akan akan

menyebabkankeadaan

memalukan

kesusahan

menguntungkan sesebuahkuasa asing hendaklah diperingkatkan Sulit. Contohnya ialah laporan-laporan perisikan biasa dandokumen-dokumen dan panduan-panduan teknik untuk kegunaan latihan tentera atau polis. Dokumen-dokumen terperingkat sulit hendaklah disimpan dalam cabinet keluli atau almari keluli dan untuk simpanan sementara dalam lainlain peti berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. d. Terhad

Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi jikaperlu hendaklah juga diberi satu

tahap perlindungan keselamatan yang dinamakan Terhad misalnya buku-buku Jabatan bagi maksudarahan dan perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan. Dokumendokumen terperingkat sulit dan terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan untuk disimpanan sementara dalam lain -lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh Pegawai Keselamatan Jabatan. Tanda keselamatan Peringkat keselamatan hendaklah ditanda kepada dokumen terperingakat yang kekal dan teguh terjilid dengan huruf cerai atau dicap huruf besar disebelah luar kulit hadapan dan belakang, dimuka tajuk, dimuka surat pertama. Peringkat keselamatan fail terperingkat hendaklah ditanda disebelah luar kulit hadapan dan belakang Nombor rujukan fail hendaklah

ditulis disebelah luar kulit hadapan dan tajuknya dicatatkan di sebelah dalam kulit hadapan. Hanya tajuk fail Terhad sahaja boleh dicatatkan disebelah luar kulit hadapan . Kulit Fail Dokumen Terperingkat a. Kulit Fail Rahsia Besar - Berwarna kuning dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang . b. Kulit Fail Rahsia - Berwarna merah jambu dengan berpalang merah di sebelah luar kulit hadapan dan belakang . c. Kulit Fail Sulit - Berwarna hijau d. Kulit Fail Terhad - Berwarna putih Penyediaan Dokumen Semua penyediaan dokumen terperingkat hendaklah mematuhi Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1987) dimana hanya pegawai yang diberikan kuasa secara bertulis oleh YB Menteri Pendidikan sahaja yang dibenarkan untuk menentukan taraf keselamatan sesuatu dokumen yang dikeluarkan. Diperingkat Jabatan, surat Arahan Pentadbiran akan dikeluarkan dengan memberi kuasa kepada pegawai-pegawai tertentu. Semua pegawai Jabatan perlulah mematuhi prosedur berikut dalam menyediakan dokumen/suratan terperingkat : a. Dokumen tersebut hendaklah ditentukan taraf keselamatan terlebih dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhadsebelum dokumen tersebut disediakan b. Sekiranya dokumen tersebut boleh dikategorikan sebagai dokumen terperingkat,

dokumen tersebut hendaklah dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber Manusia untuk tujuan pengkelasan. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut telah ditentukan taraf keselamatannya di atas arahan yang telah diberikan atau berdasarkan fail yang digunakan, pengkelasan tidak perlu dilakukan c. Semua draf dan salinan yang tidak diperlukan hendaklah dimansuhkan mengikut kesesuaiannya d. Bilangan salinan dokumen yang disediakan hendaklah sebolehbolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja e. Pegawai/staf yang mengendalikan dokumen dalam kategori rahsia besar dan rahsia

hendaklah telah lulus tapisan keselamatan halus dan bagi pegawai-pegawai/staf yang mengendalikan kategori sulit, hendaklah telah lulus tapisan keselamatan kasar.

b. Jelaskan peraturan-peraturan kawalan keselamatan yang perlu dipatuhi berkenaan dengan mesin penyalin? Semua jabatan yang dibekalkan dengan mesin-mesin penyalin termasuk mesin-mesin pendua atau fotostat hendaklah sentiasa mengawasi penggunaan mesin-mesin tersebut terutama sekali apabila mengeluarkan dokumen-dokumen terperingkat. Peraturan-peraturan berikut perlulah diikuti dan dipatuhi. a. Ketua Jabatan hendaklah melantik seorang pegawai untuk bertanggungjawab bagi mengawasi mesin-mesin penyalin dan sebuah buku daftar hendaklah diwujudkan untuk penggunaannya. Pegawai yang dilantik bertanggungjawab sepenuhnya dalam mengoperasikan mesin penyalin semasa membuat salinan dan bertanggungjawab mengikuti peraturan dan prosedur-prosedur yang telah ditetapkan. b. Semua mesin tersebut hendaklah disimpan dalam bilik yang berkunci. Mesin penyalin yang digunakan untuk membuat salinan dokumen terperingkat hendaklah disimpan dalam bilik berkunci dimana sebuah buku daftar yang merekod penggunaan mesin penyalin tersebut mesti lengkap diisi. Kunci mestilah disimpan oleh pegawai yang bertanggungjawab ditempat yang sepatutnya (selamat). c. Kakitangan yang dibenarkan ekses kepada perkara-perkara terperingkat sahaja yang boleh ditugaskan untuk membuat salinan dokumen-dokumen terperingkat. Hanya pegawai yang dilantik dan pegawai yang mempunyai kebenaran untuk mengakses dokumen terperingkat sahaja dibenarkan untuk membuat salinan dalam bilik mesin penyalin dokumen terperingkat. d. Jumlah salinan yang dibuat ialah jumlah salinan yang diluluskan sahaja dan semua salinan yang rosak mesti dibinasakan ( dimusnahkan ). Salinan yang rosak atau tidak jelas, tidak lengkap atau lebih mestilah dimusnahkan atau dihancurkan samaada menggunakan mesin penghancur kertas atau dibakar. e. Semakan ke atas buku daftar hendaklah dibuat untuk menentukan semua salinan dokumen terperingkat adalah dibuat mengikut peraturan. Ketua Jabatan dan pegawai yang bertanggungjawab hendaklah sentiasa membuat semakan ke atas buku daftar penggunaan mesin penyalin supaya tidak berlaku sebarang kecuaian atau sebarang penyelewengan. f. Semua penyelewengan dan penyalahan mesin-mesin penyalin hendaklah dilaporkan kepada Ketua Jabatan. Perbuatan yang menyalahi penggunaan mesin penyalin berkaitan dengan dokumen terperingkat hendaklah segera dilaporkan kepada ketua jabatan untuk tindakan.

Penutup Kesimpulannya, sebagai seorang penjawat awam yang telah dilantik perlulah mematuhi peraturan-peraturan mahupun prosedur-prosedur yang telah ditetapkan

terutamanya dalam pengurusan dokumen rasmi kerajaan. Dalam hal ini, penjawat awam adalah tertakluk kepada beberapa akta dan peraturan seperti Akta Rahsia Rasmi 1972, Arahan Perkhidmatan (Bab 4: Pengurusan Fail-fail di Pejabat), Arahan Keselamatan dan juga Surat Pekeliling Am (Pemeliharaan Rekod-rekod Kerajaan Bil. 1 tahun 1997). Penguatkuasaan peraturan-peraturan tersebut amatlah penting dalam memastikan keselamatan dan perlindungan dokumen-dokumen rasmi kerajaan khususnya dokumen rasmi terperingkat daripada sebarang ancaman keselamatan iaitu kegiatan-kegiatan subversif, espionaj, sabotaj dan kelemahan-kelemahan manusia lainnya. Sekiranya peraturan- peraturan ini tidak dipatuhi oleh seorang penjawat awam terutamanya dalam prosedur penerimaan dokumenterperingkat sulit dan terhad, maka, tidak mustahil keselamatan negara akan tergugat malah boleh menyebabkan penjawat awam tersebut didakwa atas kesalahannya menjadi pengkhianat negara. Justeru itu, adalah mustahak bagi seorang penjawat awam menyedari dan mengambil berat akan semua peraturan yang telah ditetapkan ke atas mereka sepanjang bergelar kakitangan kerajaan demi mengekalkan keamanan dan kedaulatan negara daripada dipermain-mainkan mahupun diperlekehkan oleh musuh negara. Segala dokumen rasmi kerajaan yang dipertanggungjawabkan perlulah diurus dengan baik mengikut prosedur-prosedur yang telah ditetapkan sebagai lambang kecintaan kepada negara dan kerajaan yang memerintah.

Rujukan 1. Akta Rahsia Rasmi 1972 2. http://www.cgso.gov.my/~cgso/portal/index.php/ms/dasar-keselamatan.html 3. http://khairulizzuansblog.blogspot.com/2010/01/pengurusan-dokumenterperingkat.html 4. www.pnm.my/docs/DasarPengurusanDokumenTerperingkat 5. Buku arahan keselamatan Terhad 6. www.arkibmuzium.uitm.edu.my/dokumen_terperingkat.htm 7. Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2007 Pekeliling Arahan Keselamatan Terhadap Dokumen terperingkat Terhadap Dokumen Geospatial Terperingkat.