Curso: Organização, Sistemas e Métodos

Aula III (26/03/2001)

(conteúdo extraído de Organização, Sistemas e Métodos - Vol I, Maria Esmeralda
Ballestero Alvarez - McGraw Hill - 1990)

1. Área de Organização, Sistemas e Métodos

Até o advento de P.D., aceitava-se que o analista de O&M era uma função especializada
estabelecida nas organizações para:

aconselhamento na introdução de novos métodos de aministração e de trabalho,

e novas estruturas organizacionais que reduzissem os cursos existentes sem
impor esforços desnecessários ou causar danos reais à estrutura social da
empresa.

Após o advento de P.D., a atuação de profissionais de O&M sofreu um profundo impacto

- surgimento do analista de sistemas (ligado à área de P.D.), que possuindo em sua
definição de função a tarefa de introduzit novos métodos de trabalho, sempre via
computador, começa a avança sobre a função do analista de O&M.

Por um lado o analista de O&M não fazia a mínima idéia do que o computador poderia
fazer pela empresa; por outro lado, o analista de sistemas não falava a linguagem do
usuário em cada área da organização.

Final dos anos 80 - profissionais estão reconciliados, integrados e adaptados, podendo-se

falar em Organização, Sistemas e Métodos como uma só função.

2. Objetivos da Área de OSM

OSM é a função de planejamento e organização que se desenvolve na construção da
estrutura de recursos e de operações de uma empresa, bem como na
determinação/definição dos procedimentos, rotinas ou métodos.

Objetivo Básico: eliminação do inútil e supérfluo.

racionalização: uso do raciocínio anaítico e lógico sem intervenção dos impactos

emocionis, para estruturar os elementos, de tal forma que se obtenha a minimização dos
esforços e a maximização dos resultados.

3. Atividades Básicas da Área de OSM

A variedade de trabalhos desenvolvidos pela área de OSM depende:
a) porte da empresa
b) complexidade do fluxo decisório
c) processo produtivo utilizado
d) produto final que é comercializado
e) tamanho do mercado que é atingido
Os trabalhos são desenvolvidos em:

3.1 Estrutura Organizacional/Desenvolvimento Organizacional

a) projetar a criação, união ou eliminação de unidades e acompanhar a execução
b) definir/descrever o objetivo/funções de cada uma das unidades empresariais
c) divulgar os trabalhos desenvolvidos por OSM
d) acompanhar a implantação dos trabalhos desenvolvidos pela OSM
e) elaborar, emitir e divulgar notas, regulamentos e manuais necessários
f) evidenciar necessidade e formas de treinamento de pessoal visando o desenvolvimento

3.2 Racionalização do trabalho

definir:
- movimentação de documentos
- fluxo de decisões dos sistemas
- formulários e demais instrumentos que acompanham e complementam as soluções
operacionais, administrativas/funcionais adotadas

pesquisar:
- novas tecnologias que possam ser utilizadas pela empresa em suas áreas
- desenvolvimento interno de novas opções tecnológicas

modificar:
- métodos de trabalho através da análise e criação de formas alternativas

elaborar:
-e acompnhar os estudos dos sistemas e rotinas administrativas

3.3 Controle de Sistemas

- análise da viabilidade econômica no desenvolvimento de sistemas
- elaboração de cronograma físico/financeiro/pessoal para desenvolvimento
- avaliação de equipamento/ferramentas à disposição

3.4 Sistemas de Informação

definição e estruturação:
- dos dados a nível operacional das informações transacionais
- das atividades dos sistemas de informação para integração e planejamento das
informações gerencias
- das informações visando r flexibilidade, adaptabilidade e respostas rápidas à tomada e
ao apoio à decisão

3.5 Consultoria Externa

a) controlar serviços prestados por terceiros à área OSM
b) acompanhamento/participação nos contratos com consultores (ou analistas) externos
4. Estruturas Básicas da Área OSM
onde localizar?
qual organização?

Onde localizar a área de OSM?

Não existe uma receita única - depende muito das relações organizacionais. Relações
organizacionais classificadas em 3 categorias:

a) Linha: diz que B é subordinado de linha de A quando sua principal função é executar
ordens de A ou, então, retransmiti-las aos seus subordinados C. Assim, a área de OSM
constituiria um departamento ou divisão ou diretoria como as demais, todos subordinados
a um único diretor ou superintendente ou presidente, como mostra a Figura seguinte.

Presidente

… …

Diretor Diretor Diretor Diretor

Produção Vendas Adm/Fin OSM

Vantagem - possui o mesmo poder de negociação das demais diretorias

Desvantagem - tendência a priorizar os "melhores"sistemas

b) Assessoria: função de aconselhamento. Não possui autoridade sobre a linha. Não pode
decidir o que será efetuado e como. Aconselha na tomada de tais medidas e apenas dentro
de sua área de responsabilidade. Ideal subordinação à presidência.

Presidente

Assessoria OSM

Diretoria 1 Diretoria 2 Diretoria 3 … Diretoria N

Vantagens: não possui responsabilidades sobre decisões tomadas e tampouco sobre a

priorização dos trabalhos desenvolvidos
Desvantagens: aumento, nas áreas, da resistência a mudanças

c) Funcional: quando o assessor possui autoridade para dar ordens à linha. Essa
autoridade se restringe unicamente à sua área de atuação e especialização
Outras organizações optam por colocar a área de OSM como subordinada ou integrante
de outra área. Os casos mais usuais são:

(opção centralizadora - uma área apenas fica responsável pelas atividades de OSM)

Diretoria de Apoio - em algumas empresas, todas as áreas que prestam serviços à

organização estão reunidas em uma única diretoria

Diretoria de Planejamento - entendendo planejamento como o conjunto de atividades que

orienta a empresa na consecução de seus objetivos, não apenas dizendo o que executar,
mas também como utilizar os recursos disponíveis

Diretoria Principal Usuária - ao se executar a análise organizacional pode-se concluir que

uma determinada diretoria irá utilizar primordialmente os trabalhos de OSM. Sua
alocação, neste caso, pode ser fundamental para o objetivo empresarial.

opção descentralizadora - quando é necessário obter decisões rápidas e mais próximas

dos fatos, maior flexibilidade, iniciativa e melhor desenvolviemnto das tarefas e pessoas.
Dificuldade: unificação das mesmas ações e critérios

Analista Interno versus Externo

a)usar a estrutura interna - conhecimento da cultura interna e menor tempo consumido
para diagnósticos. Entretanto, pode ser influenciada nas decisões pela estrutura de poder,
difícil alocação de custos e propensão ao vício nas visões de diagnosticos

b) contratar serviços - visãoimparcial dos problemas, ausência de favoritismo nas

soluções e fácil caracterização dos custos. Entretanto consome mais tempo no
diagnóstico, desconhece a cultura interna e existe o perigo de criar dependência.

Qual a Estrutura Interna da Área de OSM?

fatores que influenciam a definição:

a) tamanho da empresa
b) amplitude e abrangência dos trabalhos
c) tamanho da área em função da quantidade de pessoal alocado

possíveis organizações:
- analistas inficiduais (área pequena de OSM)
- equipes de trabalho
- força-tarefa :são definidos os vários projetos e para cada um deles é nomeado um lider,
que será o responsável pelo cumprimento do prazo, custo, quantidades, orientação técnca
e direção dos trabalhos
-função: obedece ao critério da função exercida pelos integrantes da área; tem vantagem
de liberar o encarregado da área para as atividades de relacionamento com as demais
áreas.
- matricial (ver figura a seguir) - complexa e adotada por grandes empresas

Diretoria
OSM
…

especialista especialista especialista especialista

tipo A tipo B tipo C tipo D

gerente
projeto A

gerente
projeto B

gerente
projeto C

Fases de uma área de OSM

fase pioneira (ou inicial): geralmente constituída por um único profissional
fase de desenvolvimento (ou expansão): estrutura cresce, expande suas ações, intensifica
seus trabalhos, aumenta o número de participantes
fase do controle: estabelecimento de normas de coordenação e rotinas dos processos de
trabalho. Preocupação com a documentação dos sistemas e são criados os controles para
os sistemas.
fase da burocracia: fase do controle levado ao extremo
fase de maturidade: área readquire sua característica de flexibilidade e inovação sem com
isso abandonar o controle necessário

Profissionais da Área de OSM

De acordo com a formação acadêmica e experiência profissional, geralmente são
classificados em júnior, pleno e senior.

Via de regra existem duas categorizações:

1) profissionais que coordenam trabalhos desenvolvidos por outros que só executam

2) profissionais que podem prescindir dos conhecimentos computacionais e outros não
5. Perfil do Profissional da Área de OSM

objetivo: conseguir eficiência/eficácia da estrutura administrativa, através da aplicação de

certas técnicas científicas de redução de tempo, esforços e custos que propiciam a
maximização de resultados em todos os âmbitos.

A. Conhecimentos Técnicos
• planejamento estratégico
• controle empresarial
• formas de hierarquização e organinzação
• definição de níveis decisórios
• divisão e distribuição de trabalho
• métodos e processos produtivos
• sistemas de apoio à decisão e informações gerenciais
• estudos:
de tempos e movimentos
de arranjo físico e layout
• elaboração:
análise de fluxos, rotinas e procedimentos
relatórios, gráficos, diagrams e manuais
• emissão, simplificação e controle de formulários, relatórios e documentos
• estudo formas alternativas de mecanização e automação

Obs:- conhecimento técnico refere-se apenas àquele inerente à profissão de analista de

OSM e não à experiência anterior do profissional em determinadas áreas (contabilidade,
por exemplo).

Analistas sem experiência anterior

vantagens: não apresenta vícios, tendências, manias; efetua análises mais detalhadas;
opiniões não tendenciosas
desvantagens: maior tempo de aprendizado, desconhece a cultura da empresa e não tem
conhecimento empírico que possa subsidiar possíveis soluções.

Analistas com experiência anterior

vantagens: leva menos tempo para perceber o problema existente; já vivenciou o
ambiente organizacional; já acumulou uma base de conhecimento empírico que o/a
ajudará na busca da solução de novos problemas
desvantagens: apresenta vícios, tendências; mais resistente à novas
tecnologias/ferramentas; tendencioso/a.

B. Características Pessoais
Característica pessoal mais importante: criatividade (no contexto da solução de
problemas).

- pensamento dirigido
- trabalha com conceitos simples, complexos, conjuntivos, disjuntivos e relacionais
- processo de aprendizagem (no sentido aqui de mudança de comportamento)
- três formas alternativas dos processos mentais para solução dos problemas:
raciocínio: tipo de pensamento em que a pessoa procura resolver um problema
relacionando dois ou mais aspectos da experiência passada
vislumbre: insight - termo usado para descrever o fenômeno em que é apresentado um
problema, seguido por um período em que não há progresso aparente para resolvê-lo e,
depois, uma solução súbita.
criatividade: obtenção de solução produtiva e incomum para um problema. Distinção
entre pensamento convergente, on está se buscando uma solução conhecida para um
problema e o pensamento divergente, em que se busca uma solução nova e diferente para
um problema. Pensamento divergente é um tipo de pensamento criativo.

C. Papéis Exercidos pelo Analista de OSM

O analista de OSM é um dos agentes de mudanças da organização. Para mudança:

- perceber qual a extensão da mudança que se pretende fazer

- conhecer o costume atual e as tendências naturais das pessoas envolvidas
- realizar efetivamente a mudança

função do analista de OSM: planejar a mudança e obter aceita'~ao ao efetuá-la. Lembrar

que o ser humano é resistente à mudanças.

Pergunta que o analista deve fazer: como agir ao incorporar uma mudança numa
organização?

Reposta depende de: tamanho e intensidade da mudança que se pretende implantar.

Papéis: conquistador/ auxiliador/opositor/impositor

C. Fatores Políticos
Não é apenas a qualidade técnica de um sistema que é suficiente para o seu sucesso.

Importante: o desenvolvimento e implantação de qualquer sistema requer uma

compreensão das forças políticas atuantes no ambiente da empresa. tanto quanto da
qualidade técnica.