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O Conceito e a Pratica de Gestao de Docs

O Conceito e a Pratica de Gestao de Docs

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O Conceito e a Pr\u00e1tica de Gest\u00e3o de Documentos
Jos\u00e9 Maria Jardim

Desde o desenvolvimento da arquivologia como disciplina, a partir da segunda metade do s\u00e9culo XIX, talvez nada a tenha revolucionado tanto quanto concep\u00e7\u00e3o te\u00f3rica e os desdobramentos pr\u00e1ticos da gest\u00e3o ou a administra\u00e7\u00e3o de documentos estabelecidos ap\u00f3s a Segunda Guerra Mundial. Para alguns, trata-se de um conceito emergente, alvo de controv\u00e9rsias e ainda restrito, como experi\u00eancia, a poucos pa\u00edses.

Segundo o historiador norte americano Lawrence Burnet, a gest\u00e3o de documentos \u00e9 uma opera\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica "o processo de reduzir seletivamente a propor\u00e7\u00f5es manipul\u00e1veis a massa de documentos, que \u00e9 caracter\u00edstica da civiliza\u00e7\u00e3o moderna, de forma a conservar permanentemente os que t\u00eam um valor cultural futuro sem menosprezar a integridade substantiva da massa documental para efeitos de pesquisa".

Por outro lado, alguns concebem a gest\u00e3o de documentos como a aplica\u00e7\u00e3o da administra\u00e7\u00e3o cient\u00edfica com fins de efici\u00eancia e economia, sendo os benef\u00edcios para os futuros pesquisadores considerados apenas meros subprodutos. Situando-se entre esses dois extremos, a legisla\u00e7\u00e3o norte americana estabelece a seguinte defini\u00e7\u00e3o:

O planejamento, o controle, a dire\u00e7\u00e3o, a organiza\u00e7\u00e3o, a capacita\u00e7\u00e3o, a promo\u00e7\u00e3o
e outras atividades gerenciais relacionadas com a cria\u00e7\u00e3o de documentos, sua
manuten\u00e7\u00e3o, uso e elimina\u00e7\u00e3o, incluindo o manejo de correspond\u00eancia,
formul\u00e1rios, diretrizes, informes, documentos inform\u00e1ticos, microformas,
recupera\u00e7\u00e3o de informa\u00e7\u00e3o, fich\u00e1rios, correios, documentos vitais, equipamentos
e materiais, m\u00e1quinas reprogr\u00e1ficas, t\u00e9cnicas de automa\u00e7\u00e3o e elabora\u00e7\u00e3o de
dados, preserva\u00e7\u00e3o e centros de arquivamento intermedi\u00e1rios ou outras
instala\u00e7\u00f5es para armazenagem.

Sob tal perspectiva, a gest\u00e3o cobre todo o ciclo de exist\u00eancia dos documentos desde sua produ\u00e7\u00e3o at\u00e9 serem eliminados ou recolhidos para arquivamento permanente, ou seja, trata-se de todas as atividades inerentes \u00e0s idades corrente e intermedi\u00e1ria.

De acordo com o Dicion\u00e1rio de Terminologia Arquiv\u00edstica, do Conselho Internacional de
Arquivos, a gest\u00e3o de documentos diz respeito a uma \u00e1rea da administra\u00e7\u00e3o geral
relacionada com a busca de economia e efic\u00e1cia na produ\u00e7\u00e3o, manuten\u00e7\u00e3o, uso e
destina\u00e7\u00e3o final dos mesmos.

Por meio do Ramp/PGI, a Unesco procurou tamb\u00e9m abordar o tema conforme trabalho de James Rhoads. A fun\u00e7\u00e3o da gest\u00e3o de documentos e arquivos nos sistemas nacionais de informa\u00e7\u00e3o, segundo o qual um programa geral de gest\u00e3o de documentos, para alcan\u00e7ar economia e efic\u00e1cia, envolve as seguintes fases:

\u2022
produ\u00e7\u00e3o: concep\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de formul\u00e1rios, prepara\u00e7\u00e3o e gest\u00e3o de
correspond\u00eancia, gest\u00e3o de informes e diretrizes, fomento de sistemas de gest\u00e3o da
informa\u00e7\u00e3o e aplica\u00e7\u00e3o de tecnologias modernas a esses processos;
\u2022
utiliza\u00e7\u00e3o e conserva\u00e7\u00e3o: cria\u00e7\u00e3o e melhoramento dos sistemas de arquivos e de

recupera\u00e7\u00e3o de dados, gest\u00e3o de correio e telecomunica\u00e7\u00f5es, sele\u00e7\u00e3o e uso de equipamento reprogr\u00e1fico, an\u00e1lise de sistemas, produ\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o de programas de documentos vitais e uso de automa\u00e7\u00e3o e reprografia nestes processos;

\u2022
destina\u00e7\u00e3o: a identifica\u00e7\u00e3o e descri\u00e7\u00e3o das s\u00e9ries documentais, estabelecimento de

programas de avalia\u00e7\u00e3o e destina\u00e7\u00e3o de documentos, arquivamento intermedi\u00e1rio, elimina\u00e7\u00e3o e recolhimento dos documentos de valor permanente \u00e0s institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas.

Introduzidos esses aspectos conceituais, \u00e9 oportuno tentar compreend\u00ea-los em dois
n\u00edveis, antes de discut\u00ed-los sob uma perspectiva brasileira:
-
seu
antecedentes
hist\u00f3ricos
como
teoria
e
pr\u00e1tica;
- sua configura\u00e7\u00e3o de acordo com os modelos arquiv\u00edsticos internacionais contempor\u00e2neos.

Embora sua concep\u00e7\u00e3o t\u00e9orica e aplicabilidade tenha se desenvolvido ap\u00f3s a Segunda Guerra Mundial, a partir do E.U.A. e Canad\u00e1, a gest\u00e3o de documentos possuia ra\u00edzes j\u00e1 no final do s\u00e9culo XIX, em fun\u00e7\u00e3o dos problemas ent\u00e3o detectados nas administra\u00e7\u00f5es p\u00fablicas destes dois pa\u00edses, no que se referia ao uso e guarda. Na primeira metade deste s\u00e9culo, criaram-se comiss\u00f5es governamentais nos E.U.A. e no Canad\u00e1, visando a encontrar solu\u00e7\u00f5es para a melhoria dos padr\u00f5es de efic\u00e1cia no uso dos documentos, por parte da administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica. Vale ressaltar que, durante esse per\u00edodo, as institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas p\u00fablicas caracterizavam-se pela sua fun\u00e7\u00e3o de \u00f3rg\u00e3o estritamente de apoio \u00e0 pesquisa, comprometidos com a conserva\u00e7\u00e3o e acesso aos documentos considerados de valor hist\u00f3rico. A tal concep\u00e7\u00e3o opunha-se, de forma dicot\u00f4mica, a de documento administrativo, cujos problemas eram considerados da al\u00e7ada exclusiva dos \u00f3rg\u00e3os da administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica que os produziam e utilizavam.

Paralelamente, iniciava-se a era da chamada administra\u00e7\u00e3o cient\u00edfica, em que Frederick Taylor e Frank Gilbreth procuravam mostrar aos administradores como racionalizar o processo administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa, melhor e mais r\u00e1pida. A palavra-chave das administra\u00e7\u00f5es daqueles pa\u00edses, sobretudo dos E.U.A., passou a ser efici\u00eancia. A aplica\u00e7\u00e3o dos princ\u00edpios da administra\u00e7\u00e3o cient\u00edfica para a solu\u00e7\u00e3o dos problemas documentais gerou os princ\u00edpios da gest\u00e3o de documentos, os quais resultaram, sobretudo, da necessidade de se racionalizar e modernizar as administra\u00e7\u00f5es. N\u00e3o se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir das pr\u00f3prias institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas, em que pese as conseq\u00fc\u00eancias extremamente inovadoras que trouxeram para a arquivologia.

A gest\u00e3o de documentos veio contribuir para as fun\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas sob diversos
aspectos:
- ao garantir que as pol\u00edticas e atividades dos governos fossem documentadas
adequadamente;
- ao garantir que menor n\u00famero de documentos in\u00fateis e transit\u00f3rios fossem reunidos a
documentos
de
valor
permanente;
- ao garantir a melhor organiza\u00e7\u00e3o desses documentos, caso atingissem a fase permanente;
- ao inibir a elimina\u00e7\u00e3o de documentos de valor permanente;

- ao garantir a defini\u00e7\u00e3o de forma criteriosa da parcela de documentos que constitu\u00edssem o patrim\u00f4nio arquiv\u00edstico de um pa\u00eds, ou seja, de 2 a 5% da massa documental produzida, segundo a Unesco.

Conforme mencionou Ricks em trabalho apresentado no VIII Congresso Internacional
de Arquivos, realizado em Washington, em 1976, a gest\u00e3o de documentos criou maior
consci\u00eancia em todo o governo, no caso norte-americano, quanto ao significado dos
documentos, qualquer que fosse seu suporte, e \u00e0s suas necessidades de conserva\u00e7\u00e3o. As

institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas p\u00fablicas, particularmente os arquivos nacionais dos E.U.A. e do Canad\u00e1, adquiriram uma nova fei\u00e7\u00e3o, assumindo tamb\u00e9m a fun\u00e7\u00e3o de \u00f3rg\u00e3o de apoio \u00e0 administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica, com a compet\u00eancia de orientar programas de gest\u00e3o de documentos nos diversos organismos governamentais.

Al\u00e9m disso, hoje elas disp\u00f5em de consider\u00e1vel prest\u00edgio e de maiores or\u00e7amentos, pois foi reconhecido que, como institui\u00e7\u00f5es, economizam mais dinheiro do que gastam, em resultado de suas atividades de gest\u00e3o de documentos. Um exemplo: a rede de arquivos intermed\u00e1rios regionais norte-americanos permite aos cofres p\u00fablicos uma economia de cem milh\u00f5es de dol\u00e1res por ano. \u00c9 poss\u00edvel imaginar como o custo p\u00fablico da informa\u00e7\u00e3o governamental tende alcan\u00e7ar n\u00edveis reduzidos, aplicando-se o principio b\u00e1sico de gest\u00e3o de documentos, segundo o qual a informa\u00e7\u00e3o deve estar dispon\u00edvel no lugar certo, na hora certa, para as pessoas certas e com o menor custo poss\u00edvel.

Das diversas atividades anteriormente citadas, Ricks constata que, na pr\u00e1tica, as que possuem uma influ\u00eancia mais direta sobre as institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas s\u00e3o usualmente administradas por essas mesmas institui\u00e7\u00f5es: \u00e9 o caso da administra\u00e7\u00e3o de arquivos

intermedi\u00e1rios e a destina\u00e7\u00e3o de documentos. As atividades cujo objetivo primeiro constitui- se da efici\u00eancia da administra\u00e7\u00e3o p\u00fablica s\u00e3o muitas vezes geridas por outro \u00f3rg\u00e3o: \u00e9 o caso da administra\u00e7\u00e3o de correspond\u00eancia, formul\u00e1rios, diretrizes, uso de processadoras da palavra, etc. Essa diferen\u00e7a de grau de aplicabilidade do conceito de gest\u00e3o de documentos distingue mais claramente as experi\u00eancias americana e candense, da europ\u00e9ia - na Europa a tradi\u00e7\u00e3o arquiv\u00edstica desenvolveu-se sobretudo a partir da caracter\u00edstica dos arquivos como fonte de pesquisa retrospectiva. Deve-se ressaltar, neste sentido, a profunda influ\u00eancia europ\u00e9ia no funcionamento dos arquivos p\u00fablicos brasileiros.

Esses aspectos foram abordados em 1985, em Budapeste, por ocasi\u00e3o da Confer\u00eancia Arquiv\u00edstica Europ\u00e9ia sobre a Cria\u00e7\u00e3o e Organiza\u00e7\u00e3o de Documentos Contempor\u00e2neos, patrocinada pelo Conselho Internacional de Arquivos (C.I.A.). De acordo com o trabalho apresentado por Michel Roper, o conceito de gest\u00e3o de documentos n\u00e3o \u00e9 amplamente aplicado nos pa\u00edses n\u00e3o anglo-sax\u00f4nicos; constata que, embora a gest\u00e3o de documentos n\u00e3o seja reconhecida na pr\u00e1tica, as institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas europ\u00e9ias s\u00e3o propensas a conduzir em n\u00edveis de aprofundamento diverso e segundo preceitos de economia e efic\u00e1cia a cria\u00e7\u00e3o, a manuten\u00e7\u00e3o e a destina\u00e7\u00e3o dos documentos p\u00fablicos contempor\u00e2neos. Roper demonstra tamb\u00e9m que v\u00e1rios pa\u00edses europeus ainda n\u00e3o situaram sob a jurisdi\u00e7\u00e3o direta das institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas nacionais os elementos que caracterizam os modernos programas de gest\u00e3o de documentos. O envolvimento dessas institui\u00e7\u00f5es na \u00e1rea de gest\u00e3o de documentos tende a ser maior em termos de avalia\u00e7\u00e3o e recolhimento, muito limitado no que se refere ao uso e manuten\u00e7\u00e3o de documentos de primeira e segunda idades e ainda mais restrito em termos de interven\u00e7\u00e3o na produ\u00e7\u00e3o documental.

Quais seriam os fatores inibidores que comprometeriam a ado\u00e7\u00e3o das fun\u00e7\u00f5es
de gest\u00e3o de documentos pelas institui\u00e7\u00f5es arquiv\u00edsticas?
-
limita\u00e7\u00f5es
de
ordem

legal;
- escala e complexidade dos governos nacionais, impossibilitando que o \u00fanico organismo
exer\u00e7a

fun\u00e7\u00f5es
executivas
em
todo
este
campo;
- tradi\u00e7\u00f5es administrativas que impedem uma reorganiza\u00e7\u00e3o radical dos sistemas
vigentes;

- o papel hist\u00f3rico dos arquivos nacionais, cuja g\u00eanese identifica-se com uma atua\u00e7\u00e3o mais passiva de cust\u00f3dia dos documentos de valor permanente para a pesquisa retrospectiva.

Vale apontar, ainda, a imensa massa de documentos em diversos suportes, produzidos
pelas administra\u00e7\u00f5es contempor\u00e2neas, e a amplia\u00e7\u00e3o do uso de modernas tecnologias.
A confer\u00eancia apontou algumas conclus\u00f5es que se inserem nesta reflex\u00e3o e merecem ser
difundidas. S\u00e3o elas:

1. Apesar de a cria\u00e7\u00e3o de documentos ser primeiramente uma responsabilidade de cada ag\u00eancia governamental, \u00e9 desej\u00e1vel que o Arquivo Nacional esteja envolvido na prepara\u00e7\u00e3o e implementa\u00e7\u00e3o de regulamentos referentes \u00e0 cria\u00e7\u00e3o e manuten\u00e7\u00e3o dos documentos dentro das ag\u00eancias (incluindo o uso do microfilme e outras tecnologias de cria\u00e7\u00e3o de documentos), al\u00e9m de regulamentos quanto \u00e0 durabilidade do suporte documental e \u00e0 administra\u00e7\u00e3o do acesso p\u00fablico a informa\u00e7\u00e3o governamentais.

2. S\u00e3o necess\u00e1rias provid\u00eancias para a guarda de documentos de valor intermedi\u00e1rio, ocasionando vantagens econ\u00f4micas no uso de instala\u00e7\u00f5es f\u00edsicas e recursos humanos sejam os arquivos intermedi\u00e1rios operados pelo Arquivo Nacional ou pelas ag\u00eancias governamentais.

3. Os arquivos nacionais devem assegurar que, de forma condizente com o contexto administrativo e constitucional de cada na\u00e7\u00e3o, arquivistas profissionais ofere\u00e7am assist\u00eancia t\u00e9cnica \u00e0s ag\u00eancias governamentais e a outras institui\u00e7\u00f5es p\u00fablicas na implementa\u00e7\u00e3o dos sistemas de gest\u00e3o de documentos.

4. Apesar de as circunst\u00e2ncias constitucionais, legais, administrativas e hist\u00f3ricas
determinarem para cada autoridade arquivista nacional um papel diferente na administra\u00e7\u00e3o

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