Manual de Excel 2000

Microsoft
Excel 2000 Professional

Módulo Básico
Microsoft Office 2000 Professional Excel Básico
INDICE GENERAL
MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL
EXCEL 2000 BÁSICO
LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A LECCIÓN 06: FÓRMULAS ...................................... 47

EXCEL 2000 ................................................................ 03
Sintaxis
Introducción Referencias
La ventana principal Referencias a otras hojas
Los menús de Excel Mover y copiar fórmulas
El primer libro Rótulo y nombre
Salir de Excel
LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES ....... 57
LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO ................... 09
Funciones
Conceptos generales Autosuma
Desplazamiento Pegar función
Insertar y eliminar hojas Funciones sugeridas
Mover y copiar hojas Insertar referencias
Guardar archivos Funciones animadas
LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS ....... 17 LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS ................ 63
Conceptos fundamentales Introducción
Forma de introducir datos Anchura y altura de celdas
Introducir número y texto Alineación de datos
Introducir fechas Fuente de texto
Llenado de celdas adyacentes Borde y rellenos
Creación de series
Creación de tendencias
LECCIÓN 09: FORMATOS DE CELDAS (II) ....... 71
LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA .............. 25 Formatos de números

Formatos personalizados
Edición de celdas Formatos condicionales
Copiar y mover celdas Estilos
Insertar y eliminar celdas Autoformato
Pegado especial
Buscar y reemplazar
LECCIÓN 10: CREACIÓN GRÁFICOS ................. 81
LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR Introducción

HOJAS .......................................................................... 35 Conceptos generales
Gráficos incrustados
Ventanas Hojas de gráfico
Paneles Selección de elementos
Revisar ortografía Agregar datos
Configurar página
Saltos de página APÉNDICE I: FORMATO DE FECHA CON
Imprimir CUATRO DÍGITOS PARA LOS
AÑOS.
APÉNDICE II: FORMATO DE MONEDA.

EL EURO.
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Introducción a Excel 2000
1.1. INTRODUCCIÓN
Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la introducción de datos y la

obtención de resultados a partir de su análisis, de forma que nos ayuden a la hora de tomar
decisiones en la empresa.
La posibilidad de incorporar fórmulas complejas, de representar gráficamente los datos

introducidos y de realizar el análisis de qué sucedería si variamos algún parámetro de nuestro
modelo, hacen de una hoja de cálculo una herramienta indispensable en entornos económicos o
administrativos.
Excel 2000 es una hoja de cálculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de

incorporar elementos que permiten un análisis de los datos desde casi cualquier punto de vista
sin que ello implique dificultad en su manejo.
Tareas como la creación de presupuestos, cálculos de facturas, impuestos y otras más

complejas, como el análisis de inventarios, análisis de ventas o análisis estadísticos son más
sencillas en un entorno como el de Excel 2000.
Además, las aplicaciones que pertenecen a la familia Office 2000 permiten preparar
documentos para trabajar en Internet.
Éste también es el caso de Excel, donde el poder guardar una hoja de cálculo en
formato HTML permite publicarla como una página Web en la World Wide Web de Internet.
1.2. LA VENTANA PRINCIPAL
Como cualquier otra aplicación Windows, Excel 2000 (a partir de ahora simplemente
Excel) se inicia a través del menú Inicio. Busque el elemento en la carpeta Programas que
identifique esta hoja de cálculo y, al elegirlo, se cargará la aplicación.
Si es un usuario asiduo de Excel, debería crear un acceso directo al mismo de forma

que su inicio sea más rápido.
Al iniciar Excel, aparece su ventana principal, con la que trabajaremos a lo largo del
curso. Dentro de ella se abre una ventana de libro cuyo nombre figura en el título de la ventana
principal (Libro nº).
Excel ya está preparado para la introducción de datos, fórmulas, la creación de

gráficos, etc., utilizando el libro nuevo que aparece en pantalla o recuperando uno que haya
creado con anterioridad y que tenga guardado.
Antes de centrarnos en las posibilidades que nos ofrece Excel para el cálculo,
presentación e introducción de datos, fijémonos en los distintos elementos que se visualizan en
su ventana principal.
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En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de título. En ella se indica

el libro que está utilizando en Excel. Excel asigna inicialmente el nombre Libro 1, Libro 2,
etc., a los libros que se van creando. Lógicamente usted podrá cambiar dichos nombres.
Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitúan las barras de

herramientas. Inicialmente Excel aparece con la barra de menús (que es tratada como una
barra de herramientas más) y las barras de herramientas Estándar y Formato.
Las barras de herramientas permiten acceder rápidamente a los comandos de la

aplicación. En la mayoría de casos habrá un botón en una barra de herramientas y un comando
equivalente en la barra de menús. En otros casos sólo podrá realizar la acción a través de la
barra de herramientas adecuada.
Seguidamente puede ver la llamada área de edición. En esta parte de la ventana

destaca, a su izquierda, el cuadro de nombres que permite un desplazamiento rápido a
cualquier posición de la hoja. A su derecha está la barra de fórmulas donde introducirá los
datos o funciones que desee.
La parte central de la ventana, que ocupa la mayoría de ésta, es la zona de datos. Está
dividida en filas (1, 2, 3,.... ) y columnas (A, B, C, ...). A la intersección de una fila con una
columna se le llama celda que es el rectángulo donde usted puede introducir datos o fórmulas.
Para identificar una celda, por lo tanto, deberá indicar tanto su columna como su fila (Al, A2,
B5,...). En esta zona aparecen las barras de desplazamiento, que permiten situarnos en
cualquier parte de la hoja de cálculo.
Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zona

Excel le informa de algunos detalles, como el estado en el que se encuentra (introduciendo
datos, realizando una copia de celdas, etc.) y la situación de algunas teclas como [ Bloq
Mayús], [Bloq Num], etc...,
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1.3. LOS MENÚS DE EXCEL
El menú principal de Excel contiene la mayoría de las acciones que es posible realizar
con esta hoja de cálculo. Estas acciones podrán realizarse utilizando la opción de menú o con
un botón equivalente en una barra de herramientas.
Vamos a ver de forma general para qué sirven las distintas partes del menú principal de
Excel.
- Menú Archivo: desde este menú podemos, entre otras cosas, abrir un libro, cerrarlo,
guardarlo, imprimirlo o abandonar Excel. También podrá acceder a la nueva
característica Guardar como página Web desde este mismo menú.
- Menú Edición: permite copiar, mover o borrar celdas y, además, rellenarlas con un
valor. También aparecen los comandos Buscar y Reemplazar con los que podrá
encontrar y/o sustituir un elemento por otro.
- Menú Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestra

Excel. Podrá ver cómo va a imprimirse una hoja de cálculo a través de la vista previa
de salto de página.
- Menú Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de página,

nombres, funciones, comentarios, gráficos, etc. En definitiva, cualquier elemento que
pueda tener en su hoja de cálculo.
- Menú Formato: con este menú, podemos cambiar el aspecto de las celdas o del
elemento que hayamos seleccionado previamente. Si no ha seleccionado nada, el
formato sólo afectará a la celda en la que se encuentre.
- Menú Herramientas: desde este menú podrá hacer una revisión ortográfica, una
auditoría o realizar trabajos con marcos, entre otras muchas cosas.
- Menú Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas,

ordenación de tablas y acceso a datos. Además podrá mostrar la hoja de una forma
resumida o esquemática.
- Menú Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La lista

de libros abiertos se presenta al final de este menú.
- Menú Ayuda (?): proporciona información sobre aprendizaje y uso de Microsoft

Excel. Se incluye la posibilidad de llamar al Ayudante de Office.
Como ya comentamos al principio del capítulo, existen unos botones que permiten
acceder a algunas opciones del menú de un modo más rápido.
PAG. 6
Así, por ejemplo, el botón es equivalente a la opción del menú Archivo / Abrir.
Existe otro tipo de menús: los llamados menús contextuales. Aparecen al hacer clic
con el botón derecho del ratón en un determinado objeto.
Dicho tipo de menú permite acceder de una forma rápida a las acciones más usuales
que se realizan sobre el objeto que ha pulsado. Por ello el menú que aparece depende de dicho
objeto.
En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentes

formas: a través de un menú desplegable, con un botón de una barra de herramientas o con el
menú contextual de un determinado objeto.
Lo importante es que usted conozca que tiene a su disposición estas posibilidades y las
utilice cuando lo necesite.
1.4. EL PRIMER LIBRO
Este capítulo sirve para que tenga una idea de cómo se trabaja en Excel, pero sin
pretender que aprenda los conceptos que se introducen. A lo largo del curso podrá aprender y
practicar todo lo que en este capítulo ni siquiera se explica.
En el curso en pantalla verá cómo seleccionar celdas, introducir datos o fórmulas y con
qué sencillez se puede crear un gráfico a partir de los datos de la hoja de cálculo. Podrá ver
cómo la existencia de asistentes facilita en gran medida el proceso, que de otra forma sería
mucho más complejo de llevar a cabo. Ésta es la filosofía de Office.
1.5. SALIR DE EXCEL
Para salir de Excel una vez hemos terminado el trabajo, puede seleccionar la opción
Salir del menú Archivo. También es posible abandonar Excel mediante cualquiera de los
modos normales de cerrar una ventana de Windows.
Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrará y saldrá al

escritorio de Windows. Sin embargo, si ha realizado alguna modificación, se le preguntará si
desea guardar los cambios. Si responde que no, se perderán los cambios que realizó desde la
última vez que grabó.
PAG. 7
Libros de Trabajo
2.1. CONCEPTOS GENERALES
Cuando trabaje en Excel, siempre lo estará haciendo en un determinado libro. En Excel

los archivos son llamados libros, debido a que son los recipientes donde se guardan las hojas
de cálculo. Por lo tanto, es lo mismo hablar de un archivo de Excel que de un libro de Excel.
Así, un libro de Excel puede contener distintas hojas de cálculo, identificadas a partir
de sus etiquetas (Hoja1, Hoja2, ...), que es donde usted introducirá los datos y el resto de
elementos que se pueden insertar.
Al iniciar Excel, se encontrará con un libro nuevo de trabajo en el que podrá ver tres
etiquetas de hoja de cálculo, número de hojas predeterminado para los libros.
Si desea un número diferente de hojas de cálculo para los nuevos libros, no tendrá más
que especificarlo en la ficha General del cuadro de Opciones (menú Herramientas). A partir
de ese momento, todos los libros que se creen tendrán dicho número de hojas de cálculo.
De todas formas, usted puede insertar nuevas hojas de cálculo en un libro siempre que
lo necesite.
Como ya sabe, una hoja de cálculo no es más que una cuadrícula compuesta por filas y
columnas. El lugar donde realmente se pueden introducir datos es la celda, que es la
intersección entre una determinada fila y una determinada columna.
El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, así hasta

la columna IV. En cuanto a las filas, se dispone de hasta 65.536. Por tanto, la última celda de
una hoja de cálculo de Excel será la IV65536.
2.2. DESPLAZAMIENTO
Desplazamiento en una hoja de cálculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja de

cálculo, puede utilizar las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Si lo que desea es
situar la celda activa en un punto específico de la hoja, debe utilizar el ratón o determinadas
combinaciones de teclas.
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Si utiliza el ratón y la celda a la que quiere acceder está visible, sólo tiene que pulsar
con el ratón sobre ella. Si la celda no está visible, primero debe visualizarla utilizando las
barras de desplazamiento y, una vez visible en pantalla, hacer clic sobre ella.
Para acceder a una celda mediante teclado, existen las siguientes posibilidades:
- Teclas de dirección: desplazan una posición la celda actual.

- [RePág], [AvPág]: desplazan una ventana hacia arriba o hacia abajo
respectivamente.
- [Inicio]: sitúa la celda activa en la columna A.
- [Ctrl] + [Inicio]: sitúa la celda activa en la posición de celda A l.
- [Ctrl] + [Fin]: posiciona la celda activa en la última celda con datos de la hoja.
Para situarse en una determinada celda existe también la orden Ir a, situada en el menú
Edición, a la que también se tiene acceso mediante la combinación de teclas [Ctrl] + [I] o la
tecla [F5].
Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puede

introducir la dirección o referencia a la que se desea acceder y después pulsar [Intro]. Este
cuadro además nos permite introducir un nombre que será utilizado para referenciar la celda
activa o el grupo de celdas seleccionadas en el momento de crear el nombre.
Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas de

que consta un libro, se dispone de los botones de desplazamiento, que sirven para mostrar las
distintas etiquetas de las hojas. Estos botones están situados a la izquierda de la barra de
desplazamiento horizontal.
Los botones de desplazamiento sirven únicamente para mostrar las diferentes etiquetas
de las hojas. Para activar una hoja, debe hacer clic en su etiqueta.
También es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado:
- [Ctrl] + [AvPág]: Pasa a la siguiente hoja

- [Ctrl] + [RePág]: Pasa a la hoja anterior.
PAG. 10
Por otra parte, podrá saber en qué columna y fila se encuentra en todo momento ya que,
al situarse en una determinada celda, Excel destaca su título de columna y de fila. Además,
en el cuadro de nombre también aparece el nombre de la celda, que inicialmente es su
referencia (Al, B1, etc.)..
2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS
En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fácilmente. El número

máximo de hojas que puede contener un libro depende de la memoria disponible del
ordenador.
A la hora de insertar o eliminar hojas, el proceso puede hacerse bien para una única
hoja o bien para un conjunto de hojas
En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si sólo

desea seleccionar una única hoja, pulse en su etiqueta, pero si desea seleccionar más de una
hoja, deberá seguir las siguientes instrucciones:
- Si lo que desea es seleccionar dos o más hojas adyacentes, pulse sobre la etiqueta de
la primera y, manteniendo pulsada la tecla [Mayús], haga clic en la última hoja.
- Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada la

tecla [Ctrl] en lugar de [Mayús] y haciendo clic en las distintas hojas.
- También puede seleccionar todas las hojas de un libro mediante el menú contextual de
una etiqueta de hoja de cálculo.
Para insertar un determinado número de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como

hojas deseemos insertar y después elegiremos en el menú Insertar la opción Hoja de cálculo.
Las nuevas hojas aparecerán a la izquierda de la primera etiqueta seleccionada.
Para eliminar hojas, seleccionaremos las etiquetas de las hojas a suprimir y elegiremos
del menú de Edición el comando Eliminar hoja.
También se pueden insertar o eliminar hojas usando el menú contextual de la etiqueta

de la hoja.
Cuando insertamos una hoja, ésta se convierte en la hoja activa; si lo que hacemos es
suprimirla, la hoja de la derecha se convierte en la hoja activa.
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El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un máximo de 31 caracteres,

permitiéndose espacios en blanco. Sin embargo, existen ciertas restricciones, como no
escribirlo entre corchetes [ ] o utilizar los caracteres /, \, ? y *.
Para cambiar el nombre de una etiqueta, haga doble clic sobre ella y escriba el nuevo
nombre. El cambio de nombre de hoja también se puede realizar desde la opción Cambiar
nombre... de su menú contextual.
2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS
Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, así

como mover hojas a otros libros e incluso a libros nuevos. También se pueden copiar
fácilmente hojas dentro de un libro de trabajo en otro libro existente o en uno nuevo.
A continuación se describen los procesos de mover y copiar hojas.
MOVER HOJAS:
Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila de

etiquetas. Un triángulo negro nos indica la posición donde se
inserta la hoja. Para situarla en la posición elegida, soltaremos el
botón del ratón. Este mismo procedimiento se puede realizar
seleccionando varias hojas a la vez.
Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o al

copiarla) está visible en pantalla, podrá arrastrar la hoja a dicho
libro y soltarla en el mismo, produciéndose el efecto deseado, es
decir, mover o copiar la hoja de cálculo.
En una próxima lección aprenderá a mostrar más de un

libro a la vez en pantalla.
Para mover hojas de un libro de trabajo a otro, se seleccionan las hojas a mover y se
elige el comando Mover o copiar hoja del menú Edición.
Está opción muestra un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo

destino (incluso uno nuevo) y el lugar donde se desea colocar las hojas.
COPIAR HOJAS:
Con el mismo procedimiento de arrastre del ratón que utilizamos para mover, podemos
crear una copia si se mantiene la tecla [Ctrl] pulsada al mismo tiempo.
PAG. 12
También, al igual que con mover, podemos utilizar la opción Mover o copiar hoja del
menú Edición; pero en esta ocasión deberemos activar la casilla Crear una copia.
Si en el libro de trabajo destino existe una hoja con el mismo nombre que la hoja que
vamos a copiar o mover, Excel le cambia el nombre añadiéndole un número para diferenciarla.
2.5. GUARDAR ARCHIVOS
Una vez haya acabado de trabajar con un libro, el paso siguiente es guardarlo en disco
para poder recuperarlo en otro momento.
Si el libro es nuevo, deberá asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione en

el menú Archivo la opción Guardar como.
El cuadro Guardar como es muy parecido al de Abrir, teniendo que indicar el nombre
del libro y el formato con el que quiere que se guarde.
Por defecto, el documento se graba con el formato de Libro de Excel, con la extensión
.xls, aunque en la lista Guardar como tipo de este cuadro de diálogo puede elegir formatos
distintos para ser leídos por otras aplicaciones.
Por ejemplo, se le permitirá guardar los archivos con el formato de versiones

anteriores, de forma que pueda utilizar el documento en una versión anterior de Excel.
PAG. 13
Esto es muy útil. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de una

misma aplicación. Así, usted podría ser uno de los afortunados que disponen de Excel 2000,
pero tener que pasar un libro a un compañero que sólo dispone de Excel 95.
La solución es sencilla: guardar el libro con el formato de Excel 5.0/95, con lo que su
compañero podrá abrir el documento, aunque deberá tener en cuenta que perderá las
características especiales de Excel 2000 que no aparecen en versiones anteriores.
Además, es posible guardar el libro con dos formatos distintos a la vez. Esto se conoce
como el formato dual.
El tipo de archivo Libro de Microsoft Excel 97/2000 y 5.0/95 permite guardar el libro
para que se pueda abrir tanto en Excel 5.0, Excel 95, Excel 97 y Excel 2000.
De esta forma, las características nuevas siguen estando disponibles siempre que abra
el libro con Excel 2000. Tenga en cuenta que esto supone una mayor ocupación de espacio en
disco, por lo que sólo es adecuado cuando realmente sea necesario.
Si desea conocer qué características de Excel 2000 se perderán al guardar el libro en un

formato distinto, utilice la ayuda, como aprendió en una lección anterior.
El resto de características del cuadro de diálogo Guardar como es muy parecido al del
cuadro Abrir.
Así, en el campo Guardar en se indica la ubicación donde se guardará el libro. Puede

acceder a cualquier lugar de su disco duro o de cualquier otra ubicación a través de esta lista y
el botón Subir un nivel . ó puede guardar el documento en las carpetas Favoritos y
Carpetas Web, con el significado que esto tiene. Para ello utilice la barra de Direcciones.
Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardar

un libro. Estas opciones se establecen a través del comando Opciones generales del menú
Herramientas que se sitúa en el mismo cuadro de diálogo Guardar como.
Así, es interesante la opción Crear siempre una copia de seguridad, ya que cada vez
que guarde un libro en un archivo, Excel conservará la versión anterior del mismo como copia
de seguridad.
Otra forma de proteger los documentos es mediante una contraseña para que otros
usuarios no puedan abrirlos y modificar su contenido.
Con Contraseña contra escritura impedirá que se modifique el contenido de un

documento, aunque estará permitido examinar su contenido (abrirlo como solo lectura).
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Para indicar a otros usuarios que abran un documento como sólo lectura, active la
casilla Se recomienda sólo lectura. Así, al abrir el libro como solo lectura y realizar
modificaciones, tendrá que guardar el documento con otro nombre.
Y si lo que desea es impedir que otros usuarios puedan incluso abrir el libro, utilice la
contraseña de protección. Tenga cuidado de no olvidar la contraseña, ya que, en dicho caso,
ni usted mismo podrá acceder al libro.
Por otra parte, no es necesario acceder al menú Archivo para guardar un libro de Excel.
Desde la barra de herramientas Estándar, con el botón guardará un documento que haya
sido almacenado con anterioridad, por lo que el proceso será automático sin pasar por el
cuadro Guardar como.
Sin embargo si el documento se guarda por primera vez, el hecho de pulsar en la barra
de herramientas correspondiente botón tendrá el mismo efecto que acceder al comando
Guardar como.
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Introducción de Datos
3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES
En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda:
- Un valor constante, que es todo dato que escriba directamente en una celda. Puede ser
un valor numérico, una fecha, texto, etc. Este valor no cambia nunca, a no ser que usted
vuelva a editar la celda y lo haga expresamente.
- Una fórmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres,

funciones u operadores que producen un determinado resultado. Las fórmulas
comienzan siempre con el signo igual (=), de forma que Excel puede distinguir entre lo
que es un valor constante y una fórmula. El valor de una fórmula puede modificarse si
modifica el valor de otras celdas.
En Excel, un valor numérico sólo puede estar compuesto por los caracteres de dígito 0
al 9 y los caracteres + - ( ) , / $ % . E e. El punto sirve como separador de miles y la coma
como parte decimal del valor.
Si Excel no puede interpretar el valor introducido como un número o como fecha, hora,
valor lógico o error, entonces lo interpretará como texto.
En todo momento en la barra de fórmulas podrá ver el contenido de la celda activa. Si

el valor es numérico, independientemente de que tenga aplicado un determinado formato, en la
barra de fórmulas sólo se verá dicho valor.
Si se trata de una fórmula, el valor resultante se mostrará en la celda, mientras que la

fórmula en sí lo hará en la barra de fórmulas.
NOTA: Es importante destacar que Excel utiliza los símbolos para la unidad monetaria y los
separadores de miles y decimales que indiquen en la Configuración regional de Windows.
Así, se ha indicado que se utiliza la coma para indicar la parte decimal de un número y
el punto como separador de miles. Ésta es la configuración que se utiliza en España, pero en
otros países no tiene qué coincidir.
Lo mismo ocurre para el símbolo de moneda. Por ello, en nuestro curso hemos
utilizado la abreviatura u. m., es decir, unidades monetarias.
Para acceder a la Configuración regional de su equipo, utilice al Panel de Control de
Windows.
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3.2. FORMAS DE INTRODUCIR DATOS
Para introducir datos en una hoja de cálculo, debe haber una o varias celdas
seleccionadas, dado que dichos datos se situarán en ellas. Por defecto, la celda activa es la
celda seleccionada.
Siempre deberá seleccionar bloques rectangulares de celdas. Para seleccionar un rango

de celdas, hay que hacer clic en la primera celda del grupo, arrastrar con el ratón hasta la
última y soltar.
Para seleccionar celdas o rangos no adyacentes, se debe pulsar la tecla [Ctrl] mientras
hace clic sobre las celdas adicionales.
También puede seleccionar toda una columna o toda una fila. Para ello, deberá pulsar
en el título de la columna o fila. Si desea seleccionar toda la hoja de cálculo, haga clic en el
cuadro intersección entre los títulos de columnas y de filas.
Una vez seleccionado un determinado rango de celdas, puede introducir datos en dicha
selección, trasladándose de una celda a otra. Si presiona la tecla [Intro] el movimiento será de
arriba a abajo, si utiliza la tecla [Tab], el desplazamiento es hacia la derecha. Para ir en el
sentido opuesto, presione [Mayús] y las teclas anteriores.
Al introducir un valor en una

celda, en la barra de fórmulas
aparecen dos botones. Uno en forma
de aspa, que cancela la introducción
del valor (equivalente a pulsar la tecla
[Esc] en el teclado) y otro en forma
de v, que acepta los datos
introducidos (también podría pulsar la
tecla [Intro].
El botón con el signo Igual (=), permite indicar que desea establecer una formula en la
celda y le da acceso a las funciones disponibles en Excel. Ya lo veremos cuando estudiemos la
forma de introducir fórmulas.
En ocasiones, deseará rellenar un rango de celdas con un mismo valor. En ese caso,
seleccione el rango, introduzca el valor en la primera celda del mismo y no acepte con [Intro],
sino hágalo con [Ctrl] + [Intro].
Si ha cometido un error en el último comando o entrada de datos realizada, puede

deshacerlo seleccionando Edición / Deshacer o haciendo clic sobre el botón Deshacer .
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3.3. INTRODUCIR NÚMEROS Y TEXTO
NÚMEROS: En Excel existen distintos formatos de número. Cuando se crea una hoja
nueva, todas las celdas poseen el mismo formato de número, el formato General. Mediante
este formato se muestran los números de la forma más exacta posible y si el dato no cabe en la
celda se visualizará en formato científico.
Al introducir valores numéricos, puede introducir los siguientes signos:
- El signo punto ( . ) se utiliza como separador de miles en una cantidad.

- El signo coma ( , ) se utiliza para expresar decimales.
- El signo menos ( - ) se utiliza para indicar una cantidad negativa, aunque también se
puede indicar encerrando la cantidad entre paréntesis.
- El signo ( % ) se utiliza para dar al número un formato de porcentaje.
En Excel se ha de llevar especial cuidado al introducir datos en forma de

fracciones ya que si se utiliza la nomenclatura del tipo 4/3, Excel entenderá que se
ha introducido una fecha. Las fracciones se deben introducir como fracciones
mixtas, por ejemplo 4/3 = 1 1/3.
La forma en que se visualizan los números en una celda depende del formato que la
celda tiene asignado, pero internamente Excel almacena los valores con 15 dígitos de exactitud
para los números decimales y este valor interno es el utilizado para los cálculos realizados por
Excel. Si desea que se utilicen los valores con la precisión con que aparece en pantalla, deberá
acceder al cuadro Opciones mediante la orden Herramientas / Opciones y activar en la ficha
Calcular la casilla de verificación Precisión de pantalla. Debe tener en cuenta que, si se
utiliza la precisión de pantalla, ya no será posible recuperar los valores internos anteriores.
Si el número no cabe en la celda y ésta tiene asignado un formato, aparecerá como

####### para indicar que la celda es muy pequeña para presentar el dato.
Excel dispone de un comando para fijar el número de decimales en la hoja de cálculo

de forma que cualquier cantidad introducida será dividida por una potencia de 10 Igual al
número de decimales introducido. Para indicar esta opción, deberá seleccionar Herramientas /
Opciones, seleccionar la ficha Modificar y activar la casilla de verificación Número fijo de
decimales, indicando el número de decimales deseado.
Por ejemplo, si se elige un número de decimales igual a 3 y se introduce el valor 5, se

visualizará en la celda activa el valor 0,005.
Esta opción también sirve para introducir ceros a la derecha de un número entero. Por
ejemplo, para introducir 28000 simplemente introduciendo 28 en la celda, se pone el número
fijo de decimales a -3. Tenga en cuenta que al hacer estas operaciones, los valores anteriores a
la activación del número de decimales no se verán afectados.
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Si desea introducir un número como si fuera texto, deberá escribir un apóstrofo ( ' )
delante de la cifra. Podrá distinguir si una cifra está introducida como texto ya que el texto por
defecto siempre está alineado a la izquierda.
TEXTO: Un texto es cualquier conjunto de caracteres que se introduce en una celda y que no
se corresponde con el formato de número, fórmula, fecha, hora o valor lógico. Una celda puede
contener hasta 32.767 caracteres a los cuales se les puede dar formato individualmente. En
versiones anteriores el número de caracteres estaba limitado a 255.
Un texto puede invadir la celda de la derecha siempre que ésta esté vacía, pero se
truncará su contenido cuando la celda contigua de la derecha contenga datos. Para evitar que
un texto invada la celda del lado derecho, se puede introducir el texto en varias líneas dentro
de una celda. Para ello, deberá seleccionar en el menú Formato la opción Celdas y después
seleccionar la ficha Alineación activando en esta ficha la casilla de verificación Ajustar texto.
3.4. INTRODUCIR FECHAS
Las fechas se almacenan internamente como números de serie, es decir, el número de

días transcurridos a partir del origen, y las horas como un porcentaje del día. En Excel, el
origen de las fechas es 1 de Enero 1900; aunque puede modificar este parámetro.
Cuando se introduce en una celda de la hoja de cálculo un valor en un formato

reconocible por Excel como de fecha o de hora, automáticamente se le asigna a la celda ese
formato y cualquier otro valor introducido después en la celda será tomado como fecha u hora.
Un ejemplo de introducción de flechas sería 24/ 06/1999. Los distintos formatos para
introducir fechas se verán más adelante en este manual.
En Excel 2000 usted puede escribir 2 o 4 cifras para la parte correspondiente al año de
una fecha. Lo mejor es hacerlo siempre con 4 cifras, de forma que no haya posible
ambigüedad.
Sin embargo, si lo hace sólo con 2 cifras, tenga en cuenta las siguientes reglas de
interpretación:
- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicar del
2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de julio
de 2018.
- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al
1999. Por ejemplo, sise escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de 1989.
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Las horas se pueden expresar en formato de 12 ó 24 horas. En el primer caso, después

de la cantidad se debe añadir am ó pm con un espacio de separación entre ellos. También
puede utilizar a o p en lugar de am o pm respectivamente
Pulsando las teclas: En la celda aparecerá:

[Ctrl]+[Mayús]+[;] La fecha actual
[Ctrl]+[Mayús]+[:] La hora actual
Una vez introducido un dato en un formato reconocible, Excel asocia el tipo de formato
utilizado a esa celda y permanece asociado hasta que se cambia explícitamente, aunque se
borre el contenido de la celda.
Deberá borrar el formato con la opción Borrar / Formatos del menú Edición, para que
la celda elimine el formato anterior.
3.5. LLENADO DE CELDAS ADYACENTES
Cuando desee llenar selecciones de celdas adyacentes, puede utilizar el controlador de

relleno o bien seleccionar un rango de celdas y utilizar ordenes del menú Edición.
Al seleccionar una celda o un grupo de

celdas, quedan marcadas por un rectángulo
que las engloba en cuyo extremo inferior
derecho está situado el controlador de
relleno. Al situar el cursor sobre él, se
transforma en una pequeña cruz. El
controlador de relleno relleno sólo nos
permite movernos en una dirección a la vez.
COPIAR DATOS: Deberá seleccionar la celda cuyo contenido desea copiar y arrastrar el
controlador de relleno hasta la posición deseada. Este mismo procedimiento se puede realizar
mediante la selección de un rango de celdas que contenga en la primera celda del rango el
valor a copiar y seleccionar en el menú Edición la opción Rellenar, eligiendo después el
sentido en que se quiere llenar.
El controlador de relleno también se puede utilizar para eliminar el contenido de las

celdas dentro de una selección. Si se mueve el controlador de relleno hacia arriba o hacia la
izquierda sin pasar de la primera columna o fila de la selección, las celdas situadas abajo y a la
derecha del controlador de relleno se oscurecen y, cuando se suelta el botón del ratón, son
borradas. Si el límite superior o el límite izquierdo se sobrepasa, los datos se copiarán en las
nuevas celdas seleccionadas.
PAG. 21
Seleccionando la opción Rellenar en el menú Edición verá las diferentes posibilidades

para el llenado de celdas. Las opciones dejan de estar inhabilitadas cuando se selecciona un
grupo de celdas.
Las opciones de este submenú relacionadas con el copiado de celdas son:
- Hacia abajo.
- Hacia la derecha.
- Hacia arriba.
- Hacia la izquierda.
- Otras hojas.
Se puede acceder a la opción Otras hojas sólo si existen varias hojas seleccionadas.
Mediante esta orden se copia el contenido del rango de celdas seleccionado de la hoja activa en
el mismo rango de celdas de todas las hojas previamente seleccionadas. Al utilizar esta opción,
se tiene la posibilidad de elegir entre copiar el contenido de la celda, su formato o ambas cosas.
El controlador de relleno tiene asociado un menú contextual en el que también esta

situado la orden Copiar celdas. Este menú contextual aparece al realizar el llenado con el
botón derecho.
3.6. CREACIÓN DE SERIES
En Excel se pueden crear series a partir del valor de la celda activa aumentándolo o
disminuyéndolo en el rango de celdas seleccionadas al arrastrar el controlador de relleno
automático. Cuando se introduce un valor en un formato reconocible por Excel como valor
extensible, lo aumenta o disminuye al arrastrar el controlador de relleno. Ejemplos de valores
extensibles son: Enero, Lunes, Trimestre1, ler Tri.
Los formatos en que se pueden introducir los datos para valores extensibles se verán
más adelante en la lección de formatos.
Otra posibilidad a la hora de crear series es introducir los dos primeros valores de la
serie para que Excel observe la diferencia entre valores al crear el resto de la serie.
Si, al crear mediante llenado automático una serie, no desea que valores como ENE o
Pl aumenten automáticamente, deberá mantener pulsada [Ctrl] a la hora de arrastrar el
controlador de relleno.
Si desea crear series descendentes, deberá desplazar el controlador de relleno en

sentido contrarío al seguido para crear la serie. Recuerde que deberá sobrepasar los límites de
la selección, ya que, de otra forma, se eliminarían datos.
PAG. 22
Es posible crear series a partir de valores

sencillos. Para ello deberá seleccionar la celda
inicial y arrastrar el controlador de relleno
manteniendo [Ctrl] pulsado.
En el menú contextual del controlador de

relleno existen opciones para la creación de
series.
Para poder acceder a las opciones de

llenado de series de este menú contextual, el
dato de partida debe estar presente en la celda.
Para llenar la serie con los días de la semana,
días, meses o años, deberá introducir el dato
inicial en formato fecha, de otra forma no
estarán habilitadas estas opciones.
En Excel es posible crear listas personalizadas de datos para utilizarlas después en el

llenado automático. Para crear una lista personalizada, deberá seleccionar Herramientas /
Opciones eligiendo la ficha Listas personalizadas. Dentro del cuadro Entradas de lista
deberá escribir en líneas separadas los distintos elementos de la lista de llenado personalizada.
Estas listas personalizadas se pueden eliminar seleccionándolas y pulsando el botón Eliminar,
de esa misma ficha.
PAG. 23
3.7. CREACIÓN DE TENDENCIAS
En Excel es posible crear series sencillas de tendencias geométricas y lineales mediante

el menú contextual del controlador de relleno o bien en el menú Edición eligiendo la opción
Rellenar / Series.
Estas operaciones se deben utilizar únicamente para crear series sencillas, ya que para
crear series más complejas, deberá utilizar funciones de hoja de cálculo como TENDENCIA,
CRECIMIENTO, ESTIMACIÓN LINEAL, etc...
Para crear una tendencia lineal o geométrica, deberá seleccionar las celdas con los
datos iniciales de la tendencia, arrastrar el cuadro de llenado presionando el botón derecho del
ratón hasta seleccionar el rango deseado y soltar: aparecerá el menú contextual del controlador
de relleno y podrá elegir la opción Tendencia lineal o Tendencia geométrica.
Ejemplos de tendencias lineales son:
- 1, 2 --- > 3, 4, 5, 6.
- 1, 3 --- > 5, 7, 9, 11.
- 100, 95 --- > 90, 85, 80, 75.
Ejemplos de tendencias geométricas son:
- 2 con incremento 2 = 2, 4, 8, 16.

- 2 con incremento 3 = 2, 6, 18, 54.
PAG. 24
Edición de una Hoja
4.1. EDICIÓN DE CELDAS
Las celdas de una hoja de cálculo se pueden editar para cambiar su contenido o añadir
datos a los existentes.
Existen varias formas de editar una celda: hacer doble clic sobre ella, situarse en la
celda y pulsar [F2] o, finalmente, situarse en la celda y hacer clic en la barra de fórmulas.
En cualquier caso aparecerá el punto de inserción, es decir, aquel punto en el que está
situado el cursor cuando la celda está en modo edición y a partir del cual se pueden introducir
o eliminar caracteres. Si la celda no está vacía al editarla, el punto de inserción se sitiará en el
lugar donde se realice el doble clic. Para desplazar el punto de inserción puede utilizar las
flechas de dirección o seleccionar el nuevo punto de inserción realizando un clic con el ratón
en la posición elegida.
Cuando una celda está en modo edición, se puede seleccionar una palabra realizando
doble clic sobre ella. Para seleccionar caracteres en una celda, deberá seleccionarlos mediante
el arrastre del ratón.
Cuando una celda está editada, se pueden utilizar las opciones del menú Edición:
Cortar, Copiar, Pegar y Borrar, pero debe tener en cuenta que estas operaciones harán
referencia a los caracteres seleccionados dentro de la celda. También se puede acceder a estas
órdenes mediante sus botones correspondientes de la barra de herramientas o a través del menú
contextual de celda.
A continuación se citan las funciones que realizan:

- Cortar: Elimina de la celda los elementos seleccionados y los coloca en el
portapapeles.
- Copiar: Copia los elementos seleccionados en el portapapeles.
- Pegar: Inserta el contenido del portapapeles en la celda a partir del punto de
inserción.
- Borrar: Elimina los caracteres seleccionados. Sólo se puede acceder a él desde
el menú Edición o mediante la tecla [Supr].
Cuando se está editando una celda, es conveniente disponer de alguna opción para
deshacer el último cambio introducido o volver a repetirlo. Se puede acceder a estas órdenes
desde el menú Edición o mediante los botones Deshacer y Repetir de la barra
de herramientas.
PAG. 25
Cada uno de estos dos botones guarda en una lista las acciones llevadas a cabo,
permitiendo volver a la situación anterior si se ha equivocado. Esta lista actúa como una pila,
en el sentido de que la última acción realizada es la que se encuentra encima de las demás. Si
selecciona deshacer una acción de la lista, se desharán dicha acción y todas las situadas encima
de ésta en la lista.
Si sólo desea deshacer la última acción realizada, pulse en el botón Deshacer, sin
necesidad de mostrar la lista, El botón Rehacer sigue el mismo funcionamiento, pero con el
sentido contrario.
Tenga en cuenta que no siempre podrá deshacer las acciones que realice. Por ejemplo,
guardar o imprimir una hoja de cálculo no pueden deshacerse.
4.2. COPIAR Y MOVER CELDAS
Una de las operaciones que más se utilizan en cualquier aplicación de Office es la de

cortar o copiar y pegar.
En Excel, usted podrá mover o copiar el contenido de unas celdas en otro lugar de la
misma hoja de cálculo, de una hoja de cálculo distinta e incluso de un libro distinto.
Esto ahorra mucho trabajo, ya que no es necesario volver a escribir datos que hemos
introducido en algún lugar de la hoja de cálculo.
Para realizar estas operaciones puede utilizar los comandos Cortar ,Copiar y
Pegar o arrastrar las celdas directamente con el ratón.
La diferencia entre cortar o copiar unas celdas es clara. En el primer caso movemos las
celdas a un lugar distinto, por lo que desaparecen del lugar original. En el caso de copiar, las
celdas no desaparecen de la ubicación original, sino que se crea una copia que podemos
utilizar en cualquier otro lugar.
Antes de pegar las celdas seleccionadas, debemos elegir la celda sobre la cual
queremos pegar. Si hemos copiado más de una celda, la celda elegida se convertirá en la
esquina superior izquierda del área de pegado.
Cuando pegamos celdas sobre otras existentes, se reemplaza su contenido.
Se pueden insertar celdas entre celdas existentes. Para ello, se deben cortar o copiar
las celdas seleccionadas y después elegir el comando Celdas copiadas o Celdas cortadas del
menú Insertar. La diferencia entre pegar e insertar celdas es fundamental ya que, al insertar
PAG. 26
celdas, podrá indicar qué debe pasar con las celdas que va a ocupar. En el caso del pegado,
simplemente se reemplazan unas por otras.
Cuando ha realizado más de una acción "cortar" o "copiar", podrá comprobar que
aparece la barra de herramientas Portapapeles.
El Portapapeles de Office es una de las novedades de Office 2000. Es como el

Portapapeles de Windows pero con mas capacidad, de forma que no sólo se guarda el último
elemento fruto de una acción de cortar o copiar, sino que puede almacenar los últimos 12
elementos.
Esto puede ser muy útil, permitiéndole disponer de más opciones de pegado. Lo único
que tiene que hacer es elegir el elemento que desea pegar.
Además, el Portapapeles de Office es compartido por todas las aplicaciones de Office,

por lo que podrá pegar un elemento de Excel en Word, en PowerPoint o en cualquier otra
aplicación de Office (o viceversa).
Los elementos situados en el Portapapeles de Office

aparecen representados mediante un icono que indica su
naturaleza. Sin embargo, si usted desea saber exactamente lo que
contienen, puede situar el puntero del ratón por encima de dichos
elementos con lo que le aparecerá una etiqueta en la que se
muestra el contenido. De esta forma, puede elegir con seguridad
el elemento a pegar.
El Portapapeles de Office funciona como una lista en la que se van añadiendo

elementos al final de la misma y se borran desde el principio cuando no caben más,
manteniendo siempre los más recientes.
Por otra parte, elegir el último elemento de la lista del Portapapeles de Office es
equivalente a pulsar en el botón Pegar de la barra de herramientas Estándar, es decir, se
pega el contenido que tiene el Portapapeles de Windows.
Existen otros botones en la barra de herramientas Portapapeles:
- Copiar : Realiza una copia del elemento seleccionado.

- Pegar todo : Permite pegar todos los elementos que estén en el Porta-
papeles de Office. Si alguno de esos elementos es una imagen, entonces este botón no
podrá utilizarse.
PAG. 27
- Borrar Portapapeles : Elimina todos los elementos. No puede borrar un elemento

individualmente.
Para hacer varías copias de una celda o de un rango de ellas de una sola vez, debe
seleccionar la esquina superior izquierda de las celdas que formaran las áreas de pegado.
Recuerde que, para hacer selecciones de celdas no adyacentes, debe mantener

presionada la tecla [Ctrl] mientras selecciona las celdas adicionales.
Además, si va a pegar en varias celdas a la vez, deberá utilizar el Portapapeles de

Windows, ya que los elementos situados en el Portapapeles de Office solo pueden ser pegados
en un lugar a la vez.
Las operaciones de copiar y desplazar celdas también se pueden realizar mediante el

uso del ratón.
Lo único que tiene que hacer es arrastrar la selección de celdas utilizando el borde de
dicha selección. Si desea copiar las celdas en lugar de moverlas, mantenga pulsada la tecla
[Ctrl] al mismo tiempo.
Si el destino de las celdas es una hoja distinta, utilice la tecla [Alt] al mismo tiempo. Si
el destino es un libro distinto, deberá mostrarlo en una ventana para poder arrastrar a él.
Por eso, en estos dos casos suele ser más cómodo utilizar los comandos Cortar/Copiar
y Pegar.
PAG. 28
Además, si en lugar de arrastrar con el botón izquierdo del ratón lo hace con el
derecho, entonces, al soltar, aparecerá un menú contextual con las opciones más utilizadas.
De esta forma no tiene que preocuparse por ninguna combinación de teclas ni nada
parecido. Simplemente elija la opción adecuada.
4.3. INSERTAR Y ELIMINAR CELDAS
Para modificar la presentación de datos de una hoja de cálculo se pueden insertar

celdas en blanco e incluso filas y columnas enteras en blanco, eliminar y borrar celdas, etc.
Al insertar celdas, las demás celdas se desplazan para incluir las nuevas. Excel se
encarga de realizar todos los ajustes necesarios para que cualquier referencia a las celdas
desplazadas sea actualizada.
El proceso para insertar filas es el siguiente: deberá seleccionar las filas que desee
insertar mediante la selección de un número de títulos de filas (tantas como desee insertar y en
la posición donde se insertarán las filas), después deberá elegir la opción Filas del menú
Insertar. Las celdas insertadas desplazan a las restantes hacia abajo
Para insertar columnas, el procedimiento es similar, seleccionando los títulos de las

columnas y después en el menú Insertar seleccionar la opción Columnas. Las nuevas
columnas aparecerán a la izquierda de las seleccionadas.
Si desea insertar una rango de celdas en blanco, deberá seleccionar un rango de celdas
igual al que va a insertar y seleccionar en el menú Insertar la opción Celdas. Aparecerá el
PAG. 29
cuadro de la figura en el que indicará la dirección con que se deben desplazar las celdas que
ocupan esa posición.
Debemos distinguir aquí entre los conceptos Eliminar y Borrar celdas.
El primero desplaza las celdas situadas alrededor de las eliminadas hasta ocupar el
espacio que éstas dejan; mientras que el segundo elimina el contenido o el formato de las
celdas dejando las celdas en blanco sin destruirlas.
Al utilizar el comando Borrar del menú Edición, tendrá varias opciones: la opción
Contenido elimina sólo el valor de la celda; Formato elimina el formato de la celda dejándolo
de nuevo en formato General. Si desea eliminar ambas cosas, debe elegir la opción Todo.
Comentarios permite eliminar las sugerencias de celda, sin afectar al contenido ni al formato
de la misma.
Cuando utilice la tecla [Supr], debe tener en cuenta que el comando equivalente es
Edición / Borrar / Contenido y que, por lo tanto, la celda sigue manteniendo el formato que
tenía asignado.
Finalmente, recuerde que la mayor parte de las acciones para la estructuración de los
datos de una hoja se pueden realizar también desde el menú contextual de celda.
PAG. 30
4.4. PEGADO ESPECIAL
El comando Pegado especial es accesible desde el menú Edición y nos permite

realizar procesos de pegado más específicos que con el comando habitual. Este comando se
muestra disponible cuando se llevan datos al portapapeles mediante el comando Copiar, no
cuando lo hace con el comando Cortar.
En el cuadro Pegado especial se indican por un

lado los elementos que se desean pegar de los datos del
portapapeles y por otro, la operación que se deberá
realizar con las celdas copiadas y las del área de
pegado.
Al pegar los datos del portapapeles mediante el

comando Pegado especial, se pueden separar aquellas
partes de los datos copiados a la hora de pegar en el
destino. Las distintas opciones que se presentan bajo el
título Pegar son:
- Todo: pega todos los atributos de la celda en la nueva posición. Esto significa pegar su
contenido, su formato, sus notas, etc...
- Fórmulas: pega las fórmulas del mismo modo en que se escriben sobre la barra de
fórmulas en área destino.
- Valores: únicamente pega los valores como se muestran en las celdas.
- Formatos: pega solo los formatos en las celdas destino de forma que, a partir de ese
momento, aunque aparentemente estén vacías, tendrán asociado un formato.
- Comentarios: solo se copian los comentarios de las celdas.
- Validación: se pegan las reglas de validación de entrada de datos, cosa que ya veremos
en una lección posterior.
- Todo excepto bordes: pega valores y formatos, pero no bordes gráficos.
- Ancho de las columnas: establece el ancho de la columna al valor de la celda/s que
ha/n sido copiada/s.
Bajo el título de Operación se muestran una serie de operaciones que se pueden

realizar al pegar los datos con aquéllos situados en el área de pegado. Por defecto, no se realiza
ninguna operación.
La casilla de verificación Saltar blancos se deberá activar cuando quiera evitar escribir
encima de celdas en blanco del área de pegado.
PAG. 31
Para trasponer una selección de celdas, es decir cambiar filas por columnas en el área
destino, deberá activar la casilla de verificación Transponer.
El botón Pegar vínculos pega los datos seleccionados y establece un vinculo con la
fuente de datos. Si los datos de la fuente cambian, también los datos pegados en la nueva
posición reflejarán los cambios.
Cuando se quiere copiar únicamente el formato, se puede realizar de forma más rápida
accediendo al botón Copiar formato de la barra de herramientas Estándar.
El cuadro de diálogo Pegado especial ofrece un aspecto diferente al de la figura

anterior cuando se trata de pegar datos en otro libro o en otra aplicación, pero también ofrece
la posibilidad de Pegar o Pegar vínculos en el libro destino. Si los vínculos no se pueden
establecer, esta opción no estará disponible. Debe tener en cuenta que un objeto copiado se
pega como un objeto separado en la esquina superior izquierda del área destino seleccionada.
En este nuevo cuadro de diálogo bajo el título Como: se muestra una lista de los
formatos con los que se pueden pegar los datos. Si el objeto copiado fuera una imagen, en la
lista Como aparecerían los distintos tipos que se pueden elegir a la hora de pegar el objeto. Por
ejemplo, un texto de WordPerfect se podría pegar en Excel como texto o como gráfico.
La casilla de verificación Mostrar como icono, al ser seleccionada, muestra el objeto

pegado en el destino como un icono que representa a los datos de la aplicación origen.
PAG. 32
4.5. BUSCAR Y REEMPLAZAR
Excel proporciona dos comandos para buscar y reemplazar un grupo de caracteres en

un texto. Estos comandos son Buscar y Reemplazar y se encuentran en el menú Edición.
En el campo superior Buscar se debe introducir la cadena de caracteres a buscar. En la

lista Buscar se debe indicar si la búsqueda ha de realizarse primero por filas o por columnas.
El campo Buscar dentro de se utiliza para indicar el ámbito de la búsqueda; por ejemplo,
celdas que sólo contengan fórmulas, constantes, etc.
La casilla de verificación Coincidir mayúsculas y minúsculas debe activarse si se

desea que la palabra esté escrita de la misma forma. La activación de la casilla Buscar celdas
completas implicaría una búsqueda exacta entre el texto introducido y el contenido total de la
celda.
Cada vez que se pulse el botón Buscar siguiente, se localiza la siguiente palabra que
cumple con el patrón introducido.
Al introducir el patrón a buscar, se pueden utilizar caracteres comodín:
- El signo de interrogación ? representa cualquier carácter individual que se

encuentre en la misma posición que el signo.
- El signo asterisco * representa cualquier número de caracteres (incluso ninguno)
en la posición del asterisco.
Si quiere buscar asteriscos y signos de interrogación reales deberá precederlos de una

tilde (~)
El botón Reemplazar activa una nueva orden en la que, además de buscar un

determinado texto, se puede introducir un texto que sustituirá a la palabra encontrada. Esta
orden también puede ser accedida directamente en el menú Edición.
PAG. 33
En el cuadro de diálogo Reemplazar podrá reemplazar una a una las ocurrencias que
aparezcan a través del botón Reemplazar o bien sustituir automáticamente todas las
ocurrencias mediante el botón Reemplazar todas.
PAG. 34
Organizar e Imprimir Hojas
5.1. VENTANAS
Excel permite tener varias ventanas en el escritorio en las que se pueden presentar
partes diferentes de una hoja, hojas diferentes del mismo libro de trabajo o incluso dos o más
libros de trabajo.
Para crear ventanas, deberá elegir en el menú Ventana el comando Nueva ventana. Al
ejecutar esta orden, aparecerá una nueva ventana. Si existe un libro abierto, éste aparecerá en
la nueva ventana y cualquier cambio que se realice en una de las ventanas de un libro se verá
reflejado en el resto de ventanas del libro. En el título de la ventana aparecerá el nombre del
archivo seguido de [ : ] y un número.
Una vez creadas las distintas ventanas, existen comandos

para organizarlas de forma que puedan verse todas a la vez. El
comando Organizar del menú Ventana organiza las ventanas
visibles de la pantalla. En el cuadro de diálogo Organizar
ventanas se puede seleccionar el modo en el que se quiere
organizar las ventanas.
Las ventanas del escritorio de Excel pueden

estar ocultas o visibles, en su forma normal o
reducidas a iconos. Para ocultar una ventana, deberá
seleccionar la opción Ocultar del menú Ventana.
Aunque las ventanas estén ocultas, permanecen abiertas. Para volver a mostrar una
ventana oculta en el menú Ventana, deberá seleccionar la opción Mostrar.
En el menú Ventana aparece una lista de las ventanas no ocultas presentes; si

selecciona una de las ventanas de la lista, la ventana seleccionada pasará a ser la activa.
Si existen varias ventanas de un mismo libro, cuando se cierran las ventanas, no se

cierra el archivo, excepto si la ventana cerrada es la última de ese libro.
Además, en Excel 2000 cada una de las ventanas que cree o cada uno de los libros que
abra tiene su propio icono en la barra de tareas de Windows.
Esto quiere decir que puede pasar de uno a otro libro simplemente pulsando en el icono
correspondiente, lo que puede ser muy útil cuando trabaje con más de un libro, copiando de
una parte a otra o simplemente contrastando datos.
PAG. 35
5.2. PANELES
En una hoja de cálculo se pueden establecer distintas secciones, de forma que se

puedan ver simultáneamente diferentes áreas distintas.
Una ventana se puede dividir horizontal o verticalmente en dos o cuatro paneles. Estos
paneles se pueden inmovilizar para ver en todo momento una determinada zona de su hoja de
cálculo.
Esta función es menos potente que la de Nueva ventana ya que, en este caso, sólo
podrá mostrar la misma hoja de cálculo y no tendrá disponibles acciones como la de minimizar
la ventana o acceder a cada panel desde la barra de tareas de Windows.
Al dividir en paneles, podrá ver partes distintas de la misma hoja o incluso la misma
parte. Cualquier cambio efectuado en un panel se produce también en los otros ya que está
trabajando en la misma hoja de cálculo.
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Los paneles pueden ser útiles si se desea separar unos datos de otros en la misma hoja
de cálculo. Por ejemplo, en alguna ocasión podrá interesarle realizar una sección de forma que
queden separados los títulos de una tabla del resto de datos de la tabla e inmovilizar los
primeros; de esta forma, al desplazarse en la hoja de cálculo, los datos de la tabla variarán,
mientras que los títulos de la celdas no cambiarán quedando siempre visibles en pantalla.
Para especificar los paneles, deberá elegir el comando Dividir del menú Ventana.
Existen distintas formas de realizar divisiones en la hoja actual:
- Si selecciona un identificador de fila, la división será horizontal.

- Si selecciona un identificador de columna, la división será vertical.
- Si está situado en una celda, la división será en cuatro paneles.
Una división horizontal en paneles permite que las secciones se desplacen de forma
independiente en sentido vertical y de forma conjunta en el sentido horizontal. Si la división es
vertical, sucede lo contrario.
Para inmovilizar paneles, deberá ejecutar la orden Inmovilizar paneles del menú
Ventana. Cuando se ejecuta la orden Inmovilizar, siempre se fija la sección superior o la
sección izquierda, dependiendo de que el tipo de división sea horizontal o vertical
respectivamente. Si se establecen cuatro secciones, se inmoviliza la sección superior izquierda.
PAG. 37
Si se selecciona directamente Inmovilizar secciones sin haber hecho previamente la

división, Excel realiza automáticamente la división y las inmoviliza.
5.3. REVISAR ORTOGRAFÍA
El resto de capítulos que compone la lección nos permitirá aprender cuáles son las
tareas que debe llevar a cabo a la hora de imprimir en papel un libro u hoja de calculo.
La primera tarea que debe realizar es la revisión ortográfica de su hoja. Presentar un

trabajo con faltas ortográficas es un detalle de poca profesionalidad que puede ser fácilmente
evitado aplicando la revisión ortográfica incorporada en Excel.
Excel además incorpora la posibilidad de corregir "errores sobre la marcha", es decir,

al mismo tiempo que se escribe en la hoja de cálculo. Esta característica se llama
Autocorrección y está disponible en el menú Herramientas.
El cuadro de diálogo de la figura siguiente proporciona la posibilidad de corregir de

forma automática los errores más comunes a la hora de teclear texto en la hoja de cálculo.
Así, teniendo activada la casilla Corregir Dos Mayúsculas Seguidas, nos aseguramos
que, cuando Excel encuentre en una palabra que comienza por dos mayúsculas seguidas,
sustituya la segunda por su correspondiente minúscula.
También puede asegurarse de que la primera letra de las oraciones aparezca siempre en
mayúsculas; Excel reconocerá el principio de una oración después de un punto. O reemplazar,
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mientras escribe, unas palabras por otras. En la lista inferior ya aparecen casos típicos de
errores mecanográficos; pero usted puede disminuir o aumentar dicha lista con aquellas
palabras en las que suele caer en errores.
Todas estas opciones de Autocorrección sólo funcionarán si tiene activada la casilla

Reemplazar texto mientras escribe. Pero si le molesta esta característica de Excel, no tiene
más que desactivar esta casilla.
De todas formas, es más aconsejable realizar la revisión ortográfica una vez haya
terminado de introducir todo el texto, aunque puede combinar la autocorrección con la
revisión.
Para comenzar la revisión ortográfica, puede seleccionar la opción del menú

Herramientas / Ortografía, pulsar la tecla [F7] ó el botón de la barra de herramientas.
Si seleccionamos un grupo de celdas, la revisión ortográfica se hará sobre esas celdas,

si no, se revisará toda la hoja. Cuando se revisa la ortografía de toda una hoja, se comprueba la
ortografía de todos sus elementos, texto, gráficos, comentarios, etc. A continuación se muestra
el cuadro de diálogo que aparece al ejecutar la revisión ortográfica.
En la parte superior del cuadro de diálogo aparece un mensaje indicando que la palabra
no se encuentra en el diccionario.
Bajo este mensaje se encuentra una lista con las sugerencias que proporciona Excel
para sustituir esa palabra. Sobre la lista, dentro del cuadro Cambiar por:, se encuentra la
palabra que sustituirá a la incorrecta.
- El botón Omitir continúa la revisión sin realizar ninguna acción.

- El botón Omitir todas no mostrará a lo largo de la hoja más veces la palabra
no encontrada.
- El botón Cambiar sustituye la palabra no encontrada por la palabra
seleccionada en el campo Cambiar por:
- El botón Cambiar todas sustituye todas las ocurrencias de la palabra no
encontrada actual por la palabra seleccionada en el campo Cambiar por:
PAG. 39
- El botón Agregar introduce la palabra no encontrada en el diccionario que esté

utilizando.
En el campo Agregar palabras a: Podemos elegir el diccionario en el que queremos

introducir la palabra que no se encuentra en el diccionario principal. Inicialmente tenemos el
diccionario PERSONAL.DIC, que se encuentra vacío hasta que le añadimos palabras.
A partir del momento en que introducimos una palabra en el diccionario, dejará de ser
una palabra incorrecta. Excel comparte los diccionarios con otras aplicaciones de Office, por lo
que si ha añadido palabras desde, por ejemplo Word, dichas palabras estarán disponibles en
Excel y viceversa.
El botón Sugerir se activa cuando seleccionamos un diccionario distinto o cuando no

tenemos activada la casilla de verificación Sugerir siempre y nos muestra las distintas
posibilidades que tenemos para sustituir la palabra.
Por último, el botón Deshacer cancela el último cambio realizado.
5.4. CONFIGURAR PÁGINA
Una vez ha comprobado la corrección ortográfica de su hoja de cálculo, es el momento

de empezar a prepararla para que la impresión en papel sea lo más elegante posible.
Aplicar márgenes, indicar la

orientación del papel, introducir
encabezados y pies de página, etc., son
tareas que se realizan mediante la
opción Configurar página del menú
Archivo. En la figura siguiente puede
ver el cuadro de diálogo que aparece al
ejecutar este comando.
Así, en la ficha Página indicará

la orientación del papel, que por defecto
es vertical. También puede establecer
opciones como el tamaño del papel, la
calidad de la impresión, aspecto éste
que depende de la impresora que tenga
seleccionada, etc.
PAG. 40
En la sección Escala puede reducir o aumentar la hoja de cálculo de forma por

ejemplo, que ocupe menos páginas impresas. Si la hoja de cálculo tiene poco espacio escrito en
la última página impresa, podrá reducir el número utilizando la opción Ajustar a.
En la ficha Márgenes se muestran los márgenes que desea aplicar a las páginas Un
margen es la distancia que existe entre el borde físico del papel y el texto impreso. Podrá
ajustar los márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho.
Otro dato importante es el de la distancia tanto del encabezado como del pie de página.
Estos elementos deben situarse dentro del margen superior e inferior respectivamente; si indica
una distancia mayor que estos márgenes, su contenido ocultará probablemente datos de la hoja
de cálculo.
En la ficha Encabezado y pie de página podrá indicar qué texto desea que aparezca
como encabezado y pie de página. En estos elementos se suelen situar datos como la fecha de
la impresión, el número de página, el nombre de la empresa, etc.
Finalmente, la ficha Hoja

permite indicar características
importantes a la hora de imprimir. Lo
primero que destaca es la posibilidad
de indicar qué área de la hoja de
cálculo desea imprimir. Para ello
utilice el campo Área de impresión.
Si desea que cierta

información de la hoja de cálculo se
repita en cada una de las paginas,
deberá indicarlo en la sección
Imprimir títulos.
Esto es útil cuando, por ejemplo, tiene una lista larga ordenada por filas o columnas,
donde la primera fila o la primera columna representa los campos de información de dicha
lista.
Cuando Excel necesita que en un cuadro de diálogo se indique la referencia de alguna
celda o rango de celdas, le presentará el botón Contraer o Minimizar diálogo pulsando este
botón , el diálogo disminuye su tamaño, de forma que pueda indicar en la hoja de cálculo
el conjunto de celdas.
En la sección Imprimir podrá especificar si desea o no imprimir las líneas de división

(es decir la cuadrícula de la hoja de cálculo), los títulos de columna y de fila, etc.
Finalmente, en la sección Orden de las páginas se indica cuál debe ser el orden en que
Excel imprimirá la hoja de cálculo.
PAG. 41
Con la opción Hacia abajo, luego hacia la derecha, Excel imprimirá primero la hoja
de cálculo en vertical (hacia abajo) y las columnas que no quepan en la hoja serán impresas en
una página aparte, después de imprimir todas las filas.
Con la otra opción, ocurre lo contrario: primero una página, después otra con las
columnas de la derecha que no quepan, ...
5.5. SALTOS DE TEXTO
Una vez se han establecido los márgenes y otros detalles mediante el cuadro de diálogo
Configurar página, Excel permite ver dónde se sitúan los Saltos de página e incluso permite
modificarlos si lo desea. Es decir, podrá indicar dónde debe terminar una página y comenzar la
siguiente.
Deberá configurar la página antes de modificar los saltos de página ya que, si después
cambia algún detalle en el cuadro Configurar página, los saltos de página pueden variar, por lo
que tendrá que volver a ajustarlos.
Para acceder al modo de ver de saltos de página, elija Vista previa de salto de página
en el menú Ver.
PAG. 42
Cuando está en este modo de ver, Excel le indica mediante una línea discontinua cuál
es la situación de los saltos de página automáticos, mientras que una línea más gruesa muestra
los límites del área de impresión, es decir, de lo que se va a imprimir.
Además, en el fondo de cada página puede ver con letras grises el texto Página X,
indicando en cada una cuál es dicha página.
Si cambia la situación de un salto de página, Excel modificará el tamaño de la hoja de

forma que se acomode al nuevo salto de página. Excel puede necesitar cambiar la escala de
visualización actual para acomodar la nueva posición del salto de página. Es decir, Excel
cambiará el tamaño de la fuente de texto de su hoja de cálculo si es necesario.
Por otra parte, es posible que, al eliminar un salto de página, también se elimine otro,
debido a la disminución del tamaño de la hoja que es necesario realizar.
Mediante este modo de ver también podrá establecer el área de impresión. Puede
desplazar las líneas gruesas que indican dicha área y reducir o aumentar la parte de la hoja de
cálculo que desea imprimir.
Además, en cualquier modo de ver podrá insertar un salto de página manual. Para ello,
seleccione la fila o columna a partir de la cual desea que se cree el salto y elegir Salto en el
menú Insertar.
Este tipo de saltos de página se muestra en forma de líneas continuas en el modo Vista
previa de salto de página.
5.6. IMPRIMIR
El último paso antes de imprimir la hoja de cálculo es comprobar cuál va a ser el

resultado de esta impresión. Es posible que, al ajustar los saltos de página, haya hecho que la
hoja de cálculo se vea a una escala demasiado pequeña, por lo que la impresión no será muy
satisfactoria.
Por ello es fundamental comprobar cuál va a ser el resultado real de la presión y

modificar todo aquello que no sea de su agrado: márgenes, situación de los encabezados,
tamaño, etc...
Excel dispone de la herramienta Presentación preliminar, que nos permite ver como
quedará la hoja de cálculo o mejor dicho, el área de impresión, antes de realizarla. Para ver la
hoja en presentación preliminar, utilice el botón .
PAG. 43
En este modo de ver podrá ver toda la página para comprobar la distribución de la
misma o hacer un zoom y comprobar cuál es el resultado de la impresión.
La página quedará impresa tal como la ve ahora. Si el tamaño de la letra fuera

demasiado pequeño, debería pensar en volver a ajustar los saltos de página.
Desde la presentación preliminar también podrá mostrar el cuadro de diálogo

Configurar página mediante el botón Configurar. Además puede comprobar cuál es la
situación de los márgenes e incluso modificarlos directamente sobre la página pulsando en
Márgenes.
Excel le muestra con

una línea dónde está situado
cada margen, así como el
encabezado y pie de página. Si
desea cambiar la distancia de
algún margen, sitúe el ratón en
alguna de estas líneas y, cuando
cambie el cursor, arrástrela
hasta la nueva posición.
Si todo es correcto, ha
llegado el momento de imprimir
finalmente la hoja de cálculo.
Utilice el comando Imprimir
del menú Archivo ó el botón.
En este cuadro de diálogo puede seleccionar la impresora a utilizar, establecer el

intervalo de páginas a imprimir, el número de copias, etc. Mediante el botón Propiedades
podrá cambiar algunas características de la impresora que tenga seleccionada.
PAG. 44
La impresora que aparece es la predeterminada en Windows, pero puede utilizar

cualquiera de las que tenga disponibles.
PAG. 45
Fórmulas
6.1. SINTAXIS
Una fórmula es una expresión que relaciona valores con operadores para producir un
nuevo valor. Las fórmulas pueden tener varias formas, ya que pueden utilizar referencias,
funciones, texto y nombres para realizar diferentes tareas.
Para introducir fórmulas, deberá editar la celda o bien seleccionar la celda y después
introducir datos mediante la barra de fórmula. Una fórmula siempre debe comenzar con el
signo igual ( = ) y puede producir diferentes resultados: Un valor concreto, un valor lógico
(VERDADERO o FALSO) o un texto.
En la hoja de cálculo las celdas que contienen fórmulas suelen mostrar el resultado de
la fórmula, mientras que la fórmula en sí de la celda activa aparece en la barra de fórmulas.
Los operadores utilizados al crear fórmulas son:
ARITMÉTICOS:
- Suma. (+)
- Resta. (-)
- Multiplicación. (*)
- División. (/ )
- Porcentaje. (%)
- Función exponencial. (^)
COMPARATIVOS:
- Igual. (=)
- Distinto. (<>)
- Mayor. (>)
- Menor. (<)
- Mayor o igual. (>=)
- Menor o igual. (<=)
OPERADOR DE TEXTO: El operador de texto (&) une dos valores de texto para
producir un nuevo valor resultado de añadir un texto a continuación del otro.
A continuación se muestran algunos ejemplos de fórmulas:
Fórmula: Resultado:
= 2^2 + 5 9
= 10 *(2+20) 220
PAG. 47
Cuando se introducen en una fórmula compleja varios operadores, hay que tener
presente el orden de precedencia que poseen los operadores. Esto quiere decir que unos
operadores se ejecutan antes que otros, siempre que no se indique lo contrario mediante la
utilización de paréntesis.
Orden de evaluación de operadores ordenados de mayor a menor prioridad:
- Porcentaje.
- Función exponencial.
- Multiplicación y división
- Suma y resta.
- Concatenación de texto.
- Comparación.
A la hora de escribir fórmulas, para indicar números negativos, no deberá utilizar los
paréntesis sino el signo ( - ). Si una fórmula contiene operadores con igual prioridad, se
evalúan de izquierda a derecha; pero utilizando paréntesis podrá alterar el orden de
precedencia.
Por ejemplo, la fórmula = (10 * 2) + 20 produce un valor de 40, mientras que

modificando la posición de los paréntesis = 10 * (2 + 20) se obtiene el valor 220.
Cada operador actúa sobre tipos de datos determinados. Si al escribir fórmulas se

introduce un dato con un tipo distinto al esperado, Excel intenta convertir el tipo del dato en
uno del tipo requerido por el operador y, si no es posible la conversión, se visualiza un mensaje
de error en la celda.
A continuación se muestran los valores de error que pueden aparecer en Excel al

introducir fórmulas:
- # ¡DIV/0! - Error de división por cero.

- #N/A - Valor no disponible.
- #¿NOMBRE? - Utilización de un nombre que Excel no reconoce.
- #¡NULO! - Especifica una intersección no válida de dos áreas.
- #¡NUM! - Número usado de forma incorrecta.
- #¡REF! - Referencia a una celda no válida.
- #¡VALOR! - Operando o argumento equivocado.
- ####### - Marcador de columna demasiado pequeña para albergar los datos.
Excel puede corregir muchos errores de sintaxis a medida que escribe las fórmulas. En
ocasiones lo hará sin más (por ejemplo, si falta algún paréntesis de cierre), ya que el error es
obvio; en otras le pedirá confirmación para llevar a cabo la modificación.
PAG. 48
6.2. REFERENCIAS
Cuando se utiliza varias veces un valor para la realización de cálculos, resulta

interesante poder escribirlo una sola vez en una celda para después referenciarlo en varias
fórmulas.
Las referencias indican la posición de las celdas en las que se deben buscar datos. Para
introducir una referencia en una fórmula, deberá introducir el nombre de la columna y de la
fila que conforman la celda o el rango de celdas donde buscar los datos.
Una referencia a una celda es por ejemplo A3. Una referencia a un rango de celdas es
A3: B5. Existen tres tipos de referencias:
- RELATIVAS: Indicarán la posición de la celda de datos como un desplazamiento a

partir de la celda actual en la que se está introduciendo la fórmula. Si las celdas
referenciadas cambian de posición, Excel reajusta las referencias para adaptarlas a la
nueva situación. Un ejemplo de referencia relativa sería la celda A3.
- ABSOLUTAS: Estas referencias indican posiciones exactas de la hoja de cálculo.

Una referencia absoluta se indica añadiendo el signo $ antes de la letra de fila o el
número de columna. Por ejemplo $B$3 indicará siempre la celda de la columna B en
la fila 3, aunque se inserten filas o columnas delante de esta celda.
- MIXTAS: Este tipo de referencia es una combinación de los dos tipos de referencia
anteriores. Para indicar que se trata de una referencia mixta, deberá poner el símbolo
$ delante del nombre de fila o de columna de la celda a referenciar. Por ejemplo,
referencias relativas serían A$3, $B4.
En una fórmula no se debe utilizar nunca el signo $ antes de un número para indicar
formato moneda sino que deberá elegir el formato en el que se presentaran los resultados
mediante la orden Formato / Celdas.
Mediante la tecla [F4] se puede cambiar el tipo de referencia que tiene una celda en
una fórmula cambiando de forma circular de la siguiente manera:
Relativa (D1) / Absoluta ($D$ 1) / Mixta ($D1) / Mixta (D$1)
Existen unos, operadores para construir referencias en las fórmulas.
- Rango ( : ) Crea una referencia a todas las celdas existentes entre las dos
referencias escritas. Por ejemplo B1: C4.
PAG. 49
- Unión ( , ) Produce una referencia que incluye las dos referencias. Por ejemplo
C3,C5.
- Intersección (espacio). Produce una referencia para las celdas comunes a las
dos referencias. Por ejemplo A3:C3 B2:B4.
Para referenciar filas o columnas completas o un rango completo de ellas, citamos

algunos ejemplos que le puedan servir como guía.
- Toda una columna A:A - Toda una fila: 1:1

- Filas de la 2 a la 4: 2:4 - Columnas de la A a la C: A:C
- La hoja completa A:IV ó 1:65536
Otra forma más sencilla de introducir referencias en las fórmulas es mediante la

selección de las celdas con el ratón. Una vez se ha introducido el signo (=) en la celda, basta
con hacer clic sobre la celda a la que quiere referenciar en la fórmula o realizar una selección
de un rango de celdas. De esta forma las referencias pasan directamente a formar parte de las
fórmulas.
Existe otra forma de referenciar las celdas de la hoja de cálculo denominado L1C1. En
este estilo de referencia la posición de una celda se indica situando el número de fila tras la
letra L y el número de columna tras la letra C.
En el estilo L1C1
una referencia relativa se
indicaría del siguiente
modo: L(3)C(2), mientras
que una referencia absoluta
se indica por ejemplo
mediante L3C2 y una
referencia mixta sería
L3C(2).
Si desea activar el
estilo L1C1, deberá
seleccionar en el menú
Herramientas la opción
Opciones. En el cuadro
Opciones deberá elegir la
ficha General y en el
apartado Configuración,
indique el estilo L1C1.
Cuando edita una celda en la que ha incluido una fórmula, podrá ver (si ha hecho
referencias a celdas), a que celdas se está refiriendo la fórmula. Excel coloreará los distintas
rangos para que usted pueda comprobar la corrección de la fórmula. Por ejemplo si introduce
PAG. 50
una fórmula en la que intervienen el rango C3:C5, cuando la edite, podrá ver resaltado dicho
rango en la hoja de cálculo.
6.3. REFERENCIAS A OTRAS HOJAS
Cuando se trabaja con referencias, en ocasiones es necesario hacer referencia a datos en

otras hojas del libro. En Excel, para indicar una referencia en otra hoja, se debe indicar el
nombre de la hoja separado de la referencia de la celda mediante un signo de exclamación,
como por ejemplo: Hoja6!$B$5:$D$9.
Si el nombre de la hoja incluye espacios, se deberá escribir entre comillas simples.
Para evitar equivocaciones al introducir las referencias, le recomendamos que utilice el

ratón. De esta forma, mediante la selección de hojas y celdas se va actualizando la fórmula con
las referencias correctas.
Cuando esté introduciendo una fórmula y tenga que introducir una referencia a celdas
situadas en otra hoja, simplemente tendrá que seleccionar la hoja y las celdas elegidas; Excel
automáticamente incluye el símbolo de admiración o las comillas simples si fuese necesario.
En Excel puede introducir referencias a celdas en un rango de hojas de un libro e

incluso a datos en otros libros de trabajo en otras aplicaciones.
La sintaxis necesaria para realizar una referencia de un rango de celdas en un rango de

hojas es la siguiente:
Hoja1: Hoja 3! A1: C6
La referencia anterior incluye las celdas del rango A1:C6 de cada una de las hojas
indicadas en el rango de hojas, incluyendo la primera y la ultima hoja. Estas referencias suelen
denominarse Referencias 3D.
Mediante el ratón puede introducir Referencias 3D con facilidad seleccionando el

rango de hojas y el rango de celdas elegidas. Recuerde que, para hacer una selección múltiple
de hojas, deberá mantener la tecla [Mayús] pulsada mientras selecciona la primera y la última
hoja del rango.
PAG. 51
6.4. MOVER Y COPIAR FÓRMULAS
Al mover celdas que contienen fórmulas, los valores o las referencias que contienen
nunca cambian; sin embargo si se mueven las celdas a las que hace referencias una fórmula,
Excel actualizará las fórmulas para ajustarse a las nuevas posiciones.
Las fórmulas que hacen referencia a unas celdas sobre las que se han movido nuevas
celdas, producen un error #¡REF! ya que las nuevas celdas reemplazan a las existentes.
Fíjese cómo, en este caso, siguen existiendo las celdas como tales, pero ya no son sobre
las que se creó la fórmula, por lo que Excel entiende que la fórmula ya no es correcta.
Cuando se copian celdas que contienen fórmulas, el resultado es diferente en función

de los tipos de referencias utilizados en la fórmula. Si las referencias son relativas, al copiar
las celdas Excel las ajusta automáticamente y también lo hace con las partes relativas de las
referencias mixtas. Si las referencias son absolutas, al copiar las celdas, no se modifican
puesto que siempre se refieren a una zona concreta de la hoja de cálculo.
Al insertar celdas, filas o columnas en la hoja de cálculo, las referencias se modifican

automáticamente para que sigan apuntando a las mismas celdas ya sean referencias absolutas,
relativas o mixtas. Esto mismo ocurre si se eliminan celdas, filas o columnas, excepto si una
fórmula hace referencia directamente a alguna celda eliminada, en cuyo caso aparecerá un
error #¡REF! en la fórmula. Si las celdas eliminadas pertenecen a un rango, Excel ajusta las
referencias y no produce ningún error.
Si se traba a con Referencias 3D que afectan a un rango de hojas, se deberá tener en

cuenta ciertos aspectos a la hora de mover, insertar y eliminar hojas:
Al eliminar una hoja perteneciente a un rango de una referencia 3D, los valores de la hoja
eliminada serán excluidos de la fórmula a la hora de realizar el cálculo.
- Si se inserta una nueva hoja dentro del rango de hojas de la referencia 3D, Excel
incluye el mismo rango de celdas de la nueva hoja que estaba seleccionado en las
restantes hojas de cálculo en la fórmula.
- Si se mueven las hojas que están en el rango fuera de él, los valores se eliminarán
del cálculo de la fórmula.
- Si se desplazan las hojas primera o última del rango, el cálculo se ajustará para
acomodar el nuevo rango de hojas entre ellas.
PAG. 52
6.5. RÓTULOS Y NOMBRES
En muchas ocasiones, su hoja de cálculo presentará rótulos o títulos en la parte

superior de cada columna y a la izquierda de cada fila, representando las categorías de la
información que se presenta en la hoja
En el ejemplo de la figura anterior puede ver que tenemos información referente a cada
división (Norte, Sur, Este y Oeste) y para cada uno de los vendedores.
En estos casos es posible utilizar dichos rótulos directamente en las fórmulas e incluso
crear nombres alternativos a celdas en el interior de la hoja, de forma que la confección de las
fórmulas sea más natural.
Por ejemplo, sería válida una fórmula del tipo =SUMA(Empresa 1). En este caso,
Excel reconocería Empresa 1 como el rótulo de la fila 5 y devolvería la suma de los valores
situados en dicha fila.
Si le interesa hacer referencia a una celda en particular, simplemente debe recordar que
es la intersección entre una fila y una columna. Por lo tanto, para hacer referencia a ella podrá
utilizar el rótulo de fila y de columna. Siguiendo el ejemplo anterior, la fórmula =TOTAL
Vendedor 2, haría referencia a la celda C9 (recuerde el uso del espacio como operador de
intersección).
Aunque puede aprovecharse de esta característica de Excel, es posible también asignar

nombres descriptivos a cualquier otra parte de la hoja, sin necesidad de que sea la parte
superior de las columnas o la izquierda de las filas.
En estos casos, se utiliza el comando Nombre del menú Insertar o lo puede hacer
directamente en el cuadro de nombre.
Para introducir un nombre, debe situarse en la celda a la que se quiere dar nombre
seleccionar el cuadro de nombres e introducir el nombre de la celda. Para nombrar un rango de
celdas, ha de realizar la misma operación, pero deberá seleccionar el rango de celdas a
nombrar.
PAG. 53
Debe tener en cuenta ciertos aspectos a la hora de introducir nombres:
- El primer carácter debe ser una letra o un carácter subrayado. El resto de caracteres
pueden ser letras, números, puntos y caracteres de subrayado.
- No se permite usar espacios.
- El nombre puede contener hasta 255 caracteres de largo.
Puede utilizar letras mayúsculas y minúsculas. Excel almacena el nombre tal como se
escribe. Sin embargo, no diferencia entre mayúsculas y minúsculas cuando lee los nombres en
las fórmulas. Esto quiere decir que dos palabras que sólo se diferencian por sus letras
mayúsculas o minúsculas, son interpretadas como la misma palabra.
Si introducimos en el cuadro de nombres un nombre ya existente, no se registrará de

nuevo, sino que nos llevará a la posición que referencia el nombre (como ya aprendió en la
lección correspondiente al desplazamiento por la hoja de cálculo).
Si lo hacemos desde el menú Insertar / Nombre, el nombre hará referencia a la última

celda o rango de celdas para el que lo definimos.
Excel utiliza referencias absolutas para definir nombres ya que, de esta forma, no
cambia si se mueve o copia la celda que contiene el nombre.
Si lo que desea es utilizar nombres con

referencias relativas, puede modificar las referencias
desde el cuadro de diálogo Definir nombre, en el
campo Se refiere a:. Este cuadro de diálogo es
accesible desde Insertar / Nombre / Definir...
PAG. 54
Las operaciones efectuadas en este cuadro tendrán efecto sobre las celdas seleccionadas
en la hoja.
- El botón Agregar añade a la lista el nuevo nombre.

- El botón Eliminar elimina el nombre de la lista y no aparecerá en el cuadro de
nombres.
- La casilla Se refiere a: muestra la referencia de la celda o celdas activas en la
hoja de cálculo.
Cuando esté creando una fórmula, podrá utilizar el comando Insertar / Nombre /
Pegar para elegir un nombre creado en la hoja de cálculo y que desee incorporar a su fórmula.
De esta forma evita la posibilidad de escribir erróneamente un nombre.
Excel permite crear nombres automáticamente a partir del contenido de las celdas. Para
ello deberá seleccionar las celdas y utilizar el comando Insertar / Nombre / Crear.
Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá indicar cuáles son las celdas donde
desea crear nombres. Si en lugar de elegir la opción Crear elige la opción Rótulo del mismo
menú, el resultado es la posibilidad de crear rótulos y no nombres.
Una vez que se han introducido nuevos nombres, tenemos la posibilidad de actualizar
la hoja de cálculo. A este comando se le llama Aplicar nombres y sustituye cualquier
referencia que coincida con la del nombre por el propio nombre.
Si seleccionamos un rango de hojas, la sustitución sólo se lleva a cabo en ese rango; de

lo contrario, se sustituyen en toda la hoja.
La diferencia fundamental entre un rótulo y un nombre se basa en que un nombre puede ser
utilizado para acceder directamente a la ubicación nombrada, no así con un rótulo que sólo
puede ser utilizado como referencia en una fórmula.
Si crea un nombre en la hoja de cálculo que coincida con alguno de los rótulos
existentes, deberá distinguir entre uno y otro poniendo entre comillas simples (´) el rótulo. Si
ya había utilizado el rótulo en alguna fórmula, Excel se encargara de ello.
Utilice nombres y rótulos para mejorar la legibilidad de sus fórmulas. Es mucho más
significativa una fórmula del tipo =SUMA(Vendedor 1) que su equivalente con referencias,
=SUMA(B5:B8).
PAG. 55
Trabajo con Funciones
7.1. FUNCIONES
Hay que entender el concepto de función como una fórmula ya escrita y que puede ser
utilizada para realizar operaciones. Las funciones aceptan valores de entrada, realizan cálculos
y producen resultados. Los valores de entrada se denominan argumentos.
El uso de funciones hace que el proceso de creación de fórmulas sea más simple ya que
reduce la extensión de las fórmulas, especialmente de aquéllas que, realizan cálculos muy
extensos.
Las funciones se deben utilizar dentro de una fórmula y manteniendo la sintaxis de

funciones, tal como se indica en la siguiente figura:
Si no se mantiene la sintaxis, se indicará un error en la fórmula en la celda en la que se

incluye la misma
Deberá mantener las siguientes pautas al utilizar funciones:
- Los paréntesis indican a Excel dónde empiezan y terminan los argumentos y deben
ser incluidos sin dejar espacios ni antes ni después de cada uno de ellos.
- No utilice ningún símbolo como separador de miles en valores numéricos. Utilice el

formato de número para indicar como se presentaran los resultados.
- Los argumentos especificados dentro de una función pueden ser numéricos,

referencias, texto, valores lógicos, matrices o valores de error.
- Los argumentos de una función pueden ser valores constantes o fórmulas. Cuando el
argumento de una función es otra función, se la denomina función anidada.
Cuando introduzca una función o fórmula, Excel marcará los paréntesis emparejados
durante unos segundos. Ante un mensaje de error deberá asegurarse de que todos los paréntesis
coincidan, que los argumentos de las funciones estén en la posición adecuada y sean del tipo
requerido. Si desea omitir un argumento en una función, escriba un punto y coma como
marcador de lugar. Si al introducir una función Excel no convierte el nombre de la función a
letras mayúsculas, la función no será valida y deberá asegurarse de no haber cometido errores
de ortografía.
7.2. AUTOSUMA
La función SUMA es la función más utilizada en una hoja de cálculo. Con su uso se
reduce considerablemente el tamaño de las fórmulas, por lo que Excel facilita el uso de esta
función. Así, además de poder usarla como cualquier función podrá acceder a ella desde la
barra de estado o utilizando el botón Autosuma.
En la parte derecha de la barra de estado aparece un rectángulo que tiene asignado el

uso de una función sobre las celdas que estén seleccionadas en la hoja de cálculo. Por omisión
la función que proporciona es la de suma, pero accediendo a su menú contextual (clic con el
botón derecho del ratón en el recuadro), podrá utilizar otras funciones como:
- Promedio: media aritmética de los valores numéricos de las celdas seleccionadas.

- Cuenta: número de celdas seleccionadas no vacías.
- Cuenta núm: número de celdas con valores numéricos.
- Máx y Mín: máximo y mínimo, respectivamente, de la selección.
Tenga en cuenta que estas funciones se deben realizar

sobre valores numéricos, que son con los que tiene sentido
realizarlas. Sólo puede servirle la función Cuenta para valores no
numéricos, ya que devuelve el número de celdas no vacías
seleccionadas. Además, es necesario tener seleccionada mas de
una celda con valores para que proporcione información.
La otra forma de utilizar la función SUMA es a través del

botón Autosuma situado en la barra de herramientas. Cuando
se usa el botón de Autosuma, Excel escribe la función y hasta
sugiere el rango de celdas a utilizar.
Para introducir fórmulas mediante el botón Autosuma, deberá seleccionar una celda
adyacente a las que se sumarán y pulsar sobre el botón Autosuma. Excel escribirá en la celda
la fórmula con la función SUMA y resaltará el rango de celdas sobre el que actúa. Si el rango
sugerido por Excel es incorrecto, podrá modificarlo mediante el arrastre del ratón o bien
introduciendo las nuevas referencias.
PAG. 58
Otra forma de realizar autosumas es mediante la selección del rango de celdas a sumar.
Para ello deberá seleccionar un rango de celdas que incluya tanto las celdas de los valores que
desea sumar como las celdas en blanco que contendrán los resultados. Deberá tener en cuenta
que los resultados aparecerán en las primeras celdas libres de la hoja próximas a los datos
tomados como argumentos.
Observe esta situación en la figura siguiente. Pulsando en el botón Autosuma, los

totales aparecerían en las celdas B9:E9 y E5:E9.
La suma total se podría calcular tanto sumando las filas como las columnas, pero Excel
lo hace siempre sumando las columnas.
7.3. PEGAR FUNCIÓN
Excel le ayudará a la hora de utilizar funciones, guiándole en la introducción de los

argumentos para que la sintaxis sea correcta.
Incluso, como verá en el próximo capítulo, podrá pedir al Ayudante de Office que le
sugiera una determinada función, si no sabe bien cuál es la mejor a utilizar.
Si conoce la sintaxis correcta de la función, podrá escribirla directamente en una celda,

formando parte de una determinada fórmula.
Sin embargo, si no conoce exactamente dicha sintaxis, lo mejor es pedir información a

Excel. Mediante el botón Pegar función , accederá a un cuadro de diálogo donde podrá
elegir la función adecuada.
PAG. 59
Como puede ver, las funciones se clasifican

por categorías, de forma que la localización de la
función requerida sea más sencilla. Además obtiene
una breve descripción de la función que tenga
seleccionada.
Una vez seleccionada la función que desea

incorporar en la fórmula, Excel le facilita la
introducción de sus argumentos.
En muchos casos usted tendrá los argumentos de la función en determinadas celdas de

la hoja de cálculo. En estos casos recuerde que puede utilizar el botón Minimizar diálogo
para reducir el tamaño del cuadro de diálogo y poder indicar con el ratón en qué celda se
encuentra el argumento.
Al mismo tiempo que va

introduciendo los argumentos, Excel
le muestra tanto el valor de la función
debajo de la lista de argumentos,
como el valor de la fórmula en la
parte inferior del cuadro de diálogo.
Recuerde que una función

puede estar incluida en una
determinada fórmula que utilice el
resultado de la función. En estos
casos, el resultado de la fórmula no
tiene por qué coincidir con el de la
función que estamos introduciendo
Por ejemplo, podría estar creando una fórmula en la que se sumase al valor de la
función PROMEDIO una determinada cantidad. En este caso, no coincidirían ambos
resultados: la función devolvería un resultado y la fórmula otro.
Para finalizar, recuerde que una función debe estar en el interior de una fórmula. Si no
es así, Excel entenderá el nombre de la función como texto y lo introducirá así en la celda. De
hecho, cuando introduce el signo = al principio de una celda, Excel muestra en la parte
izquierda de la barra de fórmulas una lista de funciones que puede utilizar.
Utilizar dicha lista será lo mismo que pulsar en el botón Pegar función de la barra de
herramientas.
PAG. 60
7.4. FUNCIONES SUGERIDAS
En ocasiones, conocemos el cálculo que deseamos realizar, pero no si Excel aporta

alguna función que nos pueda ayudar.
En estos casos, es posible pedirle que sea la propia aplicación la que nos sugiera una o
un conjunto de funciones que puedan ser adecuadas. Usted podrá describir con sus propias
palabras la función que desea utilizar.
Cuando necesite este tipo de ayuda, acuda al comando

Pegar función y pulse en el botón de ayuda que aparece en
la parte inferior del correspondiente cuadro de diálogo.
Aparecerá el Ayudante de Office que le sugerirá ayuda sobre el
proceso que está realizando.
Si no conoce muy bien la función que desea utilizar,

escriba una breve descripción en el globo del Ayudante de
Office y éste, tras una breve búsqueda, le informará de aquellas
funciones que están disponibles en Excel y que pueden
ajustarse a la que usted necesita.
Aunque en ocasiones el resultado de la búsqueda no siempre coincide con lo que usted

ha pedido, esta forma de buscar funciones puede ahorrarle mucho tiempo e incluso conocer si
realmente Excel incorpora o no una función que pueda ser útil para el proceso que usted
necesita.
7.5. INSERTAR REFERENCIAS
Normalmente los argumentos de una función están situados en celdas de la hoja de

cálculo. Como ya se le ha indicado, Excel le facilita la tarea de indicar qué celdas son las que
contienen los valores que deben ser utilizados como argumentos a la hora de ejecutar la
función. La forma de indicarlo será tan sencilla como pulsar con el ratón en dichas celdas.
Cuando esté en un cuadro de diálogo y necesite indicar la referencia de una o de un

conjunto de celdas, Excel le facilitará el botón Minimizar diálogo, de forma que el cuadro de
diálogo disminuye de tamaño, permitiéndole trabajar en la hoja de cálculo.
Es importante entender que en un mismo cuadro de diálogo puede aparecer más de un

botón Minimizar diálogo y que no es lo mismo pulsar en uno u otro. Es decir, si pulsa en el
PAG. 61
botón del Argumento 1, estará introduciendo dicho argumento y no cualquiera de los otros
que pueda tener la función.
7.6. FUNCIONES ANIDADAS
Se llama función anidada a aquella que actúa como argumento de otra función. Al
calcular el resultado de la función, Excel calcula primero las funciones que actúan como
argumentos (las funciones anidadas) y después el resultado de la función exterior teniendo en
cuenta ya el resultado de las funciones interiores.
Por ejemplo, si tenernos la función RAIZ(POTENCIA(10;2)), primero se calculará el

resultado de la función interior, es decir, de POTENCIA(10;2) cuyo resultado es 100 y
después se calculará el resultado de la exterior, teniendo en cuenta ya este resultado, es decir,
RAIZ(100), cuyo resultado es 10.
RAIZ(POTENCIA(10;2)) → RAIZ(100) → 10
Fíjese cómo es necesario que la función que actúa como argumento devuelva un
resultado acorde con dicho argumento. Si en el ejemplo anterior, la función POTENCIA
devolviese un valor no numérico, la función RAIZ daría un error al intentar calcularse.
De esta forma puede llegar hasta 7 niveles de anidamiento. En el caso anterior los
argumentos de la función POTENCIA también podrían ser a su vez, nuevas funciones y así
hasta 7 niveles.
PAG. 62
Formato de celdas
8.1. INTRODUCCIÓN
Un asunto importante al crear una hoja de cálculo es el dar un aspecto a los datos y
a las celdas para que presenten resultados fácilmente legibles y atractivos.
Cada una de las celdas de la hoja de cálculo pueden tener un formato diferente y se
le puede asignar antes o después de introducir los datos en ellas. Debe recordar que los
formatos son entidades independientes de las celdas y que se pueden eliminar, copiar ó
modificar sin alterar su contenido.
Los formatos únicamente afectan al aspecto visual con que se presentan las celdas y
los datos que contienen. Para aplicar formatos a las celdas, lo primero es seleccionarlas y
después elegir la opción Celdas del menú Formato; aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo:
A continuación se listan las distintas fichas y las posibilidades que proporcionan:
- Número: presenta las distintas opciones para asignar formato a los valores
numéricos de una celda.
- Alineación: en esta ficha se especifica la posición del contenido de la celda
con respecto a sus bordes.
- Fuente: se muestran una serie de campos y listas donde podrá seleccionar la
fuente de caracteres apropiada, su tamaño, estilo, etc.
- Bordes: en esta ficha se puede especificar el aspecto que tendrán los bordes de
la celda, grosor, color, etc.
- Tramas: se presentan opciones para el aspecto interior de la celda, color de
fondo, trama, etc.
PAG. 63
- Proteger: aspectos relacionados con la visualización y la protección de la

celda.
El cuadro Formato de celdas, además de ser accesible mediante el menú, también lo

es mediante el menú contextual de una celda. Por otra parte, algunas órdenes para establecer
formatos son accesibles mediante botones de la barra de herramientas, que permiten acceder a
los comandos de forma rápida.
Para establecer una combinación de formatos sobre una selección de celdas, Excel
ofrece la orden Autoformato. Con está orden, automáticamente se reconoce el texto, los
valores y las fórmulas del rango seleccionado y se aplican los formatos correspondientes.
Otra característica de Excel son los Estilos de celdas, que son combinaciones de
formatos de celdas que pueden ser guardados para ser aplicados posteriormente sobre un rango
de celdas. Cuando se modifica el estilo de una celda, se actualizan todas las celdas donde se ha
aplicado dicho estilo.
8.2. ANCHURA Y ALTURA DE CELDAS
Cuando se abre por primera vez un libro de trabajo, las celdas tienen un tamaño
estándar. Pero se puede modificar el ancho y alto de las celdas mediante el ratón o mediante
órdenes del menú. Para ajustar el alto de las celdas mediante el menú, deberá seleccionar
Formato / Fila.
La opción Ajustar a la selección ajusta la selección de celdas respecto a la celda que

contiene mayor texto. La opción Alto muestra un cuadro de diálogo mediante el cual se fija el
alto de la fila, que podrá ser un valor entre 0 y 409, representando el número de puntos que
caben en la celda.
Para ajustar el ancho de las celdas, deberá seleccionar Formato / Columna. Al activar
esta orden, se muestran las mismas órdenes que en el ajuste del alto de la celda. La opción
Ajustar a la selección ajusta automáticamente la columna respecto a la entrada más larga.
Mediante la opción Ancho podrá introducir un valor entre 0 y 255 para indicar el ancho de la
columna; en este caso, este número indicará el ancho de la columna en caracteres utilizando la
fuente estándar. Para dotar a la columna otra vez de un ancho estándar, deberá seleccionar
Ancho estándar.
Tanto si establece el alto como el ancho de una celda al valor 0, entonces lo que
realmente estará haciendo es ocultar su columna o fila.
PAG. 64
Si desea modificar el ancho de una columna mediante el ratón, deberá pulsar sobre la
línea de separación entre los títulos de las celdas a modificar y arrastrar hasta la anchura
deseada. Si desea que la columna se ajuste a la selección más larga, haga doble clic sobre dicha
división.
Para modificar el alto de una fila, deberá realizar el mismo procedimiento pulsando
sobre la línea que separa las filas. Cuando el ratón se sitúa en el punto correcto para desplazar
la línea de separación entre celdas, cambiará su aspecto.
Recuerde que deberá cambiar el ancho de una columna si observa en ella la aparición
del texto ######, que indica que no cabe el valor con la anchura actual de la celda.
8.3. ALINEACIÓN DE DATOS
Los datos introducidos en una hoja de cálculo adoptan en principio el formato General,
alineándose los datos de texto a la izquierda y los números a la derecha, mientras que los
valores lógicos y de error se centran en la celda.
Todas las órdenes de alineación actúan sobre las celdas seleccionadas. Las operaciones
básicas de alineación son accesibles mediante los botones de alineación de la barra de
herramientas Formato.
Si el contenido de una celda supera su anchura, puede hacer que se centre en varias
celdas adyacentes. Para ello deberá seleccionar como extremo izquierdo de la selección la
celda cuyo contenido se quiere centrar y arrastrar por un rango de celdas adyacentes. Una vez
PAG. 65
seleccionado el rango de celdas en el que centrar los datos, deberá pulsar el botón Combinar y
centrar.
Tenga en cuenta que, aunque la presentación de los datos está centrada en una serie de
columnas, el texto en sí permanece en la celda del extremo izquierdo de la selección. Además,
si alguna de las celdas que han sido combinadas tenía datos, dichos datos se pierden al realizar
la combinación, manteniendo sólo los de la primera celda.
Una vez combinadas varias celdas, es posible volver a la situación en la que las celdas
se muestran de forma separada.
Para ello, lo que debe hacer es seleccionar la primera celda de la combinación, que es
donde realmente está el contenido, y acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas. En la
ficha Alineación deberá desactivar la casilla Combinar celdas.
El resto de botones de alineación sitúan el contenido de la celda a la derecha, a la

izquierda o en el centro de la misma.
El cuadro de diálogo Formato de celda

dispone de la ficha Alineación para introducir
el tipo de alineación deseada. En esta ficha,
bajo la lista Horizontal, encontrará las
posibilidades para situar los datos respecto al
ancho de la celda, mientras que en la lista
Vertical, podrá especificar la posición respecto
al alto de la celda.
La opción Justificar (horizontal) alinea

a la derecha y a la izquierda el texto siempre
que el texto disponga de retorno automático y
esté compuesto por varias líneas.
Si marcamos la casilla de verificación Ajustar texto, al escribir en una celda, lo

haremos en varias líneas.
También puede introducir siempre que quiera un retorno de carro manual en una celda.
Para ello pulse la combinación de teclas [Alt] +[Intro].
PAG. 66
Si las dimensiones de la celda no son muy grandes, es posible que parte de su

contenido no se pueda ver completamente. En este caso, no es necesario aumentar el ancho o
alto de la celda, también puede hacer que el texto aparezca con un determinado giro. Observe
este ejemplo en los rótulos del Informe:
Otra característica que puede utilizar es la posibilidad de sangrar el texto de las celdas,
como si fuera texto de un documento de Word.
Mediante el botón aumentará la sangría y mediante la disminuirá. La sangría

es la distancia que existe desde el lado izquierdo de la celda. Excel proporciona 15
tabulaciones predeterminadas.
8.4. FUENTES DE TEXTO
Puede cambiar la apariencia del texto en

las celdas eligiendo un determinado tipo de
fuente de caracteres, un aspecto de presentación
así como su tamaño y otras características.
Para asignar un cierto formato de

fuente, se debe seleccionar el rango de celdas,
el carácter o la palabra sobre la que aplicar el
formato y después seleccionar el formato
deseado. Se puede aplicar un formato diferente
a cada una de las palabras o a cada uno de los
caracteres de una celda por separado.
PAG. 67
Las opciones para el formato de texto están disponibles a través de la ficha Fuente en
el cuadro de diálogo Formato de celdas.
En esta ficha podrá seleccionar el tipo de letra en el campo Fuente, el estilo de la
fuente y el tamaño de los caracteres. Al seleccionar una fuente se presentará en la ficha un
ejemplo del aspecto de la fuente elegida de acuerdo con el tamaño y estilo seleccionados.
Para seleccionar la fuente de caracteres, no es necesario acceder siempre a la ficha

Fuente ya que en la barra de herramientas. Formato se dispone de la mayoría de estas
opciones.
8.5. BORDES Y RELLENOS
Cuando se presentan los datos en una hoja de cálculo, suelen presentarse de forma que
sean fácilmente legibles. Para ello será necesario remarcar algunas celdas mediante la
eliminación de líneas, asignando colores de fondo o cambiando el tamaño de los bordes de las
celdas.
Las órdenes para cambiar los bordes o elegir los colores son accesibles desde el menú
Formato / Celdas seleccionando la ficha Bordes o la ficha Tramas, respectivamente.
En la ficha Bordes podrá indicar el

aspecto que tendrán los bordes de las
celdas. Podrá seleccionar el lado de la
celda a marcar, incluyendo la posibilidad
de bordes diagonales que partan la celda.
El borde de la celda o celdas seleccionadas
se dibujarán con el color y estilo elegido en
los cuadros Color y Estilo.
Observe el aspecto de la ficha

Tramas. La paleta de colores sirve para
elegir el sombreado de la celda. Al pulsar
sobre la lista del rectángulo Trama, se
desplegará otra paleta para seleccionar el
tipo y el color que tendrá el sombreado de
la celda.
PAG. 68
En la barra de herramientas Formato también están situadas tres paletas para

seleccionar el aspecto de la celda.
Las paletas portátiles se pueden mantener abiertas y situadas en

cualquier parte de la hoja de cálculo. Para asignar el formato adecuado,
deberá seleccionar el elemento de la hoja y seleccionar en las paletas
portátiles el formato deseado.
Si al dar formato a las celdas no desea ver las líneas de división

de la hoja de cálculo, deberá seleccionar en el menú Herramientas el
comando Opciones; después seleccione la ficha Ver y desactive la
casilla de verificación Líneas de división.
Otra opción que tiene es aplicar un determinado fondo a la hoja de cálculo. En estos
casos, suele ser adecuada una imagen con colores suaves, al estilo de los fondos utilizados en
las páginas Web.
Para ello, utilice el comando Formato / Hoja / Fondo... e indique la imagen a utilizar.
Excel admite multitud de formatos gráficos, incluidos BMP, JPG, GIF, etc.
Tenga en cuenta que el fondo no llegará a imprimirse, sólo se mostrará en pantalla.
PAG. 69
Formato de Celdas (II)
9.1. FORMATOS DE NÚMERO
Al introducir números en una hoja de cálculo, las celdas toman el formato General.
En algunas ocasiones, Excel cambia el formato por defecto por otro más adecuado. Por
ejemplo, si se le antepone a un número el símbolo de moneda o el signo de porcentaje, se
pasara de formato general al de moneda o al de porcentaje, respectivamente.
Los formatos más habituales para números están disponibles en la barra de

herramientas Formato a través de los siguientes botones:
Para pasar del formato de una celda a un formato predefinido, deberá acceder a la
ficha Número del cuadro de diálogo Formato de celdas. En esta ficha se presentan todos los
formatos disponibles para cada una de las diferentes categorías.
Por ejemplo, podrá indicar si desea que

se muestren cifras decimales, qué símbolo se
utilizará como separador de miles, etc...
Tenga en cuenta que Excel se rige por las

características indicadas en la Configuración
regional de Windows.
Esto quiere decir, por ejemplo, que si

desea cambiar el símbolo de separador de miles,
deberá cambiarlo en este componente de
Windows.
Cuando se seleccione un código de formato, se presentará una muestra de la celda

activa de la hoja de cálculo según el formato de número seleccionado, siempre que la celda
activa contenga datos que se puedan ajustar al formato elegido.
Los números pueden adoptar también formato de texto; para ello deberá hacer que
les preceda un apóstrofo o el símbolo @ al introducir el valor.
9.2. FORMATOS PERSONALIZADOS
Cuando se abre un libro de trabajo, los únicos formatos de número disponibles son
los de la ficha Número. Se pueden crear nuevos formatos y Excel automáticamente los
introduce dentro de la categoría Personalizada pasando a estar disponibles en todas las hojas
del libro de trabajo.
La especificación de un nuevo formato de número puede tener hasta tres secciones

de número y una cuarta sección de texto. Las distintas opciones deberán estar separadas por ( ;
) y con el orden siguiente:
- Formato para números positivos.

- Formato para números negativos.
- Formato para ceros.
- Formato para texto.
Si se especifican sólo dos formas, la primera se utilizará para números positivos y los
ceros, mientras que la segunda se utilizará para los negativos. Si quiere incluir un formato de
texto, se deberá incluir en la última posición el texto entre comillas que desee que se presente
si se opta por ese formato. Por ejemplo:
##.###; (##.###);0,00; "Saldo" @
Si en el apartado de texto se incluye el carácter @, entonces cualquier entrada sustituirá

dicho carácter. Si el formato no tiene un apartado de texto, el número introducido como texto
no sufrirá ninguna modificación.
Para crear un formato personalizado, deberá seleccionar un formato de los disponibles en

la categoría Personalizada y modificarlo en el campo Tipo. La modificación de un formato de
Excel para personalizarlo no implica que el formato de partida desaparezca.
PAG. 72
Al crear formatos personalizados, deberá tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Deberá utilizar 0 y el signo # como indicadores de dígitos. El primero indica que el

dígito se presentará siempre, mientras que el segundo suprime la presentación de
dígitos no significativos.
- El carácter ( - ) crea un espacio del tamaño del ancho de un carácter.
- Para establecer el color del formato deberá indicar el color entre corchetes. Por
ejemplo [Rojo], [Azul].
- Para mostrar puntos como separadores de millares, deberá incluirlos en el formato.
- Si desea que no aparezca un determinado tipo de número (positivo, negativo o
cero), deberá omitir el código de la sección correspondiente.
Cuando se selecciona un código de formato personalizado, el botón Eliminar deja

de estar inactivo permitiendo la eliminación del formato seleccionado.
Al crear formatos personalizados, se pueden crear formatos para las fechas y para las
horas que tengan horas superiores a 24, minutos mayores que 60, etc…
Para ello debe encerrar entre corchetes las primeras letras del código de¡ formato de
la hora, de los minutos o de los segundos. Por ejemplo el formato [h]:mm con la entrada en la
celda 25:02 presentará en la celda 25:02, indicando el valor de fecha y hora 1/01/1900
01:02:00 a.m.
En ocasiones deseará aplicar un determinado formato u otro a la misma celda,

dependiendo del valor que ésta contenga. Por ejemplo, el formato:
[Azul] [>1000]#.###; [ Rojo] [<-1000]#.###,"Nº Cta"@
presentará los valores mayores de 1000 en azul, los menores de - 1000 en rojo y los demás en
negro, que es el color por defecto. Los números introducidos como texto se situarán al lado del
texto NºCta.
PAG. 73
En la tabla siguiente se presentan los códigos más utilizados a la hora de crear formatos.
Símbolo de
Significado
Formato
Marca de lugar para dígito. Si el número introducido en la celda tiene más

números decimales que los especificados en el formato, Excel redondea
#
para ajustarse al formato. Si el número presenta más dígitos a la izquierda
de la coma decimal que los esperados, se mostrarán los dígitos extra.
Marca de lugar para dígito. Su comportamiento es el mismo que el
anterior con la única diferencia de que, si el número de la celda tiene
0
menos dígitos que los especificados en el formato, se añade los ceros
extras hasta completar el formato.
Marca de lugar para dígitos. Se comporta como los anteriores con la
? excepción de que se añaden ceros no significativos para que las comas
decimales queden alineadas.
coma (,) Simboliza la coma decimal.
% Porcentaje. Excel multiplica por 100 y agrega el carácter %.
Punto (.) Separador de millares.
Escribe textualmente el carácter que le sigue en el formato. Para incluir
\
carácter \, debe encerrarlo entre comillas dobles.
_ Deja el ancho de un carácter en blanco en el formato.
“texto” Presenta el texto que esté entre comillas.
Si se introduce un texto en la celda, aparecerá en la posición donde esté
@
situado este símbolo en el formato.
PAG. 74
Para introducir fechas y horas, algunos de los códigos disponibles son:
Símbolo de formato Significado

M Los meses como 1 - 12
Mm Los meses como 01 - 12
Mmm Los meses como ene. - dic.
Mmmm Los meses como enero - diciembre
D Los días como 1 - 31
Dd Los días como 01 - 3
Ddd Los días como lun.- sáb.
Dddd Los días como lunes - sábado
Aa Los años como 00 - 99
Aaaa Los años como 1900 - 9999
H Las horas como 0 - 23
Hh Las horas como 00 - 23
M Los minutos como 0 - 59
Mm Los minutos como 00 - 59
S Los segundos como 0 - 59
SS Los segundos como 00 - 59
Para indicar los colores, tenemos las siguientes posibilidades [Negro], [Azul], [Verde],
[Aguamarina], [Fucsia], [Rojo], [Blanco] y [Amarillo]. El color debe ser el primer elemento de
la sección.
PAG. 75
9.3. FORMATOS CONDICIONALES
En el anterior capítulo se le ha indicado que puede establecer el color de la fuente de

una celda dependiendo de alguna condición, como puede ser el valor de la celda.
Excel incorpora el comando Formato condicional que extiende esta características,

pudiendo aplicar otros formatos, como pueden ser los colores del relleno, realces de la fuente,
etc.
Podrá establecer hasta tres condiciones distintas que hagan que una celda tenga un
formato u otro. Estas condiciones pueden basarse en el valor de la celda o en la aplicación de
una fórmula cuyo resultado sea un valor lógico, es decir, VERDADERO ó FALSO. Utilice el
comando Formato condicional en el menú Formato y aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo.
En este cuadro de diálogo aparece primero una lista en la que se puede indicar que la
condición se basará en el valor de la celda o en una determinada fórmula. Si la condición se
basa en una fórmula, recuerde que ésta debe devolver un valor lógico. Por ejemplo, sería
válida una expresión del tipo =SUMA(A1:B2)>0, ya que esta expresión sólo puede evaluarse
a VERDADERO (si la suma es positiva) o a FALSO (si la suma es negativa o igual a cero).
Seguidamente aparece otra lista donde se indicará cuál es el criterio que debe
establecerse para comparar el valor de la celda. Una vez indicada la condición que se aplicará
para decidir qué formato utilizara, debe indicar dicho formato. Para ello pulsará en el botón
Formato y podrá especificar características del cuadro de diálogo Formato de celda: fuente,
bordes o tramas.
Si desea agregar otra condición, no tendrá más que pulsar en el botón Agregar >> y
volver a establecer la condición y el formato a aplicar. Así hasta tres condiciones distintas. Si
ninguna de las condiciones se cumple, Excel aplicará el formato predeterminado para la celda
o el que se le haya aplicado directamente. Si se cumple más de una condición, Excel aplicará el
formato de la primera condición que se cumpla.
PAG. 76
9.4. ESTILOS
En ocasiones, usted utilizará un con junto de características de formato (tipo de fuente,

tamaño, color, realces, tramas, etc.) en distintos lugares de una hoja de cálculo o incluso de
distintas hojas de cálculo. En esos casos es deseable tener una forma de aplicar dicho conjunto
de formatos de una vez, sin tener que indicar todas las características cada vez que desea
aplicarlas. Excel soluciona este problema incorporando el concepto de estilo.
Un estilo es una combinación de formatos que se pueden aplicar de forma conjunta. Si

modificamos alguna de las características de un estilo, las celdas sobre las que se había
aplicado el estilo cambian para ajustarse a las modificaciones realizadas.
Además de los estilos disponibles al trabajar con un libro nuevo, se pueden crear
nuevos estilos o copiar estilos creados en otros libros. Los estilos están disponibles en todas las
hojas del mismo libro.
Para crear un nuevo estilo, utilice el comando Estilo del menú Formato
Si la celda actual ya posee el conjunto de formatos que constituirán el estilo,

simplemente deberá darle un nombre y agregarlo a la lista de estilos disponibles. Si no es así,
podrá utilizar el botón Modificar para establecer las características que deben formar parte del
estilo.
En el cuadro de diálogo Estilo se indican los distintos formatos que formarán parte del
estilo. Si desea que algunos de los formatos no queden incluidos, debe desactivar las casillas
de verificación correspondientes.
Una vez escrito el nombre del estilo en el campo Nombre del estilo, mediante el botón
Agregar introducimos el estilo en la lista de estilos disponibles. Después podrá modificar
cualquiera de los formatos que se corresponden con el estilo. Para ello utilizará el botón
Modificar que le permitirá acceder al cuadro de diálogo Formato de celdas, donde indicará
todas las características que compondrán el nuevo estilo.
PAG. 77
En este cuadro de diálogo aparecen otros botones que pasamos a comentar:
- Eliminar: permite borrar el estilo de la lista de disponibles. Cuando se elimina un

estilo, las celdas sobre las que se había aplicado recuperan el estilo Normal, que es
el predeterminado para todas las celdas de la hoja de cálculo. El único estilo que no
puede eliminarse es el estilo Normal.
- Mediante el botón Combinar, puede copiar estilos de un libro de trabajo a otro, y

así aprovecharse del trabajo que ya realizó en otro libro de trabajo.
- Si lo que desea es seleccionar un estilo para aplicarlo a la celda activa, debe

desplegar la lista de estilos y seleccionar uno de ellos. Al aplicar un estilo sobre
una celda, desaparecen todos los formatos aplicados previamente sobre la celda.
Otra forma de utilizar un determinado conjunto de formatos es mediante el botón

Copiar formato . Con este botón, también puede utilizar un determinado estilo, si lo ha
aplicado en alguna celda.
Los pasos a seguir son: primero sitúese en la celda donde ha aplicado el estilo o
conjunto de formatos que desea utilizar en otro lugar; pulse el botón Copiar formato y
finalmente pulse en la celda donde desea aplicar dicho formato. Si desea aplicarlo en más de
un lugar, pulse dos veces el botón Copiar formato y [Esc] cuando ya no desee utilizar más
este comando.
9.5. AUTOFORMATO
Excel ofrece una serie de formatos que se pueden aplicar en conjunto y de forma
automática mediante el comando Autoformato del menú Formato. Al utilizar esta orden, se
revisan los valores, el texto y las fórmulas de los datos de la hoja de cálculo que forman la
tabla y se aplican los formatos según convenga, de forma automática.
Para utilizar cl comando

Autoformato, la celda activa debe estar
situada en el rango de celdas en el que se
encuentra una tabla de datos, es decir, un
conjunto de celdas que contengan datos.
De lo contrario Excel emite un mensaje
advirtiendo la no existencia de ninguna
tabla.
En el cuadro Autoformato se
listan todos los autoformatos disponibles
en Excel.
PAG. 78
Los autoformatos están formados por una combinación de las siguientes características:
- Formato de número.
- Alineación.
- Fuente.
- Bordes
- Tramas
- Ancho y alto de celdas.
Cuando trabaje con autoformatos, puede indicar que no se modifiquen ciertas

características aunque se aplique el formato automático, mediante el botón Opciones. En la
parte inferior del cuadro podrá desactivar las casillas de verificación de los formatos que no
desea modificar.
Si desea eliminar un autoformato, podrá elegir la orden Deshacer del menú Edición o
su botón en la barra de herramientas inmediatamente después de aplicarlo o bien podrá
seleccionar una celda del rango de celdas en el que se ha aplicado el autoformato y seleccionar
Formato / Autoformato, seleccionando de la lista de autoformatos la opción Ninguno.
PAG. 79
Crear Gráficos
10.1. INTRODUCCIÓN
En Excel tiene la posibilidad de incluir elementos gráficos en sus hojas de cálculo y no

limitarse a tablas de datos.
La incorporación de este tipo de elementos no es un factor simplemente estético. En

muchas ocasiones, es mucho más sencillo interpretar un gráfico que estudiar una tabla con
decenas y decenas de cifras.
Además Excel, como parte integrante de Microsoft Office, comparte todas las
herramientas que se incorporan en el paquete. En Excel podrá agregar objetos de dibujo como
rectángulos, círculos y otras formas más sofisticadas, imágenes, cuadros de texto, objetos
WordArt, etc.
La mayoría de estos elementos están disponibles a través de la barra de herramientas

Dibujo, que aquí puede ver.
En el curso de Excel no vamos a estudiar estos elementos y nos centraremos en los

gráficos, que son los elementos más utilizados en una hoja de cálculo.
10.2. CONCEPTOS GENERALES
Un gráfico en Excel representa de forma visual los datos de una hoja de cálculo. Los
gráficos se pueden incrustar en una hoja de cálculo o bien crearlos en una hoja distinta (hojas
de gráficos). Los datos utilizados en la creación de un gráfico se vinculan automáticamente a la
hoja de cálculo de forma que cualquier cambio en los datos se verá reflejado en el gráfico.
En Excel usted dispone del Asistente para gráficos, accesible a través de su botón en
la barra de herramientas . Este asistente le ayudará en la creación de gráficos.
El paso previo a la creación de un gráfico es la selección de los datos que va a

representar. Lo normal será seleccionar rangos rectangulares de celdas pero también puede
seleccionar celdas no adyacentes utilizando al mismo tiempo la tecla [Ctrl]. Una vez
PAG. 81
seleccionados los datos, únicamente tiene que reclamar la presencia del asistente pulsando en
el botón anteriormente comentado.
El Asistente para gráficos consiste en una serie de cuadros de diálogo que le guiarán
paso a paso en el proceso de creación de un gráfico. Antes de finalizar el proceso de creación
del gráfico, el asistente le mostrará un ejemplo del gráfico que esté creando dándole la
oportunidad de modificar cualquier aspecto que no sea de su agrado.
Porcentajes Anuales
20.000,00 €
18.000,00 €
16.000,00 €
14.000,00 €
12.000,00 €
10.000,00 €
8.000,00 €
6.000,00 €
Nóminas
4.000,00 €
2.000,00 € Publicidad
- €
Los datos de cada una de las celdas se denominan puntos de datos y aparecen en los
gráficos en forma de líneas, columnas, etc. Estos puntos de datos se agrupan en series de datos
y se distinguen entre sí por sus colores o diseños.
Usted podrá crear gráficos con formatos predeterminados o crearlos con un formato
propio. Además podrá añadir o eliminar títulos, leyendas o cualquier elemento a un gráfico.
10.3. GRÁFICOS INCRUSTADOS
Un gráfico incrustado es un elemento más de la hoja de cálculo, al igual que el texto,

una imagen o cualquier otro elemento gráfico. Como tal, usted podrá cambiar su tamaño, su
ubicación, etc., seleccionándolo y utilizando el ratón.
Antes de crear un gráfico, debemos seleccionar los datos a partir de los cuales se creará
el gráfico. Debe incluir en la selección los rótulos de las distintas series si desea que se
muestren en el gráfico. Aunque si no lo hace, después podrá agregar dichos rótulos.
PAG. 82
Una vez seleccionado el rango de celdas a representar gráficamente, utilizará el

Asistente para gráficos e irá eligiendo las opciones que éste le presenta en cada uno de los
pasos de dicho asistente.
En el primer paso del Asistente para gráficos se selecciona el tipo de gráfico a utilizar.
Aunque éste es tal vez el detalle más importante a elegir en la creación de un gráfico, no debe
preocuparse demasiado si después no le gusta el que ha elegido ya que podrá cambiarlo
fácilmente.
El número de tipos de gráficos es lo
suficientemente grande, pero además, tiene la
posibilidad de elegir un tipo personalizado en el
que se han combinado distintas características e
incluso crear su propio tipo de gráfico.
Al utilizar uno de los tipos
personalizados, se asegura un aspecto muy
cuidado que le costaría mucho esfuerzo conseguir
usando un tipo de gráfico estándar.
Dentro de cada tipo de gráfico existen
subtipos o variantes del mismo. En la lista de la
izquierda puede ver el tipo seleccionado, mientras
que en la parte de la derecha puede ver los
subtipos de este tipo de gráfico. En la mayoría de
ocasiones habrá subtipos en dos y en tres
dimensiones.
En el segundo paso del Asistente para

gráficos tendrá la posibilidad de variar el rango
de celdas que desea representar gráficamente.
Además puede indicar si las series de datos a
representar se sitúan en la hoja de cálculo por
filas o por columnas.
En el paso 3 se pueden introducir la

mayoría de opciones de un gráfico. Podrá incluir
un título para el mismo, indicar la presencia o
no de la leyenda, etc.
Finalmente, debe decidir la ubicación

del gráfico. Puede ser incrustado en la hoja de
cálculo actual o en una hoja aparte. Si decide
esta última opción, tenga en cuenta que se crea
una hoja de cálculo adicional donde se ubicará
el gráfico y que, por lo tanto, podrá trabajar con
el gráfico como con cualquier otra hoja de
cálculo.
PAG. 83
Una vez creado el gráfico podrá situarlo en cualquier lugar de la hoja así como cambiar
su tamaño y otras características.
Además, Excel le proporciona la barra Gráfico y le indica, en la tabla de datos, cuál es

el rango de éstos que está siendo representado en el gráfico, como ocurre al editar una fórmula
en la que interviene un rango de celdas.
Puede eliminar un gráfico como cualquier otro objeto más. Primero selecciónelo
haciendo clic en los lados del mismo y pulse la tecla [Supr].
Por otra parte, tenga en cuenta que, al hacer clic con el ratón en alguno de los
elementos del gráfico, dicho elemento es el que se selecciona y no el gráfico mismo. Deberá
hacer clic en alguno de los lados o en una zona libre del gráfico para seleccionarlo
completamente. Podrá saber qué elemento esta seleccionado consultando la lista de la
izquierda en la barra de herramientas Gráfico o en el cuadro de nombre de la zona de edición.
PAG. 84
Normalmente utilizará gráficos incrustados cuando desee mostrar más de un gráfico en

una misma hoja de cálculo o cuando desea tener cerca los datos y el gráfico que los representa.
10.4. HOJAS DE GRÁFICO
En ocasiones deseará tener por una parte los datos y por otra el gráfico que los
representa. Para ello, lo mejor es crear el gráfico como una hoja más y no insertarlo en la
misma hoja que contiene los datos fuente.
La creación de un gráfico en una hoja de gráfico es exactamente igual que la vista en

el anterior capítulo. Lo único que tendrá que hacer es indicar, en el último paso del Asistente
para gráficos, que el gráfico se cree en una nueva hoja y no en una existente.
Sin embargo, también es posible transformar un gráfico incrustado en una hoja de

gráfico o al revés. Para ello es necesario seleccionar el gráfico.
Si es un gráfico incrustado, haga clic en los límites del gráfico y si es un gráfico

incluido como una hoja, pulse en su etiqueta.
Una vez seleccionado el gráfico, utilice la opción Ubicación a través del menú
Gráfico; aparecerá el último cuadro de diálogo que ya pudo ver al utilizar el Asistente para
gráficos. Lo único que le falta por hacer es indicar la nueva ubicación.
Por otra parte, puede crear una hoja de gráfico en un único paso, pulsando la tecla
[F11]. Si Excel necesita más información para crear el gráfico, aparecerá el Asistente para
gráficos en el paso adecuado; si no, creará un gráfico predeterminado.
10.5. SELECCIÓN DE ELEMENTOS
Cuando está creando un gráfico a través del Asistente para gráficos, decide muchas de
las características que va a presentar el nuevo gráfico.
Sin embargo, cuando ya tiene el gráfico creado, puede que necesite modificar alguna de
las decisiones tomadas inicialmente.
En este caso, es necesario distinguir si el cambio a realizar se refiere al gráfico en su

conjunto (por ejemplo, cambiar el tipo de gráfico utilizado) o está relacionado con alguno de
los elementos que constituyen el gráfico, como puede ser la leyenda, los rótulos, los ejes, etc.
PAG. 85
En cualquiera de los casos, el paso previo a efectuar la modificación es seleccionar el objeto

implicado.
Como ya se ha indicado, la selección se realiza pulsando con el ratón en dicho

elemento. Recuerde que en todo momento podrá saber qué tiene seleccionado observando la
lista situada en la barra Gráfico o a través del cuadro de nombres de la barra de fórmulas, que
también presenta esta información.
Con el teclado también puede seleccionar componentes del gráfico. Pulsando las teclas
[Flecha arriba] o [Flecha abajo], pasara de un elemento a otro, mediante [Flecha izquierda]
y [Flecha derecha], accederá a los elementos de una misma categoría.
Si en lugar de hacer clic con el ratón en un determinado objeto del gráfico, hace doble
clic, entonces dicho elemento (también podría ser el gráfico mismo) se selecciona y se realiza
la acción que tenga predeterminada para dicho objeto, que en la mayoría de ocasiones se
corresponderá con el formato del mismo
Por ejemplo, en el caso de hacer doble clic sobre la leyenda, se selecciona y se muestra
el cuadro de diálogo Formato de leyenda, donde podrá establecer las opciones de la leyenda.
10.6. AGREGAR DATOS
Si, una vez creado un gráfico, desea representar en el mismo otras series de datos, no es
necesario volver a crear el gráfico.
Existen varias formas de agregar datos:
- Puede extender el rango de datos en la misma hoja de cálculo donde están los datos
representados. Cuando selecciona un gráfico, Excel le indica qué datos son los que
se representan, mostrando el rango rodeado por un rectángulo de color.
- Puede copiar las nuevas series de datos y pegarlas en el gráfico.
- Puede utilizar el comando Datos de origen en el menú Gráfico y añadir las nuevas
series.
- Puede arrastrar la nueva serie de datos al gráfico, con lo que éste la mostrará si es
posible.
Tenga en cuenta que el tamaño del gráfico no varía cuando añade más datos al gráfico,
por lo que es posible que deba cambiar usted mismo el tamaño para que se muestre
correctamente.
PAG. 86
Si modifica los datos en la hoja de cálculo, Excel actualizará inmediatamente el

gráfico. Esto también es recíproco, es decir, si selecciona una serie en el gráfico y cambia su
tamaño, la hoja de datos se actualizará al nuevo dato representado.
Si elimina un rango de datos en la hoja en que está siendo representado el gráfico, el

gráfico se actualizará. Pero no al revés: al eliminar una serie en el gráfico, no se elimina el
rango en la hoja de datos.
PAG. 87
FORMATO DE FECHA CON CUATRO DÍGITOS PARA LOS AÑOS
Excel 2000 está preparado para admitir fechas con dos o cuatro dígitos para la parte
correspondiente al año.
Sin duda, la mejor recomendación es utilizar siempre cuatro dígitos, de forma que no
exista posible ambigüedad. Una forma sencilla de asegurarse de ello es establecer el formato
de fecha corta de Windows mostrando cuatro dígitos, en lugar de los dos dígitos que aparecen
por defecto.
Al hacer el cambio que a continuación se detalla, usted podrá introducir los cuatro
dígitos para el año en todas las fechas que introduzca en Excel y aparecerán de esa forma por
defecto, es decir, sin necesidad de crear un formato personalizado para ello.
Además, si sólo introduce dos dígitos para el año, entonces Excel añadirá por usted los
otros dos, según las reglas que ya conoce y que a continuación se vuelven a detallar:
- Si se introduce desde 00 hasta 29 para el año, Excel interpretará que desea indicar
del 2000 al 2029. Por ejemplo, si se escribe 21/7/18, se interpretará que es el 21 de
julio de 2018 y aparecerá en la celda el valor 21/07/2018.
- Si se introduce desde 30 hasta 99, Excel interpretará que desea indicar del 1930 al
1999. Por ejemplo, si se escribe 21/7/89, se interpretará como el 21 de julio de
1989 y aparecerá en la celda el valor 21/07/1989.
Para modificar el formato de fecha corta de Windows (tenga en cuenta que al ser de
Windows y no de Excel, otras aplicaciones se pueden ver afectadas por este cambio), siga los
siguientes pasos:
- Elija Configuración - Panel de control en el menú Inicio de Windows.

- Haga doble clic en el elemento Configuración regional.
- Acceda a la ficha Fecha.
- Utilice un formato para la fecha corta en el que aparezcan cuatro dígitos para el
año. En español, deben aparecer cuatro letras a; en inglés serían cuatro letras y. Si
no hay ninguno disponible con estas características, añada usted manualmente las
letras que faltan. Por ejemplo, un formato válido podría ser: dd/mm/aaaa.
- Acepte el cuadro de diálogo.
PAG. 88
FORMATO DE MONEDA. EL EURO
Excel 2000 permite la utilización de cualquier símbolo de moneda que tenga disponible
a través de la Configuración regional de Windows.
Esto quiere decir que usted puede crear su propio símbolo de moneda y utilizarlo en
Excel 2000. Para ello siga los siguientes pasos:
1.- Elija Configuración / Panel de control en el menú Inicio de Windows.

2.- Haga doble clic en el elemento Configuración regional.
3.- Acceda a la ficha Moneda.
4.- Introduzca el símbolo de moneda que desee en el campo Símbolo de moneda o
elija uno de los que tiene disponibles. Podrá utilizar el símbolo de las pesetas, del dólar,
del euro, etc.
5.- Acepte el cuadro de diálogo.
A partir de ese momento al utilizar un formato de moneda en Excel 2000, se utilizará

dicho símbolo de moneda. Lógicamente usted puede cambiar el formato de las celdas
utilizando para ello el menú Formato / Celdas.
Este procedimiento es necesario excepto para el caso del Euro, ya que para la nueva
moneda de la Unión Europea, Excel facilita el botón en la barra de herramientas
Estándar que, al pulsarlo, se aplica directamente el formato adecuado para esta moneda,
incluyéndose los dos decimales que se aplican por defecto.
Usted puede escribir directamente el símbolo del euro en una celda y Excel reconocerá
dicha moneda, aplicándole el formato adecuado. Para ello normalmente dispondrá de una tecla
en el teclado con dicho símbolo. Si no es así, puede probar con la combinación de teclas Alt +
0128 (los números del teclado numérico)
Otra herramienta que aporta Excel para el trabajo con euros es la función
EUROCONVERT. Esta función convierte un número dado en euros, convierte un número de
euros a la moneda de un estado que ha adoptado el euro, o bien convierte un número de una
moneda de un estado que ha adoptado el euro a otro, utilizando para ello el euro como moneda
intermedia (triangulación)
Acceda a la ayuda de Excel si necesita más información al respecto.
PAG. 89
Ejercicios Prácticos
Microsoft Excel 2000
Modulo Básico
INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL BÁSICO
LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000

Práctica 1
LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO

Práctica 2
LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS

Práctica 3
LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA

Práctica 4
LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS

Práctica 5
LECCIÓN 06: FÓRMULAS

Práctica 6
LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES

Práctica 7
LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS

Práctica 8
LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II)

Práctica 9
LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOS

Práctica 10
EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 BÁSICO
PAG. 93
LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A EXCEL 2000
- En esta práctica va a configurar el entorno de Excel 2000 para el resto del curso.
Además, realizará algunas acciones que le permitan conocer mejor la aplicación.
- Ejecute Excel 2000 utilizando el menú Inicio de Windows.
- Si es necesario, realice las acciones necesarias para que las barras de herramientas
Estándar y Formato se muestren en filas separadas.
- Mueva el puntero del ratón a lo largo de los distintos botones de las barras de
herramientas. Compruebe cómo, al pasar por un botón, dicho botón adquiere un
aspecto de relieve. Deténgase momentáneamente en alguno de los botones y
compruebe que aparece un mensaje indicando su naturaleza.
- Seleccione la opción Pantalla Completa del menú Ver y observe que ahora la ventana
de Excel sólo muestra la zona de edición y la barra de menús. Vuelva a visualizar la
pantalla normal.
- Utilice el menú textual de cualquiera de las barras de herramientas para ocultar las
barras Estándar y Formato. Vuelva a hacer lo mismo ahora para mostrarlas.
- Visualice el cuadro Acerca de Microsoft Excel a través del menú Ayuda. Observe en
este cuadro la memoria que tiene disponible y la información de licencia del producto.
- Cree en el Disco A:\ una nueva carpeta y asígnele el nombre: Prácticas Microsoft
Word 2000 Professional Básico.
- Salga de Excel hasta la próxima práctica.
PAG. 95
LECCIÓN 02: LIBROS DE TRABAJO
- Asigne el nombre Última a la celda IV65536 y compruebe que puede acceder a ella
utilizando únicamente su nombre.
- Observe que el libro de trabajo actual tiene 3 hoja. Sitúese en la celda B5 de la Hoja 3.
- Utilice el cuadro de nombres para volver a la celda IV65536 de la Hoja 1.
- Inserte una hoja nueva entre la Hoja 2 y la Hoja3. Asigne el nombre Hoja nueva a la
hoja que ha creado y cópiela detrás de la Hoja1.
- Elimine de una vez todas las copias de Hoja nueva.
- Guarde el libro actual dándole el nombre de Práctica 02.xls en el disco A:\ Prácticas
Microsoft Word 2000 Professional Básico e introduciendo la contraseña contra
escritura "Excel" (sin comillas). Después ciérrelo y ábralo de nuevo. Compruebe que
necesita la contraseña para modificar el libro, aunque también puede abrirlo como sólo
lectura.
PAG. 96
LECCIÓN 03: INTRODUCCIÓN DE DATOS
Este ejercicio tiene como objetivo que se familiarice con la forma de introducir datos
en una hoja de cálculo haciendo el menor esfuerzo al utilizar las características de Excel.
Introduzca la tabla anterior del modo más rápido posible teniendo en cuenta que:
- Los meses y vendedores forman una serie y el texto Ventas % se repite tres veces.
- Los datos del Vendedor 1 forman una tendencia lineal y los del Vendedor 2 una
geométrica.
- Los datos del Vendedor 3 y los coeficientes 1 y 2 deberá introducirlos manualmente.
- Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 03.xIs en el disco y salga de Excel hasta la próxima práctica.
PAG. 97
LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA
Esta práctica permite trabajar con el comando Pegado especial.
- Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 03.xIs,

creado en la práctica anterior.
- Elimine la columna de separación entre los dos coeficientes (columna F) e inserte una
nueva entre los coeficientes y los datos de ventas.
- Realice una copia de la tabla en otra posición de la hoja teniendo en cuenta que:
- Los textos de los títulos permanecen igual.

- No queremos copiar la fila de Junio.
- Hay que cambiar filas por columnas.
- A continuación borre los datos de Coeficiente 1 y realice una copia de los de la tabla
anterior sumándoles 10. Fíjese que habrá que seleccionar Transponer además de la
acción de Sumar
Con todo el resultado de la tabla es el siguiente:
- Utilice el comando Reemplazar para sustituir el texto Vendedor por el de Empleado.
PAG. 98
-Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 04.xIs y salga de Excel.
LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR HOJAS
Acceda a Excel y en un libro nuevo introduzca los datos que puede ver en la figura.
Cuando acabe, guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional
Básico\Práctica 05.xIs.
Realice los pasos necesarios para conseguir inmovilizar la fila de títulos (fila5) de
forma que, al movernos por las filas situadas por debajo de la pantalla visible, esta fila siga
viéndose en todo momento.
Vuelva a dejar la hoja de cálculo tal como estaba al principio.
Prepare la hoja para su impresión:
- La orientación de la página debe ser horizontal.

- Los márgenes deben ser: 3 cm para el superior e inferior, 5 cm para el izquierdo
y derecho, 1.5 cm. para el encabezado y pie de página.
- Deberá centrarse horizontalmente en la página.
- En el encabezado de página debe de indicarse el nombre del libro (Práctica
05.xls), mientras que en el pie de página se mostrará el nombre de la hoja de
cálculo (Hoja 1)
- Los datos deberán imprimirse junto a las líneas de división de la hoja de
cálculo.
Muestre la hoja en la Vista previa de salto de página y realice las acciones oportunas
para que no se imprima la columna E ni la fila 9.
Observe el resultado en Presentación preliminar y finalmente imprima la hoja con la

impresora que tenga disponible en su equipo.
Salga de Excel, guardando los cambios efectuados.
PAG. 99
LECCIÓN 06: FÓRMULAS
Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 05.xls

Introduzca los títulos y realice las sumas por filas y por columnas que se indican en la
tabla anterior. Observe que el total general se puede calcular del mismo modo por filas que por
columnas..
Guarde el libro de A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica

06A.xls y ciérrelo.
Tras este comienzo con fórmulas sencillas, vamos a realizar algunas más útiles y
complicadas.
Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica

03.xIs.
Inserte una hoja de cálculo (Hoja4) y sitúela detrás de la Hoja3.
Mueva la columna Coeficiente 1 a la Hoja2 y Coeficiente 2 a la Hoja3, tal como figura

en la imagen siguiente:
Hoja 2 Hoja 3
Sitúese en la Hoja4 e introduzca la tabla siguiente teniendo en cuenta que el dinero que
cobra cada vendedor viene dado por la fórmula:
PAG. 100
(Ventas % del mes * Coef1 del mes + Venta % del mes / Coef2 del mes) * 1000.
NOTA: Tenga en cuenta que tiene que utilizar las referencias mixtas para poder copiar la
fórmula para todos los vendedores y todos los meses.
La tabla resultado tendrá un aspecto como éste:
Guarde el libro actual como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 6B.xls y abandone Excel.
PAG. 101
LECCIÓN 07: TRABAJO CON FUNCIONES
Esta práctica tiene dos partes: en la primera trabajará con la función Autosuma y en la
segunda utilizará el comando Pegar función.
AUTOSUMA
Abra el archivo A:\Práctica 05.xls y realice la tabla de la práctica anterior, que incluía
los totales, en un único paso. Observe la rapidez y la utilidad de la función AUTOSUMA.
Guarde el libro actual con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 07A.xls.
PEGAR FUNCIÓN
Introduzca los siguientes datos en un libro nuevo.
Cree, a partir de estos datos, los títulos:
La función a utilizar es CONCATENAR y se encuentra en la categoría Texto.
Vamos a introducir los valores de lo que cobra cada vendedor. Para ello utilizaremos la
función REDONDEAR aplicada a la función ALEATORIO, que se encuentran dentro de la
categoría de funciones Matemáticas y trigonométricas del comando Pegar función.
Cree primero la función REDONDEAR y dentro de ella (como función anidada) utilice
como primer argumento la función ALEATORIO y como número de decimales (segundo
argumento de REDONDEAR) el valor cero.
La función ALEATORIO debe ser multiplicada por 100.000 para obtener un valor
entre 0 y 100.000.
La tabla resultado tendrá un aspecto como éste ( aunque los números variarán debido a
la función ALEATORIO).
PAG. 102
Guarde el archivo como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\

Práctica 07B.xls y salga de Excel.
PAG. 103
LECCIÓN 08: FORMATO DE CELDAS
Abra el archivo A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica

07A.xls.
Vamos a darle formato a la tabla para mejorar la presentación.
Centre el texto de InfoGrupsa Año 1999 en las columnas A..G. Cambie la fuente
eligiendo Times New Roman tamaño 14 y color rojo.
Centre los títulos Nombre y Ciudad y póngalos en negrita y subrayado.
Alinee a la derecha los títulos Periodo1.. Periodo3 y póngalos en negrita y subrayado.
Ponga el texto Total Empresas en negrita subrayado y del siguiente modo:
Total
Empresas
Los nombres de las empresas en Arial 9 y en negrita.
Los nombres de las ciudades centradas.
El texto Total Períodos en negrita. Cambie el ancho de la columna A para que se

ajuste a la selección más grande.
Enmarque la tabla con un borde negro del grosor que desee.
Aplique fondo blanco a las cantidades de los totales. Aplique el color azul al texto del
valor correspondiente al total general.
Quite las líneas de división de la hoja
Utilice la imagen Fondo.jpg como fondo de la hoja de cálculo. Podrá encontrar dicha
imagen en la carpeta Trabajos\Lec8 del directorio donde se instaló el curso. Acceda a la vista
preliminar para comprobar que el fondo no llegará a imprimirse (deberá cambiar el área de
impresión si no se muestra la hoja de forma completa).
Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 08.xls y salga de Excel.
PAG. 104
LECCIÓN 09: FORMATO DE CELDAS (II)
- Abra el libro A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\Práctica 08.xIs.
- Dé formato monetario a todos los totales incluido el total general. Utilice el comando
Formato / Celdas y el símbolo de moneda de su país.
- Coloque los puntos de millares en el resto de cantidades.
- Consiga que en los valores seleccionados (los referentes a cada período), si alguno de
ellos es igual a cero, aparezca la celda resaltada con un borde simple de color rojo.
- Finalmente aplique a la tabla el autoformato Lista 2.
- Guarde el libro como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\

PAG. 105
LECCIÓN 10: CREAR GRÁFICOS
- Inicie Excel y en el libro que aparece introduzca la siguiente tabla de datos. Aplique
el formato necesario.
- Cree un gráfico de columnas en el que se muestre la evolución de las ventas durante

cada uno de los meses del primer cuatrimestre del año. No incluya los datos referidos
a las marcas Opel y Renault.
- Como título del gráfico debe aparecer el texto: Primer cuatrimestre de 2000, en el
eje x aparecerá el texto Meses, y en el eje y aparecerá el Texto: Unidades vendidas.
- El gráfico debe aparecer en una hoja de gráfico nueva.
- Una vez creado el gráfico, incluya la serie de datos de las marcas Opel y Renault que
no incluyó inicialmente y elimine la de Fiat.
- Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Práctica 10.xIs y salga de Excel hasta la próxima práctica.
PAG. 106
EJERCICIO FINAL
En este ejercicio debe calcular en un libro de trabajo el precio de un determinado

artículo en función de la cantidad comprada y de la fecha de pago.
Para el desarrollo de esta práctica es necesario calcular los precios de venta utilizando
una fórmula que contemple el descuento por cantidad y el incremento por financiación. De este
modo la fórmula seria:
= Precio sin descuento - (Descuento * Precio sin descuento) + (Financiación * Precio sin descuento)
Aplique el formato monetario a las cifras que representan precios en la hoja de cálculo.
Las tablas de precios y descuentos se deben crear con el formato Efectos 3D-2.
Realice un gráfico resumen de los datos creados en el primer punto, que represente los
precios de venta unitarios para 1000 unidades. El gráfico resultado deberá tener un aspecto
similar al de la figura.
PAG. 107
Guarde el libro con el nombre A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\
Ejercicio Final Excel Básico.xls y salga de Excel.
Cree en una hoja de gráficos un gráfico que represente toda la tabla.
Imprima el libro de trabajo resultante visualizándolo previamente con la presentación

preliminar y realice los ajustes necesarios para que todo quede centrado en la hoja, tanto
vertical como horizontalmente
PAG. 108
Microsoft
Excel 2000 Professional
Módulo Avanzado
Microsoft Office 2000 Professional Excel Avanzado
INDICE GENERAL
MICROSOFT EXCEL 2000 PROFESSIONAL
EXCEL 2000 AVANZADO
LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS ...................... 151

LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULO ........... 113
Introducción
Fórmulas matriciales Crear el mapa
Constantes matriciales Trabajar en Microsoft Map
Vínculos Control del mapa
Trabajo con vínculos El libro Mapstats.xls
Control del cálculo
Reemplazo LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS
EXTERNOS ............................................................... 157
LECCIÓN 02: LISTAS ............................................ 121
Introducción
Conceptos básicos El origen de datos
Autocompletar Crear la consulta
Formularios Trabajar en MS - Query
Ordenación de una lista Actualizar los datos
Validación de datos Consultas con parámetros
Funciones de búsqueda
Fórmulas y formatos extendidos LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS
DINÁMICOS ............................................................. 169
LECCIÓN 03: FILTROS ........................................ 131
Creación de tablas
Autofiltro Personalización de tablas
Filtro avanzado Actualización y gráficos
Copiar datos filtrados Ocultar datos de detalles
Trabajar con listas filtradas Consolidación de datos
LECCIÓN 04: SUBTOTALES ............................... 137 LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS
TEMAS ....................................................................... 177
Subtotales automáticos
Organización de subtotales Búsqueda de objetivos
Informes con subtotales Escenarios
Totales avanzados Solver
Macros
LECCIÓN 05:TEMAS AVANZADOS SOBRE Niveles de protección
GRÁFICOS ................................................................ 143
LECCIÓN 10: COLOCAR DATOS EN LA
Tipos de gráficos WEB ........................................................................... 187
Añadir elementos al gráfico
Formato de elementos gráficos Insertar hipervínculos
Impresión de Gráficos La barra de Web
Colocar datos estáticos
Colocar datos interactivos
Publicar en el servidor Web
PAG. 111
Matrices y Cálculos
1.1. FÓRMULAS MATRICIALES
Las fórmulas que realizan cálculos de valor múltiple se denominan Fórmulas

matriciales y se diferencian de las fórmulas de valor individual en que pueden producir más
de un resultado, ocupando varias celdas.
Las fórmulas matriciales pueden producir un ahorro considerable del tiempo de

escritura de fórmulas. Por ejemplo, en una hoja de cálculo puede necesitar aplicar una misma
fórmula sobre distintos datos. Al utilizar fórmulas matriciales, únicamente tendrá que
seleccionar el rango donde se situarán los resultados (rango matricial) y escribir la fórmula,
aceptándola con [Ctrl]+[Mayús]+[lntro].
Una fórmula matricial queda encerrada

entre llaves ({}). Excel automáticamente coloca
las llaves en la fórmula cuando es aceptada como
fórmula matricial.
Al trabajar con fórmulas matriciales,

deberá tener en cuenta que todas las celdas
comparten una misma fórmula. Si se edita una
celda de un rango matricial, se edita todo el rango
como si se tratase de una sola celda. Así pues no
se pueden realizar operaciones como:
- Cambiar el contenido de las celdas que forman parte de la matriz.

- Eliminar o mover celdas que forman parte de la matriz.
- Insertar celdas en un rango matricial
Sin embargo, sí que podrá dar formato a cada una de las celdas del rango de forma
individual o copiar y pegar celdas correspondientes al rango matricial.
Para editar una matriz completa, deberá utilizar el menú Edición y seleccionar la
opción Ir a; a continuación deberá pulsar sobre el botón Especial, con lo que aparecerá un
nuevo cuadro de diálogo en el que podrá seleccionar la matriz que se desea editar.
PAG. 113
1.2. CONSTANTES MATRICIALES
E n las fórmulas simples es posible introducir los argumentos en forma de referencias

a celdas o en forma de valores constantes. También en las fórmulas matriciales
existe un modo de introducir estos valores constantes, que son denominados constantes
matriciales.
Para introducir constantes matriciales, deberá escribir los valores directamente en la

fórmula encerrados entre llaves ({ }). Como separador de columnas deberá utilizar el punto y
coma ( ; ) y para separar la filas el carácter (\ ).
Por ejemplo la matriz:

10 20
30 40
Deberá introducirse en una fórmula matricial como: {10;20\30;40}
- Las constantes matricial pueden ser números, texto, valores lógicos o incluso
valores de error.
- Si se introduce texto, debe estar entrecomillado.
- En una misma constante matricial se pueden incluir distintos tipos de valores.
- No pueden estar formadas por fórmulas.
- Todas las filas y todas las columnas deben tener la misma longitud.
- No pueden contener símbolos de moneda, paréntesis ni símbolos de porcentaje.
PAG. 114
Si una constante matricial se introduce en una fórmula no matricial, sólo el primer

elemento de la constante matricial será utilizado en los cálculos. Debe tener en cuenta que las
fórmulas matriciales no tienen nada que ver con las operaciones matemáticas para matrices, ya
que aquí las operaciones se realizan celda a celda dentro del rango matricial seleccionado. De
forma que es posible multiplicar una matriz de 2x3 por otra de 2x3 produciendo un resultado
de 2x3.
Cuando se trabaja con elementos matriciales, cada elemento involucrado en la fórmula

debe tener el mismo número de filas y de columnas. De no ser así, Excel expande las
constantes matriciales. Por ejemplo, la fórmula ={1;2;3}*{2\3} se transformaría en =
{1;2;3\1;2;3}*{2,2;2\3;3;3}.
Recuerde que deberá introducir las fórmulas matriciales en un rango de celdas con las
mismas dimensiones que la matriz resultante producida por la fórmula para que cada valor
resultante sea introducido en una celda del rango matricial. Si el resultado matricial excede el
rango seleccionado, los valores sobrantes no se visualizan en la hoja de cálculo.
1.3. VÍNCULOS
E n una lección anterior aprendimos cómo se referenciaban celdas que se

encontraban en hojas de cálculo distintas de un mismo libro de trabajo. Pero,
además, Excel también permite la creación de vínculos entre dos o más libros, de forma que la
información de un libro refleje los cambios que ocurren en los datos de otro libro.
Por ejemplo, es interesante incluir los resultados de varios libros en un libro resumen,
de forma que se puedan contrastar los resultados de cada uno de ellos e incluso que cualquier
cambio en los libros fuente se refleje en el libro de resultados.
Al establecer vínculos, se pueden tener libros más pequeños ya que algunos libros se
pueden dedicar a almacenar datos y otros a mantener resultados estableciendo vínculos con los
libros fuente. Tener libros más pequeños significa que serán más fáciles de editar y más rápidos
de abrir, guardar y calcular.
Detalle Resumen Análisis

Vínculo Vínculo
Ingresos Análisis
Informe de
Vínculo
ingresos Vínculo
Gastos Pronóstico
PAG. 115
Existe una serie de conceptos para trabajar con vínculos:
- Referencia externa: es cualquier referencia a una celda, a un rango de celdas o

a un nombre de otro libro de trabajo.
- Libro de trabajo dependiente: es aquel libro que contiene vínculos con otro
libro y que, por lo tanto, depende de los datos de este último.
- Libro de trabajo origen: es aquel libro que contiene los datos a los que hace
referencia una fórmula de un libro de trabajo dependiente mediante una
referencia externa.
Para crear referencias externas, en primer lugar deberá indicar la posición del archivo
en el disco precedido de un apóstrofo; a continuación deberá indicar el nombre del libro entre
corchetes seguido del nombre de la hoja, un apóstrofo y un signo de exclamación y por último
deberá indicar la referencia de la celda o celdas fuente.
Puesto que la sintaxis utilizada para este tipo de referencias es bastante complicada, un
modo fácil para incluir las referencias externas es mediante el uso del ratón evitando así la
posibilidad de cometer errores al escribir las referencias a las celdas.
Para seleccionar celdas de otros libros mediante el ratón, podrá tener abiertos los libros
fuente y vinculado y organizarlos en ventanas dentro del escritorio. Al tener el libro fuente
abierto, la referencia externa se muestra sin la ruta de acceso; si el libro fuente no está abierto,
la referencia externa se muestra en la barra de fórmulas con la ruta de acceso completa.
Podrá utilizar datos vinculados como argumentos de funciones y crear así informes que
muestren diversos resultados procedentes de los mismos datos.
PAG. 116
1.4. TRABAJO CON VÍNCULOS
C uando se trabaja con vínculos, también se pueden utilizar nombres de referencias.

La sintaxis utilizada es la misma que la usada para referencias externas, que ya
hemos visto, salvo que las referencias a la celda o celdas son sustituidas por el nombre de la
referencia. Por ejemplo:
='C:\Mis Documentos\[WEXCEL.XLS]HOJA3'!Total_Este
Al trabajar con libros vinculados, deberá guardar el libro origen antes de guardar el
vinculado para asegurar de esta forma que todos los datos del libro vinculado estén
actualizados. Si se cambia el nombre del libro de trabajo origen, se debe tener el libro
vinculado abierto para que el cambio se refleje de forma automática en la referencia externa.
En el menú de Edición se dispone del comando Vínculos, con el cual podemos

cambiar o actualizar los vínculos de un libro dependiente en el caso de realizar modificaciones
en el libro origen mientras el dependiente estaba cerrado.
Podremos cambiar el libro origen, para lo cual deberá pulsar sobre Cambiar origen,
una vez seleccionado Edición / Vínculos, seleccionando en el cuadro de diálogo el nombre del
archivo que será el nuevo fichero origen al cual el libro dependiente estará vinculado.
En el cuadro de diálogo Vínculos se enumeran el libro de trabajo y el nombre de cada

hoja para cada una de las referencias externas utilizadas en el libro de trabajo activo. Mediante
el botón Abrir origen podrá abrir el libro de trabajo origen. El botón Actualizar ahora
permite realizar una actualización manual de la información vinculada.
Mientras trabaje con libros vinculados, deberá intentar no perder los vínculos
establecidos guardando los libros vinculados en las mismas carpetas. Sin embargo, si los libros
están en carpetas diferentes, bastará con guardar el libro origen antes de guardar los
dependientes. Si al abrir un libro dependiente Excel no encuentra el libro origen, mostrara un
mensaje indicándolo.
PAG. 117
En ocasiones un libro de trabajo vinculado puede necesitar una cantidad de espacio en

disco muy grande debido a que se guardan las copias de los valores contenidos en el libro de
trabajo origen junto con los datos del libro vinculado. Puede indicar que esto no suceda
seleccionando Herramientas / Opciones y seleccionando la ficha Calcular y en ella
desactivando la casilla de verificación Guardar valores de vínculos externos.
1.5. CONTROL DEL CÁLCULO
E l cálculo es el proceso mediante el cual, al aceptar la fórmula de una celda, se

presenta en ella el resultado de computar la fórmula. Excel actualiza solamente
aquellas fórmulas afectadas por valores que se han modificado, evitando así cálculos
innecesarios.
El proceso de cálculo por defecto en Excel es automático, de forma que cada vez que se
introduce una nueva fórmula se vuelven a calcular todas las fórmulas del libro de trabajo. Para
evitar esta situación en libros con excesivo tiempo de cálculo, puede cambiar el cálculo de
automático a manual. Para realizar esto, deberá seleccionar Herramientas / Opciones, mostrar
la ficha Calcular y seleccionando en ella la opción Manual, situada en la sección Cálculo. En
el mismo cuadro de diálogo podrá calcular sólo las fórmulas de la hoja actual, pulsando el
botón Calcular hoja.
Si elige el cálculo manual, entonces deberá ser usted quien indique cuándo debe
volverse a calcular el resultado de las fórmulas. Para ello utilizará la tecla [F9]
Normalmente, y a no ser que explícitamente se le indique lo contrario, los cálculos se

realizan utilizando los valores subyacentes almacenados en las celdas y no los presentados en
ellas, esto significa que es posible modificar la apariencia de los datos sin que afecte al control
de cálculo.
En ocasiones puede resultar interesante realizar cálculos utilizando sólo los valores
presentados.
Por ejemplo, es posible que no le interese mostrar decimales en pantalla. Si decide

utilizar la precisión de pantalla (sin decimales) en lugar de los valores verdaderamente
almacenados (hasta 15 dígitos de precisión), entonces los resultados de las fórmulas pueden ser
erróneos.
Para utilizar la precisión de pantalla deberá activar la casilla Precisión de pantalla de

la ficha Calcular del cuadro Opciones (menú Herramientas).
PAG. 118
Calcular con precisión de pantalla afecta a los cálculos del libro siempre que no estén
en formato General. Una vez seleccionada la casilla de verificación Precisión de pantalla, los
valores constantes pasan a ser los valores presentados en pantalla y no se pueden recuperar los
originales.
1.6. REEMPLAZO
E n una hoja de cálculo puede interesar en un momento dado reemplazar una fórmula
por su valor resultante. Para realizar esto, deberá copiar la fórmula y después
mediante el Pegado especial del menú Edición seleccionar la opción Valores. Al pulsar
[Intro], la fórmula será reemplazada por su valor resultante.
También se puede reemplazar una porción de una fórmula con su valor resultante. En
este caso deberá seleccionar la porción de la fórmula a calcular en la barra de fórmulas y pulsar
[F9] (observe cómo es la misma tecla que se utiliza para el cálculo manual y es que realmente
lo que se hace es calcular el fragmento de la fórmula que se tiene seleccionada).
Otro aspecto relacionado con los cálculos, es la utilización de referencias circulares en

las fórmulas. Estas dependencias aparecen cuando dos fórmulas dependen entre sí para obtener
sus resultados.
Cuando Excel detecta una dependencia de este tipo, presenta un mensaje de aviso. Para
las fórmulas que requieran una referencia circular deberá acceder a Herramientas / Opciones
seleccionando la ficha Calcular y en ella activar la casilla de verificación Iteración. Excel
itera los cálculos hasta que la diferencia entre una iteración y la siguiente es menor que 0,001 ó
bien cuando se sobrepasan las 100 iteraciones.
PAG. 119
Listas
2.1. CONCEPTOS BÁSICOS
L as listas permiten almacenar datos en una hola de cálculo. Una lista se puede
entender como una base de datos simple, donde las filas de la hoja de cálculo
serían los registros de la base de datos y las columnas constituirían los campos.
Las listas contienen una primera fila de títulos de columnas que definen los
diferentes campos de la lista. El resto de filas presentan la información particular de cada
registro de la lista.
Las listas que Excel manipula tienen algunas características en común:
- Las celdas de la misma columna tienen datos similares.

- En la primera fila de la lista están situados los títulos de las columnas.
- Las filas de la lista tienen la misma estructura.
Excel tiene órdenes para actuar sobre las listas de forma automática. Por ello, las listas
se deben introducir siguiendo unos criterios, de forma que Excel pueda identificar los datos
como pertenecientes a una lista.
Para introducir una lista:
- Debe tener una única lista en una hoja de cálculo.

- Deje una fila y una columna en blanco entre la lista y los demás datos de la hoja
de cálculo.
- El tamaño de la lista tiene que ser como máximo del tamaño de una hoja de
cálculo.
- Los títulos de las columnas deben situarse en la primera fila de la lista.
- Asigne un formato distinto a los títulos y a los datos de la lista.
- Las filas deben tener datos similares en la misma columna.
- No se deben dejar espacios en blanco al principio de una celda pues afectaría a
algunas operaciones sobre la lista.
PAG. 121
- Utilice el mismo formato para todas las celdas de una misma columna.
Al almacenar los datos en forma de lista, podemos realizar ciertas operaciones para
facilitar el manejo de la información. Por ejemplo, organizar los datos para que se puedan
obtener subtotales.
Las operaciones que se pueden realizar sobre una lista son:
- Utilización de un formulario para añadir, editar y eliminar registros de la lista.

- Ordenar la lista de forma alfabética, numérica o cronológica.
- Filtrar los datos, o sea, elegir sólo las filas que cumplen unos determinados
criterios.
- Crear Informes de resumen.
2.2. AUTOCOMPLETAR
S i sigue las indicaciones del capítulo anterior a la hora de crear una lista, Excel le
ayudará en la introducción de los datos de la misma.
De especial importancia es diferenciar claramente entre la fila de títulos del resto de la

lista. Para ello, deberá aplicar a dicha fila alguna característica que no esté en el resto: una
determinada fuente, alineación, borde, formato, etc. Además, es conveniente aplicar dicha
característica del formato antes de escribir los rótulos.
Excel posee la función de Autocompletar. Utilizando tecnología IntelliSense, Excel,

cuando está introduciendo un dato en una determinada celda que pertenece a la lista, le sugiere
las entradas que haya hecho anteriormente en la misma columna y que empiecen por las letras
que ha introducido.
Si la sugerencia es la entrada que quiere realizar, bastará con aceptarla con [Intro] lo
que le habrá evitado el tener que teclear toda la entrada.
Además, también podrá elegir de una lista compuesta por todas las entradas anteriores
realizadas en la columna en la que se encuentre. De esta forma es posible que no tenga que
teclear ningún carácter para completar la nueva entrada de la celda.
Para acceder a esta característica, muestre el menú contextual de la celda ( clic con el
botón derecho del ratón), y aleja la opción Elegir de la lista. Excel le mostrará la lista
adecuada para que usted alija la nueva entrada. Como método alternativo a utilizar el menú
contextual está la posibilidad de pulsar [Alt] +[Flecha abajo] para mostrar la lista.
PAG. 122
Para disponer de esta útil característica, asegúrese de que esté activada la casilla
Habilitar Autocompletar para valores de celda de la ficha Modificar del cuadro Opciones.
2.3. FORMULARIOS
E xcel permite mostrar las distintas filas (registros) de una lista en un formulario, es
decir, en un cuadro donde cada una de las columnas son tratadas como un campo
de la lista. Mediante este cuadro, podemos añadir, buscar, eliminar o editar datos de la lista.
Contraste la información de la siguiente figura,

que representa un formulario, con la del primer
capítulo, donde se puede ver la lista en la hoja de
cálculo.
Para mostrar la lista como un Formulario,

deberá seleccionar una celda de la lista y elegir la
opción Formulario del menú Datos. Aparecerá el
cuadro de diálogo que ha podido ver en la figura
anterior, cuyo título será el nombre de la hoja donde
está situada la lista. El formulario presentará los campos
de la lista y el primer registro en ella.
El Formulario consta principalmente de los campos de datos, los cuadros de

edición y los botones de comandos.
- Campos del formulario: Los campos con valores constantes se editan, mientras que
los campos con valores calculados (resultados de las fórmulas) únicamente se
muestran y no se podrán editar los campos aparecen en el formulario siguiendo el
orden que aparecen de izquierda a derecha en la lista de datos.
PAG. 123
- Nombre de campos: Los nombres de los campos se crean a partir de los títulos de
las columnas de la primera fila de la lista. Si desea modificar algún nombre de campo
deberá modificarlo en la primera fila de la lista.
- Barra de desplazamiento: Está situada a la derecha de los campos del formulario su
selección permite visualizar registros de la lista.
- Indicador de número de registro: Está situado en la esquina superior derecha de la
fila y muestra el número de registro y el número de elementos de la lista.
Los botones que se muestran en el formulario sirven para modificar los registros de la lista
insertando, eliminando o modificando registros ya existentes.
- Nuevo: Añade un nuevo registro a la lista.

- Eliminar: Elimina el registro que se muestra en el formularlo.
- Restaurar: Restaura el contenido de los campos de edición con los valores Iniciales.
- Buscar anterior: Presenta el anterior registro de la lista. Si se ha introducido un
criterio de búsqueda, presentará el anterior registro que cumpla el criterio.
- Buscar siguiente: Presenta el siguiente registro de la lista. Si se ha introducido un
criterio de búsqueda, presentará el siguiente registro que cumpla el criterio.
- Criterios: Al ser pulsado, transforma los campos del formularlo en campos de
edición para introducir los criterios de búsqueda.
Una vez introducido el criterio, este último botón tiene el nombre de Formulario y, al
pulsar sobre él, se mostrará la primera ficha de la lista que cumple el criterio. Los criterios de
búsqueda pueden ser una cadena a igualar o bien una expresión de comparación.
Para introducir un nuevo registro desde el formulario, deberá pulsar sobre el botón Nuevo
y a continuación rellenar los campos de edición pulsando [Intro] al finalizar para que el nuevo
registro sea introducido en la lista.
2.4. ORDENACIÓN DE UNA LISTA
P uede ordenar los registros de una lista de forma que queden estructurados para su
posterior utilización. Para ordenar una lista, deberá indicar sobre qué columna de
datos debe realizarse la ordenación.
Al ordenar una lista, además de introducir el criterio de ordenación, se debe indicar el

sentido de la ordenación Ascendente ó Descendente.
Ejemplos de ordenación ascendente son números del 1 al 9, texto de la A a la Z y

fechas en orden cronológico. Mientras que una ordenación descendente sería: números del
9 al 1, texto de la Z a la A y fechas de la más actual a la más antigua.
PAG. 124
Para ordenar una lista, deberá seleccionar como celda activa una celda de la lista y
después elegir en el menú Datos la opción Ordenar. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:
En este cuadro se establecen los criterios y su

orden. En ocasiones, los datos del campo elegido como
criterio se repiten en varios registros de la lista; por
ello es necesario tener la posibilidad de incluir un
segundo o un tercer criterio para precisar más la
ordenación.
De no existir títulos en la lista, en el cuadro

Ordenar por se indica Columna A, Columna B, etc.
Mediante el botón Opciones se activa un nuevo cuadro
de diálogo en el que se puede precisar más la
ordenación.
Si, una vez realizada la ordenación, ésta no es de su agrado, puede deshacerla mediante
la opción Deshacer Ordenar del menú Edición o pulsando sobre el botón Deshacer de la
barra de herramientas.
En la barra de herramientas están situados los botones Orden

ascendente y Orden descendente que ordenan una lista de forma ascendente
o descendente si únicamente necesita ordenar una columna de la lista. Para
realizar la ordenación mediante estos botones, primero tendrá que situarse
sobre una celda del campo o columna que desee ordenar y después pulsar
sobre uno de los botones.
En la ordenación de listas deberá tener cuidado cuando en la columna en la que se

establece la ordenación aparecen números y números con letras, asignando a todos ellos el
formato texto ya que, de lo contrario, Excel ordenará los números y después los números con
texto.
PAG. 125
2.5. VALIDACIÓN DE DATOS
S i los datos que se sitúan en la lista van a ser introducidos por más de una persona,
es conveniente asegurarse de que todos lo harán de la misma forma.
Excel permite definir las entradas válidas que puede tener una determinada celda. Esta
característica no se utiliza sólo cuando trabaja con listas, sino que puede validar la información
que contiene cualquier celda de su hoja de cálculo.
Con la validación de datos usted podrá:
- Restringir entradas a rangos específicos, como números enteros y decimales, horas y

fechas.
- Mostrar en las celdas listas desplegables con posibles entradas de forma que el
usuario tenga que elegir una de dichas entradas.
- Limitar el número de caracteres de las celdas.
- Mostrar mensajes de ayuda cuando se seleccionen celdas o mensajes de error cuando
las entradas realizadas sean incorrectas.
Debe situarse en la celda donde se introducirán los datos y elegir el comando Validación
del menú Datos. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
En este cuadro de diálogo podrá establecer cuáles son los valores válidos de las celdas y
además, tendrá la posibilidad de mostrar mensajes que ayuden a conseguir estos valores o que
adviertan al usuario de que ha introducido un valor incorrecto para la celda.
En la ficha Configuración se indican los valores que puede contener la celda o conjunto de
celdas. Puede indicar su naturaleza: número entero, texto, flecha, etc. Así como características
propias del tipo de información permitida: rango de valores válidos, longitud en caracteres, etc.
PAG. 126
En la ficha Mensaje entrante se introduce el mensaje le que debe aparecer cuando se sitúe
en la celda, antes de introducir un valor en la misma.
Finalmente, en la ficha Mensaje de error especificará el mensaje que aparece cuando

el usuario introduce un valor no válido (según la ficha Configuración) en la celda. Si no indica
ningún mensaje e en esta ficha, Excel mostrará el mensaje que tenga predeterminado cuando
ocurra una entrada incorrecta.
Tenga en cuenta que es en la ficha Configuración donde realmente se establece el

conjunto de valores válidos para la celda. Si no establece ninguna limitación, el mensaje de
error no tendrá sentido, mientras que el mensaje entrante sólo tendrá carácter informativo, pero
no para limitar las posibles entradas en la celda.
2.6. FUNCIONES DE BÚSQUEDA
L as funciones de búsqueda proporcionan información a partir de los valores que se

les pasan como argumentos, de forma que se puede utilizar una fórmula de la hoja
de cálculo para buscar valores en las celdas que estén asociados con otros dentro de la misma
lista.
El elemento de información utilizado para buscar otro elemento de información se

denomina valor de búsqueda. Las funciones de búsqueda más utilizadas en una lista son
BUSCARV, COINCIDIR e INDICE. Todas ellas se basan en el valor de búsqueda, ofreciendo
cada una de ellas un resultado:
- BUSCARV: compara el valor de búsqueda con la primera columna de la lista y

luego devuelve un valor asociado en la misma fila.
- COINCIDIR: Compara el valor de búsqueda con el contenido de cierta columna
que se le pasa como parámetro y devuelve el índice del registro en la lista.
- INDICE: A partir del índice de la lista proporciona el dato del campo o columna
que se le pasa como parámetro.
Para utilizar estas funciones de búsqueda, es aconsejable que utilice el comando Pegar
función, buscando en la categoría Búsqueda y referencia. En el asistente se muestran todas
las funciones de búsqueda así como todos los argumentos que se le deben pasar a la función y
el resultado que ésta produce.
PAG. 127
2.7. FÓRMULAS Y FORMATOS EXTENDIDOS
U na nueva característica de Excel 2000 permite extender el formato y las fórmulas

utilizadas en una lista al añadir nuevas filas al final de ésta.
Por ejemplo, observe como en esta hoja de cálculo tenemos una lista con 6 elementos que
mantienen un mismo formato.
Adicionalmente, la última columna obtiene su valor a partir de una sencilla fórmula:

multiplicar el valor de la celda de la izquierda por la constante 350,25. Esta fórmula es la
misma para toda la columna D.
Si ahora usted continúa añadiendo elementos a la lista, lo lógico es que desee mantener
tanto el formato como la fórmula de la última columna, Excel coincide en este pensamiento y
extenderá el formato y las fórmulas de las filas anteriores al añadir nuevas filas al filial de la
lista.
De esta forma, al incorporar filas al final de una lista, se mantiene la coherencia con el
resto de sus elementos.
Puede activar o desactivar esta nueva característica de Excel 2000 a través de la casilla de
verificación Extender formatos de lista y fórmulas de la ficha Modificar del cuadro
Opciones.
Además, para que se puede aplicar esta característica automática de Excel, tres de las
anteriores cinco filas de la lista deben incorporar el formato y las fórmulas que desea extender.
En otro caso, Excel no extenderá el formato o las fórmulas ya que entenderá que no es un
formato o fórmula que usted desee tener en toda la lista.
PAG. 128
Finalmente, tenga en cuenta que si las celdas disponen de algún formato personalizado,
seguramente Excel no será capaz de extenderlo en las nuevas filas.
PAG. 129
Filtros
3.1. AUTOFILTRO
C uando se trabaja con listas de datos extensas, es interesante disponer de algún

método que permita seleccionar un subconjunto de datos dentro de la lista para
después poder realizar operaciones sobre los mismos. Esta herramienta está disponible en
Excel y recibe el nombre de Filtro.
Las opciones de filtrado están disponibles a través del menú Datos mediante la opción
Filtro.
Autofiltro: Esta opción del menú provoca que Excel busque en la lista activa la fila
que contiene los títulos de las columnas y coloque flechas desplegables en cada uno de los
campos de la lista. Al pulsar sobre estas flechas se despliega una lista con todos los datos
distintos que aparecen en una misma columna. Si se selecciona uno de estos valores en una
columna determinada, se ocultaran todas las filas que posean un valor distinto al elegido en esa
misma columna Podrá restringir todavía más la lista eligiendo otro criterio de otra columna.
Cuando trabaja con listas filtradas, Excel indica el modo en el que se está trabajan al
cambiar el color de los títulos de las filas y las flechas de aquellas columnas que se han
utilizado como criterios de filtrado. Además, en la barra de estado se indica la cantidad de filas
que cumplen los criterios elegidos.
Si no desea que aparezcan las flechas de las columnas en todos los campos deberá
seleccionar los campos que desee antes de activar el Autofiltro. En la figura se puede observar
un desplegable con las distintas opciones que presenta una columna de lista.
Con la opción vacías seleccionaría aquellas filas que tienen celdas vacías en el campo
utilizado para el filtrado. Por el contrario, no vacías puede ser utilizado para encontrar filas
que contengan datos en una columna en concreto. Estas dos opciones sólo estarán disponibles
cuando existan celdas vacías en la columna de filtrado.
PAG. 131
Para eliminar los criterios de filtrado de una columna y que se vuelvan a visualizar
todas las filas, deberá seleccionar la opción Todas. La opción Las 10 más… permite
seleccionar de la lista aquellas entradas superiores o inferiores numéricamente sin tener que
ordenar la lista.
Para visualizar la lista completa deberá seleccionar en el menú Datos la opción Filtro y
después Mostrar todo. Si desea eliminar las flechas de filtrado, deberá seleccionar la orden
Filtro y desactivar Autofiltro.
Con el autofiltro podrá especificar criterios personalizados para cada columna. Por
ejemplo, para introducir criterios de selección doble o mostrar filas con valores pertenecientes
a un rango. Para introducir criterios personalizados, deberá seleccionar de la lista de opciones
de un campo la opción Personalizar y aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
En el cuadro de la figura podrá seleccionar operadores e introducir datos que

conformarán el criterio para el campo seleccionado. Si especifica en el cuadro dos criterios,
deberá seleccionar el campo Y o el campo O según desee que los dos criterios se cumplan o
que al menos uno de ellos lo haga. Fíjese cómo no puede introducir más de dos condiciones a
través del Autofiltro.
3.2. FILTRO AVANZADO
L a opción Autofiltro, aún permitiendo introducir criterios personalizados, no ofrece

la posibilidad de introducir criterios complejos o simplemente más de dos
condiciones para una misma columna. Para especificar criterios más complejos, deberá
seleccionar las opciones de menú Datos / Filtro / Filtro Avanzado.
La orden Filtro Avanzado filtra la lista en su sitio tal y como lo hace Autofiltro, pero
no muestra las listas desplegables de las columnas. Para introducir los criterios en este tipo de
filtrado, es necesario seleccionar un rango de criterios en la hoja de cálculo.
PAG. 132
En primer lugar para utilizar un Filtro Avanzado, deberá crear el rango de criterios, se
recomienda situar los criterios encima o debajo de la lista para que no queden ocultos cuando
se filtre la lista. A continuación deberá seleccionar una celda de lista y seleccionar la orden
Filtro avanzado.
Existen dos tipos de criterios complejos:
- Criterios de comparación: muestran las filas que contienen los valores

especificados en el criterio ó las que se corresponden a los límites establecidos.
- Criterios calculados: evalúan una columna seleccionada de la lista contra

valores no contenidos en la misma. Se introducen mediante una fórmula y, si
su resultado es VERDADERO, se muestra la fila correspondiente.
Para introducir criterios en un rango de criterios, deberá introducir una fila con los
títulos de los criterios que debe coincidir con los títulos de aquellas columnas elegidas sobre
las que se realiza el filtro. Bajo los títulos de criterio deberá introducir el criterio en sí.
Cuando se introducen los criterios en la misma fila, se indica que se tiene que cumplir
cada uno de ellos, mientras que se sitúan en distintas filas, indica que se debe cumplir al menos
uno de los criterios de las filas. Si desea introducir dos o más criterios en los que intervenga la
misma columna, deberá repetir ésta las veces necesarias en el rango de criterios.
Para introducir criterios calculados en un rango de criterios, deberá:
- Introducir una fórmula que tenga u resultado de VERDADERO ó FALSO.
- La fórmula tendrá que referirse por lo menos a una columna de la lista.
- El título del criterio calculado, en caso de existir, debe ser un texto que no
coincida con el de una columna de la lista a filtrar.
Una vez introducidos los criterios en el rango de criterios, deberá activar la opción Filtro
avanzado a través de Datos / Filtro: aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá introducir
el rango donde está situada la lista de rango donde están situados los criterios.
PAG. 133
Además, también podrá indicar si el filtro se realiza en la misma posición donde está
situada la lista o el resultado del filtrado debe copiarse en otra posición de la hoja. Si la lista
tiene filas repetidas, existe la opción de no visualizarlas en el filtrado desactivando la casilla de
verificación Sólo registros únicos.
Por otra parte, debe tener en cuenta que, si cambia los criterios en el rango de criterios
y realiza de nuevo el filtrado, éste se realizará sobre todas las filas y no sólo sobre las que no
habían sido ocultadas tras realizar el anterior filtrado.
En definitiva, utilice Filtro avanzado si va a establecer criterios en dos o más

columnas, con tres o más condiciones en alguna columna o si quiere introducir valores
calculados en los criterios. En caso contrario, es más sencillo y rápido el Autofiltro.
3.3. COPIAR DATOS FILTRADOS
U
cálculo.
tilizando el comando Filtro avanzado, podrá copiar automáticamente las filas de
resultado de una lista filtrada en otro lugar de la hoja de cálculo o en la hoja de
Una vez activado el Filtro avanzado, deberá

seleccionar la acción Copiar a otro lugar indicando en el
cuadro Copiar a la posición de la hoja de cálculo (podría ser
una hoja distinta a la actual) donde deberán copiarse las filas
que cumplan los criterios especificados.
A la hora de especificar el rango Copiar a, deberá

tener en cuenta lo siguiente:
- Si especifica sólo una celda en blanco, Excel copia todas las filas que cumplen los
criterios en un rango que comienza en esa celda incluyendo todos los rótulos de
columnas de la lista.
- Si se especifica un rango de celdas como el rango Copiar a, copia todas las filas que
quepan en el rango. Si no hay espacio suficiente para todas las filas que cumplen los
criterios, aparecerá un mensaje preguntándole si desea pegar las filas restantes.
- Si se especifica un rango en Copiar a que posee un conjunto limitado de títulos de

columnas, Excel copiará sólo aquellas columnas de la lista que coinciden con los
títulos de las columnas del área Copiar a.
PAG. 134
Si se filtran listas mediante criterios sencillos, quizás le resulte más sencillo utilizar
Autofiltro y luego copiar el resultado utilizando la orden Copiar del menú Edición. Si esta en
modo de filtrado, el comando Copiar sólo copia los datos presentados.
3.4. TRABAJAR CON LISTAS FILTRADAS
E l filtrado permite realizar operaciones como edición, impresión, ordenación, etc.,

en un subconjunto de la lista. Por ejemplo, cuando se imprime una lista con la
orden Imprimir del menú Archivo, se imprimen solo los datos visibles de la lista.
Las operaciones que están afectadas por el Modo filtrar son:
- Celdas del menú Formato. Sólo asigna el formato seleccionado a las celdas
visibles.
- Borrar del menú Edición. Sólo borra las celdas visibles en la selección.
- Copiar del menú Edición. Copia solo las celdas visibles de la selección.
- Eliminar del menú Edición. Se transforma en el comando Eliminar fila y
elimina sólo las filas visibles.
- Insertar del menú contextual. Se transforma en el comando Insertar fila e
inserta filas enteras en una hoja.
- Celdas copiadas. Se transforma en el comando Insertar pegar fila. Podrá pegar
solo filas enteras en una hoja que contenga una lista filtrada.
La orden Autosuma también se ve modifica por la presencia de una lista filtrada en la

hoja de cálculo, ya que al utilizarla sólo mostrará el valor total correspondiente a los datos
visibles. Si una vez calculado el total se vuelve a visualizar la lista en su totalidad, Excel
ajustará el total en base a los nuevos datos presentados.
Cuando se ordena una lista filtrada, sólo se ordenan las filas visibles, pero las filas no
presentes no se desplazan de su posición inicial. Para ordenar una lista, únicamente tendrá que
seleccionar la columna y elegir la opción Ordenar del menú Datos o bien utilizar los botones
de la barra de herramientas Orden ascendente y Orden descendente.
PAG. 135
Subtotales
4.1. SUBTOTALES AUTOMÁTICOS
A l trabajar con listas en Excel, no es necesario introducir fórmulas para calcular

subtotales, sino que se dispone de una opción automática para realizar cálculos
parciales y generales. A esta orden accedemos desde el menú Datos mediante la opción
Subtotales.
Al utilizar subtotales automáticos, se insertan y se escriben automáticamente los títulos

de las filas de totales. Excel presenta estos resultados en forma de esquema y permite el
desplazamiento sobre los distintos niveles de resumen.
Cuando se utilizan subtotales, se debe elegir una función de resumen como por ejemplo
SUMA ó PROMEDIO.
Antes de utilizar la opción de subtotales, deberá agrupar los elementos cuyo subtotal va
a calcular. Recuerde que se puede ordenar la lista mediante Datos / Ordenar.
Una vez ordenada la lista, deberá seleccionar la

opción Subtotales que mostrará el siguiente cuadro de
diálogo:
Deberá seleccionar en el campo Para cada cambio

en la columna que se utiliza para clasificar los diferentes
grupos. En el campo Usar función, deberá indicar la
función utilizada para realizar los subtotales. Las columnas
a partir de las cuales se realizan los cálculos deberá
señalarlas en el campo Agregar subtotal a.
PAG. 137
Al seleccionar la opción subtotales, automáticamente Excel incorpora los campos de la

lista al cuadro anterior seleccionando algunas opciones por defecto que usted podrá modificar
si lo considera oportuno.
Es posible anidar subtotales, lo que significa incluir grupos de subtotales más pequeños
dentro de otros mayores. Para incluir estos subtotales anidados, deberá incluir otro campo a
calcular en Para cada cambio en y desactivar la casilla de verificación Reemplazar
subtotales actuales.
Deberá tener ordenada como segundo criterio la columna que utilice como subtotal
anidado. Por ejemplo, podría tener una lista en la que se guarde información de clientes y
desear obtener subtotales por provincias y dentro de éstas, por poblaciones. Debería tener la
lista ordenada primero por provincias y luego por poblaciones. Posteriormente aplicaría el
comando subtotales por dos veces, desactivando en la segunda vez la casilla indicada.
Si desea elegir más de una columna de resumen, deberá seleccionar más de un título de
columna en el campo Agregar subtotal a.
Siempre que la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales esté activa, se

cambiarán todos los cálculos al elegir una nueva función de resumen y aceptar el cuadro.
Además, si desea utilizar dos funciones de resumen deberá ejecutar dos veces la orden
Subtotal eligiendo cada vez una función distinta y desactivando la casilla de verificación
Reemplazar subtotales actuales la segunda vez que se llama a la orden.
Al desplegar la lista de Usar función, encontrará la función CUENTA, que calcula el

número de filas presentes en cada subtotal. Para eliminar los subtotales, deberá ejecutar la
orden Subtotales y pulsar el botón Quitar todos.
Tenga en cuenta que los valores de totales generales siempre se calculan a partir de
datos detallados y no de las filas de subtotales. Por ejemplo, si usa la función de resumen
PROMEDIO, la fila de totales mostrará el promedio de todos los datos detallados (no incluye
las filas de subtotales), y no el promedio de los valores de subtotales. Además los valores de
subtotales y totales se vuelven a calcular automáticamente al editar datos detallados.
PAG. 138
4.2. ORGANIZACIÓN DE SUBTOTALES
C uando se muestran los subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista

agrupando las filas de detalle con cada fila de subtotal asociada y las filas de
subtotales con la fila de Total General.
Como puede observar en la imagen adjunta, en la parte superior del área de datos de la
hoja de cálculo se sitúan tres botones para seleccionar el nivel de esquema deseado. Bajo los
botones se presenta un esquema del estado actual de la hoja. Los botones con símbolo + y - en
su interior indican que se puede ampliar o disminuir respectivamente el contenido del subtotal
al que representa, visualizando la totalidad de las filas que lo forman.
La siguiente figura presenta un resumen con el mínimo nivel de detalle de una lista a la
que se le ha aplicado un subtotal.
Cuando se trabaja con subtotales, se pueden ordenar los resultados como con cualquier
otra lista, para ello deberá seleccionar el nivel de detalle que presente únicamente los
resultados de subtotales y seleccionar en el menú Datos la opción Ordenar. Al ordenar la lista
de subtotales con las filas de mayor detalle ocultas, éstas se ordenan con las filas de subtotales
asociadas.
4.3. INFORMES DE SUBTOTALES
L os subtotales automáticos permiten dar formato e imprimir con rapidez un informe

a partir de una lista. Por ejemplo, una vez que se ha aplicado un subtotal sobre una
lista, se le puede asignar un autoformato para obtener de forma rápida un aspecto más legible
de los datos. También es interesante, al crear informes añadir gráficos para mostrar la totalidad
de los datos de un modo sencillo.
Al imprimir una lista a la que se le ha aplicado un subtotal, tiene la opción de insertar

saltos de página entre grupos mediante la casilla de verificación correspondiente en el cuadro
de diálogo Subtotales. Una vez aceptado el cuadro de diálogo, podrá imprimir el informe
mediante Archivo/ Imprimir.
PAG. 139
Los gráficos y los formatos sólo se aplican sobre el nivel de detalle visible en la hoja,
es decir, los datos que se presentan en los gráficos son los de las filas visibles en la hoja. Así
pues, realizar un informe utilizando todas las posibilidades que proporciona Excel puede
convertirse en una tarea fácil.
4.4. TOTALES AVANZADOS
En los capítulos anteriores se ha visto cómo realizar cálculos de forma automática,

pero en ocasiones necesitará realizar cálculos de celdas que satisfagan sólo ciertos criterios.
Estos cálculos se pueden realizar mediante el uso de funciones en las fórmulas y, por tanto,
se pueden ubicar en cualquier posición de la hoja de cálculo para ver los resultados. A
continuación se describen dos funciones para realizar totales avanzados mediante el uso de
funciones:
- SUMAR.SI (rango;criterio;sum_rango). Esta función puede ser utilizada para sumar

sólo aquellos valores de una lista que satisfacen un cierto criterio. En el argumento
rango deberá introducir el rango de la columna a evaluar, el argumento criterio es el
criterio que deberá aplicarse sobre el rango especificado y el argumento sum_rango es
el rango que contiene los valores a resumir. Por ejemplo: =SUMAR.SI
(D2:D8;”<30/04/2000”;F2:F8).
PAG. 140
Esta función comprueba para cada una de las filas entre la 2 y la 8 que los
valores de las celdas situadas en la columna D sean anteriores al 30/04/2000 y, si lo
son, suma el contenido de las celdas de la columna F ofreciendo el resultado total de
la suma.
- CONTAR.Sl (rango;criterio). Esta función proporciona el número de filas que

satisfacen un cierto criterio. El argumento rango es el rango de columna a evaluar y el
argumento criterio es el criterio que se debe aplicar al rango. Por ejemplo:
=CONTAR.SI (D2:D8;"<30/04/2000”).
Esta función ofrece el número de filas que han cumplido el criterio anterior.
- CONTAR.BLANCO (rango). Cuenta las celdas en blanco de un campo de una lista.
Los operadores que pueden ser utilizados en las funciones SUMAR.SI y CONTAR.SI
al introducir criterios son los operadores relacionales:
= Igual a
> Mayor que
< Menor que
>= Mayor o igual que
<= Menor o igual que
<> Distinto a
El criterio especificado en las funciones puede ser tanto una expresión como un texto a
igualar pero siempre encerrado entre comillas dobles.
Al utilizar estas funciones de totales avanzados, puede ayudarse del comando Pegar
función, que insertará las funciones en la fórmula y le informará sobre los argumentos
necesarios en cada función y el valor resultado que ofrece cada una de ellas.
Si necesita realizar cálculos más complejos sobre la lista, puede utilizar las funciones
para bases de datos disponibles en Excel. Estas funciones aparecen bajo la categoría de Bases
de datos. Todas las funciones que se citan a continuación necesitan tres argumentos:
- El rango de la lista incluyendo la fila de títulos.

- El título de la columna a resumir.
- El rango de celdas donde está situado el criterio.
PAG. 141
Tabla de Funciones:
FUNCIÓN RESULTADO
BDPROMEDIO Calcula el promedio de números.
BDCONTAR Contar números.
BDCONTARA Extrae un valor sencillo.
BDMAX Encuentra un valor máximo.
BDMIN Encuentra un valor mínimo
BDPRODUCTO Multiplica números.
BDDESVEST Calcula desviaciones estándar.
BDSUMA Suma números.
BDVAR Calcula varianzas.
BDVARP Calcula la varianza real.
BDEXTRAER Extrae valores únicos.
PAG. 142
Temas Avanzados sobre Gráficos
5.1. TIPOS DE GRÁFICOS
A estas alturas del curso, usted conoce cómo crear un gráfico a partir de los datos
situados en una hoja de cálculo siguiendo un sencillo Asistente para gráficos.
Recuerde que puede incrustar el gráfico en la misma hoja de cálculo o crear una hoja
de gráfico. Además conoce cómo agregar datos al gráfico sin necesidad de volver a crearlo.
En esta lección aprenderá a realizar tareas que necesitará cuando desee conseguir
gráficos más complejos que los que ha utilizado hasta ahora.
Sin duda, el cambio más radical que puede producir es cambiar el tipo de gráfico.
Cada uno de los tipos de gráficos que tiene disponibles tiene sus propias características que
hacen que sea más o menos adecuado para los datos a representar.
Cuando trabaje con un gráfico, debe diferenciar claramente si el proceso a realizar se

refiere al gráfico en sí o a un determinado elemento del mismo. Si desea cambiar un aspecto
global del gráfico, utilice el menú Gráfico; si la modificación va a ser realizada para un
elemento del mismo, deberá seleccionar primero dicho elemento y después utilizar la opción
oportuna del menú Formato.
Para cambiar el tipo de gráfico, acuda a la opción de mismo nombre en el menú

Gráfico; aparecerá el cuadro de diálogo correspondiente al primer paso del Asistente para
gráficos.
Puede cambiar a un subtipo diferente del tipo de gráfico actual o cambiar a otro tipo de
gráfico distinto. Las posibilidades son numerosas: columnas, barras, circular, líneas, áreas, etc.
En cualquier caso, si desea ver cómo quedará el gráfico antes de decidirse a aceptar el
nuevo tipo, pulse el botón Presionar para ver muestra.
En los gráficos tridimensionales tiene la posibilidad de cambiar el ángulo de la vista

respecto al eje Z, así como el punto de vista. Esto puede producir una mejor compresión del
gráfico.
Utilice el comando Vista en 3D del menú Gráfico y accederá al siguiente cuadro de

diálogo:
PAG. 143
Con los botones de giro, cambiará el ángulo respecto al eje Z, mientras que con los de
elevación, modificará el punto de vista. Estas opciones sólo están disponibles cuando el tipo de
gráfico es tridimensional.
Si después de todo, no consigue el tipo de

gráfico que está buscando, lo mejor es utilizar un
tipo personalizado. Estos gráficos son como
plantillas para la construcción de gráficos. Poseen
una combinación de tipos, diseños, colores, etc.,
que hacen que el gráfico adquiera un aspecto
atractivo con el simple hecho de aplicarle el tipo,
sin tener que realizar nada más.
Al elegir un determinado tipo, podrá ver

cuál va a ser el resultado sin tener que aplicarlo.
El cuadro Muestra adquiere la presentación del
gráfico con todos los elementos que constituyen
la aplicación del tipo personalizado.
Si una vez ha aplicado un determinado tipo, desea volver al que tenía antes, no tiene
más que utilizar el comando Deshacer. Sin embargo, si desea aplicar un tipo de gráfico
diferente, podrá hacerlo sin deshacer la aplicación del tipo actual.
5.2. AÑADIR ELEMENTOS AL GRÁFICO
A través del Asistente para gráficos puede incluir muchos elementos en el gráfico al
crearlo. Sin embargo, si el gráfico ya ha sido creado y desea agregar algún
elemento más, no será necesario que vuelva a crear el gráfico para ello.
PAG. 144
A través del comando Opciones de gráfico del menú Gráfico se accede al cuadro de
diálogo, donde podrá modificar casi cualquier característica del gráfico, excepto las que ya ha
visto en el anterior capítulo o las referentes a los datos de origen.
- En la ficha Títulos podrá incluir un título genérico del gráfico o para cada uno de los
ejes que tenga.
- En la ficha Eje podrá indicar qué ejes y, por lo tanto, qué divisiones desea que se
muestren en el gráfico.
- Puede mostrar u ocultar las líneas de división en el gráfico, para lo que está la ficha
Líneas de división. Estas líneas ayudan a situar los valores representados en el gráfico,
aunque si existen demasiadas divisiones, el gráfico puede llegar a ser confuso.
- La ficha Leyenda permite indicar dónde se situará este elemento e incluso eliminarla,
si es su deseo. En la leyenda aparece como interpretar las series del gráfico.
- En la ficha Rótulos de datos se indica qué información descriptiva respecto a la serie

de datos debe aparecer en el gráfico. Dependiendo del tipo de gráfico utilizado, tendrá
más o menos posibilidades en esta ficha. Por ejemplo, en un gráfico circular de
sectores, es muy útil poder mostrar junto a cada sector, cuál es el porcentaje que
representa respecto del total.
- Finalmente en la ficha Tabla de datos podrá indicar que se muestren los datos
representados en una tabla, bajo el gráfico. Esta opción es útil cuando crea un gráfico
en una hoja de cálculo y no lo incrusta donde están los datos fuente. De todas formas la
puede utilizar en cualquier tipo de gráfico.
También podrá agregar líneas de tendencia de los datos representados.
PAG. 145
A través del comando Gráfico / Agregar líneas de tendencia accederá al siguiente

cuadro de diálogo, donde podrá elegir el tipo de tendencia deseada. Puede agregar una línea de
tendencia para cada serie representada, siempre que su tipo de gráfico lo permita.
5.3. FORMATO DE ELEMENTOS GRÁFICOS
U na vez haya seleccionado un elemento del gráfico, está en disposición de realizar

cualquier proceso que afecte únicamente a dicho elemento.
El menú Formato se adaptará al elemento que tenga seleccionado, ya que podrá

realizar una u otra acción dependiendo de dicho elemento. De forma equivalente podrá utilizar
el botón en la barra de herramientas Gráfico.
El texto que aparece en el gráfico puede ser modificado como cualquier otro que
incluya en la hoja de cálculo. Podrá cambiar la fuente, el tamaño, aplicar más o menos realces,
colores, etc. Por ejemplo, podría aplicar el estilo moneda para algún eje del gráfico que
represente valores monetarios.
Además, podrá indicar un ángulo con el que se presente el texto escrito. Esto es útil si
tiene poco espacio en el gráfico y desea aprovecharlo al máximo, sin que el texto ocupe
demasiado lugar. En otros elementos podrá establecer un color para el fondo, una trama, etc.
Las opciones que tenga disponibles dependen del objeto seleccionado.
En ocasiones tendrá una determinada serie de datos que diste mucho (sus valores) de
las otras series de datos. Si las representa todas juntas, es muy posible que la escala de los ejes
impida ver la que tiene los valores mucho más pequeños que el resto.
PAG. 146
En este caso es posible incluir dicha serie en un eje secundario. Para ello selecciónela,
pulse en el botón Formato de la serie o utilice el comando equivalente del menú Formato y
en la ficha Eje indique que se represente en un eje secundario.
Además, también podrá combinar más de un tipo de gráfico en el mismo gráfico.

Podrá tener una serie de datos con un tipo de gráfico y otras con otro, siempre que todos los
tipos sean bidimensionales.
Recuerde que la mayoría de comandos pueden realizarse tanto desde el menú Formato
como desde la barra de herramientas Gráfico.
5.4. IMPRESIÓN DE GRÁFICOS
A ntes de imprimir gráficos es conveniente observar qué resultados se obtendrán con

el gráfico creado. Si el gráfico está incrustado puede observarlo en Presentación
preliminar de la hoja de cálculo o en la vista previa de salto de página. Si es una hoja de
gráficos, puede cambiar el tamaño y la escala de cualquier manera deseada, especificar cómo
debe colocarse en el papel y verla en la ventana para saber qué aspecto tendrá antes de
imprimirla.
Los gráficos incrustados se imprimen con el tamaño, las proporciones y la posición

que tienen en la hoja de cálculo. Deberá tener en cuenta que cambiar el tamaño de un gráfico
no implica que cambie el tamaño del texto contenido en el gráfico, por lo que en ocasiones
será necesario ajustar el tamaño del texto al nuevo tamaño de gráfico.
Las hojas de gráficos tienen un comportamiento diferente respecto a los gráficos

incrustados a la hora de imprimirlos. Para comenzar con la impresión de una hoja de gráficos,
PAG. 147
deberá ver una presentación preliminar de la hoja y comprobar que el gráfico tiene el tamaño
adecuado y muestra la información deseada. Por defecto la configuración del gráfico está
predeterminada para una orientación horizontal ocupando toda la página.
Para realizar una presentación preliminar de una hoja de gráfico, actívela y ejecute la
orden Archivo / Vista preliminar. Si el tamaño del gráfico en relación con la página no es de
su agrado. modifíquelo a través del botón Configurar... en la ventana Presentación preliminar
Otra forma de cambiar el tamaño del gráfico seria acceder directamente mediante la
orden Archivo / Configurar página con la hoja de gráficos activa.
Existen tres posibilidades para modificar el tamaño del gráfico en la ficha Gráfico del
cuadro de diálogo Configurar página.
- Usar página completa: Se ajusta automáticamente el tamaño del gráfico al tamaño del
papel. El gráfico siempre llena la página. Las proporciones se ajustan según sea
necesario, de tal forma que se utilice la página completa sin incluir los márgenes. No es
posible desplazar y ajustar el tamaño del gráfico con esta opción ya que por definición
el área del gráfico llena la página.
- Ajustar a la página: El gráfico se ajusta al tamaño de la página, pero manteniendo las

mismas proporciones que se visualizan en pantalla.
- Personalizar: El tamaño del gráfico es independiente del tamaño del papel. Al

imprimir, se hace con las mismas proporciones y posición relativa en la página.Cuando
selecciona esta opción, puede colocar el área del gráfico en cualquier lugar de la
página.
En la ficha Página dispone de las opciones para seleccionar los distintos tamaños de
papel.
PAG. 148
Si en la impresión de gráficos desea incluir los encabezados y pies de página, deberá

elegir la ficha Encabezado y pie de página del cuadro de diálogo Configurar página. Si desea
establecer los márgenes de la hoja de gráficos, deberá utilizar la ficha Márgenes.
En Excel los gráficos trasladan sus colores a matices de grises para la impresión si la
impresora no admite el color. Para imprimir en color, si dispone de impresora para ello, deberá
seleccionar la orden Configurar página en el menú Archivo y seleccionar la ficha Gráfico.
En esta ficha deberá desactivar la casilla de verificación Imprimir en blanco y negro en el
cuadro Calidad de impresión. Esta casilla ya estará desactivada si su impresora tiene un
controlador de color.
PAG. 149
Mapas de Datos
6.1. INTRODUCCIÓN
C uando trabaja con datos asociados a regiones geográficas, la forma más clara de
presentarlos es mediante un mapa. Si ha instalado en su ordenador la aplicación
Microsoft Map, tendrá la posibilidad de crear mapas de datos de una forma sencilla.
Con esta aplicación se adjuntan numerosos mapas y datos geográficos que podrá
utilizar directamente a la hora de crear sus mapas de datos. Si los mapas proporcionados no
son adecuados para su trabajo, podrá adquirir otros nuevos conectándose a la red de Microsoft
en el foro MapInfo o pidiéndolos directamente a MapInfo Corporation a través de su dirección
en Internet.
Entre los datos geográficos que incluye, se pueden destacar: aeropuertos, carreteras,
ciudades, códigos postales, lagos, océanos, población, etc. Podrá añadir dichos datos a sus
mapas de forma que aparezcan junto a las series de datos particulares.
Si no sabe cómo se escribe algún elemento

del mapa, como puedan ser ciudades y países
extranjeros, puede acudir al libro MAPSTATS.XLS
donde aparece la ortografía correcta de los mapas
que se adjuntan.
Debe tener una columna con los datos

geográficos que pueda “entender”Microsoft Map.
En el caso de que desconozca algún elemento
geográfico que incluya en sus datos, se lo indicará,
realizando posibles sugerencias sobre los mapas que
posee.
NOTA: Inicialmente no se instala Microsoft Map, por lo que deberá ejecutar el instalador e
indicar que desea instalar esta función.
Microsoft Map es una aplicación independiente, lo que quiere decir que puede ser
utilizada en cualquier otra aplicación de Office.
Además, es conveniente añadir el botón Mapa a la barra de herramientas estándar
para acceder rápidamente a esta función.
Para ello, utilice el comando Personalizar del menú Herramientas de Excel y
búsquelo en la categoría Insertar.
Lo único que tiene que hacer es arrastrar este botón a la posición deseada de dicha
barra de herramientas.
PAG. 151
6.2. CREAR EL MAPA
El primer paso para crear un mapa es

seleccionar los datos que se incluirán en el
mismo. La selección debe contener una
columna de datos que identifique las
regiones geográficas y una o más columnas
con los datos significativos que quiere
representar en el mapa.
También puede agregar posteriormente

los datos a representar en el mapa, de forma
que inicialmente cree un mapa en blanco donde
irá colocando series de datos. Además, si ya
tiene creado un mapa, podrá copiarlo y
utilizarlo en otro lugar ahorrándose así el tener
que introducir las distintas series. Después
podrá dar formato y agregar nuevos datos.
Una vez seleccio-

nados los datos, pulse en el
botón y dibuje un
rectángulo en su hoja de
cálculo donde se ubicará el
mapa de datos. Al hacerlo, se
iniciará la aplicación
Microsoft Map
Si todos los datos son

entendidos por Map, el mapa
se creará automáticamente;
si no, le indicará qué datos le
son desconocidos e incluso
podrá indicar el mapa que
desea utilizar.
6.3. TRABAJAR CON MICROSOFT MAP
PAG. 152
A l crear el mapa de datos, ha entrado en la aplicación Microsoft Map. Esta

aplicación posee su propio menú y barra de herramientas y puede ser utilizada
desde más aplicaciones componentes de Office.
Como en todas las aplicaciones de Office, usted trabajará en Microsoft Map a través de
su barra de herramientas o utilizando sus menús desplegables. La barra de herramientas que
presenta la aplicación, aunque sencilla en cuanto al número de botones, permite realizar la
mayoría de acciones necesarias.
- El botón permite seleccionar los elementos del mapa, no el mapa mismo para lo
cual deberá utilizar el botón . Al utilizar este último botón, podrá mover el mapa en
el interior de su marco.
- Mediante el botón podrá indicar el punto que haga de centro del mapa, ajustándose
la posición del mismo respecto a dicho punto.
- El botón Mostrar entero permite mostrar todo el mapa, centrándolo en el marco y

ajustando el tamaño del mismo si es necesario. Este botón puede ser útil cuando se ha
movido el mapa en el interior del marco o cuando éste es demasiado pequeño para que
el mapa se muestre completo con las dimensiones actuales.
- Con el botón mostramos u ocultamos la ventana de control de datos, de la que

hablaremos en el siguiente capítulo.
- El botón permite redibujar el mapa, proceso necesario cuando ha estado agregando

y eliminando elementos del mismo.
- Cuando varía algún dato que es representado en el mapa, deberá actualizarlo para que
lo represente. El botón le indicará la necesidad de realizar la actualización. Si no
está activado, indica que los datos origen no han variado.
- Como se le indicó, puede agregar series de datos a un mapa ya creado, para ello
simplemente deberá elegir Datos en el menú Insertar y especificar el rango de datos
donde están las nuevas series de datos. El mapa se actualizará automáticamente
mostrando estos nuevos datos.
Desde la opción Elementos del menú Mapa podrá indicar qué elementos de los
disponibles para el mapa desea mostrar junto a sus series de datos. Podrá agregar
aeropuertos, carreteras, ciudades, etc.
Además, podrá agregar nuevos elementos al mapa utilizando otros mapas que proporciona
la aplicación.
- Mediante el botón , podrá agregar texto al mapa o incluso marcadores
personalizados para destacar elementos del mapa. Un marcador no es más que un
PAG. 153
símbolo que se añade al mapa en determinados lugares para resaltar los elementos que
se encuentran en él.
- También puede agregar rótulos que identifiquen países, regiones o ciudades. Para
ello, haga clic en el botón ,elija los elementos que desee rotular y después haga
clic en cada punto del mapa que desee
- Mediante el comando Opciones del menú Herramientas accederá al siguiente cuadro

de diálogo, donde se pueden modificar opciones de carácter general del mapa de
datos.
Si durante la generación del mapa recibe el

mensaje: No se pudo crear el mapa, asegúrese de tener
activado el cotejado de mapas en profundidad.
Este parámetro afecta a la forma en que

Microsoft Map analiza sus datos para crear el mapa. Si
realiza un estudio en profundidad, el proceso será más
lento, pero se asegura de que los datos se cotejan con
todos los mapas que tenga Map. De la otra forma sólo
lo hace con los mapas que más se ajusten.
También puede especificar las unidades de

medida que aparecen en los cuadros de diálogo de la
aplicación, la forma en que se actualizará el mapa, etc.
La casilla Mostrar leyendas abreviadas produce que las leyendas aparezcan siempre
en una sola línea (abreviadas si es necesario) o de forma completa.
- Finalmente, si realiza doble clic en algún elemento del mapa, accederá a las opciones
que afectan a dicho elemento, pudiendo modificarlas.
PAG. 154
6.4. CONTROL DEL MAPA
Map.
C uando crea un mapa, aparece el cuadro de diálogo Control de Microsoft Map, al
que también puede acceder mediante el botón de la barra de herramientas de
Este cuadro de diálogo permite modificar el aspecto de las series de datos que aparecen
en el mapa. También permite la introducción de gráficos en el mismo mapa, con lo que podría
combinar las dos funciones en un mismo objeto gráfico.
En la parte superior del cuadro de diálogo Control de Microsoft Map aparecen los
títulos de columna de las distintas series de datos que se muestran en el mapa. Mientras que en
la parte inferior podemos indicar con qué estilo se van a codificar las distintas series de datos,
además de poder agregar gráficos circulares y de barras.
Los formatos disponibles para las series son lo siguientes:
- Sombreado por valores La graduación del sombreado establece el nivel del valor
representado. Valores pequeños corresponden a un sombreado claro mientras que
niveles altos se representan mediante un sombreado más oscuro.
- Sombreado por categorías Diferencia las distintas categorías de valores con

colores distintos.
- Densidad de puntos Muestra los datos en forma de pequeños puntos. Cada punto
representa una cantidad determinada. Cuanto mayor es el valor representado, mayor
será el número de puntos que aparecen.
- Símbolo graduado Muestra los datos en forma de símbolos dibujados con

diversos tamaños. Cuanto mayor sea el valor, mayor será el tamaño del símbolo.
Para combinar estos formatos debe arrastrar el icono que representa el formato hasta el
rectángulo de su parte derecha a la altura de la serie de datos que quiere cambiar de
codificación.
PAG. 155
Si lo que desea es eliminar una serie de la representación del mapa, arrástrela fuera del
rectángulo. Automáticamente Excel actualizará el mapa sin la serie eliminada.
Para introducir gráficos circulares ó de barras , arrastre su icono y el/los

título/s de columna/s de la/s serie/s que quiera utilizar en el gráfico a una zona libre del
rectángulo de series. Tenga en cuenta, sin embargo, que no podrá combinar gráficos de los dos
tipos en un mismo mapa de datos. Cuando ha utilizado un gráfico en el mapa, el menú Mapa
aparece el comando Opciones de gráfico, con el que podrá cambiar alguna de las
características del gráfico.
6.5. LIBRO DE MAPSTATS.XLS
E l libro Mapstats.xls se instala junto a la aplicación Microsoft Map si así lo indica

en el momento de la instalación de Excel. Podrá utilizar el cuadro Abrir para
localizar este libro de Excel. Normalmente está ubicado en C:\Archivos de programa\Archivos
comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data.
Dicho libro facilita numerosos datos geográficos y demográficos que usted puede
utilizar a la hora de crear sus mapas de datos o como base de los mismos, teniendo de esta
forma mucho trabajo adelantado. Utilícelo también para conocer la ortografía correcta de
nombres extranjeros.
Para utilizar los dalos existentes en Mapstats.xls, seleccione el rango que le interese y
cree de la forma normal el mapa de datos. Recuerde que una columna del rango seleccionado
debe ser la columna de los datos geográficos para que Map pueda generar correctamente el
mapa. Sin embargo lo más cómodo y aconsejable es copiar los rangos de datos en su libro
nuevo y allí crear el mapa de datos, dejando intacto el libro fuente de datos.
PAG. 156
Acceso a Datos Externos
7.1. INTRODUCCIÓN
E n ocasiones es necesario trabajar con datos que no están almacenados en el equipo

personal o que han sido creados con otras aplicaciones distintas a Excel.
Por ejemplo, podría tener una archivo de bases de datos donde se ha ido almacenando
información sobre los pedidos realizados. Este archivo habría sido creado con una aplicación
de bases de datos como Access ó dBase.
Microsoft Query es una aplicación que se incluye en Office y que permite el acceso a
datos desde distintos orígenes. Podrá utilizar Query desde Excel y acceder así a la información
que necesite.
Es posible que sólo le interese acceder a un conjunto de datos específicos y no a toda la

base de datos. Al trabajar en Query usted estará creando una consulta para acceder a la base de
datos.
Una consulta es un método para extraer los datos que realmente nos interesen de la
base de datos. El resultado de la consulta será enviado a Excel, donde podrá realizar cualquier
proceso que necesite con dichos datos.
Para poder acceder mediante Query a una determinada base de datos, es necesario
haber instalado los controladores de bases de datos que permiten acceder a dichos datos.
Por ejemplo, si desea acceder a ficheros de bases de datos creados con dBase, deberá
tener instalado en su equipo un controlador dBase para ello. Office incluye distintos
controladores, que deberá seleccionar en el momento de la instalación:
Bases de datos de Access.

Bases de datos de dBase.
Bases de datos de FoxPro.
Bases de datos de Paradox.
Bases de datos de un servidor SQL.
Bases de datos en formato texto.
Listas creadas en Excel.
Bases de datos de Oracle.
Servicios OLAP de Microsoft SQL Server.
Para acceder a otro tipo de bases de datos, deberá conseguir su correspondiente

controlador.
PAG. 157
7.2. EL ORIGEN DE DATOS
E s necesario crear una consulta que defina claramente el conjunto de datos a los que
desea acceder. Al realizar una consulta, está extrayendo la información que desea a
partir de un origen de datos.
Para crear una consulta deberá utilizar el comando Obtener datos externos / Nueva
consulta de base de datos en el menú Datos.
Si es la primera vez que utiliza MS-Query, entonces Excel te indicará que debe
instalarlo previamente. Siga las indicaciones y podrá utilizarlo sin necesidad de salir de la
aplicación.
El primer paso para la realización de la consulta es indicar el origen de los datos, o sea,
entre otras cosas, la base de datos a la que deseamos acceder. Para ello debe indicar el tipo de
base de datos a acceder (en definitiva qué controlador de base de datos se debe utilizar) y otras
características, entre las que destaca la ubicación de la base de datos.
En este aspecto es interesante hacer destacar cómo la base de datos podría no estar en
el propio equipo sino que podría acordarse a ella a través de una red. Si necesita privilegios
para acceder a la base de datos, es ahora el momento de indicarlo introduciendo la posible
contraseña que sea necesaria.
PAG. 158
Una base de datos se compone de una o más tablas, además de otros elementos. Si desea
utilizar una de dichas tablas como predeterminada para la creación de consultas que se realicen
a través de este origen de datos, puede indicarlo también. En una tabla la información se
almacena de forma similar a una lista de Excel, es decir, las columnas son campos (categorías
de información) y las filas son registros.
El origen de datos es el conjunto de

todas las características que necesita
conocer Query para acceder a sus datos. A
este conjunto de características se le da un
nombre, que será utilizado como origen de
datos cuando quiera acceder a dicha
información a través de una consulta.
Recuerde, por lo tanto, que necesita establecer un origen de datos para realizar
consultas. El origen de datos puede estar relacionada con un gran conjunto de datos, mientras
que una consulta simplemente es una forma de acceder a un subconjunto particular de dichos
datos.
PAG. 159
7.3. CREAR LA CONSULTA
A la hora de crear una consulta, tiene dos posibilidades: acceder directamente a

Microsoft Query y realizarla en esta aplicación o utilizar el Asistente para
consultas, que le guiará paso a paso en la creación de la consulta.
En la mayoría de ocasiones será suficiente el uso de este asistente. Sin embargo, si la

consulta es más complicada que las conseguidas a través del asistente, puede utilizar Query
para realizarla.
Como se le ha indicado, lo primero que debe realizar al crear la consulta es indicar a
qué origen de datos desea acceder. Recuerde que el origen de datos es el conjunto de
características que nos permiten acceder a unos determinados datos.
Para poder utilizar en más de una ocasión ese conjunto de características, le damos un
nombre descriptivo al crearlo.
En la parte inferior de este cuadro de diálogo aparece una casilla de verificación que le
permite indicar si desea o no utilizar el Asistente para consultas.
PAG. 160
Una vez indica el origen de datos, se encuentra en el primer paso del Asistente para
consultas. En este paso, debe indicar qué columnas o campos de las tablas de datos desea
extraer. En la mayoría de casos no será necesario extraer todos los campos que tiene una tabla,
sino sólo algunos que realmente le interesan.
En el segundo paso del asistente
puede indicar filtros para las columnas.
Es decir, indicar qué registros son los
verdaderamente interesantes. Por ejem-
plo, le podría interesar sólo aquellos
clientes de España.
Puede establecer más de un
criterio que definan la consulta. Podrá
indicar si deben cumplirse cada una de
las condiciones (activando la casilla y) o
que sólo sea necesario que se cumpla
una de ellas (activando la casilla o).
En el siguiente paso puede indicar

qué columnas son las que establecerán el
orden en que aparecerán los datos
resultado de la consulta. Puede ordenar por
uno, dos ó tres campos que intervengan en
la consulta.
Finalmente el asistente le pregun-
tará si desea devolver los datos de la
consulta a Excel ó iniciar Microsoft
Querer con el objetivo de modificar
alguna característica de la consulta.
También podrá guardar la consulta. Al guardar una consulta, estará almacenando la

definición de la misma pero no los datos que aparezcan como resultado. Esto es así para que,
cada vez que ejecute la consulta, ésta devuelva los datos actualizados y no los que se consiguió
en el momento de la creación de la consulta.
PAG. 161
Si decide devolver los datos a Excel, se le pedirá que indique la celda que actuará como
esquina superior izquierda para el rango de datos que se va a crear, como resultado de la
consulta. Podrá copiar los datos en la hoja actual, en otra hoja de cálculo ó realizando una tabla
dinámica; tarea ésta que será tratada en la siguiente lección.
Una vez tenga los datos de la consulta en Excel, podrá realizar cualquier proceso que
crea oportuno con ellos desde Excel.
Además, Excel proporciona la barra de herramientas Datos externos que facilita el

trabajo con estos datos.
Por ejemplo, podrá modificar la consulta, es decir, volver a reclamar la aparición del
Asistente para consultas, actualizar los datos si han sufrido algún cambio en el origen de datos,
etc.
7.4. TRABAJAR EN MS_QUERY
E l Asistente para consultas es una herramienta muy útil cuando desee realizar
consultas sencillas como la del capítulo anterior.
Sin embargo, si la consulta es más compleja será necesario trabajar en Microsoft Query
directamente. Para ello, al utilizar el comando Nueva consulta de base de datos, en el
PAG. 162
momento de definir el origen de datos, deberá desactivar la casilla Usar el Asistente para
consultas para crear o modificar consultas.
De esta forma accederemos a Microsoft Query para realizar la nueva consulta, en lugar
de utilizar el Asistente para consultas.
El funcionamiento es similar al del asistente. El primer paso es indicar sobre qué tablas
actuará la consulta; esta puede realizarse sobre una única tabla o sobre más de una tabla. Una
vez agregada/s la/s tabla/s, aparecerá el panel de Microsoft Query, como ve en la figura
anterior.
En la parte superior se sitúan las tablas que están incluidas en la consulta. En el interior
de cada panel de tabla se incluyen los campos de la misma.
PAG. 163
En la zona inferior es donde se van ubicando los campos que intervienen en la consulta.
La forma de establecer estos campos es seleccionarlos en el panel de la tabla y arrastrarlos
hasta esta sección de la ventana.
Si desea incorporar todos los campos de una tabla, haga doble clic en el asterisco que
se sitúa al principio de la lista de campos.
Cuando vaya incluyendo campos en la consulta, Query presentará automáticamente la

información almacenada en la base de datos.
Esto es así gracias a que el botón Consulta automática está activado.
Si estuviera desactivado, sería necesario ejecutar la consulta con el botón para

ver el resultado de la misma.
Si la información mostrada no es la deseada, lo normal es que necesite incluir criterios

de selección como hizo con el Asistente para consultas. Utilice el comando Agregar criterios
del menú Criterios y especifíquelo.
Al agregar un criterio pasará a la vista de Consulta de selección, accesible también a

través del botón Ocultar o mostrar criterios. En esta vista podrá agregar más criterios si así
lo desea. Recuerde que, al agregar criterios, está indicando cuáles son los datos que realmente
le interesan del origen de datos.
PAG. 164
Si intenta modificar alguno de los datos que aparecen como resultado de la consulta,
comprobará que no puede. Inicialmente los datos están protegidos ya que un cambio en una
consulta podría implicar el mismo cambio en el origen de los datos.
Si está seguro de lo que quiere hacer y desea cambiar un dato tanto en el origen de
datos como en la consulta, utilice el comando Permitir modificación en el menú Registros.
Por otra parte, podrá ver la definición de la consulta en el lenguaje SQL. Este lenguaje
pretende ser una forma estándar de acceso a las bases de datos relacionales, de forma que
utilizándolo pueda acceder a cualquier base de datos, sin importar el tipo de la misma o con
que aplicación fue creada. Utilizará este lenguaje (que está fuera del objetivo del curso)
cuando deba crear consultas más complejas.
Una vez especificada la consulta, no tiene más que devolver los datos a Excel, como
hizo con el Asistente para consultas. Para ello utilice el botón Devolver datos ó la opción
Devolver datos a Microsoft Excel en el menú Archivo.
Todo lo que pueda realizar a través del Asistente para consultas podrá realizarlo en
Query: grabar la consulta, ordenar el resultado de la misma, establecer múltiples criterios, etc.
Sí lo necesita, acuda a la ayuda de esta aplicación.
7.5. ACTUALIZAR LOS DATOS
S i el origen de datos sobre el que basó la consulta se modifica, es posible que usted
desee que estas modificaciones se vean reflejadas en los rangos externos que tiene
en Excel, resultado de la consulta.
A través de la barra de
herramientas. Datos externos, tendrá
siempre la posibilidad de actualizar la
consulta, haya ocurrido o no alguna
modificación en la misma.
Fíjese que esto es posible
porque Excel almacena en el libro de
trabajo la definición de la consulta que
proporcionó los datos, de forma que
pueda ejecutarse de nuevo cuando usted
desee actualizarlos.
PAG. 165
Si utiliza el botón Propiedades del rango de datos, podrá acceder a un cuadro de

diálogo donde establecer alguna de las características que afectan al modo en que Excel trabaja
con los datos externos.
Por ejemplo, si desactiva la casilla Guardar definición de consulta y guarda el libro,

Excel no podrá volver a actualizar los datos externos ya que estos serán guardados como un
rango estático de datos.
También puede indicar que se actualicen los datos externos cuando se abra el libro que
los contiene; para ello active la casilla Actualizar al abrir el archivo.
Finalmente, indicar que en una misma hoja de cálculo podrá tener más de un rango de
datos externos. Si desea actualizar todos ellos, aunque provengan de consultas distintas, podrá
hacerlo a través del botón Actualizar todo de la barra Datos externos.
Recuerde que, para que sea posible la actualización de los datos externos, es necesario
haber almacenado la consulta en el mismo libro o tener la consulta guardada y ejecutarla de
nuevo.
PAG. 166
7.6. CONSULTAS CON PARÁMETROS
U n tipo de consulta que sólo puede crear si trabaja directamente en Query es el de

consulta con parámetros.
En este tipo de consultas, el valor que se establece en alguno de los campos que
determinan el criterio de la selección de registros no es un valor fijo sino que usted lo
proporciona cada vez que ejecuta la consulta.
Por ejemplo, la consulta que hemos creado en el curso nos ha permitido obtener la
información referente a aquellas compañías de España cuya persona de contacto es el gerente
de ventas.
¿Qué sucede si desea realizar la misma consulta pero para un país distinto? Lo mejor es
que el valor del campo PAIS sea un parámetro que le proporcionemos cada vez que
ejecutemos la consulta. De esta forma, se ahorra el tener que definir la consulta cada vez.
Puede modificar una consulta utilizando el botón Modificar consulta de la barra de

herramientas Datos externos. Volverá a aparecer Microsoft Query para ello.
Para que se le pida el valor en un campo a la hora de ejecutar la consulta, debe escribir
entre corchetes el texto que desea que aparezca en el Valor del campo adecuado Este texto no
debe coincidir exactamente con el nombre del campo afectado. Observe esta situación en la
figura de la página siguiente, respecto al campo PAIS.
PAG. 167
Al ejecutar la consulta, se te pedirá que introduzca el valor de dicho parámetro y se

realizará la selección respecto a dicho valor.
La flexibilidad que ofrece los parámetros hace que una misma consulta pueda servir
para obtener distinta información en cada caso sin necesidad de modificar la consulta para
ello.
PAG. 168
Tablas y Gráficos Dinámicos
8.1. CREACIÓN DE TABLAS
U na tabla dinámica permite presentar desde distintos puntos de vista una misma
información, usando para ello funciones de resumen, como la suma o el promedio.
Para construir una tabla dinámica, se deben indicar los campos a incluir y la forma en
que se van a organizar. Debe entender por campo a una categoría de datos. Un elemento es una
subcategoría dentro del campo.
Para crear una tabla dinámica puede utilizar datos procedentes de:
- Una lista, base de datos o cualquier rango de una hoja de cálculo de Excel que
contenga columnas con rótulos.
- Un archivo o una tabla de base de datos de una aplicación o de un sistema de

administración de bases de datos externo.
Una tabla utiliza dos tipos de datos:
- Campos que se utilizarán como títulos del campo de fila, columna y páginas
de la tabla. Estos campos suelen contener texto.
- Campos de datos. Se utilizarán para realizar los cálculos. Estos campos

suelen tener datos numéricos.
Para crear tablas dinámicas, podrá utilizar un asistente que le guíe en su creación. Este
asistente estará disponible mediante la orden Datos / Informe de tablas y Gráficos dinámicos.
PAG. 169
En primer lugar el Asistente muestra un cuadro de diálogo en el que seleccionar el tipo

de origen de datos, como se muestra en la siguiente figura. También se puede indicar si desea
crear una tabla o un gráfico dinámico.
El segundo cuadro del Asistente muestra el rango de datos del origen de datos; si el
rango no fuera el correcto, podría cambiarlo en el campo Rango indicando el libro y la hoja
donde están los datos si fuera necesario.
En el tercer paso del asistente se debe indicar la ubicación de la tabla dinámica: una
hoja nueva o en la misma hoja en la que está trabajando. Además, puede establecer el diseño
de la tabla dinámica, es decir, la distribución de los distintos campos de página, fila y columna.
Para ello, utilizará el botón Diseño.
Si usted es un usuario de versiones anteriores de Excel, el cuadro de diálogo Diseño

debe serle familiar, ya que es la forma en que se creaban las tablas dinámicas.
Sin embargo, en Excel 2000 es posible hacerlo en ese paso del asistente o directamente
en la hoja de calculo, de forma que podamos ver, al mismo tiempo que diseñamos la tabla
dinámica, los datos que ésta contendrá.
PAG. 170
Para incluir los diferentes campos en la tabla, hay que seleccionarlos de la barra de
herramientas Tabla dinámica y arrastrarlos sobre el área elegida. Si sitúa algún campo sobre
el área PÁGINA, la tabla dinámica mostrará los datos de un solo elemento a la vez.
Excel calculará además, los totales de columnas y filas de la tabla dinámica. Aunque
éste es un detalle que usted puede cambiar a través de las opciones de la tabla, como ya
veremos.
8.2. PERSONALIZACIÓN DE TABLAS
P ara trabajar con tablas dinámicas, primero deberá personalizar la tabla para que
presente y realice todo aquello que le sea de interés. Para personalizar la tabla,
puede utilizar la barra de herramientas Tabla dinámica.
Esta barra de herramientas permite volver a acceder al asistente para tablas dinámicas si
desea modificar algún aspecto de ésta.
Aunque no siempre es necesario acceder al asistente. Por ejemplo, para eliminar un

campo de fila, de columna o de página, puede seleccionarlo y arrastrarlo fuera de la zona de la
tabla.
Incluir nuevos campos es de la misma forma. Simplemente los selecciona en la barra de

herramientas Tabla dinámica y los sitúa en la zona de la tabla deseada: campos de página, de
fila o de columna.
Para modificar los elementos de la tabla, deberá pulsar sobre el botón Configuración
de campo y, en el cuadro de diálogo que se activa, elegir la función resumen que se aplicará a
los elementos de la tabla.
PAG. 171
Cuando se crea una tabla dinámica, Excel añade automáticamente las líneas de
subtotales y de totales automáticos. Estas líneas se pueden ocultar y volver a mostrar según sea
necesario mediante las opciones de la tabla. Para ello, pulse en el botón Tabla dinámica de la
barra de herramientas y seleccione el comando Opciones de tabla. Aparecerá el cuadro de
diálogo siguiente.
Puede establecer opciones tanto para el formato de la tabla como respecto de los datos que
representa.
8.3. ACTUALIZACIÓN Y GRÁFICOS
A l modificar los datos a partir de los cuales se formó la tabla, puede actualizarla sin
tener que volverla a crear. Para actualizar una tabla dinámica deberá situarse en
ella y seleccionar en el menú Datos la opción Actualizar datos. Esta orden también se puede
realizar pulsando sobre el botón Actualizar datos de la barra de herramientas Tablas
dinámicas.
Los cambios que se pueden realizar son:
- Cambios en los datos de un campo de datos en la lista o en la tabla fuente.
- Campos o elementos eliminados de la lista o de la tabla fuente.
- Elementos nuevos o modificados en las filas o campos actuales de la lista o de

la tabla fuente.
PAG. 172
Cuando se actualiza una tabla, Excel únicamente compara los datos originales que se
utilizaron para crear la tabla, si se han añadido nuevas filas en los datos iniciales, tendrá que
indicar el nuevo rango accediendo al paso 2 del Asistente para tablas dinámicas: de otra forma
las filas añadidas no serán tomadas en cuenta.
La forma de actualizar una tabla dinámica también es una de las características que
puede establecer en el cuadro Opciones de tabla.
Por ejemplo, activando la casilla Actualizar al abrir, Excel actualizará la tabla cada
vez que se abre el archivo. Si lo que desea es actualizarla automáticamente cada cierto tiempo,
también puede indicarlo en este cuadro de diálogo.
Otro asunto importante es la posibilidad de crear gráficos dinámicos. Es la misma idea

que se tiene a la hora de crear tablas dinámicas, pero con un gráfico.
Para que los gráficos sean fáciles de entender, la tabla dinámica no debe tener más de
dos campos de filas y dos de columnas. Puede crear un gráfico partiendo de una tabla dinámica
o crearlo desde el inicio, para resumir los datos de su hoja de cálculo.
Si ha creado una tabla dinámica, sitúese en una celda de la misma y pulse en el botón
Asistente para gráficos de la barra de herramientas Tabla dinámica, no de la barra de
herramientas Estándar. De esta forma, se crea un gráfico dinámico en un único paso, que
después podrá modificar como en cualquier otro gráfico.
Este tipo de gráfico se llama dinámico porque puede cambiar la forma de presentar la
información. Por ejemplo, en el gráfico de la figura siguiente lo primero que se ha hecho es
mostrar la información referente a los años como un campo de página en lugar de filas. Para
ello, no ha sido necesario nada más que arrastrar el marcador del campo Año a la zona de
campos de página.
Cuando se tiene un campo de página, puede mostrar sólo los datos referentes a alguno
de los valores de dicho campo. En el ejemplo, podríamos obtener los valores referentes a los
años 1998, 1999 o ambos.
Lo mismo ocurre con el resto de campos. Por ejemplo, podrá mostrar información
referente a unos cuantos meses, en lugar de a todos, a uno o dos productos, etc. Para ello,
simplemente despliegue la lista de cada marcador de campo y active o desactive las casillas de
aquellos elementos que desea que se muestren en el gráfico dinámico. El gráfico se actualizará
automáticamente.
Como puede ver, el hecho de que se llamen gráficos o tablas dinámicas no es

casualidad. De esta forma está consiguiendo la información que realmente le interesa en cada
caso, sin necesidad de volver a crear ni la tabla ni el gráfico.
Además, gran parte de las posibilidades que tiene a la hora de trabajar con gráficos
también están disponibles cuando cree un gráfico dinámico.
PAG. 173
Así, podrá cambiar el tipo de gráfico, establecer opciones, ubicarlo como un gráfico
incrustado, etc.
Finalmente, indicar que si lo que desea es crear un gráfico desde el inicio, indíquelo en
el primer paso del asistente para tablas y gráficos dinámicos.
En lugar de activar la opción Tabla dinámica, active la de Gráfico dinámico, en la

sección ¿Qué tipo de informe desea crear? Después deberá ir situando en el lugar correcto
los distintos campos de información.
8.4. OCULTAR DATOS DE DETALLE
L as tablas dinámicas en ocasiones presentan varios campos de filas y de columnas o

elementos agrupados. Al trabajar con ellas, puede ser interesante ocultar ciertos
elementos momentáneamente para observar otros con mayor claridad.
Para ocultar filas o columnas de detalle, debe hacer doble clic en el elemento que desea
ocultar. El elemento a ocultar / mostrar no debe estar seleccionado antes de realizar el doble
clic, ya que, de esa forma, la celda entraría en modo edición.
PAG. 174
Otra forma de ocultar los elementos de detalle es utilizar los botones de la barra de
herramientas Tabla dinámica.
Para utilizar estos botones, debe seleccionar primero el elemento a ocultar/mostrar.

Estas órdenes también son accesibles mediante el menú Datos / Agrupar y esquema.
- Ocultar detalle
- Mostrar detalle
Si se desea comprobar los datos a partir de los cuales se ha calculado una celda en
concreto de área de datos, debe realizar doble clic sobre la celda. Excel presenta los datos
fuente usados para calcular la celda en una nueva hoja, justo antes de la hoja actual.
Debe tener en cuenta que los datos presentados en esta nueva hoja son una copia de los
originales; cualquier modificación no será reflejada en los datos originales ni en la tabla
dinámica.
Observe esta situación en la figura siguiente, donde al hacer doble clic en la celda C5 se
ha creado nueva hoja de cálculo resaltando los datos a partir de los cuales se obtiene dicho
valor.
PAG. 175
8.5. CONSOLIDACIÓN DE DATOS
P uede utilizar una tabla dinámica para mostrar resultados consolidados a partir de
distintas hojas de cálculo que mantengan distribuciones similares y que contengan
filas de título idénticas. Para ello marque la casilla Rangos de consolidación múltiple como
origen de los datos en el paso 1 del Asistente para tablas dinámicas.
Una vez introducidos los rangos a consolidar, deberá indicar si va a utilizar un único
campo de página, de forma que los datos consolidados aparecerán agrupados, o personalizar
campos de página con lo que podrá asignar distintos campos de página para distintos rangos
de datos a consolidar.
La construcción de la tabla dinámica es similar en el resto de pasos que le indica el

asistente, teniendo que ubicarla en una determinada posición. La tabla dinámica consolidada
mostrará los rótulos de columna únicos (entre los distintos rangos) como elementos de un
campo de columnas, y de la misma forma con los rótulos de fila únicos.
Excel le mostrará, en principio, todos los datos consolidados en un único campo de

página, pero si hizo uso de la personalización de campos de página, puede ver los distintos
campos o los distintos valores para un mismo campo, desplegando la lista que aparece en el/los
campo/s de página.
También deberá cambiar los nombres de campos de filas y columnas ya que Excel
asigna nombres como Columna, Fila, etc. Simplemente tendrá que situarse sobre el campo de
la tabla dinámica a editar y realizar los cambios oportunos.
PAG. 176
Análisis de Datos y Macros
9.1. BÚSQUEDA DE OBJETIVOS
En ocasiones, cuando se trabaja con fórmulas, se conoce el resultado que se desea

alcanzar, pero se desconocen las variables que necesita la fórmula para alcanzar dicho
resultado. Para resolver ese tipo de problemas, podrá utilizar la búsqueda de objetivos.
Para encontrar el valor que resuelve una fórmula, deberá situarse en la celda que
contiene la fórmula y a continuación seleccionar Herramientas / Buscar objetivo. Esta orden
presenta el siguiente cuadro de diálogo.
En el campo para cambiar la celda deberá introducir la referencia o el nombre de la

celda que contiene la variable que se debe modificar para conseguir el valor deseado; en el
campo con el valor deberá introducir el valor que la fórmula debe alcanzar y en el campo
Definir la celda tendrá que introducir la referencia o nombre de la celda que contiene la
fórmula cuyo valor desea conseguir.
Cuando usted acepte el cuadro anterior, dará comienzo la búsqueda de valores y al

terminar ésta, se mostrará un cuadro de diálogo informativo del resultado de la operación. Si el
resultado es satisfactorio y acepta el cuadro informativo, las celdas se actualizarán con los
nuevos valores, de otra forma las celdas quedan como estaban.
Para realizar la búsqueda de objetivos de forma correcta, deberá tener en cuenta estos
aspectos:
PAG. 177
- Una celda cambiante (variable) debe contener un valor del que dependa, directa o
indirectamente, la fórmula para la que se desea encontrar una solución específica.
- Una celda cambiante no puede contener una fórmula.
- El cuadro Estado de la búsqueda aparecerá en pantalla durante la búsqueda del

objetivo. Si elige el botón Pausa interrumpirá la solución.
- Si después de pulsar el botón Pausa desea seguir buscando el objetivo, puede

seleccionar el botón Paso a paso o bien el botón Continuar para reanudar la búsqueda
normal.
- Si acepta la solución de la búsqueda y después cambia de parecer, podrá deshacer la

acción inmediatamente después de aceptarla mediante la orden Deshacer Buscar
objetivo del menú Edición.
Otra posibilidad que proporciona Excel es la utilización de una tabla de datos

para calcular distintos resultados de una operación. Después usted pueda evaluarlos y
elegir el más adecuado.
Existen dos tipos de tablas:
- Tabla de una variable: utilizada cuando se quiere comprobar cómo afecta un valor a
una o varias fórmulas.
- Tabla de dos variables: cuando se quiere comprobar cómo afectan dos valores a una
fórmula.
Para utilizar una tabla de datos, deberá

seleccionar el rango de celdas que contenga la fórmula y
las variables a utilizar seleccionando después la orden
Datos / Tabla. Esta orden mostrará el siguiente cuadro
de diálogo.
Para utilizar esta orden, primero deberá seleccionar un rango rectangular que contenga
la fórmula y las variables que se sustituirán en la celda variable; después deberá seleccionar la
orden Datos / Tabla introduciendo en el cuadro que activa la orden, la celda a variar. Si las
variables se introducen en una columna, deberá introducir el nombre en el campo Celda de
entrada (columna); si se introducen en una fila, deberá seleccionar el otro campo. Al aceptar
el cuadro de diálogo Tabla, se presentarán todos los resultados obtenidos para la fórmula con
la utilización de las diferentes variables introducidas.
Este proceso también es posible realizarlo para más de una fórmula. Para ejecutar la
orden, deberá llevar a cabo los mismos pasos que para la solución de una sola fórmula, pero
seleccionando un rango rectangular que incluya las variables y las fórmulas.
PAG. 178
Si el estudio se quiere realizar para dos variables, sólo se podrá aplicar sobre una
fórmula. Los distintos elementos necesarios en la operación deberán tener la siguiente
disposición en la hoja de cálculo:
- La celda que contiene la fórmula deberá ocupar el vértice superior izquierdo del área
que contendrá el resultado de los cálculos.
- Los diferentes valores de una de las variables deberán ser introducidos en una columna,
mientras que los valores de la otra variable deberán estar dispuestos en una fila, de
forma que los valores queden a la derecha y debajo de la fórmula.
Deberá tener en cuenta que el resultado obtenido de una tabla de datos es una matriz y
por tanto no es posible editar cada una de las celdas por separado. Para trabajar con estas
celdas, deberá realizar las mismas operaciones que al trabajar con matrices.
PAG. 179
9.2. ESCENARIOS
U n escenario es un grupo de variables denominadas celdas cambiantes que se

guardan bajo un nombre. Trabajar con escenarios es otra forma de obtener
resultados cambiantes en función de los datos presentes en las celdas.
Para manejar los diferentes escenarios, deberá ejecutar el Administrador de

escenarios situado en el menú Herramientas.
En el cuadro del Administrador de escenarios se indican las celdas cambiantes de la

hoja y dispone de los siguientes botones:
- Mostrar: Muestra el escenario seleccionado y

recalcula las fórmulas para las nuevas variables.
- Agregar: Crea un escenario nuevo.
- Eliminar: Elimina el escenario seleccionando la
lista de escenarios. La eliminación de escenarios
no se puede cancelar ni deshacer.
- Modificar: Edita un escenario para modificarlo.
- Combinar: Combina los escenarios de varias
hojas de un mismo libro de trabajo.
- Resumen: crea un resumen de todos los
escenarios existentes en una hoja para así
comparar los resultados.
Para crear un escenario, deberá situarse en el Administrador de escenarios y pulsar

sobre el botón Agregar. Entrará en un cuadro de diálogo para introducir el nombre del
escenario y el rango de las celdas cambiantes. Para indicar varias celdas cambiantes, deberá
separarlas mediante [ ; ].
Al aceptar el cuadro Agregar escenario, aparecerá un nuevo cuadro denominado

Valores del escenario en el que deberá introducir los valores de las celdas cambiantes que
forman el escenario.
9.3. SOLVER
S olver se puede utilizar para resolver problemas complejos creando un modelo de

hoja de cálculo con múltiples celdas cambiantes. Al utilizar el Solver, hay que
definir el problema que desea resolver identificando la celda objetivo, las celdas cambiantes y
las restricciones que tendrá el problema.
PAG. 180
Deberá utilizar el Solver cuando desee calcular el valor óptimo para una celda
mediante el ajuste de algunas de las otras celdas.
Para resolver un problema deberá definir la celda objetivo, las celdas cambiantes y
las restricciones.
- La celda objetivo es la celda cuyo valor desea aumentar, disminuir o determinar.
- Las celdas cambiantes son aquellas celdas que son usadas por Solver para encontrar el
valor deseado en la celda objetivo.
- Las restricciones se aplican sobre la celda objetivo o sobre las celdas cambiantes para
que queden dentro de unos límites establecidos.
La celda objetivo normalmente contiene una fórmula y, de no ser así, deberá ser una
celda cambiante. Si contiene una fórmula, ésta deberá depender directa o indirectamente de las
celdas cambiantes especificadas.
Solver es una de las herramientas de análisis más potentes que proporciona Excel,
pudiendo resolver problemas de programación lineal e incluso entera. Acceda a Solver a través
del menú Herramientas.
En el campo Cambiando las celdas deberá indicar las celdas a cambiar por el Solver.
Si desea que Solver proponga las celdas basándose en la celda objetivo, deberá seleccionar el
botón Estimar.
En el cuadro del Solver se presenta una lista de las restricciones incluidas para las
celdas. Estas restricciones pueden ser valores mínimos y máximos para cualquier celda. Para
especificar las restricciones, deberá pulsar sobre el botón Agregar, accediendo a un cuadro de
diálogo con título Agregar restricción, donde podrá incluir en el campo Referencia de la
celda la celda que contiene la fórmula que depende directa o indirectamente de una o varias
celdas cambiantes.
PAG. 181
El proceso de solución del problema se inicia al elegir el botón Resolver. Este proceso
consiste en pruebas sucesivas o iteraciones.
Durante cada iteración Solver utiliza un conjunto nuevo de valores de celdas

cambiantes para volver a calcular la hoja y examina las restricciones y los valores de celda
óptimos. El proceso se detiene cuando se encuentra una solución satisfactoria, cuando ya no es
posible avanzar o cuando alcanza el tiempo máximo permitido o el número máximo de
iteraciones.
Solver puede resolver tres tipos de problemas:
- Lineales (programación lineal): las relaciones existentes entre las celdas cambiantes y
la celda objetivo son de carácter lineal.
- No lineales (programación no lineal): las relaciones no son lineales.
- De enteros (programación entera): el resultado del problema debe ser entero o de tipo
sí o no (1 ó 0).
9.4. MACROS
L as macros son funciones que permiten la ejecuten de distintos comandos de forma

consecutiva y automática. Usted las utilizará cuando tenga que hacer un mismo
proceso una y otra vez y desee hacerlo de forma rápida.
Muchas de las funciones incluidas en Excel lo están en forma de macros, como por
ejemplo el Guardado automático.
Para crear una macro utilice el comando Herramientas / Macro / Grabar macro, con
lo que aparecerá un cuadro de diálogo donde puede darle el nombre a la macro así como
indicar bajo qué combinaciones de teclas debe ejecutarse.
PAG. 182
También es importante decidir en qué lugar desea guardar la macro. Si desea que esté
disponible siempre que trabaje en Excel, entonces deberá guardarla en el libro de macros
personal, si sólo desea que esté disponible en el libro actual de trabajo, indique la opción este
libro.
Una vez acepte el cuadro de diálogo, estará en disposición de realizar las acciones
necesarias que constituyan la macro. A este respecto hay que advertir que todo lo que haga se
registrará en la macro, por lo que debe tener cuidado.
Para finalizar la macro pulse en el botón Detener macro. También es importante

indicar que las referencias a las celdas se guardan de forma absoluta al crear las macros. Si
desea que se guarden de forma relativa, deberá indicarlo pulsando en el botón Referencia
relativa. Ambos botones están disponibles en la barra Grabar macro, que permanecerá
visible en pantalla mientras esté realizando las acciones que constituyen la macro.
La macro puede ejecutarse con la combinación de teclas asignada o bien mediante el

comando Herramientas / Macro / Macros: elija la macro y pulse el botón Ejecutar.
Para finalizar, indicaremos que las macros son pequeños programas realizados en un
lenguaje común a todas las aplicaciones de Office, el Visual Basic para Aplicaciones.
Aunque este lenguaje de programación no es muy difícil, deberá aprender a programar en el
mismo si desea realizar macros complejas o modificar las ya existentes.
9.5. NIVELES DE PROTECCIÓN
E xcel permite ciertos niveles de protección del trabajo que realiza. Cuando
hablamos de protección, nos estamos refiriendo a impedir que se produzcan
cambios no deseados bien en el libro de trabajo o bien en una determinada hoja de cálculo.
Existen dos niveles fundamentales de protección: a nivel de libro de trabaja o a nivel de

hoja de cálculo. Ambos comandos estarán disponibles a través del menú Herramientas /
Proteger.
PROTECCIÓN DEL LIBRO
Al elegir el comando Proteger libro del menú

Herramientas / Proteger, aparecerá el siguiente cuadro de
diálogo.
Si decide proteger la estructura del libro, un usuario
no autorizado no podrá:
- Ver las hojas de cálculo que estén ocultas.
- Mover, eliminar, ocultar o cambiar de nombre a las
PAG. 183
hojas de cálculo.
- Insertar nuevas hojas de cálculo u hojas de gráficos. Sin embargo, sí que podrá
agregar gráficos incrustados en una hoja existente.
- Mover o copiar hojas de cálculo en otro libro.
Si la protección se realiza activando la casilla Ventanas, entonces se incluye

protección para impedir:
- Cambiar el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abra.
- Mover, cambiar el tamaño o cerrar las ventanas. Sin embargo, pueden ocultarse o
mostrarse las ventanas.
Para que la protección sea efectiva, deberá incluir una contraseña, ya que en otro caso,
un usuario no autorizado, simplemente deberá ejecutar el comando Desproteger libro para
poder realizar cualquier cambio en el mismo.
PROTEGER LA HOJA DE CÁLCULO
Al proteger la hoja de cálculo en sí y no el libro en su totalidad (a través del comando

Proteger hoja del menú Herramientas / Proteger), estará incluyendo un nivel de protección
más concreto del trabajo que ha realizado.
Puede proteger la hoja contra cambios en su

contenido, con lo que impedirá que otros usuarios puedan
cambiar el contenido de las celdas y los objetos gráficos que
se incluyan en la hoja de cálculo.
Si la protección es para objetos, entonces un usuario

de la hoja de cálculo no podrá eliminar o cambiar de
posición o tamaño cualquier objeto insertado en la hoja.
Finalmente, si lo que desea es que los usuarios no puedan
modificar los escenarios creados en la hoja, active esta
casilla.
Fíjese como la protección es incrementar, es decir, puede activar una, dos o tres casillas
en este cuadro de diálogo (como ocurría también en la protección del libro), indicando en cada
caso el nivel de protección deseado.
Tenga mucho cuidado en no olvidar la contraseña que utilice para proteger su trabajo.
Sin ella no podrá acceder a esa información.
En ocasiones deseará proteger ciertas zonas de su hoja de cálculo y dejar otras que sí
puedan ser editadas.
PAG. 184
Por ejemplo, piense en la creación de una factura. Usted deseará que el usuario pueda
rellenar las líneas de detalle de la factura incluyendo el producto vendido, la cantidad y el
precio de cada uno, etc.
A través de la ficha Proteger del comando Celdas (menú Formato) podrá desproteger
una determinada zona y mantener otra protegida. En esta ficha aparece la casilla Bloqueada,
que sólo tiene sentido cuando la hoja esté protegida. En ese caso si usted desactiva esta casilla,
las celdas seleccionadas estarán disponibles para el usuario. Lógicamente esta acción no podrá
realizarse una vez se ha protegido la hoja de cálculo.
Existe otro nivel de protección, se refiere a la posibilidad de proteger el archivo para

que sólo pueda ser abierto por aquellos usuarios autorizados. Esta protección ya ha podido ser
vista en este curso, cuando estudiamos la forma de guardar un libro de trabajo.
A través del comando Guardar como del menú Archivo y pulsando el botón
Opciones de su cuadro de diálogo, podrá establecer tanto una contraseña contra escritura como
una contraseña que impida abrir el libro a un usuario que la desconozca.
Si necesita más información, acuda a la lección que trata la forma de guardar libros en
Excel.
PAG. 185
Colocar Datos en la Web
10.1. INSERTAR HIPERVÍNCULOS
Microsoft Office 2000 está preparado para trabajar y crear documentos con tecnología
de Web, ya sea como objetivo Internet o una red local que funcione de la misma forma, es
decir, una intranet.
Una de las características que más destacan es la posibilidad de insertar hipervínculos

en sus hojas de cálculo que le permitan "navegar " entre ellas.
Un hipervínculo es un elemento, es decir, texto, imagen o cualquier otro objeto, que

tiene la peculiaridad de responder al hacer clic con el ratón sobre él.
Al hacer clic sobre un hipervínculo, se salta a una nueva posición. Esta posición puede
ser otra zona del mismo libro, un libro distinto o incluso una dirección de Internet.
En la barra de herramientas Estándar de Excel aparece el botón Insertar hipervínculo

. Al . Al pulsar en él estará indicando que desea que el objeto seleccionado (puede ser la celda
activa u otro elemento situado en la hoja de cálculo) va a contener un hipervínculo. Aparecerá
el cuadro de diálogo de la figura adjunta.
En este cuadro de diálogo se indica dónde queremos saltar al hacer clic sobre el
hipervínculo. Como puede ver, la ubicación donde va a saltar puede ser un documento de su
equipo, una dirección de red local o una dirección de Internet.
PAG. 187
Si es un libro de Excel u otro documento de Office, podrá indicar un lugar específico

de dicha ubicación. Para ello hará uso del nombre del rango al que desee saltar, si es un libro
de Excel o, por ejemplo, de un marcador si es un documento de Word. Esto se consigue a
través del botón Marcador.
Excel muestra la existencia de un hipervínculo aplicando el color azul al texto de la

celda donde se ha insertado. Una vez ha utilizado el hipervínculo, es decir ha pulsado en él,
dicho color cambia para indicarle que ya ha visitado la ubicación a la que está marcando.
Esto no le impide que pueda volver a utilizar el hipervínculo.
Al situarse con el puntero del ratón por encima de un hipervínculo, podrá observar
cómo Excel indica la existencia del mismo cambiando el puntero (se transforma en una mano).
Si decide pulsar en el hipervínculo, Excel se trasladará a la ubicación apuntada.
Para permitirle una forma más sencilla de trasladarse de un lugar a otro, Excel mostrará
la barra de herramientas Web, que ya debe conocer si ha utilizado alguna vez el explorador
Internet Explorer.
10.2. LA BARRA WEB
Cuando utilice los hipervínculos para trasladarse a las distintas ubicaciones que
marcan, es posible que llegue a perderse entre tanto salto. Para evitar esta circunstancia, Excel
incluye una barra de herramientas que facilita la navegación por los distintos documentos que
está visitando, ya sea una página Web en Internet u otro documento en su equipo.
La barra de herramientas Web le será familiar si ha utilizado Internet Explorer, que

es el explorador de Internet de Microsoft y viene incluido en el paquete Office 2000.
A continuación se describe esta barra de herramientas.
PAG. 188
- Botones Atrás y Adelante: cuando se desplaza a distintos lugares, ya sea a través de

hipervínculos que tiene insertado en su documento o a través de la lista dirección de
esta misma barra, puede acceder a la anterior ubicación o a la siguiente accedida a
través de estos botones, en el orden en el que ha ido accediendo.
- Botón Detener: Cuando intenta acceder a una dirección de red o de Internet, es posible
que el acceso se realice extremadamente lento. Si es el caso, podrá detener el acceso a
dicha dirección con este botón y volver a intentarlo en otro momento.
- Botón Actualizar: Vuelve a cargar la página actual. Es posible que necesite esta
circunstancia para ver claramente una página.
- Botón Página de inicio: permite acceder rápidamente a la página o documento que ha

establecido como de inicio. Esta página puede ser la que más utilice frecuentemente,
por lo que desea poder acceder a ella rápidamente.
- Botón Buscar en el Web: Permite acceder a la página de búsqueda. En Internet existe

un gran número de direcciones donde se pueden realizar búsquedas. También podría
tener una dirección de página de búsqueda en su propia red. Tiene el mismo sentido
que el botón del cuadro de diálogo Abrir.
- Botón Favoritos: al igual que sucede en los cuadros de diálogo Abrir y Guardar
como, puede buscar en la carpeta Favoritos o incluso insertar la dirección a la que ha
accedido en dicha carpeta de forma que después el acceso sea más rápido.
- Botón Ir: Permite acceder a un menú en el que están varios comandos, como abrir
cierta dirección, acceder a la página de inicio y cambiarla, acceder a la página de
búsqueda y cambiarla, ir hacia adelante, hacia atrás, etc. Todas estas opciones, excepto
las de establecer la página de inicio y de búsqueda, son accesibles a través del resto de
botones de la barra.
- Botón Mostrar sólo la barra Web: Oculta de pantalla el resto de barras de

herramientas, de forma que tenga más espacio para trabajar con los distintos
documentos y páginas a los que está accediendo.
- Lista Dirección: permite escribir una determinada dirección para acceder a ella.
Además, va guardando las direcciones a las que ha estado accediendo, de forma que
pueda volver a utilizarlas sin tener que escribirlas de nuevo.
Excel permite que usted apunte a cualquier lugar a través de los hipervínculos. Pero
también puede acceder directamente a cualquier dirección utilizando esta barra de
herramientas.
Fíjese como hablamos de direcciones tanto para un documento situado en su propio

ordenador como para una dirección de un página Web que pueda estar en Internet.
PAG. 189
El objetivo es que trabaje con los documentos que necesite sin preocuparse de la
localización de estos. El hecho de que la información necesaria esté en un pagina Web en
Estados Unidos o que esté en su mismo equipo es una circunstancia que no le debe preocupar,
para ello ya están las aplicaciones.
10.3. COLOCAR DATOS ESTADÍSTICOS
Aunque hemos visto que podemos trabajar en Excel como si estuviéramos en un

explorador de Web, utilizando hipervínculos entre libros o accediendo a la barra Web, éste no
es el aspecto más fuerte de Excel 2000 que vamos a estudiar en esta lección.
Con Excel 2000 usted podrá colocar sus libros u hojas de cálculo en la Web de su
organización o incluso en la World Wide Web de Internet.
Las ventajas que esto implica son dos fundamentalmente:
- El resto de compañeros de su empresa no necesitan disponer de Excel para poder ver

e incluso modificar los datos que usted proporciona en la Web. Para ello sólo
necesitarán disponer de un explorador de Web.
- Es mucho más fácil mantener actualizados los datos que desea compartir, ya que
todos los usuarios accederán a la misma información.
Cuando usted decide colocar sus datos de Excel en la Web, debe tomar una decisión
crucial: permitir que los usuarios puedan interactuar con ellos o no.
En este capítulo se estudia cómo colocar datos estáticos, es decir, los usuarios podrán
ver dichos datos, pero no podrán hacer nada más.
Para poder colocar datos de Excel en la Web, es necesario utilizar un tipo específico de
formato de archivo, el formato HTML.
El formato HTML es aquél con el que se crean las páginas Web y es un formato de
archivo que está disponible en cualquier aplicación de Office 2000.
Usted podrá guardar en este formato cualquier documento, sin que ello implique que
desaparezca el documento original. Para ello, elija Guardar como pagina Web en el menú
Archivo.
Sin embargo, es importante tener en cuenta que las posibilidades de Excel son mayores
que las del lenguaje HTML. Esto quiere decir que en la versión Web de su hoja de cálculo ó
PAG. 190
libro de trabajo es posible que se pierdan ciertas características. Acuda a la ayuda de Excel
para informase al respecto.
Al elegir el comando Guardar como página Web aparecerá el cuadro de diálogo de la

página siguiente.
Lo primero que podemos hacer es guardar el libro completo. Por ejemplo, el libro de
la figura se guardará como Wingraf.htm, es decir, el mismo nombre que tenía pero con la
extensión htm.
Es importante guardar previamente el archivo en el formato de Excel, de forma que

posteriormente sea sencillo modificarlo. Después, lo hará en el formato HTML.
Por otra parte, lo que nos interesa es saber cómo van a ver este libro los usuarios
que accedan a él a través de un explorador, es decir, a través de la Web. Puede verlo en la
figura siguiente, utilizando Internet Explorer.
PAG. 191
En la figura destaca la aparición de las etiquetas de hoja de cálculo en la parte inferior,

casi como aparecen en el propio Excel.
De la misma forma que se guarda un libro entero en formato HTML, puede guardar
una hoja de cálculo o un gráfico. Para ello, seleccione primero el elemento (si es la hoja de
cálculo, simplemente sitúese en ella) y en el cuadro de diálogo Guardar como, active la opción
Selección, en lugar de la de Todo el libro.
Cuando guarda los datos de forma estática, las páginas Web que se crean pueden ser
mostradas prácticamente con cualquier explorador de Web, como Internet Explorer o Netscape
Navigator.
Así, los datos suelen transformarse en tablas HTML, y los gráficos en un formato
adecuado: GIF ó JPEG.
Sin embargo, recuerde que de esta forma, los usuarios que acceden a través de la Web a
dichos datos no tienen otra opción más que la de poder verlos. En muchas ocasiones, esto será
más que suficiente.
10.4. COLOCAR DATOS INTERACTIVOS
En Excel 2000 puede incluso proporcionar los datos de forma interactiva, es decir, que
los usuarios no se limiten a verlos, sino que incluso puedan modificarlos como si estuvieran en
el propio Excel.
Puede colocar los siguientes datos de forma interactiva:
- Una hoja de cálculo: el usuario podrá modificar los valores de las celdas para volver a
calcular los resultados.
- Una tabla dinámica: el usuario podrá cambiar la forma de ver de los datos, mostrando
más o menos detalle.
- Un gráfico dinámico: igual que en el caso anterior, pero con un gráfico dinámico.
Y todo esto sin disponer de Excel, sino simplemente con su explorador de Web y una
serie de complementos que aparecen con Office 2000.
En el caso de querer publicar un gráfico interactivo, debe disponer ya de un gráfico

dinámico o de una tabla dinámica en la que basarse. Después, elija el comando Guardar como
página Web y active la casilla Agregar interactividad.
PAG. 192
En lugar de pulsar en Guardar, hágalo en Publicar, con lo que le aparecerá el siguiente

cuadro de diálogo.
En este cuadro, en la lista Agregar interactividad con, indicar que tipo de

interactividad desea utilizar. Si es un gráfico, sólo tiene una opción, pero si es una hoja de
cálculo, podrá hacer que se publique como una hoja de cálculo o como una tabla dinámica.
La diferencia se encuentra en lo que usted puede hacer en cada caso. Por ejemplo, en la
hoja de cálculo interactiva podría modificar el valor de alguna celda para obtener nuevos
resultados, mientras que en una tabla dinámica interactiva podría resumir más o menos los
datos que aparecen reflejados.
PAG. 193
Además, si está activada la casilla Abrir la página en el explorador Web, después de

guardar el archivo, lo mostrará en su explorador.
Junto al gráfico dinámico siempre aparece la tabla dinámica en la que se basa.

Modificando el nivel de resumen que desea mostrar en ésta, estará modificando al mismo
tiempo el gráfico dinámico.
Observe lo que esto significa: está haciéndolo desde el explorador de Web y no desde
Excel. Sus compañeros podrán no sólo ver los datos que usted ha publicado, sino que podrán
adaptárselos a lo que ellos necesitan.
Para poder ver y utilizar datos interactivos, los usuarios deben disponer de:
- Internet Explorer 4.01 o superior.
- Microsoft Office Web Components: son una serie de programas que aparecen junto a
Microsoft Office.
PAG. 194
Sin embargo, si sólo desea que accedan a datos estáticos, será suficiente con
prácticamente cualquier explorador de Web.
10.5. PUBLICAR SERVICIOS EN EL SERVIDOR WEB
Hemos insistido en que los usuarios accederán a los datos a través de la Web de la
organización o incluso de Internet a través de un explorador.
Para ello, es necesario publicar las páginas Web en un servidor Web, es decir, en un
equipo donde se guarden las páginas para que el resto pueda acceder a ellas. Este equipo
dispondrá de todo el software necesario para actuar como servidor Web, independientemente
de si está conectado a Internet o es un equipo de la intranet.
Microsoft Office 2000 permite guardar los documentos directamente en este tipo de
“ubicaciones” a través del cuadro de diálogo Guardar como.
Observe cómo en la barra de ubicaciones, situada a la izquierda de este cuadro,

aparecen las Carpetas Web.
Una carpeta Web no es más que una ubicación que se refiere a un servidor Web. Si
usted tiene acceso a este tipo de lugares, debe acceder a través de este botón. Lógicamente
deberá tener privilegios para poder guardar en dicho lugar.
A la hora de acceder a una página Web situada en un servidor Web, ya no es posible

abrirla como un archivo de su disco duro. Ahora usted debe acceder a su dirección ya que es
un recurso Web.
PAG. 195
La dirección del recurso se compone de un protocolo y de su localización exacta. Por

ejemplo, en la dirección http://servidor/Público/Productos.htm, tenemos la página Web
Productos.htm en la carpeta Público del equipo servidor.
Para acceder a esta página, se utiliza el protocolo HTTP, que es el necesario para estos
casos.
La diferencia fundamental entre guardar un libro en formato HTML en su disco duro o

en un servidor Web es fundamental a la hora de que el resto de usuarios puedan acceder a él.
Sólo si está en el servidor Web, el resto de usuarios podrán utilizar su explorador de

Web y solicitarlo como lo harían con cualquier otra página de Internet.
Observe cómo, al hacerlo, sólo se crea una versión del libro en formato HTML al que
acceden el resto a través de su navegador. Las modificaciones que éstos realicen en su equipo
no se verán reflejadas en el archivo publicado en el servidor.
Ésta es la estrategia que persiguen las aplicaciones de Office 2000. Ahora ya no están
enfocadas exclusivamente hacia Internet sino que, utilizando la misma tecnología, enfatizan el
uso de pequeñas redes o intranets en las organizaciones que funcionen de la misma forma.
El objetivo es que el explorador de Internet sea la aplicación utilizada para acceder a la

información que necesite, sin importar el lugar en el que esta información se encuentre.
Por ello, es mejor hablar de explorador de Web que explorador de Internet.
Si desea ampliar sus conocimientos respecto al mundo de las páginas Web y la

creación de servidores Web, tiene a su disposición el curso Diseño de páginas Web.
PAG. 196
Ejercicios Prácticos
Microsoft Excel 2000
Modulo Avanzado
INDICE PRACTICAS MICROSOFT EXCEL AVANZADO
LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOS

Práctica 1
LECCIÓN 02: LISTAS

Práctica 2
LECCIÓN 03: FILTROS

Práctica 3
LECCIÓN 04: SUBTOTALES

Práctica 4
LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS

Práctica 5
LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS

Práctica 6
LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS

Práctica 7
LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS

Práctica 8
LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS

Práctica 9
EJERCICIO FINAL EXCEL 2000 AVANZADO
PAG. 199
LECCIÓN 01: MATRICES Y CÁLCULOS
Acceda a Excel e introduzca la siguiente tabla en el nuevo libro que aparece por
defecto. Guarde dicho libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Práctica 11A.xls.
Los impuestos son el 25% del Beneficio del semestre y los Beneficios Netos son la
diferencia entre los Beneficios y los Impuestos. (Fíjese cómo el único valor constante es la
columna de Beneficios).
Utilice una fórmula matricial para crear la fila de totales.
Cree un nuevo libro e introduzca una tabla análoga, pero con nuevos valores de
Beneficios, tal como puede ver en la siguiente figura. Puede copiar la tabla del primer libro
para ahorrarse trabajo. Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Práctica 11B.xls.
Cree un nuevo libro que servirá de resumen de los dos anteriores. Introduzca los rótulos
necesarios e inserte las fórmulas para que tenga el aspecto de la figura situada en la pagina
siguiente. Las fórmulas de resumen deben hacer referencia a la suma de los totales de las dos
empresas (serán referencias externas). Es recomendable tener visibles los tres libros para no
equivocarse en la introducción de las referencias.
Guarde el libro resumen con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Práctica 11C.xls y cierre todos los libros.
PAG. 201
Vuelva a abrir el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Práctica 11C.xls y compruebe cómo Excel le avisa de que este libro tiene vínculos con otros
libros de trabajo.
En la segunda parte de la práctica va a trabajar con la forma de cálculo de Excel:
Abra el libro A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica
07B.xls.
Escriba una fórmula sencilla cualquiera (por ejemplo =3+4) en una celda fuera de la
tabla y pulse [Intro]. Observe cómo las ventas de cada vendedor han cambiado. Introduzca
otras fórmulas y compruebe que esto sucede cada vez que cambia la fórmula.
Realice los pasos necesarios para que esto no ocurra. Compruébelo introduciendo una
nueva fórmula.
Vuelva a dejarlo como estaba y cierre el libro, descartando los cambios.
PAG. 202
LECCIÓN 02: LISTAS
Introduzca la lista de la figura teniendo en cuenta que los valores posibles para la
columna de Género deben aparecer en una lista desplegable (esta lista debe estar ordenada con
las opciones que aparecen en la figura). Además deberá indicar un mensaje en el momento de
seleccionar una celda de dicha columna indicando esta característica.
Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Práctica 12.xls.
Utilizando el formulario de datos, seleccione las películas que pertenezcan al género

Comedia y visualícelas mediante los botones Buscar anterior y Buscar siguiente.
Ordene la lista por orden alfabético de géneros.
Salga de Excel sin guardar los cambios realizados.
PAG. 203
LECCIÓN 03: FILTROS
Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica
12.xls.
- Utilice el Autofiltro para seleccionar las películas que correspondan al género

Comedia
- De entre ésas, seleccione aquellas películas cuyo título sea mayor que T.
- Copie los registros de la lista (completa) que tiene como Género Western a partir de la
celda B15. Sitúe el rango de criterios en la B12 (título) y B13 (valor para el filtrado).
- Guarde el libro como Práctica 13.xls y salga de Excel hasta la próxima práctica.
PAG. 204
LECCIÓN 04: SUBTOTALES
Introduzca la tabla adjunta con los formatos adecuados.
Guarde en el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional
Avanzado\ Práctica 14A.xls.
- Realice los subtotales para cada empresa, acumulando las Ganancias y los
Ingresos.
- Elimine los subtotales.
- Cree unos nuevos subtotales por países y acumulando las Ganancias.
- Calcule del mismo modo los promedios de Impuestos por países (este subtotal
sustituirá al anterior).
- Visualice únicamente el promedio general de Impuestos.
- Guarde el libro con los nuevos cambios dándole el nombre A:\ Prácticas Microsoft
Excel 2000 Professional Avanzado\ Práctica 14B.xls y abandone Excel.
PAG. 205
LECCIÓN 05: AVANZADOS SOBRE GRÁFICOS
Abra el archivo A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Básico\ Práctica
10.xls y sitúese (si no lo está) en la hoja de gráfico.
Realice las siguientes operaciones sobre el gráfico:
Cambiar el tipo de gráfico al Área con efecto 3D.

Cambiar el tamaño de la letra de los elementos de texto del gráfico: el nuevo
tamaño para todos será de 16 puntos.
Aplique el realce negrita a los títulos del gráfico.
Oculte la leyenda.
Cambie la Vista en 3D de forma quien se aplique:
Giro de 80º
Perspectiva de 40º.
Indique que se muestren las líneas de división principales del eje X.
Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
Práctica 15.xls.
Aplique un tipo de gráfico personalizado, exactamente el Áreas 3D en color. Observe el

resultado.
Salga de Excel sin guardar los cambios.
PAG. 206
LECCIÓN 06: MAPAS DE DATOS
En esta práctica utilizará el libro Mapstats.xls para representar datos demográficos de

España. Debe buscar la ubicación de dicho libro en su ordenador. Normalmente se encontrará
en C:\Archivos de programa\Archivos comunes\Microsoft Shared\Datamap\Data. Si no es así,
utilice el cuadro de diálogo Abrir para localizarlo. (Si no lo encuentra, es posible que no lo
haya instalado, consulte el manual del curso para más detalles).
- Abra el libro Mapatats.xls. Sitúese en la hoja de cálculo España.

- Inmovilice las columnas A y B para poder verlas en todo momento
- Seleccione los siguientes rangos de datos: B3:B20, AY3:AY20 y BB3:BB20. Recuerde
que es una selección de celdas no adyacentes.
- Copie los datos los datos en el portapapeles y cree un libro nuevo. Pegue los datos en el
nuevo libro.
- Cree un gráfico de columnas donde representará las dos series de datos.
- Modifique el color de la serie de datos que aparece con el color verde. Haga que
aparezca con el color azul.
- Modifique la altura de las columnas del mapa de forma que cada 500.000 habitantes el
alto sea de 1 cm.
- Debe conseguir que se vea completamente el mapa, incluidas las Islas Canarias, así
como la leyenda.
- Salga de Excel guardando el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Práctica 16.xls.
PAG. 207
LECCIÓN 07: ACCESO A DATOS EXTERNOS
Para realizar esta práctica, deberá asegurarse de que tiene instalado Microsoft Query en
su ordenador. Lo podrá comprobar al elegir el comando Nueva consulta de base de datos...
en el menú Datos / Obtener datos externos.
Se utiliza una base de datos creada en dBase IV, que podrá encontrar en la carpeta
Trabajos\Lec17 del directorio donde tenga instalado el curso. Esta base de datos tiene el
nombre Pedidos.dbf
Inicie Excel y cree una consulta de forma que se pueda acceder a la siguiente información:
Base de datos: Pedidos.dbf.

Tabla PEDIDOS.
Campos: N_PEDIDO, N_CLIENTE, N_EMPLEADO, NOM_DEST, F_PEDIDO,
F_ENTREGA, IMPORTE, GASTOS_ENV.
Filtro: sólo nos interesan aquellos pedidos cuyo importe supere los 1000 dólares.
El resultado de la consulta deberá aparecer ordenado por el campo N_ PEDIDO.
Devuelva los datos a Excel a partir de la celda Al.
Guarde el libro con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional
Avanzado\ Práctica 16.xls y salga de Excel.
NOTA: Será necesario crear un nuevo origen de datos que permita acceder a la base de
datos. El nombre de la fuente puede ser Práctica de MS-Query 2000.
PAG. 208
LECCIÓN 08: TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS
Introduzca la tabla siguiente en el libro actual.
Cree una tabla dinámica como la siguiente en la hoja nueva.
Tenga en cuenta que, una vez creada la tabla, debe añadirle formato a los números
mediante cl botón Configuración de campo en la barra de herramientas Tabla dinámica,
pulsando el botón Número.
Cree un gráfico dinámico en un solo paso y a partir de esta tabla dinámica.
PAG. 209
Modifique el gráfico, de forma que el campo Marca sea un campo de página en lugar
de ser de fila. Observe cómo este cambio también se produce en la tabla dinámica asociada.
Compruebe cómo puede ver los detalles para todas las marcas o sólo para una de ellas.
Guarde el libro como A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\
PAG. 210
LECCIÓN 09: ANÁLISIS DE DATOS Y OTROS TEMAS
La hoja de cálculo de la figura representa la situación actual de la empresa

FICTICIA S.A.
Esta empresa puede fabricar con una máquina dada tres productos distintos: P1, P2 y
P3. Debido a un problema de la máquina, su funcionamiento no puede sobrepasar las 45 horas
semanales, cifra ésta que está siendo sobrepasada en la actualidad.
El producto Pl proporciona un beneficio neto unitario de 4 u.m., el beneficio de P2 es

de 12 u.m y el de P3 de 3 u.m.
Para realizar un producto P1, la máquina tarda 0,02 horas, 0,04 horas para los
productos P2 y 0,013 horas para los productos P3.
Además, el departamento de ventas ha cuantificado las ventas máximas que se pueden

realizar de cada uno de estos productos a la semana: 1000, 500 y 1500 para los productos P1,
P2 y P3, respectivamente.
Realice un modelo utilizando la herramienta Solver de forma que Excel proporcione

una solución para maximizar el beneficio que se pueda obtener, dadas las nuevas
circunstancias de la máquina.
Deberá tener en cuenta que no se pueden fabricar partes de una pieza, es decir, en
cualquiera de los casos, el número de unidades a fabricar de cada uno de los productos debe
ser siempre un número entero.
Guarde el libro de trabajo con el nombre A:\ Prácticas Microsoft Excel 2000
Professional Avanzado\ Práctica 19.xls.
PAG. 211
EJERCICIO FINAL
En esta práctica final va a demostrar la consolidación de varios conocimientos

adquiridos a lo largo del curso.
Cree un libro nuevo e introduzca la tabla de datos que a continuación se adjunta. Se

trata de datos referentes a las cotizaciones de valores de bolsa.
Observe cómo los valores de la última columna se obtienen a partir de una fórmula que
relaciona la variación experimentada por un valor a lo largo de la semana.
Debe conseguir que, al pulsar en el texto Argentaria, se acceda inmediatamente a la

Hoja2, donde estarán los datos que puede ver en la figura siguiente. Pruebe que funciona bien.
Vuelva a la Hoja l, y muestre sólo los 5 valores que más han subido a lo largo de la
semana.
Vuelva a mostrar todas las filas y obtenga subtotales de forma que se pueda ver el
porcentaje del rendimiento conjunto para cada sector. El resultado será como el de la figura
que se muestra a continuación.
PAG. 212
Realice un gráfico que represente sólo los subtotales por sector. El gráfico debe tener el
aspecto de la figura siguiente.
VARIACIÓN SEMANAL POR SECTORES
Tot al VARIOS
Tot al SIDEROMETALÚRGICAS
Tot al QUÍ MICAS

Total VARIOS
Sector
Total SIDEROMETALÚRGICAS
Tot al ELÉCTRICA
Total QUÍMICAS
Total ELÉCTRICA
Tot al COMUNICACIONES
Total COMUNICACIONES
Total CARTERA
Tot al CARTERA Total BANCOS
Tot al BANCOS
-2,0 0,0 2,0 4,0 6,0 8,0 10,0 12,0 14,0 16,0 18,0 20,0
Porcentaje
Guarde el libro como A:\Prácticas Microsoft Excel 2000 Professional Avanzado\

Ejercicio Final Excel Avanzado.xls y salga de Excel.
PAG. 213

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LECCIÓN 01: INTRODUCCIÓN A LECCIÓN 06: FÓRMULAS ...................................... 47

LECCIÓN 04: EDICIÓN DE UNA HOJA .............. 25 Formatos de números

LECCIÓN 05: ORGANIZAR E IMPRIMIR Introducción

APÉNDICE II: FORMATO DE MONEDA.

Una hoja de cálculo es una aplicación que permite la introducción de datos y la

La posibilidad de incorporar fórmulas complejas, de representar gráficamente los datos

Excel 2000 es una hoja de cálculo potente y sencilla. Su principal cualidad es la de

Tareas como la creación de presupuestos, cálculos de facturas, impuestos y otras más

1.2. LA VENTANA PRINCIPAL

Si es un usuario asiduo de Excel, debería crear un acceso directo al mismo de forma

Excel ya está preparado para la introducción de datos, fórmulas, la creación de

En la parte superior de la ventana aparece la llamada barra de título. En ella se indica

Seguidamente puede ver la zona de la ventana donde se sitúan las barras de

Las barras de herramientas permiten acceder rápidamente a los comandos de la

Seguidamente puede ver la llamada área de edición. En esta parte de la ventana

Finalmente aparece la barra de estado en la parte inferior de la ventana. En esta zona

1.3. LOS MENÚS DE EXCEL

- Menú Ver: proporciona la posibilidad de cambiar el aspecto de la ventana que muestra

- Menú Insertar: proporciona la posibilidad de insertar celdas, hojas, saltos de página,

- Menú Datos: proporciona utilidades de bases de datos, como manejo de listas,

- Menú Ventana: permite reorganizar ventanas o activar la ventana especificada. La lista

- Menú Ayuda (?): proporciona información sobre aprendizaje y uso de Microsoft

En definitiva, Excel permite realizar sus distintas funciones y comandos de diferentes

1.4. EL PRIMER LIBRO

1.5. SALIR DE EXCEL

Si usted no ha realizado cambios en el libro de trabajo, Excel se cerrará y saldrá al

2.1. CONCEPTOS GENERALES

Cuando trabaje en Excel, siempre lo estará haciendo en un determinado libro. En Excel

El nombre de las columnas sigue el siguiente orden: A .. Z, AA .. BA .. BZ, así hasta

Desplazamiento en una hoja de cálculo: Para visualizar cualquier punto de la hoja de

- Teclas de dirección: desplazan una posición la celda actual.

Otra forma de acceso es utilizando el Cuadro de nombres, en el que se puede

Desplazamiento en un libro de trabajo: Para desplazarse por las diferentes hojas de

También es posible acceder a las diferentes hojas mediante el teclado:

- [Ctrl] + [AvPág]: Pasa a la siguiente hoja

2.3. INSERTAR Y ELIMINAR HOJAS

En un libro de trabajo se pueden insertar o eliminar hojas fácilmente. El número

En cualquiera de los casos es necesario seleccionar la/s hojas/s previamente. Si sólo

- Si las hojas no son adyacentes, el proceso es similar, pero manteniendo presionada la

Para insertar un determinado número de hojas, seleccionaremos tantas etiquetas como

También se pueden insertar o eliminar hojas usando el menú contextual de la etiqueta

El nombre de una etiqueta de hoja puede tener un máximo de 31 caracteres,

2.4. MOVER Y COPIAR HOJAS

Excel proporciona la posibilidad de reorganizar las hojas de un libro de trabajo, así

A continuación se describen los procesos de mover y copiar hojas.

Se selecciona la etiqueta y se arrastra por la fila de

Si el libro destino de la hoja (ya sea al moverla o al

En una próxima lección aprenderá a mostrar más de un

Está opción muestra un cuadro de diálogo en el que se selecciona el libro de trabajo

2.5. GUARDAR ARCHIVOS

Si el libro es nuevo, deberá asignarle un nombre al guardarlo. Para ello, seleccione en

Por ejemplo, se le permitirá guardar los archivos con el formato de versiones

Esto es muy útil. En muchas organizaciones coexisten diversas versiones de una

Si desea conocer qué características de Excel 2000 se perderán al guardar el libro en un

Así, en el campo Guardar en se indica la ubicación donde se guardará el libro. Puede

Finalmente, comentarle algunas opciones que se establecen para el proceso de guardar

Con Contraseña contra escritura impedirá que se modifique el contenido de un

3.1. CONCEPTOS FUNDAMENTALES

En Excel usted puede introducir dos tipos de datos en una celda:

- Una fórmula, que es una secuencia de valores, referencias a celdas, nombres,

En todo momento en la barra de fórmulas podrá ver el contenido de la celda activa. Si

Si se trata de una fórmula, el valor resultante se mostrará en la celda, mientras que la