UNIVERSIDAD SEOR DE SIPN

MICROSOFT PROJECT 2010

Manual Bsico de Gestin de Proyectos
Ing. Bruno Sarmiento Jos Manuel

2011

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CONFIGURACIN INICIAL DEL PROYECTO REUNIN DE ACCIONISTAS

Se trata de preparar una reunin anual de accionistas, Las propiedades del proyecto se describen a continuacin:

1. Propiedades del proyecto

1.1. Proyecto: Reunin de Accionistas. Asunto del Proyecto: Informe Anual de 2011. Responsable y Autor: Nombre del Alumno. Clic en el men Archivo. Opcin Informacin , Propiedades Avanzadas, Llenar los campos Titulo, asunto Autor, Aceptar

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2. Fecha de inicio del proyecto:
2.1. Fecha de comienzo: 10 de Octubre del 2011

Clic en el men Proyecto, Informacin del proyecto

Ingresar la fecha de comienzo del proyecto.

3. Lista de tareas iniciales:

Nombre
Programar fecha de la conferencia Imprimir carta Buscar Conferenciante Preparar Carta Preparar men con empresa Manos Morenas Imprimir Men Celebracin de la reunin

Duracin
1 da 2 das 2 das 1 da 3 das 1 da 0 das

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Cabecera de tarea

Hito

4. Modificacin de la lista de tareas iniciales

4.1. Insertar nueva tarea Reservar centro de Conferencias, duracin 2 das. Antes de la tarea Imprimir Carta. Clic derecho en la tarea Imprimir Carta, clic en el men Insertar tarea.

Digitar Reservar centro de Conferencias. Cambiar la duracin a 2 das.

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4.2. Eliminar la tarea 7. Imprimir Men. Clic con el botn derecho del Mouse en la cabecera de la fila 7, clic eliminar tarea.

5. Esquematizacin de las tareas del Proyecto:

5.1. Modificar el Proyecto Actual para incluir la siguiente lista de actividades: Id 1 2 3 4 5 6 Nombre Planificacin preliminar Programar fecha de la conferencia Reservar centro de conferencias Buscar conferenciante Planificacin preliminar completa Carta de notificacin Duracin 1 da 2 das 1 da 3 das 0 das 1 da

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7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Ordenar lista de envi Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Imprimir carta Enviar carta Detalles de la reunin Preparar men con empresa Manos Morenas Preparar salas de equipamiento del comit Preparar equipamiento necesario Preparar programa Imprimir programa Celebracin de la reunin 1 hora 1 da 1 da 1 da 2 das 0 das 1 da 3 das 1 da 2 das 3 das 1 da 0 das

Insertar y mover tareas, para llegar a este resultado. Cuando se traten de cambiar las unidades de duracin, ir a la columna duracin, borrar da y colocar H (horas). Enter.

h para horas
5.2. Insertar una nueva tarea 1: Reunin de Accionistas, y luego aplicar sangra a las tareas de la 2 a la 20. Clic en la cabecera de Planificacin preliminar, clic derecho. Clic en nueva tarea: digitar Reunin de Accionistas Marcar las cabeceras de Fila de 2 a la 20, Hacer clic en aplicar sangra

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Clic

5.3. Esquematizar la lista de tareas en tres grupos: Sangra a las tareas de la 3 a la 6. Sangra a las tareas de la 8 a la 13. Sangra a las tareas de la 15 a la 19. Marcar las cabeceras de fila indicadas y hacer clic en aplicar sangra

5.4. Ocultar las subtareas de la tarea de resumen 7: Carta de notificacin, y de la tarea de resumen 14: Detalles de la reunin.

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Clic, para mostrar u ocultar subtareas

5.5. Mostrar el esquema completo.

6. Tareas repetitivas o peridicas

6.1. Insertar una tarea repetitiva, despus de Celebracin de la reunin. La tarea se llamar Reunin especial, que se llevar a cabo todas las semanas los das lunes y tendr una duracin de 4 horas.

Clic despus de Celebracin de reunin. Clic en el men insertar: tarea repetitiva, digitar el nombre de la tarea, marcar semanalmente, marcar lunes. Cambiar la duracin de das a horas. El intervalo de repeticin depender de la duracin del proyecto. (para este caso ser todo el mes de Octubre). Aceptar.

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7. Presentar las caractersticas de MS Project.

7.1. Ejecutar la presentacin de MS Project. Clic en men de acceso rpido, vista preliminar

7.2. Manejo de vistas de proyectos. Clic en la ficha tarea. Seleccionar la opcin integrada. Aplicar, para volver a la vista anterior. Clic en Diagrama de Gantt.

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7.3.

Manejo de informes de proyectos. Clic en la ficha Proyecto: Informes.

Clic costos: seleccionar

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Clic Presupuesto, seleccionar

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SEGUNDA SEMANA
DEFINICIN DE TAREAS Y SUS DEPENDENCIAS

Objetivos
a) Aprender a definir en MS Project la estructura de descomposicin de trabajo (WBS) de un proyecto. b) Aprender a definir en MS Project las dependencias entre tareas.

CONTENIDO
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Revisin de conceptos. Estructura de descomposicin de trabajos (WBS). Tipos de dependencia entre tareas. Dependencia entre tareas. Vinculacin entre tareas. Tiempos de posposicin y de adelanto. Camino crtico y tareas crticas. Visualizacin en el diagrama de Gantt. Crear en MS Project el ejemplo de aplicacin.

FUENTES DE INFORMACIN
1. Microsoft Press, Microsoft Project 2000 paso a paso; Mc Graw Hill Interamericana 2000.

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Definicin de tareas y sus dependencias
Se trata de preparar una reunin anual de accionistas. Abrir el fichero de resultado de tutorial de la prctica anterior. Realizar las siguientes modificaciones sobre el proyecto:

1. Vinculacin de tareas
Vincular todas las tareas con una dependencia de <<fin a comienzo>>.

Desvincular la tarea de resumen 7: Carta de Notificacin y la tarea de resumen 14: Detalles de la reunin (seleccionar nicamente las tareas de resumen).

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Vincular la tarea de resumen 2: Planificacin Preliminar, con la tarea de resumen 14: Detalles de la reunin.

2. Establecimiento de dependencias entre tareas. Se proponen los siguientes cambios a la programacin del proyecto: Cambiar la dependencia entre la tarea 8: Ordenar lista de envi y la tarea 9: Carta a <<Comienzo-Comienzo>>. Preparar

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Cambiar la dependencia entre la tarea 16: Preparar salas de reunin del comit y la tarea 17: Preparar equipamiento necesario, a <<Fin-Fin>>.

Especificar un tiempo de adelanto de 0,5 das en la dependencia entre la tarea 4: Reservar centro de conferencias y la tarea5: Buscar conferenciante.

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Especificar un tiempo de posposicin de 2 das, entre la tarea de resumen 14: Detalles de la reunin y la tarea 20: Celebracin de la reunin.

3. Uso del asistente del diagrama de Gantt. Se desea ahora ver el camino crtico del proyecto. Para ello se usara el asistente del Diagrama de Gantt. a) Para iniciar el asistente para diagramas de Gantt: clic derecho en el diagrama clic en el icono.

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b) Mostrar el camino crtico en el diagrama de Gantt.

c) Mostrar las tareas retrasadas.

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d) Mostrar los estilos de las Barras del Diagrama de Gantt.

e) La vista del diagrama de Gantt debe ser la siguiente.

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TERCERA SEMANA:
GESTION DE RECURSOS CON MS PROJECT

OBJETIVOS Aprender a definir y asignar recursos a MS-Project. Manejar diferentes tipos de costes en MS-Project. Utilizar calendarios en MS-Project.

CONTENIDOS 1. Revisin de conceptos. a) Tipos de recursos. b) Tipos de costos. 2. Asignacin de recursos a las tareas. a) Crear un recurso. b) Manejar la hoja de recursos. c) Asignar un recurso a una tarea. d) Unidades de un recurso para una tarea e) Detalle de los recursos: grupo, capacidad mxima y disponibilidad. 3. Definicin de costos de recursos. a) Costo fijo de una tarea. b) Costos variables de un recurso. c) Tasas variables de recursos. d) Tasas de tablas de costo, aplicacin a una tarea. 4. Establecer calendarios. a) Calendario base de un proyecto b) Horario laboral y das no laborales. c) Calendario de un recurso. d) Asignar un calendario base a un recurso. e) Cambiar formato de las fechas. FUENTES DE INFORMACIN
Microsoft Office Project 2003 Step by Step by Carl Chatfield, Timothy Johnson, PMP Carl Chatfield, and MCP Timothy Johnson

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Configuracin de los recursos, costos y el calendario del proyecto:
Una vez terminada la lista de tareas, esquematizacin y las dependencias de la programacin de la reunin anual de accionistas, el equipo del proyecto ha pasado la informacin sobre los recursos a usar en el proyecto los costos y el calendario.

1. Creacin de la lista de recursos

1.1. En la Hoja de recursos introducir los siguientes recursos: Clic en el men: Ver, Hoja de recursos.

En la hoja de recursos, digitar los recursos, como la vista siguiente:

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2. Asignacin de recursos a las tareas:

2.1. Asignar los recursos a las siguientes tareas Id Nombre Recursos

3 4 5 8 9 10 11 15 16 17

Programar fecha de la conferencia Reservar centro de conferencia Buscar conferenciante Ordenar lista de envi Preparar carta Revisar carta Aprobar carta Preparar men con empresa Manos Morenas Preparar salas de reunin del comit Preparar equipamiento necesario

Vp Sec Jo Sec Aux Jo Vp Aux Sec Aux

Ir al diagrama de Gantt y ubicar la columna Nombres de los recursos. Ingresar todos los recursos a las tareas especficas, como lo indica el cuadro de arriba.

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3. Aplicacin de costos de recursos El departamento de contabilidad ha proporcionado la informacin necesaria, sobre costos para cada recurso asignado al proyecto de reunin de accionistas. El recurso Secretario, va a tener un aumento de sueldo durante el proyecto. El Auxiliar Administrativo cobrar ms por las tareas relacionadas con cualquier trabajo de supervisin. 3.1. Introducir los siguientes costos asociados a los recursos
Nombre del recurso Tasa estndar Tasa hora extra

Secretario Vicepresidente Jefe oficina Auxiliar Administrativo

S/. 40 por hora S/. 340.000 por ao S/.180.000 por ao S/. 80 por hora

S/. 60 por hora ----S/. 156.000 por ao S/. 120 por hora

Ir a Hoja de recursos, y buscar las columnas tasa estndar y Tasa horas extras. Despus llenar los costos correspondientes.

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3.2. A partir del 19 de Octubre de 2011, el recurso Secretario va a tener un aumento de sueldo de un 10% en las horas estndar y horas extras. Dar doble clic al recurso Secretario: ubicar el men Costos, en la segunda fila de Fecha efectiva ingresar la fecha del aumento. En las columnas Tasa estndar y Tasa horas extra, escriba el porcentaje de aumento o disminucin de la tasa anterior: para este caso 10%.

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3.3. El recurso Auxiliar Administrativo tiene una tasa distinta para las tareas de supervisin. Crear una nueva tabla de costos con una tasa estndar de S/. 96 por hora y una tasa de horas Extras de S/. 150 por hora. Dar doble clic al recurso Auxiliar Administrativo, en el men Costos elegir la tabla B

Luego, ingresar los nuevos costos para este recurso.

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3.4. Aplicar la nueva tasa de costos para el recurso Auxiliar Administrativo en la tarea 17: Preparar equipamiento necesario. Utilizar la vista Uso de tareas. Para abrir la vista de tareas, ir a la ficha tarea, desplegar la opcin y escoger la vista Uso de tareas.

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Ubicar la tarea Preparar equipamiento necesario; seleccionar la tarea y asignarle un recurso (clic en el icono).

Seleccionar el recurso Auxiliar Administrativo: clic en el botn Asignar, luego cerrar la ventana.

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Recordar que el Auxiliar Administrativo, tiene 2 tipos de costos (A y B). Para asignar el tipo de costo B a esta tarea, seleccionamos el recurso, clic derecho, clic en Informacin

En el men General, ubicar la opcin Tabla de tasas de costo: y seleccionar el tipo B, clic en el botn Aceptar.

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3.5. El recurso Secretario tiene una tasa distinta para la tarea Ordenar Lista de Envo. Para dicha tarea, su tasa estndar es de S/. 60 por hora y su tasa de horas extras es de S/. 80 por hora. Para este punto hacemos los pasos 3.3 y 3.4, realizados anteriormente, pero para el recurso Secretario.

Luego ubicamos el recurso de la tarea Ordenar Lista de Envo en la lista Uso de tareas y le atribuimos el tipo de costo B.

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4. Creacin, edicin y asignacin de calendarios El proyecto de la reunin de accionistas, no requiere una jornada tradicional de ocho horas para cada recurso. En vez de ello, slo se trabajar en las tareas de proyecto por la maana, excepto los lunes. Es necesario crear un nuevo calendario base y asignrselo a cada recurso del proyecto. Tambin se ha solicitado una lista de das no laborales para el proyecto y los horarios de trabajo especiales de los recursos individuales. Hay que introducir estas excepciones en el calendario adecuado. 4.1. A partir de una copia del calendario base estndar, crear un nuevo calendario base llamado Reunion_Accionistas para el proyecto de la reunin de los accionistas. Clic en la ficha proyecto, clic Cambiar tiempo de trabajo.

En el icono Cambiar Tiempo de Trabajo clic en el botn Crear Calendario, En la nueva ventana escribir Reunion_Accionistas, considerando que se hace una copia del calendario Estndar, clic Aceptar. 28

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4.2. Cambiar el horario laboral para que sea el siguiente: Todos los lunes: de las 13:00 a las 17:00 horas. Seleccionar la columna lunes, e ingresar las horas respectivas.

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De martes a jueves: de las 8:00 a las 12:00 horas. Seleccionar las columnas Martes a Jueves, e ingresar las horas respectivas.

Todos los viernes de 9:30 a 13:30 horas. Seleccionar la columna Viernes, e ingresar las horas respectivas.

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4.3. Aadir los siguientes das no laborales el calendario Reunion_Accionistas. 28 de Octubre de 2011; por el aniversario de la empresa. Seleccionar los das 28 de Octubre, luego establecer las fechas seleccionadas como: Periodo no laborable.

4.4. Asignar el calendario Reunion_Accionistas a todos los recursos asignados al proyecto. Ir a Hoja de recursos; seleccionar un recurso, clic derecho Informacin del recurso, Ubicar el men Horario de trabajo y seleccionar el tipo de horario. Hacer lo mismo con todos los recursos.

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