Cuprins

Capitolul I. Logarea in Medallion Capitolul II. Rezervari

Capitolul III. Profile agentii de turism si companii Capitolul IV. Rapoarte

Capitolul V. Modulul Folios

Capitolul VI. Procedura De Night Audit

Capitolul I. Logarea in Medallion

Prima fereastra este The Login Screen. Tastati numele utilizatorului si parola, (acestea sunt create de administrator) inainte de a accesa sistemul. Fereastra de logare in sistem va este afisata alaturat in fig. 1.

Fig. 1 Fereastra de logare in sistem

Apasand tasta Enter sau efectuand un click de mouse, dupa tastarea utilizatorului si parolei, puteti sa va logati in sistem. Programul se deschide in Modulul Plan (Fig 2.) Dupa deschiderea programului verificati data sistemului si data business. Datele ar trebui sa fie aceleasi. Daca aceastea nu sunt aceleasi, verificati daca s-a efectuat inchiderea de zi. NOTA: EFECTUATI ZILNIC PROCEDURA END OF DAY. ACEASTA PROCEDURA VA FI EXPLICATA PE LARG INTR-UN CAPITOL ULTERIOR.
Fig. 2 Room Plan

Fig. 3 Room Plan (detaliu)

Icoanele sunt disponibile in functie de modulul in care lucram. 3. System Date Data sistemului; Arata data curenta, comuna cu cea a computerului. 4. Business Date Data business; Arata data in care se efetueaza tranzactiile, aceasta fiind definita de inchiderea de zi. 5. Folder Tabs Module de navigare. Se selecteaza apasand butonul din stanga al mouse-ului. 6. View Options Functie care deschide moduri diferite de vizualizare a planului camerelor. Se deschide apasand butonul din stanga al mouse-ului. 7. Display Options Utilizatorii pot defini 2 moduri de vizualizare a planului camerelor cu numar diferit de zile sau camera incluse. 8. Status Panel Arata starea diferitelor functii ale sistemului. 9. Tape Chart Plan camere. 10. Room Filters Arata informatii despre tipul camerelor. (ex: camere double, sigle). 11. Room Numbers & Types Arata informatii despre fiecare camera in parte. 12. Occupancy Arata gradul de ocupare al proprietatii. 13. Calendar Arata luna, respectiv anul in Tape Chart. 14. Room Attributes Filtre in functie de atributele camerelor (ex: cu dus, cu cada sau camere pentru fumatori, nefumatori). 15. Time Period Display Fig. 4: Time Display

1. Menu Bar meniul; navigarea se efectueaza apasand butonul din stanga al mouse-ului; 2. Speed Bar meniu de functii rapide; se selecteaza apasand butonul din stanga al mouse-ului.

Sagetile duble (

) ne pozitioneaza cu cate o luna inainte sau in urma, sagetile simple (

)ne

pozitioneaza cu cate o saptamana inainte sau inapoi; ceasul (

16. Cosul

) ne pozitioneaza pe data curenta;

de gunoi Functioneaza similar cu Recycle Bin. Rezervarile sterse, anulate, sau No Show, pot fi regasite aici. De asemenea cu aceasta functie se pot reface rezervarile anulate.

Capitolul II. Rezervari

Crearea unei rezervari 1. Pozitionam mouse-ul pe data de inceput a rezervarii si tragem, mentinand apasat butonul stanga al mouse-ului, pana la data de final a rezervarii. Eliberand butonul mouse-ului, se deschide fereastra de rezervare, ca in fig. 5.

Fig. 5 Crearea unei rezervari

Fig. 6 - Fereastra de rezervare

Dupa introducerea tuturor informatiilor, apasam butonul

al ferestrei.

Fig. 7 Crearea unei rezervare noi

Efectuand click dreapta in dreptul unei rezervari, deschidem meniul optiuni rezervare, conform fig. 8.

Fig. 8. Apasand butonul din dreapta a mouse-ului obtinem urmatoarea lista.

Schimbarea statusului unei camere

Fig. 9. Apasand butonul din dreapta sau stanga al mouse-lui pe zona Room Numbers & Types, conform fig. 3, obtinem urmatoarele:

Fig. 10 - Profile oaspeti si companii

Modulul Profiles contine informatii despre clientii cazati in unitatea hoteliera, despre companii sau despre agentiile de turism colaboratoare. Modulul Folio contine notele de plata ale rezervarii. Cazarea si celelalte servicii sunt postate, fie automat, fie manual pe aceste note de plata. Fiecare rezervare poate avea pana la 6 note de plata asociate, fiecare cu un numar de ordine unic.

Fig. 11. Modulul Folio

Modulul Additional Charges permite incarcarea automata a unor servicii prestabilite. Acestea pot fi postate automat zilnic sau la date prestabilite.
Fig. 12. Modulul Additional Charges

Modulul Change Log arata toate actiunile din timpul crearii rezervarii.

Rezervarile pot fi individuale rezervari facute sub un singur nume, rezervari de familie o colectie de rezervari individuale, care sosesc si pleaca impreuna, rezervari de grup mai multe rezervari care pot sosi sau pleca in perioade diferite de timp, walk-in cazari fara rezervare prealabila in camerele disponibile. In momentul crearii unei rezervari programul Medallion ne ofera posibilitatea de a accesa informatiile colectate in History.

Fereastra rezervarii

Numele clientului Numele companiei (daca e cazul ) Numele agentiei de turism (daca rezervarea este efectuata prin agentie de turism)

Nationalitatea Numarul persoanelor cazate in camera Segmentul de piata (ex: turist etc.) Source of business (companie, ag. de turism) Limita creditului

Numarul rezervarii Data cazarii si data plecarii Statusul rezervarii

Numarul camerei Tipul camerei Data sosirii Data plecarii Note speciale pentru plecare sau sosire

Selectarea tipului de pensiune dorit (ex: mic dejun) Selectarea tarifului dorit Pachete de servicii Servicii speciale (ex: flori in camera)

Tariful camerei Tariful pensiunii (dupa caz) Tarif extraservicii Total tarif pe noapte

Alocarea unei rezervari

Fig. 13. Alocarea unei rezervari

Apasand butonul obtinem lista tuturor camerelor disponibile din perioada in care este facuta rezervarea (Fig. 14). Alegem un tip de camera si un numar, in functie de cerinte, apoi efectuam modificarea apasand OK.

Fig. 14.

Rezervari individuale

- Alocarea unei camere

- Folio Deschide modulul Folio

- Istoric clienti

Move (se efectua schimbarea tipului de camera, a numarului camerei si a perioadei rezervarii)

Imprimarea unei confirmari

Atasarea unei companii sau a unei agentii de turism de o rezervare

Fig. 15 - Atasarea unei agentii de turism de o rezervare (atasarea unei companii)

Rezervari de grup Rezervarile de grup se efectueaza din modulul Groups.

Fig. 16 Modulul Groups

Apasand butonul New Group (

), de deschide fereastra rezervarii de grup din fig. 17.

Fig. 17 Rezervare de grup

Cazarea unei rezervari (Check -in) Cazarea se efectueaza de la butonul check in ( ) din rezervare.

Fig. 18 Check in-ul

Check-out-ul
Fig. 19. Check-out-ul

Capitolul III. Profile agentii de turism si companii

Crearea profilului unei agentii de turism Profilul unei agentii de turism se creeaza efectuand un click pe butonul
Fig. 20. New Travel Agent

din modulul Travel Agent.

Crearea profilului unei companii Profilul unei companii se creeaza efectuand un click pe butonul selectand Modulul Company, similar cu modulul Travel Agent. din modulul Profile,

Capitolul IV. Rapoarte

Fig. 21. Modul Reports

NOTA: MODULUL REPORTS ESTE STRUCTURAT IN RAPOARTE ZILNICE (Daily Payment Detail, Arrival List) , RAPOARTE LUNARE (Monthly Payment Summary), STATISTICI (Occupancy Statistics Report).

Capitolul V. Modulul Folios

Exista diverse metode pentru a accesa modulul Folios: Click pe icoana Folios din modulul Room Plan; Din fiecare categorie de rezervare: Individuala, De Familie, Client si Walk-In; Dintr-o rezervare afisata pe Plan sau in Tabelul de Rezervari (Rezervation Table). Modulul Folios ofera accesul asupra notelor de plata asociate unei rezervari.Toate serviciile sunt postate (incarcate) pe notele de plata, fie automat ca urmare a procedurii de Inchidere de Zi ori prin intermediul interfetelor, fie manual, la cerere. Fiecare rezervare poate avea asociate pana la sase note de plata.

Navigare si Operatiuni

In Modulul Folio, multiple operatiuni specifice sunt disponibile utilizatorului. Tabelul de mai jos ne prezinta imaginea icoanelor si o scurta definire a operatiunilor aferente acestora:
Fig. 22.

Icoane din Modulul Folios Imagine Cautare Client Cautare Master De Grup Cautare House Account Cautare nota conform numarului Creare House Account nou Deschide si afiseaza doua note de plata fata in fata; actioneaza schimband succesiv deschis/inchis. Tipareste nota de plata Reimprospateaza pagina; reafiseaza datele in pagina. Definitie

Navigarea se efectuaza utilizand tasta Tab pentru mutarea de pe un camp pe altul, ca in orice pagina a sistemului Medallion.

Functiile de cautare in Folios Deschizand Modulul Folios pentru prima data, acesta afiseaza o nota care nu contine nici o informatie. Din aceasta pagina puteti vizualiza o nota introducand numarul de camera in primul camp de cautare sau utilizand icoanele disponibile in acest modul, dupa cum urmeaza:
Fig. 23. Modulul Folios Introduceti numarul camerei

Totodata, puteti cauta conform diferitelor categorii prezentate mai jos: Client Master de Grup House Account Numarul Notei

Utilizarea functiilor de cautare pentru aceste categorii se poate realiza prin mai multe metode, dupa cum urmeaza:
1. Meniul

Folio

Meniul Folio
2. Imaginea

urmatoare prezinta pagina si functiile de cautare disponibile in momentul in care Modulul Folio se deschide pentru prima data:
Fig. 24. Modulul Folio - cautare

NOTA: DUPA UTILIZAREA FUNCTIILOR DE CAUTARE SI DESCHIDEREA UNEI NOTE, MODULUL FOLIOS SE VA DESCHIDE PREZENTAND ULTIMA PAGINA VIZUALIZATA.

Incarcarea serviciilor pe nota de plata Serviciile sunt postate (incarcate) pe notele de plata, fie automat ca urmare a procedurii de Inchidere de Zi ori prin intermediul interfetelor, fie manual. Incarcarea manuala a serviciilor pe nota se poate realiza fie din modulul Folios, fie direct din pagina de rezervare, asa cum este prezentat in imaginea urmatoare:

Fig. 25. Pagina folios a unei rezervari - Incarcarea unui serviciu pe nota de plata

Pt clientii care doresc sa achite anticipat serviciile de cazare, dupa ceck-in, se foloseste functia Posting Adjustment - care incarca pe nota clientului, planul tarifar corespunzator pana la data incheierii sejurului. Aceasta functie poate fi folosita numai din pagina folios a unei rezervari, nefiind disponibila in modulul Folios.

Fig. 26. Pagina folios a unei rezervari Postare in avans

Efectuarea platilor Asemenea incarcarii serviciilor, efectuarea platilor se poate efectua fie din modulul Folios, fie direct din pagina folios a unei rezervari:

Fig. 27. Efectuarea platilor - Efectuare plata tip virament

Gruparea si transferul serviciilor In vederea emiterii notei de plata si a facturii fiscale, la cerinta clientului, serviciile se pot grupa, a.i. pe nota sa apara o singura linie de servicii (fig. 28), se pot transfera pe note separate ale aceluiasi client (fig. 29), pe nota unui client cazat in alta camera (fig. 30), sau pe un House Account (fig. 31).

Fig. 28. Pagina folios a unei rezervari Grupare servicii

Fig. 29. Pagina folios a unei rezervari Transfer servicii

Fig. 30. Pagina folios a unei rezervari Transfer servicii intre doua camere (clienti diferiti)

Fig. 31. Modulul Folio Transfer Client

House Account

NOTA: TRANSFERUL SERVICIILOR INTRE NOTELE DE PLATA ALE ACELUIASI CLIENT SE POATE EFECTUA ATAT DIN MODULUL FOLIOS CAT SI DIN PAGINA FOLIOS A REZERVARII. TRANSFERUL SERVICIILOR INTRE DOUA CAMERE, CLIENTI DIFERITI SAU HOUSE ACCOUNTURI SE REALIZEAZA NUMAI DIN MODULUL FOLIOS. TRANSFERUL SE POATE REALIZA PROCENTUAL, CANTITATIV SAU VALORIC.

Capitolul VI. Procedura De Night Audit Inchiderea de zi se face de pe statia din receptie. Procedura de Night Audit se efectueaza de pe o singura statie de lucru, celelalte statii se vor scoate din aplicatie. Se verifica House Accounturile Lost Calls, Telefoane Receptie, Telefoane Sala Conferinta balanta acestora trebuie sa fie zero la sfarsitul zilei. 1. Din modulul Reports/Cashier Reports/Daily Reports se vor lista urmatoarele rapoarte: 1.Cash List (Verificarea numerarului, se face monetarul). 2.Daily Payment Summary Report ( Verificarea platilor, se noteaza cursul EUR si USD pentru ziua respectiva). Din modulul Reports/Front Office Report: 3.Arrangement se verifica tarifele camerelor. 4. Se verifica Arrival Report, Departs Report pentru ziua care se inchide. Se intra in program cu ID Password 2. Din meniul Management se executa functiile: 1.Database Backup 2.Room Posting Se incarca pe fiecare camera cazarea din noaptea respectiva. 3.End of Day Se verifica daca exista inregistrari in cele trei ferestre care vor fi afisate: Not Allocated Daca au ramas rezervari nealocate pentru ziua respectiva vor fi afisate in aceasta fereastra; pot fi alocate camere sau se modifica sejurul. Not CheckedIn daca au ramas rezervari alocate pentru ziua in curs vor fi afisate si se pot modifica dupa caz: se trec in No show, se modifica sejurul sau se face Check-In. Not Checked-Out Daca nu s-au executat toate plecarile pentru ziua respectiva vor fi afisate in aceasta fereastra din care se poate modifica sejurul sau se poate face Check-Out, dupa caz. Dupa terminarea procedurii End of Day se apasa butonul EXIT! NICIODATA nu se executa procedura End of Day de doua ori!!! 3. Se vor lista pentru ziua anterioara din Report/Management Report/Daily Report rapoartele: 1.eDaily Management 2. sDaily Hotel Activity din Report/Cashier Report/Daily Reports rapoartele: 2.eDaily Payment Summary 3.eDaily Revenue Summary Night NA

1 2 3

Se listeaza pentru restaurant raportul de Mic Dejun din modulul Reports/Front Office Reports Guest in House pt ziua curenta!!! Se vor scoate raportele sosirilor/plecarilor de a doua zi pentru receptie si raportul Arrival/Stopover/Departure pentru house keeping. Se schimba cursul valutar daca este cazul.

Fig. 32. Procedura de inchidere de zi; Pasul 1. Database backup, Pasul 2. Room Posting (postarea automata a cazarii pe fiecare camera, Pasul 3. Inchiderea de zi)