JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA ARAS 7 & 8 BLOK D4, KOMPLEKS D 62530 PUTRAJAYA

KERTAS PENERANGAN
PROGRAM / PROGRAM TAHAP / LEVEL NCS - CORE ABILITIES ( Z-009) L1

NO. DAN TAJUK MODUL 06 : COMMUNICATION FUNCTION / MODULE NO. AND TITLE KEBOLEHAN / ABILITIES 02.04 : PREPARE BRIEF REPORTS AND CHECKLISTS USING STANDARD FORMS AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO: 1) INTERPRET AND FOLLOW MANUALS, INSTRUCTIONS AND SOP'S. 2) FOLLOW TELEPHONE/ TELECOMMUNICATION PROCEDURE. 3) COMMUNICATE CLEARLY. 4) PREPARE BRIEF REPORTS AND CHECKLISTS USING STANDARD FORMS. Z-009-1 / M06 / P(4/5) Page :1 of 6

MODUL OBJEKTIF / OBJECTIVE MODULE

NO. KOD / CODE NO

TAJUK: TUJUAN:

LAPORAN RINGKAS DAN SENARAI SEMAK

Memberi pengetahuan supaya pelatih mengetahui fungsi laporan dan senarai semak , dan perkara yang perlu dimasukkan ke dalam dokumen tersebut agar komunikasi di dalam sebuah organisasi dapat dilakukan dengan lebih berstruktur dan sistematik.

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :2

of

PENERANGAN: 1. Laporan ringkas 1.1 Definisi laporan Merupakan dokumen yang digunakan untuk menyampaikan maklumat kepada pihak pengurusan, pelanggan atau kakitangan organisasi yang lain.

Penilaian ke atas penulis sebuah laporan dibuat berdasarkan kebolehan menulis dan menyusun atur kandungan laporan , oleh itu , adalah penting untuk kita menyiapkan laporan yang berkualiti.

Tujuan laporan boleh dibahagikan kepada 3 perkara yang utama seperti di bawah : (a) (b) (c) Memaklumkan / memberi informasi Kajian kebolehlaksanaan (feasibility / viability studies) Mendapat keputusan (rumusan membantu / meminta pihak ketiga membuat keputusan)

Maklumat dan data di dalam laporan akan digunakan untuk membuat keputusan yang penting dalam sesebuah organisasi . Oleh itu, kita perlu memastikan bahawa data di dalam laporan adalah relevan kepada isu utama laporan , yang terkini, yang sahih, dalam bentuk yang

sesuai dan maklumat berdasarkan sumber yang boleh dipercayai , boleh dipastikan oleh sumber lain serta dapat diperiksa semula kesahihan .

1.2 Menyusun Maklumat Dalam Laporan (a) (b) (c) Mengikut aliran masa (chronological) Mengikut isu Mengikut susunan kepentingan (priorities)

1.3 Panjang Sebuah Laporan Ringkas Sebuah laporan tidak perlu terlalu panjang dan terlalu banyak isi kandungannya.

Di bawah merupakan panduan umum untuk panjang laporan yang sesuai mengikut peringkat pembaca : (a) (b) (c) (d) Pembaca pengurus peringkat eksekutif - 1 hingga 2 mukasurat

Pembaca pengurus peringkat pertengahan - 3 hingga 5 mukasurat Pembaca peringkat penyelia Pembaca peringkat kerani - kurang dari 10 mukasurat - kurang dari 50 mukasurat

NO. KOD / CODE NO

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :3

of

1.4 Bentuk maklumat di dalam laporan (a) (b) (c) (d) (e) (f) Ringkas Padat Tepat/jitu Jelas Ulangkan jika perlu penekanan Ayat aktif

- subjek diikuti predikat - cth : Ali drove the lorry dan bukan the lorry was driven by Ali. Jika menggunakan istilah teknikal atau bahasa asing : JELASKAN

1.5 Komponen Laporan Setiap laporan terdiri daripada elemen utama dan sekunder a) Elemen Utama Fokus lebih kepada maklumat penting yang ingin disampaikan melalui laporan tersebut, seperti di dalam Pengenalan dan Kesimpulan. Elemen Utama boleh ditulis mengikut 2 kaedah iaitu dengan menyampaikan fakta dan yang kedua adalah menyampaikan maklumat kepada pembaca dalam bentuk keputusan. Format ini digunakan apabila laporan tersebut akan dinilai oleh pihak pengurusan.

Berikut adalah komponen di dalam elemen utama: i). Pengenalan : Tujuan Laporan Penerangan tentang situasi yang memerlukan laporan tersbut ditulis Skop Penerangan tentang kandungan laporan Kaedah & prosedur

ii). Kesimpulan : Rumusan laporan, cadangan, penemuan.

b) Elemen Sekunder : Merupakan pelengkap kepada laporan , komponennya adalah seperti di bawah : (i) Cover Letter surat yang menyatakan tindakan yang perlu diambil berdasarkan laporan tersebut (ii) Rumusan Eksekutif /Abstrak - Menerangkan dengan ringkas tujuan dan kandungan laporan (iii) Jadual Isi Kandungan

NO. KOD / CODE NO

(iv) (v) Lampiran / Apendiks

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :4

of

Bibliografi / Senarai bahan rujukan

1.6 Susun kerja mengikut jadual Kerja-kerja mengumpul maklumat, data, soal siasat dan menyiapkan laporan dibuat secara berjadual untuk menentukan serahan laporan dapat dilakukan dalam tempoh waktu yang diberi. Kepentingan menyerahkan laporan mengikut tarikh yang ditetapkan ( deadline) adalah kerana pihak yang mengarahkan untuk menyiapkan laporan tersebut sudah tentu akan membuat suatu keputusan berdasarkan kandungan laporan tersebut.

Dalam sesebuah organisasi , kebolehan membuat keputusan yang tepat dalam masa yang singkat sangat kritikal dimana laporan yang telah ditulis dengan baik dan jelas membantu proses ini.

Di bawah merupakan Carta Gantt ( Gambarajah 1 : Contoh Carta Gantt) yang merupakan teknik dokumentasi yang boleh digunakan untuk memantau dan menjadi panduan untuk mengatur kerja agar tidak melebihi masa ( deadline ) yang telah ditetapkan.

Gambarajah 1 : Contoh Carta Gantt

Seperti yang ditunjukkan diatas , Carta Gantt menunjukkan persilangan garis masa berdasarkan tugasan yang perlu dilakukan dan unit masa yang diperlukan untuk menyiapkan tugasan tersebut.

2. Senarai Semak 2.1 Tujuan senarai semak (a) (b) Panduan menjalankan tugasan Memperincikan tugasan-tugasan penting

NO. KOD / CODE NO

(c) (d) Menyusun tugasan

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :5

of

Menentukan tiada tugasan tertinggal

2.2 Komponen senarai semak (a) (b) (c) (d) (e) Tajuk/Perkara yang disemak Nama dan butir pegawai yang menyemak Tarikh penyemakan Kriteria penyemakan Komen pegawai yang menyemak

2.3 Kaedah untuk menghasilkan senarai semak (a) (b) (c) Dapatkan arahan daripada pihak pengurusan Dapatkan senarai kriteria yang diperlukan oleh pihak pengurusan Jalankan pemerhatian & kajian ke atas persekitaran atau proses yang ingin disemak. (d) (e) (f) Hasilkan draf senarai semak Uji keberkesanan senarai semak tersebut Dapatkan persetujuan dan pengesahan dari[ada pihak pengurusan untuk menggunakan senarai semak tersebut (g) Agihkan dan latih pegawai yang akan menggunakan senarai semak tersebut tentang kaedah menggunakan senarai semak itu.

NO. KOD / CODE NO

SOALAN : 1.

Z-009-1 / M06 / P(4/5)

Page :6

of

Nyatakan perbezaan diantara laporan ringkas dan senarai semak ______________________________________________________ ______________________________________________________ ______________________________________________________

2.

Senaraikan perkara yang perlu diletakkan didalam sebuah laporan _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

3.

Nyatakan kaedah untuk menghasilkan senarai semak _______________________________________________________ _______________________________________________________ _______________________________________________________

RUJUKAN : 1. Heerkens, Gary R.(2002). Project Management. United States of America, McGraw-Hill. 2. Nota Kursus Perlaksanaan National Competency Standard (NCS) Core Abilities, Train The Trainer Session Kuala Nerang , Kedah.