Professional Documents
Culture Documents
INDICE
Pg A. INTRODUCCIN A.1. Finalidad A.2. Botones utilizados en el sistema A.3. Ingreso al sistema 1. BASE DE DATOS 1.1. Artculos 1.2. Proveedores 1.3. Tipos de Gastos de Importacin 1.4. Monedas de Importacin 1.5. Tipos Orden de Importacin 1.6. Tablas de Ayuda 1.6.1. Unidad de Medida 1.6.2. Familia de Artculos 1.6.3. Tipos de Artculos 1.6.4. Concepto de Gastos 1.6.5. Tipo de Cambio 1.6.6. Estado de Documentos 1.6.7. Responsable de Compras 1.6.8. Conceptos Generales 1.6.9. Aranceles 1.6.10. Bancos 1.6.11. Aduanas 1.6.12. Pas 2. TRANSACCIONES 2.1. Emisin de Orden de importacin 2.2. Gastos generales de importacin 2.3. Gastos de Importacin por Pliza 2.4. Genera Gastos por Pliza Consolidada 2.5. Liquidacin de Importacin por Pliza 2.6. Liquidacin por Agrupacin de Pliza 2.8. Registro de Documentos de Importacin por Tipo de Gasto 2.9. Aprobacin de Documentos 2.10. Partida arancelaria 2.10. Importacin de Bancos 2.11. Importacin de Aduanas 3 3 5 6 6 9 10 12 13 14 14 15 18 19 21 21 22 23 24 25 25 26 26 27 29 30 32 33 34 35 36 37 37 38
Pg. 1
Pg. 2
FINALIDAD
La presente Gua de Operacin del Software StarSoft Importaciones versin SQL, tiene por finalidad explicar de una manera fcil y didctica el manejo del Software, de manera que los usuarios puedan operar y administrar fcilmente todas las bondades que tiene este moderno sistema de Informacin.
Pg. 3
Pg. 4
OBSERVACIN.-
Se debe tomar en cuenta la nota en el recuadro, dentro de la figura. Luego se da un click en: Botn Aceptar para confirmar la operacin.
Pg. 5
1. BASE DE DATOS
Esta opcin del Men Principal sirve para actualizar la Base de Datos requeridos para efectuar el Proceso de Importacin. Se cuenta con los siguientes sub. mens:
1.1.
ARTICULOS
En este sub. Men se registra todos los datos de los artculos. Cada artculo es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de crear el artculo, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro tem. Se puede registrar todo tipo de artculos: Materias primas, productos en proceso, productos terminados, mercaderas, repuestos, suministros, incluso servicios, los cuales sern usados para imprimirse en control de importaciones. La primera pantalla que se presenta un BROWSE con la relacin de artculos, mostrando en la parte superior un FILTRO que nos ayudar a seleccionar slo los artculos que deseamos visualizar; digitando los primeros caracteres del cdigo o nombre de los artculos deseados. El sistema nos mostrar slo aquellos registros que se igualan a los caracteres digitados. El Filtro usualmente est ordenado por cdigo, descripcin.
Pg. 6
Pg. 7
Descripcin Alterna: Registra la descripcin complementaria de los artculos. Unidad Medida Familia Lnea Grupo Tipo artculo Peso : Registra la unidad de medida, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra la familia del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra la lnea del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. : Registra al grupo del artculo, debe existir en la tabla de ayuda. :Tipo al cual pertenece el articulo, debe existir en la tabla de ayuda. : Se puede indicar opcionalmente el peso del artculo.
Se debe de seleccionar si su manejo de stock es por serie, por lote o libre. Nota.- As mismo podemos registrar una ficha tcnica de los artculos que requieran una descripcin ms detallada. Para ello necesitamos ingresar a la opcin FICHA.
Pg. 8
1.2.
PROVEEDORES
En esta opcin se debern registrar los datos completos de los Proveedores y de sus representantes si los hubiese. Cada proveedor es identificado mediante un cdigo que es asignado por nica vez al momento de registrar al cliente, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro cliente. La primera pantalla que se presenta es similar al de Artculos.
ACTUALIZA DATOS DE PROVEEDORES
Durante Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar proveedores nuevos, modificar los datos de los proveedores ya existentes (excepto el cdigo), anular cualquier dato requerido del proveedor. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
Pg. 9
Cdigo RUC Nombre Direccin Localidad Pas de Procedencia Telfono Fax Representante
: Registra el cdigo del proveedor, asignado por la empresa es obligatorio. : Registra el No de RUC del proveedor, : Registra el nombre del proveedor. : Registra la direccin del proveedor. : Registra la localidad del proveedor. : Registra el pas de procedencia del proveedor. : Registra el nmero telefnico del proveedor. : Registra el nmero de fax del proveedor. : Registra el representante del proveedor.
Cargo de representante : Registra el cargo del representante del proveedor. Telf. De representante : Registra el telfono del representante del proveedor.
Para simplificar el registro de datos siempre se cuenta con Ayudas en lnea de Ayuda con F1 o doble click del mouse.
Pg. 10
: Cdigo de gasto de importacin. : Nombre del gasto de importacin. : Nombre del gasto para contabilidad : Si restar o No al costeo.
Pg. 11
: Cdigo de la Moneda de Importacin : Nombre de a Moneda de Importacin : Nombre del Pas de la moneda de importacin : Valor equivalente a dlares
Pg. 12
: Cdigo del Tipo de Orden de Importacin. : Nombre del Tipo de Orden de Importacin. : Esta opcin esta relacionada al costeo de la mercadera importada aqu se detallara si el costeo incluye o no los gastos : Esta opcin ser utilizada siempre que la importacin maneje sub - ordenes de importacin
Pg. 13
1.6.2.1.
Durante Actualizacin de Datos es posible ingresar nuevas Unidades de Medidas, modificar los datos de las unidades de medidas ya existentes (excepto el cdigo), anular cualquier dato requerido de las unidades de medida; al mismo tiempo se puede ingresar los datos equivalentes a las unidades de referencia. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
Cdigo Descripcin
Cuenta con los siguientes campos: Cdigo : Se ingresa el cdigo de la familia de artculos.
Nombre : Nombre de la familia de artculos. Cuenta Compra : Se ingresa el nmero de la cuenta contable de mercadera a la que pertenece la familia de artculos. Cuenta Existencia : Se ingresa el nmero de la cuenta contable de existencia a la que pertenece la familia de artculos. Es importante registrar las cuentas contables en las familias de artculos porque al hacer el amarre podemos generar el asiento de costo de importacin. Cada familia de artculos puede tener varias lneas de artculos:
Pg. 15
Para ingresar una nueva lnea hacer click en el botn ingreso. El cual presentar los siguientes campos:
Cdigo Nombre
Despus de haber ingresado la Lnea tambin podemos registrar el Grupo correspondiente a dicha Lnea. Para ello se debe presionar la tecla GRUPO y encontrar la siguiente pantalla:
Pg. 16
En esta pantalla se visualiza los Grupos de las Lneas de las Familias de los artculos. En la primera pantalla se puede crear, modificar, eliminar y observar los grupos que contiene dicha lnea de artculos. Para el caso de las Grupos ya registrados podemos buscarlos por cdigo o descripcin.
Se registra la siguiente informacin: Cdigo Nombre : Se ingresa el cdigo del Grupo a registrar. : Se ingresa el nombre del grupo de artculos.
Pg. 17
1.6.4.TIPOS DE ARTICULOS
Es la Base de Datos donde se registran todos los datos de los tipos de artculos. Cada documento es identificado mediante un cdigo, el cual se recomienda sean las letras que identifican a los documentos, que es asignado por nica vez al momento de registrar al documento, este cdigo no puede ser modificado, ni reasignado para otro documento.
La primera pantalla a mostrar ser la siguiente:
1.6.4.1
Durante Actualizacin de Datos es posible ingresar nuevos documentos, modificar los datos de los documentos ya existentes (excepto el cdigo), anular cualquier dato requerido de los documentos. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
Cdigo Descripcin
Pg. 18
Pg. 19
Cuenta Contable : Registra la cuenta contable a la que ser cargado al documento por pagar.
Las cuentas son tomadas del modulo de contabilidad, si es que se manejara tambin el sistema de contabilidad, el plan de cuentas aparecer con la ayuda de F1 - Impuesto 1 (%) : Registra un impuesto que afecta al documento. Por ejemplo en facturas por pagar, el 18% de IGV; en Honorarios, el 10 % de impuesto a la renta de 4ta. categora, etc. - Cuenta Contable : Registra la cuenta contable del impuesto 1. - Impuestos 2 (%) : Registra otro impuesto de un documento. Ejemplo en Honorarios el 5% de Impuesto Extraordinario de Solidaridad. - Cuenta Contable : Registra la cuenta contable del impuesto 2.
La tabla cuenta Contable registran todas las cuentas de contabilidad, adems sirve de ayuda para este proceso, est tabla se obtendr presionando F1.
Pg. 20
Pg. 21
Para cualquiera de estas opciones se cuenta con los siguientes campos: Clave : Registra el cdigo interno, asignado por la empresa.
Descripcin : Registra la descripcin de un estado de documento. Obligatorio : Registra si el estado de un documento por es obligatorio durante su proceso. Fecha : Registra la fecha de ingreso del estado de documento. Hora : Registra la hora de ingreso del estado de documento.
En esta pantalla se puede ingresar, modificar o eliminar un dato de la tabla. Para cualquiera de estas opciones se tienen los siguientes datos:
Pg. 22
Cdigo Nombre
Pg. 23
Al hacer clic en editar nos mostrar la siguiente ventana para poder cambiar algn dato:
Pg. 24
1.6.12. ADUANAS
En esta opcin se registra la lista de aduanas con las que se trabajase
Pg. 25
1.6.13. PAIS
En esta tabla se registra la lista de pases
2. TRANSACCIONES
En esta opcin podemos registrar las ordenes de importacin los gastos generales que se originan al realizar una importacin, los gastos de importacin por liquidacin, luego realizar el costeo de los artculos que han ingresado al almacn y as generar el asiento contable de costos de importacin. A continuacin presentaremos a detalle cada procedimiento.
Pg. 26
Para iniciar una transaccin en un sistema de importacin primero se debe emitir la orden de importacin. En este procedimiento se tiene las siguientes opciones:
Nmero
Tambin se puede agregar, editar e eliminar artculos. Los datos a registrar de un artculo, son los siguientes. Cdigo Descripcin Cantidad Unidad de Medida Unid. De Referencia Cant. por Referencia Precio Unitario Precio Neto Total Neto Comentario :Cdigo de artculo :Descripcin del artculo :Cantidad solicitada del artculo. :Unidad de medida del artculo :Unidad de medida del proveedor (Si se llena este dato, con esta unidad de medida se emitir la orden) :Cantidad con respecto a la unidad de referencia. :Precio Unitario del artculo :Precio Neto :Importe Total de la compra del artculo :Observaciones por cada tem.
Pg. 28
Con ayuda de F1 se ira mostrando una ventana la cual estar cargada con la relacin de gastos de importacin que se haya cargado en Base de Datos, cuando se termine de agregar los gastos se graba. Los gastos que se ingresan por esta opcin son aquellos que se van a prorratear segn se vaya liquidando la importacin. Existen gastos de importacin por cada importacin y gastos por pliza consolidada, la cual se detallara en las siguientes opciones las cuales tendrn incidencia en esta pantalla
:Nmero de orden de importacin (segn la orden que se lleno Anteriormente o presionar F1) :Nmero de Packing List. :Nmero de Volante
Pg. 29
Se puede crear, editar, eliminar un dato de gasto de importacin para cualquier de estas opciones se presentar esta pantalla: Los gastos relacionados a la importacin sern cargados uno a uno con la opcin agregar Cada gasto tendr su tipo de cambio y se ingresara el monto que ser sumado a la base FOB. Usualmente son los gastos se seguro y flete, ya que son gastos que nos llega incluido en la factura de importacin; cuando la mercadera se va nacionalizando (algunas veces en partes) los gastos de seguro y flete tendrn que ser prorrateados. Los dems gastos se ingresaran por la opcin Gastos de Importacin por Liquidacin dentro de Gastos de importacin por Pliza.
Los gastos por Liquidacin pueden ser parciales o total esto depende de la cantidad de mercadera que se ha ingresado al almacn por ello al momento de registrar el ingreso de la mercadera en el sistema de inventarios debe de coincidir con lo que se registra por esta pantalla, de lo contrario se mostrara un mensaje que indique que las cantidades no coinciden.
Pg. 30
Importacin Nro. De Pliza Fecha Porc. FOB (%) Valor del FOB Total FOB
:Nmero de orden de Importacin (F1) :Nmero de Pliza de importacin. :Fecha de ingreso de la mercadera al almacn. : Porcentaje FOB, en funcin al valor FOB. que se registre :Se registra el valor de la mercadera ingresada al almacn :Valor FOB de la mercadera segn la orden de importacin.
Saldo a Liquidar : Saldo del valor FOB de la orden de importacin la cual quedara pendiente por ingresar al almacn.
Una vez registrado el valor FOB se graba. La opcin gastos que aparece en la pantalla anterior permite ver por numero de importacin los gastos prorrateados segn el porcentaje de mercadera que se va nacionalizando. En esta opcin registraremos los gastos que se hayan generado al momento de nacionalizar la mercadera
Pg. 31
El flete y seguro de la imagen vienen de la opcin Gastos Generales de Importacin, y estn prorrateados, a diferencia del almacenaje el cual es total e ingresado por esta ventana con la opcin Agregar
Una ves registrados por esta opcion los gastos por poliza consolidada, en la opcion Gastos Generales De Importacin se ingresara los demas gastos de forma independiente por cada importacion, aumentandose en los gastos que se hayan prorrateado.
Pg. 32
Con la opcin editar muestra segn el almacn el costo de la mercadera de la importado ya liquidada.
Pg. 33
Pg. 34
En esta opcin registramos los documentos por pagar como facturas, recibos por honorarios, notas de crdito, letras etc. relacionados con la importacin, los cuales aparecern en el registro de compras.
Hacia la parte derecha aparece el estado del documento si es aprobada, registrada o emitida, si se desea que el documento automaticamente sea aprobada se ira a la base datos/ Tablas de Ayuda / Estado de Documento se escogera el estado de documento que aparecera, para esto en la ventana se colocara como Obligatorio : si. Al registrar un nuevo comprobante se llenaran los siguientes datos:
Nmero
2.6
APROBACIN DE DOCUMENTOS
Se aprueba el documento solicitando al responsable del documento a pagar, donde nos muestra el nmero de registro del sistema, la descripcin del anexo, la fecha y el nmero del documento.
Pg. 36
2.9. IMPORTACION DE BANCOS En esta opcin se registran las importaciones hechas a travs de un banco
Podemos ingresar una importacin a travs del botn nuevo. Se nos mostrar la siguiente ventana, donde ingresaremos los datos de la importacin como el nmero, el banco el nmero de factura , la fecha de factura y vencimiento as como el monto.
Pg. 37
Pg. 38
3. REPORTES
En este men se puede emitir todos los reportes que se deseen respecto al movimiento en el sistema de importacin. Se cuenta con las siguientes opciones:
Para realizar un reporte de importaciones por proveedor, primero se deber fijar los intervalos del proveedor, para lograr este intervalo se deber presionar la tecla F1 el cual proporcionar la tabla PROVEEEDOR esto servir de ayuda para poder elegir el proveedor adecuado segn el cdigo o descripcin. Adems se deber tambin fijar el intervalo de fecha
Pg. 39
Para realizar un reporte de importaciones por artculo, primero se deber fijar los intervalos del proveedor, para lograr este intervalo se deber presionar la tecla F1 el cual proporcionar la tabla PROVEEEDOR esto servir de ayuda para poder elegir el proveedor adecuado segn el cdigo o descripcin, hacer lo mismo para fijar el intervalo por Artculo y su estado. Adems se deber tambin fijar el intervalo de fecha y el tipo de reporte que tiene dos opciones para marcar
Pg. 40
Pg. 41
Pg. 42
4. PROCESOS
Este men nos muestra lo siguiente:
4.1
Segn lo definido en la base de datos existen estados de Orden de Importacion, cuando se registra una Orden esta estar solo emitida, ingresando por esta opcion la orden emitida sera aprobada para continuar con los siguientes pasos
Pg. 43
Pg. 44
En la imagen el asiento se muestra con una diferencia, para cuadrar el asiento se debera ingresar a Nuevo registrar la cuenta que falta (Clase 6) en el cargo, el importe y la glosa luego grabar Una vez que se haya grabado la cta mostrar la pantalla anterior, en la cual crearemos el comprobante con la opcion Comprobante. El sistema dar un numero con lo cual se registrar en contabilidad, este podra ser modificado si se desea
Una vez grabado el comprobante, aparecer en la pantalla la opcion transferir con lo cual enviaremos a contabilidad para lo cual el comprobante ya tiene un nmero con el cual diferenciarse.
Pg. 45
5. - CONFIGURACION
Procesos especiales con que cuenta el software para registrar parmetros y configurar el sistema segn las caractersticas de cada empresa. Estas opciones deben ser usadas exclusivamente por el administrador del sistema y/o por el personal de soporte tcnico.
5.1. CREAR
Pg. 46
Durante Actualizacin de Datos es posible ingresar Empresas nuevas, modificar los datos de las empresas ya existentes (excepto el cdigo o RUC), eliminar Empresas o consultar cualquier dato requerido. Para cualquiera de estas opciones se cuenta con la siguiente informacin:
Pg. 47
Fax : Registra el nmero de fax de la empresa. Representante : Registra al Representante Legal de la empresa. Pantalla Reporte : Registra la pantalla que ser utilizada por la empresa. : Registra los reportes que podr obtener la empresa ingresada.
En la imagen el usuario mantiene dominio tan solo sobre la emisin de ordenes de importacin
Pg. 48
Durante la Actualizacin de Datos Generales es posible ingresar a un nuevo administrador, editar (modificar) o eliminar a un administrador ya existente.
Nota.- Para salir del sistema se ingresar al men ARCHIVO, a la opcin SALIR.
Pg. 49
6. HERRAMIENTAS
6.1. VERIFICAR MENUS
6.2.
Por esta opcin actualizaremos la base de datos con las ltimas modificaciones del ejecutable.
Pg. 50