Arquivologia

Professor Bruno Eduardo Martins

O arquivo a guarda sistemtica de informaes que serviro de base para pesquisas futuras. A esse respeito, julgue os itens que se seguem. 1. Os arquivos recebem vrias classificaes conforme o estgio, a fase de evoluo ou a idade dos documentos sob sua guarda. No caso de documentos consultados freqentemente, a guarda deve estar sob responsabilidade do arquivo intermedirio. A descentralizao dos servios de arquivo caracteriza-se pela manuteno, em mais de uma unidade organizacional, das atividades de guarda de documentos, de controle, de coordenao, de orientao e normativas. Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fiscais variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. Para a correta conservao do acervo documental em papel, a unidade de guarda dos documentos deve ser instalada em ambiente sem luz solar direta e isento de umidade. Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas de guarda e divulgao. Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do

12. Desclassificao o fato pelo qual a autoridade competente estabelece o grau de sigilo de determinado documento. A avaliao documental uma funo tpica adotada mundialmente no tratamento tcnico de acervos arquivsticos. Em relao a essa funo, julgue os itens que se seguem. 13. A aplicao da tabela de temporalidade permite eliminar documentos ainda no arquivo corrente. 14. A avaliao dos documentos permite aumentar o ndice de recuperao da informao. 15. Como um dos requisitos bsicos de sua funo, o responsvel pela avaliao documental deve conhecer a estrutura e o funcionamento da instituio a ser avaliada. 16. A aplicao dos critrios de avaliao possibilita ganho de espao fsico. 17. A avaliao documental provoca, necessariamente, aumento de recursos humanos e materiais. A organizao dos arquivos correntes do DPF e de outros rgos pblicos e privados pressupes atividades indispensveis para a recuperao e a preservao da informao. Considerando esse pressuposto, julgue os itens a seguir. 18. Nos arquivos correntes, so guardados os documentos utilizados com muita freqncia pelos funcionrios do rgo. 19. O responsvel pela guarda dos documentos nos arquivos correntes no pode emprest-los a outros setores do prprio rgo; por isso, dever copi-los quando houver um pedido de informao. 20. Para melhor preservao dos documentos, deve-se guard-los em caixas ou pastas suspensas, acondicionadas em estantes ou em arquivos de madeira, e deve-se utilizar espaos fsicos que recebam diretamente a luz solar. 21. Os funcionrios responsveis pelos arquivos correntes devem efetuar a autuao, o controle da tramitao, a distribuio e a expedio dos documentos sob sua guarda. 22. Para bem ordenar os documentos, o responsvel pelo arquivo dispe de vrios mtodos, como o geogrfico, o alfabtico e o numrico-cronolgico. Acerca da organizao dos arquivos, julgue os itens que se seguem. 23. Arquivamento o conjunto das operaes destinadas ao acondicionamento e o armazenamento de documentos. 24. O mtodo de arquivamento determinado em funo da espcie e da data do documento. 25. O mtodo de arquivamento alfabtico considera o nome como elemento principal. 26. O mtodo de arquivamento geogrfico considera a data do documento como elemento principal. 27. O mtodo de arquivamento numrico pode ser dividido em numrico simples, cronolgico ou dgito-terminal. No que se refere arquivologia, julgue os itens seguintes. 28. O mtodo numrico simplex de arquivamento aquele no qual as pastas so ordenadas de acordo com o registro de entrada dos correspondentes. Tambm se usa ndice alfabtico remissivo para a codificao das pastas.

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Considere que, em cada um dos itens de 08 a 10, apresentada uma lista com nomes de autores de documentos a serem arquivadas. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, julgue se a lista apresentada em cada um desses itens respeita a aplicao correta das referidas regras. 8. Jnior, Thiago Pereira de Moura Lima, Pedro Augusto Morais Neto, Alfonso Henrique Bernardes Oliveira, Manoel Carlos de Ribeiro, Gustavo Silva Alencastro, Marcelo Pereira d Brito, Pedro Paulo de Castelo Branco, Antnio Barbosa Moreira, Artur de Azevedo So Tiago, Vicente de Paula de

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10. Bernardes, Ministro Marcus Afonsus Fagundes, Demstenes Farias Fagundes, Desembargador Carlos Tadeu Ferreira Hansen, Pedro Henrique de Almeida Queiroz, Juiz Amadeu Antonio de Souza Acerca das tcnicas de arquivamento e protocolo, julgue os itens seguintes. 11. Na expedio e tramitao de documentos sigilosos, a unidade de arquivo e protocolo deve observar o acondicionamento desses documentos em envelopes duplos e indicar o grau de sigilo no envelope externo.

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29. Em relao a arquivamento, a diferena entre o mtodo e sistema que o primeiro o conjunto de princpios ordenados entre si, de modo que concorram para um determinado fim, e o segundo justamente a maneira de proceder para atingir esse fim, ou seja, um plano preestabelecido de colocao (arranjo) de documentos tendo em vista no s a guarda mas tambm a pesquisa destes. 30. Os arquivos notariais devem ser includos na categoria de arquivos econmicos. 31. Por meio da anlise dos registros documentais, possvel desenvolver um mtodo bsico pelo qual se possa alcanar a compreenso do passado tanto imediato quanto histrico, seja com propsitos administrativos ou culturais. Para tal, os registros documentais devero ter caractersticas como imparcialidade, autenticidade, naturalidade, interrelacionamento e unicidade. 32. O processamento tcnico do acervo competncia do pessoal responsvel pelo servio de tratamento da informao de um centro de documentao. 33. A notao da classificao decimal universal composta de letras maisculas e nmeros. 34. O sistema numrico duplex tem como caracterstica a distribuio de nmeros aos assuntos principais na ordem em que so selecionados e arranjados. Nmeros apensos so atribudos s subclasses, como apresentado a seguir. 2 Comunicaes 2 2 Correio 2 2 1 Franquia 35. Arquivos de correspondncia podem ser definidos como nmeros atribudos a diversos cabealhos de assuntos, conforme a ordem em que foram selecionados, sem considerao da ordem alfabtica. 36. O termo arquivo deriva do vocbulo grego archeion, que significa edifcio pblico, casa da cmara, documentos. O material de arquivo pode ser definido como a acumulao ordenada dos documentos criados por uma instituio ou pessoa no curso de sua atividade e por elas preservados, para a consecuo de seus objetivos polticos, legais ou culturais. 37. Digitalizao pode ser definida como a reproduo por varredura eletrnica em disco ou outro suporte de alta densidade, permitindo a visualizao do documento em terminal ou sua impresso em papel. 38. Denomina-se destinao de documentos ao conjunto de instrumentos que permite, em decorrncia da avaliao, o encaminhamento dos documentos guarda temporria ou permanente, eliminao e(ou) reproduo. O mais importante desses documentos a Tabela das Trs Idades, a qual apresenta a identificao dos documentos, os seus prazos de guarda e a sua destinao para eliminao ou guarda permanente. 39. O gerenciamento eletrnico de documentos (GED) bastante eficaz em uma organizao moderna e informatizada, j que elimina a necessidade de se manter um acervo de documentos em papel. Acerca dos mtodos de arquivamento adotados pela arquivstica, julgue os itens que se seguem. 40. Uma das vantagens do mtodo de arquivamento duplex que ele possibilita a criao de uma infinidade de classes.

41. No mtodo de arquivamento alfabtico, adota-se a consulta de ndices para a localizao dos documentos. 42. Os mtodos de arquivamento decimal e duplex necessitam da adoo de um ndice alfabtico. 43. O mtodo numrico simples de consulta indireta pelo fato de adota um ndice onomstico para as atividades de arquivamento. 44. No mtodo alfabtico dicionrio, os temas obedecem a uma rigorosa ordem alfabtica e apresentam-se de maneira hierarquizada, obedecendo a um ttulo genrico. Com base no conhecimento arquivstico sistematizado, julgue os itens a seguir. 45. Nas organizaes, os servios de protocolo devem ser os responsveis pelo controle do trmite dos documentos. 46. Os documentos considerados de valor secundrio so eliminados na segunda fase do ciclo vital, a fase intermediria. 47. O plano de classificao o instrumento que determina prazos para transferncia, recolhimento, eliminao e mudana de suporte de documentos. 48. Os documentos arquivsticos que apresentem grau de sigilo secreto e ultra-secreto devero ser armazenados em arquivos de segurana. 49. Para identificao das caixas nos arquivos devem ser evitadas as tintas hidrogrficas e esferogrficas, pois esmaecem com rapidez. Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemtica de informaes para servir de base para pesquisas futuras. Com relao a esse assunto, julgue os itens seguintes. 50. O arquivo que tem sob sua guarda documentos que merecem tratamento especial de armazenamento, acondicionamento ou conservao chamado de arquivo especializado. 51. A organizao dos documentos segundo seu aspecto formal chamado de classificao por gnero. 52. Na elaborao de um plano de arquivo, deve ser definida a centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo nas fases corrente e intermediria. 53. O arquivamento composto de uma seqncia de etapas. chamada de ordenao a etapa que consiste na disposio dos documentos em consonncia com a classificao e a codificao estabelecidas. 54. Considerando as regras de alfabetao, est correta a seqncia abaixo. Andrade, Sibelius de Barbosa, Rodolfo de Campos Jnior, Pedro de Alcntara Lima, Bernadete Barbosa Arquivo pode ser entendido como a guarda sistemtica de informaes para servir de base para pesquisas futuras. Com relao a esse assunto, julgue os itens que se seguem. 55. D-se o nome de arquivo especializado ao conjunto de documentos mantidos sob guarda em condies especiais de armazenamento, acondicionamento ou conservao. 56. Na elaborao de um plano de arquivo, a definio quanto a centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo tem como foco a fase corrente de arquivamento.

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57. Denomina-se ordenao a etapa do processo de arquivamento responsvel pela disposio dos documentos com base na classificao e codificao estabelecidas pela organizao. 58. Considere a hiptese de arquivamento a seguir. FILIAIS - Centro-Oeste - Nordeste - Norte - So Paulo PESSOAL FOLHA DE PAGAMENTO - de A at J - de K at M - de N at Z FORNECEDORES - Matria-prima - Mquinas de grande porte - Equipamento de escritrio Com base na situao apresentada, correto afirmar que o principal critrio utilizado para tal fim foi o de arquivamento por assunto. 59. A organizao de arquivo ocorre em vrias fases. Na fase de planejamento, feita a verificao das normas, dos regulamentos, das polticas e da estrutura organizacional da instituio. 60. Considerando-se as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, est incorreta a seqncia a seguir. - Junqueira, Antonio Carlos - Negra, Marco Antonio Serra - Neto, Carlos Jos de Arajo - Souza, Jos Paulo de 61. Se, uma das partes de um documento tiver sido atribudo determinado grau de sigilo, nesse caso, todas as demais partes devem receber a mesma classificao. 62. No permitida a expedio de documentos confidenciais por meio de postal; a remessa desse tipo de documento deve ser feita apenas por intermdio de agente pblico autorizado. 63. Considere que um rgo pblico receba demanda, para fins de prova em juzo, de reproduo de determinado documento sigiloso que se encontre em estado de conservao que impea a sua reproduo. Nesse caso, apresentam-se como alternativa a emisso e o fornecimento de certido acerca do contedo do documento solicitado. Para o Arquivo Nacional, avaliar estabelecer preceitos capazes de orienta a ao dos responsveis pela anlise e seleo de documentos, com vistas fixao de prazos para sua guarda ou eliminao, contribuindo para a racionalizao dos arquivos pblicos. No Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica, a avaliao definida como o processo de anlise de arquivos, visando estabelecer sua destinao de acordo com os valores que lhe so atribudos. Para a ABNT, avaliao o processo de anlise da documentao de arquivo, visando estabelecer a sua destinao, de acordo com seus valores probatrios e informativos. Na instruo Normativa n. 1/1986 CD-CEDI/CoArq., da Cmara dos Deputados, a avaliao definida como anlise e fixao do destino final dos documentos produzidos e recebidos pela Cmara dos Deputados, em carter oficial (...) no desempenho de suas funes. Com base nas afirmaes acima, julgue os itens a seguir, acerca do processo de avaliao de documentos de arquivo.
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64. Conseguir a participao ativa de autoridade da rea administrativa, conhecer o funcionamento da instituio a que est subordinado o arquivo e conhecer as atividades tpicas referentes s vrias fases de arquivamento so requisitos para o processo de avaliao. 65. H inmeras possibilidades de serem inventadas tcnicas que reduzam o trabalho de decidir sobre os valores dos documentos a uma operao mecnica. 66. A avaliao de documentos no fornece subsdios fixao de prazos para guarda ou eliminao de documentos. Os arquivos so reconhecidos, cada vez mais, como um capital informacional importante para as organizaes publicas e privadas. Eles esto situados em um contexto administrativo e organizacional em que a informao deve ser considerada, organizada e tratada como um recurso to importante quanto os recursos humanos, materiais ou financeiros.
Jean-Yves Rousseau e Carol Couture. Os fundamentos da disciplina arquivstiva. Lisboa: Dom Quixote, 1998 (com adaptaes).

Tendo o texto acima como referncia inicial, julgue os itens a seguir, relativos aos arquivos. 67. Arranjo, descrio, publicao, preservao, avaliao, criao e referncia so atividades desenvolvidas nos arquivos permanentes. 68. O carter orgnico uma das caractersticas bsicas dos arquivos. 69. O princpio da naturalidade dos arquivos a lei que rege as intervenes arquivsticas. 70. Os arquivos so constitudos pelos documentos produzidos pela prpria organizao. Quando recebidos de outras organizaes, os documentos so registrados nos servios de protocolo, mas no so considerados arquivsticos. 71. Os arquivos podem ser setoriais e gerais ou centrais. 72. Protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo, consulta e destinao so atividades dos arquivos correntes. 73. Arquivos intermedirios, tambm denominados limbos ou purgatrios, so constitudos de documentos em curso ou consultado freqentemente, conservados em escritrios ou em dependncias prximas de fcil acesso. 74. Documentos transferidos a arquivos intermedirios devem conservar a classificao que lhes foi dada nos arquivos correntes. Qualquer organizao pblica ou privada, com mais de dois anos de existncia, convive com o dilema do que fazer com os documentos acumulados no decurso de suas funes. Projees possveis indicam que somente os rgos do governo federal guardam, dispersos nos estados brasileiros, algo acima de 5.000 km de papis. Qual a soluo? Uma delas a microfilmagem.
Luis Carlos Lopes. Arquivpolis: uma utopia ps-moderna. In: Cincia da Informao. Braslia, v. 22, n. 1, jan/abr/1993, p. 41-3 (com adaptaes)

Acerca do assunto abordado no texto acima, julgue os seguintes itens. 75. Uma das vantagens da microfilmagem a caracterstica de poder prescindir da organizao arquivstica de documentos e do estabelecimento de um programa de avaliao e seleo do acervo documental. 76. Microfilmagem a produo de imagens fotogrficas de um documento em formato altamente reduzido.
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Julgue os itens de 77 a 82, relativos a regras de arquivamento. 77. A organizao de arquivos pela ordem alfabtica pressupe sua classificao por assunto, dentro de um sistema numrico. 78. O arquivamento aleatrio indicado para organizar documentos protocolados em uma mesma data. 79. O arquivamento de documentos pode ser feito primariamente pela ordem cronolgica, vedado o seqenciamento adicional pela ordem alfabtica. 80. A codificao de um arquivo refere-se colocao de smbolos, que podem ser letras, nmeros ou cores, de acordo com a classificao e o mtodo de arquivamento adotados. 81. Protocolo a denominao do processo pelo qual um arquivo corrente encaminhado ao almoxarifado para sua armazenagem definitiva. 82. Uma das vantagens da microfilmagem a reproduo fiel do contedo do documento original. Considere que os documentos referentes aos recursos humanos de uma empresa devam ser arquivados em pastas, organizadas por assuntos, utilizando-se o mtodo alfabtico. A respeito dessa forma de arquivamento, julgue os itens que se seguem. 83. Os arquivos com documentos relativos a frias devem-se localizar aps os arquivos com documentos relativos a dirias e antes daqueles que tratam de transferncias. 84. Os documentos constantes em cada uma das pastas arquivadas em ordem alfabtica devero seguir, obrigatoriamente, uma seqncia numrica. 85. Caso seja acrescentada, posteriormente, uma pasta relativa a nomeaes, essa pasta dever ser colocada no ltimo item do arquivo, at que nela sejam inseridos todos os documentos relacionados ao assunto. 86. A opo pelo arquivamento em pastas deve-se ao fato de que o material armazenado enquadrado como arquivo descartvel.

87. Arquivo comumente conceituado como o conjunto de documentos produzidos oficialmente, recebidos por uma organizao pblica ou privada e conservados para fins de consulta. Acerca das noes de arquivamento, assinale a opo correta. a) So denominados ostensivos os documentos que requerem cuidados extremos da unidade de arquivo na sua guarda e na sua divulgao. Documentos que deixaram de ser consultados com freqncia, mas que ainda podem ser solicitados e utilizados em situaes administrativas, ficam sob a guarda do arquivo intermedirio. A instalao de arquivo de material impresso deve ser feita em ambiente ventilado e que receba luz direta do Sol, para se evitar a formao de mofo. Documentos classificados como reservados, secretos ou ultrasecretos no podem ser expedidos por meio postal.

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88. Considerando as regras de alfabetao para arquivamento de documentos cujo principal elemento seja o nome, assinale a opo em que todas as propostas esto adequadas a esse tipo de arquivamento. a) Barbosa, Antonio Augusto Cardoso, Pedro Henrique de Arajo Ferreira, Joo Batista Ferreira, Jos de Arimatia Neto, Afonso de Almeida Costa Bernardes, Professor Carlos Augusto Campos, Professor Diogo de Lima Rangel, Coordenador Felipe Bernardes Rangel, Professos Eduardo de Almeida Reis, Reitor Luiz Augusto da Silva Branco, Carlos Alberto Castelo Carneiro, Patrcia de Souza Oliveira, Fernando Afonso Pereira, Maria Adelaide Queiroz, Joo Carlos de Souza Brochado, Marcos Andr Gonalves, Ricardo Andr de Assis Ramalho, J. Pedro Ramalho, Joo Batista Silva, Pedro Antonio da

b)

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