Pengembangan UMKM dengan Sistem Informasi dan Teknologi Informasi

Tugas Pengganti UTS Etika dan Hukum Cyber

oleh :

Aditya Pratama / 13507084

PROGRAM STUDI SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI SEKOLAH TEKNIK ELEKTRO DAN INFORMATIKA INSTITUT TEKNOLOGI BANDUNG 2011

Daftar Isi
Daftar Isi ......................................................................................................................................... 2 Pendahuluan .................................................................................................................................... 3 Latar Belakang ............................................................................................................................ 3 Fokus Pembahasan ...................................................................................................................... 4 Pembahasan..................................................................................................................................... 5 UMKM, Sistem Informasi, dan Teknologi Informasi ................................................................ 5 Sistem Informasi pada Perusahaan ............................................................................................. 5 Kepentingan Sistem dan Teknologi Informasi Bagi Perusahaan ............................................ 6 Efek Pemanfaatan Sistem Informasi ....................................................................................... 7 Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pendukung Bisnis ................................................ 11 Sistem Informasi di Tiap Tingkat Organisasi ....................................................................... 11 Website ...................................................................................................................................... 12 Enterprise Architecture ............................................................................................................. 13 Pihak Penentu Keberhasilan ..................................................................................................... 13 Pengusaha ............................................................................................................................. 13 Pemerintah ............................................................................................................................ 13 Penutup ......................................................................................................................................... 15 Simpulan ................................................................................................................................... 15 Prospek Lebih Lanjut ................................................................................................................ 15 Referensi ....................................................................................................................................... 16

Pendahuluan
Latar Belakang
Jika dilihat peranan dari UMKM di Indonesia selama ini, akan terlihat beberapa kontribusi UMKM bagi perekonomian Indonesia, antara lain di sisi kuantitas jumlah usaha yang termasuk kategori UMKM, penyedia lapangan kerja, dan kontribusi terhadap PDB (Produk Domestik Bruto) nasional. Menurut data dari Kementrian Koperasi dan UKM, pada tahun 2008 terdapat sekitar 51 juta unit UMKM dan 4.600-an Usaha Besar di Indonesia. Dari data tersebut maka bisa dilihat bahwa 99,99% usaha yang ada di Indonesia termasuk kategori UMKM. Dari sumber yang sama, pada tahun 2009 terdapat sekitar 52 juta unit UMKM di Indonesia dengan peningkatan sebesar 2,64% dari tahun sebelumnya. UMKM pun berhasil menyerap sekitar 94 juta atau sebesar 97,15% tenaga kerja pada tahun 2008. Pada tahun 2008, kontribusi UMKM untuk PDB nasional Rp.2.613,22 triliun atau sebesar 55,67%. Dari data-data di atas dapat dilihat bahwa peranan UMKM bagi sektor perekonomian Indonesia cukup signifikan.

Seperti perusahaan lain pada umumnya, UMKM juga bisa mendapat keuntungan dan kesempatan baru dengan memanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk kepentingan usahanya. UMKM yang khas dengan keterbatasan, baik itu SDM (Sumber Daya Manusia) maupun modal. Dengan memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi, sebuah perusahaan yang memiliki modal dan SDM yang terbatas bisa mendapatkan beberapa tenaga dan jangkauan lebih seperti halnya perusahaan besar. Mereka bisa mengoordinasikan beberapa kegiatan dan tugas dengan SDM yang lebih sedikit [LAU05].

Sayangnya mayoritas UMKM di Indonesia belum memanfaatkan sistem informasi maupun teknologi informasi secara optimal. Mayoritas dari UMKM di Indonesia memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas operasional usahanya dan belum memanfaatkannya untuk aktivitas strategis atau kegiatan yang berorientasi eksternal. Dengan semakin pentingnya perencanaan sistem informasi dan teknologi informasi bagi UMKM seiring dengan makin terpusatnya teknologi bagi produk dan proses UMKM maka perlu adanya

perencanaan khusus untuk memfasilitasi seluruh aktivitas bisnis perusahaan tersebut, mulai dari operasional, strategis, dan aktivitas eksternalnya [WAH07].

Fokus Pembahasan
Berangkat dari latar belakang yang sudah dibahas pada subbab sebelumnya, maka dapat dilihat bahwa ada permasalahan dan peluang pada pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi dan aktivitas UMKM, terutama sebagai pendukung aktivitas strategis dan eksternal dari UMKM tersebut. Sebagai perusahaan yang memiliki berbagai keterbatasan, mungkin memang tidak banyak UMKM yang melihat pentingnya pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi untuk mendukung aktivitas perusahaan, namun sudah terbukti bahwa dengan menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi secara optimal maka perusahaan akan mendapat beberapa keuntungan. Tentunya sebuah UMKM tidak bisa menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi begitu saja. Dengan keterbatasan sumber daya dari UMKM tersebut maka perencanaan yang matang dan mendalam semakin diperlukan untuk memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi agar UMKM dapat merasakan keuntungannya dan meminimalkan kerugiannya.

Fokus pembahasan pada makalah ini adalah 1. Bagaimana sistem informasi dan teknologi informasi bisa mendukung perusahaan? 2. Sistem informasi dan teknologi informasi seperti apa yang bisa digunakan untuk mendukung aktivitas bisnis perusahaan? 3. Faktor-faktor apa yang menjadi kunci keberhasilan pada pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi pada UMKM?

Pembahasan
UMKM, Sistem Informasi, dan Teknologi Informasi
Penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi di UMKM merupakan sesuatu yang menarik untuk diamati. UMKM yang memiliki berbagai keterbatasan, khususnya sumber daya, dan prospek yang tinggi dalam perkembangannya dan sistem informasi dan teknologi informasi yang terbuka pemanfaatannya untuk semua pihak sebenarnya sangat cocok untuk dilihat hubungan antara keduanya.

Globalisasi yang sering diasosiasikan dengan perkembangan teknologi, khususnya teknologi informasi, membuka peluang baru bagi masyarakat untuk mengeksplorasi hal-hal baru yang mungkin sebelumnya terhalang oleh batasan modal, lokasi, dan transportasi. UMKM yang mungkin belum memiliki pelanggan tetap atau belum diketahui oleh pasar sangat membutuhkan bantuan informasi baik untuk mendapatkan informasi tentang pasar atau menyebarkan informasi kepada pasar tentang usaha atau produknya. UMKM lokal bisa memasarkan produknya hingga ke pasar internasional dengan bantuan teknologi informasi. Dengan begini maka bisa diwujudkan usaha-usaha UMKM yang tangguh dan mandiri sesuai dengan salah satu tujuan pemberdayaan UMKM [REP08].

Sistem Informasi pada Perusahaan

Saat ini kita berada pada di tengah-tengah pergerakan yang cepat dari arus teknologi dan inovasi bisnis yang mengubah bisnis global. Kita bisa melihat ini setiap hari dengan mengamati bagaimana pebisnis bekerja dengan koneksi Internet berkecepatan tinggi untuk e-mail dan mengumpulkan informasi, komputer portabel yang terhubung dengan jaringan nirkabel, telepon selular yang terhubung dengan Internet, dan perangkat gabungan antara telepon, Internet, dan kekuatan komputasi untuk meningkatkan tenaga kerja yang mobile dan global.

Laudon mendefinisikan teknologi informasi (TI) sebagai semua sistem informasi yang berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi dan teknologi pokok mereka. Singkatnya, teknologi informasi dan sistem informasi telah merevolusi operasional dari perusahaan, industri, dan pasar. 5

Sedangkan sistem informasi adalah kumpulan dari beberapa komponen yang saling terhubung yang berfungsi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan kendali di organisasi. Selain itu sistem informasi juga bisa membantu manajer dan pekerja untuk menganalisis masalah, memvisualisasikan subjek yang kompleks, dan menciptakan produk baru [LAU05]. Kepentingan Sistem dan Teknologi Informasi Bagi Perusahaan Laudon memberikan empat alasan kenapa sistem informasi dan teknologi informasi sangat penting bagi perusahaan, yaitu: Manajemen Modal Teknologi informasi telah menjadi komponen terbesar dari investasi modal untuk perusahaanperusahaan besar di Amerika Serikat dan banyak komunitas industri lain. Investasi di teknologi informasi telah membuat persentase dari total investasi bisnis menjadi dua kali lipat sejak tahun 1980.

Modal yang digunakan dalam investasi teknologi informasi ini harus dipikirkan dengan bijaksana. Jika pilihan yang diambil tepat maka perusahaan akan mampu mengalahkan competitor-kompetitornya. Jika pilihan yang diambil salah maka modal yang dikeluarkan akan terbuang percuma. Dasar Untuk Melakukan Bisnis Lebih dari 23 juta manager dan 113 juta pekerja di Amerika Serikat bergantung pada sistem informasi setiap harinya untuk melakukan bisnis. Dalam banyak industri, kelangsungan hidup dan bahkan keberadaan tanpa penggunaan sistem informasi sangat tidak terbayangkan. Tentunya semua perusahaan e-commerce tidak akan mungkin beroperasi tanpa investasi di substansi dan beberapa perusahaan besar tidak akan muncul. Industri layanan seperti keuangan, asuransi, real estate, perjalanan, obat-obatan, dan pendidikan tidak akan mungkin beroperasi tanpa TI. Sama seperti kantor, telepon, lemari arsip, dan gedung tinggi dengan elevator merupakan dasar dari bisnis pada abad dua puluh, teknologi informasi sekarang adalah dasar dari bisnis di abad dua puluh satu.

Ada hubungan ketergantungan yang tumbuh antara kemampuan dari perusaaan untuk menggunakan teknologi informasi dan kemampuannya untuk mengimplementasikan strategi perusahaan dan mencapai tujuannya. Bisnis apa yang akan dilakukan di lima tahun ke depan sering bergantung pada apa yang bisa dilakukan oleh sistemnya. Meningkatkan pangsa pasar, menjadi produsen kualitas tinggi atau biaya rendah, mengembangkan produk baru, dan meningkatkan produktivitas pegawai semakin bergantung kepada jenis dan kualitas dari sistem informasi di organisasi Produktivitas Manajer saat ini hanya memiliki sedikit kakas yang bisa digunakan untuk mencapai pertumbuhan yang signifikan pada produktivitas. TI merupakan salah satu kakas yang terpenting bersama dengan inovasi di organisasi dan manajemen, dan faktanya mengakatan bahwa inovasi-inovasi ini harus dikaitkan bersama-sama. Sebuah badan penelitian mengatakan bahwa investasi pada TI memainkan peran penting pada peningkatan produktivitas pada perusahaan dan seluruh negara.

Kesempatan dan Keuntungan Strategis Jika sebuah perusahaan ingin mengambil keuntungan dalam kesempatan baru dalam pasar, mengembangkan produk baru, dan menciptakan layanan baru, maka akan sangat besar kemungkinannya kalau perusahaan perlu melakukan investasi di teknologi informasi untuk merealisasikan kesempatan bisnis baru ini. Jika suatu perusahaan ingin mencapai keuntungan strategis dari kompetitornya, untuk membedakan dengan kompetitornya, maka TI merupakan sebuah cara untuk mencapai keuntungan tersebut bersama dengan perubahan-perubahan di dalam praktik bisnis dan manajemen. Efek Pemanfaatan Sistem Informasi Laudon juga memberikan pandangannya tentang efek dari pemanfaatan sistem informasi kepada organisasi dan perusahaan. Efek ini secara umum terbagi menjadi dua, yaitu efek dari sisi ekonomi dan efek dari sisi organisasi.

Sisi Ekonomi Dari sudut pandang ekonomi, teknologi sistem informasi bisa dipandang sebagai suatu faktor dari produksi yang bisa menggantikan modal tradisional dan tenaga kerja. Bersama dengan semakin turunnya biaya teknologi informasi, teknologi informasi juga mulai menggantikan bentuk lain dari modal, seperti gedung dan mesin, yang tetap relatif mahal. Oleh karena itu semakin berjalannya waktu kita akan melihat manajer meningkatkan investasi di bidang teknologi informasi karena biayanya yang semakin berkurang relatif kepada investasi modal lain.

Teknologi informasi juga mempengaruhi biaya dan kualitas dari informasi dan mengubah faktor ekonomi dari informasi. Teknologi informasi juga membantu perusahaan mengerucutkan ukurannya karena mengurangi biaya transaksi. Menurut teori biaya transaksi, perusahaan dan individual berusaha untuk menghemat biaya transaksi seperti yang dilakukan pada biaya produksi. Biasanya perusahaan mencoba mengehemat biaya transaksi melalui integrasi vertikal, dengan memperbesar perusahaan, menyewa lebih banyak pegawai, dan membeli pemasok dan distributor mereka sendiri [LAU05].

Teknologi informasi juga akan mengurangi biaya dari manajemen internal. Menurut teori instansi, perusahaan dianggap sebagai nexus of contract diantara para pegawai yang memiliki kepentingan pribadi daripada sebuah kesatuan yang mencari keuntungan maksimal. Tiap pegawai yang ada memerlukan pengawasan dan manajemen agar tidak mengedapankan kepentingan pribadinya. Seiring dengan berkembangnya perusahaan, biaya untuk melakukan pengawasan dan manajemen tersebut akan bertambah karena pemilik harus mengeluarkan usaha yang lebih.

Teknologi informasi memungkinkan organisasi untuk mengurangi biaya manajemen tersebut dengan mengurangi biaya dalam mendapatkan dan menganalisis informasi sehingga mempermudah manajer untuk mengawasi pegawai dalam jumlah yang lebih besar.

Sisi Organisasi dan Perilaku 1. Teknologi Informasi Meratakan Organisasi Organisasi yang besar dan birokratis yang mayoritas dibangun sebelum masa komputer biasanya tidak efisien, lambat berubah, dan kurang kompetitif jika dibandingkan dengan organisasi yang baru dibangun. Beberapa dari organisasi besar ini telah melakukan penyusutan, mengurangi jumlah pegawai, dan jumlah tingkat hierarki organisasi.

Teknologi informasi mendorong hak pengambilan keputusan ke tingkat bawah organisasi karena pegawai yang tingkatnya lebih rendah mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk mengambil suatu keputusan tanpa pengawasan. Lalu karena sekarang manajer bisa mendapatkan informasi yang lebih akurat tepat waktu, mereka bisa mengambil keputusan dengan lebih cepat, sehingga mengurangi kebutuhan jumlah manajer. Biaya manajemen berkurang dan hierarki di organisasi menjadi semakin efisien.

Gambar 1 Struktur organisasi sebelum dan sesudah menggunakan sistem informasi

Perubahan ini menyebabkan rentang kendali dari pihak manajemen menjadi semakin meluas, memungkinkan manajer tingkat atas untuk mengelola dan mengendalikan lebih banyak pegawai dalam jarak yang lebih luas.

2. Meningkatkan Fleksibilitas Organisasi Teknologi informasi membantu perusahaan mengatur dengan cara yang lebih luwes, meningkatkan kemampuan mereka untuk merasakan dan menanggapi perubahan yang ada dan mengambil keuntungan dari kesempatan baru yang muncul. Sistem informasi bisa memberikan fleksibilitas bagi perusahaan besar dan kecil untuk mengatasi beberapa batasan karena ukuran perusahaan.

Organisasi kecil bisa menggunakan sistem informasi untuk mendapatkan beberapa tenaga dan jangkauan dari organisasi yang lebih besar. Mereka bisa mengoordinasikan beberapa kegiatan dan banyak tugas dengan jumlah manajer atau pegawai yang sangat sedikit. Sedangkan organisasi besar bisa menggunakan sistem informasi untuk mencapai kelincahan dan ketanggapan dari organisasi kecil

3. Ketahanan Organisasi Untuk Berubah Saat sebuah organisasi ingin mengaplikasikan suatu bentuk teknologi informasi maka pasti pengaplikasian tersebut akan mengalami perlawanan. Hal ini disebabkan karena investasi dalam teknologi informasi membutuhkan perubahan di dalam rutinitas pribadi dan individual yang bisa menyebabkan ketidaknyamanan bagi yang terlibat dan membutuhkan latihan ulang dan usaha tambahan bagi pegawai-pegawai yang terlibat.

Pendekatan perilaku lain melihat bahwa sistem informasi adalah hasil dari kompetisi politis antara subkelompok-subkelompok yang ada di organisasi untuk mempengaruhi kebijakan, prosedur, dan sumber daya dari organisasi tersebut. Tidak bisa terelakkan bahwa sistem informasi akan terikat dengan politik organisasi karena mereka mempengaruhi akses ke sumber daya yang penting, yaitu informasi. Karena sistem informasi berpotensi untuk mengubah struktur, budaya, politik, dan kerja sebuah

10

organisasi maka akan sangat mungkin ditemukan perlawanan saat mereka diperkenalkan. Oleh karena itu dalam investasi teknologi informasi selain pemahaman dan pengetahuan teknis juga diperlukan kemampuan dalam bekerja dengan orang-orang dan organisasi.

Sistem Informasi dan Teknologi Informasi Pendukung Bisnis

Sistem Informasi di Tiap Tingkat Organisasi Tiap tingkat organisasi memiliki suatu sistem informasi yang sesuai. Organisasi memiliki Executive Support System (ESS) di tingkat strategis, Management Information System (MIS) dan Decision Support System (DSS) di tingkat manajemen, dan Transaction Processing System (TPS) di tingkat operasional.
Executive Support System (ESS) Management Information System (MIS) Decision Support System (DSS) Transaction Processing System (TPS)

Gambar 2 Sistem informasi di tiap tingkat organisasi [LAU05]

Transaction Processing System TPS adalah sistem bisnis dasar yang melayani tingkat operasional dari sebuah organisasi. TPS adalah suatu sistem terkomputerisasi yang melakukan dan menyimpan transaksi harian yang dibutuhkan untuk menjalankan bisnis. TPS sering menjadi sebagai pusat dari suatu bisnis sehingga kegagalan TPS selama beberapa jam saja bisa menyebabkan kerugian perusahaan dan bahkan perusahaan lain yang terhubung.

11

Management Information System MIS melayani tingkat manajemen dari suatu organisasi, menyediakan laporan dan akses kepada kinerja organisasi saat ini bagi manajer. Biasanya MIS diperuntukkan bagi kebutuhan internal. MIS utamanya digunakan untuk merencanakan, mengendalikan, dan mengambil keputusan pada tingkat manajemen. Decision-Support System DSS juga melayani organisasi di tingkat manajemen. DSS membantu manajer dalam mengambil keputusan yang unik, sering berubah, dan tidak mudah diprediksi di awal. DSS ditujukan untuk masalah yang prosedur penyelesaiannya tidak sepenuhnya di definisikan di awal.

DSS memiliki kemampuan analisis yang lebih kuat dari sistem lain. Mereka memiliki variasi model yang digunakan untuk menganalisis data atau memadatkan data dengan jumlah besar menjadi suatu bentuk yang bisa dianalisis oleh pengambil keputusan. Executive Support System Manajer senior menggunakan ESS untuk membantu mereka mengambil keputusan pada tingkat strategis. Mereka ditujukan kepada keputusan nonrutin yang membutuhkan penilaian, evaluasi, dan wawasan karena tidak ada prosedur yang disetujui untuk mencapai solusi.

ESS dirancang untuk menggabungkan data tentang kejadian eksternal. Mereka menyaring, mengompresi, dan melacak data yang penting, lalu menampilkan data yang terpenting kepada manajer senior.

Website
Saat ini sudah banyak UMKM yang menggunakan website sebagai media pemasaran produk atau jasanya. Dengan biaya yang relatif murah dibandingkan dengan iklan di media cetak atau elektronik, UMKM bisa menginformasikan masyarakat luas tentang perusahaannya dan produk atau jasa yang dimilikinya.

12

Enterprise Architecture
Enterprise architecture sebuah deskripsi detail tentang struktur sebuah perusahaan yang meliputi komponen-komponen perusahaan tersebut, atribut dari komponen-komponen tersebut, dan hubungan antara komponen-komponen tersebut [GIA10].

Istilah enterprise digunakan karena istilah tersebut bisa diberlakukan di berbagai situasi dan kondisi, termasuk organisasi publik atau privat, keseluruhan bisnis atau perusahaan, sebagian dari perusahaan yang lebih besar, atau gabungan dari beberapa organisasi/unit bisnis. Istilah enterprise melingkupi seluruh bagian sistem, termasuk manusia (pegawai, pelanggan, klien, dan lain-lain), informasi, teknologi, dan bisnis.

Pihak Penentu Keberhasilan

Terdapat beberapa pihak yang menentukan keberhasilan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi di UMKM. Pengusaha Untuk usaha yang memiliki keterbatasan sumber daya termasuk sumber daya manusia, kebanyakan pemilik usaha merasa bahwa investasi di bagian teknologi informasi merupakan suatu pemborosan dan tidak menguntungkan sehingga faktor tersebut sering dilupakan. Padahal sudah terbukti bahwa pemanfaatan sistem informasi dan teknologi informasi. Sehingga dibutuhkan pengusaha atau manajer yang bisa berpikir inisiatif, kreatif, dan berani mengambil risiko untuk mau menggunakan sistem informasi dan teknologi informasi di UMKM [SIR08]. Pemerintah Pemerintah sebagai faktor eksternal dari UMKM memegang peranan yang tidak kalah penting dari pemilik usaha. Pemerintah perlu menyadari pentingnya mendukung UMKM melihat kontribusi sektor ekonomi dari UMKM cukup signifikan [SIR08].

13

Pada Undang-Undang no.20 tahun 2008 pun sudah disebutkan beberapa peran pemerintah pusat dan pemerintah daerah untuk membantu UMKM, antara lain untuk menumbuhkan iklim usaha, pengembangan usaha, pembiayaan dan penjaminan, dan kemitraan [REP08].

14

Penutup
Simpulan
Sistem informasi dan teknologi informasi sudah terbukti memberi keuntungan pada perusahaan saat digunakan, UMKM pun tidak terlepas dari hal ini. UMKM yang erat kaitannya dengan keterbatasan sumber daya bisa memanfaatkan sistem informasi dan teknologi informasi untuk meningkatkan kecepatan aktifitas, efisiensi, dan media informasi dan komunikasi dengan pihak eksternal.

Prospek Lebih Lanjut

Pengembangan UMKM memiliki prospek yang sangat luar biasa karena jumlah UMKM yang sangat banyak dan masih dalam masa berkembang. Kurangnya literatur yang membahas tentang pemanfaatan UMKM dan penggunaan sistem informasi dan teknologi informasi di Indonesia menghambat pengembangan di bidang ini secara optimal, sehingga harapannya bisa didapatkan karakter-karakter spesifik dari UMKM di Indonesia sehingga bisa dirumuskan sistem jenis informasi dan teknologi informasi yang tepat.

15

Referensi
[GIA10] Giachetti, R.E. 2010. Design of Enterprise Systems, Theory, Architecture, and Methods. CRC Press. [LAU05] Laudon, Kenneth C & Jane P. Laudon. 2005. Management Information Systems: Managing The Digital Firm. Prentice Hall. [REP08] Republik Indonesia. 2008. Undang-Undang No. 20 Tahun 2008 tentang Usaha Mikro, Kecil, dan Menengah. Lembaran Negara RI tahun 2008, No. 93. Sekretariat Negara. Jakarta [SIR08] Siregar, A. Ridwan. 2008. Penggunaan Sistem dan Teknologi Informasi Untuk Usaha Kecil dan Menengah. Universitas Sumatera Utara. Medan. [WAH07] Wahid, Fathul & Nurul Indarti. 2007. Majalah Pusat Informasi Perkoperasian. Rendah, Adopsi Tekno Informasi UKM. (Online), (http://www.majalahpip.com/majalah2008/readstory.php?cR=1297242122&pID=11&stID=509, diakses 28 November 2010)

16