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Piloto de datos y Herramienta Solver
ndice Piloto de datos
Piloto de datos Diseo de la tabla dinmica Cambio de operaciones Cambios inmediatos en la tabla Filtrados Configuracin de campo Obtencin de subtablas Subtotales

Herramienta Solver
Problemas de optimizacin Opciones de Solver Sistemas de ecuaciones lineales

Piloto de datos
Piloto de datos
Esta prestacin es la que se conoce en otras hojas como Tablas dinmicas. Las tablas dinmicas son muy tiles para estructurar datos que se presentan en bruto, resumirlos y crear informes. Normalmente, una tabla de datos de OpenOffice.org Calc no puede cambiar de estructura. Podemos ordenar los datos, filtrarlos, aadir subtotales, pero la estructura en filas y columnas es inalterable. Uno de los objetivos de la tablas dinmicas es la posibilidad de alterar esa estructura y a la vez resumir datos. Por ejemplo, supongamos una empresa que se dedica a urgencias domiciliarias, y atiende a tres barrios. Los doctores van dejando partes de asistencia de forma algo desordenada y segn la gravedad de la intervencin, horarios y desplazamientos, perciben unos honorarios distintos en cada intervencin. Abre la hoja tabladin.ods, que contiene, con datos totalmente imaginarios, los partes de asistencia correspondientes a 10 das. En la imagen puedes ver un fragmento de esa tabla

Urgencias La Rpida
Parte de intervenciones a domicilio
Decena del 1 al 10 de Octubre de 2008
1

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Da
1 1 1 2 1 3 3

Barrio
La Elipa Concepcin Concepcin La Elipa La Elipa La Elipa Concepcin

Doctor
Prez Salinas Yuncos Salinas Yuncos Prez Prez

Gravedad
1 1 3 2 3 3 3

Importe
50 75 100 100 50 100 75

Los datos estn tal como se han recogido, sin ninguna presentacin u orden, y nuestro objetivo ahora ser estructurarlos. Por ejemplo, deseamos calcular los honorarios de los doctores segn su actuacin en los distintos barrios. Para eso sirven las Tablas dinmicas para resumir datos segn la estructura que deseemos. Disearemos una tabla dinmica con este ejemplo con l.

Diseo de la tabla dinmica

Selecciona una celda cualquiera de la tabla origen y pulsa con el ratn sobre ella. Pide Datos - Piloto de datos - Inicio Se iniciar el Piloto de datos. Acepta las opcin que te propone. La otra es para datos externos

Lo que viene ahora es muy importante. Dispondrs de una lista de campos y un diseo de tabla:

Ahora debemos indicar qu datos deseamos que aparezcan en columna, fila o en el interior de la tabla. En nuestro caso deseamos cruzar los datos de doctores con barrios y calcular el importe que se les debe. Seala el botn Doctor en la lista de campos y arrstralo hasta la zona de Campos de columnas. Haz lo mismo con el botn Barrio. Arrastra el botn Barrio a la zona de Campos de filas. Por ltimo, arrastra el campo Importe a la zona de Campos de datos. Pulsa Aceptar y la tabla dinmica quedar as:

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Es sorprendente la construccin de la tabla, porque la hoja de clculo lo ha organizado todo sin nuestra intervencin. La nueva tabla se sita debajo del rango seleccionado. Si deseas abrir una hoja nueva para ella, pulsa con el botn derecho sobre una celda de la tabla dinmica y elige Activar en el men emergente. Volvers a ver la ventana de diseo del piloto de datos. Pulsa el botn Opciones. Busca Resultado en... y elige -nueva hoja-. De esa forma se abrir una hoja nueva y la tabla se alojar en ella.

Observa que en esa parte de la ventana tambin puedes decidir qu totales se presentarn en la tabla (por filas, columnas o ambos)

Cambio de operaciones
En la esquina superior izquierda figura el rotulado Suma - Importe. Imagina que se quisiera contar los pagos en lugar de sumarlos. Activa la tabla dinmica tal como has aprendido en el prrafo anterior. Haz un doble clic sobre el botn Total - Importe y obtendrs las opciones de operacin:

En las opciones que aparecen elige Cuenta en lugar de Suma, porque lo que deseamos es contar cuntos importes distintos se deben a los doctores. Este sera el resultado:
Cantidad - Importe Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Total Resultado Doctor Prez 4 9 4 17 Salinas 4 2 3 9 Yuncos 4 3 5 12 Total Resultado 12 14 12 38

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Prueba a usar tambin promedios, mximos o mnimos.

Cambios inmediatos en la tabla

El diseo de una tabla dinmica puede cambiarse de forma inmediata trasladando los botones de campo con el ratn. Por ejemplo, se pueden intercambiar filas y columnas, o si existen dos botones en la misma fila, se pueden mover para ordenarlos de forma distinta (no todos los cambios estn permitidos) y alterar as su prioridad en el esquema. Prueba a mover as algunos botones de campo y observa los cambios que se producen. Si se pulsa sobre una celda con el botn derecho del ratn se pueden realizar algunas operaciones, como Activar, que permite cambiar de nuevo todo el diseo, o Eliminar, que borra toda la tabla dinmica.

Otra opcin importante accesible mediante el botn derecho es la de actualizar datos, Cuando se cambian los datos de origen, la tabla dinmica no refleja esos cambios. Por eso es importante disponer de la opcin de actualizar datos.

Filtrados
Una vez organizada la tabla dinmica, se pueden establecer filtrados, es decir reducciones de los datos a una sola categora. Por ejemplo, en la anterior tabla se puede desear estudiar slo los partes de gravedad 3. Para ello activa la tabla, tal como se explica en el apartado anterior y mueve el botn de Gravedad a la parte superior de la tabla, rotulada como Campos de pgina. Esa parte es la que sirve para filtrar datos sin alterar la estructura de la tabla. Quedar as:
Filtro Gravedad - todo -

Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez 350 725 300 Salinas Yuncos Total Resultado 275 350 975 150 150 1.025 150 350 800

Total Resultado 1.375 575 850 2.800

Si ahora pulsas sobre la flecha situada a la derecha del nuevo botn, podrs elegir entre los niveles 1, 2 3 de gravedad. En la imagen que sigue se ha elegido el nivel 3.

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Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 75 375 50 50 275 400 100 475 150 200

Total Resultado 450 100 525 1.075

Hemos efectuado un filtrado mediante una variable distinta de las estudiadas, pero tambin podramos filtrar los barrios o los doctores o incluso una variable que no figure en la estructura. La gestin de filtros del Piloto de Datos es bastante completa y verstil. Filtraremos la tabla bsica que hemos creado para que slo figuren los datos de los cinco primeros das. Para esto, seleccionamos cualquier celda y con el botn derecho elegimos Filtro... Obtendremos una ventana en la que se pueden definir hasta tres filtros distintos unidos por las conectivas Y/O

En la imagen se refleja que hemos elegido el filtrado consistente en que el campo Da contenga valores menores o iguales que 5, y el resultado es
Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 150 175 200 525 425 150 50 250 50 50 625 350

Total Resultado 825 375 300 1.500

Con Y y con O se pueden combinar filtros de distintos campos.

Configuracin de campo
Podemos decidir la forma en la que deseamos ver los datos. Activa la tabla y seala, por ejemplo Total Importe. Haz doble clic sobre l y elige Opciones. En Tipo puedes elegir Normal, porcentaje de filas, de columnas, etc. Elige % de fila y acepta.

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Toda la tabla dinmica se expresar en porcentaje, pero quizs slo veas 0 y 1. Debes entonces cambiar a formato de porcentaje con Formato - Celdas - Nmero, y quedar, por ejemplo, as:
Suma - Importe Doctor Barrio Concepcin La Elipa San Pascual Prez Salinas Yuncos Total Resultado 35,9% 28,2% 35,9% 100,0% 70,7% 14,6% 14,6% 100,0% 37,5% 18,8% 43,8% 100,0%

Total Resultado 49,1% 20,5% 30,4% 100,0%

De igual forma se podran haberse expresado como porcentajes del total, como ndices, diferencias, etc. Por ejemplo, cambia el campo Barrio de las filas por el Da. La tabla quedar as:
Suma - Importe Doctor Da 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Prez 50 100 250 100 325 100 250 125 75 50 50 50 150 100 75 Salinas Yuncos Total Resultado 75 100 150 275 200 250 150 300 475 275

125 375 250 375 125 100 150

Total Resultado 1.375 575 850 2.800

Ahora podemos desear expresar los datos de cada doctor como porcentaje de lo que cobr el da 1. Para conseguirlo activa la tabla, haz doble clic sobre el campo Total Importe y accede de nuevo a Valor mostrado Tipo. Rellena las tres opciones:
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Tipo: % de Campo base: Da Elemento base: 1 Pulsa Aceptar y te dars cuenta de que los datos siguen expresados en , lo que es incorrecto, pero puedes cambiar su formato a Porcentajes, y quedar:
Suma - Importe Da 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total Resultado Doctor Prez 100,0% 200,0% 500,0% 200,0% 650,0% 200,0% 500,0% 250,0% 150,0% 0,0% Salinas 100,0% 133,3% 0,0% 66,7% 200,0% 133,3% 0,0% 0,0% 66,7% 66,7% Yuncos 100,0% 0,0% 0,0% 100,0% 0,0% 50,0% 83,3% 166,7% 0,0% 66,7% Total Resultado 100,0% 72,7% 90,9% 109,1% 172,7% 100,0% 136,4% 136,4% 45,5% 54,5%

Las sumas de abajo han desaparecido, pero eso es normal en este tipo. Observa que el da 1, por ser el elemento base, tiene asignado el porcentaje de 100% y los dems como el porcentaje relativo a l.

Obtencin de subtablas
Afirmamos al principio que las tablas dinmicas resuman y ordenaban datos dispersos. Se puede tambin proceder en sentido contrario. Dado un dato de la tabla dinmica, buscar su origen en la tabla primitiva. Por ejemplo, el Doctor Salinas cobrar 275 euros por sus servicios en el barrio Concepcin, pero cmo se ha acumulado esa cantidad? Seala la celda de la tabla en la que figuran esos 275 y haz un doble clic de ratn sobre ella. Entonces, en hoja aparte, la tabla dinmica te ofrecer el detalle de los sumandos que formaron esa cantidad:
Da 10 1 9 5 Barrio Concepcin Concepcin Concepcin Concepcin Doctor Salinas Salinas Salinas Salinas Gravedad 2 1 3 1 Importe 50 75 50 100

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Subtotales
Si coinciden dos campos en una misma fila o columna, se pueden aadir subtotales para el campo de ms jerarqua (el de arriba o el de la izquierda, pero esa condicin ya vimos que se puede cambiar moviendo los botones). Segn las opciones que hayas elegido con anterioridad, puede que aparezcan subtotales de forma automtica. En caso contrario, pulsa sobre ese campo con doble clic y elige Subtotales automticos. Si deseas obtener otro tipo de subtotales, como promedios, desviacin tpica, mximo, pulsa en la opcin Definido por el usuario. Como ejemplo podamos usar los subtotales en una tabla formada slo por columnas. Activa la tabla y pasa el botn Doctor desde la fila hasta la columna, debajo de Barrio. Crale despus subtotales y obtendrs esta tabla con los subtotales por barrios..
Barrio Concepcin Doctor Prez 350 Salinas 275 Yuncos 350 Concepcin Resultado La Elipa 975 Prez 725 Salinas 150 Yuncos 150 La Elipa Resultado San Pascual 1.025 Prez 300 Salinas 150 Yuncos 350 San Pascual Resultado Total Resultado 800 2.800

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Herramienta Solver
Problemas de optimizacin
La herramienta Solver nos permite optimizar el valor de una celda, a la que llamaremos Objetivo, que depende linealmente de las celdas de un rango determinado, el cual puede estar sometido a restricciones. Como se ve, es en realidad el problema matemtico de Programacin Lineal. Su funcionamiento se puede estudiar con un ejemplo: Despus de vender una casa, a una persona le quedan 170.000 para invertir. Desea una inversin conservadora, por lo que duda entre varias inversiones A) Depsito en banca de Internet, que est dando el 4,2% TAE, pero es un producto novedoso que no le termina de convencer B) Su banco de toda la vida le ofrece plazo fijo con inters de 3,75% TAE, y que ella considera seguros. C) Un producto vinculado a un fondo, con rendimientos del 6% pero sujeto a volatilidad. En vista de la situacin, decide invertir en B) al menos la mitad del capital, y en C) menos de 15.000 Qu cesta de inversiones le dara el mximo rendimiento? Volcamos los datos en la tabla siguiente:

En la columna C hemos concretado unos capitales inventados, pero cercanos a la posible solucin y con suma 170000. Sobre esta tabla podemos concretar los parmetros del problema: Celda objetivo: E8, que es el rendimiento total. Celdas que cambian: C5 a C7, la composicin de la cesta. Restricciones: C6 ha de valer, como mnimo, 170000/2 = 85000 , la celda C7 no debe llegar a 15000 , y la C8 ha de contener 170000 Objetivo que se pretende: Maximizar Todo esto se puede concretar en la herramienta Solver. Pulsa sobre el men Herramientas y elige Solver... En la ventana que se abre concreta objetivo, celdas que cambian, restricciones, etc.

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Estudia bien la forma de hacerlo:

Pulsamos Solucionar, y en este caso existe la solucin, 7027,50 . Elegimos Mantener resultados y podemos ver que la solucin es:

Invertir 70000 en A, 85000 en B y 15000 en C Otras posibilidades seran: Pide Mnimo en lugar de Mximo y obtendrs la solucin de 6375 , si se invierte todo el dinero en C) Puedes tambin lograr que la inversin rinda una cantidad determinada (entre el mnimo y el mximo), por ejemplo 6800 . Para ello elige Valor de e igulalo a 6800. Obtendrs una solucin si en Opciones (busca el botn) no obligas a que los valores sean enteros: Obtendrs esta solucin:
Capital A B C Total 19444,44 135555,56 15000 170000 Rendimiento 4,20% 3,75% 6,00% Inters anual 816,67 5083,33 900 6800

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Opciones de Solver
A veces Solver no puede encontrar la solucin. Este se puede deber a tres causas: El problema es de tipo indefinido. Existen muchas soluciones. Las soluciones tienden a infinito (especialmente en problemas de mximos) y se produce un desbordamiento. No hay convergencia. Las soluciones no se acercan lo suficiente al objetivo Esta ltima posibilidad se puede a veces corregir con el botn de Opciones. Observa la ventana:

Tiene cuatro posibilidades de toma de decisin: Asume variables como no negativo Lo normal en problemas prcticos es que las cantidades sean positivas, luego esta opcin debe estar activada siempre, salvo que admitas valores negativos, que quizs sean los que te devuelvan una solucin. Asumir variables como enteros Esta opcin la marca claramente el problema. Hay variables, como las personas, los camiones o el nmero de llamadas telefnicas, que son nmeros enteros, y otras, como el dinero o los porcentajes, que admiten decimales. En este caso debers desactivar esta opcin. Nivel psilon Pulsa con doble clic sobre esta opcin para cambiar el nivel de exigencia de aproximacin (el cero) a otros que toleren un error mayor (de 1 a 3) Lmite de tiempo Con 100 segundos tienes de sobra en ejemplos sencillos. Si ves que no converge de ninguna forma, amplalo.

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Sistemas de ecuaciones lineales

Con un poco de habilidad, la herramienta Solver puede resolver sistemas de ecuaciones lineales, con un mximo de cinco ecuaciones. Imagina que deseas resolver este sistema 2X+Y+Z+W=10 4X+7Y+2U+2W=30 2X+Y-3Z-2U+W=-2 2X-Y+Z+U+2W=10 4X+Z+U+W=14 Bastar reflejar cuatro de las ecuaciones como restricciones, y la quinta como la celda a optimizar. Tanto en unas como en otra, deberemos usar el signo = Abre la hoja ecuacion1.ods, que ya est preparada para alojar una ecuacin y tratarla con Solver.

En la imagen ya estn escritos los coeficientes y los valores de las incgnitas estn elegidos aleatoriamente. Sobre estos datos aplicamos Solver de la siguiente forma:

Las cuatro primeras ecuaciones estn tratadas como restricciones. Observa las celdas $C$12 a $F$12 y los valores asignados: 10, 30, -2 y 10 que son los segundos miembros de esas ecuaciones. La quinta ecuacin se ha tratado como celda a optimizar con una asignacin de valor de 14, que es el ltimo trmino independiente.
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El rango a cambiar es el que contiene los valores de las incgnitas. Pulsa en Solucionar y obtendrs

que es la solucin del sistema: X=Y=Z=U=W=2 Si deseas resolver un sistema de menor nmero de ecuaciones, rellena con ceros y usa un menor nmero de restricciones.

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