Filemaker 4

990608 Universidad de Navarra
Introducción a
FileMaker Pro
Versión 4.0
cti Centro de Tecnología Informática

TABLA DE CONTENIDOS
1. Teoría de base de datos ................................................................................................................. 1
1.1 ¿Qué es una base de datos? .................................................................................................................... 1
1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo ............................................................................................... 2
1.1.2. Tipos de campos ......................................................................................................................... 2
1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales ........................................................................................ 2
1.3 Bases de datos de red.............................................................................................................................. 4
1.4 Utilidad de una base de datos ................................................................................................................. 5
1.4.1. Introducir datos: las presentaciones............................................................................................ 5
1.4.2. Ordenar datos.............................................................................................................................. 6
1.4.3. Búsquedas ................................................................................................................................... 6
2. Planificación de la base de datos .................................................................................................. 6
3. Iniciar Filemaker ........................................................................................................................... 9
3.1 La primera vez........................................................................................................................................ 9
3.1.1. Crear un archivo ......................................................................................................................... 9
3.1.2. Abrir un archivo existente ........................................................................................................ 10
3.1.3. No volver a usar esta ventana ................................................................................................... 10
4. Definición de los campos ............................................................................................................. 11
4.1 Dar nombre a un campo ....................................................................................................................... 11
4.2 Escoger un tipo de campo..................................................................................................................... 12
4.3 Crear un segundo campo ...................................................................................................................... 12
4.4 Tipos de campo .................................................................................................................................... 13
4.5 Modificar un campo existente .............................................................................................................. 14
4.5.1. Modificar el nombre ................................................................................................................. 14
4.5.2. Modificar el tipo de campo....................................................................................................... 14
4.6 Opciones del campo ............................................................................................................................. 15
4.6.1. Autointroducción ...................................................................................................................... 15
4.6.1.1. Introducción automática de fecha u hora.................................................................. 16
4.6.1.2. Número secuencial.................................................................................................... 16
4.6.1.3. Datos ......................................................................................................................... 17
4.6.1.4. Campo repetitivo....................................................................................................... 17
4.6.2. Validación................................................................................................................................. 17
4.6.2.1. De tipo....................................................................................................................... 17
4.6.2.2. No vacío .................................................................................................................... 18
4.6.2.3. Único......................................................................................................................... 18
4.6.2.4. Lista de valores ......................................................................................................... 18
4.6.2.5. Rango ........................................................................................................................ 20
4.6.2.6. Estricto ...................................................................................................................... 20
4.7 Crear un campo de tipo cálculo............................................................................................................ 20
4.8 Crear un campo de tipo sumario........................................................................................................... 23
4.9 Crear un campo de tipo global ............................................................................................................. 24
5. Modos de trabajo en FileMaker 4.0 ........................................................................................... 25
5.1 El modo Visualizar ............................................................................................................................... 26
5.2 El modo Buscar .................................................................................................................................... 27
5.3 El modo Presentación........................................................................................................................... 28
5.4 El modo Vista Previa............................................................................................................................ 29
6. Creación de una presentación .................................................................................................... 31
6.1 Objetos de una presentación................................................................................................................. 31
6.1.1. Los campos ............................................................................................................................... 32
6.1.2. Etiquetas de texto...................................................................................................................... 33
6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos .................................................................................................. 33
6.2 Seleccionar un elemento de una presentación...................................................................................... 34
6.3 Cambiar el tamaño de un objeto........................................................................................................... 35
6.4 Partes de la Presentación ...................................................................................................................... 35
6.5 Paletas de estilos................................................................................................................................... 37
6.5.1. Fondo ........................................................................................................................................ 37
6.5.2. Borde......................................................................................................................................... 38
6.6 Botones ................................................................................................................................................. 39
6.6.1. Cómo crear un botón................................................................................................................. 39
6.6.2. Acciones más frecuentes:.......................................................................................................... 40
6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto......................................................................................... 40
6.7 Bordes de campo .................................................................................................................................. 41
6.8 Formatos de campo............................................................................................................................... 42
6.8.1. Estilo ......................................................................................................................................... 43
6.8.1.1. Campo estándar......................................................................................................... 43
6.8.1.2. Lista desplegable....................................................................................................... 43
6.8.1.3. Menú desplegable ..................................................................................................... 45
6.8.1.4. Casillas de verificación............................................................................................. 46
6.8.1.5. Botones de opción..................................................................................................... 46
6.8.2. Repeticiones.............................................................................................................................. 47
6.9 Formato texto........................................................................................................................................ 47
6.9.1. Menú Formato........................................................................................................................... 47
6.9.2. Menú Formato|Texto... ............................................................................................................. 48
6.9.3. La regla de texto. ...................................................................................................................... 48
6.10 Formato número ................................................................................................................................. 49
6.10.1. Grafía booleana....................................................................................................................... 49
6.10.2. Grafía decimal......................................................................................................................... 50
6.10.3. Usar notación .......................................................................................................................... 50
6.10.4. Separadores............................................................................................................................. 50
6.11 Formato fecha ..................................................................................................................................... 51
7. Introducción de datos...................................................................................................................52
7.1 Crear un nuevo registro ........................................................................................................................ 52
7.2 Formas de introducir datos ................................................................................................................... 53
7.3 Demasiados datos ................................................................................................................................. 53
7.4 Duplicar un registro.............................................................................................................................. 53
7.5 Eliminar datos....................................................................................................................................... 53
7.5.1. Eliminar un registro .................................................................................................................. 53
7.5.2. Eliminar algunos los registros................................................................................................... 54
8. Ordenación de los registros .........................................................................................................54
9. Definición de relaciones ...............................................................................................................55
9.1 Crear una relación................................................................................................................................. 56
9.2 Relaciones bidireccionales ................................................................................................................... 58
9.3 Editar una relación................................................................................................................................ 59
9.4 Comprobar el procedimiento de un campo........................................................................................... 59
9.5 Los portales .......................................................................................................................................... 60
10. Búsquedas ...................................................................................................................................61
10.1 Símbolos ............................................................................................................................................. 62
10.2 Realizar nuevas búsquedas ................................................................................................................. 62
11. Creación de distintas presentaciones........................................................................................64
11.1 Estándar .............................................................................................................................................. 65
11.2 Informe en columnas .......................................................................................................................... 65
11.3 Columnas extendidas.......................................................................................................................... 66
11.4 Página única........................................................................................................................................ 67
11.5 Etiquetas ............................................................................................................................................. 67
11.6 Sobres ................................................................................................................................................. 69
11.7 En blanco ............................................................................................................................................ 69
11.8 Creación de una carta personalizada .................................................................................................. 70
12. Imprimir ..................................................................................................................................... 71
12.1 Configurar impresión ......................................................................................................................... 71
12.2 Modo vista previa............................................................................................................................... 72
12.3 Impresión básica................................................................................................................................. 72
1. TEORÍA DE BASE DE DATOS
Antes de empezar a trabajar con un programa gestor de base de datos como FileMaker, conviene
tener una nociones, aunque sean básicas de teoría de base de datos.
1.1 ¿Qué es una base de datos?
Una biblioteca ha de mantener listas de los libros que posee, de los usuarios que tiene. Una
clínica de sus pacientes y médicos, una empresa de sus productos, ventas y empleados. A este
tipo de información se le llama datos.
Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos
y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no
visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio:
-Introducir datos
-Almacenar datos
-Recuperar datos y trabajar con ellos
ENTRADA DE DATOS ALMACENAMIENTO S ALIDA DE DATOS
Todo esto se puede hacer con una caja de zapatos, lápiz y papel; pero a medida que la cantidad de
datos aumenta, han de cambiar las herramientas. Se pueden usar carpetas, archivadores…, pero en
un momento dado es conveniente acudir a los ordenadores, aunque las operaciones siguen siendo las
mismas.
CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 1

1.1.1. Tabla o fichero, registro y campo
Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas

cómo las que se pueden ver, por ejemplo, en un listín telefónico:
Listín telefónico
Nombre Dirección Teléfono
Cabrera Ortíz, Pedro 123 4th St. SW (403) 123-4567 Registro
García García, Ana Avda. Arroyos, 54 (814) 555-4566
Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 (606) 555-1234
Tabla
En este listín resulta interesante tener almacenados de modo ordenado los datos de una serie
de personas. Para que aparezcan de modo claro se pueden desglosar en tres apartados:
Nombre, Dirección y Teléfono, haciendo que aparezca cada uno en una columna
diferente. Así es mucho más sencillo encontrar la dirección de una persona buscando a partir
de su nombre.
Aquí se puede ver cómo la información referida a una persona, “un dato”, aparece en una
fila de la tabla: a esto es a lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que
se ha desglosado la información se le denomina Campo, y al conjunto formado por todos los
registros Tabla o Fichero.
Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la

información asociada a un elemento de un conjunto, y está compuesto por
campos.
Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Formada por Formadas por Formados por
Base de Datos Tablas Registros Campos
1.1.2. Tipos de campos
En el listín telefónico se puede ver que hay unos campos más importantes que otros: así el
Nombre es fundamental para que el registro tenga sentido, sería absurdo que apareciera
una dirección en el listín sin ir acompañado de un nombre. Por este motivo se suelen
denominar campos fundamentales a aquellos que definen al registro, y campos
secundarios a los que lo complementan.
1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales
Para hacer una base de datos que cumpla las funciones de listín telefónico se necesita una sola
tabla, pero puede haber casos en los que se necesiten más de una.
2 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Un hospital, por ejemplo, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus
pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras muchas cosas, constancia de las visitas que un
paciente haga al hospital.
¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:
Hospital
Fecha Nombre Dirección Tfno. Diagnóstico Tratamiento Médico
6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Apendicitis Cirugía Dra. Sanz
5-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Gripe Frenadol Dr. Pérez
12-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Sarampión Augmentine Dr. Pérez
12-1-96 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Alonso
23-5-95 García García, Ana Avda. Arroyos, 54 256699 Sarampión Clamoxil Dra. Sanz
6-12-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Sinusitis Sinus Dr. Pérez
1-1-96 Santos Gemio, Luis c/ Berruguete, 74 369856 Amigdalitis Clamoxil Dr. Alonso
25-2-95 Cabrera Ortíz, Pedro C/Mayor 12 4D 101232 Amigdalitis Clamoxil Dra. Sanz
Esta tabla contiene de modo abreviado los campos que se precisan en una base de datos de este
tipo. Existe, sin embargo, un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene
que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono)
estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos
contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará
menos eficaz.
Para hacer una base de datos como ésta se usará necesariamente varias tablas que luego se
relacionarán por un campo común a ambas:
De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga
un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su

código para que el Gestor de base de datos sepa de que paciente se trata. Para que se pueda
establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este
caso el código del paciente).
A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos
comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla hablamos
de una base de datos plana.
No todos los programas de gestión de base de datos tienen esta capacidad de manejar bases de
datos relacionales, por eso, antes de elegir uno se debe considerar si se necesita o no esta
capacidad1.
Generalmente todos los programas de base de datos de propósito múltiple de última generación
tienen capacidad relacional. Algunos de los más conocidos son Oracle, Fox, Access, FileMaker2,
4D, Butler…
1.3 Bases de datos de red
El uso de una base de datos de un listín telefónico personal es muy distinto del uso de una base
datos de un hospital, una empresa o un banco.
El listín telefónico sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos
necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios.
En la base de datos de un hospital muchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un
paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los
medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración
necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el coste de su hospitalización. Todos ellos
necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.
Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un ordenador al que no se puede
acceder más que sentándose delante. Si se pusieran en varios sitios ordenadores con bases de
datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado, una base de datos ya
no tendría nada que ver con otra y cualquier consulta posterior a cualquiera de ellas no sería
fiable.
1 En el caso de las bases de datos bibliográficas la capacidad relacional es totalmente

innecesaria. Por ello productos como End-Note o Pro-Cite generan bases de datos planas.
2 En las versiones anteriores a la 3.0 no tenía esta capacidad relacional.
Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios se crearon las bases de datos de red. Estas
están situadas en un único ordenador –llamado servidor (generalmente ordenadores de gran
potencia)– y se puede acceder a ellas desde terminales u ordenadores con un programa que
permita el acceso a ella –los llamados clientes–. Los Gestores de bases de datos de este tipo
permiten que varios usuarios hagan operaciones sobre una base de datos al mismo tiempo desde
lugares diferentes.
Gestores de este tipo son: Oracle, PL4, DB2 o SQL Server, que está pensados únicamente para
este uso y no se emplean para bases de datos personales
FileMaker y Access, originariamente pensados para uso personal, tienen capacidades de red que
hacen de ellos programas muy aptos para su empleo en bases de datos de pequeñas empresas, que
no necesitan un número de accesos simultáneos muy alto.
1.4 Utilidad de una base de datos
Las tres cosas básicas que debe permitir un gestor de base de datos son: introducir datos,
almacenarlos y recuperarlos.
Al mismo tiempo permiten otra serie de funciones que hacen de ellos herramientas
incomparablemente superiores a los métodos tradicionales de almacenamiento de datos:
archivadores, carpetas, etc.
Cualquier gestor debe permitir: ordenar los datos, realizar búsquedas, mostrar distintas vistas de
los datos, realizar cálculos sobre ellos, resumirlos, generar informes a partir de ellos, importarlos
y exportarlos.
1.4.1. Introducir datos: las presentaciones
En las bases de datos, los datos se almacenan en las tablas. La estructura de la tabla es
independiente de la presentación que se le dé. La estructura se define al crear los campos y
la presentación cuando se crea un diseño para esa tabla. Una tabla puede tener tantas
presentaciones como se desee.
El primer diseño de una tabla no tiene por qué ser el definitivo, posteriormente se pueden
crear más presentaciones en las cuales no tienen por qué aparecer todos los campos.
Incluso cuando una tabla se relacione con otra pueden aparecer campos de las dos tablas.
Las distintas presentaciones pretenden facilitar la introducción de datos en la tabla.
Filemaker permite mostrar los datos en pantalla de modos muy diferentes. Con una misma
tabla se pueden crear siete presentaciones distintas: estándar, informe en columnas,
columnas extendidas, página única, etiquetas, sobres, en blanco. Cada tipo de presentación
tiene una utilidad distinta que se verá más adelante.
1.4.2. Ordenar datos
A veces la utilidad de una base de datos depende de su orden. Un listín telefónico, para que
sea útil debe estar ordenado por el orden alfabético de los nombres. Filemaker permite
ordenar los registros de una tabla
El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos.

Dependiendo del tipo de campo el orden puede ser alfabético, numérico, por fecha u hora y
de modo ascendente o descendente.
Así, se pueden ordenar los registros de la tabla de Visitas por la fecha de la visita, por los
nombres de los pacientes o por el número de código. También se pueden especificar varios
criterios de orden al mismo tiempo: por ejemplo, por orden alfabético de nombre y, para
los casos en que un nombre coincida, por fecha de visita.
1.4.3. Búsquedas
En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado

de registros era necesario tener los datos ordenados previamente por un criterio
determinado (por ejemplo, en los ficheros de biblioteca, por materia o autor). Luego
visualmente y a mano, a menudo con gran trabajo y pérdida de tiempo, se extraían los
registros de uno en uno. Al terminar de usarlos se tenía que seguir el proceso contrario. En
el caso de que se quisiera hacer una búsqueda por un criterio diferente al del orden del
archivo (por editoriales en el ejemplo anterior) la búsqueda resultaba imposible.
Filemaker realiza búsquedas muy rápidas por cualquiera de los campos de la base,
indistintamente del modo en que estén ordenados. Permiten hacer búsquedas con varios
criterios (de este autor y con fecha de publicación posterior a esta), búsquedas combinadas
( de tal autor o de tal otro), contrarias (que no sean de este autor), etc. Deshacer la
búsqueda es igual de rápido.
Una vez se obtienen los resultados de la primera búsqueda el programa permite realizar los
mismos procesos que con el total de la base de datos (ordenar, buscar...) pero ejecutados
únicamente sobre los registros extraídos.
2. PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS
El primer paso en la creación de una base de datos es diseñar su estructura. Al hacer un diseño
previo se elimina el inconveniente de realizar cambios importantes cuando las tablas ya contengan
registros.
Se debe comenzar por organizar las ideas sobre el papel. Es necesario tener en cuenta la
información que se quiere almacenar y decidir cuantas tablas (en FileMaker cada tabla es un archivo
independiente) y cuantos campos se necesitarán. Se seguirán los siguientes pasos:

1. Se hace una lista de la información que se desea incluir.
2. Se piensa cómo se usará la información.
3. Se divide la información en categorías cómo información sobre pacientes, médicos,
datos de las visitas, o productos, clientes y ventas. Cada categoría de información
general es una tabla independiente.
Mé dicos
Este archivo almacenará
los datos de los médicos.
Servirá también para llevar
las nóminas de los médicos
P a cie nt es
Almacenará los datos de los
pacientes
V is it as
Almacenará los datos de
cada visita que un paciente
haga al hospital
Se decide la información de la que se necesita disponer en cada registro; los campos. Por ejemplo,
un registro de la tabla Pacientes debe tener campos que contengan la información personal de un
paciente como el nombre, los apellidos, la dirección...
LISTA DE CA M POS QUE N ECESITA R É
Pacientes Visitas Médicos

Apellidos, Nombre Nombre paciente Apellidos, Nombre
Dirección Fecha Departamento
Teléfono Diagnóstico Di rección
DNI Tratamiento Teléfono
Fecha de nacimiento Médico Salario
Fecha de contrato
Dependiendo del tipo de información que vaya a contener la base de datos una tabla no será
suficiente. Por ejemplo en la base de datos del hospital se ve la necesidad de crear tres tablas.
Se debe pensar cuál es la conexión entre las tablas. En el caso de la base de datos del hospital la
tabla Pacientes contiene los datos personales de éstos.

Cuando un paciente acude a una visita la información sobre ésta se almacena en la tabla Visitas. Los
datos personales del paciente ya están almacenados en la tabla pacientes, volver a introducirlos en la
tabla visitas sería una pérdida de tiempo y además se duplicaría la información. Los datos
personales estarían repetidos en Pacientes y en Visitas.
Si se crea un nexo de unión entre las tablas Pacientes y Visitas será posible introducir los datos
personales de un paciente una sola vez en la tabla Pacientes y verlos desde la tabla Visitas. Con sólo
introducir el código del paciente, aparecerán todos los datos personales de paciente. Sin embargo los
datos médicos habrá que introducirlos en cada visita.
Para que la relación sea correcta, el campo por el que se relaciona la tabla debe contener un dato
único sobre cada registro. En la relación entre Visitas y Pacientes el campo que une las tablas es el
código de paciente. Este dato es único de cada paciente. En la tabla de pacientes sólo habrá un
registro con el código 1, en la tabla visita puede haber mas de un registro de cada paciente.
Una vez se tiene clara la estructura de cada tabla y las relaciones entre ellas. Se deben determinar las
diferentes presentaciones que se necesitan para trabajar con cada tabla o con varias a la vez y
establecer qué se va a necesitar: etiquetas postales, sobres, listados, etc.
Un diseño cuidadoso antes de crear la base de datos ahorrará tiempo si se necesita hacer cambios
más tarde.
Cuando se termina el diseño inicial, se podrá empezar a trabajar con FileMaker. Resulta más
conveniente probar la base de datos con información de ejemplo antes de introducir cientos de
registros, ya que puede ser necesario modificar los campos o las presentaciones.

3. INICIAR FILEMAKER
3.1 La primera vez
Al iniciar el programa por primera vez se abre automáticamente esta ventana.
3.1.1. Crear un archivo
Para crear un archivo nuevo se debe seleccionar la opción Crear un nuevo archivo
vacío. Automáticamente se abrirá esta ventana:
En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del nuevo archivo y

pulsar el botón Abrir.
Es conveniente saber en qué carpeta se crean los nuevos archivos para su posterior uso.

3.1.2. Abrir un archivo existente
Si es la primera vez que se usa Filemaker en un ordenador pero se quiere abrir un archivo
de ejemplo o un archivo creado en otro ordenador se selecciona Abrir un archivo
existente, se abrirá esta ventana:
Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacenó, seleccionar el archivo y

después abrirlo haciendo doble clic sobre el icono del archivo o pulsando el botón Abrir.
3.1.3. No volver a usar esta ventana
En la ventana del inicio hay una opción: . Si se selecciona la

próxima vez que se abra Filemaker la ventana gris no volverá a aparecer, sólo aparecerá
esta ventana, desde la que se puede crear uno nuevo o seleccionar otro existente.
Para abrir un archivo existente bastará con escogerlo y pulsar Abrir.
Para crear un archivo nuevo se debe escribir el nombre en el recuadro Nombre del archivo y
pulsar el botón Abrir. Automáticamente se abrirá este cuadro de diálogo:
Si se pulsa Si, el nuevo archivo se creará. El primer paso que da Filemaker es guardar el archivo
antes de que éste contenga nada. Filemaker graba de forma automática según se van realizando

cambios en el archivo. El usuario no puede decidir cuando quiere guardar, por eso lo primero que
necesita el programa es el nombre del archivo.
Cada archivo de Filemaker es una tabla. Las tablas se componen de campos, por lo tanto el siguiente
paso será definir los campos del archivo. Tras pulsar Si, Filemaker creará el archivo y abrirá la
ventana de definición de campos:
4. DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS
Al planificar la base de datos se decidieron los campos que habría en cada tabla y que tipo de
información contendrían.
4.1 Dar nombre a un campo
El primer paso para crear un campo es darle un nombre. Éste se debe escribir en el recuadro
Nombre de campo.
Los nombres de campo pueden tener hasta 60 caracteres. Si se piensa utilizar este campo en una
fórmula de cálculo, no se pueden utilizar números al principio del nombre del campo ni los
siguientes símbolos y palabras en el nombre:
• ,(coma), +, -, *, /, ^, &, =,¹, >, <, (, ), ", :: (indicador relacional).
• AND, OR, NOT, XOR o el nombre de cualquier función de FileMaker Pro.
• El nombre de un campo utilizado en una fórmula no debe empezar por un punto (.) o un
número.
4.2 Escoger un tipo de campo
Tras asignarle un nombre al campo se debe escoger el tipo de campo. Esto varía en función de la
información que vaya a contener el campo. En el caso del campo “Apellidos, Nombre” el tipo de
información es de texto. Por tanto se señala el botón situado a la izquierda de la palabra Texto.
Para terminar de crear el campo se debe pulsar el botón Crear o la tecla Intro. El campo
creado aparecerá en la zona superior de la ventana:
Dependiendo del tipo de campo que se escoja tras pulsar el botón Crear será necesario
especificar más datos o no. Los tipos de campo texto, numérico, fecha, hora y contenedor no
necesitan que se especifique nada más . Aunque si se pueden especificar más características del
campo pulsando el botón Opciones esto no es imprescindible para la creación del campo. En
concreto el campo Apellidos, nombre se va dejar así. Si más adelante se le quiere añadir alguna
opción siempre se puede hacer.
Si se escoge alguno de estos tipos de campo: cálculo o sumario o global será necesario
especificar más datos antes de terminar de crear el campo. Tras al dar al botón Crear se abrirá
otra ventana. La creación de este tipo de campos se verá más adelante.
4.3 Crear un segundo campo
Para crear otro campo más se escribe el nombre en el recuadro Nombre del campo, se
selecciona el tipo de campo y se pulsa Crear. No importa que se escriba sobre el nombre del
campo anterior siempre que se pulse Crear.

Por ejemplo, para crear el campo “Fecha de nacimiento”. Dentro del recuadro Nombre del
campo todavía aparece el nombre del campo recién creado, aparece seleccionado. Si se
comienza a escribir directamente, el nombre anterior desaparecerá.
Tras escribir “Fecha de nacimiento”, se selecciona el tipo de campo Fecha y se pulsa Crear.
El nuevo campo aparecerá en la lista de campos de la zona superior.
4.4 Tipos de campo
Cada tipo de campo está pensado para almacenar un tipo de dato y un número determinado de
caracteres. Si se sobrepasa el límite de caracteres permitido esos datos no se almacenarán.
Texto: permite introducir letras, números y símbolos. Tiene un límite de 64.000 caracteres.
Es el tipo menos restrictivo.
Número: almacena información numérica con la que se vaya a operar. Tienen un límite de
255 dígitos.
Fecha: almacena fechas.
Hora: almacena horas.
Contenedor: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE.
Cálculo: almacena el resultado de una fórmula compuesta de funciones que operan con
información de otros campos o constantes. El resultado puede ser texto, un número,
una fecha, una hora o un contenedor
Sumario: almacena el resultado de una fórmula que calcula valores como subtotales,
promedios y totales generales de varios registros. El resultado puede ser un número,
una fecha o una hora.
Global: Debe utilizarse un solo valor en todos los registros del archivo. El valor puede ser
texto, número, fecha, hora o contenedor.

4.5 Modificar un campo existente
Tras crear un campo siempre existe la posibilidad de modificarlo, se puede cambiar el nombre, el
tipo de campo que va a contener, o las opciones.
Para modificar un campo primero es necesario seleccionarlo en la lista de campos. Se realizan los
cambios necesarios y se pulsa Guardar.
4.5.1. Modificar el nombre
Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro

Nombre del campo.
Las modificaciones se realizan en Nombre

del campo.
Se pulsa Guardar. De esta forma no se

crea un nuevo campo, sino que se modifica
el existente.
4.5.2. Modificar el tipo de campo
Para modificar el tipo de campo se debe seleccionar el campo, seleccionar otro tipo de
campo y pulsar Guardar. Este cambio puede borrar datos almacenados.
Por ejemplo si se cambia un campo de tipo texto con 5000 caracteres por uno numérico
con 255, se pierden 4745 caracteres. El programa se lo indicará con un mensaje:
Si todavía no se han introducido datos importantes, o estos no rebasan los 255 caracteres
no habrá ningún problema en modificar el tipo de campo. Por esto es conveniente hacer
pruebas antes de introducir los datos definitivos en la base de datos.

4.6 Opciones del campo
Tras crear los campos siempre se pueden especificar algunas características más concretas que el
tipo de dato que van a contener. Estas características varían con el tipo de campo.
Al crear un campo de tipo cálculo o sumario o global se abrirá automáticamente la

ventana de opciones, en ella se termina de definir el campo. Si no se completa esta ventana el
campo no se creará.
Sin embargo al crear un campo de tipo texto o numérico o de fecha o de hora o

contenedor no se abrirá automáticamente la ventana de opciones. El campo se creará sin más,
si se quieren añadir opciones habrá que pulsar el botón Opciones. Estas opciones sirven para
mejorar la velocidad, precisión y consistencia de la entrada de datos. Se pueden establecer al
definir el campo o en cualquier momento posterior.
El cuadro de diálogo Opciones de entrada tiene dos pestañas cada una de ellas trata sobre
un tipo diferente de opciones: las de validación y las de autointroducción.
Estas opciones permiten introducir de forma automática datos en ese campo o verificar que el
campo cumple una serie de condiciones.
Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definición de campos

pulsando el botón Opciones. Si el campo es de tipo cálculo, sumario o global se cambiará la
definición del campo. Sin embargo en el resto de tipos de campos lo que se modifica son
características de validación y de autointroducción, no la definición del campo en sí.
4.6.1. Autointroducción
En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introducción automática de valores

en un campo:

4.6.1.1. Introducción automática de fecha u hora
Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el se activa esta opción. El

programa puede introducir datos de fecha u hora forma automática.
Para elegir el tipo de dato se pulsa sobre la flecha que hay a la derecha de Fecha de
creación.
Los datos de fecha y hora se introducirán según el calendario del ordenador. Los de
autor según las propiedades del archivo.
En el caso de la tabla visitas se puede elegir fecha de creación para el campo Fecha
de la visita, para no tener que teclear la fecha del día cada vez que haya una
visita. Así la fecha será siempre correcta.
4.6.1.2. Número secuencial
Para activar esta opción es necesario hacer un clic en el recuadro que hay a la izquierda
de Número secuencial. Entonces se activarán las casillas de siguiente
valor e incremento.
Esta herramienta introduce un número distinto en cada registro, va aumentando con el

incremento que se le indique.
En siguiente valor se le indica el número por el que debe empezar. Si ya hay

registros estos no tendrán el número secuencial. Éste sólo aparecerá en los nuevos
registros.
En incremento se señala la diferencia que debe haber entre el número de un registro

y el del siguiente. Se puede aumentar de uno en uno en de “x” en “x”. Al introducir un
valor único en cada campo sirve como contador.

4.6.1.3. Datos
Introduce un valor fijo en todos los campos. El límite son 255 caracteres. El valor que se
quiera repetir se debe escribir en el recuadro que hay a la derecha de Datos.
4.6.1.4. Campo repetitivo
Seleccionando esta opción se pueden introducir dos valores distintos en un único

campo. Si una persona tiene dos números de teléfono y se quieren introducir los dos en
el campo teléfono esto será posible si el campo está repetido dos veces.
Al definir las repeticiones se activa la posibilidad de repetir un campo, pero esto no será
visible si no se cambia el formato de ese campo cuando se diseñe la presentación.
4.6.2. Validación
Las opciones de validación comprueban si los datos que se introducen son correctos. En las
relaciones entre tablas es necesario que algunos datos estén escritos con exactitud.
4.6.2.1. De tipo
Comprueba que los datos que se introducen tienen el formato indicado en el tipo de
campo; de número, de fecha o de hora.

Para activar esta opción hay que seleccionar la casilla que hay a la izquierda de De
tipo.
Por defecto aparece seleccionado el tipo de campo sobre el que se esté actuando, si es
sobre una fecha aparecerá seleccionado Fecha, si es sobre un campo numérico
aparecerá seleccionado Numérico.
Si esta opción está activada en ese campo no se podrá introducir otro dato que no sea
numérico Éste se seleccionará cuando el campo sea numérico, si el campo es de tipo
texto no tiene sentido seleccionarlo.
Pulsando la flecha de la derecha de Numérico se puede elegir que compruebe el formato

de un número, una fecha o una hora.
4.6.2.2. No vacío
No permite que ese campo se quede vacío. De esa forma, nunca faltará ningún dato.
Para relacionar tablas los campos que permiten la relación no pueden tener ningún
registro en blanco.
4.6.2.3. Único
Impide que el valor de un campo se repita. Cuando se introduce un dato como el DNI
que es único, es conveniente activar esta opción. De esta forma si por error se
introducen dos DNI iguales el programa dará un mensaje de error.
Para relacionar tablas es necesario que el campo que permite la relación no tenga dos
registros iguales.
4.6.2.4. Lista de valores
Las listas de valores permite elegir el dato a introducir en un campo, en lugar de

teclearlo. De esa forma el dato no se escribirá incorrectamente.
Para definir una lista hay que presionar en la flecha del recuadro y elegir Definir
lista de valores.

A continuación se abrirá la ventana Definir listas de valores con todos sus
campos en blanco. A esta ventana también se puede acceder desde el menú
Definir| Listas de valores.
El primer paso para crear una lista es darle un nombre en el recuadro Nombre de la
lista...
Tras escribir el nombre se pulsa el botón Crear.
El nombre que se le haya dado aparecerá en el recuadro superior izquierdo. Los

terminos de los que se va a componer la lista se escriben en el recuadro inferior derecho,
tras seleccionar Usar valores personalizados.
Cada valor de la lista se separa pulsando la tecla intro. Cuando ya se hayan introducido
todos los valores se pulsa el botón Guardar. De esa forma se vuelve a grabar la lista
pero con los datos que contiene. Se puede salir de esta ventana pulsando Conforme, o
bien crear otra lista de valores escribiendo un nuevo nombre en Nombre de la lista de
valores y pulsando Crear.
La lista de valores ya está creada, para que sea visible en la presentación es necesario
especificar el formato de ese campo.
4.6.2.5. Rango
Si está activado comprueba que los valores introducidos en el campo estén

comprendidos entre dos valores concretos. Esta norma de validación se puede utilizar
únicamente con campos de tipo número, fecha u hora. Los dos valores que definen el
rango se escriben en las dos casillas.
4.6.2.6. Estricto
Normalmente FileMaker advierte al usuario que se está rompiendo una norma de

validación pero, aún así, le permite hacerlo. Si esta opción se activa el programa no le
permitirá pasar al siguiente registro hasta que haya cumplido todas las validaciones
sobre ese campo. Cuando se están haciendo pruebas es conveniente desactivarlo.
4.7 Crear un campo de tipo cálculo
El contenido de un campo de tipo cálculo es el resultado de una fórmula especificada. Esta

fórmula la pueden componer los datos de otros campos pero del registro actual, o bien
constantes numéricas.
Las opciones de entrada de los campos calculados son la definición del cálculo que debe
realizar ese campo. La fórmula del campo calculado se escribe al crear el campo. Tras pulsar
el botón Crear se abre esta ventana:
Campos Operadores
Funciones
Cuadro de
fórmula
Resultado
El nombre del campo seguido de un signo igual aparece sobre el cuadro de fórmula.
La fórmula se puede escribir directamente en el cuadro de fórmula o bien ir seleccionando los
elementos que la van a componer de la parte superior.
Por ejemplo el campo Edad. El contenido de este campo será el resultado de esta fórmula:
(Today- Fecha de nacimiento) / 365

A continuación se va a escribir la fórmula paso a paso:
La primera parte de la fórmula está entre paréntesis, por lo tanto se puede escribir el
paréntesis con el teclado o bien hacer doble clic en los paréntesis que están en los operadores.
Al hacer doble clic los paréntesis aparecen en el recuadro de la fórmula.
A continuación se debe colocar el cursor dentro del paréntesis para empezar a escribir dentro.
Today es una función, por tanto se debe elegir de la lista de funciones. Para que aparezca en
el recuadro de fórmula se debe hacer un doble clic sobre ella. Si se conoce bien la
nomenclatura exacta se puede escribir directamente en el recuadro fórmula. Para listar las
funciones por categoría, se elige la categoría del menú desplegable Vista.
El resultado en el recuadro de fórmula será este:

A continuación se le debe restar el campo Fecha de nacimiento. Para restar primero se debe
seleccionar el operador de resta y hacer un clic sobre él.
el resultado será
El campo con el que se va a operar puede ser del archivo actual, es decir la tabla en la que se
esté trabajando o de un archivo con el que se mantenga una relación. El campo se escoge de
la lista de campos de la zona superior izquierda.
el aspecto de la fórmula será
Para terminar la fórmula se debe dividir el resultado del paréntesis entre una constante
numérica que se introduce aquí. 365, no el contenido de un campo. El operador de división se
elige de los operadores, pero el número se escribe con el teclado.
Tras terminar de escribir la fórmula es muy importante señalar cómo se debe mostrar el
resultado. Los resultados obtenidos pueden ser números, fechas, horas o texto.

Si se quiere modificar una fórmula de un campo de cálculo se debe seleccionar el campo
dentro de la ventana de Definir campos y pulsar el botón Opciones. Se abrirá la
ventana de Especificar cálculo de nuevo.
Si el resultado del campo es un número para modificar su formato se debe hacer desde el menú
Formato| Número.
4.8 Crear un campo de tipo sumario
El campo de tipo sumario obtiene un resultado usando valores de más de un registro de un

mismo campo de la base de datos.
Tras seleccionar el tipo de campo Sumario al pulsar Crear se abrirá esta ventana:
En este cuadro de diálogo se debe seleccionar la operación a realizar con los datos contenidos
por el mismo campo en diferentes registros y también se debe señalar el campo con el que se
va a operar. En la tabla Visitas hay un campo sumario (Total por paciente) que
calcula el número de visitas que ha realizado cada paciente.

Las operaciones que se pueden realizar con un campo de tipo sumario son:
Total: calcula el total de valores de los registros del campo.
Media: calcula la media de los valores de los registros del campo.
Recuento: cuenta el número de registros que contiene un valor del campo.
Máximo: busca el número mayor o la fecha u hora más antigua del campo.
Mínimo: busca el numero menor o la fecha u hora más reciente del campo.
Desviación estándar: calcula la desviación estándar de la media del total de

todos los valores del campo en el grupo hallado.
Fracción del total: calcula la relación entre el valor del campo y el total de
todos sus valores.
Los campos calculados permiten calcular información procedente de campos que están en un
mismo registro, y de este modo producen un resultado diferente para cada registro. Sin
embargo los campos de tipo sumario calculan o resumen información procedente de los
registros de un campo.
Al igual que el campo calculado para modificar la operación que realiza el campo sumario se
debe seleccionar el campo desde la ventana de definición de campos y pulsar el botón
Opciones. Aparecerá la ventana de opciones del campo tipo sumario.
4.9 Crear un campo de tipo global
Un campo global contiene un solo valor utilizado para todos los registros del archivo. Sirve
como un valor fijo a utilizar en los cálculos de todos los registros de un archivo.
Tras pulsar el botón Crear se abrirá la ventana de opciones del campo global:
En esta ventana se debe escoger el tipo de dato que va a contener el campo; número, texto, fecha
o contenedor.

También se puede escoger el número de repeticiones que tendrá el campo.
El texto o el número que contendrán todos los registros se debe escribir en el primer registro.
Sólo se tendrá que introducir una vez en el primer registro, en los demás aparecerá de forma
automática. Si se modifica el dato en cualquiera de ellos se modificará en todos.
5. MODOS DE TRABAJO EN FILEMAKER 4.0
En Filemaker se puede trabajar en cuatro modos diferentes: Visualizar, Buscar, Presentación y Vista
Previa. En cada modo hay diferentes opciones de menú, y cada modo tienen una finalidad muy
concreta. Por eso se debe elegir un modo después de decidir lo que se quiere hacer.
Función específica de cada modo:
Visualizar: introducir y se visualizar los registros
Buscar: localizar rápidamente un registro.
Presentación: cambiar la forma en que se ve la información.
Vista Previa: ver cómo se vería la página al imprimirla.
Se puede pasar de un modo a otro a través del menú Modo o mediante la pestaña que aparece en la
parte inferior de la ventana del documento.
Si se está trabajando con una base de datos y no se localiza el comando que se necesita, puede que
no se esté trabajando en el modo adecuado.
Los cuatro modos tienen un elemento en común: la barra de estado:

Cambiar de presentaciones
Libro
Disminuir zoom
Ocultar o mostrar
la barra de estado
Aumentar zoom
Sólo varían de función dependiendo del modo el libro y las palabras que aparezcan debajo.

5.1 El modo Visualizar
Se utiliza para introducir datos y visualizar registros ya introducidos. Desde este modo no se
puede modificar el diseño de la presentación, ni mover ningún elemento.
Para introducir datos primero es necesario crear un nuevo registro Modo|Nuevo Registro.
Para pasar de un registro a otro se utiliza el Libro. El libro muestra en todo momento el número de
registro que se está visualizando.
Registro que se está

visualizando
Número total de registros ya
introducidos.
Debajo del libro y de la palabra registros se indica si los registros se han ordenado o no. Antes de
ordenarlos siempre aparecerá la palabra Desordenados, pero después aparecerá
Clasificados.
Registro anterior
Registro siguiente
Pulsando la hoja superior del libro se pasa al registro anterior, pulsando la hoja inferior se pasa al
registro siguiente. Moviendo la pequeña señal que hay a la derecha del libro se avanza de un registro
a otro de una forma más rápida.

5.2 El modo Buscar
Este modo se utiliza para localizar un registro o un grupo de registros. Se indica qué registro se
quiere encontrar rellenando una solicitud de búsqueda (un registro en blanco en el que se escribe
lo que se desea ver).
El botón Número de Presentación sigue teniendo la misma utilidad, pasar de una presentación a
otra. Aparecerán los distintos diseños con los campos en blanco para introducir los criterios de
búsqueda.
El libro sirve para pasar de una petición a otra. Se pueden ver todas las peticiones realizadas
anteriormente.
permite invertir una petición de búsqueda, se pide la búsqueda de todos los registros
excepto aquellos que satisfagan la petición en curso.
El menú desplegable Símbolos, permite especificar más criterios para la búsqueda

pormenorizada, se verá más detalladamente en el apartado Búsquedas.
Una vez se han rellenado los criterios de búsqueda con los símbolos necesarios para ordenar la
búsqueda se debe pulsar el botón
Filemaker mostrará sólo aquellos registros que cumplan las criterios especificados. Los demás
registros no estarán visibles pero siguen estando en la base de datos. Los registros hallados se
mostrarán en el modo visualizar pero indicando que son los registros hallados.
Tras una búsqueda sólo dejará visualizar los registros hallados, en este caso 15. Para poder
visualizar todos los registros 32 se tendrá que seleccionar el menú Selec|Buscar Todos.

5.3 El modo Presentación
Una presentación controla cómo se muestra e imprime la información. El modo Presentación se

usa para cambiar la forma en que se ve la información en la pantalla o al imprimir y para diseñar
informes y etiquetas.
En este modo se diseña la apariencia gráfica de una presentación o de varias. Se pueden crear
distintas presentaciones de aspectos muy distintos, con distintos campos, se pueden diseñar
fichas, cartas, etiquetas...
Desde cualquier modo de trabajo se puede cambiar de presentación utilizando el botón Nº de

Presentación.
Pulsando sobre la flecha se despliegan las

presentaciones existentes.
La forma en que aparece la información en los restantes modos de trabajo depende de la

presentación que se tenga seleccionada en cada momento.
Desde el Modo Presentación se puede cambiar de presentación a través del botón Nº

Presentación o pulsando sobre las páginas del libro.
Presentación anterior
Siguiente
Nº de la presentación actual
Nº total de presentaciones

La pantalla que aparece es como un pupitre de delineación, en el que se diseña el aspecto que
tendrá la pantalla en los otros tres modos.
En este modo se ve la posición de los campos, pero no los datos que contienen. En lugar de ello,
el programa trata a los campos, textos y gráficos de la presentación como si fuesen objetos
gráficos. De esta forma, se puede seleccionar cualquiera de ellos para cambiar su formato o su
ubicación en la pantalla, como en un programa de dibujo.
Al seleccionar un elemento aparecen un cuadrado pequeño en cada esquina. En el apartado

Creación de una presentación se verá más detalladamente cómo se modifican los objetos.
5.4 El modo Vista Previa
Sirve para visualizar una presentación concreta tal y como aparecería si se imprimiera en papel.
Es especialmente útil para visualizar etiquetas postales e informes de sumario.

El menú Nº de presentación que se encuentra encima del libro permite seleccionar la
presentación de la que se quiera una vista previa.
El libro sirve para pasar de una página de impresión a otra. Si cada registro ocupa una página la
hoja superior servirá para ir a la página anterior, que sólo tendrá un registro, y la hoja inferior
servirá para ir al registro siguiente que sólo tiene un registro.
Pagina de impresión
Página siguiente de impresión
Nº total de páginas que se Nº página actual

imprimirán
Si se ha usado el libro para ir a la última página del informe, el número total de páginas del
informe aparece en el área de estado; si no, se ve en su lugar un signo de interrogación.

6. CREACIÓN DE UNA PRESENTACIÓN
Una vez que se ha diseñado la estructura de la base de datos y antes de introducir registros en ella
conviene preparar una presentación para facilitar la introducción de datos. Filemaker crea
automáticamente una presentación estándar que incluye todos los campos que se acaban de definir.
Este es el aspecto que presenta al terminar de crear los campos.
Para mejorar el diseño de la presentación se debe cambiar al Modo Presentación. Dentro de

este modo ya será posible seleccionar cada uno de los elementos de la presentación.
6.1 Objetos de una presentación
Los objetos de una presentación se crean y se modifican con las herramientas de la barra de
estado.
Herramientas para crear nuevos objetos

Campo
Partes de la presentación
Color y trama del relleno
de un objeto
Color y trama del borde de
un objeto

6.1.1. Los campos
Generalmente tras crear los campos la presentación sólo tiene campos. En el modo
Presentación en lugar de datos aparecen los nombres de los campos a los que corresponde.
Las etiquetas de cada campo son objetos de texto que se pueden modificar.
Es muy importante distinguir en un campo qué es el campo y qué la etiqueta.
Etiqueta: indica qué es lo que se debe escribir dentro del campo, aparece generalmente a la
izquierda del campo. Sólo es texto.
Campo: es el recuadro, dentro de cada campo se introduce un dato.

Etiqueta Campo
El campo siempre viene acompañado por la etiqueta pero son dos objetos individuales. La
etiqueta es sólo texto y el campo es el contenedor de los datos. Aunque desaparezca la
etiqueta el campo sigue funcionando perfectamente, pero si desaparece el campo y sólo
queda la etiqueta no se podrán introducir datos en el campo.
Si desaparece algún campo de la presentación no quiere decir que el campo haya sido
borrado de la base de datos. Para que vuelva a ser visible en la presentación se debe utilizar
la herramienta campo . Se debe pulsar el botón Campo y sin soltar arrastrar el
cuadrado hasta el sitio donde se quiera situar el campo.
Tras soltar el botón del ratón se abrirá una ventana para

seleccionar qué campo se desea recuperar.
Se puede recuperar también la etiqueta según se

seleccione o no la opción Crear etiqueta de
campo.

6.1.2. Etiquetas de texto
Además de las etiquetas que aparecen al lado de cada campo, se pueden añadir más
etiquetas de texto con una finalidad decorativa o informativa.
Para crear una etiqueta de texto se selecciona la herramienta de la barra de estado. El

cursor del ratón cambiará de forma: . Al hacer clic aparecerá un pequeño recuadro con el
cursor parpadeando dentro en el que se puede escribir el texto.
al teclear, el texto aparecerá dentro del recuadro
6.1.3. Líneas, rectángulos y círculos
Estos cuatro elementos son puramente decorativos. Todos ellos se crean con las
herramientas de la barra de estado.
Para crear cualquiera de ellos primero hay que hacer un clic sobre la herramienta
correspondiente. Al situar el cursor en el área de trabajo el aspecto será este: . Para
crear cualquiera de estos elementos primero se debe hacer un clic y sin soltar el botón
izquierdo del ratón arrastrar hasta que el objeto tenga el tamaño deseado:
El objeto se puede deformar en función de la dirección que se tome al crear el objeto:

6.2 Seleccionar un elemento de una presentación
Para seleccionar un objeto de la presentación se debe tener seleccionada la herramienta . Esta

herramienta se suele seleccionar de forma automática tras utilizar cualquier otra.
Un objeto se selecciona haciendo un clic sobre él; si se trata de un cuadrado será necesario
pinchar sobre uno de sus lados, si es un círculo sobre la línea, si es texto sobre el texto. Aunque
se haga clic dentro del objeto si este está vacío no se seleccionará.
Se tiene la certeza de que está seleccionado porque en sus cuatro esquinas aparece un cuadradito
pequeño.
Haciendo clic sobre cada objeto se selecciona de uno en uno. Para seleccionar más de un objeto a
la vez se pueden seguir dos procedimientos.
1. Haciendo un cuadrado con la herramienta de selección que englobe todos los objetos a
seleccionar. Al terminar de crear el cuadrado todos los objetos que estén íntegramente dentro
estarán seleccionados.
2. Otra forma de seleccionar varios objetos es con la herramienta de selección se selecciona

un objeto, se pulsa la tecla Shift o Mayúsculas (Debajo del Bloq Mayús), sin soltar esta tecla
se va haciendo clic sobre cada objeto a seleccionar.
Manteniendo Shift pulsado.
Cuando se quiera deseleccionar un objeto se debe hacer lo mismo con la tecla Shift pulsada
volver a hacer clic sobre el objeto a deseleccionar.
Manteniendo Shift pulsado.
Una vez se ha seleccionado un objeto se puede mover de sitio o cambiar su tamaño. Para mover
de sitio hay que hacer clic sobre el objeto y sin soltar el ratón mover el objeto a una nueva
posición.
6.3 Cambiar el tamaño de un objeto
Para modificar el tamaño de un objeto primero se debe seleccionar. Para modificar el tamaño se
debe pinchar sobre uno de los cuadrados de las esquinas y arrastrar sin soltar el ratón.
Dependiendo de la dirección que se tome al arrastrar la esquina se puede modificar el tamaño de

forma proporcional o deformar el objeto.
6.4 Partes de la Presentación
Las presentaciones de Filemaker se dividen en partes que organizan o resumen la información de

la base de datos. Las partes de una presentación también determinan dónde se imprimirá la
información. Cada parte va indicada por un rótulo y separada por una línea discontinua.
En un documento normal, suelen aparecer únicamente estas tres partes:
Cabecera: muestra elementos en la parte superior de cada página
Cuerpo: muestra elementos individualmente para cada registro
Pie: se muestra elementos en la parte inferior de cada página (nº de página...)

Pero se pueden añadir más partes o modificar estas existentes. Para cambiar o añadir se
selecciona el menú Modo| Configuración Partes. Se abrirá esta ventana:
Para cambiar se selecciona la parte a cambiar y se pulsa el botón Cambiar. Para crear se pulsa
simplemente Crear. Desde cualquiera de los dos se abrirá esta ventana:
Estas son todas las partes que se pueden crear y su función:
Cabecera de título: aparece en la parte superior de la primera página, sustituye a la

cabecera normal.
Cabecera: aparece en la parte superior de cada página, útil para incluir cabeceras de
columnas, títulos y otra información.
Sumario general principal: muestra un valor de sumario de todos los registros

visualizados y aparece al comienzo del informe.
Cuerpo: muestra todo lo que se necesita ver de cada registro, campo, texto, líneas y
gráficos.
Subsumario: muestra un resumen de la información de cada grupo de registros si están

ordenados por el campo de separación.
Subsumario general final: muestra un valor de sumario de todos los registros

visualizados y aparece al final del informe.
Pie: aparece en la parte inferior de cada página, útil para incluir números de páginas, fechas
u otra información.
Pie de título: aparece en la parte inferior de la primera página y sustituye al pie normal.
Otra forma de añadir una nueva parte a la presentación es con la herramienta Parte
se debe pinchar sobre ella y sin soltar el botón arrastrar hacia la zona de
trabajo.
Al soltar el botón aparecerá la ventana de definición de partes.

Una parte se puede modificar haciendo doble clic sobre ella, se abrirá la ventana de
definición de partes.
6.5 Paletas de estilos
Las paletas de estilos son varias paletas que definen el estilo de un borde o un fondo de un objeto.
6.5.1. Fondo
Este icono siempre se refiere al fondo de un objeto. Los dos aspectos que se pueden
modificar de un fondo son el color y la trama.
Paleta de colores Paleta de tramas
Muestra
Para aplicar un color de fondo a un rectángulo o a cualquier objeto primero es necesario
seleccionar el objeto. Pulsando sobre el botón de paleta de colore se ésta desplegará:
Para seleccionar un color se hace clic sobre él.

Para aplicar una trama se debe seleccionar el botón de paleta de tramas:
La trama no sólo son dibujos, es muy importante para que si se ha seleccionado un color
éste sea visible. Además de las tramas con dibujos hay una trama transparente y otra opaca.
Trama transparente, aunque a esta trama se le aplique un color nunca se podrá

ver, ya que su trama es transparente, siempre dejará ver lo que tenga debajo.
Trama opaca, ocultará todo lo que tenga debajo y siempre se le podrá aplicar
un color.
En la muestra inferior se irá viendo el resultado de los cambios realizados.
6.5.2. Borde
Este icono siempre se refiere a los bordes de un objeto. Para modificar el borde de un
campo primero se le debe asignar un borde. Esto se verá en el apartado Bordes del campo.
En un borde se puede modificar el color, la trama y también el grosor.
Paleta de grosores
La paleta de colores y la de tramas para los bordes funcionan igual que las paletas para el
fondo de un objeto. La paleta de grosores permite modificar el ancho del borde. Al

pulsar sobre el botón de paleta de grosores se despliegan los ejemplos de grosores que se
pueden elegir:
Si se escoge Inapreciable el borde no se verá y en el
caso de los botones de opción, estos no serán visibles aunque
la trama sea opaca.

6.6 Botones
Los botones son objetos de una presentación en los que tras hace clic se ejecuta una acción. Las
acciones que puede realizar un botón pueden ser: ir al registro siguiente, al anterior, crear un
nuevo registro, imprimir el registro actual...
6.6.1. Cómo crear un botón
Los botones se crean con la herramienta . Tras hacer un clic sobre ella se debe dibujar
un rectángulo con la forma que se quiera que tenga el botón.
Al terminar de dar forma al rectángulo y soltar el botón del ratón se abrirá esta ventana:
Dentro de esta ventana se debe escoger la acción que se realizará al pulsar sobre el botón.
Tras escoger una acción se debe pulsar el botón Aceptar. A continuación se deberá
escribir el texto dentro del ratón.
Tras escribir el texto se pincha con el ratón fuera del botón. Para modificar la posición se
selecciona y se arrastra, para modificar el tamaño del botón se arrastra desde alguna de las
esquinas.
Para modificar la acción que realice el botón se debe hacer un doble clic sobre él. Se abrirá
la ventana de Especificar Acción.
El botón nunca estará activo en el modo Presentación, sólo en el modo Visualizar.

6.6.2. Acciones más frecuentes:
Ir al registro: siguiente, anterior, primero, último. Estas opciones se encuentran dentro del
grupo de acciones de Navegación|Ir al registro...:
Crear un nuevo registro: para crear un registro con sólo pulsar un botón. Está dentro del
grupo Registros|Nuevo Registro/petición.
Ordenar los registros: abrirá la ventana de ordenar registros, está dentro del grupo
Ordenar/Buscar/Imprimir |Ordenar.
Imprimir: abrirá automáticamente la ventana de impresión, está dentro del grupo

Ordenar/Buscar/Imprimir |Imprimir.
Cambiar de presentación: cuando se tiene más de una presentación. Está dentro del grupo
Navegación |Ir a la presentación.
6.6.3. Crear un botón con cualquier objeto
También se puede transformar cualquier objeto gráfico o de texto de la presentación, en un

botón. Para hacer esto primero se debe seleccionar el objeto. A continuación se selecciona
el menú Formato|Botón. Se abrirá la ventana de definición de acción.
Una vez convertido en botón, se podrá copiar y pegar en otras presentaciones: funcionará
exactamente igual que lo hacía en la presentación en la que fue creado.

Empleando botones, es posible hacer que FileMaker resulte aún más sencillo e intuitivo de
utilizar.
Por ejemplo, en lugar de enseñar a un nuevo usuario el comando Nuevo registro, se podrá
añadir con el botón Crear registro nuevo en la presentación.
6.7 Bordes de campo
Al crear un campo éste se crea por defecto sin bordes, aunque en el modo Presentación se vea
siempre con bordes.
Por ejemplo este es un campo sin bordes: visto en el modo Presentación, y

este es el mismo campo visto en el modo Visualizar , se ve el dato que contiene pero
no el borde.
El modo en el que realmente es útil el borde es en el modo Visualizar porque dentro del campo
es donde se introducirán los datos. Si no tiene borde o con un fondo de color a veces es difícil
localizar un campo.
Para dar borde a un campo primero es necesario seleccionarlo. Se pueden seleccionar todos los
campos a la vez para dar bordes más rápidamente.
A continuación se selecciona el menú Formato|Bordes de campo. Se abrirá la siguiente

ventana:
En la zona izquierda se van señalando las partes a las que se les puede aplicar un borde y en la
zona derecha se pueden ir observando los resultados.
Además de los bordes externos se puede añadir la Línea base del texto:

Y cuando el campo está repetido una línea de separación entre las repeticiones;
Entre valores repetidos:
Desde esta ventana también se puede modificar el diseño de los bordes, de la línea base y del
fondo o relleno.
Las paletas disponibles en esta ventana funcionan exactamente igual que las de la barra de
estado. En el menú desplegable se debe seleccionar el elemento al cual se le quiere modificar el
diseño.
6.8 Formatos de campo
El aspecto de un campo se puede modificar, puede ser simplemente un rectángulo, o una lista, unos
botones o un campo repetido, una lista desplegable, un menú desplegable...
Para modificar el formato de un campo se debe seleccionar la opción Formato|Formato de

campo...Se abrirá la ventana de atributos del campo:
Las opciones disponibles en este cuadro de diálogo dependen de si se han usado o no opciones de
entrada especiales al definir el campo. Es imposible dar formato de repetición de un campo si no se
ha señalado la repetición en la ventana de definir campos.

6.8.1. Estilo
6.8.1.1. Campo estándar
Es el formato que por defecto tiene un campo tras ser creado; un rectángulo en el que se
pueden escribir los datos. También se le puede añadir una barra de desplazamiento
vertical seleccionando esta opción.
6.8.1.2. Lista desplegable
Se trata de un campo en el cual no se tienen que teclear los datos para introducirlos, sino
que al pinchar sobre él se despliega una lista de valores de los cuales se escoge uno.
Para que un campo tenga este formato primero se debe seleccionar el campo al que se le
quiera dar formato de lista desplegable. Se selecciona el menú Formato|Formato
de campo, de la ventana que se abra se selecciona la opción Lista desplegable del
menú. Al seleccionar esta opción se activan los menús necesarios para crearla.
A continuación se deben señalar los datos que irán dentro de la lista. Estos datos se
llaman lista de valores, se pueden definir desde tres sitios:
1. En la ventana de definición de los campos el botón Opciones.
2. En el menú Archivo| Definir| Listas de valores
3. Desde la ventana de Formato de campo, al pulsar en la flecha del
menú derecho se despliega este menú.
Para crear una nueva lista se

selecciona Definir lista de
valores.

A continuación se abrirá la ventana de definir listas de valores:
Para crear una lista de valores nueva primero se debe escribir el nombre que le va a dar
a esta lista, no tiene que coincidir con el nombre del campo, se le puede dar cualquier
nombre que luego permita reconocer fácilmente los datos que contiene.
El nombre se debe escribir en el recuadro a la derecha de Nombre de la lista de valores y
se debe pulsar Crear.
Una vez se ha activado el recuadro Usar valores personalizados, se van

escribiendo los datos de la lista, para separarlos se pulsa la tecla Intro.

Cuando se haya terminado de introducir los valores de la lista se pulsa el botón
Guardar y después el de Conforme. Se volverá a la ventana de Formato de
campo:
Ya está seleccionada una lista desplegable usando los valores de la lista “comunidades”.
Queda una última opción: señalar Incluir elemento “Editar”, esta opción se
puede señalar si interesa que con el uso de la base de datos se puedan modificar algunos
datos o no.
Para terminar se debe pulsar Aceptar. El funcionamiento de la lista desplegable sólo
será visible desde el modo Visualizar. Desde el modo Presentación no se
notará ninguna diferencia en el aspecto de ese campo.
6.8.1.3. Menú desplegable
Este formato es muy parecido al de la lista desplegable. Consiste en seleccionar un

elemento de una lista de valores.
Se diferencia de la lista desplegable en que el menú no tiene barra de desplazamiento

por lo tanto ocupará más o menos dependiendo del número de valores que tenga. Por
otro lado el menú es gris y está en relieve.
El modo de creación es el mismo; se debe seleccionar el campo y después seleccionar el

menú Formato|Formato de campo. Se abrirá la ventana de formato de campo,
aquí se debe seleccionar menú desplegable:
La lista de valores se puede crear si no existe o seleccionar una existente de la lista del
menú.

Además de los valores de la lista se pueden añadir dos opciones más:
El elemento Otro: permite añadir nuevos valores desde el modo

presentación
Editar: permite modificar los valores del menú desde el modo presentación sin
necesidad de ir de nuevo a la ventana listas de valores.
6.8.1.4. Casillas de verificación
Se trata de unas casillas cuadradas a señalar, se pueden señalar todas las opciones.
Para dar este formato a un campo se debe señalar el campo y seleccionar el menú
Formato| Formato de campo. En la ventana Formato de campo se deben
seleccionar las opciones de esta forma:
Los valores de cada casilla se determinan en la lista de valores, que ya se ha visto cómo
se crea.
Tras cambiar el formato del campo esto es visible desde el modo presentación, de hecho
habrá que aumentar el tamaño del campo para que todas las casillas sean visibles.
6.8.1.5. Botones de opción
Estos botones son muy similares a las casillas de verificación, la única diferencia es que
los botones sólo permiten seleccionar una opción y las casillas permiten seleccionar
todas. El modo de creación es el mismo.

6.8.2. Repeticiones
Desde la ventana Formato de campo sólo se está dando a un campo ya creado. Para
poder aplicar un formato de repetición de un campo primero es necesario que esto se
indicara en su creación. Si esto no se hizo en la creación del campo se puede hacer
todavía.
Se debe volver a la ventana de definición de campos con el menú Archivo|

Definir| Campos. En esta ventana se debe pulsar el botón Opciones y en la parte
inferior se debe señalar el número de repeticiones que se quiere que tenga este campo.
Una vez que están definidas las repeticiones de un campo entonces se le puede aplicar el
formato de repetición desde la ventana Formato de campo.
Se pueden mostrar todas las repeticiones creadas o sólo algunas.
También se puede dar una orientación vertical u horizontal a los campos repetidos.
6.9 Formato texto
Todos los campos y objetos de texto de una presentación pueden recibir formato
individualmente. Se puede modificar el texto de tres formas:
6.9.1. Menú Formato
Dentro del menú Formato con cualquiera de los siguientes comandos: Tipo de
letra, Cuerpo (Tamaño), Estilo, Alinear texto, Interlineado y
Color del texto.
Para aplicar formato a un objeto de texto primero es necesario seleccionarlo.

6.9.2. Menú Formato|Texto...
Desde esta ventana se puede modificar el formato del texto. Los atributos que se pueden
aplicar al texto son los mismo que los del menú Formato. Según se van aplicando las
diferentes opciones se ve el resultado en el recuadro: Ejemplo.
Con el botón Párrafo se accede a otra ventana para la modificación de las características
del párrafo.
Se puede modificar la alineación del párrafo, la sangría y el interlineado.
Una vez seleccionados los atributos del párrafo se hace clic en el botón Aceptar y se repite la
operación con la ventana de Atributos del texto.
6.9.3. La regla de texto.
Desplegando la regla de texto todas las opciones referentes al texto resultan más fáciles de
seleccionar.
Para desplegar la regla se selecciona el menú Mostrar| Regla de texto.
En la regla no se encuentran todos los atributos que se pueden aplicar pero si los más
utilizados.

6.10 Formato número
El formato de los datos contenidos en los campos de tipo numérico se puede modificar para
mejorar la presentación. Un campo de tipo numérico pueden tener más o menos decimales, un
texto añadido...
Para poder modificar el formato de número se debe seleccionar un campo de tipo numérico o de
cálculo, si se selecciona cualquier otro tipo de campo no se podrá seleccionar el menú
Formato|Número.
Al seleccionar el menú Formato|Número aparecerá la siguiente ventana:
Por defecto siempre estará seleccionada la opción “Conservar la grafía de la

hora introducida”, esto quiere decir que quedará el formato que se le dio al
introducir los datos. Si el campo es el resultado de una fórmula el formato será con todos
los decimales necesarios para mostrar el resultado exacto.
Según se van seleccionando opciones se ven los resultados en el recuadro inferior

Ejemplo.
Pulsando el botón Atributos del texto se volverá al cuadro de diálogo

Atributos por defecto del texto.
6.10.1. Grafía booleana
Se utiliza para introducir datos de Sí o No. Para acortar el tiempo de introducción de datos
en lugar de un “Sí” se introduce un 1 y en lugar de “No” se escribe 0.

6.10.2. Grafía decimal
El programa por defecto muestra dos decimales de cualquier número, si esto se quiere
modificar se debe seleccionar la opción Emplear la grafía decimal, señalar
Números de decimales y si se quiere que no aparezca ningún decimal se escribe en
el recuadro 0.
Si se quiere que aparezcan decimales se debe poner el número de decimales que se quieran:
6.10.3. Usar notación
Para introducir el término Pta., o cualquier otro que haga referencia a un valor monetario se
selecciona Emplear la grafía decimal|Usar notación Moneda
(detrás) o (delante). Se seguirá el mismo para que FileMaker incluya
automáticamente el término propio del porcentaje.
También se puede personalizar el texto que se quiera que aparezca detrás del número:
Por ejemplo se puede escribir años:
6.10.4. Separadores
Se puede seleccionar si el separador decimal será un punto o una coma. También se puede
especificar que haya un separador de miles señalando Usar separador de miles.

6.11 Formato fecha
El comando Formato|Fecha permite modificar el formato de un campo tipo fecha. Tras

seleccionar esta opción aparecerá esta ventana:
Se puede conservar el formato de fecha que aplica por defecto el programa seleccionando
Conservar la grafía de la fecha introducida.
Si se selecciona Grafiar así se pueden escoger varios formatos de fecha distintos.
También se puede aplicar un formato de fecha personalizado; se selecciona Personalizado y

se elige el estilo en los distintos menús desplegables.
La opción Caracteres delante permite introducir caracteres delante del número de días y
de meses. El cuadro Ejemplo mostrará el tipo de fecha que se ha creado.

7. INTRODUCCIÓN DE DATOS
Una vez se ha diseñado la presentación se selecciona el modo Visualizar para introducir los
datos. El primer paso para introducir datos es crear un nuevo registro.
7.1 Crear un nuevo registro
Para poder introducir datos primero es necesario crear un registro, para esto es necesario
seleccionar Modo| Nuevo Registro. Si se intenta escribir dentro de un campo antes de
crear un nuevo registro aparecerá un mensaje de aviso.
Para poder escribir dentro de un campo debe aparecer resaltado el primer campo con el cursor
dentro parpadeando.
Cada vez que se quiera introducir un nuevo registro se debe repetir la misma operación. En
cuanto se añade un registro nuevo, cambia el número de registros que se muestra en el área de
estado.
Cuando se selecciona un campo para introducir información en él, todos los campos de la
presentación aparecen con un reborde muy fino y el campo en el que se esté escribiendo tendrá
un borde más nítido.
Para pasar de un campo al campo siguiente, hay que pulsar la tecla de tabulación, o hacer clic con
el ratón en el campo que se quiera seleccionar. No se puede pasar a un campo de cálculo ni a un
campo sumario porque la información se introduce en ellos de automáticamente.

7.2 Formas de introducir datos
Hay varias maneras de introducir información en los campos en el modo Visualizar:
- Teclear datos en los campos mediante el teclado.
- Seleccionar un valor predefinido en un menú, lista, botón o cuadro para marcar
- Pegar datos, imágenes o sonidos en los campos desde el Portapapeles o con el menú
Edición |Pegado especial...
- Importar registros de un documento de texto o de otro documento FileMaker Pro.
7.3 Demasiados datos
Si el texto introducido en un campo sobrepasa el tamaño del recuadro que se le ha dado al campo
en la presentación mientras se escriba FileMaker lo irá agrandando:
Pero cuando se pase al siguiente campo, sólo se verá la parte de los datos que permita su tamaño.
Los datos siguen estando almacenados en el campo, pero es necesario seleccionarlo para hacerlos
visibles.
7.4 Duplicar un registro
Al duplicar un registro se crea una copia exacta de él y se añade como un registro nuevo. Esto es
útil cuando se quieren añadir varios registros en los cuales haya muchos campos que contengan
la misma información que el registro en curso. Se duplica el registro en curso y se modifican
después aquellos campos que tengan datos distintos:
Se debe comprobar que el registro que se quiere duplicar está seleccionado en la pantalla
Visualizar, y entonces seleccionar el menú Modo| Duplicar registro.
7.5 Eliminar datos
Se puede borrar un dato de un campo concreto, borrar un solo registro, o borrar todos los
registros. Para borrar los datos de un campo, se seleccionan los datos y se pulsa la tecla de
borrado.
7.5.1. Eliminar un registro
Para borrar un registro, se selecciona el registro en la pantalla Visualizar y se

escoge en el menú Modo | Eliminar registro. Aparece entonces el siguiente
mensaje de advertencia que pide que se confirme si se quiere borrar permanentemente el
registro.
Cuando se borra uno o más registros en FileMaker Pro no hay manera de deshacer el
borrado: los registros han desaparecido para siempre, a no ser que se tenga una copia de
seguridad del archivo.
7.5.2. Eliminar algunos los registros
Para borrar todos los registros, se selecciona en el menú Modo| Eliminar todo. Se
pedirá que se confirme el borrado, y el cuadro de alerta mostrará el número de registros que
se vayan a borrar. Hay que hacer clic en el botón Borrar para borrar los registros.
Cuando se quiere borrar un grupo con unas características concretas primero se debe hacer
una búsqueda. Cuando se tengan los resultados se puede seleccionar Modo|Eliminar
todo, entonces sólo se borrarán los registros que se estén visualizando en ese momento.
8. ORDENACIÓN DE LOS REGISTROS
FileMaker Pro almacena los registros por el mismo orden en el que se hayan introducido. El primer
registro que se introduzca quedará al principio del archivo y cada nuevo registro se irá añadiendo al
final, después de todos los registros ya existentes.
Este orden no sigue ningún criterio, para establecer un criterio de ordenación se utiliza el comando
Ordenar...El criterio para establecer el orden lo puede marcar un solo campo o varios.
Por ejemplo, se pueden clasificar alfabéticamente los registros de Pacientes por apellidos, con
objeto de imprimir un listín telefónico, o se pueden clasificar las visitas por fecha, dentro del
archivo Visitas.
Se pueden clasificar los registros desde los modos Visualizar o Vista Previa. Si se ha
seleccionado un grupo de registros mediante el comando Buscar o el comando Omitir,
FileMaker Pro sólo ordenará los registros de ese grupo.

El procedimiento básico es el siguiente:
1. Se selecciona el menú Modo| Ordenar... Aparecerá el cuadro de diálogo Ordenar

registros:
2. Hay que hacer doble clic en el nombre del campo o campos por cuyos datos se quiere
ordenar, dentro de la lista de campos. Su nombre aparecerá dentro del cuadro Tipo de
Ordenación.
3. El icono que se encuentra junto al nombre dentro de la lista Tipo de Ordenación
muestra que los datos del campo serán clasificados por orden ascendente. Si se quiere
variar el tipo de ordenación se selecciona el que interese en los cuadros de opción de
abajo.
4. Hacer clic en el botón Ordenar.
9. DEFINICIÓN DE RELACIONES
Las relaciones sirven para poder utilizar datos procedentes de otras tablas como si formaran parte de
la tabla en la que se esté trabajando.
Establecer una relación entre dos tablas equivale a establecer una unión entre ellas, para poder hacer
esto se debe dar una condición muy concreta: en las dos tablas tiene que haber un campo que
contenga el mismo dato:
Pacientes Visitas
Apellido, Nombre del paciente

Nombre Fecha de la visita
Dirección Diagnóstico
Teléfono
En el ejemplo del hospital al relacionar la tabla Visitas con la tabla paciente se hace posible ver los
datos personales del paciente desde la tabla Visitas. Para establecer la relación es necesario que dos

campos contengan el mismo dato. En este caso la relación es posible porque hay dos campos que
contienen el nombre del paciente, aunque el nombre del campo sea distinto.
Los campos que permiten la relación tienen que existir en las dos tablas, y tienen que contener el
mismo tipo de datos. En el caso de un campo de tipo cálculo se relaciona con un campo de tipo
numérico o de cálculo.
9.1 Crear una relación
Para crear una relación tienen que existir dos archivos distintos que tengan un campo con datos
comunes.
Una relación se puede establecer desde cualquier Modo seleccionando el menú Archivo|
Definir| Relaciones. Se abrirá esta ventana:
Para crear una nueva relación se debe pulsar el botón Nueva, al hacerlo se abre una ventana en
la que se debe indicar cuál es el archivo con el que se relaciona el archivo actual.
Tras seleccionar el archivo se debe pulsar Abrir.
El programa abrirá el archivo y extraerá los nombres de los campo que contiene el archivo y los
mostrará junto con los del archivo actual en esta ventana:
El primer paso al configurar la relación es darle un nombre a la relación. El programa pone un
nombre por defecto: el archivo con el que se relaciona el archivo actual, pero se puede modificar:
Conviene que sea un nombre que indique qué es lo que se está relacionando.
A continuación se debe indicar cuáles son los dos campos que contienen el mismo dato. Se debe
hacer un clic sobre cada uno de ellos.
También se pueden establecer tres características más a la relación:
Al borrar un registro... : borrará el registro actual y todos los registros con los que esté
relacionado a través de esta relación que se está definiendo. Al borrar los datos de un paciente
(un registro de la tabla pacientes) se borrarán todas las visitas realizadas por ese paciente.
Permitir la creación... : permite crear un nuevo registro en la tabla con la que se está
relacionando sin estar en ese archivo, sino en el actual. Por ejemplo podré introducir los datos de
una nueva visita desde la tabla pacientes.
También se puede especificar que ordene los registros con los que tenga relación. Al seleccionar
esta opción se abrirá la ventana para especificar por qué campo se va a establecer el orden y qué
tipo de orden.

Una vez se haya terminado de especificar las características de la relación se pulsa Aceptar. Se
volverá a la ventana de
Para terminar de crear la relación se debe pulsar Conforme.
La relación ya está definida, para poder ver campos procedentes de la tabla con la que se ha
establecido la relación se usa la herramienta campo. En la ventana especificar campo se debe
hacer clic sobre la flecha que aparece al lado de Archivo actual. Del menú que se despliegue se
debe seleccionar la relación a través de la cual se quiera acceder a campos de otra tabla.
Uno por uno se pueden extraer los campos que interesen. Hasta que no se van visualizando los
campos con la herramienta campo la relación no es visible aunque esté definida.
Existe otra forma de visualizar los campos procedentes de una relación: los portales.
9.2 Relaciones bidireccionales
Cuando se establece una relación se hace desde el archivo actual, el que está abierto con otro
archivo. Esta relación que se establece es unidireccional; esto quiere decir que sólo funciona
desde el archivo desde el archivo actual. Si se abre el archivo con el que se ha relacionado éste
no tendrá definida ninguna relación.

Archivo Actual Archivo B
A Relación establecida desde A
En el punto anterior se ha establecido una relación desde Pacientes con Visitas. Esta relación es
unidireccional ya que es el archivo pacientes el que está relacionado con el archivo visitas,
mientras que visitas no está relacionado con Pacientes. Pacientes puede tomar datos de visitas,
pero visitas no puede tomar ningún dato de pacientes.
Para que una relación sea bidireccional se debe definir desde los dos archivos que forman parte
de la relación.
Archivo A Archivo B
Relación establecida desde A
RELACIÓN BIDIRECCIONAL
Relación establecida desde B
Se debe abrir Pacientes y definir una relación con visitas, después se debe abrir visitas y
establecer una relación con pacientes.
Aunque se cambie el nombre de una relación y se definan dos relaciones desde pacientes con
visitas asignando a cada una distintos nombres la relación seguirá siendo unidireccional.
9.3 Editar una relación
Cuando se quiere modificar una relación se debe volver a la ventana Definir relaciones
para:
Se debe seleccionar la relación que se quiera modificar y pulsar el botón Editar. Se volverá a
abrir la ventana de Editar relación.
9.4 Comprobar el procedimiento de un campo

Si se ha puesto un campo en una presentación y se desea sustituir por otro o comprobar su origen,
se debe hacer doble clic en él desde el modo Presentación. Aparecerá el cuadro de diálogo
Especificar Campo, en el que se puede seleccionar otro campo para sustituir al existente.

9.5 Los portales
Es un objeto de una presentación que al colocar campos relacionados en su interior muestra

registros relacionados de otro archivo de base de datos.
El Portal es otra forma de mostrar los datos procedentes de una relación. La diferencia con
respecto a los campos sueltos el portal permite ver un listado de registros y el campo suelto sólo
muestra un registro.
Esto es útil por ejemplo en la tabla pacientes para saber cuantas visitas ha realizado ese paciente.
Un paciente aparece una sola vez en la tabla pacientes, pero puede aparecer muchas veces en la
tabla visitas; tantas veces como acuda al hospital. Para ver el listado de veces que ha acudido un
paciente al hospital se crea el portal. Si se utilizaran campos sueltos sólo se vería una visita.
Para crear un portal se debe hacer clic sobre la herramienta portal: . El cursor cambiará de
forma al pasar por la zona de trabajo, pinchando con el botón del ratón se debe realizar un
cuadrado del tamaño del que se quiera que sea el portal.
Al terminar de crear el cuadrado y soltar el botón del ratón aparecerá la ventana de configuración
de los portales:
Señalar la relación
En esta ventana se configuran todas las características del portal. Lo primero que se tiene que
hacer es señalar la relación desde la que se van a mostrar los registros del portal. Para
seleccionarla se debe pulsar sobre la flecha que hay a la derecha de <<desconocido>> :

Dentro de esta ventana también se puede señalar si se permite borrar registros desde el portal o
no.
Una vez establecida la procedencia del portal se debe configurar el formato de éste.
El número de filas es indefinido, pero el número de filas visibles si que se puede definir. Para
desplazarse por las filas no visibles; en el caso de que haya más registros coincidentes que filas
en el portal, se utiliza la barra de desplazamiento vertical.
Otra característica de formato es el fondo de cada fila, puede ser en todas iguales; gris, o alternar
gris con otro color. El color y la trama se pueden escoger pulsando sobre los dos botones que
abrirán las paletas de color y trama.
10. BÚSQUEDAS
Una vez que se tienen muchos datos en un archivo, se puede utilizar el modo Buscar de FileMaker
para localizar información concreta o para seleccionar grupos de registros. Cuando se escoge el
modo Buscar, se ve la misma presentación que se esté utilizando en Visualizar.
Es posible trabajar sobre cualquier presentación en el modo Buscar, seleccionándola en el

submenú número de presentación. Una vez seleccionado el modo Buscar la barra de herramientas
tendrá el siguiente aspecto:
E1 icono de libro contiene todas las peticiones de búsqueda que se hayan realizado.
Si se ha realizado más de una petición, al hacer clic en las páginas del libro se pueden
ver las distintas peticiones. El número total de peticiones se muestra debajo del icono
de libro.
Rellenando los campos en blanco se le indica a Filemaker que datos se buscan y en

qué campo. Con los Símbolos se puede detallar la búsqueda.
permite invertir la petición de búsqueda; se pide la búsqueda de todos los

registros excepto de aquellos que satisfagan la petición en curso.
Una vez se han introducido los criterios de búsqueda basta con hacer clic en el botón
.
Una vez realizada la búsqueda FileMaker pasará al modo Visualizar, mostrando sólo
los registros que cumplan los criterios especificados. Estos aparecen en la barra de
herramientas como registros Hallados. Cualquier operación que se haga ahora
(Borrar, imprimir, exportar, etc.) se realizará únicamente sobre este grupo de
registros.
El menú Selec|Buscar Todos permite que aparezcan de nuevo todos los

registros. Si no se vuelven a seleccionar todos los registros al realizar una nueva
búsqueda se llevará a cabo sobre los últimos registros hallados.
10.1 Símbolos
El menú desplegable Símbolos contiene operadores que permiten refinar una petición de
búsqueda para seleccionar intervalos específicos, especificar una coincidencia exacta o buscar
otros tipos específicos de datos.
FileMaker buscará registros que coincidan exactamente
Se establecen dos límites y se busca sólo un dato que esté dentro de ese
rango.
Encuentra todos aquellos registros en los que alguna palabra, cifra,

fecha u hora de ese campo no sea única.
Indica a FileMaker Pro que encuentre todos los registros en los que un
campo contenga la fecha actual (según el calendario interno del
ordenador).
Localiza entradas en campos de fecha o de hora (o en campos

calculados con resultados de fecha u hora) que no estén en los formatos
correctos de fecha u hora.
Permite encontrar caracteres dentro de una secuencia de texto. Si se

teclea el texto dentro de un campo, FileMaker sólo seleccionará
registros en los que ese campo contenga el texto al principio de una
palabra. Usando este símbolo, se indica al programa que busque el texto
siempre que aparezca en el campo y no solamente al principio de un
campo.
10.2 Realizar nuevas búsquedas
A veces no se podrá llevar a cabo una investigación con una única petición de búsqueda. Si se
quiere buscar una serie de pacientes cuyos apellidos sean “López” y “Martínez” se tendrán que
hacer dos búsquedas, una por cada apellido.
Se pueden crear tantas peticiones distintas como se quieran, y buscar después registros
empleando todas las peticiones a la vez. Para crear una petición nueva se selecciona el menú
Modo | Nueva petición .
Si las peticiones son muy similares es mejor escoger el menú Modo | Duplicar petición
y realizar las modificaciones necesarias.

11. CREACIÓN DE DISTINTAS PRESENTACIONES
Desde el modo Presentación se puede crear más de una presentación gráfica para una misma tabla.
Hasta ahora se ha trabajado con la presentación estándar pero se ha nombrado en varias ocasiones
cómo se puede acceder a las distintas presentaciones con el menú que hay encima del libro.
Desde el modo Presentación también se puede pasar de una presentación a otra utilizando el libro de
la barra de estado.
Para crear una nueva presentación se selecciona el menú Modo |Nueva presentación se
abrirá una ventana con diferentes modelos de presentación. Estas presentaciones están pensadas
para el uso habitual de una base de datos.
Como siempre que se crea algún objeto nuevo en Filemaker, el primer paso es asignarle un nombre.
El programa sugiere uno por defecto, “Nº presentación X” pero si se quiere se puede cambiar.
Después de darle un nombre se debe seleccionar el tipo de presentación y pulsar Aceptar. Según el
tipo de presentación se tendrán que seleccionar más opciones o no .

11.1 Estándar
Es la presentación que aparece automáticamente al crear un archivo nuevo. Todos los campos del
archivo están colocados uno encima de otro en una sola columna. En una presentación estándar,
el formulario de la presentación tiene sólo la longitud necesaria para que quepan todos los
campos del archivo.
11.2 Informe en columnas
Esta presentación dispone los campos que se escojan en una línea. Las etiquetas de los campos se
encuentran en la cabecera de forma que el título del campo aparece una sola vez y en el cuerpo cada
registro ocupa una línea. Si se seleccionan demasiados campos estos pasan a ocupar una segunda
línea y así cada registro equivale a dos líneas.
Cuando se selecciona este tipo de presentación y se hace clic en el botón Aceptar, FileMaker Pro
presenta un cuadro de diálogo como éste:

En este cuadro de diálogo se seleccionan los campos que aparecerán en la presentación. No es
necesario seleccionarlos todos.
Para seleccionar un campo se hace un clic sobre él y se pulsa Mover, o simplemente se hace un
doble clic sobre él. Para seleccionar todos los campos en un solo movimiento se pulsa el botón:
Mover todos.
Los campos seleccionados irán apareciendo en el recuadro derecho Orden de campos. El

orden en que aparecen los campos en el cuadro Orden de campos es el mismo que el que
tendrán de izquierda a derecha en la presentación.
Este es el aspecto de la presentación en el modo visualizar:
Al seleccionar Informe en columnas las etiquetas de los campos se colocan automáticamente en

la zona de cabecera, y aparecen como cabeceras de columna en todas las páginas del informe.
Los campos en sí, se encuentran en la zona de cuerpo de la presentación. Los registros aparecerán
uno tras otro, a lo largo de la pantalla o de la página. El pie de esta presentación está en blanco.
Este informe quedaría así al imprimirse:
11.3 Columnas extendidas
Es como un informe en columnas, sólo que no aparece una segunda fila de columnas si se han
seleccionado demasiados campos como para que no tengan cabida dentro de una misma línea.
Los campos se extienden hacia el margen derecho. Con lo que habrá que ajustar manualmente el
tamaño de los campos para que quepan dentro del margen de la presentación.

11.4 Página única
Crea una presentación muy parecida a la estándar, salvo que no tiene cabecera ni pie. Tendrá
automáticamente una página de altura.
Todos los campos del archivo se disponen automáticamente en una sola columna (uno encima de
otro), pero, incluso en el caso de que sólo haya dos campos, el cuerpo del formulario de la
presentación ocupará toda una página de altura.
Este tipo de presentación es de especial utilidad cuando se emplean cartas personalizadas,

facturas, o algún otro documento de página completa.
11.5 Etiquetas
Se utilizan fundamentalmente para etiquetas de correo. Cuando se selecciona este tipo de

presentación y se hace clic en el botón Aceptar aparece esta ventana:
En esta ventana se selecciona el tamaño de las etiquetas en que se va a imprimir. Se puede

escoger el nombre de la etiqueta si esta viene en la lista Usar las medidas de las
etiquetas. O señalar el tamaño personalizado dando el alto, el ancho y el número de
etiquetas por fila.

Tras pulsar Aceptar se abrirá esta ventana:
Aquí se señalan los campos que se desea que aparezcan en cada etiqueta y en qué orden.
Para seleccionar un campo se hace doble clic sobre él, se pueden añadir separadores con los
botones de la ventana.
Cuando se termine de seleccionar los campos se pulsa Aceptar. En el modo presentación

aparecerá una sola etiqueta para modificar el diseño, se puede cambiar el tipo de letra, y
añadirle un diseño como en las demás presentaciones.
El diseño que se aplique a esta etiqueta se le aplicará automáticamente a todas las demás.

11.6 Sobres
Distribuye los campos igual que para una etiqueta, salvo que el tamaño global de la
presentación y la posición de los campos que hay en ella están adaptados a las dimensiones
de un sobre estándar.
Al igual que en las etiquetas se debe especificar qué campos aparecerán y el orden.
11.7 En blanco
Se trata de un formulario completamente en blanco, con unas zonas de cabecera, de pie de
página y de cuerpo, del tamaño adecuado para que quepan en la pantalla. No aparece
ningún campo, así que hay que añadir los campos con la herramienta campo.

11.8 Creación de una carta personalizada
El tipo de presentación más apropiado para una carta personalizado es el de página única ya que
no presenta encabezado y pie de página.
El primer paso es crear una nueva presentación desde el modo Presentación con el menú
Modo|Presentación.
Se escoge el tipo de presentación página única. Se seleccionan todos los campos y etiquetas que
aparezcan y se borran.
Con la herramienta de texto se abre un cuadro que abarque toda la página reservando
un poco de espacio para el margen. En el cuadro de texto se comienza a escribir con normalidad.
Para facilitar el cambio de aspecto del texto se puede utilizar la regla de texto, para hacerla
visible se selecciona el menú Mostrar| Regla de texto.
Para intercalar un campo no se debe utilizar la herramienta campo, ya que funciona como un
elemento a parte del texto. Si se utiliza el campo se montará sobre el texto ocultándolo, además
será muy difícil conseguir que el texto y el campo queden alineados.

Para insertar un campo dentro de un cuadro de texto se debe escoger el menú Edición |
Pegado especial| Campo de fusión. El campo aparecerá con este formato:
<<Nombre del Paciente>>
Al ver la carta desde el modo Visualizar el campo será sustituido por cada dato de los registros.
Los campos se encontrarán en la misma línea que el texto y además si el campo es largo o corto
el texto contiguo se adaptará.
12. IMPRIMIR
Antes de imprimir siempre hay que configurar bien la impresión y comprobar los resultados desde
el modo Vista Previa.
12.1 Configurar impresión
Antes de imprimir hay que especificar el tamaño y la orientación del papel. Éste variará según
sea una carta, listado, sobres, etc. Es conveniente especificar el tamaño del papel y su orientación
antes de diseñar la presentación para adecuarla al tamaño y disposición de la página.
Para configurar las características de la impresión se debe seleccionar el menú Archivo|

Configurar impresora...
En esta ventana se debe señalar la impresora en la que se desea imprimir, todo lo referente a la
impresora está en la parte superior de la ventana. Para especificar más detalladamente las
características de la impresora se pulsa Propiedades.
Todo lo referente al papel, está en la parte inferior de la ventana: Desde aquí se especifica el
tamaño del papel, si se trata de un Din A4 , de un sobre o de etiquetas. Por otro lado también es
el único sitio donde se puede especificar la orientación del papel; horizontal o vertical.
Cuando se haya terminado de configurar todo se pulsa Aceptar.

12.2 Modo vista previa
Otro paso importante antes de imprimir es ver si todo es correcto desde el modo Vista Previa, así
se ahorran impresiones inútiles y mucho tiempo. Es un modo muy cómodo de ir comprobando
los resultados.
Para alejarse o acercarse a la presentación se pueden utilizar las herramientas de zoom in

(acercarse) o zoom out (alejarse), estas herramientas se encuentran en la barra de estado, a la
izquierda de ellas se muestra el porcentaje de acercamiento o alejamiento.
12.3 Impresión básica
Una vez que el aspecto que tiene el informe en la pantalla es el correcto, ya se puede imprimir.
El primer paso es seleccionar el menú Archivo |Imprimir... se abrirá la ventana de

impresión. No se debe pulsar Aceptar hasta no haber supervisado lo que se está ordenando de
forma automática, ya que se pueden imprimir sin querer cientos de registros.
El punto más importante de esta ventana es determinar en el primer menú qué es lo que se va a
imprimir.

Estas son las posibilidades de impresión:
Registros visualizados: si se escoge se imprimirán todos lo registros que en ese

momento se puedan visualizar, si no se ha realizado ninguna
búsqueda se imprimirán todos los registros de la base de
datos, si se ha realizado alguna búsqueda se imprimirán sólo
los hallados.
Registro actual: sólo imprimirá el registro que se vea en el modo Visualizar.
Registro en blanco: imprimirá una presentación en blanco.
Definición de los campos: imprimirá las características de cada campo.
Definición del guión: permite imprimir las definiciones de los guiones creados para el
archivo. Los guiones son acciones automáticas que realiza el
programa.
Después de seleccionar lo que se quiere imprimir se debe señalar el rango de impresión si

se va a imprimir más de una página y después el número de copias.
Una vez señalado todo esto se pulsa el botón Aceptar y al impresión se pondrá en marcha.

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990608 Universidad de Navarra

cti Centro de Tecnología Informática

1.1 ¿Qué es una base de datos?

-Recuperar datos y trabajar con ellos

ENTRADA DE DATOS ALMACENAMIENTO S ALIDA DE DATOS

CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 1

Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas

Registro: Es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la

Tabla: Conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

Base de Datos Tablas Registros Campos

1.1.2. Tipos de campos

1.2 Tipos de base de datos: planas y relacionales

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¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?:

CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 3

1.3 Bases de datos de red

1 En el caso de las bases de datos bibliográficas la capacidad relacional es totalmente

1.4 Utilidad de una base de datos

1.4.1. Introducir datos: las presentaciones

1.4.2. Ordenar datos

El orden se establece en función de los registros de un campo o varios campos.

En los antiguos sistemas de archivo de datos si se quería buscar un conjunto determinado

2. PLANIFICACIÓN DE LA BASE DE DATOS

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LISTA DE CA M POS QUE N ECESITA R É

Pacientes Visitas Médicos

Dirección Fecha Departamento

Teléfono Diagnóstico Di rección

DNI Tratamiento Teléfono

Fecha de nacimiento Médico Salario

CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 7

8 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

3.1 La primera vez

Al iniciar el programa por primera vez se abre automáticamente esta ventana.

3.1.1. Crear un archivo

En el recuadro Nombre de archivo se debe escribir el nombre del nuevo archivo y

CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 9

Se debe buscar el archivo en la unidad en la que se almacenó, seleccionar el archivo y

3.1.3. No volver a usar esta ventana

En la ventana del inicio hay una opción: . Si se selecciona la

Para abrir un archivo existente bastará con escogerlo y pulsar Abrir.

10 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

4. DEFINICIÓN DE LOS CAMPOS

4.1 Dar nombre a un campo

4.3 Crear un segundo campo

12 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

4.4 Tipos de campo

Fecha: almacena fechas.

Hora: almacena horas.

Contenedor: almacena imágenes, películas o sonidos u objetos OLE.

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4.5.1. Modificar el nombre

Tras seleccionar el campo a modificar se cambia el nombre del campo en el recuadro

Las modificaciones se realizan en Nombre

Se pulsa Guardar. De esta forma no se

4.5.2. Modificar el tipo de campo

14 • Introducción a FileMaker Pro Universidad de Navarra • CTI

Al crear un campo de tipo cálculo o sumario o global se abrirá automáticamente la

Sin embargo al crear un campo de tipo texto o numérico o de fecha o de hora o

Las opciones siempre se pueden modificar desde la ventana de Definición de campos

En el siguiente cuadro se encuentran las opciones de introducción automática de valores

CTI • Universidad de Navarra Introducción a FileMaker Pro • 15

Seleccionando la casilla que hay a la izquierda de el se activa esta opción. El