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control administrativo

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control administrativo
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AD M I N I S T R A C I \u00d3 N
Control
Control
Control es la funci\u00f3n administrativa que consiste en medir y corregir el desempe\u00f1o de los subordinados para
asegurar que los objetivos de la empresa sean alcanzados.
El t\u00e9rmino control se utiliza frecuentemente con las siguientes variantes:
\u2022
Funci\u00f3n restrictiva y coercitiva. Utilizado para evitar ciertos desv\u00edos indeseables o

comportamientos no aceptados. En este sentido, el control tiene car\u00e1cter negativo y limitante y muchas veces se interpreta como coerci\u00f3n, delimitaci\u00f3n, inhibici\u00f3n y manipulaci\u00f3n. Es el denominado control social aplicado en la sociedad y en las organizaciones para inhibir el individualismo y la libertad personal.

\u2022
Sistema autom\u00e1tico de regulaci\u00f3n. Utilizado para mantener cierto grado constante de flujo de modo

autom\u00e1tico, o el funcionamiento de un sistema. Es el caso del proceso de control autom\u00e1tico en las refiner\u00edas de petr\u00f3leo y las industrias qu\u00edmicas de procesamiento continuo y autom\u00e1tico. El mecanismo de control detecta posibles desv\u00edos o irregularidades y proporciona, autom\u00e1ticamente, la regulaci\u00f3n necesaria para volver a la normalidad. Cuando algo est\u00e1 bajo control, significa que est\u00e1 dentro de lo normal.

\u2022
Funci\u00f3n administrativa. Forma parte del proceso administrativo, junto con la planeaci\u00f3n, la
organizaci\u00f3n y la direcci\u00f3n.
Objetivos
tarea principal del control es verificar que todo se haga conforme fue planeado y organizado, de acuerdo con
las \u00f3rdenes dadas, para identificar los errores o desv\u00edos con el fin de corregirlos y evitar su repetici\u00f3n.
En el proceso administrativo, podemos utilizar la herramienta de control con los siguientes objetivos:
\u2022
Estandarizar el desempe\u00f1o mediante inspecciones, supervisiones, procedimientos escritos o
programas de producci\u00f3n.
\u2022
Proteger los bienes organizacionales contra desperdicios, robos o mala utilizaci\u00f3n, mediante la
exigencia de registros escritos, procedimientos de auditoria y divisi\u00f3n de responsabilidades.
\u2022
Estandarizar la calidad de productos o servicios ofrecidos por la empresa, mediante entrenamiento de
personal, inspecciones, control estad\u00edstico de calidad y sistemas de incentivos.
\u2022

Limitar la cantidad de autoridad ejercida por las diversas posiciones o por los niveles organizacionales, mediante descripciones de cargos, directrices y pol\u00edticas, normas y reglamentos y sistemas de auditoria.

\u2022

Medir y dirigir el desempe\u00f1o de los empleados mediante sistemas de evaluaci\u00f3n de desempe\u00f1o del personal, supervisi\u00f3n directa, vigilancia y registros, incluida la informaci\u00f3n sobre producci\u00f3n por empleado o sobre p\u00e9rdidas por desperdicio por empleado.

\u2022

Alcanzar los objetivos de la empresa mediante la articulaci\u00f3n de \u00e9stos en la planeaci\u00f3n, puesto que ayudan a definir el prop\u00f3sito apropiado y la direcci\u00f3n del comportamiento de los individuos para conseguir los resultados deseados.

Esto demuestra que el control asume varias formas y contenidos que representan caracter\u00edsticas diferentes en
cada organizaci\u00f3n o en cada \u00e1rea de la organizaci\u00f3n o incluso en cada nivel jer\u00e1rquico.
Finalidad

La finalidad del control es garantizar que los resultados de lo que se plane\u00f3, organiz\u00f3 y distribuy\u00f3 se ajusten lo m\u00e1ximo posible a los objetivos preestablecidos, tarea de la que deben estar muy pendientes los ejecutivos que se encargaron de la planeaci\u00f3n y organizaci\u00f3n. La esencia del control radica en la verificaci\u00f3n de si la actividad controlada est\u00e1 alcanzando o no los objetivos o resultados deseados.

El control es un proceso que gu\u00eda la actividad ejecutada para alcanzar un fin determinado de antemano.
Como proceso, el control presenta fases que deben tomarse en cuenta en todo momento. Los puntos
estrictamente necesarios en cualquier sistema de control son:
\u2022
Un objetivo, un fin predeterminado, un plan, una l\u00ednea de acci\u00f3n, un est\u00e1ndar, una norma, una regla
decisoria, un criterio, una unidad de medida.
\u2022
Un medio para medir la actividad desarrollada.
\u2022
Un procedimiento para comparar tal actividad con el criterio fijado.
\u2022
Alg\u00fan mecanismo que corrija la actividad en curso, para alcanzar los resultados deseados.

La aplicaci\u00f3n de estos conceptos generales y abstractos a situaciones concretas y pr\u00e1cticas depender\u00e1 de cada gerente. Los elementos mencionados siempre deben estar incluidos en cualquier sistema de control, sea en el control de calidad, presupuestario, de producci\u00f3n, de inventario, de personal, etc.

Fases
El control es un proceso c\u00edclico, compuesto de cuatro fases:

I. Establecimiento de est\u00e1ndares y criterios.
II. Observaci\u00f3n del desempe\u00f1o.
III. Comparaci\u00f3n del desempe\u00f1o con el est\u00e1ndar establecido.
IV. Acci\u00f3n para corregir el desv\u00edo entre el desempe\u00f1o real y el desempe\u00f1o esperado.

I. Establecimiento de est\u00e1ndares y criterios
Los est\u00e1ndares representan el desempe\u00f1o deseado; los criterios representan las normas que gu\u00edan las
decisiones. Proporcionan medios para establecer lo que debe hacerse y qu\u00e9 desempe\u00f1o o resultado debe
Salvador Alejandro Arellano Gutierrez
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aceptarse como normal o deseable. Constituyen los objetivos que el control deber\u00e1 garantizar o mantener. La funci\u00f3n m\u00e1s importante del control es determinar cu\u00e1les deber\u00edan ser los resultados o, por lo menos, qu\u00e9 esperar de determinada acci\u00f3n. Los est\u00e1ndares o normas proporcionan un m\u00e9todo para establecer qu\u00e9 debe hacerse. Los est\u00e1ndares pueden expresarse en tiempo, dinero, calidad, unidades f\u00edsicas, costos o \u00edndices. La administraci\u00f3n cient\u00edfica se preocup\u00f3 por desarrollar t\u00e9cnicas que proporcionan buenos est\u00e1ndares, como el tiempo est\u00e1ndar en el estudio de tiempos y movimientos.

Entre los ejemplos de est\u00e1ndares o criterios podemos mencionar el costo est\u00e1ndar, los est\u00e1ndares de calidad y
los est\u00e1ndares de volumen de producci\u00f3n.

El proceso de control se lleva a cabo para ajustar las operaciones a determinados est\u00e1ndares establecidos de antemano; funciona de acuerdo con la informaci\u00f3n que recibe. Esta informaci\u00f3n permite emprender acciones correctivas oportunas, que son la base del control. En consecuencia el control debe definirse de acuerdo con los resultados que se pretende obtener con base en los objetivos, planes, pol\u00edticas, organigramas, procedimientos. El control implica una comparaci\u00f3n con est\u00e1ndares establecidos previamente para poner en marcha la acci\u00f3n correctiva cuando se presenta un desv\u00edo inaceptable. Esta acci\u00f3n puede incluir el ejercicio de la autoridad y de la direcci\u00f3n, aunque no necesariamente en todos los casos. Tambi\u00e9n pueden revisarse y modificarse los est\u00e1ndares fijados (si no fueron establecidos de manera apropiada) para adaptarlos a la realidad de los hechos a las posibilidades de la empresa.

Naturaleza variada de los est\u00e1ndares de control
\u2022
Est\u00e1ndares \u00e9ticos: est\u00e1ndares de comportamiento esperados del personal y de la direcci\u00f3n.
\u2022
Est\u00e1ndares de programaci\u00f3n: datos esperados al t\u00e9rmino de las actividades.
\u2022
Est\u00e1ndares de desempe\u00f1o t\u00e9cnico: niveles deseados de desempe\u00f1o.
\u2022
Costos est\u00e1ndar: costos normativos en que se incurre durante las fases de operaci\u00f3n.
\u2022
Indicadores financieros: \u00edndices que se\u00f1alan relaciones entre elementos o actividades y recursos
financieros aplicados (como rotaci\u00f3n de inventarios).
\u2022
Presupuestos: esquemas de planeaci\u00f3n que contienen est\u00e1ndares aprobados para el control (como
presupuestos de caja o previsi\u00f3n de gastos).
\u2022
Retorno sobre la inversi\u00f3n: control para evaluar el desempe\u00f1o de aplicaciones financieras.
\u2022
Criterios mixtos: est\u00e1ndares empleados para evaluar el desempe\u00f1o de la empresa a largo plazo, como:
\u2022
Filosof\u00eda y calidad de la gerencia
\u2022
Posici\u00f3n en el mercado
\u2022
Imagen de la empresa
\u2022
Viabilidad de la empresa
\u2022
Moral de la empresa
\u2022
Relaciones con los clientes y el p\u00fablico
\u2022
Entrenamiento y desarrollo del personal
\u2022
Innovaci\u00f3n e investigaci\u00f3n
\u2022
Conservaci\u00f3n del patrimonio
Salvador Alejandro Arellano Gutierrez
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