PENGENALAN KEPADA MICROSOFT ACCESS

Unit 1 : Pengenalan

Microsoft Access adalah salah satu produk MICROSOFT OFFICE yang terkenal di dalam dunia pekerjaan.
Ia merupakan satu aplikasi pangkalan data yang dibangunkan bagi keperluan pejabat dan urusan
perniagaan. Microsoft Access digunakan untuk menyimpan maklumat pekerja, pelajar, stok dan sebagainya.
Aplikasi ini memudahkan pengeksesan data, contohnya:- Kita telah memasukkan data pelajar dan pada
satu ketika kita hanya perlu data pelajar yang tinggal pada satu taman tertentu. Dengan menggunakan
pangkalan data yang telah sedia ada, kita hanya perlu menggunakan arahan-arahan tertentu untuk
mendapatkan maklumat tersebut. Ini memudahkan kerja kita tanpa melihat semula dan perlu cari secara
manual pelajar manakah yang tinggal tempat tersebut.

Langkah-langkah untuk membuka Microsoft Access

Langkah 1 : Klik Butang Start Klik All Programs  Klik Microsoft

Access

Langkah 2 :

Klik Butang Radio  Blank Access database

jika membina fiel pangkalan data baru

atau

Klik Butang Radio  Access database wizard,

pages and projects jika menggunakan fiel template
pangkalan data

atau

Klik Butang Radio  Open an existing file

jika menggunakan fiel pangkalan data yang sedia
ada

 Klik OK

1
Langkah 3 : Beri nama file  Klik Butang Create

Pengenalan kepada Tetingkap Microsoft Access

Menu Bar

Standard Toolbar
Database Window

Object tabs

2
 Tetingkap Database

Tab Objek (Object Tabs)

Tab Objek (Object Tabs) Penggunaan

Tables
Menyimpan data sebagai entity ( cth: nama, tempat, harga). Merupakan
elemen asas dalam pangkalan data. Kombinasi beberapa medan (field)
membentuk rekod (records) yang memberi maklumat yang berkaitan

Queries
Mendapatkan maklumat tertentu dengan mengeset kriteria-kriteria yang
tertentu

Forms
Tetingkap yang lebih menarik untuk memanipulasi data
(input, edit ,output)

Reports
Memaparkan atau mengasilkan laporan yang menarik

Macros
Digunakan untuk arahan yang berulang

Modules
Menglibatkan pengatucaraan (programming)

UNIT 2: TABLE

Langkah 1:
Klik 2x Create table in Design View

Langkah 2:
Masukkan Nama Medan (Field Name), Jenis Data (Data Type), Penerangan (Description) dan Properti
Medan (Field Properties) serta Kekunci Utama (Primary Key)

3
Nama Medan (Field Name)  cth nama, umur, gaji dan sebagainya

Jenis Data (Data Type)

Jenis Data Penggunaan Size

Text Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan Max 255 aksara
simbol

Memo Kombinasi abjad, digit, ruang kosong dan Max 64 000 aksara
symbol. Digunakan sebagai catatan ringkas

Number Digit 0 hingga 9. Boleh digunakan untuk 8 bytes

pengiraan

Date / Time Tarikh dan masa 8 bytes

Currency Mata wang 8 bytes

Yes/No Yes, No, True, atau False (Hanya boleh 1 byte

terima salah satu sahaja)

OLE Object Memasukan gambar 1Gb (Terpulang pada ruang

HardDisk)

Hyperlink Link halaman lain 64 000 aksara

AutoNumber Nombor berurutan 4 bytes

Lookup Wizard Meformat data yang berulang 4 bytes

Penerangan (Description )  Penerangan kegunaan sesuatu medan

Properti Medan (Field Properties) properti sesuatu medan

Kekunci Utama ( Primary Key)  medan yang unik di mana mengenal pasti data tidak berulang

Jenis Data Penerangan

Nama Medan

Kekunci Utama

Medan Propeti

4
 Medan Properti (Field Properies)

Input Mask

Digunakan dalam medan (table dan queries) dan juga pada text boxes serta combo boxes dalam forms. Ia
digunakan untuk meformat data supaya data yang dimasukkan lebih tepat dan boleh menggurangkan
kesalahan maklumat.

Jadual berikut adalah contoh InputMask

Definasi Input mask Contoh

(000) 000-0000 (206) 555-0248
(999) 999-9999! (206) 555-0248
( ) 555-0248
(000) AAA-AAAA (206) 555-TELE
#999 -20
2000
>L????L?000L0 GREENGR339M3
MAY R 452B7
>L0L 0L0 T2F 8M4
00000-9999 98115-
98115-3007
>L<?????????????? Maria
Pierre
ISBN 0-&&&&&&&&&-0 ISBN 1-55615-507-7
ISBN 0-13-964262-5
>LL00000-0000 DB51392-0493

Aksara yang dibenarkan

Aksara Kegunaan
0 Digit (0 hingga 9; plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan).
9 Digit atau ruang kosong (plus [+] dan minus [-] tidak dibenarkan; ).
# Digit or space (plus [+] dan minus [-] dibenarkan; ).
L Abjad (A hingga Z, mesti diisi).
? Abjad (A hingga Z, optional ).
A Abjad atau digit (mesti diisi).
a Abjad atau digit (optional).
& Aksara atau ruang kosong (mesti diisi).
C Aksara atau ruang kosong (optional).
.,:;-/ Pemisahan titik perpuluhan dan kedudukan digit, tarikh, dan masa.

5
 < Huruf kecil.
> Huruf besar.
! Bermula dari kanan ke kiri
Password Akan memapark *

Langkah 3:

Klik Table Design Toolbar  View

View

Langkah 4:

Sebelum ke Datasheet View, anda perlu menyimpan Jadual

(Save Table)
Beri nama Jadual yang bersesuaian dan Klik OK

Langkah 5:

Masukkan data yang dikehendaki pada Datasheet

View

6
MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN WIZARD

- Klik 2 kali pada Create table by using wizard

- Pilih kategori

- Pilih Field

- Klik >> pada samples field pilihan

- Klik Next

- Lengkapkan wizard
- Masukkan data dalam jadual anda

Klik create table by using

Langkah 1: wizard

Langkah 2: Pilih katogeri jadual

Langkah 3: Pilih Samples Fields

Klik butang next  Pilih 

Langkah 4:
next sehingga finish dan
klik butang finish

7
 MENGHASILKAN JADUAL MENGGUNAKAN ENTERING DATA

- Klik 2 kali pada create table by Entering Data

- Jadual sedia untuk dimasukkan data

Langkah 1:
Klik create table by using
Entering Data

Langkah 2:
Masukkan data anda di
sini

Mengubahsuai Format Paparan Jadual Yang Telah Dihasilkan

- Klik Format

- Klik Datasheet
- Buat pilihan pada paparan
- Klik ok

8
Latihan 1

a) Fail Pangkalan Data PELAJAR mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR dimana terdiri
daripada medan-medan berikut:

Nama Medan Jenis Data Nama Medan Jenis Data

NOIC (Primary Key) Text BulanL LookupWizard

NAMA Text TahunL LookupWizard
ALAMAT Text NAMA BAPA Text
TAMAN Text KERJABAPA Text
POSKOD Number GAJIBAPA Currency
BANDAR LookupWizard NAMA IBU Text
NEGERI LookupWizard KERJAIBU Text
JANTINA Text GAJI IBU Currency
UMUR Number GAMBAR OLE Object
KETURUNAN LookupWizard
AGAMA LookupWizard
TarikhL LookupWizard

b) Anda dikehendaki meformat Field Property berikut (dan yang berkenaan):

NOIC JANTINA
Field Size 14 1
Format >
Input Mask 0000-00-0000
Caption
Default Value
Validation Rule “L” or “P”
Validation Text Hanya dibenarkan L untuk Lelaki dan P untuk Perempuan
Required
Allow Zero Lenghth

c) Masukkan rekod berikut(cell yang kosong, isikan data yang berkenaan):

NOIC 940812-05-4569 930228-07-7899 941117-04-5698 920525-08-4785 930703-12-4589

NAMA Kassim Selamat Bujang Lapok Minah Rahman Dewi Gopal Ah Low Lan
ALAMAT 43,Blok D, Taman 56, Jalan Lama 48/7A, Regina 456A,. Jalan145 23, Blok A/4
Maluri, 68000 2, Taman Court, 58000 A, Taman Botani, Flat Sri Wangi
Ampang Selangor Rimba, 78000 Pudu ,KL 68000 Amapng 57000 Kepong KL
PJ Selangor Selangor
JANTINA
UMUR
KETURUNAN
AGAMA
TARIKH
LAHIR
NAMA BAPA Selamat Bin Dollah Lapok Bin Ramli Rahman Sabu Gopal A/L Raju Ah Cin Lai
KERJABAPA Cikgu Tentera Kerani Cikgu Peniaga
GAJIBAPA RM1500 RM1900 RM1000 RM1800 RM3500
NAMA IBU Aisyah Ali Zida Ibrahim Liza Kenen Mala A/P Dorai Alice Yo
KERJAIBU Juru Jual Kerani Suri Rumah Cikgu Suri Rumah
GAJI IBU RM800 RM750 - RM1500 -
GAMBAR

9
d) Untuk medan gambar, gunakan OLE Object

e) Susun data menggikut umur pelajar.

f) Senaraikan nama pelajar yang ibunya tidak bekerja.

(Gunakan arahan Filter by selection , sebelum itu kursur anda mestilah berada pada medan

KERJAIBU “Suri rumah” dan klik Apply Filter. Untuj dapatkan Jadual asal, klik Remove Filter)

g) Senaraikan nama pelajar perempuan yang tinggal di Kuala Lumpur .

(Gunakan arahan Filter by Form )

h) Gaji bernilai RM800 diganti dengan RM850 (Gunakan arahan Edit Find )

Latihan 2

a) Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT mempunyai JADUAL bernama BIODATA dimana terdiri daripada
medan-medan berikut:

NOID EMAIL
NAMA WEBSITE
ALAMAT FOTO
TARIKH LAHIR (jika perlu anda boleh tambah medan )
KETURUNAN b) Masukkan sekurang-kurangnya 10
NOTELRUMAH
NOTELPEJ rekod.
NOH/P c) Simpan untuk latihan seterusnya.

10
 UNIT 3: FORM

Borang digunakan untuk memaparkan data dalam bentuk interaktif yang kemas dan menarik. Selain itu
borang juga boleh digunakan dalam mencari, menghapus, menambah dan mengemaskini data.

Cara mencipta borang dengan menggunakan wizard

- Klik 2 kali pada create form by using wizard
- Pilih nama jadual atau queries yang hendak dijadikan borang
- Pilih nama medan yang diperlukan
- Klik >>
- Lengkapkan wizard
- Finish

Langkah 1:
Klik 2 kali pada create
form by using wizard

Langkah 2:
Pilih nama jadual atau
queri

Langkah 3:
Klik Medan yang
diperlukan

11
 Langkah 5:
Lengkapkan wizard
dan klik Next selepas
pilihan

Borang yang terhasil dengan menggunakan

wizard, untuk mengubah sebarang bentuk
rekaan klik view  design view

Borang dalam keadaan design view. Sebarang

perubahan rekabentuk mestilah berada dalam
keadan ini

Cara mencipta borang dengan menggunakan Design View

- Klik New
- Klik Design View
- Pilih nama jadual
- Ok
- Klik dan tarik setiap medan yang diperlukan pada paparan
- Ubah suai borang anda dengan memasukkan elemen yang perlu

12
 Langkah 1:
Klik New
Langkah 2:
Klik Design View

Langkah 3:
Pilih nama jadual yang
ingin dijadikan borang

Klil Ok Langkah 5:

Field List
Klik dan tarik medan yang
diperlukan ke kawasan paparan
yang telah disediakan

Toolbox
Masukkan text, label,
command button dan
sebagainya untuk
melengkapkan borang anda

13
 WARISAN PERKASA

Contoh Borang yang telah diubahsuai

Latihan 3

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR yang mempunyai JADUAL bernama MAKLUMAT PELAJAR. Bina
FORM seperti dibawah:

14
b) Namakan sebagai frmmaklumat pelajar

c) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama SUBJEK, manakala medan-medan
serta datanya adalah seperti berikut:

COD NAMASUBJEK
T1BM BAHASA MALAYSIA
T1M MATEMATIK
T1E ENGLISH
T2BM BAHASA MALAYSIA
T2M MATEMATIK
T2E ENGLISH

Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmSUBJEK.

Latihan 4

a) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Bina FORM
dan namakan sebagai frmBIODATA

UNIT 4: REPORT

Mencipta borang menggunakan wizard

− klik 2 kali pada create report by using report
− Pilih nama jadual yang diperlukan
− Pilih medan yang diperlukan dengan klik pada >
− Next
− Lengkapkan semua pilihan sehingga finish

Langkah 1:
Klik 2 kali pada Create report
by using wizard

Langkah 2:
Pilih nama jadual atau queries
di sini

Langkah 3:
Klik nama medan yang diperlukan

Langkah 4:
Klik butang ini

Langkah 5:
Klik next sehingga tamat pilihan
dan kemudian klik finish
15
 Contoh laporan yang telah
siap dengan menggunakan
wizard dan sedikit
pengubahsuaian

Laporan dalam keadaan design

view.
Sebarang pengubahsuaian
mestilah dalam keadaan ini.
Untuk mendapatkan keadaan
ini klik view dan klik design view
manakala setelah siap
merekabentuk klik view dan klik
print preview untuk melihat hasil
16 laporan yang telah direkabentuk
Latihan 5

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina REPORT dengan menggunakan JADUAL MAKLUMAT
PELAJAR serta medan-medannya ialah NOIC, NAMA NAMA BAPA GAJI BAPA. Beri tajuk report yang
sesuai.
b) Namakan sebagai repGaji

Latihan 6

b) Buka Fail Pangkalan Data BUKU ALAMAT yang mempunyai JADUAL bernama BIODATA. Hasilkan
(Report) satu senarai maklumat dimana terdiri nama dan no tel. Namakan sebagai Nama&NoTel.

17
 UNIT 5: QUERY

Queries digunakan untuk mencari data yang terdapat dalam sesuatu pangkalan data dengan kadar yang
segera dan mudah

Memulakan Queries

- Aktifkan pilihan Queries

- Klik 2 kali pada create queries in design view
- Pilih nama jadual yang tersenarai

- Klik butang Add

- Klik Close
- Klik 2 kali pada medan terpilih
- Masukkan criteria carian

- Klik view
- Klik datasheet view untuk melihat hasil carian

Langkah 1:
Klik 2 kali pada create
query in Design View

Langkah 3:
Klik 2 kali pada nama
Klik Add
medan data yang
diperlukan Klik Close
Langkah 5: Langkah 4:
Pilih nama table yang
diperlukan
Langkah 2:
Langkah 6:
Masukkan carian di
ruangan criteria

18
KAEDAH UNTUK MENETAPKAN CRITERIA CARIAN

Simbol Maksud Contoh penggunaan

* Mewakili aksara lain
Digunakan untuk carian data yang
mempunyai data jenis text atau
date/time
Digunakan untuk carian number
atau currency
• A* - Nama yang bermula huruf A dan diikuti oleh
aksara lain
• *A – nama yang berakhir dengan huruf A dan
didahului oleh aksara lain.

< Kurang daripada <10  0,2,3……9

> Lebih daripada >10 11,12,13…….

= Sama dengan =10 10

<= Kurang dan sama <=10  1,2……10

>= Lebih dan sama >=10 10,11,…..
Between.. and .. Nilai di antara 2 nombor
Between 5 and 10  6,7,8,9

Menggunakan sort (Isih)

Sort digunakan untuk menyusun hasil carian mengikut turutan yang diperlukan oleh pengguna

Masukkan pilihan sort di

sini sekiranya pengguna
memilih Ascending ini
bermaksud nama akan
diisih dari A ke Z tetapi jika
Descending pula nama
akan diisih dari Z ke A

19
MENGIRA MENGGUNAKAN QUERY

Dalam Access pengiraan boleh dilakukan dengan menggunakan query.

Sintaks pengiraan

nama medan :[nama medan] operator [nama medan]

Contoh:
Jumlah Markah :[Markah 1]+[Markah 2]

Masukkan pengiraan
anda di sini

20
Latihan 6

a) Buka Fail Pangkalan Data PELAJAR. Bina JADUAL bernama RESULT, manakala medan-medan serta
datanya adalah seperti berikut:

COD NOIC UJIAN (20%) PEPERIKSAAN (80%)

T1BM 920525-08-4785 13 56
T1BI 920525-08-4785 15 70
T1M 920525-08-4785 9 58
T2BM 930703-12-4589 6 45
T2BI 930703-12-4589 10 72
T2M 930703-12-4589 18 15

b) Bina FORM yang sesuai. Namakan sebagai frmRESULT pelajar

c) Taipkan sekurang-kurangnya 10 rekod.
d) Masukkan medan baru MARKAH dan STATUS.

Pengiraan markah
MARKAH = UJIAN + PEPERIKSAAN

Status keputusan Peperiksaan

MARKAH STATUS
80 – 100 Cemerlang
67 – 79 Baik
50 – 64 Lulus
0 – 49 Gagal

e) Senaraikan nama pelajar serta nama matapelajaran yang gagal

f) Kirakan pendapatan keluarga untuk setiap pelajar
g) Senaraikan nama pelajar yang layak menerima bantuan ( Pendapatan bulanan kurang dari RM2500)

21
Latihan 7

a) Berikut adalah Jadual untuk Kedai Koperasi Sekolah Sri Murni.

STOCK
KODITEM NAMAITEM HARGA KUANTITI PENGELUAR
1000 MILO250 12.50 20 NESTLE
1020 MILO500 22.90 10 NESTLE
1100 EVERYDAY 15.00 9 P&G
1300 KAO BLEACH 1.95 10 KAO CORP
1370 SUNLIGHT 2.20 6 UNILEVER
1400 LUX 2.00 4 UNILEVER
1450 TEA BOH 6.89 12 CAMERON

HARGA BARU
KODITEM HARGA BARU
1000 12.60
1020 22.90
1100 15.90
1300 2.00
1370 2.30
1400 2.00
1450 6.90

b) Dapatkan senarai barang stok yang dibekalkan oleh “Nestle”

c) Senaraikan KODITEM, NAMAITEM, KUANTITI bagi barang-barang yang mempunyai kuantiti dalam
stok sebanyak 20 unit atau lebih

d) Senaraikan KODITEM dan NAMAITEM dan cari berapakah perbezaan diantara harga stok dengan
hanrga baru.

WARISAN PERKASA SERVICES

Warisan2u@gmail.com
Tel/fax: 03-89223142
016-6209547

22