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Conceptos Basicos Excel 2007 32566 Completo
Conceptos Basicos Excel 2007 32566 Completo
Figura 1.1. El icono de Excel en el men Inicio, Programas Pulsar dos veces en el icono de un documento de Excel. Se iniciar Excel y se abrir el documento sobre el que hayas pulsado dos veces.
Figura 1.2. Office 2007 en la lista de programas recientes Hacer clic sobre Microsoft Office Excel 2007 en la lista de programas abiertos recientemente (si la tenemos habilitada, figura 1.2) que se encuentra en el men Inicio Inicio de Windows. Se iniciar Excel del mismo modo que en el primer procedimiento (figura 1.3).
Figura 1.3. Acabamos de abrir con xito Office 2007 Documentos Como todo programa de ordenador, la misin de Excel es trabajar con documentos creados por y para l. Por ejemplo, en el caso de un programa procesador de textos, el documento sera la carta escrita con ese procesador de textos. En el caso de Excel, sus documentos se denominan libros de trabajo. Cada libro de trabajo est compuesto por una o ms hojas de clculo (en concreto, tres por omisin). Para comprender el concepto de libro de trabajo veamos de nuevo el ejemplo del procesador de textos. Supn que el documento del procesador de textos, en lugar de ser una carta, fuera una carpeta que contuviera cartas. As, en cada documento se podran tener varias cartas. En el caso de Excel es igual: su documento, en lugar de ser una hoja de clculo, son varias hojas de clculo agrupadas en un libro de trabajo. El motivo de hacerlo as es que resulta muy frecuente tener la necesidad de repartir el trabajo que se realiza con Excel entre varias hojas de clculo. Es ms fcil tener un solo documento que agrupe todas esas hojas de clculo relacionadas que tener un documento por cada hoja. Los libros de trabajo se almacenan como archivos dentro del disco duro o de una memoria porttil. De esa manera es posible conservar el trabajo realizado cuando se apaga el ordenador.
Figura 1.4. La pantalla de Excel con un libro en blanco Es posible que el aspecto de Excel en tu ordenador no sea exactamente igual que el que aparece en la figura 1.4. No te preocupes, eso es completamente normal y no afecta a la funcionalidad del programa. La ventana de Excel Todo el trabajo con Excel se realiza dentro de la ventana denominada Microsoft Excel (que puedes ver en la figura 1.4), y a la que tambin se llama ventana del programa para diferenciarla de la ventana del documento que veremos ms adelante. La ventana de Excel contiene un gran nmero de elementos distintos. Veamos para qu sirven todos estos elementos (figura 1.5).
Figura 1.5. Las partes de la ventana de Excel (maximizada) La barra de ttulo En la parte superior de la ventana est la barra del ttulo. En ella aparece el nombre del programa (Microsoft Excel) y tambin aparece el nombre del documento con el que ests trabajando. En el caso de la figura 1.5 el nombre es Libro1. En el extremo derecho de la barra del ttulo hay tres botones que son, respectivamente, los siguientes: Minimizar. Si haces clic en l, la ventana de Excel se convierte en un icono en la barra de tareas de Windows, liberando espacio en el escritorio para que puedas hacer otras cosas. Maximizar/Restaurar. Si la ventana de Excel no ocupa todo la pantalla (como ocurre en la figura 1.4), el dibujo que aparece en este botn es el de un cuadrado. Si entonces haces clic en l, la ventana pasar a ocupar toda la pantalla (se maximizar), como aparece en la figura 1.5. En ese momento el dibujo del botn se transformar en el de dos cuadrados superpuestos. Si pulsas el botn, la ventana volver a tener el tamao intermedio que tena antes de maximizarla (se restaurar). Nota En general, siempre resulta ms cmodo trabajar con la ventana de Excel maximizada (como en la figura 1.5). A lo largo del resto del libro lo haremos as. Te sugiero que t tambin lo hagas para que las figuras del libro se parezcan lo mximo posible a lo que aparece en tu pantalla. Cerrar. Si haces clic en el botn que est ms a la derecha de los tres se cerrar la
Figura 1.6. El grupo de comandos Alineacin cambia su tamao y el de sus botones para adaptarse al de la pantalla. En el grupo de opciones donde veas un icono como este en su esquina inferior derecha plsalo para lanzar un cuadro de dilogo o un panel. Estos se abren para darte ms opciones o el control total sobre la herramienta que vas a utilizar. Haz clic en la segunda ficha, Insertar, y luego en Tabla; acepta en el cuadro de dilogo sin importarte las opciones, solo queremos ver la ficha nueva, que antes no figuraba en la ventana de Excel, Herramientas de tabla (fig 1.7). Para diferenciarse de las otras se monta sobre la barra de ttulo y se muestra retroiluminada. Pues as, cada vez que insertes una imagen, una grfica, un dibujo o cualquier tarea que requiera unas herramientas especficas, Excel aadir a la cinta de opciones nuevas fichas que solo aparecern cuando seleccionemos el elemento u objeto que vayamos a editar. Es decir, solo aparecern cuando las necesitemos. As la ventana de Excel est ms limpia de botones y es ms difcil que los confundamos.
Figura 1.8. La Barra de herramientas de acceso rpido personalizada Agregar y eliminar comandos de la barra de acceso rpido es muy sencillo: 1. Elige el comando que quieras agregar y pulsa sobre l con el botn secundario del ratn. 2. En el men contextual que aparece selecciona la opcin Agregar a la barra de herramientas de acceso rpido. Nota Si quieres saber qu funcin tiene cada comando, slo tienes que situar el puntero del ratn sobre ese botn unos segundos; entonces aparecer un recuadro con la descripcin de las caractersticas de ese comando. 3. Ya est agregado!. Si ahora quieres eliminarlo el proceso es parecido. Clic
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Sigue la secuencia del apartado anterior, pero en el segundo paso selecciona Personalizar la ba Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido, aparecer la ventana que muestra la figura 1.9.
Figura 1.9. Ventana Personalizar la barra de herramientas de acceso rpido Aqu puedes hacer bsicamente lo mismo que hicimos desde la cinta de opciones, agregar comandos, pero ahora estn todos listados en la columna de la izquierda y no tienes que buscarlos por la cinta (que como hemos dicho, a veces no aparecen todos visibles). La mecnica para configurar nuestra barra es simple. Haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre el comando que elijas para seleccionarlo (usa el desplegable para ver ms). 2. Haz clic en el botn Agregar para pasarlo a la columna de la derecha, que es
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Figura 1.10. La barra de acceso rpido y la cinta de opciones imitando a un Excel anterior La barra de frmulas Debajo de la cinta de opciones est la de frmulas, que tiene dos partes. En la izquierda aparece siempre la direccin o referencia de la celda seleccionada (en la figura 1.10 puedes ver que pone A1). Como vers ms adelante, esto es muy til para saber en todo momento cul es la celda activa aunque est fuera de la pantalla. La parte derecha de la barra de frmulas se utiliza para introducir datos en la hoja de clculo (aunque esto tambin se puede hacer escribiendo directamente en las celdas) y para ver el contenido de la celda activa. En algunas ocasiones, cuando una celda contiene frmulas o formatos es difcil distinguir su contenido real; mediante la barra de frmulas siempre es posible ver cul es ese contenido. La barra de estado Esta barra aparece a lo largo del extremo inferior de la pantalla. Tambin tiene dos partes. En la izquierda aparece informacin sobre el estado de Excel en cada -momento (ahora pone Listo, como puedes ver en la figura 1.5). En la parte derecha de la barra hay un botn, Macro, que no trataremos aqu (sirve para grabar una secuencia de actos y reproducirla cuando se desee) y mucho espacio para mostrar informacin. Qu informacin?. Pues al igual que con la barra de acceso rpido, la que decidamos. Haz clic secundario con el ratn sobre la barra
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Figura 1.11. La ventana del documento dentro de la ventana del programa Esa ventana es un libro de trabajo y Excel permite tener abiertos varios a la vez. Teniendo cada libro de trabajo en su respectiva ventana facilita mucho su gestin. En los prximos apartados veremos cules son las partes de la ventana del documento. La barra del ttulo En la barra del ttulo de la ventana del documento aparece el nombre del libro de trabajo que tengas en esa ventana. En el ejemplo de la figura 1.11 pone Libro1, porque ese es el nombre del libro de trabajo. En caso de que tengas varios libros de trabajo abiertos a la vez, lo que pone en la barra del ttulo te permitir saber cul de ellos tienes seleccionado en cada momento.
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Figura 1.12. Filas, columnas y celdas La celda activa Segn lo que hemos visto, los documentos de Excel son los libros de trabajos, y estos estn compuestos por una o ms hojas de clculo. Las hojas de clculo a su vez estn compuestas de celdas. Es en las celdas en donde se introducen todos los datos con los que se quiera trabajar. La cuestin por tanto es, habiendo tantas celdas, en cul de ellas se introducir la informacin que yo teclee? La celda en la que se introducir la informacin que se teclee se denomina celda activa y hay varias maneras de reconocerla: 1. Mirando la direccin o referencia que aparece en el extremo izquierdo de la barra
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Figura 1.13. Un rango sencillo seleccionado Para seleccionar un rango sencillo mediante el teclado, haz lo siguiente: 1. Haz que la celda activa sea la que ocupe el extremo superior izquierdo del rango que vas a seleccionar. 2. Pulsa la tecla Mays y mantenla pulsada. 3. Utiliza las teclas del cursor para ir seleccionando las dems celdas que vayan a componer el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando termines, suelta la tecla Mays. Si quieres utilizar el ratn en lugar del teclado para seleccionar un rango sencillo, haz lo siguiente: 1. Sita el puntero del ratn sobre la celda que va a ocupar el extremo superior izquierdo del rango. 2. Haz clic y mantn pulsado el botn del ratn. 3. Desplaza el ratn alejndote de la celda inicial hasta seleccionar todas aquellas que quieras incluir en el rango. A medida que lo hagas irs viendo que esas celdas cambian de color para mostrar que estn seleccionadas como parte del rango. 4. Cuando se encuentren todas seleccionadas, suelta el botn del ratn. Al igual que las celdas, los rangos tienen un nombre o referencia. En el caso de los rangos sencillos, esta referencia se compone de los nombres de las celdas que ocupan los extremos superior izquierdo e inferior derecho del rango, separados por
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Figura 1.14. Un rango discontinuo seleccionado Para deseleccionar un rango, haz clic con el ratn sobre cualquier celda de la hoja de clculo (o pulsa cualquier tecla del cursor).
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Figura 1.15. El Botn Office desplegado Este cuadro de dilogo sirve para que le des un nombre al libro de trabajo. Introduce el nombre que quieras darle en el cuadro Nombre de archivo (en la figura 1.16 pone Libro1.xlsx).
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Figura 1.16. El cuadro de dilogo Guardar como Excel ha seleccionado la carpeta Documentos en el cuadro desplegable Guardar en. Esta es la carpeta que Excel selecciona por omisin para que guardes tu trabajo, pero si quieres puedes utilizar cualquier otra: usa la lista desplegable Guardar en y el cuadro que aparece debajo de ella para seleccionar la unidad de disco y la carpeta en la que quieras guardar el libro de trabajo. Despus de introducir un nombre para el libro de trabajo y la carpeta en la que quieres guardarlo, pulsa el botn Guardar. Excel guardar el libro de trabajo en el disco. Guardar el libro de trabajo por segunda y sucesivas veces Si despus de guardar un libro de trabajo en el disco lo modificas, debers hacerlo de nuevo para que se guarden esas modificaciones. La forma de guardar por segunda y sucesivas veces un libro de trabajo es ms sencilla que hacerlo por primera vez, basta con que hagas clic en el comando Guardar, en la barra de acceso rpido (el primero por la izquierda), o pulses la combinacin de teclas Ctrl+G. Excel se limitar a guardar la versin modificada de tu libro de trabajo en la misma carpeta donde estaba la original, sustituyendo a sta, y sin preguntarte nada. Esta operacin es tan sencilla porque es muy recomendable que guardes tu libro de trabajo a medida que trabajes con l; as, en el caso de que ocurra un accidente (por ejemplo un corte de luz) no perders apenas nada del trabajo que hayas realizado.
Si quieres guardar el mismo libro de trabajo con otro nombre o en otra carpeta, entonces utiliza el comando, Guardar como... , Libro de Excel, despus de pulsar el Botn Offi Botn Office. Los pasos a seguir son los mismos que si fuese la primera vez que guardaste el libro de trabajo.
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Figura 1.18. El cuadro de dilogo Abrir Salir de Excel Para terminar una sesin de trabajo con Excel hay que cerrar la ventana del programa o, lo que es lo mismo, salir de Excel. Cuando quieras cerrar Excel, utiliza el comando Botn Office, y luego el comando Salir de Excel. Si has modificado el
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6. Introducir datos
Excel es un programa de hoja de clculo y, como su propio nombre indica, se dedica fundamentalmente a realizar clculos. Lgicamente, antes de pedirle a Excel que realice un clculo debemos suministrarle los datos pertinentes. En este captulo veremos la forma de introducir datos en Excel y de corregir los que ya hay. Cualquier informacin que se introduce en Excel es un dato. Cuando se aade un dato en Excel, en realidad se introduce en una celda determinada de la hoja de clculo en la que estemos trabajando. En concreto, cuando se inserta un dato en Excel, ste siempre se introduce en la celda activa, es decir, en la celda seleccionada (consulta el captulo anterior). Sabido esto, introducir un dato es un proceso muy sencillo: 1. Selecciona la celda en la que quieres introducir el dato (puedes utilizar el teclado o el ratn para desplazar el puntero de celda activa, tal y como vimos en el captulo anterior). 2. Escribe seguidamente el dato que quieres introducir (simplemente teclendolo). 3. Cuando termines de escribir el dato, pulsa Intro para aceptar la introduccin del mismo en la celda activa. Prestemos un poco de atencin a lo que ocurre en el punto 2 mientras tecleas el dato. Tan pronto como comiences a teclear podrs notar que suceden varias cosas (figura 2.1):
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Figura 2.2. El comando Borrar Las otras opciones de este submen, que utilizaremos ms adelante, sirven para lo siguiente: Todo. Sirve para borrar absolutamente la celda, es decir, el contenido, los formatos y los comentarios. Formatos. Esta opcin sirve para borrar los formatos de la celda, pero dejando intactos el dato y el comentario (si los hay). Los formatos los veremos en el captulo Formatos. Comentarios. Esta opcin sirve para borrar los comentarios de la celda, pero sin alterar el contenido ni los formatos. Deshacer En muchas ocasiones se cometen errores durante el trabajo con Excel, lo que es completamente normal. Pueden ser errores al introducir los datos, al editarlos, al aplicar formatos o durante cualquier otra tarea que se realice en Excel. A medida que se van realizando tareas en Excel, ste va almacenando en una memoria lo que vas haciendo. El motivo de esto es que, si cometemos un error, Excel nos permite deshacer esa accin, volviendo al estado anterior al de cometer el error. El comando que permite deshacer las acciones que hemos realizado es el comando Deshacer Deshacer de la Barra de herramientas de acceso rpido. Por ejemplo, supn que introduces el apellido Santiago en la celda C5 y que luego lo borras (como hemos visto ms arriba) por error. Si despliegas el submen del comando Deshacer justo despus de borrar el dato de la celda C5, vers que aparece una lista de esas
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Figura 2.3. El comando Deshacer Si ahora ejecutas el comando Deshacer, Excel deshar la ltima accin que realizaste, en este caso borrar el contenido de la celda C5, y el dato Santiago volver a aparecer en su interior. Pero, como has visto, Excel almacena todas las acciones que vas realizando. Esto significa que si despus de deshacer la ltima accin que hayas realizado quieres deshacer la inmediatamente anterior, puedes volver a ejecutar el comando, Deshacer. De esta manera, en el caso de que se hayan cometido una serie consecutiva de errores, o en el de que el trabajo realizado durante un rato no sirva, mediante el comando Deshacer puedes volver a un estado anterior del trabajo que fuese vlido. Tambin debes tener en cuenta que hay algunas acciones que Excel no puede deshacer y que, por tanto, si las realizas no podrs utilizar el comando Deshacer para invertir su efecto. Sin embargo, Excel te avisar de esto antes de que realice efectivamente la orden que le hayas dado. El atajo de teclado del comando Deshacer es Ctrl+Z. Es decir, si pulsas a la vez la tecla Ctrl y la tecla Z, ejecutars el comando Deshacer. Rehacer El comando Rehacer (que tambin est en la Barra de herramientas de acceso rpido) es hermano de Deshacer y es una especie de doble seguro. Supn que introduces el dato Santiago en la celda C5 y que luego lo borras. Entonces piensas que eso es un error y utilizas el comando Deshacer para anular la
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7. Tipos de datos
Al comienzo del captulo vimos que un dato es cualquier informacin que se introduce en una celda de Excel. Excel, como programa de hoja de clculo que es, puede trabajar no slo con esos datos y realizar clculos, sino de otras formas. Dependiendo del tipo de datos que introduzcas en una celda, Excel podr trabajar con ese dato de una manera o de otra. Por ejemplo, si introduces un nmero en una celda, Excel podr sumar ese dato con otro, pero si escribes un texto en una celda, Excel no podr sumar ese dato con ningn otro. Por tanto, es muy importante conocer cules son los tipos de datos que se pueden introducir en Excel, puesto que ello determinar qu puedes hacer con esos datos. Hay tres tipos de datos que se pueden introducir en Excel: texto, fechas y valores. En caso de que Excel no pueda reconocer un dato como una fecha o como un valor, automticamente lo considerar un texto. En los siguientes apartados veremos los conceptos bsicos de cada tipo, as como la manera de introducirlos en las hojas de clculo. Texto Los datos de tipo texto son cualquier combinacin de letras, nmeros y smbolos (puntos, guiones, caracteres especiales, etctera) que Excel no pueda considerar un valor o una fecha (en los dos siguientes apartados veremos qu datos considera Excel que sean fechas o valores). En el caso de que quieras forzar a Excel a que considere como de tipo texto un dato que puede considerar como fecha o valor, introduce un apstrofe () delante del dato. Por ejemplo, 2345 es un dato que Excel considerar un valor; sin embargo, si introduces 2345, Excel lo considerar como un dato de texto. Frente a los otros dos tipos de datos, los de tipo texto se caracterizan porque no se puede operar matemticamente con ellos. Fundamentalmente se usan como rtulos para los datos de tipo valor o fecha, para nombres y, en general, para realizar anotaciones de todo tipo. Los datos de tipo texto se alinean por omisin con respecto al borde izquierdo de la celda en la que estn. Puedes introducir cientos de caracteres en una celda, aunque es posible que no puedas verlos todos si la celda no es lo suficientemente ancha y la que est a la derecha contenga datos (consulta el apartado Desbordamiento ms adelante en este mismo captulo). Fechas El segundo tipo de datos que Excel distingue es el de fechas. Excel puede hacer operaciones con fechas; por ejemplo, puede calcular cuntos das han pasado desde el 8 de noviembre de 1966, cuntos das hay entre dos fechas, el tiempo transcurrido entre dos horas, etctera. Sin embargo, para que Excel pueda hacer todas esas operaciones (que se denominan aritmtica de fechas) es necesario que reconozca como fechas los datos que se introduzcan. Cuando las reconoce, Excel alinea por omisin las fechas con respecto al lado derecho de la celda donde se introducen y las muestra con un formato determinado.
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Interpretacin de Excel La fecha que se indica. La fecha que se indica. Excel tomar el ao de la fecha del ordenador. Excel tomar el da de la fecha del ordenador. La hora que se indica. La hora que se indica. La 1:45 de la tarde. La 1:45 de la madrugada.
Excel tambin reconoce la mayora de las formas comunes de fechas. Si utilizas una de ellas (como por ejemplo, 8/11), Excel la reconocer como fecha, pero la introducir en la celda con una de las formas de la tabla 2.1. Consejo Si quieres introducir la fecha actual en una celda, pulsa Ctrl+Mayus +, (coma), y si deseas insertar la hora actual, pulsa Ctrl+Mayus+. (punto). Esto es distinto que utilizar una funcin para obtener la fecha y hora actuales (hay un captulo dedicado a las funciones ms adelante), ya que al contrario de las funciones, que actualizan la fecha y la hora cada vez que se abre el libro de trabajo, las fechas y horas introducidas as no cambian por s mismas. Valores El tercer y ltimo tipo de dato que Excel reconoce es el tipo valor. Los valores son, en general, nmeros y se caracterizan fundamentalmente porque es posible realizar operaciones matemticas con ellos. Al igual que ocurre con las fechas, para que Excel considere que un dato es un valor debe poder reconocerlo como tal, y para ello se deben introducir los valores con una
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Figura 2.4. El botn Estilo moneda y la opcin de Euro que te permite expresar los valores de las celdas con el smbolo del Euro Adems, desde Excel 2000, se incluye una herramienta para el euro, pero tienes que
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Figura 2.5. Conversin de pesetas a euros y de euros a pesetas Desbordamiento El desbordamiento es un fenmeno que se produce cuando el dato que contiene una celda no cabe en el tamao de la misma. Entonces, dependiendo del tipo de dato
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Efecto Mueve el punto de insercin un carcter hacia laizquierda. Sita el punto de insercin a la izquierda del primercarcter. Sita el punto de insercin a la derecha del ltimo carcter. Borra el carcter que haya a la izquierda del punto de insercin.
Flecha derecha Mueve el punto de insercin un carcter hacia laderecha. Inicio Fin Retroceso
Copiar y mover Cuando comiences a tener hojas de clculo con una cierta cantidad de datos introducidos, te encontrars muchas veces con la necesidad de mover parte de esos datos o de copiarlos en otro lugar. Aunque podras teclear de nuevo todos esos
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Figura 2.7. El procedimiento para Copiar 3. Si vas a copiar los datos en otra hoja de clculo del mismo libro o en una de otro libro de trabajo, pasa a la hoja correspondiente. Las tcnicas para cambiar de hoja de clculo y de libro de trabajo las veremos ms adelante. 4. Selecciona la celda en la que vas a copiar los datos (paso 2 de la figura 2.7). Si ests copiando un rango, esa celda debe ser la que va a ocupar el extremo superior
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Figura 2.8. Al pegar los datos puedes elegir la manera de hacerlo El Portapapeles de Office Las operaciones de Copiar/ Cortar y Pegar se realizan a travs de un accesorio de Windows denominado Portapapeles. El mecanismo consiste en que cuando se copia o corta un dato, ste se almacena en el Portapapeles. Luego, al pegarse, ese dato se copia desde el Portapapeles al lugar de destino. Desgraciadamente, el Portapapeles Portapapeles de Windows slo puede contener un elemento a la vez, por lo que cualquier elemento que se copie o pegue sustituye al que estuviera anteriormente en el Portapapeles.
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9. Insertar y eliminar
En ocasiones, tras introducir datos en una hoja de clculo, te das cuenta de que deberas haber aadido otro conjunto de datos en una zona que ya est ocupada o de que han quedado espacios en blanco en medio de los datos. Una opcin puede ser la de mover los datos de un lado a otro. Sin embargo, algunas veces esta solucin es complicada o laboriosa. En esas ocasiones lo ms fcil es insertar o eliminar filas, columnas o celdas. Seleccionar filas y columnas Para poder insertar o eliminar filas y columnas es necesario seleccionarlas antes. Observa que todas las columnas (en la parte superior) y todas las filas (a la izquierda) tienen un encabezado donde aparece el nombre de la columna o de la fila. Seleccionar una columna o una fila es tan fcil como hacer clic en el encabezado correspondiente. Por ejemplo, para seleccionar la columna E haz clic en su encabezado (donde aparece la letra E que da nombre a la columna). Cuando lo hagas vers que Excel selecciona toda la columna (figura 2.10).
Figura 2.10. La columna E seleccionada Si quieres seleccionar varias filas o varias columnas a la vez debes hacerlo como si se tratase de un rango. Por ejemplo, para seleccionar a la vez las filas 8, 9, 10 y 11, primero haz clic sobre el encabezado de la fila 8 y mantn pulsado el botn del ratn. Luego arrastra el ratn hacia abajo hasta que llegue a la fila 11. Entonces suelta el botn (figura 2.11).
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Figura 2.11. Varias filas seleccionadas a la vez Si quieres seleccionar filas o columnas discontinuas, es decir, que no sean consecutivas, debes seleccionar la primera, pulsar la tecla Ctrl y mantenerla pulsada y luego ir haciendo clic en los encabezados de las dems filas o columnas que quieras seleccionar. Por ltimo suelta la tecla Ctrl. Cuando una o ms filas o columnas se encuentran seleccionadas, todas las acciones que realices (como asignar un formato) se aplicarn a todas las celdas de esa columna. Insertar filas y columnas Una vez que sabes seleccionar una fila o una columna, insertarlas es muy sencillo: selecciona la fila o la columna que est donde quieras insertar la nueva y ejecuta en la ficha Inicio, en el grupo Celdas, el comando Insertar y elige en el desplegable. Por ejemplo, imagina que queremos insertar una columna en blanco en la columna C de la hoja de clculo que aparece en la figura 2.12. Selecciona la columna C y ejecuta el comando Insertar, Insertar columnas de hoja. Excel insertar una columna en blanco en ese lugar y desplazar todas las dems columnas hacia la derecha (observa la figura 2.13).
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Figura 2.13. Despus de insertar la columna Si quieres insertar varias filas o columnas a la vez, primero selecciona tantas filas o columnas como quieras insertar.
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Figura 2.14. El cuadro de dilogo Insertar celdas Este cuadro de dilogo te permite elegir hacia dnde desplazar las celdas existentes cuando insertes las nuevas. Si dejas seleccionada la opcin por omisin y haces clic en Aceptar, Excel insertar celdas en blanco y desplazar las que haba hacia la derecha, tal y como puedes ver en la figura 2.15.
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Figura 2.15. Tras insertar las celdas y desplazar las que haba hacia la derecha El procedimiento para eliminar celdas es idntico al que se usa para insertarlas: selecciona las celdas que quieres eliminar, ejecuta el comando Eliminar y seala en el cuadro de dilogo que aparecer hacia dnde deben desplazarse las celdas existentes cuando elimines las seleccionadas. Utiliza este procedimiento para eliminar las celdas que acabamos de insertar en el apartado anterior. Observa que eliminar las celdas no es lo mismo que borrarlas; eliminar es hacerlas desaparecer por completo con todo lo que contengan, desplazando el resto de las celdas para ocupar el hueco dejado, mientras que borrarlas es suprimir total o parcialmente lo que contengan.
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Figura 2.17. Elegir de la lista Si ya has escrito alguna letra cuando hagas clic con el botn derecho, Excel resaltar el primer dato de la lista que comience por las letras que hayas escrito (si hay alguno), de forma que te resulte ms fcil localizar los datos que comienzan por esas letras. Tambin puedes hacer clic con el botn derecho del ratn sobre una celda de la columna que ya contenga datos y seleccionar el comando Elegir de la lista despelgable. Aparecer la lista y, si haces clic sobre uno de los datos de la misma, ste sustituir al dato que ya haba en esa celda. Autorrelleno La caracterstica Autorrelleno sirve para copiar datos de una celda a las adyacentes de una forma muy sencilla. Su inters radica en que cuando los datos cumplen unos requisitos determinados, Excel adapta la copia de los datos a lo que presumiblemente queremos hacer, facilitndonos as en gran medida la introduccin de datos. Como te deca, la funcin bsica de Autorrelleno es copiar datos. Por ejemplo, supn que tienes el dato Santiago introducido en la celda B2 (paso 1 de la figura 2.18). Sita el puntero de celda sobre el dato y ahora fjate en el propio puntero de celda. Observa que en su extremo inferior derecho hay un pequeo recuadro. Ese recuadro se llama gestor de relleno (paso 2 de la figura 2.18).
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Figura 2.18. Procedimiento para utilizar la caracterstica Autorrelleno Si sitas el puntero del ratn sobre el gestor de relleno, vers que se transforma en una cruz delgada. Haz clic sobre l y, sin soltar el botn del ratn, arrstralo hacia abajo. Vers que Excel va seleccionado todas las celdas por las que pase el puntero del ratn (paso 3 de la figura 2.18). Cuando se haya sombreado un rango de diez o doce celdas, suelta el botn. Excel copiar el dato Santiago en todas las celdas sombreadas (paso 4 de la figura 2.18). Listas Aunque la funcin de copiar que hemos visto en el apartado anterior es muy apreciable en s misma por su sencillez, el verdadero inters de Autorrelleno estriba en copiar datos que, como te deca anteriormente, cumplen unos requisitos. Por ejemplo, introduce Enero en la celda B2 y utiliza Autorrelleno para copiarlo hasta la celda B12 (igual que en el apartado anterior). Fjate en lo que ha ocurrido: en lugar de copiar Enero en todas las celdas, lo que hecho Excel es completar la lista de meses; ha supuesto que queras crear una lista de meses y lo ha hecho por ti. Por supuesto, si hubieses introducido Marzo en lugar de Enero, Excel tambin hubiese creado una lista de meses que comenzara por Marzo. Si quieres que Excel copie Enero en todas las celdas en lugar de crear la lista de meses, mantn pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras el gestor de relleno y hasta que sueltes el botn del ratn. Adems de la lista de los meses, Excel crea automticamente otras listas de datos cuando se utiliza Autorrelleno. En la tabla 2.3 puedes ver cules son esas otras listas. Tabla 2.3. Las listas que Excel crea automticamente con la caracterstica Autorrelleno
Si quieres, puedes crear tus propias listas para utilizarlas con la caracterstica Autorrelleno Autorrelleno. Las listas se definen en el botn Modificar listas personalizadas de la ficha Msfrecuentes del cuadro de dilogo Opciones de Excel, al que se llega pulsando el Botn Office. Series Adems de listas, tambin puedes utilizar la caracterstica Autorrelleno para crear series. La diferencia entre una lista y una serie consiste en que en una lista los elementos que la componen no guardan una relacin numrica entre ellos, mientras que en las series s. Introduce el texto Esta es la fila 3 en la celda B3. A continuacin, igual que antes, arrastra el gestor de relleno hacia abajo, hasta la celda B13. A medida que lo hagas, el valor que se introducir en cada una de las celdas por las que vaya pasando aparecer en un cartelito junto a esas celdas para que puedas comprobarlo (esto ocurre siempre que se utiliza la caracterstica Autorrelleno, y no slo con las series). Cuando llegues a la celda B13 suelta el botn del ratn. Como podrs comprobar, Excel crea una serie en la que va incrementando el nmero que hay en el texto (figura 2.19).
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Figura 2.19. Autorrelleno para crear una serie Tambin puedes crear cualquier serie de nmeros o de fechas, aunque en este caso debes seleccionar dos celdas antes de arrastrar el gestor de relleno (es decir, seleccio-nar un rango de dos celdas y arrastrar el gestor de relleno del rango): En la primera celda debe estar el nmero o fecha que da comienzo a la serie. En la segunda celda debe estar el incremento que va a haber entre dos elementos consecutivos de la serie. Por ejemplo, puedes decirle a Excel que cree una serie que empiece en el 1 y que vaya de 3 en 3, u otra que empiece en el 10 y vaya de 10 en 10, etctera. O puedes decirle a Excel que cree una serie de fechas que empiece el da 20 de febrero y vaya de 7 en 7 das. Veamos el procedimiento para crear esta ltima serie: 1. Introduce 20 febrero en la celda B3. 2. Introduce 27 febrero en la celda B4. 3. Selecciona el rango B3:B4. 4. Arrastra el gestor de relleno hasta la celda B13 (ve mirando el cartelito que aparece junto a las celdas que vas seleccionando).
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