DESCRIERE TEHNIC

CUPRINSUL DESCRIERII TEHNICE {A} {B}

B.1.
B.1.1. B.1.2. B.1.3. B.1.4. B.1.5. B.1.6.

Introducere ___________________________________________ 4 Soluia propus ________________________________________ 4

Caracteristici generale de arhitectur ______________________________ 4
Nivelul Windows WEB Presentation __________________________________________ Nivelul Business Logic _______________________________________________________ Nivelul Object Description ___________________________________________________ Nivelul Data Access _________________________________________________________ Nivelul Common Framework ________________________________________________ Arhitectura Run-Time a aplicaiilor ___________________________________________ 5 6 6 6 6 7

B.2. B.3.

Influena arhitecturii . asupra platformei Enter.Net _______________ 7 SPECIFICAII FUNCIONALE Enter.Net ______________________________ 8

{C} {E}
E.1.

Personalul Angajat ______________________________________ 9 Entersoft Business Suite (EBS) ____________________________ 12

EBS / Economic Management (Management Economic) ________________ 12
Contabilitate General _____________________________________________________ Contabilitate Managerial __________________________________________________ Bilan ___________________________________________________________________ Contabilitate Analitic _____________________________________________________ Standarde Internaionale de Contabilitate (IAS International Accounting System) __ 12 14 15 15 15 E.1.1. E.1.2. E.1.3. E.1.4. E.1.5.

{D} Avantajele soluiei propuse _______________________________ 9

E.2.
E.2.1. E.2.2.

EBS / Budgeting & Control (Buget) ________________________________ 16

Buget Standard ___________________________________________________________ 16 Buget Avansat ____________________________________________________________ 17

E.3.
E.3.1. E.3.2. E.3.3.

EBS / Treasury Management (Management Financiar) _________________ 18

Management Financiar Standard _____________________________________________ 18 Management Financiar Avansat ______________________________________________ 20 Administrarea Fluxului de Lichiditi - Cash Flow_______________________________ 21

E.4.
E.4.1.

EBS / Fixed Assets (Gestionarea Mijloacelor Fixe) ___________________ 22

Gestionare Standard a Mijloacelor Fixe _______________________________________ 22

E.5.
E.5.1. E.5.2. E.5.3. E.5.4. E.5.5. E.5.6. E.5.7. E.5.1. E.5.2.

EBS / Trade Accounts Management (Administrarea Partenerilor Comerciali) 24

Administrarea Partenerilor Comerciali ________________________________________ Politici Comerciale ________________________________________________________ Politici de creditare _______________________________________________________ Penalizri pentru ntrzierile de plat ________________________________________ Facturi de Reduceri________________________________________________________ Calculul Costurilor de Import - DVI ___________________________________________ Administrare Avansata a Achiziiilor __________________________________________ Gestionare Avansata a Vnzrii cu Amnuntul _________________________________ Conturi Speciale __________________________________________________________ Gestionarea Stocurilor _____________________________________________________ Articole Compuse, List de materiale, Set/Kits ________________________________ Relaii ntre Articole _______________________________________________________ Numere de Serie __________________________________________________________ Loturi ___________________________________________________________________ Culoare Mrime - Sortiment _______________________________________________ 24 28 28 29 29 29 30 31 31 32 35 35 35 35 36

E.6.
E.6.1. E.6.2. E.6.3. E.6.4. E.6.5. E.6.6.

EBS / Inventory (Gestionarea Stocurilor) ___________________________ 32

E.7.
E.7.1. E.7.2.

EBS / Production Management (Managementul Produciei) _____________ 36

Producie Industrial ______________________________________________________ 36 Calculaia costului general__________________________________________________ 38

E.8.
E.8.1.

EBS / Managementul Proiectelor _________________________________ 40

Managementul Proiectelor (Projects) _________________________________________ 40 Pagina 2 din 74

E.9.
E.9.1. E.9.2. E.9.3. E.9.4. E.9.5. E.9.6. E.9.7.

EBS / Managementul Relaiilor cu Clienii (CRM) _____________________ 41

Funcionalitatea de Baz a CRM _____________________________________________ Administrarea Activitilor de vnzare________________________________________ Administrare ageni de vnzri - Comisioane __________________________________ Gestionarea Oportunitilor de Vnzri _______________________________________ Campanii de Marketing - Chestionare _________________________________________ Administrarea activitii de Service __________________________________________ Gestionarea Acordurilor de Service (Service Level Agreements) __________________ -Commerce -Commerce -Commerce -Commerce -Commerce -Commerce -Commerce - Funcionalitate de Baz _______________________________________ Product Catalogue Base _________________________________________ Product Catalogue Avansat ______________________________________ Views and Reports Adaptor ______________________________________ B2B Avansat___________________________________________________ B2B Rapoarte Tranzactionale ____________________________________ B2C Avansat __________________________________________________ 41 43 48 48 49 49 51 53 53 54 55 55 56 56 57 57 57 58 61 63 63 66 67 67 68 68 68 69 69 69 70 70 70 70

E.10.
E.10.1. E.10.2. E.10.3. E.10.4. E.10.5. E.10.6. E.10.7.

E-Commerce _________________________________________________ 52

E.11.

EBS / Informaii despre companie (MIS) ____________________________ 57

E.11.1. Statistici si analize contabile ________________________________________________ E.11.2. Statistici si analize de vanzari si achizitii _____________________________________ E.11.3. Statistici si analize intercompanie - Consolidate _______________________________ E.11.4. Views - Report & Graph Designer ____________________________________________ OLAP Designer _____________________________________________________________________ E.11.5. Data Warehouse Reporting __________________________________________________

E.12.

EBS / Caracteristici Funcionale Generale __________________________ 63

Funcionalitate de Baz Entersoft Business Suite _______________________________ Gestionarea dimensiunilor informaionale ale companiei Centre de cost/profit ____ Instrumente de Import/Export ______________________________________________ Managementul Documentelor (Document Management) _________________________ Replication Server / Client _________________________________________________ Integrare cu Outlook _______________________________________________________ Interfaa ptr SMS/MMS _____________________________________________________ Interconectare cu Centrala Telefonic (CTI) __________________________________ Securitate avansata _______________________________________________________ Development Tools ________________________________________________________ Interfa cu sisteme WMS ___________________________________________________ Server de aplicatie suplimentar _____________________________________________ Licen Suplimentar ______________________________________________________ Utilizatori ________________________________________________________________

E.12.1. E.12.2. E.12.3. E.12.4. E.12.5. E.12.6. E.12.7. E.12.8. E.12.9. E.12.10. E.12.11. E.12.12. E.12.13. E.12.14.

{F}

Garantarea Bunei Funcionri ____________________________ 71

{G} Contractul Anual al Noilor Versiuni ________________________ 71 {H} Servicii de Suport al Funcionrii _________________________ 73
H.1. H.2. TELESUPPORT - Program de Suport Telefonic de Baz ______________ 73 ON-SPOT - Furnizarea Serviciilor de Suport Local _________________ 73

Pagina 3 din 74

{A}

Introducere

Prezenta reprezint descrierea Entersoft, sau a partenerului acesteia, pentru realizarea proiectului global privind Sistemul Informatic Integrat al companiei avnd la baz tehnologia Enter.Net i Entersoft Business Suite. Prezenta s-a bazat pe specificaiile consemnate n timpul ntlnirilor dintre cadrele celor dou companii i vizeaz acoperirea n totalitate a necesitilor companiei, aa cum rezult din structura, organizarea i activitile sale. Calitatea soluiei oferite se bazeaz: Pe tehnologia de vrf folosit de Entersoft n dezvoltarea sistemelor informatice, care include toate tendinele moderne n realizarea produselor software. Pe experiena cadrelor companiei n nelegerea problemelor de organizare, proiectare precum i de implementare a sistemelor informatice. Pe furnizarea de servicii aferente care rezult n urma a douzeci de ani de activitate n domeniul sistemelor informatice ale ntreprinderilor i organizaiilor.

Caracteristicile de mai sus permit Entersoft, sau partenerului su, s considere c sistemul propus este perfect adaptat nevoilor companiei i poate oferi companiei suportul necesar proceselor modelului su de afaceri, astfel nct s sprijine i s faciliteze ndeplinirea optim a obiectivelor sale.

{B}

Soluia propus B.1. Caracteristici generale de arhitectur

Soluia oferita se bazeaz n totalitate pe arhitectura n-tier exploatnd facilitile mediului de lucru Microsoft .Net. La aceast arhitectur n-tier distingem urmtoarele nivele de baz: Nivelul Windows Web Presentation Nivelul Object Description Nivelul Business Logic Nivelul Data Access Nivelul Common / Framework

Relaia i interaciunea tipic ntre sisteme sunt prezentate n urmtoarea schem:

Pagina 4 din 74

Presentation Layer (Windows and/or WEB)

Object Description Layer

Data Access Layer

Business Logic Layer

Common - Platform Layer

B.1.1. Nivelul Windows WEB Presentation

Aceast structur promoveaz independena complet a Interfeei Utilizator a aplicaiilor fa de restul sistemului, oferind o flexibilitate considerabil pentru implementarea, n funcie de context, celei mai adecvate Interfee Utilizator pentru comunicarea cu utilizatorul (sau/i cu alte sisteme). Astfel, de exemplu este posibil implementarea comenzilor de vnzare la nivel de presentation layer n Windows sau n WEB sau n WML pentru necesitile vnztorilor care sunt n afara sediului i comunic cu back-end-ul prin intermediul PDA.

Presentation Layer comunic cu Object Description Layer, pentru a extrage informaii meta-data n legtur cu obiectele administrate i care se refer la Interfaa Utilizator (de ex. Precizia cifrelor zecimale n cmpurile entitilor). De asemenea, Presentation Layer comunic cu Business Logic Layer pentru extragerea de date. Pagina 5 din 74

B.1.2. Nivelul Business Logic

Nivelul Business Logic include totalul claselor i Obiectelor al cror scop este realizarea funcionalitii aplicaiei la nivel de business rules, services i actions. Acest nivel comunic cu nivelul Data Access pentru regsirea dar i pentru stocarea datelor n sistem. Desigur, nivelul Business este singurul care are dreptul de a nregistra modificrile n Baza de Date. De asemenea, comunic cu nivelul Object Description pentru a extrage informaii privind comportamentul static i dinamic al Obiectelor, aa cum este descris n repository. Accesul la funcionalitatea nivelului Business Logic se face fie prin intermediul Presentation Layer fie prin alte sisteme, oferind astfel importante capabiliti de Integrare cu alte aplicaii, fie ale Entersoft fie ale altor productori.

B.1.3. Nivelul Object Description

n nivelul Object Description sunt cuprinse descrierile obiectelor aplicaiei. Aceste descrieri se refer att la imaginea static a obiectelor (de ex. cmpuri, tipuri de tipuri de cmpuri, relaii, tipuri de relaii) ct i la o parte a imaginii dinamice comportamentul obiectelor (de ex. verificri de corectitudine, evenimente etc.). Acest nivel este rspunztor de prezentarea Object Oriented Design al aplicaiei n spaiul Relaional al RDBMS (Crearea Schemei Bazei de Date). Existena acestui nivel este foarte important pentru controlul central dar i pentru consistena i uniformitatea aplicaiei pe toat cuprinderea ei, din moment ce constituie locul principal unde sunt descrise entitile.

B.1.4. Nivelul Data Access

Nivelul Data Acces Layer este rspunztor de regsirea i stocarea datelor n Baza de Date. Data Acces accept cereri de la Business Logic pentru a aduce sau salva date n Baza de Date. De asemenea, accept cereri Read-only (i numai read-only) de la Presentation Layer (Windows/WEB) care deservesc necesiti concrete ad-hoc ale Presentation Layer ca de exemplu, cutri custom la entiti. Sistemul suport baza de date SQL Server.

B.1.5. Nivelul Common Framework

Acest nivel cuprinde totalul componentelor care se definesc att din aplicaie ct din platforma Entersoft i sunt utilizate la comunicarea ntre nivelele aplicaiei.

Pagina 6 din 74

B.1.6. Arhitectura Run-Time a aplicaiilor

ENTER .NET Application 1 (Assemblies Forms

ENTER .NET Application 1 (Assemblies Forms

3rd Party Application (Custom Forms, assemblies, ..)

ENTER .NET Application

Config Files) ENTER .NET

(Assemblies Forms

Servers

Run-time (Assemblies + services + configuration files)

MS Windows 95, 98, NT, 2000, XP + Microsoft .NET Run-time RDBMS

Enter.Net Run-Time este alctuit din totalul componentelor Enter.Net care sunt necesare pentru executarea aplicaiilor pe partea de client n staia de lucru. Aplicaiile consta dintr-o mulime de fiiere dll care realizeaz logica de client a aplicaiei (de ex. formulare, liste) precum i dintr-un set de fiiere de configurare bazate pe standardul XML prin intermediul crora fie utilizatorul fie administratorul aplicaiei poate s modifice aplicaia din punct de vedere design & feel (de ex. User Group Profiles i setri). Administratorul deine controlul total al modului de instalare a aplicaiei n mediul su (Clieni, Servere, Servere de Baze de Date). Aa cum se prezint i n schem, aplicaiile care ruleaz la client pot proveni de la teri productori (fie ca independeni, fie ca extinderi ale aplicaiilor existente ale Entersoft) i pot exploata posibilitile oferite de Enter.Net Run-Time.

B.2.

Influena arhitecturii . asupra platformei Enter.Net

Proiectarea elaborat a arhitecturii platformei Entersoft se bazeaz pe arhitectura Microsoft . Net Framework pe care se sprijin dezvoltarea tuturor aplicaiilor Entersoft. Ambele arhitecturi au fost proiectate avnd ca ax dezvoltarea aplicaiilor distribuite care mbuntesc i promoveaz interconectivitatea cu alte sisteme dar care ofer i posibilitatea existenei mai multor tipuri de subsisteme de Interfa Utilizator care fac uz de funcionalitatea aplicaiei fr a fi nevoie s fie implementat dect ntr-un singur loc, la nivel de Business Logic. Mediul Enter.Net reprezint un higher level framework al Microsoft .Net. .Net Reprezint un framework cu un caracter mai general pentru c nu are ca int un anumit tip de aplicaii i nici o anumit metodologie de implementare a produselor. Run-Time-ul necesar pentru noul mediu este doar Microsoft .Net. Pentru aplicaiile produse la instalrile utilizatorilor va fi nevoie de .Net Runtime framework (care este instalat n toate versiunile

Pagina 7 din 74

de Windows) precum i de runtime-ul Enter.Net care va fi adugat la acesta. Odat fiind instalate aceste dou Run-Time-uri, sunt suportate integral sistemele de operare pe 32 i 64 bii ale Microsoft deci aplicaiile pot rula pe toate acestea. De asemenea, n noua versiune Windows 2003 i n Windows Vista ale Microsoft va fi preexistent mediul .Net runtime i nu va fi necesar nicio instalare special.

B.3.

SPECIFICAII FUNCIONALE Enter.Net

Platforma Enter.Net este proiectat astfel nct aplicaiile dezvoltate pe aceasta s prezinte un set de caracteristici i funcii care s fie disponibile n tot cuprinsul aplicaiilor. Prin urmare, i eventualele aplicaii speciale care sunt solicitate n cadrul acestui proiect vor moteni aceleai caracteristici. Cteva din caracteristicile sale de baz sunt:
Uurin n utilizarea i operarea Interfeei Utilizator Faciliti de un nalt nivel la parametrizare Context-Sensitive Navigation Menu Personalizare & Extensibilitate Interfee delimitate de comunicare cu alte sisteme (COM+) Plug-in de noi Module/componente fr modificarea instalrii existente Automatic Deployment & Installation Configuration management: Automatic version control i upgrade Procedee Internet-based de upgradare a software-ului prin intermediul automatic software updates Subsisteme Utilizatori-Drepturi de utilizare a funciilor sistemului i stocare n User Profiles care sunt disponibile indiferent de dispozitivul de unde opereaza utilizatorul. Multi-Currency Multi-Company Multi-lingual Integrare cu aplicaii ale Ms Office (Word, Excel, Outlook). On-line Context Sensitive Help How-To help Generator de Rapoarte cu posibiliti de utilizare de ctre utilizatori neexperimentai, fr a fi necesar nvarea SQL sau a altui instrument de proiectare de rapoarte. Posibilitate de Drill-down din rapoarte pana la nregistrrile analitice (de ex. din Fia de client la factur, etc.) Posibilitatea de afiare a rapoartelor n mod grafic (Graph Reports)

Pagina 8 din 74

{C}

Personalul Angajat

Potenialul uman a fost din primul moment fora motrica principal i unul din cei mai importani factori de succes al Entersoft i al partenerilor si. Astzi compania are cadre angajate constituind o ntreag echip, cu instruire complex i experimentat, format din cercettori, ingineri, programatori, economiti, manageri i directori de departamente. Toi angajaii se disting prin profesionalism, consecven, eficien i pregtire, elemente de care compania noastr se preocup i le menine la un nivel nalt, organiznd constant o mulime de manifestri de instruire i de perfecionare. Personalul nostru tiinific detine o vast experien n studiul i analiza cerinelor n materie de sisteme informatice de orice tip i este n msur s abordeze o gam larg de probleme de orice natur i complexitate. Analiti specializai abordeaz cerinele pieei cu atenia cuvenit i meticulozitate dup caz, stabilesc specificaiile i controleaz implementarea aplicaiilor, astfel nct soluiile propuse s rspund mereu nevoilor clienilor n cea mai experimentat i convenabil maniera. n paralel, un staff format din specialiti i instructori preiau sarcinile de: instruire a utilizatorilor n privina aplicaiilor companiei prin intermediul seminariilor organizate, acordare a oricrui tip de asisten tehnic direct (telefonic sau la faa locului) i de suport pentru funcionarea fr piedici a aplicaiilor, i organizare de prezentri de informare i discuii pe teme referitoare la probleme generale de Tehnologia Informaiei.

{D}

Avantajele soluiei propuse

n capitolele din continuare, urmeaz descrierea sistemului care are scopul de a contura proiectul propus ntr-un mod n care s acopere complet cerinele i necesitile companiei. Entersoft consider c propunerea sa este una competitiv datorit importantelor avantaje pe care le ofer. Mai concret: Entersoft Business Suite este sistem E.R.P. avansat de ULTIMA GENERAIEI care este complet dezvoltat pe platforma Microsoft .NET (pure .NET). Dincolo de baza tehnologic avansat, care asigur pe termen lung investiia companiei, se combin ntr-un mod unic avantajele unui sistem ERP cu filozofia focalizrii lumii exterioare a unui sistem CRM. Entersoft Business Suite este unul dintre putinele sisteme din lume care integreaz complet un ERP i un CRM. Se adreseaz ntreprinderilor mijlocii i mari cu o dezvoltare dinamic ce doresc s transforme utilizarea tehnologiei de vrf ntr-un avantaj competitiv de afaceri. Sistemul servete la extinderea continu a companiei fr limitri i sprijin dezvoltarea ei i extinderea continu a sistemului su informatic cu noi funcionaliti odata cu creterea numrului de utilizatori si cu integrarea de noi tehnologii.

Pagina 9 din 74

n plus fa de cele de mai sus: Specialitii notri activeaz n domeniul software-lui de business de 20 de ani, realiznd n acest timp mii de instalri, lucru ce denot o vast experien. Produsele noastre acoper perfect i integral necesitile funcionrii cu succes ale multor aplicaii n special n exigentul sector privat. Echipa de dezvoltare a software-lui Entersoft este una din cele mai calificate i experimentate. Specialitii departamentului de dezvoltare sunt oameni de tiin de nivel nalt n domeniul informaticii. Entersoft este n avangarda companiilor care dezvolt aplicaii n tehnologia .Net a Microsoft. Entersoft face mari investiii n dezvoltarea de noi tehnologii i instruirea specialitilor si. Mediul .Net al Microsoft reprezint platforma ideal pentru un sistem modern. Produsele Enter.Net sunt proiectate s rspund problemelor care decurg din particularitile limbii sud est Europene (sortare, distingerea vizual a acelorai litere etc.) facilitate inexistent la alte produsele similare. n special pentru compania dumneavoastra va susine organizarea optim a activitilor sale dar i satisfacerea proceselor specifice desfurate de companie. Mediu de lucru configurat pe utilizator (n conformitate cu drepturile de securitate) pentru a-i ndeplini sarcinile simplu i rapid. Vizualizri alternative ale entitilor aplicaiei, posibiliti nelimitate de grupare, subtotalizare, clasificare, filtrare i imprimare direct din raportul afiat n fereastra aplicaiei unde lucreaz utilizatorul. Entersoft Business Suites unific mediul de utilizare a aplicaiei cu extragerea i prezentarea informaiei, i nu necesit cunotine speciale din partea utilizatorilor (sau a responsabililor IT i a colaboratorilor externi) pentru a obine informaiile de care au nevoie zilnic. Posibilitatea de interfaare cu tere aplicaii (de ex. Word, Excel) i Transferul Complet de date prin intermediul XML Administrarea mai multor companii n acceai baz de date cu caracteristici unice (de ex. clieni-furnizori comuni, plan de conturi comun, sistem de raportare unic pentru toate companiile, tranzacii ntre companii) Definirea i Monitorizarea complet a sucursalelor i administrarea activitilor lor n acelai sistem. Posibilitatea generrii automate a codurilor de articole dup cmpurile gruprilor. Pentru o corect nregistrare a articolelor i pentru o cutare mai facil a lor, exist posibilitatea de generare automat a codului articolului i a descrierii acestuia, de ndat ce utilizatorul selecteaz caracteristicile lui de baz, n cmpurile respective. Ataarea fotografiilor la fia articolului, afiarea acestora n vizualizrile corespunztoare i posibilitatea de tiprire direct a lor de ex. n format de list de preuri sau ofert. Urmrirea dimensiunilor companiei, gestionare i informare la nivel de companie per dimensiune (de ex. profit brut pe dimensiune i sucursal). Pe dimensiuni se monitorizeaz: Sectoarele pentru care sunt necesare informaii financiare autonome Unitile economice

Pagina 10 din 74

Centrele de Responsabilitate.

Aceste dimensiuni sunt: Sector comercial (care poate fi folosit pentru marile categorii comerciale n care sunt mprite Vnzrile), Activitate, Proiect (care centralizeaz i grupeaz tranzaciile economice n cadrul unui proiect sau al unei afaceri), DOU dimensiuni cu utilizare liber.

Parametrizare complet din mediul de lucru al Entersoft Business Suite, fr a folosi instrumente externe sau programatori specializai. Facilitatea aceasta permite n plus upgrade-ul fr probleme al aplicaiei i nu ncarc compania cu vreun cost pentru ntreinerea ei, pentru c nu este nevoie ca la fiecare nou versiune programatorul s se ocupe i de ntreinerea prilor externe personalizate sau s verifice dac ele funcioneaz etc.

Sistem incorporat de descriere a proceselor companiei (workflow) cu posibiliti de configurare n funcie de organizarea sa intern. Dup descrierea proceselor, funcionarea zilnic are loc sub form de wizard care i ndrum pe utilizatori n efectuarea pailor stabilii i permii conform proceselor companiei.

Posibilitate de conectare i de lucru de la distan cu sistemul pentru sucursalele i specialitii companiei, fr a fi necesar existena unor echipamente i infrastructur de telecomunicaii costisitoare (deoarece Entersoft Business Suite este singura aplicaie ERP dezvoltat pe platforma Microsoft .Net i poate funciona pe Internet). Aa, de exemplu, este posibil pentru vnztorii aflai n afara sediului, s comunice cu sistemul prin intermediul PDA, sau laptop-ului. Mai mult, li se poate oferi acces la sistemul nostru (n anumite zone ale acestuia), prin Internet, clienilor sau furnizorilor notri.

Proceduri Internet-based de upgrade al software-lui (instalare de noi versiuni) conform standardelor de update Windows, minimiznd timpul i costul de instalare ale noilor versiuni. Instrumente de proiectare i creare de rapoarte i cuburi de informaii (OLAP) ncorporate i facile pentru utilizator. ntr-un ecran din mediul de lucru, utilizatorii aplicaiilor pot defini noi rapoarte i scenarii OLAP.

n general, sistemul informatic este orientat spre exploatarea optim a tututor resurselor companiei i ctre optimizarea organizrii sale interne.

Pagina 11 din 74

{E} Entersoft Business Suite (EBS)

Mai jos sunt prezentate caracteristicile de baz ale subsistemelor propuse.

E.1.EBS / Economic Management (Management Economic) E.1.1. Contabilitate General

Plan de Conturi de Contabilitate General & Analitic

Plan de conturi Predefinit pn la conturile obligatorii. Suport pentru moned de baz diferit per Exerciiu Financiar. Posibilitate de dezvoltare nelimitat a nivelelor n planul de conturi cu grad diferit de analiz per de grup. Suport de structur ierarhic a Planului de Conturi pe nivele. Multiple coduri de cont pentru utilizare de ex. n sistemul Bugetului, n grupri, n coresponden cu vechiul sistem informatic. Introducerea unui nou cont cu propunerea automat a segmentului de cod care decurge din nivelele superioare.

Pagina 12 din 74

Numerotare automat a segmentului final al codurilor, daca aceasta o cere operatorul (de ex. pentru conturile clienilor i furnizorilor). Imagine cumulativ a totalurilor contului din tranzacii pentru toate exerciiile financiare, lund sau nu n calcul previziunile sau nregistrrile de prob. Imagine a 12 luni pentru toate exerciiile financiare, lund nregistrrile de prob. Registru Analitic afiat pe ecran pentru fiecare cont CONTROL AL BALANEI CONTABILE cu caracteristicile de mai jos: administrarea i verificarea tranzaciilor, cu sold cumulat ntocmai ca i registrul oficial, acces contextual la nregistrarile contabile care au generat sume in raportarile sintetice acces la documentele primare care au determinat nregistrarile contabile direct din rapoarte si situatii gruparea pe sucursal, pe proiect sau pe alt dimensiune de interes (centre de cost si profit limitarea intervalului de date calendaristice propus s includ sau nu nregistrri provizorii, de prob (temporare) sortarea utilizat se poate schimba dinamic n partea de sus a ecranului, dnd rezultatele potrivite grupurilor prezentare grafic a rezultatelor. sau nu n calcul previziunile sau

Caracterizarea conturilor dup comportamentul lor la nchiderea automat a Exerciiului Financiar.

Administrarea Jurnalelor
Jurnale multiple cu comportament configurabil, viznd modul de introducere a nregistrrile definitive, intervalele de date calendaristice ntre care se permit nregistrri retroactive, verificarea succedrii cronologice a nregistrrilor, controlul tipului de conturi folosite la fiecare Jurnal (dac, de ex., este interzis sau este impus uilizarea unor grupuri de conturi la fiecare nregistrare), sucursalele de la care se accept nregistrri (sistem unic sau autonom de monitorizare a sucursalelor)

Administrarea nregistrrilor
Toate nregistrrile se fac n sistem de partid dubl, sub form de articole iar programul acioneaz n mod automat urmrind sumele debitelor i creditelor, astfel nct n momentul nregistrrii articolul s fie corespunztor. Aceasta duce la evitarea erorilor i la Balane mereu echilibrate. Lista articolelor dup dat sau n ordinea istoric de nregistrare. nchidere automat a articolului pentru suma soldului.

Pagina 13 din 74

Justificare per nregistrare cu posibilitatea seleciei de fiier. Suport al nregistrrilor contabile Provizorii cu o procedur special de definitivare dup Jurnal. Suport al nregistrrilor contabile PROVIZORII pentru a facilita munca de Auditor sau pentru verificarea influenei eventualelor previziuni, deprecieri sau a altor nregistrri (scenarii whatif), a nregistrrilor care se definitiveaz sau se anuleaz n mod selectiv.

Generare automat a notelor de anulare. Stornare automat a nregistrrii. Verificarea dublei nregistrri a documentelor. Tiprirea articolelor n formular proiectat.

Lucrri Periodice
Posibilitatea de a copia planul de conturi de la alt companie. Procedur automatizat de calcul i emitere a rapoartelor centralizate. Lucrarea de pregtire a declaraiilor de TVA i tiprirea acestora, a balantelor sintetice si analitice i a celui de inchidere de Sfrit de An. Operaie de nchidere automat a exerciiului financiar dup stadiu i generarea automat a nregistrrilor de nchidere i de solduri iniiale ale conturilor. Bilan predefinit, Rapoarte de Rezultate i Anexa Bilanului.

nregistrri Contabile ablon

Sistemul are capacitatea de creare a ciornelor articolelor contabile avnd urmtoarele faciliti: Introducerea articolelor standardizate pe baz de abloane (pentru amortizare, salarii, abonamente sau alte documente recurente) care permit predicia fie a unor anumite conturi fie a formei codului conturilor de ex. 52.*** i definirea sumelor care trebuie tastate, precum i a modului de calcul al soldurilor, folosind expresii. Facilitarea nregistrrilor primare (n afara circuitului documentelor) n contabilitate cu numerotare automat i cu posibilitatea construirii abloanelor de nregistrri contabile. De exemplu conturile TVA de plata / restituit pot fi debitate / creditate cu soldul TVA-ului total colectat / deductibil care a fost format n perioada precedent, .a.m.d. n acest mod, procesele care se urmresc n mod constant pot fi automatizate i organizate ntr-o serie de abloane care s fie executate la intervale regulate de timp. Acelai sistem poate servi i pentru organizarea nregistrrilor de buget pe baza rezultatelor exerciiului financiar precedent sau pe baza contractelor, polielor de asigurare, etc. tiute, precum i a stornrilor acestora.

E.1.2. Contabilitate Managerial

Sistemul are posibilitatea s lucreze cu oricte planuri de conturi alternative avem nevoie (de ex. Interne i Externe) cu posibiliti de:

Pagina 14 din 74

Caracterizare a planului de conturi de care aparine un cont (Contabilitate General de Baz, Contabilitate Analitic, n afara bilanului). Introducerea de nregistrri paralele n alt plan de conturi Planul de Conturi se folosete drept criteriu de selectare n liste, Balane i alte rapoarte i permite controlul AUTONOMIEI rezultatelor ntre diversele Planuri de Conturi.

E.1.3. Bilan
Sistemul ofer posibilitatea generrii i tipririi automate a Bilanului companiei. n combinaie cu circuitul nregistrrilor contabile ablon, emiterea Bilanului Contabil este automatizat complet pentru orice interval calendaristic. Bilanul Contabil este furnizat gata de tiprit pe baza planului de conturi recomandat i nglobat n Entersoft Business Suite.

E.1.4. Contabilitate Analitic

Plan de conturi independent al Contabilitii Analitice cu posibilitatea dezvoltrii de pn la 5 nivele. Putei genera un numr nelimitat de conturi pentru descrierea structurii companiei pe secii, sucursale, fabrici, uniti de producie, produse etc. Sistem de construire i de aplicare automat a regulilor de distribuire a nregistrrilor contabile cumulativ la unele conturi Sistem de particularizare a distribuire pentru anumite documente cu multiple posibiliti de formare a cheilor de selecie. Cele de mai sus sunt valabile pentru acele nregistrri care sunt produse prin alte mijloace n acelai sistem contabil pe baz pe reguli de distribuire (repartizare). nregistrrile i memoreaz proveniena cu scopul de a putea fi susinut repetarea, anularea, revizuirea i sincronizarea lor cu datele primare. Generarea, modificarea sau tergerea articolelor Contabilitii Analitice n timp real (ONLINE), n momentul introducerii nregistrrilor de Contabilitate General. Exist posibilitatea ca distribuirea s fie modificat oricnd, chiar i n momentul introducerii nregistrrilor.

E.1.5. Standarde Internaionale de Contabilitate (IAS International Accounting System)

Modaliti facile de realizare a nregistrarilor de adaptare la I.A.S. n toate subsistemele implicate. Rapoarte economice pe baza acestor nregistrri. Autonomia registrelor i rapoartelor de rezultate ntre Standardul Contabilitii Romneti i I.A.S. Compararea rezultatelor dup cele dou sisteme PARALELE de prezentare. Solduri iniiale automate la nceputul fiecrui exerciiu de administrare (sau de calculaie a costurilor) dup I.A.S. astfel nct sfritul unuia s concorde cu nceputul altuia

Pagina 15 din 74

Automatizri i facilitri n efectuarea nregistrrilor atunci cnd pentru acestea pot fi definite enunate unele reguli de ex. modul de evaluare a mijloacelor fixe, calculul taxei amnate, calculul costului de Producie cu costurile de achiziie ajustate sau al amortizrilor mijloacelor fixe etc. i actualizarea automat a Contabilitii Analitice .a.m.d.

i cel mai important COEXISTENA i SINCRONIZAREA celor dou sisteme de raportare, astfel nct s nu fie necesare proceduri consumatoare de timp i nesigure de transfer ctre un sistem externsimetric (care este urmat de sistemele concurenei), existnd riscul de a NU putea fi garantat c o imagine se potrivete informaiilor originale. De ex. Balana Registrelor Generale i Analitice sub form informatizat specific cu coloane duble de COMPARARE a celor dou sisteme de raportare, pentru verificare direct. Verificarea rezultatelor reevalurilor este afiat imediat pe ecran fie n Balan pe grup contabil fie n Balana Comparativ a Mijloacelor Fixe.

E.2.EBS / Budgeting & Control (Buget) E.2.1. Buget Standard

Buget Financiar
Multiple scenarii alterative de buget al exerciiului precedent, curent i urmtor la nivel de 12 luni cu centralizare automat a dimensiunilor bugetate la trepte mai mari dect cele care au fost selectate pentru urmrirea analitic a bugetului. Posibilitatea de avertizare sau interzicere n orice loc al aplicaiei unde se introduc nregistrri, n cazul depirii bugetului. Tiprirea comparaiilor bugetelor cu mrimile reale (raportate) la nivel de 12 luni, 6 luni, 3 luni i o lun, tiprirea istoricului reajustrilor, a verificrii bugetului pentru orice treapt a conturilor pentru exerciiul financiar curent, precedent i urmtor. Operaie de generare automat, reajustare i actualizare a datelor bugetului pentru orice perioad, pe baza rezultatelor oricrui exerciiu, cu un procent de majorare sau diminuare pe care l stabilete utilizatorul cu un filtru de conturi definit. Posibilitatea definirii mai multor scenarii alternative de buget de cifr de afaceri i vnzri fie la grupuri fie la anumii clieni, articole, furnizori. Informare privind compararea cu realizrile.

Buget Comercial
Elemente eseniale ale politicii comerciale a unei companii, n luarea deciziilor, sunt definirea i administrarea Bugetului privind Clienii i Furnizorii. Putem defini mai multe scenarii alternative de Buget, att pentru Clieni ct i pentru Furnizori. Aceste scenarii se refer la ntreaga companie i sunt detaliate la definirea Bugetului fie la nivel de Grupe de Buget (de ex. vnzrile n strintate) fie chiar i la nivelul fiecrui partener comercial individual.

Pagina 16 din 74

Bugetele de Achiziii / Vnzri sunt gestionate i prin intermediul fiei partenerului comercial. De asemenea, tot prin intermediul fielor partenerilor putem extrage n mod direct cea mai important informaie, comparaia dintre valorile mrimilor bugetate i cele realizate n intervalul de timp care ne intereseaz.

E.2.2. Buget Avansat

Ca toate subsistemele, la fel i Bugetul are posibilitatea de a fi ntocmit i actualizat pe baza dimensiunilor companiei i pentru toate subsistemele Entersoft Business Suite. O caracteristic unic a Bugetului Advanced este posibilitatea definirii dimensiunilor de urmrire a acestuia. Astfel, putem defini multiple scenarii i fiecare din acestea s conin date n diferite combinaii, cu care vom i intocmi Bugetul. De asemenea, periodicitatea bugetului poate fi Lunar Bimestrial Trimestrial De patru luni Semestrial - Anual

Am stabilit urmrirea bugetului de vnzri pe Partener comercial, Zon Geografic, Articol, Vnztor i Proiect i drept msuri Cantitatea i Cifra de Afaceri: Toate rezultatele Bugetului precum Imagine Lunar, Trimestrial, Semestrial, Anual etc Comparaie cu Realizrile Situaia Abaterilor

precum i orice alt imagine dorim s generm este disponibil fie prin nsumare fie prin gruparea dup dimensiunile dorite.

Pagina 17 din 74

E.3.EBS / Treasury Management (Management Financiar) E.3.1. Management Financiar Standard

Posibilitatea nregistrrii tuturor tranzaciilor de lichiditi n mai multe moduri (achitare automat a facturilor, definitivarea previziunilor de ncasri i pli, nregistrarea cheltuielilorspezelor cu numerar, ncasri de la clieni, pli ctre furnizori, ctre teri, recepie, achitare, transfer al efectelor de comer, transferuri ntre conturile disponibilului de lichiditi, etc.) Gestionare complet n moned strin. Pentru conturile unde se ine n paralel o fi ntr-o moned strin, exist posibilitatea tranzaciilor de lichiditi i n orice alt moned. Emitere computerizat de chitane. Posibilitatea de achitare a mai multor facturi la o singur plat, precum i achitare de facturi n trane.

Gestionare Efecte de Comer de ncasri - Pli

Gestionarea listelor de primire sau predare a efectelor de comer. Gestionarea scadenelor efectelor de comer. Scadenare analitice ale efectelor de comer de ncasat i de pltit. Gestionarea complet a circuitului efectelor de comer, a scrisorilor de garanie, a biletelor la ordin i a tuturor notelor de acordare de credit cu urmrirea monedei. Posibilitatea de achitare treptat, cu tot istoricul modificrilor i a partenerilor sau a semnatarilor implicai Urmrirea POZIIEI curente i a STRII acestuia. Scadenar centralizator lunar al efectelor de comer. Actualizarea efectelor de comer nescadente per client sau furnizor. Fie de parteneri pe baza scadenei efectelor de comer care genereaz un sold diferit fa de cel contabil. Proceduri de plat, restituire, anulare a efectelor de comer. Proceduri de plat, restituire i anulare n mas a efectelor de comer. Posibilitatea de protestare i achitare parial a efectelor de comer. Posibilitatea de Inventariere a efectelor de comer. Posibilitatea de afiare a sumei restante, astfel nct s cunoatem suma care nu a fost pltit din valoarea total a Efectului de comer. Posibilitatea de ilustrare, la nivel de nregistrri de lichiditi, a tuturor aciunilor evoluiei Efectului de comer. Posibilitatea de nlocuire a unui efect de comer de ncasat. Operaia de nlocuire a efectului de comer are ca rezultat generarea automat, de ctre sistem, a Documentelor necesare pentru anularea efectului de comer iniial i pentru nregistrarea noii Chitane de ncasare.

Pagina 18 din 74

Gestionarea transferurilor (plata furnizorului cu efectul de comer al clientului nostru, transfer la Banc pentru ncasare, etc.). Posibilitatea de transfer n mas. Situaia efectelor de comer deschise, per Banc. Control i informaii statistice pe baza situaiei efectelor de comer. Situaia inventarului efectelor de comer Registrul efectelor de comer. Vechimea (aging analysis) i Justificarea soldurilor clienilor i furnizorilor pe baza corespondenei ncasrilor i plilor. Generarea scrisorilor de conformitate a soldului (i a etichetelor de expediere) pe baza vechimii soldurilor clienilor cu un text redactat n Word.

Gestionarea Numerarului
Monitorizarea tuturor conturilor de Numerar per moned. Monitorizarea tuturor Conturilor Bancare. Gestionarea datei de nceput al perceperii de dobnd, pentru depire de termen, i a ratei acesteia per Banc. Posibilitatea separrii conturilor de lichiditi n exerciiu per Sucursal. Monitorizarea ncasrilor i plilor, retragerilor i depunerilor, previziunilor de ncasare i plat, precum i a angajamentelor din anumite conturi. Registru Analitic afiat pe ecran cu soldul progresiv per zi i posibilitatea accesului la documentul primar de ncasare sau plat. Gruparea Registrelor Analitice pe Sucursal sau Proiect sau alt dimensiune. Posibilitatea de eliminare a unei pri din Planul de Conturi care urmrete analitic Disponibilul de Lichiditi i de cumulare a conturilor de nivel superior. Gestionarea locurilor de munc (Casieriilor) n privina conturilor debitate, creditate i cu sold per zi. Fi analitic de Cas per operator i per zi. Totalurile de Cas ale zilei per categorie de Disponibil de Lichiditi (numerar, valut, efecte de comer, carduri de credit etc.). Posibilitatea de acces la documentul-chitana corespunztoare sau la articolul contabil, din orice nregistrare de jurnal a unui loc de munc. Posibilitatea de filtrare i afiare a Totalurilor nregistrrilor de cas pe baza Contului Disponibilului de lichiditi. Prezentarea nregistrrilor per casierie sau/i per categorie de cheltuieli. Procedur de numrare i nchidere de Cas. Verificarea plafonului Bncilor astfel nct s lum n calcul disponibilitatile de lichiditate ce vor fi necesare sau dac completm corect contul de achitare s obinem o imagine a soldului viitor i s calculm o eventual limit de credit a contului.

Pagina 19 din 74

E.3.2. Management Financiar Avansat

Administrare complet a modalitilor de plat (Carduri de Credit, achitare n trane, pli n avans ale comenzii, efecte de comer etc.). Posibilitatea de a defini, la modul de plat, condiii diferite per sector comercial sau categorie de articol etc.

Procedur de ncasare a creanelor deschise care faciliteaz nregistrarea ncasrilor pe baza

creanelor neachitate de clieni. Respectiv:

1. ncepe cu selecia neachitatelor (open items) 2. Permite determinarea modului de achitare 3. Genereaz automat chitane de ncasare 4. Salveaz informaia de aplicare. 5. Permite accesul la chitan, astfel nct cineva s o poat verifica i/sau tipri.

Posibilitatea automatizrii achitrii datoriilor cu emiterea de cecuri multiple sau utilizarea mandatelor.

Emitere automat i tiprire a cecurilor computerizate cu posibilitatea definirii unui carnet, a numerotrii i verificrii acestuia, diferite imprimri per carnet etc. Calcul automat al Indicatorilor de Achitare

Pagina 20 din 74

Valoarea Total a Achitrilor Timpul Mediu Ponderat de Achitare. Indicator care calculeaz timpul de la Facturare pn la ncasare. Timpul Mediu Ponderat de ntrziere. Indicator care calculeaz timpul de la Facturare pn la scadena ncasrilor dac este vorba de cecuri postdatate. Timpul Mediu Ponderat de ntrziere Prevzut. Indicator care calculeaz timpul de la Scadena Facturrii (de ex. Acordul cu Clientul) pn la scadena ncasrilor dac este vorba cu cecuri postdatate.

Valoarea i Timpul Mediu Ponderat de ntrziere al ntrzierilor n relaie cu data tipririi. Valoarea i Timpul Mediu Ponderat de ntrziere al Nescadentelor, adic a creanelor n relaie cu acordul. Aplicarea ncasrilor i plilor n moneda de baz sau n moned strin cu calculul concomitent i actualizare contabil a diferenelor de curs valutar. Aplicarea se poate face n 3 moduri: Manual, n momentul nregistrrii plii (pe care dintre facturile neachitate ale partenerului sau ce parte a acestora o acoper) sau chiar automatizat pe baza regulilor sau pe baza celui mai vechi sold. Automat, n timpul procesului de selecie a facturilor (datoriilor sau creanelor) de achitat, deci i generarea automat a documentului de achitare. Retrospectiv, aplicare n mas a debitelor sau creditelor neacoperite, pe baza celui mai vechi sold.

Control direct de Open-items (a datoriilor sau creanelor neachitate) per partener sau n total pentru o perioad de timp dat.

E.3.3. Administrarea Fluxului de Lichiditi - Cash Flow

Imagine direct a situaiei curente a Fluxului de lichiditi dar i o imagine a acestuia pentru orice dat viitoare (intrri-ieiri ateptate) pe baza previziunilor. Aprofundarea informaiei privind disponibilitile ateptate per dat calendaristc, din intrrile i ieirile reale i previzionate care au fost introduse n sistem. Actualizare automat a conturilor de lichiditi de ctre efectele de comer aflate n ateptare n baza scadenei lor (previziuni), precum i de ctre orice achitri convenite de tranzacii comerciale (modaliti de plat) fie ntr-un anumit cont fie ntr-un cont general (necunoscut) de previziuni. Posibilitatea verificrii concordanei soldului conturilor bancare per banc sau/i actualizarea automat de ctre extrasele bancare. Posibilitatea nregistrrii previziunilor INDEPENDENTE ale intrrilor i ieirilor de lichiditi, contabilizate sau nu.

Pagina 21 din 74

Legtur automat a previziunilor cu partenerii comerciali i monitorizare detaliat, actualizare i control al fiei sale de LICHIDITI. Actualizare automat a SOLDULUI COMERCIAL al partenerilor pe baza evoluiei efectelor de comer deschise ale acestora. Selectare automat a previziunilor la efectuarea tranzaciilor financiare sau operaiilor comerciale inverse (note de credit) pentru actualizarea automat a VECHIMII i a JUSTIFICRII soldului partenerilor comerciali.

E.4.EBS / Fixed Assets (Gestionarea Mijloacelor Fixe) E.4.1. Gestionare Standard a Mijloacelor Fixe

Fia Mijlocului Fix cu elemente informative despre articolul mijlocului fix, poziia lui, departamentul, serviciul, starea lui, comentarii i caracteristici care faciliteaz gruparea lui n situaii i rapoarte, vizualizri, programare de aciuni, calcule etc.

Elemente detaliate ale achiziiei, legtura cu respectivul furnizor i cu documentul de achiziie. Elementele vnzrii sau nlocuirii mijlocului fix. Monitorizarea tranzaciilor, modificrilor mijlocului fix (reducere, returnare, vnzare, cumprare, reevaluare, recepia achiziiilor, facturarea achiziiilor, imobilizare, returnarea achiziiilor, not de credit de achiziii, expedierea vnzrii, facturarea vnzrilor, transformarea n marf, returnarea vnzrii, not de credit de vnzare-aviz de retur, expediere, recepie)

Pagina 22 din 74

Gestionare complet i monitorizare a reevalurii, adiiilor i extinderilor mijloacelor fixe. mprirea n Categorii a mijloacelor fixe (de ex. directe, indirecte etc.) i utilizarea categoriei pentru diferenierea modalitii de amortizare. Metode de amortizare definite parametric per mijloc fix (reguli de amortizare). Calculul automat al amortizrilor i al valorii neamortizate. Amortizarea adiiilor independent de amortizarea mijlocului fix ale crui elemente adiionale sunt acestea. Amortizarea extensiilor fie n baza duratei lor de via util, fie n baza duratei de via util a mijlocului fix (n funcie de care este mai mic)

Proceduri de reevaluare automat n mas a valorilor, cu actualizare automat a Contabilitii. Rapoarte tiprite de verificare a amortizrilor pentru orice interval. Actualizare automat a Contabilitii cu articole contabile de achiziii, vnzri, amortizri. Gestionarea Comodatelor de Mijloace Fixe, cu elemente informative despre felul mijlocului fix, despre clientul mprumutat, comentarii i caracterizri ale comodatului care faciliteaz gruparea lor n rapoarte, vizualizri, etc.

Pagina 23 din 74

La achiziionarea subsistemului Numere de Serie de Depozit se ofer i posibilitatea inerii unui fiier separat de numere de serie per Mijloc Fix.

E.5. EBS / Trade Accounts Management (Administrarea Partenerilor Comerciali) E.5.1. Administrarea Partenerilor Comerciali

ntreinerea unui fiier de Parteneri Comerciali cu elemente complete de recunoatere, informative, statistice i financiare. Procedur de definire i control al completrii fiei nregistrate (de ex. care nu au completat CUI sau Adresa). Procedur de control al corectitudinii CUI. Date despre multiple sau alternative Adrese de Livrare i Numere de Telefon. Indicatori importani i mrimi financiare, precum riscul total i plafonul, efecte de comer nescadente, cifra de afaceri nefacturat. Posibilitatea adugrii oricrei informaii construite folosind subsistemul Views & Report Designer n fia partenerului comercial. Multiple grupri de clieni Politic comercial (zona listei de preuri, reduceri nelimitate, suprataxe i reineri, modalitate de plat convenit), Justificare complet a reducerilor Elementele livrrilor (modalitate de expediere, transportator, etc.) Din fereastra de client se obine imediat: accesul direct la fia acestuia n form complet (sold iniial, sold din reportare, sold progresiv pe linie, cu folosire-sortare-grupare dup oricare din dimensiunile oferite de sistem, proiect, domeniu, etc., cu dimensiunea suplimentar a sucursalei SALE posibilitatea accesului la documentul primar al tranzaciei). accesul direct la imaginea lui financiar complet din momentul curent ca i la istoricul formrii acesteia, cu privire la mrimile contabile dar I la mrimile comerciale (cifra de afaceri, soldul comercial, totalul reducerilor, profitul brut n cifre absolute i procente, etc., i cu

Pagina 24 din 74

valoarea comenzilor deschise, valoarea livrrilor nefacturate) cu gruparea selectat i cu ilustrarea grafic (tipribil) n mai multe formate alternative. accesul direct la evoluia cronologic a soldului su curent (vechimea soldului) cu acces la documentele primare sau la efectele de comer de la care provine soldul aflat n ateptare i cu separarea n intervale de timp ale vechimii dorite (prezentare ierarhic). accesul direct la articolele care au constituit obiectul tranzaciei cu clientul cu totalurile de cantitate i valoare i accesul simultan respectivele Numere de serie care se regsesc la client cu posibilitatea apelrii documentului cu care s-a efectuat tranzacia. acces direct la tranzacii i la elementele aflate n ateptare ale clientului respectiv

Gestionarea Sucursalelor Partenerilor

Gestionarea complet a Sucursalelor. Sistemul suport toate tipurile de tranzacii I pe sucursal a Partenerului comercial. Pentru partenerii care au sucursale, datele lor financiare sunt furnizate I totalizat I pe sucursal sau totalizat cu grupare pe sucursal (fi multipl a aceluiai partener comercial).

Order processing (Gestionarea comenzilor)

Livrri / execuii ealonate ale comenzilor, cu posibilitatea inerii de back-order al comenzii. Pstrarea istoricului complet al comenzii, cu toate fazele execuiei sale. Procese de rezervare a stocului pentru anumite comenzi ale clienilor. Informare imediat despre stocul disponibil, ateptat, n comand, cantiti rezervate, etc., per spaiu de depozitare, n momentul nregistrrii unei comenzi. Monitorizarea evoluiei fiecrei comenzi a clientului (coresponden cu comanda de achiziie sau/i cu ordinele de producie, monitorizarea fazei de execuie, a prii neexecutate a comenzii, etc.) Generare automat a comenzilor ctre furnizori pentru acoperirea anumitor comenzi ale clienilor. Generarea i administrarea comenzilor pe baz de model (ablon predefinit). Informarea clientului n legtur cu evoluia comenzii sale.

Posibilitatea de emitere a rapoartelor centralizatoare per client i articol, pentru comenzile ntrziate, etc.

Billing (Facturare)
Procedur de facturare n mas a mai multor Comenzi sau Livrri per Partener cu ndeplinirea cerinelor prevzute de lege. Posibilitatea facturrii ealonate a Livrrilor. Aplicarea preurilor i verificri n Document pe baza Listei de preuri. Proces automat de emitere a Notei de Anulare. Informarea imediat despre datele financiare privitoare la Partener (limit de credit, sold, facturi neachitate, efecte de comer etc.) Pagina 25 din 74

Gestionare special a Facturilor completate manual i a celor emise n afara sistemului, de ctre alt aplicaie. Posibilitatea numerotrii unice a mai multor documente diferite ca tip i comportament (n privina Contabilitii, verificrilor dorite, elementelor implicite, etc) Posibilitatea numerotrii provizorii i definitivrii n momentul tipririi. Posibilitatea de facturare cu un sistem de Coduri de Bare sau n orice alt modalitate opional din fiierul de articole. Posibilitatea repartizrii reducerii financiare, sau de alt tip, pe liniile (articolele) documentului. Selectare, control i punere n aplicare a acordului cu clientul n ceea ce privete preurile i reducerile articolelor, ca i posibilitatea de achitare automat pe baza termenilor de plat convenii. Corespondena debitelor i creditelor n acest caz se face automat.

Generarea i manipularea documentelor n baza unui model, cu posibilitatea facturrii n mas a unei mulimi de clieni. Posibilitatea emiterii automate a chitanelor, n paralel cu nregistrarea documentului din categoria Achiziiilor/Vnzrilor i de tip Factur. Corelare automat a chitanelor eliberate la emiterea de ex. a unei facturi de vnzare. Acces imediat la articolul contabil rezultat din factur. n cazul modificrilor sau tergerii facturii, ajustarea articolului contabil respectiv (dac nu a fost definitivat) se face automat, fr intervenia utilizatorului.

Emiterea Jurnalului Vnzri-Achiziii n funcie de categoria de TVA.

Gestionarea Exporturilor/Intrastat/VIES
Administrare complet a monedei strine la Facturare, precum i n toate tranzaciile. Analiza debitelor, creditelor, soldului clientului per lun i per tip de nregistrare client n moned strin Fi analitic de jurnal a clientului n moned strin Proces automat de tiprire pentru Proforma Invoice, Invoice, Packing List Tiprirea declaraiei lunare Intrastat pentru livrri intracomunitare Tiprirea tabelului recapitulativ trimestrial VIES-Listing

Gestionarea Vnzrilor cu Amnuntul

Subsistemul automatizeaz procesul vnzrilor cu amnuntul cu urmtoarele faciliti:
Definirea partenerului de Comer cu Amnuntul Utilizarea Listei de preuri cu Amnuntul Calculul TVA din preurile cu amnuntul (care au TVA inclus) Legtur On Line cu casele de marcat dac o permite aparatul Legtur Off Line cu casele de marcat dac o permite aparatul nregistrare rapid a documentelor Posibilitatea de utilizare a Codurilor de Bare Utilizare i automatizare a tututor modalitilor de plat (carduri de credit, rate, etc.)

Pagina 26 din 74

Documente Standard
Crearea de documente ablon cu toate elementele necesare precum: o Articole Preuri - Modaliti de plat Reineri - Suprataxe

Generare automat a documentelor ctre client pe baz de ablon cu urmtoarele posibiliti: o o o Generare n mas pentru anumii parteneri comerciali Generare n mas pentru grupuri de parteneri comerciali Periodicitate a generrii (de ex. cte una per client, pe lun sau pe sptmn. Posibilitatea de mai sus este foarte util n cazurile de repetare a acelorai aciuni (de ex. vnzri sau achiziii repetitive) sau de automatizare a aciunilor viitoare (de ex. Comenzi de achiziii ealonate n timp).

Gestionarea Serviciilor i Cheltuielilor

Subsistemul se refer la toate articolele utilizate la Tranzaciile Comerciale i care sunt inute doar valoric (fr urmrire de stoc). n astfel de situaii se pot afla: Cheltuielile Consumabilele Serviciile vandabile, de ex. ore de ntreinere, de instruire, etc. Contractele de suport, de upgrade, de ntreinere (service) Articolele Generice particip la listele de materiale pentru formarea costului estimat atunci cnd acesta este ncrcat cu o lucrare suplimentar. Urmrirea cantitii vnzrilor i achiziiilor precum i valoarea debitului i creditului per sucursal, per proiect, domeniu comercial sau activitate. Fia cu nregistrri afiat pe ecran cu soldul progresiv debitor sau creditor Posibilitatea minimizrii acelor pri ale planului de conturi care urmresc analitic conturile de acest fel nregistrare facil i rapid a cheltuielilor cu achitare automat n acelai document. n cazurile n care cheltuiala nu se refer la declaraia cumulativ de achiziii i vnzri (Declaratia 394), utilizatorul poate astfel evita dubla actualizare a creditorului att n subsistemul creditorilor ct i n Contabilitate. Prezentare general a Balanei dar i a Fielor tuturor articolelor generice cu grupri, totalurisubtotaluri, filtre, sortri i acces imediat la documentele primare.

Consolidarea Conturilor Partenerilor Comerciali

IMAGINE FINANCIAR CONSOLIDAT AUTOMAT (fr transferuri de date sau vreun raport special cu codurile respective sau repetarea informaiei de consolidare n vreun cmp special) I FI pentru aceeai persoan (pentru ntreaga sa relaie cu compania noastr) din companii diferite cu TOTALUL tranzaciilor i cu soldul su total de pus la punct. n cazul unui colaborator extern, i sunt disponibile, dintr-un un singur loc, pe de o parte statisticile Cifrei de afaceri i ale comisionului previzionat din activitatea comercial i pe de alt parte eventuala sa fi financiar ca i CREDITOR cu facturile de servicii, cu plile, etc.

Pagina 27 din 74

Unificarea Conturilor Partenerilor Comerciali de la Multiple companii

n cazul relaionrii cu multiple companii, IMAGINEA FINANCIAR CONSOLIDAT a Persoanei sau a companiei poate proveni de la toate companiile pe care le gestionm n sistem.

E.5.2. Politici Comerciale

Subsistemul ne d posibilitatea crerii de politici comerciale alternative de Achiziii sau Vnzri i cuprinde: Interval de timp de valabilitate List de preuri care utilizeaz i Categoria de Facturare a Partenerilor Comerciali Termeni Multipli, fiecare fiind valabil pentru un anumit interval de timp. n acest mod putem defini ntreaga politic comercial a unui an i s stabilim activarea automat a diverilor termeni, n funcie de data calendaristic.

Definim Condiii ale Politicilor Comerciale n cadrul carora acioneaz Politicile Comerciale, de ex. dac Documentul are o valoare net mai mare dect suma X sau dac include o anumit gam de produse.

Aciunile Politicii Comerciale care definesc rezultatul Politicii (de ex. Introducerea unui articol Cadou sau Oferirea unei Reduceri Suplimentare, etc.)

E.5.3. Politici de creditare

Gestionarea limitelor de credit ale clienilor & ale Anumitor Efecte de Comer sau ale Totalului Efectelor de comer. Plafon dinamic cu posibilitatea calculului limitelor recomandate pe baza normelor de Calcul (de ex. 12% din vnzrile precedentelor 3 luni) Posibilitatea unui control cu interzicere sau avertizare, sau a unui control cu drept de depire acordat unui anumit grup de utilizatori. Alocarea procedurii de control al creditrii unui grup special de utilizatori. Posibilitatea aprobrii de la distan pentru depirea limitei de credit (remote credit control). Pstrarea istoricului aprobrilor pentru a se putea verifica aprobrile depirilor i elementele acestora (persoane, clieni, excesul, comentariu, ziua, etc.)

Pagina 28 din 74

E.5.4. Penalizri pentru ntrzierile de plat

Entersoft Business Suite ofer posibilitatea calculului Dobnzii pentru ntrzierea plilor pentru acele Facturi ale Clientului la care exist ntrzieri de achitare.

E.5.5. Facturi de Reduceri

Imprimarea acordului cu fiecare client individual sau cu un grup de clieni. Participare parametric a articolelor care particip la acordurile speciale Acorduri Cantitative sau Valorice pe baz de scal. Procedur automatizat de emitere a facturilor (notelor) de credit. Posibilitatea emiterii notelor de credit i per articol Posibilitatea modificrii notelor de credit nainte de nregistrarea lor

E.5.6. Calculul Costurilor de Import - DVI

Administrarea complet a valutei la Facturare, precum i la totalitatea tranzaciilor Gestionare complet a Dosarului de Import n legtur cu Contul Contabil corespunztor. nregistrarea tuturor cheltuielilor legate de Import i alocarea acestora, la articolele Importate, dup diferite criterii (cantitate, valoare, greutate, volum, etc.) Posibilitatea existenei mai multor facturi ale firmei strine pentru acelai Import. Posibilitatea de Calculaie ealonat a costului Importului precum i de Estimare a costului pe durata procesului de Import. Fi analitic de jurnal a furnizorului, n valut. Actualizarea Declaratiei 394 pentru toate achizitiile ce apar n acestea Gestionare complet a TVA-ului pentru calculul valorilor preconizate i statistice ale facturilor Raport lunar Intrastat pentru intrrile intracomunitare Raport al tabelului trimestrial recapitulativ VIES-Listing al Intrrilor Actualizare automat a Contabilitii cu nregistrrile valorilor virtuale

Pagina 29 din 74

E.5.7. Administrare Avansata a Achiziiilor

ntreinerea unui fiier de materiale i de dotri Monitorizarea contractelor de achiziie cu furnizorii. Monitorizarea comenzilor, livrrilor ealonate, ntrzierilor livrrilor, retururilor, etc. Controlul respectrii acordului de ctre Furnizor cu istoricul complet al execuiei comenzilor i verificarea graficului de timp al realizrii fiecrei comenzi. Informare imediat de ctre subsistemul Conturilor de Furnizori-Pli despre documentele emise, obligaiile de plat, achitri, solduri, etc. Actualizare automat a subsistemului Mijloacelor Fixe de ctre tranzaciile de recepii. Proces integrat de reglementare i investigare pentru comenzile ctre furnizori (Pregtirea aprovizionrilor) Introducere automat a articolelor n comand din Situaia de repetare Comand. Cutare de la respectivii Furnizori care au fost specificai la fiecare produs Procedur de Prognozare a Facturii de Reducere de Achiziii. Prin procesul automat de calcul al reducerilor ateptate se poate calcula i nregistra per lun reducerile ateptate de la Furnizori, astfel nct dac Facturile de Reducere (FR) sunt emise la sfritul anului sau trimestrului, etc., s avem ntre timp o imagine ct mai raional a costului. Raport specific Compararea prognozelor cu facturile de reducere emise. COMENZI DE ACHIZIII n contul anumitor clieni. Monitorizare, per articol comandat la furnizor, a clientului cruia i este destinat: Urmrirea evoluiei comenzilor clienilor n raport cu recepiile ateptate.

Pagina 30 din 74

E.5.1. Gestionare Avansata a Vnzrii cu Amnuntul

Gestionare integrat a cardurilor de membri de tip Bonus-Loyalty Cards cu acordare manual sau automat de Puncte (prin intermediul Politicii Comerciale). Situaie complet a punctelor per Client i Vnztor i gestionare Special de transformare n bani. Propunere automat de reaprovizionare a magazinelor de vnzri cu Amnuntul i emiterea automat a documentelor de transfer intern. Sistemul, innd cont de limitele cantitative ale spaiilor de depozitare a sucursalelor, propune automat cantitile transferurilor interne astfel nct s reuim o distribuie optim a produselor n depozite.

E.5.2. Conturi Speciale

Sistemul urmrete 5 categorii de conturi speciale care iau parte la gestionarea TRANZACIILOR, automatiznd o mare parte a facturrii. Suprataxe (de ex. transportul achiziiilor, transportul vnzrilor, taxe de reciclare Taxe speciale (de ex. Taxele Speciale pe Consumul de alcool, Fumat, Produse Petroliere, Taxa special pentru publicitate prin Televiziune, etc.) Reduceri (de ex. Reducere Valoric, Reducere la Document, Aprovizionarea Colaboratorilor, etc.) Reineri (de ex. Reinere Impozit de Stat 6,144%, Reinere Impozit 20%, Reinere pentru Liber Profesioniti 20%, etc.) Beneficii (de ex. cec cadou, cadou sau alt reducere) Toate aceste categorii (mai puin bonus-urile) afecteaz suma pltibil a tranzaciilor comerciale (facturi cu greutate special, reduceri planificate) i financiare (pli la Sectorul public, la Bnci cu reineri). Suma calculat este posibil s fie ncorporat la articole influennd Cifra de afaceri sau Costul de Depozit, fie s se nregistreze separat, cu valoarea lor proprie de TVA, s fie tiprite n document i s se contabilizeze separat. Pentru toate conturile exist posibilitatea ntreinerii unei fie analitice i unui bilan lunar al ieirilor i intrrilor. Aceste conturi ajuttoare i cumuleaz sumele pentru informare (de ex. totalul reducerilor pe care le-am acordat) dar i pentru utilizarea n procesele automate de creare a documentelor (de ex. restituirea reinerilor) sau rapoarte speciale (de ex. confirmri de impozit).

Pagina 31 din 74

E.6.EBS / Inventory (Gestionarea Stocurilor) E.6.1. Gestionarea Stocurilor

Aplicaia dispune de un catalog general de ARTICOLE unde pot fi introduse caracteristicile tehnice corespunztoare categoriei acestuia (cu alte cuvinte, caracteristicile nu sunt uniforme pentru toate articolele, ci acelea care sunt necesare, la articolele care le necesit), fotografie, comentarii i diverse informaii. Scopul este s fie ntreinute: TOATE LISTELE DE PREURI ALE FURNIZORILOR Toate articolele ALTERNATIVE i toate articolele CONCURENTE Articolele care servesc la recunoaterea codurilor existente Articolele care corespund achiziiilor ce vor fi planificate n viitor

Articolele catalogului sunt accesibile i vizibile de ctre toate companiile din baza de date.

Orice articol din depozit (poriune-cod n subsistemul de depozit) poate fi corelat cu un

articol de catalog, motenind ntreaga baz de informaii care a fost nregistrat pentru acela. Aceste informaii sunt accesibile direct din fereastra articolului i din sistemul documentelor.

Datele Generale ale Articolului

Cutare i prelucrare articole pe baza oricrui cmp sau combinaie de cmpuri. Categorii ierarhice de articole pregtite pentru utilizare n prezentrile datelor financiare. Descriere complet, comentarii, specificaii calitative, elemente de grupare i posibiliti de clasificare folosind o structur ierarhic pentru corecta centralizare i prelucrarea statistic a datelor articolelor per grupuri-subgrupuri, etc. Fotografia articolului Proprieti, caracteristici tehnice i informaii prin intermediul tipului relativ de catalog Datele provenienei, fabricantului i ale principalului furnizor. Gestionarea stocului de siguran i a limitelor de repetare a comenzii. Situaie a repetrii de comand per furnizor pe baza deficitelor. inerea soldului n patru uniti de msur (Normal, Alternativ, Volumetric, de Greutate)

Evaluare
Evaluarea cu toate metodele utilizate, cu posibilitatea diferenierii metodei per categorie de articole (Pre Mediu, Pre Mediu Ponderat, Ultimul Pre, Pre Standard, FiFo, LiFo). Evaluarea ia n considerare preul curent de lichidizare i se calculeaz fie global pentru un articol fie pentru o mulime de articole cu un cod contabil comun, fie individualizat per sucursal sau spaiu de depozitare.

Pagina 32 din 74

Elementele Transferului
Gestionarea de multiple uniti de msur (cu relaie strict sau liber ntre ele) care sunt folosite fie n funcie de tipul documentului sau de cumprtor vnztor, fie ca ambalaje selectate liber n momentul tranzaciei. Monitorizare special a greutii i volumului, separat din aplicaie, pentru a fi calculate automat i tiprite, nsumate sau s consituie criteriu de aplicare a suprataxelor speciale etc. Preuri cu ridicata i cu amnuntul, cu posibilitatea stabilirii dac includ sau nu TVA. Adic, calculul taxei se face ca funcie de respectivul pre i nu din totalul unui document. Posibilitatea relaionrii articolului cu un anumit Sector Comercial, cu o Activitate sau cu o alt Dimensiune care i nsoete tranzaciile i Informrile Financiare obinute din acestea. Gestionarea articolelor inactive, articolelor supuse retragerii, articolelor la care sunt permise anumite transferuri. Gestionarea articolelor returnate concomitent cu vnzarea, pentru utilizare la vnzrile cu amnuntul sau la tranzaciile care se refer la articole de garanie. Gestionarea totalitii tranzaciilor de depozit din Operaiuni Comerciale, Transferuri Cantitative, Comenzi, Expedieri/Deficite ale sucursalelor, Autolivrri, Acordarea de Gratuiti, Producii, Corecii, Distrugeri, etc.

Date Financiare
Din fereastra articolului de depozit, se poate realiza: accesul direct la fia acestuia n format complet (stoc iniial, din reportare, stoc cantitativ progresiv per linie, cu utilizare-sortare-grupare dup oricare din dimensiunile furnizate de sistem, sector comercial, sucursal, etc. cu posibilitatea accesului la documentul primar al tranzaciei sau al transferului). acces direct la imaginea sa cantitativ complet global, per sucursal i per spaiu de depozitare (comenzi deschise, facturri aflate n suspensie, rezervri, n producie, ateptate, stoc blocat, distrugeri, etc.), att n mrimile contabile oficiale de depozit (stoc, intrri, ieiri, cost, etc) ct i n mrimile statistice (cifr de afaceri, reduceri, profit brut n valoare absolut i procent, cifr de afaceri ateptat) cu gruparea selectat i cu reprezentare grafic tipribil n mai multe formate alternative. acces direct la imaginea analizei articolului n dimensiunile urmrite (culoare-mrime, loturi, etc.)

Warehouse Management (Administrarea Depozitelor)

Spaii de depozitare multiple (depozite fizice) cu ntreinerea informaiilor i datelor financiare i posibilitatea de interzicere a transferului anumitor articole n unele dintre acestea. Analiza intrrilor, ieirilor i stocurilor per depozit i per perioad (lun).

Pagina 33 din 74

Analiza cantitilor i valorilor per tip de nregistrare (achiziii, vnzri, corecii, transferuri, expedieri sau recepii fr factur etc.) Gestionarea per depozit a comenzilor aflate n ateptare (ateptate de la furnizori, rezervri, comandate de ctre clieni) Transferuri interne ntre depozite cu note interne sau avize oficiale de transfer cantitativ chiar i n momentul facturrii. Imagine direct n fereastra fiei analitice de jurnal al spaiului de depozitare, cu acces la documentele corespunztoare. Imagine direct a distribuirii stocului disponibil al articolului per poziie n depozit. Proceduri de Inventar Fizic per spaiu de depozitare i actualizare automat a diferenelor cantitative (lipsuri-plusuri). Definirea ierarhic a poziiilor de depozitare structurate dup spaiul de depozitare. Inventarul fizic se face per poziie de depozitare.

Furnizori Alternativi
Urmrirea furnizorilor alternativi cu elemente specifice de codificare a produsului, de preuri, de timp de livrare i alte date utilizate pentru alegerea celui mai potrivit furnizor n procesul de achiziii. Se au n vedere n special urmtoarele: ntreinerea unui fiier de furnizori per de articol de depozit Elemente informative (codul dat de furnizor articolului, ambalajul de achiziie, pre de list per articol i per list de preuri valabil a furnizororului, etc.) Date de evaluare (preuri, reduceri, timp de livrare, condiii de plat, criterii generale individuale) Situaia articolelor per furnizor Posibilitatea obinerii de date statistice ale retururilor-recepiilor anulate ntrzieri de livrare per furnizor

Politica transferurilor de articole

Stabilirea limitei maxime de reducere i a celei minime de profit brut i definirea Politicii de Control al limitelor n funcie de tipul tranzaciei. Se poate stabili, dup cum se dorete, avertizarea, interzicerea depirii sau posibilitatea depirii de ctre un anumit grup de utilizatori autorizai. Gestionarea nivelului minim de comand a clientului, a nivelului minim al stocului articolului per spaiu de depozitare, precum i a condiiei de repetare a comenzii. Modalitatea de control se stabilete parametric cele ateptate, etc.) DAC se va face, CUM se va face (interzicere sau nu) i pentru CARE limit se va face (stoc real, disponibil, viitor bazat i pe

Pagina 34 din 74

Cmpuri suplimentare per Articol (Proprietile Articolelor)

Fiecare categorie de articole, i fiecare articol chiar, poate avea un set SPECIAL de proprieti suplimentare (CMPURI) n funcie de natura sa. Proprietile suplimentare (CMPURI) sunt grupate dup categorie. Un alt articol poate avea aceast pagin total diferit, n funcie de Setul de proprieti care s-a stabilit la acesta.

E.6.2. Articole Compuse, List de materiale, Set/Kits

Gestionarea articolelor combinate i fabricate pe baz de multiple i alternative liste de materiale / specificaii tehnice. Listele de materiale sunt de mai multe niveluri i sunt utilizate n documentele de depozit care reflect orice operaie (direct sau opus) de combinare. Gestionarea articolelor de tip set cu liste de materiale care stabilesc, dup prioritate, preul i reducerea (cu distribuire la componente) sau a seturilor ale cror pre se formeaz din cele ale componentelor. Managementul listelor ajuttoare de materiale ale articolelor care funcioneaz ca i comenzi multiple (fr necesitatea existenei unui cod separat de articol pentru apelarea i utilizarea acestora la facturare).

E.6.3. Relaii ntre Articole

Sistemul are posibilitatea de a crea orice relaie ntre articolele de Depozit. Tipul relaiei, ca i al reciprocei, se stabilete parametric (de ex. atrage-este atras). Relaiile dintre articole sunt propuse la toate transferurile (vnzri-achiziii, etc) cu scopul de a schimba articolul dac nu exist disponibil sau chiar de a propune suplimentar clientului piese de schimb consumabile sau articole adiionale (de ex. tipul de relaie Este bine s propunem.)

E.6.4. Numere de Serie

Gestionarea Numerelor de Serie ale Articolelor din Depozit i ale Mijloacelor Fixe. Pentru fiecare cantitate intrat sau ieit se urmrete analiza cu numere de serie. Urmrirea situaiei, disponibilitii i poziiei exacte a numrului de serie (la sucursal, la client, ntr-un anumit depozit, n spaiul de reparaii, etc.) Se urmrete poziia i istoricul transferului fiecrui numr de serie i se ntreine o fi analitic a tranzaciilor sale, precum i o serie de elemente informative cu utilizare liber

E.6.5. Loturi
Gestionarea unui fiier analitic de loturi per articol Gestionarea Loturilor. Urmrirea soldului i fiei analitice a lotului. Gestionarea datei de expirare att la rapoarte (pentru organizarea de retururi) ct i la Facturare

Pagina 35 din 74

nregistrarea Datelor de Comand i Expediere per Lot Selectare automat a loturilor n procesul Vnzrii (dintre cele neexprirate cu stoc suficient) Reinerea elementelor detaliate privind stocul, stocul alternativ i cantitile rezervate per lot i spaiu de depozitare Gestionarea ambalrii Loturilor Fia analitic (Registru) a Loturilor

E.6.6. Culoare Mrime - Sortiment

Culoare - Mrime
Gestionarea complet a culorii i mrimii Urmrirea stocului i a fiei analitice de culoare i mrime Administrare special la primirea comenzii Facturare de Achiziii - Vnzri Afiarea soldului disponibil n fereastra de dialog a dimensiunilor de depozit

Stock Dimensions (Gestionarea Dimensiunilor de Depozit)

n afar de Lot, Culoare i Mrime, n Depozit sunt urmrite i alte dou dimensiuni de Depozit libere . Gestionarea dimensiunilor de mai sus are urmtoarele faciliti: Este PARALEL (o dimensiune nu o elimin pe alta) Exist posibilitatea stabilirii modalitii de activare (opional, obligatoriu sau deloc) n toate stadiile unei tranzacii comerciale. De ex. se poate stabili obligativitatea ca numerele de serie s fie definite NUMAI la VNZRI (la achiziii s nu fie obligatoriu)

E.7.EBS / Production Management (Managementul Produciei) E.7.1. Producie Industrial

Bill of Materials Routing Plans (Structura ProdusuluiListe de materiale Circuite)

Listele de materiale care se refer la articolele produse sunt multiple (de baz i alternative nelimitate) i suport gestionarea de fiiere cu informaii relative la Materialele i cantitile necesare pentru producerea unei uniti de produs finit Faze de producie ale unui produs, suport de subproduse, produse derivate, Perioade de valabilitate Cantitate i cantitate alternativ a articolului Text liber i cmpuri de comentarii Structur de materii prime i auxiliare cu cantitate, cantitate alternativ i pierderi prevzute Diferenierea unitii de msur si pentru producie si pentru consumuri cu alegere liber dintre unitile de msur privitoare la articolele respective

Pagina 36 din 74

De asemenea, Listele de materiale cuprind elementele i posibilitile de mai jos Cuprind (opional) informaia despre clientul la care se refer. Se poate deci ca pentru acelai produs finit s existe o metodologie de producie diferit i o specificaie tehnic per client. Date analitice bugetare ale costului (i cu valoare i cu cantitate) Pentru fiecare linie de material, posibilitatea de direcionare ctre lista de materiale de nivel urmtor (dac materialul este semifabricat i are propria lui compoziie) i posibilitatea de afiare-tiprire cu desfurare complet fr limitarea nivelelor (fazelor). Posibilitatea de definire a celorlalte costuri de producie (manoper direct alte costuri directe, costuri indirecte Coeficient de Cheltuieli Generale) care, n ceea ce privete preul lor estimat, sunt date (valoric) sau exprimate prin norma de aplicare a lor (asupra cantitii sau ca o combinaie de cmpuri etc.) i cu nivelul la care se distribuie. Aceste costuri, ct timp nu se refer la datele reale, sunt actualizate din conturile Contabilitii Analitice ce sunt valabile pentru anumite categorii i grupuri de costuri de producie. Posibilitatea de stocare a listelor active i inactive de materiale.

Managementul Produciei Consumuri Comenzi de Producie

Produciile se nregistreaz cantitativ n sistem prin intermediul Notelor cantitative de transfer pe toat durata care precede Calculaiei costului. Consumurile se nregistreaz opional cu Note provizorii de Transfer pentru actualizarea stocului cantitativ sau se introduc automat pe baza specificaiilor tehnice (consumuri normate). Procesul de distribuire a consumurilor la producii are loc pe baza contribuiei fiecrui material la specificaia tehnic a fiecrui produs. n acest stadiu se formeaz costul materiilor prime ale produselor (dac s-a executat mai nainte procesul de evaluare pentru materialele participante, fiind atent la listele de materiale pe mai multe nivele). Calculul se poate face provizoriu n cadrul unui dosar de calculaie al costului i s se genereze sau nu nregistrri de cost. Funcionalitatea de mai sus ofer oportunitatea de a verifica corectitudinea datelor consumurilor i rezultatul ateptat (pe baza preurilor medii sau standard), fr contabilizarea costului. Consumurile reale care rezult (dup distribuirea automat) din inventarul fizic de la sfritul perioadei de calcul al costului, pot fi folosite fie informativ fie pentru actualizarea definitiv a costului materiilor prime (dac, calculaia estimativ de cost nu a actualizat depozitul) fie (dac a avut loc mai nainte o calculaie estimativ de cost i o actualizare n perioada precedent) pentru stornarea nregistrrilor de antecalcul i actualizarea celor faptice, deci corecia costului se face la perioada i n momentul cnd acest lucru este posibil. La distribuirea automat a consumurilor la produciile realizate, se ine cont de participarea materialelor (cantitate) la produsele descrise n specificaiile tehnice La repartizarea automat a celorlalte costuri care ncarc produsul, se ine cont, n mod parametric i per faz de producie, de contribuia celorlali factori generatori de cost bugetat care au fost specificate n unul sau mai multe cmpuri precum cantitatea alternativ (de ex. ore necesare de funcionare a elementelor fixe ore-main pentru alocarea amortizrilor sau ore necesare ocuprii resurselor umane ore-muncitor pentru repartizarea manoperelor, .a.m.d.)

Pagina 37 din 74

Crearea produsului finit i a numerelor respective de serie sau de lot este nsoit de caracteristicile calitative, semnificaie, preuri, timpul de execuie i comentariile stabilite de ctre utilizator (caracterizri calitative).

Tiprirea de rapoarte-note relevante: Bonuri de consum Bonuri de predare, transfer, restituire produse

Planificarea necesarelor produselor

Subsistemul satisface nevoile de programare a achiziiilor, produciei sau reaprovizionrii de produse pe baza diverselor condiii i date care exist n sistem precum comenzile de vnzri-achiziii, previziuni, datele stocurilor (minim-maxim etc), politica de comenzi, etc. Posibilitatea calculului i generrii de Comenzi de Producie pentru produse sau spre producere pe baza anumitor comenzi de produse finite sau pe baza deficitelor globale care s-au format innd cont de nivelul de siguran, prin aplicarea specificaiilor tehnice ale produselor. Sistemul emite ordine de producie din comenzile clienilor, innd cont de dimensiunile cerute per cod calculnd totalul cantitii cerute pentru producie (greutate sau lime, etc), pstrnd totui i detaliile comenzii iniiale de livrare ctre fiecare client.

E.7.2. Calculaia costului general

Cost estimat
Necesitatea unei predicii rapide costului de producie a unui produs finit printr-o specificaie tehnic (List arborescent) este satisfcut de calcului Costului Estimat. Acest cost reprezint rezultanta costului materiilor prime i a costului Celorlalte Cheltuieli necesare pentru realizarea produsului. Costul Materiilor prime se calculeaz pe baza Preului Evaluat existent n Subsistemul de Depozit. Costul Celorlalte Cheltuieli se calculeaz pe baza costului declarat n Specificaia Tehnic. Analiza Costului Estimat: Raport care afieaz analitic costul per Faz.

Calculaia costului General

Procesul de calculaie intern a costului de producie cu actualizarea automat a conturilor corespunztoare ale contabilitii analitice i a Depozitului se realizeaz n partea de Calculaie a Costului de Producie. Un proces de Calcul al Costului se poate desfura lunar, trimestrial sau anual. Subsistemul calculaiei de cost de producie este n legtur reciproc cu contabilitatea general i analitic i cu Depozitul i suport urmtoarele funcii: Stabilirea centrelor de cost (centre de prelucrare, linii sau secii de producie) Stabilirea tipurilor de cheltuieli (manopere, cheltuieli generale, etc) Stabilirea conturilor de contabilitate analitic (clasa 8) care corespunde fiecrui tip de cheltuieli pentru fiecare centru de cost. Stabilirea unui criteriu de alocare (cantitate, valoare standard etc.)

Pagina 38 din 74

Atribuirea automat a valorii materiilor prime ale unei comenzi la produsul comenzii Atribuirea automat a celorlalte cheltuieli pe baza criteriilor prestabilite de alocare (de la conturile corespunztoare ale clasei 8). Aceast procedur este executat individual sau n mas i de prob (de la nregistrrile provizorii) sau definitiv pentru nchiderea Calculaiei Costului i actualizarea costului Stocurilor. Este suportat intervenia, unui Contabil abilitat, asupra Costurilor Calculate i actualizarea complet a Contabilitii Analitice.

Generare automat de articole de introdus pentru actualizarea contabilitii analitice Suport al calculului costului subproduselor Posibilitatea utilizrii articolelor definitive i nedefinitive Registru de Producie Calculul costului cu costul final Analiz complet a costului pentru fiecare produs i fiecare comand de producie perioad de calculaie a costului (care parte a valorii costului provine din materiile prime, din manoper, amortizri, diverse cheltuieli, energie electric, etc.).

Registru de Specificaii Tehnice stabilit cu acuratee conform limitelor i dispoziiilor legale (cu cantitate, unitate de msur, procentul sau valoarea estimat a pierderii, preul de cost standard, data nceperii produciei)

Transfer ierarhic al costurilor materialelor prime i auxiliare pentru fiecare faz cu scopul constituirii finale a costului bunurilor vndute i a profitului brut.

Pagina 39 din 74

E.8.EBS / Managementul Proiectelor E.8.1. Managementul Proiectelor (Projects)

Urmrirea fiei proiectului cu o structur ierarhic (proiecte-subproiecte) la orice nivel este necesar. Stabilirea echipei proiectului cu un supervizor, interlocutori i diverse roluri de persoane utiliznd lista general de PERSOANE. Costul estimat i venituri previzionate. Cmpuri de informaii, fotografii, diagrame, comentarii, date calendaristice pentru individualizarea necesitilor n funcie de tipul proiectelor administrate. Gestionarea aspectelor nesoluionate i a aciunilor care se fac n cadrul proiectului. Fiecare restan problem poate fi analizat n mod ierarhic cu alte sub-probleme i pentru fiecare din acestea s se fac gestionarea: o o o o prioritiii situaiei (ateptare, execuie, finalizare, etc) restriciilor de timp (cerere, timp de livrare, expirare, prelungire, previziune expirare) istoricului detaliat al aciunilor care au fost necesare (cui au fost alocate, cnd au fost realizate, etc.)

nregistrarea aciunilor diferitelor persoane implicate in proiect se face dintr-un ecran cu ilustrare vizual i imediat a aspectelor nesoluionate care i corespund, cu posibilitatea selectrii simple a activitilor zilei.

Pagina 40 din 74

Managementul Financiar al Proiectelor

Acces direct din ecranul proiectului la documentele relative ale o tranzaciilor care au avut loc n cadrul proiectului (cheltuieli, livrri, facturri, pli etc.), o ale costulului (a fost nevoie de attea ore de activitate),

Imagine Financiar Complet a Proiectului i Fi complet a Proiectului

E.9.EBS / Managementul Relaiilor cu Clienii (CRM)

Obiectivul principal al subsistemului de Management al Relaiilor cu Clienii (CRM) este de a ajuta compania s organizeze corect dar i s controleze activitatea sa n privina relaiilor cu piaa. Entersoft Business Suite-CRM i construiete i i dezvolt modelul su informatic pe baza entitilor Entersoft Business Suite. Aceasta nseamn c entitile, cum ar fi persoanele, partenerii comerciali, articolele de catalog, articolele de depozit, serviciile, cheltuielile, vnztorii, mijloacele fixe, etc. ale EBS sunt comune, nu se nregistreaz de dou ori i n plus sunt augmentate cu posibiliti suplimentare. n acelai timp, Entersoft Business Suite-CRM ofer i un set flexibil i bogat de elemente informative, astfel nct procesele s fie vizibile i msurabile pentru a putea fi puse n practic politicile de continu mbuntire dar i imperativele unui sistem de calitate. De reinut c subsistemele de mai jos mbogesc sau Completeaz imaginea existent a Partenerilor companiei ntr-o unic imagine de date Financiare.

E.9.1. Funcionalitatea de Baz a CRM

Administrarea Persoanelor Fizice i Juridice
Gestionarea contactelor companiei este realizat din lista (site-ul) de persoane i de parteneri. Totalitatea acestor date este DISPONIBIL LA TOATE COMPANIILE administrate n aceeai baz de date. Catacteristicile de baz ale acestei entiti sunt urmtoarele: Date complete corporative, demografice i generale ale tuturor cunoscuilor, contactelor colaboratorilor sau ale altor persoane. Generare de relaii ntre persoanele fizice i juridice Creare de roluri n companii; Generare de relaii ale companiilor cu acelai grup (holding); Datele adreselor de livrare, ale sucursalelor Date de adrese personale ale cunoscuilor sau partenerilor Pentru fiecare persoan se deschid CONTURI n fiecare companie: de Clieni, Debitori, Furnizori sau Creditori. Conturile acestora (de debit/credit) sunt cele utilizate n tranzacii i n toat acea parte de administrare a aplicaiei care monitorizeaz Datele Financiare.

Pagina 41 din 74

Datele contactelor
Corelri ale clientului cu alte persoane sau companii (concureni, parteneri, dealeri, vnztori, prieteni, relaii parentale, ect.). Tipuri de Relaii definite parametric. Date personale detaliate ale reprezentanilor clienilor. Dealeri supevizori, colaboratori, vnztori pentru client. Date Financiare Publice ale afacerilor dar i orice date care se refer la fiecare companie, partener etc. considerate importante, cum ar fi preferine, comportamente, etc.

Resurse
Sistemul definete i gestioneaz resursele care pot fi: Indivizi persoane fizice Grupuri de indivizi

Mijloace fixe (de ex. maini, utilaje, sli) Orice altceva dorim s caracterizm drept resurse

Fiecare resurs are specificate propriile capaciti i i se atribuie caracteristici utilizate la selecia resurselor pentru aciunile potrivite.

Gestionarea bazei de cunotine

nregistrarea articolelor bazei de cunotine i caracterizare-clasificare Workflow cu succesiune de stri pentru review i publicarea lor Caracterizarea articolelor cu cuvinte cheie Cutare Full-text n textul articolelor Gestionarea de reminders pentru expirarea valabilitii articolelor Pagina 42 din 74

Administrarea reclamaiilor
Scopul subsistemului este de a oferi ajutor n abordarea imediat a reclamaiilor ctre companie, astfel nct s fie meninut la un nivel ridicat satisfacia i ncrederea partenerilor cu care colaboreaz compania noastr. Prin urmare, sunt oferite urmtoarele posibiliti: Administrarea Listei de reclamaii. Reclamaii ale clienilor, posibililor clieni, colaboratorilor, etc. Expeditor, Destinatar, descriere, date de primire i de soluionare. Administrare responsabili de soluionarea reclamaiilor. Administrate complet i istoric al aciunilor relative. Aciuni de corecie i cost total de rezolvare a reclamaiei. Clasificarea reclamaiilor. Corelarea reclamaiei cu unul sau mai multe produse, departamente, activiti etc.

Comunicri-nregistrri (Interactions)
nregistrarea tuturor tipurilor de comunicri (telefon, fax, mobil, email), catalogarea i corelarea acestora cu oportunitile de vnzare, cu partenerii i cu activitile de vnzare.

E.9.2. Administrarea Activitilor de vnzare

Acest subsistem ofer posibilitatea de organizare complet i monitorizare a activitii pe care fiecare companie o desfoar pe pia.

Aceast monitorizare are ca scop: Controlul eficienei i al costului proceselor de vnzri Pagina 43 din 74

Transparena i controlabilitatea proceselor de vnzare pentru administraie Centralizarea datelor vnzrilor pentru analiza statistic Facilitarea, sprijinul i msurarea aciunilor zilnice efectuate la departamentul de vnzri Organizare facil Funcionare n comun cu procesele ERP, cum ar fi nregistrrile de comenzi, expedierile, facturrile, ncasrile

Avantajele specifice ale sistemului de vnzri al Entersoft Business Suite-CRM sunt urmtoarele: Permite planificarea integral i controlul echipelor de vnzri i de pipeline al vnzrilor Ofer un sprijin complet, prin intermediul rapoartelor, n privina celui care ctig i a celui care are nevoie de ajutor pentru a a-i ndeplini obiectivele. Ofer o informare complet i n timp real n legtur cu imaginea de ansamblu a partenerului, fie c aceasta se refer la procesele de vnzare fie la procesele contabile, de depozit, de producie etc., cu avantaje evidente n gestionarea eficient a totalului relaiilor companiei cu clientul. Sprijin sub toate aspectele procesele de vnzare prin intermediul instrumentelor integrate pe care le ofer. Continu i finalizeaz procesele de vnzare fr limitri de subsisteme care s impun sisteme ERP-CRM separate cum ar fi de exemplu activitatea de ncasri a departamentul de vnzri.

Sistemul de administrare a vnzrilor ofer o serie de tipuri de lucrri pre-parametrizate i fluxuri de lucru care se refer la nregistrarea-automatizarea-urmrirea proceselor unui departament de vnzri i care funcioneaz ca ablon-propunere de organizare.

Pagina 44 din 74

n plus, instrumentele evoluate ale sistemului i modelul de parametrizare permit configurarea fluxurilor de lucru implicite sau definirea unora complet noi cu specializarea necesar pentru prezentarea i introducerea informaiei.

Gestionare de lead

Urmrirea unui lead de la primul contact cu un client sau cu un posibil partener pn la finalizarea vnzrii. Evaluarea unui lead prin negistrarea datelor calitative ale acestuia cum ar fi sursa, calitatea, precum i perioada de timp de decizie a partenerului pentru o nou eventual oportunitate de vnzare.

nregistrarea tuturor aciunilor individuale care au fost necesare pentru gestionarea lead-ului

Pagina 45 din 74

cum ar fi apeluri telefonice, ntlniri-vizite. Reguli de etapizare i alocare a lead-ului, pe baza anumitor criterii dac acestea sunt ndeplinite. Transformarea unui lead evaluat n oportunitate de vnzare cu transferul automat al datelor lead-ului la oportunitatea de vnzare.

Agenda activitii de vnzri

Reprezentare grafic a activitilor de vnzare. Planificarea aciunilor (ntlniri-vizite, apeluri de efectuat), din cadrul agendelor (scheduling) Posibilitatea crerii de aranjamente-formate de agende predefinite de ctre utilizatorul final Dou formate grafice de afiare: Agend i o linie temporal pentru facilitarea procedurii de planificare a timpului Posibilitatea modificrii lucrrilor - aciunilor legat de timpul sau resursa care execut o aciune, dac acest lucru este necesar Prezentare concomitent a aciunilor unuia sau ale mai multor cadre de vnzri sau echipe de vnzri pentru un management i planificare integrate.

Pagina 46 din 74

Analiza activitilor de vnzri

Ofer o serie de rapoarte predefinite n form de list sau cub, n scopul urmririi activitii de vnzri dar i pentru analiza activitilor i a eficienei acestora. Sugestive sunt urmtoarele: Analiza unui lead per vnztor, stare, orizont de timp al deciziei partenerului, zon geografic. Evaluarea calitativ a unui lead cu scopul recunoaterii lead-urilor care se pot transforma n oportuniti de vnzare. Lead OLAP cu configurri predefinite. Oportuniti de vnzare per vnztor (cu analiza veniturilor estimate). Analiza tipurilor de oportuniti de vnzare (pe familie de articole, categorie de articole i venituri estimate per articol sau familie de articole) Analiza oportunitilor de vnzare pe baza activitii comerciale. Analiza stadiului vnzrii per vnztor. Lucrri aflate n suspensie ale oportunitilor de vnzare. Analiza concurenei per oportunitate de vnzare. Analiza oportunitilor de vnzare pierdute. Cubul oportunitilor de vnzare cu configurare predefinit (de ex. gradul de succes al vnztorilor). Liste de aciuni de vnzare cum ar fi reuniuni, comunicri (apeluri, email, fax), creare de oferte, aciuni de relaii cu publicul, etc.

Pagina 47 din 74

E.9.3. Administrare ageni de vnzri - Comisioane

Date personale detaliate ale vnztorilor. nregistrarea cunotinelor sau a experienei personale. Oiectivele vnztorului per client, produs, interval de timp. Cazurile la care particip vnztorul. Ofertele vnztorului ctre client. Calculul Comisioanelor.

Statistici de control al Profitului Brut PER VNZTOR.

E.9.4. Gestionarea Oportunitilor de Vnzri

Urmrirea ntregului lan de vnzare prin intermediul Oportunitii de vnzare nregistrarea elementelor de calitate cum ar fi stadiul vnzrii, factorii vnzrii, certitudinea (%), precum i veniturile estimate. nregistrarea concurenei per oportunitate de vnzare cu evaluarea complet a fiecrui concurent (avantaje, dezavantaje, concurent principal) Evaluarea persoanelor legate de o oportunitate de afaceri. Inregistrarea articolelor de depozit precum i a articolelor de catalog (inexistente n depozitele de articole) nregistrarea tuturor aciunilor individuale care au fost necesare pentru gestionarea lanului de vnzare, cum ar fi: Apeluri telefonice, ntlniri-vizite, nregistrarea cerinelor, prezentri, creare de oferte, etc. Posibilitatea specificrii i standardizrii fluxului de aciuni necesare pentru gestionarea oportunitii de vnzare. nregistrarea resurselor i eforturilor necesare pentru gestionarea oportunitii de vnzare. nregistrarea caracteristicolor de calitate care privesc oportunitatea de vnzare fa de evoluia sa. Caracteristicile de calitate sunt propuse i pot fi modificate conform cerinelor. Sistem de securizare a informaiilor de vnzri astfel ca informaia s fie vizibil numai de ctre persoanele autorizate. Reguli de escaladare i atribuire de lead pe baza anumitor criterii atunci cnd acestea sunt satisfcute. Generarea automat a ofertelor-comenzilor per oportunitate de vnzare pe baza datelor oportunitii de vnzare.

Pagina 48 din 74

E.9.5. Campanii de Marketing - Chestionare

Planificarea i Gestionarea Campaniilor
Planificare complet a diferitelor tipuri de campanie cum ar fi apeluri telefonice recepionate, efectuate, campanie de email-uri, campanie de scrisori Posibilitatea stabilirii de ageni-utilizatori care vor participa la campanie i schimbarea acestora dac o necesit mersul campaniei. Stabilirea de actiuni ca raspuns de feedback pentru fiecare campanie i modificarea acestora n orice faz a campaniei. Proiectarea unui text promotional static sau dinamic dac o cere campania. Posibilitatea reexecutrii campaniilor cu replanificarea complet dac este nevoie Integrarea continu cu serverul CTI pentru transferul datelor fiecrei campanii (de tipul apelurilor intrate-ieite) n orice faz s-ar afla aceasta. Monitorizarea complet (Campaign monitoring) a tuturor aciunilor efectuate pentru fiecare campanie n scopul execuiei optime a acesteia.

Administrare de Telemarketing
Posibilitatea proiectrii de liste statice, dinamice sau combinate i corelarea lor cu campaniile. Posibilitatea selectrii de diferite criterii pentru proiectarea i crearea listelor. Posibilitatea generrii listelor din liste externe. Posibilitatea de mbinare de texte (merge) cu liste pentru o campanie cu expediere n mas de e-mail-uri sau scrisori. Reutilizarea listelor de succes de la campanii mai vechi.

E.9.6. Administrarea activitii de Service

Entersoft Business Suite-CRM ofer un sistem integrat de urmrire a lucrrilor de deservire i asistare a clienilor (Service), care acoper ntregul spectru de activiti conexe, cum ar fi: Apeluri pentru suport Help Desk Furnizarea serviciilor de reparaii in-house & on-site Furnizarea serviciilor de consultan Gestionarea contractelor de service

i vizeaz : Organizarea i urmrirea lucrrilor de ntreinere pentru clieni Controlul eficienei i costului Optimizarea satisfacerii clienilor i a meninerii continue a bazei de clieni Asigurarea calitii serviciilor prestate prin aplicarea de proceduri omologate i controlate, asigurarea trasabilitii i aplicarea politicilor de optimizare continu. Transparena i controlabilitatea proceselor de service fa de administraie

Pagina 49 din 74

Centralizarea informaiilor de suport i nevoi ale clienilor pentru analiza statistic n vederea optimizrii proceselor prin intermediul elementelor msurabile, descoperirii oportunitilor de crestere a volumului vanzarilor, unei mai bune corelri a proceselor cu rezultatul

Facilitarea procedurilor de alocare i programare a lucrrilor zilnice la seciile de ntreinere, de prestare de servicii i altele asemenea legate de deservirea clienilor de ctre departamentele organizaiei.

Conlucrarea permanent cu procesele ERP; cum ar fi recepiile articolelor de reparat, expedieri, facturri, chitane.

Sistemul de administrare a deservirii clienilor ofer o serie de tipuri de lucrri pre-parametrizate i fluxuri de lucru care se refer la nregistrarea-automatizarea-urmrirea proceselor seciilor respective i care funcioneaz ca propunere-standard de organizare. n plus, instrumentele evoluate ale sistemului i modelul de parametrizare permit configurarea unor fluxuri de lucru implicite sau definirea unora complet noi cu specializarea cerut la prezentarea i introducerea informaiei. Entitile de baz ale administrrii sunt urmtoarele:

Apeluri de suport
nregistreaz contactul iniial al clientului cu organizaia n scopul acordrii de suport.

nregistrare imediat a datelor apelului clientului. Prezentare imediat n format pop-up a informaiilor selectate care se refer la client i la relaia lui cu compania, cum ar fi contracte curente, ultimele apeluri deschise, oportuniti de vnzare curente etc.

Posibilitatea recunoaterii imediate a clientului dup numrul de serie al aparatului. Trecerea imediat de la apelul de suport la paii urmtori (de ex. crearea unui caz de service, de reclamaie etc.) i repartizarea ctre o persoan sau o echip. nregistrarea timpului apelului. Posibilitatea legturii cu centrala telefonic prin intermediul modulul CTI

Cazuri
Un caz de service stabilete, pe de o parte, punctul de contact cu clientul (deoarece codul problemei poate fi oferit clientului pentru a vedea evoluia problemei sale), pe de alt parte este cadrul/dosarul care cuprinde toate lucrrile/aciunile efectuate precum i toate documentele create pentru soluionarea cerinelor clientului. Drept lucrri individuale unui caz pot fi nregistrate: alocrile de lucrri in perimetrul companiei (Service In-house) alocrile de lucrri la client (Service On-Site) contactele care s-au fcut cu clientul (e-mail, apeluri telefonice, ntlniri) orice alt lucrare definit din fluxul de lucru aplicat

De asemenea, cazurile centralizeaz: documentele transmise sau primite materialele-piese de schimb necesare recepiile obiectelor pentru eventuale reparaii

Pagina 50 din 74

ofertele de prestare de servicii ctre client comenzile de materiale, transferuri interne ale acestora n depozitul de service facturrile i ncasrile pentru serviciile oferite un caz poate implica unul sau mai multe obiecte cu diferite numere de serie. clasificarea simptomelor, comportamentelor, modalitilor de rezolvare.

De la un caz pot fi generat o reea de aciuni, cum ar fi generarea de noi lucrri, emiterea de documente, generarea de contacte (de ex. cu persoane pe care le-am ntlnit la client) etc.

Analiza proceselor de service

Ofer o serie de rapoarte predefinite n form de list sau cub cu scopul monitorizrii activitii de service-suport pentru clieni, precum i analiza activitilor i eficienei acestora. Sugestive sunt: Liste i cozi de ateptare a solicitrilor n forme i grupri multiple Vechimea apelurilor de service Analiza timpilor de rspuns i consumat per de tip de lucrare, client, tip de defect, etc.

Programarea Tehnicienilor de Service

EBS-CRM include un puternic instrument de programare i repartizare a lucrrilor care funcioneaz ntr-un mod grafic i natural uurnd considerabil munca de programare a timpului, alocarea lucrrilor, controlul timpului disponibil al persoanelor i echipelor. Reprezentare grafic a activitii de service a clienilor Programarea aciunilor (lucrri de reparaii, livrri, ntlniri-vizite, etc.), prin intermediul agendelor (scheduling) Posibilitatea crerii de aranjamente-formate de agende predefinite de ctre utilizatorul final Dou formate grafice de afiare: Agend i o linie temporal pentru facilitarea procedurii de planificare a timpului Posibilitatea modificrii lucrrilor - aciunilor legat de timpul sau resursa care execut o aciune, dac acest lucru este necesar Prezentare concomitent a aciunilor unuia sau ale mai multor cadre de service sau echipe ale acestora pentru un management i programare integrate.

E.9.7. Gestionarea Acordurilor de Service (Service Level Agreements)

Contractele de service extind funcionalitatea contractelor standard cu date i reguli de service cum ar fi: Locaii unde se face service-ul. Contacte ale clientului care au dreptul s solicite suport. Articole i numere de serie la care se refer contractul Vizite repetate. Timpii de rspuns convenii

Datele contractelor pot fi puse la dispoziie, direct printr-o fereastr informativ de tip pop-up, la un apel sau la o problem imediat ce clientul face selecia.

Pagina 51 din 74

E.10.

E-Commerce

Entersoft E-Commerce prezint caracteristici unice i avansate tehnologic i arhitectonic care integreaz sistemul informaional al companiei sau al organizaiei cu funciile portalului su electronic. Aceast integrare ofer avantaje unice i eseniale, cum ar fi: Un mediu unic de administrare a informaiilor despre articole, cu un model unic, cu exploatarea bogatului coninut al bazei de date al Entersoft Business Suite. Furnizarea portalului electronic de informaii n timp real de ex. disponibiliti, fie, etc. dar i nregistrarea comenzilor, a rezervrilor, etc. de asemenea n timp real. Aplicarea automat a politicii de credit comercial i a altor politici ale companiei n Portalul electronic. Aplicarea direct i controlat centralizat pentru toate canalele de vnzare ale companiei. Exploatarea mulimii totale a informaiei bogate i structurate a ERP i CRM a Entersoft Business Suite pentru acoperirea tuturor canalelor cu partenerii organizaiei (Clieni, Colaboratori, Furnizori,) Exploatarea sistemului robust de securitate al Entersoft Business Suite cu administrare Central unitar.

Arhitectura sistemului de 4 nivele (4-tier)

EBS eCOM ES eCOM WEB Server WEB Server

DB

EBS App ES App Server Server

LAN VPN Internet

Browser

Internet
EBS smart ES smart Client Client

LAN

Tier -1 Database Server

Tier -2 Application Server

Tier -3 Application Client

Tier -4 Browser

Arhitectura sistemului utilizeaz n mod unitar o instanta application server Entersoft, furniznd informaii n timp real, n timp ce intrrilor de date, cum ar fi de exemplu comenzile, li se aplic toate regulile sistemului, precum politicile comerciale, listele de preuri, controlul politicii de credit, verificri de disponibilitate a articolelor, etc. Entersoft -Commerce WEB Server poate fi conectat cu Application server fie prin reeaua local fie prin Internet. Acest lucru ofer posibilitatea existenei a dou opiuni de instalare diferite: A. B. n reeaua intern(LAN) La furnizorul de servicii de hosting

Entersoft -Commerce WEB server ofer servicii importante de data caching a datelor necesare, pentru a minimiza ncrcarea bazei de date i a Application server. n plus, aceast arhitectur permite utilizarea Entersoft replication server, pentru cazurile de mediu hosting n care este necesar funcionarea nentrerupt. Pagina 52 din 74

E.10.1.

-Commerce - Funcionalitate de Baz

Conine un subsistem de definire a utilizatorilor de E-Commerce i a drepturilor de acces Motor de Cutare pentru toate subsistemele Subsistem de parametrizare a afirii paginilor web Gestionarea clienilor 2, nregistrarea clienilor B2C, Gestionarea listelor de preuri, Quick B2B orders, Primirea de comenzi prin intermediul coului de cumprturi sau prin fiier electronic, Verificarea disponibilitii stocurilor, Verificarea situaiei comenzii, Reduceri Internet, Istoric al comenzilor clienilor

E.10.2.

-Commerce Product Catalogue Base

Sistemul prezint toate informaiile de articol disponibile pentru articolele selectate spre afiare n catalogul de produse, n mod organizat i cu administrare direct din Entersoft Business Suite.

Arborele categoriilor de produse

Produsele selectate sunt prezentate ierarhic pe baza ierarhiei specificate n Entersoft Business Suite sau pe baza ierarhiei corespunztoare categoriilor existente i utilizate pentru produse.

Afiarea preurilor
Preurile prezentate n catalogul de produse difer n funcie de faptul dac utilizatorul este necunoscut zis i Consumer, cnd de obicei se dau preuri de vnzare cu amnuntul, sau dac este un utilizator cunoscut B2B, cnd preul este fie unul cu ridicata fie este unul valabil numai pentru clientul respectiv pe baza listelor de preuri dedicate acestuia.

Date suplimentare
Sunt prezentate, de asemenea, date suplimentare cum ar fi: Caracteristicile Articolelor, care pot fi diferite per produs sau categorie de produse, Documente relative de ex. Brouri, Texte de Specificaii, Manuale, Multiple Fotografii, URLS i alte fiiere de downloads

Pagina 53 din 74

E.10.3.

-Commerce Product Catalogue Avansat

Ofer posibilitatea unei prezentri speciale a articolelor cu caracteristici, cum ar fi:

Preuri Speciale
Ofer posibilitatea prezentrii unor preuri speciale pentru achiziii prin Internet. Preurile prezentate sunt pentru o bucat, dar se difereniaz n co sau la primirea comenzii pe baza specificaiei listei de preuri, pentru c atunci se poate cunoate cantitatea comandat. La final, toate modificrile de pre, de reduceri, de cadouri etc. datorate politicii comerciale, sunt calculate la introducerea n sistem a comenzii reale, moment n care sunt aplicate, n timp real, toate politicile comerciale.

Diferite abloane de prezentare a articolelor

Articolele sunt prezentate folosind diferite abloane (templates) n liste, n tabele sau la prezentarea de produs, funcie de categorie sau articol.

Gestionarea de pachete (bundles)

Pachetele sunt prezentate ca seturi de articole. Sistemul informeaz utilizatorul dac un articol aparine i unui pachet iar la prezentarea pachetului se dau i legturile (Links) cu articolele coninute.

Corelri de articole
Sunt prezentate i ntreinute corelrile dintre articole precum piese de schimb, similare, recomandate etc. chiar i n cazul n care obiectul nu este articol de vnzare. n acest caz obiectul este meninut n baza de date a Entersoft Business Suite ca fiind articol de catalog.

Compararea produselor pe baza caracteristicilor

Ofer posibilitatea de comparare a unor caracteristici stabilite (pe baz de ablon) ale produselor selectate.

Cutare articole
Se ofer posibilitatea cutrii, definite parametric, a articolelor pe baza oricrui criteriu. n acelai timp se ofer posibilitatea de full-text search n descrieri dar i n documentele ataate ale articolelor.

Date suplimentare
Sunt prezentate, de asemenea, date suplimentare cum ar fi: Liste corelate, o o o o articole care au fost cumprate mpreun cu un anumit articol articole care de obicei se cumpr mpreun cu un anumit articol recomandri pe baza preferinelor utilizatorului articole la pachet

Pagina 54 din 74

Product ranking (votarea produsului, opinii despre produs)

E.10.4.
Prezentarea informaiilor

-Commerce Views and Reports Adaptor

Ofer posibilitatea afirii n portal a oricrei informaii pstrate n sistem. Att bogata i completa informare oferit de ERP-CRM, ct i informaiile construite prin puternicele instrumente de proiectare a informaiilor Entersoft Business Suite, sunt disponibile automat lumii exterioare. Aceasta nseamn c nu este necesar reproiectarea, ci doar o simpl specificare n sistem a informaiilor pe dorim s le facem disponibile n Portal-ul nostru electronic. Desigur, n colaborare cu sistemul central de securitate al Entersoft Business Suite aceste informaii sunt filtrate automat pentru partenerul logged-in (Client-Furnizor-Vnztor, etc.) i astfel fiecare vede propriile informaii.

E.10.5.

-Commerce B2B Avansat

n combinaie cu facilitile Entersoft Business Suite include Administrarea workflow-lui de preluare a comenzilor cu rezervare de stocuri, Aplicarea controlului de credit, promoii-cereri-oferte, comenzi propuse pe baz de templates i istoric al clientului, Definiri parametrice a stocurilor disponibile n depozit, Gestionarea sucursalelor companiei i ale clientului, Aplicarea politicilor comerciale

Pagina 55 din 74

E.10.6.
cum ar fi: Fi, Solduri deschise,

-Commerce B2B Rapoarte Tranzactionale

Conine situaii financiare informative despre partenerul comercial (Client, Furnizor, Creditor, etc.)

Informaii despre limitele de credit, Vechimea soldului, Justificarea soldului Informaii despre Efectele de comer primite de la acesta Tranzacii comerciale Datorii neachitate

E.10.7.
Politici de reduceri,

-Commerce B2C Avansat

n combinaie cu facilitile Entersoft Business Suite include: Gestionarea promoiilor-ofertelor, Gestionarea relaiilor dintre articole, Recomandri pe baza preferinelor utilizatorului, Reduceri la co, Vouchere (cecuri) cadou, Gestionare wish lists, Search Engine Optimization

Pagina 56 din 74

E.11.

EBS / Informaii despre companie (MIS) E.11.1. Statistici si analize contabile

Statistici de Contabilitate General-Analitic-Administrativ per companie, Structur organizatoric, categorii de conturi etc., Indicatori Economici

E.11.2.

Statistici si analize de vanzari si achizitii

Imagine a Vnzrilor-Achiziiilor, Lichiditilor, etc. companiei, cu multiple dimensiuni-grupri (de ex. per structur organizatoric, Sector Comercial i de Activitate, categorie de clieni i categorie de articole, Zon geografic, etc.)

E.11.3.

Statistici si analize intercompanie - Consolidate

Situaii-balane Detaliate i Consolidate pentru mai multe companii. Valorificnd proiectarea aplicaiei, sistemul furnizeaz imediat Imaginea curent a tuturor companiilor noastre FR s fie nevoie de procese consumatoare de timp pentru consolidarea datelor.

Sistem de informaii statistice i rapoarte (Business Intelligence Toolkits, OLAP Scenario, Graph Reporting)
Informarea privind compania i imaginea solicitat a acesteia, pe care subsistemul menionat (Analytics) le pune la dispoziie, sunt oferite DIRECT prin sistemul Business Intelligence Toolkits (BIT). Sistemul este disponibil n toate entitile sale de baz n scopul eficientei informri privind mersul companiei din toate punctele de vedere. Datele disponibile care sunt ilustrate n BIT sunt cele de mai jos: Debitri-Creditri Sold progresiv Efecte de comer nesoluionate Reduceri Cantitate - Cifr de afaceri Costul (On-Line) Profit Brut - % Profit Brut Sold Comercial - Risc Comenzi nesoluionate Facturi nesoluionate Numr de Facturi Numr de Facturi Note de Credit

Pagina 57 din 74

Elementele care sunt furnizate GATA predefinite n Entersoft Business Suite ne permit controlul complet i imediat al tuturor datelor companiei. Sugestive sunt urmtoarele: Profitul brut per Client, Zon Geografic, Articol, etc. Comenzi nesoluionate per Zon Geografic sau Articol etc. Imaginea Soldurilor per Activitate a companiei (de ex. Destinaie, Producie sau Comer) cu Riscul Total i Efecte de Comer nesoluionate Numrul informaiilor pe care le putem extrage este practic inepuizabil.

E.11.4.

Views - Report & Graph Designer

Entersoft Business Suite conine un subsistem de constituire a informaiilor-rapoartelor i graficelor care permite crearea i alctuirea de informaii din toate datele sistemului. Elementele de baz ale acestui Views & Report Designer sunt urmtoarele:

Subsistem ncorporat i nu extern Alctuire de interogri (Query Builder) ctre sistem n mod grafic Relaii predefinite ntre tabelele aplicaiei i ndrumarea utilizatorului obinuit n crearea de interogri. Posibilitatea crerii de noi relaii ntre date n momentul alctuirii interogrii Generarea de expresii ntre cmpuri n mod grafic Generarea informaiei finale vznd rezultatul momentan al interogrii i configurnd imaginea final (grupri, subtotaluri, culori, etc.) n fereastra n care o i salvm. n acest fel alctuirea informaiilor devine foarte simpl chiar i pentru utilizatorii obinuii.

Generare simpl i automat a diferitelor tipuri de Grafice

Pagina 58 din 74

Pagina 59 din 74

Pagina 60 din 74

OLAP Designer
Entersoft Business Suite conine un subsistem de constituire a cuburilor de informaii (O.L.A.P.) care permite generarea i configurarea informaiilor multidimensionale din toate datele sistemului. Elementele de baz ale OLAP Designer sunt urmtoarele: Configurarea interogrilor (Query Builder) ctre sistem n mod grafic Relaii predefinite ntre tabelele aplicaiei i ndrumarea utilizatorului obinuit n crearea de interogri. Posibilitatea crerii de noi relaii ntre date n momentul alctuirii interogrii Amplasarea dimensiunilor cubului n mod grafic, aa cum se vede mai jos. Configurarea tuturor datelor cubului (formatele datelor, culori, Pre mediu, etc.)

Rspunsul interogrii se afieaz n formatul din Imaginea de mai jos n care exist posibilitatea schimbrii rezultatelor n mod direct, prin simple micri.

Pagina 61 din 74

De ex. schimbarea imaginii de mai sus funcie de alte campuri.

Pagina 62 din 74

E.11.5.

Data Warehouse Reporting

Posibilitatea optrii pentru execuia de Rapoarte-Cuburi dintr-o Baz de Date diferit de cea Principal, cu aceeai conexiune a terminalului. A doua baz poate fi sincronizat automat folosind Subsistemul Replication Server-Client. n acest mod: Baza de date Central nu mai este ncrcat i cu sarcina generrii de rapoarte Este accelerat semnificativ realizarea de rapoarte complexe i cu un volum mare de date n funcie de volum, putem alege echipamente diferite pentru baza Offline Nu sunt afectate funciile de nregistrare de ctre execuia rapoartelor sau cuburilor Utilizatorul nu schimb mediul de lucru, ci este informat n privina executrii rapoartelor n baza Offline

E.12.

EBS / Caracteristici Funcionale Generale E.12.1. Funcionalitate de Baz Entersoft Business Suite

Sistemul suport MULTIPLE BAZE DE DATE n fiecare baz de date se administreaz MULTIPLE COMPANII n fiecare companie se administreaz SUCURSALELE i spaii de depozitare per sucursal. Pentru fiecare utilizator se specific companiile la care are acces. Pentru fiecare utilizator se specific sucursalele la care are acces. Accesul utilizatorilor la acest nivel se refer la intrarea n sistem, n timp ce accesul la nregistrrile i la gestionarea documentelor, tranzaciilor, transferurilor se stabilete prin intermediul seriilor de documente

Fiecare serie de Documente aparine unei sucursale anume i poate fi utilizat de anumite grupuri de utilizatori. Reunirea acestor proprieti confer privilegiile corespunztoare utilizatorilor.

Sistemul urmrete MULTIPLE EXERCIII FINANCIARE cu totalitatea datelor lor la nivelul dorit (imagine economic per perioad, tranzacii sau final i documente primare). Tranzaciile pe care le urmrete aplicaia pot avea loc n ORICE MONED, cursurile zilnice de schimb dintr-o moned n alta (nu neaprat fa de cea de baz) fiind pstrate ntr-un fiier de istoric.

Multiple tabele de cursuri de schimb, fiecare putndu-se referi la o alt Banc.

Pagina 63 din 74

Se poate stabili opional, la unii parteneri, apartenena la o anumit sucursal a companiei. Rezultatul este c acetia vor fi vizibili numai pentru respectiva sucursal (la cutare i la facturare). Pot exista deci unii parteneri vizibili pentru toate sucursalele i unii exclusiv pentru o anumit sucursal.

Administrarea Sucursalelor
Sistemul suport administrarea sucursalelor noastre cu urmtoarele caracteristici: Numr nelimitat de sucursale Date integrate per sucursal Identificarea intrrii utilizatorilor la o companie i o sucursal Imagine Financiar per sucursal Toate informaiile sistemului sunt oferite cu dimensiunea sucursalei Spaii de depozitare multiple pentru fiecare sucursal Suportul tuturor tranzaciilor ntre sucursale (de ex. transferul de articole sau al efectelor de comer). Administrare independent a sucursalelor clienilor sau furnizorilor. Fiecare sucursal vede doar Documentele proprii pentru evitarea Erorilor Posibilitatea fiecrei sucursale de a-i vedea doar partenerii comerciali proprii

Sistemul de Securitate
Toate posibilitile de acces ale operatorilor la date, ecrane i funcionaliti ale subsistemelor sunt total controlate i pot fi stabilite parametric de ctre Administratorul Aplicaiei (Super User). Utilizatorii sunt organizai n grupuri (Groups) n funcie de rolul lor n companie. Permiterea sau interzicerea accesului se definete, pentru fiecare funcionalitate a sistemului, la grupurile corespunztoare. Astfel, pentru fiecare funcionalitate se specific utilizatorii autorizai de care va putea fi executat.

Posibilitatea de limitare a accesului utilizatorilor la Serverul aplicaiei dac acest acces este operat dintr-un punct de acces din afara reelei interne a companiei, de ex. prin Internet sau din alt subnet.

Pagina 64 din 74

Formatele Codurilor
Este posibil definirea pentru ORICE cmp un format de introducere care poate fi constituit din segmente fixe sau variabile, de la alte cmpuri ale aceluiai ecran (de ex. categoria sau profesia clientului, ca parte a codului su), din segmente care primesc anumite valori stabilite (de ex. n 3-a poziie se pune fie A fie B) sau din segmentele care exist sub o condiie (de ex. un format diferit de cod al contului dac este de Contabilitate General sau Contabilitate Analitic sau din afara Bilanului sau per primul nivel de Cod contabil un format diferit)

Profil de nregistrri rapide

La ecranele care conin un volum mare de informaii (articole, clieni), cu scopul de a le face ct mai rapid exploatabile, au fost create profilele comerciale. La acestea se stabilete un ansamblu de valori propuse n cmpuri i n nregistrarea de baz, acestea fiind suficiente pentru a defini un profil. Apoi, toate valorile propuse sunt afiate (copiate automat) utilizatorul urmnd s fac doar un minim de efort necesar, cu risc minim de erori sau omiteri n inregistrri.

Modificri n Mas (Global Modify)

n toate vizualizrile aplicaiei, este inclus facilitatea de modificare n mas a nregistrrilor selectate din cadrul vizualizrii, cu urmtoarele posibiliti: Selectarea din tabel dac se modific un cmp de tabel Utilizarea funciilor Adugare de texte (de ex. Adugare n Mas la descrierile existente) Posibilitatea schimbrii caracterelor comune din Romana n Englez i viceversa Recalculare automat dac este vorba de nregistrri de tranzacii (de ex., adugarea de reducere n mas n liniile Documentelor, va produce recalcularea ntregului Document i a articolului contabil)

Exportul de Date
Datele vizualizrilor se extrag automat, printr-o simpl acionare de buton, n alte sisteme (de ex. n HML, Excel, fiier) i se expediaz prin e-mail, FAX, etc.

Pagina 65 din 74

Gestionarea Scenariilor
Posibilitate ncorporat de generare automat a scenariilor cu urmtoarele caracteristici: Export de Date n orice sistem (Excel,HTML, Mail, Word Mail Merge Ascii etc) Pai multipli n fiecare scenariu Salvarea scenariului n bara de scurtturi Salvarea scenariilor n zona Customer

E.12.2.

Gestionarea dimensiunilor informaionale ale

companiei Centre de cost/profit

Toate subsistemele sunt actualizate pe baza a 5 dimensiuni specifice (diferite de cele dou privitoare la companie i la sucursal) ale cror valori sunt independente iar modul n care sunt actualizeaz este parametric. Cu ajutorul dimensiunilor sunt urmrite: Domeniile pentru care sunt necesare informaii financiare autonome Unitile Financiare Centrele de Responsabilitate.

Dimensiunile acestea sunt: Sectorul comercial (care poate servi pentru marile categorii comerciale n care se mpart Vnzrile), Activitatea (care pot servi la urmrirea veniturilor i cheltuielilor n funcie de Destinaie), Proiectul (care, indiferent de existena circuitului de Management al Proiectelor, centralizeaz i grupeaz tranzaciile financiare n cadrul unui proiect sau caz) DOU dimensiuni cu utilizare liber. Pagina 66 din 74

Toate Rezultatele Economice (Imaginea Contabil a Subsistemelor, Balane, Statistici ale Vnzrilor, Cifra de afaceri a Vnztorilor, Cheltuieli, Tranzacii de Lichiditi, Reduceri sau orice alt imagine economic) disponibile fie totalizat fie pe grupat dup dimensiunile dorite.

E.12.3.
urmtoarele caracteristici:

Instrumente de Import/Export

Pentru transferul ctre i din sisteme externe se utilizeaz instrumentele de Import/Export cu

Importul Migrarea tuturor datelor Entersoft Business Suite n cazul importului sunt respectate regulile sistemului (de ex. Importnd un document se fac i toate actualizrile pe care acesta le provoac n toate fiierele) Posibilitatea convertirii datelor n momentul importului (de ex. cnd oraul este Thess s devin Thessaloniki) Asigurarea complet a integritii datelor noastre, deoarece este interzis importul de date care nu respect regulile (de ex. o intrare ntr-un spaiu de depozitare care nu exist sau importul nregistrrilor contabile care ar determina un sold de cas negativ)

E.12.4.

Managementul Documentelor (Document

Management)
Acest subsistem ofer posibilitatea de stocare n Entersoft Business Suite i n toate Site-urile de Baz a textelor de orice tip: De ex. Office (Word, Excel , Visio Drawings) Mail (msg) PDF Pictures FAX (Tiff Format n funcie de programul FAX) CAD

Fiierele de tipurile de mai sus sunt disponibile i n sistem, fiind stocate n copii de siguran mpreun cu baza de date a Entersoft Business Suite. Pentru fiecare document se rein urmtoarele elemente care constituie i criterii de selecie: Codul Titlu Descriere Categoria Documentului (de ex. Coresponden, Contracte etc.) Grup de Documente (de ex. Intrate-Ieite) Tipul Documentului (Automat odat cu Salvarea) Data & Utilizatorul Crerii - Modificrii (Automat odat cu Salvarea)

Pagina 67 din 74

E.12.5.

Replication Server / Client

Acest subsistem unic ofer faciliti n privina a dou Scenarii posibile n funcionare.

Imposibilitatea conectrii la Echipamentele Centrale (Fail Over Scenario)

n cazul Funcionrii On Line n locaiile aflate la distan, acest scenariu presupune trecerea automat la funcionarea Off Line. n acest mod se asigur funcionare 100% nengrdit i fr pierderea datelor n format electronic, de ex. un punct de vnzare cu amnuntul aflat la distan care, atunci cnd la Centru are loc o cdere a reelei electrice, continu s funcioneze nentrerupt. Atunci cnd se restabilete funcionarea normal la Centru, se revine la Funcionarea On Line iar datele vor fi sincronizate automat fr intervenie uman.

Funcionare independent (Off Line) a punctelor de operare de la distan

Aceasta nseamn c, de exemplu, Sucursalele funcioneaz autonom folosind instalarea local a aplicaiei i a bazei de date. n acest caz se asigur sincronizarea automatizat de date ntre Centru i Sucursale n momentul stabilit (de ex. fiecare noapte la ora 3.00) Cu scenariul de mai sus se asigur centralizarea complet a datelor la Centru i actualizarea Sucursalelor (de ex. cu noile preuri de articole) cu un cost aproape nul privind comunicaiile. n ambele scenarii de mai sus putem stabili dac sunt permise modificri la entitile care nu sunt sincronizate de la filial ctre Centru. De ex. la un lan de magazine n care noile articole sau preuri sunt controlate i actualizate exclusiv de ctre Centrala companiei.

E.12.6.

Integrare cu Outlook

Interconectare i funcionare complet i parametric a aplicaiei din mediul Microsoft Outlook. Nu este necesar s deschidem niciuna dintre ferestrele de funcionare ale Entersoft Business Suite, avnd posibilitatea sincronizrii automate cu datele CRM precum Contacte, Agend.

E.12.7.

Interfaa ptr SMS/MMS

Acest sistem ofer posibilitatea expedierii de SMS/MMS fie manual fie cu introducerea de alertsnotifications pentru anumite evenimente din sistem fie referitoare la companie, de ex. anularea unei comenzi mari sau Controlul de Credit, fie de tipul celor tehnice i sistemice, de ex. lipsa de spaiu pe disc. De asemenea, sunt nregistrate permanent n log-ul sistemului, astfel nct s cunoatem unde i cte sms-uri au fost expediate i de ctre cine. n plus, expedierea de sms constituie un extra security item, astfel nct s fie protejat de ctre controlul intern.

Pagina 68 din 74

E.12.8.
Funcionalitatea de Baz

Interconectare cu Centrala Telefonic (CTI)

Posibilitatea existenei apelului telefonic n diverse forme care nu necesit multifuncionalitatea modulului de call center. Recunoaterea apelului i un pop-up cu informaiile clientului. Aceast funcie este parametric n ceea ce privete numrul i fereastra unde apare pop-up-ul.

Modul de Call Center

Faciliti de gestionare a apelurilor telefonice intrate-ieite fie c acestea se refer la o anumit campanie telefonic fie c se refer la suportul partenerilor comerciali. Suport pentru toate funciile clasice CTI: acceptare apel, transfer de apel (cu transferul concomitent al ferestrei), oprire de apel, respingere de apel, analiz de apel. Afiarea fereastrei pop-up n cazul recunoaterii apelului. Posibilitatea corelrii numrului (apelurilor intrate) cu fereastra, n funcie de departamentul de care ine agentul-utilizatorul. Posibilitatea generrii automatizate a ofertelor-comenzilor. Posibilitatea crerii de noi parteneri sau modificarea datelor celor deja nregistrai. Posibilitatea nregistrrii reclamaiilor-cazurilor-solicitrilor de servicii i n general de lucrri de asisten pentru clieni (Customer care) i ndrumarea acestora ctre responsabilul adecvat pentru deservire. Imagine i istoric complete ale partenerului la nivelul apelurilor, cererilor de deservire, comenzilor dar i al altor elemente necesare.

E.12.9.

Securitate avansata

Sistemul de securitate al Entersoft Business Suite este mbogit cu faciliti de configurare a securitii inclusiv la nivelul nregistrrilor (n afar de cele existente deja la nivel de tabele, cmpuri i aciunilor) RLS (Row Level Security). Acest sistem prevede ierarhii de clasificare a informaiilor i ncadreaz utilizatorii la diverse noduri ale acestor ierarhii. O ierarhie este definit pentru un ansamblu de entiti i dimensiuni. Aceasta nseamn c este posibil s existe o ierarhie de clasificare diferit pentru clienii unei sucursale sau ai unei uniti fa de o alta a companiei, sau diferit la clieni pentru articole diferite. Un utilizator poate s aib drept de acces la mai multe noduri iar dac are acces la un nod, atunci are acces la toate cmpurile acestui nod. nregistrrile pe care le face un utilizator la o entitate clasificat, sunt nregistrate automat la nivelul de clasificare stabilit pentru respectivul utilizator.

E.12.10.

Development Tools

Formulare definite de introducere-afiare a datelor

Sistemul ofer posibilitatea definirii i specializrii formularelor diferitelor tipuri de lucrri i chiar a formularelor multiple dup context, astfel nct s fie specializat i accelerat lucrarea pe care o execut utilizatorul, lucru deosebit de important la punctele de lucru de deservire a clienilor, dar i

Pagina 69 din 74

pentru specializarea formatului informaiilor afiate vnztorilor despre oportunitile de vnzare, pe baza modului de funcionare a fiecrui sector de vnzri al oricrei companii.

Automatizri
Prin intermediul acestui mecanism se ofer posibilitatea generrii de noi entiti sau actualizrii celor existente pe baza informaiei disponibile n ecranul curent. n acest mod este acoperit orice Workflow necesar proceselor interne ale fiecrei companii, de ex. creare de oferte din oportuniti de vnzare, de comenzi de materiale dintr-o lucrare de service sau a unei ntlniri dintr-o oportunitate de vnzare, etc. Parametrizatorul poate stabili care din informaiile existente n punctul de pornire vor fi transferate ctre destinaie dar i cum va fi actualizat punctul de plecare dup efectuarea operaiei. n plus, pot fi stabilite n fereastra deschis automat (pop-up) toate informaiile care dorim s fie afiate pentru entitatea clientul curent: tip, oportunitate de vnzare, contract etc. Tipurile de lucrri pot stabili i un ansamblu de reguli de comportament al lucrrilor, utilizate pentru a pune n aplicare Calculul automat de valori (de ex. n funcie de existena unor date cu situaia lucrrii) Propunerea de valori Cmpuri obligatorii Controale specializate

E.12.11.

Interfa cu sisteme WMS

Subsistem de interfa cu sistemele de Warehouse Management al companiilor Optimum (Aberon WMS), Artsoft (Kez WMS), i Mantis (Logistics Vision Suite III Easy Logistics).

E.12.12.

Server de aplicatie suplimentar

Infrastructura tehnologic a Entersoft Business Suite permite instalarea unui Application Server suplimentar pentru distribuirea ncrcrii lucrului n reea obinnd astfel i o vitez mai mare n execuia lucrrilor sistemului.

E.12.13.

Licen Suplimentar

Licena de Instalare a unui utilizator pentru utilizarea pe un computer portabil. Include subsistemele achiziionate.

E.12.14.

Utilizatori

Numrul de locuri de munc este dat de numrul utilizatorilor concomiteni (Concurrent) care utilizeaz aplicaia. Nu depinde de numrul de staii de lucru. n Entersoft Business Suite sunt inclui 3 utilizatori.

Pagina 70 din 74

{F} Garantarea Bunei Funcionri

Entersoft garanteaz c produsele oferite ndeplinesc caracteristicile tehnice i funcionale, aa cum sunt specificate acestea n prezenta ofert. Entersoft se oblig s remedieze gratuit orice eroare sau eec al Software-lui care eventual s-ar abate de la specificaiile sale funcionale, aa cum acestea sunt descrise n manualele de utilizare, n cadrul Contractului Anual al Noilor versiuni sau al perioadei de garanie de trei luni de la semnarea Licenei de Utilizare a software-ului.

{G}

Contractul Anual al Noilor Versiuni

Odat cu semnarea de ctre client a contractului licenei de utilizare a software-ului, intr n vigoare i contractul corespunztor pentru noile versiuni ale software-ului. Fiecare aplicaie a Entersoft include, fr cost suplimentar, un Contract de Versiuni Noi valabil trei (3) luni (perioad de garanie), care este valabil ncepnd cu data semnrii Licenei de Utilizare a Software-lui. Ca moment de nceput de valabilitate, la rennoire, a Contractului de Noi Versiuni, se consider a fi data expirrii celui imediat precedent. Contractul anual al noilor versiuni se rennoiete automat odat cu emiterea documentului corespunztor, n afar de cazul cnd este reziliat de ctre client cu dou (2) luni nainte de expirarea sa. Contractul anual al Noilor Versiuni cuprinde urmtoarele beneficii:

Noi Versiuni de Software

n noile versiuni sunt cuprinse funcionaliti noi adugate n aplicaie. Noile funcionaliti sunt determinate i de propunerile clienilor. Acestea sunt nsoite de ndrumri i proceduri complete de instalare i exploatare a caracteristicilor noilor versiuni.

Acces la servicii electronice (Entersoft Knowledge Portal)

Se acord accesul la serviciile electronice ale kb.entersoft.ro pe care Entersoft l dezvolt pentru clienii si (baze de date de cunotine, soluii tipice la ntrebri, ilustrri Video etc.)

Internet Update
Actualizarea Entersoft Business Suite se realizeaz prin Internet (LiveUpdate). LiveUpdate este o facilitate avangardist a Entersoft Business Suite bazat pe tehnologia WEB Services prin care aplicaia acceseaz n mod automat site-ul Entersoft pentru verificarea apariiei de noi versiuni corecii. Dac exist versiuni mai noi, atunci se activeaz procesul de preluare i instalare automat a noii versiuni la client. Este vorba de o funcie important care schimb modul de lucru i de deservire a Clientului, eliminnd timpul necesitat de transferuri i de procesele de reinstalare a noilor versiuni. n plus, Clientul nu trebuie s atepte noua versiune o dat la trimestru sau semestru, ci poate mereu s profite imediat de noile caracteristici adugate de ctre Entersoft Business Suite.

Pagina 71 din 74

Procedura de mai sus pune n valoare toate caracteristicile tehnologice ale Entersoft Business Suite i ale tehnologiei .NET cum ar fi: Protecia parametrizrii clientului (CS folders Shadowing) Nu este nevoie de SETUP Controlul actualizrii la fiecare pas

dar i ale Internet Update Verificarea numai a fiierelor noi care sunt necesare Reinerea modificrilor fcute de actualizare Posibilitatea continurii Descrcrii (Download) de acolo de unde s-a oprit (Resume)

Client Synchronization
n plus se ofer posibilitatea de Sincronizare Client, adic actualizarea automat i a staiilor de lucru ale clientului cu noile elemente obinute de Server prin Live Update. Cu aceast facilitate nu este necesar ca de fiecare dat cnd se instaleaz o nou versiune n Server s o instalm si n staiile de lucru. Atunci cnd la o staie de lucru (client) are o versiune mai veche ca cea din Server putem, dac dorim, s sincronizm staia de lucru cu versiunea Serverului. Dat fiind cele prezentate mai nainte, instalrile Entersoft Business Suite intr ntr-o nou epoc de accelerare a deservirii i adugrii de noi posibiliti n scopul valorificrii imediate a sistemului de ctre Client.

Pagina 72 din 74

{H}

Servicii de Suport al Funcionrii

Dup nceperea funcionrii sistemului Entersoft Business Suite la Client, Entersoft sau colaboratorii si ofer clientului posibilitatea de a alege unele dintre Serviciile de Suport o p i o n a l e . Serviciile sunt proiectate i standardizate astfel nct s acopere total i calitativ necesitile de funcionare ale Clientului i sunt oferite la urmtoarele nivelele:

H.1.

TELESUPPORT - Program de Suport Telefonic de Baz

Se refer la suportul telefonic, zilnic de la 9.00 la 17.30, cu excepia zilelor de smbt i duminic, cu apelarea numrului 021.230.12.01

Chestiuni acoperite
o o Sunt acoperite problemele de operare ale aplicaiei, de durata maxim a 10 min. Nu sunt rezolvate ci preluate chestiuni de durat sau de complexitate mai mare (probleme de parametrizare, instruire, rapoarte MIS, chestiuni care necesit investigare) eventual dup acordul de plat a acestor servicii. o NU sunt suportate problemele echipamentelor H/W, ale Sistemelor de Operare i cele de Software al altor companii. o Include informarea complet / explicaii privind noile faciliti ale noilor versiuni.

Alte Elemente
o Serviciul este oferit ctre maxim trei (3) specialiti convenii n prealabil i instruii ai Clientul, care preiau sarcina coordonrii comunicrii cu Entersoft sau cu colaboratorii acesteia. Acetia comunic totalitatea ntrebrilor i transmit rspunsurile ctre utilizatorii finali. Contractul de suport telefonic are durata de un an i se rennoiete automat la emiterea documentului corespunztor n afara cazului cnd este reziliat de ctre client cu dou (2) luni nainte de expirare.

H.2.

ON-SPOT - Furnizarea Serviciilor de Suport Local

Se refer la servicii de Suport al Funcionrii sistemului Entersoft Business Suite, care se furnizeaz prin prezena consultantului Entersoft sau a colaboratorilor si n birourile Clientului. Cererile sunt deservite printr-o programare imediat n funcie de disponibilitatea Consultanilor.

Chestiuni acoperite
o o Se acoper complet funcionarea zilnic a Entersoft Business Suite. Sunt abordate probleme de parametrizare, lucrri de investigare, intervenii n rapoartele MIS. o Acoper chestiuni de instruire a cadrelor Clientului, dup un sistem programat n timp, privind probleme de funcionare, parametrizare, securitate, MIS, noi faciliti.

Pagina 73 din 74

Consolideaz rezultatele investiiei iniiale cu servicii planificate de optimizare a funcionalitilor i a rezultatelor sistemului Entersoft Business Suite. Extinde nivelul informaional al companiei i de Business Intelligence, cu noi rapoarte Manageriale puternice, Instrumente de Control i de Decizie.

Alte Elemente
o Entersoft examineaz cererile de deservire primite i informeaz n scris Clientul despre costul estimat.

Pagina 74 din 74