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análisis del flujo de los materiales en una empresa constr

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An\u00e1lisis del flujo de los materiales en una empresa constructora
Indice

1. Introducci\u00f3n
2. Administraci\u00f3n de Materiales.
3. Compras \u2013 Finanzas.
4. Almac\u00e9n \u2013 Producci\u00f3n.

5. An\u00e1lisis del Flujo de los Materiales en una Empresa Constructora.
6. Bibliograf\u00eda
1. Introducci\u00f3n

Durante los \u00faltimos a\u00f1os han tenido lugar cambios importantes en la econom\u00eda nacional, como los
apoyos y est\u00edmulos por parte del gobierno para impulsar los peque\u00f1os negocios del pa\u00eds; que aunado a
reformas comerciales y modernizaci\u00f3n de los sistemas administrativos en las empresas, han conducido
a una nueva cultura empresarial que abre el campo de acci\u00f3n hacia los nuevos emprendedores con
ideas frescas e iniciativa para constituir micro, peque\u00f1as y medianas empresas de variados giros.
Pesqueros, ganaderos y agricultores son los empresarios que han obtenido mayores beneficios por los
est\u00edmulos fiscales y facilidades administrativas, por tanto, el crecimiento ha sido mayor en estas \u00e1reas
en comparaci\u00f3n con otras.
Uno de los giros de menor crecimiento, pero de mucha importancia son las peque\u00f1as empresas
dedicadas a la construcci\u00f3n, pues aunque su crecimiento no ha sido muy destacado, su importancia
radica en el volumen de operaciones que en estas empresas se realizan y el capital que en ellas se

maneja.

Dado el volumen de operaciones que se manejan tanto administrativas como financieras en una
empresa constructora, deben realizarse cuidadosamente todas y cada una de ellas, sobre todo en las
que se encuentren involucrados los fondos, o bien los activos de la empresa, se hace necesario el
dise\u00f1o de un buen sistema de control interno.
Es por ello que mi inter\u00e9s en el desarrollo de este trabajo radica en el estudio de estas empresas
constructoras y espec\u00edficamente en el control de los materiales que son la esencia de su giro.
La administraci\u00f3n de los materiales cuida no solo el correcto flujo de los materiales dentro de la
empresa, sino que vigila tambi\u00e9n la funci\u00f3n de compras, desde el proceso de adquisici\u00f3n hasta su
correcta utilizaci\u00f3n en el \u00e1rea de producci\u00f3n.
En este trabajo se hace mucho incapi\u00e9 en el an\u00e1lisis del flujo de los materiales de la empresa
constructora puesto que \u00e9ste permite como su nombre lo indica visualizar la trayectoria correcta o el
posible desv\u00edo en el uso de los materiales.
El presente trabajo es un esfuerzo por tratar de establecer los lineamientos que deben observarse en el
manejo de los materiales dentro de una empresa dedicada a la construcci\u00f3n.
El objetivo que se pretende es remarcar la importancia que tiene un buen sistema de administraci\u00f3n en
una empresa de este tipo; de estudiar los problemas que se tienen cuando el flujo de materiales no es
eficiente, as\u00ed como las ventajas y beneficios cuando es bien aplicado dicho sistema, y el modo de
operaci\u00f3n de los departamentos involucrados con la adquisici\u00f3n y el manejo de los materiales; adem\u00e1s
de servir de apoyo para consulta para la comunidad estudiantil sobre conocimientos acerca del tema.
A continuaci\u00f3n realizo una breve descripci\u00f3n por cap\u00edtulo en los que pretendo hablar del aspecto m\u00e1s
general en el ramo de los materiales para las empresas constructoras hasta el apartado m\u00e1s espec\u00edfico

objeto de mi estudio.

La funci\u00f3n de vigilar el correcto desempe\u00f1o de los departamentos involucrados en el manejo de los
materiales es responsabilidad de la administraci\u00f3n de materiales.
La administraci\u00f3n de materiales mediante sus funciones y la supervisi\u00f3n de las funciones de los
departamentos permite conocer la existencia en el almac\u00e9n y el punto en que se debe ordenar m\u00e1s; los
materiales que han sido ordenados y su fecha de recepci\u00f3n, as\u00ed como el importe de los materiales y
fecha de liquidaci\u00f3n de los mismos.
En el segundo cap\u00edtulo se estudian las funciones del departamento de Compras, los objetivos trazados,
las responsabilidades del departamento, la elaboraci\u00f3n de la orden de compra as\u00ed como los efectos de
una buena compra en la elecci\u00f3n de los proveedores adecuados, actuando con inteligencia y con base
en criterios s\u00f3lidos y objetivos, de manera que permitan optimizar los recursos de la empresa.
Es este cap\u00edtulo tambi\u00e9n se explica la funci\u00f3n del departamento de Finanzas dentro de la organizaci\u00f3n,
las responsabilidades y obligaciones, la coordinaci\u00f3n que debe existir con los departamentos de
Compras, Almac\u00e9n y Producci\u00f3n.

El responsable de salvaguardar los art\u00edculos que han sido comprados y que posteriormente ser\u00e1n
utilizados por el departamento de producci\u00f3n, es el Almac\u00e9n, que en todo momento debe operar
apeg\u00e1ndose a los principios del departamento, con el fin de evitar extrav\u00edos, robos o deterioros de los
materiales, retrasos en la producci\u00f3n, o rezagos de informaci\u00f3n.
Para poder realizar la funci\u00f3n de producci\u00f3n -que se presenta en el cap\u00edtulo tres-, es necesario el
esfuerzo conjunto de todos los departamentos, utilizando los materiales que fueron comprados, siendo
responsable de su correcta utilizaci\u00f3n en el proceso productivo.
El cap\u00edtulo cuatro referente al an\u00e1lisis del flujo de los materiales es una breve rese\u00f1a de la ruta a seguir
para los materiales dentro de la empresa, se\u00f1alando las obligaciones y responsabilidades de cada una
de las fases que componen este ciclo, adem\u00e1s de representaciones que muestran el recorrido en forma

gr\u00e1fica.
2. Administraci\u00f3n de Materiales.
Conceptos.
Vivimos tiempos emocionantes para quienes tienen que ver con la administraci\u00f3n efectiva y eficiente de
las funciones de compras de materiales. Pero \u00bfqu\u00e9 es la administraci\u00f3n de materiales? Algunos la
definen como:

\u201cEl control de materiales es un sistema que permite conocer de manera exacta el lugar en donde se
encuentran los materiales y la cantidad que hay en existencia, para determinar el punto en que se
necesita comprar m\u00e1s\u201d.1
Michiel Leenders y Harold E. Fearon, en su libro \u201cAdministraci\u00f3n de compras y materiales\u201d nos dice:
\u201cOtra forma de contemplar la administraci\u00f3n de materiales es la indicaci\u00f3n de sus actividades m\u00e1s

importantes:

1. Anticipaci\u00f3n de los requerimientos de materiales.
2. Origen y obtenci\u00f3n de los materiales.
3. Introducci\u00f3n de los materiales dentro de la organizaci\u00f3n.
4. Seguimiento del estado de los materiales como un activo actual.2

Ahora bien, partiendo de estos conceptos podemos definir a la administraci\u00f3n de materiales como la
herramienta indispensable que nos permite controlar el flujo de materiales desde su recepci\u00f3n hasta su
aplicaci\u00f3n, con el fin principal de conocer las unidades en existencia del material y evitar malos manejos
o aplicaciones indebidas.

Objetivos de la Administraci\u00f3n de Materiales.
Los objetivos pueden enumerarse de la siguiente manera:

1. Los departamentos de operaci\u00f3n que realizan las compras en forma centralizada no deben
comprometer los fondos de la empresa en la compra de materiales, sin la debida
autorizaci\u00f3n para hacerlo.

2. No deben aceptarse los materiales que no han sido pedidos o que no est\u00e1n de acuerdo con
las especificaciones.

3. Los materiales no deben aceptarse a menos que se halla llegado a un acuerdo con el
vendedor en el caso de que se hayan recibido materiales da\u00f1ados o en cantidades inferiores
a las solicitadas.

4. Debe tenerse la seguridad de que los materiales se han recibido y que se han cargado los

precios adecuados en todos los gastos incurridos.
5. Debe haber un control f\u00edsico adecuado sobre el almacenamiento de las existencias.
6. Se debe ejercer un adecuado control de costos sobre las cantidades de materiales y

suministros utilizados por el personal de operaci\u00f3n.

7. Debe haber un equilibrio adecuado entre la inversi\u00f3n en pesos en inventarios y los costos
incurridos en la adquisici\u00f3n, utilizaci\u00f3n y almacenamiento de materiales as\u00ed como de las
p\u00e9rdidas causadas por las interrupciones en la producci\u00f3n o las ventas perdidas debido a la
falta de existencias.

1 Cfr. Anzola Rojas S\u00e9rvulo, Administraci\u00f3n de peque\u00f1as empresas, 1\u00aa Ed., Edit. Mc Graw Hill, p\u00e1g. 185.
2 Cfr. Leenders Michiel, E. Fearon Harold, B. England Wilbur, Administraci\u00f3n de compras y materiales,
2\u00aa. Ed., 1\u00aa Reimpresi\u00f3n, Edit. CECSA, p\u00e1g. 4.

A fin de mantener un control sistem\u00e1tico sobre los materiales, muchas compa\u00f1\u00edas usan una rutina para
coordinar las diferentes fases del ciclo de materiales y asignar las responsabilidades de control de
materiales a las diferentes funciones que ello implica .
Debido a las diferencias en las estructuras de organizaci\u00f3n, las responsabilidades por el control de
materiales var\u00edan de una compa\u00f1\u00eda a otra. En muchas empresas, la responsabilidad por las diferentes
fases de control de materiales se asigna a las siguientes funciones: 1. Compras, 2. Recepci\u00f3n e
inspecci\u00f3n, 3. Almacenes, 4. Planeaci\u00f3n de materiales.3

Funciones que se Incluyen en la Administraci\u00f3n de Materiales.
\u2022

Planeaci\u00f3n y control del abastecimiento de materiales. Esto es la planeaci\u00f3n agregada de
los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de
producci\u00f3n total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben
comprarse. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el plan
de producci\u00f3n debe ajustarse.

\u2022

Programaci\u00f3n de la producci\u00f3n. El manejo de la programaci\u00f3n de la producci\u00f3n juega un papel importante en el establecimiento del programa total de producci\u00f3n. Al trabajar con la informaci\u00f3n sobre los insumos, el departamento de control de producci\u00f3n (o ingenier\u00eda) desarrolla los programas de tiempo y cantidades (avances).

\u2022

Recepci\u00f3n. El departamento de recepci\u00f3n, tiene la responsabilidad del manejo f\u00edsico de los embarques que ingresan, de su identificaci\u00f3n, as\u00ed como de la verificaci\u00f3n de las cantidades, la preparaci\u00f3n de los informes y de la ruta del material hasta el lugar de utilizaci\u00f3n o de

almacenamiento.
\u2022

Investigaci\u00f3n sobre materiales y compras. Esta funci\u00f3n se refiere a la recopilaci\u00f3n,
clasificaci\u00f3n y an\u00e1lisis de los datos necesarios para encontrar materiales alternativos;
predecir el abastecimiento, la demanda y el precio de los principales art\u00edculos comprados; el
an\u00e1lisis de los costos del vendedor y sus capacidades; as\u00ed como dise\u00f1ar nuevos y m\u00e1s
eficientes m\u00e9todos para el procesamiento del trabajo de oficina necesario para operar el
sistema de abastecimiento de materiales.

\u2022

Almac\u00e9n. Esta funci\u00f3n controla f\u00edsicamente y mantiene todos los art\u00edculos inventariados. Se deben establecer resguardos f\u00edsicos adecuados para proteger los art \u00edculos de alg\u00fan da\u00f1o, desuso innecesario debido a procedimientos de rotaci\u00f3n de inventarios defectuosos y a robos. Los registros se deben mantener, lo cual facilita la localizaci\u00f3n inmediata de los art\u00edculos.

\u2022

Compras. El departamento de compras tiene la responsabilidad de comprar las clases y
cantidades de materiales autorizados por las requisiciones fijadas por el programa de
producci\u00f3n, por el almac\u00e9n, ingenier\u00eda o cualquier otro departamento que requiera
materiales. Cuando el departamento de compras tiene el derecho y el deber de asesorar,
preguntar y aun desafiar a otros departamentos en materia de especificaci\u00f3n de materiales y
en su selecci\u00f3n, se agrega un valor din\u00e1mico a la operaci\u00f3n de la funci\u00f3n de compras y a la

empresa.
Las actividades b\u00e1sicas de compra se pueden agrupar en la forma siguiente:

1. Comprobar las especificaciones de los materiales que figuran en las requisiciones
en un esfuerzo por estandarizarlas en lo posible y comprar los materiales, los cuales
deben tener el mejor valor posible para los objetivos que se intentan.

2. Seleccionar las mejores fuentes de abastecimiento disponibles, negociar los
t\u00e9rminos de compra, incluyendo el env\u00edo y el desempe\u00f1o de los proveedores y
preparar las \u00f3rdenes de compra adecuadas.

3. Dar seguimiento para asegurar el env\u00edo puntual y la recepci\u00f3n en la cantidad y
calidad adecuadas.

4. Actuar con inteligencia en el mercado, buscando constantemente proveedores
nuevos y m\u00e1s efectivos y materiales y productos nuevos con el objetivo de reducir
los costos o de mejorar el producto de la empresa.

5. Supervisi\u00f3n o conducci\u00f3n de todos los contactos entre los proveedores y los departamentos de la empresa sobre todos los planes que se relacionan con la compra de materiales.

3 Cfr. Morton Backer, Jacobsen Lyle, Ram\u00edrez Padilla David Noel, Contabilidad de costos un enfoque
administrativo para la toma de decisiones, 2\u00aa Ed., Edit. Mc Graw Hill, p\u00e1g.76, 77.

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