Professional Documents
Culture Documents
BAGIAN I
A. IDENTITAS PEKERJAAN
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:
Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat Kota : kerja anda): Provinsi:
Contoh:
1. Kode Jabatan & Unit Kerja: (Tidak Perlu diisi) 2. Nama Jabatan/Pekerjaan Anda:
3. Nama
Unit Kerja Dimana Jabatan ini berada: 4. Satuan Kerja / instansi (Departemen/ Meneg/ Menko/ LPND/ Sekretariat/ Direktorat/ Badan, Dinas dll) tempat Unit Kerja tersebut : 5. Nama Jabatan Atasan Langsung Anda: 6. Lokasi Kerja(lokasi geografis tempat kerja anda):
Kepala Sub Bagian Mutasi (Eselon IV.a) Badan Kepegawaian Daerah Pemerintah Daerah Propinsi
Mutasi
dan
tidak langsung dibawah Pimpinan (Menteri), gambarkan paling sedikit dua kotak yang menggambarkan jabatan-jabatan yang berada diatas-nya dan (bila ada),- paling sedikit satu jabatan yang dibawahkan olehnya.
KALIMAT SAJA !). Susunan kalimat fungsi jabatan dapat mengacu kepada
ruang lingkup tugas jabatan), agar /sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). b. Untuk jabatan fungsional yang bersifat independen (tertentu) dimulai dengan kata kata melakukan, melaksanakan, ............... c. Untuk jabatan staf dan sejenisnya, dimulai dengan salah satu dari kata-kata berikut ini; membantu (tulis jabatan atasannya) dalam (melaksanakan, memperoleh/memproses, mengendalikan, mengawasi, menyusun, melaksanakan) kegiatan ......... (tuliskan ruang lingkup tugas jabatan) agar/sehingga/untuk.........(tuliskan tujuan atau keluaran akhir jabatan). SEKARANG TULISLAH: ................................................................................................
D. RINCIAN TUGAS
Setiap pekerjaan/jabatan terdiri dari sejumlah tugas atau kegiatan. TUGAS ialah kegiatan atau usaha pokok yang dikerjakan karyawan dalam memproses bahan kerja menjadi hasil kerja dengan menggunakan alat kerja dan dalam kondisi pelaksanaan tertentu dan dalam hubungan dengan pemegang-pemegang jabatan lainnya. Tuliskan masing-masing tugas mulai dari Tugas Pokok yang paling utama (sebagai Tugas Pokok ke 1); Peranan apa yang dimiliki oleh pemegang jabatan pada tugas pokok ke 1 tersebut; Sebutkan tahapan pelaksanaan tugas pokok ke 1 secara lengkap; dan tuliskan tolok ukur/kriteria/standar keberhasilan tugas pokok ke 1. Lanjutkan pada Tugas Pokok berikutnya sampai dengan Tugas Pokok yang terakhir.
Kemudian dilanjutkan dengan Tugas-Tugas yang lain, yaitu Tugas Tambahan, Tugas Lain-Lain dan Tugas-Tugas Berkala. Bila diperlukan Isian Tugas, Peranan, Tahap Pelaksanaan dan Tolok Ukur Keberhasilan dapat ditulis/diketik pada kertas terpisah. Karakteristik Tugas : a. Menyerap waktu yang wajar b. Dilaksanakan untuk memperoleh hasil tertentu c. Menggunakan bahan kerja tertentu d. Menggunakan perangkat kerja tertentu e. Terbentuk dari sejumlah kegiatan yang mempunyai hubungan proses f. Dilaksanakan dalam kondisi tertentu g. Ada hubungan fungsional antara tugas yang satu dan yang lainnya Jenis-Jenis Tugas :
b. Tugas Tambahan adalah tugas yang berada di luar tugas pokok yang
kadang-kadang dilakukan dan masih dalam lingkup tanggung jawabnya.
Tahapan Pelaksanaan Tugas. Uraikan TAHAPAN Pelaksanaan Tugas dengan menuliskan urutan masukan (input) --> proses --> keluaran (output), dengan merinci yang bahan atau alat yang dipakai, yang cara kerja/metode/teknik digunakan, sistim/prosedur diikuti,
jabatan-jabatan yang berhubungan, di mana tugas tersebut dilaksanakan dan hasil akhir dari tugas tersebut dan dalam kondisi bagaimana hasil akhir tersebut dicapai.
Peranan. Adalah hak pemegang jabatan untuk memilih alternatif dalam mengambil keputusan/tindakan yang diakui sah oleh semua pihak. Indikator Prestasi. Suatu standar di mana prestasi kerja dapat diketahui hasil kerjanya memenuhi standar (baik atau buruk). Untuk memudahkan, indikator prestasi dapat dikelompokan dalam tolok ukur; BIAYA (anggaran, biaya operasional, dll); MUTU PELAYANAN (kepuasan masyarakat pengguna, keluhan, gugatan, dll); WAKTU (standar waktu penyelesaian, rupiah) dll) dan VOLUME (jumlah, out put atau
MULAILAH MENGISI !
TUGAS POKOK
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :
TUGAS TAMBAHAN
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :
6
TUGAS LAIN-LAIN
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi : 2. 2.1. 2.2. 2.3.
TUGAS-TUGAS BERKALA
1. 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. Peranan : Indikator Prestasi :
Untuk Jabatan yang lebih tinggi dari jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang setara dengan jabatan yang sedang dianalisis. Untuk jabatan yang lebih rendah dari jabatan yang sedang dianalisis. 2. Tuliskan pada kolom : unit kerja Mereka yang dihubungi tersebut dari unit kerja apa saja dapat dari dalam instansi (internal) dapat juga dari luar instansi (eksternal/instansi/organisasi luar) 3. Tuliskan pada kolom maksud (tujuan) dilakukannya
hubungan. Untuk apa hubungan tersebut dilakukan? Apa maksud dari adanya hubungan tersebut (misalnya melaporkan, meminta data, barang, berkoordinasi atau memberi perintah dsb.)
MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
MAKSUD/TUJUAN HUBUNGAN
1. 2. 3.
1. 2. 3.
EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.
EKSTERN INSTANSI 1. 2. 1. 2. 1. 2.
10
pengawasan/supervisi yang
langsung atau
pejabat lain, atau dalam tim bersifat ad hoc adalah orang yang ditunjuk sebagai pimpinan tim. Cara mengisinya adalah sebagai berikut:
Kolom Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang diawasi oleh atasan langsung atau pejabat lain. Kolom pengawasan Pengawasan Oleh: nama jabatan yang melakukan
Kolom Frekuensi pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) Pekerjaan yang diawasi
1. 2. 1. 2.
Pengawasan Oleh
1. 2.
Frekuensi Pengawasan
PEMBERIAN PENGAWASAN Penjelasan. Ruang dibawah ini hanya diisi apabila anda melakukan kegiatan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas orang lain. Bila tidak melakukan pengawasan maka cukup diisi TIDAK ADA.
Jabatan yang diawasi : nama jabatan yang diawasi (satu Jumlah Pejabat : Jumlah pejabat dari jabatan yang diawasi Pekerjaan yang diawasi : jenis kegiatan yang dilakukan oleh
tingkat di bawah).
Frekuensi Pengawasan : jumlah pengawasan yang dilakukan (misalnya tiap jam/tiap hari/tiap minggu, dll.) terhadap jabatan yang diawasinya.
11
Jumlah Pejabat
Kolom
Nama Formulir/Surat/Keputusan/dll :
Kolom Waktu menemukan kesalahan : diisi dengan lama waktu yang diperlukan untuk dapat menemukan kesalahan pada Formulir/Surat/Keputusan/dll yang telah diisi/ditulis (misalnya beberapa menit, beberapa jam dll) Kolom Waktu untuk memperbaiki : diisi dengan lama waktu yang
diperlukan untuk memperbaiki kesalahan apabila kesalahan tersebut sudah ditemukan. Nama Formulir/ Surat/Keputusan/ dll
1. 2.
( Diisi
kalau ada, kalau tidak ada cukup diisi dengan TIDAK ADA)
Jumlah uang : Jumlah uang yang menjadi tanggung jawab dari pejabat yang dianalisis dalam kaitannya dengan tugas Untuk keperluan : Diisi dengan peruntukan (digunakan untuk
Kolom
apa) dari uang yang menjadi tanggung jawab pejabat yang dianalisis. Jumlah Uang Untuk Keperluan
12
Kolom nama Alat /mesin/bahan : diisi dengan nama jenis alat, mesin atau jenis bahan yang biasa digunakan oleh pejabat yang dalam melaksanakan tugasnya. Kolom akibat kesalahan : diisi dengan kejadian yang akan timbul dalam kaitannya dengan pelaksanaan tugas apabila Alat /mesin/bahan yang digunakan salah dalam penggunaannya. Nama Alat/Mesin/Bahan
1. 2. 3. 4. 5. 6. 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Akibat Kesalahan
Kolom jenis kerahasiaan : diisi dengan jenis rahasia yang menjadi tanggung jawab anda. Kolom Akibat : diisi dengan akibat yang akan terjadi apabila rahasia bocor (dapat bersifat internal maupun eksternal). Jenis Kerahasiaan
1. 2.
G. LINGKUNGAN KERJA
PENJELASAN TENTANG LINGKUNGAN KERJA
13
1. Akibat kecelakaan : kalau ada, diisi dengan hal yang akan timbul
berkaitan dengan pelaksanaan tugas apabila terjadi kecelakaan dalam kerja, kalau tidak ada diisi TIDAK ADA.
2. Gangguan kesehatan : kalau ada, diisi dengan jenis penyakit yang
terjadi apabila terjadi akibat pekerjaan 3. Kegiatan anda sebagai pejabat /pemegang jabatan ini: a. b. c. Duduk: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berdiri: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat Berjalan: diisi dengan % (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan disesuaikan dengan tugas yang dilaksanakan Jumlah total dari semua kegiatan di atas harus 100 % 4. Tempat melaksanakan tugas-tugas kerja. a. b. dilaksanakan) Jumlah total dari semua kegiatan berdasarkan di atas harus 100 % 5. Kondisi lingkungan Lingkungan tempat bekerja anda, dapat berupa kondisi yang:
: diisi
diisi
dengan
% %
waktu yang dihabiskan dalam melaksanakan tugas dengan (berdasarkan pertimbangan pejabat disesuaikan dengan tugas yang
Buruk Cukup
bila bila
dirasakan dirasakan
secara cukup
umum nyaman,
tidak tidak
nyaman,
dapat
membahayakan kesehatan.
membahayakan
kesehatan.
diri saat bekerja (Bila tidak ada tulis saja TIDAK ADA). SEKARANG MULAILAH MENGISI.
1. Akibat jika terjadi kecelakaan 2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi
14
: :
3. Kegiatan pemegang jabatan ini. a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan : : % % : : : % % %
Kondisi
a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan - luas ruang - luas meja
Kurang
Cukup
Baik
15
JABATAN/KOMPETENSI
Terendah Apa Yang Harus Pernah Ditempuh Dengan Berhasil (Lulus & Berijazah) agar Pemegang Jabatan ini dapat memiliki Pengetahuan dan Keahlian yang disebutkan dalam a dan b.
16
.....................................................................................................
2. Pendidikan/Pelatihan
Spesialisasi/Khusus. Apakah selain Pendidikan Formal tsb diperlukan pendidikan khusus (Misalnya; Spesialisasi untuk Dokter, brevet Notaris, Akuntan Publik, Pengacara atau Sertifikat Keahlian Teknis yang khusus) atau Pelatihan Prajabatan? Bila Ya, apa?: (Bila Tidak Ada Kosongkan Saja). Nama Pendidikan/Pelatihan Khusus a. b. c. 3. Pengalaman Kerja. Apakah untuk mampu melakukan pekerjaan ini/menduduki jabatan ini, selain harus memiliki pendidikan yang disebutkan dalam butir 2 apakah seseorang memerlukan pengalaman kerja dalam bidang yang sama atau relevan/terkait?
Tidak
Brevet/Sertifikat
Diperlukan Pengalaman Sama Sekali: Pengalaman Kerja yang relevan/terkait sebagai; Berapa lama minimum? ..........Tahun ...........Tahun ...........Tahun data-data fisik yang diperlukan agar
Diperlukan
Tanda Tangan Atasan Yang Memverifikasi & Mengisi. Tanda Tangan:______________________ Nama Jelas:________________________ Tanggal:
17
IDENTITAS JABATAN
ANALISIS JABATAN
18
Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi
: Kepala Sub Bagian Persuratan : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Wardoyo : 4 Tahun 06 Bulan
Masa Kerja di Perusahaan : 26 Tahun 07 Bulan : Tri Mudji Santoso ,S. Sos , MM : Kepala Bagian Administrasi
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 11 JULI 2007
Kabag Administrasi
Caraka
Operator komputer
Pengadministras i umum
Agendaris
19
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Mengkoordinir pelaksanaan tugas surat menyurat , pengagendaan dan ekspedisi , untuk mendukung kelancaran tugas administratif di Kementrian Negara PAN. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK
1.
Melakukan pemilahan dan memaraf surat surat masuk yang sudah diberikan nomor agenda sebelum diteruskan kepada Mentri melalui Sekretaris Kementrian Negara PAN maupun langsung kepada para deputi ataupun unit unit yang menangani. Menerima surat surat yang masuk ke Kementrian PAN dari Staf ( surat surat tersebut sudah dibuka dan diberikan nomor agenda oleh Staf ). 1.2. Memeriksa dengan membaca isi surat , dan kemudian memilah milah surat tersebut sesuai dengan isi surat dan tujuannya, dan kemudian memarafnya. 1.3. Menyerahkan surat surat ke staf ( kurir intern ataupun caraka ) untuk pengiriman surat.
1.1.
Kewenangan:
Indikator Prestasi:
2.
Mengkoordinir pendistribusian surat surat masuk yang sudah mendapat disposisi pimpinan ke unit- unit pengolah atau yang menangani. Menerima dari Tata Usaha pimpinan , surat surat yang sudah diberi disposisi atau petunjuk , dan kemudian memberi paraf. 2.2. Mendistribusikan surat sesuai dengan tujuannya melalui kurir intern ataupun caraka.
2.1.
Kewenangan:
Menjaga tersebut
kerahasiaan
dari
disposisi
20
Indikator Prestasi:
surat
masuk
dapat
3. Mengkoordinir pengiriman dokumen ataupun surat surat dinas produk Kementrian PAN yang akan dikirim kepada para pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga, Swasta , ataupun perseorangan diseluruh daerah di Indonesia melalui jasa kurir maupun PT. Pos Indonesia. 3.1. Menerima informasi mengenai adanya pengiriman surat / dokumen dari seluruh unit di Kementrian PAN. 3.2. Melakukan tindak lanjut dengan mempersiapkan langkah langkah yang diperlukan , misalnya penggandaan surat / dokumen , mempersiapkan amplop, dengan bantuan Staf staf yang ada. 3.3. Mengawasi proses pemilahan surat surat dan pengirimannya , baik dengan caraka ataupun melalui pos. 3.4. Memonitor dan memantau apakah surat surat tersebut sudah diterima / sudah sampai kealamatnya. Kewenangan: engawasi dan memonitor pengiriman surat / dokumen.
Indikator Prestasi: Su rat / dokumen sampai kealamat yang dituju dengan tepat waktu
4. Membuat konsep surat / Memo Dinas yang ditujukan kepada Pimpinan Instansi Pemerintah Pusat / Daerah, Lembaga swasta dan perorangan serta dilingkungan Kementrian PAN. 4.1. Menerima adanya instruksi dari Kepala Bagian Administrasi untuk membuat konsep surat keluar / Memo Dinas. 4.2. Membuat konsep surat sesuai dengan keinginan atasan. 4.3. Meminta persetujuan ( paraf ) Kabag Administrasi dan juga persetujuan ( tanda tangan ) Kepala Biro. 4.4. Meminta bawahan untuk memberikan nomor surat dan kemudian mengirimkannya melalui caraka. Kewenangan:
21
Indikator Prestasi: Su rat dapat tersusun sesuai permintaan dan terselesaikan tepat waktu.
5. Mengkoordinir penyimpanan dokumen / arsip Produk Kementrian Negara PAN maupun produk dari luar Kementrian Negara PAN. 5.1. Mencek penataan arsip untuk surat surat / dokumen dokumen yang ada. 5.2. Mencek pembuatan daftar surat / dokumen dokumen yang ada, baik yang berupa data base di komputer maupun secara manual. Kewenangan: M embuat / merubah sistim kearsipan maupun sistim data base surat. Indikator Prestasi: Ad anya kemudahan dalam mencari surat / berkas dokumen. Ad anya data base / pencatatan yang baik dari surat surat / dokumen.
6. Menanda tangani Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) tamu tamu dari Instansi Pemerintah Daerah yang berkunjung ke Kementrian Negara PAN. 6.1. Menerima tamu dari Pusat maupun dari Daerah yang berkunjung ke Kementrian PAN. 6.2. Memberikan informasi kepada tamu mengenai tempat / lokasi tempat kerja dari orang yang dituju. 6.3. Memberikan tanda tangan pada Surat Perintah Perjalanan Dinas dari tamu tamu yang berkunjung. Kewenangan:
22
Indikator Prestasi: mu dapat diterima dengan baik. anya tanda tangan pada SPPD tamu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan pelayanan informasi keberadaan surat surat yang dikirimkan ke Kementrian Negara PAN , kebijakan kebijakan baru yang dikeluarkan oleh Kementrian Negara PAN kepada tamu yang datang sendiri ke Kementrian Negara PAN maupun melalui pesawat telepon. 1.1. Menerima tamu yang datang , ataupun menerima pertanyaan lewat telepon. 1.2. Memberikan penjelasan / informasi yang dibutuhkan oleh tamu. Kewenangan: emberikan penjelasan / informasi. Indikator Prestasi: ang yang bertanya dapat diterima mendapatkan informasi yang tepat. M
dengan
baik
Or dan
2. Mengawasi dan melakukan koordinasi untuk penggandaan materi / penjilidan bahan bahan sidang, rapat kerja maupun rapat koordinasi dengan Instansi lain. 2.1. Menerima instruksi untuk penggandaan bahan. 2.2. Melakukan koordinasi dan mengawasi tugas penggandaan materi. 2.3. Mengawasi pendistribusian materi sesuai alamat. Kewenangan: dak ada Ti
23
Indikator Prestasi: Ba han rapat dapat diterima peserta rapat sebelum berjalannya rapat.
24
HUBUNGAN KERJA
UNIT KERJA
MAKSUD HUBUNGAN
unit 1. Menerima instruksi , di berkoordinasi untuk Neg. perubahan perubahan surat, memperoleh data / informasi yang terkait dengan surat menyurat.
EXTERN ORGANISASI 1. Unit kerja yang 1. Dalam rangka 1. Departemen, terkait dengan koordinasi dan LPND, BUMN, bidang tugas. konfirmasi mengenai Instansi swasta surat menyurat dan Perguruan 2. Idem 2. Idem Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, 3. Idem 3. Idem Kabupaten dan Kota. 3. Organisasi Kemasyarakatan JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1. Seluruh 1. Para Kepala kerja Sub Bagian dilingkungan Kementrian Negara PAN unit 1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat menyurat
25
EXTERN ORGANISASI 1. Departemen, LPND, BUMN, Instansi swasta dan Perguruan Tinggi. 2. Pemerintah Daerah Provinsi, Kabupaten dan Kota 3. Organisasi Kemasyarakatan
1.
2. 3.
Idem Idem
1. Dalam rangka koordinasi, pengumpulan bahan / data dan konfirmasi mengenai surat me-nyurat. 2. Idem 3. Idem
JABATAN YANG LEBIH RENDAH 1. Staf 1. Sub Bagian Persuratan 1. Mengawasi dan berkoordinasi
26
Pengawasan Oleh
1. Atasan langsung
Frekuensi Pengawasan
1. setiap hari
Jumlah Pejabat
1. 9 orang
Frekuensi Pengawasan
1. setiap hari
Akibat Kesalahan
1. Pekerjaan terhambat. 2. Adanya penyalah pemalsuan gunaan dan
27
LINGKUNGAN KERJA
1.
2.
Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung Kondisi Lingkungan Kondisi Kurang
3.
: : : : :
80 % 10 % 10 % 100 % 0%
4.
5.
Cukup
Baik
a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja
6.
28
PERSYARATAN JABATAN
1.
Pendidikan Minimal Jurusan Pelatihan Minimal Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical
: S1 : Administrasi ataupun jurusan jurusan lainnya : Pelatihan kearsipan : Sebagai Staf dibidang Administrasi selama 5 tahun : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki / Perempuan : 30 tahun : 56 tahun : Tekun, telaten, teliti , ramah dan kooperatif , memiliki inisiatif kerja : Memahami Sistim kearsipan, Menguasai aplikasi komputer program Ms. Word.
2. 3. 4. 5. 6.
7.
29
ANALISIS JABATAN
IDENTITAS JABATAN
Nama Jabatan Sub Bidang/Sub Bag Bidang / Bagian Asdep Bidang / Biro Deputi Bidang/Sesmen Instansi : Caraka : Subbag Persuratan : Bagian Administrasi : Biro Umum : Sekretariat Kementrian Negara Pan : KEMENTERIAN NEGARA PAN
IDENTITAS RESPONDEN UNTUK ANALISIS JABATAN INI Nama Pejabat Masa Kerja di Jabatan ini Nama Atasan langsung Jabatan Atasan : Surachman : 24 Tahun 06 Bulan : Wardoyo : Kepala Sub Bagian Persuratan
IDENTITAS ANALIS DAN TANGGAL PENGUMPULAN DATA Nama Analis : Dian Permasari Tanggal Pengumpulan Data: 10 JULI 2007
Kasubag Persuratan
Caraka
Operator komputer
Pengadministras i umum
Agendaris
30
FUNGSI (TUJUAN POKOK) JABATAN Membantu Kepala Sub Bagian Persuratan dalam melakukan pengiriman surat surat Dinas Kementrian Negara PAN ke Instansi lain , baik dikirim langsung maupun melalui jasa pos, untuk kelancaran pengiriman surat. RINCIAN TUGAS
TUGAS POKOK 1.Mengirimkan surat surat untuk dalam dan luar kota.
1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9.
Menerima surat surat yang akan dikirim. Menuliskan lembar pengiriman ( tanda terima ) surat. Menghitung jumlah surat , untuk surat didalam dan luar kota. Mengelompokan surat surat berdasarkan wilayahnya. Mengantarkan surat ke alamat yang dituju. Meminta tanda tangan dan nama jelas / identitas dari penerima surat. Mengirimkan surat surat melalui kantor pos, dan mengumpulkan resi resinya. Mengantarkan surat ke Bagian lain. Melaporkan keatasan bahwa surat sudah dikirim sesuai dengan alamatnya dan sesuai dengan waktunya. Tidak ada.
Kewenangan:
Indikator Prestasi:
Surat surat dapat diterima oleh penerima surat dengan tepat waktu.
TUGAS LAIN-LAIN
1. Memberikan informasi informasi mengenai hal hal yang terkait dengan Kementrian PAN kepada tamu yang datang ke ruangan ataupun melalui telepon ( sebatas hal hal yang sudah dipahami saja ).
1.1. 1.2.
Menerima tamu yang datang atau menerima telepon masuk. Memberikan informasi yang dibutuhkan.
31
Ti
Indikator Prestasi: In formasi dapat diberikan dengan benar , baik pada tamu yang datang ataupun yang melalui telepon.
32
2. Membantu menyiapkan bahan- bahan Sidang Kabinet, Rapat Kerja dengan DPR-RI maupun Rapat Koordinasi dengan Instansi lain , dengan mempersiapkan / menyusun fotocopynya, dan kemudian mengantarkannya sesuai tujuan.
2.1. 2.2. 2.3.
Menerima instruksi dari atasan. Menyusun fotocopy bahan sidang. Mengantarkan sesuai dengan alamat yang dituju.
Ti
Indikator Prestasi: Fo tocopy bahan sidang dapat tersusun dengan cepat dan diterima oleh peserta sidang sesuai waktunya.
33
HUBUNGAN KERJA
UNIT KERJA
MAKSUD HUBUNGAN
EXTERN ORGANISASI 1.Tata Usaha 1. Instansi lain , sesuai dengan alamat surat 1. Untuk mengantar surat dinas maupun undangan
JABATAN YANG SETARA INTERN ORGANISASI 1.Caraka 1. Sub Persuratan Bagian 1. Koordinasi kerja dalam hal pengiriman surat
JABATAN YANG LEBIH RENDAH Tidak ada Tidak ada Tidak ada
34
1.Pengiriman surat
1.Atasan langsung
PEMBERIAN PENGAWASAN Jabatan yang diawasi Jumlah Pejabat Pekerjaan yang diawasi Frekuensi Pengawasan
Tidak ada
ADMINISTRASI Nama Formulir/File/Catatan
Tidak ada
Tidak ada
Tidak ada
1.2 menit
1.2 menit
Nama Alat/Mesin/Bahan
Akibat Kesalahan
1.Sepeda motor.
RAHASIA Jenis Kerahasiaan
motor,
Tidak ada
Tidak ada
35
LINGKUNGAN KERJA 1. Akibat jika kecelakaan terjadi : Luka luka sampai dengan cacat tubuh : Tidak ada
2. Gangguan kesehatan yang mungkin terjadi 3. Kegiatan Pejabat a. Duduk b. Berdiri c. Berjalan 4. Tempat kerja a. Di dalam gedung b. Di luar gedung 5. Kondisi Lingkungan Kondisi a. Suhu b. Penerangan c. Ventilasi d. Ketenangan e. Kebersihan f. Keleluasaan luas ruang luas meja Kurang
: : : : :
33 % 33 % 33 % 30 % 70 %
Cukup
Baik
36
: SLTA : Semua jurusan : Tidak ada : 6 bulan sebagai kurir : Sehat Jasmani dan Rohani : Laki-laki : 20 tahun : 40 tahun : Rajin , patuh pada atasan. : Mengetahui jalan jalan dalam kota , dapat mengendarai kendaraan ( motor ) dan memiliki SIM.
Pengalaman Minimal Persyaratan Fisik Persyaratan Jenis Kelamin Persyaratan Usia Minimal Maksimal Persyaratan Kompetensi Behavior Technical
7.
37
38