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GESTION DOCUMENTAL

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS ACTIVIDAD NUMERO CUATRO

MATILDE NANCY BUITRAGO RAMIREZ SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA (VIRTUAL) JAMUNDI VALLE NOVIEMBRE 07 DE 2011

1.CONSULTA Y PRECISA CADA FUNCION ARCHIVISTICAPARA QUE AMPLIES TU MARCO TEORICO SOBRE EL TEMA. Dentro de las funciones archivisticas tenemos, Elaboracin del documento, normatizacin, tramitacin tambien se deben tener en cuenta las funciones archivisticas, propiamente dichas, es decir, las funciones que se realizan dentro de la Dependencia llamada Archivo, tales como son: La preservacion el acopio, la organizacin, la conservacin y la transferencia, veamos en forma somera lo que corresponde a cada una: ELABORACIN O EDICIN: accin que se realiza cumpliendo con las reglas de Normatizacin y Normalizacin establecidas para cada documento. Normalizacin: Es el conjunto de normas o reglas, que rigen segn sea la clase del documento. Normatizacin: Son las normas referentes a la normatividad que puede ser tecnica o a dministrativa. La Normatividad tcnica regula el: Qu, Cmo, Cundo y Con qu? De los procesos dento de las empresas o instituciones que regulan el proceso comunicativo, informativo y archivistico. TRAMITACIN: Acumula anteedentes necesarios para poner en vigencia el documento FUNCIONES ARCHIVISTICAS: Se relacionan con el manejo y control adecuado de los documentos dentro de las instalaciones del Departamento o Seccin Archivo, mismo que permite la administracion de los documentos dentro de su ciclo vital. PRESERVACIN: Esta funcion la cumple la entidad que elabora los papeles para los diferentes documentos, es la parte tcnica del documento que determina la durabilidad del papel en que est elaborado, y con base en esa normatividad el Departamento de Archivo determina en que momento o poca realiza la duplicacion del documento, bien sea por microfilminas o por medio magnetico. EL ACOPIO: Relacionado con la agrupacin de los documentos. ORGANIZACIN: Es la clasificacin y ordenamiento porfecha, numeracin foliada, hora, etc, de los diferentes tipos de documentos que llegan a la dependencia. CONSERVACIN: preservacin de los documentos, segn su clase, en: carpetas o folderes, cajas clasificadoras. Etc. TRANSFERENCIA: Accin por medio de la cual los documentos que ha cumplido su ciclo vital, son trasladados al archivo muerto

2.ELIGE UN TIPO DOCUMENTAL QUE SE GENERA EN LA ENTIDAD DONDE LABORAS, DEFINELO ,ESTABLECE SU CICLO VITAL Y ESPECIFICA: CADA UNA DE LAS ETAPAS QUE CUMPLE. CADA UNO DE SUS MOMENTOS LAS FUNCIONES ARCHIVISTICAS QU SE LLEVAN A CABO EN CADA MOMENTO. DESTINO FINAL. COTIZACION : Este documento, dependiendo del tipo de cotizacion solicitada, puede ser elaborado en hojas de papel tamao carta, cumplen con las normas estandar de uso en colombia, es decir, papel Bond de 70 gramos, son elaborados en original y dos (2) copias por medio computarizado. ETAPAS DEL COCUMENTO: Original para el cliente, (comprador potencial), la primera copia se guarda en el archivo de la seccin de Presupuestos quien lo expide y conserva por espacio de treinta (30) das, al termino de los cuales es remitida al archivo vigente, la segunda copia es remitida al Departamento de Ventas (alli tiene una duracin o vida util de Veinte (20) das. MOMENTO DE GESTION: Para el documento seleccionado de estudio segn el ciclo vital de los documentos es dada unicamante la primera edad como se muestra a continuacion. PLANEACION: comprende la planeacion en la cual esta involucrado el cliente de acuerdo a la silicidud que el requiera como por ejemplo una solicitud realizada a una entidad tipo grandes superficies, el cliente puede solicitar que se le cotize nevera, refrigerador estufas, a gas y electrica o mixta, tambien puede solicitar que sean cotizadas cafeteras y otros elementos;dentro de esta etapa se tiene la de recoleccion de datos para la elaboracin de la respectiva cotizacion. ELABORACION: una vez obtenidos los datos correspondientes tales como referencia , descripcion, precio y cantidad se procede a realizar la correspondiente cotizacion en la cual se le indica al cliente diversos aspectos tales como: forma de pago. Tiempo de entrega. Sistema de trasporte, si esta o no incluido dentro de la misma en caso de no estarlo valor de los fletes. Tipos de descuento de acuerdo a la forma de pago establecida. TRAMITACION: esta etapa es realizada por medio de computo en el caso que nos ocupa(cotizacion) FUNCIONES ARCHIVISTICAS: comprende la preservacion la conservacion para este caso(cotizacion). Preservacion: como esta etapa se inicia desde la cracion del papel que cumple con las normas estandar de uso en colombia, es decir, papel Bond de 70 gramos, que es de larga durabilidad y es elaborado por diferentes entidades en nuestro pais. CONSERVACION:generalmente una cotizacion es conservada en el archivo vigente de la entidad por un lapso no mayor a 45 dias, por cuanto no es un documento soporte contable si no de referencia para un determinado cliente. DESTINO FINAL: Para el documento de estudio despues de los 45 dias su destino o muerte es la destruccion.

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