Club dchecs de Valleyfield

Assemble Gnrale Annuelle

Procs-verbal

Salaberry-de-Valleyfield, le 15 novembre 2011, 20 h 30

Procs-verbal de lAssemble Gnrale Annuelle du Club dchecs de Valleyfield tenue Salaberry-deValleyfield le mardi 15 novembre 2011, 20 h 30, dans les locaux de lassociation.

Sont prsents :

M. Robert Blanchard M. Roger Gendron M. Carl Bergeron M. Martin Morissette M. Sbastien Taillon M. Etienne Monfette M. Jean Morissette M. Alain Dumouchel M. Louis Bergeron M. Eric Bouchoueff M. Franois Larose

1. Ouverture de la sance La sance est ouverte 20 h 30. M. Robert Blanchard, prsident, souhaite la bienvenue aux gens prsents. M. Martin Morissette fait fonction de secrtaire. 2. Adoption de lordre du jour Le prsident donne lecture de lordre du jour figurant dans lavis de convocation. Ladoption de lordre du jour est propose par M. Robert Blanchard, appuy par M. Martin Morissette; lordre du jour est adopt lunanimit. 3. lections des membres du Conseil dAdministration Trois personnes composent le Conseil dAdministration pour la priode de novembre 2001 novembre 2012. Les mises en nomination se font par proposition simple. M. Martin Morissette propose M. Jean Morissette au poste de prsident de prsident dlections. M. Jean Morissette accepte et est dsign lunanimit par les membre du Club pour prsider les lections. Pour le poste de prsident, M. Martin Morissette propose M. Robert Blanchard. M. Blanchard accepte et est lu lunanimit Pour le poste de trsorier,

M. Robert Blanchard propose M. Roger Gendron. M. Gendron accepte et est lu lunanimit Pour le poste de vice-prsident/secrtaire M. Jean Morissette propose M. Martin Morissette. M. Martin Morissette accepte et est lu lunanimit. 4. Prsentation et adoption des Status et Rglements pour lanne 2011-2012 M.Martin Morissette prsente le projet de Statuts et Rglement proposs pour lanne 2011-2012. Aprs lecture, les Statuts et Rglements sont adopts lunanimit. Les membres du Conseil dAdministration signent la copie originale qui sera conserve par le prsident. Une copie des Statuts et Rglement se trouve en annexe 1. 5. Prsentation et discussion du projet dachat dquipement par le Club M. Martin Morissette prsentent le projet dachat de dix (10) jeux neufs pour le Club et dhorloge pour remplacer lquipement dsuet. Les dons de la Ville de Salaberry-de-Valleyfield (200$) et de CDN Isotopes (100$) sont prsents aux membres de lassemble. Aprs discussion, il est convenu que le Club achtera deux horloges numriques avec incrmentation de niveau comptition. Le projet est adopt lunanimit. 6. Prsentation et discussion du projet de tournoi M.Robert Blanchard expose le projet de tournoi dchecs prvu pour le printemps 2012. Aprs discussion, il est convenu quune runion ultrieure sera ncessaire pour mettre sur pied un comit dorganisation et pour dcider dune date. La formule de partie retenue serait de 20 minutes avec 10 secondes dincrmentation. Les parties seraient donc dune dure denviron une heure. Il est suggr que le tournoi soit dune dure dune journe. 7. Rapport financier du Club Le prsident invite le trsorier M. Roger Gendron exposer ltat des finances du Club. La balance de la saison 2010-2011 tant de 15$. cela sajoutent les cotisations des membres pour lanne 20112012 totalisant 285$ pour un total de 300$. Il est convenu que M. Blanchard et M. Gendron ractiveront le compte bancaire du Club la Caisse Populaire de Valleyfield ds que possible. 8. Varia 8.1. Logo du club M. Martin propose un prototype de logo pour le Club. Le logo est accept lunanimit. Une copie du logo se trouve en annexe 2. 9. Clture de la sance Lordre du jour tant puis, il est propos 21 h 30 par M. Blanchard que la sance soit leve.

Le secrtaire,

Martin Morissette

Martin Morissette

Annexe 1

Statuts et rglements du Club dchecs Valleyfield

Article 1. Nom et sige social 1.1. Nom L'Association est connue sous le nom de Club dchecs Valleyfield. Elle est aussi dsigne par son sigle CEV. 1.2. Sige social Le sige social de l'Association est au Qubec, au lieu dsign par le Conseil dAdministration, cest--dire, chez le prsident qui est en fonction.

Article 2. Gnralits 2.1. Utilisation gnrique du masculin L'utilisation gnrique du masculin dans le prsent texte pour dsigner des personnes ou des fonctions ne prsume aucunement du sexe des personnes concernes. 2.2. Dfinitions a. Association : Club dchecs Valleyfield b. Statuts : ensemble des articles qui dfinissent l'Association et rglent son fonctionnement gnral. c. Rglements : ensemble ordonn des rgles qui dfinissent la discipline observer l'intrieur de l'Association, en regard de questions particulires. 2.3. Pouvoirs de l'Association L'Association dtient tous les pouvoirs que lui confre sa constitution, savoir : a. poursuivre les objets pour lesquels elle est constitue ; ces objets sont dcrits l'article Buts de l'Association ; b. acqurir par achat, location ou autrement, possder, exploiter, vendre, changer ou autrement disposer de biens ncessaires aux fins nonces dans ses buts ; c. fournir ses membres et leurs invits des services de toute nature en relation avec les buts de l'Association. d. Mettre en uvre un code dthique ainsi quun comit qui sassurera de lintgrit du dploiement de l'Association.

Article 3. Nature de l'Association L'Association est un regroupement volontaire de personnes intresses la pratique du jeu dchecs. L'adhsion et la participation des membres de l'Association se fondent sur leur intrt pour la pratique et lapprentissage des checs au Qubec.

Article 4. Buts de l'Association Tel quenregistr dans sa dclaration, L'Association entend : a. fixer les rgles de la pratique des checs dans le cadre des activits de lAssociation b. regrouper les joueurs dchecs de la Montrgie

Article 5. Membres 5.1 Peuvent tre admis titre de membres dans l'Association tous les candidats faisant la demande. 5.2. Conditions pour tre membre en rgle Pour tre membre en rgle de l'Association, il faut satisfaire aux conditions suivantes : a. complter une demande d'adhsion ; b. avoir pay la cotisation annuelle dans les dlais prescrits. 5.3. Droits des membres Les membres ont droit : a. d'assister toutes les sances rgulires ou spciales de l'Assemble gnrale de l'Association ; b. de participer aux dlibrations ; c. d'tre lus aux diverses fonctions au sein de l'Association ; d. de voter aux sances de l'Assemble gnrale ; e. de recevoir les communiqus et publications de l'Association inclus dans les privilges de la cotisation ; f. de bnficier des services offerts par l'Association ses membres; g. de consulter tout procs-verbal, livre comptable, correspondance de l'Association. 5.4. Cotisation La cotisation annuelle l'Association est payable compter du 1er septembre de toutes les annes. Les membres peuvent galement payer une cotisation base sur lutilisation hebdomadaire des services de lAssociation selon les modalits tablies chaque anne par le Conseil dAdministration. L'Assemble gnrale fixe les montants sur recommandation du Conseil dAdministration. 5.5. Perte du statut de membre Perd son statut de membre et cesse de faire partie de l'Association : a. le membre qui fait parvenir sa dmission crite ou verbale au secrtaire de l'Association ; b. le membre qui n'a pas pay sa cotisation annuelle l'Association dans les dlais prescrits ; c. le membre qui aurait caus un dommage grave l'Association et qui se serait vu suspendre ou exclure de l'Association suite une rsolution du Conseil dAdministration. 5.6. Droit d'appel a. Un membre suspendu ou exclu de l'Association par le Conseil dAdministration peut en appeler de cette dcision devant l'Assemble gnrale, par une demande crite adresse au secrtaire de l'Association dans les quinze (15) jours suivant la rception de l'avis crit lui faisant part de sa suspension ou exclusion. Une telle suspension ou

exclusion ne peut ds lors prendre effet qu' partir du moment o l'Assemble gnrale se sera prononce et le membre continuera de jouir de ses droits et privilges jusqu' la dcision de Assemble gnrale. Si pour des raisons extraordinaires un membre devait tre absent, il peut alors cder sa place une personne dsigne et mandate pour le reprsenter. b. La suspension ou l'exclusion du membre prennent effet dans les trente (30) jours de l'avis du Conseil dAdministration, si le membre a dcid de ne pas faire appel. c. Tout membre suspendu ou exclu perd ses droits aux bnfices et aux avantages de l'Association partir du jour de sa suspension ou de son exclusion et aucune partie de cotisation ne lui est remise.

Article 6. L'Assemble gnrale 6.1. Composition L'Assemble gnrale est compose de membres en rgle, avec droit de vote. 6.2. Pouvoirs a. L'Assemble gnrale est souveraine. b. L'approbation et l'amendement des statuts de l'Association sont de son ressort exclusif. c. Elle a autorit pour considrer toute question qui se rapporte aux buts de l'Association et pour prendre toute mesure qu'elle juge opportune ce sujet, soit la demande du Conseil dAdministration, soit de sa propre initiative. d. Elle lit les membres du Conseil dAdministration. e. Elle forme tout comit et sous-comit qu'elle juge propos et dtermine ses pouvoirs. 6.3. Sance rgulire L'Assemble gnrale se runit en sance rgulire une (1) fois par anne, de prfrence lors du dbut des activits lautomne. 6.3.1. Lieux et dates Le lieu et la date de la sance sont fixs par le Conseil dAdministration. 6.3.2. Convocation a) L'avis de convocation est envoy par la poste, par le secrtaire, chaque membre en rgle de l'Association, au moins quinze (15) jours avant la sance. b. L'avis doit mentionner le lieu, la date, l'heure d'ouverture de la sance de l'Assemble gnrale et contenir un projet d'ordre du jour. 6.3.3. Ordre du jour Le projet d'ordre du jour contient : a. la prsentation du rapport du Conseil dAdministration; b. la prsentation des tats financiers et des prvisions budgtaires pour l'anne suivante; c. l'lection du Conseil dAdministration; d. toute question que le Conseil dAdministration doit ou dsire rfrer l'Assemble. 6.4. Quorum Le quorum de la sance de l'Assemble gnrale est tabli 5 membres en rgle pour lanne 2011. Le quorum pourra tre rvalu plus tard par les membres lus. 6.5. Ajournement a. Le quorum doit tre vrifi dans les soixante (60) minutes qui suivent l'heure fixe pour la sance. dfaut de constater ce quorum, cette sance peut tre ajourne une

date ultrieure par les membres prsents ; un avis sera envoy par courrier lectronique ou par la poste, par le secrtaire, chaque membre en rgle de l'Association, dans un dlai d'au moins dix (10) jours. b. Toute sance qui a le quorum requis peut galement tre ajourne une heure ou une date ultrieure par les membres prsents sans la ncessit d'aucun autre avis que l'avis verbal donn lors de cet ajournement. Cependant, un tel ajournement ne peut avoir lieu que s'il se tient dans un dlai de soixante-douze (72) heures. 6.6. Sance spciale a. Une sance spciale de l'Assemble gnrale peut tre convoque par le Conseil dAdministration. b. Elle doit tre convoque par le secrtaire la demande crite d'au moins trois (3) membres en rgle. La sance devra se tenir dans les quinze (15) jours de la rception de la requte. c. L'ordre du jour d'une telle sance ne peut tre modifi. Article 7. Le Conseil dAdministration 7.1 Le Conseil dAdministration Le Conseil dAdministration est compos au minimum de trois (3) membres, au maximum de cinq (5) membres, qui sont lus lors de l'Assemble gnrale. La rpartition de ses membres est la suivante: un ou plusieurs administrateurs un Prsident un ou plusieurs Vice-Prsident un ou plusieurs Secrtaire un ou plusieurs Secrtaire-trsorier un ou plusieurs trsorier et conformment la disposition de notre Association un ou plusieurs autres , cest-dire un membre avec fonction. 7.2. Pouvoirs En cette qualit et suivant les directives de l'Assemble gnrale, le Conseil dAdministration gre l'Association. 7.3. Mandats 7.3.1 Le Conseil dAdministration a notamment pour mandat : a. de voir la mise en uvre des politiques et des priorits tablies par l'Assemble gnrale ; b. de contrler et d'valuer le droulement des activits de l'Association et de soumettre un rapport annuel l'Assemble gnrale ; c. de recommander l'Assemble gnrale la cration ou la dissolution des comits de l'Association ; d. de crer et de dissoudre ses propres comits ; e. de dfinir les mandats des reprsentants du Conseil dAdministration aux divers comits, d'approuver le plan de travail des comits, d'en valuer le travail et d'en informer l'Assemble gnrale ;

f. de dcider de la collaboration de l'Association avec tout organisme dont les activits sont compatibles avec ses buts ; g. de dsigner, s'il y a lieu, les reprsentants de l'Association auprs des organismes qui demandent sa participation et de dterminer leur mandat ; h. de crer ou de participer la cration d'organismes ddis la pratique ou la promotion des checs; 7.4. lection Les membres du Conseil dAdministration sont lus par l'Assemble gnrale pour un mandat d'un an renouvelable. 7.5. Dmission a. Un poste d'administrateur devient vacant si son titulaire dmissionne ou n'est plus en mesure de remplir ses fonctions. b. En cas de dmission au Conseil dAdministration, ceux-ci procdent dans les trente (30) jours la nomination d'un remplaant dont le mandat prend fin l'Assemble gnrale suivante. Tel que prescrit, il peut alors se faire lire. 7.6. Entre en fonction Les nouveaux membres du Conseil dAdministration entrent en fonction lors d'une sance du Conseil dAdministration qui doit se tenir dans les soixante (60) jours suivant la sance de l'Assemble gnrale o ils ont t lus.. 7.7. Responsabilits des administrateurs 7.7.1. Prsident Le prsident a. reprsente officiellement l'Association ; b. il prside les sances et dirige les dlibrations du Conseil dAdministration ; c. il a droit un vote ordinaire dans le cadre dun vote, dans lventualit dune galit lors dun vote le prsident se prvaudra dun vote dcisionnel pour trancher lindcision qui rgne ; d. il contresigne les procs-verbaux avec le secrtaire ; e. il prsente l'Assemble gnrale un rapport annuel des activits de l'Association ; f. il exerce toutes les fonctions qui tiennent sa charge et toute autre fonction qui lui sont assignes par l'Assemble gnrale ou le Conseil dAdministration. 7.7.2. Vice-prsident Le vice-prsident a. seconde le prsident dans l'exercice de ses fonctions et au besoin le remplace ; b. il exerce toutes les fonctions qui tiennent sa charge et toute autre fonction qui lui est assigne par l'Assemble gnrale ou par le Conseil dAdministration. 7.7.3. Secrtaire a. Il a la garde des registres et du sceau de l'Association ; b. il agit comme secrtaire aux sances de l'Assemble gnrale, du Conseil l'administration ; c. il rdige et signe les procs-verbaux des sances de l'Assemble gnrale et les fait parvenir aux membres ; d. il rdige et signe les procs-verbaux des sances du Conseil d 'administration et les fait parvenir aux administrateurs ; e. il envoie les avis de convocation ainsi que tout autre avis aux administrateurs et aux membres de l'Association ;

f. il tient jour la liste des membres de l'Association ; g. il excute les mandats qui lui sont confis par le prsident, le Conseil dAdministration; 7.7.4. Trsorier a. Il est responsable de l'emploi des fonds et valeurs de l'Association ainsi que de la tenue des livres et documents relatifs aux oprations financires ; b. sur demande du Conseil dAdministration, il lui fait rapport de ses activits et soumet les tats requis ; c. il tient jour la comptabilit de l'Association; d. il dpose intgralement toutes les recettes de l'Association une institution financire dsigne par le Conseil dAdministration dans un compte au nom de l'Association ; e. il a la garde des biens de l'Association ; f. il soumet l'Assemble gnrale le rapport financier annuel ; g. il prpare les prvisions budgtaires annuelles ; h. il signe, conjointement avec le prsident ou une autre personne dsigne par le Comit dadministration, les chques et tous les documents de semblable nature. 7.7.5. Administrateur Les administrateurs secondent les autres membres du Conseil dAdministration dans l'exercice de leurs fonctions et exercent toute fonction attache leur tat ou qui leur est assigne par le Conseil dAdministration.

Article 8. Sances Le Conseil dAdministration se runit la demande du prsident ou de trois administrateurs. chaque sance, la majorit des membres constitue le quorum.

Article 9. Convocations a. Une sance du Conseil dAdministration est prcde d'un avis qui en indique le lieu, la date, l'heure et l'ordre du jour. b. La convocation pour une sance du Conseil dAdministration respecte un dlai de sept (7) jours. c. Toute sance peut avoir lieu sans avis pralable de convocation, pourvu que tous les membres du Conseil dAdministration, selon le cas, renoncent l'avis et au dlai de convocation.

Article 10. Rmunration des administrateurs a. Les administrateurs ne doivent pas toucher, ce titre, de rmunration. Ils peuvent toutefois tre librs pour l'accomplissement de certaines tches, selon des modalits tablies par rglement. b. Par ailleurs, le Conseil dAdministration peut, sur simple rsolution, rembourser

chacun de ses membres de tous les frais et dpenses encourus l'occasion des affaires relevant de sa charge.

Article 11. Affaires financires 11.1. Financement a. Le Conseil dAdministration tablit le budget annuel de l'Association. b. Le financement de l'Association est assur par: principalement par les cotisations annuelles des membres ; les subventions alloues l'Association par les gouvernements, les collges ou tout autre organisme ; les contributions de tous ceux qui ont recours aux activits et services de l'Association ; les subventions, dons ou legs de toute personne ou organisme. 11.2. Effets de commerce Tous les chques, billets, lettres de change, contrats et autres effets ngociables pour le compte de l'Association doivent tre signs, tirs, accepts ou endosss par un des membres suivants : le trsorier, le prsident ou une autre personne nommment dsigne par rsolution du Conseil dAdministration. Dans lalternative dune somme excdant cinq cents dollars (500$), les sommes doivent tre signes, tires, acceptes ou endosses par deux des membres pralablement cits. 11.3. Anne financire L'anne financire est la mme que lanne calendrier, par consquent, elle s'tend du 1er septembre au 31 aot de lanne suivante. 11.4. Rapport financier Un bilan et un tat des rsultats financiers de l'Association sont prpars par le trsorier aussitt que possible aprs la fin de l'exercice financier ; ils sont soumis au Conseil dAdministration puis l'Assemble gnrale pour approbation. 11.5. Vrification des livres a. sa sance annuelle, l'Assemble gnrale nomme un vrificateur qui reste en fonction jusqu' la sance annuelle suivante de l'Assemble. dfaut de nommer un vrificateur, il incombe au Conseil dAdministration de procder cette nomination. Le Conseil dAdministration peut pourvoir toute vacance fortuite au poste de vrificateur. b. La rmunration ventuelle du vrificateur est fixe par le Conseil dAdministration.

Article 12. Rgles de procdure Le Code de procdures Morin ne sera pas utilis sauf si le besoin se fait sentir.

Article 13. Modifications au statut Toute modification ou amendement au prsent statut relvent exclusivement de l'Assemble gnrale. Inspire par la recherche d'un consensus, l'approbation des modifications ou amendements doit tre conforme aux rgles suivantes :

a. les modifications ou amendements doivent tre soumis au secrtaire de l'Association qui doit les transmettre au Conseil dAdministration pour tude au moins trente (30) jours avant la sance de l'Assemble gnrale qui en disposera ; b. aprs tude par le Conseil dAdministration, les propositions d'amendements et l'tude qu'en a faites le Conseil dAdministration doivent tre achemines intgralement aux membres de l'Association avec un avis de motion donn au moins quinze (15) jours avant la tenue de la sance de l'Assemble gnrale o elles seront tudies ; c. l'approbation des modifications ou amendements requiert un vote favorable des deux tiers (2/3) des membres en rgle prsents.

Article 14. Dissolution de l'Association a. La dissolution doit tre approuve par un vote des deux tiers (2/3) des membres en rgle prsents la sance spciale de l'Assemble gnrale convoque cette fin. b. Le quorum de cette sance spciale doit tre de cinq (5) membres en rgle. c. Il est expressment prvu qu'en cas de dissolution ou de liquidation de l'Association, tous ses biens restants, aprs paiement des dettes, seront distribus une ou des corporations dsignes par l'Assemble gnrale et poursuivant des objets similaires ou louable (exemple : enfant soleil, association pour combattre le cancer).

Article 15. Entre en vigueur du prsent statut Les prsents statuts annulent tous les autres statuts en vigueur antrieurement. Ils entrent en vigueur ds leur adoption par l'Assemble gnrale.

Annexe 2

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