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Manual de acceso rpido: BIBLIO

Biblio v7.20: (Noviembre 2010)

Tabla de contenidos
Tabla de contenidos ____________________________________________________ 2 Introduccin ___________________________________________________________ 4
Nota inicial: Video-tutoriales ________________________________________ 4 Entrar en BIBLIO _____________________________________________________ 5 Pantalla principal de BIBLIO ___________________________________________ 6 Men: "Salir"__________________________________________________________ 6

Men: "Catlogo" _______________________________________________________ 7



Buscar/Prestar ________________________________________________________ 7 Buscar recursos _____________________________________________________ 7 Prestar un recurso ___________________________________________________ 8 Renovar y devolver un recurso prestado ________________________________ 8 Imprimir las etiquetas de los libros buscados ___________________________ 9 Buscar y listar recursos _____________________________________________ 10 Imprimir ficha ______________________________________________________ 11 Copiar los datos de una ficha en una nueva ficha _______________________ 11 Modificar los datos de una ficha _____________________________________ 11 Aadir recursos ______________________________________________________ 12 Importar datos de Internet___________________________________________ 13

Men: "Informes ______________________________________________________ 14


ltima Ficha / N de Fichas __________________________________________ Todos los recursos de la biblioteca ___________________________________ Recursos en prstamo / usuarios morosos _____________________________ Diario de Biblioteca _________________________________________________ Historial de un recurso ______________________________________________ Historial de prstamos ______________________________________________ Recursos ms solicitados ____________________________________________ Usuarios ms activos ________________________________________________ Imprimir fichas _____________________________________________________
14 14 15 15 16 16 17 17 18

Men: "Usuarios" ______________________________________________________ 19


Aadir nuevos usuarios ______________________________________________ Suprimir usuarios ___________________________________________________ Editar datos de usuarios _____________________________________________ Listar / Buscar usuarios _____________________________________________ Listar / Imprimir carnets de usuarios _________________________________
19 19 20 20 21

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Historial de un usuario_______________________________________________ 21 Gestionar grupos de Usuarios ________________________________________ 22

Men: "Configuracin" _________________________________________________ 23


Nombre del centro __________________________________________________ Modificar Temas ____________________________________________________ Seleccionar impresora _______________________________________________ Configurar prstamos _______________________________________________ Duracin del curso acadmico ________________________________________ Modos de impresin _________________________________________________ Cambiar claves de acceso ____________________________________________ Definir idioma ______________________________________________________
23 23 24 24 25 25 26 26 27 27 27 28

Utilizar Biblio en Red _________________________________________________ Usar BD instalada en el disco duro ____________________________________ Usar BD instalada en la Red Local ____________________________________ Usar BD descargada del servidor Web ________________________________

Men: "Utilidades" ____________________________________________________ 29


Libreta de Notas____________________________________________________ Suprimir prstamos antiguos _________________________________________ Cambiar resolucin de pantalla _______________________________________ Utilidades de la Base de Datos _______________________________________ Crear/Restaurar copias de seguridad _________________________________ Subir BD a un servidor de Internet ___________________________________
29 29 30 30 31 31

Men: "Ayuda" ________________________________________________________ 33


Acerca de... ________________________________________________________ Manuales ___________________________________________________________ Bibliotecas on-line __________________________________________________ Ir a la pgina web de Biblio __________________________________________ Comprobar si hay una nueva versin de BIBLIO ________________________ Registrar la aplicacin _______________________________________________
33 33 34 34 34 35

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Introduccin

Nota inicial: Video-tutoriales

Para una mayor informacin, tanto el presente manual como muchos de los apartados que
aqu se describen pueden descargarse y/o observarse a travs de los video-tutoriales que hemos creado y que estn disponibles en la web de BIBLIO:
http://perso.wanadoo.es/joseagrana/biblio/bib_titor_e.htm

Otros enlaces relacionados con BIBLIO:


Pginas oficiales de BIBLIO:
http://perso.wanadoo.es/joseagrana/biblio/index.htm http://xbiblio.iespana.es/indexGA.html

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Entrar en BIBLIO

2 formas diferentes de entrar en Biblio: Haciendo click en el icono de acceso directo en el escritorio o a travs del botn [Inicio] >> [Programas] >> Biblio Pulsar el icono con la bandera para seleccionar el lenguaje deseado Pulsar el botn [+] para obtener ms informacin y ayuda sobre Biblio

Teclear la clave de acceso BIBLIO la primera vez que abrimos el programa Leer la pantalla de bienvenida que aparece indicando que se trata de un programa gratuito

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Pantalla principal de BIBLIO

Men: "Salir"

Sale y cierra la aplicacin


3 formas diferentes de salir de Biblio: Pulsando el botn [X] en la esquina de la pantalla de Biblio, pulsando el botn [Escape] en el teclado, o seleccionando la opcin Salir de la barra de mens. Confirmar la/s posible/s pantalla/s de confirmacin que aparezcan

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Men: "Catlogo"
Buscar/Prestar
Buscar recursos

Nos ayuda a buscar uno o varios recursos que se han dado de alta previamente.
Bsqueda de un recurso por N de Registro: Introducir el n de registro y pulsar [Buscar] Realizar una nueva bsqueda: Pulsar el botn [Nueva Bsqueda] Bsqueda de recursos por Tema/s: Seleccionar 1 o ms temas y pulsar [Buscar] Bsqueda con mltiples condiciones. Ej.: Idioma = Castellano, Soporte = Libro, Ttulo = Quijote y Editorial = Anaya Moverse por la lista de libros seleccionados con las flechas de direccin [<], [>].. Si el recurso est prestado podemos pulsar el botn [?] para obtener informacin del usuario que lo tiene en prstamo. Entonces aparecer la siguiente pantalla de informacin:

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Prestar un recurso

Una vez buscado el recurso que se va a prestar (men: Buscar/Prestar), pulsar el botn [Prestar]
Escribir el NCB (N de Carnet de Biblioteca) del usuario o asignar un nuevo NCB si se trata de un nuevo usuario Cubrir los datos de la ficha de prstamo y pulsar el botn [Prestar] Al salir de esta pantalla el recurso aparecer marchado como Recurso prestado

Renovar y devolver un recurso prestado


Buscar el recurso prestado (men: Buscar) escribiendo su N de Registro y pulsando el botn [Buscar] Hacer click en [Renovar Prstamos]: para renovar el prstamo y asignar una nueva fecha de devolucin del recurso Hacer click en [Devolver] para devolver el recurso y dejarlo listo para un nuevo prstamo

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Imprimir las etiquetas de los libros buscados

Buscar los recursos (men: "Buscar/Prestar"). Ej: Libros con N de registro entre 1-10 y despues, pulsamos el botn [Buscar] Pulsar [Impr. Etiquetas] y confirmar Se imprimir en cada etiqueta los 3 siguientes campos: SIGNATURA, N Reg, y los primeros caracteres del TITULO.

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Buscar y listar recursos

Buscar los recursos (men: Buscar/Presta). Ej.: Libros en ingls de la editorial Oxford y despus, pulsamos el botn [Buscar] Pulsar [Listar recursos] e indicar la ordenacin del listado Pulsar [Archivar] para guardar el listado en un archivo de texto Pulsar [Imprimir] para imprimir el listado (con o sin la opcin Reducido

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Imprimir ficha
Buscar la ficha que queremos imprimir (men: "Buscar"). Ej: N Registro = 8 y pulsamos el botn [Imprimir Ficha] Se imprimir la ficha que tenemos en ese momento en pantalla. Se imprimir en Modo Texto (Fig.1) o en Modo Grfico (Fig.2) segn lo tengamos configurado en el men: Configuracin >> Modos de Impresin.

Fig.1

Fig.2 NOTA: Para imprimir un rango o grupo de fichas (ej: todas las de los libros de literatura inglesa), utilizar la opcin del men: Informes >> Imprmir Fichas

Copiar los datos de una ficha en una nueva ficha


Buscar la ficha que queremos copiar (men: "Buscar"). Ej.: N Registro = 14 y pulsamos el botn [Buscar] Cuando aparece la ficha N 14 pulsamos el botn [Copiar] para crear una nueva ficha con los datos de la anterior (lo nico que cambiar ser el N Registro

Modificar los datos de una ficha


Buscar la ficha que queremos modificar (men: "Buscar"). Ej.: N Registro = 14 y pulsamos el botn [Buscar] Cuando aparece la ficha N 14 pulsamos el botn [Modificar] Modificar los datos que se precisen cambiar de la ficha y cuando se termine pulsar en el botn [Guardar]

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Aadir recursos

Nos permite dar de alta nuevos recursos (libros, CDs, revistas) en nuestra biblioteca.
Introducir los campos obligatorios: Signatura, Temas, Idioma, Soporte, Ttulo y Autor Significado e importancia de los campos: Signatura y Temas No es preciso introducir el N de Registro. El programa lo hace automticamente Descripcin de los campos no obligatorios Pulsar el botn [Dar de Alta] para terminar

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Importar datos de Internet

Nos plermite importar datos de un archivo en formato MARC procedente de otras bibliotecas o programas de gestin de bibliotecas (MEIGA, REBECA, etc). Muchas bibliotecas on-line permiten descargar archivos de datos en formato MARC.
Pulsar el botn [Abrir archivo MARC] para seleccionar el archivo donde estn los datos que se van aimportar y aadir a nuestra Base de Datos. Archivo bajado previamente de alguna biblioteca on-line, por ejemplo, o exportado de otro programa de gestin de bibliotecas. Estos archivos son archivos tipo ASCII. Se admiten las extensiones: REB, TXT y RTF Automticamente se seleccionarn para aadir a nuestra B.D. (en color azul) todos los recursos encontrados en el archivo seleccionado. Para cambiar los registros seleccionados se puede utilizar el botn [+] (selecciona todos los recursos), el botn [-] (de-selecciona todos los recursos), Click o Ctrl-Click con el ratn sobre la primeira columna gris para seleccionar/deseleccionar elementos individuales [Aadir datos a la BD]: Aade los elementos seleccionados de la lista a nuestra Base de Datos

Ahora podemos ver los nuevos recursos recin importados en nuestra Base de Datos por si queremos hacer alguna modificacin en sus datos.

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Men: "Informes
ltima Ficha / N de Fichas

Nos da informacin de cual fue el ltimo recurso dado de alta en la biblioteca as como el
nmero de recursos totales dentro de la biblioteca. Todos los recursos de la biblioteca de todos los recursos de la biblioteca agrupados y ordenados por el criterio seleccionado.
Una vez que aparece el informe en pantalla, ste se puede imprimir o exportar en fomato TXT o HTML.

Informe

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Recursos en prstamo / usuarios morosos

Listado de los recursos de la biblioteca actualmente en prstamo


Seleccionar men: Informes >> Recursos en Prstamo Indicar el criterio de agrupamiento y ordenacin: si deseamos un listado completo de todos los usuarios con recursos en prstamo o solamente los usuarios de un determinado grupo. Si solamente necesitamos el listado de los usuarios morosos (usarios con recursos en prstamo fuera de plazo), marcar la casilla correspondiente. Una vez que aparece el informe en pantalla, ste se puede imprimir o exportar en fomato TXT o HTML.

Diario de Biblioteca

Elabora un informe con las actividades de la biblioteca entre dos fechas determinadas.
Indicar en los 2 calendarios las fechas de comienzo y de finalizacin del informe Especificar si queremos un informe con los libros dados de alta en ese perodo de tiempo, un informe con los prstamos realizados o ambos infomes.

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Historial de un recurso

Nos permite obtener un listado de los usuarios que solicitaron un determinado recurso en
prstamo Historial de prstamos

Nos permite ver los totales de prstamos realizados en los diferentes cursos acadmicos

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Recursos ms solicitados

Elabora un
biblioteca.

listado con los recursos (libros, etc.) ms solicitados por los usuarios en la

Usuarios ms activos

un listado con los usuarios ms activos (aquellos que solicitaron ms prstamos)

Elabora

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Imprimir fichas

Permite imprimir fichas en estilo clsico para luego meter en los casilleros de Autor,
Ttulo y Tema.
Seleccionar dentro de la opcin Informes >> Imprimir Fichas si deseamos imprimir las fichas por un rango de nmeros de registro (Ej.: de la ficha 10 a la 20) o si queremos imprimir las fichas correspondientes a un determinado Tema. En el caso de imprimir un rango de fichas indicar cuantas fichas se quieren imprimir por cada uno de los recursos (Ttulo, Autor, Tema) En el caso de imprimir fichas por tema indicar el tema (o combinacin de temas) correspondientes a las fichas que se van a imprimir Utilizar la opcin Vista en formato Tabla para indicar manualmente las fichas que se quieren imprimir dentro de la seleccin previamente hecha (en el caso de que no se quieran imprimir todas) Indicar otras opciones que podran ser necesarias: formato de salida (vertical/horizontal, tipo de ordenacin, impresin o no impresin del campo Notas en las fichas, etc.

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Men: "Usuarios"
Aadir nuevos usuarios

Damos de alta nuevos usuarios en la biblioteca.


Seleccionar la opcin Usuarios >> Aadir nuevos usuarios Asignar manualmente un NCB (Nmero de Carnet de Biblioteca) o bien pulsar [Nuevo Usuario] para asignar un nmero automticamente. Rellenar los datos con la informacin del nuevo usuario Cargar la foto del usuario (opcional) en formato JPG y pulsar [Archivar]

Suprimir usuarios

Suprime un usuario de la lista de usuarios de la biblioteca.

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Editar datos de usuarios

Nos permite modificar los datos de los usuarios


Seleccionar la opcin Usuarios >> Modificar datos de Usuarios Modificar los campos necesarios con la nueva informacin y pulsar [Aceptar]

Listar / Buscar usuarios

Nos permite obtener un listado de todos los usuarios, o bien un listado parcial de los usuarios con un determinado nombre, de los usuarios de un determinado grupo o de los usuarios de un determinado rango de NCB (N de Carnet de Biblioteca).
Seleccionar la opcin Usuarios >> Listar / Buscar Usuarios Indicar el tipo de listado que se quiere obtener (por nombre, por grupo, por NCB) En el listado que aparece, se puede observar en la parte inferior los libros que cada usuario tiene en prstamo en ese momento. Pulsar el botn [Imprimir] para imprimir el listado, o el botn [Archivar] para guardar el listado en un archivo de texto.

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Listar / Imprimir carnets de usuarios

Imprime los carnets de biblioteca de los usuarios seleccionados: de todos los usuarios, o bien de un grupo de usuarios: de los usuarios con un determinado nombre, de los usuarios de un determinado grupo o de los usuarios de un determinado rango de NCB (N de Carnet de Biblioteca).
Seleccionar la opcin Usuarios >> Listar / Imprimir Carnets de Usuarios Indicar el grupo de usuarios a los que le vamos a imprimir su carnet (todos, por nombre, por grupo, por NCB) En el listado que aparece, se pueden seleccionar todos los usuarios (botn [+]), deseleccionar todos los usuarios de la lista (botn [-]), o seleccionar usuarios individualmente presionando la tecla [Ctrl] y luego haciendo click con el ratn sobre los diferentes usuarios. Pulsar el botn [Imprimir Carnets] para imprimir los carnets de los usuarios seleccionados en el listado.

Historial de un usuario

Permite obtener un listado de todos los recursos prestados a un usuario.


Seleccionar la opcin Usuarios >> Historial de un Usuario

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Introducir el NCB (N de Carnet de Biblioteca) del usuario del que queremos obtener el historial Pulsar [Archivar] o [Imprimir] para guardar en un archivo o para imprimir el listado

Gestionar grupos de Usuarios

Permite crear nuevos grupos, suprimir usuarios y grupos de usuarios, as como mover usuarios de un grupo a otro.
Seleccionar la opcin Usuarios >> Gestionar/Cambiar Grupos de Usuarios Crear un nuevo Grupo: Pulsar el botn [Crear Nuevo Grupo] y dar un nombre para el nuevo Grupo Para suprimir usuarios: Seleccionar en el Grupo Origen el Grupo en el que est el usuario o los usuarios que se quieren suprimir. Seleccionarlos marcando las casillas que aparecen delante del nombre (o utilizar los botones [+] y [-]). Pulsar en el botn [Suprimir Usuarios] Cambiar usuarios de Grupo: seleccionar en el Grupo de Origen los usuarios que se quieren trasladar al Grupo Destino. Pulsar el botn [Cambiar de Grupo]

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Men: "Configuracin"
Nombre del centro

Permite definir el nombre del centro o de la biblioteca. Ser el nombre que aparecer en la parte superior de todos los listados que se impriman.
Modificar Temas

Permite editar (aadir, suprimir, modificar) el listado de Temas, Idiomas y Soportes


que se utilizan a la hora de buscar o dar de alta un recurso..
Seleccionar la opcin Configuracin >> Modificar temas Crear un nuevo elemento: Indicar en que lista se va a crear el nuevo elemento (Temas, Idiomas o Soportes). Pulsar la opcin Aadir. Escribir el nombre del nuevo elemento. Pulsar el botn [Aadir] Modificar un elemento: Indicar en que lista se va a modificar el elemento (Temas, Idiomas o Soportes). Seleccionar el elemento a editar. Pulsar la opcin Editar elemento. Escribir un nuevo nombre para ese elemento. Pulsar en el botn [Editar] Suprimir un elemento: Indicar de que lista se va a suprimir el elemento (Temas, Idiomas o Soportes). Seleccionar el elemento a borrar. Pulsar la opcin Aadir/Suprimir elemento. Pulsar en el botn [Suprimir].

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Seleccionar impresora

Permite definir la impresora por defecto para la sesin de trabajo en Biblio


Seleccionar la opcin Configuracin >> Seleccionar impresora Seleccionar una de las impresoras de la lista para trabajar en Biblio. Esta informacin ser recordada la prxima vez que se ejecute el programa.

Configurar prstamos

Permite definir cuantos libros puede llevar en


departamento) y durante cuantos das.

prstamo un usuario (alumno, profesor o

Seleccionar la opcin Configuracin >> Prstamos Definir el nmero de recursos y das de prstamo para alumnos, profesorado y departamentos

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Duracin del curso acadmico

Establece los meses de comienzo y finalizacin del curso acadmico. Es frecuente que en
Europa el curso acadmico dure de Septiembre a Junio, mientras que en Hispanoamrica dura de Febrero a Noviembre.
Desplazar la barra superior para definir el mes de comiezo del curso acadmico Desplazar la barra inferior para definir el mes de finalizacin del curso acadmico

Modos de impresin

Permite definir la modalidad de impresin para los listados, fichas de prstamo, etc.
Seleccionar la opcin Configuracin >> Modos de Impresin Seleccionar entre Modo Texto (recomendado) y Modo Grfico

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Cambiar claves de acceso

permite cambiar la clave de acceso al programa para o bibliotecario, ayudante o alumno.


Seleccionar la opcin Configuracin >> Cambiar claves de acceso Introducir las nuevas claves para el bibliotecario, ayudante o alumno (cada uno de ellos tendr acceso a diferentes posibilidades dentro de Biblio).

Nos

Definir idioma

Permite definir cual va a ser el idioma del programa en el que aparecern los mensajes, textos, mens, etc.
Seleccionar la opcin Configuracin >> Idioma Definir el idioma de trabajo: Galego, Espaol, Ingls

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Utilizar Biblio en Red


Usar BD instalada en el disco duro

Utiliza los datos existentes en el disco duro del equipo local (el equipo en el que estamos sentados).
El color de fondo de pantalla se pone gris

Usar BD instalada en la Red Local

Utiliza los datos existentes en el disco duro de otro equipo de la red local (servidor). El color de fondo de la pantalla es verde.
Seleccionar en el equipo servidor el nombre de la Base de Datos de la biblioteca. La carpeta del equipo servidor deber estar compartida para lectura de datos. Leer el documento informativo (en la pgina web de Biblio sobre cmo configurar los equipos para que Biblio pueda trabajar en red local). El color de fondo de la pantalla se pone verde

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Usar BD descargada del servidor Web

Permite descargar una copia de la Base de Datos de la biblioteca alojada en un servidor de Internet. Podemos as visualizar los datos localmente de forma automtica y transparente como si estuviramos situados en la misma biblioteca.
Introducir la direccin de Internet donde est alojado el archivo con la Base de Datos El color de fondo de la pantalla se pone azul

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Men: "Utilidades"
Libreta de Notas

Pequeo editor de texto en el que podemos escribir notas, recordatorios, o informacin de


inters para el bibliotecario. Se puede acceder tambin directamente pulsando la tecla [F10] en el teclado.
Seleccionar la opcin Utilidades >> Libreta de Notas Despus de terminar de escribir o editar en la Libreta de Notas podemos archivar o imprimir el contenido. Para cancelar la edicin y quedarnos con el contenido anterior de la libreta pulsar el botn [Salir] o la tecla [Escape]

Suprimir prstamos antiguos

Permite eliminar de la Base de Datos los registros correspondientes a prstamos realizados


en cursos acadmicos anteriores que ya non son necesarios, reduciendo as el tamao de la B.D.
Seleccionar la opcin Utilidades >> Suprimir prstamos antiguos

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Cambiar resolucin de pantalla

Permite cambiar la resolucin de pantalla durante el tempo que se est trabajando con Biblio, volviendo luego a la configuracin de pantalla anterior al salir del programa Biblio.
Seleccionar la opcin Utilidades >> Cambiar resolucin de pantalla Seleccionar la resolucin de trabajo. Indicar si Biblio recordar la configuracin la prxima vez que entremos en Biblio.

Utilidades de la Base de Datos

Nos da informacin tcnica sobre la configuracin de la Base de Datos de Biblio y nos


permite hacer otro tipo de tareas de mantenimiento sobre la Base de Datos.
Estructura de la Base de Datos: Da informacin sobre como est construida y organizada la BD de Biblio Compactar la BD: Reduce el tamao de la BD eliminando registros innecesarios (no utilizados) y por consiguiente permite acceder a la informacin ms rpidamente. Huecos libres: Nos informa de los huecos libres en la BD (Nmeros de Registro no asignado a ningn recurso) Crear BD desprotegida: Crea una BD desprotegida (sin clave) con el nombre Biblio_d.mdb para que el usuario pueda crear informes personalizados.

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Crear/Restaurar copias de seguridad

Permite realizar copias

de seguridad de la Base de Datos de la biblioteca en diferentes soportes en previsin de perdidas de informacin o daos en el equipo.
Seleccionar la opcin Utilidades >> Copias de seguridad Crear copia de seguridad: Indicar el soporte (disco, disquete, servidor de Internet, lpiz USB...) donde se va a guardar la copia de seguridad. Restaurar copia de seguridad: Indicar el soporte (disco, disquete, servidor de Internet, lpiz USB...) donde est almacenada la copia de seguridad para poder restaurar los datos.

Subir BD a un servidor de Internet

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Permite subir (guardar) la Base de Datos de la biblioteca en un servidor de Internet. Puede hacerse para tener una copia de seguridad de la B.D. o bien para que otros usuarios consulten los datos de la biblioteca on-line.
Seleccionar la opcin Utilidades >> Subir BD Indicar el nombre del servidor FTP, usuario y clave para subir la B.D. Pulsar el botn [Conectar con el Servidor] para visualizar la informacin existente en el servidor FTP (archivos y carpetas existentes). Si la BD ya se subi anteriormente aparecer en color rojo. En la ventana de la izquierda, indicar la carpeta (dentro del servidor de Internet) donde queremos que quede almacenada la BD de la biblioteca y pulsar el botn [Subir BD].

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Men: "Ayuda"
Acerca de...

Nos

da informacin sobre la versin de BIBLIO que tenemos instalada, as como los correos electrnicos y las pginas webs de ayuda y descarga de BIBLIO. Manuales

Permite visualizar o descargar diferentes manuales y documentacin tcnica sobre el programa BIBLIO.
Manual del programa BIBLIO Manual tcnico sobre el funcionamiento de BIBLIO en Red Local Tbla informativa sobre catalogacin de libros. Sistema CDU

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Bibliotecas on-line enlazar con las principales bibliotecas on-line para realizar bsqueda de datos bibliogrficos: Biblioteca nacional, Biblioteca del Congreso.

Permite

Ir a la pgina web de Biblio

Accede directamente a las pginas webs de BIBLIO para consulta o descarga de nuevas versiones del programa.
Web-1: http://perso.wanadoo.es/joseagrana/biblio/index.htm Web-2: http://xbiblio.iespana.es/indexGA.html

Comprobar si hay una nueva versin de BIBLIO

Comprueba si existe en internet una nueva versin del programa BIBLIO o si ya estamos
utilizando la ltima versin del programa.

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Registrar la aplicacin

BIBLIO

es una aplicacin gratuita, completamente funcional y sin ningn tipo de limitacin cando se utiliza en centros e instituciones educativas; no necesitando ningn tipo de registro. Para otro tipo de utilizaciones de BIBLIO, los usuarios debern ponerse en contacto con el autor del programa para poder realizar el registro de la aplicacin.

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