ELECTRONIC

PROCUREMENT
Richardus Eko Indrajit Richardus Djokopranoto

Creative Commons Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported CC BY-NC-SA 3.0

10/15/11 10:16 PM

Creative Commons

Creative Commons License Deed

Attribution-NonCommercial-ShareAlike 3.0 Unported (CC BY-NC-SA 3.0)

This is a human-readable summary of the Legal Code (the full license). Disclaimer

You are free:

to Share to copy, distribute and transmit the work to Remix to adapt the work

Under the following conditions:

Attribution You must attribute the work in the manner specified by the author or licensor (but not in any way that suggests that they endorse you or your use of the work). Noncommercial You may not use this work for commercial purposes.

Share Alike If you alter, transform, or build upon this work, you may distribute the resulting work only under the same or similar license to this one.

With the understanding that:

Waiver Any of the above conditions can be waived if you get permission from the copyright holder. Public Domain Where the work or any of its elements is in the public domain under applicable law, that status is in no way affected by the license. Other Rights In no way are any of the following rights affected by the license: Your fair dealing or fair use rights, or other applicable copyright exceptions and limitations; The author's moral rights; Rights other persons may have either in the work itself or in how the work is used, such as publicity or privacy rights. Notice For any reuse or distribution, you must make clear to others the license terms of this work. The best way to do this is with a link to this web page.

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/3.0/

Page 1 of 2

DAFTAR ISI
Kata Pengantar Ucapan Terima Kasih 1. Fenomena e-Business di Dunia Maya 2. Peranan Manajemen Pembelian dalam Perusahaan 3. Prinsip-Prinsip Manajemen Pembelian 4. Perdagangan dan Pembelian secara Elektronis. 5. Transformasi e-Pembelian. 6. Pedoman Aplikasi e-Pembelian 7. Mitos dan Realitas dalam e-Pembelian 8. Electronic Data Interchange (EDI) 9. Studi Kasus: Strategi e-Procurement di University of California Daftar Istilah Daftar Pustaka Riwayat Hidup Penulis

KATA PENGANTAR
Aktivitas pembelian merupakan salah satu aspek yang sangat penting untuk dikelola secara sungguh-sungguh oleh sebuah perusahaan, karena ruang lingkup proses ini tidak hanya sebatas pada bagaimana manajemen berhasil menerapkan suatu mekanisme pengadaan sebuah barang secara tepat waktu, sesuai dengan spesifikasi yang dimaksud, dan pada kisaran harga yang diinginkan semata, namun lebih jauh lagi adalah bagaimana menentukan suatu strategi kemitraan antara perusahaan yang efektif. Walaupun secara sekilas isu di sekitar proses pembelian terkesan cukup sederhana, namun di dalam kenyataannya terdapat sejumlah variabel yang perlu diperhatikan sungguh-sungguh, terutama yang berkaitan dengan karakteristik barang dan faktorfaktor eksternal di sekitar perusahaan. Persoalan ini menjadi semakin kompleks ketika ditambah dengan kenyataan akan tingginya dinamika persaingan di bisnis pengadaan yang memaksa perusahaan untuk benar-benar memikirkan, mempertimbangkan, dan memutuskan sebuah strategi yang jitu dan efektif. E-Procurement merupakan sebuah mekanisme pembelian masa kini atau dapat dikatakan sebagai teknik pembelian moderen dimana perusahaan berusaha menerapkan prinsip-prinsip keterlibatan sejumlah aplikasi dan teknologi informasi (komputer dan telekomunikasi) sebagai enabler dalam menjalankan proses terkait. Hampir seluruh perusahaan-perusahaan besar di dunia terutama mereka yang berhasil masuk ke dalam deretan perusahaan Fortune 500 menerapkan beragam aplikasi terkait dengan konsep e-procurement ini. Buku Dasar, Prinsip, Teknik, dan Potensi Pengembangan E-Procurement ini berisi prinsip dasar mengenai konsep e-procurement dan bagaimana potensi pengembangannya bagi perusahaan. Kehadiran buku ini selain diharapkan menambah khazanah referensi buku manajemen dan bisnis di tanah air, dapat pula menjadi buku pegangan atau panduan para manajer maupun pimpinan perusahaan yang sehari-harinya terlibat dalam aktivitas pembelian.

Penulis

UCAPAN TERIMA KASIH

Karya sederhana ini tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa adanya dukungan dari berbagai pihak yang telah bersedia meluangkan waktunya bagi kami berdua, terutama dalam proses diskusi dan tukar pikiran mengenai konsep manajemen eprocurement. Pihak pertama adalah kalangan berkarya, dan memberikan jasa Elnusa, Badan Urusan Logistik Group Bakrie, Bouraq, PT Timah Sosro, dan PT Angkasa Pura I. perusahaan dimana kami berdua pernah bekerja, konsultasi, seperti: Pertamina, PT PLN (Persero), (Bulog), Bogasari Flour Mills, Price Waterhouse, (Tbk.), PT Birotika Semesta, PT Rodamas, PT Sinar

Pihak kedua adalah para training provider and organizer Center for Mangement Technology (Cemantech), Loka Datamas Indah (LDI) Training, Caraka Bumi, Prosys Bangun Persada, dan Prime Consulting Indonesia - yang telah memberikan kesempatan kepada kami berdua untuk berjumpa dengan berbagai kalangan manajemen praktisi dari beragam perusahaan di Indonesia. Pihak ketiga adalah dari segenap civitas akademika perguruan tinggi para dosen dan mahasiswa yang selalu menyediakan waktunya tanpa pamrih untuk berinteraksi dengan penulis, yaitu: Universitas Atmajaya, Universitas Atmajaya, Universitas Pelita Harapan, Universitas Trisakti, Universitas Indonesia, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya, STIMIK Perbanas, dan STIMIK Veritas. Dan yang terakhir, tentu saja dari pihak keluarga, yang dengan sabar dan sepenuh hati tidak pernah bosan menunggu kedua penulis menyusun buku setiap malam, semenjak dari penyusunan karya pertama sampai dengan karya kelima ini. Terhadap seluruh pihak di atas, dari lubuk hati kami yang paling dalam, ucapan terima kasih dan penghargaan yang setinggi-tingginya kami sampaikan secara tulus. Mudah-mudahan Sang Maha Kasih akan selalu melimpahkan rahmat dan berkatNya kepada mereka semua.

Salam Penulis, Richardus Eko Indrajit Richardus Djokopranoto

FENOMENA E-BUSINESS DI DUNIA MAYA

A. PENDAHULUAN Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi komputer dan telekomunikasi (teknologi informasi) telah membawa suatu revolusi tersendiri di dalam dunia bisnis. Dari sekian banyak teknologi yang dikembangkan, mungkin teknologi internet yang paling banyak menawarkan berbagai perubahan-perubahan signifikan terkait dengan cara praktisi bisnis menjalankan aktivitas sehari-harinya. Secara jelas Mohan Shawney mendefinisikan e-business sebagai: The use of electronic networks (internet) and associated technologies to enable, improve, enhance, transform, or invent a business process or business system to create superior value for current or potential customers. Secara prinsip definisi tersebut jelas memperlihatkan bagaimana teknologi elektronik dan digital berfungsi sebagai medium tercapainya proses dan sistem bisnis (pertukaran barang atau jasa) yang jauh lebih baik dibandingkan dengan cara-cara konvensional, terutama dilihat dari manfaat yang dapat dirasakan oleh mereka yang berkepentingan (stakeholders). Untuk dapat menangkap dimensi ruang lingkup pengertian e-Business, cara yang kerap dipakai adalah dengan menggunakan prinsip 4W (What, Who, Where, dan Why).
Who
Value Network Customers Firm
Relationship Outcomes Cost Outcomes

Transformational Outcomes

Collaboration

Transaction

Information

What

Why

Hosted In-House Hosted Remotely Hosted Anywhere

Where

Mohan Sawhney et.al., 2001

Dimensi WHAT Istilah e-Business dengan e-Commerce sering kali saling dipertukarkan. Pada prinsipnya domain e-Business jauh lebih luas dibandingkan dengan e-Commerce; bahkan secara filosofis kerap diartikan bahwa ruang lingkup e-Commerce merupakan bagian dari e-Business. Sebuah fenomena e-Commerce terjadi jika terjadi aktivitas atau mekanisme transaksi jual beli yang dilakukan secara elektronik/digital

(melalui media internet). Sementara itu e-Business memiliki wilayah yang jauh lebih luas dari sekedar terjadinya transaksi perdagangan di internet, karena termasuk di dalamnya hal-hal berkaitan dengan aktivitas relasi antara dua entiti perusahaan, seperti: interaksi antara perusahaan dengan pelanggannya, kolaborasi antara perusahaan dengan para mitra bisnisnya, pertukaran informasi antara perusahaan dengan para pesaing usahanya, dan lain sebagainya. Adanya internet telah memungkinkan perusahaan untuk menjalin komunikasi langsung maupun tidak langsung dengan berjuta-juta bahkan bermilyar-milyar entiti (pelanggan, mitra, pesaing, pemerintah, dsb.) yang ada di dunia maya; karena sifat komunikasi tersebut merupakan bagian dari sebuah sistem bisnis, maka dapat dimengerti luasnya pengertian dari e-Business. Dimensi WHO Seperti yang tersirat dalam definisinya, semua pihak atau entiti yang melakukan interaksi dalam sebuah sistem bisnis atau serangkaian proses bisnis (business process) merupakan pihak-pihak yang berkepentingan (stakeholders) dalam ruang lingkup e-Business. Dilihat dari klasifikasi pihak yang melakukan transaksi, terdapat 7 (tujuh) jenis stakeholder di dalam relasi e-Business, yaitu (dari huruf abjad A sampai dengan G): Agent, Business, Consumer, Device, Employee, Family, dan Government. Contohnya adalah sebuah aplikasi tipe B-to-C yang merupakan mekanisme hubungan perdagangan antara sebuah perusahaan dengan para pelanggannya (end consumers-nya); atau tipe G-to-G yang menghubungkan dua buah pemerintahan/negara untuk permasalahan eksport dan import; atau D-to-D yang menghubungkan antara dua peralatan canggih teknologi informasi seperti antara PDA dengan Handphone; atau B-to-F yang menghubungkan sebuah perusahaan penjual barang-barang kebutuhan rumah tangga dengan berbagai keluarga; dan lain sebagainya. Dimensi WHERE Banyak kalangan mengajukan pertanyaan sehubungan dengan dimana sebenarnya kegiatan bisnis dapat dilakukan dalam e-Business. Jawabannya sangat sederhana, yaitu dimana saja, sejauh pihak yang berkepentingan memiliki fasilitas elektronik/digital sebagai kanal akses (access channel). Berbeda dengan bisnis konvensional dimana transaksi biasa dilakukan secara fisik di sekitar perusahaan yang bersangkutan, maka di dalam e-Business interaksi dapat dilakukan melalui berbagai cara (fleksibel) dengan menggunakan beragam teknologi kanal akses. Di rumah, seorang Ibu dapat menggunakan telepon atau web-TV untuk berkomunikasi dengan perusahaan penjual produk atau jasa; di kantor, seorang karyawan dapat menggunakan perlengkapan komputer atau fax; di mobil, seorang mahasiswa dapat menggunakan handphone atau PDA-nya; di lokasi keramaian seperti mall, tokotoko, atau pasar, masyarakat dapat memanfaatkan ATM, Warnet, atau Kios-Kios Telekomunikasi (Wartel) untuk melakukan hal yang sama. Dimensi WHY Mengapa harus mengimplementasikan e-business? Dilihat dari asas manfaat, penerapan konsep e-Business secara efektif tidak saja menguntungkan perusahaan karena banyaknya komponen biaya tinggi yanga dapat dihemat (cost cutting), tetapi justru memberikan kesempatan perusahaan untuk meningkatkan level pendapatannya (revenue generation) secara signifikan. Dengan

mengimplementasikan e-Business, perusahaan dapat melihat berbagai peluang dan celah bisnis baru yang selama ini belum pernah ditawarkan kepada masyarakat. Disamping itu, terbukti telah banyak perusahaan yang melakukan transformasi bisnis (perubahan bisnis inti) setelah melihat besarnya peluang bisnis baru di dalam menerapkan konsep e-Business. Yang tidak kalah menariknya adalah, bahwa dengan menerapkan konsep jejaring (internetworking), sebuah perusahaan berskala kecil dan menengah dapat dengan mudah bekerja sama dengan perusahaan raksasa untuk menawarkan berbagai produk dan jasa kepada pelanggan, dan sebaliknya. B. TIGA JARINGAN TEKNOLOGI E-BUSINESS Sebuah perusahaan dikatakan secara utuh mengimplementasikan e-business jika paling tidak terdapat pengembangan pada tiga aspek jaringan teknologi utamanya, yaitu masing-masing: intranet, extranet, dan internet.

Mark Ginsburg, University of Arizona, 2000

Intranet adalah jaringan yang menghubungkan antara masing-masing individu dan/atau entiti yang berada di dalam domain sebuah perusahaan, tidak perduli individu dan/atau entiti tersebut berada di sisi geografis yang berbeda. Sementara itu Extranet adalah jaringan yang menghubungkan antara sebuah perusahaan dengan perusahaan lain yang menjadi mitra bisnisnya, seperti para pemasok (suppliers) atau vendor. Dan yang terakhir adalah internet, yaitu suatu jaringan di dunia maya yang menghubungkan antara internal perusahaan dengan berjuta-juta entiti bisnis (termasuk calon pelanggan) yang ada di berbagai belahan bumi.

Mark Ginsburg, University of Arizona, 2000

Gabungan dari ketiga jaringan ini akan membentuk sebuah infrastruktur teknologi informasi perusahaan yang siap untuk dipergunakan dalam implementasi berbagai aplikasi e-busines. Tingkat pengembangan implementasi konsep e-business di sebuah perusahaan dapat dibagi menjadi lima fase utama (5Cs), yaitu: Connectivity, Content, Commerce, Collaboration, dan Communities.

Haite/Bossart, Internet fr Unternehmer, 1999

Fase Connectivity adalah suatu keadaan dimana perusahaan melakukan instalasi jaringan teknologi informasinya sehingga yang bersangkutan dapat berhubungan secara online dengan pelanggan (customers) maupun para mitra bisnisnya (biasanya secara non stop, selama 24 jam sehari dan 7 hari seminggu). Fase Content adalah ketika perusahaan mulai membangun berbagai aplikasi seperti website yang berisi beragam informasi mengenai produk, jasa, profil usaha, dan karakteristik lain yang bertujuan agar para calon pelanggan maupun mitra bisnis dapat mengaksesnya dari mana saja dan kapan saja yang bersangkutan mau. Fase Commerce adalah suatu situasi dimana benar-benar terjadi transaksi jual beli (perdagangan barang atau jasa) di dunia maya, melalui berbagai hubungan dan koneksi digital (internet) yang ada. Fase Collaboration dimulai ketika perusahaan menyadari bahwa dengan menjalin suatu jejaring teknologi dengan mitra bisnisnya, akan terjadi suatu penyelenggaraan proses yang lebih efisien maupun efektif. Fase Communities terjadi ketika sejumlah praktisi bisnis saling membagi informasi dan pengetahuan (knowledge) dengan berbagai khalayak bisnis lainnya dengan tujuan agar secara agregat (makro), sistem bisnis menjadi makin efisien dan efektif dari hari ke hari.

C. EKONOMI DIGITAL DI DUNIA MAYA Adalah tidak lengkap mempelejari e-business tanpa memahami kondisi lingkungan bisnis makro dimana konsep terebut bekerja. Jika di dalam dunia fisik dikenal istilah hukum ekonomi, maka di dalam dunia maya (internet) dikenal berbagai istilah baru semacam e-economy, internet economy, digital economy, new economy, dan lain sebagainya. Praktisi menganggap bahwa di dunia maya, hukum ekonomi konvensional tidak berlaku, karena yang memegang peranan adalah berbaga prinsip ekonomi digital. Namun banyak pula yang menilai bahwa paradigma ekonomi baru tersebut sebenarnya tidak ada, yang ada adalah the old economy with the new technology. Terlepas dari benar tidaknya adanya paradigma tersebut, tidak dapat dipungkiri bahwa telah terjadi fenomena yang menarik karena adanya suatu arena baru di internet yang kerap dinamakan sebagai dunia maya. Apa yang sebenarnya terjadi?

New Phonemena

OLD ECONOMY

DIGITAL ECONOMY

Eko Indrajit, 2001

Dunia maya merupakan suatu tempat bertemu dan berkumpulnya berbagai individu, kelompok masyarakat, perusahaan, konsumen, organisasi, komunitas, dan berbagai jenis entiti lainnya di sebuah tempat yang terbentuk karena adanya berbagai jaringan komputer yang saling dihubungkan satu dengan yang lainnya. Kemudahan dan fasilitas yang ditawarkan oleh dunia maya adalah suatu bentuk interaksi yang sangat efisien (lebih cepat, lebih murah, dan lebih baik dibandingkan dengan dunia nyata) karena kemampuannya untuk meniadakan ruang dan waktu. Namun ada satu persamaan mendasar yang berlaku baik di dunia nyata maupun dunia maya, yaitu tetap berlakunya hukum ekonomi, yaitu suatu aktivitas untuk mencapai penghasilan sebesar-besarnya dengan perngorbanan yang sekecilkecilnya, karena hal tersebut tidak jauh dari prinsip hidup dari seorang manusia. Lalu apa yang membedakannya? Hukum ekonomi tersebut tercipta karena adanya suatu kenyataan bahwa sumber daya yang tersedia sifatnya terbatas (scarce of resources). Yang dimaksud dengan keterbatasan di sini disebabkan karena sumber daya utama dalam aktivitas ekonomi kebanyakan berwujud benda-benda fisik semacam gedung, tanah, manusia, bahan mentah, mesin, dan lain sebagainya. Jika dilihat dari perspektif ilmu fisika, keterbatasan tersebut terjadi karena sumber daya fisik tersebut merupakan

10

kumpulan dari elemen fisik terkecil yang dinamakan atom (sangat sulit kalau tidak dapat dikatakan mustahil untuk diciptakan karena sifatnya yang hanya dapat berada pada suatu waktu dan ruang tertentu). Suatu fenomena baru mulai timbul semenjak diketemukannya teknologi digital yang mampu merepresentasikan berbagai jenis sumber daya atau entiti fisik menjadi rangkaian sinyal-sinyal digital. Lihat saja bagaimana ketika pada mulanya dahulu dokumen fisik (kertas dan tulisan) telah dapat direpresentasikan menjadi bit-bit digital sehingga memudahkan orang untuk berkomunikasi dan berkorespondensi melalui email, hingga saat ini ketika suara (audio atau voice), gambar (image), dan video (gambar bergerak) telah berhasil didigitalisasi sehingga merubah sama sekali cara manusia berinteraksi. Bahkan hal ini tidak hanya berlaku pada entiti fisik saja, tetapi benda-benda abstrak seperti data, informasi, pengetahuan, bahkan proses telah dapat pula dilakukan proses digitalisasi. Lalu apa anehnya dengan adanya fenomena ini?

10010001
atom
real things

bits
abstract things

text image audio voice video

Bits characteristics: -easy to duplicate -cheap to produce -fast to restructure -good to represent

data information knowledge process

unlimited resources

digital economy

Eko Indrajit, 2001

Hal tersebut akan sangat menarik untuk dicermati ketika mempelajari karakteristik dari entiti-entiti yang dapat didigitalisasi. Paling tidak ada empat karakteristik utama dari entiti digital, yaitu: mudah diduplikasi, murah proses produksinya, dapat diubah strukturnya, dan lebih baik kualitasnya. Akibat keempat ciri khusus dari benda digital inilah maka terciptalah suatu hukum baru yang dinamakan sebagai ekonomi digital. Dan ekonomi ini berkembang menjadi internet economy jika prinsip-prinsip tersebut di atas dimanfaatkan oleh para users atau komunitas untuk melakukan aktivitas perdagangan di dunia maya melalui internet. Don Tapscott menemukan dua belas karakteristik penting dari ekonomi digital yang harus diketahui dan dipahami oleh para praktisi manajamen, yaitu: Knowledge, Digitazion, Virtualization, Molecularization, Internetworking, Disintermediation, Convergence, Innoavation, Prosumption, Immediacy, Globlization, dan Discordance. Berikut adalah penjelasan singkat dari masing-masing aspek terkait (Tapscott, 1996).

11

1. Knowledge Jika di dalam prinsip ekonomi klasik tanah, gedung, buruh, dan uang kerap dikatakan sebagai faktor-faktor produksi penting, maka di dalam ekonomi digital, selain hal tersebut di atas, diperlukan knowledge atau pengetahuan sebagai sumber daya terpenting lainnya yang harus dimiliki organisasi. Dapat dibayangkan apa yang terjadi terhadap sebuah perusahaan yang kaya raya akan berbagai jenis sumber daya, tetapi tidak memiliki informasi yang akurat dan pengetahuan yang baik dalam melakukan pengelolaan terhadap sumber daya tersebut.
THEME Knowledge Digitization Virtualization Molecularization Internetworking Disintermediation Convergence Innovation Prosumption Immediacy Globalization Discordance ECONOMY
Knowledge becomes an important element of products Products and services forms are transformed into ones and zeros format Physical things (institution and relationship) can become virtual Replacement of the mass media into molecular media Networked economy with deep and reach interconnections of economic entities Elimination of intermediaries and any stand between producers and consumers Convergence of computing, communications, and content Innovation becomes the key driver of business success Gap between consumers and producers blurs in a number of ways It is a real-time economy that occurs at the speed of light Knowledge knows no boundaries, there is only a world of economy Massive social contradictions are arising

ORGANISATION
Knowledge work becomes the basis of value, revenue, and profit Internal communication shifts from analog to digital The business transformation into virtual corporations type company End of command-and-control hierarchy, shifting to team-based, molecular structures Integration of modular, independent, organizational components for network of services Elimination of middle managers, internal agents, etc. who boost the communication signals Convergence of organizational structures responsible The only sustainable advantage is organizational learning Consumers of information and technology become producers Required a new real-time enterprise that can adjust to changing business conditions

The new enterprise enables time and space independence Profound organizational contradictions are arising

Don Tapscott et al, 1996

2. Digitization Digitization merupakan suatu proses transformasi informasi dari berbagai bentuk menjadi format digit 0 dan 1 (bilangan berbasis dua). Walaupun konsep tersebut sekilas nampak sederhana, namun keberadaannya telah menghasilkan suatu terobosan dan perubahan besar di dalam dunia transaksi bisnis. Lihatlah bagaimana bentuk gambar dua dimensi seperti lukisan dan foto telah dapat direpresentasikan ke dalam format kumpulan bit sehingga dapat dengan mudah disimpan dan dipertukarkan melalui media elektronik. Hal ini tentu saja telah dapat meningkatkan efisiensi perusahaan karena mengurangi biaya-biaya terkait dengan proses pembuatan, penyimpanan, dan pertukaran media tersebut. Bahkan teknologi terakhir telah dapat melakukan konversi format analog video dan audio ke dalam format digital. 3. Virtualization Dalam dunia maya dikenal istilah virtualiasasi yang memungkinkan seseorang untuk memulai bisnisnya dengan perangkat sederhana namun dapat menjangkau

12

seluruh calon pelanggan di dunia (tidak diperlukan sejumlah sumber daya fisik seperti tanah, bangunan, dan karyawan yang banyak). Dalam arena ini, seorang pelanggan hanya berhadapan dengan sebuah situs internet sebagai sebuah perusahaan (business to consumer), demikian pula relasi antara berbagai perusahaan yang ingin saling bekerja sama (business to business). Dalam menjalin hubungan ini, proses yang terjadi lebih pada transaksi adalah pertukaran data dan informasi secara virtual, tanpa kehadiran fisik antara pihak-pihak atau individu yang melakukan transaksi. Dengan kata lain, bisnis dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja selama 24 jam per-hari dan 7 hari seminggu secara on-line dan real time. 4. Molecularization Organisasi yang akan bertahan dalam era ekonomi digital adalah yang berhasil meniru sifat-sifat molekul. Bentuk molekul merupakan suatu sistem dimana organisasi dapat dengan mudah beradaptasi dengan setiap perubahan dinamis yang terjadi di lingkungan sekitar perusahaan. Contohlah analogi di dalam ilmu kimia, dimana jika seseorang memiliki atom Hidrogen dan Oksigen dapat dihasilkan produk-produk semacam air (H2O), udara (O2), dan bom (H2). Dengan kata lain, sebuah perusahaan yang memiliki sumber daya yang sama, dapat menghasilkan berbagai produk dan/atau jasa yang berbeda, tergantung dari kebutuhan pasar. 5. Internetworking Tidak ada perusahaan yang dapat bekerja sendiri tanpa menjalin kerja sama dengan pihak-pihak lain, demikian salah satu prasyarat untuk dapat berhasil di dunia maya. Berdasarkan model bisnis yang dipilih, perusahaan terkait harus menentukan aktivitas inti-nya (core activity) dan menjalin kerja sama dengan institusi lain untuk membantu melaksanakan proses-proses penunjang (supporting activities). Contoh dari pihak-pihak yang umum dijadikan sebagai rekanan adalah vendor teknologi, content partners, merchants, pemasok (supplier), dan lain sebagainya. Konsep bisnis yang ingin menguasai sumber daya sendiri dari hulu ke hilir tidak akan bertahan lama di dalam ekonomi digital. 6. Disintermediation Ciri khas lain dari arena ekonomi digital adalah kecenderungan berkurangnya mediator (broker) sebagai perantara terjadinya transaksi antara pemasok dan pelanggan. Contohnya mediator-mediator dalam aktivitas ekonomi adalah wholesalers, retailers, broadcasters, record companies, dan lain sebagainya. Perusahaan-perusahaan klasik yang menggantungkan diri sebagai mediator dengan sendirinya terpaksa harus gulung tikar dengan adanya bisnis internet. Pasar bebas memungkinkan terjadinya transaksi antar individu tanpa harus melibatkan pihakpihak lain. 7. Convergence Kunci sukses perusahaan dalam bisnis internet terletak pada tingkat kemampuan dan kualitas perusahaan dalam mengkonvergensikan tiga sektor industri, yaitu: computing, communications, dan content. Komputer yang merupakan inti dari industri computing merupakan pusat syaraf pengolahan data dan informasi yang dibutuhkan dalam melakukan transaksi usaha. Adapun produk industri communications yang paling relevan adalah infrastruktur teknologi informasi dan komunikasi sebagai pipa penyaluran data dan informasi dari satu tempat ke tempat

13

lainnya. Persaingan sesungguhnya terletak pada industri content yang merupakan jenis pelayanan atau jasa yang ditawarkan sebuah perusahaan kepada pasar di dunia maya. Ketiga hal di atas merupakan syarat mutlak yang harus dimiliki dan dikuasai pemakainnya untuk dapat berhasil menjalankan bisnis secara sukses. 8. Innovation Di dalam dunia maya, mempertahankan keunggulan kompetitif (competitive advantage) sangatlah sulit mengingat apa yang dilakukan seseorang atau perusahaan dapat dengan mudah ditiru perusahaan lain dalam waktu cepat. Oleh karena itulah inovasi secara cepat dan terus-menerus dibutuhkan agar sebuah perusahaan dapat bertahan. Manajemen perusahaan harus mampu menemukan cara agar para pemain kunci di dalam organisasi (manajemen dan staf) dapat selalu berinovasi seperti layaknya perusahaan-perusahaan di Silicon Valley. Konsep learning organization patut untuk dipertimbangkan dan diimplementasikan di dalam perusahaan. 9. Prosumption Batasan antara definisi konsumen dan produsen menjadi kabur di dunia maya. Hampir semua konsumen teknologi informasi dapat dengan mudah menjadi produsen yang siap menawarkan produk dan jasanya kepada masyarakat dan komunitas bisnis. Contohlah seorang praktisi bisnis yang pada malam hari melakukan browsing (mencari informasi berita) di internet dan pada pagi harinya menceritakan ulang kumpulan berita tersebut di dalam sebuah koran/harian ciptaannya. Pada saat melakukan browsing, yang bersangkutan berfungsi sebagai konsumen, namun ketika memproduksi koran, dalam sekejap yang bersangkutan menjadi seorang produsen. Jenis manusia ini disebut sebagai prosumen (produsen sekaligus konsumen). 10. Immediacy Di dunia maya, pelanggan dihadapkan pada beragam perusahaan yang menawarkan produk atau jasa yang sama. Dalam memilih perusahaan, mereka hanya menggunakan tiga kriteria utama. Secara prinsip mereka akan mengadakan transaksi dengan perusahaan yang menawarkan produk atau jasanya secara cheaper, better, dan faster dibandingkan dengan perusahaan sejenis. Mengingat bahwa switching cost di internet sangat mudah dan murah, maka pelanggan akan terus menerus mencari perusahaan yang paling memberikan benefit tertinggi baginya. Melihat hal inilah maka perusahaan harus selalu peka terhadap berbagai kebutuhan pelanggan yang membutuhkan kepuasan pelayanan tertentu. 11. Globalization Esensi dari globalisasi adalah runtuhnya batas-batas ruang dan waktu (time and space). Pengetahuan atau knowledge sebagai sumber daya utama, tidak mengenal batasan geografis sehingga keberadaan entitas negara menjadi kurang relevan di dalam menjalankan konteks bisnis di dunia maya. Seorang kapitalis murni akan cenderung untuk melakukan bisnisnya dari sebuah tempat yang murah dan nyaman, menjual produk dan jasanya kepada masyarakat yang kaya, dan hasil keuntungannya akan ditransfer dan disimpan di bank yang paling aman dan memberikan bunga terbesar. Segmentasi market yang selama ini sering dilakukan berdasarkan batas-batas waktu dan ruang pun harus didefnisikan kembali

14

mengingat bahwa seluruh masyarakat telah menjadi satu di dalam dunia maya, baik komunitas produsen maupun konsumen. 12. Discordance Ciri khas terakhir dalam ekonomi digital adalah terjadinya fenomena perubahan struktur sosial dan budaya sebagai dampak konsekuensi logis terjadinya perubahan sejumlah paradigma terkait dengan kehidupan sehari-hari. Semakin ringkasnya organisasi akan menyebabkan terjadinya pengangguran dimana-mana, mata pencaharian para mediator (brokers) menjadi hilang, para pekerja menjadi workoholic karena persaingan yang sangat ketat, pengaruh budaya barat sulit untuk dicegah karena dapat diakses bebas oleh siapa saja melalui internet, dan lain sebagainya merupakan contoh fenomena yang terjadi di era ekonomi digital. Ketidaksiapan sebuah organisasi dalam menghadapi segala kemungkinan dampak negatif yang timbul akan berakibat buruk (bumerang) bagi kelangsungan hidup perusahaan. D. E-MARKETPLACE ATAU MARKETSPACE Jika pasar di dalam dunia bisnis sehari-hari sering diistilahkan sebagai marketplace, maka pasar di dunia maya kerap disebut sebagai e-marketplace atau marketspace. Secara prinsip e-Marketplace berkembang melalui empat tahapan evolusi berdasarkan konsep yang dikembangkan oleh Warran D. Raisch. Keempat tahapan evolusi tersebut masing-masing adalah: Commodity Exchanges Value-Added Services Knowledge Networks Value Trust Networks

Commodity Exchanges Pada bentuk awal ini, e-Marketplace merupakan arena tempat bertemunya berbagai pihak atau entiti yang memilki tujuan utama untuk berdagang (transaksi jual-beli). Produk atau jasa yang paling cocok untuk diperdagangkan dalam e-Marketplace ini adalah yang bersifat komoditas. Alasannya adalah karena selain sesuai dengan karakteristik transaksi dagang yang cepat dan berjangka pendek, barang-barang komoditas ini mudah sekali menentukan harganya sehingga tidak sulit jika dipertukarkan secara internasional (dengan memakai standar pembayaran semacam kartu kredit dan transfer bank). Perbedaan yang mendasar antara pasar konvensional dengan e-Marketplace jenis ini adalah pada konsep transparansi. Di sisi pembeli (buyer transparency), besar sekali manfaat yang diperoleh jika bertransaksi di pasar ini karena melalui internet harga-harga produk maupun jasa dapat secara transparan diketahui. Artinya, karena begitu banyaknya pemasok (suppliers) produk atau jasa yang sama, maka seorang calon pembeli dapat melakukan pengecekan dan perbandingan antara masing-masing harga yang ditawarkan tersebut, tentu saja dengan tujuan untuk mencari harga termurah. Selain

15

harga, transparansi terhadap kualitas pelayanan, aturan garansi, fasilitas asuransi, dan jaminan pelayanan purna jual merupakan beberapa hal yang dapat pula diperbandingkan keberadaannya oleh para calon pembeli.

Complexity

Value Trust Networks Knowledge Networks Value-Added Services Commodity Exchanges

Value Proposition

Warren D. Raisch, 2001

Value Added Services Perkembangan berikutnya dari e-Marketplace akan menuju kepada terbentuknya sebuah arena dimana terciptanya sebuah bentuk penawaran-penawaran baru terhadap sebuah metode jual-beli yang belum/sulit terjadi di pada pasar konvensional (value added services). Filosofi utama yang mendasari jenis perdagangan ini adalah suatu pandangan yang mengatakan bahwa setiap konsumen (atau calon pembeli) adalah unik, sehingga mereka sebenarnya mengharapkan untuk memperoleh atau dapat membeli produk atau jasa yang khusus sesuai dengan kebutuhan atau kesukaan masing-masing individu. Dengan kata lain, perusahaan harus mampu menghasilkan dan menawarkan produk atau jasa yang dapat ditambahsulam-kan (tailor made) sesuai dengan keinginan unik pelanggan. Selain variasi produk yang dapat disesuaikan, harga, cara pengiriman, lama garansi, jenis asuransi, dan hal-hal lain pun dapat dipilih sesuka hati konsumen. Knowledge Networks Perkembangan berikutnya dari e-Marketplace adalah menuju ke sebuah komunitas yang berbasis pengetahuan (knowledge). Perusahaan adalah merupakan kumpulan dari sumber daya manusia dengan kompetensi dan keahlian yang beragam. Interaksi antara perusahaan dengan mitra bisnis, stakeholder (yang berkepentingan), dan konsumen merupakan tidak hanya merupakan sebuah komunikasi pasif belaka, namun di dalamnya terkandung aspek-aspek pengetahuan yang secara sadar atau tidak saling dipertukarkan. Lihatlah bagaimana dengan hanya berbekal fasilitas browsing dan situs-situs portal, seseorang yang sangat awam di bidang tertentu dalam waktu singkat dapat memiliki berbagai referensi berharga berkualitas tinggi untuk dipelajari. Tidak pernah terbayangkan sebelumnya bahwa hanya dengan berbekal email dan situs (homepage), seorang individu dapat mengembangkan

16

bisnis dengan berbagai sumber daya data dan informasi yang telah tersedia gratis di internet. Value Trust Networks Akhirnya e-Marketplace akan berkembang ke sebuah jejaring yang merupakan pusat bertemunya berbagai individu, komunitas, institusi, perusahaan, bisnis, pemerintah, negara, dan entiti-entiti lain yang kehadirannya merupakan bagian tak terpisahkan dari kehidupan manusia. Berbagai interaksi yang tidak efisien dan efektif lagi dilakukan di pasar konvensional akan segera beralih ke e-Marketplace. Komunitas manusia akan terbentuk di dunia maya berdasarkan kepentingannya masing-masing (workgroups). Tentu saja interaksi tersebut dapat terwujud jika jejaring eMarketplace yang ada dapat dipercaya. Berbagai prasyarat yang harus dipenuhi oleh e-Marketplace untuk menuju kepada lingkungan tersebut di antaranya adalah: faktor keamanan dalam bertransaksi, jaminan privasi dalam berkomunikasi, adanya standar pertukaran informasi antar institusi yang disepakati, dan berlakunya hukum dunia maya yang efektif. Market Transaksi B-to-B Dari sekian banyak jenis relasi e-business, market transaksi bertipe B-to-B (business to business) dinilai yang paling besar total nilai bisnisnya. Terdapat lima jenis aplikasi yang mendominasi relasi B-to-B, yaitu masing-masing: Enterprise Resource Planning, Supply Chain Management, Customer Relationship Management, Electronic Procurement, dan Product Lifecycle Management.

Brien Bries, 2002

Secara natural, biasanya perusahaan tradisional yang berusaha untuk melakukan migrasi ke e-business akan memulai langkah-langkah strategisnya dengan cara melakukan perubahan pada level proses/transaksi dengan tujuan atau obyektif utama meningkatkan efisiensi aktivitas operasional. Dan dari berbagai jenis aplikasi yang ada, e-procurement merupakan suatu konsep yang paling mudah untuk dijalankan dan dapat memberikan manfaat yang cukup signifikan bagi perusahaan.

17

Brien Bries, 2002

18

PERANAN MANAJEMEN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN

A. PENDAHULUAN. Sebelum membicarakan mengenai e-procurement, ada baiknya disinggung sedikit mengenai peran manajemen pembelian dalam perusahaan, agar diperoleh gambaran mengenainya. Gambaran ini sangat penting untuk lebih memahami arti dan kegunaan dari pemanfaatan teknologi informasi. Berbicara mengenai 'peranan Manajemen Pembelian' agaknya sama dengan berbicara tentang 'peranan fungsi pembelian dalam perusahaan' yang berarti pula berbicara mengenai apa makna fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Peran adalah pelaku penting dari suatu aktivitas tertentu, sehingga kalau membicarakan mengenai peranan pembelian, berarti mencoba menganalisis, seberapa jauh atau seberapa besar atau seberapa pentingnya fungsi pembelian dalam kehidupan suatu perusahaan. Dengan mengetahui peran, maka dengan sendirinya kontribusinya juga akan diketahui. Oleh karena itu, tulisan ini secara singkat akan membahas mengenai hal-hal sebagai berikut. Fungsi pembelian Proses pembelian Peran pembelian dalam perusahaan Kemampuan yang diperlukan Spesialisasi petugas pembelian Peran pembelian dalam ekonomi negara

Dua topik pembicaraan pertama memberikan dasar untuk mengetahui peran pembelian yang merupakan topik utama sedangkan topik ke empat dan ke lima adalah konsekuensi dari peran pembelian yang sudah dirumuskan dalam tiga topik tersebut. Dua topik pertama menggunakan istilah purchasing atau pembelian karena memang prinsip-prinsip dan manajemen pembelian berasal dari purchasing management yang mulai diperkenalkan dan selanjutnya dikembangkan di negaranegara Barat. Topik terakhir sekedar memberikan penjelasan bahwa purchasing atau 'pembelian' tidak hanya mempunyai peran yang besar dalam suatu perusahaan, tetapi juga mempunyai peran yang penting pula dalam pembangunan ekonomi suatu negara.

B. SEJARAH FUNGSI PEMBELIAN. Sampai dengan tahun 1900, sedikit sekali dijumpai bagian dalam suatu perusahaan yang khusus bernama purchasing atau 'pembelian', walaupun fungsi pembelian itu sendiri sudah ada sejak adanya industri dan perusahaan, namun dahulu fungsi tersebut dirangkap oleh bagian produksi atau bagian lain. Publikasi pertama yang secara eksplisit membahas fungsi Purchasing Department diterbitkan tahun 1887 yang dikeluarkan oleh perusahaan kereta api di USA. Fakta bahwa hal tersebut dikeluarkan oleh perusahaan kereta api dan disusun oleh karyawan mereka

19

sendiri dapat dimengerti karena pada masa itu, di Amerika perusahaan dan industri yang sedang boom dan sangat berpengaruh dalam perkembangan ekonomi adalah perusahaan kereta api. Pada waktu yang hampir sama, muncul juga beberapa artikel mengenai 'purchasing' dalam kalangan para ahli teknik. Tetapi sudah sejak permulaan tahun 1900an para ahli teknik (engineer) di perusahaan baja di Pennsylvania menganjurkan didirikannya asosiasi untuk para purchaser yang bertujuan mendidik mereka dan mempromosikan profesi mereka. Atas inisiatif ini, pada tahun 1915, lahirlah The National Association of Purchasing Agents. Mulai tahun 1967, nama asosiasi ini telah berubah menjadi The National Association of Purchasing Management (NAPM), yang menggambarkan pemberian status yang lebih tinggi pada petugas purchasing di perusahaan-perusahaan. Sampai sekarang, asosiasi ini makin ada dan sangat aktif dengan kegiatan-kegiatan rutinnya antara lain : Mengadakan konvensi tahunan. Menerbitkan buku-buku mengenai pembelian Mengadakan kursus dan seminar mengenai pembelian Memberikan sertifikasi pada para pembeli profesional (CPM = Certified Purchasing Manager) dan pembeli terampil (APP = Accredited Purchasing Practitioner)

Anggota mereka tidak hanya dari kalangan perusahaan dan industri, tetapi juga dari para birokrat pemerintahan, militer dan universitas. Di Indonesia, asosiasi seperti ini baru saja didirikan tahun 1999 ini dan inipun masih bersifat sektoral, yaitu Asosiasi Pengadaan Industri Perminyakan Indonesia (APPI) Sekarang fungsi purchasing telah dipandang sebagai suatu aktivitas profesional yang menyangkut kegiatan-kegiatan seperti : Mengadakan barang dengan biaya optimal. Mengangkut mereka. Menyimpan mereka secara sementara. Memindahkan ke tempat proses produksi.

Adapun prinsip-prinsip pembelian atau purchasing principles dapat dirumuskan sebagai berikut: tugas membeli atau mengadakan barang atau jasa hendaknya dilakukan sesuai dengan prinsip-prinsip sebagai berikut : sesuai dengan mutu yang dibutuhkan (the right quality) dalam jumlah yang diperlukan (the right quantity) sesuai dengan waktu dibutuhkan (the right time) sesuai dengan tempat diperlukan (the right place) dengan harga yang wajar (the right price) dari sumber yang tepat (the right source)

Bagian yang melakukan fungsi pembelian, kadang-kadang disebut sebagai Purchasing Department (bagian pembelian) atau sering juga disebut Procurement Department (bagian pengadaan)

20

C. PROSES PEMBELIAN Proses pembelian adalah tindakan-tindakan yang dilakukan secara berurutan dalam kegiatan pembelian, atau kegiatan-kegiatan yang biasanya dilaksanakan oleh Purchasing Department, yaitu sebagai uraian berikut. Namun sebelumnya perlu ditekankan bahwa tugas tersebut adalah sebutan generik, dalam arti bahwa dalam praktek, namanya dapat bermacam-macam dan pembagiannya juga demikian. Pengenalan Kebutuhan. o Banyak perusahaan menempatkan tugas ini bukan pada Purchasing Department, tetapi pada Inventory Control Department. o Tugasnya adalah mendeteksi apakah suatu kebutuhan barang atau jasa sudah timbul dan apakah perlu dibeli atau tidak. o Pengenalan ini dapat berasal dari permintaan dari pemakai/user barang atau dari perhitungan sendiri (hasil stock review). o Kebutuhan disini hanyalah kebutuhan yang memerlukan pembelian, sehingga kebutuhan yang dapat dipenuhi dari persediaan di gudang tidak masuk disini. o Waktu dan cara menghitungan kebutuhan yang akan datang termasuk dalam disiplin Inventory Control atau Inventory Management. Penentuan Kebutuhan. o Proses atau langkah berikutnya adalah menentukan kebutuhan barang yang perlu dibeli. Perlu dibedakan antara 'pengenalan kebutuhan' dan 'penentuan kebutuhan'. o Penentuan kebutuhan termasuk menentukan 'jumlah yang perlu dibeli', 'kapan barang yang perlu dibeli tersebut harus datang' dan 'dimana barang tersebut diperlukan' . o Sama seperti di atas, beberapa perusahaan tidak memasukkan tugas ini dalam tugas Purchasing Department, tetapi ke Inventory Control Department. Pemilihan Sumber Pembelian. o Pemilihan sumber pembelian dapat berupa sumber dalam negeri/luar negeri, membeli atau menyewa, dengan cara tender atau tidak dan sebagainya. o Pemilihan sumber juga menyangkut pemilihan antara membeli langsung ke pabrik, atau melalui wholesaler, agent atau supplier biasa. o Pemilihan sumber juga mencakup dislokasi barang dari satu gudang ke gudang lain, dan tidak selalu harus membeli. o Untuk perusahaan negara, cara memilih ini biasanya dibatasi oleh peraturan Pemerintah yang ada, tidak sebebas perusahaan swasta. o Pemilihan sumber sangat penting, karena dapat menentukan apakah harganya cukup wajar, waktu penyerahan dapat dipercaya dan mutunya terjamin.

21

Dalam proses ini juga perlu dipertimbangkan apakah tugas pembelian dilaksanakan dalam organisasi sendiri atau diserahkan pada organisasi luar (outsourcing) atau purchasing agent.

Penentuan Harga. o Penentuan harga merupakan salah satu tugas yang sulit, apalagi dalam situasi ekonomi yang bergejolak dan kompetisi pasar yang terbatas. o Cara tender terbukti bukan satu-satunya cara yang paling ampuh untuk mendapatkan harga dan syarat-syarat pembelian lain yang paling baik. o Dalam proses ini, termasuk membuat estimasi harga pembelian, melaksanakan penilaian atas penawaran-penawaran yang masuk dan mengusulkan akan menentukan pemenang tender. o Dalam pelaksanaan pembelian dengan tender, penentuan pemenang biasanya dilakukan oleh panitia tender atau pejabat yang ditunjuk, tetapi selalu harus ada anggota panitia dari fungsi pembelian. o Dalam penentuan harga di sini yang perlu dipertimbangkan tidak hanya 'harga pembelian' saja tetapi juga 'biaya total' yang akan timbul. o Dalam proses ini, termasuk juga kegiatan negosiasi yang sering kali diperlukan dalam mendapatkan harga dan persyaratan pembelian yang paling sesuai. Penempatan Pesanan. o Penempatan pesanan biasanya dilakukan dalam bentuk mengeluarkan Purchase Order atau pembuatan kontrak pembelian. o Dalam PO atau Kontrak semua persyaratan dan ketentuan yang dianggap perlu harus dicantumkan secara lengkap dan jelas untuk menghindari timbulnya perselisihan di kemudian hari. o Penempatan Pesanan secara lisan hanya dilakukan antar perusahaan-perusahaan kecil yang juga hanya menyangkut transaksi atau pembelian barang yang kecil-kecil. o Dalam proses ini, perlu dikembangkan strategi pembelian yang paling menguntungkan perusahaan misalnya dalam bentukbentuk pembelian secara khusus, yang berbeda dengan bentuk pembelian secara biasa, seperti : Blanket Orders Stockless Purchasing Contract Purchasing Staggered Delivery Purchasing Just In Time Purchasing Strategic Partnering Penindak Lanjutan Pesanan. o Purchase Order yang sudah dikeluarkan perlu ditindak lanjuti dengan cermat, agar rekanan penjual betul-betul memenuhi

22

kewajibannya, khususnya dalam ketepatan waktu pengiriman barang. Yang bertanggung jawab melaksanakan proses atau tugas ini adalah yang mengeluarkan Purchase Order ataupun dapat juga seksi lain yang ditunjuk. Rekanan yang mengetahui bahwa selalu ada tindak lajut mengenai Purchase Order, biasanya akan lebih berhati-hati dan serius dalam melaksanakan kewajiban dan janjinya. Dalam proses tindak lanjut ini, termasuk proses pengapalan dan penerimaan barang di tempat yang sudah ditentukan.

Melakukan Pencatatan. o Pencatatan purchasing meliputi pencatatan tindakan-tindakan pembelian dan filing dokumen-dokumen pembelian. o Pencatatan ini dilakukan untuk memenuhi maksud-maksud di bawah ini. Tempat dan sebab kelambatan, kalau ada, mudah dapat dideteksi. Status atau perkembangan pembelian setiap waktu dapat diketahui. Menyusunan statistik dan laporan dapat mudah dilakukan. Pencarian data lama, apabila diperlukan, dapat dilakukan dengan mudah. o Pencatatan dapat dilakukan secara manual atau dengan komputer. Tentu saja untuk transaksi pembelian yang banyak, harus dilakukan dengan komputer. o File pembelian harus disimpan minimal untuk jangka waktu yang ditetapkan oleh undang-undang. Memelihara Hubungan dengan Rekanan. o Relasi utama para buyer adalah para rekanan penjual barang atau jasa. Oleh karena itu hubungan dengan mereka perlu dipelihara secara profesional dan lugas. o Dalam pendekatan Purchasing Management yang baru, hubungan buyer-supplier tidak lagi dianggap sebagai hubungan antar pihakpihak yang berlawanan kepentingannya, tetapi sebagai mitra kerja (partner) yang mempunyai tujuan dan kepentingan yang sama dan yang berupaya saling menguntungkan. o Dalam hubungan ini perlu juga dijaga dan dikembangkan praktek etika bisnis yang baik. o Hubungan dengan rekanan dapat dilakukan secara konvensional (surat dan tilpon) atau dengan EDI (Electronic Data Interchange)

23

D. PERAN PEMBELIAN DALAM PERUSAHAAN. Dari penjelasan di atas dan dari perkembangan purchasing management khususnya selama dekade terakhir ini, terbukti bahwa fungsi pembelian mempunyai peran dalam perusahaan setidak-tidaknya dilihat dari 2 pendekatan : Dari sudut pandang bisnis perusahaan, mempunyai 3 peran yaitu o Salah satu fungsi penting dalam bisnis. o Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi. o Salah satu bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing). Dari sudut pandang strategi perusahaan, o Sebagai profit centre bagi perusahaan. o Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan.

Secara singkat peran-peran tersebut dalam dijelaskan sebagai berikut, dimulai dari 3 peran dipandang dari sudut bisnis perusahaan : Salah satu fungsi penting dalam bisnis o Dalam semua bisnis perusahaan, selalu ada 6 fungsi pokok yang dijalankan yakni : Creation function : pencipta ide atau design function Finance function : pengumpul, perencana dan pengawas keuangan (capital acquisition, financial planning and control function) Personnel function : pengelola sumber daya manusia (human resources and labor relations function) Purchasing function : pengadaan barang, jasa dan perlengkapan yang diperlukan (materials, services and equipments acquisition function) Conversion function : merubah barang-barang atau bahan mentah menjadi barang jadi dan jasa untuk konsumen (manufacturing or production function) Distribution function : menjual dan memasarkan barang yang telah dihasilkan (marketing and sales function) o Tanpa adanya salah satu fungsi tersebut, mustahil suatu perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Tergantung dari besar kecilnya perusahaan, beberapa fungsi tersebut dapat dirangkap atau dikerjakan oleh satu atau dua bagian, tetapi fungsi-fungsi tersebut tetap harus ada. Harus dibedakan antara fungsi dan organisasi. o Oleh karena itu, secara alamiah, pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari suatu perusahaan dan fungsi pembelian merupakan salah satu bagian dasar dan integral dari manajemen perusahaan. o Hal tersebut sama sekali tidak berarti bahwa semua fungsi pembelian dalam perusahaan sama tingkat pentingnya bagi masing-masing perusahaan karena ini tergantung dari beberapa

24

faktor seperti jenis bisnis, tujuan bisnis, pertimbangan ekonomis, keadaan pasar dan sebagainya. Salah satu elemen pokok untuk melaksanakan produksi. o Tujuan dasar dari aktivitas industri adalah mengembangkan dan memproduksi barang yang dapat dipasarkan dengan memperoleh keuntungan. Tujuan ini dapat dicapai dengan interaksi yang tepat antara beberapa hal yang oleh para ahli manajemen secara historis dikenal dengan 5 M, yaitu machines, manpower, materials, money and management. Materials atau barang-barang dewasa ini merupakan darah kehidupan suatu industri. Tidak ada satu industripun yang mampu hidup tanpa itu. o Barang-barang tersebut harus tersedia dengan mutu yang memadai, pada waktu dibutuhkan, dalam jumlah yang cukup, di tempat diperlukan dan dengan harga yang layak. o Sebelum tahun 1900an, pengadaan barang-barang tidak dianggap penting, karena tersedianya barang-barang dianggap sudah seharusnya ada (taken for granted). Baru sejak tahun 1900an, dimana mulai terasa bahwa barang-barang untuk keperluan industri sebetulnya adalah barang yang relatif langka, maka fungsi pengadaan barang dianggap sesuatu fungsi yang penting. o Disamping itu, hal tersebut disebabkan juga karena bertambah besarnya penggunaan machine power dibandingkan dengan horsepower dan manpower seperti tampak dalam gambaran sebagai berikut. Tahun 1850 1900 1950 Machine Power 2% 50% 98% Horse/Man Power 98% 50% 2% Sebagai bagian yang bertanggung jawab atas pembuatan barang di luar (outside manufacturing) o Barang yang digunakan dalam industri, sumbernya hanya ada 2, yaitu dibuat sendiri atau dibeli dari sumber luar. Proses pembuatan sendiri biasanya dari bahan baku menjadi bahan setengah jadi atau bahan jadi atau dapat juga dari bahan setengah jadi menjadi bahan jadi. o Barang yang dibeli oleh bagian pembelian, adalah bahan baku, atau bahan setengah jadi, atau bahan jadi atau juga bahan-bahan untuk keperluan MRO (maintenance, repair and operation) o Kecenderungan yang terjadi pada industri dewasa ini adalah bahwa prosentase pembelian komponan jadi makin lama makin besar dibandingkan dengan pembelian bahan baku, atau dengan perkataan lain, pabrik makin lama makin cenderung menjadi assembler dan bukan full manufacturer. Ini disebabkan oleh spesialisasi pekerjaan, yang terbukti menghasilkan barang dengan mutu yang lebih baik dan dengan harga yang lebih kompetitif. o Oleh karena itulah, dipandang dari hal tersebut di atas, bagian produksi dianggap sebagai bagian yang bertanggung jawab atas

25

inside manufacturing dan bagian pembelian dianggap bagian yang bertanggung jawab atas outside manufacturing. Itu tadi adalah peran fungsi pembelian dilihat dari segi bisnis perusahaan. Seperti disebutkan di atas, peran fungsi pembelian dapat juga dilihat dari segi strategi perusahaan, yang menghasilkan 2 peran sebagai berikut. Sebagai profit centre bagi perusahaan. o Sudah lama fungsi pembelian dianggap sebagai cost centre, yaitu bagian yang melulu mengeluarkan uang saja dalam bentuk pembelian barang dan perlengkapan. o Keadaan dan anggapan mulai berubah, sesudah disadari bahwa karena makin lama prosentase anggaran untuk pembelian makin banyak, maka keuntungan dapat ditingkatkan apabila pengelolaan pembelian ditangani dengan lebih baik dan lebih profesional. Hal ini akan tampak dari gambaran sebagai berikut. Tipikal industri manufaktur di USA Tahun 1900an Total Revenue Total Purchase Total Salaries & Wage Financial & Other Costs Profit before Tax 5% Saving in Purchase i.e Impact on Profitability $ 500.000.000 $ 320.000.000 $ 100.000.000 $ 40.000.000 $ 40.000.000 $ 16.000.000 40% increase (64%) (20%) ( 8%) ( 8%)

Yang dimaksud dengan purchase di atas adalah pembelian barang- barang dan jasa. o Dari data tersebut dapat ditarik kesimpulan, bahwa dengan menghemat 5% saja dari biaya pembelian, diperoleh tambahan keuntungan perusahaan sebesar 40%. Oleh karena itu, maka sudah selayaknya bagian pembelian lebih dianggap sebagai profit centre daripada sebagai cost centre.

Sebagai fungsi yang strategis bagi perusahaan. o Fungsi strategis mengandung makna fungsi yang ikut menentukan atau sangat berpengaruh dalam penentuan hidup matinya suatu perusahaan. Perencanaan strategis misalnya berarti perencanaan yang dibuat untuk menjamin suatu perusahaan dapat tetap hidup dan berkembang (survive and growth) o Kesimpulan ini dapat diambil juga dari tabel gambaran anggaran di perusahaan-perusahaan di USA tersebut. Tingkat profit yang besar merupakan cushion yang besar untuk menentukan harga penjualan, sehingga tersedia cukup kemampuan untuk memenangkan persaingan yang makin lama makin ketat.

26

Kemampuan untuk tetap dapat bersaing, baik di pasar lokal, regional maupun global, akan menentukan apakah suatu perusahaan dapat hidup atau tidak. Kemampuan bersaing yang tinggi, tidak hanya menyebabkan perusahaan dapat tahan hidup tetapi dapat juga meningkatkan pangsa pasarnya (market share), atau dengan perkataan lain dapat lebih berkembang. Dua kecenderungan pendekatan dan anggapan baru ini, yaitu 'sebagai profit centre' dan 'sebagai fungsi strategis' menyebabkan bahwa kedudukan manajer pembelian dalam perusahaanperusahaan menunjukkan kecenderungan yang meningkat, dari functional manager ke corporate manager dan bahkan sampai pada Vice President for purchasing.

E. SPESIALISASI PETUGAS PEMBELIAN. Dalam perusahaan yang kecil, tugas pembelian mungkin dapat dilakukan oleh satu atau dua orang saja untuk semua jenis barang yang diperlukan oleh perusahaan itu. Namun untuk perusahaan besar, dimana jenis barang yang dibeli mencapai puluhan atau ratusan ribu, biasanya diperlukan spesialisasi untuk para buyer, karena beberapa jenis barang mempunyai karakteristik yang khusus dalam hal pembeliannya dan memerlukan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman khusus. Oleh karena itu, di Purchasing Department sering kali ada pembagian tugas para buyer. Pembagian ini dapat dilakukan atas dasar kriteria yang berlainan, misalnya : Atas dasar divisi atau direktorat perusahaan yang bersangkutan, dibagi menjadi : o Pembelian barang-barang Eksplorasi dan Produksi. Termasuk pembelian perlengkapan (equipment) dan spare parts khusus untuk kegiatan eksplorasi & produksi minyak dan gas bumi. Termasuk di sini barang-barang program, dan general materials. Kekhususan barang-barang eksplorasi adalah lebih sukar memprediksi kebutuhan yang akan datang dan program eksplorasi sering berubah sehingga keperluan barang juga berubah-ubah, yang memerlukan penyesuaian dalam program pembeliannya. Pembelian barang-barang Refinery. Process chemicals, Catalyst dan sejenisnya masuk di sini. Equipment dan spare parts untuk keperluan refinery termasuk dalam tugas bagian juga ini. Kekhususan barang-barang keperluan refinery adalah relatif konstan, kebanyakan barang program dan spare parts. Kekhususan yang lain adalah bahwa setiap waktu tertentu, dilakukan 'shut down' atau 'turn around' atau 'major

27

overhaul' yang memerlukan perencanaan dan pembelian barang-barang tertentu dalam jumlah besar. o Pembelian barang-barang Perkapalan. Untuk seluruh keperluan kapal baik general materials dan spare parts, maupun bahan makanan dan minuman, bahan bakar dan sebagainya. Kekhususan keperluan kapal adalah bahwa kapal yang selalu bergerak dan pembetulan/reparasi kapal dapat di lakukan di mana saja ada dock, entah di dalam negeri maupun di luar negeri. Delivery harus diatur dengan cermat agar datang di suatu tempat tepat pada saat kapal yang bersangkutan singgah di tempat tersebut. Kekhususan yang lain ialah dalam logistics management perkapalan, kapten kapal mempunyai otoritas yang jauh lebih besar dalam pengambilan keputusan dibanding dengan manajer di darat. Pembelian Barang-barang Telekomunikasi & Komputer. Kekhususan dari barang-barang ini adalah bahwa teknologi barang-barang ini khusus dan sangat cepat berubah dan berkembang. Kekhususan yang lain yaitu seringkali lebih ekonomis untuk menyewa saja dari pada membeli. Kekhususan yang lain lagi adalah mengenai perizinan untuk pemilikan dan penggunaan alat-alat telekomunikasi yang biasanya cukup rumit. Pembelian barang-barang niaga. Kekhususan barang-barang niaga (resale commodity) adalah bahwa barang-barang yang dibeli tersebut akan dijual lagi dalam bentuk tetap atau sesudah sedikit di proses. Dengan demikian perlu kecepatan pengambilan keputusan karena sering tergantung dari harga pasaran, pelanggan yang sudah komit, kesempatan menjual dan sebagainya. Harga dan kecepatan beli menentukan secara langsung kemampuan perusahaan untuk memenangkan persaingan dalam menjual barang niaga tersebut.

Atas dasar jenis material yang dibeli, dibagi menjadi : o Pembelian barang-barang Electronics. Barang-barang electronics memerlukan pengetahuan khusus pula, yang berlainan dengan barang-barang mekanikal dan chemical misalnya. Juga kebiasaan dalam jual-beli alat-alat electronic kadangkadang ada yang bersifat khusus.

28

Pembelian peralatan dan suku cadang rotary and moving equipment. Yang dimaksud dengan rotary equipment adalah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus berputar, sehingga spare parts nya lebih mudah dan cepat aus. Contoh adalah centrifugal pumps, compressors, turbines dan sebagainya. Yang dimaksud dengan moving equipment ialah peralatan yang mempunyai bagian yang terus menerus bergerak selain berputar, seperti reciprocating pumps dan sebagainya. Karena sifatnya yang khusus dan lain dengan stationary equipment, maka memerlukan pengetahuan dan penanganan yang khusus pula. Pembelian peralatan dan suku cadang stationary equipment. Berlainan dengan rotary equipment, stationary equipment tidak mempunyai bagian yang berputar, sehingga mempengaruhi umur dari suku cadangnya. Contoh stationary equipment adalah boilers, heat exchanger, cooler dan sebagainya. Pembelian General Materials. o General Materials adalah barang yang umum, yang penggunaannya tidak tergantung dari peralatan tertentu seperti halnya spare parts. o Contoh general materials : nails, hammer, paints, pipes, valves dan sebagainya. o Material program biasanya dapat dimasukkan dalam bagian yang menangani general materials ini. Tetapi kalau jumlah pembelian barang program cukup banyak, dapat disendirikan menjadi bagian sendiri. Pembelian Chemicals. o Chemicals merupakan barang khusus dan mempunyai komposisi dan sifat-sifat khusus, baik cara pemesanannya, packingnya, penyimpanan dan pengangkutannya. o Oleh karena itu, memerlukan pengetahuan dan penanganan khusus. o Tata niaga chemicals juga sering kali berlainan dengan material jenis yang lain. Pembelian barang-barang commissary. o Yang dimaksud dengan commissary adalah barang-barang yang biasanya dijual di toko-toko (commisary stores) atau koperasi perusahaan seperti bahan-bahan makanan dan minuman, tekstil dan keperluan rumah tangga dan dapur. o Jelas jenis barang ini memerlukan penanganan lain dalam pembeliannya dan distribusinya.

29

Perusahaan Negara di masa lalu misalnya diharuskan membeli beras dari Bulog untuk karyawannya dan ini termasuk dalam kategori commissary.

Pembelian alat-alat transpor. Alat-alat yang dimaksud dalam kategori ini termasuk kendaraan (air, darat, udara) dan spare partsnya. Disamping sifatnya yang khas, alternatif pengadaan kendaraan tidak hanya 'membeli' tetapi juga dapat 'menyewa' (renting) ataupun 'sewa guna' (leasing), baik secara operational lease maupun capital lease. Menyewapun dapat bermacam-macam, dapat secara dry lease (tanpa crew) ataupun secara wet lease (dengan crew), dapat block charter dapat full charter dan dapat voyage charter. Pembelian bahan baku produksi. Semua pembagian di atas adalah pembagian untuk pembelian barang-barang yang digunakan untuk mendukung operasi perusahaan termasuk untuk repair dan maintenance. Disamping barang-barang untuk keperluan MRO tersebut (maintenance, repair and operation), perusahaan perlu membeli bahan baku dan bahan penolong bahan baku sebagai bahan untuk membuat produk akhir. Umumnya bahan baku ini mempunyai sifat lain, seperti pembelian dalam bulk/jumlah besar, dan banyak bahan baku termasuk komoditi khusus yang mempunyai pasaran dan tata niaga khusus seperti copper, crude oil, steel, cotton, timber dan sebagainya. Komoditas seperti ini kadang-kadang pembeliannya dapat dilakukan dalam future trading, yang penanganannya sangat berlainan dengan transaksi pembelian biasa. Ini memerlukan ketrampilan, pengalaman dan pengetahuan khusus dari para buyer, oleh karena itu biasanya disendirikan dalam bagian khusus atau bahkan departemen khusus atau tersendiri.

F. PERAN PEMBELIAN DALAM EKONOMI NEGARA. Untuk banyak negara, baik negara yang sudah maju dan lebih-lebih negara yang sedang berkembang, pembelian barang-barang dan jasa, baik yang dilakukan oleh perusahaan milik negara maupun perusahaan milik swasta sering kali diatur atau setidak-tidaknya dihimbau untuk diarahkan sedemikiana rupa untuk menunjang kebijakan ekonomi atau keamanan negara. Negara yang sudah sangat majupun seperti USA, yang menganut ekonomi liberal, bertindak serupa juga. Beberapa hal yang sering diatur dalam bentuk lunak atau ketat oleh pemerintah negara-negara adalah misalnya sebagai berikut.

30

Pembelian kepada golongan ekonomi lemah. o Maksudnya untuk memberikan kesempatan lebih banyak pada golongan ekonomi lemah atau usaha kecil untuk mendapatkan kesempatan berusaha dan kesempatan memperoleh penghasilan. o Misalnya diterapkan di Indonesia dengan Keppres 16 tahun 1994 dan penggantinya Keppres 18 tahun 2000. Pembelian setempat. o Maksudnya untuk membantu perkembangan ekonomi daerah yang biasanya tertinggal dari pusat atau daerah yang dekat dengan pusat pemerintahan. o Juga untuk maksud pemerataan pembangunan daerah. o Misalnya diterapkan juga di Indonesia dengan Keppres tersebut di atas. Pembelian kepada golongan minoritas. o Sebagai contoh, hal ini diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk memberi bantuan pada 'minority owned companies'. o Yang dimaksud dengan golongan minoritas adalah golongan negro, golongan turunan Spanyol, dan bangsa turunan Asia. o Hal ini juga untuk membantu mereka memperoleh kesempatan berusaha dan meningkatkan pemerataan. Pembelian kepada golongan perempuan. o Ini juga diterapkan di USA dalam bentuk himbauan untuk membantu 'women owned companies'. o Golongan perempuan dianggap golongan yang perlu dibantu, karena dianggap lemah dalam persaingan dengan kaum lelaki dalam menjalankan usaha. Pembelian barang produksi daur ulang. o Beberapa negara membuat peraturan untuk merangsang pembelian dan penggunaan barang-barang hasil dari proses 'daur ulang'. o Ini tentu saja dalam rangka promosi lingkungan yang bersih, aman dan ramah lingkungan. o Rangsangan dapat diberikan dalam bentuk bermacam-macam misalnya keringanan pajak tertentu.

Pembelian barang yang berbahaya bagi lingkungan. o Sebaliknya beberapa negara juga mengeluarkan larangan untuk memproduksi atau membeli barang-barang yang berbahaya bagi lingkungan. o Contoh adalah barang-barang terbuat dari asbes, freon dan sebagainya.

31

Pembelian barang berteknologi tinggi. o Untuk menghindari bocornya teknologi tinggi yang merupakan 'milik strategis' negara-negara maju, sering kali pembelian barangbarang tersebut sangat ketat dikendalikan. o Sebagai misal, pembelian senjata atau komputer canggih dari USA harus ada ijin resmi dan khusus dari Departemen Perdagangan mereka.

32

PRINSIP-PRINSIP MANAJEMEN PEMBELIAN

A. PENDAHULUAN Prinsip adalah hal pokok yang dijadikan pedoman dalam melakukan sesuatu, oleh karena itu, yang dimaksud dengan prinsip-prinsip pembelian adalah hal-hal pokok dalam pelaksanaan fungsi pembelian yang perlu dijadikan pedoman atau acuan. Fungsi pembelian atau bagian pembelian diadakan dalam suatu organisasi perusahaan bukan untuk dirinya sendiri, tetapi terutama untuk organisasi lain, yaitu organisasi produksi, atau fabrikasi, atau marketing, atau lainnya. Fungsi pembelian diadakan untuk melayani atau menunjang organisai lain tersebut. Oleh karena itu, prinsip-prinsip kerjanya harus sedemikian rupa sehingga juga berorientasi pada aktivitas penunjang seperti yang ditugaskan tersebut. Berdasarkan jalan fikiran ini, maka dapat dirumuskan bahwa prinsip-prinsip pembelian ialah : To purchase at : the right quality the right quantity the right time the right place the right price the right source

itu adalah konsep modern yang selama ini dimaksud oleh para pembeli dan pengarang profesional di bidang pembelian barang dan jasa. Namun mengingat perkembangan pada dekade terakhir ini, penulis ingin menambahkan lagi satu prinsip, yaitu : the right technology

Bagaimanapun cara, teknik dan strategi pembelian yang diambil, semuanya harus tetap mengacu pada prinsip-prinsip di atas, agar betul-betul fungsi pembelian dapat melaksanakan fungsinya dengan baik. Selama berkembangnya purchasing management, prinsip-prinsip pembelian agaknya tetap sama, tidak berubah. Ini membuktikan bahwa betul-betul hal-hal di atas merupakan prinsip. Namun ada perkembangan atau perubahan dalam meng interpretasikan makna dari prinsip-prinsip tadi. Misalnya ada perubahan yang besar dalam mengertikan the right quality, the right price, the right time dan the right source. Perubahan-perubahan ini secara singkat akan dijelaskan dalam tulisan berikut.

33

B. PENGERTIAN BARU DALAM PRINSIP PEMBELIAN Perubahan pengertian atau pendekatan yang akan dibicarakan disini adalah pengertian atau pendekatan dalam manajemen pembelian yang menyangkut mengenai prinsip maupun hal-hal yang terkait dengan prinsip pembelian. Secara singkat pendekatan-pendekatan baru dimaksud akan dipaparkan dalan tabel berikut ini dan agar jelas, dibandingkan antara pendekatan lama dan pendekatan baru. Selanjutnya perubahan atau kecenderungan baru tersebut akan diulas secara singkat satu persatu. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Pendekatan Lama Pendekatan baru ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------* Dalam keputusan untuk membeli, harga * Mutu dan harga merupakan faktor merupakan satu-satunya faktor penentu. utama dalam menentukan pembelian. * Harga pembelian dianggap yang terpen ting. * Mutu artinya sesuai dengan spesifikasi. * Yang terpenting adalah life cycle costs * Mutu diartikan secara lebih luas, umumnya dipandang dari sudut konsumen. * Mutu diartikan mengantisipasi dan melampaui harapan konsumen. * Mutu barang atau jasa diukur dari beberapa cara. * Pencegahan digunakan untuk mengurangi kerusakan. * Pengendalian mutu terjadi di seluruh organisasi termasuk dalam organisasi pemasok. * Diharapkan tidak ada kerusakan sama sekali (zero defect) * Lebih diutamakan dibeli dari satu sumber saja (single sourcing) * Rekanan terus-menerus di monitor, dievaluasi dan dibina.

* Mutu berarti pula memuaskan konsumen. * Mutu barang diukur dari besar kecilnya kerusakan. * Inspeksi digunakan untuk mengawasi mutu barang. * Pengendalian mutu bersifat statis.

* Kerusakan-kerusakan kecil dapat dimaafkan. * Barang dibeli dari sejumlah rekanan (multi sourcing) * Rekanan adalah selektif.

* Penyerahan barang dapat sewaktu-waktu * Penyerahan barang bersifat tepat (just in case) waktu (just in time) ------------------------------------------------------------------------------------------------------------

34

C. PENGERTIAN THE RIGHT PRICE Salah satu dari prinsip purchasing management adalah membeli at the right price. Hal ini mudah dikatakan tetapi kalau ditanyakan apa yang dimaksud dengan the right price dan bagaimana cara menentukan the right price tersebut, jawabannya tidak begitu mudah. Price atau harga adalah nilai yang dinyatakan dalam mata uang. Inilah cara para ekonom mendifinisikan pengertian harga dengan cara tepat yaitu dengan menitik beratkan pada nilai. Beberapa hal yang menyebabkan bahwa jawaban atas pertanyaan penting tersebut tidak mudah adalah kenyataan, bahwa harga itu ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu : Perhitungan Biaya o Secara mikro, harga ditentukan oleh besarnya biaya yang dikeluarkan oleh pengusaha untuk memperoleh atau memproduksi barang tertentu ditambah dengan profit tertentu o Dengan demikian, harga ditentukan oleh besarnya biaya dan besarnya keuntungan o Ini dinamakan cost approach dari pengertian atau perhitungan harga suatu barang.

Price = Cost + Profit Keadaan pasar o Namun secara makro, harga juga ditentukan oleh kekuatan permintaan dan penawaran (supply and demand). Permintaan yang makin besar mendorong harga ke atas dan sebaliknya, sedangkan penawaran /penyediaan yang makin besar mendorong harga ke bawah dan juga sebaliknya. Keadaan tarik menarik ini berlangsung sampai tercapai titik keseimbangan (equilibrium) dan disitulah tercipta harga barang tersebut. o Secara makro, harga juga ditentukan oleh jenis persaingan yang ada di pasar. Pasar dimana terjadi persaingan murni, harga memang cenderung mengikuti hukum permintaan dan penawaran tersebut di atas. Di pasar monopoli (penjual hanya satu), harga ditentukan sepihak oleh penjual. Di pasar oligopoli, harga ditentukan oleh kesepakatan para penjual (yang hanya beberapa). Sebaliknya, di pasar monopsoni (pembeli hanya satu), harga lebih ditentukan oleh pembeli. o Ini dinamakan market approach dari pengertian atau perhitungan harga suatu barang.

Price = Interaksi f(supply) dan f(demand)

35

Dalam praktek, dua pendekatan atau dua penjelasan mengenai terbentuknya harga barang di pasaran ini berlaku secara simultan dan bekerja saling mempengaruhi. Oleh karena itu, dari segi purchasing management, mungkin yang disebut sebagai the right price adalah nilai sesuatu barang yang dinyatakan dalam mata uang yang layak atau yang umum berlaku pada saat dan kondisi pembelian dilakukan. Sebagai contoh, misalnya pembelian copper bar seharga US$ 400/kg pada bulan Agustus 1999 masih dapat dianggap the right price, meskipun harga bulan Juli 1999 masih US$150/kg, karena terjadi pemogokan besar di Africa Selatan, yaitu negara penghasil bijih copper terbesar di dunia. Dengan perkataan lain pada bulan Juli 1999, 1 kg copper bar bagi pembeli mempunyai nilai sebesar US$ 150 dan pada bulan Agustus 1999 pembeli menilai copper bar 1 kg sebesar US$ 400. Jadi the right price sangat tergantung dari : Harga yang berlaku secara umum Waktu pembelian dilaksanakan Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran Falsafah perusahaan Pasar dimana pembelian dilakukan

Oleh karena itu, yang penting mungkin bukan menjawab pertanyaan bagaimana menentukan besarnya the right price, tetapi mungkin menjawab pertanyaanpertanyaan sebagai berikut. Bagaimana mengusahakan memperoleh harga yang lebih rendah dari harga pasar ? Bagaimana melakukan strategi pembelian agar tidak terpaksa menghadapi kenaikan harga tinggi yang tidak dapat diperkirakan sebelumnya ? Bagaimana mendapatkan data harga untuk mengawasi harga pembelian agar tidak menyimpang dari harga yang umum berlaku ? Bagaimana harga itu terbentuk ? Bagaimana menghitung biaya ?

Dari penjelasan di pendahuluan sudah tersingkap sedikit, bahwa the right price bukan selalu the lowest price. Dalam memutuskan pembelian, yang paling penting tidak hanya faktor harga yang terutama dipertimbangkan dan menentukan, tetapi harga dan mutu, dan mutu dimengerti bukan hanya sebagai spesifikasi barang saja, tetapi juga hal-hal seperti waktu penyerahan, layanan purna jual, pengepakan, estetika, daya tahan barang dan sebagainya. Sementara itu, sering dijumpai bahwa para penjual kadang-kadang menjual barang dengan harga murah dengan 2 kemungkinan alasan.

36

Alasan strategis o Misalnya untuk memastikan mendapatkan pesanan, atau untuk melepaskan barang surplus atau yang sudah off season, merupakan penjualan perdana untuk menarik pelanggan baru, untuk mencapai break even point dan sebagainya meskipun mungkin untuk itu penjual harus mengalami kerugian sementara atau tidak mendapatkan keuntungan sama sekali. o Jadi hal tersebut disengaja karena asalan strategis dalam masamasa atau keadaan tertentu. o Dalam hal ini, pembelian dengan harga rendah oleh pembeli adalah pembelian yang dapat dipertanggung jawabkan, karena biasanya penjual tidak akan mengorbankan mutu barang.

Alasan putus asa o Hal ini dilakukan karena misalnya untuk mencegah agar pabriknya tidak tutup karena barangnya tidak laku. o Disini termasuk kebijakan dumping price yang dilakukan oleh penjual untuk mematikan pesaing secara kurang adil. o Biasanya dalam hal ini, penjual berusaha di sana sini mencoba untuk mengurangi mutu dan layanan yang seringkali disembunyikan dari perhatian pembeli. o Dalam hal ini, pembeli harus waspada sebelum melakukan pembelian dan menimbang-nimbang untung ruginya.

Seperti telah di jelaskan di atas, untuk menentukan the right price, beberapa faktor dan pertimbangan akan turut menentukan, beberapa diantaranya yaitu : Harga yang berlaku secara umum o Tentu saja dalam keadaan biasa the right price tidak akan banyak berbeda dengan harga barang yang sama dan persyaratan pembelian yang sama yang berlaku secara umum (berlaku di pasar) o Penting disini diperhatikan keadaan biasa, barang yang sama dan persyaratan pembelian yang sama Waktu pembelian dilaksanakan o Misalnya pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi buyers market (harga lebih ditentukan oleh pembeli) tentu akan berlainan jika dilakukan pada waktu terjadi sellers market (harga lebih ditentukan oleh penjual). o Waktu pembelian yang dilakukan pada waktu terjadi scarcity terhadap barang tertentu juga tidak sama dengan pada waktu keadaan normal. o Scarcity yang dimaksud disini adalah scarcity sementara yang disebabkan karena hal-hal seperti misalnya : perang atau huruhara di negara produsen terbesar bahan baku atau pabrik terbesar barang tersebut, pembelian secara besar-besaran oleh suatu negara tertentu, kebakaran, kerusakan atau pemogokan pada pabrik besar penghasil barang dan sebagainya.

37

Nilai yang bersedia diterima pada waktu tertentu o Pada waktu tertentu, bahan mentah oleh para pembeli mungkin dapat dinilai lebih besar dari keadaan biasanya. o Keadaan ini misalnya ada pesanan besar dari pelanggan tertentu dan bersifat mendadak, menyebabkan bahwa pembelian bahan mentah secara mendesak dengan harga lebih mahal dari biasanya masih dapat dipertanggung jawabkan. Cara pembelian dilaksanakan, termasuk cara pembayaran o Harga pembelian akan sangat berbeda apabila cara dan waktu pembayarannya juga berbeda. o Beberapa cara pembayaran yang menyebabkan perbedaan tersebut misalnya cara pembayaran dimuka, pembayaran kontan (dari 0 hari sampai dengan 30 hari), pembayaran dengan L/C (sight atau usance L/C), kredit supplier (beberapa bulan sampai beberapa tahun) dan sebagainya. Hal ini disebabkan karena uang mempunyai nilai dalam waktu (berupa interest atau cost of money) o Demikian pula, cara pembelian dalam spot market dan dalam future market juga akan menyebabkan harga beli yang berlainan Falsafah perusahaan o Ada perusahaan yang mempunyai falsafah kerja seperti misalnya security of supply bagi pelanggan adalah hal yang sangat diutamakan. Dalam hal ini, sering kali pembelian barang secara mendadak untuk menjaga falsafah tersebut akan lebih mementingkan kepastian kedatangan barang daripada harga barang itu sendiri. o Sebaliknya perusahaan yang mempunyai falsafah above all efficiency akan selalu lebih mementingkan harga pembelian barang daripada hal-hal lain. Pasar dimana pembelian dilakukan o Harga barang yang dibeli di pasar dimana terdapat kompetisi murni akan berbeda dengan harga di pasar oligopoli, monopoli maupun monopsoni. o Harga barang yang dibeli di pasar bebas akan terbeda dengan harga di pasar yang harganya diatur pemerintah.

38

Waktu Pembelian

Harga Umum

Nilai Barang

The Right Price

Falsafah

Cara Pembelian

Pasar

Faktor-faktor penentu the Right Price Oleh karena itu, dalam hubungan dengan penentuan the right price ini, para buyer perlu mengetahui sedikit banyak mengenai mekanisme penghitungan biaya, perhitungan harga dan sifat serta jenis pasar. Beberapa hal secara spesifik yang perlu diketahui tersebut adalah. Analisis biaya Analisis harga Jenis dan sifat pasar Jenis discount Ekonomi mikro dan makro Peraturan pemerintah mengenai harga, tarif dan sebagainya

D. THE RIGHT QUALITY Di atas telah dijelaskan mengenai perkembangan pengertian mengenai mutu, oleh karena itu tidak perlu diulang lagi. Mungkin yang perlu disampaikan ialah bahwa sejauh mutu diartikan terbatas sesuai dengan spesifikasi barang, perlu disampaikan beberapa hal sebagai berikut. Spesifikasi barang. Yang dimaksud dengan spesifikasi barang adalah keterangan yang menyangkut. Nama barang secara lengkap Satuan barang

39

 Data base.

Ukuran panjang, tinggi, besar, diameter, berat, isi dan sebagainya Bahan pembuatan Proses pembuatan Tipe atau jenis Dimensi lain seperti kekuatan, daya tahan dan sebagainya

Spesifikasi lengkap dari tiap-tiap barang perlu dicatat dan didata dalam katalog material perusahaan atau dalam data base yang khusus dibuat untuk itu, sehingga merupakan spesifikasi baku dari tiap-tiap material. Sertifikasi Pembuktian apakah sesuatu barang yang dikirim oleh pemasok itu memenuhi spesifikasi yang diminta atau tidak dapat dilakukan cukup oleh pemasok atau pabrik pembuat barang, tetapi untuk jenis barang tertentu, perlu dimintakan sertifikat dari badan sertifikasi profesional tertentu. Penulisan dalam surat pesanan Agar dipastikan untuk memperoleh barang sesuai dengan mutu yang dikehendaki, maka spesifikasi yang lengkap perlu dicantumkan dalam surat pesanan atau kontrak pembelian agar diketahui oleh pihak pemasok.

Dalam pengertian mutu sebagai spesifikasi barang baku, maka the right quality adalah mutu barang yang diperlukan oleh suatu perusahaan sesuai dengan ketentuan yang sudah dirancang yang paling menguntungkan perusahaan. Mutu tidak boleh kurang dari keperluan dan juga tidak boleh lebih dari keperluan. Mutu yang kurang dari keperluan dapat membahayakan operasi perusahaan atau mutu barang yang dihasilkan, dan sebaliknya mutu yang berlebihan merupakan pemborosan dan penambah biaya.

E. THE RIGHT QUANTITY Apa yang dimaksud dengan jumlah yang tepat ? Jumlah yang tepat dapat dikatakan sebagai suatu jumlah yang betul-betul diperlukan oleh perusahaan pada suatu saat tertentu. Dalam pembelian, jumlah yang tepat tidak hanya mengenai jumlah yang dicantumkan dalam, surat pesanan, tetapi juga perlu dalam jumlah barang yang direncanakan dan betul-betul dikirimkan. Jelas bahwa jumlah ini tidak boleh terlalu banyak dan terlalu kecil. Untuk mengendalikan agar jumlah barang yang diterima, atau yang betul-betul dibeli sesuai dengan keperluan, diperlukan langkah-langkah antara lain sebagai berikut. Forecating keperluan o Perlu dikembangkan teknik forecasting yang tepat untuk menghitung perkiraan keperluan barang yang akan datang.

40

Ini termasuk dalam bidang inventory management, dimana telah dikembangkan beberapa cara atau formula untuk mengisi kembali persediaan secara efisien dan efektif.

Teknik pembelian o Dikembangkan teknik-teknik yang tepat dalam melakukan pembelian, tidak hanya pembelian dengan cara mengeluarkan surat pesanan biasa. o Cara atau teknik pembelian yang perlu dikembangkan tersebut misalnya : Blanket order Stockless purchasing All in contract JIT (just-in-time) purchasing dan sebagainya Keterpaduan perencanaan o Perhitungan forecasting dan pengisian kembali persediaan harus dilakukan secara terpadu sehingga dicegah kemungkinan barang lebih (surplus) atau ketidak adaan barang (stockout) o Keterpaduan dilakukan dengan semua unsur atau bagian yang menggunakan barang yang dibeli tersebut yaitu pemakai barang (user), bagian marketing dan sebagainya.

F. THE RIGHT TIME The right time menyangkut pengertian bahwa barang tersedia setiap kali diperlukan. Tetapi tidak hanya terbatas pada pengertian itu saja, karena berarti juga bahwa apabila barang itu belum diperlukan, tidak atau belum perlu disediakan. Akibat dari penyediaan barang yang belum diperlukan adalah bahwa penyimpanan barang yang berarti biaya dalam bentuk inventory carrying cost. Seperti dijelaskan dalam inventory management, inventory carrying cost ini cukup mahal, sekitar 20%-40% dari harga barang dalam satu tahun. Sebagian besar dari biaya ini adalah berupa biaya bunga. Untuk menghindari atau mengurangi sejauh mungkin biaya ini atau untuk mencapai prinsip the right time, usaha-usaha yang dilakukan untuk the right quantity berlaku pula di sini, hanya di sini menyangkut waktu. Usaha-usaha tersebut adalah : Forecasting keperluan Mengembangkan teknik pembelian yang sesuai Memadukan perencanaan

G. THE RIGHT PLACE The right place mengandung pengertian bahwa barang yang dibeli dikirimkan atau diserahkan pada tempat yang dikehendaki oleh pembeli. Pengiriman barang yang dibeli dapat dilakukan oleh pemasok barang, dapat juga dilakukan atau diurus oleh pembeli barang. Apabila dilakukan atau diurus oleh pembeli barang, dapat betul-

41

betul diurus sendiri dengan menghubungi langsung perusahaan transpor atau dapat melalui jasa pihak ke tiga misalnya forwarding agents. Apabila pembelian dilakukan kadang-kadang apalagi dalam jumlah yang kecil, dan barang yang dibeli berasal dari tempat yang jauh dari tempat pembeli, biasanya lebih baik dilakukan oleh pemasok barang. Apabila pembelian barang dilakukan sering kali dan secara total menyangkut jumlah tonage atau volume yang besar, lebih baik dilakukan oleh pemberi jasa angkutan yang lebih profesional seperti forwarding agent. Di sini menjadi jelas bahwa persoalan the right place tidak hanya menyangkut tempat penyerahan barang, tetapi tempat penyerahan barang yang paling tepat dalam arti menyangkut juga soal biaya (the right price) dan waktu penyerahan (the right time). Dengan demikian, the right place tidak selalu berarti di gudang pembeli atau di tempat dimana barang diperlukan, tetapi di tempat dimana barang selanjutnya dapat : dikirim ketempat terakhir dibutuhkan dengan mudah, dengan biaya yang paling ekonomis, dalam waktu yang tepat, dikirim dengan aman.

H. THE RIGHT SOURCE Secara sederhana, dapat dikatakan bahwa the right source adalah sumber, dimana pembelian dapat dilakukan dengan memenuhi prinsip-prinsip yang lain, yaitu the right price, the right quality, the right quantity, the right place dan the right time. Beberapa catatan yang dapat diberikan mengenai hal ini ialah antara lain : Paling mendekati sumber pembuatan barang. o Makin mendekati sumber pembuatan barang, sumber itu biasanya makin baik dalam arti keseluruhan. o Bahkan yang paling baik ialah langsung kepada pabrik yang membuat barang yang dibeli. Tender tidak selalu cara terbaik. o Seperti telah disinggung di depan, cara tender sudah dianggap bukan merupakan cara yang terbaik, seperti dahulu dianggap. o Artinya cara ini masih dapat dilakukan tetapi kegunaannya terbatas. Kecenderungan mengembangkan single source. o Perkembangan dalam manajemen pembelian ialah kecenderungan untuk meninggalkan multi supplier dan menggunakan single supplier untuk suatu barang tertentu. Dalam praktek single supplier dapat selalu harus diartikan satu pemasok saja, tetapi dapat dua atau tiga, pokoknya sudah sangat terbatas. o Pemilihan single supplier dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain dengan cara tender.

42

Harus dibedakan antara sole source dan single source. Sole source mengandung arti bahwa sumber pengadaan barang yang ada memang hanya satu, dan mau tidak mau harus menggunakan sumber yang satu tersebut. Ini berarti monopoli. Sedangkan single supplier adalah satu supplier yang dipilih secara sadar dan terencana dari banyak sumber yang ada. Negosiasi, pengendalian harga dan mutu selalu masih dapat dilakukan dalam hal single source ini.

Mengembangkan buyer-supplier partnership. o Kecenderungan dalam manajemen pembelian juga mengenai pengembangan hubungan yang bersifat baru antara pembeli dan penjual yaitu partnership atau kemitraan. o Hubunga partnership ini disebut juga strategic alliance atau aliasi strategis karena memang mengandung makna suatu aliasi yang dikembangkan untuk menjamin tetap hidup dan berkembangnya perusahaan.

I. THE RIGHT TECHNOLOGY. Seperti dikatakan pada permulaan ulisan ini, prinsip pembelian yang perlu ditambahkan dengan memperhatikan perkembangan pada akhir abad 20 dan agaknya akan tetap berkembang pada awal abad 21 dan seterusnya ialah penggunaan dan pemanfaatkan teknologi informasi dalam melaksanakan tugas pembelian. Teknologi informasi adalah kombinasi dari pengembangan teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi, yang pada waktu ini banyak digunakan dalam bisnis dan dalam perdagangan. Dikenal e-business, e-commerce, e-procurement bahkan e-economy. Karena banyak bukti sudah diperlihatkan oleh para peneliti dan para pimpinan perusahaan betapa penggunaan teknologi tersebut dalam epembelian, maka makin lama makin banyak perusahaan yang mencoba memanfaatkannya. Bab-bab berikut akan meninjau lebih lanjut mengenai apa yang dimaksud dengan eprocurement, bagaimana aplikasinya, apa perangkatnya, apa saja keuntungan dan faedahnya, bagaimana pengalaman beberapa perusahaan tingkat dunia dan isu-isu sekitar itu. Evolusi teknologi yang digunakan dalam pembelian barang dan jasa mungkin dapat diurutkan sebagai berikut ini.

43

Secara Manual. Di sini berarti bahwa proses pembelian baik di dalam perusahaan pembeli maupun hubungan perusahaan pembeli dengan perusahaan penjual dilakukan sepenuhnya secara manual, dengan menggunakan dokumen kertas, pengiriman dengan pos, kurir dan sejenis itu. Secara Elektronis. o Generasi 1 : Elektronis di dalam. Berarti bahwa hubungan dalam proses pembelian di dalam sudah menggunakan komputer dan hubungan sudah secara elektronis (intranet), namun sebatas kegiatan di dalam saja. Misalnya proses permintaan pembelian, proses pembuatan dokumen penawaran, proses analisis penawaran, penyampaian dari kantor daerah ke kantor pusat dan sebagainya. Tidak terlalu salah kalau dikatakan bahwa ini adalah teknologi e-procurement generasi pertama. o Generasi 2 : Elektronis hubungan antar perusahaan. Ini adalah evolusi selanjutnya, dimana hubungan antara perusahaan pembeli dan perusahaan penjual dilakukan secara elektronik langsung, yaitu dengan email (ekstranet). Generasi 3 : Dengan teknologi EDI. Generasi ini meningkatkan hubungan antara perusahaan pembeli dengan perusahaan penjual maupun dengan perusahaan pengangkut melalui jaringan ekstranet, baik langsung maupun melalui jaringan pihak ke tiga. Mengenai teknologi EDI ini akan disinggung secara lebih jelas di belakang. Generasi 4 : Dengan internet. Generasi terakhir (sampai saat) ini ialah penggunaan internet, yaitu jaringan yang luas dan terbuka yang dapat diakses oleh siapa saja yang mempunyai fasilitas internet. Inilah yang disebut sebagai e-procurement generasi terakhir.

Kalau dikatakan bahwa salah satu prinsip pembelian adalah the right technology, sama sekali tidak berarti menggunakan teknologi e-procurement generasi terakhir. Penggunaan teknologi dalam pembelian harus melihat keadaan perusahaan, volume pembelian, harga seluruh pembelian, situasi pasar, kesiapan pasar, praktek yang di lakukan oleh perusahaan sejenis dan sebagainya.

44

PERDAGANGAN DAN PEMBELIAN SECARA ELEKTRONIK

A. E-COMMERCE : EKONOMI BARU. Memasuki abad 21, pertanyaan besar yang berkembang dalam dunia ekonomi dan perdagangan adalah mengenai electronic commerce atau e-commerce (perdagangan secara elektronik). Sementara prosentase perdagangan dengan cara tersebut pada waktu ini baru sedikit saja, yaitu sekitar 1% dari nilai ekonomi dunia sebesar $ 30 triliun, namun dalam waktu 10 tahun yang akan datang, 30% dari nilai perdagangan Amerika akan dilakukan dengan cara elektronik ini. Perkembangan e-commerce ini diperkirakan tidak mempunyai batas kemungkinan, baik jangkauan geografis, batasan perdagangan maupun volumenya. Dipandang dari berbagai sudut, banyak istilah yang digunakan berkaitan dengan perdagangan secara elektronik ini, antara lain : e-economy e-commerce e-business e-company e-procurement e-retail e-tailer e-tail cyberbusiness virtual business (vb) dan sebagainya

Beberapa ahli memperkirakan bahwa perkembangan ini akan mempercepat pergeseran kekuasaan kepada konsumen dan akan merubah pola hubungan antara perusahaan dengan konsumennya dan dengan perusahaan lain. Perkembangan ini juga akan merubah sama sekali pola kompetisi antara para pengecer. Pengecer fisik akan bergeser menjadi pengecer elektronik. Keuntungan bukan lagi berasal dari aktivitas penjualan fisik, tetapi dari kegiatan click pada papan komputer oleh pelanggan. Demikian juga ada perubahan mendasar pada peran pelanggan atau konsumen, yaitu dari product taker menjadi product maker. Transaksi e-commerce antar perusahaan (business-to-business atau B to B) di Eropa diperkirakan meningkat 25 kali lipat selama 1998-2003 dan memangkas biaya logisik dan waktu penyerahan barang. Menurut studi konsultan A.T.Kearney, lonjakan transaksi itu akan mengubah secara dramatis cara perusahaan mengelola jaringan atau rantai pasokan (supply chain). Studi yang dilakukan terhadap 200 perusahaan di 18 negara di Eropa itu menunjukkan inovasi berkaitan dengan internet akan memangkas waktu penyerahan barang. Diperkirakan pada tahun 2003, penyerahan barang yang bisa dilakukan pada hari yang sama dengan masuknya order meningkat dua kali lipat.

45

Perkembangan volume penjualan barang melalui internet di Eropa adalah seperti dicantumkan di Tabel 1. Studi itu juga menemukan bahwa biaya logistik sebagai persentase dari pendapatan perusahaan akan menurun 12%. Tabel 1 Penjualan barang melalui Internet di Eropa ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Jenis 1998 2003 ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Komoditas 0,4% 13,2% Mesin 0,9% 7,7% Produk otomotif 0,2% 2,5% ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Menurut data dari Jupiter Communications, pangsa pasar e-commerce di dunia dewasa ini adalah sebagai berikut. 79% dikuasai Amerika Serikat, 9% Eropa, 4% Kanada, 4% Jepang, 2% Asia, 2% sisanya Pada bulan Oktober 1999, jumlah view page di internet berjumlah 32 miliar halaman. Tahun depannya (tahun 2000), jumlah ini diperkirakan akan meningkat sebesar 50%. Jumlah orang yang terkoneksi dengan internet tahun 1999 baru sebanyak 200 juta orang, namun pada akhir tahun 2000 diperkirakan akan mencapai 1 miliar orang. Beberapa perusahaan dunia yang menyelenggarakan e-commerce terkenal antara lain ialah : Amazon.com (books, CD, toys etc) Schwab.com (portfolio investment, fund evaluator etc) MetalSite.com (metals etc) Point.com (wireless phones and accessories etc) Dell.com (computers etc) CarsDirect.com (cars distributor) Autobytel.com (cars distributor) Travelocity.com (travel agent) Chemdex.com (chemical distributor)

B. PENGERTIAN E-COMMERCE. E-commerce memberikan arti dan pengertian yang berbeda dalam berbagai sudut pandang, namun sebetulnya memberikan gambaran tentang sesuatu yang sama, yaitu misalnya : Definisi akademis : A way to improve the exchange of goods, services,

46

information, and knowledge using network-enabled technologies. Definisi para praktisi : Electronic commerce means doing vbusiness electronically using information and communications technology, such as the internet to do business with consumers, with other businesses, and even within the boundaries of the firm (R.Kalakota, 1997) Definisi para pemakai : inter organizational e - mail, directories, trading support system for commodities, products, customized pruducts and custombuilt goods and services, ordering and logistic support systems settlement support systems Definisi generik : E-economy The virtual arena in which business actually is conducted value is created and exchanged, transactions occur, and one-to-one relationships mature E-business Any internet initiative, tactical or strategic, that transforms business relationships, whether those relationships be business-to-consumer, business -to-business, intra-business or even consumer-to -consumer E-commerce A particular type of e business initiative that is focused around individual business trasactions that use that use the net as medium of exchange, including business-to-business as well as business-to-consumer

C. E-COMMERCE, SUATU PERUBAHAN YANG MENDASAR DALAM BISNIS RETAIL. Pengecer adalah saluran distribusi penjualan barang yang menyalurkan dari pedagang besar (distributor) ke konsumen. Pengecer (retailer) pada dasarnya mempunyai 4 elemen pokok dalam perannya di perdagangan yaitu getting : the right product, at the right price, in the right place, dan at the right time.

47

Bagaimana para pengecer melaksanakan ke empat elemen tugas ini telah beberapa kali berubah secara drastis terutama karena pengaruh dari apa yang dinamakan disruptive technology. Nicholas G.Carr menyebut e-commerce melalui komputer dan internet sebagai pengembangan teknologi pemecah pola pengecer (disruptive technology) yang ke-4, setelah department stores, mail order catalog dan perkembangan discount department stores. Tradisional retailer. Pengecer tradisionil biasanya dilakukan oleh pedagang setempat yang mengandalkan pada persediaan barang yang lengkap, pemberian kredit dan menawarkan nasehat pribadi. Tipikal dari bisnis pengecer seperti ini adalah perputaran barang yang sangat lambat (slow turnover), rata-rata 2 kali satu tahun, sehingga biaya inventory menjadi mahal dan ini terefleksikan pada harga barang yang dijual. Department store (1st disruptive technology) Pada akhir abad 19 dan permulaan abad 20 dunia pengecer diganggu oleh munculnya konsep department store oleh pengembang seperti Marshall Field dan R.H.Macy. Perubahan layanan pengecer jenis ini ialah : Menyediakan berbagai jenis barang dalam satu lokasi/atap. Jenis barang dan kualitas jauh lebih banyak dan beragam. Menyediakan kemudahan dalam berbelanja. Menawarkan harga lebih murah. Lokasi penjualan lebih strategis. Pengelolaan lebih canggih.

Letak department store biasanya di tempat yang sangat strategis dan di pusat kota, sehingga sangat menggampangkan para pelanggan untuk mencapainya. Selanjutnya menjelang akhir abad 20, pola department store berkembang menjadi shopping mall yaitu pusat atau kompleks pertokoan dari berbagai jenis dan ukuran department store. Untuk menjadi lebih menarik lagi bagi para konsumen, shopping mall tersebut dilengkapi dengan fasilitas seperti restoran, bioskop, berbagai jenis rekreasi dan sebagainya. Rata-rata department store dapat memperoleh keuntungan kotor sebesar 40% dan perputaran bisnisnya tiga kali per tahun sehingga ROI (return on capital investment) mencapai 120% per tahun. Mail order catalog (2nd disruptive technology) Kelemahan department store adalah kurang terjangkau oleh konsumen dari luar kota, oleh karena itu, diluncurkannya jenis mail order dengan katalog merupakan model teknologi baru. Hal ini lebih ditunjang lagi dengan adanya kebijakan rural free mail delivery yang diluncurkan oleh Sears yang mempunyai moto the cheapest supply house on earth. Mula-mula ini memang berkembang untuk pelanggan luar kota saja tetapi terus merambah pada pelanggan dalam kota juga. Sears dan Wards adalah contoh generalist catalogs retalier. Setelah para pelanggan sudah biasa dengan membeli melalui mail order, banyak muncul para specialist catalogs retailer yang menggerogoti pangsa pasar para generalist tersebut, sehingga pada tahun 1985 Wards menutup operasi mail ordernya dan tahun 1993, Sears mengikutinya.

48

Discount department store (3rd disruptive technology) Pada permulaan tahun 1960an berkembang apa yang dinamakan discount department store yang dipelopori oleh Kmart, maksudnya adalah department store yang didirikan bukan di pusat-pusat kota, tetapi di tempat-tempat yang agak pinggiran sehingga biaya operasinya dapat ditekan yang menyebabkan pula menurunnya harga penjualan barang. Kekhasan model pengecer ini ialah low-cost and high turnover. Kalau department store biasa meraih keuntungan kotor 40% dengan perputaran 3 kali setahun, model discount department store ini hanya mencari keuntungan kotor sebesar antara 20% dan 25% tetapi dapat mengkompensasikan dengan perputaran bisnis 5 kali setahun sehingga ROI tetap dapat mencapai antara 100% dan 125%. Generasi kedua yang lebih agresif berkembang adalah seperti Barnes & Nobles, Circuit City, Home Department, Tower Records dan sebagainya. E-Commerce (4th disruptive technology) Teknologi baru yang dimungkinkan dengan adanya komputer dan internet sudah mulai berkembang dengan pesat yaitu e-commerce, yang merubah secara mendasar cara-cara pengeceran sebelumnya. Dalam hubungan dengan pelaksanaan tugas pengecer yaitu memberikan the right product, the right price, the right time dan the right place, teknologi baru ini memberikan tawaran yang sangat maju. Mengenai the right product, tidak ada satupun pengecer model lama (brick-and-mortar outlet) yang dapat menandingi jumlah dan jenis yang ditawarkan oleh Web store yang sudah ada ini. Toko buku terbesar di dunia yaitu Barnes & Nobel di Amerika misalnya, hanya mempunyai koleksi buku di tokonya sebanyak 200.000 judul, sedangkan Amazon.com menawarkan koleksi buku sebanyak 4,5 juta judul yang berlokasi di 25 layar komputer. Mengenai the right price, para pelanggan e-retailer dapat menikmati harga yang lebih kompetitif lagi dibandingkan dengan pengecer sebelumnya. Amazon.com misalnya, yang menjual buku, mainan, CD dan sebagainya, mampu meningkatkan peredaran inventory 25 kali dalam satu tahun, sehingga untuk memperoleh ROI (return on investment) sebesar 125%, hanya diperlukan keuntungan sebesar 5% saja, sehingga harga untuk para konsumen sangat kompetitif. Mengenai the right place, para pelanggan tidak perlu meninggalkan rumah untuk membeli dan barang yang dibeli dapat dikirimkan ke alamat mana saja di muka bumi ini dengan cara pengiriman yang dapat dipilih, lambat, agak cepat atau ekspres. Mengenai the right time, memang bagi pembeli yang mengehendaki langsung menerima barang tersebut bersamaan dengan saat pembelian (pembeli lokal), eretalier tidak menjanjikan kenyamanan itu. Namun bagi pembeli di luar kota, atau di luar negeri, Amazon.com misalnya dapat menawarkan jangka waktu penyerahan antara 2-4 hari untuk dalam negeri dan 4 hari (paling cepat) dan 21 minggu (paling lambat) untuk tujuan di manapun di dunia ini, tentu saja yang dapat dijangkau dengan alat pengangkut biasa. Dari segi pembelian, e-retailer tentu saja terbuka 24 jam dalam sehari dan 7 hari dalam seminggu.

49

D. E-COMMERCE MENAWARKAN TIGA KEUNGGULAN KOMPETITIF. Menurut Philip Evans dan Thomas S.Wurster, perkembangan e-commerce dewasa ini adalah generasi kedua dari electronic commerce. Generasi pertama adalah sekedar perdagangan dengan melalui e-mail biasa. Generasi pertama lebih bersifat coba-coba sedangkan generasi kedua lahir setelah terbukti bahwa generasi pertama berhasil diluar dugaan semula. Dalam perdagangan fisik yaitu perdagangan konvensional, jika Anda ingin mencari dan membeli baju misalnya Anda perlu mencari dan memilih di antara berbagai toko di berbagai tempat yang dapat sangat melelahkan disamping memakan biaya dan waktu, sulit dan tetap tidak akan lengkap. Untuk itu pembeli terpaksa mengharapkan bantuan para pengecer untuk menyempitkan pilihan baju yaitu di antara yang dipajang dan dijual di toko mereka saja. Jadi salah satu jasa mereka yang diberikan kepada para pembeli adalah membantu mencarikan (navigation) atau memilih barang. Dalam e-commerce, tugas pencarian diberikan oleh internet dimana pembeli dapat mencari jenis barang dari kemungkinan yang lebih banyak, dalam waktu yang jauh lebih cepat, dengan cara lebih mudah, tidak melelahkan dan praktis tanpa biaya. Jadi salah satu keunggulan kompetitif dari internet adalah memberikan navigasi yang lebih cepat, lebih lengkap, lebih nyaman dan lebih murah. Navigasi ini memiliki 3 dimensi jasa, yaitu : Jangkauan (reach) Afiliasi (affiliation), dan Kekayaan (richness) Jangkauan (reach). Jangkauan adalah mengenai akses dan hubungan. Dari segi produsen ini berarti berapa besar dan berapa banyak pelanggan yang dapat dijangkau dan berapa jenis barang yang dapat ditawarkan. Dari segi pelanggan jangkauan dapat berarti berapa banyak pilihan barang yang tersedia dan berapa mudah mengetahui hal tersebut. Jangkauan adalah suatu hal yang sangat membedakan antara bisnis elektronik dan bisnis fisik dan merupakan keunggulan kompetitif utama dari e-commerce sampai saat ini. Kekayaan (richness). Kekayaan adalah kedalaman dan keterincian informasi mengenai barang atau jasa yang dapat diberikan oleh produsen kepada para pelanggan ataupun juga kedalaman dan keterincian informasi yang dapat dikumpulkan mengenai para pelanggan. Dalam E-commerce, perusahaan pada saat ini memang belum berkompetisi penuh mengenai kekayaan informasi ini, namun diperkirakan akan merupakan salah satu keunggulan kompetitif yang besar di kemudian hari. Kekayaan informasi ini makin lama makin berkembang dan makin lengkap. Afiliasi (affiliation). Yang dimaksud dengan afiliasi di sini adalah keberpihakan pada suatu pihak. Yang ini memang tidak begitu nyata pada bisnis fisik tetapi mulai tampak pada bisnis elektronik. E-commerce cenderung untuk lebih berpihak pada konsumen dibanding dengan bisnis fisik karena perkembangan teknologi informasi yang digunakan justru meningkatkan jumlah dan mutu informasi dan juga keterbukaan. Ini tentu saja lebih

50

menguntungkan para pelanggan. Pelanggan akan lebih berkuasa daripada produsen dibandingkan masa perdagangan fisik. Pada gilirannya, afiliasi ini akan merupakan keunggulan kompetitif pula bagi para produsen.

E. TI SENDIRI DAPAT MEMBERIKAN NILAI TAMBAH DALAM BISNIS. Salah satu konsekuensi dari kemajuan yang begitu cepat atau revolusi di bidang teknologi informasi ialah pengaruhnya pada bagaimana nilai ekonomi diciptakan dan diekstrak. Yang penting dalam hubungan ini ialah bahwa informasi mengenai barang atau jasa terpisah dari jasa atau barang itu sendiri. Masing-masing dapat berperan dan memberikan kontribusi dalam menciptakan keuntungan bagi perusahaan. Sebagai contoh berapa banyak pedagang besar mampu menjual mobil bekas di Jepang. Sampai dengan pertengahan tahun 1980an, mobil-mobil diangkut setiap minggu ke berbagai tempat atau lokasi penjualan yang sudah ditentukan, dimana kendaraan tersebut dijual pada para pengecer dengan lelang. Cara tradisional ini dirasakan sangat tidak efisien karena biasanya hanya 45% dari jumlah kendaraan yang ada terjual. Pada tahun 1985, Masataka Fujisaki, seorang enterpreneur, melihat bagaimana merubah tempat pasar (marketplace) untuk mobil tersebut dari lapangan fisik kepada komputer. Ia menciptakan sistem komputer dengan komunikasi satelit yang diberi nama AUCNET. Setiap minggu, para penjual menawarkan mobil-mobil yang akan dijual melalui AUCNET. Selanjutnya seorang inspektur AUCNET mendatangi tempat penyimpanan mobil dan melakukan verifikasi, melakukan inspeksi dan membuat foto mobil-mobil tersebut. Semua data termasuk foto tersebut direkam dalam laser disks dan dikirimkan kepada para dealer yang berlangganan AUCNET. Setiap minggu pula staf AUCNET melakukan lelang hanya melalui layar komputer pada pelanggan seluruh negara. Selanjutnya mobil yang terjual dikirim langsung ke tempat yang diminta oleh pemenang. AUCNET ini membuat lokasi dan persediaan mobil menjadi tidak relevan lagi. Hubungan fisik antara pembeli dan penjual tidak ada lagi. Tempat fisik dimana terjadi hubungan dan interaksi antara penjual dan pembeli juga tidak ada lagi. Isi, konteks dan infrastruktur transaksi sangat berubah.

51

Isi (content) Isi dari transaksi sendiri berubah. Informasi mengenai mobil menggantikan mobil itu sendiri. Konteks (context) Konteks di mana transaksi itu dijalankan juga berubah. Lelang fisik di mana muka berhadapan dengan muka dirubah menjadi lelang melalui komputer. Infrastruktur (infrastructure) Infrastruktur yang memungkinkan transaksi berlangsung juga berubah. Lapangan mobil dirubah oleh komputer dan jaringan komunikasi.

Berkat AUCNET, baik penjual mobil, pembeli mobil dan pengelola AUCNET mendapatkan keuntungan sebagai berikut. Penjual memperoleh tambahan keuntungan antara 6%-7% karena jumlah calon pembeli lebih banyak sehingga persaingan lelang lebih ketat. Harga penjualan tidak harus bertambah karena dikompensasikan dengan pengurangan biaya transpor dan biaya inventory carrying cost. Lagi pula pembeli bersedia membeli dengan harga lebih mahal sedikit karena jumlah pilihan jauh lebih banyak dan mendapatkan kenyamanan dalam proses lelang. Pengelola AUCNET mendapatkan keuntungan dari leasing perangkat keras komputer, sekitar $ 70 untuk setiap mobil yang terjual. Sejak tahun 1989, keuntungan neto AUCNET tidak kurang dari 20%.

F. CONTOH BOOK E-PROCUREMENT. Salah satu pioner dalam e-commerce ialah Amazon.com yaitu perusahaan yang pertama-tama menjual buku melalui internet, yang kemudian dikembangkan dengan komoditas lain, yaitu CD, toys. Meskipun koleksi buku yang ditawarkan sekitar 4,5 judul namun perusahaan ini semula tidak mempunyai toko buku atau gudang fisik dan jumlah persediaan bukunya (inventory) sangat terbatas sekali. Pemasok utama buku-bukunya ialah dua distributor buku terbesar. Seperti disinggung di depan, Amazon.com berhasil memutar modalnya 25 kali setahun sehingga hanya memerlukan keuntungan 5% saja sehingga harga buku-bukunya dapat dikatakan cukup murah. Untuk memberikan gambaran betapa fasilitas eprocurement ini begitu gampang dan cepat, maka dibawah ini diberikan contoh bagaimana cara memesan buku melalui internet kepada Amazon.com tersebut. Misalnya Anda berada di Jakarta dan hendak memesan buku mengenai Outsourcing karena Anda ingin mengetahui mengenai hal itu lebih banyak, sedangkan hal ini relatif sesuatu hal yang baru dan toko buku di Jakarta jarang atau mungkin belum ada yang menjualnya. Anda juga tidak tahu pengarangnya. Oleh karena itu langkah Anda yang pertama ialah pada waktu santai, membuka komputer Anda (PC atau notebook) dan menghubungkan dengan internet dan selanjutnya melakukan langkah-langkah berikut ini.

52

Click 1 : http://www.amazon.com o Akan muncul halaman pertama amazon.com dan ada banyak pilihan mengenai barang yang dapat dibeli, yaitu o Books, Music, DVD/Video, Electronics, Software, Toys, Video Games, Tools & Hardware, Lawn & Patio, Auctions, zShops, Gift Ideas atau Free E-Cards o Karena Anda perlu buku, maka click Books Click 2 : Books o Akan nampak pilihan berbagai subject buku secara alphabetis o Anda dapat mengclick subject Business & Investment lalu membrowse Outsourcing (jalan panjang) atau dapat langsung mengisi kolom search dengan kata outsourcing dan click go (jalan pendek) Click 3 : Tik outsourcing dan click go o Akan terpapar keterangan bahwa mengenai buku yang ada hubungannya dengan outsourcing tercatat ada 56 judul. o Masing-masing judul disebutkan lengkap dengan pengarang, tahun penerbitan, harga, jenis cover, ada tidaknya review pembaca dan sebagainya. o Anda dapat mencari keterangan lebih lanjut tentang sesuatu judul buku dengan membrowse judul yang bersangkutan untuk memilih buku mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda. o Misalnya Anda ingin mengetahui lebih lenjut mengenai buku terbitan tahun 1999 berjudul Strategic Outsourcing, A Structured Approach to Outsourcing Decisions and Initiatives karangan Maurice E.Greaver II, yang ditawarkan dengan harga $ 27,97 dan mendapat review bintang 5 (nilai tertinggi) dari beberapa pembaca o Untuk itu Anda perlu click dibawah judul buku tersebut. Click 4 : Strategic Outsourcing dsb o Akan nampak gambar cover depan buku tersebut (yang dapat dibesarkan) dan beberapa keterangan sebagai berikut. o List price $ 39.95 o Your price $ 27.97 o Saving $ 11.98 (30%) o Availability : usually ships within 24 hours. o Average customer review : o Isi tiap-tiap review tersebut. o Keterangan lain. o Apabila Anda memutuskan untuk membeli buku ini, maka perlu mengclick add to shopping cart

53

Click 5 : add to shopping cart o Dalam tayangan berikutnya, isi sementara shopping cart Anda yaitu judul buku yang anda pesan, harga, sub total harga, jumlah buku yang dibeli dan sebagainya. o Kalau Anda ingin membeli buku lain lagi, click ke back dan ulangi proses seperti di atas. Apabila Anda memutuskan hanya membeli satu buku tersebut saja, maka click ke check out Click 6 : Check out o Anda perlu mengisi alamat e-mail Anda dan password yang Anda tentukan sendiri. Ini untuk keamanan dan akan digunakan setiap kali Anda akan memesan lagi barang-barang dari amazon.com o Setelah selesai, Anda perlu lanjutkan dengan click continue Click 7 : Continue o Selanjutnya Anda diminta untuk mengisi jenis, nomer dan data mengenai kartu kredit Anda untuk pembayaran dan alamat kemana pembayaran tersebut ditujukan. o Dan disebutkan pula bahwa ada penjelasan pengamanan tertentu terhadap kartu kredit tersebut. o Langkah selanjutnya click : continue Click 8 : Continue o Anda diminta alamat lengkap kemana barang yang dipesan akan dikirimkan dan apakah perlu dibungkus dengan bungkus kado atau tidak. o Juga dimintakan cara pengiriman yang dipilih, yaitu ekspres (mahal), cepat (biaya ekonomis) atau lambat (murah) o Anda diberi tahu juga biaya pengiriman lain yang berbeda untuk setiap jenis barang dan setiap jumlah barang. o Selanjutnya, click : continue Click 9 : continue o Tayangan dalam layar monitor komputer adalah semua data yang telah diberikan untuk mengecekan terakhir apakah sudah betul atau tidak. o Apabila ada kesalahan perlu dibetulkan terlebih dahulu. Kalau semuanya sudah betul, perlu dipertimbangkan kembali apakah pesanan diteruskan atau tidak. o Kalau diteruskan, maka click terakhir ialah : order Click 10 : order o Maka selesailah sudah proses pemesanan buku yang dimaksud o Meskipun ada kurang lebih 10 langkah/click, tetapi pelaksanaanya sangat sederhana dan Anda dituntun sendiri langkah demi langkah oleh layar monitor.

54

Selanjutnya dalam waktu kurang dari 24 jam, Anda akan mendapatkan konfirmasi melalui internet mengenai penerimaan pesanan Anda tersebut dan kapan kira-kira barangnya akan dikirim. Apabila memang barangnya tersedia dalam persediaan, dalam waktu kurang dari 24 jam berikutnya, Anda akan diberitahu lagi bahwa barang telah dikirim dengan menggunakan perusahaan apa. Apabila anda menggunakan fasilitas pengiriman ekspres, tersedia sistem pelacakan dimana Anda dapat ikuti keberadaan barang tersebut setiap waktu secara terus menerus. Amazon.com, Inc. didirikan pada tahun 1995 dan berkantor pusat di Seattle, Washington, USA. dengan misi khusus : To use Internet to transform book buying into the fastest, easiest, and most enjoyable shopping experience possible Dewasa ini para pelanggan amazon.com pada permulaan tahun 2000 sudah berjumlah sekitar 17 juta tersebar lebih di 160 negara. Mereka mengaku mempunyai pilihan terbanyak di dunia dari berbagai macam barang seperti disebutkan di atas. Amazon.com, Inc juga mempunyai perusahaan cabang untuk buku-buku terbitan UK (Amazon.co.uk) dan terbitan Jerman (Amazon.de) Disamping itu, beberapa partnernya juga menawarkan barang-barang lain seperti : Drugstore.com adalah online retail dan sumber informasi mengenai health, beauty, wellness, personal care and pharmacy. Gear.com Adalah online sporting-goods company yang menawarkan harga murah dari banyak jenis barang-barang sport. HomeGrocer.com Adalah layanan terpadu yang pertama kali mengenai pembelian dan pengiriman ke rumah (home-delivery) barangbarang keperluan rumah tangga. Pets.com Merupakan perusahaan Internet terbesar yang menjual barang-barang keperluan binatang peliharaan. Ashford.com Adalah online retailer untuk barang-barang mewah seperti jam, barang dari kulit, kaca mata, alat tulis dan sejenisnya.

G. ALIANSI RAKSASA E-PROCUREMENT. Tiga perusahaan mobil Amerika Serikat yaitu GM, Ford dan Daimler-Chrysler barubaru ini telah sepakat untuk beraliansi dalam pembangunan portal pengadaan (eprocurement) tunggal untuk bahan baku dan komponen otomotif seharga US$ 750 miliar per tahun. Penggabungan e-procurement tiga perusahaan mobil raksasa dalam satu portal tersebut akan melahirkan portal e-procurement terbesar di dunia. Ini juga merupakan penciptaan transaksi e-commerce terbesar dan tercepat di dunia yang belum pernah ada di jaringan e-commerce dunia. Mereka kini tengah melakukan pembicaraan intensif untuk membahas aspek investasi pengoperasian e-procurement tersebut yang dijadwalkan akan final pada bulan April 2000 ini. Menurut Harold

55

Kutner, vice president General Motor Corp, di era perdagangan e-commerce global, sudah tidak kompetitif lagi bagi perusahaan otomotif untuk mengembangkan ecommerce eksklusif dalam transaksi pengadaan komponen dengan para supplier. General Motor sendiri sebenarnya sudah melakukan penggabungan e-commerce dengan Ford Motor Co yang disepakatai pada bulan November 1999 yang lalu, sehingga akan lebih mempercepat pembentukan portal tunggal dengan menggandeng Daimler-Chrysler untuk bergabung. Jadi yang dilakukan oleh ketiga perusahaan otomotif raksasa tersebut di bidang pembelian sebetulnya adalah 2 langkah drastis, yaitu : Penggabungan pembelian bahan baku, komponen dan suku cadang. Penggunakan teknologi e-procurement dalam pembelian barang-barang tersebut.

Penggabungan portal ketiga raksasa industri otomotif dari AS tersebut akan melahirkan mega transaksi yang sangat spektakuler dalam dunia otomotif. Nilai pengeluaran dalam pembelanjaan bahan baku, komponen dan suku cadang ketiga perusahaan itu mencapai sedikitnya US$ 250 miliar per tahun, yang mengalir ke ribuan perusahaan komponen selaku supplier tetap. Selanjutnya perusahaanperusahaan supplier itu juga menghasilkan mega transaksi dengan perusahaan hulunya, karena supplier dari ketiga perusahaan raksasa tersebut sedikitnya mengeluarkan US$ 500 miliar. Dengan demikian, nilai pengadaan barang akibat aliansi itu diperkirakan mencapai US$ 750 miliar setiap tahunnya. Dalam aliansi GM-Ford, GM akan memberikan separo dari 20% sahamnya di TradeXchange.com (e-commerce milik GM) kepada Ford dan sementara itu Ford akan memberikan separo sahamnya di Oracle kepada GM.

H. REVOLUSI PEMBELIAN DI GENERAL ELECTRIC. Antara tahun 1982 dan 1992, biaya material di GE meningkat sekitar 16% sedangkan harga produknya tetap sama untuk beberapa waktu dan selanjutnya justru menurun. Untuk menanggulangi kenaikan biaya ini, GE mengusahakan secara matimatian untuk mengadakan perubahan dalam sistem pembeliannya. GE menemukan bahwa proses pembelian ternyata tidak efisien, menyangkut terlalu banyak transaksi dan tidak menggunakan kesempatan memperoleh potongan harga dari volume pembelian yang begitu besar. Disamping itu, lebih dari seperempat dari 1,25 juta tagihan per tahun harus diperbaiki karena antara surat pembelian, dokumen penerimaan dan tagihan tidak cocok. Tahun 1996, GE Lighting memulai percobaan menggunakan sistem pembelian on line, dinamakan Trading Process Network (TPN 1999b) Post (tpn.geis.com), pada waktu itu masih menggunakan intranet dan ekstranet (EDI). Dalam waktu 2 jam setelah keputusan, pemasok sudah diberitahu tentang permintaan penawaran, dan diberi waktu 7 hari untuk menawarkan sedangkan evaluasi dapat diselesaikan dalam hari yang sama dengan penutupan tender. Dengan sistem tersebut, beberapa keuntungan yang dinikmati oleh GE adalah sebagai berikut.

56

Tenaga kerja yang diperlukan untuk proses pembelian berkurang sebanyak 30%. Biaya material telah berkurang sebanyak 5%-20% karena dapat memilih sumber pembelian dari pilihan yang lebih banyak. Waktu tenaga kerja untuk pekerjaan kertas (paper work) berkurang dan dapat digunakan untuk aktivitas lain yang lebih strategis. Kalau sebelumnya memerlukan waktu antara 18-23 hari untuk mencari pemasok, menyiapkan permintaan penawaran, melakukan negosiasi dan melakukan pemesanan, setelah itu hanya membutuhkan waktu 9-11 hari saja. Dengan penggunaan cara elektronis untuk seluruh transaksi, penagihan dan pembayaran dapat lebih cepat dilakukan. Bagian pembelian dari grup GE seluruh dunia mempunyai jaringan informasi mengenai harga dan pemasok terbaik. Pada tahun 1997 saja, GE Lighting menemukan tujuh pemasok baru melalui internet, termasuk satu yang memberikan harga cukup murah.

Sekarang, GE telah membuka situs TPN (tpn.geis.com) tersebut sebagai situs tender publik yang mempunyai 2.500 pemasok tercatat sejak Desember 1998.

I. MODEL E-COMMERCE. Akhirnya tidaklah lengkap apabila tidak disebutkan disini model-model yang berkembang mengenai e-commerce, yang dengan demikian berlaku juga untuk eprocurement. Seperti telah disinggung di depan, E-procurement adalah salah satu pengembangan e-commerce yang mulai berkembang pada akhir abad-20 ini dan tanpa ragu-ragu lagi akan terus berkembang dengan pesat pada permulaan abad-21 ini. Ada 4 model pokok yang berkembang dalam revolusi internet ini yang juga dinamakan the New Economy, yaitu : Business-to-Business (B2B) Adalah model perusahaan yang menjual barang atau jasa pada perusahaan lain. Ini diperkirakan sedang berkembang dengan cepat dari segi volume dan nilai perdagangan, jauh melebihi modelmodel yang lain. Business-to-Cunsumer (B2C) Ini adalah model perusahaan yang menjual barang atau jasa pada pasar atau publik. Contoh misalnya Amazon.com Inc. (www.amazon.com) yang menjual buku, yang mempunyai koleksi tidak kurang dari 4,5 juta judul buku.

57

Consumer-to-Consumer (C2C) Ini adalah model perorangan yang menjual barang atau jasa kepada perorangan juga. Contoh adalah eBay Inc (www.ebay.com), suatu perusahaan yang menyelenggarakan lelang melalui internet. Melalui perusahaan ini, perorangan dapat menjual atau membeli dari perorangan lain melalui internet. Consumer-to-Business (C2B) Ini adalah model perorangan yang menjual barang atau jasa kepada perusahaan. Contoh ialah Priceline (www.priceline.com), dimana konsumen menawarkan harga tertentu dimana ia menginginkan membeli berbagai barang dan jasa, termasuk tiket pesawat terbang.

Dalam perkembangannya, perlu dibedakan antara B2B E-Commerce dan B2B Exchange. Keduanya memang menggunakan teknologi internet, namun mempunyai cara dan pasar yang berbeda, seperti dijelaskan di bawah ini. B2B E-Commerce. Bentuk ini menawarkan penjualan atau pembelian dalam bentuk maya tetapi oleh satu perusahaan pada perusahaan lain saja. Jadi tidak terbuka untuk banyak perusahaan agar dapat ikut. B2B Exchange. Sedangkan bentuk ini ialah padanan dari stock exchange misalnya, dimana transaksi terbuka untuk semua perusahaan yang mau melakukannya. Jadi B2B Exchange adalah suatu jaringan dimana banyak pembeli dan banyak penjual dapat bertemu di ruang perdagangan maya.

Mengenai cara pembayaran, sesuai dengan cara transaksinya sendiri, juga secara maya (virtual), apakah dalam bentuk L/C, money transfer, credit card, P-Cards atau instrumen lain. -------------------

58

TRANSFORMASI E-PEMBELIAN

A. APA ITU E-PEMBELIAN. Untuk mudah dan singkatnya, e-procurement dalam tulisan ini diterjemahkan menjadi e-pembelian, karena agaknya akhir-akhir semua kegiatan yang berhubungan dengan penggunaan elektronik, diawali dengan huruf e, meskipun terjemahan yang lengkap harusnya pembelian secara elektronik. Dalam suatu perusahaan manufaktur, nilai pembelian barang dan jasa secara tipikal berkisar antara 40%-70% dari seluruh nilai penjualan atau pendapatan, sehingga merupakan obyek terbesar untuk melakukan efisiensi. Pada dasawarsa terakhir ini makin banyak perusahaan kelas dunia yang menganggap kegiatan pembelian bukan lagi sebagai suatu pusat biaya (cost center), tetapi suatu pusat keuntungan (profit center), karena potensi yang ada padanya. Dengan prosentase besar seperti tersebut di atas, penghematan sedikit saja dalam nilai pembelian akan berpengaruh besar pada peningkatan keuntungan perusahaan. Inilah sebab utama mengapa makin banyak yang melihat kegiatan pembelian sebagai pusat keuntungan. Dalam kaitan ini, maka e-pembelian akan memberikan kontribusi yang besar. Sebagai contoh dapat diberikan angka-angka sebagai berikut ini, yang merupakan suatu angka tipikal dari suatu perusahaan manufaktur. Sebelum dilakukan langkah efisiensi dalam pembelian : Pendapatan Biaya Pembelian Biaya lain Keuntungan $ 2.000.000 1.200.000 600.000 200.000 (60%) (30%) (10%)

Sesudah usaha efisiensi sebesar 5% dari biaya pembelian, diperoleh tambahan keuntungan sebesar 60% : Pendapatan Biaya Pembelian Biaya lain Keuntungan $ 2.000.000 1.080.000 (1.200.000-120.000) 600.000 320.000 (200.000+120.000)

Sebelumnya, marilah ditinjau sekali lagi, apa yang dimaksud dengan e-pembelian tersebut. E-Procurement is a fully automated internet-based, self service application that streamlines the transactions between buyers and suppliers, and provides key information for strategic analysis atau ada lagi yang memberikan definisi sebagai berikut ini : E-Procurement is the automating the procurement to payment process between buyers and suppliers to buy

59

or replenish materials and services by applying technologies and process improvements (KPMG Consulting) Verian Technologies memberikan definisi sebagai berikut ini : E-Procurement is the automation of procurement processes from the requisitioning, approval, purchasing, inventory management, receiving, and reconciling to bill payment process

B. KEUNTUNGAN E-PEMBELIAN. Bagaimana e-pembelian kiranya dapat memberikan keuntungan pada perusahaan ? Beberapa keuntungan tipikal yang dialami oleh perusahaan-perusahaan yang menggunakan metode pembelian secara elektronik ialah : Pengurangan harga pembelian barang (5%-20%) o Lebih banyak sumber pasokan yang dapat diakses. o Pemasok baru lebih gampang diperoleh. o Dengan demikian, mendapatkan harga yang lebih kompetitif. o Meluaskan jangkauan geografis. Pengurangan waktu proses pembelian (25%-30%) o Mempercepat mencari sumber pembelian. o Mempercepat waktu permintaan penawaran. o Mempercepat waktu pengiriman penawaran. o Mempercepat waktu evaluasi penawaran. o Mempercepat waktu pengeluaran pesanan. o Mempercepat waktu penindak lanjutan. o Mempermudah pelacakan pesanan. Pengurangan waktu proses penagihan dan pembayaran. o Akibatnya adalah berpotensi mendapatkan tambahan potongan harga. o Mengurangi kesalahan atau ketidak cocokan antara surat pesanan, dokumen penerimaan dan tagihan. Pengurangan biaya administrasi. o Mengurangi/menghilangkan pekerjaan manual dan pekerjaan kertas. o Meningkatkan produktivitas pembeli. Peningkatan kemampuan untuk menciptakan/mengelola basis pasokan secara optimal. o Memperbaiki data pasar. o Memperkecil pengaruh pemuncakan kebutuhan.

60

Memperlancar komunikasi pembeli-penjual. o Lebih cepat dan akurat. o Persoalan yang mungkin timbul dapat cepat dideteksi dan diatasi. Menunjang pelaksanaan pembelian tepat waktu (just-in-time purchasing) o Komunikasi kebutuhan harian. o Komunikasi pengiriman harian. o Meminimalkan persediaan. Menunjang pelaksanaan manajemen rantai pasokan (supply chain management) o Komunikasi informasi antar mata rantai secara transparan, waktu nyata. o Komunikasi pengapalan, tagihan, pembayaran secara sinkron dan otomatis. Menunjang pelaksanaan kemitraan pembeli-penjual. o Menunjang komunikasi yang rutin, cepat, akurat. o Menunjang transparansi antara mitra.

Dengan demikian, sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa e-pembelian memberikan keuntungan-keuntungan berikut ini. e-pembelian menawarkan kesempatan seluas-luasnya untuk perbaikan dalam biaya dan produktivitas, e-pembelian adalah salah satu cara yang paling efektif untuk menyempurnakan manajemen dalam proses langsung, maupun tidak langsung dalam pencarian sumber pembelian, strategi e-pembelian yang efektif akan merupakan kunci keberhasilan dalam meningkatkan daya saing di waktu yang akan datang.

C. PRASARAT PELAKSANAAN E-PEMBELIAN. Perlu disadari terlebih dahulu bahwa ada beberapa prinsip atau mungkin lebih tepat dinamakan prasarat tertentu yang harus dilakukan oleh para pengguna e-pembelian, agar pembelian secara elektronis betul-betul dapat dilaksanakan dengan baik. Prasarat, yang khusus diperlukan untuk e-pembelian tersebut, adalah antara lain sebagai berikut ini. Tenaga kerja harus menguasai kerja jaringan. o Ini adalah persyaratan ketrampilan yang perlu dimiliki oleh para pembeli dan mereka yang bekerja di bagian pembelian. o Yang perlu dikuasai tidak hanya ketrampilan menggunakan komputer dan internet, tetapi juga pemahaman mengenai kerja jaringan komputer.

61

Agar e-pembelian dapat berlangsung dengan maksimal, maka khususnya untuk perusahaan sedang dan besar, intranet perusahaan sendiri juga sudah harus dapat dihandalkan.

Tenaga kerja harus menguasai pengetahuan e-pasar. o Disamping ketrampilan teknis, para pembeli harus memahami kemajuan e-pasar yang menawarkan barang dan komoditas melalui e-commerce. o Hal ini relatif tidak sukar karena dengan mudah sekali diikuti dan dipelajari melalui jaringan internet yang sudah ada. o Untuk membantu, dapat dilakukan pelatihan khusus di bidang ecommerce, e-procurement, information technology, intranet, extranet, internet, EDI dan sejenis itu. Proses persetujuan harus secara elektronis. o Ini bagian dari perubahan budaya perusahaan disamping perubahan prosedur kerja, khususnya yang menyangkut otoritas keuangan di dalam perusahaan. o Banyak perusahaan yang memiliki peralatan komputer canggih, tapi dalam tata kerjanya masih berbudaya tradisional, misalnya masih memerlukan kertas (hard copy) dan masih mengharuskan tanda tangan secara nyata/fisik. o Juga yang harus dikembangkan ialah ketentuan hukum yang berlaku mengenai hal tersebut, termasuk pengamanan terhadap penyalah gunaan wewenang. Fokus pada hubungan dengan pemasok, bukan proses pengawasan. o Ini merupakan perubahan sikap pembeli terhadap penjual. Pembeli harus menganggap penjual sebagai mitra, bukan sebagai lawan atau musuh. o Dalam dekade terakhir ini, hubungan antara pembeli dan penjual dalam banyak perusahaan kelas dunia telah berkembang menjadi hubungan kemitraan atau hubungan aliansi strategis. (partnership atau strategic alliance) o Dalam model ini, dikembangkan saling percaya (mutual trust) antara organisasi pembeli dan penjual, sehingga yang menjadi fokus kerjasama kemitraan selanjutnya, bukan proses pengawasan, tetapi kelancaran hubungan itu sendiri yang menjadi tulang punggung kelancaran e-pembelian. Untuk pembelian komoditas, gunakan standard global. o Ini sebetulnya tidak hanya berlaku untuk pembelian secara elektronis saja, tetapi berlaku juga untuk pembelian secara global. o Namun dalam e-pembelian, persyaratan ini menjadi lebih penting lagi karena akan memperlancar proses pembelian itu sendiri. o Standard ini berlaku tidak hanya untuk jenis dan spesifikasi barang, tetapi termasuk juga mata uang, persyaratan pengapalan, cara pembayaran, asuransi,pengepakan dan persyaratanpersyaratan pembelian lain.

62

Standard yang dimaksud juga tidak hanya mencakup persyaratan pembelian pada umumnya, tetapi persyaratan pembelian secara elektronis.

Mempunyai sistem perangkat lunak yang terintegrasi antara pembeli dan penjual. o Ini adalah memang persyaratan teknis yang harus dimiliki, disamping juga perangkat keras yang memadai, yang harus dilakukan pemilihan secara saksama sejak merencanakan epembelian. o Sistem perangkat lunak yang tidak terintegrasi akan menyulitkan komunikasi, atau memerlukan tambahan investasi tambahan untuk mengintegrasikan yang sering kali tidak mudah dan tidak murah. o Perangkat lunak dan perangkat keras haruslah juga ramah pemakai (users friendly), untuk lebih memperlancar lagi proses pembelian secara elektronis, baik dipandang dari segi pembeli maupun dari segi penjual. Rubah budaya organisasi. o Meskipun disebutkan terakhir, bukan berarti yang paling tidak penting, tetapi sering kali paling penting dan paling sulit dilakukan, karena menyangkut orang. Sistem, perangkat keras dan perangkat lunak secara relatif dapat diganti dan dirubah, tetapi merubah budaya orang umumnya jauh lebih sulit. o Untuk itu diperlukan change management yang mulai diterapkan dari pimpinan tertinggi perusahaan sampai ke lapisan paling bawah. Perubahan budaya tidak mungkin dari bawah ke atas, tetapi harus dari atas ke bawah. Pimpinan perusahaan yang paling tinggi tidak hanya menyetujui perubahan, tetapi harus mempunyai komitmen penuh dan memberik teladan dan contoh nyata pada bawahannya. o Perubahan budaya adalah segala perubahan sebagai akibat dari cara kerja manual atau kombinasi manual/elektronis ke cara kerja sepenuhnya elektronis. Disini termasuk mengenai perubahan dalam cara-cara otorisasi, penandatanganan dokumen penting, pemesanan barang, penagihan, pembayaran, penerimaan barang, pembuktian, hubungan dengan pemasok dan sebagainya.

D. E-PEMBELIAN MENINGKATKAN ROI. Dengan keuntungan-keuntungan yang diperoleh dari e-pembelian tersebut, maka cara perhitungan usaha yang biasanya dilakukan perusahaan yaitu dengan ROE (return on equity) dan ROI (return on investment), akan mampu ditingkatkan secara signifikan. ROI adalah salah satu alat dalam manajemen keuangan perusahaan untuk menentukan baik tidaknya kinerja perusahaan yang merupakan alat pembantu manajemen dan pemegang saham untuk menilai kinerja perusahaan tersebut. ROI juga merupakan salah satu alat untuk menentukan apakah suatu proyek atau investasi baru itu secara ekonomis layak dilakukan atau tidak. Umumnya apabila ROI ini dibawah tingkat bunga deposito, maka suatu proyek

63

tidaklah layak secara ekonomis, karena secara rasional dapat dikatakan bahwa lebih baik uang yang ada didepositokan, tanpa risiko apapun, daripada ditanamkan dalam proyek tersebut, yang masih harus menanggung risiko tertentu. ROI adalah rasio antara keuntungan (profit, return) dan investasi (investment). Keuntungan. o Adalah penjualan dikurangi dengan biaya. o Apabila biaya makin besar, keuntungan makin kecil. o Apabila biaya makin kecil, keuntungan makin besar dan ROI makin besar. o Apabila penjualan makin besar dan biaya makin kecil maka ROI akan makin lebih besar lagi. Investasi. o Investasi ialah jumlah antara modal pemegang saham dan modal pinjaman yang digunakan untuk menjalankan perusahaan. o Makin kecil modal yang digunakan untuk memperoleh keuntungan yang sama, makin besar ROI. Time to process purchase request is reduced by 50% 7.3 days 5 10 % reduction in prices of cost of goods purchased. 2 days 70% reduction in administration costs from $107 to $30/PO 25-50% reduction in inventory costs. Lower administration costs : Improved inventory practices :

Lower material and service costs :

Sumber : Aberdeen Group, Juni 1999 Oleh karena e-pembelian dapat memperkecil biaya melalui berbagai cara misalnya harga pembelian, biaya administrasi, biaya penyimpanan dan biaya-biaya lain, maka e-pembelian mampu meningkatkan ROI perusahaan.

E. E-PEMBELIAN BERKEMBANG SECARA CEPAT. Deloltte Consulting mengamati bahwa ada 5 tingkat perkembangan dalam epembelian. Perkembangan dimulai dengan menggunakan e-pembelian untuk membeli barang-barang yang memiliki risiko kecil, sambil melakukan uji coba.

64

Seterusnya e-pembelian dilakukan untuk komoditas atau barang yang lebih besar dan mahal harganya sampai pembelian barang yang bersifat strategis. Seperti disebutkan di atas, dalam hal ini Deloltte menyebutkan ada 5 tingkat perkembangan, yaitu : Pencarian sumber pembelian strategis (strategic sourcing). E-Pembelian secara internal (internal e-procurement) Perkembangan pembelian (extending the buy) Jaringan pembelian (buying network) Portal bisnis (business portal)

Stage : 1 Strategic Sourcing Cost Savings Procurement Capability

Stage : 2 Internal e-Procurement Cost Savings Process Efficiency

Stage : 3 Extending the Buy Revenue Creation

Stage : 4 Buying Network Revenue Growth

Stage : 5 Business Portal Cross-Sell and Up-Sell Opportunity

Foundation : B2B Marketplaces Sumber : Deloltte & Touche Consulting B2B Marketplace memberikan platform bersama baik bagi pembeli maupun bagi penjual untuk melakukan proses transaksi jual beli dan pertukaran informasi termasuk mengenai pembelian lelang, penjualan lelang, asuransi dan pemberian kredit. Langkah 1 : Strategic Sourcing. Strategic sourcing adalah kolaborasi dan pendekatan sistematis untuk mengurangi secara signifikan biaya total dari pembelian barang dengan cara pemilihan dan pengelolaan hubungan dengan rekanan secara jitu untuk setiap kategori barang. Beberapa keuntungan yang diharapkan bagi perusahaan ialah : Meningkatkan kemampuan membeli. Mengurangi jumlah pemasok.

65

Mengurangi biaya barang atau jasa. Memperbaiki kompetisi melaluk kemitraan strategis. Mengoptimalisasikan tingkat persediaan. Memperbaiki tingkat kemampuan strategis pembelian.

Langkah 2 : Internal e-Procurement. Internal e-procurement adalah solusi berdasarkan teknologi komputer dan telekomunikasi dengan cara memanfaatkan sumber pembelian, mempercepat proses pembelian, mengendalikan kebijakan pembelian dan pengeluaran. Beberapa keuntungan yang diharapkan bagi perusahaan ialah : Melancarkan proses pelaksanaan kontrak pembelian. Memperoleh potongan harga yang lebih besar dari pemasok. Meningkatkan kemampuan komunikasi dengan pemasok. Mempercepat waktu dan biaya untuk proses pembelian. Mengurangi tingkat kesalahan dalam pembelian. Langkah 3 : Extending the Buy. Extending the Buy adalah pengembangan dan penerusan keuntungan e-pembelian yang dilakukan perusahaan kepada pelanggan agar ikut juga menikmati keuntungan perusahaan. Beberapa keuntungan yang diharapkan bagi perusahaan ialah : Meningkatkan penjualan dan pendapatan. Menambah lagi potongan harga karena penambahan volume pembelian. Meningkatkan kesetiaan pelanggan. Keuntungan bagi pelanggan yang dapat diharapkan ialah : Mengurangi harga barang. Mengurangi biaya pembelian. Langkah 4 : Buying Network. Maksud dari buying network di sini ialah para pelanggan dapat ditawari dengan fasilitas pembelian barang yang mereka perlukan secara spesifik melalui jaringan pembelian elektronik perusahaan. Beberapa keuntungan yang diharapkan bagi perusahaan misalnya : Tambahan penjualan dan pendapatan karena tambahan transaksi. Tambahan potensi untuk membangun pelanggan baru. Sedangkan beberapa keuntungan yang dapat diharapkan bagi pelanggan ialah : Pengurangan harga pembelian barang. Pengurangan biaya pembelian barang. Langkah 5 : Buying Portal : Maksudnya ialah suatu layanan bisnis yang luas dapat ditawarkan pada target pasar tertentu untuk membantu pelanggan memutuskan keperluan bisnisnya yang bermacam-macam.

66

Beberapa keuntungan yang diharapkan bagi perusahaan ialah : Meningkatkan pengenalan merk perusahaan. Meningkatkan kemampuan saling jual-beli antar perusahaan atau dengan pelanggan mengenai barang atau jasa. Sedangkan keuntungan yang dapat diharapkan untuk para pelanggan ialah : Satu perhentian saja untuk membeli barang dan jasa.

F. INTRANET, EXTRANET DAN INTERNET. Pengembangan e-pembelian dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu berdasarkan pengembangan teknologi informasi itu sendiri, yaitu : intranet, extranet dan internet yang merupakan tulang punggung e-commerce. Intranet. Intranet adalah local area network (LAN) atau wide area network (WAN) yang menggunakan internet tekonolgi yang digunakan dan diamankan hanya dalam lingkungan perusahaan sendiri. Intranet menghubungan berbagai pengguna, server, data base dan program aplikasi seperti misalnya Enterprice Resource Planning (ERP). Dalam suatu survei yang dilakukan oleh Information Week dengan 988 responden manajer (Chabrow 1998), penggunaan intranet yang paling banyak digunakan di dalam perusahaan ialah : Product Catalogues and Manuals Purchase Orders or Order Entry Document Storing Customer Records Policies and Procedures Legacy System Access Inventory Document Routing Data Warehouse Sales Records Logistics and Transportation Account Receivable Accounts Payable

67

Characteristics of the Internet, Intranet and Extranet. Network Type Internet Typical Users Access Type of Information

Any individual with dial-up access to LAN Authorized emplyoyee only. Authorized groups from collaborating companies.

Unlimited public, no restrictions. Private and restricted. Private and authorized outside partners.

General, public, and advertorial. Specific,corporate, and proprietary. Shared in autho rized collaborat ing groups.

Intranet Extranet

Sumber : Szuprowicz (1998) Extranet. Adalah pengembangan dari intranet, yaitu untuk menghubungkan intranet dari berbagai perusahaan, dengan menggunakan teknologi internet. Apabila menggunakan extranet dan memang berkeinginan hanya terbatas pada hubungan antar perusahaan tertentu saja, maka perlu dijaga keamanan internet sebatas penggunaan itu saja. Dalam pembelian, penggunaan EDI (electronic data interchange) termasuk dalam jenis teknologi ini (EDI tradisional). Survey oleh Davey (1997) menunjukkan bahwa industri yang paling banyak menggunakan aplikasi extranet ialah : Information services. Computers. Financial Services. Travel. Industry/Manufacturing Business and Professional Real Estate Consumers. Internet. Internet adalah jaringan hubungan publik dan global, yang menyelenggarakan hubungan langsung kepada siapa saja dalam batasan LAN atau Internet Service Provider (ISP). Internet ini disambung dan dihubungan melalui pintugerbang. Epembelian yang sudah maju tidak hanya menggunakan EDI tradisional, tetapi sudah menggunakan EDI berbasis internet ini.

68

G. VISI E-PEMBELIAN. Department of General Service dari Pemerintah Federal Amerika melihat keuntungan pembelian secara elektronik dari segi good governance dengan melihat visi keuntungannya sebagai berikut. Visi mengenai e-pembelian , ialah mampu melakukan hal-hal berikut ini : Seleksi lebih baik. Registrasi dan prakualifikasi/kualifikasi dilakukan dengan email, sehingga memberikan keuntungan : o Untuk pemerintah. Satu daftar yang dapat digunakan semua. Tidak memerlukan cetakan dan pengeposan. Lebih banyak tanggapan, lebih banyak pilihan. Harga dan nilai lebih baik. o Untuk pemasok. Hanya satu tempat yang didatangi. Tidak perlu cetakan. Lebih banyak kesempatan untuk menawarkan. Lebih mungkin memberikan jawaban secara waktu nyata. Membeli lebih baik. Dengan cara pembelian one-stop on-line buying dan efisiensi keranjang belanja dan kartu pembelian, memberikan keuntungan : o Untuk pemerintah. Ada kompetisi secara konstan. Tidak perlu kartu pesanan. Tidak perlu cetakan atau pengeposan. Lebih banyak kontrak. Lebih banyak produk. Waktu penyerahan lebih cepat. o Untuk pemasok. Pembayaran lebih cepat. Tidak perlu cetakan dan pengeposan. Lebih banyak penawaran. Lebih banyak pembeli. Lebih banyak penjualan. Bertanggung jawab lebih baik. Dengan memasukkan keputusan langsung ke komputer, memberikan keuntungan : o Untuk pemerintah. Memelihara integritas. Menerima usulan lebih baik. o Untuk pemasok. Memelihara kejujuran.

69

Proses lebih baik. Dengan menggunakan komputer sebagai alat untuk pembelian dan pelacakan, memberikan keuntungan : o Untuk pemerintah. Proses pembelian lebih cepat. Pertanyaan dijawab on line. Pembayaran cepat dilakukan. o Untuk pemasok. Pertanyaan dijawab on line. Pembayaran cepat diterima. Keputusan lebih baik. Dengan memberikan pelatihan pada para pembeli dan penjual, dengan pengumpulan data pembelian, memberikan keuntungan : o Untuk pemerintah. Staf lebih profesional. Kalau perlu pembelian dalam jumlah besar. o Untuk pemasok. Penawaran dapat diberikan lebih baik. Mengetahui aturan dengan lebih baik.

H. E-SOURCING STRATEGIS. Strategic Sourcing dimengerti sebagai pendekatan metodologis yang digunakan untuk mengoptimalkan pemilihan sumber pembelian barang dan jasa, khususnya barang atau jasa baru. Secara tipikal kegiatan ini dilakukan dalam pembelian secara terpusat, yang dibantu oleh beberapa fungsi terkait dalam suatu tim. Fungsi terkait biasanya ialah fungsi keuangan, teknik, produksi, dan pembelian termasuk juga pengguna barang atau jasa bersangkutan. Kegiatan-kegiatan yang yang dilakukan meliputi hal-hal sebagai berikut : mengidentifikasi, mengevaluasi, melakukan negosiasi, dan melakukan konfigurasi.

Karena kegiatan sourcing begitu banyak dan memerlukan ketelitian, maka pada umumnya makan waktu cukup banyak. Aberdeen Group yang melakukan riset mengenai ini mencatat bahwa sourcing cycle dengan cara tradisional makan waktu antara 3,3 sampai 4,2 bulan.

70

A long, tedious process of sourcing at most organization

Searching for/identifying appropriate suppliers (53%) Managing/communicating preferred supplier list (7%) RFQ development (10%) RFQ response/receipt (7%) Screening/sorting proposals (20%) Contract negotiation (11%)

Average sourcing cycle = 3.3 months to 4.2 months

Source : Aberdeen Group Dalam kerangka e-pembelian, strategic sourcing ini biasanya juga dilakukan menjelang pelaksanaan e-pembelian, untuk mengoptimalkan proyek e-pembelian tersebut. Dengan teknologi internet, sourcing dapat dilakukan dengan lebih cepat dan lebih murah, karena disamping kecepatan komunikasi yang tinggi dan cakupan yang sangat luas, teknologi internet menyediakan pula katalog dan penyedia layanan di bidang ini, misalnya : Untuk identifikasi atau evaluasi keperluan/pemasok, tersedia OpenRatings, Thomas Register, TPN Register, WorldPreffered.com dsb. Untuk e-Marketplaces, tersedia : BizBuyer, Chemconnect, e-Steel, National Transportation Exchange, PlasticsNet, PartMiner, Ariba (SupplireMarket.com) dsb. Untuk perangkat lunak pelelangan, tersedia : Commerce One (CommerceBid), Moai, (TradingDynamics) dsb.

OpenSite,

Ariba

Untuk outsource purchasing, tersedia : AlphaDog, Demandline, EDS/CoNest, ICG Commerce dsb. Untuk Solusi/layanan sourcing, tersedia : Agile, eBreviate, Emptoris, FreeMarkets, Mindflow Technologies, ShareMax, Webango dsb

71

Maksud dilakukannya strategic sourcing antara lain ialah : Mengurangi biaya total dari pembelian barang dan jasa. Mendapatkan peningkatan mutu dan layanan. Mengawasi pengeluaran dengan cara melakukan rasionalisasi jumlah pemasok. Meningkatkan dan memperbaiki manajemen rantai pasokan. Mengurangi kompleksitas yang berlebihan dalam proses pembelian, sejak mengajukan kebutuhan sampai dengan pembayaran. Membangun kemampuan kompetitif perusahaan melalui perbaikan secara terus-menerus.

Bagaimana kegiatan strategic sourcing dapat dilakukan ? Langkah-langkah yang biasanya dilakukan ialah 1) menganalisa pola pengeluaran perusahaan, 2) menilai kegiatan rantai pasokan perusahaan, 3) mencari pemasok yang paling cocok untuk kebutuhan perusahaan, 4) mengembangkan strategi proses pembelian dan 5) mengimplementasikan pembelian. Analisis pola pengeluaran perusahaan. Analisis ini dapat dilakukan dengan menggunakan data pembelian-pembelian yang lalu. Beberapa pertanyaan kunci yang perlu dijawab ialah : Nilai pembelian barang/jasa apa yang paling besar ? Bagaimana nilai atau biaya ini dibandingkan dengan ukuran lain seperti penjualan, biaya pegawai dan sebagainya ? Siapa saja pemasok perusahaan ? Pemasok mana yang paling banyak mendapatkan pesanan/kontrak ? Bagaimana pengaruh pemakai barang/jasa dalam penentuan biaya pembelian tersebut ?

Di bawah ini diberikan contoh hasil analisis dari suatu perusahaan mengenai jumlah pengeluaran dalam pembelian jasa dan jumlah pemasok yang memberikan jasa untuk masing-masing kategori. Dengan mengetahui pembelian barang atau jasa apa yang paling besar nilainya, maka pelaksanaan strategic sourcing dapat lebih difokuskan. Demikian pula jumlah pemasok yang terlalu banyak menjadikan target analisis dalam kegiatan tersebut. Kedua hal tersebut merupakan kandidat perubahan dalam pelaksanaan strategic sourcing tersebut.

72

Percentage of Spending by Category (dollars 000)

700 600 500 400 Column 1 300 200 100 0 Hardware Software Travel OffSupplies Other

Number of Suppliers per Category

25

20

15 Column 1 10

0 Hardware Software Travel OffSupplies Printing

Penilaian kegiatan rantai pasokan. Langkah selanjutnya ialah melakukan penilaian mengenai kegiatan rantai pasokan atau arus barang dalam perusahaan pada waktu ini, yang meliputi : Apa kebutuhan sekarang dan kebutuhan yang akan datang dari perusahaan ? Bagaimana kelancaran arus barang dalam perusahaan ? Bagaimana perusahaan sejenis lain yang sukses melakukan sourcing ?

73

Berapa biaya total material ? Biaya total material adalah seluruh biaya yang timbul akibat dari pembelian material, termasuk harga barang, ongkos angkut, biaya pemeliharaan, biaya penyimpanan, risiko persediaan mati dan sebagainya) Apakah ada standard alternatif dari material yang digunakan sebagai substitusi, yang digunakan oleh perusahaan lain ? Bagaimana kebijakan dan pelaksanaan proses pembelian dan pembayaran sekarang ini ?

Penentuan pemasok yang cocok. Selanjutnya tim perlu menentukan dan memilih pemasok yang paling cocok untuk perusahaan. Yang sangat penting ialah bahwa tim harus memilih tidak hanya di antara pemasok yang sudah ada atau digunakan sekarang, tetapi harus mencari kemungkinan pemasok baru. Pemasok lain mungkin mampu memberikan harga, layanan, dan mutu yang lebih baik. Pemasok-pemasok mana yang mampu dan mau memenuhi kebutuhan perusahaan ? Bagaimana perbandingan antara perusahaan-perusahaan pemasok ini ? Apakah pemasok-pemasok ini menyediakan katalog elektronis ? Pengembangan strategi pembelian. Dengan selesainya pengumpulan data dan riset, maka strategi sourcing perlu ditentukan dan dimintakan persetujuan pada manajemen. Strategi mana yang paling ideal ? (misalnya pembelian spot, kontrak tahunan atau periodik, buat sendiri, beli lelang dan sebagainya) Bagian proses mana saja yang mengalami perbaikan ? Bagaimana perbaikan kinerja yang diharapkan dapat dicatat, dipantau, dikendalikan, dianalisis dan dilaporkan ? Implementasi pembelian. Sesudah tim berhasil memilih calon-calon pemasok dan menentukan strategi yang akan ditempuh, maka sudah tiba saatnya untuk dilaksanakan. Permintaan penawaran perlu dipersiapkan. Penawaran yang diterima perlu dievaluasi berdasarkan kriteria pemilihan. Negosiasi dengan pemasok perlu dipersiapkan, dilakukan dan diselesaikan. Kontrak pembelian dipersiapkan dan diselesaikan. Proses penyesuaian dan perbaikan perlu dilaksanakan di dalam organisasi perusahaan.

74

PEDOMAN APLIKASI E-PEMBELIAN

A. PLATFORM TEKNOLOGI UNTUK E-PEMBELIAN. Pada hakekatnya e-pembelian adalah suatu solusi pembelian dengan menggunakan teknologi internet . Teknologi ini termasuk platform teknologi dan jasa yang ditawarkan dan disediakan oleh portal bisnis. Platform teknologi untuk e-pembelian dimaksud dapat dilukiskan seperti gambar berikut ini.

E-Procurement Technology Platform

Direct Transaction

Trading Portal

Buy Side Solutions

Sell Side Solutions

Exchange & Auction Solutions

Supply Chain Optimization Solutions

E-Procurement Technology Platform

Sumber : Stephens Inc. Gambar tersebut melukiskan lanskap dari e-pembelian. Jadi ada 4 golongan besar yang melakukan bisnis dalam rangka e-pembelian ini, yang dapat berhubungan satu sama lain baik secara langsung maupun melalui portal bisnis, yang sekaligus pula menggambarkan 4 golongan solusi yang ditawarkan bagi mereka, yaitu : Golongan/solusi untuk para pembeli (Buy-Side Solutions). o Adalah solusi yang memperlancar proses pembelian dalam perusahaan. o Perusahaan yang mengembangkan teknologi untuk jenis ini antara lain Ariba (ARBA), Commerce One (CMRC), Clarus (CLRS), Concur (CNQR), Elcom (ELCO), Data Stream (DSTM), Project Software & Development (PSDI) dan sebagainya.

75

Golongan/solusi untuk para penjual (Sell-Side Solutions). o Adalan solusi bagi para penjual khususnya dalam penyampaian informasi mengenai produk melalui on-line katalog dan melancarkan proses penjualan. o Contoh-contoh perusahaan yang mengembangkan teknologi jenis ini ialah Aspect Development, Requisites Technologies, TPN Register, Vignette dan sebagainya. Golongan/solusi untuk perusahaan yang menawarkan pertukaran dan pelelangan barang (Exchange and Auction Solutions). o Adalah solusi untuk memungkinkan para pembeli dan penjual bertemu untuk saling tukar barang atau lelang melalui internet. o Contoh-contoh perusahaan yang mengembangkan teknologi jenis ini ialah Intelligent Digital, Tradex, Tradeum, OpenSite, Moai dan sebagainya. Golongan/solusi untuk mereka yang mempraktekkan manajemen rantai pasokan (Supply Chain Optimization Solutions). o Adalah solusi yang mampu mengintegrasikan rantai pasokan dan membantu pembeli dan penjual untuk bersama-sama merencanakan produksi, menghitung perkiraan permintaan, mengganti persediaan dan sebagainya. o Perusahaan yang mengembangkan teknologi jenis ini antara lain 12Technologies, Manugistics, Syndra Systems, Extricity dan sebagainya.

Seperti dilukiskan dalam gambar, ke empat golongan solusi tersebut menopang 2 golongan besar format perdagangan, yaitu perdagangan langsung antara pembeli dan penjual dan perdagangan melalui pusat portal perdagangan. Ada empat jenis format perdagangan melalui pusat portal ini, yaitu : Online trading. Adalah pembelian yang dipicu oleh isi berita, iklan, analisis, laporan riset dan sebagainya. Virtual catalog shopping malls. Adalah perdagangan dimana pembeli dapat mencari penjual dari katalog sentra pemasok. Virtual exchanges. Dimana para penjual dan pembeli saling bertukar harga penawaran dan pembelian mengenai saham. Online auctions. Dimana pembeli pembeli mencari barang tertentu dan penjual menawarkan barang tersebut.

Untuk selanjutnya tulisan ini terutama hanya akan membicarakan beberapa hal sekitar Buy-Side Solutions saja. Solusi-solusi jenis lain akan sekedar disinggung seadanya, dalam rangka bandingan dengan solusi yang pertama tersebut.

76

B. PERBEDAAN ANTARA PROSES PEMBELIAN LAMA DAN E-PEMBELIAN. Untuk melihat perbedaan antara ke dua proses pembelian tersebut, baik diberi contoh misalnya seorang manajer perusahaan membutuhkan sebuah tas kantor. Arus pengadaan barang tersebut dengan sistem lama dapat digambarkan dalam bagan berikut ini.

Manajer minta asisten untuk beli tas kantor

Asisten cari katalog dan menunjukkan ke manajer.

Manajer pilih satu tas kantor

Asisten secara manual buat formulir permintaan

Bagian Pembelian facs PO ke pemasok

Bagian Pembelian secara manual buat PO

Asisten kirim form permintaan untuk persetujuan

Pemasok kirim barang dan minta tanda terima.

Pemasok kirim tagihan ke Bagian Keuangan

Bagian Keuangan bayar pemasok

Proses Pembelian Cara Lama Langkah-langkah utama yang dilakukan meliputi antara lain : 1. Apabila seorang manajer ingin membeli sebuah tas kantor, ia menyuruh asisten atau petugas lain untuk memesan dengan spesifikasi tertentu. 2. Asisten tersebut mencari katalog dari pemasok tertentu dan setelah menemukan beberapa pilihan tas kantor dan menanyakan ke manajer yang meminta karena tidak tahu persis apa yang dikehendaki. 3. Manajer tersebut memilih salah satu dari katalog. 4. Asisten menyalin keterangan dalam katalog ke dalam formulir permintaan pembelian. 5. Asisten mengirimkan formulir permintaan ke manajer atau petugas bagian pembelian untuk persetujuan. Apabila tidak disetujui, maka asisten melapor ke manajer. 6. Apabila disetujui, bagian pembelian membuat surat pesanan berdasarkan formulir permintaan tersebut. 7. Bagian pembelian mengirim surat pesanan dengan facs ke pemasok. 8. Pemasok mengirimkan tas tersebut ke pembeli dan minta tanda terima. 9. Berdasarkan tanda terima, pemasok menagih ke bagian keuangan.

77

10. Kemudian bagian keuangan membayar ke pemasok. Ini sangat berbeda apabila pembelian dilakukan secara elektronik, yang dapat digambarkan sebagai berikut ini langkah-langkah utamanya. 1. Apabila seorang manajer memerlukan sebuah tas kantor, ia dapat mencari sendiri di katalog maya dalam jaringan internal perusahaan. Dengan satu klik, ia memilih salah satu dan memasukkan dalam keranjang maya. Secara otomatis, ini sudah menjadi permintaan.

Manajer cari di katalog & klik sendiri

Persetujuan secara elektronik

PO dibuat secara elektronik

PO dikirim elektronik

Pembayar an dilaku kan elek tronik

Proses e-Pembelian 2. 3. 4. 5. Permintaan elektronis ini secara elektronis pula akan disetujui atau tidak disetujui. Apabila tidak disetujui, manajer bersangkutan akan diberi tahu. Apabila disetujui, permintaan ini bersama dengan permintaan lain di perusahaan dikumpulkan dan otomatis menjadi surat pesanan. Surat pesanan ini secara elektronis dikirim melalui internet ke pemasok. Bagian keuangan otomatis mencatat transaksi ini dan transfer uang akan langsung dilakukan ke pemasok (apabila pembayaran di muka) atau kalau sudah ada berita pengiriman secara elektronis (apabila pembayaran di belakang).

Dengan perbedaan cara tersebut, maka diperoleh perbedaan-perbedaan dalam efisiensi, kecepatan dan sebagainya dalam proses pembelian seperti tercantum di tabel bawah ini.

78

Proses Lama (tradisional) Pembelian di luar kontrak (maverick buying) Potongan harga (volume) Proses administrasi Efisiensi karyawan Proses pembelian Jumlah kesalahan Banyak Sedikit Banyak kertas Rendah Lama Banyak

Proses Baru (e-pembelian) Sedikit Banyak Tanpa kertas Tinggi Cepat Sedikit

Dari data yang dikumpukan oleh Aberdeen Group pada bulan Juni 1999 mengenai pembelian barang MRO (maintenance, repair and operation), diperoleh data sebagai berikut. Pembelian tradisional (manual) Harga barang dan jasa Proses pembelian Biaya administrasi 7,3 hari $ 107 per permintaan pembelian Pembelian dengan internet (e-pembelian) 5%-10% berkurang 2 hari $ 30

Biaya persediaan

25% - 50% berkurang

Di atas disinggung mengenai apa yang dinamakan pembelian di luar kontrak (maverick buying). Jenis pembelian ini terjadi apabila pembeli tidak puas dengan pemasok yang kurang responsif, dan tidak mampu memenuhi ketentuan dan persyaratan pembelian perusahaan. Dihadapkan dengan pengalaman ini, seolaholeh pembeli di fait a compli untuk membeli dari sumber di luar kontrak. Banyak manajemen mentolelir praktek ini karena alasan kepentingan kelangsungan operasi perusahaan, karena apabila tidak, terpaksa dilakukan proses pembelian ulang yang

79

makan waktu dan membahayakan kelangsungan operasi perusahaan. Kerugiankerugian dari pembelian semacam ini adalah : Kalau dibiarkan terus-menerus, maka hal yang merupakan penyimpangan dari kebijakan, lalu malah menjadi kebijakan. Pembelian semacam ini dapat meliputi 40% dari seluruh pembelian dan karena umumnya dilakukan dengan dasar harga eceran (bukan harga kontrak), maka lebih tinggi dari seharusnya. Mengurangi hak memperoleh potongan harga karena pembelian banyak. Memerlukan tampahan otorisasi atau persetujuan, untuk menghindari temuan akuntan sehingga menambah waktu pembelian.

C. SOLUSI SISI-PEMBELIAN. Aplikasi untuk solusi sisi pembelian atau buy-side solution ini adalah solusi dari satu pembeli untuk banyak penjual dengan menggunakan teknologi internet. Inilah yang sebenarnya disebut dengan e-pembelian secara penuh. Secara umum, pada dasarnya, pembelian dapat dilakukan dengan 3 cara berikut ini. 1. Dengan cara tradisional. Dengan secara manual, dengan surat menyurat biasa atau dibantu dengan telepon, facs dan sebagainya. Dengan melalui website pemasok (satu pemasok) Secara elektronik, dengan internet, tetapi langsung ke alamat salah satu pemasok yang dipilih, misalnya ke amazon.com (beli buku) atau ke polaroid.com (beli peralatan potret) atau ke dell.com (kalau beli komputer) Dengan buy-side solution dan menggunakan aplikasi tertentu (banyak pilihan pemasok) Secara elektronik, dengan internet, dengan aplikasi buy-side, dengan mencari dan memilih dari sejumlah katalog pemasok yang disediakan oleh aplikasi.

2.

3.

Di atas sudah disinggung bahwa pembelian secara elektronis dengan teknologi internet dapat dilakukan secara langsung ke pemasok melalui web sitenya atau melalui aplikasi khusus yang disediakan oleh perusahaan membuat aplikasi epembelian. Secara bagan, perbedaan antara ke dua bentuk atau cara pembelian tersebut dapat dilihat seperti dibawah ini. Pembelian langsung ke pemasok dilakukan apabila sudah mengetahui hendak beli ke pemasok mana dan alamat web site nya apa. Ini misalnya kalau pemasok hanya satu atau pemasok yang dianggap handal hanya satu.

80

ePembelian langsung ke Pemasok

Buyer Internet

Web Site Supplier

Sedangkan cara ke dua ditempuh apabila ingin mencari pemasok yang terbaik di antara pemasok yang ada dalam hal harga, mutu dan persyaratan lain. Ini umumnya pembelian untuk barang-barang yang sumbernya banyak.

ePembelian dengan Aplikasi Buy-Side

Sellers

Knowledge Hub Buyer Directory

Di tabel bawah akan diberikan beberapa nama perusahaan yang menyediakan aplikasi buy-side yang dapat diakses oleh pembeli. Mereka menyewakan aplikasi ini kepada para klien apa pelanggan dengan harga tertentu disamping dikenakan biaya pemasangan. Penyewa dapat menggunakan fasilitas yang diberikan aplikasi ini

81

melalui internet. Salah satu yang paling banyak digunakan perusahaan adalah Ariba, karena mempunyai anggota pemasok sebanyak lebih dari 6000 yang dapat dihubungi oleh pembeli melalui internet. Cara penggunaannya ialah dengan pembayaran installation fee dan uang langganan bulanan. Ariba menawarkan beberapa program aplikasi yang seperti dalam tabel tersebut yang dapat dimanfaatkan oleh para pembeli. Beberapa perusahaan pemberi jasa buy-side application : Vendors Ariba Clarus CommerceOne Oracle SAP Website URLs (Uniform Resource Locator) www.ariba.com www.claruscorp.com www.commerceone.com www.oracle.com www.sap.com Product Name Ariba Buyer, Ariba Buyer ASP Edition Clarus eProcurement BuySite Strategic Procurement B2B Procurement

Bagaimana cara buy-side solution atau e-pembelian ini bekerja, dapat dijelaskan secara singkat sebagai berikut ini. eProcurement solution (buy-side solution) dapat diperoleh melalui web browser, sehingga tidak perlu tenaga khusus. Aplikasi ini dirancang cukup gampang dan sederhana untuk digunakan, tidak memerlukan pelatihan khusus. Untuk menggunakan eProcurement solution, tersedia katalog untuk setiap pemasok yang menjadi pengisi solusi tersebut. Tipikal cara pencarian ialah nama kata kunci, nama pabrik, jenis produk, gambar produk, ukuran produk, lokasi agen dan sebagainya. Para calon pembeli dapat memilih dari ribuan katalog yang ada. Cara pembelian dipandu dengan gampang, berurutan dan sistimatis, sehingga memudahkan pembeli. Aplikasi juga menyediakan jasa untuk mengumpulkan berapa yang sudah dibelanjakan pembeli untuk golongan barang tertentu dan kepada setiap pemasok, sehingga memudahkan pembeli memonitor pembelanjaannya. Surat Pesanan dapat dikirim melalui email, fax, EDI atau melalui hubungan internet dengan website pemasok. Demikian juga komunikasi mengenai tanggal pengiriman, cara pengiriman, status barang dan sebagainya dilakukan melalui internet.

82

Pembayaran dapat dilakukan dengan pembayaran biasa, EDI atau hubungan internet langsung ke website pemasok. Hal-hal di atas dapat dilakukan dengan cepat sehingga sangat mengurangi waktu para pembeli.

Beberapa data mengenai Ariba Nama : ARIBA Jumlah pemasok yang terdaftar Jumlah pelanggan Solusi yang ditawarkan Website : www.ariba.com : Lebih dari 6000 lengkap dengan katalog masing-masing : 178 perusahaan : Analysis solution Sourcing solution Procurement solution Supplier network solution Industry solution

Salah satu pelanggan yang besar adalah Caltex dengan penjelasan singkat berikut ini : Caltex adalah perusahaan internasional joint venture antara Chevron dan Texaco di bidang industri minyak bumi dan hasil-hasilnya. Caltex menggunakan Ariba eProcurement solutions untuk melakukan epembelian barang-barang : MRO capital equipments supplies dan aplikasi Ariba dengan mudah dapat diintegrasikan dengan sistem internal Caltex mengenai email, sistem SAP R/3, electronic payments dan logistics system. Caltex mengharapkan suatu penghematan antara 10-20% dalam biaya pembelian yang bernilai lebih dari $ 10 milyar per tahun.

D. AUCTION DAN REVERSE AUCTION Auction atau penjualan lelang adalah struktur pasar elektronis dimana seorang penjual dapat menawarkan barang atau jasa dan dapat mencapai banyak pembeli melalui internet. Misalnya suatu perusahaan mempunyai sejumlah surplus komoditas karena kehilangan kontrak atau sebab lain, maka aplikasi penjualan lelang ini paling tepat digunakan untuk mendapatkan harga jual yang baik. Reserve auction atau pembelian lelang adalah struktu pasar elektronis dimana seorang pembeli dapat mencantumkan permintaan penawaran kepada banyak penjual untuk mendapatkan harga dan persyaratan paling baik. Sebagai contoh, The

83

Quaker Oats Company, suatu perusahaan internasional yang menjual makanan dan minuman, mengumumkan bahwa mereka berhasil menghemat $8,5 juta dari pembelian sejumlah $ 59 juga, dengan pembelian langsung melalui FreeMarkets online auction. Ada beberapa tipe pelelangan seperti dijelaskan di bawah ini. Cara Inggris : Peserta melakukan penawaran dalam forum terbuka, setiap penawar menawar lebih tinggi dan pemenang adalah penawar tertinggi. Mungkin ini prinsipnya hampir sama dengan lelang cara Amerika dalam acara amal. Cara Belanda : Suatu barang ditawarkan dengan harga setinggi mungkin, dan dengan jumlah yang tetap penawaran diturunkan, sampai ada yang menawar. Penawar pertama adalah yang menang. Cara Jepang : Penawaran mulai dengan harga paling rendah dan setiap kali dinaikkan, mereka yang mau menyatakan terus ikut, sampai hanya satu yang mau ikut, yang menjadi pemenang. Penawaran tertutup : Setiap penawar diberikan kesempatan sekali untuk menawar secara tertutup dan penawar tertinggi ialah yang menang. Permintaan penawaran terbuka : Dalam suasana terbuka, penawar memberikan spesifikasi mengenai penawarannya termasuk harga, jumlah, persyaratan kredit dan faktor-faktor lain. Juru lelang memilih pemenang sesudah mengevaluasi semua faktor. Permintaan penawaran tertutup : Dalam suasana rahasia, penawar diberikan kesempatan menawarkan sekali dengan spesifikasi termasuk harga, jumlah, persyaratan kredit dan faktor lain. Juru lelang memilih pemenang sesudah mengevaluasi semua faktor.

84

Yang berikut adalah beberapa perusahaan yang menghasilkan aplikasi pelelangan. Vendors Ariba FairMarket FreeMarket Moai Technologies Tradeout.com Web Site Address www.ariba.com www.fair www.freemarkets.com www.moai.com www.tradeout.com Model Software and ASP Hosting Hosting Horizontal Reverse Auction Specialist Horizontal Horizontal

E. PEMBELIAN STRATEGIS, PEMBELIAN TRANSAKSIONAL DAN PEMBELIAN SPOT. Dalam hubungan dengan e-pembelian, ada baiknya kalau disinggung mengenai beberapa jenis pembelian, dilihat dari cara pembelian yang menyangkut kebutuhan barang tertentu, yaitu pembelian strategis (strategic buying), pembelian transaksional (transactional buying) dan pembelian spot (spot buying). Pembagian jenis pembelian ini akan menentukan pula perbedaan penggunaan atau pemilihan solusi buy-side yang di singgung di atas. Pembelian strategis. Adalah pembelian yang menyangkut seleksi pemasok, negosiasi kontrak dan manajemen pemasok, yang menuju pada kontrak jangka panjang antara pembeli dan pemasok. Pembelian transaksional. Adalah pembelian yang dilakukan berdasarkan kontrak yang sudah dibuat bersama. Pembelian spot. Adalah pembelian yang biasanya dilakukan satu kali saja, misalnya apabila ada pesanan mendesak, pembelian untuk mengganti kontrak yang tidak dapat dipenuhi pemasok, pembelian yang kecil-kecil yang tidak memerlukan negosiasi dan sejenis itu.

85

Perbedaan antara Pembelian Strategis dan Pembelian Transaksional. Pembelian Strategis Tujuan Membuat dan memelihara hubungan jangka panjang antara pembeli dan penjual. Membuat perbandingan antar pemasok dan melakukan negosiasi kontrak. Membantu mengurangi biaya/harga barang. Analisis data, negosiasi kontrak , membangun kerjasama Bukan pekerjaan rutin. Reverse auction solution. Pembelian Transaksional Proses transaksi sesuai dengan kontrak yang sudah disetujui. Membuat pesanan kepada pema sok. Membantu mengurangi biaya proses pemesanan. Cukup mampu membeli melalui internet. Pekerjaan rutin. Buy-Side solution.

Aktivitas utama Dampak Ketrampil an yang diperlukan Sifat Platform teknologi yang sesuai.

Sumber : Stephens Inc.

F. PERBEDAAN ANTARA MATERIAL LANGSUNG DAN MATERIAL TIDAK LANGSUNG. Dalam perusahaan, pembelian yang dilakukan umumnya meliputi dua jenis barang atau material, yaitu material langsung dan material tidak langsung. Yang disebut dengan material langsung (direct materials) adalah material yang digunakan dalam proses produksi, yaitu bahan mentah, bahan penolong dan bahan setengah jadi. Sedangkan material tidak langsung (indirect materials) adalah barang yang digunakan untuk operasi dan pemeliharaan atau barang MRO. Tergantung dari jenis perusahaan, perbandingan antara ke dua jenis material tersebut sangat berbeda. Perusahaan manufaktur yang padat karya, mempunyai proporsi material langsung yang sangat besar, sedangkan perusahaan manufaktur padat modal kurang lebih mempunyai perbandingan yang hampir sama antara material langsung dan material tidak langsung ini. Dalam perusahaan jenis terakhir ini, material tidak langsung berupa material dan suku cadang untuk semua jenis perlengkapan yang digunakan dalam industri. Dalam suatu perusahaan jasa, mungkin material langsung ini tidak ada sedangkan material tidak langsung berupa barang-barang seperti alat tulis

86

menulis, perlengkapan kantor dan sejenis itu. Keduanya tidak hanya berbeda dalam tujuan penggunaan, tetapi berbeda juga dalam hal-hal lain misalnya dalam cara pembukuan, dalam tingkat pengawasan, dalam perlakuan logistik, tingkat biaya, tingkat otomatisasi dan sebagainya. Secara lebih lanjut, perbedaan antara keduanya dapat diuraikan pada tabel di bawah ini. Perbedaan antara Material Langsung dan Material Tak Langsung Material Langsung Penggunaan Akuntansi Kebutuhan logistik. Tingkat pengawasan. Biaya proses dibanding dengan transaksi. Tingkat otomatisasi dalam pembelian strategis. Tingkat otomatisasi dalam pembelian transaksional. Platform teknologi e-pembelian strategis. Platform teknologi e-pembelian transaksional. Produksi Cost of good sold. Ketat, mutlak perlu tepat waktu. Tinggi Rendah Material Tak Langsung Operasi, pemeliharaan, reparasi, penunjang. Overhead. Lebih longgar, kecuali untuk pemeliharaan. Sedang Tinggi

Rendah

Rendah

Tinggi

Rendah

Reverse auction

Reverse auction

Buy Side solution.

Buy Side solution

Sumber : Stephens Inc. Disamping itu masih perlu dibedakan pula mengenai material tidak langsung (MRO), yaitu antara material MR (maintenance, repair) dan O (operations) karena masing-masing mempunyai sifat yang berbeda sehingga memerlukan perlakuan

87

yang berbeda pula, meskipun ke duanya memerlukan solusi atau aplikasi epembelian yang sama (buy-side solutions atau reverse auction solution) Pembelian Barang MR dan Pembelian Barang O. Barang Maintenance dan Repair Termasuk Keperluan terinte grasi dengan manajemen aset Keperluan ketrampilan. Harga. Keperluan logistik Tools, material, suku cadang Tinggi Barang Operations Peralatan kantor, statione ry dan sejenisnya. Rendah

Tinggi Relatif tinggi Ketat

Rendah Relatif rendah Kurang ketat.

Sumber : Stephens Inc setelah disempurnakan. Di atas telah dibedakan antara pembelian strategis dan pembelian transaksional. Selanjutnya perlu dibedakan lebih lanjut pula antara pembelian transaksional dan pembelian spot dan sekaligus menunjukkan platform teknologi e-pembelian mana yang dianggap paling sesuai dengan ke dua jenis pembelian tersebut. Perbedaan tersebut dicantumkan dalam tabel di bawah. Berdasarkan analisis perbedaan tersebut, para pakar menyarankan bahwa platform teknologi yang paling cocok digunakan untuk pembelian spot ialah centralized trading portal, sedangkan buy-side solution lebih cocok digunakan untuk pembelian transaksional seperti telah disinggung di depan. Hal tersebut cukup masuk akal, karena pembelian spot bersifat satu kali saja, jadi tidak memerlukan komunikasi dan koordinasi lebih lanjut dengan pemasok. Sedangkan sifat dari pembelian transaksional adalah pembelian yang berlangsung lama, yang dilakukan berulangulang berdasarkan kontrak yang sudah ada. Untuk itu diperlukan aplikasi yang cocok untuk memelihara hubungan jangka panjang, termasuk sistem pendataan, pengawasan, pemilahan dan sejenisnya baik dalam hal jumlah transaksi pembelian, jenis pembelian, jumlah pembayaran, kelompok pemasok, dan sebagainya. Hal-hal tersebut tersedia dalam buy-side solution seperti akan dijelaskan lagi dalam tulisan di bawah ini.

88

Perbedaan antara Pembelian Spot dan Pembelian Transaksional Pembelian Spot Sifat transaksi Situasi pelaksanaan Sekali saja Kebutuhan tidak dapat diperkirakan. Kebutuhan mendesak. Pemasok yang ada tidak mampu memenuhi kontrak. Pengetahuan pasar Pembeli biasanya tidak tahu pemasok mana yang mempunyai barang Mencari pemasok dan membandingkan harga. Makin banyak pemasok dan pilihan, makin baik. Pembebanan langsung. Pembelian Transaksional Berulang kali berdasarkan kontrak yang sudah ada. Kebutuhan dapat diperkirakan Kebutuhan barang telah ditutup dengan kontrak yang sudah ada. Pemasok yang ada mampu memenuhi kontrak. Pembeli dapat memesan melalui internet perusahaan atau menge tahui pemasok mana yang dapat menjual barang. Membuat pemesanan kepada rekanan yang sudah ada. Makin cepat & makin gampang proses pembelian, makin baik. Melalui pembukuan inventory.

Kegiatan utama Pilihan pembeli Pembukuan material

Sumber : Stephens Inc. Bagi pembelian spot, sentralized trading portal seperti catalog shopping malls, auctions atau exchanges memberikan keuntungan-keuntungan seperti berikut ini : Portal tersebut mengumpulkan pemasok sehingga pembeli dapat dengan mudah mencari dan membandingkan antar pemasok. Portal tersebut mengumpulkan pembeli sehingga pembeli dapat memperoleh keuntungan pembelian dalam jumlah besar. Portal dapat mempertemukan pembeli dan pemasok yang sebelumnya belum mengenal. Portal dapat mengumpulkan informasi permintaan sehingga pemasok dapat mengelola aliran pengiriman dengan lebih baik. Portal dapat mengumpulkan data transaksi yang tersebar sehingga pembeli dapat mengelola aliran permintaan dengan lebih baik dan mengurangi permintaan dan pembelian mendesak di waktu yang akan datang.

89

Sebaliknya hubungan langsung antara pembeli dan penjual melalui buy-side solutions paling cocok untuk pembelian transaksional karena berbagai keuntungan berikut ini. Pembeli sudah mempunyai kontrak dengan penjual sehingga mereka mengetahui siapa menjual apa, sehingga tidak perlu lagi mengadakan perbandingan harga dan sebagainya. Pembeli dapat bekerja secara lebih efisien dan dapat menggunakan waktu untuk kegiatan lain yang lebih berguna. Hubungan dengan pemasok dapat dipelihara dengan baik untuk jangka waktu panjang.

G. CARA PEMBAYARAN DALAM E-PEMBELIAN. Dalam e-commerce, tidak hanya menyangkut pembelian dan penjualan tetapi juga menyangkut cara pembayaran. Oleh karena itu pengembangan teknologi internet tidak hanya memberikan jasa pembelian dan penjualan, tetapi juga memberikan fasilitas pembayaran atau penyelesaian transaksi keuangannya dengan suatu fasilitas yang aman, cepat, terkendali baik dalam hal penagihan maupun pembayarannya. Dalam e-pembelian ada tiga jenis sistem pembayaran yang dapat dilakukan, yakni : Dengan cara tradisional biasa. Dengan pengiriman faktur, pembayaran dengan check, atau mail atau telegraphic transfer. Ini sudah kurang sesuai lagi dengan e-pembelian, karena lama, perlu administrasi banyak dan makan kertas, tenaga dan waktu. Jadi secara umum proses lebih lama dan biaya proses lebih mahal. Dengan Electronic Funds Transfer (EFT) Pada dasarnya, EFT adalah transfer chek secara elektronis dan dikirim melalui Automatic Clearing House (ACH). EFT lebih murah biaya prosesnya tetapi memerlukan pengaturan terlebih dahulu antaa pembeli dan penjual, dengan asumsi sama-sama jujur. EFT memerlukan dana langsung, hanya memberikan informasi minimal.

90

Dengan Purchase Cards (P-Cards) Yang lebih banyak dan umum digunakan ialah P-Cards yang sangat mirip dengan credit card biasa, tetapi ada kelebihannya, yaitu dilengkapi dengan kontrol, informasi dan dengan persyaratan yang berbeda. Juga P-Cards tidak perlu bentuk fisik plastik seperti halnya dengan credit cards. Seperti halnya dengan credit cards, P-Cards tidak memerlukan dana langsung, tetapi mendapat semacam kredit untuk beberapa waktu, ada jaminan pembayaran bagi pemasok, banyak diterima oleh kalangan pemasok, memberikan informasi lebih lengkap, namun pemasok dikenakan fee 2% untuk setiap pembayaran.

Keuntungan dan kerugian menggunakan EFT dan P-Cards akan menentukan, apakah pembeli akan membayar dengan menggunakan cara EFT atau cara P-Cards. Dalam hal pembelian kecil-kecil, biasanya biaya 2% yang dikenakan pada pemasok ini tidak dibebankan pada pembeli, namun dalam hal pembelian dalam jumlah besar atau kalau keuntungan pemasok kecil, maka biaya 2% ini dikenakan pada pembeli. Di sinilah biasanya pembeli perlu menentukan, mana yang dipilih, menggunakan EFT (dana langsung dan tidak kena 2%) atau menggunakan P-Cards (dapat kredit kira-kira satu bulan tapi tambah biaya 2%). Pilihan ini persis sama kalau sekarang ini kita beli alat-alat elektronik, peralatan rumah dan kantor seperti TV, lemari es, dan sejenisnya atau peralatan sound systems di toko-toko di Jakarta, dimana kalau kita bayar dengan kartu kredit, dikenakan tambahan biaya 2%. Sebaliknya tambahan biaya tersebut ditanggung pemasok, apabila kita membayar di restoran, beli tekstil, belanja di super market dan beli keperluan sehari-hari yang lainnya.

The Purchasing Card Process

SUPPLIERS Pay Bill Spending Reports One Invoice & Varied Reports One Payment Management -Operations -Purchasing -Finance CLIENT Place Orders Receive Goods and Services End Users

Merchant Banks Processors Card Issuer BANKING NETWORKS

Sumber : Lane and Lane

91

MITOS DAN REALITAS DALAM E-PEMBELIAN

A. MITOS ATAU REALITAS. Banyak perusahaan yang yakin bahwa e-pembelian adalah suatu terobosan baru dalam manajemen pembelian, dengan memanfaatkan kemajuan teknologi informasi yaitu gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi. Namun tidak sedikit yang masih bersikap skeptis dan menganggap bahwa kesuksesan yang dicapai perusahaan yang telah mempraktekkan e-pembelian tersebut dan beberapa keunggulan yang diagung-agungkan mengenai e-pembelian hanya mitos saja, dan bukan kenyataan. World Research, suatu perusahaan yang biasa melakukan riset pasar mencatat beberapa alasan utama mengapa sementara pembeli tidak mau melakukan pembelian secara elektronis, yaitu karena takut para hackers, ketiadaan produk yang diinginkan, tidak dapat melihat secara langsung produk yang akan dibeli, harus membuka data pribadi, desain penawaran yang tidak menarik, reputasi dari perusahaan dan takut produk yang dibeli atau uang akan hilang. Reasons for not buying online Fear of hackers Lack of products Cant see the products Must reveal personal information Poorly designed site Companies reputation Afraid of money or merchandise getting lost Other reasons 21% 16% 15% 13% 8% 6% 6% 15%

CoreHarbour Inc. telah beberapa waktu lamanya mengamati dan mencoba menguraikan hal-hal dengan melihat sepuluh hal yang paling banyak diragukan oleh sementara perusahaan tersebut. Hal-hal dimaksud adalah sebagai berikut ini. 1. 2. eProcurement technology. Operating resource spending.

92

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Supplier consolidation. Role of purchasing professionals. Strategic sourcing. Electronic catalogs. Supplier websites. P-Cards. Technology costs. ROI.

Secara berurut, mitos-mitos di atas akan dijelaskan dalam uraian singkat sebagai berikut ini.

B. TEKNOLOGI E-PEMBELIAN. Mereka yang masih meragukan mengatakan bahwa teknologi e-pembelian adalah sesuatu yang masih baru dan baru merupakan teknologi yang belum terbukti. Terhadap pendapat ini, beberapa data yang dapat diberikan dapat menangkis mitos di atas, antara lain misalnya perkembangan pasar B2B (business to business) dari tahun 1998 sampai tahun 2000 dan perkiraan sampai dengan tahun 2003 menunjukkan kecenderungan yang naik secara tajam, seperti terlihat di grafik di bawah ini. Disamping itu, menurut beberapa pakar, banyak sekali perusahaan yang telah menggunakan e-pembelian ini dan masih banyak lagi yang telah merencanakannya. Most organizations (79,5%) use the Internet to identify new suppliers and half collaborate with suppliers online (Forrester/NAPM) 90% of buyers will conduct transactions over the Internet by 2002 (Purchasing Magazine) A majority of companies (61%) buy some indirect materials online (Forrester/NAPM) By 2003, the majority of the Global 2000 and the substantial number of small to mid-sized companies will have implemented eProcurement (Meta Group)

93

Growth of B2B Market

$B
1400 1200 1000 800 600 400 200 0 1998 1999 2000 2001 2002 2003 Savings

Savings Transaction

Transaction : by Gartner Group Savings : by Giga Information Group

C. PEMBIAYAAN ONGKOS OPERASI. Beberapa perusahaan menganggap bahwa pengeluaran atau pembiayaan untuk operasi tidak cukup besar untuk membenarkan investasi di bidang e-pembelian. Perusahaan yang mengatakan demikian mungkin hanya melihat bahwa yang dimaksud dengan biaya operasi pembelian mungkin hanyalah biaya pembelian saja atau mungkin juga harga pembelian barang, sedangkan sebenarnya jauh lebih besar dan lebih banyak dari itu. Biaya operasi meliputi harga barang (MRO), biaya kapital persediaan barang, biaya jasa, dan sebagainya. Perusahaan tipikal mengeluarkan biaya untuk operating antara 35% - 50% sedangkan perusahaan manufaktur dapat mencapai antara 55%-70% dari keseluruhan biaya.

94

Companies typically spend 35%-50% of revenues on operation resources.

Profit 12%

Taxes 12%

OpRes 36%

HumRes 15% ManRes 25%

OpRes ManRes HumRes Profit Taxes

Sumber : Killen & Associates Dalam e-pembelian, ada 10 kategori biaya yang merupakan target utama pengurangan biaya, yaitu sebagai berikut ini, bersama dengan prosentase pengurangannya. Advertising Packaging materials Telecommunications Temporary Services Printing Raw Materials/Resale Purchases Travel Computer Hardware/Software Office Equipment Office Supplies 21% 23% 29% 31% 36% 48% 58% 61% 69% 82%

Sumber : Deloitte Consulting : Leveraging the e-business marketplace

95

D. KONSOLIDASI PEMASOK. Sementara itu ada beberapa perusahaan yang menganggap dan merasa belum siap untuk melakukan e-pembelian karena belum selesai atau belum melakukan rasionalisasi jumlah pemasoknya. Memang rasionalisasi adalah langkah untuk melakukan pemilihan pemasok, suatu langkah yang strategis, suatu strategic sourcing. Namun melakukan rasionalisasi bukan merupakan salah satu prasarat yang penting dalam melakukan e-pembelian, tetapi justru lebih merupakan akibat dari melakukan e-pembelian. Disamping itu, melakukan rasionalisasi dapat dilaksanakan bersamaan dengan melakukan e-pembelian, untuk menghemat waktu. Jadi, tidak harus seperti berikut ini, Strategic Sourcing eProcurement Implementation

Tetapi dapat seperti berikut, untuk menghemat waktu.

Strategic Sourcing

eProcurement Implementation

E. PERAN PEMBELI PROFESIONAL. Beberapa perusahaan mengira bahwa para pembeli profesionalnya kelihatannya telah menguasai dan mengawasi proses pembelian dengan baik, jadi untuk apa lagi melakukan e-pembelian. Perusahaan semacam ini melihat bahwa tugas pembeli profesional tetap statis dari waktu ke waktu, yaitu berkisar pada tugas-tugas tipikal seperti berikut ini. Mencari sumber pembelian. Meminta penawaran, melakukan evaluasi dan negosiasi. Mencari permintaan barang yang hilang. Menyiapkan surat pesanan. Menindak lanjuti surat pesanan. Menjelaskan pemakai tentang status pesanan barang. Mencari permintaan barang yang hilang.

96

Menindaklanjuti pembayaran yang belum selesai. Melakukan pengawasan mutu barang. dan sebagainya.

Dalam waktu 10 tahun yang akan datang, banyak dari kegiatan-kegiatan tersebut akan hilang karena meningkatnya otomatisasi, banyak hal diserahkan pada pelanggan/pemakai atau pemasok. Secara online para pihak yang tersangkut dengan pembelian dapat langsung mengetahui status. Secara online pula pengapalan diberitahukan, pembayaran dilakukan. Dengan demikian, tugas pembeli bergeser dari tugas rutin seperti di atas menjadi tugas-tugas lain yang sebelumnya tidak sempat dikerjakan dengan serius, seperti : Mencari dan menseleksi pemasok strategis. Mengusahakan pemusatan pembelian. Mengelola hubungan dan kerjasama dengan pemasok. Mengelola administrasi katalog. Mencari pemasok untuk barang yang tidak ada di katalog.

Untuk itu, diperlukan juga semacam perubahan sikap, tingkah laku, kebiasaan atau dengan perkataan lain perubahan budaya kerja, seperti : Pengawasan terpusat tentang kontrak. Lebih banyak menggunakan pemasok terpilih. Beralih dari telepon dan fax ke online. Lebih menguasai teknologi informasi. Beralih dari tandatangan fisik ke tandatangan maya. Lebih mengawasi dan mengendalikan biaya. Menata kembali peran dan tanggung-jawab.

F. SUMBER PEMBELIAN STRATEGIS. Beberapa perusahaan yang masih enggan menggunakan e-pembelian berdalih bahwa telah banyak diraih penghematan dengan melakukan pemilihan pemasok secara baik. Memang dapat diakui bahwa dengan memilih pemasok secara baik, diperoleh penghematan-penghematan besar khususnya dalam harga barang. Namun penghematan tidak hanya dari itu. Banyak jenis penghematan lain yang tidak dapat diperoleh dengan cara memilih pemasok yang baik saja, tetapi hanya diperoleh dengan menggunakan e-pembelian. Tambahan penghematan dapat diperoleh dari e-pembelian mengenai hal-hal sebagai berikut ini. Memperlancar arus kerja dan mengurangi biaya prosesing. Mengurangi persediaan. Mengendalikan pembelian di luar rencana. Meningkatkan kemampuan negosiasi. Mendapatkan potongan harga karena volume.

97

Strategic Sourcing Supported by eProcurement will yield long term savings.

Savings Capture $ Strategic Sourcing with eProcurement

Strategic Sourcing without eProcurement Time Contract Compliance

Strategic Sourcing

Mengapa penghematan tanpa penggunaan e-Pembelian cenderung untuk mengendur, dapat dijelaskan karena hal-hal sebagai berikut ini. Karyawan cenderung untuk melupakan dan tidak memperdulikan lagi. Karyawan datang dan pergi, terus berganti. Pemasok dapat saja kembali ke harga semula yang lebih mahal. Penghematan-penghematan lain di luar harga pembelian tidak dapat diperoleh.

98

Langkah-langkah Mencari sumber barang yang diperlukan, minta barang tsb biasanya dengan formulir yang memerlukan satu atau lebih orang. Permintaan pembelian, kirim ke bagian pembe lian untuk persetujuan dan pelaksanaan. Melaksanakan pembe lian barang atau jasa. Memerintahkan untuk pengapalan. Penerimaan Administrasi pembayar an/keuangan Biaya kesalahan peme sanan dan pengembali an barang.

Perkiraan Biaya

Kesempatan untuk Penghematan YA

Perkiraan biaya $50 (kebanyakan waktu digunakan mencari barang yang diperlukan dan pemasok, mengisi formulir, dan mendapatkan persetujuan) Perkiraan biaya $25 (meneruskan persetujuan ke bagian pembelian untuk tindak lanjut) Biaya pembelian individual tanpa penggabungan +10% (dengan rata rata pembelian $ 100 = $10) Perkiraan biaya dengan tidak meng gabungkan pengapalan untuk lebih efisien +5% (dari $100=$5) Perkiraan biaya penimbunan barang = surplus x ROI Perkiraan biaya penyelesaian dan adminstrasi manual = $10 3% dari pesanan = $3

YA

YA

YA

YA YA YA

Perkiraan biaya total = $ 104.00

Sumber : Lane and Lane

G. KATALOG ELEKTRONIK. Alasan lain yang dapat dikemukakan oleh perusahaan yang masih segan menggunakan e-pembelian ialah bahwa kebanyakan pemasok belum

99

mengembangkan katalog elektronik. Hal ini memang dapat dimengerti karena pemakai barang harus mampu mencari dan memilih barang yang tepat. Ini sangat dibantu dengan penggunaan katalog elektronis. Katalog adalah diskripsi dari barang-barang yang dijual oleh pemasok. Katalog ini biasanya berisi deskripsi barang, harga, dimensi, gambar, model atau tipe dan kadang-kadang grafik. Betatapun pentingnya katalog ini bagi pembeli dan pemakai barang, namun tidak semua pemberian barang harus mempunyai katalog, dalam arti spesifikasi dalam gambar, karena spesifikasi yang tepat dapat diberikan dengan deskripsi kata-kata dengan tepat misalnya barang-barang seperti : chemicals, cements, medicines, bulk materials, dan sebagainya.

Katalog dapat diganti dengan deskripsi kata-kata atas permintaan. Memang penggunaan katalog atau pengganti katalog seperti ini kurang memadai dan akan menghambat kelancaran e-pembelian, namun tidak menghalangi pelaksanaan epembelian itu sendiri. Yang diperlukan oleh pembeli dan yang dapat diberikan oleh pemasok tidak hanya katalog saja, tetapi juga manajemen isi katalog, yaitu suatu sistem dimana pembeli, dengan menggunakan aplikasi bagi pembeli, dapat dengan mudah menemukan barang yang dicari di katalog tersebut. Mencari barang melalui katalog elekronik tidak memerlukan keahlian khusus, hanya ikut saja petunjuk dan logika yang ada, seperti mencari kode material, misalnya seperti contoh berikut ini. Nama grup barang Nama keluarga Nama kelas Nama komoditas Nama Fungsi : : : : : Office Equipment, Accessories and Supplies Office Supplies Writing instruments Ink and Lead Refills Pen Refills

Mengenai Katalog ini, memang diakui ada beberapa halangan dalam hubungan dengan e-pembelian, seperti : Cukup banyak pemasok tidak mempunyai katalog dalam format elektronik. Banyak pemasok yang mempunyai katalog elektronik tetapi terlalu banyak menggunakan diskripsi yang disingkat. Katalog harus selalu dimutakhirkan mengenai produk baru, produk yang sudah tidak diproduksi lagi, perubahan harga dan sebagainya. Pemasok harus menyediakan katalog dalam format yang gampang digunakan.

Metode untuk membuat dan mengelola katalog elektronik ada 2 macam, yaitu 1) dibuat dan dikelola oleh pemasok, 2) dibuat dan dikelola oleh pembeli, dan 3) dibuat dan dikelola oleh pihak ketiga.

100

Dibuat dan dikelola oleh pemasok. Dalam metoda jenis ini, pembuatan dan pengelolaan dilakukan oleh pemasok sebagai perluasan dari pembuatan katalog yang diterbitkan sebagai buku biasa. Biasanya katalog elektronik pertama-tama akan muncul di website pemasok. Pemutakhiran dilakukan dengan mudah dan murah. Transaksi jual beli dilakukan secara langsung antara pembeli dan pemasok. Kemudian katalog dapat tersedia juga di melalui portal aplikasi pembeli. Selanjutnya untuk pembeli langganan yang besar, katalog dapat tersedia dengan pass word tertentu bagi pembeli untuk membuka dan melakukan transaksi. Dibuat dan dikelola oleh pembeli. Dengan berkembangnya secar cepat teknologi e-pembelian, ada beberapa pembeli yang membuat dan mengembangkan sendiri katalog elektroniknya, yang merupakan pengembangan dari katalog internnya yang berbentuk buku cetakan, yang berisi data mengenai semua barang standard yang digunakan perusahaan. Keuntungannya ialah bahwa pemasok harus menawarkan barang sesuai dengan barang standard yang digunakan perusahaan. Kerugiannya ialah bahwa pembeli harus terus menerus memelihara dan memutakhirkan katalog tersebut. Ini memerlukan tenaga, waktu dan biaya yang tidak sedikit dan sering kali tidak dapat dilakukan oleh perusahaan. Dibuat dan dikelola oleh pihak ketiga. Metoda ketiga ialah bahwa katalog disiapkan dan dikelola oleh catalog service provider, yang secara khusus berusaha di bidang ini. Ini dianggap cara yang paling efisien dan murah dibandingkan dengan dua cara di atas. Beberapa contoh perusahaan yang menawarkan jasa ini misalnya Aspect Development, Peregrine (Harbinger), Requisite Technology, Saqqara, TPNRegister dan sebagainya.

H. SITUS JARINGAN PEMASOK. Banyak perusahaan yang mengira bahwa pembelian dengan menggunakan komputer sudah merupakan e-pembelian. Perlu dimengerti bahwa e-pembelian tidak sekedar menggunakan komputer atau mentransfer data secara elektronik. EPembelian ialah pembelian dengan menggunakan komputer tetapi pembelian dengan menggunakan komputer belum tentu e-pembelian, karena e-pembelian tidak hanya sekedar menggunakan komputer saja, tetapi menggunakan teknologi dan fasilitas internet. Pembelian dengan komputer. o Mungkin hanya menggunakan fasilitas intranet saja. o Mungkin hanya menggunakan fasilitas extranet. o Mungkin hanya menggunakan fasilitas intranet dan extranet.

101

o o

Mungkin hanya dengan EDI tradisional bukan atau belum EDI berbasis internet. Mungkin hanya melakukan limited sourcing.

Pembelian dengan teknologi internet. o Dapat melakukan transaksi langsung atau melalui portal dagang. o Dapat dengan berbagai jenis aplikasi buy-side solutions, aplikasi sell-side solutions, aplikasi exchange & auction solutions, atau aplikasi supply chain optimization solutions. o Menggunakan EDI berbasis internet. o Praktis melakukan global sourcing. o Manajemen alur kerja dilakukan secara otomatis dengan komputer.

I. KARTU-PEMBELIAN. Beberapa perusahaan merasa dan menganggap bahwa karena telah menggunakan purchase cards (P-Cards) , maka tidak perlu lagi mengembangkan e-pembelian. Sebetulnya antara P-Cards dan e-pembelian adalah hal yang berbeda sama sekali. Memang fasilitas P-Cards memberikan kemudahan yang besar dalam proses pembayaran, namun proses pembayaran hanyalah sebagian saja dari proses pembelian. Ada beberapa jenis P-Cards yang dikembangkan dalam menunjang proses pembelian, antara lain : Employee P-Card o Setiap karyawan dapat diberikan satu atau lebih P-Cards o Hanya karyawan yang disebutkan namanya dalam kartu berwenang menggunakannya. o Digunakan untuk membayar pembelian barang atau jasa sampai nilai tertentu. o Berlaku untuk semua pemasok. Ghosted P-Card (charge account) o Ini jenis P-Card yang berlaku untuk pemasok tertentu. o Semua pembelian oleh setiap karyawan yang memiliki kartu tersebut dibebankan ke kartu. o Penggunaan kartu cukup transparan antar karyawan. Expense Cards. o Adalah kartu yang digunakan umumnya untuk membayar biaya yang dikeluarkan dalam proses membeli, di luar harga barang itu sendiri.

102

Ghosted P-Card Process

Delivery of Goods and Services

Requisition End User Reconciliation

PO Suppliers

AP

Electronic Statement Bank

Source : CoreHorbor,Inc.

Keuntungan penggunaan P-Cards dikombinasikan dengan keuntungan pelaksanaan e-pembelian akan memberikan sinergi kesempatan mendapatkan keuntungan yang lebih besar. Beberapa keuntungan dari ke dua sistem tersebut adalah :

P-Cards * Tidak perlu biaya di muka * Berhubungan dengan hampir semua sistem pembukuan. * Dapat digunakan untuk pembe lian secara offline atau online. * Cepat dalam pelaksanaan. * Penyelesaian di belakang.

e-Pembelian * Pengendalian otomatik atas pembelanjaan. * Terintegrasi dengan sistim pendukung. * Mencatat secara terinci mengenai pembelanjaan. * Menintegrasikan data P-Cards * Proses pembelian di depan.

103

J. BIAYA TEKNOLOGI. Beberapa perusahaan menganggap bahwa biaya aplikasi e-pembelian terlalu mahal. Alternatifnya ialah memprogram sendiri aplikasi untuk e-pembelian ini. Aplikasi e-pembelian ialah ASP (Application Service Provider) yang umumnya dapat digunakan atas dasar sewa. Dibandingkan dengan pengembangan sendiri, ASP memberikan keuntungan-keuntungan sebagai berikut : Biaya infrastruktur murah. Tak perlu mencari dan mempekerjakan ahli IT yang langka dan mahal Hanya sekali mengenakan set up fee. Selanjutnya perlu membayar fee langganan bulanan Lebih lancar penggunaan. Biaya yang akan datang lebih gampang diprediksi.

Karakteristik dari ASP adalah : Mengkhususkan pada aplikasi. Dikelola secara terpusat. Memberikan jenis layanan banyak. Pembelian perangkat lunak sebagai layanan. ASP merupakan tuan rumah dan pengelola layanan. Aplikasi pelanggan melalui internet. ASP ideal untuk aplikasi e-commerce.

Cost Comparisons : ASP vs In-House Deployment ASP Setup Fee Rental Fee In-House Deployment IT Resources Hardware and software Upgrades Database licensing Improving networking Configuration and

installation

Maintenance costs Customer support Typically, APSs reduce costs by 30-50% !

Sumber : CoreHarbour, Inc

104

Oleh karena itu banyak perusahaan lebih memilih penggunaan aplikasi ASP daripada mengembangkan sendiri, dengan berbagai alasan. Forrestes Research mengumpulkan empat alasan utama yang dikemukakan oleh perusahaan. Kekurangan ahli sendiri Menghemat waktu Menghemat biaya Keunggulan jaringan 64% 27% 27% 27%

K. RETURN ON INVESTMENT (ROI). Beberapa perusahaan berpendapat bahwa kenaikan ROI untuk e-pembelian hanyalah ilusi belaka seperti halnya aplikasi pembelian lain, tidak terwujud dan terlalu dilebih-lebihkan. ROI adalah rasio antara keuntungan dan jumlah investasi perusahaan, baik dengan modal sendiri maupun modal pinjaman. Sebetulnya pembuktiannya apakah ROI naik atau tidak mudah saja. Apabila biaya berkurang, maka ROI tentu naik, karena dengan berkurangnya biaya, keuntungan akan bertambah, karena keuntungan adalah penjualan dikurangi dengan biaya. ePembelian ternyata dapat mengurangi biaya dalam berbagai bidang, baik langsung maupun tidak langsung. Pengurangan biaya langsung diperoleh dari : o Dari harga pembelian barang atau jasa. o Dari biaya proses pembelian. Pengurangan biaya tidak langsung diperoleh dari : o Percepatan dalam proses pembelian. o Dari pengurangan persediaan barang.

105

ELECTRONIC DATA INTERCHANGE (EDI)

A. PENGERTIAN EDI. Di depan telah banyak disinggung mengenai EDI ini. Oleh karena itu ada baiknya kalau mengenainya dibahas secara singkat seperti di bawah ini. Apa sebetulnya yang dimaksud dengan EDI tersebut ? Douglas M.Lambert memberikan definisi sebagai berikut ini mengenai EDI EDI can be defined as interorganizational exchange of business documentation in structured, machine processable forms atau Margareth A.Emmelhaniz memberikan definisi yang agak sedikit berbeda, namun pada hakekatnya sama, yaitu : EDI is the organization-to-organization, computer-to-computer exchange of business data in a structured, machine-processable format Jadi EDI pada hakekatnya adalah suatu saling hubungan bisnis melalui dokumen mesin, sebagai pengganti dokumen kertas. Kalau dokumen kertas ditransfer melalui pos, kurir, atau facs, maka dokumen di EDI ditransfer melalui CPU (central processing unit) komputer. Dibandingkan dengan cara pembelian biasa, yaitu dengan surat pesanan dalam bentuk kertas, maka akan tampak berbeda seperti bagan di bawah ini. Aliran kertas.

Bagian Pembeli lian

Komputer Pembeli

PO

PO

Pesanan Masuk

Komputer Penjual

Aliran EDI.

106

Bagian Pembeli an.

Aplikasi Purchasing pembeli.

Aplikasi Pesanan Masuk penjual

Cara pengiriman atau saling pengiriman dalam EDI ini dapat dalam dua macam, yaitu : Langsung ke beberapa pihak (one-to-many) Melalui perantara ke beberapa pihak (many-to-many)

One-to-many Supplier Manufacturer Supplier Supplier

Contoh penggunaan EDI dalam sistem one-to-many misalnya adalah sebagai berikut. Suatu petugas pembelian perusahaan menulis dalam file komputer, permintaan penawaran pada pemasok tertentu. sebagai pengganti mentik dalam kertas atau mencetak dari komputer, dan menghubungkan dengan komputer pemasok, dengan hubungan tilpon, pada waktu tertentu yang telah disepakati bersama. Sesudah melalui pembicaraan dan negosiasi melalui komputer, maka perusahaan tersebut mengirimkan pesanannya juga melalui komputer. Selanjutnya pemasok mempersiapkan barang yang dibeli, mengirimkan ke pemesan dan memberitahukan tentang pengiriman tersebut kepada pemesan. Sesuai dengan persetujuan mengenai waktu dan cara pembayaran, pemasok melakukan penagihan melalui komputer dan perusahaan pembeli tersebut selanjutnya melakukan pembayaran dan memberitahukannya juga melalui komputer.

107

Many-to-many Manufacturer Third Party Vendor Supplier

Manufacturer

Supplier

Manufacturer

Supplier

Dalam pengertian internet, intranet dan ekstranet, maka EDI masih termasuk dalam kategori ekstrantet, dan merupakan generasi pertama pelaksanaan pembelian dengan menggunakan teknologi internet. Langkah-langkah tipikal pembeli dalam menggunakan EDI adalah sebagai berikut ini. Pembeli mengeluarkan surat pesanan EDI kepada pemasok. Pemasok mengeluarkan konfirmasi EDI. Pemasok memasukkan pesanan EDI pembeli dalam sistem komputer intern. Pemasok mengeluarkan perintah angkut dengan EDI pada perusahaan pengangkut, kopi dengan EDI ke pembeli. Pemasok mengirimkan tagihan EDI ke pembeli mengenai barang yang dikirim. Perusahaan pengangkut memberitahukan perihal pengiriman ke pemasok dengan EDI. Perusahaan pengangkut mengirimkan tagihan biaya angkut dengan EDI ke pemasok atau pembeli sesuai perjanjian. Pembeli melakukan pembayaran dan memberitahukan kepada pemasok dan atau perusahaan pengangkut dengan EDI.

B. HUBUNGAN DENGAN VAN. Di atas telah disebutkan bahwa hubungan EDI antara komputer perusahaan satu dengan perusahaan lain dapat secara langsung, atau melalui jaringan pihak ketiga. Hubungan secara langsung lebih cocok apabila : Mitra dagang yang menggunakan hanya terbatas. Volume data yang ditranster sangat besar.

108

Perangkat keras dan perangkat lunak komunikasi yang digunakan saling sesuai (compatible) Kedua pihak tidak mempunyai potensi kesulitan dalam saling mengirimkan dan menerima informasi.

Namun banyak perusahaan yang lebih memilih dengan car kedua, yaitu melalui jaringan pihak ketiga. Jaringan pihak ketiga ini disebut juga value-added network (VAN). Tugas dari VAN ini hampir sama dengan tugas kantor pos yang menerima dan mengantarkan surat. Disamping memberikan layanan menerima dan meneruskan pesan elektronis, VAN memberikan layanan tambahan seperti : Terjemahan dalam-jaringan. Layanan konversi kertas. Layanan putar-keluar. Pengkodean dan penelitian keaslian. Pelatihan dan pencarian mitra bisnis. Laporan pengawasan dan audit.

Seller Compose and read Messages and Transactions

VAN Receives, Sorts, Sends

Buyer Compose and read Messages and Transactions

Dalam hal perusahaan memilih menggunakan fasilitas VAN, maka dalam memilih beberapa jenis yang ditawarkan di pasaran, beberapa check list berikut ini kiranya dapat membantu untuk menentukan pilihan. Apakah sebagian besar dari mitra dagang perusahaan juga menggunakan jenis VAN ini ? Apakah VAN memberikan layanan pelatihan dan pemasangan ? Apakah VAN ini dapat berhubungan dengan VAN yang lain ? Apabila demikian, berapa biayanya ? Apakah VAN ini mempunyai prosedur pengamanan yang mencukupi ?

109

Apakah VAN ini mempunyai kemampuan untuk menangani semua protokol komunikasi yang digunakan perusahaan ? Apakah VAN ini memberikan asistensi teknik secara lokal ? Apakah VAN ini mempunyai alat pemeriksa apakah pesan ada di kotak surat betul-betul benar dan bukan junk EDI ? Apakah VAN ini mempunyai prosedur untuk mencari data kembali dalam hal ada kegagalan ?

C. PERLENGKAPAN PENGGUNAAN EDI. Untuk menggunakan EDI tentu saja diperlukan perlengkapan-perlengkapan tertentu, yaitu berupa perangkat keras dan perangkat lunak. Disamping itu, diperlukan juga suatu format standard, karena seperti dapat dicermati dari definisi EDI, EDI adalah transmisi data bisnis dari komputer-ke-komputer dengan menggunakan format yang terstruktur, yang dapat diproses dengan komputer. Format yang terstruktur dan dapat diproses dengan komputer ialah format standard. Agar dapat diproses oleh komputer, maka harus juga menggunakan bahasa yang dimengerti komputer. Standard ini juga sekaligus menyediakan bahasa yang diperlukan tersebut. Sedangkan fungsi dari perangkat lunak EDI ialah : Mengekstrak data. Memformat data. Mengkomunikasikan data.

Dalam memilih penggunaan perangkat lunak EDI yang benyak tersedia di pasaran, suatu daftar periksa sebagai berikut kiranya dapat membantu. Apabila berdasarkan PC, apakah perangkat lunak tersebut ramah pengguna ? Apakah perangkat lunak tersebut dapat digunakan (compatible) dengan platform komputer bersangkutan ? Apakah perangkat lunak tersebut mendukung penggunaan semua standard yang dipakai ? Apakah perangkat lunak memungkinkan pembuatan laporan audit dan laporan pengawasan ? Apakah penjual perangkat lunak tersebut berpengalaman dalam industri terkait ? Apakah penjual perangkat lunak menyediakan layanan saluran cepat (hot line) apabila ada kesulitan ? Seberapa sering perangkat lunak tersebut dimutakhirkan untuk menampung perubahan standard ? Berapa biaya pembelian dan pemeliharaan perangkat lunak ? Apakah perangkat lunak tersebut dapat diberkembangkan di kemudian hari ? Apakah perangkat lunak tersebut dapat digunakan untuk sistem aplikasi yang sekarang ini digunakan ?

110

Apakah perangkat lunak tersebut memberikan peralatan khusus seperti pengendalian password, pembuatan kode rahasia dan alat pengecekan keaslian ?

D. PERKEMBANGAN PENGGUNAAN EDI. Penggunaan EDI dalam kegiatan logistik sangat berkembang khususnya banyak digunakan oleh perusahaan yang masuk dalam Fortune 500. Suatu studi pada tahun 1989 saja yang dilakukan secara acak oleh Traffic Management mencatat bahwa separoh dari responden telah menggunakan EDI dalam kegiatan transportasinya. Penggunaan EDI terutama untuk kegiatan-kegiatan : Mendapatkan penawaran tarif transport. Melakukan pembelian. Melakukan pengapalan barang. Melacak pengiriman barang. Melakukan penagihan. Mendapatkan ruang penyimpanan. Urusan bea masuk barang. dsb.

Oregon Steel Mills misalnya, sebuah pabrik lembaran baja yang digunakan untuk konstruksi dan penggunaan di militer, telah menggunakan EDI dalam departemen trafiknya. Perusahaan ini, dengan hanya menggunakan PC, mengirimkan bill of lading secara elektronis pada sejumlah perusahaan pengangkutnya. Keuntungan yang diperolehnya ialah pengurangan kesalahan, percepatan pelacakan angkutan, pengurangan penggunaan tenaga kerja di bagian trafik dan pengingkatan pelayanan pelanggan. Karena sifatnya yang padat karya dan banyak menggunakan kertas, sektor angkutan menjadi lahan yang baik sekali untuk penggunaan EDI. Beberapa data sebagai berikut memberikan ilustrasi yang menarik mengenai hal tersebut. Union Pacific melaksanakan 80% dari transaksinya secara elektronik. Caroline Freight Carrier melayangkan transmisi fakturnya kepada kurang lebih 1.200 pelanggan setiap minggunya. Lebih dari 70% dari tagihan biaya transpor antar kota dengan menggunakan kereta api di Amerika Serikat dilakukan secara elektronik. Railing Corp., suatu asosiasi anak dari Association of American Railroads memiliki database komputer yang berisi data semua armada kereta api, containers dan trailers. Asosiasi ini menerima laporan elektronik dari lebih dari 60% gerakan angkutan darat di Amerika Serikat. Para pelanggan Roadway Express telah menghilangkan semua korespondensi kertas antara perusahaannya dan perusahaan pengangkut. Perusahaan ini melakukan penagihan dan menerima pembayaran secara elektronik. Sekitar 74% dari perusahaan angkutan yang digunakan Procter & Gamble menggunakan EDI.

111

Super Value Store Inc telah mampu menghemat $ 1.20 sampai $1.30 per surat pesanan, sedangkan surat pesanan yang dikeluarkan per minggu dengan menggunakan EDI kurang lebih sebanyak 5000 buah.

Di sektor pengecer, WalMart telah berhasil meningkatkan perputaran penjualan sebanyak 30%, mengurangi waktu pemesanan sebanyak 50%, dan meningkatkan ROI sebanyak 30% sebagai akibat dari penggunaan EDI untuk melakukan koordinasi dengan para pemasok. Levi Strauss telah berhasil mengurangi persediaan fabricnya dengan 67% di salah satu unitnya dengan menggunakan EDI untuk hubungan dengan para pemasoknya. J.C.Penney telah berhasil mengingkatkan penjualannya untuk suatu produk dengan 50% sementara itu persediaan dikurangi sebesar 20% berkat penggunaan EDI dalam hubungan dengan para pelanggannya.

E. EDI TRADISIONAL DAN EDI BERBASIS INTERNET. Sebagian besar dari transaksi B2B (business to business) dilakukan dengan EDI (electronic data interchange). Penggunaan EDI sendiri mengalami perkembangan, yaitu dari EDI tradisional ke EDI berbasis internet. EDI Tradisional. EDI sendiri sudah digunakan sejak sekitar 30 tahun yang lalu dalam lingkungan non-internet. Ini adalah sistem yang membakukan proses perdagangan dan pelacakan dokumen bisnis, seperti surat pesanan, faktur, dokumen pembayaran, manifes pengapalan, dan formulir pengiriman. EDI ini menerjemahkan dokumen ini ke dalam bahasa yang dimengerti secara global dan mentransmit data tersebut antar perusahaan mitra melalui jalur telekomunikasi yang aman. EDI Tradisional banyak digunakan oleh perusahaan besar, tetapi tidak banyak digunakan oleh perusahaan kecil, karena kelemahan-kelemahan seperti di bawah ini, yang merupakan hal yang tidak dapat diatasi oleh perusahaan kecil. Investasi awal sangat mahal. Diperlukan restrukturisasi dalam proses pembelian. Dibutuhkan waktu yang lama untuk mulai. Perlu menggunakan VAN (value added network) pribadi yang mahal. Biaya operasi cukup mahal. Sistem yang digunakan cukup kompleks untuk digunakan. Diperlukan penggunaan converter untuk menterjemahkan transaksi bisnis kedalam standard bahasa EDI.

112

EDI berbasis Internet. Melihat kelemahan-kelemahan tersebut maka teknologi internet mampu mengatasinya, oleh karena itu dalam internet lalu dikembangkan kemampuan EDI ini. Ada beberapa alasan mengapa demikian : Internet adalah jaringan yang tersedia secara publik dengan hampir tidak ada batas geografis. Salah satu kemampuannya ialah potensi yang sangat besar dalam sambungan tanpa memerlukan arsitektur jaringan khusus di perusahaan. Internet dengan hubungan antar jaringan secara global menawarkan potensi yang sangat besar pula untuk mencari mitra bisnis. Dengan menggunakan internet, biaya komunikasi dapat dihemat lebih dari 50%. Penggunaan internet dalam EDI konsisten dengan penawaran barang dan jasa yang semakin banyak secara elektronis, khususnya melalui jaringan internet. EDI berbasis internet dapat mengganti atau menyempurnakan aplikasi EDI. Peralatan internet seperti browser dan mesin pencari sangat ramahpemakai dan sebagian besar pengguna dewasa ini telah mengetahui bagaimana menggunakan mereka. Buyer Supplier

RFQ Response to RFQ Purchase Order PO Acknowledgement PO Change PO Change Acknowledgement Financial Acknowledgement (for each transaction)
Typical Flow of EDI Messages

113

F. BIAYA YANG TERKAIT DENGAN PENGGUNAAN EDI. Setiap penggunaan teknologi baru tentu mengandung untung rugi, baik dalam halhal yang menyangkut biaya maupun hal-hal yang di luar biaya. Demikian juga mengenai penggunaan teknologi EDI. Sejauh yang menyangkut biaya, EDI memberikan potensi keuntungan-keuntungan dan kerugian-kerugian. Beberapa potensi keuntungan dalam hal pengurangan biaya yang dapat disebutkan antara lain ialah : Gaji dan remunerasi pembeli. Gaji dan remunerasi karyawan pembelian lain. Biaya kertas-kertas. Biaya pengiriman dan penangan kertas-kertas dan dokumen lain. Biaya pos. Biaya tilpon. Ruangan dan peralatan file. Gaji karyawan keuangan, khususnya yang menangani tagihan. Biaya karena kesalahan pemasukan data. Biaya inventory. Biaya proses pembelian. Harga pembelian barang. Biaya travel. perusahaan karena

Sedangkan tambahan biaya yang harus ditanggung menggunakan teknologi EDI meliputi hal-hal sebagai berikut. Biaya penggunaan jaringan pihak ketiga. Dukungan MIS Biaya perangkat keras. Biaya perangkat lunak. Biaya tim proyek. Biaya transmisi. Biaya pelatihan pelaksana EDI.

G. PENGEMBANGAN PENGGUNAAN EDI. Suatu pabrik Italy yang sangat terkenal dalam pembuatan pakaian yaitu Benetton, misalnya, menggunakan EDI dengan pengembangan lebih lanjut, bahkan menggunakan teknologi artificial intelligence (AI). Pada setiap tokonya, bagian cash register mencatat jumlah persediaan dan pergerakan persediaan barang-barang yang dijual di toko tersebut. Data ini diteruskan kepada kantor cabang dengan menggunakan EDI. Selanjutnya kantor pusatnya menerima transmit data ini dari kantor-kantor cabangnya, dan dengan menggunakan AI dan suatu modeling decision membuat program untuk produksi selanjutnya. Apabila misalnya jaket merah terjual dengan cepat, maka komputer memberitahukan pabrik untuk memproduksi lebih banyak lagi jaket merah. Sistem juga akan menentukan bagaimana pengangkutan barang tersebut akan dilakukan, artinya ke toko yang

114

mana dan berapa banyak serta dengan alat angkut apa dan melalui rute mana. Dengan demikian maka komputer ini akan membebaskan para petugas di bagian angkutan, yang memang sangat kecil jumlahnya, untuk mencari dan memilih alat angkut serta rute pengiriman. Namun penggunaan EDI mengandaikan sesuatu, yaitu bahwa di dalam perusahaan sendiri sudah menggunaan manajemen information system (MIS) di bidang pembelian dengan elektronik dan secara cukup. Tanpa itu, tidak mungkin melaksanakan EDI dengan penuh. Hal-hal di bawah ini sekurang-kurangnya perlu masuk dalam MIS pembelian : Asal proses pembelian. Pencarian sumber pembelian. Analisis harga pembelian. Data dan estimasi harga. Permintaan harga penawaran. Analisis penawaran harga. Kontrak atau surat pesanan. Data dan penilaian kinerja pemasok. Angkutan. Penelusuran proses pembelian. Penerimaan barang. Penagihan harga pembelian. Pembayaran. dsb.

Untuk mendapatkan pengertian lebih mendalam tentang EDI, maka harus dibedakan antara EDI dan E-Mail dan antara EDI dan Internet. Antara EDI dan E-Mail. EDI adalah hubungan antara komputer dan komputer, sedangkan email adalah hubungan antara orang dan orang yang menggunakan komputer. Antara EDI dan Internet. EDI adalah hubungan tertutup antara komputer perusahaan yang satu dengan komputer perusahaan yang lain sedangkan internet adalah hubungan terbuka antara komputer dan komputer atau antara orang dan orang dengan menggunakan komputer.

H. IMPLEMENTASI EDI. Secara teknis, penggunaan EDI bukanlah sesuatu yang sulit, tetapi yang sulit justru adalah aplikasinya. EDI merubah secara total cara-cara kerja biasa yang mungkin telah lama sekali dilakukan oleh karyawan dalam suatu perusahaan. Sebelum melakukan aplikasi, proses dan prosedur kerja harus dirubah sama sekali. Meskipun

115

setiap aplikasi EDI berbeda, namun ada semacam langkah-langkah yang berlaku secara umum, yang dapat digambarkan sebagai berikut ini. Tentukan strategi. Langkah pertama ialah membuat strategi keseluruhan mengenai EDI. Strategi dan pemilihan EDI harus sesuai dengan maksud utama penggunaan EDI. Kalau misalnya penggunaan EDI didorong untuk menanggapi permintaan pemasok yang ingin menerima pesanan secaa elektronik, maka maka sistem berdasarkan PC sudahlah cukup. Namun apabila misalnya penggunaan EDI disebabkan oleh keinginan untuk meningkatkan layanan pelanggan pada umumnya, maka diperlukan sistem EDI yang lebih kompleks. Peroleh dukungan manajemen senior. Langkah kedua dalam implementasi EDI ialah memperoleh dukungan dari para manajemen senior. Penggunaan EDI yang sukses dalam hal keluasan, tingginya volume penggunaan dalam banyak fungsi umumnya terjadi di perusahaan yang memperoleh dukungan dan dorongan dari para manajemen senior. Oleh karena itu dukungan mereka sangat dibutuhkan khususnya dalam penggunaan antar bagian. Bentuk tim proyek. Langkah ketiga ialah pembentukan tim proyek EDI. Karena implementasi EDI akan menyentuk berbagai bagian, maka sebaiknya anggota tim harus terdiri dari wakil dari bagian-bagian yang nantinya akan menggunakannya. Dengan demikian diharapkan akan ada komitmen dan persiapan dari bagian-bagian tersebut. Laksanakan audit EDI. Langkah keempat dalam implementasi EDI ialah melaksanakan audit EDI. Yang dimaksud disini ialah pertama-tama menguasai dan memahami sistem yang lama (sistem kertas), sehingga juga akan mengetahui lingkup fungsi EDI nanti. Jalur dan aliran informasi baik melalui kertas, verbal maupun elektronik harus dipetakan. Tujuan utama audit ialah melakukan langkah-langkah untuk lebih mempercepat dan memperlancar proses. Disamping itu, tujuan audit ialah melakukan perobahan apabila perlu sebelum implementasi EDI. Beberapa pertanyaan yang perlu dijawab selama langkah audit ini ialah : Apa saja jenis dan berapa besarnya transaksi informasi ? Dimana dan bagaimana informasi tersebut berasal ? Dalam bentuk apa dan oleh siapa ? Bagaimana aliran internal dari informasi ? Siapa saja sekarang ini yang memperoleh tembusan ? Berapa lama suatu dokumen disimpan, dimana dan oleh siapa ?

116

Menentukan Strategi

Peroleh dukungan Manajemen Senior

Bentuk Tim Proyek

Lakukan Audit EDI

Pilih Mitra Dagang

Buat Peta dengan Mitra Dagang

Buat Uji Coba

Buat Modifikasi dan Kembangkan

Periksa kesiapan EDI

117

Laporan apa saja yang dibuat dan atas dasar apa laporan tersebut dibuat ? Siapa yang membuat laporan tersebut dan untuk siapa laporan itu ? Data spesifik apa yang dibutuhkan dari program aplikasi ? Misalnya untuk membuat chek, informasi apa saja yang diperlukan oleh petugas keuangan yang bersangkutan ?

Pilih mitra dagang. Sesudah melakukan audit, maka langkah selanjutnya ialah memilih mitra dagang yang akan dihubungkan dengan EDI. Meskipun EDI dapat dilakukan dengan semua mitra dagang, namun untuk langkah pertama sebaiknya dipilih beberapa dulu saja. Ada beberapa pertimbangan dalam menentukan pilihan ini, antara lain ialah : Permintaan dari mitra dagang yang besar. Harapan mengurangi biaya dari biaya kertas dan tenaga kerja. Pihak lain juga telah menggunakan. Buat peta dengan mitra dagang. Setelah serpilih suatu atau beberapa mitra dagang, maka langkah berikutnya ialah membuat peta bersama dengan mitra dagang tersebut. Langkah ini meliputi mencekan dan penyesuaian antara proses dengan kebutuhan standard EDI. Lakukan uji coba. Langkah berikutnya adalah melakukan uji coba, sebelum implementasi sebenarnya dilakukan. Uji coba dilakukan dengan suatu proses atau transaksi pura-pura. Uji coba ini dimaksudkan untuk mencoba kemampuan dan keakuratan teknis dari sistem. Transaksi yang sama dilakukan dengan menggunakan cara tradisional, yaitu secara manual dengan kertas. Hasilnya dibandingkan baik mengenai angka, kecocokan dan kecepatan. Apabila beberapa test uji coba berhasil dengan baik dan memuaskan, maka cara lama ditinggalkan dan cara EDI mulai diaplikasikan. Buat modifikasi dan perluas. Dari hasil uji coba kerap kali diperoleh keterangan bahwa EDI perlu diperluas dari apa yang sudah direncanakan sejauh itu. Biasanya perluasan ini dilakukan secara inkremental, yaitu setahap demi setahap sambil melakukan implementasi EDI. Sambil memperluas penggunaan EDI dengan mitra dagang baru, sambil pula melakukan modifikasi dan perluasan penggunaan transaksi melalui EDI.

118

Periksa kesiapan EDI. Ini adalah langkah terakhir untuk memastikan apakah suatu perusahaan memang sudah siap dengan implementasi EDI atau belum. Beberapa daftar periksa dapat digunakan untuk menguji kesiapan ini. Apakah karyawan dan mitra dagang sudah dilatih mengenai penggunaan EDI ini ? Apakah pimpinan puncak mendukung usaha implementasi EDI ini ? Apakah sudah ada keputusan mengenai standard aplikasi elektronik ? Apakah sudah memilih VAN ? Apakah sudah ditentukan dokumen apa yang akan ditransfer dengan EDI ? Apakah pemetaan dengan mitra dagang sudah dilakukan ? Apakah EDI akan diintegrasikan dengan aplikasi lain ? Apabila demikian, apakah perangkat lunak yang dibutuhkan sudah dipilih ? Apakah jadwal untuk melakukan uji coba dan implementasi penuh sudah ditentukan ? Apakah petugas kontak sudah ditentukan dan sudah diberitahukan pada mitra dagang ? Apakah kontak dengan VAN dan mitra dagang sudah dilakukan ?

I. KEUNTUNGAN PENGGUNAAN EDI. Dalam bidang logistik, EDI digunakan dengan tiga tujuan utama yaitu 1) untuk meningkatkan layanan pelanggah dan 2) untuk meningkatkan efisiensi logistik dan 3) untuk memperbaiki operasi logistik. Di atas secara tidak langsung dan sepintas lalu telah disinggung mengenai pengalaman perolehan keuntungan dalam penggunaan EDI oleh beberapa perusahaan. Di bawah ini diberikan daftar potensi keuntungan-keuntungan secara umum yang boleh diharapkan dengan menggunakan teknologi EDI, khususnya dalam memperbaiki operasi logistik. Angkutan. Pada mulanya memang EDI berkembang dari sektor ini, karena kegiatan angkutan atau transpor menggunakan dokumen yang begitu banyak, yang beredar antara pengguna jasa dan pemberi jasa angkutan. Procter and Gamble misalnya dewasa ini menggunakan EDI untuk memproses tagihan biaya angkutan dengan lebih dari 75% perusahaan angkutan yang mencakup 65% dari seluruh dokumen yang terkait. Hasilnya adalah penghematan yang sangat besar baik baik Procter and Gamble dan mitra dagangnya.

119

Manajemen Material. Dalam bidang ini EDI digunakan untuk mendukung program materials requirement planning (MRP) dan JIT. The Woodbridge Group misalnya menggunakannya dalam memasok tempat duduk mobil kepada perusahaan-besar mobil. Perusahaan ini menggunakan EDI baik dengan pemasoknya maupun dengan pelanggannya yaitu perusahaan mobil tersebut. Pabrik mobil ini memberitahukan rencana dan jadwal produksi pada The Woolbridge Group yang selanjutnya mengintegrasikannya ke dalam sistem MRPnya, yang selanjutnya menghasilkan pesanan komponen ke pemasok yang ditransmisikan dengan EDI. Dengan ini The Woodbridge Group ternyata mampu memuaskan kebutuhan sistem JIT dari perusahaan mobil tersebut. Pembelian. Salah satu penggunaan EDI yang paling populer ialah dalam proses pembelian. Keuntungan tipikal yang diperoleh perusahaan meliputi mengurangan waktu pemrosesan, meningkatkan ketelitian, meningkatkan produktivitas tenaga kerja, dan meningkatkan hubungan dengan pemasok. Dalam kalangan industri dewasa ini makin terasa bahwa proses pembelian dengan EDI bukan lagi merupakan suatu pengecualian, tetapi sudah merupakan suatu norma. Dalam indutri supermarket, lebih dari 75% transaksi pembelian telah menggunakan EDI. Inventory. Dengan keuntungan penggunaan EDI di manajemen material, pembelian dan angkutan maka dampak selanjutnya ialah berupa keuntungan dalam menekan inventory perusahaan. Pengurangan inventory membawa akibat pengurangan inventory carrying cost yang sangat mahal, yang berkisar 20%-40% dari harga barang per tahunnya. Distribusi. Dengan menggunakan EDI bersama dengan koding produk dan pemindaian (scanning) pada point-of-sales (POS), maka layanan pada pelanggan dapat dipercepat. Penjualan di POS akan memutakhirkan data inventory dan apabila inventory mencapai tingkat minimal tertentu, maka sistem secara otomatis akan memesan ke pabrik penggantian barang yang dibutuhkan. Sebagai misal, Levi Strauss dengan bekerja sama dengan JC Penney telah berhasil mengurangi tingkat inventory dengan lebih dari 24% dan sekaligus meningkatkan layanan pada pelanggan sebesar 20%.

120

STUDI KASUS STRATEGI E-PROCUREMENT DI UNIVERSITY OF CALIFORNIA

A. LATAR BELAKANG. Pada tanggal 18 April 2001, the University of California (UC) menggunakan KPMG Consulting untuk melakukan penilaian keuntungan dan kemungkinan penggunaan e-pembelian secara luas di UC, termasuk di seluruh kampus, laboratorium nasional dan pusat medis. Pada waktu itu UC mempunyai beberapa 8 kampus yaitu di Los Angeles, Santa Barbara, Santa Cruz, Irvine, Davis, San Diego, Riverside, dan Berkeley sedangkan 2 pusat medis berada di San Diego dan 2 laboratorium nasional berada di Lawrence dan Livermore. Kampus di Los Angeles mempunyai mahasiswa kurang lebih sejumlah 10.100 graduate, Santa Barbara mempunyai 14.100 graduate, Santa Cruz 8.600 mempunyai graduate, Irvine mempunyai 10.800 graduate, Davis mempunyai 11.400 graduate, San Diego mempunyai mahasiswa graduate sebanyak 11.500 orang, di Riverside sebanyak 7.600 orang, dan di Berkeley sebanyak 8.300 graduate. Atas dasar penunjukan ini, KPMG melakukan studi kelayakan dan usulan-usulan yang diselesaikan pada tanggal 29 Juni 2001. Hasil dari studi kelayakan tersebut disampaikan sebagai laporan terakhir kepada University of California Office of the President dengan judul System Wide E-Procurement Assessment and Strategy Recommendation. Laporan terakhir tersebut yang berbentuk executive summary berisi 7 bab sebagai berikut ini : Pengantar. Penilaian Keadaan Sekarang. Rekomendasi Solusi dan Arsitektur E-Procurement. Faedah dan Keuntungan E-Procurement Estimasi Biaya dan Potensi Keuntungan. Pertimbangan Implementasi E-Procurement. Rencana Implementasi.

Tulisan ini adalah singkatan dari bab-bab tersebut yang dapat memberikan gambaran bagaimana seorang pakar dan konsultan e-pembelian menyarankan langkah-langkah penggunaan teknologi e-pembelian pada kliennya. Dengan membaca laporan tersebut, kiranya persiapan implementasi e-pembelian dalam suatu entitias akan lebih jelas lagi. Meskipun contoh studi kasus ini diambil dari suatu lingkungan universitas, namun diyakini bahwa tidak akan banyak berbeda dengan lingkungan perusahaan industri atau perusahaan lain. B. PENGANTAR. Proyek yang dilakukan konsultan meliputi penilaian umum mengenai potensi keuntungan yang dapat diperoleh dengan menggunakan sistem dan strategi eprocurement. Studi kelayakan ini dilakukan dengan wawancara, diskusi grup yang

121

terfokus, pertemuan dalam jumlah besar dan berbagai cara lain terutama dilakukan dengan mereka yang bertanggung jawab dalam hal pembelian dari berbagai kampus, pusat medis dan laboratorium yang dipilih. Fokus penelitian dilakukan pada kebutuhan yang paling utama dari UC tersebut. Secara khusus proyek konsultan ini akan memberikan pendapatnya mengenai : Keadaan pada waktu diteliti. Sistem e-procurement yang diusulkan. Biaya dan keuntungan yang terkait. Perencanaan implementasi.

C. PENILAIAN KEADAAN SEKARANG. Dalam penelitian dan pengumpulan informasi yang dijalankan selama proyek, dapat diperoleh gambaran umum mengenai lingkungan dan sistem yang sedang digunakan oleh lingkungan UC. Untuk itu akan disampaikan mengenai hal ini, yaitu 1) pengeluaran dan komoditas, 2) sumber pembelian dan kontrak pembelian, 3) metoda pembelian, 4) pedoman proses dan kebutuhan, dan 5) teknologi dan tingkat otomatisasi pembelian. Pengeluaran dan Komoditas. Dari jumlah pembelian dalam sistem UC sebesar $ 2.8 miliar, pengeluaran dari masing-masing institusi UC berkisar antara $ 38 juta sampai $ 670 juta. Pengeluaran ini mewakili transaksi sebanyak 34.000 sampai lebih dari 200.000 kali dalam satu tahun. Berdasarkan batasan UC sebesar $ 2.500 mengenai Low Value Purchase (LVP), prosentase LVP dalam nilai dolar berkisar antara 9% hingga 30% di antara berbagai kampus. Suatu contoh dari kampus yang kecil dan besar menunjukkan bahwa sekitar 86% dari transaksi pembelian mengenai LVP ini. Di sisi lain hanya 13% dari pembelian di bagian laboratorium mengenai LVP ini. Pusat medis tidak menggunakan program LVP ini oleh karena itu tidak ada data pembanding. Barang yang dibeli sangat bervariasi, termasuk jasa. Meskipun ada beberapa jenis barang yang sangat spesifik seperti barang-barang farmasi, tetapi cukup banyak barang yang sama yang dibeli oleh berbagai kampus dan laboratorium. Daftar berikut adalah jenis barang yang banyak sekali dibeli oleh berbagai kampur dan laboratorium tersebut : Electrical and hardware supplies Computer hardware and peripherals Laboratory equipment and supplies Janitorial and custodial supplies Telecommunication equipment and supplies Furniture Printing services Chemicals Office supplies

122

UC spends approximately $ 2.8 billion in purchasing dollars annually.

$0.50 $1.11 Campus NatLabs MedCtr.

$1.20

Ratio of LVP and HVP at University of California ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Category Purchasing Expenditure Purchasing Transaction ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------LVP 26,60% 86,30% HVP 73,40% 13,70% ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Total 100,00% 100,00% ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sumber Pembelian dan Kontrak Pembelian. Metoda strategic sourcing digunakan di seluruh jajaran UC dan mereka memang membedakan strategic sourcing dengan transactional sourcing. Namun karena UC dianggap perlu sensitif dan memperhatikan juga pedagang kecil, maka usaha untuk mengecilkan dan membatasi jumlah pemasok tidak sepenuhnya dapat dijalankan. Tantangannya ialah bagaimana mencari keseimbangan antara mengendalikan jumlah pemasok yang terbatas dan memberikan kesempatan cukup pada golongan usaha lemah dan kurang beruntung. Usaha bersama antara pimpinan UC dan bagian pembelian telah berhasil meluncurkan progam khusus untuk golongan yang disebutkan terakhir ini, yaitu yang dinamakan Planned Purchasing Program (PPP), yang menghasilkan 140 kontrak yang digunakan untuk seluruh UC . Pembelian dengan PPP ini mencakup nilai sebesar antara 3%-38%, dimana pembelian oleh kampus lebih banyak menggunakan program ini dibandingkan dengan pembelian oleh laboratorium. Pembelian melalui koperasi juga dilakukan di UC namun jumlahnya tidak cukup besar.

123

Metoda Pembelian. Pada dasarnya metoda pembelian di UC adalah secara sentral, khususnya menyangkut HVP. Sedangkan pembelian LVP dilakukan secara lokal. Oleh karena itu pusat pembelian UC sangat sibuk dengan negosiasi mengenai barang-barang penting. Para pemakai barang menggunakan prosedur permintaan pembelian apabila menginginkan pembelian barang HVP. Penggunaan P-card sangat populier di gunakan di seluruh institusi UC dan tidak hanya terbatas pada pembelian dibawah $ 2.500. Tahun 2000, pembelian dengan menggunakan P-card mencapai $ 113 juta, yang merupakan 4% dari seluruh harga pembelian. UC memiliki beberapa gudang untuk melayani para pemakai barang. Blanket purchase order juga banyak digunakan khususnya untuk pembelian dengan program PPP. Pembelian lokal untuk barang-barang LVP dilakukan dengan cukup fleksibel, yaitu dapat dengan pembelian langsung, dapat secara lisan dan dapat pula dengan menggunakan internet. Pedoman Proses dan Kebutuhan. Pedoman akuntansi untuk pembayaran meskipun ada, tetapi cukup bervariasi di lingkungan UC. Pembayaran hanya dilakukan apabila telah ada konfirmasi bahwa barang sudah diterima. Beberapa institusi telah melaksanakan konfirmasi mengenai penerimaan ini secara online, beberapa masih belum. Agaknya masih diperlukan proses yang terintegrasi mengenai penerimaan ini dalam sistem pembelian secara keseluruhan. Dalam usaha untuk memperlancar proses pembelian, banyak kampus telah berusaha mengurangi jumlah persetujuan yang diperlukan untuk melakukan pembelian. Pembelian dengan tanpa menggunakan P-Card memerlukan waktu otorisasi antara 1,5 hari sampai 24,6 hari, tergantung besarnya nilai pembelian. Makin besar nilai pembelian, makin lama waktu persetujuannya. Misalnya pembelian dengan nilai di bawah $ 2.500 memerlukan waktu 4 hari dan pembelian dengan nilai antara $ 2.500 dan $ 50.000 memerlukan 7 hari sedangkan pembelian di atas $ 50.000 memerlukan rata-rata 19 hari. Teknologi dan Tingkat Otomatisasi Pembelian. UC telah menggunakan solusi otomatis untuk mendukung kelancaran proses pembelian. Misalnya, kampus dan laboratorium menggunakan kurang lebih 10%20% dari jumlah surat pesanannya kepada pemasok secara elektronik. Bahkan di salah satu pusat medis, angka ini telah mencapai 50%. Usaha-usaha tambahan dalam bidang ini termasuk : Pergudangan secara online Implementasi secara uji coba mengenai e-pembelian Memperluas sistem ERP secara fungsional untuk permintaan secara online. Implementasi proses P-Card secara otomatis

D. REKOMENDASI SOLUSI DAN ARSITEKTUR E-PROCUREMENT. Dalam bab ini konsultan memberikan beberapa rekomendasi sebagai alternatif mengenai arsitektur dan solusi e-procurement yang dapat dipilih oleh manajemen. Disamping dikemukakan penjelasan teknis dan arsitektur yang logis, dikemukakan juga hal-hal yang bersifat operasional dan manajemen. Garis besar dari rekomendasi

124

ini menyarankan solusi yang cocok untuk kebutuhan dan model usaha yang khas yang dilakukan ole sistem UC. Pilihan yang diberikan di dalamnya termasuk : Cetak biru lingkungan dan komponen arsitektur. Strategi katalog. Strategi manajemen yang berkaitan dengan isi katalog. Hal-hal yang masuk dalam e-procurement UC. Memicu fungsi yang terkait.

Arsitektur e-Procurement. Rekomendasi dari hal ini dipengaruhi oleh kebutuhan dan proses bisnis di antara kampur, laboratorium dan pusat medis. Perbedaan-perbedaan yang begitu besar menuntuk pengembangan arsitektur yang fleksibel, namun tetap diusahakan agar potensi keuntungan dari penggunaan e-procurement tetap dapat diperoleh. Sistem UC terdiri dari institusi yang sangat banyak yang masing-masing mempunyai kebutuhan implementasi yang unik. Oleh karena itu sistem yang direkomendasikan terdiri dari 2 tingkat usaha implementasi. Tingkat pertama termasuk elemen umum dari suatu arsitektur. Tingkat kedua termasuk kebutuhan implementasi khusus yang dibutuhkan oleh masing-masing institut. Pilihan Strategi Katalog Elektronik. e-Catalog adalah hal yang dianggap paling kritis dalam e-procurement yang memberikan pengaruh secara maksimal pada seluruh sistem. e-Catalog berdasarkan internet dibutuhkan oleh pengguna barang secara langsung. Dengan pedoman yang jelas e-Catalog akan memberikan keleluasaan dan fleksibilitas untuk para pengguna atau pemakai barang, sehingga memungkinkan pembelian yang cepat dan terkonsolidasi. Untuk itu, konsultan memberikan beberapa alternatif pilihan strategi sebagai berikut. Unified (Common) E-Catalog Strategy. Dengan strategi ini, UC akan menciptakan master, yang dibuat berdasarkan persetujuan yang tersedia untuk semua afiliasi. Strategi ini umumnya digunakan untuk katalog yang digunakan bersama dan disarankan untuk kontrak yang sudah ada untuk grup jenis barangbarang yang digunakan oleh sebagian besar dari institut. Coordinated E-Catalog Strategy. Dengan strategi ini, UC akan menggunakan secara lokal, yang mencakup kebutuhan khusus dari tiap-tiap institusi. Kebutuhan khusus ini termasuk jenis barang, dan syarat-syarat kontrak pembelian.

125

Guided E-Catalog Strategy. Dengan strategi ini, tiap-tiap institusi UC akan bebas akan mengembangkan sendiri atau akan menggunakan master catalog yang dipergunakan pusat.

Pelaksanaan e-procurement menyangkut transformasi dari kebiasaan pembelian dengan sistem lama ke proses pembelian baru yang interaktif, berbasis internet, yang dikelola secara real time baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Memilih e-catalog yang ditawarkan harus juga melihat kebutuhan bisnis universitas dan berbagai implemetnasi yang ada. Pertimbangan implementasi yang paling penting yang perlu dipertimbangkan ialah cooperative purchaisng, established network, deployment catalog solution, catalog standarization dan coordinated order placement. Dikaitkan dengan alternatif-alternatif katalog yang ditawarkan, maka dapat dibuat matriks sebagai berikut ini.

Catalog (contract) strategy options required a variety of implementation considerations.

UNIFIED COORDINATED GUIDED STRATEGY STRATEGY STRATEGY Cooperative Purchasing Establishment of Catalog Repository (or Network) Deployment of Complaint E-Catalog Solutions Catalog Standardization Coordinated Order Place ment, Invoicing and Transaction Statement Required Required Recommended Required

Required

Required

Required Required

Pilihan Manajemen Katalog. Melalui sistem e-Catalog yang baik, dengan mudah, cepat dan akurat pengguna barang dapat menseleksi dan memesan barang. Barang-barang yang ada di katalog telah ditentukan harga dan waktu penyerahannya melalui perundingan dan negosiasi sebelumnya. Ada beberapa pendekatan untuk menciptakan, memelihara dan mengakses isi katalog ini. Ada lima pilihan yang disodorkan oleh konsultan mengenai manajemen katalog ini, yaitu : Buyer Centric, Pada dasarnya, dalam pilihan ini semua kegiatan mengenai katalog dilakukan di perusahaan pembeli.

126

Seller Centric, Dalam opsi ini, semua kegiatan mengenai katalog dilakukan atau dikonsentrasikan di perusahaan penjual. Third Party Content Aggregation, Di sini kegiatan mengenai katalog dilakukan oleh pihak ketiga, yang menawarkan barang dari berbagai penjual. Distributed Seller,

Example of Order Entry Approval Workflow

Start

Create/Modify/ Cancel Requisition

Apply Business Rules ? Yes

No Approve Order

Commodity Based Rule? No Yes Send Transaction to Appropriate Approver

No

Value Based Rules ? Yes Send Transaction to Appropriate Approver

Approve ? Yes

Approve ?

Stop

Send Order to Supplier

End User Action

Predefined Business Rule

Workflow

Sumber : KPMG Consulting

127

Disini manajemen katalog dilakukan berdua, dimana penjual merencanakan pengisian atau pemutakhiran katalog, dan minta persetujuan pembeli terlebih dahulu. Distributed Buyer. Dalam manajemen jenis ini, dengan penggunaan hubungan internet yang terbuka, penjual melakukan kegiatan terhadap katalog, sehingga pembeli tidak perlu memutakhirkan katalog.

E. FAEDAH DAN KEUNTUNGAN E-PROCUREMENT. Melalui proses pembelian secara elektronik dengan berbasis jaringan dan dan menggunakan teknologi internet, serta secara real time, maka UC akan memperoleh keuntungan yang besar dalam peningkatan proses pembelian. Peningkatan utama dalam proses pembelian yang dimaksud antara lain adalah sebagai berikut. Meningkatkan pengalaman pemakai. Dengan penggunaan katalog, dan secara swalayan, memberikan pengalaman baru dan meningkat dibandingkan dengan proses lama dengan otomatisasi biasa atau manual. Desentralisasi proses. Dengan menggunakan teknologi e-procurement, desentralisasi proses dapat dilakukan untuk institusi-institusi UC sehingga dapat memperlancar transaksi pembelian. Sistem otorisasi dilakukan secara mudah dan fleksibel. Menghapus ketidak efisienan dalam pembelian. Dengan sistem permintaan barang, otorisasi, pencarian barang, pesanan, pelacakan dan kegiatan pembelian lain secara online, maka ketidak efisienan pada proses yang lalu dapat dihindarkan bahkan dihilangkan. Memungkinkan menugaskan kembali pembeli profesional dari kerja administratif ke strategis. Dengan desentralisasi proses, maka dimungkinkan juga bahwa para pembeli profesional dapat diberikan tugas-tugas yang lebih strategis dan tidak lagi menjalankan tugas-tugas administratif yang membosankan. Tugas-tugas strategis ini misalnya, mencari sumber strategis, melakukan negosiasi untuk mendapatkan persyaratan dan harga yang lebih baik lagi, dan sebagainya. Meningkatkan efiensi proses. Meskipun pada waktu ini UC telah banyak menggunakan sistem online untuk memproses permintaan barang dan penggunaan P-Card, namun belum seluruh proses pembelian dilakukan secara otomatis penuh. Tambahan keuntungan dengan dilakukannya e-procurement secara penuh antara lain adalah :

128

Penggunaan e-catalog yang lengkap oleh pengguna barang secara langsung. Implementasi secara berkesinambungan proses online dalam pemesanan, penagihan dan pembayaran tagihan. Integrasi penuh dalam transaksi dengan dilengkapi subsystem seperlunya untuk menghindari duplikasi dalam masukan data dan dalam sistem cadangan.

Di bawah ini diberikan ilustrasi estimasi perhitungan konsultan dalam peningkatan efisiensi tersebut. Illustration of estimated LVP and HVP process efficiencies for a sample medium campus. LVP Calculation Criteria Total LVP Transactions for One Campus UC Estimated Cost to Process LVP Transaction Total Processing Costs Percentage (%) Reduction in Cost Through e-Procurement Solution Total LVP Savings (Annual for One Campus) Calculation 192,000 $ 35 $ 6,720,000 30% $ 2,016,000

HVP Calculation Criteria Total HVP Transactions for One Campus UC Estimated Cost to Process HVP Transaction Total Processing Costs Percentage (%) Reduction in Cost Through e-Procurement Solution Total HVP Savings (Annual for One Campus)

Calculation 9,000 $ 150 $ 1,350,000 70% $ 945,000

129

F. ESTIMASI BIAYA DAN POTENSI KEUNTUNGAN. Selanjutnya konsultan juga memberikan estimasi perhitungan mengenai biaya serta potensi keuntungan keuangan lebih lanjut yang berkaitan dengan penggunaan eprocurement di seluruh entitas UC. Tidak hanya itu, tetapi juga beberapa alternatif pembiayaan program e-procurement disampaikan, karena pembiayaan merupakan hal yang sangat penting dan sangat menentukan dalam menjalankan suatu proyek apalagi proyek besar. Biaya yang perlu dikeluarkan dan keuntungan yang mungkin diperoleh sangat berbeda dari kampus satu ke kampus lain. Jadi ada 3 hal yang akan dibicarakan di sini yaitu : Perkiraan biaya. Potensi Keuntungan. Model dan alternatif pembiayaan.

Perkiraan Biaya. Seperti dijelaskan di depan, usul konsultan adalah menggunakan 2 Tingkat, yaitu implementasi dari elemen-elemen umum yang digunakan bersama (Tingkat 1) dan implementasi dari elemen-elemen khusus yang digunakan oleh setiap institusi (Tingkat 2).

Tier 1 Common Repository Browse and Search Compare and Buy Consolidated Data Business Rules Workflow Security Settlement Local Catalog Content

Tier 2

Biaya yang terkait dengan implementasi Tingkat 1 dan Tingkat 2 meliputi hal-hal sebagai berikut ini. Penyiapan dan pengumpulan data. Integrasi desain dan definisi. Pencarian sumber pembelian strategis. Konfigurasi. Lisensi teknologi. Implementasi.

130

Perangkat keras dan infrastruktur. Operasi dan pemeliharaan. Konfirmasi keperluan. Pengembangan integrasi. Biaya penyesuaian sistem.

Perhitungan yang dilakukan konsultan mengenai biaya-biaya tersebut adalah sebagai berikut ini. Implementation cost estimate for Common Component (Tier 1) in $000 Cost Element Common 1.Readiness & Data Gathering 2.Strategic Sourcing 3.Technology Licensing 4.Configuration 5.Implementation 6.Hardware and Software 7.Maintenance and Operation 8.Customization Cost Total Estimated Costs Year 1&2 95 750 1,400 640 960 750 804 576 5,975 Year 3 0 0 0 192 192 225 850 230 1,689 Year 4 0 0 0 192 192 225 850 230 1,689 Year 5 0 0 0 192 192 225 850 230 1,689 Total 95 750 1,400 1,216 1,536 1,425 3,364 1,266 11,042

Implementation cost estimate for Institutional Component (Tier 2) in $000 Cost Element Medium 1.Requirement Confirmation 2.Integration Design &Definition 3.Technology Licensing 4.Configuration&Implementation 5.Integration Dev&Rollout 6.Hardware and Software 7.Maintenance and Operation 8.Customization Cost Total Estimated Costs Year 1&2 74 225 750 460 640 550 570 576 3,845 Year 3 0 0 0 138 256 165 665 230 1,454 Year 4 0 0 0 138 256 165 665 230 1,454 Year 5 0 0 0 138 256 165 665 230 1,454 Total 74 225 750 874 1,408 1,045 2,565 1,267 8,207

131

Potensi Keuntungan. Disamping memberikan proyeksi biaya selama lima tahun, konsultan juga membuat kalkulasi proyeksi penghematan dan potensi kenaikan pendapatan selama kurun waktu yang sama, sehingga diperoleh jumlah penghematan untuk lima tahun. Perhitungan didasarkan atas perhitungan 5 kampus, yang merupakan tempat di mana proyek e-procurement akan didahulukan. Five Campuses Participation Projection in $000 Cost Element Medium & Common Common Elements (Tier 1) Participating Institution (Tier 2) Total Estimated Costs Current Revenue Generation P-Card Rebates Total Estimated Revenue Estimated Savings Cost Avoidance through Strategic Sourcing Process Efficiences Total Estimated Savings Projected Savings (Lost) 0 7,403 7,403 (17,797) 5,000 14,805 19,805 13,591 7,500 14,805 22,305 16,786 10,000 14,805 24,805 20,641 22,500 51,818 74,318 33,221 0 0 2,745 2,745 3,440 3,440 4,795 4,795 10,980 10,980 Year 1&2 5,975 19,225 25.200 Year 3 1,689 7,270 8,959 Year 4 1,689 7,270 8,959 Year 5 1,689 7,270 8,959 Total 11,043 41,034 52,077

Dari perhitungan dalam tabel di atas, kelihatan bahwa tahun 1 dan 2 masih mengalami kerugian, namun tahun ke 3 dan seterusnya mengalami kenaikan pendapatan dan penghematan, sehingga pada tahun ke 5 jumlah penghematan dan tambahan pendapatan mengalami kenaikan yang signifikan. Apabila proyek tersebut akan diterapkan sekaligus di 9 kampus UC, maka dalam perhitungan tersendiri, didapatkan jumlah proyeksi penghematan setelah 5 tahun sebesar $ 68,632,300 Model dan Alternatif Pembiayaan. Setiap organisasi tentu akan mengalami kesulitan dalam mencari dan menentukan pembiayaan suatu proyek seperti e-procurement ini. Pada tahun 2001, pilihan pembiayaan ini tidak sama dengan tahun-tahun sebelumnya dimana e-procurement sedang mulai berkembang. Pada waktu itu banyak perusahaan perangkat lunak maupun perangkat keras menawarkan kemudahan-kemudahan dalam pembayaran

132

sehingga kebutuhan pembiayaan pada tahap awal aplikasi ditanggung oleh perusahaan-perusahaan itu. Dengan perkembangan yang begitu cepat dalam bidang e-procurement, agaknya cara pembiayaan yang ditawarkan oleh perusahaan penjual perangkat lunak dan perangkat keras. Ada 3 sumber pembiayaan yang dapat digunakan untuk maksud ini, yaitu perusahaan sendiri yang akan menggunakan sistem e-procurement, perusahaan perangkat lunak atau pihak ke tiga. Oleh karena itu konsultan mengusulkan beberapa kemungkinan cara atau model pembiayaan sebagai berikut. Model pembiayaan tradisional. Dalam model ini, pembiayaan diasumsikan akan dibayar langsung oleh perusahaan pengguna e-procurement, yaitu dalam hal ini UC.

Illustration based on five-year analysis of a five-institution participation projection Traditional Funding Model with Revenue Generation in $000 COST ELEMENT Common Elements (Tier 1) Participating Institution (Tier 2) Total Estimated Costs COST RECOVERY Participation Fees Transactional Fees P-Card Rebates Total Potential Cost Recovery COST AVOIDANCE AND EFFICIENCIES Cost Avoidance of Commodities Process Efficiences Total Estimated Cost Avoidance PROJECTED SAVINGS/ LOSS 0 7,403 7,403 (17,797) 2,000 14,805 16,805 15,101 3,000 14,805 17,805 22,301 4,000 14,805 18,805 29,661 9,000 51,818 60,818 49,266 0 0 0 0 10 4,500 2,745 7,255 15 10,000 3,440 13,455 20 15,000 4,795 19,815 45 29,500 10,980 40,525 Year 1&2 5,975 19,225 25.200 Year 3 1,689 7,270 8,959 Year 4 1,689 7,270 8,959 Year 5 1,689 7,270 8,959 Total 11,043 41,034 52,077

Model tradisional dengan cost recovery (revenue generation) Dalam model ini, UCC tetap membayar langsung segala biaya yang timbul untuk proyek e-procurement namun berusaha menutup sebagian dari biaya yang dikeluarkan ini dengan berbagai fee dan charges dari pihak pemasok barang di kemudian hari. Beberapa jenis

133

fee dan charges yang dapat dikenakan pada pemasok barang antara lain : Rabat P-Cards. Biaya Registrasi Pemasok. Biaya Transaksi. Meskipun masih banyak lagi cara atau model pembelanjaan yang tersedia di pasaran, namun tidak diusulkan oleh konsultan, karena alasan-alasan tertentu seperti terlalu mahal, tidak etis dan sebagainya.

G. PERTIMBANGAN-PERTIMBANGAN IMPLEMENTASI. Faktor yang mempengaruhi berhasil tidaknya penggunaan e-procurement ini sangat tergantung pula pada kesediaan pemakai untuk menggunakan. Teknologi itu sendiri bukan jaminan suksesnya suatu proyek. Dalam hal UC, beberapa kebiasaan lama dan prosedur lama harus dirubah, dengan tujuan utama demi kepentingan UC. Prosedur dan Kebijakan UC Karena UC menginginkan penggunaan e-procurement di seluruh institusinya, maka mungkin ada beberapa usulan dan rekomendasi tim proyek yang bertentangan dengan prosedur dan kebijakan UC. Misalnya, meskipun kebijakan umum yang sudah ditentukan mengenai penggunaan P-Card tidak perlu diganti, namun toh perubahan-perubahan perlu dilakukan. Sealin daripada itu, tim proyek merasa perlu adanya reengineering dalam proses pembelian. Perasaan Kehilangan Fleksibilitas. Sementara sistem baru yang akan diterapkan menjanjikan fleksibilitas tinggi dalam lingkungan pembelian, namun tetap ada perasaan bahwa para pelaksana kehilangan fleksibilitas dalam operasi pembelian. Perasaan Kehilangan Kendali atas Pembelian. Karena sistem baru akan lebih terkonsolidasi, para pelaksana di masing-masing institute merasa kehilangan pengawasan atas proses dan kegiatan pembelian yang selama ini mereka miliki. Kolaborasi dan komunikasi yang baik antara pusat dan masing-masing institute dalam hal pencarian sumber pembelian, negosiasi, dan sejenisnya mungkin akan membantu menghilangkan perasaan ini. Kegiatan Strategic Sourcing Mencari keseimbangan antara konsolidasi pembelian, mengelola begitu banyak pemasok dan mengintegrasikan kebijakan pembelian dengan strategi bisnis secara keseluruhan adalah tantangan utama dalam proyek ini. Para petugas di masingmasing istitusi dan di pusat harus memahami usaha-usaha konsolidasi sarana pembelian seperti kontrak, persetujuan harga dan hubungan dengan para pemasok agar mampu berpartisipasi dengan aktif. Konsolidasi dalam kegiatan strategic sourcing memungkinkan UC untuk mendapatkan sumber pembelian yang lebih unggul, persetujuan harga yang lebih kompetitif dan pembinaan hubungan kemitraan dengan pemasok secara efektif.

134

Peran P-Cards (procurement cards) Penyelesaian pembayaran pembelian barang dan jasa dengan P-Card sudah lama dirintis oleh UC, sebelum ada rencana penerapan sistem e-procurement, karena mudah dan memungkinkan memperoleh potongan harga (rabat). Dengan implementasi eprocurement, cara pembayaran ini dapat ditingkatkan sehingga akan diperoleh tambahan rabat. Jadi fungsi P-Card harus diteliti kembali agar menjadi bagian integral dari pelaksanaan e-procurement. Pengintegrasian dengan sistem e-procurement menyebabkan sistem pembayaran dengan P-Cards akan memberikan tambahan keuntungan sebagai berikut. Dapat digunakan dengan persetujuan yang berlaku untuk seluruh kampus dan fasilitas UC. Menyerahkan transaksi pembelian pada pemakai barang untuk menghindari keluhan mengenai penagihan di kemudian hari. Memberikan metoda bagi kampus untuk mencari data yang hilang, mengenai kinerja pemasok, manajemen pemasok dan data pengeluaran. Memberikan metoda pembuatan laporan yang akurat mengenai pengeluaran pada pemasok golongan ekonomi lemah. Dengan makin banyak menggunakan P-Cards, akan makin banyak pula mendapatkan rabat. Namun harus diakui dan dicatat pula, bahwa pembayaran dengan P-Cards mempunyai beberapa kelemahan juga seperti : Meningkatkan pembelian di luar kontrak yang sudah ada (maverick buying) Sulit melakukan audit dalam transaksi pembelian. Memerlukan dukungan sistem lain yang sulit untuk dicek dan memerlukan kerja njlimet. Kekurangan data untuk mengendalikan dan memonitor kinerja pemasok, manajemen pemasok dan aktivitas pembelian. Kekurangan data bagi UC untuk memonitor pembelian kepada pemasok kecil dan golongan ekonomi lemah. Mengingat keuntungan dan kerugian penggunaan P-Cards, dan mengingat lingkungan universitas yang bermutu tinggi, maka tim proyek memberikan rekomendasi bahwa sistem UC memilih opsi P-Card sebagai metoda utama untuk penyelesaian pembayaran secara elektronik. Faktor-faktor pendorong yang mempengaruhi usulan ini termasuk : P-Cards adalah metoda utama yang sudah digunakan untuk penyelesaian pembayaran untuk sebagian besar pemasok UC. P-Cards memberikan keuntungan pada UC dengan rabat pembelian jumlah besar. implementasi XML/EDI sangat mahal dan sangat makan waktu. EFT mungkin akan membatasi pemasok yang mampu mengikuti program ini.

135

H. RENCANA IMPLEMENTASI. Bagian ini merupakan penutup laporan konsultan yang menyarankan langkahlangkah dan rencana implementasi setelah mempertimbangkan semua hal yang sudah dikemukakan di depan. Rencana yang disarankan mempertimbangkan juga sektor publik, best practice di perguruan tinggi yang menggunakan e-procurement. Rencana harus jelas, berbeda (distinct), berjangka pendek dan berjangka panjang. Disamping itu, beberapa asumsi sebagai berikut ikut dipertimbangkan. Arsitektur mengenai sistem keseluruhan sudah ditentukan secara final. Model pembiayaan yang digunakan sudah ditentukan. Anggaran implementasi sudah disetujui dan disiapkan. Mitra implementasi, kalau ada, harus sudah ada gambaran. Mitra implementasi akan diikutsertakan dalam setiap langkah implementasi proyek. Fokus utama pada Tingkat-1 adalah fungsi e-catalog sedangkan solisitasi merupakan fokus utama pada Tingkat-2.

Berdasarkan pertimbangan dan asumsi di atas, konsultan mengusulkan 5 tahan implementasi yang sungguh berbeda. Lima tahap ini meliputi 1) fokus dan merencanakan, 2) membuat desain perincian solusi, 3) membangun dan mentest, 4) penyebaran, dan 5) perbaikan. Tahap Fokus dan Merencanakan. Cakupan tahap ini meliputi kegiatan-kegiatan penyelesaian perincian perencanaan dan pemfokusan, termasuk Finalisasi tujuan dan cakupan proyek. Finalisasi metodologi dan pendekatan implementasi proyek. Menentukan institusi yang ikut dalam proyek. Persiapkan RFI berdasarkan kebutuhan minimum siste. Kembangkan perencanaan proyek secara terinci. Cari anggota dan susun tim proyek. Buat penilaian awal mengenai aplikasi solusi (perangkat lunak dan layanan) berdasarkan kebutuhan minimal. Periksa ulang metoda pembelian, dan tentukan metoda yang akan datang yang dapat diterima. Kembangan advanced strategic sourcing (konsolidasi kontrak). Kembangkan perencanaan resolusi isu-isu. Kembangkan matriks penilaian kinerja proyek dan critical success factors. Kembangkan perencanaan komumikasi jarak jauh untuk UC dan masyarakat pemasok. Tahap Membuat Desain Perincian Solusi. Kegiatan-kegiatan pada tahap ini termasuk terutama adalah pembuatan desain dan perincian solusi untuk keperluan sebagai berikut ini. Proses bisnis dokumen (yang umum dan yang unik) Batasan spesifikasi dan fungsi teknis (umum dan unik) Aturan dan protocol bisnis.

136

Konfigurasi Istalasi dan infrastruktur Model data Interfase pemakai Integrasi sistem Aliran kerja Pelaporan Sinkronisasi sistem Hosting/keamanan dokumen dan sepesifikasi tingkat layanan. Pengembangan RFP formal. Buat analisis perbedaan berdasarkan response RFP. Buat sesi mengenai validitas kebutuhan. Dapatkan platform untuk solusi dan layanan. Lakukan negosiasi dengan pemasok. Lakukan pengadaan perangkat lunak untuk teknologi dan layanan yang dibutuhkan. Tentukan suatu kontrak uji coba (katalog) Tentukan grup pengguna uji coba. Selesaikan kebutuhan konversi data. Tentukan penyesuaian yang dapat diterima. Tentukan strategi pelatihan dan perencanaan kerja. Kelola perencanaan resolusi isu. Kelola perencanaan proyek.

Tahap Membangun dan Mentest. Dalam tahap ini termasuk kegiatan-kegiatan implementasi sebagai berikut. Implementasi strategi advanced strategic sourcing Selenggarakan pertemuan tingkat puncak dengan pemasok. Cari pemasok uji coba berdasarkan kesiapan mereka dan komoditas yang ditawarkan Konfigurasi sistem sesuai dengan spesifikasi sistem. Aturan dan protocol bisnis Konfigurasi Instalasi dan infrastruktur Model data Interface pemakai Integrasi sistem Aliran kerja Pelaporan Sinkronisasi sistem Laksanakan integrasi sistem Kembangkan penyesuaian yang sudah disetujui Laksanakan konversi data dan perencanaan subsistem inferface Lakukan tinjauan dan telaah lingkungan Lakukan pengetesan sistem.

137

Peroleh persetujuan dan penerimaan pemakai dan buat ferivikasi jaminan mutu Laksanakan kontrak uji coba (katalog) Laksanakan perencanaan sistem dan jaminan mutu Kembangkan perencanaan uji coba Laksanakan perencanaan hubungan jarak jauh

Example : Integrated Procurement Blueprint for E-procurement Orders

E-Procurement Platform

Search Catalog & Create Requisition

Approval Workflow

Approval Request

Approval Request

Create Order

Receive Order

SP-Card Settlement

Record Asset

Check Stock Availability

Create Budget Line

Place Order

UC Financial System

General Ledger

General Ledger

Storehouse/ Inventory

General Ledger

Asset System

Account Payable

External System

Supplier

Supplier

Bank

Sumber : KPMG Consulting

Tahap Penyebaran. Kegiatan-kegiatan implementasi yang termasuk dalama tahap ke 4 ini antara lain adalah sebagai berikut. Validasi kesiapan yang tersebar dan menyeluruh Laksanakan pelatihan untuk pemakai sistem Buat seminar mengenai proses Sebarkan cara-cara penyelesaian masalah pada institusi peserta proyek Dokumentasikan lingkungan pendukung Dokumentasikan dan berikan delegasi wewenang pada pendukung sistem Berikan dukungan pada kegiatan pasca produksi Laksanakan dari produksi uji coba ke produksi transisi Monitor kinerja sistem baru itu Kelola perencanaan resolusi isu

138

Liquidate Budget Line

Account Validation

Account Validation

Supplier Invoice

Electronic Payment

Kelola perencanaan proyek Laksanakan perencanaan hubungan jarak jauh

Tahap Perbaikan. Akhirnya tahap ke 5 atau yang terakhir dari implementasi proyek e-procurement yang disarankan ialah pemantapan dan perbaikan secara terus menerus, yang melipui kegiatan-kegiatan berikut ini. Laksanakan fungsi perbaikan terus menerus dalam implementasi eprocurement. Laksanakan penyebaran yang dibutuhkan Berikan dukungan pasca produksi dan lakukan inisiatif untuk melalukan perbaikan Teruskan pelaksanaan program komunikasi jarak jauh sesuai dengan sistem Monitor kinerja sistem

139

DAFTAR ISTILAH

ACH (automatic clearing house), adalah clearing house yang dikelola secara elektronis untuk kegiatan kliring cek secara elektronik juga. advanced strategic sourcing, lihat strategic sourcing. affiliation, adalah keberpihakan suatu teknologi pada pengguna tertentu, dan e-procurement dalam hal ini dianggap lebih berpihak kepada pelanggan daripada pada penjual. agent, adalah perusahaan yang ditunjuk oleh suatu perusahaan atau pabrik untuk memasarkan suatu produk di suatu daerah atau di suatu negara lain. Ada agen tunggal dan ada agen yang bersifat tidak tunggal. AI (artificial intelligence), adalah cabang dari ilmu komputer mengenai program komputer yang seakan-akan mengganti otak manusia. Dengan program ini, maka komputer mampu untuk mengambil keputusan menggantikan fungsi manusia, sehingga dalam pengambilan keputusan, tidak lagi man decision tetapi machine decision. all in contract, adalah jenis kontrak dimana termasuk di dalamnya jasa dan barang yang digunakan untuk melaksanakan jasa yang dikontrakkan. APP (acredited purchasing practitioner), adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh National Association of Purchasing Management untuk mereka yang telah terbukti lulus test dan layak disebut sebagai praktisi profesional di bidang pembelian. APPI (asosiasi pengadaan industri minyak indonesia, adalah suatu asosiasi yang baru didirikan pada tahun 1999 oleh para pembeli yang bekerja di Pertamina dan Kontraktor Production Sharing Pertamina, yang bertujuan ingin meningkatkan profesionalisme para pembeli (buyer) yang bekerja di bidang perminyakan dan gas bumi. Di antara para anggota termasuk para pemasok perusahaan-perusahaan tersebut. ASP (application service provider), adalah salah satu aplikasi e-pembelian yang dapat dibeli atau disewa.

140

auction, adalah penjualan barang yang dilakukan dengan cara pelelangan, yang dapat secara manual dan dapat juga dilakukan secara elektronik. B2B (business to business), adalah melakukan bisnis secara elektronis antar perusahaan. B2C (business to customer), adalah melakukan bisnis secara elektronis antara perusahaan dan perorangan. best practice, adalah praktek terbaik di dunia yang biasanya dilakukan oleh perusahaan unggul dalam salah satu kegiatan tertentu. boiler, atau ketel uap, ialah peralatan untuk menghasilkan uap panas yang selanjutnya menghasilkan enerji. blanket order, atau blanket purchase order adalah suatu jenis surat pesanan yang jumlah barang, waktu penyerahan dan jumlah harga adalah perkiraan, sedangkan harga satuan adalah pasti. Dalam sistem ini, surat pesanan tersebut berlaku untuk jangka waktu tertentu dan penyerahan barang dilakukan secara bertahap sesuai kebutuhan. blanket purchase order, lihat blanket order. break even point, adalah titik jumlah penjualan tertentu pada titik mana perusahaan persis tidak mendapatkan keuntungan atau menderita kerugian. browse, to browse berarti mempindai (menscan) files, dokumen atau internet untuk hal-hal yang diminati. Dalam browsing, informasi hanya dapat dibaca dan dicek tetapi tidak dapat dirubah. browser, adalah perangkat lunak yang memungkinkan memperoleh informasi dari teks, grafik, bunyi atau video. Netscape dan Exprorer misalnya adalah dua browser yang paling terkenal dan paling banyak digunakan dewasa ini. buyer, atau purchaser adalah karyawan dalam perusahaan yang diberi tugas untuk membeli barang atau jasa. buyer centric, adalah salah satu cara pengelolaan e-catalog yang dibebankan pada organisasi pembeli barang.

141

buyers market, adalah keadaan pasar dimana harga lebih ditentukan oleh pembeli karena jumlah penawaran lebih banyak dari jumlah permintaan. buy-side solution, adalah aplikasi yang dapat digunakan oleh pihak pembeli untuk dapat melaksanakan e-procurement. C2C (customer to customer), adalah hubungan bisnis atau perdagangan yang terjadi antara perseorangan dan perseorangan. capital lease, adalah jenis lease yang memberikan bantuan keuangan pada lessee untuk membeli peralatan sesudah masa lease habis. centrifugal pump, adalah jenis pompa yang menghasilkan tekanan udara, atau gas, atau cairan dengan daya sentrifugal sebagai akibat dari bagiannya yang berputar. commisary. adalah makanan, minuman dan keperluan sehari-hari yang dibutuhkan oleh karyawan. commisary store, adalah toko yang biasanya dimiliki oleh perusahaan atau koperasi karyawan yang menyediakan dan menjual barang-barang commisary. compatible, artinya sifat dari perangkat keras atau lunak yang dapat saling berhubungan dengan mudah tanpa harus dibantu dengan peralatan keras atau lunak lain. compressor, adalah peralatan yang digunakan untuk mengkompres atau menekan udara agar diperoleh udara dengan tekanan tertentu. cooler, adalah peralatan yang menularkan pendinginan dari medium satu pada medium lain seperti barang cair. contract purchasing, adalah jenis pembelian dengan ikatan kontrak yang lepas dan hanya mencamtumkan perkiraan nilai keseluruhan sedangkan mengenai spesifikasi, harga, gambar, waktu penyerahan dan sebagainya, menunjuk pada katalog yang dikeluarkan pemasok.

142

coordinated e-catalog strategy, adalah salah satu strategi memilih jenis e-catalog yang dengan persetujuan bersama antar institut atau bagian di suatu entitas, membuat katalog sentral yang dapat diakses oleh masing-masing institut. cost approach, adalah pendekatan yang dilakukan perusahaan untuk menentukan harga jual suatu barang, dengan menitik beratkan pada biaya produksinya. cost of good sold, adalah biaya keseluruhan yang dikeluarkan untuk memproduksi suatu barang, sehingga revenue (pendapatan atau nilai penjualan) dikurangi cost of good sold adalah keuntungan operasi perusahaan. cost of money, adalah biaya uang, yaitu suatu biaya yang timbul apabila barang disimpan di gudang untuk beberapa waktu lamanya, yaitu sebesar tingkat bunga bank yang berlaku selama waktu penyimpanan. cost center, adalah kegiatan atau bagian perusahaan yang dianggap sebagai pusat biaya, karena dianggap hanya mengeluarkan biaya dan tidak menghasilkan pendapatan atau keuntungan. CPM (certified purchasing manager), adalah sertifikat yang dikeluarkan oleh National Association of Purchasing Management (NAPM) untuk mereka yang telah lulus persyaratan dan ujian tertentu yang menunjukkan bahwa mereka adalah buyer profesional. CPU (central processing unit), adalah bagian dari perangkat keras komputer yang melakukan proses komputerisasi. Sebagaimana diketahui perangkat keras suatu komputer terdiri dari monitor, cpu dan keyboard. credit card, adalah kartu yang digunakan untuk pembayaran pembelian barang atau jasa, yang dijamin bank yang mengeluarkannya dimana pembeli akan membayar kepada bank tersebut di kemudian hari, biasanya satu bulan sesudah transaksi. Contohnya Master, Visa, Diners, Amex dan sebagainya. critical success factor, adalah faktor yang sangat penting, yang menjamin terlaksananya secara berhasil suatu program atau proyek. cyber business, lihat e-business.

143

database, adalah satu set file data yang dikumpulkan dan diakses melalui program tertentu, yang disimpan di dalam tempat penyimpanan di komputer. department store, adala toko yang menjual berbagai jenis barang dalam satu atap. desruptive technology, adalah teknologi yang dianggap pengganti suatu tradisi perdagangan misalnya ecommerce dianggap suatu desruptive technology dalam perdagangan eceran. direct material, lihat material langsung. discount, adalah potongan harga. discount department store, adalah department store yang didirikan bukan di pusat-pusat kota, tetapi di pinggiran kota, dimana sewa dan harga tanah lebih murah, sehingga dapat menawarkan barang dengan harga lebih murah pula. distributed buyer, adalah salah satu cara pendekatan dalam mengelola e-catalog yang menggunakan teknologi internet standard yang terbuka, aman dan ramah pengguna (pembeli) distributed seller, adalah salah satu cara pendekatan dalam mengelola e-catalog yaitu diserahkan pada setiap organisai pemasok. dry lease, ada cara penyewaan peralatan tanpa disertai dengan mereka yang menjalankan peralatan tersebut misalnya sewa kapal tanpa awak kapal. dumping price, adalah harga barang yang sangat murah yang digunakan oleh suatu perusahaan untuk menyingkirkan saingannya dengan membanting harga sampai di bawah biaya produksi dengan maksud membunuh saingannya, dan setelah saingannya hilang dari pasaran, maka harga akan dinaikkan. e-business, atau cyber business adalah hubungan kepentingan antara dua pihak atau lebih mengenai perdagangan, pembelajaran, pemerintahan, dan urusan lain dengan menggunakan teknologi informasi. e-catalog, adalah katalog yang disusun, dimutakhirkan, dan diakses secara elektronis melalui jaringan internet.

144

e-commerce, adalah e-business yang menghasilkan transaksi jual beli atau transaksi dagang antara dua pihak atau lebih, baik antara perusahaan atau antara perusahaan dan orang perseorangan. e-company, adalah perusahaan yang mengandalkan penggunaan teknologi informasi dalam menjalankan operasinya. EDI (electronic data interchange), adalah pelaksanaan bisnis antar perusahaan secara elektronis dengan menggunakan formulir yang terstruktur dapat dikerjakan oleh mesin. e-economy, adalah ekonomi dalam suatu negara yang banyak menggandalkan informasi teknologi untuk pengaturannya. menggunakan dan

EFT (electronic funds transfer), adalah transfer cek secara elektronis yang dikirim melalui automatic clearing house (ACH) ekstranet, adalah jaringan tertutup antara jaringan intern suatu perusahaan dengan jaringan intern perusahaan lain. e-mail, adalah surat yang dikirim dan diterima melalui internet. employee P-card, adalah P-Card yang diberikan pada pegawai tertentu yang dapat digunakan untuk pembayaran pembelian material, dan yang berlaku untuk semua pemasok. enterpreneur, adalah julukan atau sebutan yang diberikan kepada pengusaha yang berhasil mengembangkan sesuatu yang baru atau inovasi baru misalnya produk baru, cara baru, proses baru. e-procurement, adalah pembelian yang dilakukan dengan menggunakan teknologi internet. equilibrium, adalah keadaan keseimbangan di pasar antara penawaran dan permintaan sehingga tercipta harga yang disetujui dan berlaku. e-retail, atau kadang-kadang disingkat e-tail atau e-tailer adalah penjualan eceran yang menggunakan teknologi informasi untuk menjalankan dan mengendalikannya. ERP (enterprise resource planning),

145

adalah suatu pendekatan dalam manajemen informasi bisnis yang mendasarkan pada aplikasi perangkat lunak yang terintegrasi untuk menyediakan data pada segala aspek perusahaan seperti manufacturing, finance, inventory, human resoruces, sales dan sebagainya. e-tail, lihat e-retailer. e-tailer, lihat e-retailer. expense card, adalah sejenis P-Card yang digunakan untuk membayar pengeluaran karena proses pembelian, namun tidak termasuk pembayaran harga barang yang dibeli. forecasting, adalah kegiatan memperkirakan jumlah kebutuhan barang yang akan datang, dengan menggunakan berbagai teknik ilmu statistik. forwarding agent, adalah perusahaan pengangkutan barang yang memberi layanan pengangkutan barang termasuk mengurus ijin, mencari kapal atau alat angkut lain, menyediakan gudang penyimpanan selama transit dan sebagainya. full charter, adalah istilah yang digunakan untuk menunjuk pada pencarteran seluruh alat angkut atau seluruh rute alat angkut, seperti kapal laut atau kapal udara, untuk membedakan dengan block charter atau seat charter. future market, adalah jenis pasar dimana pembeli dan penjual bertemu untuk pembelian barang komoditas untuk waktu yang akan datang. Lihat future trading. future trading, adalah cara perdagangan dimana transaksi dilakukan sekarang dengan harga yang disetujui sekarang, tetapi penyerahan dilakukan jauh diwaktu yang akan datang. Cara dagang semacam ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa barang tersedia di waktu yang akan datang sewaktu dibutuhkan dan harga dapat dipastikan sekarang. general material, ialah jenis material umum, yang penggunaannya tidak tergantung pada peralatan tertentu seperti halnya suku cadang. ghosted card, adalah P-Card yang penggunaannya dibatasi berlaku untuk pemasok tertentu saja. global sourcing,

146

adalah pencarian sumber pembelian dari sumber-sumber luar negeri juga, tidak hanya dari sumber dalam negeri. guided e-catalog strategy, adalah salah satu strategi pemilihan e-catalog dimana anak perusahaan atau bagian dari suatu perusahaan atau entitas bebas mengembangkan e-catalog sendiri tetapi juga terbuka untuk menggunakan katalog sentral. hard copy, adalah kopi dalam bentuk fisik seperti kertas, buku dan sejenisnya, jadi bukan dalam bentuk visual. hardware, lihat perangkat keras. heat exchanger, adalah peralatan yang mentrasfer panas dari medium satu ke medium lain, biasanya berupa cairan. home page. adalah halaman jaringan yang muncul setiap kali membuka jaringan. Halaman ini dapat juga disebut halaman pertama, yang akan memberikan petunjuk untuk membuka informasi lain yang ada di jaringan tersebut. HVP (high value purchase), ialah penggolongan pembelian barang atau jasa yang melewati nilai $ 2.500 yang dilakukan oleh University of California. indirect material, lihat material tidak langsung. interface, adalah suatu titik dimana hubungan antara dua elemen bertemu sehingga mereka dapat bekerja bersama dalam pertukaran informasi. internet, adalah hubungan antar komputer dan jaringan komputer yang bersifat terbuka sehingga dapat dilakukan oleh siapa saja yang mempunyai komputer dan modem, seperti hubungan telepon. intranet, adalah hubungan antar komputer dalam jaringan komputer di dalam satu perusahaan.

147

inventory, adalah barang yang disimpan dalam persediaan atau dalam gudang, seperti bahan baku, bahan setengah jadi, suku cadang, barang dagangan atau barang proyek. inventory carrying cost, adalah biaya yang terkait dengan penyimpanan barang seperti biaya bunga, depresiasi atau sewa gudang, risiko barang mati, risiko pencurian, risiko kerusakan, biasa administrasi, biaya preservasi, listrik, alat angkut dan angkat, pembersihan gudang dan sebagainya. inventory control, lihat inventory management. inventory management, atau inventory control ialah manajemen persediaan barang, yaitu bagaimana mengendalikan tingkat persediaan, kapan perlu membeli lagi, apa yang dibeli, berapa banyak yang dibeli dan sebagainya. IT (information technology), lihat TI atau teknologi informasi. JIT (just in time), adalah konsep manajemen tepat waktu yang meliputi produksi, pembelian, pengangkutan dan marketing. Dalam konsep ini, diusahakan agar barang sama sekali tidak sempat disimpan di gudang. Barang datang tepat waktu dibutuhkan, barang diproduksi tepat saat dibutuhkan bagian marketing, dan barang dikirim ke marketing tepat pada saat dibutuhkan pelanggan dan sebagainya. LAN (local area network), suatu jaringan komputer yang secara fisik menghubungkan dua atau lebih komputer dalam daerah geografis yang terbatas misalnya dalam satu bangunan/kantor atau satu kompleks bangunan. L/C, atau letter of credit adalah sistem pembayaran pembelian barang, dimana pembeli membuka L/C kepada bank pembeli dan bank pembeli meneruskan L/C ini ke bank penjual dan ke penjual. Dengan ini, maka bank pembuka L/C menyatakan akan membayar harga pembelian atas syarat-syarat tertentu yang diperjanjikan. leasing, atau sewa guna adalah cara pembiayaan untuk pembelian peralatan dengan cara pembayaran leasing fee dan pada akhir pembayaran, lessee diberi hak opsi untuk membeli peralatan tersebut dengan harga yang disetujui sebelumnya. life-cycle-cost, adalah seluruh biaya yang timbul karena menggunakan suatu barang tertentu, termasuk harga pembelian, harga pemasangan, harga pemeliharaan, harga angkutan, dan sebagainya.

148

logistics management, adalah manajemen yang mengelola mengenai arus barang, mulai dari pembelian, penyimpanan, pengendalian persediaan, angkutan dan distribusi dalam suatu perusahaan. LVP (low value purchases), adalah penggolongan untuk pembelian barang atau jasa di bawah harga $ 2.500 yang dilakukan oleh University of California. mail order, adalah pesanan barang atau jasa yang dilakukan melalui surat atau pos. mail order catalog, adalah katalog yang disediakan dan disebar luaskan oleh pemasok yang melayani penjualan melalui surat atau pos. major overhaul, lihat turnaround. manufacturer, atau pabrik, adalah perusahaan yang kegiatan utamanya membuat produk atau barang jadi dari bahan baku tertentu. market approach, adalah salah satu cara untuk menentukan harga jual barang, dengan melihatkan situasi dan persaingan di pasar barang dimaksud. market share, atau pangsa pasar adalah peran perusahaan dalam pengisian pasar dengan produknya, yang dinyatakan prosentase hasil penjualan perusahaan tersebut terhadap penjualan total seluruh barang serupa dalam suatu negara atau batasan lain. material langsung, atau direct material adalah istilah yang digunakan untuk bahan baku dan bahan penolong yang diproduksi menjadi barang setengah jadi dan barang jadi. material tidak langsung, atau indirect material adalah istilah yang digunakan untuk barang-barang yang digunakan perusahaan di luar bahan baku dan bahan penolong seperti suku cadang, supplies dan sebagainya. maverick buying, adalah pembelian yang diadakan di luar kontrak yang sudah ada dan sedang berjalan, karena berbagai sebab, antara lain karena pembeli kurang puas dengan kinerja pemasok. minority owned company,

149

adalah perusahaan yang dimiliki oleh golongan minoritas di Amerika Serikat seperti golongan kulit hitam, Hispanik dan Asia, yang dianggap sebagai golongan yang perlu mendapat bantuan dan perhatian dari perusahaan-perusahaan di sana. MIS (management information system), adalah suatu sistem informasi yang mengintegrasikan data dari seluruh bagian perusahaan yang menyediakan dan memberikan kepada manajemen informasi yang mereka perlukan. money transfer, adalah transfer uang melalui bank baik dengan pos, telegram atau elektronik. monopoli, adalah keadaan pasar dimana hanya ada satu penjual, sedangkan pembelinya banyak. monopsoni, adalah keadaan pasar dimana hanya ada satu pembeli, sedangkan penjualnya banyak. MRO (maintenance, repair and opeertion), adalah jenis inventory yang digunakan oleh kelangsungan operasi peralatan yang digunakan. perusahaan untuk menjaga

MRP (materials requirement planning), adalah teknik perencanaan kebutuhan material yang kebutuhannya tergantung pada material lain (dependend demand), seperti komponen untuk membuat barang. multi sourcing, lihat multi supplier. multi supplier, atau multi supplier ialah kebijakan perusahaan untuk membeli satu jenis barang dari berbagai sumber atau berbagai pemasok. NAPM (national association of purchasing management), adalah asosiasi para manajer pembelian di Amerika Serikat yang tugas utamanya ialah mendidik para anggota agar menjadi pembeli profesional dan tetap mutakhir dalam mengikuti perkembangan manajemen pembelian. notebook, adalah jenis komputer yang kecil, pipih, dapat dibawa kemana-mana, sangat movable. off season, keadaan perdagangan yang sepi dimana sedang kurang sekali permintaan, karena di luar musim. oligopoli,

150

adalah persaingan pasar dimana hanya ada beberapa penjual dan terdapat banyak pembeli. online, hubungan melalui komputer. operating lease, adalah leasing yang bertujuan hanya menggunakan peralatan untuk sementara waktu saja. outsourcing, adalah kegiatan melimpahkan kegiatan sebagian atau beberapa bagian dari perusahaan, yang umumnya bukan kegiatan intinya, kepada pihak lain sehingga tidak lagi dikerjakan oleh perusahaan tersebut. overhead, adalah biaya umum yang tidak dapat secara langsung dialokasikan pada suatu kegiatan, sehingga pengalokasiannya kepada bagian-bagian didasarkan atas suatu kunci perhitungan tertentu. partnership, lihat strategic alliance. password, adalah kode rahasia yang dimiliki seseorang yang digunakan untuk membuka atau menjalankan suatu komputer atau hubungan jaringan komputer. PC (personal computer), adalah jenis komputer meja yang biasanya digunakan oleh satu orang, untuk membedakan dengan main frame, yaitu komputer besar yang digunakan untuk seluruh kantor. P-card (procurement card), adalah kartu yang dapat digunakan untuk pembayaran pembelian barang, seperti halnya kartu kredit. pemasok, atau supplier atau vendor ialah perusahaan yang kegiatan utamanya menjual barang atau jasa pada perusahaan lain. perangkat keras, adalah bagian dari peralatan komputer yang dapat diraba secara fisik, yaitu monitor, keyboard, cpu dan sebagainya.

151

perangkat lunak, adalah bagian dari peralatan komputer yang tidak dapata diraba secara fisik, namun mutlak diperlukan untuk menggunakan komputer tersebut misalnya program, aplikasi, dan sejenisnya. portal, adalah situs jaringan yang bertugas sebagai jalan masuk ke internet. Portal terdiri dari koleksi isi, hubungan dan layanan lain yang didesain untuk membantu pemakai mencari informasi yang dibutuhkan seperti berita, cuaca, situs perdagangan dan sebagainya. Yahoo, MSN.com, Excite, Netscape dan NetCenter adalah contohnya. POS (point of sales), adalah titik dimana penjualan barang dilakukan, umumnya di toko atau pengecer. PPP (planned purchasing program), adalah program yang dikembangkan oleh University of California dalam membantu golongan ekonomi lemah. profit center, adalah bagian dari suatu perusahaan yang dianggap mendatangkan keuntungan bagi perusahaan. protocol, adalah suatu kesepakatan yang mengatur prosedur yang digunakan untuk penukaran informasi antara pihak-pihak dalam suatu jariangan komputer. purchase order, purchaser, lihat buyer. purchasing agent, adalah perusahaan yang kegiatan utamanya memberikan jasa pembelian barang atau jasa pada perusahaan lain dengan pembayaran tertentu, biasanya dengan pembayaran tetap bulanan, atau persentase tertentu dari harga barang atau keduanya. purchasing management, adalah manajemen pembelian yang mempelajari segala bentuk kegiatan yang berhubungan dengan pembelian seperti pencarian sumber, analisis penawaran, pengendalian harga, pembuatan kotrak pembelian, negosiasi dan sebagainya. purchase order, lihat surat pesanan.

152

reach, adalah daya jangkau yang begitu luas dan jauh yang dimiliki oleh jaringan komputer, sehingga memberikan keunggulan komparatif yang besar untuk aplikasi e-procurement. real time, adalah keadaan pencatatan atau transmisi transaksi dilakukan bersamaan waktu dengan pemberian perintah pada komputer. reciprocating pump, adalah jenis pompa dimana cairan didorong oleh tuas atau plunger yang berjalan kian kemari. reengineering, adalah suatu perubahan besar dalam mengganti proses tertentu dalam perusahaan yang mempunyai sifat radikal, mendasar dan cepat. refinery, adalah pabrik penyulingan atau pemurnian minyak bumi untuk menghasilkan bahan bakar minyak dan bahan lain. RFI (radio frequency interferance), adalah suara yang dimasukkan dalam aliran elektronik, seperti radio atau televisi, dengan radiasi elektromagnetik yang dihasilkan oleh komputer. RFP (request for proposal), adalah dokumen untuk meminta penawaran kepada pemasok mengenai suatu barang atau jasa tertentu. RFQ (request for quotation), adalah kegiatan dalam proses pembelian yaitu permintaa penawaran kepada calon pemasok. renting, adalah kegiatan sewa-menyewa umumnya peralatan untuk menjalankan operasi suatu perusahaan. resale commodity, adalah barang komoditas yang dibeli oleh suatu perusahaan untuk dijual lagi tanpa merubah bentuk. Lihat commodity. retailer, adalah perusahaan yang kegiatan utamanya ialah menjual barang secara eceran langsung ke pelanggan atau pemakai barang. revenue, adalah pendapatan perusahaan sebagai hasil penjualan barang atau jasa.

153

reverse auction, adalah pembelian dengan cara lelang, sebagai kebalikan dari auction, yaitu penjualan dengan cara lelang. richness, adalah kekayaan dan keluasan informasi yang begitu besar yang dimiliki jaringan komputer, sehingga merupakan keunggulan tersendiri pada aplikasi e-procurement. ROE (return on equity), adalah rasio antara keuntungan dan penyertaan penanam modal dalam suatu perusahaan. ROI (return on investment), adalah rasio antara keuntungan dan investasi yang digunakan untuk mendatangkan keuntungan tersebut. rotary equipment, adalah peralatan yang pada waktu beroperasi ada bagiannya yang berputar seperti centrifugal pump, turbine, compressor dan sejenisnya. scarcity, adalah keadaan kelangkaan suatu barang atau jasa di pasaran. seller, digunakan untuk menyebut orang atau perusahaan yang menjual jasa atau barang pada pembeli. seller centric, adalah salah satu pilihan cara pengelolaan e-catalog dimana hal tersebut diserahkan pada para pemasok. sellers market, adalah situasi pasar dimana penguasaan khususnya harga berada di tangan penjual, karena jumlah permintaan banyak dan jumlah penawaran terbatas. sell-side solution, adalah salah satu aplikasi untuk para penjual yang ditawarkan untuk melaksanakan e-procurement. server, adalah komputer yang memberikan informasi kepada komputer yang dihubungkannya, seperti misalnya web server, mail server, LAN server dan sebagainya. shopping mall, adalah bentuk pengembangan department store dimana ada kompleks yang terdiri dari berbagai jenis dan ukuran department store.

154

shutdown, lihat turnaround. sight L/C, adalah letter of credit yang syarat pembayarannya adalah pada waktu penjual barang dapat menunjukkan dokumen pengiriman lengkap dan asli ke bank, sebagai bukti bahwa barang yang dipesan telah dikirim. single sourcing, lihat single supplier. single supplier, adalah kebijakan perusahaan untuk membeli setiap satu jenis barang kepada satu pemasok saja. Dengan perkataan lain, secara sengaja perusahaan memilih dengan proses, cara dan teknik tertentu diantara banyak pemasok yang ada di pasaran. Ini berbeda dengan sole source. site, lihat web site. situs, lihat site. software, lihat perangkat lunak. sole supplier, adalah situasi dimana hanya ada satu pemasok saja yang dapat memasok barang atau jasa di pasaran, sehingga menimbulkan monopoli. Ini berbeda dengan single source. spare parts, lihat suku cadang. spot buying, adalah pembelian yang dilakukan satu kali saja untuk memenuhi keadaan mendesak atau kebutuhan yang tidak diperkirakan sebelumnya. stationary equipment, adalah jenis peralatan yang tidak ada bagiannya atau suku cadangnya yang bergerak selama berjalan, seperti misalnya cooler, heat exchanger, boiler dan sebagainya. staggered delivery purchasing, atau disebutkan juga partial shipment purchasing adalah jenis pembelian dimana penyerahan barangnya dilakukan secara bertahap.

155

stock review, adalah kegiatan meanganalisis tingkat persediaan untuk menentukan apakah sudah saatnya memesan dan apabila ya, berapa yang perlu dipesan. stockless purchasing, adalah teknik pembelian sedemikian rupa sehingga perusahaan pembeli tidak harus menimbun atau menyimpan barang, misalnya dengan sistem barang titipan atau konsinyasi. strategic partnering, lihat strategic alliance. strategic purchasing, adalah pembelian barang baru atau kepada pemasok baru, yang belum ada kontrak pembelian sebelumnya. Jenis pembelian ini dibedakan dengan transactional purchasing. strategic sourcing, adalah pencarian sumber pembelian yang pertama kali dilakukan untuk barang baru, dimana belum ada kontrak pembelian sebelumnya. Advanced strategic sourcing asalah pengembangan lebih lanjut mengenai kegiatan tersebut misalnya dengan melakukan konsolidasi atau integrasi beberapa institusi yang menjadi bagian dari suatu grup tertentu. stock exchange, adalah tempat atau kegiatan jual beli atau pasar surat berharga seperti saham, obligasi dan sebagainya. stockout, yaitu situasi dimana barang yang diminta, tidak ada di gudang karena kehabisan. strategic alliance, atau partnership adalah hubungan antara perusahaan dengan perusahaan di hulu atau di hilir yang sangat erat sehingga membentuk kemitraan jangka panjang dengan prinsip saling percaya, saling menguntungkan dan terbuka. suku cadang, atau spare parts adalah bagian dari suatu peralatan yang kesemuanya membentuk peralatan tersebut. supplier, lihat pemasok. supply chain, adalah perkembangan dan perluasan kegiatan logistik yaitu yang meliputi arus barang antar perusahaan hulu dan hilir.

156

supply and demand, adalah variabel-variabel, yaitu jumlah penawaran dan jumlah permintaan yang menentukan keadaan pasar, termasuk menentukan tingkat harga di pasar. surat pesanan, atau purchase order adalah pesanan atau permintaan pembelian yang dibuat dalam bentuk surat, bukan kontrak, yang berisi spesifikasi tentang barang yang dibeli, harga satuan, harga total, persyaratan pembayaran, waktu penyerahan dan persyaratan lain yang telah saling disetujui bersama. surplus, adalah barang persediaan yang berlebihan, dimana batas persediaan yang berlebih ditentukan oleh perusahaan. telegraphic transfer, adalah pembayaran yang dilakukan dengan cara transfer uang melalui pesan telegram, untuk membedakan dengan mail transfer yang dilakukan melalui pos. third party content aggregation, adalah salah satu cara pengelolaan e-catalog dimana hal tersebut diserahkan kepada pihak ke tiga yang menjual berbagai jenis barang dari berbagai sumber. TI (teknologi informasi), adalah teknologi baru sebagai gabungan dari pengembangan teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi sehingga memungkinkan orang saling berhubungan dalam jarak jauh secara elektronik dengan menggunakan komputer. transactional purchasing, adalah jenis pembelian yang sudah ada kontrak jangka panjang, jadi hanya pelaksanaan pembelian saja. Bandingkan dengan strategic purchasing. turbine, adalah perlengkapan yang ada bagiannya yang berputar sehingga menghasilkan tekanan udara tertentu yang kemudian menjadi sumber tenaga. turnaround, atau major overhaul atau shut down adalah pembongkaran untuk perbaikan besarbesaran suatu pabrik dengan tujuan untuk mengadakan pencekan dan perbaikan terjadwal, dengan tujuan mengembalikan atau mendekatkan pabrik pada kapasitas semula. turnover, adalah tingkat perputaran persediaan barang yang menunjukkan tingkat efisiensi persediaan barang. Makin tinggi turnover, berarti makin cepat perputaran dan makin efisien.

157

UC (university of california), adalah salah satu universitas terkemuka di Amerika Serikat yang mulai melancarkan program e-procurement pada pertengahan tahun 2001 dengan menggunakan konsultan. unified (common) e-catalog strategy, adalah salah satu strategi pemilihan e-catalog dengan membuat master katalog untuk barang yang sama-sama digunakan oleh seluruh jajaran dalam suatu entitas. usance L/C, adalah L/C yang waktu pembayarannya tidak pada waktu barang dikirimkan atau dikapalkan, tetapi beberapa waktu sesudah itu, sesuai dengan perjanjian antara pembeli dan penjual. user, yaitu pemakai yang biasanya menggunakan barang persediaan di perusahaan. VAN (value added network), adalah jaringan yang memberikan kemudahan layanan komputer dua pihak yang mempunyai kecepatan dan protokol yang berbeda untuk saling berhubungan misalnya antara pembeli dan penjual dalam transaksi jual beli secara elektronik. vendor, lihat pemasok. view page, adalah halaman yang dapat dilihat di layar monitor komputer. virtual business, atau bisnis maya, sebutan lain yang diberikan untuk e-business. voyage charter, adalah cara pencarteran atau penyewaan alat angkut berdasarkan rute perjalanan tertentu. WAN (wide area network), adalah jaringan komputer yang dibedakan dari LAN (local area network) dalam hal keluasan dan kejauhan jangkauan jaringannya. Jaringan WAN mungkin meliputi beberapa perusahaan multinasional atau mencakup area seluruh negara. web, adalah suatu perangkat dokumen yang terhubungkan dalam sistem hipertext dalam komputer, yang dapat diakses melalui suatu home page. web site, atau disingkat site adalah suatu grup kumpulan dari beberapa web yang mempunyai home page sebagai titik awal pengaksesannya. Suatu web browser dan internet dibutuhkan untuk mengakses web site.

158

wet lease, adalah jenis penyewaan peralatan yang lengkap dengan awak yang menjalankan peralatan tersebut seperti misalnya penyewaan kapal laut atau kapal udara yang lengkap dengan awak kapalnya. wholesaler, disebut juga pedagang besar yaitu perusahaan yang melakukan jual beli dalam jumlah besar, yang membeli ke pabrik pembuat barang dan menjualnya pada perusahaan atau pedagang pengecer, dan tidak langsung ke pemakai barang. women owned company, adalah perusahaan yang dimiliki oleh wanita, yang di Amerika Serikat termasuk golongan perusahaan yang dianggap kurang beruntung dan perlu mendapatkan perhatian khusus dari perusahaan-perusahaan. zero defect, adalah keadaan dimana tidak ada kerusakan sama sekali terhadap barang yang dikirimkan dan diterima.

159

DAFTAR PUSTAKA
Aberdeen Group, Sourcing : The Key to Competitive Advantage, makalah eprocurement dalam internet. Adrian J.Slywotzky, Clayton M.Christensen, Richard S.Tedlow and Nicholas G.Carr, The Future of Commerce, Harvard Business Review, JanuaryFebruary, 2000 Arthur B.Sculley, W.William A.Woods, B2B Exchange, ISI Publication, USA, 1999 Budi Sutedjo Dharma Oetomo, S.Kom MM, Perspektif e-Business, Tinjauan Teknis, Manajerial dan Strategi, Penerbit Andi, Yogyakarta, 2001 Che, Melalui E-Tail Macan Asia Mengaum Lagi, Harian Republika, Suplemen, 6 Maret 2000 Che, Lippo E-Net, Siapa yang Sesat, Harian Republika, Suplemen, 6 Maret 2000 CoreHarbor Inc, The Myths and Realities of eProcurement, internet presentation, 2000 Douglas M.Lambert, James R.Stock, Strategic Logistics Management, McGrawHill International Edition, third edition, Singapore, 1999 Donald W. Dobler, David N.Burt & Lamar Lee Jr, Purchasing and Materials Management, McGraw-Hill International Edition, fifth edition, 1990 Efraim Turban, Jae Lee, David King, H.Michael Chung, Electronic Commerce, a Managerial Perspective, Prentice Hall International Inc, international edition, USA, 2000 Gary J.Zenz, Purchasing and the Management of Materials, seventh edition, John Wiley & Sons, Singapore, 1994 Glen Tjon, e-Procurement Transformation, KPMG Consulting, Latin America. Greg Hutchins, Purchasing Strategies for Total Quality, A Guide to Achieving Continuous Improvement, Business One Irwin, Illinois, USA, 1992 James C.Johnson, Donald F.Wood, Contemporary Logistics, Maxwell MacMillan International Edition, fourth edition, New York, 1990 Jeffrey F.Rayport and John J.Sviokla, Managing in the Market- space, Harvard Business Review, November-December 1994 Kp, E-Commerce Diduga Booming Tahun Depan, Harian Bisnis Indonesia, 15 Februari 2000

160

KPMG Consulting, Final Report to University of California Office ot the President, System Wide E-Procurement Recommendation, June 29, 2001 Assessment and Strategy

Lane and Lane, The Essential E-Procurement Guide for Executives, CoreHarbor Inc, internet publication, USA, 2000 Lili Hermawan AR, E-Commerce : Bidiklah Pasar Global, Harian Republika, 2 Maret 2000 Majalah Swa, Judi Besar E-Business, Sajian Utama, nomer 06/XVI/23 Maret-4 April 2000, Jakarta Margareth A.Emmelhainz, Electronic Data Interchange in Logistics, The Logistics Handbook, The Free Press, New York, 1994 Matt Haig, E-Business Essentials, Kogan Page Limited, London, 2001 Martin V.Deise, Conrad Nowikow, Patric King, Amy Wright, Executive Guide to E-Business, from Tactics to Strategy, John Wiley & Sons Inc, Canada, 2000 Michael J.Cunningham, B2B How to Build a Profitable E-Commerce Strategy, Perseus Publishing, Massachusetts, 2001 Michael Harding, Profitable Purchasing, Industrial Press, New York, 1990 NAPM, 79th Annual International Purchasing Conference Proceedings, At The Crossroad, Atlanta, 1994 NAPM, 80th Annual International Purchasing Conference Proceedings, A Changing Environment, Anaheim, 1995 NAPM, 81th Annual International Purchasing Conference Proceedings, Strategic Purchasing Changes in the Wind, Chicago, 1996 Peter S.Cohan, E-Profit High Payoff Strategies for Capturing the E-Commerce Edge, American Management Association, USA 2000 Philip Evans and Thomas S.Wurster, Getting Real about Virtual Commerce, Harvard Business Review, November- December 1999 Prashant Gupta (editor), Illustrated Computer Encyclopedia, Dreamland Publications, New Delhi, 2001 Rn, Tunas Ridean garap E-Commerce Otomotif, Harian Bisnis Indonesia, 29 Februari 2000 M.Shaw, R.Blanning, T.Strader, A.Whinston (editor), Handbook on Electronic Commerce, Spinger, New York 2000 Richardus Eko Indrajit, E-Commerce: Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000 Richardus Eko Indrajit, Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Elex Media Komputindo, Jakarta, 2000 Richardus Eko Indrajit, Konsep dan Aplikasi E-Business, Penerbit ANDI, 2002 Scott Alaniz, Robin Roberts, E-Procurement, A Guide to Buy-Side Applications, Stephens Inc, Industry Report, USA, 1999

161

Sue Stoney, Martyn Wild (editor), An Introduction to Multimedia and the Internet, Intuitive Media, Australia, 1999 M.Theodore Farris II, Opportunity and Issues When Implementing EDI, paper for 81st Annual Interntional Purchasing Conference of NAPM, Chicago, 1996 Thomas K.Hickman & William M.Hichman Jr, Global Purchasing, Richard D.Irwin Incorp, USA, 1992

162

Richardus Eko Indrajit adalah Chief Executive Officer (CEO) dari Prime Consulting Indonesia yang merupakan sebuah perusahaan konsultan di bidang Manajemen dan Sistem Informasi. Memperoleh gelar Sarjana Teknik Komputer dari Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Surabaya dan Master of Science dari Harvard University, Amerika Serikat. Gelar Master of Business Administration diperoleh pula dari Leicester University, Inggris, sementara Doctor of Business Administration diperolehnya dari University of the City of Manila, Filipina. Selain memiliki profesi sebagai konsultan, menjabat pula sebagai Ketua Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer PERBANAS. Aktivitas sehari-harinya diisi pula dengan mengajar di beberapa program sarjana maupun pasca sarjana pada beberapa universitas terkemuka di Indonesia, seperti: Universitas Indonesia, Universitas Bina Nusantara-Curtin University of Technology, Universitas Pelita Harapan, IPMI-Monash University, Universitas Trisakti-Edith Cowan University, Universitas Atmajaya, dan Stimik Veritas. Memiliki pengalaman luas di bidang manajemen dan sistem informasi, serta pengembangannya di beragam industri, seperti: pertambangan, telekomunikasi, distribusi, perbankan, manufaktur, kesehatan, penerbangan, pendidikan, dan pendidikan. Saat ini dipercayakan pula sebagai konsultan dan peneliti ahli pada Lembaga Ketahanan Nasional (Lemhannas). Sehari-harinya yang bersangkutan dapat dihubungi melalui email eko@indrajit.org.

163

Richardus Djokopranoto pernah bekerja selama 35 tahun di perusahaan perminyakan sejak NV Bataafse Petroleum Maatchapy (BPM), PT Shell Indonesia, PN Pertamina dan Pertamina dan berpengalaman dalam materials dan logistics management. Jabatan terakhir adalah Kepala Divisi Logistik, yang bertanggung jawab atas pengelolaan 450.000 jenis barang dan pembelian seharga rata-rata 400 juta US Dollar setaun. Beliau menamatkan pendidikannya di Petroleum College PT Shell Indonesia di bidang Materials Administration dan Universitas Katolik Atma Jaya Jakarta (Fakultas Ekonomi). Disamping itu berbagai jenis program pendidikan manajemen diikuti, baik di dalam maupun di luar negeri, antara lain pada International Marketing Institute (Boston, USA), Union Texas Petroleum Corporation (USA), PA International Management Consultant (UK), Northwestern University (Illinois, USA), International Law Institute/Georgetown University (Washington DC, USA), London Business School (London, UK), dan Princeton University (New Jersey, USA). Selama masih aktif, beliau adalah anggota dari National Association of Purchasing Management (USA) dan sering mengajar mengenai Logistics, Purchasing, dan Inventory Management dalam berbagai seminar dan forum. Beliau adalah juga penasehat dari APPI (Asosiasi Pengadaan Industri Perminyakan Indonesia). Saat ini beliau menjabat sebagai Ketua Yayasan Atma Jaya, disamping jabatan lainnya sebagai Senior Partner dari Logistics Management Consultant, dan Wakil Ketua Pusat Kajian dan Edukasi Masyarakat. Selain itu beliau pernah menjabat sebagai Direktur Lembaga Bioteknologi Atma Jaya, Komisaris Utama PT Karuna, dan Konsultan Senior pada PT Elnusa. Beliau dapat dihubungi via email wiryono@rad.net.id.

164

Buku Karya Richardus Eko Indrajit dan Richardus Djokopranoto Konsep Manajemen Supply Chain, Grasindo, 2001 Konsep dan Aplikasi Business Process Reengineering, Grasindo, 2002 Proses Bisnis Outsourcing, Grasindo, (akan terbit awal tahun 2003) Manajemen Persediaan, Grasindo, (akan terbit awal tahun 2003)

Buku Karya Richardus Eko Indrajit Pengantar Konsep Dasar Manajemen Sistem Informasi dan Teknologi Informasi, Elex-Media Komputindo, 1999 E-Commerce: Kiat dan Strategi Bisnis di Dunia Maya, Elex-Media Komputindo, 2000 Teknik Searching Efektif di Internet, Elex-Media Komputindo, 2001 Konsep dan Aplikasi E-Business, Penerbit ANDI, 2002 Electronic Government, Penerbit ANDI, 2002

Buku Karya Richardus Eko Indrajit dan Open Source Research Group (Universitas Ahmad Dahlan) Seri Buku Pintar Linux Administrasi Sistem Linux Redhat, Elex-Media Komputindo, 2002 Menggunakan KDE, Elex-Media Komputindo, 2002 Open Source Linux, Elex-Media Komputindo, 2002 Memahami Security Linux, Elex-Media Komputindo, 2002 Membangun Jaringan Diskless Berbasis Linux, Elex-Media Komputindo, 2002 Database Server PostgreSQL, Elex-Media Komputindo, 2002

165