1

SEKILAS TENTANG BIAYA MUTU

Perusahaan yang sukses sangat memahami bahwa lebih

mudah mencegah suatu permasalahan yang terjadi dari
pada memperbaiki.
Sebab kualitas rendah membebani perusahaan dan
menurunkan daya saingnya, kualitas yang bagus
mengamankan keuangan perusahaan dan meningkatkan
daya saingnya.

2
Fungsi &Tujuan mengukur biaya
mutu
Menghitung konsekuensi finansial
 Besarnya biaya mutu dapat digunakan
untuk menarik perhatian manajemen
dan mengingatkan mereka guna
membuat komitmen untuk menerapkan
QIP (Quality Improvement Program)

Last Rev. : 00 Date : 15/07/2001 3

Fungsi &Tujuan mengukur biaya mutu
®Identifikasi area peningkatan
mutu
Memberi perhatian terhadap
daerah yang menimbulkan biaya
tinggi sehingga dapat memberikan
sasaran-sasaran yang siap
diperbaiki

4
Fungsi &Tujuan mengukur biaya mutu

Mengetahui tentang biaya-biaya

mutu dan di mana biaya itu timbul
akan memungkinkan pengambilan
keputusan tentang mutu dengan
alasan sehat

5
 Pengukuran sebagai langkah awal
kontrol peningkatan
berkesinambungan
Bila tidak melakukan pengukuran kita
tidak tahu masalahnya, bila tidak
tahu masalahnya kita tidak bisa
mengontrol.
Tidak ada kontrol berarti tidak ada
peningkatan
6
 Alasan pentingnya COQ
1 Biaya mutu sering kali berjumlah sangat besar
2 Besarnya biaya-biaya itu tidak diketahui kebanyakan usaha
3 Sebagian besar biaya dikaitkan dengan faktor kegagalan dan
kegiatan penilaian
4 Penghematan biaya mutu akan mempunyai dampak yang
penting dan positif
5 Besarnya kegagalan dan kegiatan penilaian menandakan
bahwa bisnis memberi kelonggaran pada kerusakan-
kerusakan, kemudian mereka harus mencari dan
membetulkannya

7
 Apakah Biaya mutu itu..?
Mengapa Biaya2 itu penting..!
1 Biaya-biaya yang secara langsung berkaitan dengan
upaya menyediakan produk atau jasa akhir yang
dibeli pelanggan
2 Biaya-biaya yang terkait dengan kegiatan penunjang
3 Biaya-biaya tersembunyi seperti peluang yang
hilang dan penurunan moral
4 Semua biaya yang ditimbulkan oleh usaha untuk
memastikan bahwa jumlah keseluruhan layanan
disediakan bagi pelanggan sesuai tuntutan mereka
8
Pengelompokan Biaya
• Cost of Non Conformance - CONC
Biaya-biaya yang timbul karena tidak
mengerjakan segala sesuatu dengan benar
sejak pertama kali
• Cost of Conformance - COC
Biaya yang berkaitan dengan setiap kegiatan
untuk memastikan kegiatan-kegiatan yang
tepat dilaksanakan dengan benar sejak
pertama kali ( DIRFT ) 9
 Cost of Non Conformance
1. Perbaikan-perbaikan jaminan
2. Bantuan purna jual
3. Penarikan kembali produk
4. Kerugian material
5. Produk yang diturunkan
6. Perbaikan dan Kerja Ulang
7. Efisiensi yang hilang
8. Keluhan pelanggan
9. Jaminan yang tidak dapat diandalkan
10.Tata Usaha

10
11. Persediaan yang berlebihan
12. Hari piutang berlebihan
13. Persediaan kadaluwarsa
14. Perubahan rekayasa teknik
15. Kerja lembur
16. Kapasitas berlebihan
17. Peluang yang hilang
18. Semangat pegawai buruk
19. Kegiatan audit yang berhubungan
dengan pemeriksaan dan perbaikan
kesalahan
20.Biaya-biaya yang berhubungan dengan
pekerjaan yang salah 11
 Cost of Conformance
1.Menyusun prosedur-prosedur untuk
menentukan bagaimana tugas-tugas
dilaksanakan
2. Pengendalian proses-proses, seperti
pengendalian proses berdasarkan statistik
3. Menyesuaikan perlengkapan tes untuk
memastikan bahwa produk dibuat sesuai
dengan spesifikasinya
4.Pelatihan dan pendidikan para pegawai
sehingga mereka memahami bagaimana
tugas-tugas yang harus dilaksananakan
12
Cost of Conformance
5. Merawat perlengkapan/peralatan
6. Merencanakan proses-proses untuk
menjamin mutu
7.Bekerja dengan para pemasok untuk
memperbaiki mutu barang-barang yang
dipasok
8. Kegiatan audit untuk memastikan
bahwa keefektifan dari sistem
pencegahan berlangsung terus

13
 4 Kategori kegiatan COQ

1.Prevention Costs =Biaya-biaya pencegahan

2. Appraisal Costs = Biaya-biaya Penaksiran
3. Internal Failure Cost = Biaya-biaya kegagalan Intern
4. External Failure Costs = Biaya-biaya kegagalan
ekternal.

14
 1.Prevention Costs :

Biaya untuk kegiatan penyelidikan,mencegah

atau mengurangi resiko dari ketidak sesuaian
atau kerusakan produk. Meliputiperencanaan,
persiapan,pelatihan,perawatan,pencegahan
dan evaluasi.

15
 2.Appraisal Costs :

Biaya untuk mengevaluasi prestasi mutu

termasuk kebutuhan verifikasi dan
pengawasan contoh : Audit (pemeriksaan),
kalibrasi, pengujian, dan pengukuran.

16
 3.Internal Failure Costs :

Biaya yang timbul sehubungan dengan

ketidak sesuaian atau kerusakan seperti
biaya bongkar, kerja ulang,pengujian
kembali,
inspeksi ulang,modifikasi,downtime,lembur,
tindakan koreksi dan desain ulang.

17
 4.External Failure Costs :

Biaya yang timbul setelah pengiriman ke

pelanggan contoh tidak sesuai pesanan,
kerusakan, jaminan, biaya administrasi
dalam
mengatasi kegagalan & kerugian atas nama
pelanggan.

18 18
 1.Persiapan
2.Mengidentifikasi item CONC
3.Mengumpulkan data COQ
4.Menganalisa data COQ
5.Meningkatkan qualitas dan
mengurangi biaya
6.Segera terus menerus
meningkatkan kinerja COQ
19
 1.Tahap persiapan
- Membentuk pengurus COQ terdiri para
manajer yang di arahkan oleh MD.
- Penunjukan sponsor kepada para manajer
sebagai pembimbing pelaksanaan COQ .
- Pelatihan COQ terhadap manajer untuk
kelancaran sistem COQ.
- Ruang lingkup program COQ harus jelas
(secara umum atau suatu proses tertentu)
- Didukung dengan SDM yang memadai.

20
2. Identifikasi COQ

a1.Mempunyai tujuan yang jelas dan

strategi untuk COQ sistem
a2.Laporan biaya didukung oleh
departemen keuangan
a3.Memperoleh data dan biaya dari
standar data yang mungkin
21
a4. Mulai dengan bagian CONC
a5. Mengumpulkan data biaya mutu
yang paling mudah diperoleh
a6. Konsentrasi pada biaya yang
dapat mengubah menuju
peningkatan

22
b1. Jangan melaksanakan sendiri,
libatkan departemen yang
berhubungan
b2. Jangan mengharapkan hanya pada
sistem akutansi untuk menyediakan
kebutuhan intern
b3. Jangan terlalu ambisi memulai
dengan belajar sendiri
23
b4.Jangan mengharapkan terlalu
banyak selama pelaksanaan sistem
COQ
b5. Jangan meremehkan biaya mutu
b6. Jangan konsentrasi pada hanya
yang diketahui

24
3.Mengumpulkan data COQ
3.1 Biaya-biaya atas COQ items
- Catatan Secara keseluruhan.
- Harga per Unit
- Tenaga kerja keseluruhan.
- Tuntutan sumber daya
3.2 Keadaan Laporan
- Rekapitulasi kesalahan Intern
- Rekapitulasi kesalahan Ektern

25
4.Analisa Data COQ
4.1 Prioritaskan COQ untuk menuju

peningkatan.
- Gunakan Trend Analisis,
- Varians analisis atau Pareto
analisis.
4.2 Tetapkan Target untuk menuju
peningkatan
- Setting target yang realistis
26
5.Peningkatan mutu dan penurunan
biaya.
- Menugaskan penanggung jawab
proses/team QIP u/melaksanakan
item-item yg menjadi prioritas.
- Menyampaikan pengurangan
CONC keseluruh lini.
- Membuat peningkatan dengan
PDCA,QC tools,Diagram sebab,
Check sheet dsb.
- Menghitung Biaya² COC items

27
6.Peningkatan yang berkelanjutan atas
pelaksanaan biaya mutu.

Dalam situasi persaingan yang selalu dinamis,

perusahaan harus proaktif agar memenangkan
persaingan,konsekuensinya adalah pelaksanaan
COQ.
Permasalahan Biaya yang tidak sesuai(CONC) dan
Hubungannya dengan biaya yang sesuai(COC)
akan selalu diperiksa kembali secara periodic.

28
 Tiga Langkah menuju peningkatan
pelaksanaan COQ.

1. Mengadakan system pencegahan

2. Merencanakan jadwal untuk peningkatan
aktivitas.
3. Selalu mengupdate kartu catatan angka
dari
biaya mutu.

29
1.Mengadakan tindakan pencegahan.

Kegagalan sebelumnya merupakan obat terbaik

untuk biaya mutu yang terbaik, proses mengatur
biaya mutu didasarkan pada fakta :
- Setiap kegagalan mutu,selalu ada akar penye-
bab masalah.
- Penyebab masalah dapat dicegah
- Pencegahan selalu lebih mudah

30
 2.Merencanakan jadwal untuk peningkatan
aktivitas.
Hal ini akan sangat tergantung pada lingkungan
operasional perusahaan,Biaya mutu yang kritis
terhadap tingkat persaingan harus lebih sering
digunakan untuk aktivitas peningkatan dari pada
yang tidak kritis.
Bukan masalah seberapa sering aktivitas pening-
katan tersebut, yang penting jadwal dapat dilak-
sanakan dan disetujui menajemen.

31
3. Memperbaharui kartu catatan biaya mutu.

Lakukan perubahan catatan mutu tahun ini dan

bandingkan dengan catatan mutu tahun lalu
seberapa banyak perubahan biaya mutu apakah
menuju peningkatan.

32
 ACTION PLAN
Meningkatkan Identifikasi COQ
Kinerja COQ - Kegagalan internal
Secara terus menerus - Kegagalan eksternal

CHECK DO

Analisa data Pengumpulan data

33
33
 Bentuk komite yang terdiri beberapa Manager
MANAJEMEN Membimbing dan mengarahkan
Monitor perkembangan COQ
Mempelajari modul COQ
KOMITE Melakukan training ke seluruh lini
Atur skedule pelaporan COQ periodik

Mengidentifikasi COQ
Pengumpulan data COQ
DEPARTEMEN Menganalisa data COQ
Melakukan tindakan perbaikan untuk
menuju peningkatan
Membuat laporan

Cek laporan COQ departemen periodik

Lakukan tindakan audit
KOMITE Informasi ke departemen jika ada ketidaksesuaian
Memberi teguran jika lambat lapor
Laporkan ke manajemen melalui manajemen
review

Melaporkan perkembangan COQ

MANAJEMEN
Departemen pertanggungjawabkan jika tidak melaporkan
REVIEW program COQ per periodik kepada manajemen
Pilih nominator COQ terbaik
34