UNIFAI CENTRO UNIVERSITRIO ASSUNO BIBLIOTECONOMIA

Dafne do Prado S. Martins de Oliviera Dalila Athayde Andrade Schaden Emerson da Silva Jaqueline Sidiney Geraldo da Cunha

METODOS DE ARQUIVAMENTO

Trabalho apresentado disciplina de Arquivologia, no curso de Biblioteconomia/ Noturno 4 semestre Professora. Maria Cecilia

So Paulo 2011

SUMRIO

1 - INTRODUO...............................................................................1 2 - OBJETIVOS.....................................................................................2 3 - CONCEITOS E DEFINIES........................................................3 3.1 ARQUIVAMENTO...................................................................... 3.2 ARQUIVO.................................................................................... 3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE............................................................ 3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE...................................................... 3.3 FUNO...................................................................................... 3.4 VALORES.................................................................................... 3.5 - SISTEMA DIRETO...................................................................... 3.6 - SISTEMA INDIRETO.................................................................. 3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO....................................................... 4 METODOS DE ARQUIVAMENTO............................................. 4.1 MTODO ALFABTICO.......................................................... 4.1.1 VANTAGENS......................................................................... 4.1.2 DESVANTAGENS................................................................. 4.1.3 REGRAS DE ALFABETAO............................................ 4.2 METODO GEOGRFICO....................................................... 4.2.1 VANTAGENS........................................................................ 4.2.1 DESVANTAGENS................................................................ 4.2.3 MODELOS............................................................................. 4.3 METODOS NMERICOS....................................................... 4.3.1 SIMPLES............................................................................... 4.3.2 CRONOLOGICO.................................................................. 4.3.3 DIGITO TERMINAL.............................................................. 4.3.4 VANTAGENS........................................................................................... 4.3.4 DESVANTAGENS................................................................. 4.3.5 MODELOS............................................................................. 4.4 METODOS IDEOGRFICOS ASSUNTOS .......................... 4.4.1 METODOS POR ASSUNTO.................................................. 4.4.1.1 - MTODO ALFABTICO.................................................... 4.4.1.2 - ORDEM DICIONRIA........................................................ 4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPDICA................................................ 4.4.2 - MTODO NUMRICO DE ASSUNTO................................. 4.4.2.1 - MTODO DUPLEX............................................................. 4.4.2.2 - MTODO DECIMAL.......................................................... 4.4.2.2.1 - NDICE ALFABTICO.................................................... 4.4.2.3 UNITERMO OU INDEXAO COORDENADA.......................... 4.4.3 VANTAGENS...................................................................................... 4.4.4 DESVANTAGENS.............................................................................. 4.4.5 MODELOS........................................................................................... 4.5 METODO PADRONIZADOS.................................................................. 4.5.1 - MTODO VARIADEX.........................................................................

4.5.2 VANTAGENS..................................................................................... 4.5.3 DESVANTAGENS............................................................................. 4.5.4 MODELO............................................................................................ CONCLUSO................................................................................................ REFERNCIAS..............................................................................................

1 INTRODUO
O presente trabalho foi elaborado com o objetivo mostrar os mtodos de arquivamento, o que , para que serve e objetivo concentuando-os, exemplificando as vantagens e desvantagens dos mtodos envolvidos. Basicos Alfabetico Geografico Numerico Simples, Cronologico e Digito Terminal Ideograficos (Assuntos) Alfabetico Enciclopdico e Dicionrio Numericos Duplex, Decimal e Unitermo ou Indexacao Coordenada Padronizados Variadex

2 OBJETIVOS O objetivo do trabalho demonstrar os metodos de arquivamento, permitindo exelentes resultados em padronizao, localizao rpida, eliminao de riscos, maior agilidade operacional, conservao do acervo e melhor aproveitamento de mo-de-obra.

3 CONCEITO E DEFINIES 3.1 ARQUIVAMENTO

A funo primordial dos arquivos disponibilizar as informaes contidas nos documentos para a tomada de deciso e comprovao de diretios e obrigaes, o que so se efetivara se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados. Mais importante, pois, do que guardar (arquivar) achar, rapidamente (recuperar as informaes) no momento desejado. Cada ramo de atividade exige um mtodo diferente, adequado as suas finalidades e determinado pela natureza dos documentos a serem arquivados e pela estrutura da entidade. Operao que consiste na guarda de documentos nos seus devido lugares em equipamentos que lhes forem prprios e de acordo com mtodo definido.

3.2 ARQUIVO
o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo/instituio/entidade/pessoa. O termo arquivo pode tambm ser usado para designar conjunto de documentos e o mvel para guarda de documentos, local onde o acervo documental devera ser conservado.

3.2.1 - ARQUIVO CORRENTE

Conjunto de documentos em curso de uso freqentes tambm denomindado arquivo de movimento. Arquivo em deposito- Conjunto de documentos colocados sob a guardda de um arquivo permanente embora no pertenam ao ser acervos. Arquivo Intermediario- Conjunto de documentos procedentes de arquivos correntes, que aguardam destine disponibilizar as informaes contidas MPs documentos para a ao final.

3.2.2 - ARQUIVO PERMANENTE

Conjunto de documentos que so preservados respeitada a destinao estabelecida. Finalidade- A principal finalidade dos arquivos servir a administrao constituindo-se com o decorrer do tempo em base do conhecimento da historia.

3.3 FUNO
A funo bsica do arquivo tornar disponvel as informaes contidas no acervo documental sob sua guarda, o que s se efetivar se os documentos estiverem corretamente classificados e devidamente guardados.

3.4 VALORES
Se ao tempo da produo, tramitao e vigncia dos documento a (chamada primeira idade arquivistica), eles serviram a dimenso jurdica e administrativa (usio primrio, valor primrio, valor de prova), posteriormente esses documentos passam a ter um valor residual, que valera. o seu valor secundrio, sendo permitido o uso do termo secundrio, realizado pelos historiadores em geral, de cunho mais amplo que o restrito ditado jurdico e administrativo contido no teor documental.

3.5 - SISTEMA DIRETO

aquele em que a busca do documento feita diretamente no local onde esta guardado.

3.6 - SISTEMA INDIRETO

aquele em que, para se localizar o documento, preciso antes consultar um ndice ou um cdigo

3.7 - SISTEMA SEMI-INDIRETO

a combinao entre letras e nmeros mais conhecido como mtodo alfanumrico, pois no se inclui nem na classe de mtodo bsico nem padronizado e considerado sistema semi-indireto.

4 METODOS DE ARQUIVAMENTO 4.1 MTODO ALFABTICO

o mais simples, desde que o elemento principal a ser considerado seja o NOME. um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Nesse mtodo, as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. (PAES,2005)

4.1.1 VANTAGENS
Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabtica e sua localizao no necessita de pesquisa em algum ndice to somente ir seguindo a ordem alfabtica.

4.1.2 DESVANTAGENS

Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes e a falta de ateno e compreenso de quem executa o trabalho.

4.1.3 REGRAS DE ALFABETAO

1) Nas pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome. Pedro Paulo Macedo Paulino Andrade Jarbas Vasconcelos Macedo, Pedro Paulo Andrade, Paulino Vasconcelos, Jarbas Andrade, Paulino Macedo, Pedro Paulo Vasconcelo, Jarbas

2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabtica do prenome. Joo Antunes Anbal Antunes Paulo Antunes Antunes, Anbal. Antunes, Joo. Antunes, Paulo.

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por hfen, no se separam. Heitor Villa-Lobos Humberto Castelo-Branco Luciano Porto-Seguro Villa-Lobos, Heitor Castelo-Branco, Humberto Porto-Seguro, Luciano

4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, So - seguem as regras dos nomes compostos por um adjetivo e um substantivo. Paulo Santa Cruz Maria Santa Rita Lus So Paulo Santa Cruz, Paulo Santa Rita, Maria So Paulo, Lus

5) As iniciais abreviativas de prenomes tm precedncia na classificao de nomes iguais. J. Pereira Joo Pereira Jos Pereira Jonas Pereira Pereira, J. Pereira, Joo Pereira, Jonas Pereira Jos.

6) As partculas, tais como de, da, do, e no so consideradas. Paula dAlencar Luza da Cmara Jos de Oliveira Mrio do Couto Alencar, Paula d Cmara, Luza da Oliveira, Jos de. Couto, Mrio do

7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Jnior, Neto, Sobrinho so considerados parte integrante do ltimo sobrenome - mas no so considerados na ordenao alfabtica. Wilson de Almeida Filho Oscar de Oliveira Jnior Sebastio de Pdua Sobrinho Antnio de Brito Neto Almeida Filho, Wilson de Oliveira Jnior, Oscar de. Pdua Sobrinho, Sebastio de. Brito Neto, Antnio de Almeida Filho, Wilson de Brito Neto, Antnio de. Oliveira Jnior, Oscar de. Pdua Sobrinho, Sebastio de.

8) Os ttulos so colocados no fim, entre parnteses. Ministro Joo Cabral Professor Paulo Ramalho General Oscar Teixeira Dra. Paula Brito Cabral, Joo (Ministro). Ramalho, Paulo (Professor). Teixeira, Oscar (General). Brito, Paula (Dra.). Brito, Paula (Dra.). Cabral, Joo (Ministro). Ramalho, Paulo (Professor). Teixeira, Oscar (General).

9) Os nomes estrangeiros so considerados pelo ltimo sobrenome. Winston Churchill Charles de Gaulle John Kennedy Paul Schmidt Churchill, Winston Gaulle, Charles de Kennedy, John Schmidt, Paul

10) As partculas podem ou no, ser consideradas. O mais comum consider-las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maisculas. John Mac Adam Giulio di Capri. Paul MacCarthey Mac Adam, John. Gordon OBrien MacCarthey, Paul. Giulio di Capri OBrien, Gordon 11) Os nomes espanhis so registrados pelo penltimo sobrenome, que corresponde ao sobrenome de famlia do pai. Jos Oviedo y Bnos Francisco Pina de Mello Angel del Arco y Molinero Antnio de los Rios Oviedo y Bnos, Jos de Pina de Mello, Francisco Arco y Molinero, Angel del. Rios,. Antnio de los Arco y Molinero, Angel del. Oviedo y Bnos, Jos de Pina de Mello, Francisco Rios,. Antnio de los

12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, rabes so registrados como se apresentam. Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat Al Ben-Hur Li Yutang Anuar el Sadat

13) Os nomes de firmas, empresas, instituies e rgos governamentais devem ser transcritos como se apresentam. No se considera para ordenao os artigos, preposies que compem os nomes. Banco Real S.A. A Insinuante Fundao Joaquim Nabuco EMBRATEL Banco do Brasil The Library of Congress A Colegial The Bank of Boston Pesca do Vale e Cia. Banco do Brasil Banco Real S.A. Bank of Boston (The) Colegial (A) EMBRATEL Fundao Joaquim Nabuco Insinuante (A) Library of Congress (The) Pesca do Vale e Cia

14) Os nomes de instituies ou rgos governamentais de pases estrangeiros devem ser precedidos pelo nome do pas. The Washington Post The Financial Times The Library of Congress Estados Unidos. Financial Times (The) Estados Unidos. Library of Congress (The) The Washington Post

15) Nos ttulos de Congressos, Conferncias, Reunies, Assemblias, etc, os nmeros arbicos, romanos ou escritos por extenso, devero aparecer no fim, entre parnteses. II Conferncia de Sade Quarto Encontro de Ecoturismo 3o Congresso de Direito II Feira de Pequenos Empreendedores Conferncia de Sade (II) Congresso de Direito (3 o) Quarto Encontro de Ecoturismo (Quarto) Feira de Pequenos Empreendedores (II)

4.2 METODO GEOGRFICO

O mtodo geogrfico do sistema direto. Aconselhado para servios que utilizam pesquisas por reas geogrficas. Deve ser complementado por um ndice com o nome das pessoas e respectiva localizao. O elemento considerado o local. As melhores ordenaes geogrficas so: Nome do estado, cidade e correspondente

4.2.1 VANTAGENS
direto e de fcil manuseio.

4.2.1 DESVANTAGENS
Exige duas classificaes local e nome do correspondente.

4.2.3 - MODELOS
a) Nome do Estado, Cidade e correspondente. ESTADO CIDADE CORRESPONDENTE So Paulo So Jos dos Campos Silva, Paulo So Paulo Lorena Vitrio, Joo (Dr.) Rio de Janeiro Rio de Janeiro Tavares, Jos (General) Rio de Janeiro Campos Acioly, Paulo (Dr.) Pernambuco Recife Dantas, Maria Pernambuco Caruaru Lima, Alfredo * Observe a ordem por Estado, independente da ordenao alfabtica das cidades. Devem ser usadas guias divisrias com notaes indicativas dos nomes dos Estados. Observe ainda que as capitais vm na frente das cidades. FIGURA 5
So Paulo Rio de Janeiro Pernambuco

b) Nome da Cidade, Estado e correspondente. Quando se organiza um arquivo por cidades, deve-se observar rigorosa ordem alfabtica das cidades - as capitais so ordenadas alfabeticamente, sem destaque. CIDADE So Paulo Santos Rio de Janeiro Rio de Janeiro Recife Lorena Itamb Braslia Braslia ESTADO So Paulo So Paulo Rio de Janeiro Campos Pernambuco So Paulo Paraba Minas Gerais Distrito Federal CORRESPONDENTE Correa, Carlos Nava, Pedro Silva, Jos (Dr.) Gondim, Pedro Correa, Isac Ivo, Pedro (Juiz) Rabelo, Paulo Bonfim, Tiago Souza, Renato

* No necessrio o uso de guias - apenas que as pastas tragam os nomes das cidades e dos Estados, e estejam ordenadas alfabeticamente pelas cidades. FIGURA 6

Lorena - So Paulo Limeira - So Paulo Itamb - Paraba Braslia - Minas Gerais Braslia - Distrito Federal

c) Outros pases

Nas correspondncias com outros pases, alfabeta-se primeiro o pas, seguido da capital e do correspondente.

PAS Rssia Portugal Portugal Portugal Inglaterra Inglaterra Frana Frana Frana

CAPITAL Moscou Porto Coimbra Lisboa Liverpool Londres Rennes Lorena Paris

CORRESPONDENTE Gagarin, Yuri Guimares, Pedro Rocha, Joo Dias, Fernando Star, Ringo Smith, Paul Bardin, Pierre Bardot, Brigite Vadin, Roger

FIGURA 7

Inglaterra - Liverpool Inglaterra - Londres Frana - Rennes Frana - Lorena Frana - Paris

4.3 METODOS NMERICOS

Caracterizado pelo nmero como principal elemento a ser considerado. Os mtodos numricos so indiretos, uma vez que, para se localizar um documento ou pasta, existe a necessidade de se recorrer a um ndice alfabtico, em fichas, que fornecer o nmero sob o qual o documento ou pasta foi arquivado. A numerao seqencial. Os mtodos numricos so: a) Simples b) Cronolgico c) Digito-terminal.

4.3.1 - SIMPLES
O mtodo numrico simples constitui-se na atribuio de um nmero a cada correspondente - onde obedecida a ordem de entrada, sem preocupao com a ordem alfabtica. Alm do registro das pastas ocupadas, em livro ou fichas, indispensvel o ndice alfabtico-remissivo, em fichas, sem o qual impossvel localizar os documentos. Observe na Figura 9, o arranjo de correspondentes eventuais, recurso utilizado para reunir documentos em nmero bastante reduzido, o que no justificaria a abertura de pastas individuais. O mtodo numrico simples, feitas algumas adaptaes, aplicado aos arquivos especiais (discos, fitas, vdeos, etc) e especializados (projetos de engenharia, pronturios mdicos e hospitalares, cadastro de pessoal em escritrios, etc).

4.3.2 - CRONOLOGICO
Neste mtodo, alm da ordem numrica, deve-se observar a data. Esse mtodo adotado em quase todas as reparties pblicas. O documento recebe um nmero (protocolo) e a data. O documento, depois de numerado, colocado numa pasta onde, alm do nmero e da data, esto contidas informaes teis. em geral chamado processo, a partir da. A automao possibilitou a agilizao de inmeros processos administrativos, inclusive o acompanhamento dos processos pelos interessados. um mtodo de arquivamento que dispensa o uso de pastas miscelneas, uma vez que cada documento recebe o seu prprio nmero de registro, constituindo-se num processo nico, ordenado em rigorosa ordem numrica. Tem como vantagem o maior grau de sigilo e menor possibilidade de erros. Sendo um mtodo indireto exige duplicidade de pesquisa, a busca se d pelo nmero e a data do processo, automatizado ou no.

4.3.3 DIGITO TERMINAL

Tendo em vista a necessidade de reduo do nmero de erros, no arquivamento de grande volume de documentos; contando com o recurso da automao, alm de equipamentos de grande porte para armazenamento de alto nmero de documentos - esse mtodo ideal para instituies que precisam arquivar um crescente nmero de documentos: Caixa Econmica/BNH, INSS, hospitais, bancos, etc. De acordo com Paes, os documentos so numerados seqencialmente e sua leitura apresenta uma peculiaridade que caracteriza o mtodo: os nmeros, dispostos em trs grupos de dois dgitos cada um, so lidos da direita para a esquerda formando pares. Decompondo-se o nmero 945.370 - tm-se o seguinte grupo: 94-53-70. Como a leitura feita da direita para a esquerda, o grupo 70 = grupo primrio; o grupo 53 = secundrio; e o grupo 94 = tercirio. O armazenamento considera em primeiro lugar os documentos guardados no espao destinados aos nmeros terminados em 70 (primrios); em seguida documentos terminados em 53 (valor secundrio); e finalmente documentos com valor tercirio, armazenados com finais de nmeros 94. Entre as vantagens desse mtodo est a rapidez na localizao dos documentos, considerando-se o grande volume de documentos do arquivo, alm da expanso equilibrada do arquivo. H necessidade de ndice dos assuntos em questo e os documentos, obrigatoriamente, devem estar dispostos fisicamente na mesma ordem da leitura. 4.3.4 VANTAGENS No tem a necessidade de separar as documentaes em ordem de assunto ou alfabtica. Mas idenfica-las impressindivel.

4.3.4 DESVANTAGENS
Ambos necessitam de um ndice remissivo e caso no tenha um controle eletrnico necessita de um rigidez no controle manual.

4.3.5 MODELOS
FIGURA 8 GAVETAS DE ARQUIVO NUMRICO SIMPLES
E 10 Oswaldo Paes Villa Verde - Lcia - E 3 So Paulo, Carlos - E 2 E 3 Lcia Villa-Verde Rodrigues, Walter - 2 E 2 Carlos So Pedro Ribeiro, Luis Carlos - 3 E 1 Pedro Nava Filho Peixoto, Oswaldo - 5 Correspondentes Eventuais 6 Fundao Getlio Vargas 5 Oswaldo Peixoto 4 Banco do Brasil 3 Luis Carlos Ribeiro Banco do Brasil - 4 2 Walter Rodrigues 1 Paulo de Castro Correspondentes Efetivos Paes, Oswaldo - E 10 Fundao Getlio Vargas - 6 Nava Filho, Pedro - E 1 Castro, Paulo de - 1

ndice alfabtico (fichas)

Registro em pasta FONTE : Paes, M.L. Arquivo : teoria e prtica

4.4 METODOS IDEOGRFICOS ASSUNTOS Alfabetico Enciclopdico Dicionrio Numericos Duplex Decimal Unitermo ou Indexacao Coordenada 4.4.1 METODOS POR ASSUNTO
Para Castro, toda instituio dispe de um certo nmero de documentos que devem ser arquivados por assuntos. Usa-se este sistema quando o assunto de que trata o documento mais importante do que o nome ou o endereo do indivduo ou da entidade. Neste caso, conforme o que est sendo tratado no texto do documento, determina-se o assunto pelo qual se h de arquivar.3 A aplicao do mtodo de arquivamento por assunto no de fcil execuo, depende da correta interpretao dos documentos sob anlise, alm de amplo conhecimento das atividades institucionais. o mtodo mais aconselhado nos casos de grandes volumes de documentos e variedade de assuntos. No arquivamento por assunto, podem ser adotados: - Mtodo alfabtico - Mtodo numrico

4.4.1.1 - MTODO ALFABTICO

Quando o volume e a diversidade de assuntos da documentao a ser arquivada pequena, deve-se adotar um mtodo alfabtico que pode obedecer duas ordens: ordem dicionria ou ordem enciclopdica.

4.4.1.2 - ORDEM DICIONRIA

Assuntos isolados so dispostos em ordem alfabtica, obedecendo-se seqncia das letras. Exemplo: gaveta de um arquivo, disposto em ordem dicionria, do Departamento de Pessoal de uma instituio pblica.

4.4.1.3 - ORDEM ENCICLOPDICA

Assuntos correlatos so agrupados sob um ttulo geral e dispostos em ordem alfabtica. Exemplo: gaveta de um arquivo do Departamento de Educao da Universidade YZ.

4.4.2 - MTODO NUMRICO DE ASSUNTO

O sistema numrico, aplicado classificao por assunto facilita as operaes, pois basta marcar com um nmero (smbolo) cada papel, para indicar o local exato onde o documento dever ser arquivado. Usando-se mtodos numricos indispensvel: 1) Um ndice alfabtico. 2) Um cdigo de classificao. A aplicao de um dos mtodos implica em um estudo completo da(s): * Organizao * Documentao * Necessidade do usurio. Utiliza-se neste sistema os mtodos: - mtodo duplex - mtodo decimal

4.4.2.1 - MTODO DUPLEX

Aqui a documentao dividida em classes, conforme os assuntos, partindo do gnero para a espcie e desta para a mincia (detalhes do gnero). Este mtodo no possui a dificuldade apresentada pelo mtodo decimal, onde se tem que prever antecipadamente todas as classes. Se, por um lado, o mtodo permite a abertura ilimitada de classes, por outro lado exige que o arquivista tenha cuidado para no abrir pastas para temas (pastas primrias) ou assuntos, j includos em subclasses. No mtodo a relao entre as partes indicada por um trao de unio. Exemplo: um escritrio de contabilidade foi criado para assessorar contabilmente empresas e indstrias, em dado momento passou a trabalhar para postos de gasolina. Seu arquivo inicialmente tinha as seguintes classes principais: 01 CONTABILIDADE 02 EMPREGADOS 03 MVEIS 04 IMVEIS 05 SEGUROS 06 TRANSPORTES 07 METAIS 08 FERRAGENS 09 TINTAS 10 LEOS, LUBRIFICANTES 11 FERRAMENTAS 12.MATERIAL DE CONSTRUO

Mais tarde a empresa resolveu negociar tambm com material eltrico. O arquivista ter que abrir outra classe em seu cdigo que refletir mais esta novidade:

13 MATERIAL ELTRICO 14 EQUIPAMENTO ELTRICO. Conforme abaixo, a estrutura do Mtodo duplex, estabelece a relao entre as partes atravs de um trao-de-unio. 1. CONTABILIDADE 1-1 CONTAS A RECEBER 1-1-1 CONTAS DO GOVERNO 1-1-2 CONTAS DA PREFEITURA 1-2 CONTAS A PAGAR 1-2-1 BANCOS 1-2-1-1 ULTRAMARINO 1-2-1-2 FRANCS 1-2-1-3 ALEMO 1-2-1-4 DO BRASIL .......... .......... 10 LEOS E LUBRIFICANTES 10-1 LEOS 10-1-1 ISOLANTES 10-1-2 LUBRIFICANTES .......... .......... 13. MATERIAL ELTRICO 13-1 FIOS 13-1-1 FITAS ISOLANTES 13-1-2 OUTROS CONDUTORES

4.4.2.2 - MTODO DECIMAL

Este mtodo baseia-se na tcnica do Sistema Decimal de Melvil Dewey (bibliotecrio norte-americano). Castro adianta que ...a classificao decimal consta de uma tabela de assuntos, denominada cdigo de assuntos e de um ndice que permite sua rpida localizao. Tal classificao distirbui os assuntos em nove classes. A dcima classe reservada para os assuntos de carter muito genrico, que no devem ser includos em nenhuma das outras nove classes, j estabelecidas. Cada classe, por sua vez, est subdividida em subclasses e uma dcima para generalidades e assim sucessivamente, recebendo as denominaes: divises, grupos , subgrupos, etc. A codificao formada por nmeros cujos trs primeiros algarismos, que esto separados dos demais por um ponto, representam cada uma das dez classes. Portanto, a parte inteira do nmero sempre composta de trs algarismos. A parte decimal pode no existir, como pode ter um, dois, trs ou mais algarismos.3 O mtodo decimal exige a diviso dos assuntos do geral para o particular. A tbua, tabela ou esquema, com a classificao adotada tem o nome de classificador ou cdigo, e no

dispensa um ndice alfabtico. No existe uma classificao universal para arquivos - cada instituio tem a sua classificao particular. Para utilizar-se o mtodo decimal preciso antecipadamente rigoroso estudo do mecanismo da classificao decimal. Vale salientar que nos arquivos aplicamos somente a tcnica da classificao de Dewey nunca a classificao propriamente dita. difcil para um arquivista iniciante determinar quais as classes principais, que compreendem em si todos os assuntos contidos nos documentos produzidos ou recebidos pelo rgo - se as classes no forem bem definidas, encontraremos documentos que tratam do mesmo assunto arquivados em locais diferentes.

TRECHO DA CLASSIFICAO DE DEWEY: CLASSES 0 - Obras gerais 1 - Filosofia 2 - Religio 3 - Cincias Sociais 4 - Filologia 5 - Cincias Puras 6 - Cincias Aplicadas 7 - Belas Artes 8 - Literatura ..... SUBDIVISO DA CLASSE 6 600 - Cincias Aplicadas 610 - Medicina 620 - Engenharia 630 - Agricultura 640 - Cincias e Artes Domsticas 650 - Servios Gerenciais 660 - Indstrias Qumicas 670 - Manufaturas - miscelnea 690 - Construo ..... SUBDIVISO DA CLASSE 610 610 - Medicina 611 - Anatomia 612 - Fisiologia Humana 616 - Clnica Mdica 616-1 - Cardiologia 616-2 - Sistema respiratrio medida que se apresenta um assunto, deve-se procurar onde coloc-lo, partindo-se sempre do geral para o particular. EXEMPLO DA TCNICA DE DEWEY APLICADA A UM ARQUIVO

000 - Administrao geral 100 - Pesquisas 110 - Psicologia 111 - Aplicada ao trabalho 112 - Aplicada educao ..... 200 - Cursos 210 - Formao 220 - Especializao 230 - Ps-Graduao 231 - Mestrado 232 - Doutorado ..... 500 - Documentao e Informao 510 - Sistema de bibliotecas 520 - Sistema de arquivos 530 - Automao e processamento de dados 531 - Sistemas 532 - Redes

4.4.2.2.1 - NDICE ALFABTICO

Tanto no mtodo duplex, como no decimal, uma vez concludo o plano de classificao, deve-se elaborar o ndice alfabtico - que funcionar como instrumento auxiliar na recuperao da informao.

4.4.2.3 UNITERMO OU INDEXAO COORDENADA

O Mtodo Unitermo ou indexao coordenada foi desenvolvido por Mortimer Taube em princpios de 1950. No recomendada sua aplicao nos arquivos convencionais, a indexao coordenada vem sendo utilizada, com xito, nos arquivos especiais e especializados. (PAES, 2004) O mtodo consiste em se atribuir a cada documento, ou grupo de documentos, um nmero em ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo. Esse nmero, denominado nmero de registro, controlado atravs de livro prprio, deve ser assinalado no documento, em lugar visvel e previamente determinado. A finalidade deste nmero identificar e localizar o documento quando solicitado. Uma vez numerado, procede-se anlise do documento, de onde devem ser destacados todos os elementos identificadores que serviro pesquisa posterior: nomes, assuntos, fatos ou acontecimentos, datas, lugares, fenmenos, objetos etc. Tais elementos devem ser transcritos em uma ficha ndice, sob a forma de palavra-chave, para facilitar a localizao dos documentos.

4.4.3 - VANTAGENS
Todos os assuntos relacionados a um determinado tpico ficam reunidos em grupos, sejam eles numericos ou alfabeticos.

4.4.4 DESVANTAGENS
Nestes metodos a desvantagem pode ocorrer na fase do diagnostico da documentao, onde tem que levar em conta a instituio e o meio onde ela est inserido.

4.4.5 MODELOS
FIGURA 9 ORDEM DICIONRIA
Verbas Transferncias Promoes Mquinas Fichas Pessoais Frias Dotaes Dirias Demises Crditos Ajuda de custo Admisso Departamento de Pessoal

FIGURA 10 ORDEM ENCICLOPDICA

Impresso Exposio Distribuio Publicaes Aplicada ao trabalho Aplicada educao Psicologia Economia Cincia Poltica Administrao Pesquisas Mestrado Formao Especializao Doutorado Cursos

Departamento de educao

FIGURA 11 NDICE ALFABTICO ASSUNTO Administrao Geral Arquivos (Sistemas) Assistncia Tcnica Biblioteca (Sistemas) ...... Cursos Especializao Mestrado Doutorado Processamento de dados Psicologia (Pesquisas) Aplicada Educao MTODO DUPLEX 0 5-2 4 5-1 2 2-2 2-3-1 2-3-2 5-3 1-1 1-1-2 DECIMAL 000 520 400 510 200 220 231 232 530 110 112

4.5 METODO PADRONIZADOS 4.5.1 - MTODO VARIADEX

Com o crescimento das instituies e consequentemente sua massa documental outros medotos de arquivamento foram criados para atender a demanda e um destes o Metodo Variadex onde se combina as cores juntamente com os nmeros. H outros como o automtico e o soundex que no tem aplicao na prtica no Brasil e o Rneo e o mnemnio so obsoletos. Este mtodo variante do alfabtico. E foi concebido pela Remington Rand, introduzindo as cores para facilitar no apenas o arquivamento mas a recuperao. Como seria impossvel determinar-se uma cor para cada letra do alfabeto, uma vez que seriam necessrias 26 cores distintas para representar o alfabeto, as cores da chave devem ser atribudas s projees das pastas em funo da segunda letra do nome de entrada e no da inicial, a qual indicar a seo alfabtica correspondente para sua ordenao.

4.5.2 VANTAGENS
Facil identificao atraves das cores combinadas com a ordem alfabetica.

4.5.3 DESVANTAGENS
Ter o custo de adquerir fichas e os pastas com cores diferentes para facilitar a identificao.

4.5.4 MODELO
Letras A, B, C, D, e abreviaes E, F, G, H, e abreviaes I, J, K, L, M, N e abreviaes O, P, Q e abreviaes R, S, T, U, V, X, W, Y, Z e abreviaes Cores Ouro Rosa Verde Azul palha

CONCLUSO
Para a execuo do trabalho foram elaborados pesquisas para fazer o levantamento do assunto tratado, as dificuldade encontradas foram mesclar os conceitos de autores diferentes e o entendimento do mesmo pelo grupo. Com este trabalho pudemos constatar que O METODOS DE ARQUIVAMETO escolhido por cada instituio de grande importncia para o controle da Informao existente, onde todas as tcnicas desenvolvidas auxiliam na busca coerente de dados, ou seja na recuperao da Informao independente do metdo adotado. O assunto metodos de arquivamento um tema que merece um dispendimento de tempo para pesquisa sobre os mtodos mais utilizados de arquivamento no apenas no Brasil mas tambm no mundo. Nosso grupo apos algumas discusses sobre qual metodo nos os identificamos, decidimos pelo MTODO ALFABTICO, pois tomamos por base um arquivo de dossis de alunos de um instituio de ensino. Por ser o metodo mais simples, considerando que o resgate da informao seja o NOME. Trata-se de um mtodo direto, porque a pesquisa feita diretamente no documento, no sendo necessrio se recorrer a um ndice auxiliar para localizar qualquer documento. Onde as fichas ou pastas so dispostas na ordem rigorosamente alfabtica, respeitadas as normas gerais para a alfabetao, atravs de guias divisrias, com as respectivas letras. Como j descrito anteriormente as vantagens e desvantagens deste mtodo so: Vantagens - Os documentos ficam armazenados em ordem rigorosamente alfabtica e sua localizao no necessita de pesquisa em algum ndice to somente ir seguindo a ordem alfabtica. Desvantagens - Os erros de arquivamento tendem a predominar no arquivamento alfabtico, quando o volume de documentos muito grande, devido ao cansao visual e variedade de grafia dos nomes e a falta de ateno e compreenso de quem executa o trabalho. de extrema importante termos em mente sempre a adequao do que a empresa necessita, sempre levando em conta processo de recuperar a importao independente do suporte que estiver inserido. O trabalho nos deu a viso de que importante alem da escolha do mtodo tambem o seu entendimento e anlise para que possamos perceber como este processo ir afetar a rotina e mudar alguns conceitos dentro da instituio e como podemos utiliz-lo de forma coerente para transmitirmos a mensagem que queremos. Se existir um sistema qualificado que permita a recuperao em tempo hbil, facilitar o atendimento ao cliente, disseminao e organizao do conhecimento humano.

REFERNCIAS
PAES, Marilena L. Arquivo: teoria e prtica. 3 ed. - Rio de Janeiro : FVG, 1997. 225p. CASTRO, A. de Moraes e, GASPARIAN, D.M.C. Arquivstica = tcnica; Arquivologia = cincia. Braslia : ABDF, 1985. 2v. v.1, p.39-45.