BAB I PENDAHULUAN

Latar Belakang Masalah Perkembangan dunia usaha sekarang menunjukan persaingan yang semakin ketat dan akan memasuki era perdagangan bebas pada tahun 2010, menuntut adanya manajemen yang terampil dan mampu bekerja secara efektif dan efisien. Dengan berkembangnya suatu perusahaan, maka kegiatan-kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan pun akan terus meningkat. Salah satu kegiatan yang sangat penting bagi perusahaan adalah penjualan, karena penjualan ini berkaitan dengan operasi yang dijalankan oleh perusahaan. Dengan adanya penjualan, perusahaan dapat menutupi biaya-biaya yang telah dikeluarkan untuk produksi, bahkan dapat menerima keuntungan yang pada akhirnya berpengaruh pada laba perusahaan. Koperasi Karya Dirgantara merupakan unit usaha yang bergerak dibidang perdagangan barang, pelayanan jasa dan pelayanan simpan pinjam yang mana penjualannya dilakukan secara tunai maupun kredit. Koperasi Karya Dirgantara menjual produk kepada anggota dan kelompok baik secara eceran maupun partai besar. Dalam upaya untuk mempertahankan penjualan, maka perusahaan harus mendapatkan data yang akurat mengenai informasi penjualan supaya dapat

mengambil keputusan dan kebijakan yang tepat demi kelangsungan aktifitas perusahaan. Perusahaan harus menetapkan suatu sistem yang terdiri dari kebijakan dan prosedur untuk memberikan jaminan yang memadai agar tujuan organisasi dapat dicapai. Untuk itu perusahaan harus memakai Sistem Informasi Akuntansi yang baik dan cocok dengan karakteristik perusahaan itu sendiri yang dapat mengolah seperangkat data-data untuk memperoleh informasi yang akurat dan bermanfaat bagi kelancaran kegiatan perusahaan. Apabila sistem tersebut sudah diterapkan dengan baik maka hal-hal yang tidak diinginkan dapat dihindari. Pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi di suatu perusahaan harus didukung oleh Sistem Pengendalian Intern meliputi hal-hal yang sangat diperlukan oleh suatu perusahaan diantaranya yaitu untuk melindungi kekayaan, menjaga ketelitian dan kepercayaan data akuntansi, meningkatkan efisiensi dan efektifitas kegiatan juga mendorong dipatuhinya suatu kebijakan manajemen. Dengan demikian perusahaan akan terhindar dari adanya penyelewengan, kecurangan dan pemborosan serta masalah-masalah lain yang dapat menyebabkan kerugian bagi perusahaan. Untuk itu agar dapat mengetahui dan menganalisis penerapan sistem informasi akuntansi penjualan kredit berjalan dengan baik, maka penulis mencoba melakukan penelitian mengenai sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang dilaksanakan Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia dalam upaya meningkatkan volume penjualan, khususnya penjualan tunai. Dari hasil penelitian yang penulis lakukan, terdapat banyak hambatan dalam penjualan kredit yaitu

adanya kesalahan informasi mengenai data-data penjualan. Selain itu masih ada kesulitan dalam pencarian data penjualan yang dikarenakan belum teraturnya penyimpanan data dan pengarsipan di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung. Dari uraian di atas maka dalam penyusunan Laporan Tugas Akhir ini penulis tertarik untuk membahas mengenai Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai dengan judul: " PENERAPAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PENJUALAN KREDIT DI KOPERASI KARYA DIRGANTARA PT. DIRGANTARA INDONESIA BANDUNG "

Identifikasi Masalah Berdasarkan latar belakang masalah yang telah diuraikan diatas, maka penulis dapat mengidentifikasi permasalahannya yaitu sebagai berikut: 1. Bagaimana Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung? 2. Dokumen apa saja yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung? 3. Catatan apa saja yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung?

4.

Fungsi apa saja yang terlibat dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung?

5.

Laporan apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung?

Tujuan Penulisan Adapun tujuan penulis dalam pembuatan skripsi ini adalah sebagai berikut: 1. Untuk mengetahui jaringan prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung. 2. Untuk mengetahui dokumen apa saja yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung. 3. Untuk mengetahui catatan apa saja yang digunakan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung. 4. Untuk mengetahui fungsi apa saja yang dterlibat dalam pelaksanaan

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung.

5.

Untuk mengetahui laporan apa saja yang dihasilkan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia Bandung.

Kerangka Pemikiran Dalam menjalankan aktivitasnya termasuk aktivitas penjualan kredit, perusahaan harus ditunjang oleh suatu sistem yaitu Sistem Informasi Akuntansi. Sistem Informasi Akuntansi merupakan suatu sistem yang dapat memanfaatkan semua sumber daya perusahaan yang dapat menghasilkan informasi akuntansi bagi pihak manajemen dan dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan. Adapun pengertian Sistem Akuntansi menurut Mulyadi (2008;3) yaitu : Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Sistem Informasi Akuntansi merupakan sebuah aktivitas pendukung dalam melaksanakan semua aktivitas perusahaan agar lebih efisien dan efektif, terutama dalam aktivitas mengenai penjualan kredit termasuk aktivitas penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran untuk menghasilkan data yang tepat dan terpercaya yang dapat digunakan sebagai dasar informasi dalam mengambil keputusan. Pada umumnya sistem penjualan kredit meliputi fungsi yang terkait, dokumen yang digunakan, catatan akuntansi yang digunakan, jaringan prosedur yang membentuk sistem dan informasi yang diperlukan oleh manajemen. Definisi penjualan kredit menurut Mulyadi (2008;210) adalah:

Penjualan kredit dilaksanakan oleh perusahaan dengan cara mengirimkan barang sesuai dengan order yang diterima dari pembeli dan untuk jangka waktu tertentu perusahaan mempunyai tagihan kepada pembeli tersebut. Untuk menghindari tidak tertagihnya piutang, setiap penjualan kredit yang pertama kepada seorang pembeli selalu didahului dengan analisis terhadap dapat atau tidaknya pembeli tersebut diberi kredit.

Teknik Pengumpulan Data Dalam metode ini, penulis menggunakan metode deskriptif yaitu menggambarkan peristiwa yang terjadi pada objek penelitian. Sedangkan data dikumpulkan dengan beberapa teknik yaitu : 1. Studi Lapangan Studi lapangan adalah penelitian yang dilakukan secara langsung pada objek penulisan yaitu Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia. Dalam teknik ini penulis menggunakan 2 cara, yaitu: a. Observasi

Penulis mengadakan penelitian langsung ke lapangan dengan melakukan Praktek Kerja Lapangan (PKL), sehingga penulis mengetahui tentang kegiatan staff manajemen keuangan dan segala informasi yang berhubungan dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit.

b.

Wawancara

(Interview) Penulis mengadakan wawancara langsung dengan Bagian Administrasi dan Keuangan yang merupakan bagian yang terkait dengan masalah yang akan dibahas yaitu Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit. 2. Studi Pustaka Penulis mengadakan studi pustaka dengan cara menelaah dan

mengidentifikasi informasi yang diperoleh sebagai landasan teoritis dari bukubuku referensi dan catatan dari berbagai literatur yang berhubungan dengan masalah yang akan dibahas. 3. Studi Dokumentasi Memperoleh dan menyusun data-data yang penulis himpun dari dokumendokumen dan formulir-formulir dari perusahaan yang berhubungan dengan pokok bahasan yang penulis teliti.

BAB II LANDASAN TEORI

Sistem Informasi Akuntansi Dalam mendefinisikan sistem informasi akuntansi, penulis mencoba dengan menjelaskan elemen-elemen dari sistem informasi akuntansi seperti definisi sistem, informasi, sistem informasi, akuntansi hingga definisi sistem informasi akuntansi sendiri. Selain itu untuk memperjelas bahasan mengenai sistem informasi akuntansi maka akan dijelaskan juga peran sistem informasi akuntansi dalam organisasi perusahaan.

Definisi Sistem Informasi Akuntansi Terdapat beberapa definisi mengenai sistem informasi akuntansi dari beberapa ahli. Beberapa diantaranya adalah sebagai berikut: Menurut Wilkinson, Cerullo, Raval, dan Wong On Wing, sistem informasi akuntansi didefinisikan sebagai berikut: An accounting information system is a unifield structure within an entity, such as a business firm, that employs physical resources and other components to transform economic data into accounting information, with the purpose of satisfying the information needs of a variety of user. (2000;7)

Yang artinya sebagai berikut:

Sistem informasi akuntansi adalah struktur gabungan dalam sebuah kesatuan, seperti perusahaan firma, yang menggunakan sumber-sumber fisik dan komponen lainnya untuk merubah data ekonomi kedalam informasi akuntansi, dengan maksud meyakinkan informasi yang dibutuhkan oleh beragam pemakai.

Sedangkan menurut Krismiaji dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi, didefinisikan bahwa sistem informasi akuntansi adalah sebagai berikut: Sistem Informasi Akuntansi adalah sistem yang memproses data dan transaksi guna menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan bisnis. (2005;4)

Dari berbagai pendapat yang dikemukakan diatas, maka dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem informasi akuntansi terdiri dari berbagai kumpulan sumber daya seperti manusia sebagai tenaga pelaksana, peralatan, alat komunikasi, termasuk komputer dan perlengkapannya yang dirancang sedemikian rupa menjadi sebuah sistem untuk mengolah data-data transaksi seperti data keuangan, formulir, catatan dan laporan-laporan menjadi informasi yang bermanfaat bagi berbagai pihak terkait yang membutuhkan informasi tersebut, diantaranya adalah manajemen yang membutuhkan informasi tersebut untuk merencanakan, mengendalikan dan mengoperasikan kegiatan bisnis perusahaan.

10

Tujuan Sistem Informasi Akuntansi Menurut Marshall B. Romney dan Paul Steinbart dalam bukunya Accounting Information System, menyebutkan tujuan dari sebuah sistem informasi akuntansi, yaitu: 1. Memperbaiki kualitas dan mengurangi biaya-biaya untuk menghasilkan produk atau jasa. 2. Memperbaiki efisiensi. Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik dapat membantu memperbaiki efisiensi jalannya suatu proses dengan memberikan informasi yang lebih tepat waktu. 3. Memperbaiki pengambilan keputusan. Sistem Informasi Akuntansi dapat memperbaiki pengambilan keputusan dengan memberikan informasi yang akurat. 4. Berbagi pengetahuan. Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik dapat mempermudah proses berbagi pengetahuan dan keahlian yang selanjutnya dapat memperbaiki proses operasi perusahaan dan bahkan memberikan keunggulan kompetitif. (2006;10) Dengan adanya Sistem Informasi Akuntansi yang dirancang dengan baik, maka tujuan-tujuan yang sudah disebutkan diatas dapat dicapai karena dengan demikian, informasi yang dihasilkan dapat berguna dan memenui karakteristik yang relevan, handal, lengkap, tepat waktu dan mudah dipahami agar dapat membantu meningkatkan laba organisasi dengan cara memperbaiki efisiensi dan efektifitas.

11

Unsur Unsur Sistem Informasi Akuntansi Dari definisi sistem akuntansi ada unsur suatu sistem akuntansi yang pokok yaitu formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan. Mulyadi (2001:3) menguraikan pengertian dari masingmasing unsur sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Formulir. Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk mencatat terjadinya transaksi dan biasa disebut dengan dokumen, karena dengan formulir ini peristiwa yang terjadi dalam organisasi dicatat atau didokumentasikan. 2. Jurnal. Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasikan, dan meringkas data keuangan dan data lainnya. 3. Buku Besar. Buku besar ( general ledger ) terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal, rekening-rekening dalam buku besar ini disediakan sesuai dengan unsurunsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan. 4. Buku Pembantu. Apabila data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya lebih lanjut, dapat dibentuk buku pembantu ( subsidiary ledger ). Buku ini terdiri dari rekening-rekening pembantu yang merinci data keuangan yang tercantum dalam rekening tertentu dalam buku besar.

12

5. Laporan. Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi yang biasanya disebut dengan laporan keuangan, dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan

perubahan laba yang ditahan dan lainnya.

Tinjauan Mengenai Penjualan Pengertian Penjualan Penjualan merupakan sumber pendapaan bagi perusahaan yang harus dikelola dengan baik agar terhindar dari berbagai penyimpangan yang dapat merugikan perusahaan. Untuk lebih jelasnya lagi mengenai penjualan, pengertian penjualan menurut Minardi (1991;131) adalah sebagai berikut: Penjualan adalah suatu proses dimana sang penjual memastikan, mengaktifasi dan memuaskan kebutuhan atau keinginan sang

pembeli agar dicapai manfaat, baik bagi sang penjual maupun sang pembeli yang berkelanjutan yang menguntungkan kedua belah pihak.

Klasifikasi Penjualan Menurut akuntansi, penjualan dikelompokkan menjadi menjadi beberapa macam. Adapun klasifikasi penjualan menurut La midjan dan Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi I (2001;170) adalah sebagai berikut:

13

1.

Penjualan tunai Penjualan tunai adalah penjualan yang bersifat cash and carry, pada

umumnya terjadi secara kontan. Dapat pula terjadi pembayaran selama satu bulan juga dianggap kontan. 2. Penjualan kredit Penjualan kredit adalah penjualan dengan tenggang waktu rata-rata diatas satu bulan dengan syarat pembayaran yang telah ditentukan. 3. Penjualan tender Penjualan tender yaitu penualan yang dilaksanakan melalui prosedur tender untuk memenuhi permintaan pihak pembeli yang membuka tender tersebut. Untuk memenangkan tender selain harus memenuhi berbagai prosedur yaitu pemenuhan dokumen tender berupa jaminan tender (billbound) juga harus dapat bersaing dengan pihak lainnya. 4. Penjualan secara konsinyasi Penjualan secara konsinyasi yaitu menjual barang titipan kepada pembeli yang juga sebagai pihak penjual. 5. Penjualan ekspor Penjualan ekspor yaitu penjualan yang dilaksanakan dengan pihak pembeli luar negri yang mengimpor barang dari suatu badan usaha dalam negri. Biasanya penjualan ekspor memanfaatkan prosedur Letter of Credit (L/C). 6. Penjualan melalui grosir Penjualan melalui grosir yaitu penjualan yang tidak langsung kepada pembeli tetapi melaui pedagang antara (grosir).

14

Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Seperti yang dikemukakan oleh Azhar Susanto dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi edisi perdana, pengertian prosedur adalah rangkaian aktifitas atau kegiatan yang dilakukan secara berulang-ulang dengan cara yang sama. (2004;264) Pendapat lain tentang prosedur seperti yang telah dikemukakan oleh Krismiaji dalm bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi

mengemukakan bahwa: Prosedur adalah urutan-urutan pekerjaan dari tata usaha yang sifatnya sama tapi berulang-ulang dan terus-menerus selama perusahaan berdiri. (2002;265)

2.3.1

Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Menurut Krismiaji dalam buku Sistem Informasi Akuntansi

mengemukakan bahwa prosedur penjualan kredit yaitu terdiri dari: 1. Bagian Penjualan a. Menerima Surat Pesanan Pembelian dari pembeli b. Atas dasar surat pesanan tersebut, membuat Surat Order Penjualan (SOP) sebanyak 6 lembar dan mendistribusikan sebagai berikut: Lembar ke 1 dan order pelanggan diserahkan ke Bagian Penagihan untuk diarsipkan sementara. Lembar ke 2 diserahkan ke Bagian Pengiriman.

15

Lembar ke 3 dan ke 4 dimintakan persetujuan ke Bagian Kredit. Lembar ke 5 dikirimkan ke pelanggan. Lembar ke 6 diarsipkan urut nomor. 2. Bagian Kredit Atas dasar Surat Order Penjualan (SOP) lembar ke 3 dan ke 4 yang diterima Bagian Penjualan, bagian ini memeriksa data kredit pelanggan yang mencakup sejarah kredit dan batas kredit (credit limit) pelanggan tersebut. Selanjutnya bagian ini memberikan persetujuan (tanda tangan) terhadap Surat Order Penjualan tersebut dan meneruskannya ke Bagian Gudang. 3. Bagian Gudang Atas dasar Surat Order Penjualan (SOP) lembar ke 3 dan ke 4 yang telah diotorisasi, bagian gudang mempersiapkan barang yang akan dikirim. Selanjutnya bagian ini mendistribusikan Surat Order Penjualan sebagai berikut: a. Lembar ke 3 bersama dengan barangnya diserahkan ke Bagian Pengiriman b. Lembar ke 4 diarsipkan urut nomor. 4. Bagian Pengiriman a. Setelah menerima Surat Order Penjualan (yang telah diotorisasi) dan barang dari Bagian Gudang, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke 2 dari arsipnya.

16

b. Atas dasar kedua dokumen tersebut, bagian ini membuat nota pengiriman barang sebanyak 3 lembar dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar 1 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan yang telah diotorisasi diserahkan ke Bagian Penagihan. Lembar 2 bersama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke 2 diarsipkan urut tanggal. Lembar 3 bersama-sama dengan barangnya dikirimkan kepada pelanggan. 5. Bagian Penagihan a. Setelah menerima Surat Order Penjualan (SOP) (yang telah diotorisasi) dan nota pengiriman barang lembar ke 1 dari Bagian Pengiriman, bagian ini mengeluarkan Surat Order Penjualan lembar ke 1 dan Surat Pesanan Pembelian Pelanggan dari arsipnya. b. Atas dasar keempat dokumen ini, Bagian Penagihan membuat Faktur Penjualan sebanyak 3 lembar, dan didistribusikan sebagai berikut: Lembar ke 1 dikirimkan kepada pelanggan Lembar ke 2 diserahkan ke Bagian Piutang Lembar ke 3 diurutkan urut nomor besama-sama dengan Surat Order Penjualan lembar ke 3 yang telah diotorisasi, Nota pengiriman lembar ke 1, Surat Pesanan Pembelian Pelanggan dan Surat Order Penjualan lembar ke 1 setelah sebelumnya digunakan sebagai dasar untuk mencatat ke Jurnal Penjualan.

17

2.3.2

Dokumen Yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dokumen yang digunakan dalam penjualan kredit menurut Mulyadi dalam

bukunya Sistem Akuntansi (2001;212), yaitu: 1. Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan dan merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. 2. Faktur Penjualan Dokumen ini merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan tergantung dari permintaan pelanggan. 3. Rekapitulasi Harga Pokok Penjualan Merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Datanya berasal dari Kartu Persediaan. 4. Bukti Memorial Merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan kedalam jurnal umum. Dan sebagai dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.

18

2.3.3

Catatan Akuntansi Yang Digunakan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit seperti yang

dikemukakan oleh Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi mengemukakan bahwa catatan akuntansi yang digunakan terdiri dari: a. Jurnal Penjualan Catatan Akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan baik secara tunai maupun kredit. Dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk penjualan menurut jenis produknya. b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya. c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. (2001;219)

19

2.3.4

Fungsi Yang Terkait Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Fungsi yang terlibat dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit

menurut Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut: 1. Fungsi Penjualan Fungsi penjualan bertanggung jawab untuk menerima order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti: spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan mengisi surat order pengiriman serta bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memenuhi order dari pelanggan. Fungsi ini berada ditangan Fungsi Penjualan. 2. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. 3. Fungsi Gudang Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Dan fungsi ini berada ditangan Bagian Gudang.

20

4.

Fungsi Pengiriman Fungsi bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang.

5.

Fungsi Penagihan Fungsi bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi.

6.

Fungsi Akuntansi Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan, dan mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. Fungsi ini berada ditangan Bagian Piutang (sebagai penyelenggara kartu piutang), Bagian Jurnal (sebagai penyelenggara jurnal penjualan dan pembuatan laporan penjualan) dan Bagian Kartu Persediaan (sebagai penyelenggara kartu persediaan).

21

2.3.5

Laporan Yang Dihasilkan Dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Laporan yang dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan

menurut Krismiaji (2005;273) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi menghasilkan tiga jenis laporan, yaitu: 1. Laporan Kontrol (Control Report) Laporan ini berisi informasi mengenai transaksi yang telah diposting atau jumlah angka / nomor transaksi ataupun daftar perubahan yang dibuat selama pemeliharaan file. 2. Register Merupakan daftar yang memuat seluruh transaksi penjualan yang diproses selama satu periode pemrosesan. 3. Laporan Khusus (Special Report) Jenis laporan ini terdiri dari laporan bulanan, daftar umum piutang, daftar penerimaan kas dan laporan analisis penjualan. Sedangkan laporan yang dihasilkan dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit menurut La Midjan danAzhar Susanto dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi I adalh sebagai berikut: 1. Laporan perkembangan harga atas barang-barang berikut perkembangan pemasarannya. Laporan ini berisi informasi pokok mengenai perkembangan mengenai trend / harga dari berbagai barang yang diperdagangkan berikut perkembangan dari pemasaran atas barang- barang tersebut.

22

2.

Laporan Analisa Bonafiditas Debitur Laporan ini berisi informasi mengenai kondisi dari masing-masing debitur antara lain debitur yang menunggak, debitur macet dan lain-lain. Selain itu, laporan ini berfungsi untuk menyeleksi para debitur yang sehat dan sebagai dasar kebijakan dalam penjualan kredit.

3.

Laporan Rencana Penjualan dan Ssaluran Pemasaran Laporan ini berisi informasi yang penting mengenai rencana penjualan yang akan datang.

4.

Laporan atas kontrak-kontrak penjualan yang dibuat berikut pengiriman barangnya. Laporan ini memuat informasi kontrak-kontrak penjualan yang telah dibuat berikut nomor kontrak, nama pembeli, termin penyerahan jumlah kontrak berikut pengiriman barang yang telah dilaksanakan termasuk sisa kontrak termin yang belum dilaksanakan.

5.

Laporan atas Order Penjualan yang diterima Laporan ini berisi informasi mengenai order penjualan yang telah diterima dengan menyebutkan nomor order, nama pembeli, jenis barang berikut banyaknya barang dan tanggal barang harus diserahkan. (2001;182)

23

BAB III PEMBAHASAN

Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan PT Dirgantara Indonesia mendirikan sebuah koperasi baru khusus untuk karyawan dan karyawati PT DI pada awal bulan Juni 2004 yang diberi nama KARYA DIRGANTARA. Tujuan utama didirikan Koperasi karyawan PT DI adalah untuk membantu perusahaan dalam mewujudkan kebutuhan dan kesejahteraan karyawan khususnya anggota koperasi. Pada tanggal 1 Juli 2004 diresmikan Kopkar PT DI Karya Dirgantara di Auditorium PKSN. Lembaga baru ini merupakan wujud keinginan karyawan sebelumnya telah dilaksanakan pada tanggal 18 Juni 2004, melalui musyawarah terbuka bertempat di Auditorium PKSN PT Dirgantara Indonesia dan menghasilkan kesepakatan sebagai berikut: 1. Peserta memutuskan dan menyetujui secara aklamasi membentuk wadah koperasi dilingkungan internal karyawan, dengan mendeklarasikan koperasi karyawan PT DI. 2. Memberi mandat kepada TIM-21 untuk membantu proses penyelesaian hutang piutang anggota KKB Wahana Raharja yang mengundurkan diri dari keanggotaannya dan membantu proses percepatan operasional koperasi karyawan internal PT DI.

24

Pada menyelesaikan

acara

musyawarah piutang

terbuka anggota

Tim-21 KKB

diberi

mandat, Raharja

selain yang

utang

Wahana

mengundurkan diri juga membuat menyiapkan dan membentuk POKJA (kelompok kerja) yang terdiri dari: Pokja 1 : Menyelesaikan hutang piutang anggota Wahana Raharja yang akan keluar dengan pihak ke tiga Pokja 2 : Melakukan kerja sama dengan koperasi Wahana Raharja, dalam pengalihan hutang piutang Pokja 3 Pokja 4 : Komunikasi dengan pihak dinas (PT DI) : Membentuk koperasi baru

Dalam proses penetapan kepengurusan, Tim formatur telah melakukan berbagai pengkajian dan pertimbangan dengan memprioritaskan penyelesaian hutang piutang kepada pihak ke-3. Maka pada tanggal 26 April 2008 , Tim formatur menetapkan susunan kepengurusan Koperasi karyawan PT DI Karya Dirgantara sebagai berikut: PENGURUS Ketua Umum : Muhamad Mulyana

Ketua l dan Sekretaris : Nahdludin Maarif Ketua ll Ketua lll Bendahara : Rahmat Maaruf : Tata Kustaman : Nani Herawati

25

PENGAWAS Ketua Anggota Anggota : Riyanto : M Luthfi : M Daud AR

Selanjutnya pada tanggal 29 Juli Koperasi Karya Dirgantara, secara resmi menerima Akta pendirian Badan hukum dengan nomor: 518/BH.36Diskop/2004. Dan keberadaan koperasi mendapat dukungan penuh dari pihak manajeman PT DI. Hal ini tertuang dalam nota dinas nomor:

Nota/209/HR.0000/07/2004, tanggal 21 Juli 2004 yang berbunyi: Kami mendukung sepenuhnya atas pendirian koperasi Karya Dirgantara, yang diprakarsai oleh karyawan PT Dirgantara Indonesi ( Persero).

Struktur Organisasi Struktur organisasi sangat penting bagi suatu perusahaan karena posisi jabatan setiap pegawai akan terlihat jelas, sehingga setiap pegawai mempunyai tanggung jawab untuk melaksanakan setiap tugasnya. Begitu juga suatu koperasi baik yang besar maupun yang kecil dalam menjalankan kegiatan usahanya harus mempunyai pembagian wewenang dan tanggungjawab yang jelas. Maka dibuatlah suatu struktur organisasi kerja sesuai dengan kebutuhan. Adapun susunan struktur organisasi Koperasi Karya Dirgantara adalah sebagai berikut: 1. Rapat Anggota Tahunan (RAT) 2. Pembina 3. Pengawas

26

4. Pengurus yang terdiri dari: a. Ketua Umum b. Ketua I Bidang Organisasi dan Manajemen

c. Ketua II Bidang Usaha d. Ketua III Bidang Keuangan e. Bendahara 5. Karyawan Tanpa adanya struktur organisasi, suatu koperasi tidak dapat menjalankan aktivitasnya dengan baik, karena struktur organisasi merupakan salah satu bentuk sistem pengendalian internal.

27

STRUKTUR ORGANISASI KOPERASI KARYAWAN PT. DIRGANTARA INDONESIA KARYA DIRGANTARA

P E M B IN A : 1. D I R K U (K D T U A AE ) 2. K e p a la S PnI g g o ta (A )

PEN GAW AS : KET U A U M U M 1. R iy a n to M u h a m m a d M u ly a n a 2. M. L u th fi BEN D AH AR A N a n i H e r a w a ti

K e tu 1 a

K e tu 2 a

K e tu 3 a

S U P E R V IS O R W in n y D a n ia r

C u cu S u ka rsa

H. Y a y a t H id a y a t

E n d a h Y u lia n i

A n d ia z P r a m u d ia

D w i P a nca N uri

Ir fa n W ilia w a n

Is m a il N u r d in

A d e . Y id ia n t i W

Gb. 3.1 Struktur Organisasi

28

Job Description Uraian tugas merupakan penjelasan dari jabatan atau peran setiap pegawai pada perusahaan. Pada bagian ini penulis akan menguraikan tugas dan wewenang dari masing-masing bagian dalam struktur organisasi Koperasi Karyawan PT Dirgantara Indonesia Karya Dirgantara sebagai berikut: 1. Rapat Anggota Tahunan ( RAT ) Mempunayai wewenang sebagai berikut: a. Menetapkan anggaran dasar dan anggaran rumah tangga b. Memilih atau mengangkat atau memberhentikan pengurus, pengawas dan pembina

c. Meggabungkan, meleburkan dan membubarkan koperasi d. Menetapkan rencana atau program kerja koperasi e. Membagi sisa hasil usaha f. Memiliki pertanggungjawaban pengurus dan pengawas 2. Pembina Pembina tidak membawahi pengurus dan pengawas secara langsung. Pembina adalah orang yang mengawasi kinerja pengawas dan pengurus dalam menjalankan kegiatan perkoperasian. Pembina dapat memberi saran atau pendapat kepada pengurus untuk kemajuan koperasi baik diminta ataupun tidak diminta. 3. Pengurus Adapun tugas dan tanggung jawab pengurus adalah sebgai berikut: a. Memimpin organisasi koperasi

29

b. c.

Melakukan segala perbuatan hukum untuk dan atas nama koperasi Berhak dan bertanggung jawab atas semua kebijakan yang telah

diputuskan serta dilakukan, baik kepada anggota dan pengawas Koperasi karyawan Karya Dirgantara dari setiap jenis usaha ataupun layanan yang dilakukan. d. e. f. Megelola koperasi dan usahanya Mewakili koperasi di depan atau di luar pengadilan Menyelenggarakan pembukuan keuangan dan inventaris secara

tertib dan teratur g. h. i. Megadakan rapat anggota Mengajukan laporan keuangan Mengajukan rencana kerja, rencana anggaran pendapatan, dan

belanja koperasi 4. Pengawas Adapun tugas dari pengawas adalah sebagai berikut: a. Memeriksa surat-surat berharga, uang tunai, dan arsip-arsip

Koperasi Karya Dirgantara PT. DI dalam kurun waktu sekali dalam sebulan. b. Mengadakan penelitian tentang usaha-usaha Koperasi karyawan

serta memeriksa buku-buku, laporan keuangan bulanan, sekurangkurangnya sekali dalam waktu tiga bulan.

30

c.

Menanggapi dan meneliti keluhan-keluhan yang disampaikan oleh

anggota mengenai penyelenggaraan usaha Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. d. Selambat-lambatnya tiga puluh hari setelah penutupan tahun buku,

mengadakan pemeriksaan terhadap buku-buku kopkar dan menyampaikan hasil pemeriksaan dalam sebuah laporan tertulis kepada Rapat Anggota Tahunan. e. Berhak memberi sanksi kepada anggota pengurus Koperasi

karyawan bila hal ini diperlukan, dalam bentuk menskors, serta mengadakan Rapat Anggota Khusus dalam waktu selambat-lambatnya tujuh hari setelah skorsing dilakukan untuk mempertimbangkan dan memutuskan tindakan yang perlu diambil berdasarkan laporan lengkap anggota dan Pengawas, serta melaporkan kepada Ketua Umum. 5. Ketua Umum Tugas dari Ketua Umum, yaitu: a. Bertanggungjawab terhadap penyimpanan dan pemakaian dana koperasi b. Menentukan atau pun menyetujui terhadap penerimaan anggota kebijakan penerimaan anggota baru) dan menentukan

baru (pola

persyaratan penerimaan anggota baru. c. Menentukan Pola Kebijakan Simpanan dan Pinjaman bagi

Koperasi Karyawan PT. DI, kebijakan tersebut adalah: Kebijakan besarnya simpanan anggota Kebijakan besar pinjaman yang dapat diberikan kepada anggota.

31

d.

Kebijakan tentang jaminan atas pinjaman, bila diperlukan. Menentukan kebijakan atas prosedur pengembalian pinjaman,

pemungutan pinjaman yang tidak atau terlambat dikembalikan, ataupun dalam pengembalian atas kelebihan pemotongan angsuran, juga denda yang harus dibayar anggota (Collection Policy). e. Menentukan kebijakan atas prosedur bentuk manajemen perusahaan (Koperasi Karyawan) yang akan dibina dan dikembangkan. 1.Kebijakan diadakannya rapat anggota tahunan 2.Kebijakan diadakannya rapat pengurus per-bulan 3.Kebijakan dalam menyusun Rancangan Anggaran Pendapatan dan Belanja Koperasi (RAPBK) serta pertanggungjawaban, bersama-sama pihak pengurus yang ada. f. Menerima dan mempertimbangkan laporan pemeriksaan keuangan serta merekomendasikan, dari hasil kegiatan usaha Koperasi Karyawan PT. DI. g. Menandatangani setiap dokumen dan surat penting yang berhubungan dengan penjabaran di atas. Ketua I Menentukan dan menyiapkan segala kegiatan usaha yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI dari segi pelayanan dan administratif seperti: 1. Membuat surat-menyurat yang berkaitan dengan segala kepentingan kegiatan usaha Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. 2. Menyiapkan Formulir serta dokumen. a. Berhubungan dengan keanggotaan, seperti :

32

Surat permohonan masuk anggota, surat kuasa potong gaji, buku anggota, kartu simpan pinjam anggota, serta mengelola berkas dan dokumen penting. b. Berhubungan dengan simpanan dan modal, seperti :

Menyiapkan buku anggota dan kartu simpan pinjam anggota, mengurus pembuatan sertifikat pendirian Koperasi Karya Dirgantara PT. DI, serta membuat surat tagihan kepada pihak-pihak yang berkepentingan terutama divisi keuangan PT. DI. 3. Merekap dan mengecek keabsahan setiap surat pengajuan anggota, seperti: memeriksa kelengkapan persyaratan anggota yang mengajukan pinjaman dan pengembalian atas kelebihan pemotongan angsuran pinjaman, baik dari formulir pengajuan maupun surat pendukung lain. 4. Memberi persetujuan dalam bentuk menandatangani setiap surat dan dokumen yang masuk ataupun yang keluar yang berhubungan dengan kepentingan Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. 7. Ketua II a. Berperan serta dalam menentukan dan mengecek serta

mengusulkan bentuk dan peraturan atas formulir ajuan pinjaman dan kegiatan usaha lain yang menyangkut bidang pelayanan di Karya Dirgantara PT. DI dari segi teknis. b. Mengecek dan mengkritisi data calon anggota baru, surat Koperasi

perjanjian pinjaman, cek gaji serta ajuan untuk mengembalikan kelebihan angsuran dari anggota.

33

c.

Mengusulkan dan dapat menentukan simpanan khusus untuk

anggota dengan mengacu dari kebijakan Ketua Umum. c. Merekomendasikan jaminan apa yang diperlukan,

sesuai jumlah pengajuan pinjaman dari anggota (khusus yang melebihi batas plafond pinjaman yang dapat diberikan pada setiap anggota). d. Mengizinkan, menolak ataupun menunda setiap

ajuan dari anggota, baik mengenai pinjaman serta kegiatan usaha lain yang menyangkut pelayanan di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI berdasarkan peraturan dan kebijakan yang telah disepakati sesuai AD/ART. 8. Ketua III a. usaha dan Berperan serta dalam setiap pelaporan data keuangan, dalam memasukan juga merekap data yang telah

direalisasikan.Dalam hal ini yaitu entry data ke sistem keuangan yang ada di PT. DI. b. Mengentry setiap data anggota / angsuran dari pinjaman

yang telah direalisasikan ke anggota, seperti : 1. Data anggota baru. 2. Penerimaan simpanan pokok, simpanan wajib, dan simpanan khusus. 3. Data pinjaman , pengembalian atas kelebihan angsuran, serta jenis ajuan lain dari anggota yang berkaitan dengan kegiatan usaha yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI.

34

c.

Merekap semua data yang berhubungan dengan realisasi

pinjaman pengembalian atas kelebihan angsuran dan bidang usaha lain yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. d. Menyusun data keuangan dari Bendahara dalam bentuk

laporan keuangan, termasuk Neraca dan Laba/ Rugi. 9. Bendahara a. Berperan serta dan bertanggungjawab dalam setiap

kegiatan transaksi Koperasi Karya Dirgantara PT. DI, baik penerimaan dan pengeluaran uang serta dalam mengelola keuangan. Seperti : 1. Terima uang dari calon anggota baru berupa simpanan pokok, simpanan wajib, juga simpanan sukarela dan simpanan khusus. 2. Terima uang dari anggota atau pihak lain yang bersangkutan dengan kegiatan usaha yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. 3. Mengeluarkan uang atas ajuan pinjaman anggota yang telah disetujui oleh Ketua II, dan Ketua Umum. 4. Mengeluarkan uang atas kelebihan pemotongan angsuran kepada anggota, setelah disetujui oleh Ketua II dan Ketua Umum.

b. Mencatat seluruh pemasukan dan pengeluaran keuangan Koperasi Karya Dirgantara PT. DI, seperti : 1. Pencatatan Slip Uang Masuk dan Slip Uang Keluar. 2. Pencatatan Buku Kas Harian. 3. Membuat aliran kas (Cash Flow).

35

4. Mengisi dan menandatangani Buku Anggota yang telah melakukan transaksi pinjaman, pengembalian kelebihan angsuran serta transaksi yang berkaitan dengan kegiatan usaha lain yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI. c. Menyimpan surat-surat berharga yang berkaitan dengan Keuangan (Cash Flow) Koperasi Karya Dirgantara PT. DI dengan sepengetahuan Ketua I, Ketua II, dan Ketua Umum.

Penerapan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Tunai Bedasarkan penjelasan - penjelasan yang telah dikemukakan sebelumnya bahwa Sistem Informasi Akuntansi penjualan kredit memiliki peranan yang penting dalam suatu perusahaan, dikarenakan aktivitas penjualan merupakan salah satu sumber pendapatan bagi suatu perusahaan. Atas dasar hasil penelitian yang telah penulis lakukan pada Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia mengenai pelaksanaan penjualan, maka dalam Bab III ini penulis akan mengenai unsur-unsur yang diterapkan dalam pelaksanaan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit yakni sebagai berikut:

Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Prosedur pelaksanaan layanan kredit merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh karyawan Koperasi Karya Dirgantara, dengan maksud untuk membantu meringankan anggota koperasi yang mempunyai masalah finansial.

36

Berdasarkan kebijakan pengurus Koperasi Karya Dirgantara, dalam memberikan kredit kepada anggota koperasi, telah dibuat prosedur pelaksanaan layanan kredit pada Koperasi Karya Dirgantara yang Anggota Tahunan (RAT). Adapun prosedur pelaksanaan layanan kredit yang ditetapkan adalah sebagai berikut: 1. Bagian Adm. Bagian Adm. menerima lampiran Surat Permintaan Kredit (SPK) dan kelengkapan dokumen sebagai syarat kredit seperti buku anggota, copy struk gaji dan copy kartu pengenal (ID Card) dari anggota yang mengajukan kredit. Bagian Adm. kemudian mengirimkan surat permintaan kredit (SPK) ini ke Bagian Bidang Usaha. disetujui dalam Rapat

2.

Bagian Bidang Usaha Bagian Bidang Usaha menerima surat permintaan kredit (SPK) dari Bagian Adm. dan akan memerikssa kembali formulir surat permintaan kredit (SPK) dan kelengkapannya, dengan melihat pinjaman anggota dan menganalisis besarnya piutang anggota yang belum terlunasi sebelumnya, apabila piutang anggota tidak disetujui maka permintaan kredit tersebut akan ditolak dan apabila permohonan kredit tersebut disetujui, maka Bagian Bidang Usaha akan mengeluarkan Faktur Penjualan (FJ) rangkap tiga, yang didistribusikan sebagai berikut: Salinan I : diberikan kepada anggota sebagai tanda bukti

37

terjadinya penjualan. 3. Salinan II Salinan III : diarsipkan di bagian bidang usaha. : diberikan kepada bagian gudang.

Bagian Gudang Berdasarkan salinan faktur penjualan dari Bagian Bidang Usaha, bagian gudang akan mengeluarkan Surat Pengeluaran Barang (SPB) rangkap tiga, yang didistribusikan sebagai berikut: Salinan I Salinan II Salinan III : diberikan kepada anggota : diarsipkan di bagian gudang. : diberikan kepada Bagian Akuntansi koperasi, kemudian barang beserta pengeluaran barang diberikan kepada anggota.

4.

Bagian Akuntansi Berdasarkan surat pengeluaran barang yang diterima dari bagian gudang, Bagian Akuntansi akan melakukan pencatatan atau penjumlahan atas terjadinya penjualan kredit anggota. Dr : Piutang Anggota Cr : Penjualan Kredit xxx xxx

38

Kemudian dimasukan ke dalam kartu piutang anggota. Untuk penagihan kepada anggota, dibuat data pemotongan gaji yang akan dilampirkan kepada bagian penggajian (payroll) PT. Dirgantara Indonesia. Bagian akuntansi koperasi akan membuat daftar potongan perorangan (DPP) rangkap tiga: Rangkap I : diberikan kepada bagian penggajian PT. Dirgantara Indonesia. Rangkap II Rangkap III : diarsipkan di bagian akuntansi koperasi. : diberikan kepada anggota.

Berdasarkan kuitansi sebagai bukti penerimaan uang dari bagian penggajian PT. DI, kemudian dilakukan pencatatan jurnal oleh bagian akuntansi koperasi. Dr : Kas Cr : Piutang Anggota xxx xxx

5.

Bagian Penggajian PT. DI Berdasarkan daftar potongan perorangan atau kredit anggota tersebut maka dibuatlah surat potongan gaji rangkap dua: Rangkap I Rangkap II : diberikan kepada anggota. : diarsipkan pada bagian penggajian PT. Dirgantara

39

Indonesia. Kemudian dilakukan proses pemotongan gaji dan pembayaran gaji beserta kuitansi rangkap dua sebagai tanda bukti pemotongan gaji: Rangkap I : kepada bagian akuntansi koperasi

Rangkap II

: diarsipkan di bagian penggajian PT. Dirgantara Indonesia.

Adapun flowchart prosedur penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia sebagai berikut:

40

PROSEDUR PENJUALAN KREDIT DI KOPERASI KARYA DIRGANTARA PT. DIRGANTARA INDONESIA

41

Anggota

Ketua I (Adm)

Mulai

Mengajukan Kredit

DPP
3

SPK dan kelangkapannya

SPK dan kelengkapannya

Cek kelengkapannya

1 SPG

SPK dan kelangkapannya

2 1

Faktur
Penjualan 1

SPB

Gb. 3.2 Flowchart Prosedur Penjualan PROSEDUR PENJUALAN KREDIT DI KOPERASI KARYA DIRGANTARA PT. DIRGANTARA INDONESIA

42

Ketua II (Bidang Usaha)

Bagian Gudang

SPK dan kelangkapannya

Faktur
Penjualan 2

Cek kelengkapannya

Membuat SPB

Analisis Kredit

Tidak (Dikembalikan)

FJ SPB 3 SPB 3
2

SPB

Ya

4
Buat Faktur Penjualan

SPK dan kelangkapannya

SPK FJ FJ 3
2

Faktur
Penjualan 1

N 2

Gb. 3.3 Flowchart Prosedur Penjualan PROSEDUR PENJUALAN KREDIT DI KOPERASI KARYA DIRGANTARA PT. DIRGANTARA INDONESIA

43

Ketua III (Akuntansi)

Bag. Gaji PT. DI

SPB 3

Kwitansi

DPP

Pencatatan& Membuat DPP

Kartu Piutang Anggota

Jurnal *

Membuat SPG

DPP DPP 3
2

Selesai

DPP SPG
2

DPP

SPG 5 6 N 3
Proses Pemotongan Gaji

Kwitansi

N 4
Rp

* Ket: Dr : Kas Cr : Piutang Anggota

Gb. 3.4 Flowchart Prosedur Penjualan

44

Dokumen yang digunakan Adapun dokumen-dokumen yang digunakan untuk menunjang prosedur penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Faktur Penjualan Dipergunakan untuk setiap transaksi yang berhubungan dengan penjualan barang oleh Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia baik tunai maupun kredit kepada anggotanya. 2. Surat Permintaan Kredit (SPK) Surat permintaan kredit adalah dokumen yang digunakan anggota ketika mengajukan kredit kepada koperasi. 3. Surat Pengeluaran Barang (SPB) Dokumen yang diberikan oleh bagian gudang kepada anggota ketika akan terjadi penyerahan barang. Dokumen ini diberikan kepada anggota bersama dengan barangnya tersebut. 4. 5. 6. Surat Potongan Gaji (SPG) Surat Potongan Piutang Anggota Kwitansi

45

Catatan Akuntansi yang digunakan Catatan Akuntansi yang digunakan dalam prosedur penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Buku Jurnal Penjualan Buku ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan yang berasal dari faktur penjualan kredit. Buku ini ditutup setiap bulan dan dijadikan data untuk diposting ke dalam buku besar. 2. Buku Besar Buku ini digunakan untuk mencatat transaksi yang berasal dari buku jurnal penjualan. 3. Buku Persediaan Barang Digunakan untuk mencatat dan mengetahui persediaan barang yang dimiliki.

Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam prosedur penjualan kredit yang dilakukan oleh Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia adalah sebagai berikut: 1. Bagian Adm. Fungsi ini sebenarnya bertugas menentukan dan menyiapkan segala kegiatan usaha yang ada di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia dari segi pelayanan dan administratif, tetapi dalam hal penjualan fungsi ini bertugas menerima order penjualan dari anggota dan membuat

46

daftar pesanan barang. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat surat pengantar yang akan diberikan kepada bagian bidang usaha. 2. Bagian Bidang Usaha Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertugas mengecek surat permintaan kredit dan kelengkapannya dari anggota serta mengizinkan, menolak ataupun menunda permohonan kredit tersebut. 3. Bagian Gudang Bagian gudang berfungsi untuk menyimpan dan menyiapkan barangbarang yang dipesan oleh anggota serta membuat surat pengeluaran barang (SPB). 4. Bagian Akuntansi Bagian akuntansi bertugas untuk mencatat seluruh transaksi penjualan yang terjadi, membuat pembukuan yang memadai dan membuat DPP. 5. Bagian Penggajian PT. DI Fungsi ini bertugas menerima daftar pemotongan piutang (DPP), membuat surat potongan gaji (SPG) dan melakukan pemotongan gaji.

Laporan yang dihasilkan Laporan yang dihasilkan oleh Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia yang berhubungan dengan penjualan kredit yaitu laporan yang berupa daftar potongan utang anggota dan daftar persediaan barang.

47

BAB IV POKOK BAHASAN

Analisis Permasalahan Berdasarkan penelitian yang penulis lakukan selama melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, terdapat beberapa permasalahan dalam pelaksanaan penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. Dirgantara Indonesia. Adapun permasalahan-permasalahan yang akan penulis kemukakan ini merupakan hasil perbandingan antara teori-teori yang telah diuraikan sebelumnya dalam Bab II dengan pokok bahasan yang telah diuraikan di Bab III. Analisa masalah yang penulis kemukakan tidak lain hanya bertujuan untuk membantu perusahaan dalam meningkatkan aktivitas penjualannya dikemudian hari agar dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan perusahaan. Adapun beberapa permasalahan yang akan penulis bahas adalah sebagai berikut:

Analisis Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Prosedur pejualan kredit yang diterapkan di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI Bandung cukup memadai. Hal ini dapat dilihat dari jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang cukup lengkap. Hanya saja di dalam jaringan prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan Koperasi Karya Dirgantara PT. DI tidak terdapat prosedur pengiriman barang. Hal ini menjadi kekurangan dalam prosedur penjualan kredit.

48

Terlepas dari itu, prosedur yang diterapkan oleh Koperasi Karya Dirgantara sudah dijalankan dengan menempatkan bagian yang berwenang secara tepat dan uraian tugas yang diberikan kepada masing-masing bagian telah berjalan dengan baik

Analisis Dokumen yang digunakan Dokumen dikatakan baik apabila dapat merekam semua informasi yang terjadi dari suatu transaksi dan juga telah mengandung unsur pengawasan dan pengendalian. Data transaksi itu akan lebih baik apabila menggunakan formulir khusus yang disebut dokumen sumber. Dokumen yang baik adalah dokumen yang menggunakan nomor dokumen yang telah tercetak urut (pre numbered), penggunaan nomor ini

menyederhanakan pengecekan untuk memastikan bahwa semua transaksi telah merekam dan tidak ada dokumen yang salah tempat. Suatu dokumen juga sebaiknya menggunakan warna kertas yang berbeda-beda untuk tembusan dokumen agar mempermudah pendistribusiannya, sebaiknya nama dokumen ditempatkan paling atas dan dicetak tebal agar memudahkan identifikasi, tersedianya ruang untuk mencantumkan tanda tangan atau tanda persetujuan sehingga terlihat unsur internal cek. Dari hasil analisis penulis mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI Bandung cukup memadai karena sudah adanya ruang khusus dari beberapa dokumen yang diisi untuk pengotorisasian dan persetujuan dari pemimpin yang berwenang. Di dalam

49

dokumen yang digunakan di Koperasi Karya Dirgantara PT. DI sudah mencantumkan nama dan alamat perusahaan yang menunjukan indentitas perusahaan. Adanya penamaan masing-masing dokumen dapat memudahkan pengindentifikasian / pencarian dokumen. Kekurangan dari Koperasi Karya Dirgantara adalah tidak memiliki rekapitulasi harga pokok penjualan. Hal ini dapat mempersulit bagian akuntansi dalam mencatat transaksi penjualan kedalam jurnal penjualan. Selain itu tidak menggunakan warna rangkap pada dokumen juga menjadi kelemahan lain dari Koperasi Karya Dirgantara.

Analisis Catatan Akuntansi yang digunakan Analisis catatan yang digunakan di Koperasi Karya Dirgantara Bandung tidak begitu lengkap, hal ini dapat dilihat dari hanya adanya tiga catatan yang berkaitan dengan penjualan kredit yang digunakan oleh Koperasi Karya Dirgantara. Namun catatan yang dihasikan tersebut sudah cukup mewakili dan catatan tersebut sudah mampu memberikan informasi yang perusahan butuhkan seperti buku jurnal penjualan dan buku persediaan barang.

Analisis Fungsi yang terkait Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Karya Dirgantara Bandung dapat dikatakan cukup memadai, hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya 3 (empat) dari 5 (lima) fungsi yang harus ada. Selain itu, dalam melaksanakan transaksi penjualan kredit, Koperasi Karya

50

Dirgantara juga telah melibatkan funsi-fungsi yang terkait dengan tepat sehingga aktivitas penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara dapat berjalan dengan lancar. Namum kekurangan dari Koperasi Karya Dirgantara Bandung adalah tidak terdapatnya bagian pengiriman yang bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan dan untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa ada otorisasi dari yang berwenang, sehingga setiap anggota (pembeli) harus mengambil pesanannya langsung ke koperasi. Kedua tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian pencatatan dan bagian keuangan yang diperlukan untuk menghindari adanya kecurangan pencatatan. Selain itu, di Koperasi Karya Dirgantara Bandung juga tidak terdapat fungsi penagihan karena pembayaran kredit dilakukan dengan cara pemotongan gaji setiap bulannya oleh bagiann penggajian PT. Diragantara Indonesia.

Analisis Laporan yang dihasilkan Laporan dapat dikatakan baik apabila lapoaran yang dihasilkan dapat menghasilkan informasi yang lengkap bagi perusahan sesuai dengan laporan yang dibutuhkan perusahaan dan ada bukti tercantum. Analisis laporan yang dihasilkan di Koperasi Karya Dirgantara Bandung sudah cukup memadai karena laporan yang dihasilkan sudah mewakili Informasi yang dibutuhkan. Meskipun laporan yang dihasilkan hanya daftar potongan hutang dan daftar persediaan barang, namun laporan tersebut sudah mampu

51

memberikan informasi yang manajemen butuhkan seperti jumlah gaji yang harus dipotong serta jumlah persediaan barang yang masih tersedia.

Usulan Hasil Analisis Berdasarkan hasil analisa yang telah penulis uraikan sebelumnya, penulis menemukan kelebihan dan juga kekurangan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang diterapkan oleh Koperasi Karya Dirgantara. Dari kekurangan-kekurangan tersebut, penulis akan memberikan usulanusulan yang diharapkan dapat membantu Koperasi Karya Dirgantara dalam menjalankan aktivitasnya. Adapun usulan-usulan yang akan penulis berikan adalah sebagai berikut:

4.2.1

Usulan Jaringan Prosedur yang membentuk Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Prosedur yang di terapkan oleh Koperasi Karya Dirgantara dapat

dikatakan memadai karena telah menempatkan fungsi tepat dan berjalan lancer hanya tedapat kekurangan di fungsi akuntansi. Pada prosedur ini fungsi akuntansi mempunyai wewenang pencatatan dan keuangan. Oleh karena itu penulis mengusulkan agar adanya pemisahan wewenang antara pencatatan dan keuangan yang dapat menghindari adanya kecurangan dan penggelapan uang.

52

Usulan Dokumen yang digunakan Dokumen yang digunakan dalam sistem informasi penjualan kredit yang diterapkan oleh Koperasi Karya Dirgantara sudah cukup memadai. Hanya warna rangkap dokumen di Koperasi Karya Dirgantara adalah sama. Akan lebih baik bila warna rangkap dokumen berbeda-beda sehingga dapat memudahkan dalam distribusi formulir jadi penulis mengusulkan agar Koperasi Karya Dirgantara mengunakan warna rangkap pada dokumen. Selain itu, usulan dari penulis adalah pengarsipan dokumen juga harus dilakukan dengan teratur setiap bulannya dengan menggunakan tempat terpisah karena di Koperasi Karya Dirgantara masih menempatkan dokumen-dokumen dalam satu tempat.

Usulan Catatan Akuntansi yang digunakan Untuk catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara, penulis mengusulkan agar Koperasi Karya Dirgantara menggunakan kartu gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang disimpan digudang. Catatan ini dapat digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu.

Usulan Fungsi yang terkait Seperti yang sudah diuraikan sebelumnya, fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara sudah cukup memadai hanya saja tidak terdapat fungsi pengiriman.

53

Oleh karena itu penulis mengusulkan agar Koperasi Karya Dirgantara mengadakan fungsi pengiriman agar dapat memudahkan dalam hal pengiriman barang kepada anggota (anggota).

Usulan Laporan yang dihasilkan Laporan merupakan hasil akhir proses akuntansi. Laporan berisi informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan yang dihasilkan di Koperasi Karya Dirgantara Bandung sudah cukup memadai karena laporan yang dihasilkan sudah mewakili Informasi yang dibutuhkan. Tetapi akan lebih baik bila laporan yang dihasilkan oleh Koperasi Karya Dirgantara lebih lengkap. Oleh sebab itu penulis menyarankan agar Koperasi Karya Dirgantara membuat laporan seperti laporan order penjualan dan laporan pencatatan piutang.

54

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan Berdasarkan keseluruhan pembahasan yang telah penulis uraikan pada bab-bab sebelumnya, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut : 1. Prosedur yang membentuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara Bandung cukup memadai, hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya kelima prosedur yang seharusnya ada dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit meskipun dalam beberapa prosedur masih terdapat beberapa kelemahan. 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem infomasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara Bandung cukup memadai, hal ini dapat dilihat dari kemampuan dokumen yang digunakan untuk merekam transaksi penjualan kredit yang terjadi meskipun dalam beberapa dokumen masih terdapat beberapa kelemahan. 3. Fungsi yang terkait dalam sistem informasi akuntansi penggajian di Koperasi Karya Dirgantara Bandung cukup memadai, hal ini dapat dilihat dari terpenuhinya 3 (tiga) dari 5 (lima) fungsi yang harus ada dalam sebuah sistem informasi akuntansi penjualan kredit yang baik. 4. Catatan yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara Bandung cukup memedai, hal ini dapat

55

dilihat dari catatan yang dibutuhkan sudah cukup mewakili dari semua catatan yang dibutuhkan walau pun masih belum sesuai dengan teori 5. Laporan yang dihasilkan dari sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara Bandung sudah memadai, karena meskipun laporan yang dihasilkan tidak terlalu lengkap namun laporan tersebut sudah bisa memberikan semua informasi yang dibutuhkan oleh manajemen mengenai penjualan kredit.

Saran Adapun saran-saran yang penulis kemukakan guna memperbaiki kekurangan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit di Koperasi Karya Dirgantara Bandung adalah sebagai berikut : 1. Sebaiknya prosedur penjualan kredit harus melibatkan fungsi pengiriman barang agar dapat melancarkan kegiatatan pengiriman barang dari koperasi ke pembeli. 2. Pembuatan faktur kredit oleh koperasi agar apabila pembeli mengajukan klaim terhadap barang yang dibeli dapat diperiksa terlebih dahulu oleh pihak koperasi. 3. Sebaiknya ada pemisahan wewenang antara fungsi pencatatan dan keuangan agar dapat menghindari adanya penyelewengan. 4. Sebaiknya menggunakan kartu gudang untuk mencatat mutasi dan

persediaan fisik barang yang disimpan digudang. Catatan ini dapat

56

digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. 5. Sebaiknya membuat semacam katalog barang-barang yang akan dijual oleh koperasi beserta harga untuk menghindari kesalahan penjualan juga untuk mempermudah anggota dalam membeli barang yang sesuai dengan budget yang disediakan oleh koperasi.

Mudah-mudahan saran yang penulis kemukakan diatas dapat bermanfaat bagi Koperasi Karya Dirgantara Bandung dalam menjalankan kegiatan penjualan kredit.