POLITIQUE DACHAT

Le 6 fvrier 2007

1.0 2.0 3.0 4.0

Introduction et contexte..................................................................................... 1 Principes............................................................................................................. 1 Politique .............................................................................................................2 Conformit et responsabilits en matire de rapports.......................................3 4.1 Conformit.................................................................................................................3 4.2 Rapports .....................................................................................................................3

ANNEXE A GLOSSAIRE

1.0

Introduction et contexte LOffice dinvestissement du RPC (l Office ) est une socit constitue par la Loi sur lOffice dinvestissement du rgime de pensions du Canada (la Loi ). Il a pour mission : 1. 2. 3. daider le Rgime de pensions du Canada sacquitter de ses obligations envers les cotisants et les bnficiaires que lui impose le RPC; de grer les sommes qui lui sont transfres du RPC dans lintrt des cotisants et des bnficiaires de ce rgime; de placer son actif en vue dun rendement maximal tout en vitant des risques de perte indus et compte tenu des facteurs pouvant avoir un effet sur le financement du RPC ainsi que sur son aptitude sacquitter, chaque jour ouvrable, de ses obligations financires.

La Loi interdit lOffice dexercer des pouvoirs ou des activits incompatibles avec sa mission ou avec les restrictions imposes par la Loi; elle lui interdit aussi dexercer, directement ou indirectement, ses attributions en violation de la Loi. LOffice tablit, dans des politiques et pouvoirs de gestion, ses propres principes, politiques et pratiques lgard des achats de biens et de services. La prsente Politique dachat et les pouvoirs de gestion connexes sappliquent tous les aspects des activits de lOffice et compltent les autres politiques et pouvoirs de gestion. Les politiques sont approuves par le conseil dadministration ou un comit du conseil et les pouvoirs de gestion, par le prsident. Les mots ou expressions souligns la premire fois quils apparaissent dans le texte ou commenant par une majuscule sont dfinis dans le glossaire de lannexe A. 2.0 Principes LOffice adhre aux principes suivants : 1. LOffice estime quil est souvent prfrable de sadresser plusieurs fournisseurs plutt qu un seul pour acheter des biens et services. LOffice estime que lacheteur a parfois avantage faire jouer la concurrence entre fournisseurs lorsquil existe plus dune source viable o se procurer des biens ou des services et que les conditions sy prtent.

2.

3.0

Politique Lorsque lOffice se procure des biens ou des services ncessaires la ralisation de son mandat, il doit : 1. choisir des fournisseurs, lissue dune slection fonde sur des critres raisonnables qui tablissent lquilibre voulu entre les diffrents facteurs dcisionnels, notamment la nature des biens et services viss, le dlai de slection, le nombre de fournisseurs ventuels, lexprience passe en matire dachats, les renseignements disponibles sur les fournisseurs ventuels et les variations possibles de prix, en agissant en tout temps conformment aux paramtres de son mandat. choisir le fournisseur selon lune des mthodes suivantes : a) choix dun fournisseur prescrit; b) demande de propositions; c) appel doffres. Les pouvoirs de gestion achats fournissent des indications plus dtailles sur ces processus de slection. Lorsquelle a recours au choix dun fournisseur prescrit, la direction veille lexcution des processus de contrle pralable et de slection appropris. Lorsquelle a recours une demande de propositions ou un appel doffres, la direction slectionne le fournisseur en le soumettant un processus de mise en concurrence, auquel participent tous les fournisseurs sans restriction ou certains fournisseurs prqualifis ou une combinaison des deux1. 3. procder un contrle pralable suffisant et appropri conformment aux pouvoirs de gestion achats; conclure avec le fournisseur un contrat crit comportant les stipulations suivantes : a) un cahier des charges ou un nonc des exigences, qui indique :

2.

4.

1 La demande de demande de propositions (ou lquivalent) peut tre ouverte tous les fournisseurs. Leurs rponses servent ensuite prqualifier les fournisseurs en vue de la demande de propositions.

(i) (ii) (iii) (iv)

la nature des biens ou des services fournir (notamment leurs porte, quantit et qualit), la ou les personnes charges de fournir le bien ou dexcuter le service, les objectifs atteindre (le cas chant), lchancier dexcution ou de livraison (le cas chant);

b) le prix convenu (y compris, le cas chant, les honoraires et frais); c) les modalits de facturation et de rception; d) le cas chant, toute autre condition impose par lOffice en application de ses principes dexploitation ou politiques administratives (par exemple, la Politique dautorisations et les attentes gnrales en matire de confidentialit); e) les autres conditions applicables juges opportunes dans la situation. Dans le cadre des achats, la direction respecte les autres politiques et pouvoirs de gestion applicables. 4.0 Conformit et responsabilits en matire de rapports 4.1 Conformit Les membres du personnel doivent se conformer la Politique dachat et aux directives connexes. Chaque vice-prsident principal est charg de veiller ce que le personnel de son service se conforme la Politique dachat et aux pouvoirs de gestion achats. 4.2 Rapports Le chef de lexploitation fait rapport sur le respect de la prsente Politique dachat et des pouvoirs de gestion achats, au moins une fois par an, au moyen de divers rapports de contrle interne prsents au comit de vrification.

ANNEXE A GLOSSAIRE Chef de lexploitation Comit du conseil Conseil Le chef de lexploitation de lOffice. Comit du conseil qui exerce ses fonctions conformment au mandat approuv par le conseil. Le conseil dadministration de lOffice.

Direction Dirigeants

Ensemble des dirigeants nomms par le conseil dadministration des postes de direction. Membres du personnel qui occupent le poste de prsident, de vice-prsident principal ou de chef de lexploitation.

Membre du personnel/personnel Personne(s) employe(s) par lOffice. Office Politique dautorisations Office dinvestissement du Rgime de pensions du Canada Politique qui dfinit les autorisations appropries dans le cadre de la gestion et du placement de lactif de lOffice et de lapprobation des dpenses ncessaires la ralisation de son mandat. Lignes de conduite imposes ou proposes aux membres du personnel, qui doivent tre approuves par le conseil dadministration.

Politiques

Pouvoirs de gestion

Lignes de conduite imposes ou proposes aux dirigeants et autres membres du personnel, qui doivent tre approuves par le prsident de lOffice, mais non par le conseil. Personne occupant le poste de prsident et chef de la direction de lOffice.

Prsident

RPC

Rgime de pensions du Canada