Il Web 2.0 in tre aziende italiane: "Cambia il modo di lavorare"
C'è tanto social networking nelle intranet di nuova generazione di Indesit, TSF e Regione Veneto: lo raccontano i tre CIO
Giovedì 16 Ottobre 2008
di Ornella FusinaSEI QUI:
Computerworld > Scenari & Trend
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Esperienze aziendali - Web 2.0 - Microsoft
Anche se il social networking è guardato ancora con una certa diffidenza dalle aziende italiane, cominciano a emergere anche nel nostro Paese interessanti esperienze. Alla recente SharePoint Conference 2008 organizzata da Microsoft a Milano, un'industria multinazionale di elettrodomestici (
Indesit
), una società di servizi ICT (
TSF,Tele Sistemi Ferroviari
) e una Regione (
Veneto
) hanno illustrato le motivazioni, le modalità e anche gli ostacoli che hanno incontrato nell'adottare gli strumenti dicollaborazione propri del Web 2.0 sulle proprie Intranet. In tutti e tre i casi tali strumenti – leggi wiki, tag, messaggistica di tipo chat, applicazioni generate dall'utente emashup – hanno fatto ingresso nelle infrastrutture IT aziendali nell'ambito di
progetti di sviluppo delle intranet in chiave collaborativa
(su piattaforma SharePointServer di Microsoft), anche se in qualche caso sono stati introdotti con altri scopi o dopo vari prototipi ed esperiment
i
.E' il
caso di TSF
, la società che gestisce i servizi IT di Ferrovie delle Stato, dove la intranet 2.0 è “nata come un sito Web 2.0 dimostrativo completo di funzionalitàmultimediali accessibili da PC, e altri apparati (es. iPod e schermi interattivi)”, riferisce il responsabile dei Progetti Innovativi,
Alvaro Busetti
. L’estensione del pilotaall’intranet aziendale è avvenuta per dare agli oltre 600 tecnici di TSF uno strumento, gestito a livello aziendale, che facilitasse
la collaborazione tra progetti epersone
, consentendo ai singoli di pubblicare in autonomia contenuti operativi. Questa esigenza derivava dalla presenza di ben
500 siti creati e autogestiti dai tecnici
al presentarsi delle varie esigenze operative. “Quello che abbiamo fatto è realizzare una nuova intranet basata su SharePoint 2007 e Office Communications Server cheandasse incontro alle esigenze di autonomia,
abbattendo barriere tecniche e burocratiche
, ma gestendo nel contempo a livello aziendale contenuti e processi”.Il sistema è andato in produzione
all'inizio di ottobre
e mette a disposizione wiki, strumenti per la creazione di blog, forum e servizi RSS; consente la pubblicazione divideo anche in remoto via e-mail (e da telefono mobile); tramite il tagging consente la correlazione dei contenuti (comprese pagine di SharePoint e video); dispone diuna web tv con due canali interni e uno esterno.
L’intranet istituzionale è stata trasferita
sulla nuova piattaforma 2.0, così che gli autori, volendo, possono continuarea pubblicare con le modalità preesistenti.
La sicurezza è garantita
dalla piattaforma Sharepoint, che gestisce la totalità dei contenuti, compresi gli RSS.“Con un approccio enterprise 2.0,
si crea una torsione nella dinamica organizzativa
, che fa emergere la componente informale dell’organizzazione facilitando lacollaborazione e la condivisione di contenuti. Questo è il nostro obiettivo reale: far emergere la conoscenza e il valore delle competenze racchiuso nei siti spontanei -dichiara Busetti – cercando di superare modelli, latenti in tutte le organizzazioni, basati più sull'esaurimento del compito, che sul raggiungimento del risultato. E anche lasfida più complessa, che come tale va gestita con attenzione”.Di una cosa Busetti è certo: “Se togliamo agli utenti, soprattutto ai più giovani, la possibilità di fare Web 2.0 sulla intranet aziendale, cercheranno di farlo
accedendodirettamente a internet
, che per noi è, oltretutto, un importante strumento di lavoro”. Ciò è assolutamente in linea con quanto emerso da un recente studio sul socialnetworking, da cui risulta che anche se la maggioranza delle aziende italiane non intende mettere a disposizione questa tecnologia dei propri dipendenti (per motivi disicurezza o di produttività personale), il 61% ritiene che se non vengono gestiti proattivamente i social media si imporranno di nascosto.Per Indesit la spinta a far evolvere con gli strumenti del Web 2.0 la intranet aziendale, nata due anni fa per creare un'identità aziendale dopo la fusione di tre società, èvenuta dalla volontà di “creare uno spazio in cui la collaborazione, le relazioni e la conoscenza possano tradursi in un asset per l'azienda”, dichiara il CIO Andrea Pifferi.Nell'industria degli elettrodomestici il vantaggio competitivo è dato dalla
velocità di innovazione e sviluppo
dei prodotti, e dei processi. “E quando abbiamo provato a
tracciare sulla intranet la conoscenza
che permetteva di innovare i processi, abbiamo deciso di
non blindarla
in una struttura, ma di lasciarla circolare liberamente. Anzi, oggi non la chiamiamo neanche più intranet: sono dei mondi che stanno nascendo con
un grado di controllo prossimo a zero
, in cui le persone possonoraccontare le lezioni apprese e gli errori commessi”. Anche se la intranet one-way continua a esistere, negli ultimi mesi sono decollati
due siti di tipo 'social'
: uno per la collaborazione e progettazione dello
staff IT
neiquattro poli in Italia, Gran Bretagna e Russia, e uno per la collaborazione tra i progettisti della
Ricerca e sviluppo
. Nel primo caso l'utilizzo degli utenti è cresciuto inmisura esponenziale, mentre nel secondo, dove la collaborazione è più strutturata e le regole per la pubblicazione dei contenuti sono più rigide, è stata più moderata.KIT, come viene chiamata
la intranet del dipartimento IT
, è stata realizzata da Metisoft (system integrator che aveva già realizzato la precedente intranet Insight)coinvolgendo le diverse funzioni utente nella fase di analisi e test; e integrando i sistemi di comunicazione già presenti in azienda (posta elettronica, instant messaging)con i sistemi di produzione individuali di contenuti (Microsoft Office). Nell'homepage il CIO Pifferi invita tutti i collaboratori a inserire il proprio profilo; oltre alleinformazioni per essere rintracciati e la foto, il profilo utente riporta competenze e progetti cui sta lavorando, nonché gli interessi personali. In questo modo emergonoaffinità professionali e le comunità di pratica che aiutano a creare team più affiatati. Per ogni progetto c'è una persona autorizzata a creare un sito, che conterrà tutte leinformazioni riguardanti il progetto e aperto ai partecipanti (anche collaboratori esterni).Il prossimo passo sarà creare un contesto in cui non solo le persone possono condividere la conoscenza, ma in cui
il modo di lavorare è completamente diverso
, incui gli spazi e strumenti di comunicazione tradizionale, come le riunioni, la posta, i documenti e il telefono sono sostituiti da
comunità di pratica o competenza
,contenuti (anche video, immagini) e
spazi virtuali di interazione e condivisione
.Sulla questione della sicurezza Pifferi è convinto che un malintenzionato possa riuscire a trovare informazioni sui prodotti sensibili per il vantaggio competitivo anche se siprendono tutte le misure più severe di protezione: “Certo con il motore di ricerca della intranet è più facile trovare quelle informazioni, ma personalmente
preferiscotenere un po' più aperte le maglie della sicurezza
e
accelerare lo sviluppo e il riuso della conoscenza
. Il dilemma casomai è se aprire o meno ai fornitori ilpatrimonio di conoscenze che circola sulla intranet”.Regione Veneto è un singolare caso di ente pubblico che ha adottato la web collaboration e il corporate social networking come
strumento per gestire ilcambiamento
entro l'organizzazione e far emergere i talenti. Il CIO
Gianluigi Cogo
, promotore del progetto che ha visto implementare un'infrastruttura basata suSharePoint Server come piattaforma per la gestione dei contenuti e la condivisione di conoscenza e documenti, ritiene che spostando la produttività individuale e digruppo sul web non solo si dematerializzano i processi, ma
grazie all'effetto emulazione
si aumenta anchela produttività
."Ma è importante, per far emergere i talenti, che
non vengano messe policy e regole di controllo
, perché altrimenti gli utenti le bypasseranno andando su
Facebook
”. Sulla intranet della Regione Veneto, attualmente utilizzata da 3.000 dipendenti in 70 sedi e formata da
300 siti diversi
, ogni utente è libero di creare unproprio sito, un workplace personalizzato o pubblicare un manuale, il cui valore è giudicato dagli altri utenti. Ognuno può creare le proprie relazioni, dando fiducia a chipreferisce, e anche applicazioni verticali personali. Una rete VPN assicura la possibilità di usufruire dei servizi della intranet anche in mobilità.Naturalmente mentre
i giovani
fanno un utilizzo più spinto degli
strumenti innovativi
, per esempio creando profili ricchi di informazioni, applicazioni mashup ditipo business, presentazioni evolute e si relazionano tra di loro anche professionalmente con modalità proprie delle social network, gli utenti più anziani in molti casipreferiscono ancora la e-mail per lo scambio di documenti, non mettono le foto nei loro profili (solo il 10% degli utenti lo fa) e non fanno un uso sociale, però usano
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applicazioni mashup create da altri
, dice Cogo.Il grosso dell'attività 'sociale' la fanno la RSU, che l'ha utilizzato per fare sondaggi tra i dipendenti, e il CRAL, che ne ha fatto una sorta di eBay, che i dipendenti dellaRegione usano per vendere beni, mentre alcuni uffici e settori sono ancora riluttanti a usare la intranet. “Il motivo per cui spesso la collaborazione è mal vista all'interno diun'organizzazione è che può far emergere
gli 'scheletri negli armadi
', ma anche chi non ha niente negli armadi - dice Cogo -. Ci sono persone che per inerzia,frustrazione, insoddisfazione non si sentono in grado o non vogliono dialogare sui forum o costruire applicazioni. Penso a chi mette timbri lavora all'ufficio protocolli, e aquei funzionari o dirigenti che avendo operato male vengono emarginati e sono costretti a stare zitti”.
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