Guide Medecin Liberal

LE GUIDE DE LENTRE DANS LA VIE PROFESSIONNELLE
La comptabilit du mdecin libral

Patrice MARIE
Le Code gnral des impts soumet les professions librales des obligations comptables. Grce cette comptabilit vous pourrez dterminer le revenu de votre activit librale. Ce bnfice (lorsquil ne sagit pas de dficit ) reprsente la diffrence entre les recettes provenant de votre activit librale et le cot de fonctionnement de votre cabinet. La dtermination de ce bnfice professionnel permettra de calculer votre impt sur le revenu et dtablir la base de calcul de vos cotisations sociales.
REMARQUE IMPORTANTE
Linformatique peut, bien sr, tre utilise. Grce aux nombreux logiciels actuellement disponibles, la tenue de votre comptabilit sera, sans aucun doute, simplifie et vous fera gagner un temps prcieux. Toutefois, il nous a sembl plus simple et plus didactique de vous prsenter la tenue dune comptabilit sur papier. En effet, il nexiste aucune forme obligatoire ds linstant o les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectes : papier ou informatique, lesprit est le mme.
GNRALITS
AVANT TOUT, TROIS CONSEILS Utilisez un compte professionnel.

Ds votre installation, ouvrez un compte en banque professionnel. Toutes vos recettes (en tous cas, tous les chques et remises en banque) provenant de votre exercice devront transiter par ce compte. De mme, toutes vos dpenses professionnelles seront rgles par le compte professionnel. Ne mlangez jamais priv et professionnel : lorsque vous aurez besoin dargent sur votre compte priv, vous lalimenterez avec votre compte professionnel mais jamais directement avec vos recettes.
tablissez un dossier documentation gestion / fiscalit.

Tenez-vous au courant de lactualit en matire de gestion et de fiscalit. Mme si la gestion vous rebute, dites-vous bien que vous tes chef dentreprise, et, mme si vous ne faites pas vous mme votre comptabilit, vous tes responsable des chiffres qui seront communiqus ladministration.
Tenez rgulirement les documents comptables obligatoires.

Prenez les bonnes habitudes ds votre installation, cela sera plus facile par la suite.
LES DIFFRENTS MODES DE LEXERCICE MDICAL

La troisime Convention nationale signe en 1980, a institue deux secteurs de convention. Les mdecins conventionns (plus de 99 % des mdecins libraux) avaient le choix entre deux options :
Le Secteur 1
Les mdecins conventionns sengagent respecter les tarifs conventionnels. Ils bnficient des avantages fiscaux accords aux mdecins conventionns en 1971 ainsi que de leurs rgimes dAssurance Maladie et de Retraite substantiellement financs par les caisses.
Le Secteur 2
Ce secteur est actuellement gel pour les jeunes mdecins, sauf sils sont : Anciens chef de clinique des universits, assistant des hpitaux ; Ancien assistant des hpitaux gnraux ou rgionaux nappartenant pas un C.H.U. ; Ancien assistant des hpitaux spcialiss ; Praticien chef de clinique ou assistant des hpitaux militaires ; Praticien temps plein hospitalier dont le statut relve du dcret n84-131 du 24/02/84.
Autant le dire tout de suite, limmense majorit des jeunes gnralistes nauront pas accs ce secteur. Les mdecins conventionns dans ce secteur dit honoraires libres , peuvent ajuster avec tact et mesure , en fonction du cot de fonctionnement de leur cabinet et donc du cot de la vie, sans attendre lautorisation des avenants tarifaires. En contrepartie, ils assurent intgralement leur couverture sociale et leur cotisation de retraite et ne bnficient pas de certains avantages fiscaux.
LE RGIME DIMPOSITION
Suivant votre rgime fiscal, il conviendra que vous teniez une comptabilit ou on. En effet, il existe pour les mdecins deux rgimes dimposition :
Le rgime dclaratif spcial.

Ce rgime vous concerne : Si vous tes conventionn dans le secteur 1 ; Si vos recettes brutes de lanne entire ne dpassent pas le seuil de 32000 , vous tes plac de plein droit sous ce nouveau rgime. Ladministration fiscale tolre que vous restiez sous ce rgime les deux premires annes de dpassement du seuil des 32000 .
Toutefois, sachez que si, ds votre premire anne dexercice, vous dpassez le plafond de 32000 , la tolrance ne sappliquera pas. De plus, si vous vous tes install ou si vous avez commenc vos remplacements en cours danne, le seuil du plafond sera ajust au prorata temporis de votre dure dexercice au cours de lanne. Par exemple, vous vous tes install le 1er juin et vous avez peru 30000 de
recettes, le seuil ne sera plus de 32000 mais de 16000 et dans ce cas vous ne pourrez pas bnficier de ce rgime. Attention ces remarques sont trs importantes car, vous ne pouvez pas savoir en dbut dexercice, remplacement ou installation, ce que vous allez gagner dans lanne : gardez vos factures mme si, a priori, vous pensez pouvoir bnficier du rgime dclaratif spcial. Si vous pouvez bnficier du rgime dclaratif spcial vous avez intrt faire peu de frais dans lanne puisque vous bnficierez dun abattement de 34%. En revanche, si vous tes au rgime de la dclaration contrle, vous avez intrt avoir des frais. vos calculettes ! Pour le calcul du bnfice imposable, dun abattement forfaitaire de 34% du montant des recettes dclares. Dans ce cas, vous navez tenir quun livre des recettes aucune autre comptabilit ne sera exige, contentez-vous simplement de reporter sur la dclaration densemble de vos revenus (2042 C) le montant de vos recettes brutes inscrites sur votre livre des recettes. Attention, la gestion dun cabinet tant une gestion prvisionnelle, vous ne pouvez pas savoir le 1er janvier quel sera le chiffre de vos recettes annuelles : un conseil, tenez une comptabilit, gardez vos factures et vous verrez en fin danne.
La dclaration contrle
Ce rgime vous concerne : Si, ds votre premire anne dexercice, vous dpassez le plafond de 32000 ; Si vos recettes brutes de lanne entire dpassent pour la seconde fois le seuil des 32000 ; Ou, si, bien quayant des recettes annuelles infrieures 32000 vous optez pour ce rgime (ce qui peut tre intressant si vous avez des frais importants).
Dans ce cas, la tenue dune comptabilit est obligatoire et une dclaration spciale, appele 2035, est joindre votre dclaration densemble des revenus (2042).
LE COMPTABLE
Larrive de linformatique dans les cabinets mdicaux a facilit considrablement le travail de tenue des livres comptables. Toutefois, la comptabilit rebute la plupart des mdecins qui ont, malgr tout, trs frquemment recours un comptable. Si vous ne vous sentez pas capable de remplir vos dclarations, si votre comptabilit nest pas simple parce que votre situation est particulire, il semble judicieux de vous faire aider par un expert-comptable. Mais sachez que les honoraires dun comptable, bien quentrant dans les frais, reviennent trs chers.
Dautre part, les associations de gestion agre ont un rle de conseil et de formation, si vous avez adhre une de ces associations, nhsitez pas poser des questions et ventuellement participez aux sances de formation. Noubliez jamais que, vis vis du fisc, cest toujours votre responsabilit qui est engage ; cest pour cette raison quil est certainement souhaitable que vous connaissiez les grandes lignes de la tenue des livres comptables et de la fiscalit des mdecins libraux. Toutefois, lavis dun expert-comptable sur lensemble de votre gestion peut tre utile surtout si votre situation est complique. Que peut-on conseiller alors ? Faites vos comptes, valuez vos comptences et le temps pass votre comptabilit, et dcidez ensuite !
LE COMPTE PROFESSIONNEL
Vous devez toujours utiliser un compte professionnel.

Tous les chques et remises en banque provenant de votre exercice libral devront transiter par ce compte. De mme, toutes vos dpenses professionnelles seront rgles par ce compte. Ne mlangez jamais priv et professionnel : lorsque vous aurez besoin dargent sur votre compte priv, vous lalimenterez avec votre compte professionnel mais jamais directement avec vos recettes. Si vous avez une activit salarie par ailleurs, faites virer vos salaires sur votre compte priv, ne mlangez pas salaires et honoraires : les salaires se dclarent sur la 2042, les honoraires sur la 2035 !
COMPTABILIT DE TYPE RECETTES-DPENSES

Les mdecins libraux sont des travailleurs indpendants. A ce titre, ils doivent dclarer les revenus quils peroivent en bnfices non commerciaux (B.N.C.). Ils sont soumis une comptabilit non commerciale dite recettes-dpenses . Seules les recettes encaisses et les dpenses dbourses au cours de lanne en question, mme si elles se rapportent lanne prcdente, sont prises en compte. Vous devez inscrire sur votre livre-journal, la recette la date de rception du chque ou, pour un virement la date o vous avez connaissance de linscription au crdit de votre compte, ou pour une dpense, la date o vous rglez cette dpense. Il vous est galement possible dopter pour le rgime commercial crances-dettes . Ce rgime est rarement intressant, peu utilis et ncessite srement un conseil : nous vous le signalons mais nous nen parlerons pas.
LES DOCUMENTS OBLIGATOIRES

Les professionnels de sant doivent tenir une comptabilit recettes-dpenses . Pour ce faire, vous devez inscrire sur un livre-journal vos recettes et vos dpenses ainsi que les encaissements et les dcaissements personnels effectus sur vos comptes professionnels. La grande disproportion entre les recettes (une criture par patient) et les dpenses rend matriellement impossible la tenue dun tel journal. Cest pour cette raison que les professions de sant doivent tenir un journal des recettes et un livre-journal regroupant le journal des dpenses et le journal des encaissements sur le compte professionnel. Vous devez tenir ces journaux au jour le jour, sans blanc ni rature et lencre. Chaque encaissement ou chaque dpense doit faire lobjet dune ligne dcriture comportant obligatoirement : la date, lidentit de la partie versante ou le libell de la dpense, le montant de la recette ou de la dpense et mode de rglement (espces ou chque). Vous devez galement tenir un registre des immobilisations et des amortissements. Enfin, depuis 1990 il est obligatoire de tenir vos comptes financiers et deffectuer des rapprochements bancaires. Il nexiste aucune forme obligatoire pour ces documents ds linstant o les prescriptions de la Nomenclature comptable sont respectes.
LIMPRESSION DES DOCUMENTS OBLIGATOIRES

Il nexiste aucune forme obligatoire pour vos documents ds linstant o les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectes. Vous pouvez utiliser des journaux manuels traditionnels que vous vous procurez dans les papeteries et vous les remplirez sans blanc ni rature et lencre. Vous pouvez galement avoir recours des moyens informatiques, respectant aussi la nomenclature comptable mais vous devrez imprativement imprimer les journaux obligatoires, savoir : livre-journal, livre des recettes, livre des immobilisations et rapprochements bancaires, et les conserver sous forme relie.
DLAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES

Votre livre des rendez-vous na pas dintrt comptable car en aucun cas il ne peut sagir dun journal de recettes (sur un agenda les prescriptions de la Nomenclature comptable ne sont pas respectes), vous pouvez donc ne pas le garder. Il n'existe pas de dlai unique de conservation des documents. Chaque branche du droit a ses propres exigences. En droit fiscal, il existe par exemple un dlai gnral et des dlais spciaux. Le dlai gnral de conservation du livre des recettes, du livre-journal, des factures, des balances de contrle des flux financiers et des relevs bancaires est normalement de six ans. Mais des dlais suprieurs sont prvus dans un certain nombre de domaines.
Quant au livre des immobilisations, les justificatifs doivent tre conservs trois ans aprs la fin de la dernire annuit d'amortissement : les documents concernant un bien amortissable sur trente ans devront notamment tre conservs au minimum pendant trente trois ans dater de l'achat du bien. Un conseil, gardez-le toute votre carrire et un peu plus cause des plusvalues !
PERTE DE LA COMPTABILIT
Votre comptabilit a t drobe chez vous ou chez votre comptable, votre cabinet a brl et vos comptes avec : ladministration et la jurisprudence sont inflexibles : Une comptabilit nest probante que si elle est accompagne des justificatifs correspondants . Mettez donc votre comptabilit en lieu sr, et, si vous tenez une comptabilit informatique, faites des sauvegardes, plusieurs sauvegardes que vous mettrez dans des lieux srs diffrents. En effet, si vous perdez vos justificatifs, vous risquez de voir rintgr votre rsultat fiscal, une dpense ou un amortissement, ou encore de voir remettre en cause une dduction. De plus, si une partie importante de la comptabilit, voire toute la comptabilit, a disparu, la charge de la preuve vous incomberait en cas de redressement. Et ceci, contrairement au principe gnral qui veut que la charge de la preuve incombe ladministration.
LES RECETTES
LES DIFFRENTS TYPES DE RECETTES
Les recettes conventionnelles

Lorsque lon parle de recettes conventionnelles, il sagit de celles provenant des honoraires correspondant au tarif conventionnel mdical lexclusion des ventuels dpassements (arrt du Conseil dEtat du 23 mai 1984), il sagira donc : Des honoraires qui proviennent directement du patient (y compris les honoraires de votre remplaant) lorsquil vous rgle votre acte mdical. En change de vos honoraires vous remettez au patient une feuille de soins sur laquelle vous inscrivez la somme perue. Des honoraires qui manent dun tiers, par exemple les recettes provenant du rglement des accidents du travail (qui peuvent tre rgls par la Scurit sociale mais aussi lE.D.F., le ministre de lducation nationale, les organismes de gestion des communes, etc.), de la C.M.U., des anciens combattants (Art. L115), de la S.N.C.F., de la R.A.T.P., etc.
Les recettes annexes

A ct des ces recettes conventionnelles, vous pouvez tre amen percevoir dautres recettes qui peuvent provenir (cette liste nest pas exhaustive) : des dpassements dhonoraires : soit parce quil existe des circonstances exceptionnelles de temps ou de lieu dues une exigence particulire du malade (D.E.), soit parce que vous tes bnficiaire d'un droit permanent dpassement octroy sous le rgime des prcdentes conventions (D.P.), soit parce que vous tes conventionn dans le secteur II. de vacations, dexpertises ; de travaux dessais cliniques ; de la matrise de stage ; de remboursements de sinistres par une assurance.
Les gains divers

Ce sont aussi des revenus annexes lactivit librale. Mais ils doivent tre dclars part. Pour les mdecins, ils se limitent quatre types : Certaines indemnits : comme les indemnits perues au titre dune assurance perte dexploitation ; Certaines prestations sociales : les indemnits de remplacement ou les indemnits journalires (Madelin) ; Certains remboursements de frais comme par exemple le surcot occasionn par lachat dordonnances dupliques, le remboursement de trop perus (taxe professionnelle, U.R.S.S.A.F., etc.) ; Les avantages en nature dont peuvent bnficier les remplaants (logement, nourriture).
Par ailleurs,
Vous avez aussi des sommes dargent qui vont transiter sur votre compte professionnel et quil conviendra donc dinscrire sur votre journal des encaissements, mais pas sur votre livre des recettes car elles ne doivent pas figurer sur votre dclaration dimpts. Cest le cas du montant des emprunts que vous serez amen contracter et des sommes dargent priv que vous pouvez tre amen dposer sur votre compte professionnel pour lalimenter. Toutes les recettes provenant de lexercice de la profession sont dclares comme honoraires. En revanche, les recettes qui subissent un prlvement de charges sociales par lorganisme payeur sont des salaires. Vous encaisserez vos honoraires sur votre compte professionnel et vos salaires sur votre compte priv. Vous dclarez vos honoraires sur un formulaire appel 2035 et vos salaires sur le formulaire 2042.
LA TENUE DU LIVRE DES RECETTES EST-ELLE OBLIGATOIRE?

Jusquau 1er janvier 2000, seuls les mdecins conventionns du secteur II et les mdecins du secteur 1 adhrents une association de gestion agre (A.G.A.), taient tenus la comptabilisation journalire de leurs recettes. Les mdecins conventionns du secteur 1 non adhrents une A.G.A., taient dispenss de la tenue du journal des recettes pour la partie de leur activit couverte par la Convention et ayant donn lieu la dlivrance dune feuille de soins. Pour ces actes, les relevs individuels tablis par la Scurit sociale (S.N.I.R.) tenaient lieu de comptabilit.
Actuellement, tous les contribuables imposables dans la catgorie des B.N.C. ont lobligation de tenir un journal des recettes. Pour viter les risques de violation du secret professionnel, il est possible de ne porter dans votre livre des recettes, la place du libell Identit du patient , quun code dans la mesure o ce code permet de retrouver lidentit complte figurant dans un fichier couvert par le secret professionnel. Dans ce cas, le caractre rgulier et sincre de votre comptabilit ne sera pas remis en cause la condition expresse que vous puissiez fournir ces informations sur simple demande.
LES RECETTES PERUES PAR LE REMPLAANT

Le remplaant peroit des honoraires au nom du mdecin remplac, ils doivent donc figurer sur le journal des recettes du mdecin remplac. Lors dun remplacement, le remplaant, mme sil est au rgime dimposition dit dclaratif spcial , doit tenir le journal des recettes quil encaisse (date, nom du patient, somme perue, mode de rglement). A la fin du remplacement il remet au mdecin remplac la totalit des honoraires quil a perus (chques libells au nom du mdecin et espces) et un double de son journal que le mdecin remplac recopie dans son propre journal des recettes. Ensuite, le mdecin remplac, rtrocde son remplaant le pourcentage convenu et inscrit cette somme dans son livre-journal comme honoraires rtrocds .
Pourquoi le remplaant ne doit-il pas encaisser les honoraires ?

Attention, en aucun cas, le remplaant ne devra encaisser les chques manant du remplacement sur son compte : cest le mdecin remplac qui lui rtrocde des honoraires et non pas linverse ! Dautre part, si le remplaant encaisse la totalit des honoraires, lors dun contrle, on pourrait lui imputer la totalit de la somme pour le calcul de la taxe professionnelle.
LE LIVRE DES RECETTES

Encore une fois, il nexiste aucune forme obligatoire ds linstant o les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectes. Toutefois, vous devez tenir ce journal au jour le jour, sans blanc ni rature et lencre. Chaque recette doit faire lobjet dune ligne dcriture mentionnant la date du rglement (qui peut tre diffrente de celle des soins), lidentit de la partie versante, le montant de la recette et mode de rglement (espces ou chque). Le journal de recettes nest pas un relev dactivit, les actes gratuits ne doivent donc pas y figurer.
Exemple de livre des recettes
N 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120
Date 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01
Identit TOUCHATOUT LASSECHE LEROUGE LEBEAU LAVIS LELAIT PLEIM JESSAITOUT JATIGE LEMOU OGC Rb frais OGC Expertise Virement CPAM
Recettes conventionnelles Espces Banque 22.00 22.00 10.00 22.00 22.00 22.00 22.00 32.00 22.00 22.00
Recettes annexes Espces Banque
Gains divers Espces Banque
20.00
300.00 660.00 100.00 50.00
Report
En fin danne, vous tablirez un tableau rcapitulatif des totaux mensuels et vous reporterez ces chiffres dans votre dclaration 2035.
Exemple de tableau rcapitulatif des recettes
ANNE 2008 Recettes conventionnelles Espces JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DECEMBRE TOTAL Banque Recettes annexes Espces Banque Gains divers Espces Banque
Mois
A reporter sur la ligne AA de la 2035
A reporter sur la ligne AF de la 2035
LES DPENSES
LES DPENSES DDUCTIBLES
Une dpense ne peut tre accepte par ladministration comme dductible que si elle rpond trois critres :
quelle soit directement en rapport avec votre activit professionnelle, cest dire quelle doit permettre lacquisition, la conservation ou lamlioration de votre revenu professionnel ; quelle soit justifie par un document officiel : facture, note ou document administratif ; quelle ait t rgle au cours de lanne civile concerne, mme si elle ne se rapporte pas directement cette mme anne.
Toutefois ce systme gnral de droit commun a nanmoins fait lobjet de mesures particulires :
Les frais de voitures automobiles peuvent tre reconstitus et dduits forfaitairement en fonction de votre kilomtrage professionnel parcouru en appliquant un barme publi, chaque anne par ladministration. Les frais de blanchissage (blouses, serviettes, etc.) que vous ne pouvez pas justifier parce quil est effectu chez vous, peuvent tre dduits pour un montant correspondant ce que les blanchisseries locales auraient factur.
IL EXISTE PLUSIEURS TYPES DE DPENSES
Celles qui viennent en dduction pour leur montant rel :

ce sont les dpenses ordinaires : salaires du personnel, frais de dplacement, charges sociales du mdecin, etc.
Celles qui ne sont pas dductibles :

prsentation la clientle, terrain, parts de SCI ou de SCM, etc.
Celles qui ne viennent en dduction que pour un pourcentage de leur prix de revient :
ce sont les immobilisations : voiture, cabinet, ordinateur, etc.
LES DPENSES ORDINAIRES

Les dpenses sont classes par postes qui correspondent aux diffrentes lignes de la dclaration 2035. Il est important de ventiler correctement vos dpenses dans ces diffrents postes car un poste hypertrophi par rapport la moyenne des autres mdecins ou un poste en augmentation brutale peut attirer lattention de ladministration fiscale lors dun contrle sur pices (voir le chapitre sur le contrle fiscal Y a-t-il plusieurs types de contrles fiscaux ? ).
Poste 3
Honoraires rtrocds :
Il sagit des honoraires reverss votre remplaant. Attention, pour tre dductibles, vous devez dclarer ces sommes sur un imprim spcial appel D.A.S.-2 (ou D.A.D.S. si vous avez des salaris).
Poste 8
Achats :
Il sagit des fournitures et des produits entrant dans la composition des prestations effectues tels que lalcool, le gel pour doppler ou E.C.G., le papier E.C.G., le coton, les pansements, les objets usage unique (gants, seringues, spculums jetables, etc.), la pharmacie. Vous ne devez pas inscrire ce poste le matriel amortissable et le petit matriel quil soit mdical ou de bureau.
Poste 9
Salaires net du personnel :

Cest le salaire que vous versez votre femme de mnage ou votre secrtaire ventuellement augment des avantages en nature. Si vous employez une femme de mnage pour votre cabinet et titre priv, vous devez faire deux feuilles de paye distinctes car les conventions collectives sont diffrentes. Attention, pour tre dductibles, vous devez dclarer ces sommes sur un imprim spcial appel D.A.D.S.
Poste 10
Charges sociales affrentes au personnel du cabinet :

Il sagit des cotisations que vous payez, pour votre personnel, lU.R.S.S.A.F., aux A.S.S.E.D.I.C., aux caisses de retraite et de prvoyance, la mdecine du travail, pour la formation professionnelle des salaris, de la C.S.G. dductible (la C.S.G. non dductible et le C.R.D.S. sont neutres pour lemployeur) et ventuellement des indemnits de licenciement.
Attention, ces sommes ne peuvent tre dduites que si elles sont dclares sur limprim D.A.D.S. Attention, il ne sagit en aucun cas des charges sociales du mdecin.
Poste 11 Poste 12 Poste 13

T.V.A. :
Les mdecins libraux ne sont pas assujettis la T.V.A., ce poste ne vous intresse pas.
Taxe professionnelle :
Si vous venez de vous installer, sachez quelle nest pas due pour la premire anne fiscale dinstallation.
Autres impts :
Il sagit de tous les impts professionnels : La taxe foncire si votre local professionnel est inscrit lactif professionnel ; La taxe sur les salaires ; Vos droits denregistrement et les timbres fiscaux ; Vos pnalits pour retard de paiement des impts et taxes dductibles la condition que ces pnalits ne soient pas conscutives un dpt hors dlai. La taxe dhabitation nest pas une dpense professionnelle en cas de local mixte ; Limpt sur le revenu nest pas dductible ; Les infractions au code de la route ne sont pas dductibles.
Poste 14 Poste 15
CSG dductible :
Ce poste a t cr en 2003, il sagit de votre C.S.G. dductible et non pas celle de votre personnel.
Loyers et charges locatives :

Les charges locatives reprsentent les frais de voirie, dentretien et de gardiennage de limmeuble. Le dpt de garantie ou le droit au bail (supprim depuis le 1er janvier 2001) vers lors de la prise bail des locaux professionnels ne sont pas dductibles. En revanche, les loyers pays davance, dans la mesure o ils ne constituent pas un dpt de garantie, sont dductibles.
Attention, si vos locaux sont usage mixte, il convient que vous appliquiez un coefficient dutilisation prive et que vous effectuiez une rintgration.
Poste 16
Location de matriel ou de mobilier :

Il sagit des loyers concernant la location de matriel ou de mobilier y compris les mensualits verses dans le cadre dun crdit-bail.
Attention, la location ou le crdit-bail dun vhicule automobile est imputer au poste 23.
Poste 17
Frais dentretien et de rparation du cabinet :

Ce poste concerne les frais dentretien courant, les grosses rparations ou les dpenses damlioration doivent faire lobjet dun amortissement.
Attention, les frais de blanchissage sont inscrire ce poste dans la mesure o ils ne font pas lobjet dun forfait.
Poste 18 Poste 19
Frais de personnel intrimaire :

Il sagit des sommes que vous pouvez tre amen verser aux entreprises de travail temporaire ou des socits de services (secrtariat tlphonique).
Frais de petit outillage :

Il sagit du petit matriel de moins de 500 H.T. Vous pouvez inscrire ce poste les meubles meublants dans la mesure o il ne sagit ni dune installation initiale ni du renouvellement complet du mobilier.
Attention, le matriel dun prix unitaire suprieur 500 H.T. et les meubles meublants qui ont pour rsultat lentre dun nouvel lment dans votre patrimoine professionnel doivent tre amortis.
Poste 20 Poste 21
Frais de chauffage, dlectricit, deau, de gaz :

En cas de locaux usage mixte, il conviendra de rintgrer la part prive.
Honoraires ne constituant pas des rtrocessions :

Il sagit des sommes verses dans le cadre de lexercice professionnel des tiers non salaris (expert-comptable, avocat, A.G.A.).
Attention, ils sont aussi dclarer sur limprim D.A.S.-2 (ou D.A.D.S. si en plus vous avez des salaris).
Poste 22
Primes dassurances :
Il sagit des primes dassurances dductibles. Si une prime est dductible, les indemnits que vous percevrez en cas de sinistre sont imposables et vous devrez les dclarer en gains divers . A linverse, les primes non dductibles ne sont pas imposables sauf sil sagit de rentes viagres, il conviendra alors de les dclarer sur la 2042. Sont dductibles : Votre assurance responsabilit civile professionnelle ; Votre assurance multirisque des locaux ; Votre assurance couvrant votre matriel professionnel ; Les assurances destines garantir un revenu journalier pour accident ou maladie ; Les assurances dcs ; Les assurances-vie.
Attention, ne sont pas dductibles du revenu professionnel :
Lassurance de votre vhicule automobile est normalement imputer au poste 23.
Poste 23

Frais de voiture automobile :

Dans le cas o vous navez pas opt pour le forfait kilomtrique, il sagit : De vos frais de carburant, de garage, dentretien courant, de pneumatiques, de petites rparations (les grosses sont amortir), etc. ; De votre assurance automobile ; Des mensualits verses dans le cadre dun crdit-bail ; Des loyers en cas de location.
Si vous avez achet votre voiture et inscrit ce vhicule au registre des immobilisations, vous devez lamortir : aucune somme concernant cet achat ne devra donc figurer ce poste. Si votre vhicule est usage mixte, il convient que vous appliquiez un coefficient dutilisation prive et que vous effectuiez une rintgration.
Poste 24
Frais de petits dplacements :

Il sagit des frais de voyage et dhbergement ncessits par lexercice de votre profession ainsi que les frais de stationnement de votre vhicule professionnel. Si vous optez pour la dduction forfaitaire de 2% des recettes, il ne faut surtout pas dduire ces frais de petits dplacements mais les comptabiliser en prlvements personnels sous peine de nullit du forfait. Les frais supplmentaires de repas , cest dire les repas pris seul et dus lloignement de votre domicile sont dsormais dductibles mais plusieurs conditions : Vous devez avoir des pices justificatives pour chaque repas. Contrairement aux salaris, vous ne pouvez pratiquer aucune dduction forfaitaire. La distance domicile-cabinet doit tre telle que vous ne puissiez rentrer chez vous pour djeuner, mais elle ne doit pas tre anormale , c'est-dire trop importante. Ladministration refuse alors la dduction des frais supplmentaires de repas, sauf si cet loignement est indpendant de votre volont (profession du conjoint, tudes des enfants, etc.).
La totalit du prix du repas nest pas dductible. Vous devez tout dabord enlever la valeur du repas au domicile, fixe 1,5 fois le minimum garanti. Ensuite, vous devez ventuellement enlever la fraction du prix du repas excdant 5 fois le minimum garanti.
Poste 25

Charges sociales du mdecin :

Il sagit des cotisations obligatoires que vous versez aux caisses : Allocations familiales (U.R.S.S.A.F.) ; C.A.R.M.F. ; Assurance maladie ; Du rachat de cotisations ou de points de retraite ; Des ventuelles majorations ou pnalits de retard des cotisations dAllocations familiales, dassurance maladie ou de C.A.R.M.F..
Attention, bien que figurant sur lavis dchance de lU.R.S.S.A.F. : la C.S.G. non dductible et la C.R.D.S. ntant pas dductibles, elles ne doivent donc pas figurer dans vos frais ; La C.S.G. dductible devra figurer au poste 14 ; La contribution aux Unions professionnelles est faire figurer au poste 29 ; La contribution obligatoire pour la formation professionnelle est galement faire figurer au poste 29. Votre couverture des frais fixes dexploitation en cas de maladie ou daccident ( la condition que ces frais fixes soient eux-mmes dductibles en frais professionnels) ; Vos cotisations loi Madelin : La loi Madelin permet, aux travailleurs non salaris non agricoles, de bnficier de la dductibilit de leurs cotisations de protection sociale facultatives. Pour tre dductibles, ces cotisations doivent faire partie de contrats rpondant aux critres dligibilit de la loi Madelin et vous devez tre jour de vos cotisations obligatoires. Retraite facultative, sous forme de rente, dans le cadre de contrat dassurance de groupe adhsion individuelle Prvoyance (complmentaire frais de soins, assistance hospitalire, incapacit temporaire et permanente). Depuis le 1er janvier 2001, il est possible de rgler mensuellement vos cotisations personnelles lU.R.S.S.A.F., par prlvement automatique.
Et de certaines cotisations facultatives :
Poste 26

Frais de rception ; de reprsentation de congrs :

Ces frais pour tre dductibles doivent tre utiles pour lexercice de la profession et doivent tre justifis par des factures. Les factures de restaurant doivent tre nominatives et vous devrez noter au dos le nom, et la qualit des personnes invites ; Les cadeaux ne doivent pas tre somptuaires. De la mme manire, vous inscrirez au dos des factures le nom, et la qualit des bnficiaires ; Les congrs. Un congrs est une manifestation dordre mdical runissant plus de dix participants pour une dure dau moins trois jours. Si une seule de ces caractristiques manque, il ne sagit plus dun congrs mais dun sminaire. Cette distinction est importante pour les mdecins du secteur I qui choisissent lvaluation forfaitaire de 2% car un congrs nest pas compris dans cette valuation des petits frais alors que le sminaire lest.
Poste 27 Fournitures de bureau, documentation, les frais de tlphone et P&T :

Sachez que les ouvrages techniques ne samortissent jamais mme si leur prix dpasse 500 HT. Attention cette rgle nest pas applicable aux logiciels.
Poste 28
Frais dactes et de contentieux :

Il sagit des frais de greffe, des frais de recouvrement dimpays et des droits denregistrement lors de lacquisition de vos locaux, de votre clientle, etc..
Poste 29

Cotisations syndicales et professionnelles :

Il sagit : De votre cotisation au Conseil de lOrdre des mdecins (obligatoire) ; De votre cotisation syndicale (facultative) ; De vos cotisations aux Socits savantes professionnelles (facultatives) ; De votre contribution aux Unions professionnelles (obligatoire) ; De votre contribution pour la formation professionnelle (obligatoire).
Poste 30

Frais de gestion divers :

Vous inscrirez ce poste les dpenses professionnelles qui nont pas t inscrites ailleurs, en particulier : Vos frais de blanchissage du linge professionnel (en cas de non option pour labattement de 2%) ; De lachat de vtements de travail, il ne peut sagir que de vtements spciaux (blouses) et non pas de vtements utilisables dans les circonstances courantes de la vie ; De frais denseignement post-universitaire ; Des pourboires, des trennes, etc.
Poste 31

Frais financiers :
Vous inscrirez sous cette rubrique : Le montant des intrts de vos emprunts professionnels ; Les frais bancaires de tenue de votre compte professionnel ; La cotisation de votre carte bancaire professionnelle ;
Attention, les agios de dcouverts bancaires ne peuvent tre admis que dans la mesure o ces dcouverts trouvent leur origine dans les conditions dexploitation du cabinet et non pas dans des prlvements exagrs.
Poste 32
Pertes :
Il sagit des chques sans provision (hlas !).
Attention, ne donnez jamais la feuille de soins vos mauvais payeurs car les honoraires non perus de ne constituent pas des pertes dductibles.
LES DPENSES MIXTES

Une dpense mixte est une dpense qui ne concerne pas exclusivement lactivit librale. Dans ce cas, il vous appartient de dterminer vous-mme le pourcentage dutilisation prive qui ne sera pas dductible. Plusieurs postes de frais peuvent tre concerns, en particulier : Les frais de locaux (loyers, E.D.F., eau, chauffage, taxes et impts, etc.) lorsque le cabinet mdical et lhabitation du mdecin sont sous le mme toit. Il nexiste pas de rgle absolue pour dterminer le pourcentage dutilisation prive, toutefois, prendre en compte la surface prive par rapport la surface totale est assez logique. Lorsquil existe une entre commune, par exemple, lapplication de la formule suivante peut tre un bon moyen de dterminer la part professionnelle : Part prive = Surface prive + surface de lentre Surface totale Les frais de voiture : de la mme faon, il vous appartient de dterminer vous-mme la quote part dutilisation prive du vhicule. Cette dtermination nest pas toujours aise ; soyez cohrent et noubliez pas que lutilisation professionnelle de votre vhicule ne se limite pas vos seules visites mais vous pouvez prendre en compte tous vos dplacements ayant un rapport avec votre exercice libral (F.M.C., congrs, comptable, achat matriel). Les frais de personnel : bien quil soit possible dutiliser les services de votre femme de mnage des fins professionnelles et prives, nous vous conseillons de sparer le priv du professionnel : faites-lui deux feuilles de paye, votre situation sera plus claire vis vis de ladministration fiscale, galement vis vis de lU.R.S.S.A.F. et de votre employe (les conventions collectives ne sont pas les mmes).
Quil sagisse de dpenses ordinaires ou dimmobilisations, rglez la totalit de vos dpenses mixtes avec votre compte professionnel et inscrivez sur votre journal des dpenses la totalit de la dpense. Lorsque vous tablirez votre 2035, vous appliquerez le coefficient dutilisation prive que vous aurez dtermin et vous effectuerez une rintgration de cette part prive. Vous joindrez votre 2035 une mention expresse sur laquelle vous indiquerez la quotepart prive de vos frais mixtes.
LA C.S.G. ET LA C.R.D.S.
Les cotisations de C.S.G. et de C.R.D.S. sont perues, chaque trimestre (ou chaque mois en cas de mensualisation), par lU.R.S.S.A.F. en mme temps que votre cotisation dAllocations familiales. Vous rglez la globalit (C.S.G., C.R.D.S. et Allocations familiales) avec votre compte professionnel. Les avis dchance de lU.R.S.S.A.F. font tat : De votre cotisation dAllocations familiales ainsi que de la rgularisation ; De la C.S.G. dductible ainsi que de la rgularisation ; De la C.S.G. non dductible et de la C.R.D.S. ainsi que de la rgularisation.
Vous devez ventiler ces trois dpenses des postes diffrents afin dviter que le montant de la C.S.G. et la C.R.D.S., ne serve de base pour le calcul de ces mmes contributions les annes suivantes. Il convient donc denregistrer : Au poste 25 : Charges sociales du mdecin votre cotisation dAllocations familiales (U.R.S.S.A.F.) ; Au poste 14 : CSG dductible la part dductible de la C.S.G. Dans la rubrique prlvements personnels : la part non dductible de la C.S.G. et la C.R.D.S. comme sil sagissait dune dpense prive rgle par le compte professionnel.
LE LIVRE-JOURNAL
Vous devez tenir ce journal au jour le jour, sans blanc ni rature et lencre. Chaque encaissement ou chaque dpense doit faire lobjet dune ligne dcriture comportant obligatoirement : la date, lidentit de la partie versante ou le libell de la dpense, le montant de la recette ou de la dpense et mode de rglement (espces ou chque). Il nexiste aucune forme obligatoire ds linstant o les prescriptions de la nomenclature comptable sont respectes mais logiquement il doit se composer dun journal des dpenses et dun journal des encaissements.
LE JOURNAL DES DPENSES

Le journal des dpenses fonctionne selon le principe de la double transcription. Chaque dpense, est inscrire : une premire fois dans la colonne de trsorerie approprie : selon que la dpense aura t rgle en espces ou en chque ; une seconde fois dans la colonne de nature de dpense correspondante.
Comme il nexiste aucune forme obligatoire, vous pouvez fort bien adapter la forme de votre journal des dpenses votre situation : vous pouvez supprimer ou ajouter des colonne, par exemple : Pourquoi avoir une colonne T.V.A. puis que les mdecins ne sont pas assujettis la T.V.A. ? Cette colonne est inutile, supprimez-la. Supprimez galement la colonne loyers si vous tes propritaire de votre local, etc.. En revanche vous pouvez, crer, lintrieur dun poste, une colonne pour individualiser une dpense, notamment sil sagit dune dpense mixte. Par exemple si vous dsirez attribuer une quote part prive de 60% pour vos frais dE.D.F. et 100% pour vos frais G.D.F. : crez deux colonnes et ventilez vos frais en consquence. En fin de mois, effectuez un contrle mensuel de trsorerie en vous assurant que le total des dpenses du mois rgles par le compte professionnel est gal au total des ventilations des dpenses par poste (Total A = Total B).
Exemple de journal des dpenses

(cette illustration est incomplte, chaque poste de dpense correspondant une colonne)
Dates
Libells
Comptes de trsorerie Espces Banque
Prlt perso
Hono rtro
Achats
Frais de personnel Salaires Charges
2/01 5/01 5/01 8/01 11/01 11/01 11/01 14/01 14/01 15/01 15/01 15/01 18/01 25/01 30/01 31/01 31/01
Essence CARMF Pharmacie Taxe Foncire Electrocardiograp he Prlvement espces Cartouches dencre Rb emprunt cabinet Agios Sminaire Amicale Mdecins Avance salaire F d M Essence Dr Sophie Secrt. tlphonique Rb Emprunt voiture Salaire F d M Total mensuel
59.30 655.00 50.00 195.00 1800.00 300.00 65.00 1198.55 43.45 40.00 300.00 80.00 50.00 130.00 228.00 295.18 571.68 239.30 5821.86 300.00 130.00 500.00 571.68 651.68 130.00 80.00 300.00 50.00
Total A
Total B
En fin danne, vous tablirez un tableau rcapitulatif des dpenses, avec une ventilation des dpenses par nature, ce qui vous permettra dtablir votre dclaration 2035.
Exemple de tableau rcapitulatif des dpenses

Mois Comptes de trsorerie Espces JANVIER FVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMBRE DCEMBRE Total annuel 239.30 Banque 5821.86 300.00 130.00 50.00 Prlt perso Hono rtro Achats Frais de personnel Salaires 651.68 Charges
Total A
Total B
Effectuez un contrle annuel de trsorerie en vous assurant le total des dpenses de lanne rgles par le compte professionnel est gal au total des ventilations des dpenses par poste (Total A = Total B).
LE JOURNAL DES ENCAISSEMENTS

Ce journal ne fait pas double emploi avec le journal des recettes. En effet, ce dernier comptabilise, de faon dtaille, toutes les sommes que vous avez perues au cours de votre exercice; autrement dit, il vous donne le total des recettes que vous devez porter sur la dclaration 2035. En revanche, le journal des encaissements ne comptabilise que les sommes remises sur votre compte professionnel, quil sagisse despces, de chques ou de virements, ainsi que le total des espces reues des patients. Ici aussi, chaque mouvement entrane obligatoirement une double transcription : Une inscription dans le compte de trsorerie concern donnant lorigine des fonds ; Une inscription dans le compte appropri dencaissements ou de dpenses, en fonction de la nature de lopration.
FAUT-IL DPOSER LES ESPCES SUR LE COMPTE PROFESSIONNEL ?

Thoriquement, pour avoir une comptabilit exemplaire, vous devriez dposer sur votre compte professionnel la totalit de vos recettes perues en espces. De cette faon, il existe une transparence totale sur votre compte professionnel. Mais cette mthode est trs lourde car elle impose un dpt de la totalit des espces au centime prs sur votre compte. Pas question dacheter votre baguette de pain avec largent que vous aura donn madame Dupont en rglement de vos honoraires de visite. Pour avoir de largent liquide, vous devrez passer la banque, et faire un retrait despces de votre compte professionnel. Il existe toutefois une tolrance : vous pouvez simplement, la fin de chaque mois, reporter sur votre journal des encaissements le total de vos honoraires comptabiliss sur votre livre des recettes et perus en espces. De cette manire, les sommes perues en espces peuvent tre utilises pour votre vie courante sans les faire transiter sur le compte professionnel. Vous pouvez les dposer sur votre compte personnel ou alimenter votre compte professionnel, dans ce cas vous inscrirez cet apport dans la colonne Apports personnels du journal des encaissements mais pas sur votre journal des recettes.
Exemple de journal des encaissements

Dates Libells Comptes de trsorerie Autres encaissem ents Remise chques en banque ou virements Remise Banque Gains divers Apports personnels Montant Emprunts reus sur le compte
Espces
Banque
5/01 5/01 6/01 11/01 11/01 11/01 20/01 26/01 31/01
Virement CPAM Remise Chques Virement UFB Remise Chques Rb ordo dupliques Virement Art L115 Remise Chques Remise Chques Remise Chques
690.00 710.00 1800.00 1220.00 76.22 20.00 1080.00 1310.00 620.00
690.00 710.00 1800.00 1220.00 76.22 20.00 1080.00 1310.00 620.00
Honoraires espces du mois Total mensuel
1960.00 1960.00 7526.22
1960.00 1960.00 5650.00 76.22 1800.00
Total A
Total B
Effectuez un contrle mensuel de trsorerie en vous assurant que le total des sommes encaisses du mois par les comptes financiers est gal au total des ventilations des encaissements par nature (Total A = Total B).
En fin danne, tablissez un tableau rcapitulatif de vos encaissements et assurez-vous par un contrle annuel de trsorerie que le total des sommes encaisses de lanne par les comptes financiers est gal au total des ventilations des encaissements par nature (Total A = Total B).
Exemple de tableau rcapitulatif des encaissements

Mois Comptes de trsorerie Autres encaissem ents Remise chques en banque ou virements Remise Banque Gains divers Apports personnels Montant Emprunts reus sur le compte
Espces
Banque
JANVIER FEVRIER MARS AVRIL MAI JUIN JUILLET AOUT SEPTEMBRE OCTOBRE NOVEMEBRE DECEMBRE Total annuel
Total A
Total B
LES RAPPROCHEMENTS BANCAIRES
Si vous rglez une dpense en chque en fin de mois, vous inscrivez cette dpense sur votre livre-journal la date dmission du chque mais cette somme ne sera dbite de votre compte que le mois suivant : il y aura donc une discordance entre votre livre-journal et votre relev de banque. Les rapprochements bancaires permettent de comparer le solde de votre compte professionnel dtermin daprs les critures de votre livre-journal avec le solde de votre relev bancaire. Il nexiste aucune forme obligatoire, la forme que nous prsentons nest quun exemple parmi dautres.
Exemple :
Nous reprendrons les exemples illustrs prcdemment de journal des encaissements et de journal des dpenses.
Journal des encaissements
Journal des dpenses
Date
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 5/01 5/01 6/01 11/01 11/01 11/01 20/01 26/01 31/01
Libell de lopration
Virement CPAM Remise Chques Virement UFB Remise Chques Remb ordo dupliques Virement Art L115 Remise Chques Remise Chques Remise Chques
Compte de trsorerie Espces Banque 690.00 710.00 1800.00 1220.00 74.22 22.00 1080.00 1310.00 620.00
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20
Date
2/01 5/01 5/01 8/01 11/01 11/01 11/01 14/01 14/01 15/01 15/01 15/01 18/01 25/01 30/01 31/01 31/01
Libell de lopration
Essence CARMF Pharmacie Taxe Foncire Electrocardiographe Prlvement espces Cartouches dencre Rb emprunt cabinet Agios Sminaire Amicale MdecinsAvance salaire F d M Essence Dr Sophie (Hono rtro) Secrt. tlphonique Rb Emprunt voiture Salaire F d M
Compte de trsorerie Espces

59.30 655.00 50.00 195.00 1800.00 300.00 65.00 1198.55 43.45 40.00 300.00 80.00 50.00 130.00 228.00 295.18 571.68
Banque
Total mensuel ou total reporter 1960.00 1960.00 7526.22
239.30
5821.86
Honoraires espces du mois Total mensuel ou total reporter
Relev bancaire
Dr X Banque Z Compte N : XXX Date Libell Solde au 31/12/2003
5/01 5/01 5/01 5/01 6/01 8/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 11/01 20/01 25/01 26/01 30/01 31/01 31/01 31/01 Virement CPAM REMISE CHEQUES Prlvement CARMF Paris Chque 6957672 Virement UFB Prlvement Trsor P7425 D425 REMISE CHEQUES Virement CPAM Virement Anciens combattants Chque 6957673 Retrait espces Chque 6957674 Prlvement chance Agios Chque 6957675 REMISE CHEQUES Chque 6957676 REMISE CHEQUES Prlvement SOTEL Prlvement chance REMISE CHEQUES Virement CPAM 228.00 295.18 620.00 22.00 130.00 1310.00 1800.00 300.00 65.00 1198.55 43.45 300.00 1080.00 195.00 1220.00 74.22 22.00 655.00 275.00 1800.00
Relev de compte chques Du 1/01/2004 au 31/01/2004 Dbit Crdit 1885.03

690.00 710.00
TOTAUX DU MOIS Solde au 31/01/2004
5485.18
7548.22 3948.07
Etat de rapprochement bancaire

Oprations Solde au 31/12/2003 Mouvements du mois Solde au 31/01/2004 Oprations non portes sur le relev bancaire Sminaire Salaire femme de mnage Oprations non portes sur le livre-journal Virement CPAM 5821.86 Livre-journal Dbit Crdit 1610.03 7526.22 3314.39 40.00 571.68 5485.18 Relev de banque Dbit Crdit 1885.03 7548.22 3948.07
22.00
0.00 Solde REL au 31/01/2004
3336.39 3336.39
611.68
3948.07 3336.39
LE GUIDE DE LENTRE DANS LA VIE PROFESSIONNELLE Le chque 6957672 dune valeur de 275 mis en dcembre a t inscrit sur le journal des dpenses en dcembre. Lors de lmission du relev de banque de dcembre, ce chque ntait pas encore dbit par la banque, le solde de dcembre du relev de banque ne tient donc pas compte de cette dpense, ce qui explique la diffrence de 275 entre le solde en banque de dcembre et le solde du livre-journal la mme date. Par ailleurs, le sminaire rgl le 15/01 et le salaire de la femme de mnage du 31/01, nont pas t dbits par la banque ; ces deux dpenses ne figurent donc pas sur le relev de banque. Paralllement, un virement de 22 figure sur le relev de banque en date du 31/01 mais il na pas encore t not sur le journal des encaissements car cest par le relev de banque que vous apprenez le virement sur le compte. Il convient donc de calculer le solde rel en tenant compte de toutes les oprations y compris celles non encore portes sur le livre-journal ou le relev de banque.
LES IMMOBILISATIONS
Lorsque vous achetez un bien professionnel dont la dure de vie prsume excde un an, il ne sagit pas dune dpense normale : il sagit dune immobilisation que vous devez amortir. Une immobilisation est donc une dpense professionnelle dont vous ne pouvez pas dduire directement la totalit de son prix de votre bnfice dexploitation de lanne mais seulement un pourcentage de ce prix. Un amortissement correspond donc la dprciation annuelle dun bien professionnel dont vous avez effectivement pleine proprit. Ainsi vous namortirez pas les biens en location, en leasing, en usufruit ou en nue-proprit. En principe, tout ce qui a une dure de vie suprieure un an constitue une immobilisation quil convient amortir, mais pour quil y ait amortissement, il faut quil y ait une usure ou une dprciation dues au temps, cest la raison pour laquelle, bien qutant des immobilisations, vous namortirez pas un terrain ou le droit de prsentation la clientle. Il est toutefois possible de passer directement dans les frais les matriels peu coteux condition que leur prix de revient unitaire nexcde pas 500 H.T. Cette mesure ne concerne pas les meubles meublants qui sont, par dfinition, toujours amortissables. Cependant s'il s'agit du remplacement d'un meuble existant, et si ce nouveau meuble vaut moins de 500 H.T., il peut tre dduit directement dans lanne. En revanche, s'il s'agit d'un renouvellement complet du mobilier, vous devrez amortir ce mobilier mme si la valeur de chaque lment, pris individuellement, n'excde pas 500 H.T.
Exemples :
Vous achetez un tabouret dexamen valant 150 : vous lamortissez ; Vous achetez, 300 , un bureau pour remplacer le vtre, vieillissant : cest une dpense ordinaire passer en frais de lanne (poste 19) ; Vous achetez, 550 , un bureau pour remplacer le vtre, vieillissant : vous lamortissez ; Une chaise de votre salle dattente valant 38 est casse, vous la remplacez : cest une dpense ordinaire passer en frais de lanne (poste 19) ; Vous remplacez vos 8 chaises de salle dattente car elles sont en mauvais tat, chaque chaise vaut 38 : vous les amortissez.
CRITRES DE CALCUL DES AMORTISSEMENTS

Cest vous quincombe la dcision comptable donc vous avez la responsabilit de vos choix. Tout dabord, vous devez dterminer le taux dutilisation cest dire le temps damortissement de limmobilisation. Ensuite, vous devrez choisir entre deux types damortissements : Lamortissement linaire qui est le type le plus courant et dans lequel les annuits sont gales entre elles ; Lamortissement dgressif dans lequel les annuits iront en diminuant.
Suivant la date laquelle vous achetez votre bien, vous devrez appliquer la rgle du prorata temporis. Enfin, si vous achetez un vhicule, sachez que lamortissement est limit, il existe donc une part non dductible de la dotation. De mme, pour les immobilisations usage mixte, le calcul doit se faire sur la totalit du bien et vous devez rintgrer la quote-part prive.
LE TAUX DUTILISATION
La dure prvisible dutilisation dun bien sappelle le taux dutilisation. Cest vous quil incombe de dterminer cette dure suivant lutilisation que vous aurez de cette immobilisation. Ainsi, ladministration fiscale acceptera un taux dutilisation de 25% (4 ans) pour votre voiture si vous tes install la campagne, que vous faites beaucoup de visites et que vous parcourez 20000 Km par an pour votre profession. En revanche, si vous faites trs peu de visites pensez quil est prfrable dopter pour un taux de 20% (5 ans). Vous trouverez ci-dessous les taux dutilisation couramment admis par ladministration fiscale. Toutefois, en fonction des circonstances, ladministration fiscale pourra tolrer un cart de la dure damortissement allant jusqu 20% par rapport ces taux. Vos choix doivent tre cohrents et vous devez pouvoir les justifier.
Exemple de taux dutilisation

Dure moyenne dutilisation Locaux professionnels Grosses rparations ou gros amnagements Chaudire, cuve de fuel ou de gaz Matriels robustes (divan dexamen) Matriels fragiles (lectrocardiographe, chographe, etc.) Automobiles Peintures, papiers peints Mobilier de bureau et salle dattente Ordinateur Matriel de bureau Logiciel 20 50 ans 10 ans 10 ans 10 ans 5 ans 4 5 ans 5 ans 10 ans 3 ans 5 ans 1 an Taux dutilisation de 2 5% 10% 10% 10% 20% de 20 25% 20% 10% 33.33% 20% 100%
LES AMORTISSEMENTS LINAIRES ET DGRESSIFS
Lamortissement linaire
Lamortissement linaire est le mode damortissement le plus simple et le plus courant. Les annuits sont gales entre elles.
Exemple :
Le 30/07/2007, vous avez achet, 13500 , une voiture. Vous lamortissez sur 5 ans. Vos amortissements seront de : 13500 / 5 = 2700 par an pendant 5 ans. Toutefois, la 1re anne vous appliquerez la rgle du prorata temporis (la premire annuit sera rduite au nombre de jours couls entre la date de lachat et le 31 dcembre) : Anne 2007 : 13500 /5 * 154/365 = 1139 Anne 2008 : 2700 Anne 2009 : 2700 Anne 2010 : 2700 Anne 2011 : 2700 Anne 2012 : 13500 /5 * 211/365 = 1561
Lamortissement dgressif
Lamortissement dgressif ne peut concerner que : des biens neufs dont la dure dutilisation est dau moins 3 ans.
LE GUIDE DE LENTRE DANS LA VIE PROFESSIONNELLE Ce type damortissement est rserv certains biens : machines de bureau (sauf les machines crire, les installations tlphoniques et le mobilier), les appareils dair conditionn, le matriel de recherche scientifique ou technique (endoscopes, chographes, etc.). Le calcul de lamortissement dgressif est plus complexe : La premire annuit sobtient en multipliant le prix de revient du bien par le taux damortissement, lui mme multipli par un coefficient de : 1.25 si la dure dutilisation du bien est 3 ou 4 ans 1.75 si la dure dutilisation du bien est 5 ou 6 ans 2.25 si la dure dutilisation du bien est suprieure 6 ans.
Les annuits suivantes sont obtenues en multipliant chaque valeur rsiduelle, cest dire le prix de revient initial diminu des amortissements antrieurs, par le taux damortissement major du mme coefficient. La dernire annuit a pour montant le reliquat.
Exemple :
Vous avez achet le 16/09/2007 un ordinateur valant 1800 que vous utiliserez des fins uniquement professionnelles. Vous lamortissez sur 4 ans selon le mode dgressif. Dotation aux amortissements 2007 : Prix dachat x taux damortissement x coefficient x rgle du prorata temporis = dotation 2007 Rgle du prorata temporis (en mois pour les amortissements dgressifs) de septembre dcembre = 4 mois. 1800 x 25% x 1.25 x (4/12) = 187 (valeur rsiduelle = 1800 187 = 1613 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2008 (2me anne) : Valeur rsiduelle x 25% x 1.25 = dotation 2002 1613 x 25% x 1.25 = 504 (valeur rsiduelle = 1613 504 = 1109 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2009 (3me anne): Valeur rsiduelle x 25% x 1.25 = dotation 2003 1109 x 25% x 1.25 = 347 (valeur rsiduelle = 1109 347 = 762 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2010 (4me anne): Valeur rsiduelle x 25% x 1.25 = dotation 2004 762 x 25% x 1.25 = 238 (reliquat = 762 238 = 524 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2011 (5me anne): Reliquat = 524
LE GUIDE DE LENTRE DANS LA VIE PROFESSIONNELLE Toutefois, lorsque lannuit dgressive damortissement ainsi calcule pour un exercice devient infrieure lannuit correspondant au quotient de la valeur rsiduelle par le nombre dannes dutilisation restant courir compter de louverture dudit exercice, lentreprise a la facult de faire tat dun amortissement gal cette annuit . (alina 2 de lart ; 23 de lannexe II du CGI). Dans notre exemple prcdant, vous voyez que la 3me annuit (347 ) est infrieure la valeur rsiduelle (1109 ) divise par le nombre dannes restant courir (1109 / 2 = 554 ). Il est donc possible dtablir le tableau damortissement suivant : Dotation aux amortissements 2007 (1re anne) : 1800 x 25% x 1.25 x (4/12) = 187 (valeur rsiduelle = 1800 187 = 1613 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2008 (2me anne) : 1613 x 25% x 1.25 = 504 (valeur rsiduelle = 1613 504 = 1109 ) Dotation aux amortissements de lanne suivante 2009 (3me anne): Valeur rsiduelle / 2 = dotation 2003 1109 /2 = 555 Dotation aux amortissements de lanne suivante 2010 (4me anne): 1109 - 555 = 554
LA RGLE DU PRORATA TEMPORIS

Suivant la date laquelle vous achetez votre bien, vous devrez appliquer la rgle du prorata temporis : la premire annuit sera rduite : Au nombre de jours couls entre la date de lachat et le 31 dcembre si vous avez opt pour un amortissement linaire ; Au nombre de mois couls entre le mois de lacquisition et le mois de dcembre en cas damortissement dgressif.
LA PART NON DDUCTIBLE DE LA DOTATION

Lorsque vous achetez un bien usage mixte, vous devez inscrire ce bien sur votre registre des immobilisations pour la totalit de son prix de revient. Vous calculerez les annuits damortissement sur ce chiffre global puis vous rintgrerez la quote-part prive. En ce qui concerne les voitures de tourisme (pas les vhicules utilitaires), neuves ou doccasion, la valeur amortissable (quipements et accessoires compris) est limite un plafond au-dessus duquel le surplus est considr comme une dpense personnelle somptuaire, donc non-amortissable. Ce plafond est irrgulirement rvis et varie selon la date de premire mise en circulation de votre voiture.

Avant le 1er juillet 1985 Entre le 1er juillet 1985 et le 31 dcembre 1987 Entre le 1er janvier 1988 et le 31 octobre 1993 Entre le 1er novembre 1993 et le 31 octobre 1996 Depuis le 1er novembre 1996
35000 F 50000 F 65000 F 100000 F 18300
Vous rintgrerez la part damortissement non dductible.
Exemple :
Vous avez achet le 03/06/2007 une voiture neuve que vous avez affecte au patrimoine professionnel. Vous avez pay cette voiture 20000 , vous lamortissez sur 5 ans et vous lutilisez pour moiti pour votre usage priv. Dotation aux amortissements 2007 : Prix dachat x taux damortissement x rgle du prorata temporis = dotation 2007 rgle du prorata temporis du 03/06/2007 la fin de lanne : 211 jours 20000 x 20% x (211/365me) = 2312 La part non dductible suprieure 18300 sera de : (20000 18300 ) x 20% x (211/365) = 197 La part pour utilisation prive de 50% rintgrer sera de : (2312 197 ) x 50% = 1057 Au total, il faudra rintgrer : + = 197 + 1057 = 1254 ( reporter la ligne 36 de la 2035) x 50% =
LE REGISTRE DES IMMOBILISATIONS ET DES AMORTISSEMENTS

Contrairement au livre des recettes et au livre-journal le registre des immobilisations nest pas un document annuel. Il vous suivra tout au long de votre activit professionnelle. Une fois de plus, la forme de ce registre est libre. Une fiche pour chaque bien immobilis semble tre une forme pratique. Lorsquil sagit dun bien usage mixte, vous devez linscrire sur votre registre des immobilisations pour la totalit de son prix de revient. Vous calculerez les annuits damortissement sur ce chiffre global puis vous rintgrerez la quote-part prive. En ce qui concerne les voitures dpassant le plafond au-dessus duquel le surplus est considr comme une dpense personnelle somptuaire, inscrivez le prix total et vous rintgrerez la part non dductible de la dotation. En revanche, en ce qui concerne les locaux professionnels, vous inscrirez directement sur votre livre des immobilisations le prix de la part affecte lusage professionnel ainsi que lannuit damortissement uniquement professionnelle.
Exemple de fiche damortissement

VOITURE Date de lachat : Taux damortissement : Prix dachat : Linaire / dgressif : Date de sortie : Prix de cession : Anne 2007 2008 2009 2010 2011 2012 Amortissement antrieur 0.00 1139 3839 6539 9239 11939 Rgle du prorata temporis 154/365me 365/365me 365/365me 365/365me 365/365me 211/365me Amortissement de lanne 1139 2700 2700 2700 2700 1561 Reste amortir 12361 9661 6961 4261 1561 0 30/07/2007 20% 13500 Linaire

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tablissez un dossier documentation gestion / fiscalit.

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Exemple de livre des recettes

Recettes annexes Espces Banque

Gains divers Espces Banque

300.00 660.00 100.00 50.00

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Exemple de tableau rcapitulatif des recettes

A reporter sur la ligne AA de la 2035

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LES DPENSES DDUCTIBLES

IL EXISTE PLUSIEURS TYPES DE DPENSES

Celles qui viennent en dduction pour leur montant rel :

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Celles qui ne sont pas dductibles :

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Salaires net du personnel :

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Charges sociales affrentes au personnel du cabinet :

Poste 11 Poste 12 Poste 13

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Loyers et charges locatives :

Location de matriel ou de mobilier :

Frais dentretien et de rparation du cabinet :

Frais de personnel intrimaire :