ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1

KONSEP SISTEM BAB 2

BAB 2 KONSEP SISTEM

PENGENALAN
Anda telah diperkenalkan dengan model sistem di dalam bab satu. Di dalam bab ini,
anda akan diperkenalkan pula dengan beberapa jenis model lain yang membantu
pengurus dalam menyelesaikan masalah. Di antaranya ialah model fizikal, naratif, grafik
dan matematik.

Model sistem yang telah anda pelajari merupakan model sistem umum yang boleh
digunakan di dalam pelbagai keadaan. Anda akan melihat dengan lebih terperinci lagi
tentang unsur-unsur model sistem umum yang terdiri daripada sistem fizikal dan sistem
konseptual. Dalam bab ini juga, anda akan diperkenalkan dengan unsur sistem lain,
iaitu piawaian (standard). Secara umumnya, piawai adalah tahap prestasi yang perlu
dicapai oleh output sistem.

Pengurus akan memastikan piawai sistem dipenuhi dengan membandingkan output

sistem dengan piawai. Tindakan boleh diambil jika output kurang atau melebihi piawai
yang ditetapkan. Strategi pengurusan yang hanya memberikan tumpuan kepada
sesuatu yang berlaku di luar piawai atau norma dikenali sebagai pengurusan melalui
pengecualian. Strategi kedua yang hampir sama dengan strategi pertama pula
dinamakan sebagai faktor kejayaan kritikal, iaitu pengurus menentukan beberapa faktor
yang kritikal kepada kejayaan firma dan memberi fokus kepada pencapaian faktor-faktor
tersebut.

OBJEKTIF
Di akhir bab ini, anda seharusnya dapat:
1. menakrif empat jenis model dan kegunaan setiap satunya di dalam bisnes;
2. mengenalpasti empat dimensi maklumat;
3. menggunakan konsep pengurusan melalui pengecualian;
4. menggunakan model sistem umum untuk memahami mana-mana organisasi; dan
5. menggunakan pendekatan sistem untuk menyelesaikan masalah.

2.1 MODEL
Sekiranya anda seorang pengurus, apakah kegunaan model kepada
anda?

Model merupakan perwakilan kepada sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia
nyata yang dikenali sebagai entiti. Model digunakan untuk mewakilkan masalah yang
perlu diselesaikan di dalam bentuk yang mudah difahami. Di sini akan dihuraikan
tentang jenis-jenis model dan kegunaannya.

24 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

• Jenis-jenis Model
Model boleh dikelaskan kepada empat jenis yang utama, iaitu model fizikal, model naratif,
model grafik dan model matematik.

(a) Model Fizikal

Model fizikal ialah perwakilan entiti secara tiga dimensi yang boleh dilihat dengan
mata kasar. Biasanya entiti ini dimodelkan di dalam saiz yang lebih kecil daripada
saiz sebenar. Contoh model fizikal yang sering digunakan di dalam perniagaan
ialah model rumah dan model kereta.

(b) Model Naratif

Model naratif digunakan oleh pengurus melalui penerangan entiti yang dibuat di
dalam komunikasi lisan atau bertulis. Butiran entiti dapat difahami oleh pendengar
melalui penerangan yang disampaikan. Model naratif merupakan jenis model yang
paling popular kerana ia merangkumi setiap komunikasi perniagaan.

(c) Model Grafik

Pernahkah anda mendengar pepatah Inggeris yang berbunyi “sebuah gambar
menceritakan seribu perkataan”? Model grafik digunakan untuk menggambarkan
tentang sesuatu entiti melalui graf, carta, bentuk, simbol dan garisan. Selain daripada
bisnes, model grafik juga digunakan di dalam reka bentuk sistem maklumat. Tentu
anda masih ingat tentang beberapa model grafik yang anda gunakan ketika
menganalisis dan mereka bentuk sistem dahulu. Di antaranya ialah Rajah Aliran
Data (Data Flow Diagram - DFD), Rajah Hubungan Entiti (Entity Relationship
Diagram - ERD), Carta Alir dan Carta Struktur.

Anda boleh melawat ke laman web http://home.ust.hk/~eteval/ostei/

system.htm untuk melihat dengan lebih terperinci bagaimana Rajah Aliran
Data (DFD) dan Rajah Hubungan Entiti (ERD) dibangunkan dalam sesebuah
organisasi.

(d) Model Matematik

Model matematik pula merupakan rumus atau persamaan matematik yang terdiri
daripada beberapa pemboleh ubah dan pemalar. Bagaimana cara anda mengira
keuntungan jualan? Anda boleh mengira keuntungan jualan dengan memasukkan
nilai-nilai di dalam persamaan mudah ini:

Untung = Jualan – Kos

Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk

memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah sebagaimana yang
diharapkan. Jika sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan
untuk membetulkan keadaan.

Berdasarkan penerangan umum jenis-jenis model tersebut, cuba bina satu

gambarajah yang dapat mengaitkan kesemua model-model tersebut.

OUM 25
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

• Kegunaan Model
Keempat-empat model di atas dapat memudahkan kefahaman dan komunikasi. Ini ialah
kerana entiti telah diwakilkan di dalam bentuk yang lebih ringkas. Model-model ini boleh
digunakan secara berasingan atau digabungkan mengikut kesesuaian keadaan. Sebagai
contoh, model matematik mempunyai kelebihan lain, iaitu kebolehan meramal masa
hadapan.

2.2 MODEL SISTEM UMUM

Model sistem umum diperkenalkan untuk memudahkan anda menggunakan mana-
mana konsep sistem maklumat di dalam pelbagai jenis organisasi. Unsur bagi model
sistem umum merupakan asas keseluruhan sistem maklumat di setiap organisasi. Jika
anda dapat memahami konsep model sistem umum, anda dapat memahami jenis-jenis
sistem maklumat dan sebarang struktur organisasi dengan mudah. Anda hanya perlu
menambah atau mengubahsuai model sistem umum dengan jenis sistem maklumat
dan struktur organisasi tertentu semasa anda membuat analisis atau reka bentuk
sistem maklumat.

2.2.1 Sistem Fizikal

Sistem fizikal firma mentransformasi sumber-sumber input kepada sumber-sumber

output sebagaimana yang dapat dilihat dalam Rajah 2.1. Sumber-sumber input
diperolehi dari persekitaran, diproses untuk menjadi sumber-sumber output dan
dipulangkan kembali ke persekitaran yang sama. Oleh kerana wujudnya interaksi di
antara firma dan persekitarannya melalui sumber-sumber fizikal, sistem fizikal firma
dapat diklasifikasikan sebagai sistem terbuka. Jika kita ambil proses pembuatan minyak
masak di sebuah firma, kita boleh membayangkan bagaimana sumber-sumber input
yang terdiri dari bahan mentah seperti kelapa sawit diproses menjadi minyak masak.
Kelapa sawit diperolehi dari persekitaran firma dan minyak masak dipasarkan kepada
pelanggan yang juga berada di persekitaran firma.

Sumber Input Proses Transformasi Sumber Output

Rajah 2.1: Sistem fizikal firma

Selain daripada aliran material ini, ada beberapa aliran lain seperti aliran personel,
mesin dan wang.

(a) Aliran Material

Material input seperti bahan mentah dan komponen diperolehi dari pembekal. Bahan-
bahan ini disimpan di dalam gudang atau stor sebelum diproses. Selepas melalui proses
transformasi, bahan-bahan ini bertukar menjadi produk yang akan disimpan di dalam
gudang sebelum dihantar atau dipasarkan kepada pelanggan.

26 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

(b) Aliran Personel

Aliran personel merujuk kepada pengaliran pekerja. Pekerja diperolehi dari persekitaran
melalui agensi pengiklanan atau media cetak dan elektronik. Permohonan pekerja ini
akan diproses oleh jabatan sumber manusia. Pekerja kemudian ditempatkan di jabatan-
jabatan firma. Semasa bekerja, pekerja akan dilatih dan didedahkan dengan pengetahuan
dan pengalaman yang menjadikannya lebih mahir. Ada pekerja yang berkhidmat
sehingga tamat tempoh dan ada yang berhenti lebih awal. Dalam kedua-dua kes, pekerja
tersebut dikembalikan semula ke persekitaran.

(c) Aliran Mesin

Aliran mesin menerangkan bagaimana mesin diperolehi dari pembekal digunakan di
dalam firma untuk tempoh tertentu dan dipulangkan semula ke persekitaran setelah
mesin tersebut tidak boleh digunakan lagi atau mesin yang baru diperlukan. Komputer,
mesin pencetak, mesin pendua dan mesin faksimili adalah di antara beberapa mesin
yang digunakan dalam firma.

(d) Aliran Wang

Aliran wang pula dimulakan dari pemilik wang tersebut seperti bank atau individu yang
digunakan untuk membiayai operasi firma. Wang juga diperolehi dari pelanggan yang
memberi keuntungan kepada firma. Wang dipulangkan semula ke persekitaran sama
ada untuk membayar semula pinjaman, membuat pelaburan atau menderma.

Latihan 2.1

Apakah kepentingan model?

2.2.2 Sistem Konseptual

Setelah jelas dengan penerangan sistem fizikal, cuba anda fikirkan apakah
kaitannya dengan sistem konseptual?

Anda telah diperkenalkan dengan komponen mekanisma kawalan sistem di dalam bab
satu. Kewujudan komponen ini menjadikan sesuatu sistem boleh mengawal outputnya
supaya memenuhi objektif sistem dan jenis sistem ini dipanggil sebagai sistem gelung
tertutup. Sebaliknya, sistem yang tidak mempunyai mekanisme kawalan dipanggil
sebagai sistem gelung terbuka. Di dalam firma, pengurusan merupakan mekanisme
kawalan yang memantau prestasi sistem. Untuk mengawal firma, pengurusan
memerlukan maklumat yang biasanya ditulis sebagai laporan atau dokumen lain yang
berkaitan. Laporan pengurusan mengandungi maklumat input, transformasi dan output
yang membantu pengurus menilai prestasi firma. Rajah 2.2, 2.3 dan 2.4 menunjukkan
contoh laporan input, transformasi dan output.

OUM 27
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

Rajah 2.2: Laporan pembekal memberikan maklumat input

KOD TUGAS K34-23

PETUGAS AZMI P6754

STATUS SEMASA
PROSES 3 - PASANG PINTU KABINET
UNIT 34 - PEMASANGAN
TARIKH DAN MASA MULA - 12/7; 11:30A
ANGGARAN TUGAS SIAP - 12/7; 4:30P
TUGAS SETERUSNYA
PROSES 4 - CAT KABINET
UNIT 5 - CAT

Rajah 2.3: Laporan status tugas memberikan maklumat transformasi

Rajah 2.4: Laporan jualan memberikan maklumat output

28 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

Dimensi Maklumat

Pengurus menilai output yang dihasilkan oleh pemproses maklumat berdasarkan empat
dimensi maklumat, iaitu:
• Relevan
Maklumat dikatakan relevan apabila ia mengandungi dapat memenuhi keperluan
masalah yang sedang dihadapi. Pengurus boleh mencapai maklumat yang berkaitan
tanpa perlu melihat maklumat lain yang tidak berkenaan.

• Tepat
Maklumat juga perlu tepat dan tidak mempunyai ralat. Ini penting terutamanya di dalam
perkara yang melibatkan wang seperti gaji, pinjaman dan bil. Ramalan masa depan
dan laporan prestasi juga dapat dibuat dengan baik dengan penggunaan maklumat
yang tepat.

• Ketepatan Masa
Maklumat sentiasa ada ketika diperlukan. Maklumat lepas dan maklumat terkini boleh
membantu pengurus membuat keputusan dengan lebih baik.

• Lengkap
Maklumat juga perlu menyeluruh dan lengkap tetapi tidak berlebihan sehingga tidak
berkaitan dengan masalah yang hendak diselesaikan.

Piawai

Pengurus memerlukan maklumat yang menerangkan apa yang dicapai oleh sesuatu
jabatan atau unit firma dan piawaian prestasi yang sepatutnya dicapai oleh jabatan
tersebut. Anda telah pun tahu bahawa setiap sistem mesti mempunyai objektif yang
merupakan matlamat keseluruhan yang perlu dicapai.

Cuba anda kaitkan keempat-empat dimensi maklumat ini dengan keberkesanan

perlaksanaan piawaian dalam sesebuah firma.

Setiap sistem mempunyai sekurang-kurangnya satu objektif. Objektif dinyatakan secara

umum dan sesuatu yang lebih spesifik mesti ditentukan untuk mengukur sama ada
objektif sistem dapat dicapai.

TAKRIFAN:
Piawai merupakan ukuran kepada prestasi firma dan dinyatakan di dalam
istilah yang lebih spesifik dan boleh diukur secara kuantitatif di dalam bentuk
wang, bilangan, peratus dan sebagainya.

Misalnya, objektif syarikat ialah untuk memberikan perkhidmatan terbaik kepada

pelanggan; piawai prestasi ialah menerima kurang daripada 10 aduan pelanggan
sebulan. Objektif universiti ialah untuk melahirkan graduan yang berprestij; piawai
prestasi ialah mengeluarkan 10 peratus graduan kelas satu dan 20 peratus graduan
yang mendapat A di dalam projek akhir.

OUM 29
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

Pengurus membuat perbandingan di antara piawai dan prestasi firma untuk mengawal
sistem fizikal. Perbezaan di antara keduanya menentukan sama ada tindakan perlu
diambil. Rajah 2.5 menunjukkan piawai sebagai unsur tambahan sistem fizikal. Dengan
ini, sistem konseptual mengawal sistem fizikal menggunakan tiga komponen penting,
iaitu pengurusan, pemproses maklumat dan piawai.

Piawai

Maklumat Maklumat
Pemproses
Pengurusan
maklumat

Data
Rajah 2.5: Piawaian
prestasi dihantar kepada
Sumber Proses Sumber pengurusan dan
Input transformasi Output pemproses maklumat

Teknik Pengurusan

Terdapat dua teknik pengurusan yang dapat membantu pengurus melaksanakan

tugasnya dengan lebih cekap dan efektif. Teknik yang dimaksudkan ialah Teknik
Pengurusan Melalui Pengecualian (Management By Exception) dan Faktor Kejayaan
Kritikal (Critical Success Factors - CSF).

• Pengurusan Melalui Pengecualian

Kaedah apabila pengurus mengambil sesuatu tindakan hanya apabila sesuatu aktiviti
berlaku di luar prestasi atau norma yang ditetapkan. Oleh itu, selagi aktiviti firma berada
di dalam lingkungan prestasi yang ditetapkan, firma boleh dikatakan di dalam keadaan
yang stabil. Teknik ini dapat dilaksanakan dengan perbandingan piawai dan prestasi
sebenar sistem yang dihasilkan oleh pemproses maklumat. Sebagai contoh, jumlah
pengeluaran kipas yang ditetapkan ialah sebanyak 500 hingga 800 sehari; pengurus
akan membuat tindakan susulan hanya jika jumlah pengeluaran kipas berada di luar
sasaran yang telah ditetapkan.

Teknik pengurusan melalui pengecualian ini boleh dilaksanakan oleh CBIS. Oleh itu,
pengurus boleh memberi fokus kepada tugas-tugas yang lain dengan lebih baik.

• Faktor Kejayaan Kritikal (CSF)

Teknik pengurusan yang menggunakan konsep yang serupa dengan teknik pengurusan
melalui pengecualian dipanggil sebagai faktor kejayaan kritikal (CSF). CSF merupakan
teknik yang digunakan oleh pengurus untuk mengenalpasti beberapa faktor utama yang
membawa kepada kejayaan sesuatu fungsi. Biasanya, organisasi menetapkan beberapa
CSF untuk dipenuhi dengan sempurna. CBIS menyokong CSF dengan menghasilkan
maklumat kepada pengurus.

30 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

Persamaan di antara CSF dan pengurusan melalui pengecualian ialah ia menekankan

bahagian tertentu sistem berbanding dengan keseluruhan sistem. Perbezaannya ialah
CSF kekal sama dalam tempoh yang panjang manakala pengurusan melalui
pengecualian boleh berubah mengikut masa.

Anda boleh melawat laman web di www.sizzlingsolutions.com/pdf/gsm.pdf

untuk memahami bagaimana model sistem mengaplikasikan kedua-dua teknik
Pengurusan Melalui Pengecualian dan Faktor Kejayaan Kritikal.

2.2.3 Persekitaran

Di dalam model sistem umum, sumber mengalir ke dalam firma daripada persekitaran
dan setelah melalui proses transformasi, sumber dipulangkan kembali ke persekitaran.
Persekitaran melengkapkan model sistem umum seperti di dalam Rajah 2.6. Sumber
fizikal memasuki proses fizikal dan sumber konseptual (maklumat dan data) memasuki
pemproses maklumat untuk disimpan atau digunakan oleh pengurus. Ia juga boleh
mengalir ke atau dari persekitaran.

Persekitaran

Piawai

Maklumat
dan data
Keputusan Maklumat
Pemproses
Pengurusan
maklumat

Data

Sumber Sumber
Fizikal Sumber Proses Sumber Fizikal Rajah 2.6: Model
Input transformasi Output sistem umum firma

2.2.4 Penyelesaian Masalah

Pada pendapat anda, mengapakah penyelesaian sesuatu masalah perlu

dirancang dengan teliti dan apakah komponen-komponennya?

Pengurus akan membuat beberapa keputusan semasa menyelesaikan sesuatu

masalah. Pembuatan keputusan ialah tindakan yang dibuat semasa memilih tindakan
atau strategi yang dirasakan akan memberi penyelesaian terbaik bagi sesuatu masalah
oleh pengurus.

• Unsur Penyelesaian Masalah

Untuk menyelesaikan masalah dengan baik, pengurus perlu berurusan dengan beberapa
unsur. Unsur-unsur penyelesaian masalah yang perlu dikenalpasti ditunjukkan di dalam
Rajah 2.7.

OUM 31
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

Masalah

Keadaan
dikehendaki Penyelesaian
Piawai
alternatif
Penyelesai
masalah
(Pengurus)
Maklumat Keadaan Kekangan
semasa
Rajah 2.7: Unsur-unsur
penyelesaian masalah

Penyelesaian

Piawai menunjukkan keadaan yang dikehendaki, iaitu prestasi yang perlu dicapai oleh
firma manakala maklumat menunjukkan keadaan semasa, iaitu pencapaian sebenar
firma. Pengurus perlu mencapai kedua-dua maklumat ini untuk mengetahui sama ada
masalah wujud atau tidak. Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara piawai
dan maklumat.

Masalah berlaku sama ada prestasi sebenar lebih tinggi atau lebih rendah daripada
piawai. Oleh itu, masalah dirujuk sebagai sesuatu perkara yang mendatangkan kebaikan
atau keburukan firma. Jika prestasi firma melebihi piawai, mungkin adalah lebih baik
jika kita meninggikan piawai supaya prestasi yang baik itu dapat dikekalkan. Sebaliknya,
jika prestasi firma tidak mencapai piawai, kita perlu menyiasat tentang sebab mengapa
masalah itu berlaku.

Apabila masalah telah dikenalpasti, pengurus perlu menentukan beberapa penyelesaian

alternatif dengan menggunakan maklumat dari kakitangan lain atau pengalamannya
sendiri.

Sistem maklumat boleh digunakan untuk menilai setiap alternatif yang telah dikenalpasti.
Penilaian perlu mengambilkira sebarang kekangan di dalam dan luar firma.

TAKRIFAN:
Kekangan dalaman merupakan sumber-sumber yang terhad di dalam firma.

Kekangan luaran merujuk kepada halangan dari persekitaran firma yang

menghadkan aliran sumber ke dalam dan ke luar firma.

Penyelesaian boleh dicapai dengan kehadiran setiap unsur penyelesaian yang difahami
oleh pengurus.

32 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

• Masalah dan Simptom

Perbezaan di antara masalah dan simptom perlu difahami. Simptom adalah keadaan
yang dihasilkan oleh masalah. Pengurus selalunya dapat melihat simtom berbanding
masalah. Untuk mengetahui punca masalah, simptom perlu dikaji dengan lebih
mendalam.

Sebagai contoh, doktor mengkaji simptom-simptom untuk mengetahui punca penyakit.

Dengan cara yang sama, pengurus perlu mengkaji simptom sesuatu keadaan, misalnya
kemerosotan jualan; masalah sebenarnya ialah sebab mengapa jualan merosot.

• Struktur Masalah
Masalah mempunyai struktur yang mempengaruhi cara ia diselesaikan.

TAKRIFAN:
Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu
dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat
dengan jelas.

Misalnya, persamaan untung = jualan – kos dapat menerangkan mengapa keuntungan

firma meningkat atau merosot.

Ada juga masalah yang tidak difahami oleh pengurus. Masalah yang dikenali sebagai
masalah tidak berstruktur ini tidak mempunyai elemen atau hubungan yang difahami
oleh penyelesai masalah. Masalah perilaku manusia adalah contoh masalah jenis ini.

Kebanyakan masalah yang sering dihadapi oleh pengurus terdiri daripada gabungan
masalah berstruktur dan tidak berstruktur.

TAKRIFAN:
Masalah berstruktur ialah masalah yang mempunyai elemen-elemen tertentu
dan hubungan di antara elemen-elemen tersebut dapat difahami dan dilihat
dengan jelas.

Contohnya ialah pemilihan untuk mengeluarkan produk baru. Namun begitu, beberapa
elemen seperti kos dan kuantiti bahan mentah, pembekal dan kos promosi dapat
ditakrifkan dengan jelas. Tetapi, beberapa elemen lain seperti sambutan pelanggan
dan peratus keuntungan sukar untuk dianggarkan.

Latihan 2.2

Bagaimana masalah boleh dikenalpasti di dalam firma?

OUM 33
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

2.3 PENDEKATAN SISTEM

Tahukah anda bagaimanakah pendekatan secara sistem dapat membantu

menyelesaikan masalah?

Pendekatan sistem adalah panduan untuk menyelesaikan masalah secara langkah

demi langkah untuk memastikan supaya masalah dapat difahami, alternatif
penyelesaian dikenalpasti dan penyelesaian yang dipilih adalah berkesan. Rajah 2.8
menunjukkan pendekatan sistem yang dimaksudkan.

Rajah 2.8: Pendekatan

sistem

2.4 FASA PERSEDIAAN

Langkah-langkah di dalam fasa ini tidak semestinya dilakukan secara berjujukan.

• Langkah Pertama - Melihat Firma sebagai Sebuah Sistem

Anda perlu menggambarkan firma sebagai sebuah sistem dengan menggunakan konsep
sistem umum. Anda perlu memetakan firma anda dengan model sistem umum.

• Langkah Kedua - Kenalpasti Sistem Persekitaran

Anda juga perlu mengenalpasti persekitaran firma yang terdiri dari pelanggan, pembekal,
pesaing, pemilik atau pemegang stok, kesatuan pekerja, masyarakat kewangan, kerajaan
dan masyarakat global.

• Langkah Ketiga - Kenalpasti Setiap Subsistem Firma

Subsistem di dalam firma boleh dilihat daripada beberapa aspek. Subsistem yang mudah
difahami oleh pengurus ialah jabatan atau unit yang terdapat di dalam firmanya. Setiap
jabatan boleh dilihat sebagai sebuah sistem yang berasingan seperti yang ditunjukkan
di dalam Rajah 2.9.

34 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

Presiden

Subsistem Subsistem Subsistem

pemasaran pembuatan kewangan

Rajah 2.9: Jabatan firma

sebagai sebuah subsistem
Subsistem Subsistem
sumber manusia maklumat

Subsistem firma juga boleh dilihat sebagai peringkat pengurusan. Subsistem tersebut
mempunyai hubungan superior dan subordinat dan dihubungkan oleh aliran keputusan
maklumat dan keputusan. Keputusan dan arahan yang dibuat oleh peringkat
pengurusan atasan disalurkan ke seluruh organisasi. Maklumat pengoperasian di
peringkat pengurusan yang lebih bawah juga turut disalurkan ke seluruh organisasi.
Dengan itu, pengurus dapat melihat kepentingan maklumat dengan lebih jelas melalui
hirarki peringkat pengurusan ini.

Apabila pengurus dapat melihat firmanya sebagai sistem yang mempunyai beberapa
subsistem, dia telah memahami konsep sistem dan mencapai dan objektif fasa. Pada
peringkat ini, pengurus telah bersedia untuk menggunakan pendekatan sistem dalam
menyelesaikan masalah.

Anda sudah semestinya mempunyai pengalaman dalam pembangunan sistem.

Cuba anda kaitkan Fasa Persediaan yang telah dijelaskan dengan sistem
yang pernah anda bangunkan.

2.5 FASA DEFINISI

Apabila masalah dikenalpasti, pengurus boleh meminta bantuan juru analisa untuk
memahami masalah tersebut. Juru analisa mempunyai kemahiran menakrif masalah
yang tidak ditakrifkan dengan jelas kepada spesifikasi dalam bentuk model,
dokumentasi dan rajah bagi sistem baru atau sistem yang ditingkatkan. Beberapa
kaedah pengumpulan maklumat seperti temubual dan pemerhatian boleh digunakan
oleh pengurus untuk memahami masalah.

Fasa ini mengandungi dua langkah utama, iaitu teruskan dari peringkat sistem ke
subsistem dan analisis bahagian sistem mengikut jujukan tertentu.

• Langkah 4 - Teruskan dari Peringkat Sistem ke Subsistem

Apabila pengurus hendak memahami masalah, dia akan memulakan analisis pada sistem
yang berada di bawah tanggungjawabnya. Sistem tersebut boleh terdiri dari firma atau
salah satu unit firma. Analisis ini akan berterusan mengikut hirarki sistem, dari satu

OUM 35
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

peringkat ke peringkat yang lain. Hendaklah diingat bahawa sistem boleh wujud di setiap
peringkat firma dan analisis boleh dimulakan di sebarang subsistem di dalam firma.

Mula-mula, pengurus mengkaji kedudukan firma dalam hubungannya dengan

persekitaran. Di antara persoalan yang dikaji ialah:
(a) sama ada firma mempunyai hubungan yang seimbang dengan persekitarannya,
(b) sama ada aliran ke dan dari persekitaran firma berlaku mengikut yang sepatutnya,
dan
(c) adakah sistem mencapai objektifnya dalam menyediakan produk dan servis kepada
persekitarannya.

Kemudian, pengurus menganalisis sistem dari aspek subsistemnya. Setiap subsistem

dikaji sama ada bekerjasama dengan subsistem lain untuk mencapai objektif sistem.

Secara ringkasnya, langkah ini bertujuan untuk mengesan subsistem yang mengandungi
punca masalah.

• Langkah 5 - Analisis Bahagian Sistem Mengikut Jujukan Tertentu

Unsur-unsur sistem dianalisis mengikut jujukan tertentu semasa pengurus mengkaji
setiap peringkat sistem. Jujukan yang disusun mengikut keutamaan ini (misalnya 1
dianalisis dahulu, diikuti dengan 2, 3 dan seterusnya) ditunjukkan dalam Rajah 2.10).
Dengan ini, masalah di dalam unsur kelima tidak boleh diselesaikan jika terdapat masalah
di dalam unsur keempat.

Rajah 2.10: Jujukan unsur

sistem yang dianalisis

Unsur pertama – Menilai piawai. Piawai bagi prestasi sistem ditetapkan di dalam bentuk
kuantitatif tertentu seperti bilangan, peratus dan kewangan. Ciri-ciri piawai dianalisis
untuk memastikan ia memenuhi criteria berikut:

(a) Mempunyai nilai yang sah. Piawai sepatutnya selaras dengan objektif sistem dan
boleh mengukur prestasi sistem dengan baik. Sebagai contoh, jika objektif sistem
ialah untuk mengurangkan kos, penggunaan perkakasan IT yang canggih adalah
piawai yang kurang sesuai.

36 OUM
UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

(b) Realistik. Jika kita menetapkan keuntungan sebanyak 50 peratus, kita mungkin
tidak dapat mencapainya jika kita baru sahaja memulakan perniagaan atau selama
ini kita hanya berjaya mencapai setakat 10 peratus sahaja.
(c) Mudah difahami oleh individu yang bertanggungjawab melaksanakannya.
(d) Boleh diukur di dalam unit yang jelas. Misalnya, “kos yang minimum” kurang jelas
berbanding dengan “pengurangan kos sebanyak 15 peratus di dalam penggunaan
buruh dan 20 peratus di dalam penggunaan kertas”.

Unsur kedua – Bandingkan output sistem dengan piawai. Selepas pengurus mendapati
piawai memenuhi criteria yang sepatutnya, dia akan menilai output sistem dengan
membandingkannya dengan piawai.

Seperti yang telah diterangkan di atas, masalah wujud apabila terdapat perbezaan di
antara output dan piawai. Jika output lebih rendah daripada piawai, puncanya akan
dikaji. Jika output melebihi piawai, mungkin piawai perlu ditinggikan supaya pencapaian
yang baik itu boleh diteruskan.

Unsur ketiga – Menilai pengurusan. Pengurusan dan struktur organisasi dinilai secara
kritikal dari beberapa aspek. Di antara aspek pengurusan yang dianalisis ialah kualiti
dan kuantiti kerjasama di antara kumpulan, bilangan pengurus sama ada mencukupi
atau tidak, kemahiran dan kebolehan pengurus. Struktur organisasi juga dinilai sama
ada menyumbang kepada masalah atau sebaliknya. Jika perlu, struktur organisasi boleh
diubah dengan menambah unit baru, mengubah struktur pentadbiran dan sebagainya.

Unsur keempat – Menilai pemproses maklumat. Maklumat yang tidak sampai atau
tidak mencukupi mungkin wujud walaupun pengurusan yang sedia ada sudah cukup
baik. Jika masalah wujud di sini, sistem maklumat perlu dikaji semula agar dapat
menyediakan maklumat yang diperlukan.

Unsur kelima – Menilai input dan sumber input. Jika tiada masalah yang timbul pada
empat unsur pertama tadi, sistem konseptual telah dipastikan tidak mempunyai masalah.
Masalah berlaku di dalam sistem fizikal. Tinjauan dibuat berkenaan dengan sumber
fizikal di dalam unsur input dan sumber yang mengalir ke dalam unsur input daripada
persekitaran. Misalnya, adakah gudang menyimpan bahan mentah yang mencukupi
dan adakah pembekal menghantar bahan mentah yang berkualiti?

Unsur keenam – Menilai proses transformasi. Prosedur dan proses yang tidak
sempurna mungkin memberi kesan kepada tranformasi input kepada output. Proses
transformasi boleh ditingkatkan kecekapannya dengan bantuan teknologi seperti robot,
komputer dan mesin.

Unsur ketujuh – Menilai sumber output. Akhir sekali, output atau produk akhir yang
dihasilkan. Fokus diberikan kepada sumber-sumber fizikal di dalam unsur output seperti
gudang menyimpan produk siap, pekerja dan mesin di bahagian penghantaran dan
kenderaan penghantaran barang.

OUM 37
 ASAS SISTEM MAKLUMAT UNIT 1
KONSEP SISTEM BAB 2

2.6 FASA PENYELESAIAN

Fasa Penyelesaian adalah fasa yang terakhir dalam pendekatan sesuatu

sistem. Pada pendapat anda apakah tindakan yang akan diambil jika tiada
penyelesaian yang ditemui?

Fasa penyelesaian berkisar kepada penentunya alternatif penyelesaian, pemilihan

penyelesaian terbaik dan pelaksanaannya.

• Langkah 6 - Kenalpasti Penyelesaian Alternatif

Beberapa alternatif yang berbeza dikenalpasti untuk menyelesaikan masalah yang sama
untuk mendapatkan penyelesaian yang paling baik. Pengurus biasanya menggunakan
pengalaman lepas atau gerak hatinya (“intuition”) untuk di dalam langkah ini.

Pengurus sering menyelesaikan masalah secara berkumpulan. Kumpulan ini

menggunakan kaedah sumbang saran (“brainstorming”) untuk melontar idea bagi
mencari penyelesaian. Masih ingat lagi tentang Reka bentuk aplikasi bersama (“Joint
Application Design”) (JAD) di dalam modul SSADM? Kaedah yang lebih formal ini juga
boleh digunakan dengan bantuan fasilitator.

Katakan anda berhadapan dengan masalah kekurangan wang tunai di dalam perniagaan
anda. Apakah alternatif penyelesaiannya? Anda boleh 1) membuat pinjaman 2)
meningkatkan jualan dengan mengadakan diskaun dan promosi atau 3) mengurangkan
tenaga pekerja.

• Langkah 7 - Nilai Penyelesaian Alternatif

Setiap alternatif perlu dinilai menggunakan criteria penilaian yang sama, iaitu tahap di
mana alternatif boleh menyelesaikan masalah dengan cara yang terbaik dan sejauh
mana alternatif boleh memenuhi objektif sistem. Penilaian boleh mengambilkira kebaikan
dan kelemahan setiap alternatif.

• Langkah 8 - Pilih Penyelesaian Terbaik

Langkah seterusnya selepas alternatif dinilai ialah memilih satu penyelesaian terbaik.
Mintzberg telah mengenalpasti tiga cara yang boleh digunakan oleh pengurus untuk
tujuan ini.
(a) Analisis alternatif dinilai secara sistematik dengan mengambilkira kesan alternatif
terhadap matlamat organisasi.
(b) Pertimbangan – proses pemikiran seorang pengurus. Contohnya, seorang ketua
jabatan menggunakan pengalaman dan gerak hatinya di dalam memutuskan sama
ada rayuan seorang pelajar yang sepatutnya diberhentikan perlu diterima atau
ditolak.
(c) Penawaran (bargaining) – perbincangan di antara sekumpulan pengurus.

• Langkah 9 - Laksanakan Penyelesaian

Penyelesaian dilaksanakan dengan mengambil tindakan tertentu. Misalnya, setelah
keputusan untuk membuat pinjaman diambil, maka prosidur untuk memohon pinjaman
dilakukan.

38 OUM
 UNIT 1 ASAS SISTEM MAKLUMAT
BAB 2 KONSEP SISTEM

• Langkah 10 - Buat Susulan untuk Memastikan Penyelesaian adalah Efektif

Pengurus perlu terus memantau situasi selepas penyelesaian dilaksanakan untuk
memastikan penyelesaian dapat menyelesaikan masalah seperti yang diharapkan. Jika
sesuatu perkara yang tidak diingini berlaku, sesuatu perlu dilakukan untuk membetulkan
keadaan.

Latihan 2.3

1. Takrifkan istilah-istilah berikut:

(a) piawai
(b) masalah

2. Apakah kelebihan model? Apakah kelebihan model matematik

berbanding dengan model-model lain?

3. Elemen model sistem umum yang manakah menyediakan maklumat yang

dikehendaki? Keadaan semasa?

4. Apa atau siapakah yang menyelesaikan masalah berstruktur? Masalah

tidak berstruktur? Masalah semi berstruktur?

5. Nyatakan cara yang boleh digunakan untuk memecahkan firma kepada

subsistem.

RUMUSAN
Model merupakan perwakilan sesuatu seperti objek, konsep atau aktiviti dunia nyata
yang dipanggil sebagai entiti. Terdapat empat jenis model, iaitu fizikal, naratif, grafik
dan matematik. Model sistem umum boleh digunakan untuk menganalisis pelbagai jenis
organisasi. Model ini terdiri daripada sistem fizikal dan sistem konseptual. Model ini
mempunyai piawai yang menentukan prestasi sistem yang hendak dicapai dan
pemproses maklumat yang menghasilkan maklumat bagi prestasi sebenar firma.
Maklumat yang dihasilkan sepatutnya mempunyai empat dimensi penting, iaitu relevan,
tepat, ketetapan masa dan lengkap. Maklumat ini boleh digunakan oleh pengurus untuk
melaksanakan dua teknik pengurusan – pengurusan melalui pengecualian dan faktor
kejayaan kritikal.

Masalah wujud apabila terdapat perbezaan di antara maklumat dari piawai dan
pemproses maklumat. Pengurus menyelesaikan masalah yang mendatangkan kesan
negatif atau positif kepada firma. Masalah dikelaskan kepada masalah berstruktur, semi
berstruktur dan tidak berstruktur.

Pendekatan sistem boleh digunakan oleh pengurus semasa menyelesaikan masalah.

Pendekatan sistem terdiri daripada tiga fasa iaitu fasa persediaan, definisi dan
penyelesaian. Setiap fasa mempunyai langkah tertentu yang boleh digunakan sebagai
panduan.

OUM 39