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VENEZUELA, 2001
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INSTITUTO NACIONAL DE COOPERACIÓN EDUCATIVA
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Dirección General de INCE Turismo
Coronel (Ej) Glenn Sherman Brathwaite
Gerencia de Formación Profesional de INCE Turismo
Lic. Ada Rizzo Rizzo
Asesoría Técnica
Lic. Encarnación Barreto
Analista Integral
T.S.U. Lucía Torrealba
Transcriptora
Isabel López
Especialistas en Contenido
Colaboradores en la Validación
Coordinación General
Gerencia General de Formación Profesional
Gerencia de Tecnología Educativa
Copyright INCE
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
CONTENIDO
- ¿Qué es INCE TURISMO?
- Presentación
- Introducción
- Objetivo
- Ceremonial y Protocolo 31
- Normas de Protocolo 39
- Tratamientos 46
- Criterios Protocolares 46
- Precedencia Protocolar 53
- Presidencia Protocolar 58
- Sistema de Presidencia 59
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PROTOCOLO
- Funciones Protocolares 63
- Importancia del Uniforme en la Actividad Protocolar 71
- Dinámica de Grupos 79
- Técnicas Grupales 80
- UNIDAD VI Montajes
- Montajes 97
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PROTOCOLO
- Bibliografía 157
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
¿QUÉ HACEMOS?
NUESTRA MISIÓN
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
PRESENTACIÓN
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
INTRODUCCIÓN
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
OBJETIVO
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
UNIDAD I
EVENTOS ESPECIALES
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
PROTOCOLO
El Protocolo es un sistema o una institución que ordena las reglas del Ceremonial
y controla su ejecución. Es por lo tanto un órgano ejecutor del Ceremonial.
Existe también una definición práctica que incide en el fondo mismo de las
relaciones entre los individuos. Esta definición práctica indica que "el Protocolo es
un elemento de orden, creado para evitar y resolver las divergencias que surgen
constantemente del encuentro entre las vanidades humanas". Por tanto, es un
importante elemento de ayuda, en vez de ser un elemento de complicación y
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PROTOCOLO
Ceremonia:" (Del lat. ceremonia) f. Acción o acto exterior arreglado, por ley,
estatuto o costumbre, para dar culto a las cosas divinas, o reverencia y honor a las
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PROTOCOLO
profanas// de ceremonia. loc. adv. con que se denota que se hace una cosa con
todo el aparato y solemnidad que le corresponde//2. por ceremonia.//guardar
ceremonia. fr. observar compostura exterior y las formalidades acostumbradas..."
CEREMONIAL
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PROTOCOLO
Tratamientos
Equivalencias entre personalidades de diferentes jerarquía
Es el arte o la técnica de la construcción de las ceremonias
Es la actividad humana que dispone, crea o modifica las formas en las cuales
debe llevarse a cabo la acción del Estado.
Es un medio, nunca un fin.
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una relación de amistad y respeto entre las partes. (Elvira Contreras, “Etiqueta y
Protocolo” , 1998).
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PROTOCOLO
Como bien dice un distinguido Embajador del Servicio Exterior de Chile, profesor
de la Academia Diplomática de Chile Andrés Bello, Don Mario Silva Concha, en un
artículo titulado "La Diplomacia y el Protocolo", publicado en la Revista Diplomacia
de dicha Academia, referente al más delicado problema del protocolo, cual es el
de la precedencia, la máxima enseñanza ética de todos los tiempos, más allá de la
actividad protocolar realizada en los palacios reales o en el de las Repúblicas, se
encuentra en la Biblia.
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PROTOCOLO
Este mensaje de humildad habido sólo aceptado por quienes han llegado a la
excelsitud de la santidad, junto a algunos que teniendo oídos han oído y lo
practican sin ostentación alguna ni doble intención. En el caso de la precedencia
protocolar de los Agentes Diplomáticos y de las autoridades nacionales, ésta
enseñanza tiene doble validez por cuanto el lugar que han de ocupar no es por
mera simpatía personal del anfitrión sino por la dignidad de la investidura de cada
cual más allá de la persona.
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PROTOCOLO
- Arte (Larousse): Virtud, poder, eficacia y habilidad para hacer bien una cosa:
trabajar con arte.//Conjunto de reglas de una profesión.// Obra humana que
expresa simbólicamente, mediante diferentes materias, un aspecto de la
realidad entendida estéticamente.// Conjunto de obras artísticas de un país o
de una época.
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Ceremonial Público
Ceremonial Militar
Ceremonial Litúrgico
Ceremonial Civil
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Ceremonial de Cancillería
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CEREMONIAL MILITAR
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PROTOCOLO
Tiene por objeto dar exacto cumplimiento a las reglas y procedimientos generales
que deben observarse en el desarrollo de actos y oficios religiosos de cualquier
naturaleza.
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PROTOCOLO
La Etiqueta implica:
Muchos autores señalan que el término Protocolo Social, no es más que una
analogía que se formula para identificar el conjunto de normas que rigen el
comportamiento de los individuos en actos de naturaleza civil, donde el estatus
social, la educación y las buenas maneras son las variables que delimitan y
califican el acto o evento al cual se asiste. Pudiera entenderse según la
interpretación hecha por algunos autores, donde destaca la Dra. Isabelita
González, que el Protocolo Social se refiere a las normas de comportamiento que
rigen las relaciones entre los individuos en todo acto cuya naturaleza sea social,
excluyendo otros escenarios militares, presidenciales o diplomáticos.
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PROTOCOLO
UNIDAD II
CEREMONIAL Y PROTOCOLO
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PROTOCOLO
FUENTE ORIGINARIA
Toda ceremonia tiene una fuente originaria por la cual existe y es aceptada en un
contexto geográfico y cultural determinado. Es así como toda ceremonia tiene una
explicación y se rige por un conjunto de normas y con un procedimiento que es de
necesario conocimiento por parte del que ensambla y operacionaliza la ceremonia.
Esta fuente generalmente lo constituye una ley, decreto, resolución o los
antecedentes y costumbres que rigen la actuación de una determinada ceremonia.
DESCRIPCIÓN
ÁMBITO / ALCANCE
ORGANISMOS INVOLUCRADOS
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PROTOCOLO
PROCESO ADMINISTRATIVO
DOCUMENTOS A EMITIR
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PROTOCOLO
-
- Normas de protocolo
Trata del conjunto de reglas de ceremonial que regirán y que deberán respetarse
para lograr con ello la solemnidad y elegancia del acto o ceremonia.
Instrumentos a utilizar
- Orientación logística
- Etiqueta
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
pechera de piqué,
almidonada, con duro
cuello de pajarita.
Corbata de lazo, blanca
(pajarita)
Chaleco de piqué blanco,
con botones de nácar.
Zapatos. Estrictamente
deben ser de cuero
cortesano, aunque
también se pueden usar
de charol o piel (con
cordones)
Calcetines negros, de
seda hasta la pantorrilla.
Admite el uso de
condecoraciones, pero
sólo cuando la invitación
lo especifique.
Esmoquin o Smoking Chaqueta negra, sin Traje de cóctel, corto o
faldones, sencilla o largo.
cruzada y con solapas de
seda.
Pantalón a juego, con un
galón negro por la parte
exterior.
Camisa blanca con
pechera de piqué, lisa o
plisada.
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PROTOCOLO
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Elaborado por Manuel Acosta. 1999.
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Normas de Protocolo
CEREMONIAL PÚBLICO
1. 2
Si son cuatro
3 1. 2 4
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CEREMONIAL DIPLOMÁTICO
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CEREMONIAL MILITAR
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Honores a la Bandera
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PROTOCOLO
Tratamientos
Título de cortesía con que se dirige una persona a otra en razón del cargo que
ocupa o de la consideración recibida que ostenta.
EXCELENTISIMO EMBAJADORES
EMINENCIA CARDENALES
VUESTRA MAJESTAD REYES
ALTEZA REAL PRINCIPES
MAGNIFICO RECTORES
ILUSTRISIMO ALCALDE
CIUDADANO APLICACION COMUN
Criterios Protocolares
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PROTOCOLO
ORDEN ALFABÉTICO
EL AZAR
LA PUNTUALIDAD
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PROTOCOLO
correspondiente. Una vez que comienza el acto nadie puede subir al presidio, a
menos que quien presida lo indique expresamente al Maestro de Ceremonia.
LA SUPERSTICIÓN
LA ESTÉTICA
EL CÓNYUGE HOMBRE
EL DESCANSO MATRIMONIAL
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PROTOCOLO
Este criterio que rige para la colocación de parejas en una mesa de comida indica
que nunca debe sentarse la esposa junto al marido.
EL RESPETO A LA ESPOSA
LA CORTESÍA
LA CULTURA
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LOS IMPREVISTOS
LA ANTIGÜEDAD
Se refiere al criterio que señala que una persona tiene precedencia sobre otra
cuando es más antigua en el cargo, rango o categoría o cuando es creada una
institución primero que otra, siempre y cuando tengan la misma importancia
jerárquica.
Programa
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Programa
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PROTOCOLO
Programa
Programa
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PRECEDENCIA PROTOCOLAR
Fuentes Protocolares
Ejecutivo
Legislativo
Judicial
Ciudadano
Electoral
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PODER EJECUTIVO
Presidente de la República
Vicepresidente de la República
PODER LEGISLATIVO
PODER JUDICIAL
PODER CIUDADANO
El Fiscal General
El Contralor General de la República
El Defensor o Defensora del Pueblo
PODER ELECTORAL
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Expresidentes de la República
Consejo de Ministros
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Estado Vargas
Estado Miranda
Directores Ejecutivos
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Academias Nacionales
Universidades
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Arzobispado de Caracas
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PRESIDENCIA PROTOCOLAR
Estructura
8 6 4 2 1 3 5 7 9
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7 5 3 1 2 4 6 8
Sistemas de Presidencia
Para la ubicación de las personalidades existen dos sistemas clásicos que son de
uso común: el sistema anglosajón y el sistema francés.
Entrada Entrada de
Invitados Servicios
Presidencia Presidencia
anfitrión invitado
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Presidencia
anfitrión
Invitados Servicios
Ventana Presidencia
Ventana
invitado
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UNIDAD III
FUNCIONES PROTOCOLARES
Jefe de Protocolo
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Coordinador de Protocolo
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PROTOCOLO
Asistente de Protocolo
Auxiliar de Protocolo
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PROTOCOLO
Oficiales de Sala
Este profesional se encarga del apoyo logístico interno de las áreas donde se
desarrolla un evento en particular. Es responsable del manejo de los medios
audiovisuales, distribución de documentación, suministro de agua y otros insumos.
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PROTOCOLO
No debe utilizarse el término Edecán para designar a este profesional dado que
dichas tareas son exclusivas de un oficial (militar) con formación académica que
ejerce funciones de seguridad y atención especial a determinadas personalidades
que por su rango o cargo así lo ameritan.
Las actividades se definen de acuerdo al tamaño del evento. Es decir que las
actividades y tareas del Asistente de Protocolo se intensifican o minimizan en
función al volumen de personas a manejar.
TÉCNICOS
SECRETARÍA
Registro de participantes
Suministro de material de apoyo
Entrega de distintivos
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DE LOGÍSTICA
Distribución de documentos
Manejo de computadoras
Manejo de fotocopiadoras
Manejo de equipos de cocina y grabación
Manejo de equipos de oficina
Control de medios audiovisuales
Suministro de jarras, agua y vasos
Suministro de marcadores, rotafolios, lápices, etc.
Reservación de servicios varios
Adecuación de espacios físicos y supervisión de la limpieza
Organización del transporte
Control de puntos de seguridad y vigilancia
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ALIMENTOS Y BEBIDAS
SOCIALES
PROTOCOLARES
Atención de participantes
Atender requerimientos de los invitados especiales
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PROTOCOLO
Los eventos tal como lo plantea Carlos Alarico Gómez (1995) “persiguen
comunicar el mensaje de una organización a un público específico, utilizando
medios adecuados para alcanzar un feedback positivo”. Este mensaje se percibe a
través de los sentidos y uno de ellos es la vista. Ello significa que un evento refleja
una imagen según la manera de atender los aspectos vinculados con el orden, la
buena ubicación, la armonía, la elegancia, el buen gusto y por sobre todo el
control del tiempo, del espacio y de los recursos.
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IDENTIDAD ONTOLÓGICA
IDENTIDAD AXIOLÓGICA
Tal como lo reseña Etna de Fagre, citando a Cabañas, “existe una identidad
conceptual conformada por la visión, misión, valores, filosofía y la cultura
organizacional; y una identidad visual compuesta por dos elementos:
Como puede observarse en una institución pública todo comunica y todos sus
miembros envían mensajes constantemente. Cada una de las partes que integran
la organización, en conjunto, forman imágenes y no siempre semejantes en cada
uno de los diferentes públicos (internos y externos). Lo mismo ocurre con una
ceremonia o un evento especial. Los eventos transmiten mensajes y una imagen
determinada.
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La identidad de la organización
La cultura organizacional
La comunicación
Los tipos de públicos que atiende.
De acuerdo con Acosta y Garriga (1996) el protocolo ha de ser el fiel reflejo del
orden que tiene que existir en todo acto formal para dar una imagen que
enaltezca y manifieste el prestigio y reputación de una organización. El orden a
que se hace referencia se centra en el conjunto de reglas que gobiernan todo acto
social mediante las cuales se le da a cada uno de los participantes las
prerrogativas y privilegios a que tiene derecho por su categoría, rango o cargo. Si
no se cumple con este conjunto de reglas o no se cuida su acertada aplicación no
se puede hablar de calidad en un evento o ceremonia.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Por otra parte, el uniforme transmite seriedad, elegancia, higiene y por sobre todo
organización. De allí su importancia y necesidad de considerarlo en eventos
protocolares. A continuación se presenta información general elaborada por la
Prof. Antonieta Scannone de Nuñez, referida al personal de protocolo.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Referente al comportamiento:
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
Orden y disciplina: base y razón de ser del ceremonial implica el grado de dominio
en materia disciplina que debe desarrollar el personal de protocolo.
PERFIL PROFESIONAL
DESCRIPCION Es el responsable de la asistencia técnica y administrativa del
Jefe o Coordinador de Ceremonial y Protocolo, desarrollando
actividades tareas técnicas y administrativas de importancia
determinante en el éxito de una ceremonia.
PERFIL OCUPACIONAL PERFIL DE PERFIL PROSPECTIVO
PERSONALIDAD
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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PROTOCOLO
UNIDAD IV
TÉCNICAS GRUPALES PARA EVENTOS
DINÁMICA DE GRUPOS
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PROTOCOLO
Técnicas Grupales
Las técnicas de grupos no deben ser consideradas como fines en sí mismas, sino
como instrumentos o medios para el logro de la verdadera finalidad grupal:
beneficiar a los miembros y lograr los objetivos que se plantean.
Las diversas técnicas que se utilizan, poseen características variadas que las
hacen aptas para determinados grupos en distintas circunstancias. La elección de
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PROTOCOLO
SIMPOSIO
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PROTOCOLO
MESA REDONDA
Se utiliza esta técnica cuando se desea dar a conocer a un auditorio los puntos de
vistas divergentes o contradictorios de varios especialistas sobre un determinado
tema o cuestión. Los integrantes de la Mesa Redonda, pueden oscilar entre 3 y 6,
generalmente son 4 lo que sostienen; posiciones divergentes u opuestas sobre el
tema a tratar; ya sea individualmente o por parejas o bandos. Además han de ser
expertos o buenos conocedores de la materia y hábiles para exponer y defender
con argumentos sólidos su posición. La Mesa redonda es conveniente que no se
extienda más allá de los 50 minutos, para permitir luego las preguntas que desee
formular el auditorio durante el lapso de tiempo que se considere prudencial.
PANEL
Se reúnen varias personas para exponer sus ideas sobre un determinado tema
ante un auditorio; estos expertos no exponen sino que dialogan, conversan,
debaten entre sí el tema propuesto, desde sus particulares puntos de vista y
especialización, pues cada uno es experto en una parte del tema general.
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PROTOCOLO
Consiste en una intercomunicación directa entre dos personas que conversan ante
un auditorio sobre un tema, cuestión o problema determinado. Los dialoguistas
han de ser personas capacitadas, expertos o especialistas en el tema que tratan,
pues del diálogo que realizan el grupo debe obtener información, actualización,
opiniones o puntos de vista de cierta significación.
ENTREVISTA COLECTIVA
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PROTOCOLO
PHILLIPS 66
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PROTOCOLO
Cuchichear significa hablar en voz baja a una persona de modo que otros no se
enteren. La técnica consiste en dividir un grupo en parejas que tratan en voz baja
un tema o cuestión del momento. De este modo, todo el grupo trabaja
simultáneamente sobre un mismo asunto, en grupos mínimos de dos y en pocos
minutos puede obtenerse una opinión compartida sobre una pregunta formulada al
conjunto. El tiempo se reduce a dos o tres minutos.
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FORO
Se trata de una experiencia de gabinete más que de una tarea o proceso grupal,
pero interesa directamente al grupo ya que el rumor se produce en las relaciones
interpersonales. Consiste en demostrar vivencialmente algunos aspectos de la
creación del rumor, concretamente cómo a través de sucesivas versiones sobre un
hecho, se va modificando la realidad en los testimonios de los transmisores.
COMISIÓN
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PROTOCOLO
SEMINARIO
DISCUSIÓN DE GABINETE
Tiene por objeto tratar un tema o problema de especial importancia entre un grupo
de personas con determinadas responsabilidades y con el fin inmediato de tomar
una decisión. Recuerda a las reuniones de ministros, jefes o directores y en un
nivel, por supuesto muy distinto, trata de desarrollar el mismo tipo de trabajo.
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PROTOCOLO
Se trata de una actividad específica de la vida militar, pero puede ser adaptada
para fines educativos como una técnica de aprendizaje. Consiste en producir
entrenamiento para la toma de decisiones. Se puede caracterizar el servicio de
Estado Mayor como un ejercicio práctico que persigue la solución de una situación
problemática.
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PROTOCOLO
PROCESO INCIDENTE
Es una técnica de grupo desarrollada por el Dr. Paúl Pigors del Massachusetts
Institute of Tecnology, con la colaboración de su esposa. Se define como un
proceso continuo de aprendizaje a partir de casos que involucran a personas
reales en situaciones reales, proporcionando a los participantes en el ejercicio la
posibilidad de desarrollar sus habilidades por medio de la práctica de decisiones
simuladas. Consiste en definitiva, en el análisis detallado de un hecho o incidente
expuesto en forma muy escueta y objetiva. Es adecuada para grupos de 15 a 20
personas. El desarrollo es de aproximadamente dos horas.
ESTUDIO DE CASOS
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PROTOCOLO
ROLE PLAYING
TEAM TEACHING
Enseñando en equipo no es una técnica de grupo del tipo de las que hasta aquí se
han presentado, se trata de un ensayo novedoso para mejorar la calidad de la
enseñanza entrelazando materias y posibilidades diferentes y utilizando al máximo
los poderes complementarios de los profesores. Es un trabajo en equipo.
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UNIDAD V
RECURSOS OPERACIONALES
Recursos Operacionales
VOCATIVOS
GUIÓN PROTOCOLAR
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PROTOCOLO
PLANOS Y CROQUIS
IDENTIFICADORES
HABLADORES O TRIEDROS
TARJETAS PROTOCOLARES
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PROTOCOLO
Es un instrumento que se utiliza para clasificar los puestos de las personas que
asisten a un evento.
LISTAS PROTOCOLARES
ROOMING LIST
Lista de Invitados
Endógenos: internos de la Organización
Exógenos: externos a la organización
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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PROTOCOLO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
UNIDAD VI
MONTAJES
Los montajes son formas de distribución de mesas y sillas que permiten el control
de los comensales y de los flujos de servicios tanto de bebidas como de comidas.
Asimismo, facilitan la aplicación de las normas de ceremonial y protocolo en actos
o ceremonias donde es necesario su previsión.
Tipos de Montajes
ESCUELA
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PRESIDIUM
TEATRO
Esta forma de distribución permite ganar mayor capacidad, para ubicar al público
asistente, se asemeja a una sala de cine o de teatro.
PRESIDIUM
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
En “T”, se colocan las mesas enlazadas en forma de “T” y las sillas alrededor de
ellas.
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PROTOCOLO
DIRECTORIO
Mesa redonda
Taller
Anfiteatro
Peine
Ruso
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
En la planificación del montaje hay que considerar que todos los participantes
tengan buena visión, comodidad, espacio, así como el tráfico de personas, servicio
de alimentos y café y acceso cercano a sanitarios y teléfonos.
Para la distribución de las jarras de agua y los ceniceros en las mesas de trabajo y
presidium, no hay reglas; la experiencia ha demostrado que poner una jarra y un
cenicero para cada cinco personas es adecuado.
En salones muy grandes se puede instalar servicios con agua, refrescos, café y
galletas.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
El Banquete
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
El Diccionario del Uso del Español de María Moliner, dice que banquete, viene del
francés "banquet", probablemente del italiano "banchetto", banquito, donde se
sentaban antiguamente los invitados, es una comida a la que concurren muchas
personas, se agasaja a alguien o se festeja algún acontecimiento. Comilona.
Festín. Comida espléndida, extraordinaria, a una comida fastuosa en todo
sentido.
La noción de comer en común tiene algo de ritual, practicado desde muy antiguo y
que originalmente tenía el objetivo de conciliar las fuerzas misteriosas que
permitieran una caza exitosa, a su vez los trofeos eran compartidos en una comida
en comunidad. En la antigua Grecia los sacrificios eran seguidos por la comida, en
la cual los asistentes repartían la carne asada que, compartida por todos, era
además una de las pocas ocasiones en que el pueblo tenía posibilidad de comer
carne. Asimismo, el acto de comunión de los primeros cristianos, en este caso con
un contenido religioso, muy significativo.
Más tarde en Grecia, el banquete no sólo tenía como objeto comer, era también la
ocasión para conversar, discutir, sentados en un pequeño banco, banquetto, frente
a mesas, de donde tomaban el alimento con los dedos que luego se limpiaban con
miga de pan.
Más tarde, en la Grecia clásica, adquirieron la costumbre de comer reclinados de
dos a dos, en lechos o divanes y el banquete se fue convirtiendo en una comida
espectacular que duraba largo tiempo, finalizando con una especie de simposio en
el cual se charlaba, se discutían ideas y entre todos, incluidas las mujeres, elegían
al rey del banquete bajo cuyas órdenes bebían, acompañados por música de
flautas. Poco a poco fueron agregándose juglares, cantos, recitación de poesías,
equilibristas, acróbatas, bailarinas, etc., una verdadera fiesta.
En Atenas y en España los banquetes cívicos se celebraban en memoria de los
ancianos, los comensales vestían túnicas blancas y coronas de flores. La
Revolución Francesa trató de revivir, sin éxito, estos banquetes, al estilo de
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
ministro de Luis XVIII, puso el arte culinario al servicio de su actividad política. Por
supuesto en todos esos banquetes el aspecto gastronómico era más bien de baja
calidad, los alimentos llegaban fríos a la mesa, como también lo es hoy día en la
mayoría de los banquetes oficiales en todos los países, en los cuales además, se
sirven platos que se adaptan a las circunstancias, más que platos en los cuales se
atienda o se destaque la parte gastronómica.
Con el advenimiento de la alta cocina francesa, desde la época de Luis XIV, se
comenzó a dar más importancia a la comida y a disminuir los elementos
accesorios, además comenzaron a perder importancia los banquetes públicos
frente a los privados, como en el Siglo XIX y XX en Francia, celebrados por
anfitriones distinguidos, entre los cuales muchas damas de sociedad, para los
cuales se invitaba a intelectuales y artistas destacados y en los cuales se daba
importancia a la conversación y discusión de nuevas ideas, que en algunos casos
daban origen a corrientes intelectuales o artísticas.
Al mismo tiempo, desde mediados del siglo XIX, comenzó a aparecer en Francia
el "Servicio a la rusa" que introdujo un cambio sustancial en los banquetes. En su
origen y por mucho tiempo el banquete estaba compuesto por varios servicios,
cada uno de varios platos, al menos tres, que muchas veces eran grandes piezas
asadas enteras que incluso se exhibían a los comensales y se colocaban sobre la
gran mesa, con muchos ornamentos, para que cada uno se sirviera
inmediatamente. Además de cierto desorden, muchos comían ya frío y se llegó a
establecer una etiqueta en cuanto al tiempo para cada servicio. El "servicio a la
russa" vino a remediar esa situación pues cada plato se llevaba aparte a la mesa y
era presentado al comensal para que en un mínimo de tiempo pudiera servirse y
comer caliente.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
A continuación se ofrecen algunas ideas que permitirán vestir la mesa para una
ocasión formal o cuando se comparte de forma informalmente con familiares y
amigos.
La mesa formal
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Las servilletas deben hacer juego con el mantel central. Estas, normalmente,
miden 24 pulgadas y se doblan formando un cuadrado; el monograma de la
servilleta, si tiene alguno, debe aparecer en la esquina inferior izquierda. Las
servilletas se colocan sobre el plato principal. Las servilletas se colocan al lado de
los tenedores y no debajo de éstos, si algún plato se sirve antes de que los
invitados se sienten a la mesa.
La regla de oro de la cena formal es que la cubertería debe ser de plata. No es
necesario que todos los cubiertos sobre la mesa pertenezcan a un mismo juego,
pero por lo menos, sí los cubiertos principales. Otros que pueden ser diferentes al
juego de cubiertos principales son los del postre, debido a que dichos cubiertos
solamente se colocan en la mesa a la hora de servir el postre. No se debe colocar
más de tres cubiertos en la mesa. De servirse otros platos durante el transcurso
de la cena, los cubiertos respectivos se traerán cuando se sirva cada comida.
Cada puesto en la mesa debe estar preparado con el número exacto de copas que
se va a utilizar durante la cena. La copa de agua debe ir ubicada centrada en la
parte superior de cada plato. A la derecha de la copa de agua se colocan las
copas de champaña, de vino y por último, la de jerez según el orden que vayan a
utilizarse.
Durante la cena se pueden utilizar diferentes tipos de vajillas, pero al igual que con
los cubiertos, la que se utilizará para servir los platos principales debe pertenecer
a un mismo juego. Para presentar la mantequilla, la ensalada y los postres se
pueden usar platos de cristal o de plata; los platos de cristal finos se verán de las
mil maravillas en la mesa mientras que hagan juego y sean de la misma calidad
que la vajilla principal que se utiliza. Es un grave error utilizar platos de cristal de
una calidad diferente a la vajilla principal. Es lo mismo que sería usar servilletas de
papel cuando haz vestido la mesa con un mantel de damasco.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Los platos destinados para la mermelada, el chocolate, las mentas, los caramelos
se colocan entre el espacio de las velas y el adorno central. Debe haber un salero
y un pimentero por persona o como mínimo uno para cada dos personas.
El espacio entre cada invitado debe ser lo suficientemente amplio para que estos
sean servidos correctamente. Los platos deben ser colocados de forma simétrica;
todos deben estar a la misma distancia. Los cubiertos se ubican según el orden en
que vayan a ser utilizados. El tenedor de ensalada se coloca al lado izquierdo del
plato, a la izquierda de éste se coloca el tenedor de carne y a su izquierda el
tenedor de pescado, el cual se utiliza primero. A la derecha del plato se coloca el
cuchillo de ensalada, a la derecha el cuchillo de la carne, luego el cuchillo de
pescado y por último, el tenedor para las ostras. Este tenedor es el único que se
puede poner a la derecha.
La mesa informal
Cuando se prepara una mesa informal hay mucha más libertad en la decoración,
aunque siempre se ha de tener en cuenta el estilo de la casa, el motivo de la cena
y por supuesto, las predilecciones de los invitados. Realmente en la presentación
de la mesa para una cena, se puede dar rienda suelta a la imaginación.
Se puede escoger el mantel al gusto del anfitrión. De utilizar el mantel de damasco
u otro con encajes, se deberá vestir para brindar un ambiente informal, la manera
de lograrlo es añadir colorido al mantel, ya sea con las servilletas, o con el centro
de mesa.
Según el motivo de la cena se escoge un adorno central que sea original y
llamativo. No está de más darle un vistazo a las revistas de modas para nutrirse
de ideas y sorprender a los invitados.
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PROTOCOLO
Si el plato principal que se sirve incluye algún tipo de salsa, se recomienda utilizar
otro plato para servir la ensalada, pero si el plato principal consta de una carne
que no lleve salsas o pescado a la plancha, entonces se puede servir la ensalada
como acompañante en el mismo plato.
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PROTOCOLO
Cuando los invitados lleguen a la mesa, la mantequilla debe estar servida y las
copas llenas de agua y vino. Si se sirven entremeses, éstos también deben estar
en la mesa antes que los invitados se sienten.
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sobre etiqueta, aclarar cualquier duda que se pueda tener al respecto, y, sobre
todo, sentirse confiada para actuar con soltura en cualquier ocasión.
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tenedor a la otra mano. Como sostener las copas: - La copa de vino blanco o de
champaña se sostiene por el tallo con el pulgar y el índice, porque como son
bebidas que deben servirse frías, si se toma la copa con toda la mano podría
calentarse. - La copa de vino tinto puede sostenerse por la base con tres dedos,
porque debe servirse a temperatura ambiente. La de cognac, de la misma manera.
- En general, las copas de vino nunca deben sostenerse por la mitad, ni con el
dedo meñique volando (eso sí que es de muy mal gusto). Comportamiento
correcto en la mesa: - Debemos sentarnos con el pecho erguido, los brazos fuera
y apoyando sólo las muñecas y las manos. Al utilizar los cubiertos, los codos
deben permanecer ligeramente pegados al cuerpo y no separarlos en exceso o
elevarlos. - No se deben estirar ni cruzar las piernas por debajo de la mesa, ni
hacer contorsiones con los tobillos o los pies. - No se mastica por mucho tiempo ni
se bebe mientras haya comida en la boca. - El pan se parte en pequeños trozos, a
medida que se consume en el curso de la comida. - La servilleta debe desdoblarse
discretamente, no a la vista de todos como si fuera un truco de magia y sólo se
utilizará para pasarla por los labios antes y después de beber. - Después de
cortar, el cuchillo debe soltarse, pero no se deja descansar apoyando la punta en
el plato y el mango en la mesa. Se debe dejar descansar sobre el plato formando
un ángulo de 45 °.
El arreglo
Arreglar una mesa para todas las diferentes ocasiones y circunstancias significa
un arte al cual tienen acceso todas las amas de casa y que puede estar basado
más que nada en el conocimiento del uso de la vajilla, en la forma de disponerla
de modo que sea cómoda para los comensales, en los medios y recursos a su
alcance y en una buena dosis de buen gusto y originalidad.
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PROTOCOLO
Las cuestiones básicas son las que deben saberse, las demás corren por cuenta
de la habilidad de la mujer de la casa. No es posible establecer un código único, ni
estricto, en cuanto hay tantas clases de mesas para servir, como hogares,
costumbres, normas y formas de vida, en los pueblos, en los grandes centros
urbanos y en el campo.
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El mantel puede ser de hilo bordado, o de encaje, así como las servilletas
haciendo juego.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
La Cena Formal
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
La cristalería debe presentarse siempre bien combinada. Las copas para vino ya
sean grandes o pequeñas irán de acuerdo con la cantidad de bebida. En estas
cenas nunca se sirve cerveza. Se irán combinando de acuerdo al servicio o
pueden quedar hasta la sobremesa si son de vino, hasta que se sirva el té o el
café. También puede servirse exclusivamente champaña.
Cuando la mesa formal sea para un banquete en casa no se presentan cigarrillos
ni ceniceros durante la comida.
Las pipas y los puros pueden fumarse con el café pero es mejor que se fumen
cigarrillos.
La Cristalería
En otras épocas, en todas las casas había un juego de cristal a veces se heredaba
de generación en generación, se cuidaba mucho y se usaba sólo en las grandes
ocasiones.
Actualmente las amas de casa deben ser más prácticas y en caso de tener que
comprar estos juegos, pueden ser reemplazados por el vidrio que actualmente se
talla a mano y con tanta delicadeza como el cristal. Hay en venta en nuestro país
variadas y bonitas colecciones de ese género.
Se considera que con una docena de copas de diversos tamaños, una docena de
vasos para whisky, coñac, refresco, champán, vinos, cerveza, etc., completa las
copas indispensables para tener una mesa en cualquier oportunidad.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Algunas veces estas mesas se colocan contra una pared. Cuando se coloca la
vajilla, se pueden formar figuras caprichosas, colocando copas en distintos grupos,
platillos en distintos lugares, así como la jarra de agua y las botellas, agregando
platillos con bocaditos y golosinas que son deliciosos y resultan muy agradables a
la vista y al paladar. El café siempre será servido por la dueña de la casa o por los
propios invitados. Para esto se acercan a la mesa en su momento, bandejas con
todo lo necesario para un servicio de café.
Las maneras de conducirse en la mesa revelan muchas veces el nivel cultural y
social de una persona.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
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Cuando se usan los dos cubiertos, el tenedor se utiliza con la mano izquierda y se
mantiene en ella. En Europa el alimento es empujado levemente por el cuchillo
hacia el tenedor estando éste último en la mano izquierda.
Cuando se está comiendo, se debe tener buen cuidado de no tomar líquido con la
boca llena y sin antes limpiarla con la servilleta.
Los cubiertos deben cambiar entre plato y plato, únicamente cuando los
comensales los crucen sobre los platos.
El Uso de la Servilleta
En la época actual se usan mucho las servilletas de papel, porque son en realidad
bastante prácticas y, una vez utilizadas, se tiran. Los anillos para servilleta de
metal o de plástico son nada más que para los miembros de la familia. A un
huésped se le debe poner servilleta limpia y doblada cuando se le invita a comer.
Hay muchas maneras de doblar las servilletas, pero las más simples son las
preferidas actualmente. Quedan bien en triángulo o en forma rectangular con
monogramas o bordados a la vista.
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PROTOCOLO
UNIDAD VII
ORGANIZAR EVENTOS
EVENTO ESPECIAL
A los fines del presente material, se define Evento Especial como todo
acontecimiento programado sujeto a la aplicación de una metodología adecuada,
con la utilización de técnicas específicas, el cual persigue una finalidad
determinada. Por tanto, un evento especial es un acontecimiento que se prevé, se
planifica y se organiza para que ocurra, pero en condiciones determinadas donde
lo más importante se refleja en la imagen y calidad que del mismo perciben los
participantes. Para entender su definición es necesario identificar sus principales
características, las cuales se resumen en las siguientes:
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Estructura de un Evento
Públicos
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Privados
Mundial
Internacional
Nacional
Regional
Municipal
Congresos
Convenciones
Ferias y exposiciones
Talleres
Foros
Seminarios
Simposios
Jornadas
Asambleas
Conferencias
Panel
Reuniones
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PROTOCOLO
CONGRESO
CONVENCIÓN
EXPOSICIÓN
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Es una manifestación que tiene por objeto inventariar los medios de que dispone
la actividad humana para satisfacer las necesidades de una civilización, poniendo
de relieve los progresos realizados a partir de una época determinada, que se
toma como término de comparación, asegurando una presentación racional. Las
exposiciones se distinguen de las ferias por la ausencia, por lo menos como
objetivo inmediato, de transacciones comerciales.
La exposición implica la muestra de obras del hombre, evento de cierta magnitud y
prolongada duración, realizada en sede fija o variable.
FERIA
JORNADA
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PROTOCOLO
FORO
TALLER
SEMINARIO
SIMPOSIO
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
CONFERENCIA
Evento que gira alrededor de una exposición en forma oral sobre un área temática
específica o general desarrollada por un profesional, experto, académico, político,
etc., con alto dominio de la información que se trate. No implica la interacción con
el público. En algunas ocasiones, luego de conferencias se abre una sesión corta
de preguntas-respuestas.
ASAMBLEAS
OTROS EVENTOS
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
PROCESO LOGÍSTICO
LOG STICO EN LOS EVENTOS
ETAPA DE EJECUCIÓN
EJECUCIÓ DE UN EVENTO
Cada uno de los miembros del comité organizador debe conocer perfectamente
sus responsabilidades y ejecutarlas eficientemente y con calidad.
La primera impresión que tienen los participantes sobre la organización del evento
es un momento fundamental.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Definir Objetivos
Políticas
Estructura Orgánica
Comité organizador
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
- Definición de la sede:
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Selección de proveedores
Selección de materiales adecuados
Solicitar varias cotizaciones
Comparar condiciones
Definición de proveedores
Elaborar pedidos
Programar fecha de entrega
Alimentos
Materiales
Eventos sociales y culturales
Espectáculos y animación
Hospedaje y alquiler de salones
Instalaciones
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Presupuesto de la exposición
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Coordinar con el personal del hotel para definir la operación del primer día de
registro y asignación de habitaciones
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Selección de reporteros
Contratación de reporteros
Invitación a la prensa
Radio
Televisión
Organizar ruedas de prensa, antes, durante y después del evento
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Choferes
Edecanes(vestuario)
Fotógrafos
Intérpretes
Maestros de ceremonias
Mansajería
Operadores
Secretarias
Seguridad
Servicios médicos
Traductores
Otros
Definir objetivos
Políticas de trabajo
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Alfileres
Blocks
Carpetas
Ceniceros
Cinta adhesivas
Clips
Cubiertas de mesa(paño)
Diplomas
Fólders
Folletos
Gafetes
Grapas
Jarras
Lápices
Ligas
Pancarta para la inauguración del evento
Manteles
Obsequios
Papel blanco de varias medidas
Plumas
Posters
Recibos
Señalizaciones
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Automóviles
Botiquín médicos para primeros auxilios
Cables de extensión y contactos múltiples
Cámaras de fotos y videos
Camionetas y camiones de pasaje y carga
Computadoras PC e impresoras
Dictáfonos
Equipos de sonido
Equipo de traducción simultánea
Fax
Fotocopiadoras
Fusiles de diferentes medidas
Grabadoras
Linternas
Máquinas de escribir
Micrófonos
Pantallas de acuerdo al tamaño requerido
Pizarrones informativos
Proyector de transparencias
Radios de Comunicación
Retroproyector de acetatos
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Rotafolios
Sistema cerrado de televisión
Video Bean
Data Show
Teléfonos celulares
Teléfonos
Televisores
Videocaseteras
- Recepción de ponencias:
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Confirmar participantes
Confirmar invitados especiales
Confirmar ponentes magistrales
Confirmar ponentes por mesa
Confirmar funcionarios por mesa
Confirmar medios de comunicación
Elaborar directorios
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
- Instalación de módulos:
Módulos de información
Mesa de registro
Módulo para ponentes magistrales y de mesa de trabajo
Módulo para invitados especiales
Módulo para información sobre eventos sociales, culturales y especiales
Módulo de servicios
Definir la ubicación de los módulos
Definir responsables en cada módulo de información y control
Servicio médico
Sala de prensa
Sala para ejecutivos
Guardería
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PROTOCOLO
Impresos
Mantas
Señalización
Materiales
Equipos
Pizarrones informativos
Jarras con agua
Ceniceros suficientes
Identificadores (distintivos)
Lápices, gomas y marcadores
Sillas y mesas suficientes
De acceso al evento
Administrativo
Financiero
Lugares sede
Transporte
Hoteles
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Eventos Sociales
- Elaboración de documentos:
- Simulacro:
- Recorrido de supervisión:
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PROTOCOLO
Recepción y registro
Hoteles y alojamiento
Mesas de trabajo
Ceremonias de inauguración y clausura
Transporte
Desayunos, Almuerzos y cenas
Servicios de refrigerios
Información y medios de comunicación
Personal administrativo, de apoyo y protocolo
Control y distribución de materiales de trabajo
Presidium
Atención de ponentes magistrales y de mesa
Invitados especiales
Información
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PROTOCOLO
Tener los muebles, equipos y materiales necesarios para las funciones del módulo
Instalar al personal responsable de cada módulo
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
- Realización de la inauguración.
Definir lugar
Escenografía
Lista de invitados
Distribución del salón
Programa de inauguración
Lista de invitados
Distribución del salón
Programa de inauguración
Discursos
Boletines de prensa
Ponencias magistrales
Ponencias de mesa de trabajo
Eventos sociales y culturales
Ruedas de prensa
Reuniones especiales
Acompañantes
- Recopilación de conclusiones.
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- Elaboración de la memoria:
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PRE-VENTO
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EVENTO
Esta fase se refiere a la ejecución del evento planificado, ello implica la realización
del conjunto de actividades consideradas según los aspectos detectados en la
fase de preevento y llevando a cabo el control de los recursos, la supervisión del
personal y la direccionalidad de la imagen del evento.
POST-VENTO
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CRONOGRAMA DE TRABAJO
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PROTOCOLO
Administrativo / Organizativo
Técnico
Protocolo
Relaciones Publicas (Rr.Pp)
Publicidad y Promoción
Logística
Alimentos y Bebidas
Actividades Sociales y Culturales
Alojamiento
Seguridad
Transporte
Secretaria
Programa de Acompañantes
Oficina de Prensa
Exposiciones (Otros Eventos)
Otros (Dependerá del Evento: Permisología)
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PROTOCOLO
CRONOGRAMA
MESES
ASPECTOS ACTIVIDADES ENE FEB MAR
1 1 3 2 15 28 3 25
5 0
PLAN DE ACCIÓN
ACCIÓ
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PROTOCOLO
Las actividades
Su secuencia de aplicación o desarrollo
El lugar de aplicación
La duración
Los recursos que deben preverse
La supervisión de la actividad
Las condiciones para su inicio
Las pautas para su culminación
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PROTOCOLO
Acción a desarrollar
Ámbito de aplicación
Duración
Recursos a utilizar
Condiciones mínimas a considerar
Responsable
Elaborar un cronograma de trabajo que permita el seguimiento y el control
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Supervisión, antes y después del día del evento, del local para verificar su limpieza
y condiciones de uso del equipo y medios a utilizar.
SUPERVISION Y CONTROL
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
Las principales etapas del proceso de supervisión y control son las siguientes:
Consiste en evaluar los resultados del evento organizado una vez que este ha
culminado. Una vez culminado el evento, a través de esta fase se acometen las
siguientes acciones:
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PROTOCOLO
Otros.
Esta fase es de suma importancia ya que permite detectar posibles fallas una vez
cotejadas las actividades planificadas con los resultados obtenidos, pudiéndose
hacer los correctivos a que hubiese lugar en eventos futuros.
A los fines de presentar los informes finales que se infieren de los planes de
acción ejecutados, se utiliza la técnica de redacción de informes la cual representa
en el procedimiento a seguir por parte del personal para reportar e informar sobre
los resultados de su asignación y lograr registrar técnicamente lo acontecido
antes, durante y después de la realización de un evento.
Esta técnica permite presentar información objetiva que sirve a la Gerencia para la
toma de decisión posterior.
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ORGANIZACIÓN DE EVENTOS Y
PROTOCOLO
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PROTOCOLO
BIBLIOGRAFÍA
Conferencia dictada por el Primer Secretario del Servicio Exterior de Chile, don
Patricio Latapiat Hormazábal, en la Cátedra Andrés Bello de la Universidad
Central de Venezuela y en la Escuela Nacional de Relaciones Públicas,
Santiago,Chile. 1993 y 1995, respectivamente.
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DIAZ RAMIREZ, Alfredo. Cómo organizar Juntas. Editorial Limusa. México. 1983.
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