REPBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DEL PODER POPULAR PARA LA EDUCACIN UNIVERSITARIA I.U.T.

JACINTO NAVARRO VALLENILLA PROGRAMA NACIONAL DE FORMACION EN INFORMTICA

Universo de Discurso al Planteamiento del Desarrollo de un Sistema de Control de Archivo, Documentacin y Estadsticas para la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional, Ncleo Sucre Extensin Carpano.

FACILITADOR: ING. BRACEY CARRERO

PARTICIPANTES: JEORGYHAM TABATA JESUS LEYBA JULIO LONGART YENIRED VELASQUEZ SECCIN: 42

CARPANO, JUNIO DE 2011

Universo de Discurso al Planteamiento del Diseo de un Sistema de Control de Archivo, Documentacin y Estadsticas para la Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada Nacional, Ncleo Sucre Extensin Carpano.

La Universidad Nacional Experimental Politcnica de la Fuerza Armada, Ncleo Sucre Extensin Carpano, necesita organizar y automatizar la informacin que resguarda en los archivos de la Divisin de Secretara de dicha institucin. Para ello ha decidido disear e implantar un sistema computarizado que permita facilitar al archivista la tarea encomendada, as como tambin generar estadsticas semestrales que permitan a los coordinadores observar el rendimiento estudiantil por carrera, semestre y asignatura. El sistema contar con una base de datos relacional donde se almacenar toda la informacin requerida, que en su conjunto esta compuesta de: Expedientes, memorando, actas de notas, actas de reparacin y ordenes administrativas. De cada expediente se desea guardar: la cdula de identidad del estudiante, que lo identificar de manera nica, primer nombre, segundo nombre, primer apellido, segundo apellido, sexo, fecha de nacimiento, urbanizacin donde reside, estado, municipio, telfono de habitacin, celular, correo electrnico, carrera, cohorte y condicin del estudiante (activo, retirado o egresado). De los memorandos se debe registrar: el departamento que lo enva, el departamento que lo recibe, asunto, fecha de emisin, fecha de recepcin y el nmero del memorando, el cual ser utilizado como identificador del mismo. De las rdenes administrativas interesa guardar: el nmero, que servir de campo clave, el asunto y la fecha de emisin. Las actas de evaluacin, al igual que las de reparacin, son las entidades ms importantes que se desea registrar en la base de datos. De las actas de notas se desea guardar: cdigo de la asignatura, seccin, perodo acadmico, cdula
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profesor,

cantidad de alumnos, cantidad de alumnos aprobados, cantidad de

alumnos reprobados y promedio de notas. Para identificar de manera inequvoca cada una de las actas se crear una superclave que estar formada por el cdigo de la asignatura ms el cdigo de la carrera ms la seccin ms el semestre ms el perodo acadmico. Es necesario dejar claro que una asignatura slo puede ser dictada por un profesor, pero un profesor puede dictar varias asignaturas. De igual modo, de las actas de reparacin se desea guardar: cdigo de la asignatura, seccin, perodo acadmico, cdula profesor, fecha de aplicacin, hora de aplicacin, cantidad de alumnos, cantidad de alumnos aprobados, cantidad de alumnos reprobados. Al igual que con las actas de evaluacin, se crear una superclave que estar formada por el cdigo de la asignatura ms el cdigo de la carrera ms la seccin ms el semestre ms el perodo acadmico, que permitir identificar de manera inequvoca cada una de las actas. Es de acotar que una asignatura en reparacin slo puede ser supervisada por un profesor, pero un profesor puede supervisar varias asignaturas en reparacin. De los profesores y dems usuarios se debe registrar los siguientes datos: cdula, nombre, apellido, telfono, cargo y el departamento al cual pertenece. El cdigo, nombre, semestre, crditos y carrera es la informacin que se requiere almacenar de las diferentes asignaturas. El sistema podr ser utilizado por los diferentes departamentos que conforman la extensin. De stos se debe registrar: nombre del departamento, jefe del departamento y un cdigo que permita identificarlos. Un departamento slo puede tener un jefe, pero un jefe puede hacerse cargo de varios departamentos. El software permitir dos tipos de usuarios: usuario final y administrador. Como administradores tendremos al archivista, Jefe de Tecnologa y el Coordinador de Secretara, los cuales tendrn acceso a todos los componentes del sistema y podrn realizar todas las operaciones posibles; los usuarios finales

sern los Coordinadores, el Director y Asistentes del Departamento Acadmico, los cuales podrn realizar nicamente consultas e imprimir reportes. Se requiere que el sistema emita los siguientes reportes: Listado de alumnos activos, discriminado por carrera. Listado de alumnos retirados, discriminado por carrera. Listado de alumnos egresados, discriminado por carrera. Cantidad y porcentaje de alumnos aprobados en una determinada asignatura y perodo. Cantidad y porcentaje de alumnos reprobados en una determinada asignatura y perodo. Total de alumnos que cursaron una asignatura especfica en un perodo determinado. Promedio de notas en una asignatura especfica en un perodo indicado por el usuario.