CONSEJERA JURDICA DEL EJECUTIVO FEDERAL DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y DE FINANZAS GUA PARA ELABORACIN Y ACTUALIZACIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

ADMINISTRATIVOS

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MP-DGAF-001

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OCT/07

Gua para elaboracin y actualizacin de Manuales de Procedimientos Administrativos

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NDICE 1. Introduccin 2. Objetivo de la Gua 2.1. Mejora Regulatoria. 3. Poltica. 4. Normas 5. Integracin del Manual de Procedimientos Administrativos... 5.1. Identificacin de la Edicin................ 5.2. Captulos del Manual de Procedimientos Administrativos. 5.2.1 Seccin de Datos Generales... 5.2.2 Seccin de Procedimientos Documentados. 5.2.3 Seccin de Documentos Complementarios.. 6. Anexos de la Gua. 6.1 Formatos e Instructivos de Llenado del Manual de Procedimientos Administrativos... 6.2 Simbologa para los Diagramas de Flujo... 6.3 Proceso de Revisin de Manuales de Procedimientos... 6.3.1 Alta del Manual de Procedimientos Administrativos 6.3.2 Actualizacin................ 6.3.3 Baja................ 7. Glosario... 3 4 4 5 5 6 7 8 9 10 15 16 16 29 31 31 31 32 33

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REVISIN: 1. INTRODUCCIN

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La innovacin gubernamental busca reformar radicalmente la orientacin, la capacidad y la velocidad de respuesta estratgica de la Administracin Pblica Federal en sus procesos, fomenta el impulso de la desregulacin y simplificacin, especialmente en los mbitos relacionados con los servicios, por lo que establecer en los manuales de procedimientos las actividades, operaciones y tareas centradas en los clientes, permitir evaluarse, revisarse y actualizarse en forma sistemtica. La Gua para la Elaboracin y Actualizacin de Manuales de Procedimientos Administrativos, es un documento normativo de observancia general en la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal, en la cual se precisan los elementos y criterios para la elaboracin, uniformidad en su contenido y presentacin. La necesidad de agrupar los procedimientos documentados de cada rea en un documento denominado Manual de Procedimientos, es la de conformar en un cuerpo integrado las diversas actividades ordenadas de un rea para evitar la dispersin y facilitar su consulta, mejora y control. Existen diversos tipos de procedimientos: dependiendo de su mbito de aplicacin: institucional y de rea; por su alcance generales o especficos; por su utilizacin: normativos, operativos, tcnicos, administrativos, etc. Los procedimientos implican la congruencia de las actividades que realiza cada rea, con las funciones descritas en los manuales de organizacin, por ser instrumentos administrativos que apoyan la realizacin de las actividades cotidianas de la entidad, ya que consignan en forma secuencial, ordenada y metdica, las operaciones que deben seguirse para la realizacin de las funciones asignadas a cada una de las reas. Los procedimientos documentados, adems de asegurar la consecucin de un trabajo, permiten que el usuario siga por un camino seguro previamente probado, que podr continuamente ser mejorado y preservarse como experiencia institucional. Los manuales de procedimientos estn considerados como elementos fundamentales para la comunicacin, coordinacin, direccin y evaluacin administrativa adems de apoyar la capacitacin, ya que facilitan al interior de cada rea la interaccin e interrelacin de las distintas unidades administrativas, a travs del flujo de informacin y permiten a cualquier usuario interno y externo el conocimiento preciso de las operaciones, tramites y servicios que realizan. Igualmente, el criterio de simplificacin administrativa, que debe incluirse en el diseo de los procedimientos, evitar la presencia de actividades superfluas y que no agregan valor a los procesos internos, prcticas lentas y burocrticas con costos y/o tiempo de trmite innecesarios, por lo que las acciones de simplificacin administrativa deben tender a

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lograr y mantener solamente actividades que agreguen valor a las operaciones, a los sistemas y procedimientos y que adems efectivamente se satisfagan las expectativas de calidad y servicios de los usuarios. El contar con manuales de procedimientos permitir obtener los siguientes beneficios: 1 2 3 4 5 6 7 8 Lograr que el personal conozca las polticas y normatividad acerca de las actividades que realiza. Identificar, delimitar y clarificar las responsabilidades de las reas y puestos respectivos. Garantizar la eficiencia del personal con el sealamiento de lo que debe hacer y cmo debe hacerlo. Verificar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteracin arbitraria. Constituir una base para el anlisis del trabajo y el mejoramiento de los procesos, procedimientos y mtodos. Facilitar el aprendizaje y capacitacin. Establecer mecanismos de control y facilitar las labores de auditoria, la evaluacin y el control interno. Constituir el acervo de informacin histrica para anlisis posteriores, que permita el mejoramiento permanente de los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. OBJETIVO DE LA GUA
Proporcionar a los responsables de elaborar y/o actualizar los manuales de procedimientos administrativos en Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal una metodologa para su realizacin, y que su presentacin y contenido sean uniformes, as como para optimizar la vinculacin con los principios de una estructura documental normalizada. 2.1 MEJORA REGULATORIA Se estableci el compromiso de constituir un Comit de Mejora Regulatoria Interna apoyado con una Normateca. Este rgano analiza el aspecto normativo para evitar la sobre regulacin, dispersin y fragmentacin de disposiciones mediante la simplificacin y desregulacin. Unir los aspectos de elaboracin de manuales de procedimientos y los de la mejora regulatoria desde su inicio, es la pretensin para identificar las disposiciones vigentes y de nueva emisin que formarn parte de la operacin y funcionamiento de las reas usuarias as como de los mecanismos que posibiliten escuchar la opinin antes de la formalizacin en las reas normativas, integrando un slido canal de comunicacin.

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REVISIN: 3. POLTICA

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Puede utilizarse software institucional para la captura de los manuales de procedimientos, considerando la tendencia institucional en la paquetera de Microsoft Windows, mediante el procesador de textos Word de Microsoft y los diagramas de flujo en el propio Word, o en el diseador de grficos PowerPoint, sin objecin en el uso de la paquetera con la que las reas cuenten.

4. NORMAS
Los responsables de la elaboracin y actualizacin de los manuales de procedimientos utilizarn la presente gua. Cada rea debe revisar sus manuales de sistemticamente, dada la dinmica del entorno actual. procedimientos administrativos

Los criterios a tomar en cuenta para la necesaria revisin del manual son los siguientes: trmino de la vigencia establecida, cambios en la organizacin, avances tecnolgicos, cambios en los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto (prestacin del servicio), resultado de acciones correctivas, preventivas, revisin de normas nacionales e internacionales. En las Hojas de Formalizacin de los manuales se deber establecer la vigencia del documento. Se debe contar con una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MP (Manual de Procedimientos) o PE (Procedimiento Especifico) o IN (Instructivo), F (Formatos) seguida de un guin y la Clave de rea de Responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. Las reas emisoras y propietarias de los manuales de procedimientos deben conservar un ejemplar en original, debidamente impreso y autorizado. La informacin contenida en los manuales de procedimientos de la Consejera Jurdica del Ejecutivo Federal es responsabilidad del rea emisora. La mejora regulatoria es un requisito que se debe incorporar en los manuales de procedimientos, procedimientos especficos e instructivos normativos en el mbito institucional, mediante la simplificacin, transparencia y desregulacin de las disposiciones internas, basadas en los lineamientos que en la materia emite el Comit de Mejora Regulatoria Interna. Los documentos que tengan las caractersticas sealadas debern indicar dentro del manual en la seccin de mbito de Aplicacin: Institucional y en su caso las reas usuarias.

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Se tendr que remitir para revisin de un manual institucional: 1. El correspondiente documento en archivo digital. 2. Lista maestra de documentos y formatos LM-DGAF-001, que incluye segn el caso, indicacin de los documentos que sern dados de baja por la entrada en vigor del nuevo documento normativo. 3. Minuta de trabajo (F-DGAF-002) que hayan participado en la elaboracin o actualizacin del documento, si este es el caso.

5. INTEGRACIN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS

A continuacin se describen los elementos de referencia que debern contener los manuales de procedimientos. IDENTIFICACIN DE LA EDICIN Portada del Manual Encabezado del documento Textos CAPTULOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS SECCIN DE DATOS GENERALES Hoja de Formalizacin Marco Normativo SECCIN PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Control de Cambios Objetivo Alcance Polticas y Normas Descripcin del Procedimiento Diagrama de Flujo Mecanismos de Control Formatos
SECCIN DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS

Glosario Lista de Distribucin Anexo(s)

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Los elementos listados deben usarse siempre. Si por excepcin en alguno de ellos no hubiese Informacin que mencionar, debe de enunciarse la leyenda NO APLICABLE para conservar la numeracin de esos elementos y la estructura tanto del manual de procedimientos como de cada uno de los procedimientos documentados. 5.1. IDENTIFICACIN DE LA EDICIN A) PORTADA DEL MANUAL Es la parte externa del documento en la que se identifica con el ttulo e informacin nica ligada a su edicin. A efecto de establecer una presentacin uniforme en los documentos impresos, se utilizar una portada normalizada con los elementos bsicos, que deben seguir lo sealado en el Manual de Identificacin. 1) Ttulo del Manual. 2) Logotipo de CJEF, Nombre del rea superior y nombre del rea propietaria del documento. B) ENCABEZADO DEL DOCUMENTO Cada hoja debe llevar un encabezado para identificacin, el cual tendr la siguiente composicin:
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DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y DE FINANZAS TITULO

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XXXXXX
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1) Nombre de la Direccin o rea Autnoma (Arial, mayscula, negrita no mayor a 10 puntos). 2) rea propietaria (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 3) Ttulo del manual (Arial, mayscula, no mayor a 9 puntos). 4) Datos de Control de Publicacin (Arial, mayscula, no mayor a 7 puntos): Nmero de Hojas, Clave, Revisin, Fecha de Elaboracin. Anotar la clave de identificacin del documento, de acuerdo a lo indicado en el apartado 4.

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C) TEXTOS

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En hojas interiores utilizar para Ttulos Arial, tamao de 12 puntos maysculos, negritas. Subttulos: tamao 11 puntos, negritas. Texto en general: 11 puntos, maysculas, minsculas, pudindose ajustar de acuerdo a las propias necesidades del documento. Se debe uniformar el manual de procedimientos administrativos a una sola fuente y tipo de fuente y debe reservarse el uso del tipo de letra cursiva para destacar informacin importante. En los textos se puede utilizar el diseo de una columna o el modelo periodstico de dos columnas, para ahorrar espacio. 5.2. CAPTULOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Se han agrupado en tres secciones para facilitar la elaboracin e integracin del manual de procedimientos: 1) seccin de datos generales; 2) seccin de procedimientos documentados y 3) seccin de documentos complementarios. En la seccin de datos generales se consideran los apartados que se refieren al rea responsable del manual de procedimientos administrativos, siendo informacin comn, independientemente del contenido de los procedimientos documentados. Debindose incluir solo una vez. En la segunda seccin procedimientos documentados se incluyen los apartados especficos para cada uno de los procedimientos que se integran al manual de procedimientos. Con ello, se permite que cada procedimiento documentado se maneje en forma individual con objeto que no se altere el contenido ni numeracin del manual al incrementar o eliminar informacin o procedimientos. En la tercera seccin, estn aquellos apartados de complemento al manual de procedimientos, que derivan de la informacin de cada uno de los procedimientos documentados. Como resultado de lo anterior, se da una panormica ms amplia del manual de procedimientos con el fin de que se oriente a la gestin de los procesos, a auxiliar para analizar, evaluar y mejorar continuamente la eficacia de la organizacin. Los procesos son el ncleo de la organizacin, se crea y suministra valor a los clientes por medio de los procesos. Formalmente, un proceso es una secuencia de actividades que, utilizando los recursos (humanos, infraestructura, ambiente de trabajo) transforma las entradas en salidas o resultados. As una actividad que utiliza recursos que se dirige y controla con el fin de permitir que los elementos de entrada se transformen en resultados se puede considerar como proceso.

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La identificacin e interrelacin de los procesos se puede dar de manera ms sencilla mediante el manual de procedimientos administrativos, ya que en conjunto se podr iniciar el diseo de las relaciones implcitas en cada uno de ellos. 5.2.1 SECCIN DE DATOS GENERALES A) HOJA DE FORMALIZACIN La Hoja de Formalizacin contiene las firmas de autorizacin de los funcionarios involucrados, a fin de darle validez al documento, as como la informacin complementaria del mismo. En la seccin 6. Se muestra la Hoja de Formalizacin, la cual puede ser modificada en el nmero de firmas requeridas de acuerdo a las caractersticas del manual de procedimientos. B) NDICE (TABLA DE CONTENIDO) Se deben ordenar los captulos que constituyen la estructura del manual de procedimientos y las secciones de cada proceso documentado a efecto de facilitar su localizacin. Dentro de este apartado se deben considerar los siguientes pasos: 1. Numerar las secciones y los apartados del manual de procedimientos administrativos. 2. Utilizar numeracin arbiga. 3. Numerar en forma progresiva, a partir del ndice, sin contar la hoja de formalizacin. 4. Marcar el nmero de hoja, donde inicie cada seccin o apartado del procedimiento documentado. 5. Debe contener el ttulo de cada procedimiento en el orden en que estn establecidos, as como el 6. nmero de hoja en que se localicen. D) MARCO NORMATIVO Sustento de las facultades de cada rea u rgano y fuente de requisitos reglamentarios de la organizacin, por ello es necesario integrar el marco formal que sirve como gua para las decisiones, actuacin y desempeo de los Servidores Pblicos, as como para conocer los requisitos para los productos y servicios. En este apartado se enunciarn los ordenamientos que aplican a cada procedimiento documentado, no incluyendo los que no apliquen al contenido del documento como:

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Leyes Tratados Cdigos Reglamentos Decretos Acuerdos

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Otras disposiciones administrativas internas que regulan las actividades sustantivas del rea, tales como: oficios-circulares, polticas, lineamientos, entre otros. En algunos casos dada las caractersticas del procedimiento se hace necesario incluir las REFERENCIAS, que son aquellos documentos, tales como: especificaciones, libros, normas de producto, y normas de proceso, entre otros que facilitan la realizacin de procedimientos, las cuales se pueden introducir al final de este apartado. Las disposiciones jurdicas aplicables, debern preferentemente listarse cronolgicamente (tomando como base la fecha de su emisin) en el orden de cada grupo de ordenamientos que se mencionan en el prrafo anterior, seguidos de la fecha de ltima reforma en el Diario Oficial de la Federacin. Se anotar la fecha con nmeros arbigos en el caso del da y el ao y en nmeros romanos en el caso del mes. Ejemplo: Ley del Servicio Pblico de Energa Elctrica DOF 22-XII-1975, ltima reforma DOF 22-XII-1993. Se recomienda: 1. Los nombres de los ordenamientos debern aparecer completos. 2. En el caso de los oficios-circulares y similares, se sealar su nmero y fecha. 3. Al listar cada ordenamiento legal se debe evitar hacer uso de vietas. Para la elaboracin de este apartado se recomienda consultar Notas Relativas al Diario Oficial de la Federacin. 5.2.2 SECCIN DE PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS Se debe de especificar de manera clara en cada procedimiento documentado el ttulo correspondiente, que indica las actividades que se describen. Los procedimientos documentados especficos deben constar de una clave o identificacin nica de acuerdo al apartado 4.

A) OBJETIVO
Consiste en describir en forma clara y concreta la finalidad que se pretende alcanzar al utilizar el procedimiento.

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REVISIN: B) ALCANCE

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Consiste en establecer la delimitacin de la materia del procedimiento. Es el tema o campo de accin sobre el cual se realizarn las actividades del proceso.

C) POLTICAS
Las polticas fijan los cursos de accin de carcter general, que marcan la actuacin o lineamientos de las funciones, actividades y operaciones efectuadas en las reas. Tambin considera las decisiones que se aplican en situaciones similares. Al definir cada poltica, se orientan las decisiones operativas en una sola direccin, ya que apoya la toma de decisiones congruentes con la directriz de la Direccin. Cada poltica bien definida, coadyuva con los niveles directivos a evitar la insistencia de estar tomando decisiones sobre asuntos rutinarios. Para cada procedimiento documentado del manual de procedimientos administrativo se debe redactar una o varias polticas. En la redaccin de cada una de las polticas no se utilizan palabras como: deber, debe, realizar, etc. las cuales dan al enunciado carcter de obligatorio que se le confiere a la norma. Ejemplo de una poltica: Establecer como medida de seguridad en cada inmueble, el control de ingreso y salida de empleados y visitantes as como la revisin de las bolsas, portafolios y objetos voluminosos que porten.

D) NORMAS
Son las reglas fundamentales e inflexibles de la actuacin y obligatoriedad respecto a las funciones, operaciones y/o actividades desarrolladas por las reas que integran la entidad. Para la elaboracin de las normas se deben considerar los siguientes aspectos: Son ordenamientos imperativos y especficos de acciones que persiguen un fin determinado, con la caracterstica de ser exactos y rgidos en su aplicacin. Se establecern normas de las actividades principales del procedimiento documentado, como son: autorizaciones, plazos, montos, responsabilidades, erogaciones y restricciones;

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Extraerlas y captarlas de los procedimientos, instructivos, circulares, disposiciones vigentes, etc., o en su caso, tratndose de nuevos procedimientos, definirlas; Por cada procedimiento documentado se debern listar las normas que regulan las actividades principales del rea. Es conveniente que las normas se definan claramente y prevengan todas o la mayor parte de las situaciones alternativas que puedan presentarse en el desarrollo del procedimiento, es decir, definir expresamente qu hacer o a qu criterios hay que ajustarse para actuar ante casos que se presentan habitualmente. Las normas no sern limitativas en cuanto a su cantidad, recomendando que sean claras y concisas en su redaccin, pueden establecer tambin los criterios de aceptacin o rechazo del producto o servicio.

E) DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

El procedimiento es la secuencia lgica y cronolgica de las distintas actividades u operaciones relacionadas, que precisan de manera sistemtica el cmo realizar una funcin o un aspecto de ella, sealando quin, cmo, cundo, dnde y para qu han de realizarse, as como los registros a utilizar, de tal forma que se asegure su realizacin satisfactoria. Para elaborar procedimientos se debe considerar dos aspectos: 1) Descripcin de actividades de un procedimiento y, 2) Diagrama de flujo. La finalidad de describir procedimientos es la de uniformar y documentar las acciones que realizan las diferentes reas de la entidad y orientar a los responsables de su ejecucin en el desarrollo de sus actividades. Al describirse las actividades, se debe iniciar la redaccin con un verbo en tiempo presente, tercera persona de singular por ejemplo: Elabora, Recibe, etc.; seguidos de frases u oraciones claras y concisas, as como asignarles el nmero en orden progresivo que les corresponda. Los procedimientos debern derivar de las funciones descritas en el Manual de Organizacin del rea as como de la identificacin de procesos de ndole sustantivos o de apoyo. El procedimiento debe contestar cuestionamientos tales como: Qu debe hacerse?; Por quin?; Cundo?; Dnde?; Cmo?

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Previo a la elaboracin de un procedimiento, se deben observar las siguientes bases: 1 2 Que el procedimiento descrito no est contemplado en otro similar. Que est de acuerdo con las polticas y normatividad vigente, tanto general, del gobierno federal, como de la institucin. 3 Que su contenido no se contraponga con los dems procedimientos emitidos. 4 Indicar el inicio y trmino de cada procedimiento. 5 Describir los elementos de entrada como son: informacin, servicios, consumibles, materiales, entre otros. 6 Enfatizar las etapas de seguimiento y medicin, donde se obtiene informacin del desempeo del proceso y/o caractersticas de las entradas y salidas. 7 Describir paso a paso cada una de las actividades involucradas en el procedimiento. 8 Indicar el puesto responsable de llevar a cabo las actividades. 9 Describir los resultados, ya sea servicio o producto del proceso as como sus caractersticas. 10 Sealar el original, nmero de copias y distribucin de los formatos. 11 Citar los formatos utilizados en el procedimiento e indicar la clave de cada formato. Que existan las medidas de seguridad (mecanismos de control) necesarias para el control interno de los mtodos de ejecucin de las actividades y operaciones.

F) DIAGRAMA DE FLUJO
En el diagrama de flujo se debe de representar grficamente la secuencia lgica de las actividades descritas en un procedimiento documentado, mostrando las reas administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Los beneficios que ofrece la tcnica de diagramacin, entre otros, son: explicar la actividad a travs de smbolos y textos condensados; reducir la cantidad de explicaciones que se dan en la narracin descriptiva, as como analizar cada actividad por s misma y su relacin con las que le anteceden o se desprenden de ella. Adems, el diagrama de flujo permite la visualizacin completa del flujo de informacin y el contexto correspondiente, con el cual se puede analizar y evitar las posibles duplicidades de actividades que no agregan valor al rea. Para realizar una adecuada diagramacin, se sugieren los lineamientos siguientes: 1 El diagrama debe ser congruente con la descripcin del procedimiento y acorde a la numeracin del mismo, por lo que la redaccin de cada actividad debe ser un resumen de lo descrito, procurando iniciar con un verbo en tiempo presente, tercera persona de singular. El diagrama de flujo debe permitir apreciar de manera precisa y sencilla el desarrollo de las actividades de los procedimientos de un rea especfica.

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La diagramacin del procedimiento se debe iniciar en la parte superior izquierda del formato, con el rea responsable del inicio del desarrollo de ste, y su diseo debe seguir en forma vertical, cuando se trate del mismo responsable y hacia la derecha al cambiar, utilizando la columna necesaria conforme se desarrollen las actividades. Se debe identificar en el diagrama de flujo cada actividad con el nmero que le corresponde dentro del procedimiento en la parte superior derecha del smbolo correspondiente; las alternativas o decisiones no deben de numerarse.

G) MECANISMOS DE CONTROL
Son los instrumentos administrativos como formatos y registros, mediante los cuales se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas dentro de los procedimientos, as como la mencin de los responsables de su elaboracin, revisin, aprobacin y autorizacin, para asegurar y vigilar su cumplimiento. Los mecanismos de control, dependiendo de cada procedimiento concreto, pueden referirse a aspectos tales como: la especificacin de facultades, la asignacin concreta de responsabilidades, la correccin de acciones, la comprobacin de hechos, la sujecin a las polticas y normas administrativas, as como los criterios de aceptacin y rechazo. Debern incluirse dentro del procedimiento, nicamente aquellas actividades susceptibles de ser auditadas.

H) FORMATOS
Los formatos son todos aquellos formularios o documentos que se utilizan peridicamente para registrar informacin y la evidencia relacionada con el proceso o sistema de trabajo de cada rea. Un formato est elaborado en una hoja de papel impresa o de manera electrnica, que contiene los datos constantes (fijos) que requieren una informacin variable que se asienta en espacios en blanco, esta informacin es la que se usa en el desarrollo y resultado de las actividades. El uso de los formatos permite: recopilar y analizar informacin, as como monitorear y rastrear la misma; documentar el avance y situacin de un producto o servicio a travs de un proceso; hacer comparaciones de un periodo a otro; como solicitudes para actividades especficas (materiales, documentos, aprobaciones, autorizaciones, dictmenes). Es importante mencionar que el diseo debe tener los datos en un orden lgico y secuencial que permitan el manejo de la informacin para la elaboracin de reportes institucionales.

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Los formatos formarn parte de los manuales de procedimientos administrativos, por lo que es necesario incluirlos en la seccin definida para el caso y por cada procedimiento documentado. Durante el diseo, se tendr presente el propsito del formato, como origen de una evidencia de que el Sistema de Gestin funciona y se implementa como Registro. Dar una codificacin, para que sea identificado. Definir el tiempo de custodia y guarda de los formatos llenos, que son registros y evidencias, en funcin de los requerimientos legales, fiscales, contractuales o directivos. Cuando sea aplicable, incluir dentro de los formatos un espacio para folio o nmero consecutivo, para llevar un seguimiento y trazabilidad (rastreabilidad), en el cual el control y el estado de avance sea factor importante para el proceso, que incluya adems fechas y firmas. Los formatos pueden requerir un Instructivo de Llenado, debido a la propia complejidad del formato o por contener informacin relevante que apoye su uso y la capacitacin.

I) CONTROL DE CAMBIOS
Precisa los cambios, modificacin o supresin a la informacin contenida en cada procedimiento del manual de procedimientos administrativos, lo cual sirve para identificar las mejoras autorizadas a la operacin. 5.2.3 SECCIN DE DOCUMENTOS COMPLEMENTARIOS A) GLOSARIO Catlogo de palabras de una misma disciplina, de un mismo campo de estudio explicadas o definidas. Este apartado tambin comprender aquellos conceptos de relevancia en el desarrollo del procedimiento, las palabras o nombres tcnicos utilizados que tambin se deben explicar para comprensin del texto. B) LISTA DE DISTRIBUCIN DE MANUALES Relacin que contiene informacin sobre la entrega para difundir un procedimiento o manual de procedimientos del rea, la cual sirve para controlar la distribucin. La distribucin de los documentos asegura que el documento lo recibe y aplica la persona que est realizando la actividad. En el caso de documentos impresos controlados, se sugiere identificar el total de personal que debe contar con una copia del documento lo que ayudar a conocer la cantidad de ejemplares a distribuir.

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Para controlar la distribucin en papel se identificara con un sello de copia controlada y un nmero progresivo al personal a quien se le asign un ejemplar impreso e incluir el puesto. Se recomienda no personificar el listado de distribucin. C) ANEXO (S) Apartado destinado para aquellos documentos que se requieren dentro del proceso, como por ejemplo: Mapa de Procesos, Catlogo de Proveedores, Matrices de Informacin, entre otros. Se recomienda presentarlos de acuerdo al orden de aparicin o aplicacin en la descripcin de actividades del procedimiento e incluir una lista de los mismos.

6. ANEXOS DE LA GUA
6.1 FORMATOS E INSTRUCTIVOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS DE LLENADO DEL MANUAL DE

La seccin siguiente muestra los formatos e instructivos de llenado utilizables para homologar la presentacin de los manuales de procedimientos y de los procedimientos especficos. Los formatos son de libre reproduccin, y podrn variar conforme al propio Sistema de Gestin. Los formatos son los siguientes: Hoja de Formalizacin Hoja de Texto Hoja de Polticas y Normas Hoja de Descripcin de Procedimientos Hoja del Diagrama de Flujo Hoja para Mecanismos de Control Hoja de Control de Cambios

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Hoja de Formalizacin

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CONSEJERIA JURDICA DEL EJECUTIVO FEDERAL

DIRECCIN GENERAL DE ADMINISTRACIN Y DE FINANZAS TITULO DEL MANUAL

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MES Y AO

Elabor

Revis

Aprob

Autoriz

A.1 INSTRUTIVO DE LLENADO DEL FORMATO DE HOJA DE FORMALIZACIN No. 1 2 CONCEPTO DIRECCIN DE O REA AUTNOMA TITULO DEL MANUAL DESCRIPCIN Anotar el nombre del rea, segn la adscripcin que corresponda. Anotar el titulo completo del manual o del procedimiento especfico o del instructivo o gua. Se debe contar con una clave o identificacin nica que se conforma con las siglas MP (Manual de Procedimientos), PE (Procedimiento Especifico) e IN (Instructivo), seguida de un guin y de Clave de rea de responsabilidad y finalmente un nmero progresivo de tres dgitos. Se anotar la clave de rea de corresponsabilidad. Indicar la fecha de formalizacin (mes y ao) que ser tomada para la entrada en vigor. Anotar el nombre del rea a la que se adscribe la propiedad del manual.

CLAVE DEL DOCUMENTO

4 5 6

CLAVE DEL REA FECHA REA SUPERIOR

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REVISIN:
7 8 9 REA PROPIETARIA DEL MANUAL AUTORIZACIN (REA SUPERIOR) AUTORIZACIN (REA PROPIETARIA) REVISIN

FECHA:

OCT/07

Anotar el nombre del rea emisora del manual. Anotar le nombre y cargo del titular del rea superior inmediata ala propietaria del manual quien autoriza ste. Anotar el nombre y cargo del titular del rea propietaria del manual. Anotar el nombre y cargo del representante del rea o de la Direccin segn se haya determinado. El manual invariablemente debe contar con un el Visto Bueno del titular normativo en el proceso involucrado. Anotar el nombre y cargo de la persona que elabora el manual, procedimiento e instructivo o que realice cambios o modificaciones.

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ELABORACIN

B.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DE LA HOJA DE POLTICAS Y NORMAS No. 1 2 3 CONCEPTO PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN Sealar el ttulo completo del procedimiento especfico del cual se est tratando, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisin la materia de que se trata. Desarrollar la(s) poltica(s) correspondiente al procedimiento en cuestin. Listar las normas que regulan las actividades.

POLTICA NORMAS

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DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO: (1)

No. (2)

RESPONSABLE (3)

DESCRIPCIN (4)

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C.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO No. 1 2 3 4 CONCEPTO PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN Anotar el ttulo completo del procedimiento, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisin la materia de que se trata. Asignar el nmero consecutivo a la actividad de acuerdo con la secuencia del procedimiento. Sealar el cargo del personal o el puesto del responsable del rea (Gerente, jefe de Departamento, etc.) quien realiza la actividad, segn el caso. Redactar la actividad que se realiza describindola en forma detallada.

NMERO RESPONSABLE

DESCRIPCIN

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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO: (1)

(2) (3)

(2) (3)

(2) (3)

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D.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO No. 1 CONCEPTO PROCEDIMIENTO DESCRIPCIN Anotar el ttulo completo del procedimiento, debiendo ser claro, conciso y que defina con precisin la materia de que se trata. Sealar el cargo del personal o el puesto del responsable del rea (Gerente, jefe de Departamento, etc.) quien realiza la actividad, segn el caso. Desarrollar la descripcin del procedimiento utilizando los smbolos que se sealan en el anexo de acuerdo con la secuencia del procedimiento. Se definirn las columnas de responsable, con base en el nmero de participantes y las actividades descritas. Comenzar por la parte superior izquierda. Anotar el nmero de actividad de acuerdo a la descripcin del procedimiento. Incluir el texto breve de la actividad. Las alternativas no deben de numerarse. Si la decisin negativa implica diez actividades y la afirmativa slo dos, represente primero la afirmativa y posteriormente la negativa.

RESPONSABLE

DIAGRAMA DE FLUJO

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MECANISMO DE CONTROL

PROCEDIMIENTO: (1) ACTIVIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE CONTROL RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD

(2)

(3)

(4)

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E.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO MECANISMO DE CONTROL No. 1 2 CONCEPTO PROCEDIMIENTO ACTIVIDAD DE CONTROL INSTRUMENTO DE CONTROL RESPONSABLE DE LA ACTIVIDAD DESCRIPCIN Anotar el ttulo completo del procedimiento que se trata. Anotar las actividades relevantes de control que se establezcan en el procedimiento. Indicar los instrumentos administrativos (formatos, registros, etc.) a utilizar para controlar las actividades relevantes. Sealar el cargo del personal o el puesto del responsable del rea (Gerente, jefe de Departamento, etc.) quien realiza la actividad, segn el caso.

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F. CONTROL DE CAMBIOS

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Fecha de Modificacin

Revisin Naturaleza del cambio

F.1 INSTRUCTIVO DE LLENADO CONTROL DE CAMBIOS No. 1 CONCEPTO FECHA DE MODIFICACIN DESCRIPCIN Anotar mes y ao en el que se realiza la oficializacin, cambio o modificacin. Anotar el nmero que le corresponda a la elaboracin, modificacin o actualizacin que debe ser coincidente con el encabezado de las hojas del procedimiento documentado. Describir brevemente la razn de su actualizacin o modificacin.

REVISIN

NATURALEZA DEL CAMBIO

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F.2 LISTA MAESTRA DE DOCUMENTOS Y FORMATOS

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F.3 MINUTA DE TRABAJO

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F.4 LISTA DE DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS

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6.2 SIMBOLOGA PARA LOS DIAGRAMAS DE FLUJO Con el fin de uniformar el manejo de diagramas se recomienda utilizar la simbologa ANSI en la elaboracin de los diagramas de flujo, a continuacin se muestra la que se ha tomado como base: SIMBOLO SIGNIFICADO Inicio o fin de un procedimiento Actividad u Operacin APLICACIN Se usa siempre para indicar el inicio y el fin del procedimiento. Indica el desarrollo de una actividad. En el interior se describe dicha actividad mediante una frase breve iniciada por un verbo en tiempo presente en tercera persona de singular. Cuando se genera un documento se debe anotar el ttulo del documento en la redaccin ejemplo: Elabora Informe Anual de Actividades, Firma Circula N, Autoriza permiso, vacaciones, etc. Representa la decisin entre dos posibilidades de accin. No debe numerarse.

Generacin de documento

Decisin

Conector de operaciones en la misma pgina

Indica la conexin a otra operacin del procedimiento, dentro de la misma hoja. Anotar con un nmero ordenado y secuencial en su interior que se repite en la actividad con la que se conecta la actividad. Seleccionando un sentido, indican la secuencia de actividades en el procedimiento.

Flechas de flujo

Entrada a archivo fsico

Se usa para sealar que un documento es guardado en un archivo fsico.

Conector fuera de pgina

Indica la interrupcin del procedimiento y su Continuacin en otra pgina. Debe anotarse: En el caso de conector de salida, en la parte superior el nmero de conector y en la parte inferior la pgina en la que contina el

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procedimiento. En el caso de conector de entrada, en la parte superior el nmero de conector y en la parte inferior el nmero de la pgina de la que procede. Se usa cuando se archiva en un medio magntico removible como pueden ser disquetes o discos compactos.

Almacenamiento en medio magntico

Almacenamiento en base de datos

Se usa para indicar que el almacenamiento es directamente a una base de datos en un disco fijo o servidor.

Captura

Indica la introduccin computadora.

de

datos

en

una

Consulta en pantalla

Usado para sealar una consulta efectuada a travs de la pantalla de una computadora.

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6.3. PROCESO DE REVISIN DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS El proceso de revisin abarca diferentes mecanismos para iniciar la revisin y registro de los manuales de procedimientos administrativos, desde el alta, actualizacin, baja de documentos, ratificacin de la vigencia, difusin y publicacin. Los manuales de procedimientos administrativos sern revisados por el rea normativa en la materia, que presta el servicio de la revisin a solicitud de las propias reas, ya que esta actividad se centra en corroborar los elementos sealados en esta Gua y que los principales aspectos en materia organizacional se encuentren contenidos en lo que fija tanto la normatividad. La utilizacin del formato de Control de Cambios, sirve de referencia para cada uno de los procedimientos, ya que contiene la firma de quien los elabor, revis y aprob. 6.3.1 ALTA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Se debe solicitar mediante comunicado de peticin de revisin, por oficio o va correo electrnico acompaado del manual de procedimientos administrativos y la Hoja de Formalizacin conteniendo las firmas de autorizacin y revisin de los funcionarios respectivos por parte del rea emisora. De acuerdo con la naturaleza de las funciones y de los objetivos especficos de cada rea, es necesario clasificar los manuales de procedimientos administrativos para identificarlos y vincularlos con los de otras reas, para que sean consistentes con otros sistemas, manuales y procedimientos especficos. Para el caso de documentos institucionales, la Hoja de Formalizacin ser firmada simultneamente al concluir el dictamen por parte del COMERI, debindose anotar una fecha de vigencia posterior a dicho dictamen. 6.3.2 ACTUALIZACIN La actualizacin es un objetivo constante debido a la dinmica del contenido de cada uno de los elementos que conforman el manual de procedimientos, tanto de los aspectos normativos como de los aspectos tcnicos y tecnolgicos. Por lo que un mecanismo de simplificacin en apoyo a la innovacin y renovacin del manual de procedimientos, se establece con la revisin de manera anual. Otros mecanismos son las auditorias, la auto evaluacin y la medicin estadstica y la informacin de los clientes. Por lo anterior, el registro de las actualizaciones parciales se llevar a cabo mediante el uso del formato de Control de Cambios por cada uno de los procedimientos, reportndose en forma anual.

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6.3.3 BAJA

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La baja de documentos sirve para prevenir la utilizacin de documentos obsoletos conservados, para efectos legales y/o de presentacin. Los responsables de los procedimientos, deben informar la baja de los mismos, sea por actualizacin, obsolescencia u otras circunstancias. Y en su caso, sealar cules se deben de conservar o cules se deben destruir. Los documentos electrnicos que se incorporen en el software institucional, cuentan con el historial de documentos que sirve para conocer la evolucin del documento. En el caso de los manuales de procedimientos administrativos institucionales se deben revisar aquellos documentos que sern dados de baja informando de esta decisin al momento de solicitar la revisin, a efecto de que tambin los usuarios opinen si consideran la existencia de alguna normatividad no contemplada en la reciente emisin.

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REVISIN: 7. GLOSARIO

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ACTIVIDAD Grupo de operaciones afines ejecutadas por una misma persona o una misma unidad administrativa, como parte de una funcin determinada. MBITO DE APLICACIN DEL PROCEDIMIENTO Se refiere al lugar en el cual tiene validez el documento con la enunciacin de las reas que lo aplican. CALIDAD Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CONTROL Es la medicin de los resultados actuales y pasados, en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes. DIAGRAMA DE FLUJO Representacin en forma grfica de la secuencia lgica que siguen las actividades de un determinado procedimiento, mostrando las unidades administrativas que intervienen en el desarrollo del mismo. Mediante smbolos convencionales se presenta la secuencia de cada una de las actividades por las que atraviesa una forma en sus diferentes tantos, y a travs de los diversos puestos y/o unidades administrativas desde que se origina hasta que se archiva. DOCUMENTO Informacin y su medio de soporte. EFICACIA Capacidad para cumplir en el lugar, tiempo, calidad y cantidad las metas y objetivos establecidos. EFICIENCIA Es la optimizacin de los recursos con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. ENFOQUE A PROCESOS Cualquier actividad o conjunto de actividades, que utiliza recursos para transformar elementos de entradas en resultados puede considerarse como un proceso. La identificacin y gestin sistemtica de los procesos empleados en la organizacin y en particular las interacciones entre tales procesos se conocen como enfoque basado en procesos.

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FORMALIZAR Legalizar internamente los documentos para hacerlos oficiales en su aplicacin y observancia. FUNCIN Conjunto de actividades afines y coordinadas necesarias para alcanzar los objetivos de la institucin, de cuyo ejercicio generalmente es responsable un rgano o unidad administrativa; se definen a partir de las disposiciones jurdico-administrativas. GUA Documento que contienen la metodologa, las instrucciones y la informacin esencial para dirigir u orientar la elaboracin de diversos tipos de documentos tcnico-administrativos. INSTRUCTIVO Documento o escrito que contiene un conjunto de indicaciones y especificaciones a que debe sujetarse la realizacin de una actividad o trabajo. MANUAL Documento administrativo de fcil manejo que se utiliza para brindar, en forma ordenada y sistemtica, informacin de diversa ndole para la operacin de una organizacin. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Medio o instrumento de informacin en el que se consignan, en forma metdica, las actividades que deben seguirse par la realizacin de las funciones de una dependencia o entidad. En ellos se describen, adems, las diferentes unidades administrativas que intervienen y se precisa su responsabilidad y participacin. MAPA DE PROCESOS Es la representacin grfica de uno o ms procesos que contribuyen de forma significativa al logro de un resultado. El resultado puede ser un servicio o un producto. El servicio o producto puede ser para uso interno de otra unidad dentro de la organizacin, o externo, para uso o disfrute de la ciudadana. MARCO JURDICO Bases jurdicas a las que deben ceirse las reas de la CFE en el ejercicio de sus funciones, pueden ser leyes, decretos, acuerdos, reglamentos y otros ordenamientos o normas emitidas por las autoridades competentes. MECANISMOS DE CONTROL Son los instrumentos administrativos (formatos, registros, controles, etc.) mediante los cuales se supervisan y controlan las actividades relevantes descritas dentro de los procedimientos, as como los responsables de su realizacin, supervisin y autorizacin, para asegurar y vigilar su cumplimiento y el apego a las disposiciones aplicables.

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METODOLOGA Disposicin lgica de los pasos tendentes a conocer y resolver problemas administrativos por medio de un anlisis ordenado. NORMA Regla que se debe seguir o a que se deben ajustar las conductas, tareas, actividades, etc. Generalmente conlleva una estructura de sanciones para quienes no la observen. OBJETIVO Es el fin que se pretende alcanzar hacia el cual se orientarn todas las acciones de la organizacin. OPERACIN Cada una de las acciones fsicas o mentales, que es necesario ejecutar para llevar a cabo una actividad o tarea determinada. Es la divisin mnima del trabajo administrativo. POLTICA Criterio de accin que es elegido como gua en el proceso de toma de decisiones en el mbito. PROCESO Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso Un procedimiento puede estar documentado o no, en el caso de que si est documentado, es frecuente que se utilice el trmino procedimiento escrito o documentado. El documento que contiene un procedimiento, puede denominarse documento de procedimiento, equiparable a manual de procedimientos. Es una serie de actividades relacionadas que forman la secuencia cronolgica y la forma establecida de ejecutar el trabajo dentro de un mbito predeterminado de aplicaciones. PRODUCTO Resultado de un proceso. PUESTO Unidad de trabajo especfica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que deban realizarse y aptitudes que debe reunir su titular u ocupante, en determinadas condiciones de trabajo.

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REGISTRO Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo: para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones correctivas y acciones preventivas. SIMBOLOGA Conjunto de smbolos convencionales empleados para la representacin grfica de una actividad y/o concepto. SIMPLIFICACIN ADMINISTRATIVA Proceso que consiste en eliminar y compactar fases del proceso administrativo, as como requisitos y trmites a fin de ganar agilidad y oportunidad en la prestacin de los servicios pblicos o trmites administrativos. SISTEMA Conjunto de elementos interdependiente e interactuantes, cuyas relaciones entre s, o entre sus atributos, determinan un todo unitario que realiza un efecto, una funcin o un objetivo. SISTEMA DE GESTIN Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. UNIDAD ADMINISTRATIVA rgano que tiene funciones propias que lo distinguen y diferencian de los dems de la institucin.

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