Mtodo de Anlise e Soluo de Problemas

PROGRAMA DE QUALIDADE USP

Ano 2006 Prof. Jsus L. Gomes

Tpicos principais:
1 2 3 4 5 6 7 Mtodo PDCA para gerenciamento de melhorias. Abordagem para identificao de problemas crnicos. Matriz GUT de priorizao. Anlise de causas e efeitos. Gerao de alternativas. Plano de ao. Ferramentas de padronizao.

MTODO PDCA
Refletir Iniciar aes: Corretivas Preventivas

A
Action Agir

P
Plan Planejar

Identificao Priorizao Anlise das causas Busca de alternativas Busca de referenciais Planos de ao Indicadores (FIs e NFIs)

C
Check Controlar

D
Do Executar
Executar padres Medir, coletar dados

Comparar o previsto com o realizado

MTODO PDCA
PDCA FLUXOGRAMA P P P P P P 1 2 3 4 5 6

FASE
Identificar os Problemas

OBJETIVO
Definir claramente os problemas e especificar a importncia. Hierarquizar os problemas em ordem de importncia. Descobrir as causas fundamentais (poucas e vitais). Buscar o maior nmero possvel de sugestes de soluo. Analisar cada alternativa e decidir por consenso qual mais vivel. Elaborar um plano para bloquear as causas fundamentais.

Priorizar

Analisar

Gerar alternativas

Refinar e selecionar

Elaborar Plano de Ao

MTODO PDCA
PDCA FLUXOGRAMA P D C C A A 7 8 9 10 11 12

FASE
Fazer Benchmarking

OBJETIVO
Estabelecer um processo de aprendizagem com um parceiro. Capacitar envolvidos e bloquear as causas fundamentais. Descobrir as causas fundamentais (poucas e vitais). Sim. Passar etapa 11. No. Retornar etapa 3. Prevenir contra o reaparecimento do problema. Recaptular todo processo e buscar melhorias incrementais.

Treinar e implementar

Controlar

Bloqueio efetivo?

Padronizao

Reflexo e concluso

MATRIZ G U T

Valor
5 4 3 2 1

Gravidade
Elevao de custos Insatisfao Atrasos de 1 a 2 dias Desorientao Algumas reclamaes

Urgncia
Ao imediata Ao rpida

Tendncia
Agravar rpido Aumentar

GXUXT
125 64 27 8 1

Decidir com o Reitor Estabilizar Acompanhar Pode esperar Ajustar Acomodar

EXEMPLO DE APLICAO DA MATRIZ G U T

PROBLEMA
Falta de motivao dos funcionrios Alto ndice de atrasos no setor de convnio Deficincia na comunicao entre pessoas e setores Falta de padro na execuo de tarefas semelhantes Baixa disponibilidade da rede de computadores Alto ndice de insatisfao dos usurios

G
3 5 3 5 5 5

U
3 4 4 3 5 4

T
3 4 4 4 5 2

GXUXT
27 80 48 60 125 40

EXEMPLO DE APLICAO DA MATRIZ G U T PROBLEMA

Baixa disponibilidade da rede de computadores

G
5

U
5

T
5

GXUXT
125

Alto ndice de atrasos no setor de convnio Falta de padro na execuo de tarefas semelhantes Deficincia na comunicao entre pessoas e setores Alto ndice de insatisfao dos usurios Aparente falta de motivao dos funcionrios

5 5 3 5 3

4 3 4 4 3

4 4 4 2 3

80 60 48 40 27

DIAGRAMA DE CAUSA E EFEITO

Meio Ambiente Mo-de-obra Mtodos PROBLEMA
Problema

Soluo

META Matria-prima Materiais Medidas

CAUSAS PRINCIPAIS - POUCAS VITAIS

EFEITO

BRAINSTORMING

Formar um grupo de 6 a 10 membros. Acomodar as pessoas em um lugar razovel. Escolher um facilitador. Chegar a um de que no haver censura. Disseminar informaes sobre o problema em anlise. Anotar o problema em local visvel. Gerar o maior nmero de idias possvel. O facilitador deve registrar todas as idias em local visvel. Explicar as sugestes. Selecionar as mais viveis (preferencialmente por consenso).

PLANO DE AO - 5W2Hs.

What? When? Where? Why? Who? How? How much?

O que? Quando? Onde? Por qu? Quem? Como? Custo?

O que deve ser feito? Quando deve ser feito? Onde deve ser feito? Por qu necessrio fazer? Quem a equipe responsvel? Como vai ser feito? Quanto vai custar?

BRAINSTORMING
Identificar os problemas que devem ser resolvidos. Especificar os processos que esto gerando os problemas. Identificar organizaes com processos comparveis que j resolveram problemas semelhantes. Elaborar um plano para coletar dados (roteiro de perguntas e de observao). Combinar uma visita de trabalho organizao benchmark. Reunir a equipe para analisar os dados e disseminar as informaes. Adaptar e elaborar um plano de ao. Consultar outras partes interessadas Treinar a equipe e implementar o plano de ao. Monitorar os resultados. Comunicar os resultados obtidos organizao parceira.

DIAGRAMA DE FLUXO

Elipse: demarca o ponto de incio do processo

Retngulo: em seu interior descreve-se objetivamente uma operao

Seta: indica a seqncia das fases do processo

Losango: determina pontos onde so tomadas decises vitais para o processo

Elipse: Indica o limite final do processo

EXEMPLO DE FLUXOGRAMA
Ttulo: Sair de Carro pela manh Fluxo: Incio Notas:

Observar os pneus

Verificar se esto cheios Verificar estado de conservao

Ok?
Sim Abrir porta Entrar Fechar porta

No

Trocar pneu

Conforme Manual, pag. 30 Aps a troca, consertar defeito Investigar a causa

continuao ...
Fluxo: Notas:
Verificar presso do leo, carga da bateria, combustvel, rudos.

Dar partida Inspecionar painel

Ok?
Sim

No

Corrigir defeito

Caso no possa corrigir, chamar o mecnico. Identificar as causas.

Aquecer motor

Aquecer at a condio normal.

Colocar cinto

continuao ...
Fluxo: Notas:

Engatar Desbrecar Sair

Fim

PRTICA DO MTODO PDCA

Formar equipes de 5 a 8 membros Identificar problemas crnicos ou de grande impacto e aplicar todas as etapas do mtodo.

11 3168 9647 jgomes@fecap.br jgomes@planejamento.sp.gov.br