1

BAB I
PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang
Praktek kerja lapangan merupakan salah satu kurikulum wajib yang harus
ditempuh oleh mahasiswa D-3 Jurusan Manajemen InIormatika DCC Bandar
Lampung Kampus C. Selain untuk memenuhi kewajiban akademik, diharapkan
kegiatan tersebut dapat menjadi jembatan penghubung antara dunia industri
dengan dunia pendidikan serta dapat menambah pengetahuan tentang dunia
industri sehingga mahasiswa akan mampu mengatasi persaingan di dunia kerja.

Dan mengingat mutu pendidikan telah menjadi sorotan di mata dunia pendidikan
baik dari dalam maupun luar negeri demi terciptanya sumber daya manusia yang
berkualitas yang mampu membuat dunia menjadi lebih maju dan menjadikannya
kehidupan yang lebih baik. Dalam rangka pengembangan dan peningkatan
kegiatan mahasiswa dimasyarakat diperlukan adanya suatu kegiatan yang
bertujuan untuk melatih dan mendidik mahasiswa, diantaranya kegiatan yang
sangat membangun mahasiswa diadakannya Praktek Kerja Lapangan (PKL),
praktek kerja lapangan merupakan suatu kegiatan kerja mahasiswa yang
ditempatkan pada suatu tempat yang berkaitan dengan bidang ilmu yang
ditempuhnya dalam waktu tertentu.


Praktek Kerja Lapangan (PKL) juga didasarkan pada Penyelenggaraan program
Praktek Kerja Lapangan (PKL) Departemen Pendidikan Nasional, Direktorat Jenderal
Pendidikan Tinggi dan Direktorat Kelembagaan dan Pemberdayaan Masyarakat dan
ketentuan-ketentuan lain.

Selain itu, Praktek Kerja Lapangan (PKL) yang dilakukan dapat membantu
mahasiswa agar lebih memahami bidang studi yang di tekuninya dan mendapatkan
gambaran nyata pengimplementasian ilmunya di dunia nyata. Mahasiswa akan belajar
mengatasi kesenjangan antara teori yang didapatkan di bangku kuliah dengan
permasalahan di lapangan sebenarnya, yang memerlukan teknologi inIormasi untuk
mendapatkan jalan keluarnya.

Kegiatan yang sangat positiI ini bertujuan untuk melatih serta mendidik mahasiswa
sehingga terciptanya seorang insan yang unggul dan maju dengan ilmu yang dimiliki
sekaligus mempelajari hal-hal lainnya yang didapatkan melalui pengalaman selama
melaksanakan Praktek Kerja Lapangan, melalui kegiatan seperti ini tentunya sangat
membantu mahasiswa untuk mempersiapkan diri sebelum memasuki dunia kerja yang
nyata, selain itu mahasiswa adalah generasi dalam pembangunan suatu negara.





3

1.2%::an dan Manfaat PKL
1.2.1 %::an
Tujuan PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa Perguruan Tinggi Dian Cipta
Cendikia (DCC) Bandar Lampung Kampus C adalah sebagai berikut :
1. Untuk menerapkan teori ilmiah yang telah dipelajari dari bangku perkuliahan
terhadap objek yang diteliti di perusahaan.
. Memberikan kesempatan kepada mahasiswa untuk belajar mengenal lingkungan
dunia kerja secara nyata.
3. Untuk mempelajari kondisi / mekanisme di perusahaan, sehingga dapat dengan
cepat menyesuaikan diri pada saat terjun ke dunia industri yang sekarang ini
semakin berkembang dan maju pesat.
4. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab dalam
melaksanakan tugas yang dipercayakan oleh instansi / perusahaan kepada
mahasiswa/i.
5. Sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan program Diploma Tiga (D3)
Akademik Manajemen InIormatika dan Komputer (AMIK) Perguruan Tinggi
Dian Cipta Cendikia (DCC) Bandar Lampung Kampus C.



4

1.2.2 Manfaat
PKL yang dilaksanakan oleh mahasiswa/i Perguruan Tinggi Dian Cipta Cendikia
(DCC) Bandar Lampung Kampus C mempunyai manIaat tersendiri. Adapun manIaat
yang akan dicapai dalam pelaksanaan praktek kerja lapangan tersebut adalah :
1. Bagi Perusahaan atau Instansi :
BermanIaat bagi dunia ilmu pengetahuan dan teknologi. yaitu sebagai sarana
membentuk sumber daya manusia yang berpotensi dan bermutu.
. Bagi mahasiswa yang bersangkutan :
a. Untuk mempelajari secara mendalam bagaimana situasi kerja di perusahaan,
sehingga kita dapat dengan cepat menyesuaikan diri pada saat kita terjun
langsung ke dunia industri yang sekarang ini semakin berkembang dan maju
pesat.
b. Untuk menambah kepercayaan diri dan keberanian serta tanggung jawab
dalam melaksanakan tugas yang dipercaya oleh instansi/ perusahaan kepada
mahasiswa/i.



5

1.3 Metode Peng:25:lan Data
Dalam mengumpulkan data dan keterangan yang dibutuhkan untuk penyusunan
Laporan Praktek Kerja Lapangan (PKL) ini, penulis menggunakan 3 (tiga) Metode
yaitu :
1.3.1 Interview (Wawancara)
Yaitu penulis mengajukan beberapa pertanyaan kepada beberapa karyawan untuk
memperoleh data yang baik. Karena melalui metode wawanca penulis dapat langsung
mendapatkan data dari para narasumber yang menangani tentang kegiatan-kegiatan
yang dilakukan dalam organisasi.
1.3.2 -8erva8i (Penga2atan Lang8:ng)
Dalam metode ini penulis mengadakan pengamatan dan menganalisa pada kegiatan-
kegiatan yang terjadi di instasi tersebut. Untuk mendapatkan atau memperoleh data,
penulis tidak hanya melakukan wawancara tetapi juga melakukan penelitian untuk
melengkapi inIormasi atau data yang tidak dapat diperoleh dengan cara wawancara .
1.3.3 $t:dy P:8taka
Metode ini penulis mengutip dari beberapa bacaan yang berkaitan dengan
pelaksanaan PKL yang dilaksanakan di PT Gramedia Asri Media selama (dua)
bulan. Yang dikutip dapat berupa teori ataupun beberapa pendapat dari beberapa


buku bacaan, contoh laporan PKL, buku panduan PKL yang dipergunakan selama
kuliah. Ini dimaksudkan untuk memberikan landasan teori yang kuat melalui buku-
buku atau literatur yang tersedia di perpustakaan, baik berupa bahan-bahan kuliah dan
brosur yang berhubungan dengan penulisan PKL ini.
1.4 $i8te2atika Pen:li8an
Dalam penyelesaian laporan praktek kerja lapangan penulis menggunakan sistematika
penulisan sebagai berikut:
BAB I Bab ini berisi tentang latar belakang praktek kerja lapangan, tujuan dan
manIaat PKL, ruang lingkup PKL, metode pengumpulan data dan
sistematika penulisan.
BabII Bab ini berisikan pengertian sistem, inIormasi, sistem inIormasi, pendataan
surat, diagram alir dokumen (mapping chart), data flow diagram, basis
data, flowchart program, dan pemrograman Jisual Basic 6.
BAB III Pada bab ini penulis menjelaskan sejarah berdirinya kegiatan pengolahan
data, Iasilitas pengolahan data, serta prosedur pengolahan data.
BAB IV Berisi tentang kesimpulan dan saran.
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN


BAB II
%IN1AUAN PU$%AKA
2.1 $i8te2
Sistem berasal dari bahasa yunani yaitu systema yang artinya suatu susunan
keseluruhan dan berhubungan dari sekian banyak bagian yang berlangsung diantara
sistem-sistem komponen yang teratur. Sistem pada dasarnya adalah sekelompok
unsur yang erat hubungannya dengan yang lain berIungsi untuk mencapai tujuan
tertentu. Sedangkan menurut kamus bahasa Indonesia sistem adalah peraturan, cara,
jalan, susunan yang teratur dari sudut pandang teori asas seperangkat unsur yang
secara teratur dan saling berkaitan sehingga membentuk suatu kesimpulan
inIormasi. (http://www.wikipedia.com)

Menurut Dj. A. Simarmata sistem adalah keseluruhan elemen yang mendukung
pencapaian tujuan yang mempunyai kegiatan Iungsional satu sama lain.

Menurut H.A. Harding sistem adalah bagian yang mempunyai kaitan satu sama lain,
yang bersama-sama bereaksi menurut pola tertentu terhadap input dengan tujuan
untuk menghasilkan output. Biasanya pola tindakannya dibuat dengan tujuan untuk
mengoptimalkan Iaktor-Iaktor dan siIat-siIat tertentu.



Menurut Gordon B. Davis Sistem dapat membentuk abstrak maupun Iisik. Sebuah
sistem abstrak adalah suatu susunan teratur, gagasan atau konsepsi yang saling
bergantung, sedang sistem yang bersiIat Iisik adalah serangkaian unsur yang
bekerjasama untuk mencapai suatu tujuan bersama.

Jadi dapat disimpulkan bahwa sistem adalah :
1. Sistem adalah satu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian atau subsistem-
subsistem yang saling berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai satu
tujuan.
. Sistem adalah susunan kesatuan-kesatuan yang masing-masing tidak berdiri
sendiri, tetapi membentuk satu kesatuan secara keseluruhan atau susunan yang
teratur dari suatu teori, asas suatu mekanisme misalnya pemerintah, jalannya
suatu organisasi.
3. Sistem adalah suatu kesatuan yang terdiri dari bagian-bagian yang saling
berinteraksi dan bekerja sama untuk mencapai sasaran. Semua sistem harus
mengarah bagian-bagiannya tercapai sasaran yang telah ditetapkannya dan
pengendalian merupakan proses pengaturan yang digunakan oleh sistem untuk
mengoreksi setiap penyimpangan dari suatu jalur dan mengarah kembali
menuju sasaran.






2.2 Infor2a8i
InIormasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga
inIormasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Suatu sistem yang kurang
mendapatkan inIormasi akan menjadi luruh, kerdil, dan akhirnya berakhir.

InIormasi menurut Robert N. Anthony, Jhon Darden, anagement Control System,
(edisi keempat ; IIIinois Ricard D, 1:15-1) dan Jogiyanto HM (1:) adalah
data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang
menerimanya.

Dalam kamus besar bebas berbahasa Indonesia, Wikipedia Indonesia inIormasi
adalah hasil pemprosesan, manipulasi dan pengorganisasian penataan dari
sekelompok data yang mempunyai nilai pengetahuan (knowledge) bagi penggunanya.
Namun demikian istilah ini memiliki banyak arti bergantung pada konteksnya, dan
secara umum berhubungan erat dengan konsep seperti arti, pengetahuan, negentropy,
komunikasi, kebenaran, representasi, dan rangsangan mental.

InIormasi adalah data yang sudah diolah, dibentuk, atau dimanipulasi sesuai dengan
keperluan tertentu atau hasil dari pengolahan data yang secara prinsip memiliki nilai
atau value yang lebih dibandingkan data mentah. InIormasi dapat juga dianggap suatu
data untuk diolah lagi dan menjadikan inIormasi sesuai dengan keperluan unit kerja
tertentu. InIormasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai dengan unit
kerjanya pada tingkatnya masing-masing. (http://www.wikipedia.com )
1


InIormasi mempunyai tingkat kualitas. Yang ditentukan beberapa hal antara lain:
1. Akurat
InIormasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau
menyesatkan dan harus jelas penyampaian maksudnya.
. Tepat pada waktunya
InIormasi yang datang tidak boleh terlambat pada penerima.
3. Relevan
InIormasi harus mempunyai manIaat bagi pemakainya.
4. Lengkap
InIormasi berisi hal-hal yang dibutuhkan.
5. Jelas
Isi inIormasi sesuai dengan keperluan pemakai
2.3 $i8te2 Infor2a8i
Sistem InIormasi menurut Robert A. Leitch/K. Rose Davis, ccounting Information
System, (New Jersey;Prince-Hall,13:) dalam Jogiyanto HM (1:11) adalah
suatu sistem didalamnya suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan
pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersiIat manajerial dan kegiatan
strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-
laporan yang diperlukan

11


Pengertian Sistem InIormasi menurut Henry C. Lucas, sistem inIormasi adalah
kegiatan dari suatu prosedur-prosedur yang diorganisasikan bilamana dieksekusi akan
menyediakan inIormasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian
di dalam organisasi.

Pengertian Sistem InIormasi menurut John F. Nash dan Martin B. Robert, sistem
inIormasi adalah suatu kombinasi dari orang-orang, Iasilitas teknologi, media,
prosedur-prosedur dan pengendalian ditujukan untuk mendapatkan jalur komunikasi
penting, memproses tipe transaksi rutin tertentu, memberi sinyal kepada manajemen
dan yang lainnya terhadap kejadian-kejadian internal dan eksternal yang penting dan
menyediakan suatu dasar untuk pengambilan keputusannya yang cerdik.

2.4 G:dang
Gudang dapat di deIinisikan sebagai tempat yang di bebani tugas untuk menyimpan
barang yang akan dipergunakan dalam produksi sampai barang diminta sesuai dengan
jadwal produksi.Sejak dulu, gudang berIungsi sebagai buIIer atau penyeimbang dan
untuk menentukan langkah selanjutnya suatu perusahaan, apakah perusahaan akan
menggunakan gudang untuk komersial atau lebih baik digunakan sendiri. Dalam
perdagangan, gudang digunakan untuk pelayanan beberapa konsumen yang berbeda-
beda dan secara umum, mempunyai tenaga kerja yang cukup serta perlengkapan.
Kemudian, dengan jarak penyimpanan untuk tujuan kepuasan konsumen atau
pengguna, penyimpanan di lakukan dalam batas waktu yang lama maupun batas
1


waktu yang pendek sesuai kebutuhan konsumen. Keuntungan yang di peroleh dari
komersial gudang adalah keluwesan (flexibility) dan manajemen yang proIesional.
Selanjutnya, gudang sebagai penyimpanan produk jadi mempunyai beberapa misi
atau tugas. Dalam jaringan distribusi pamasaran, gudang mempunyai beberapa misi,
yaitu :
a. Menjaga persediaan yang digunakan sebagai penyeimbang dan penyangga
(buIIer) dari variasi antara penjadwalan produksi dan permintaan.
b. Gudang sebagai penyaluran dalam sebuah daerah pasanan dengan jarak
transportasi terpendek dan untuk memberikan jawaban cepat akan permintaan
pelanggan.
c. Gudang digunakan sebagai tempat akumulasi dan menguatkan produk dalam
kegiatan produksi dan pendistribusian.

Gudang sebagai tempat penyimpanan produk untuk memenuhi permintaan pelanggan
secara cepat mempunyai beberapa Iungsi di antara penerimaan dan pengiriman
produk. Fungsi-Iungsi pokok gudang sebagai berikut :
a. #eceiving (penerimaan) dan shipping (pengiriman)
b. Identifying and shorting (pengidentiIikasian dan penyaringan)
c. ispatching ke penyimpanan
d. !icking the order (pemilihan pesanan)
e. Storing (penyimpanan)
I. ssembling the order (perakitan pesanan)
13


g. !ackaging (pengepakan)
h. ispatching the shipment
i. aintaining record (perawatan produk).
Umumnya, kebanyakan gudang perusahaan berada dalam ruangan. Pada suatu
pabrik, kita dapat membedakan macam gudang menurut karakteristik material yang
akan disimpan, yaitu :
1. Penyimpanan Bahan Baku
Gudang akan menyimpan setiap material yang dibutuhkan atau digunakan
untuk proses produksi. Lokasi gudang umumnya berada di dalam bangunan
pabrik, sehingga perusahaan dapat menghemat biaya gudang karena tidak
memerlukan bangunan khusus untuk itu. Gudang demikian disebut pula
stockroom karena Iungsinya memang menyimpan stok untuk kebutuhan
tertentu.
. Penyimpanan Barang Setengah Jadi
Dalam industri manuIaktur, kita sering menemui bahwa benda kerja harus
melalui beberapa macam operasi dalam pengerjaannya. Prosedur demikian
sering pula harus terhenti karena dari satu operasi berikutnya waktu
pengerjaan yang dibutuhkan tidaklah sama. Akibatnya, barang atau material
harus menunggu sampai mesin atau operator berikutnya siapa
mengerjakannya. Ada dua macam barang setengah jadi (work in process
storage), yaitu : bahan berjumlah kecil dan barang berjumlah banyak.
3. Penyimpanan Produk Jadi
14


Gudang demikian kadang-kadang disebut pula gudang dengan Iungsi
menyimpan produk-produk yang telah selesai dikerjakan. Didalam
penggudangan ini ada produk yang tahan lama dan sebaliknya, dan bentuk
gudang ini tergantung pada variasi yang berbeda- beda, seperti : lingkarang,
persegi , kubus dan lain- lain.

Selain ketiga macam gudang di atas, ada pula beberapa macam gudang lainnya yang
perlu di ketahui :
1. Penyimpanan Bagi Pemasok
Gudang penyimpanan barang nonproduktiI dan akan digunakan untuk
pengerjaan pengepakan, perawatan, dan penyimpanan barang kebutuhan
kantor.
. Penyimpanan komponen jadi
GudanIg untuk menyimpan komponen yang siap dirakit. Gudang demikian
biasa diletakkan berdekatan dengan area perakitan atau bisa pula di tempatkan
secara terpisah di dalam penyimpanan barang setengah jadi.
3. Salvage
Dalam sebagian proses produksi, ada kemungkinan beberapa benda kerja akan
salah di kerjakan. Akibatnya, barang memerlukan pengerjaan kembali untuk
perbaikan, sehingga kualitas produksi di perbaiki. Oleh karena itu, perusahaan
memerlukan suatu area guna menyimpan benda kerja yang salah sebelum
15


diproses kembali. Benda kerja yang tidak bisa diperbaiki akan menjadi scrap
atau buamgan yang diletakkan di lokasi tersendiri.
4. Buangan dan limbah
Gudang digunakan untuk menyimpan material atau komponen yang salah
dikerjakan dan sudah tidak bisa diperbaiki.

2.5 P% (Per8eroan %er-ata8)
Menurut Kasmir dan JakIar (3:14) Perseroan Terbatas (PT) adalah badan hukum
yang paling banyak digunakan oleh para pengusaha, sedangkan menurut Undang-
Undang Perseroan Terbatas (PT) adalah hukum yang didirikan berdasarkan perjanjian
yang melakukan kegiatan usaha dengan modal tertentu yang seluruhnya terbagi
dalam saham dan telah memenuhi persyaratan yang telah ditetapkan dalam Undang-
Undang ini serta peraturan terlaksananya.

Undang-undang RI No.1 Tahun 3 Tentang BUMN (3:3) menjelaskan bahwa
PT adalah BUMN yang berbentuk perseroan yang modalnya terbagi dalam saham
yang seluruhnya atau paling sedikit 51 sahamnya dimiliki oleh Negara Republik
Indonesia yang tujuan utamanya keuntungan.

2.6 Alat Penge2-angan $i8te2
Perancangan Sistem menurut Adi Nugroho, (:13) adalah strategi untuk
memecahkan masalah dan mengembangkan solusi terbaik bagi permasalahan itu.
1



Pengembangan sistem (System evelopment) berarti menyusun sistem inIormasi yang
benar baru atau lebih sering terjadi menyempurnakan sistem yang telah ada.

2.6.1 Diagra2 Alir Dok:2en (Ma55ing Chart)
Diagram alir dokumen merupakan diagram alir yang menunjukkan arus dari diagram
dan Iormulir termasuk tembusan-tembusannya. Diagram alir dokumen digunakan
untuk menggambarkan sistem secara Iisik atau simbol yang digunakan sama dengan
alir sistem program (system flowchart).

Diagram alir dokumen atau mapping chart menurut Jogiyanto (3:) adalah
diagram yang menunjukan arus dari laporan dan Iormulir tembusan-tembusannya.
Diagram alir dokumen digunakan untuk menggambarkan sistem secara Iisik. Simbol
simbol yang digunakan pada bagan alir sistem (system Flowchart) adalah sebagai
berikut :

Daftar $i2-ol Ma55ing Chart
Nama Simbol Keterangan
Dokumen


Dokumen merupakan suatu simbol input
dan output


Proses manual
Proses manual menerangkan kegiatan
yang dilakukan secara manual



1


Simpanan offline
Simbol arsip digunakan apabila ada
laporan yang diarsipkan atau disimpan



Arus proses
Arus proses merupakan penghubung
antara simbol arus dengan simbol yang
lainnya

Penghubung
Konektor satu halaman dan konektor
antar halaman.


Hardisk



File database dibuat apabila terdapat atau
sesudah entry data dengan keyboard
Entry data


Entry data menggunakan keyboard



Start atau end
Suatu proses mengawali dan mengakhiri
suatu kegiatan



Proses komputer
Menunjukkan kegiatan proses dan
operasi program komputer


Keyboard


Menunjukkan input yang menggunakan
keyboard


Display monitor
Menunjukkan output yang ditampilkan di
monitor


Kondisi
Menunjukkan suatu penyeleksian kondisi
di dalam proses kegiatan


1


Penjelasan


Menunjukkan penjelasan dari suatu
proses


Sorting manual
Menunjukkan proses pengurutan data
diluar proses komputer


Uang


Menunjukan Uang
Barang


Menunjukan Barang
Simpanan offline



File non komputer yang diarsipkan urut
berdasarkan angka
Simpanan offline
File non komputer yang diarsipkan urut
berdasarkan huruI
Simpanan offline
File non komputer yang diarsipkan urut
berdasarkan tanggal
Table .1. DaItar Simbol apping Chart

2.6.2 Data Flow Diagra2 (DFD)
Menurut Jogiyanto H.M (1:), diagram arus merupakan alat yang dapat
menggambarkan arus data dalam sistem dengan struktur yang jelas. ata Flow
iagram (F) digunakan untuk menggambarkan sesuatu sistem yang telah ada atau
sistem baru yang dikembangkan secara logika.

ata Flow iagram (F) Menurut Andri Kristanto (3:55) adalah suatu model
logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan
Rp.

N
A
1


kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang
menghasilkan data tersebut dan interaksi data yang tersimpan dan proses yang
dikenakan pada data tersebut. Simbol simbol yang digunakan dalam DFD, antara
lain:
Daftar $i2-ol Data Flow Diagra2 (DFD)
Nama Simbol Keterangan
Internal entity
Diagram untuk menerima input dan
menghasilkan output bagi lingkungan
luarnya


ata flow
Arus dari data yang dapat berupa masukan
untuk sistem atau hasil dari proses


Proses
Suatu arus yang masuk kedalam proses untuk
dihasilkan arus data yang akan keluar dari
proses


ata store
Simpanan data yang dapat berupa file, arsip
atau catatan manual

Proses



Menunjukan kegiatan manual
Tabel .. DaItar Simbol ata Flow iagram (F)





2.6.3 Ba8i8 Data
atabase menurut Budi Sutejha Dharma Oetama, S.Kom, MM, atabase
merupakan komponen dalam pembangunan sistem inIormasi, karena menjadi tempat
untuk menampung dan mengorganisasikan seluruh data yang ada dalam sistem,
sehingga dapat dieksplorasi untuk menyusun inIormasi-inIormasi dalam berbagai
bentuk. atabase merupakan himpunan kelompok data yang saling berkaitan. Data
tersebut diorganisasikan sedemikian rupa agar tidak terjadi duplikasi yang tidak perlu,
sehingga dapat diolah atau dieksplorasi secara tepat dan mudah untuk menghasilkan
inIormasi.

Menurut Husni.I.Poan, Ir.M, . atabase atau Basis data adalah sekumpulan data
yang dipindahkan dengan aturan. Pengisian data membutuhkan keteraturan, karena
dibutuhkan kemudahan pengaksesan. Semakin teratur penyimpangan semakin mudah
pengaksesan yang dilakukan.

Menurut Fimansyah, ir dalam buku yang berjudul Perancangan Basis Data (:)
database atau basis data dapat dideIinisikan kedalam sejumlah sudut pandang sebagai
berikut :
1. Himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang
diorganisasikan sedemikian rupa agar kelak dapat dimanIaatkan kembali
dengan cepat dan mudah.
1


. Kumpulan data yang saling berhubungan yang disimpan secara sedemikian
rupa dan tanpa pengulangan (redudansi) yang tak perlu, untuk memenuhi
berbagai kebutuhan.
3. Kumpulan file atau arsip yang saling berhubungan dan di simpan dalam media
penyimpanan elektronis

2.6.3.1 Nor2ali8a8i
Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel
yang menunjukkan entity dan relasinya. Adapun bentuk-bentuk Normalisasi, yaitu :
1. Bentuk Tidak Normal
Yaitu data yang direkam sesuai dengan Iormatnya.
. Bentuk Normal 1 (1NF)
Memiliki ciri-ciri yaitu setiap data dibentuk dalam batch file, data dibentuk
dalam suatu record nilai-nilai dari Iield berupa atonomik value. Tidak ada
nilai atribut bernilai ganda atau berulang-ulang (ulti Jalue).

3. Bentuk Normal (NF)
Bentuk NF ini mempunyai syarat yaitu bentuk data telah mempunyai kriteria
bentuk normal ke-1, atribut bukan kunci haruslah tergantung pada kunci
utama (!rimary).
4. Bentuk Normal 3 (3NF)



Untuk menjadikan bentuk normal ke-3 setiap atribut bukan kunci haruslah
bergantung pada primary key secara menyeluruh.
5. Bentuk Normal 4 (4NF) atau BCNF (Boyce Code Normal Form)
Untuk menjadi BCNF relasi harus dalam bentuk normal ke-1 atau setiap
atribut harus tergantung pada Iungsi atribut superkey.

2.6.3.2 Entity Relation8hi5 Diagra2
Menurut Budi Sutedja Dharma Oetomo, S.Kom (:13) ERD adalah suatu alat
yang berIungsi untuk menggambarkan relasi dari dua file atau dua tabel yang dapat
digolongkan dalam tiga macam bentuk relasi, yaitu satu-satu, satu-banyak, dan
banyak-banyak, yaitu sebagai berikut :
1. ne to one #elationship 2 file
Hubungan antara file pertama dengan file yang kedua adalah satu banding
satu. Hubungan tersebut dapat diwakili dengan simbol tanda panah tunggal.
. ne to many #elationship 2 file
Hubungan file pertama dengan file kedua adalah satu banding banyak atau
dapat juga banyak banding satu (any to one relation). Relasi antara
keduanya diwakili dengan tanda panah ganda untuk menunjukkan hubungan
banyak dan panah tunggal untuk hubungan yang satu.
3. any to many #elationship 2 file
Hubungan antara file pertama dengan kedua adalah banyak berbanding
banyak. Keduanya diwakilkan dengan tanda panah ganda.
3



Daftar $i2-ol Entity Relation Diagra2 (ERD)
Nama Simbol Keterangan
Entity


Menunjukkan suatu entity



Relasi
Menunjukkan hubungan atau relasi antara
entity satu dengan yang lain


Field
Menunjukkan hubungan atau relasi antara
entity yang satu dengan entity yang lain


Atribut
Menunjukkan suatu atribut sebagai key
Tabel .3. DaItar Simbol Entity #elation iagram (ERD)
2.6.3.3 Ka2:8 Data
Menurut Jack Febrian dan Farida Andayani, Kamus Komputer dan Istilah Teknologi
InIormasi (:1) adalah Kamus mengenai data yang digunakan dalam suatu
rancangan database, metode yang digunakan untuk menuliskan masing-masing data
items yang tersedia bagi analis sistem

Kamus data pada tahap analisis maupun tahap perancangan sistem adalah sebagai alat
komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem tentang data yang mengalir di
sistem, yaitu tentang data yang masuk ke sistem dan tentang inIormasi yang
4


dibutuhkan oleh pemakai sistem, kamus data digunakan untuk merancang input atau
output dan database. Kamus data dibuat berdasarkan data flow diagram yang bersiIat
global, hanya ditunjukkan nama arus datanya saja.

2.7.3.4 Pengkodean
Pengkodean yaitu pemberian kode untuk tujuan mengklasiIikasi data,
memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam
inIormasi yang berhubungan dengan data tersebut. Kode dapat dibentuk dari
kumpulan angka, huruI dan kumpulan karakter-karakter khusus (misalnya , /, -, &,
!, $, # dan lain sebagainya).
Syarat-syarat pengkodean :
1. Mudah diingat
Agar mudah diingat dapat dilakukan dengan cara menghubungkan kode
tersebut dengan objek yang diwakili.
. Unik
Unik artinya bahwa tidak adanya kode yang sama
3. EIisien
Kode harus sederhana mungkin tapi harus mencakup inIormasi yang
dibutuhkan.

Macam-macam dari kode yang dapat digunakan dalam sistem inIormasi, diantaranya
1. Kode Monemonik
5


Kode monemonic digunakan untuk tujuan agar mudah diingat. Kode
monemonic dibuat dengan dasar singkatan atau mengambil sebagian karakter
dari item yang akan diwakili oleh kode ini. Misalnya kode P untuk
mewakili Pria dan W untuk mewakili Wanita akan mudah diingat.
. Kode Urut
Kode urut disebut juga dengan kode seri merupakan kode yang nilainya urut
antara satu kode dengan kode berikutnya, misalnya 1, , 3 dan
seterusnya.
3. Kode Blok
Kode blok mengklaIikasikan item ke dalam kelompok blok tertentu yang
mencerminkan satu klasiIikasi tertentu atas dasar pemakaian maksimum yang
diharapkan, misalnya untuk kelompok aktiva lancar kodenya 1-1,
aktiva tetap kodenya -, seterusnya.
4. Kode Group
Kode group merupakan kode yang berdasarkan field-field dan tiap-tiap field
kode mempunyai arti, misalnya sebagai berikut:
X-XXX-XX

Pusat
Kelompok biaya Rincian biaya tetap pertanggungjawaban

Kelebihan dari kode ini yaitu nilai dari setiap kode mempunyai arti, mudah
diperluas dapat ditambah atau dibuang dan dapat menunjukan jenjang dari
data.



5. Kode Desimal

Kode desimal mengklasiIikasikan kode atas dasar 1 inti angka desimal mulai
dari sampai dengan atau dari sampai tergantung dari kelompok
banyaknya, misalnya NPM 4311 artinya mahasiswa tersebut masuk
kuliah angkatan 4 pada jurusan Manajemen InIormatika dengan nomor
urut 1.


2.6.4 Bagan Alir Progra2 (Flowchart Progra2)
Flowchart Program menurut Jogiyanto H.M (3:) adalah Flowchart
program merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci langkahlangkah dari
proses program.

Bagan alir program adalah bagan yang menjelaskan secara terinci langkah-langkah
dari proses program. Bagan alir program digunakan untuk menggambarkan logika
program yang dirancang. Simbol simbol yang digunakan dalam flowchart, antara
lain :








Daftar $i2-ol Bagan Alir Progra2 (Flowchart Progra2)

Nama Simbol Keterangan
Input atau
utput

Digunakan untuk mewakili data input
atau output


Proses

Digunakan untuk mewakili suatu
proses



Garis Alir

Digunakan untuk menunjukkan suatu
arus dari proses


Penghubung

Digunakan untuk menunjukkan
sambungan dari bagan alir yang
terputus

Keputusan

Digunakan untuk suatu penyelesaian
didalam program


Prosedur

Digunakan untuk menunjukkan suatu
operasi yang rinciannya ditunjukkan
ketempat yang lain.

Persiapan

Digunakan untuk memberikan nilai
awal dari suatu besaran



Titik Terminal

Digunakan untuk menunjukkan bagan
awal dan akhir proses


Operasi luar

Menunjukan operasi yang dilakukan
diluar proses computer





Disket

Menunjukan penyimpanan
(input/output) luar atau dari disket



Hardisk

Menunjukan penyimpanan
(input/output) dalam atau dari hardisk


Penjelasan
Menunjukan penjelasan dari suatu
proses


Hubungan
Komunikasi

Menunjukan proses transmisi melalui
channel komunikasi



Tabel .4. DaItar Simbol Bagan Alir Program (Flowchart Program)
2.6.5 Baha8a Pe2rogra2an Vi8:al -a8ic
icrosoft Jisual Basic menurut Drs. Ario Suryo Kusumo (3:5) adalah bahasa
pemrograman yang digunakan untuk membuat aplikasi berbasis windows yang
mempunyai sistem graIis (GUI-Graphical user interface).

Jisual basic merupakan even-driven programming (pemrograman terkendali
kejadian) artinya menunggu sampai ada respon dari pemakai berupa event kejadian
tertentu seperti saat tombol diklik, pilih menu dan sebagainya. Ketika event
terdeteksi, kode yang berhubungan dengan event (procedure event) akan dijalankan.

Sejak dikembangkan pada tahun -an, Jisual Basic kini telah mecapai versi yang
ke dan beberapa keistimewaan utamanya adalah:



1. Menggunakan platform pembantu program yang diberi nama eveloper
Studio, yang memiliki tampilan dan sarana yang sama dengan Jisual C .
. Memiliki compiler andal yang dapat menghasilkan file executable yang lebih
cepat dan eIisien dari sebelumnya.
3. Memiliki tambahan sarana wi:ard baru
4. Tambahan control control baru lebih canggih serta peningkatan kaidah
struktur bahasa Jisual Basic.
5. Kemampuan mebuat ctiveX dan Iasilitas internet yang banyak
. Sarana akses data yang lebih cepat dan handal untuk membuat aplikasi
database yang berkemampuan tinggi.
. Jisual basic . memiliki beberapa versi yang disesuaikan dengan kebutuhan
pemakaiannya, diantaranya :
a. Standart Edition/Learning Edition yaitu versi standar yang sudah
mencakup berbagai sarana dasar dari VB untuk mengembangkan
aplikasi.
b. !rofesional Edition yaitu memberikan berbagai sarana extra yang
dibutuhkan oleh para programmer proIesional.
c. Enterprise Edition yaitu dikhususkan untuk para programer yang ingin
mengembangkan aplikasi remote computing atau client server.



3










Gambar .1 profect design
Komponen-komponen visual basic :
1. Jendela !rofect
Jendela ini berisi gambaran dari semua modul yang terdapat dalam aplikasi
anda. Anda dapat menggunakan icon toggle folders untuk menampilkan
modul-modul dalam jendela tersebut secara di group atau berurut berdasarkan
nama. Anda dapat menggunakan CtrlR untuk menampilkan jendela profect,
ataupun menggunakan icon profect explorer.



Gambar .. Jendela profect

31


. Jendela Form esigner
Jendela ini merupakan tempat anda untuk merancang user interIace dari
aplikasi anda. Jadi jendela ini menyerupai kanvas bagi seorang pelukis. Form
ini merupakan suatu objek yang dipakai sebagai tempat bekerja dalam
pembuatan desain program. Dimana pada form ini kita mengatur letak Label,
CommandButton, TextBox, ptionButton dan lainnya.



Gambar .3. Jendela Form esigner
3. Jendela Toolbox
Jendela ini berisi komponen-komponen yang dapat anda gunakan untuk
mengembangkan user interface. Jendela Toolbox merupakan jendela yang
sangat penting bagi anda. Dari jendela ini anda dapat mengambil komponen-
komponen (obfect) yang akan ditanamkan pada Iorm untuk membentuk user
interface.





Gambar .4. Jendela Toolbox
3


4. Jendela Code
Merupakan tempat bagi anda untuk menulis koding. Anda dapat menampilkan
jendela ini dengan menggunakan kombinasi ShiIt-F.






Gambar .5. Jendela Code
5. Jendela !roperties
Merupakan jendela yang mengandung semua inIormasi mengenai objek yang
terdapat pada aplikasi dan memiliki karakteristik atau nilai, misalnya Name,
Caption, dan sebagainya. !roperties dapat dirubah saat mendesain program
atau ketika program dijalankan. Jendela !roperties juga merupakan daItar
properti-properti obfect yang sedang terpilih. Sebagai contohnya anda dapat
mengubah warna tulisan (foreground) dan warna latar belakang (background).
Anda dapat menggunakan F4 untuk menampilkan jendela properti.





33



Gambar .. Jendela !roperties
. Jendela Color !alette
Adalah Iasilitas cepat untuk mengubah warna suatu obfect.




Gambar .. Jendela Color !alette
. Jendela Form Layout
Akan menunjukkan bagaimana Iorm bersangkutan ditampilkan ketika
runtime.

Gambar .. Jendela Form Layout
. Tipe Jariabel
Dibandingkan dengan type data yang terdapat pada bahasa basic, maka pada
VBA, type data yang disediakan lebih banyak, seperti type Currency,
ecimal, bfect, dan Jariant. Jariant merupakan type variabel yang
34


istimewa, karena dapat berubah dari satu type ke type yang lain, sesuai dengan
evaluasi ekspresi oleh Jisual Basic. Ketepatan pemilihan type variabel akan
sangat menentukan pemakaian resources oleh aplikasi yang dihasilkan, adalah
tugas programmer untuk memilih type yang sesuai untuk menghasilkan
program yang eIisien dan berperIomance tinggi.
%a-le %i5e Varia-el
%i5e Data Uk:ran $torage 1angka:an
Byte 1 byte s/d 55
Boolean byte True atau False
Integer byte -3, s/d 3
Long 4 byte -,14,43,4 s/d ,14,43,4
Single 4 byte -3.43E3 s/d
-1.41E-45(-)
1.41E-45 s/d 3.43E3
()
Double byte -1.31343E3 s/d
-4.4545414E-34 (-)
Currency byte -,33,3,5,4.5 s/d
,33,3,5,4.5
Decimal 14 byte /-
,,1,514,4,33,53,543,
5,335
Date byte 1 Januari 1 s/d 31 Desember

Object 4 byte Mengacu pada objek tertentu
String (panjang
variabel)
1 byte panjang
string
sampai lebih kurang milyar
String (panjang
tetap)
panjang dari string 1 sampai lebih kurang 5,4
Variant (dengan
angka)
1 byte Sembarang angka sampai
jangkauan jenis Double
Variant (dengan
karakter)
byte panjang
string
Sama dengan jangkauan variabel
String

Tabel .5. Tipe variabel, pemakaian storage dan jangkauan masing-masing
35


2.7.6 Micro8oft Acce88
icrosoft ccess ( icrosoft ffice ccess) adalah sebuah program aplikasi basis
data komputer relasional yang ditujukan untuk kalangan rumahan dan perusahaan
kecil hingga menengah. Aplikasi ini merupakan anggota dari beberapa aplikasi
MicrosoIt OIIice, selain tentunya icrosoft Word, icrosoft Excel, dan icrosoft
!ower!oint. Aplikasi ini menggunakan mesin basis data icrosoft Jet atabase
Engine, dan juga menggunakan tampilan graIis yang intuitiI sehingga memudahkan
pengguna. Versi terakhir adalah icrosoft ffice ccess yang termasuk ke
dalam icrosoft ffice System .

icrosoft ccess dapat menggunakan data yang disimpan di dalam Iormat icrosoft
ccess, icrosoft Jet atabase Engine, icrosoft SQL Server, racle atabase,
atau semua kontainer basis data yang mendukung standar ODBC. Para
pengguna/programmer yang mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan
perangkat lunak aplikasi yang kompleks, sementara para programmer yang kurang
mahir dapat menggunakannya untuk mengembangkan perangkat lunak aplikasi yang
sederhana. ccess juga mendukung teknik-teknik pemrograman berorientasi objek,
tetapi tidak dapat digolongkan ke dalam perangkat bantu pemrograman berorientasi
objek. icrosoft ccess digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan
menengah, di dalam sebuah organisasi yang kecil bahkan mungkin juga digunakan
oleh perusahaan yang cukup besar, dan juga para programmer untuk membuat sebuah
sistem buatan sendiri untuk menangani pembuatan dan manipulasi data. ccess juga
3


dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi Web dasar yang disimpan
di dalam server yang menjalankan icrosoft Internet Information Services (IIS) dan
menggunakan icrosoft ctive Server !ages (S!). Meskipun demikian,
penggunaan Access kurang disarankan, mengingat telah ada icrosoft SQL Server
yang memiliki kemampuan yang lebih tinggi.














Gambar .. Jendela Form Layout

3


BAB III
PENGEMBANGAN $I$%EM

3.1 %ina:an rgani8a8i
3.1.1 $earah rgani8a8i
PT. Gramedia Asri Media adalah salah satu strategic busienes (SBU) dari kelompok
Kompas Gramedia yang bergerak di bidang bisnis ritel dengan produk utama buku
dan alat-alat tulis nama toko dikenal sebagai Toko Buku Gramedia. Toko buku ini
didirikan oleh PK. Ojong pada tahun 1, toko pertama yang pertama kali di bangun
di gajah mada 1, Jakarta Barat. Dalam perjalanannya toko buku Gramedia terus
berkembang hingga mencapai jumlah hingga 54 gerai (data Iebruari 4), tersebar
diseluruh wilayah Indonesia, tepatnya di kota besar yang terdapat di 15 provinsi
(Data toko lihat dilampiran 1), dalam perkembangannya PT. Gramedia Asri Media
juga melakukan pengembangan usaha di bidang yang masih berkaitan yaitu di bidang
perdagangan buku dan pengadaaan stationery oleh Buana Ilmu Populer (BIP)
maupun usaha lainnya dibidang eceran stationery maupun buku Impor (Global Lintas
Media), Visi Lintas Media (VLM), Bursa Buku Nasional (BBN).
Produk utama yang dijual di Toko Buku Gramedia dan stationery. Hal ini berkaitan
erat dengan misinya untuk ikut berperan serta dalam usaha mencerdaskan dan
4


mencerahkan kehidupan bangsa melalui penyebaran inIormasi dan pengetahuan.
Dalam perkembangannya Toko buku ini menambah bantuan produk baru karena
tuntutan dan peluang pasar. Kini produk tersebut antara lain: peralatan dan
perlengkapan kantor, produk multi media, Iancy, CD, alat musik dan sport dan
sebagainya. Dilihat dari macam dan jenis produk yang dijual, Toko buku ini termasuk
dalam jenis 'general bookstore yang melayani berbagai kebutuhan pelanggan dari
berbagai segmen (multi segmen) mulai dari SD sampai Perguruan Tinggi, usia anak-
anak sampai orang dewasa. Dari segi pengadaan, terhadap produk milik Toko sendiri
dan produk konsinyasi yang di kelola dengan system Counter. Dalam system
Counter, pemasok berkewajiban menyediakan tempat dan sarana penjualan sebagai
imbalan Toko mendapatkan bagian dari hasil usaha yang diperoleh.
Dalam menunjang kegiatan proses bisnis Toko Buku ini menerapkan system operasi
yang didukung tekhnologi computer. Penerapan tekhnologi inIormasi ini mendukung
system inIormasi manajemen, dan memberi berbagai kemudahan dan manIaat seperti
layanan cepat, akurasi data, analisis data dalam pengambilan keputusan sebelumny
dan memberi berbagai kemudahan dan manIaat seperti layanan cepat, akurasi data,
analisis data dalam pengambilan keputusan dan sebagainya.
Strategi usaha ynag diterapkan adalah menekankan pada strategi pertumbuhan yaitu
aktiI melakukan pengembangan usaha dengan menambah gerai baru. Saat ini Toko
Buku Gramedia Asri Media dengan jumlah gerai 5 toko menyandang predikat toko
buku yang tersebar di Indonesia maupun leader dalam eceran buku, sedangkan posisi


44
dan citra yang diinginkan sebagai Toko Buku yang lengkap, modern dan unggul
dalam pelayanan, berbagai perbaikan, penyeragaman dan pelaksanaan system
Manajemen mutu secara konsisten di semua Toko.
PT. Gramedia Asri Media mempunyai karyawan berjumlah kurang lebih . orang,
ditambah dengan karyawan counter secara keseluruhan berjumlah kira-kira 5-an
orang saat ini (per July ). Dari jumlah tersebut akan bertambah terus bertambah
seiring dengan bertambahnya generasi baru. Upaya untuk pengembangan karyawan
dilakukan melalui berbagai pelatihan dan pendidikan serta memberi wadah bagi
karyawan untuk melakukan kegiatan mutu, antara lain dengan melakukan kegiatan
ISO dan gugus kandali mutu.
Toko Buku Gramedia sebagai perusahaan tumbuh dengan baik, berkat dukungan dan
kepercayaan dari pihak-pihak yang berkepentingan terutama karyawan, pelanggan
(Costumer), dan pemasok (Supplyer) karyawan secara bersama-sama membangun
perusahaan ini dengan semangat kerja dan dedikasi yang tinggi. Pelanggan telah
menyumbangkan andil besar dalam menciptakan hasil usaha sebagian besar
digunakan untuk mengembangkan usaha, dan pemasok (Supplyer) memberi
kepercayaan dan semangat kerjasama kemitraan usaha yang saling menguntungkan.
Dalam menjalankan perusahaan, Manajemen PT. Gramedia Asri Media selalu
mengedepankan kepentingan pihak yang terikat (stakeholders), yaitu pelanggan,
Pemilik Perusahaan (shaleholders), karyawan dan masyarakat sekitar, kepada
pelanggan, manajemen selalu berusaha memberikan pelayanan yang memuaskan.


45
Dalam kerjasama dengan pemasok, manajemen senantiasa mengedepankan semangat
kerjasama atas dasar saling menguntungkan. Kepada pemilik, manajemen selalu
berusaha menjaga agar Perusahaan langgeng dan sehat. Perusahaan juga
memperhatikan Karyawan agar karyawan dapat memperoleh kesempatan
berkembang dan dihargai serta mendapat kesejahteraan, hidup yang layak, dan
akhirnya kepada masyarakat, Perusahaan dengan semangat tinggi ingin mewujudkan
cita-cita luhur untuk memajukan pendidikan, masyarakat sekitar dan masyarakat
Indonesia pada umumnya.
3.1.4 $tr:kt:r rgani8a8i
Stuktur organisasi merupakan suatu hal yang harus dibentuk oleh suatu perusahaan
untuk menentukan dengan jelas posisi, wewenang, kewajiban dan tanggung jawab
serta hubungan antara atasan dan bawahan didalam perusahaan. Stuktur organisasi
yang digunakan oleh toko buku Gramedia Bandar Lampung adalah stuktur organisasi
garis (line organi:ation). Dalam stuktur ini tugas perencana, pengendalian dan
pengawasan berada dalam satu tangan garis kewenangan langsung dari atasan
kebawahan. Untk lebih jelasnya stuktur organisasi Toko Buku Gramedia dapat dilihat
pada gambar berikut:









4


$%UK%UR RGANI$A$I







































KEPALA TOKO

MR/SEKJEN

SPV
ADMINISTRASI
KASIR
BESAR
ADMINISTRASI

STAFF
KOMPUTER

SPV
PENJUALAN

SPV
PEMBELIAN
SPV RUMAH
TANGGA
TEKNISI
TEKINISI
RUMAH
TANGGA
PEMBELIAN
PENERIMAAN
WIDIANIAGA KASIR WIRANIAGA


4
3.1.5 %:ga8 dan Wewenang
Urain pembagian tugas dan tanggung jawab beberapa bagian
- Kepala Toko
Kepala took diangkat dan diberhentikan oleh PSDM pusat. Kepala Toko
Gramedia mengepalai enam bagian sub unit yaitu:
a. PSDM
b. Supervisor Komputer
c. Supervisor Penjualan
d. Supervisor Administator
e. Bagian Pembelian
I. Supervisor Rumah Tangga
Tugas dari kepala took adlah melakukan koordinasi dalam arti mengatur dan
membina kerja sama dalam setiap bagian yaitu:
Menertapkan rencana kerja perusahaan
Mengkoordinasi seluruh aktiIitas perusahaan
Menentukan kebijakan perusahaan
Mengawasi setiap kegiatan dalam perusahaan







4
O P$DM
Bertanggun jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan,
memutuskan penempatan karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi
karyawan dan pemberhetian karyawan.
O $UPERVI$R KMPU%ER
Menyiapkan rencana,pengaturan, perancangan dan pengawasan komputerisasi.
Didalam tugasnya Supervesor computer dibantu oleh petugas data Entry dan
petugas labeler.
O $UPERVI$R ADMINI$%A%R
- Menyusun rencana, pengaturan, perencanaan dan penyelidikan perusahaan
sesuai dengan penyerahan dan kebijakan sehari-hari, termasuk melakukan
control dibidang alat-alat produksi dan pembagian kerja bagian-bagian yang
dipimpinnya.
- Mempertanggung jaabkan pelaksanaan kegiatan perusahaan yang
dipimpinnya termasuk menyusun dan menyampaikan laporan kegiatan kepada
took.
O $UPERVI$R PEN1UALAN
Mengatur segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan perusahaan,
terutama yang berhubungan dengan proses penjualan.




4
O BAGIAN PEMBELIAN
Tugas pokok dari bagian pembelian adalah:
- Mengurus transaksi penjualan
- Mengirim produk sampai pada pesanan
- Mencari pelangan
O $UPERVI$R RUMAH %ANGGA
Melakukan pengolahan urusan rumah tangga, masalah keamanan dan
kenyamanan took, perlengkapan, surat menyurat dan berhubungan dengan
masyarakat di sekitarnya.


5
3.2 Anali8a $i8te2 Yang $edang Beralan
3.2.1 Al:r $i8te2 Yang $edang Beralan
Prosedur inventarisasi barang Pada PT. Gramedia Asri Media
1. Barang keluar
Jika ada bagian penjualan akan melakukan permintaan barang, maka bagian
penjualan akan mengisi Iorm usulan permintaan barang yang kemudian akan
diberikan pada bagian Bagian gudang lalu bagian tersebut akan memberikan
barang kepada bagian penjualan. Barang yang dipakai, oleh bagian Bagian
gudang akan dicatat nama barang dan jumlah barang keluar untuk setiap
hariannya, yang kemudian setiap bulannya dibuat laporan barang keluar yang
kemudian laporan tersebut akan diajukan kepada Pimpinan.
. Pengadaan
Jika barang habis atau persediaan barang barang mencapai batas minimum
maka bagian Bagian gudang akan membuat daItar pesanan barang dan
diserahkan kebagian GA. Bagian GA menyerahkan daItar pesanan barang ke
supplier, kemudian supplier menyiapkan barang dan Iaktur barang, yang
kemudian barang dan Iaktur diserahkan kebagian GA untuk dilakukan
pengecekan barang setelah barang dicek bagian GA menandatangi Iaktur,
kemudian barang dan Iaktur oleh bagian GA diserahkan kebagian Bagian
gudang dan Iaktur diarsipkan. Bagian Bagian gudang mencatat barang yang
masuk setiap hari, setiap minggu dan setiap bulan dan bagian Bagian gudang
mencatat stok akhir barang dan membuat laporan ke Pimpinan .


51
$i8te2 Barang Kel:ar
Pada P%. Gra2edia A8ri Media




















Start
Mengisi
Form
permintaan
Meyiapkan
barang
Laporan

Membuat
Laporan

Laporan

Laporan
Tertandatangani

Menandatangani
Laporan

Arsip
End
Mencatat
barang
keluar
Form
Usulan

Form
Usulan

Gambar 11. Mapping chart sistem pemakaian
Bagian
Pen:alan
Bagian G:dang
Pi25inan



5
$i8te2 Pengadaan Barang
Pada P%. Gra2edia A8ri Media
Bagian G:dang GA General $:55lier Pi25inan


Start
DaItar
Pesanan
Barang
DaItar
Pesanan
Barang
Faktur
Mengecek
barang dan
menandatangani
Iaktur

Faktur
tertandatangani
Mengecek
stok barang
dan membuat
daItar pesanan
barang

DaItar
Pesanan
Barang
Menyiapkan
barang dan
Iaktur
Faktur
Faktur
tertandatangani
Mencatat
Barang
Masuk

Arsip
Kartu Stok
Laporan

Membuat
Laporan

Laporan

Laporan
Tertandatangani

Menandatangani
Laporan

Arsip
End
Gambar 1. Mapping chart sistem pengadaan yang sedang berjalan


53
3.2.2 Ma8alah Yang %i2-:l Dari $i8te2 Beralan
Dari kegiatan gudang PT. Gramedia Asri Media penulis melihat ada beberapa
permasalahan diantaranya adalah :
1. Pekerjaan untuk pemasukan dilakukan secara (dua) kali pekerjaan, pertama
dicatat di bon, setelah itu dimasukan ke aplikasi MicrosoIt Excel menjadi
kurang eIisien dalam kegiatan gudang.
. Belum ada proses pencarian inIormasi yang baik yang menunjukan jumlah
stock barang
3. Sering terjadi adanya bon-bon yang tidak dimasukan (entry).
4. Dalam transaksi sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam pengebon keluar
karena dikerjakan dengan manual.







54
3.3 $i8te2 Bar: Yang Di:8:lkan
Dari beberapa masalah yang ada pada gudang spare part taksi PT. Gramedia Asri
Media , penulis membuat program atau aplikasi untuk memudahkan dalam kegiatan
gudang, yang berkaitan dengan masalah yang dihadapi oleh personel gudang
berhubungan dengan transaksi-transaksi, baik itu transaksi masuk maupun dengan
transaksi keluar dengan menggunakan MicrosoIt Access . Penulis juga membuat
basis data yang berkaitan dengan barang , seperti data supplier dan data barang
.
3.3.1 Al:r $i8te2 yang Di:8:lkan
Rancangan sistem basis data menentukan bagaimana suatu sistem akan
menyelesaikan apa yang semestinya diselesaikan. Rancangan sistem disini
menyangkut bagaimana mengkonIigurasikan dari komponen-komponen perangkat
lunak dan perangka keras.

Setelah pemecahaan masalah didapat penulis menentukan beberapa diagram
diantaranya : Diagram kontek, Diagram Nol dan Diagram Entity- Relationship.
Diagram kontek disini menggambarkan secara umum tentang alur atau jalannya
dokumen atau data baik berupa Iaktur/surat jalan maupun bon-bon, mulai dari order
barang OPH (Order Pembelian Harian) sampai transaksitransaksi gudang baik
transaksi masuk BMG (Bon Masuk Gudang) maupun transaksi keluar BKG (Bon
Keluar Gudang).



55





























Gambar 13. Diagram Konteks















5


3.3.2.2 Diagra2 Level 1






































Gambar 14. Diagram Level 1


5
3.3.2 Ka2:8 Data


No. Nama Keterangan
1 BMG Bon Masuk Gudang
OPH Order Pembelian Harian
3 BKG Bon Keluar Gudang

Tabel . Kamus Data

3.4 Rancangan Ba8i8 Data
3.4.1 Entity Relation8hi5 Diagra2



















Gambar 3.. Entity #elationship iagram
Barang Pemakaian Pengadaan
Supplier
No.
Transaksi
Kode
Barang
Kode
Barang
No.
Pemakaian
Kode
Supplier
er
No.
Transaksi
R
1
R3
1
R1
1
M M M M
M
1


5


3.4.2 Nor2ali8a8i





















Gambar 3.. Normalisasi
Supplier
1. Kode Supplier *
. Nama Supplier
3. Alamat
4. No. Telpon

Pengadaan
1. No. Transaksi*
. Tanggal
3. Kode Supplier **
4. Kode Barang **
5. Jumlahbeli
. Total Bayar

Barang
1.Kode Barang *
.Nama barang
3.Merk
4.satuan
5.harga

Barang Keluar
1.No. nota*
.tanggal
3.Kode Barang **
4.Jumlah Pemakaian



5
3.4.3 Ba8i8 Data
Nama tabel : Barang
Primary key : Kode Barang
Secondary key : -
No. Nama Field Type Width Key Keterangan
1 Kdbrg Text 5
*
Kode barang
Nmbrg Text 15

Nama barang
3 Merk Text 1

Merk
4 satuan currency -

satuan
5 harga currency -

Harga satuan
5 Stock Integer -

Stok barang
Table Basis Data 1. Data Barang
Nama tabel : Supplier
Primary key : KdSupplier
Secondary key : -
No. Nama Field Type width
Key
Keterangan
1 Kdsupplier Text 4
* Kode Supplier
NmSupplier Text 5
Nama Supplier
3 Alamat Text 35
Alamat
4 NoTelepon Text 1
No. Telpon
Table Basis Data . Data Supplier

Nama tabel : Pengadaan
Primary key : NoIaktur
Secondary key : KodeBarang, KodeSupplier
No. Nama Field Type width
Key
Keterangan
1 NoIaktur Text 1
*
No. Iaktur
Tanggal Date -
Tanggal
3 Kodesupplier Text 4
** Kode Supplier
4 Jumlahbeli integer -
Jumlah beli
4 TotalBayar currency -
Total Bayar
Tabel Basis Data 4. Data Pengadaan




Nama tabel : Barangkeluar
Primary key : Nonota
Secondary key : KodeBarang
Tabel Basis Data 5. Barang Keluar

3.5 Pengkodean
Perancangan pengkodean yang dimaksudkan untuk mengklasiIikasi data, memasukan
data ke komputer, mengurangi jumlah masukan atau mempersingkat penulisan dan
pengambilan bermacam-macam inIormasi yang berhubungan dengannya. Dalam
sistem inIormasi pengadaan barang pada PT. Gramedia Asri Media kode-kode yang
digunakan adalah kode barang, kode supplier, dan No. Iaktur yang dirancang untuk
memudahkan pencarian data, yaitu sebagai berikut :

a. Kode Barang
1. Dua digit pertama XX Menunjukan jenis barang
. Tiga digit terakhir XXX Nomor urut barang dengan jenis yang sama
Contoh:
Kode barang : CD1
CD : menerangkan bahwa barang berjenis CD (Compact isc)
No. Nama Field Type width
Key
Keterangan
1 Nonota Text 1
*
No. nota
Tanggal Date -
tanggal
3 Kodebrg Text 5
** Kode Barang
4 Jumlahbrg Integer -
Jumlah barang


1
1 : Menerangkan nomor urut barang dalam daItar barang jenis CD adalah 1
b. Kode Supplier
1. Empat digit pertama XX Singkatan nama supplier
. Lima digit kedua XX Nomor urut supplier pada saat penginputan kedalam
daItar supplier

Contoh:
Kode Supplier : FA1
FA : Merupakan singkatan dari Fajar Agung
1 : Menerangkan nomor urut nama supplier dalam daItar supplier berada
pada urutan 1.

c. No. Faktur
1. Tiga digit ke-1 XXX kode untuk transaksi
. Dua digit ke- XX tanggal terjadinya transaksi
3. Dua digit ke-3 XX bulan terjadinya transaksi
4. Dua digit ke-4 XX tahun terjadinya transaksi
5. Tiga digit ke-4 XXX urutan transaksi pada tanggal yang sedang berjalan
Contoh:
No. Iaktur : 3411
54 : Menerangkan bahwa transaksi yang terjadi adalah pengadaan barang
1 : Menerangkan Tanggal terjadinya transaksi yaitu pada tanggal 1
: Menerangkan bulan terjadinya transaksi yaitu pada bulan Agustus



: Menerangkan tahun terjadinya transaksi yaitu pada tahun
1 : Menerangkan No. urut transaksi yaitu transaksi pertama untuk
tanggal 1 Agustus





















3
3.6 Rancangan In5:t dan :t5:t
3.6.1 Rancangan In5:t
3.6.1.1 Data Barang




Gambar 3.. Rancangan Input Data Barang







xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx
xxxxxxxxx
Xxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx
P%. GRAMEDIA A$RI MEDIA


4
3.6.1.2 Data $:55lier






Gambar 3.11. Rancangan Input Data Supplier







xxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx
xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxx
P%. GRAMEDIA A$RI MEDIA


5
3.6.1.3 Data Pengadaan Barang

Gambar 3.1. Rancangan Input Data Pengadaan Barang
















P%. GRAMEDIA A$RI MEDIA
DATA PENGADAAN BARANG
xxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxx
xxxxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
xx-xx-xxxx
xxxxxxx



3.6.1.4 Data Barang Kel:ar








xxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxx
xxxxxxxxxxxxxx
xxxxxxxxx xxxxxx
xx-xx-xxxxx
P%. GRAMEDIA A$RI MEDIA



3.6.2 Rancangan :t5:t
3.6.2.1 Data Barang






Gambar 3.14. Rancangan utput Laporan Data Barang

3.6.2.2 Data Pengadaan Barang Ke8el:r:han

Gambar 3.1. Laporan Pengadaan Barang


xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx
xxxxxxxxxx
xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx



3.6.2.6 Data Barang Kel:ar

Gambar 3.1. Laporan Barang Keluar
xxx xxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx xxxxxxxx xxxxxxxxx xxxxxxxxx



3.7 Rancangan $tr:kt:r Men: A5lika8i








Gambar 3.1. Rancangan Struktur Menu Aplikasi

Menu Utama
Master
Transaksi Laporan
Keluar
Barang Barang masuk
Barang keluar
Laporan Persediaan Barang
Laporan Pengadaan barang
Laporan barang keluar

supplier



3.8 Rancangan Flowchart Progra2














Gambar 3.. Rancangan Alur Log in






%
%
Y
Password

Menu
Utama
START

END

Lagi y
Y
Password

Benar

Lagi


1


















Gambar 3.3. Rancangan Alur Menu Utama



Y
Y
%
%
Menu
Utama
1. Master
.Transaksi
3. Laporan
4. Keluar
Pilih
Pilih 1
Pilih
Master
Transaksi
MU
END
Pilih 3
Laporan
Y
%


















Gambar 3.4. Rancangan Alur Entry Data






%
%
Y
Y
1. Barang
.Barang
3. Supplier

Pilihan
Pilih 1
Pilih
Barang
MU
Master
Supplier


3



















Gambar 3.5. Rancangan Alur input Barang


Y
%
%
% Y
Y
%
Y
%
Y
Barang

KodeBarang
Baca Data

Tampilkan data
Perbaikan
data
Hapus
C
Hapus
Data
Perbaikiya
Hapusya
SimpanYa
Ada data lagi

ya
Menu
Utama
Simpan
A
A
B
B
MU
C
C
Input Nama
barang,
merk,
satuan,
harga
KodeBarang

Ada



4



















Gambar 3.. Rancangan Alur input Supplier


Y
%
%
% Y
Y
%
Y
%
Y
Supplier

KodeSupplier
Baca Data

Tampilkan data
Perbaikan
data
Hapus
F
Hapus
Data
Perbaikiya
Hapusya
SimpanYa
Ada data lagi

ya
Menu
Utama
Simpan
D
D
E
E
MU
F
F
Input
Nama Supplier
Alamat
No. Telpon


KodeSupplier

Ada



5














Gambar 3.. Rancangan Alur Menu Transaksi








%
%
Y
Barang Keluar
Y
1.Pengadaan barang
.Barang keluar

Pilihan
Pilih 1
Pilih
Pengadaan Barang
MU
Transaksi
























Y
%
%
Y
Y
%
Pengadaan

NoIaktur
Baca Data
Tampilkan data
Perbaikan
data
Hapus
I
Hapus
Data
Perbaikiya
Hapusya
G
H
I
%
Input kodeSupplier


NoIaktur

Ada
%
Y
Y

Simpan
G
H
MU
I
SimpanYa

Ada data lagi

ya

Input Jumlah Beli

Subtotal Bayarharga*Jumlah Beli
TotalBayar TotalBayar Subtotal Bayar
TotalBayar


Tampil Namabarang, Satuan, Harga

Lagi

Lagiya

Input Kode Barang

SubtotalBayar

%
Y
Gambar 3.3. Rancangan Alur input Pengadaan Barang























Y
%
%
Y
Y
%
Barang Keluar

NoIaktur
Baca Data
Tampilkan data
Perbaikan
data
Hapus
L
Hapus
Data
Perbaikiya
Hapusya
1
K
L

NoIaktur

Ada
%
Y
Y

Simpan
1
K
MU
L
SimpanYa

Input Jumlah Pemakaiaan


Tampil Namabarang, Satuan

Lagi

Lagiya

Input Kode Barang

%
Ada data lagi

ya

%
Y
Gambar 3.31. Rancangan Alur Barang keluar

























Y
Y
Laporan
1.Laporan Persediaan Barang
.Laporan Pengadaan Barang
3.Laporan Barang Keluar

Pilihan
Pilihan 1
Pilihan
%
MU
Y
Pilihan 3
%
Laporan Persediaan
Barang

Laporan Pengadaan
Barang
Laporan barang
keluar
Gambar 3.3. Rancangan Alur Menu Laporan



































Gambar 3.3. Rancangan Alur Laporan persediaan Barang







%
%
Y
Y
Persedian Barang

Tampil Data
persediaan Barang


Cetaky
Cetak Data
Lagi y
MU
Lagi




































Gambar 3.4. Rancangan Alur Laporan Pengadaan barang

%
%
Y
Y
Laporan Pengadaan
barang

Tampil Data
Pengadaan barang
Cetaky
Cetak Data
Lagi y
MU
Lagi



1































Gambar 3.4. Rancangan Alur Laporan Barang Keluar
%
%
Y
Y
Laporan Barang
Keluar

Tampil Data
Barang Keluar
Cetaky
Cetak Data
Lagi y
MU
Lagi



BAB Iv
KE$IMPULAN DAN $ARAN

3.1 Ke8i25:lan
Kesimpulan yang kami laksanakan makalah ini, maka kami menyimpulkan bahwa :
1. Toko Buku Gramedia merupakan perusahaan yang bergerak dibidang eceran
perdagangan sebagaimana pengecer lainnya, yang mempunyai visi menjadi
agen pembaruan dalam masyarakat majemuk baik dalam kalangan intelektual
maupun masyarakat golongan menengah keatas.
. Toko Buku Gramedia berIungsi mempermudah bagi para konsumen dalam
memenuhi kebutuhan khususnya buku buku pelajaran tingkat bawah hingga
perguruan tinggi yang ditunjang oleh computer inIormasi yang memadai.
3. Toko Buku Gramedia lebih mengutamakan kedisiplinan kerjabegitu pula
dengan pelayanan kerja.
4. Dengan adanya Praktek Kerja training, pegawai bias mendapatkan
pengalaman yang nyata dalam dunia kerja serta melatih
5. kemampuan sebagai tenaga tenaga yang siap pakai.




3
. Dengan training , pegawai dapat mempelajari apa yang tidak diberikan
ditempat pendidikan, tetapi didapatkan disaat training.

4.2 8aran
laporan ini dan telah perlu perhatiakn pula secara seksama mengenai kegiatan dan
aktivitas rutin yang dilaksanakan oleh Toko Buku Gramedia sehari hari, maka
penulis memberikan :
- Penulis kagum akan keakraban karyawan PT. Gramedia Asri Media, dan
keakraban ini supaya dipertahankan agar tercipta lingkungan kerja yang
harmonis
- Fasilitas Iasilitas yang diberikan PT. Gramedia Asri Media bagi konsumen
cukup, namun Iasilitas WC umum perlu ditingkatkan lagi bagi kenyamanan
konsumen.
- Masih ada konsumen yang membawa tas sampai kelantai dan ini bias
mengakibatkan suatu tindak pidana.





4
-

DAF%AR PU$%AKA

Panduan Praktek Kerja Lapangan, . AMIK DCC Lampung.