Cuentas por Cobrar versin SQL

INDICE
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A. INTRODUCCIN A.1. Finalidad A.2. Botones utilizados en el sistema A.3. Ingreso al sistema 1. BASE DE DATOS 1.1. Clientes Datos Generales Catlogo de Clientes Avales 1.2. Vendedores 1.3. Conceptos de Cobranza 1.4. Parmetros de Asiento 1.5. Tablas de Ayuda 1.6. Cheques 2. COBRANZAS 2.1. Liquidacin de Cobranza 2.2. Consulta de Documentos 3. LETRAS / FACTORING 3.1. Canje por Letras 3.2. Mantenimiento de Canjes 3.3. Datos Bancarios 3.4. Mantenimiento de factoring 4. PROCESOS 4.1. Manejo de Cartera de Clientes 4.2. Reclculo de Saldos de Clientes 4.3. Recalcular Totales de Planillas 4.4. Apertura de Planilla de cobranza 4.4. Generacin de Asientos Contables Asiento de Planillas de Cobranza Asiento de Canje Regularizacin de saldos 5. REPORTES/ CONSULTAS 5.1. Consultas de Cartera Pendientes x Cliente Estado de Cuenta Pendiente x Cliente Estado de Cuenta por Clientes a una Fecha Estado de Cuenta Modelo Bancario 5.2. Reportes por Pendientes Pendientes x Tipo de Documento Pendientes x Vendedor - Tipo de Documento Pendientes x Cliente Tipo de Documento Pendientes x Vendedor y Clientes Pendientes x Grupo de Clientes Tip. Doc Pendientes x Zona

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9 11 12 13 26 26 26 29 30 30 32 32 33 33 33 35 35 36 36

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Pendientes x Zona x Cliente Saldos a una Fecha Saldos a una Fecha x Cliente Avisos de Vencimiento 5.3. Resmenes de C. x Cobrar Por Documento Por Cliente Por Vendedor y cliente 5.4. Liquidacin Liquidaciones por Cobrador Cobranzas x Tipo de Documento Documentos Cancelados totalmente Liquidacin de Cobranzas 5.5. Letras Letras x Cobrar x Vencimiento Letras x Cobrar x Situacin Letras x Cobrar x Situacin en todos los Bancos Letras x Cobrar x Situacin en un Banco Letras x Cobrar x Cliente Letras x Cobrar x Zona Letras x Cobrar x Vendedor Historial de Letras Canceladas Letras Pendientes de Aceptacin Letras aceptadas por fecha de aceptacin Registro de letras Canjes 5.6. Cheques Cheques Diferidos Cheques Rebotados 6. ANLISIS 6.1. Proyeccin por Vendedor Cliente 6.2. Proyeccin por Vendedor 6.3. Morosidad de Cobranza x Vendedor 6.4. Morosidad de Cobranza x Cliente 6.5. Documentos por fecha de vencimiento 7. CONFIGURACIN 7.1. Crear datos del Sistema Crear Empresa Crear Usuarios Crear Administrador 7.2. Numeracin Documentos 7.3. Formatos de Impresin 7.4. Cambiar Empresa 7.5. Cambiar Fecha de Proceso 7.6. Fondo de pantalla 8. HERRAMIENTAS 8.1. Actualizar Cuentas Contables 47

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63 65 65 65 66 66 66
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FINALIDAD
La presente Gua de Operacin del Software StarSoft - Cuentas por Cobrar versin SQL, tiene por finalidad explicar, de una manera fcil y didctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de informacin.

A.2. BOTONES UTILIZADOS EN EL SISTEMA

Los botones de ejecucin usados en el sistema son los siguientes:

Botn para ingresar los datos de un nuevo cliente, vendedor, etc.

Botn para modificar los datos de un cliente, vendedor, etc.

Botn para eliminar un cliente, vendedor, etc.

Botn para llenar una ficha tcnica del cliente.

Botn para salir de la pantalla.

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Botn para grabar los datos ingresados. Botn para emitir la relacin de catlogos de clientes, letras, etc.

Botn para imprimir, visualizar o grabar en un disco o en un reporte.

Botn para rebotar los cheques y dejarlos sin fondo.

Botn para grabar almacenes, tipo de transaccin, etc.

Es muy importante reconocer e identificar la finalidad de cada una de las teclas de funcin, las cuales siempre se identifican en la ltima lnea de la pantalla. Nota. La tecla (F1) sirve para consultar la Tabla de ayuda sobre la informacin a ingresar.

A.3. INGRESO AL SISTEMA

INGRESO DEL ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
Al abrirse el software StarSoft CUENTAS POR COBRAR, la primera ventana que se abre en el sistema es la de SEGURIDAD A NIVEL DE ADMINISTRADORES, donde el Administrador del Programa, digitar su cdigo de administrador, e ingresar su contrasea, para luego dar un click en el botn aceptar.

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OBSERVACION.- En Cdigo de Usuario se coloca el nombre del usuario a ingresar, seguidamente su contrasea, el cual aparecer en asteriscos para seguridad del usuario, seguidamente deber registrar el Tipo de cambio de venta.

Por ltimo se da un click en:

Botn para la conformidad de la operacin.

1. BASE DE DATOS
Esta opcin del men principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el proceso de Cuentas por Cobrar. Se cuenta con los siguientes sub. menus:

1.1

CLIENTES

En este sub. men se registran todos los datos de los clientes. Cada cliente es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crear el cliente, este cdigo no puede ser modificado ni reasignado por otro tem.

La primera pantalla que se presenta al seleccionar la opcin de Actualiza Datos Generales, es una BROWSE con la relacin de clientes, mostrando en la parte superior un buscador que nos ayudar a seleccionar slo al cliente que deseamos visualizar, digitando los primeros caracteres del cdigo o nombre del cliente deseado. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El buscador usualmente est ordenado por por cdigo, pero puede ser modificado; ordenado por descripcin o RUC de acuerdo a lo que desea buscar el usuario.

Datos Generales
Es importante indicar que antes de registrar los datos de los clientes se tiene que haber completado el registro de las tablas de ayuda, ya que el registro de clientes requiere datos de estas tablas; como distrito, giro del cliente, banco, etc. La explicacin de la finalidad de cada tecla de funcin, ubicadas al final de la pantalla, se encuentra en la introduccin del presente manual.

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Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con ayudas en lnea HELP. Presionando la tecla F1 observaremos la lista de variables para rellenar los campos de datos, stos se toman de las tablas de ayuda correspondientes, por este motivo antes de registrar los datos es importante verificar que las tablas de ayuda estn completas con los datos requeridos. Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible crear clientes nuevos, modificar los datos de los clientes ya existentes ( excepto el cdigo ), eliminar a los clientes, en cuyo criterio de la empresa ya no tendrn ms movimiento. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

Cdigo

: Registra el cdigo interno, asignado por la empresa. Pudiendo ser el nmero de RUC. Se puede igresar hasta 11 caracteres alfanumricos. : Registra el nmero de RUC del cliente, el sistema confirmar la veracidad de ste nmero. Se ingresan 11 caracteres numricos. : Registra el Documento de Identidad del cliente. : Registra el nombre del cliente, permite hasta 50 caracteres alfanumricos.

RUC

Doc. Identidad Razn Social

Direccin Factura : Registra la direccin donde ser enviada la factura. Direccin Entrega : Registra la direccin donde ser entregada la mercadera. Pas Departamento Provincia Distrito Telfono Fax del Cliente E-mail Cliente Web Cliente Banco : Registra al pas donde ser enviada la mercadera. : Registra el departamento donde ser enviada la mercadera. : Registra la provincia donde ser enviada la mercadera. : Registra el distrito donde ser enviada la mercadera. : Telfono del cliente. : Facsmil del cliente. : Registra el correo electrnico. : Registra la pgina web del cliente. : Registra el banco por tipo de moneda con que trabaja el cliente.
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Cta. Cte. Zona : Registra el No de Cta. Cte. Correspondiente al banco indicado. : Registra la zona de ubicacin del cliente.

Nota.- As mismo podemos reg istrar una ficha tcnica de los clientes que requieran una descripcin ms detallada de sus pedidos, su forma de pago, referencias comerciales, etc. Para ello necesitamos ingresar a la opcin Ficha.

Descuento del Cliente : Registra el descuento que la empresa otorga al cliente. Se encuentra expresado en porcentaje. Forma de Pago Tipo de Precio Moneda Crdito Lmite Crdito Giro Cliente Principal Reprensentante : Registra la forma de pago del cliente. : Registra el tipo de precio otorgado al cliente. Dependiendo i es comprador mayorista o minorista. : Registra el tipo de moneda del crdito otorgado. Puede ser: DOLARES, SOLES : Registra en nmeros la lnea de crdito. : Registra el rubro que tiene el cliente. : Registra si el cliente es principal: SI NO.

: Registra al reprensentante legal de la empresa cliente.

Catlogo de Clientes
En ste sub. men se encuentra la relacin de todos los clientes de la empresa. Se pueden reportar por Cdigo, Razn Social, RUC, Grupo; ingresando el cdigo inicial del cliente hasta el cdigo final del cliente que se desea en el reporte; o se puede listar la relacin de todos los clientes, sin necesidad de colocar los cdigos.

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AVALES
Son los datos de una persona que va a garantizar al cliente el pago de sus letras.

1.2.

VENDEDORES

En este sub. men se registra todos los datos de los vendedores. Cada vendedor es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crearlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

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Cuentas por Cobrar versin SQL ACTUALIZA DATOS GENERALES DE LOS VENDEDORES
Mediante Actualizacin de Datos Generales es posible crear vendedores nuevos, modificar los datos de los vendedores ya existentes (excepto el cdigo), eliminarlos (si a criterio de la empresa ya no tendrn ms movimiento). Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos:

Cdigo RUC Nombre Direccin Telfono E-mail Territorio Segmento Ub. Seg Zona Ruta

: Registra el cdigo del vendedor. : Registra el nmero de RUC del vendedor, el sistema confirmar la veracidad de este nmer. : Registra el nombre del vendedor. : Registra la direccin del vendedor. : Registra el nmero telefnico particular del vendedor. : Registra el correo electrnico del vendedor. : Registra el territorio designado al vendedor para la atencin de los clientes de la empresa. : Registra el segmento del territorio designado al vendedor. : Registra la ubicacin del segmento, donde trabajar el vendedor. : Registra la zona de venta. : Registra la ruta de venta.

1.3.

CONCEPTOS DE COBRANZA

En este men se encuentran los conceptos de cobranza aplicables a la cuenta del cliente, mediante los cuales se pagar parcialmente o totalmente una deuda. Los conceptos de cobranza son los siguientes:

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En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un concepto de cobranza. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:

Tipo de Doc.

Registra el tipo de documento que cancelar una deuda.

Codigo Concepto Registra el cdigo del concepto de cobranza. Moneda Descripcin Cuenta Contable Registra la moneda que se aplicar al concepto de cobranza. Registra el nombre del concepto de cobranza. Registra la cuenta contable a la que ser cargado el concepto de Cobranza. Nota: cuenta contable para el asiento de la cancelacin del documento. Contempla otros aspectos que tienen que ver con la cobranza. Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor. Va ha cancelar con undepsito bancario. Va ha cancelar con un cheque. Cuando el concepto de cobranza implique un saldo a favor del cliente se marcar sta opcin.

Otros Aspectos - Efectivo - Depsito - Cheque - Aplicacin Doc.

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- Aplic. Fact. Prov. Va ha ser cancelado con la factura de un proveedor. - Cobro Cheq. Dif. Cancela con un cheque diferido que tiene una fecha de cobro posterior.

1.4.

PARAMETROS DE ASIENTO

Consiste en asignarle una cuenta contable en soles o en dlares de acuerdo a cada plan de cuenta nacional.

1.5.

TABLAS DE AYUDA

Mediante estas tablas elaboramos la Base de Datos, para obtener la ayuda requerida por el usuario en la creacin de la Base de Datos de clientes, vendedores, etc; as como tambin en el proceso mismo de Cuentas por Cobrar. Estas tablas estn disponibles presionando la tecla (F1). Podemos crear, eliminar o modificar elementos contenidos en estas tablas. Contiene los siguientes elementos:

DISTRITO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de los distritos que se especificarn en los datos de los clientes. Cada distrito es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar el distrito, ste cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro distrito.

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Actualizacin de Datos Generales de Distritos Durante actualizacin de Datos Generales es posible ingresar nuevos distritos, modificar los datos de los distritos ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido de los distritos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Distritos

: Registra el cdigo de los distritos. Contiene 8 caracteres alfanumricos.

Descripcin : Registra el nombre de los distritos a ingresar. Contiene hasta 40 Caracteres alfanumricos.

FORMA DE PAGO
Es la base de datos donde se registran todos los datos de las formas de pago que se especificarn en los documentos de ventas. Cada forma de pago es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar la forma de pago, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

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Actualizacin de Datos Generales de Forma de Pago Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar nuevas formas de pago, modificar los datos de las formas de pago ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido. Para calquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo F. Pago : Registra el cdigo de la forma de pago. Contiene dos caracteres alfanumricos. Descripcin Nro. Das : Registra el nombre de la forma de pago a ingresar. Contiene hasta 31 caracteres alfanumricos. : Registra el No. De das con que sern cancelados los documentos.

ZONA DE VENTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las zonas de venta que manejarn los vendedores. Cada zona de venta es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar la zona de venta, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra zona de venta.

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Actualizacin de Datos Generales de Zona de Venta Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar nuevas zonas de venta, modificar los datos de las zonas de ventas ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido de las zonas de venta. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Zona de venta : Registra al cdigo de la zona de venta. Contiene 9 caracteres alfanumricos. Descripcin : Registra el nombre de la zona de venta a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

GIRO DEL CLIENTE

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes al giro del cliente que se ingresar al registrar los datos del cliente. Cada giro del cliente es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrarlo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem.

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Actualizacin de Datos Generales de Giro de Cliente Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar nuevos giros del cliente, modificar los datos de los giros del cliente ya existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Giro Cliente : Registra el cdigo del giro del cliente. Contiene 8 caracteres alfanumricos. Descripcin : Registra el nombre del giro del cliente a ingresar. Contiene hasta 40 caracteres alfanumricos.

BANCOS Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los bancos de la empresa donde se realizarn los depsitos. Cada banco es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar al banco, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro banco.

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Actualizacin Datos Generales de Bancos Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar nuevos bancos, modificar los datos de los bancos ya existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de ellos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo de Banco : Registra el cdigo del banco. Contiene 2 caracteres alfanumricos. Descripcin : Registra el nombre del banco. Contiene hasta 30 caracteres.

TIPO DE CAMBIO Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de cambio que se ingresar para el proceso. Para buscar los tipos de cambio anteriores se cuenta con un buscador ordenado por meses. Es importante tener en cuenta que el tipo de cambio ser ingresado slo en el caso que el departamento de Contabilidad no lo haya registrado en su sistema previamente.

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Actualizacin de Datos Generales de Tipo de Cambio Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de cambio del da, modificar los datos de los tipos de cambio. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Fecha

: Registra la fecha del da en que todos los procesos trabajarn dicho tipo de cambio. Tipo de Compra : Registra el tipo de cambio de compra. Tipo de Venta : Registra el tipo de cambio de venta.

TERRITORIO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los territorios que trabajar la empresa. Cada territorio es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho territorio, este cdigo no puede ser modificado ni reasignado para otro territorio.

Actualizacin de Datos Generales de Territorio Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar los nuevos territorios, modificar los lados de los territorios existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
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Territorios : Registra el cdigo del territorio. Descripcin : Registra el nombre del territorio.

RUTA
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a las rutas que trabajar la empresa. Cada ruta es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicha ruta, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra ruta.

Actializacin de Datos Generales de Rutas Durante la actulizacin de datos generales es posible ingresar las nuevas rutas, modificar los datos de las rutas existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido de las rutas. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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Ruta : Registra el cdigo de la ruta. Contiene 8 caracteres alfanumricos. Descripcin : Registra el nombre de la ruta. Contiene 40 caracteres.

SEGMENTO
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a la segmentacin que trabajar la empresa. Cada segmento es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho segmento, este cdigo no puede ser modificado ni reasignado para otro segmento.

Actualizacin de Datos Generales de Segmentos Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar los nuevos segmentos, modificar los datos de los segmentos existentes (excepto el cdigo), o consultar cualquier dato requerido de los segmentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Segmentos : Registra el cdigo del segmento. Contiene 8 caracteres. Descripcin : Registra el nombre del segmento. Contiene 40 caracteres.

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Cuentas por Cobrar versin SQL TIPO DE DOCUMENTO

Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a los tipos de documentos que trabajar la empresa. Cada tipo de documento es identificada mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho tipo de documento, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tipo de documento.

Actualizacin de Datos Generales de Tipo de Documento Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar los nuevos tipos de documentos, modificar los datos de los tipos de documentos existentes (excepto el cdigo), anular o consultar cualquier dato requerido de los tipos de documentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

Cdigo Descripcin

: Registra el cdigo del tipo de documento. Contiene 8 caracteres. : Registra el nombre del tipo de documento. Contiene 40 caracteres.

Cod. Contable : Registra el cod. contable del tipo de documento. Cod. Sunat : Registra el cod. Sunat del tipo de documento.
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Cuentas por Cobrar versin SQL SITUACION DE LETRAS

En este men encontramos todos los conceptos en los que se pueda ubicar a una letra, y el tipo de moneda en que se encuentra sta.

SITUACION DE FACTURAS
En este men encontramos todas las situaciones en las que pueden estar las facturas

CONCEPTOS GENERALES
Es la base de datos donde se registran todos los datos referentes a conceptos generales que trabajar la empresa. Cada concepto es identificado mediante un cdigo, que es asignado por nica vez al momento de registrar a dicho concepto, este cdigo no puede ser modificado ni reasignado para otro concepto.

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Editando la tabla anterior nos muestra la siguiente la tabla que aparecer a continuacin.

Cdigo Descripcin

: Registra el cdigo de conceptos generales. Contiene 8 caracteres. : Registra el nombre de conceptos generales. Contiene 40 caracteres.

Tip. de Concep. : Registra el tipo de concepto de conceptos generales. Contenido : Registra el estado de conceptos generales.

1.6.

CHEQUES

Es un registro de cheques cobrados, diferidos, sirve para dar mantenimiento, es decir, cambiar de estado a los cheques, los estados pueden ser cobrados, rebotados, diferidos.

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2. COBRANZAS
2.1 LIQUIDACION DE COBRANZA
En esta opcin se registra las cancelaciones totales o parciales de los documentos pendientes (FT, BV, LT, NC, ND), stas cancelaciones estarn incluidas en planillas que corresponden a una fecha. El cuadro siguiente muestra una relacin de las planillas de cobranzas que contienen las cancelaciones de los documentos:

Para registrar las cancelaciones se tiene que crear la planilla, hacer click en el botn CREACIN e indicar la fecha. Si la planilla ya existe, seleccionarla y hacer click en el botn MODIFICAR.

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Dar click en el botn Creacin, aparece una pantalla con 2 opciones, cancelacin de un documento, en el caso de cancelar un solo documento, o cancelacin mltiple para cancelar varios documentos.

Presionar la tecla F1 para seleccionar el cliente, luego aparece una lista con todos los documentos pendientes de ese cliente, seleccionar el documento y presionar dos veces la tecla ENTER. Luego se registran los siguientes datos:

Cliente

Registra el cdigo del cliente que realizar la amortizacin o cancelacin. Inmediatamente despus aparecer automticamente el nombre del cliente que realizar la amortizacin o cancelacin. Registra el tipo de documento que se va a cancelar o amortizar. Registra el nmero del documento a cancelar o amortizar. En la parte inferior aparecer la fecha de vencimiento y el saldo pendiente del documento. Registra el concepto de la cobranza. Registra al cobrador que realiz la cobranza. Registra el tipo de moneda con que efectan el pago. Registra el tipo de cambio de la cobranza. Registra el importe de amortizacin o cancelacin.
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Tipo Docum. Num. Docum.

Concepto Cobrador Moneda Tipo de Cambio Importe Cob.

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Doc. Referencia Bco. Girador Fecha Girado Registra el tipo y No. De documento que gener sta letra. Registra el banco girador del cheque. Registra la fecha en que fue girado el cheque.

Cta. Bca. Cheque Registra la Cta. Cte. Del cheque emitido. Banco Registra el banco donde nuestro cliente hizo el deposito de un pago

Cuenta Bancaria Registra la cuenta bancaria donde nuestro cliente hizo el deposito de un pago Comentario Registra un comentario respecto a la amortizacin o cancelacin de documentos.

Fecha de Pago Registra la fecha de amortizacin o cancelacin de documentos. Por defecto aparece la fecha del sistema.

2.2 CONSULTA DE DOCUMENTOS

Este sub. Men nos permite realizar una consulta las cobranzas de todos los documentos en movimiento del sistema. Debemos escoger el tipo de documento a consultar, el nmero del documento, el cliente y el rango de fechas. Luego dar click en el botn EJECUTAR.

3. LETRAS / FACTORING
En este men se realiza el proceso de canje por letras y la actualizacin de la situacin de las letras, de todo documento pendiente del cliente a la empresa.

3.1

CANJE POR LETRAS

Este sub- men permite realizar el proceso de canje por letras, para ello se debe ingresar el cdigo del cliente, para cada documento que se desea canjear ingresar en el campo Canje el monto a canjear, luego dar click en el botn LETRAS. El cuadro mostrado para el proceso
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de canje por letras es el siguiente:

Luego indicar el nro de letras a canjear, la fecha de canje, la moneda del canje, el tipo de cambio, para cada letra indicar el nro, fecha de vencimiento, si se desea modificar el monto de la letra, en la columna Autocalc cambiar el valor a N.

3.2

MANTENIMIENTO DE CANJES

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Una vez emitida la letra, sta tiene que ser aceptada por el cliente. El proceso de registro de dicha aceptacin ser puesta en este sub. men. El cuadro a llenar ser el siguiente: Dar click en el botn Cambiar Estado, para cambiar el estado de letras. Dar click en el botn Imprimir Letra, para emitir el reporte de cada letra. Dar click en el botn Aceptar, para aceptar el canje de las letras. Dar click en el botn Eliminar, para eliminar el canje de las letras.

3.3. DATOS BANCARIOS

Datos bancarios nos muestra una lista de letras que desde mantenimiento de letras cambiamos el estado de letra a letra enviada al banco, seleccionamos un nmero que seguidamente aparecer en datos bancarios.

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3.4. MANTENIMIENTO DE FACTORING Por esta opcin se administrarn los estados de las facturas para los factoring que hayan podido ser generados con ellas

4. PROCESO
En este men se manejan los documentos de los clientes ingresadas a cartera. En esta pantalla se muestra los saldos de los clientes que han sido canjeadas por letras.

4.1 MANEJO DE CARTERA DE CLIENTES

En este sub. men se puede crear, eliminar, modificar los documentos pendientes que se ingresan a cartera, basta con presionar el botn correspondiente. En la primera pantalla se encontrar un buscador mediante el cual se puede ordenar por cdigo, descripcin o RUC.

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Para cualquiera de las acciones mencionadas anteriormente, es suficiente posicionarse sobre el cliente a quien se le emitir la letra, se podr observar un cuadro con los datos necesarios de los documentos pendientes. El cuadro ser el siguiente:

Los datos que se tienen que llenar para el ingreso de documentos a cartera ser los siguientes:

Cliente Nombre Tipo Documento No Documento

: Aparecer por defecto el cdigo de la empresa ubicada con anterioridad. : Aparecer el nombre de la empresa por defecto. : Registra el tipo de documento que ser canjeado con la letra. : Registra el nmero de documento a canjear.

Fecha Documento : Registra la fecha que fue emitido el documento. Fecha Vencimiento : Registra la fecha de vencimiento del documento.
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Vendedor Moneda : Registra el vendedor que atiende al cliente o que realiz la venta. : Registra el tipo de moneda del documento.

Importe Documen. : Registra el importe del documento a canjear. Saldo Documento : Registra el saldo pendiente del documento. Tipo de Cambio registrarn en el sistema de contabilidad, para su respectiva contabilizacin. : Registra el tipo de cambio del da. Datos Contables : Registra los datos contables del canje, que se

4.2.

RECALCULO DE SALDO DE CLIENTES

Actualiza los saldos pendientes de pago, es decir, si ocurre un error en el sistema esta las corrige.

4.3.

RECALCULAR TOTALES DE PLANILLAS

Modifica cualquier transaccin de la planilla de cobranza.

4.4. APERTURA DE PLANILLA DE COBRANZA Por esta opcin se puede aperturar una planilla para que pueda ser modificada.

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4.5. GENERACION DE ASIENTOS CONTABLES

En este men se generan los asientos contables generados por las liquidaciones de cobranzas.

4.5.1. ASIENTO DE PLANILLA DE COBRANZA

Se genera el asiento contable de la planilla de cobranza; para ello se deben llenar los casilleros que se encuentran en el siguiente recuadro: Planilla de Inicio : Se debe ingresar la planilla desde la cual se requieren procesarla generacin del asiento de la planilla de cobranza. Se puede utilizar la tecla [F1] para obtener ayuda. Planilla Final : Se debe ingresar la planilla hasta la cual se requiere el proceso de la generacin del asiento de la planilla de cobranza.

Sub. Diario Cont. : Se ingresa el cdigo del sub. diario de contabilidad. Se puede obtener ayuda mediante la tecla [F1].

4.5.2. ASIENTO DE CANJE

Permite realizar el asiento de canjes de una letra por otra vencida.

4.5.3. REGULARIZACION DE SALDOS Estai opcin permite regularizar las facturas que tienen como saldos centimos en el monto de cobranza.

5. REPORTES / CONSULTAS
En este men se puede se puede hacer las consultas de las letras que la empresa tiene en cartera, pendientes por cliente, por vencimiento, por cuenta bancaria y el total de la relacin de canjes.

5.1.

CONSULTAS DE CARTERA

En esta pantalla podemos consultar la relacin de las letras que han sido ingresadas a cartera de la empresa, la consulta puede ser realizada por: Pendientes por cliente y estado de cuenta por cliente.

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Cuentas por Cobrar versin SQL PENDIENTES POR CLIENTE

La consulta ser realizada por cliente, ingresando el cdigo del cliente del cual se desea la consulta. El cuadro mostrado ser el siguiente:

ESTADO DE CUENTA PENDIENTE POR CLIENTE

Se obtiene una relacin del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa. El cuadro contiene los siguientes datos:

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Cuentas por Cobrar versin SQL

Una vez seleccionado los cdigos de los clientes sobre los que se desea hacer la consulta, se obtendr un reporte detallado de las cuentas pendientes del cliente.

ESTADO DE CUENTA POR CLIENTES A UNA FECHA

Se obtiene una relacin del estado total de cuentas pendientes por cliente a la empresa hasta la fecha indicada.

ESTADO DE CUENTA MODELO BANCARIO

Permite ver todas las cuentas de letras depositadas si estn pagadas o no.

5.2. REPORTES DE PENDIENTES

En este sub. men se encuentran los listados de todos los documentos pendientes de cancelacin de los clientes a la empresa.

PENDIENTES POR TIPO DE DOCUMENTO

Se podr obtener la informacin detallada de los documentos pendientes de cancelacin, por tipo de documento, para ello hay que ingresar el tipo de documento o marcar el recuadro de todos los documentos; e inmediatamente despus el rango de fechas sobre las cuales se desea el reporte.

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PENDIENTES POR VENDEDOR TIPO DE DOCUMENTO

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por vendedor y tipo de documento para ello se ingresar el cdigo del documento inicial y el cdigo del documento final, o se proceder a marcar el recuadro de todos los documentos; marcar el rango de fechas y los cdigos de los vendedores requeridos.

PENDIENTE POR CLIENTE TIPO DE DOCUMENTO

Pg.34

Cuentas por Cobrar versin SQL

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por cliente y tipo de documento, para ello se ingresar el cdigo del documento inicial y el cdigo del documento final o se proceder a marcar el recuadro de todos los documentos y los cdigos de los clientes requeridos.

PENDIENTES POR VENDEDOR Y CLIENTES

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por vendedor y cliente, para ello se ingresar el cdigo del vendedor inicial y el cdigo del vendedor final sobre los cuales se desea la informacin.

PENDIENTES POR GRUPO DE CLIENTES TIP. DOC.

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por documentos y grupo de clientes, para ello se ingresar el cdigo del documento inicial y el cdigo del documento final luego se selecciona el cdigo del grupo de cliente inicial y el cdigo del grupo de cliente final sobre los cuales se desea la informacin.

El reporte mostrado ser el siguiente:

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Cuentas por Cobrar versin SQL

PENDIENTES POR ZONA

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por zona, para ello se ingresar el cdigo de la zona inicial y el cdigo de la zona final sobre los cuales se desea la informacin.

PENDIENTES POR ZONA POR CLIENTE

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por zona y cliente, para ello se ingresar el cdigo de la zona inicial y el cdigo de la zona final luego se ingresar el cdigo del cliente inicial y el cdigo del cliente final sobre los cuales se desea la informacin.

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Cuentas por Cobrar versin SQL SALDOS A UNA FECHA

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por documento, para ello se ingresar el cdigo del documento buscado o todos los documentos luego se ingresar un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la informacin.

SALDOS A UNA FECHA POR CLIENTE

En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por documento y cliente, para ello se ingresar el cdigo del documento deseado luego se ingresar el cdigo del cliente inicial y el cdigo del cliente final y finalmente se ingrasr un intervalo de la fecha sobre los cuales se desea la informacin.

AVISOS DE VENCIMIENTO
En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por documento con fecha de vencimiento, para ello se ingresar el cdigo del documento inicial y el cdigo del documento final y finalmente un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la informacin.

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Cuentas por Cobrar versin SQL

5.3. RESUMENES DE C. POR COBRAR

En esta base de datos nos mostrar un resumen por documento y por cliente.

POR DOCUMENTO
En este sub. men se obtendr un reporte ordenado por documento de los clientes, para ello se ingresar el tipo de cambio, un intervalo de fecha de vencimiento sobre los cuales se desea la informacin.

POR CLIENTE

POR VENDEDOR Y CLIENTE

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Cuentas por Cobrar versin SQL

5.4.

LIQUIDACION

Se encontrar los reportes correspondientes a los pagos realizados por los clientes a la empresa.

LIQUIDACIONES POR COBRADOR

COBRANZAS POR TIPO DE DOCUMENTO

Se encuentra el reporte de las liquidaciones de cobranza ordenados por tipos de documentos.

DOCUMENTOS CANCELADOS TOTALMENTE

Se encuentra el reporte de todos los documentos cancelados, cuyo orden puede ser por cliente o por cobrador.

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Cuentas por Cobrar versin SQL

LIQUIDACION DE COBRANZAS

5.5. LETRAS
En esta pantalla se puede consultar la relacin del total de letras por cobrar que han sido emitadas por la empresa independientemente del lugar donde se ubiquen o de la fecha de vencimiento. La consulta puede ser realizada po: Letras por vencimiento, Letras pendientes por cuenta bancaria y la relacin de canjes.

LETRAS POR COBRAR POR VENCIMIENTO

La consulta a realizar estar ordenada por fecha de vencimiento de las letras , desde la ms antigua, para ello se debe ingresar las fechas desde las cuales se quiere emitir el reporte.

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Cuentas por Cobrar versin SQL

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN TODOS LOS BANCOS

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Cuentas por Cobrar versin SQL

LETRAS POR COBRAR POR SITUACION EN UN BANCO

LETRAS POR COBRAR POR CLIENTE

Pg.42

Cuentas por Cobrar versin SQL LETRAS POR COBRAR POR ZONA

LETRAS POR COBRAR POR VENDEDOR

HISTORIAL DE LETRAS CANCELADAS

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Cuentas por Cobrar versin SQL LETRAS PENDIENTES DE ACEPTACION

LETRAS ACEPTADAS POR FECHA DE ACEPTACION

REGISTRO DE LETRAS

CANJES

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Cuentas por Cobrar versin SQL

5.5.

CHEQUES

CHEQUES DIFERIDOS

CHEQUES REBOTADOS

6. ANALISIS
En este men se realizan las proyecciones de cobranzas de la empresa por periodo. Se tienen los siguientes sub. mens:

6.1.

PROYECCION POR VENDEDOR CLIENTE

Se encontrar la proyeccin de cobranza prevista por la empresa que tendr que realizar el vendedor por cada cliente, esta proyeccin incluye las deudas pendientes por el cliente por periodo de vencimiento. El reporte a obtener ser el siguiente:

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Cuentas por Cobrar versin SQL

6.2 PROYECCION POR VENDEDOR

Se encontrar la proyeccin de cobranza prevista por la empresa que tendr que realizar el vendedor, pero a diferencia del reporte anterior, ste contiene el total de las cuentas proyectadas por ese periodo. El reporte ser el siguiente:

6.3

MOROSIDAD DE COBRANZA POR VENDEDOR

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Cuentas por Cobrar versin SQL

6.4.

MOROSIDAD DE COBRANZA POR CLIENTE

6.5.

DOCUMENTOS POR FECHA DE VENCIMIENTO

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Cuentas por Cobrar versin SQL

7.

CONFIGURACION

Encontramos los siguientes opciones: Crear datos del sistema Numeracin de documentos Formatos de impresin Cambiar de empresa Cambiar de fecha de proceso Fondo de pantalla

7.1 CREAR DATOS DEL SISTEMA

CREAR EMPRESA
Es una base de datos donde se registran todos los datos de las empresas que tendrn acceso al uso de este sistema. Cada empresa es identificada mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear a la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:

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Cuentas por Cobrar versin SQL

Cdigo RUC Razn Social Direccin Telfono Fax

: Registra el cdigo asignado a la empresa por ingresar. Este cdigo contiene 3 caracteres alfanumricos. : Registra el numero de RUC de la empresa, el cual ser verificado por el sistema. : Registra el nombre de la empresa. : Registra la direccin de la empresa. : Registra el nmero telefnico de la empresa. : Registra el nmero de fax de la empresa.

Representante : Registra al representante legal de la empresa. Pantalla Reporte : Registra la pantalla que ser utilazada por la empresa. : Registra los reportes que podr obtener la empresa ingresada.

Al ingresar a la opcin Datos se marcar todas aquellas opciones que sern manejadas por dicha empresa. La pantalla ser la siguiente:

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Cuentas por Cobrar versin SQL CREAR USUARIOS

Es la base de datos donde se registran a los usuarios que tendrn acceso al uso del sistema. Cada usuario es identificado mediante un cdigo asignado por nica vez al momento de crear al usuario, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro usuario. Durante la actualizacin de datos generales es posible ingresar a un nuevo usuario, editar (modificar) o eliminar a un usuario ya existente.

Presinando el botn ingreso se contar con las siguientes opciones:

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Cuentas por Cobrar versin SQL

Cdigo Usuario Nombre : Registra el cdigo de usuario. Cuenta con 8 caracteres. : Registra el nombre del usuario que tendr acceso al sistema.

Password Usuario : Registra el password con el que se identificar el usuario. Confirmar : Se confirma el password con el que se identificar el usuario.

CREAR ADMINISTRADOR

7.2.

NUMERACION DOCUMENTOS

Es la base de datos donde se registran todos los datos de los documentos que sern emitidos por el sistema. Cada documento es identificado mediante un cdigo que asignado por nica vez por el administrador, al momento de crear la empresa, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otra empresa.

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Cuentas por Cobrar versin SQL

Presionando el botn ingreso registra la siguiente informacin:

7.3. FORMATOS DE IMPRESIN En esta opcin nos permite configurar un reporte personalizado para los preimpresos de los documentos como lpor ejemplo las letras de cambio

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Cuentas por Cobrar versin SQL

7.4. CAMBIAR EMPRESA

7.5.

CAMBIAR FECHA DE PROCESO

7.6. FONDO DE PANTALLA Por esta opcin podemos configurar cualquier imagen como fondo de pantalla del mdulo

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Cuentas por Cobrar versin SQL

8. HERRAMIENTAS 8.1 ACTUALIZAR CUENTAS CONTABLES

Este proceso actualizar todas las cuentas contables de cada documento en cartera, con las definidas en los parmetros de asiento.

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