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Principios de contabilidad
Autor: Xavi Llunell
1. Introduccin
Podramos definir la Contabilidad como la tcnica que se encarga de registrar las operaciones de las empresas con el objetivo de reflejar una imagen de su patrimonio, situacin financiera y resultados econmicos (prdidas o ganancias). Patrimonio.- El Patrimonio de una empresa est formado por sus Bienes, Derechos y Obligaciones. Vamos a explicar qu significa cada uno. Bienes: cosas que le pertenecen. Edificios, Mobiliario, Bancos... Derechos: cosas con derecho a cobrar: Clientes, Efectos a cobrar... Obligaciones: cantidades pendientes de pago: Proveedores, Letras... Las agrupaciones de elementos patrimoniales dan lugar a las llamadas Masas Patrimoniales. Los distintos elementos que forman el patrimonio de la empresa son:
ACTIVO
PASIVO
NETO PATRIMONIAL Formado por aquellos elementos que representan el valor de los fondos y aportaciones del empresario as como los beneficios an no distribudos.
Elementos patrimoniales que representan los Elementos que Bienes y los Derechos significan una de la empresa. Ejemplos obligacin para la de ACTIVO son: empresa como: Edificios, Mobiliario, Clientes, Bancos, Caja, Vehculos, Efectos comerciales a cobrar, etc...
Letras por pagar, Deudas con El Neto Patrimonial se proveedores, etc... sub-divide en Pasivo Exigible y Pasivo No Exigible.
Maquinaria 2.000,00 Efectos a pagar 2.000,00 Bancos 1.000,00 Existencias 1.500,00 Edificios 3.000,00 TOTAL 13.000,00 Capital 0 TOTAL 0 Prstamos 500,00
Observa que nos falta por calcular el Capital. Vamos primero a definir algunos conceptos de cuentas que estn apareciendo, y dejaremos el clculo del Capital para ms adelante: Terrenos, Mobiliario, Maquinaria y Edificios se refieren a propiedades de la empresa no de alquiler. Existencias: materias primas utilizadas para su transformacin y venta. Por ejemplo, las existencias de una fbrica de electrodomsticos seran los aparatos pendientes de vender, las piezas pendientes de terminar y los aparatos no acabados. Clientes: son las deudas de los clientes de la empresa, es decir, la ventas efectuadas y no cobradas. El cliente nos compra mercaderas pero no nos paga. Caja y Bancos: hacen referencia al dinero en efectivo y al depositado en un banco. Proveedores: empresas a las cuales les compramos materias primas, y cuyas facturas estn pendientes de pagar. Estas materias primas servirn para fabricar nuestros productos. Hacienda: deudas contradas por nuestra empresa con Hacienda. Prstamos: cantidades pendientes de pagar por prstamos que hemos recibido. Clculo del Capital.- Para el clculo del Capital, debemos saber que en un Balance, el ACTIVO tiene que ser igual al PASIVO, es decir, que el capital ser la diferencia entre el ACTIVO y el PASIVO segn los datos que tenemos. Es decir:
ACTIVO Terrenos 5.000,00 Mobiliario 500,00 Maquinaria 2.000,00 Bancos 1.000,00 Existencias 1.500,00 Edificios 3.000,00 TOTAL 13.000,00
PASIVO Proveedores 1.000,00 Hacienda 800,00 Efectos a pagar 2.000,00 Prstamos 500,00 Capital 4.300,00 TOTAL 13.000,00
3. Las cuentas
La cuenta es el elemento bsico de la Contabilidad. Es como una ficha individual donde se anotan todos los movimientos contables como CAJA, CLIENTES, BANCOS, etc. La cuenta se representa en forma de T y tiene la siguiente estructura:
Cuando en una cuenta anotamos una cantidad en el DEBE, se dice que estamos haciendo un CARGO. Cuando es en el HABER, se dice que estamos haciendo un ABONO. Por ejemplo, vamos a realizar un CARGO en la cuenta de CAJA de 1.000 .
Dependiendo de la naturaleza de la cuenta, las cantidades se colocarn en el DEBE o en el HABER. Cada cuenta slo puede ser de 4 tipos: ACTIVO, PASIVO, INGRESOS o GASTOS. Por ejemplo, la cuenta de CAJA que estamos utilizando es una cuenta de ACTIVO, por lo que las entradas en caja (ingresos de dinero) se sitan en el DEBE. En nuestro caso prctico, hemos realizado un ingreso de 1.000 y una extraccin de 500 . Saldo de una cuenta.- Se denomina saldo de una cuenta a la diferencia entre el DEBE y el HABER de la misma. Existen tres tipos de saldo: DEUDOR (el Debe es mayor que
SALDO ACREEDOR
SALDO NULO
Ahora bien, en qu momento debemos poner una cantidad en el DEBE o en el HABER? Cmo sabemos, por ejemplo en la cuenta de PROVEEDORES, si la cantidad la tenemos que colocar en el DEBE o en el HABER? Todo depender del tipo de cuenta que sea. Observa el siguiente esquema:
Ahora, slo debemos conocer la naturaleza de la cuenta para saber si debemos colocar la cantidad en el DEBE o en el HABER. Por ejemplo, la cuenta BANCOS es una cuenta de ACTIVO, as que si ingresamos dinero, debemos colocarlo en el DEBE, y si sacamos, en el HABER. Segn el esquema anterior, BANCOS es una cuenta de ACTIVO y su aumento se reflejara segn el grfico:
4. Ejemplo de saldo
Supongamos que nuestro cliente JUAN LPEZ nos debe una factura con un importe de 10.000 . Lo primero que hacemos es abrir la cuenta del cliente y CARGAR el importe en la parte correspondiente:
Ahora supongamos que JUAN nos hace un primer pago de 3.000 . Apuntaremos lo siguiente:
De esta forma, el saldo de nuestro cliente es de 7.000 , es decir, NOS DEBE esa cantidad. Hechos contables.- Los hechos contables son aquellos sucesos puntuales que hacen variar las cuentas de la empresa. Un hecho contable puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una compra, una devolucin, etc. En nuestro ejemplo anterior, el cliente JUAN nos ha pagado 3.000 . Ese pago se puede contabilizar como un hecho contable. La contabilizacin de los hechos contables se realiza basndose en el mtodo de la partida doble que nos dice que "todo hecho contable afecta como mnimo a dos cuentas". Los hechos contables se reflejan en la empresa en forma de asientos.
Asientos.- Un asiento no es ms que la forma de representar un hecho contable. Seguiremos con nuestro ejemplo anterior en el que JUAN nos ha pagado 3.000 de los 7.000 que nos deba. En el momento del cobro del dinero, debemos reflejar ese hecho a travs de un asiento. Observa detenidamente la estructura de un asiento:
Efectos a cobrar Remanente Maquinaria Mobiliario Edificios Vehculos Fondo social Hacienda acreed. Proveedores Acreedores
Observa que las dos cuentas utilizadas son de ACTIVO; pero una aumenta (CAJA) y la otra disminuye (CLIENTES). Observa tambin que se cumple la norma de la partida doble; el asiento afecta a dos cuentas como mnimo.
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Efectos a cobrar Remanente Maquinaria Mobiliario Edificios Vehculos Fondo social Hacienda acreed. Proveedores Acreedores
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Al conjunto de asientos que quedan registrados durante un perodo de tiempo se le llama Libro Diario. El libro diario simplemente nos informa del movimiento en s, o sea, qu cuentas han intervenido, la fecha, las cantidades y el concepto. Libro Mayor.- En la leccin anterior vimos el concepto de cuenta; una ficha individual que registra las cantidades de una cuenta en el debe y en el haber, as como el saldo de la misma. El libro mayor precisamente lo que hace es eso; anotar las cantidades que intervienen en los asientos en su correspondiente cuenta del libro mayor, representada por una T.
En estas dos cuentas (libro mayor) del asiento anterior, tenemos un saldo deudor en caja (positivo) y un saldo acreedor en la cuenta de clientes.
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__________________ Fecha ___________________ 30.000 Compras Caja 15.000 Proveedores 15.000 __________________ a ___________________
__________________ Fecha ___________________ 300.000 Efectos a Ventas 300.000 Cobrar __________________ a ___________________
Libro mayor:
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8. Balance de la situacin
Como ya hemos dicho anteriormente, el Balance de Situacin de una empresa refleja las cuentas patrimoniales (activo y pasivo) y el resultado del ejercicio en un momento determinado. Este balance no nos sirve para ver la evolucin de la empresa, sino para consultar los datos mencionados en un momento dado. En el Balance de Situacin no aparecen las cuentas de resultados, as como las de ingresos o gastos. Un ejemplo de este Balance lo tenemos precisamente en el captulo 1 de este curso. El Balance de Sumas y saldos nos muestra todos los movimientos que han habido en el Debe y el Haber de las cuentas que intervienen en el ejercicio contable. Podremos observar las sumas de las cantidades del Debe y del Haber as como el saldo de todas las cuentas. Este Balance nos sirve asmismo para comprobar si nos cuadra el Libro Mayor. Observa el libro mayor del ejercicio del captulo anterior:
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SALDO ACREED.
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DEBE
HABER
Gastos de Explotacin Ingresos de Explotacin Gastos Extraordinarios Ingresos Extraordinarios Gastos Financieros Ingresos Financieros Beneficio del ejercicio Prdida del ejercicio
Un ejemplo con datos numricos podra ser el siguiente:
Ventas de mercaderas
3.500
20
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11.050 3.450 7.600 CAPITAL 10.000 0 10.000 S. Acreedor 10.000 CAJA 500 100 500 100 400 S. Deudor CLIENTES 50 50 50 0 S. Deudor
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CUENTA Capital Bancos Caja Compras Ventas Clientes Proveedores Efectos a cobrar Elementos de transp. TOTALES
SUMA DEBE 10.000 11.050 600 800 1.600 50 150 400 2.500
SUMA HABER 10.000 3.450 600 800 1.600 50 800 400 2.500 300 15.850
SALDO ACREED.
650
12.250
12.250
Cuenta de Prdidas y Ganancias.- Las cuentas que intervienen en la creacin de Prdidas y Ganacias son las siguientes: (no olvidemos que slo se incluyen las de compras, gastos, ventas e ingresos).
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Fecha
Concepto Entradas Salidas Precio Total PMP 200 220 208 215 300 500 400 1400 200 208 208 214
Vamos a ver cmo hemos llegado a establecer el PMP de cada artculo saliente: -Cuando no tenamos ninguna entrada, hicimos una entrada en almacn de 300 unidades a 200 . El valor del almacn pasa a ser de 60.000 . -En el segundo movimiento, entran 200 unidades a 220 , o sea, una entrada de 44.000 . Para calcular el PMP hacemos lo siguiente: antes: 300 * 200 = 60.000 ahora: 200 * 220 = 44.000 ------104.000 pts en 500 unidades El PMP es 104.000 / 500 = 208 /unidad -En el tercer movimiento salen 100 unidades con un valor que viene indicando por PMP calculado. Quedan menos unidades en el almacn, pero el PMP se mantiene. -En el cuarto movimiento entran 1000 unidades a 215 . El clculo es: antes: 300 * 200 = 60.000 ahora: 200 * 220 = 44.000 ------104.000 en 500 unidades El PMP es 298.000 / 1400 = 213 /unidad Las existencias deben valorarse al menos una vez durante el ejercicio contable. Una vez las existencais estn valoradas se deber realizar el asiento contable correspondiente. Supongamos que con fecha 01-01-98 hemos iniciado la actividad de la empresa y su contabilidad. Al llegar al 31 de diciembre tenemos 100.000 en
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Amortizacin acumulada Falta por amortizar Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 66.000 132.000 198.000 264.000 330.000 264.000 198.000 132.000 66.000 0
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Valor Valor Base Cuota de Amortizacin reposicin residual amortizable amortizacin acumulada Ao 1 Ao 2 Ao 3 Ao 4 Ao 5 15.000 5.000 20.000 5.000 25.000 5.000 30.000 5.000 35.000 5.000 10.000 15.000 20.000 25.000 30.000 2.000 3.000 4.000 5.000 6.000 2.000 5.000 9.000 15.000 21.000
-En la primera columna situamos los aos -En la segunda columna situamos los valores de reposicin que van aumentando cada ao -En la tercera columna ponemos el valor residual. -En la cuarta columna calculamos la base a amortizar restando el valor de reposicin menos el residual -En la quinta columna se calcula la amortizacin correspondiente a cada ao
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200 250
20 40
5 3
36 70
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Observa que las cuentas de Amortizacin Acumulada aparecen en el Balance con el signo negativo. Lo que hacen es disminuir el mismo. La cuenta de Gastos de amortizacin se incluir en el Debe de la Cuenta de Prdidas y Ganancias.
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19. El I.V.A.
El I.V.A. (Impuesto sobre el valor aadido) es un impuesto indirecto que grava al comsumo. Existen dos tipos de IVA: -IVA SOPORTADO: se aplica sobre el precio de adquisicin de un producto (compra). -IVA REPERCUTIDO: se aplica sobre el precio de venta de un producto. Para determinar el precio de coste de un producto, nunca se tendr en cuenta el impuesto del IVA, pues todo el dinero gastado en el IVA Soportado en la compra de un producto, se recupera con el dinero del IVA Repercutido de las ventas. Para la empresa, el IVA no constituye un factor decisivo en las prdidas o beneficios de una empresa. El IVA slo lo paga el consumidor final. Existen varios tipos de IVA: - Ordinario: 16%. Se aplica a: compras y ventas en general, vehculos, embarcaciones, aviones, joyas, peletera, pelculas X, etc... -Reducido: 7%. Se aplica a: productos alimenticios, animales, semillas, libros, revistas, medicamentos, transportes, hostelera, viviendas, obras. -Reducido: 4%. Se aplica a: productos de alimentacin que no estn manipulados (huevos, pan, leche, etc), as como viviendas de Proteccin Oficial.
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PASIVO
PROVEEDORES 800.000
EFEC. A COBRAR 300.000 EFECTOS A PAGAR 900.000 RESERVAS 4.000.000 VEHCULOS 1.200.000 EDIFICIOS 5.000.000 MOBILIARIO 800.000 INSTALACIONES 780.000 DEUDORES 300.000 TOTALES 10.260.000
Vamos a realizar: -El Libro Diario -El Libro Mayor -El Balance de comprobacin de sumas y saldos -La cuenta de Prdidas y Ganancias -Asiento de regularizacin de los resultados Todo el inmovilizado se amortiza al 10% anual. A todas las cantidades de compras y ventas hay que aadirle el 16% de IVA En la siguiente leccin realizaremos los movimientos oportunos.
CAPITAL 4.560.000
10.260.000
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CLIENTES EFEC. A COBRAR Debe 300.000 300.000 300.000 CAJA Debe Haber 300.000 700.000 200.000 0 S. Deudor 1.200.000 30.000 1.170.000 S. Deudor 30.000 Debe Haber
80.000 S. Deudor 1.400.000 S. Deudor VEHCULOS EDIFICIOS Debe 1.200.000 1.200.000 2.400.000 2.400.000 Haber 5.000.000 0 S. Deudor 5.000.000 0 5.000.000 S. Deudor Debe Haber
MOBILIDAD INSTALACIONES Debe 800.000 800.000 800.000 Haber 780.000 0 S. Deudor 780.000 0 780.000 S. Deudor 43 Debe Haber
DEUDORES PROVEEDORES Debe 300.000 300.000 300.000 Haber 30.000 0 S. Deudor Debe 800.000 120.000 30.000 920.000 S. Acreed 890.000 Haber
EFEC.A PAGAR RESERVAS Debe 80.000 80.000 S. Acreed CAPITAL Debe Haber 4.000.000 0 80.000 VENTAS Haber 500.000 4.560.000 700.000 200.000 0 4.560.000 0 1.400.000 S. Acreed 4.560.000 S. Acreed 1.400.000 COMPRAS PROV. INMOVILI. Debe 120.000 120.000 120.000 Haber 600.000 0 Sr Deudor 0 780.000 S Acreed 780.000 Debe Haber Debe Haber 4.000.000 S. Acreed 4.000.000 Debe Haber
2.030.000 1.200.000 120.000 30.000 2.400.000 600.000 5.000.000 780.000 300.000 900.000 4.000.000 4.560.000 80.000 300.000 800.000
630.000 30.000 120.000 920.000 2.400.000 600.000 5.000.000 780.000 300.000 900.000 4.000.000 4.560.000 80.000 300.000 800.000
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ACTIVO Inmovilizado material Mobiliario Instalaciones Edificios Vehculos No exigible 800.000 780.000 5.000.000 2.400.000
(Am.Acum. Mobiliario) - 8 0 . 0 0 0 (Am.Acum. Instalaciones) (Am.Acum. Edificios) (Am.Acum. Vehculos) Realizable Efectos a cobrar Clientes Deudores -78.000 -500.000 -240.000 Prdidas y Ganancias 1.170.000 300.000 300.000 46 Proveedores Efectos a pagar Prov. Inmovilizado 382.000 890.000 900.000 600.000
(Las amortizaciones se restan del activo, por eso se ponen con signo negativo)
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